BÀI TẬP LỚN MÔN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỚI
Đề bài: Quản lý kho của công ty bán máy tính
MỤC LỤC

I.Giới thiệu chung
1.1. Mô tả bài toán…………………………………………………………
1.2.Xác định và phân tích các giá trị nghiệp vụ…………………………...
1.3.Xác định các yêu cầu của hệ thống……………………………………
II.Xác định các tác nhân của hệ thống……………………………………………
III.Xác định các ca sử dụng của hệ thống………………………………………...
IV.Đặc tả các ca sử dụng…………………………………………………………


I.Giới thiệu chung
Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan tr ọngđòi h ỏi
bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh
nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ ch ức mô hìn kho phân
tán trong phạm vi vùng quốc gia thậm trí thế giới. Quản lý th ống nh ất mô
hình này trong kho không phải là việc đơn giản nếu chỉ s ự dụng ph ương
pháp kho truyền thống
Phần mềm quản lý kho là giải pháp tân tiến. Nó là h ệ th ống qu ản lý đây
đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm v ụ nhập kho,
xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều chỉnh vật tư sau khi ki ểm kê
Chúng em tìm hiểu và xây dựng đề tài “ xây d ựng ph ầm m ềm pu ản lý
kho máy tính” cụ thể là việc xây dựng kho máy tính của c ửa hàng Home
center để có thể giúp cửa hàng xuất nhập kho nhanh và hiểu quả nhất
tránh việc nhầm lẫn và hi vọng là phần mềm sẽ được sử dụng nhiều nhất
1.1.Giới thiệu đôi chút về Home center
Là 1 trong nhưng cửa hàng lớn về linh vực điện máy, trong đó có máy tính
dóng góp không nhỏ vào doanh thu của cửa hàng, việc mua bán , xuất nhập kho
diễn ra liên tục, để có thể kiếm soát nắm bắt được các mặt hàng còn và hết trong

kho tránh nhầm lẫn là ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng, vì vậy bộ phận kho là
vô cùng quan trọng.
Đối với HC chất lượng sản phẩm và việc chăm sóc khách hàng là 1 việc vô
cùng quan trọng, với hệ thông các chuỗi cửa hàng lớn nhỏ trên toàn quốc, vì vậy
có một phần mềm quản lý hệ thông hàng hóa, quản lý kho hàng là một việc là
điều rất cần thiết.
1.2.Giới thiệu sơ qua về phần mềm
Để có thể cạnh tranh và lấn áp các cửa hàng khác, đánh vào tâm lý khách hàng
đó là việc hỗ trợ tư vấn và nhanh chóng, thay vì việc ngồi đợi quản lý xuống


kho và tìm kiếm sản phẩm của bạn, chưa kể sản phẩm đó có thể là hàng không
đúng như bạn yêu cầu, phần mề quẩn lý kho sẽ giúp bạn làm
tất cả những việc đó, việc đơn giản bạn chỉ cần làm là đọc cho nhân viên tên sản
phẩm, nhân viên sẽ nhập mã sản phẩm và bạn có ngay thông tin về sản phầm 1
cách chính xác, kèm theo tư vấn hộ trợ khách hàng cũng như các sản phẩm
tương tự với mức giá bạn yêu cầu, không 1 công ty hay của hàng nào lại không
muốn 1 phần mềm như vậy cả.
Phần mềm liên kết với cửa hàng giúp cho mọi người có thể tìm kiếm mặt hàng
mình muốn và thông tin về sản phầm đánh giá sản phẩm trước khi mua.
1.1.Mô tả bài toán
Bộ phận kho thường xuyên kiểm tra các mặt hàng thực tế trong kho theo tên là
mã số mặt hàng. Nếu thấy mặt hàng còn thiếu sẽ yêu cầu nhập thiết bị. Ban
quản trị sẽ duyệt yêu cầu và tiến hàng lập đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp và
nhà cung cấp sẽ chuyển các sản phẩm siêu thị yêu cầu trong đơn đặt hàng.
Với nhưng thao tác đơn giản, 1 nhân viên kĩ thuật không cần qua đào tạo hay
bất kì các nhân viên khác, cũng như giám đốc chỉ cần nhập mã sản phẩm có thể
biết được chính xác sản phẩm, nhà sản phẩm sô lượng còn lại, để quản lý được
kho hàng của mình. Cũng như nhiều tiện ích khác của phần mềm này.
Việc xây dựng 1 phần mềm giúp cho việc quản lý kho 1 cách nhanh nhất hiệu

quả nhất là vô cùng quan trọng, nó giúp ích rất nhiều cho cửa hàng, thời gian
đối với khách hàng là vô cùng quan trọng. giúp cho cửa hàng gấy dựng được
lòng tin với khách hàng.
1.2.Xác định và phân tích các giá trị nghiệp vụ
Lợi ích khi có 1 phần mềm quản lý kho
a. Giá trị nghiệp vụ


- Xử lý nhanh các đơn hàng
- Biết được các sản phẩm còn và hết hay tồn kho
b. Giá trị kinh doanh
- Đẩy nhanh tiến độ bán hàng, không còn phải mất thời gian để xuống
tận kho để tìm hàng hóa cho khách, bây giờ chỉ cần gõ mã hàng hóa là
có thể biết được mặt hàng và số lượng mặt hàng đó còn dưới kho, với
các cửa hàng lớn thì sẽ biết sản phẩm đó ở cả các chuỗi kho khác
nhau.
Vô cùng tiện lợi, khách hàng không phải chờ đợi mất thời gian, làm
hài lòng khách hàng cần gấp ,đánh được vào tâm lí chung của đại đa
số khách hàng .
1.3.Yêu cầu của phần mềm
- Chính xác, đưa ra được thông tin cũng như số lượng, giá cả của sản phẩm
- Người quản lý được việc xuất nhập hay mua bán của kho do nhân viên của
mình bán ra, để kiểm soát tốt kho tránh gây thất thoát
- Bộ phận kho quản lý được thông tin các mặt hàng theo mã s ố hàng hóa,
kiểm kê các loại hàng hóa, số lượng hàng hóa có trong kho.
*Các tác nhân của hệ thống
Dựa vào mô tả bài toán ta xác định được tác nhân của hệ thông nh ư sau:

-Thủ kho:
-Nhân viên kinh doanh

-Nhà cung cấp
-Lãnh đạo
-Cửa hàng
-Khách hàng
-Nhà kinh doanh
1.4. Mô tả quy trình quản lý
Quy trình quản lý kho hàng của công ty máy tính HC được mô tả
theo từng quy trình nhỏ như sau:
1.4.1Quy trình nhập hàng:


Tên ca sử dụng: nhập hàng
Tác nhân:thủ kho, đơn vị kinh doanh, nhà cũng cấp , lãnh đạo
Mô tả:Hàng ngày thủ kho sẽ thường xuyên kiểm tra sổ kho và kiểm kê lượng
hàngthực tế trong kho. Khi thấy hàng trong kho cần phải nhập thêm để đảm
bảoTrong quá trinh bán hàng thủ kho sẽ luôn kiểm tra kho, để xem nhưng hàng
nào tồn nhưng mặt hàng nào hết. và để đảm bảo sự đang dạng phong phú các
mặt hàng có trong cửa hàng để đáp ứng nhu cầu cảu khách hàng, thu kho sẽ
dung phần mềm kiểm tra xong đó sẽ báo lên lãnh đạo để dọ duyệt, sau khi đã
được lãnh đạo duyệt bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng để gửi đến các
công ty, các công ty dựa trên đơn nhập hàng rồi gửi hàng đến công ty. Thủ kho
trước khi nhận hàng vào kho sẽ tiến hànhkiểm tra hàng lần cuối. Hàng đúng với
Phiếu nhập thì nhập kho còn lạithì giao cho đơn vị có trách nhiệm xử lý và giải
quyết. Thông tin hàng hóatrên phiếu nhập kho sẽ được lưu vào sổ nhập kho.
Luồng sự kiện chính:
Cá sử dụng bắt đầu khi công ty muốn nhập thêm hàng vào kho
-Tác nhân đăng nhập vào hệ thống
-Hệ thống xác nhận cho phép đăng nhập để thực hiện lệnh
-Yêu cầu nhập thêm hàng vào kho
Luồng rẽ nhánh:

-kiểm tra đơn hàng nếu sai sẽ thông báo về cho ca sử dụng
-đúng thì sẽ nhập về kho, lưu lại sổ nhập

Sơ đồ quy trình nhập hàng:


Thủ kho

Đơn vị kinh doanh

nhà cung cấp

Kiểm

lãnh đạo
Báo cáo
tồn kho

Tra kho

Quyết định nhập
hàng

Sổ nhập
kho

Sổ xuất
kho

Yêu cầu

nhập

Lập phiếu
nhập hàng

Hàng nhập

Phiếu nhập
kho
Kiểm tra hàng

Nhập kho

Sổ nhập kho

Lập phiếu
nhập kho

Sử lý và giải
quyết sự cố

Phiếu nhập
hàng

Bán hàng


1.4.2 Quy trình xuất bán:
Tên ca sử dụng:
Xuất bán

Tác nhân:
thủ kho, cửa hàng, khách hàng
Mô tả:
Khi khách hàng tới với cửa hàng, có những khách hàng đã biết họ c ần gì ch ỉ
cần đến bàn nhân viên và đặt mua sản phẩm. Nhân viên bán hàng sẽ có
nhiệm vụ kiểm tra mặt hàng khách yêu cầu có tại công ty hay không, nhân
viên sẽ nhập mã sản phẩm cho thủ kho. Có thông báo cho thủ kho ki ểm tra
hàng tồn
những mặt hàng mà khách mua. Để kiểm tra hàng tồn trong kho thủ kho
sẽ
cập nhập sổ nhập và sổ xuất kho của mặt hàng đó rồi đƣa ra danh sách
hàng
tồn cho cửa hàng. Khi nhận được danh sách hàng tồn trong kho nhân viên
bán
hàng sẽ làm nhiệm vụ viết phiếu xuất kho,rồi đem phiếu xuất tới kho lấy
hàng cho khách. Sau đó tiến hành thanh toán và giao hàng cho khách. D ựa
vào phiếu xuất, thủ kho sẽ giao hàng và phiếu bảo hành cho nhân viên t ới
lấy
hàng. Thông tin trên phiếu xuất sẽ được thủ kho lưu vào sổ xuất kho.
• Đối với những khách hàng chưa biét được mình định mua sản phẩm gì, sẽ
được nhân viên tư vấn về các sản phẩm có trong kho, chỉ cần nhập mã,
thông tin giá cả sẽ được hiện lên, nhân viên sẽ tư vấn cho khách hàng
giống như 1 chuyên viên về máy tính.
Luồng sự kiện chính:


Ca sử dụng khi có khách hàng yêu cầu mua hàng
-Hệ thống sẽ kiểm tra , kiểm tra DS hàng còn trong kho
-Viết phiếu xuất, yêu cầu xuất kho
-Viết phiếu bảo hành cho khách

Luổng rẽ nhánh:
Hệ thống sẽ báo nếu hàng trong kho không còn.


Sơ đồ quy trình xuất bán:

Thủ kho

Sổ xuất

Cửa hàng

Khách hàng

Sổ nhập
Yêu cầu mua hàng

Kiểm tra
hàng tồn

Kiểm tra hàng

Thông báo có hàng
Không có hàng
Danh sách
hàng tồn

Phát xuất

Bán hàng

Hàng

Xuất hàng +
Phiếu bảo hành

Nhận và giao
hàng
Phiếu bảo
hành

SổQuy
xuấttrình
1.4.3


Tên ca sử dụng:
đổi hàng
Tác nhân:
Thủ kho, cửa hàng, khách hàng
Mô tả:
Hàng sau khi được xuất cho khách hàng đem về sử dụng do nguyên nhânkỹ
thuật nào đó. Khách hàng mang hàng đến cửa hàng yêu cầu đổi hàng theo quy
định của công ty. Nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu bằng cách kiểm tra
hàng. Nếu hàng có lỗi kĩ thuật nhân viên sẽ viết phiếu trả lại cho kho, sau đó
mang tới kho nhập. Thông tin trên phiếu nhập sẽ đƣợc thủ kho lưu vào sổ nhập
kho.
Đồng thời nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra hàng mà khách muốn đổi hiện có
trong kho không bằng cách gửi yêu cầu kiểm tra hàng tồn cho thủ kho. Thủ kho
tiếp tục cập nhập sổ nhập và sổ xuất để kiểm tra hàng rồi gửi thông báo hàng
tồn cho nhân viên bán hàng. Nếu hàng hết thì thông báo cho khách hàng chuyển

đổi sang mặt hàng khác, nếu khách không đồng ý thì tiến hành trả tiền cho
khách. Trong trường hợp khách muốn đổi máy khác thì trình tự sẽ lại diễn ra
như lúc bán hàng. Tất cả sẽ được lưu trên phần mềm quản lý kho.
Luồng sự kiện chính:
-khách hàng đến và yêu cầu đổi trả
-tác nhân sẽ kiểm tra
-viết phiếu nhập vào hệ thống , để kho đưa lên sản phẩm đổi trả
-hệ thống sẽ kiểm tra luôn mặt hàng đỏi trả xem có còn dưới kho
Luống rẽ nhánh:
-tác nhân kiểm tra , đúng là lỗi thì đổi cho khách, không sẽ từ chối
-khi đổi trả hệ thống sẽ kiểm tra xem còn hàng đổi trả không
-hết hàng trả tiền lại cho khách


Sơ đồ đổi trả hàng:
Thủ kho

Cửa hàng

Khách hàng

Phiếu nhập
kho

Yêu cầu đổi
hàng
Kiểmtra
Không đổi
đươc


Kiểm tra
Viết phiếu nhập
(nhận hàng lỗi)

Nhập kho

Kiểm tra
Sổnhập

Yêu cầu kiểm tra
hang tồn
Kiểm tra hang
tồn

Sổ nhập

Phiếu xuất

Xuất hàng

Sổ xuất

Báo cáo hàng tồn

Kiểm tra

Trả tiền

Đổi hàng
Hàng

Nhận và giao
hàng

Sổ xuất

Phiếu bảo
hành


Quy trình đổi, bảo hành với nhà cung cấp:
Tên ca sử dụng:
Đổi trả nhà cung cấp
Tác nhân :
Thủ kho,đơn vị kinh doanh, nhà cung cấp
Mô tả:
Cứ sau khi có 1 đơn hàng, 1 sản phẩm bị lỗi, sẽ được trả lại cho kho, kho sẽ có
trách nhiệm mạng trả lại đơn vị kinh doanh để được kiểm tra và bảo hành.
Những mặt hàng mà công ty chấp nhận đổi, bảo hành hoặc không đổi, bảo hành
sau đó vẫn được đem nhập về kho. Những mặt hàng được bảo hành sẽ xuất trả
cho khách bình thường còn những mặt hàng không được chấp nhận đổi, bảo
hành sẽ để chờ xử lý của lãnh đạo công ty. Quá trình nhập hàng về công ty cũng
diễn ra tương tự như quá trình nhập mới.
Luống sự kiện chính:
-Tác nhân thủ kho truy cập vào hệ thống
-Nhập vào hệ thống các các mặt hàng cần đổi trả với nhà sản xuất
-Hệ thông sẽ viết phiếu lưu lại kho và gửi đến cửa hàng để kiẻm tra
-Tác nhân đơn vị kinh doanh kiểm tra và gửi đến nhà cung cấp
Luống rẽ nhánh
-Tác nhân nhà cung cấp sẽ kiểm tra sản phẩm
-Đúng sẽ mang đổi trả hàng

-Sai sẽ trả lại về cho kho không chấp nhận đổi


Sơ đồ quy trình đổi hàng với nhà cung cấp:
Thủ kho
Sổ nhập

Đơn vị kinh doanh

Nhà cung cấp

Sổ xuất

Thống kê danh
sách hàng đổi

Phiếu xuất

Xuất hàng

DS hàng không
đổi +bảo hành

Viết phiếu
xuất kho

Nhận hàng và đem gửi
bảo hành

Sổ xuất

DS hàng không đổi
+bảo hành

Hàng và Phiếu
bảo hành
Kiểm tra

Phiếu nhập
Viết phiếu
Nhập kho
Kiểm tra
DS hàng đổi và
bảo hành
Nhập hàng

Sổ nhập

Đổi +Bảo hành


1.6. Yêu cầu của hệ thống:
* Hệ thống phải quản lý được quy trình nhập hàng chung cho tất cả các
hình thức nhập: nhập mới, nhập đổi lại, nhập bảo hành.Trong yêu cầu này
nhân viên quản lý kho hàng sẽ phải thực hiện đƣợc các chức năng : Nhập,
sửa ,xóa, tìm kiếm, update dữ liệu.
* Hệ thống phải quản lý được quy trình xuất hàng chung cho tất cả các
hình thức xuât như: xuất bán, xuất bảo hành trả cho khách, xuất đổi, bảo
hành với nhà cung cấp. Cũng giống như yêu của quy trình nhập kho, quy
trình quản lý hàng xuất kho cũng phải thực hiện được các chức năng :
Nhập, xóa, sửa, tìm kiếm dữ liệu, update dữ liệu.

* Hệ thống cũng phải đưa ra được tất cả các báo cáo cần thiết khi có yêu
cầu bất cứ lúc nào


1.5. Một số mẫu biểu báo
1.5.1 Mẫu báo cáo phiếu nhập

Công ty máy tính HC
số phiếu:PN2016-6
Địa chỉ:
Ngày xuất:10/06/2016
Sđt:

PHIẾU NHẬP
Đơn vị xuất: Kho
Địa chỉ:
STT

Seri

1

Khách hàng

Đơn vị tính:VNĐ
Sản phẩm

ĐVT

Razer Blade Stealth


chiếc

Người giao hàng

Số lượng Đơn giá
1

60,000,000

Thủ kho

Thành tiền
60,000,000

Kế toán


Mẫu báo cáo hàng tồn:

Công ty máy tính HC
số phiếu:PN2016-6
Địa chỉ:
Ngày xuất:10/06/2016
Sđt:

HÀNG TỒN KHO
Tên kho: Tất cả các kho
STT
1


sản phẩm
hp elitebook 8470p

số lượng ĐVT seri/tem/phiếu bh Ngày nhập nhà cung cấp VAT
8

C

20/4/2016

Miêu tả các luồng dưới dạng sơ đồ để có 1 cái nhìn dễ dàng hơn về phần
mềm quẩn lý kho

K


Sơ đồ hóa các luồng sự kiện chính:
Sơ đồ cho quy trình nhập kho:
Kinh doanh

Phiếu nhập

Kiểm tra
Thông báo xử lý sự cố

Nhập kho

Sổ nhập



Sổ nhập
Sơ đồ cho quy trình xuất kho:
Cửa hàng

Kiểm tra

Sổ xuất

Danh sách hàng
tồn kho

Phiếu xuất

Xuất kho

Phiếu bảo hành


Sơ đồ quy trình đổi hàng cho khách:
Kiểm tra

Nhập kho

Thông báo xử lý sự
cố

Phiếu nhập

Sổ nhập

Kiểm tra

Cửa hàng

Sổ xuất

Danh sách
Hàng tồn

Phiếu nhập
Xuất kho

Phiếu bảo hành


Sơ đồ quy trình nhập bảo hành cho khách:
Kỹ thuật

Phiếu nhập

Nhập kho

Sổ nhập

Danh sách

Kiểm tra hàng tồn

Hàng tồn


Sổ xuất

Phiếu xuất

Phiếu bảo hành

Xuất kho


1.8.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu sqlserver
Một số khái niệm:
- Một cơ sở dữ liệu(CSDL/DB: Data Base): là một tập hợp các tập tin
có liên quan với nhau, được thiết kế nhằm làm giảm thiểu sự lặp lại dữ liệu.
- Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu(HQTCSDL/DBMS: Data Base
Management System): là một hệ thống gồm 1 cơ sở dữ liệu và các thao tác
trên cơ sở dữ liệu đó, được thiết kế trên nền tảng phần cứng, phần mềm và với
một kiến trúc nhất định.
- Một hệ cơ sở dữ liệu(HCSDL/DBS: DataBase System): là một phần
mềm cho phép xây dựng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Chức năng của hệ quản trị CSDL(DBMS)
- Lưu trữ các định nghĩa, các mối quan hệ liên kết dữ liệu vào trong một từ
điển dữ liệu. Từ đó các chương trình truy cập đến CSDL làm việc đều phải
thông qua DBMS
- Tạo ra các cấu trúc phức tạp theo yêu cầu để lưu trữ dữ liệu
- Biến đổi các dữ liệu được nhập vào để phù hợp với các cấu trúc dữ liệu
- Tạo ra một hệ thống bảo mật và áp đặt tính bảo mật chung và riêng trong
CSDL
- Tạo ra các cấu trúc phức tạp cho phép nhiều người sử dụng truy cập đến
dữ liệu
- Cung cấp các thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo sự an toàn

và toàn vẹn dữ liệu
- Cung cấp việc truy cập dữ liệu thông qua một ngôn ngữ truy vấn


User / programmer

Chương trình ứng dụng/truy vấn

Phần mềm xử lý
Truy vấn trương
trình

Phần mềm truy cập đến các dữ liệu
được lưu trữ

Định nghĩa
CSDL

CSDL


1 số hình ảnh minh họa cho phần mềm:
Giao diện đăng nhập


Cập nhật hang :

Nhà cung cấp:



Giao diện phiếu nhập:

Giao diện nhập hàng: