BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG TẠI TRUNG TÂM VĂN HÓA – THỂ THAO
QUẬN THANH KHÊ, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn: THS. TRƯƠNG THỊ THỦY
Sinh viên thực hiện: LÊ BẢO TRÂN
Mã số sinh viên: 1405QTVD-MT046
Lớp: 1405QTVD

Khóa: 2014 - 2018

HÀ NỘI - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài khóa luận của riêng em, mọi số liệu và nội
dung đều trung thực, khách quan, không sao chép của người khác. Em xin chịu
trách nhiệm về bài nghiên cứu của mình.

Người cam đoan
Lê Bảo Trân

2

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài khóa luận này, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình, vì
thế em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô giáo, bạn bè và đặc biệt là cô Trương
Thị Thủy đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Chân
thành cảm ơn lãnh đạo Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê, thành phố
Đà Nẵng đã tạo điều kiện tiếp nhận em vào khảo sát thực tế tại cơ quan và lãnh đạo,
cũng như các công chức, viên chức tại Trung tâm đã quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn
tận tình cho em để có thể tiếp xúc, quan sát, tìm hiểu và làm quen với công tác văn
phòng tại đơn vị.
Em xin chân thành cảm ơn!

3


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

Từ/ Cụm từ được viết tắt

Ký tự viết tắt

1

Cán bộ, công chức, viên chức

CBCCVC

2


Công nghệ thông tin

CNTT

3

Danh mục hồ sơ

DMHS

4

Hệ thống quản lý văn bản điều hành

HTQLVBĐH

5

Hội đồng nhân dân

HĐND

6

Thể dục thể thao

TDTT

7


Trung tâm Văn hóa - Thể thao

TTVHTT

8

Ủy ban nhân dân

UBND

9

Văn thư lưu trữ

VTLT

4


MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU

7

1. Lý do chọn đề tài

7

2. Lich

̣ sử nghiên cứ u

8

3. Mục tiêu nghiên cứ u

10

4. Nhiê ̣m vu ̣ nghiên cứ u

10

5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

10

6. Giả thuyết nghiên cứu

10

7. Phương pháp nghiên cứu

10

8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

11

9. Cấu trúc của đề tài
B. PHẦN NỘI DUNG


12

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

13

1.1. Tổng quan về công tác văn phòng

13

13

1.1.1. Một số khái niệm cơ bản

13

1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của Văn phòng

14

1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

15

1.1.4. Vị trí và ý nghĩa công tác văn phòng

20

1.2. Hiệu quả công tác văn phòng – một số nội dung cơ bản


20

1.2.1. Khái niệm “hiệu quả công tác văn phòng”

20

1.2.2. Nội dung công tác văn phòng

21

1.2.3. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác văn phòng

26

1.2.4. Yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng

29

1.3. Sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

31

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM VĂN
HÓA - THỂ THAO QUẬN THANH KHÊ
32
2.1. Khái quát chung về Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

32


2.1.1. Lịch sử hình thành

32

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

32

2.1.3. Cơ cấu tổ chức

33

2.2. Khái quát về Văn phòng Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

34

2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

34

2.2.2. Cơ cấu tổ chức

36

5


2.3. Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh
Khê
36

2.3.1. Tổ chức và điều hành

36

2.3.2. Công tác tham mưu – tổng hợp

41

2.3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

44

2.3.4. Công tác văn thư

50

2.3.5. Công tác lưu trữ

59

2.3.6. Công tác hậu cần

62

2.4. Đánh giá thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa -Thể
thao quận Thanh Khê
65
2.4.1. Ưu điểm

65


2.4.2. Nguyên nhân ưu điểm

68

2.4.3. Nhược điểm

69

2.4.4. Nguyên nhân nhược điểm

71

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
TRUNG TÂM VĂN HÓA - THỂ THAO QUẬN THANH KHÊ
72
3.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo về công tác văn phòng

72

3.2. Nâng cao trách nhiệm của người làm công tác văn phòng

73

3.3. Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định liên quan đến các công tác văn
phòng, phân công công việc cụ thể, chi tiết
74
3.4. Các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng

75


3.4.1. Giải pháp về công tác tham mưu – tổng hợp

75

3.4.2. Giải pháp về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

76

3.4.3. Giải pháp về công tác văn thư – lưu trữ

77

3.4.4. Giải pháp về công tác hậu cần

78

3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư trang thiết bị hiện đại
3.5.1. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

79
79

3.5.2. Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng
80
3.6. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối hợp giữa các bộ phận

81


3.7. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá nhân sự

81

3.8. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng

82

C. PHẦN KẾT LUẬN

85

TÀI LIỆU THAM KHẢO

87

PHỤ LỤC

88

6


A. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của
tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm
vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là
bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân

tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy,
nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và
điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển
khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê là một đơn vị sự nghiệp trực
thuộc UBND quận Thanh Khê, được thành lập để đáp ứng được sự phát triển và nhu cầu
vui chơi, giải trí, sáng tạo, hưởng thụ các giá trị văn hóa, thể thao và nâng cao sức khỏe,
tinh thần của cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn quận trong thời kỳ
phát triển mới. Với hai chức năng chính là tham mưu – tổng hợp và hậu cần, công tác
văn phòng tại Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận đã thực hiện tốt vai trò của mình,
phục vụ hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tại cơ quan. Tuy nhiên,
qua quan sát, đánh giá sơ bộ, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn phòng
tại Trung tâm còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế, cán bộ, công chức, viên chức chưa hiểu
sâu và khai thác hết các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, dẫn đến việc chưa đạt
được hiệu quả cao trong các hoạt động tại cơ quan. Vì vậy việc nâng cao chất lượng
công tác văn phòng là điều vô cùng cần thiết để cải thiện năng suất làm việc của Văn
phòng cũng như các hoạt động của Trung tâm.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với sự phát triển của
cơ quan, em xin chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn
hóa - Thể thao quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu sâu về công tác
văn phòng và đề xuất một số các giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng.
Hy vọng với đề tài này, em có thể góp một phần nhỏ công sức trong việc hoàn thiện
công tác văn phòng tại cơ quan.

7


2. Lich
̣ sử nghiên cứu
Hiện nay, đã có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về các công tác văn phòng như:

- Năm 1998, Lê Văn Ký với đề tài cấp Bộ “Nghiên cứu về tổ chức hoạt động của
Văn phòng Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh
đạo Ban và những hoạt động chung của Ban trong điều kiện mới” đã đi sâu phân tích
thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Trước
hết là vấn đề phát triển tổ chức của Văn phòng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ cũng
như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Ban qua mỗi thời kỳ gắn với sự thay đổi và
phát triển của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Sau đó đề tại đưa ra những giải pháp
hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ theo
yêu cầu cải cách hành chính; đổi mới nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Ban; và hoàn thiện những lĩnh vực công tác chủ yếu của Văn phòng Ban.
- Năm 2000, Văn Tất Thu với đề tài cấp Bộ “Cơ sở khoa học hoàn thiện mô hình
tổ chức và hoạt động văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
trong điều kiện cải cách hành chính” đã nghiên cứu phân tích và làm rõ về tổ chức và
hoạt động của Văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ qua
việc khảo sát và nghiên cứu các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức của Văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ như quy
định trong Điều 17 Nghị định số 186/2002/NĐ-CP của Chính phủ. Đồng thời nghiên
cứu về thực trạng đội ngũ cán Bộ, công chức, viên chức, nhân viên và hoạt động của
Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Đề tài cũng đã đưa ra một
số giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ về Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ; hoàn thiện các
lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Văn phòng Bộ.
- Năm 2003, Văn Tất Thu với đề tài cấp Bộ “Nghiên cứu hoàn thiện công tác
tham mưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ
đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” đã đi sâu phân tích thực trạng hoạt động của Văn
phòng Bộ trong công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo Bộ. Qua đó rút ra những mặt
đã đạt được như: hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ được tổ chức trên cơ sở các
nguyên tắc và chế độ trách nhiệm rõ ràng, có sự phân công, phối hợp trong và ngoài Văn
8



phòng Bộ tương đối nhịp nhàng. Nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp trong việc xây dựng
chương trình công tác, bảo đảm thông tin, báo cáo xử lý những vấn đề phát sinh đã giúp
cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ sâu sát, hiệu lực và hiệu quả hơn… Tuy nhiên
vẫn còn những tồn tại, hạn chế như: thực hiện chức năng tham mưu trong tổ chức điều
hành công việc của lãnh đạo Bộ, cụ thể là tham mưu xây dựng chương trình kế hoạch
công tác cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu. Từ đó đề xuất một số giải pháp
hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp trong hoạt động của Văn phòng Bộ như: đổi
mới công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và theo dõi thực hiện
chương trình kế hoạch công tác; hoàn thiện công tác thư ký giúp việc lãnh đạo Bộ; tham
mưu đổi mới và hoàn thiện công tác VTLT, tổ chức các hội nghị, cuộc họp giao ban;
đổi mới, hoàn thiện công tác quản trị hành chính trong Văn phòng Bộ;…
- Năm 2003, Lê Văn In với đề tài cấp thành phố “Đổi mới tổ chức hoạt động Văn
phòng HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả cải
cách hành chính của TP. Hồ Chí Minh” đã nghiên cứu về lý luận và thực tiễn hoạt động
Văn phòng HĐND, UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương; Xây dựng quy
chế làm việc của chuyên viên Văn phòng HĐND, UBND Thành phố Hồ Chí Minh;
Nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn bản đến (VBDE), văn bản đi (VBDI),
lập hồ sơ lưu trữ và các danh mục mẫu hồ sơ lưu trữ cần lưu giữ của Văn phòng HĐND
- UBND 2004; Xây dựng đề án cải tiến hệ thống thông tin VBDE - VBDI tại Văn phòng
HĐND, UBND Thành phố và các Sở, Ngành, Quận Huyện có liên quan.
Các bài viết trên đã trình bày khá rõ ràng về Văn phòng, công tác tham mưu, tổng
hợp, tổ chức hoạt động của Văn phòng, đồng thời cũng đưa ra một số giải pháp hoàn thiện
các công tác văn phòng tại một số cơ quan hành chính cấp Trung ương và cấp tỉnh. Ngoài
ra, còn một số các giáo trình về quản trị văn phòng như Quản trị văn phòng của Nguyễn
Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng của Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo
trình Quản trị văn phòng của Nghiêm Kỳ Hồng (2015),… Những giáo trình này đã giới
thiệu tổng quan về Văn phòng và các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, chủ yếu tập
trung nghiên cứu, trình bày về điều hành, quản trị trong Văn phòng.

Tuy nhiên, các bài viết này vẫn chưa nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung
mà chỉ đề cập chi tiết đến một số nội dung của công tác văn phòng hay là về công tác quản
trị văn phòng. Đồng thời, chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn phòng tại một đơn
vị sự nghiệp cấp huyện. Vì vậy, trong đề tài này, em sẽ tìm hiểu, nghiên cứu về “Nâng cao
9


hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê, thành phố
Đà Nẵng”.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này được thực hiện nhằm hướng tới mục tiêu sau:
- Hiểu rõ về đặc điểm, nội dung công tác văn phòng.
- Nắm kiến thức và biết cách thực hiện các thao tác nghiệp vụ của bộ phận Văn phòng.
- Phản ánh, đánh giá được tình hình công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa Thể thao quận Thanh Khê, Đà Nẵng để phát huy được những điểm mạnh và khắc phục
những điểm yếu nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở đây.
4. Nhiêm
̣ vu ̣ nghiên cứu
Đề tài này nghiên cứu, tìm hiểu về:
- Cơ sở lý luận về công tác văn phòng.
- Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê.
- Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa Thể thao quận Thanh Khê.
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng.
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh
Khê, Đà Nẵng từ tháng 9/2014 đến tháng 3/2018.
6. Giả thuyết nghiên cứu
- Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt thì sẽ góp phần quyết định sự thành
công hay thất bại của Văn phòng cũng như của cả cơ quan.
- Nếu hiệu quả công tác văn phòng được nâng cao sẽ tạo tiền đề cho sự phát triển
của Văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan.

7. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: thực hiện đề tài, em đã nghiên cứu công tác
văn phòng bằng cách phân tích chúng theo từng nghiệp vụ cụ thể để tìm hiểu sâu sắc về
10


đối tượng, sau đó tổng hợp, liên kết từng mặt, từng bộ phận thông tin đã được phân tích
tạo ra một hệ thống lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về đối tượng.
- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết: ở phương pháp này em đã
phân loại là sắp xếp các tài liệu khoa học theo từng mặt, từng đơn vị, từng vấn đề có
cùng dấu hiệu bản chất, cùng một hướng phát triển với đối tượng nghiên cứu là công tác
văn phòng. Từ đó sắp xếp các thông tin thành một hệ thống trên cơ sở một mô hình lý
thuyết làm sự hiểu biết về đối tượng đầy đủ hơn.
- Phương pháp quan sát: em đã trải nghiệm thực tế, tham gia các hoạt động văn
phòng cũng như quan sát các CBCCVC làm việc tại TTVHTT quận Thanh Khê để thu
nhận thông tin về đối tượng nghiên cứu bằng tri giác trực tiếp và các nhân tố khác có
liên quan đến đối tượng, từ đó có một góc nhìn khách quan nhất về công tác văn phòng
tại cơ quan.
- Phương pháp phân tích và tổng kết kinh nghiệm: trong phương pháp này em
nghiên cứu và xem xét lại những thành quả thực tiễn trong quá khứ để rút ra kết luận bổ
ích cho thực tiễn.
8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
- Về lý luận: Đề tài góp phần tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về công tác
văn phòng và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ
đưa ra một cách nhìn mới khi nghiên cứu một vấn đề khoa học.
- Về thực tiễn:
+ Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại TTVHTT quận
Thanh Khê;
+ Thông qua phân tích về những ưu nhược điểm của công tác văn phòng tại
TTVHTT quận Thanh Khê để đưa ra những nguyên nhân của ưu nhược điểm đó và đề

xuất giải pháp phát huy ưu điểm và hạn chế những nhược điểm đang tồn tại, góp phần
nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại TTVHTT quận;
+ Đề tài sẽ là tài liệu tham khảo cho việc nghiên cứu của cán bộ, công chức làm
công tác văn phòng tại các đơn vị sự nghiệp cấp quận (huyện) và sinh viên chuyên ngành
quản trị văn phòng các khóa.

11


9. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài
gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn phòng
Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận
Thanh Khê
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn
hóa - Thể thao quận Thanh Khê

12


B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1. Tổng quan về công tác văn phòng
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Khái niệm “Văn phòng”
Với những cách tiếp cận khác nhau sẽ có những định nghĩa khác nhau về Văn phòng,

tuy nhiên đều dựa trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của Văn phòng.
Tiếp cận theo phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ
chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ
được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức.
Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản trị tổ chức.
Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị.
Có thể thấy cách tiếp cận theo chức năng là bao quát nhất, vì thế khái niệm Văn
phòng được hiểu khái quát theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri là như sau:
“Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện
các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.” [2,12].
1.1.1.2. Khái niệm “Công tác văn phòng”
Công tác văn phòng có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một cơ quan,
tổ chức, là những công việc được thực hiện hằng ngày trong Văn phòng và cả cơ quan,
liên quan nhiều tới văn bản, giấy tờ, thủ tục, trình tự và có tính chất sự vụ. Đó là các
công việc cụ thể như soạn thảo văn bản; quản lý hồ sơ tài liệu; xây dựng kế hoạch; thông
tin, liên lạc; chuyển giao văn bản, hồ sơ; chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị; liên hệ và giải
quyết công việc với các cơ quan, doanh nghiệp khác theo chỉ đạo của lãnh đạo; báo cáo
kết quả thực hiện các công việc theo yêu cầu của lãnh đạo; thực hiện công tác hậu cầu
13


phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo; tiếp đón và hướng dẫn khách,…. Những công việc
này đòi hỏi phải vận dụng các nguồn lực sẵn có để thực hiện như nguồn nhân lực, vật
lực, tài chính. Công tác văn phòng rất đa dạng, phần nhiều liên quan tới các quy trình
nghiệp vụ nên nếu không nắm vững các quy trình nghiệp vụ và thiếu trách nhiệm rất có
thể ảnh hưởng tới nhiều người khác, nhiều đơn vị khác hoặc tới các công việc quản lý
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Cho đến nay thì chưa có một định nghĩa chính thức nào về công tác văn phòng,

theo em, từ cách hiểu trên có thể định nghĩa về công tác văn phòng như sau:
Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng
các nguồn lực để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả
mong muốn.
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của Văn phòng
Văn phòng được xem như là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, bởi vì các cơ
quan, tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại và Văn phòng là nơi đầu tiên tiếp
nhận thông tin. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan
trực tiếp đến các bộ phận trong cơ quan, tổ chức. Chính vì thế, Văn phòng có vị trí đặc
biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức:
Thứ nhất, trong hoạt động quản lý hành chính của cơ quan, tổ chức luôn có những
mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch, như vậy nhất thiết
phải có Văn phòng để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bản này. Tương tự
như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho công tác quản trị cũng do Văn
phòng đảm nhiệm.
Thứ hai, Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo cơ
quan, tổ chức trong mọi hoạt động. Do Văn phòng trợ giúp cho lãnh đạo về công tác
thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên.
Mối quan hệ này một phần quan trọng xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần
khác là do việc cunng cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý
điều hành tổ chức.
Thứ ba, Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối
quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức.
14


Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và rất phong phú, nên nhà lãnh đạo không
chỉ giao cho Văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có
nhiều việc lãnh đạo ủy nhiệm cho Văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết theo yêu
cầu của lãnh đạo.

Thứ tư, Văn phòng là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên,
liên tục trong tổ chức. Văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, quản lý
và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức, mà còn cung cấp
các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý, nên hoạt động của
Văn phòng cũng phải gắn liền liên tục với hoạt động quản trị tổ chức.
Qua đó có thể thấy rằng Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
1.1.3.1. Chức năng của Văn phòng
Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho cơ
quan, tổ chức để có được năng suất cao nhất, hiệu quả nhất. Do vậy, Văn phòng có
những chức năng sau:
a) Chức năng tham mưu – tổng hợp
Chức năng này của Văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:
Một là chức năng tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách
nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các
biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng
hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động
và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và
tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động
các nguồn tin. Thông qua các thông tin của Văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm
được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên
ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều
hành được chính xác và hợp lý.

15


Hai là chức năng tham mưu: với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh

đạo nên Văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản
lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã được
thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; Văn phòng trong phạm vi quyền
hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có
thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc
một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành. Bên cạnh đó, trong các
lĩnh vực chuyên môn khác, Văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu,
kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp
hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan
trọng của Văn phòng các cơ quan, tổ chức.
Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách
rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện
pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính
xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng
cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được
nhanh chóng hơn, chính xác hơn.
b) Chức năng giúp việc điều hành
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức
năng quan trọng nhất của Văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của
lãnh đạo cơ quan, Văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương
trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, chính sách, quyết định đó
trong cơ quan trên thực tế. Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch
đã được lãnh đạo phê duyệt, Văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc
triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn
đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp
điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ
sở vật chất và các nguồn lực khác từ Văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực
hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất.

16



c) Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý
các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng
hậu cần của Văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ
phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị, chi phí thấp nhất
với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
d) Các chức năng khác
Đối với những cơ quan có quy mô tổ chức nhỏ thì Văn phòng sẽ thực nhiều chức
năng hơn để phục vụ hoạt động của cơ quan, như là:
- Chức năng giao dịch: với vị trí là đầu mối thông tin trong cơ quan, tổ chức, Văn
phòng phải thường xuyên liên hệ, gặp gỡ với những cá nhân, tổ chức vì mục đích công
việc. Thực hiện chức năng này, Văn phòng thường làm các công việc liên quan đến giao
dịch, tiếp khách, làm việc với đối tác, soạn thảo và ký kết hợp đồng,…
- Chức năng tài chính: để đảm bảo ngân sách cho các hoạt động của cơ quan, Văn
phòng phải quản lý thu – chi, kế toán, kiểm tra tính pháp lý trong các hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
1.1.3.2. Nhiệm vụ của Văn phòng
Để thực hiện các chức năng của mình, Văn phòng phải thực hiện các nhóm nhiệm
vụ tương đương với chức năng đó. Cụ thể là:
a) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp
- Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực
như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ
trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình, kế
hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài
chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa
chữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an toàn,
phòng cháy chữa cháy…


17


- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặt công
tác. Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướng mắc
trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định cho cơ quan, tổ
chức (nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…).
- Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản
lý; báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chế trong
cơ quan phù hợp với những thay đổi của pháp luật.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng; công tác
văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ quan ban hành đúng pháp luật, đúng quy định;
công tác tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan.
- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh giá,
sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự. Tham mưu và tổ chức thực hiện
công tác thi đua – khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp.
- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đối
tác, khách hàng và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý.
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội
nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức.
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ cho cơ quan, tổ chức; thẩm định các văn
bản của các đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản; tổ chức đảm bảo hệ thống thông tin
phục vụ cho quản lý.
- Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính, xây
dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Kiểm tra, đánh
giá về hoạt động hành chính, hoạt động chuyên môn của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức.
b) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội

nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

18


- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đôn đốc,
nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi và nắm bắt các
vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các
phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác. Trao đổi với các đơn vị, đối
tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này.
- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên
quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài.
- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh
lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực
hiện các quyết định, mệnh lệnh đó.
- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường
hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
c) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần
- Tổ chức mua sắm trang thiết bị cho cơ quan.
- Tổ chức, quản lý trang thiết bị.
- Tổ chức, phục vụ các cuộc hội họp, các sự kiện cho cơ quan.
- Tổ chức phục vụ lãnh đạo trong chuyến đi công tác.
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trong cơ quan, tổ chức.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, vệ sinh môi trường cho cơ quan, tổ chức.
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, thư ký, tiếp khách, đón khách.
- Thực hiện các công việc sự vụ liên quan đến cơ quan, tổ chức.
d) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch
- Xây dựng và mẫu hóa các văn bản liên quan đến giao dịch như hợp đồng kinh
tế, hợp đồng nhân sự, các bản cam kết, ký kết,…

- Thư ký, trợ lý.
- Tư vấn cho cơ quan, tổ chức, lãnh đạo về các điều khoản trong các hợp đồng
khi tiến hành hoạt động giao dịch.
19


- Phục vụ cơ quan, tổ chức trong các hoạt động giao dịch, ký kết các hợp đồng.
- Tổ chức thực hiện các ký kết hợp đồng.
e) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tài chính
- Quản lý toàn bộ nguồn thu – chi theo đúng pháp luật hiện hành.
- Quản lý các quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc.
- Quản lý cơ sở vật chất bằng nghiệp vụ tài chính.
- Kiểm soát việc mua sắm, sửa chữa, xây dựng.
- Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động tài chính định kỳ.
1.1.4. Vị trí và ý nghĩa công tác văn phòng
Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích trong bộ máy hoáy hoạt động quản
lý của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống
nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi
Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp,
xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo.
Ở đầu vào Văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ
giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm những hoạt động phân
phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ
quan đạt kết quả. Hơn nữa, ngoài Văn phòng, công tác văn phòng luôn tồn tại khách
quan và giữ vai trò quan trọng tại các phòng, ban, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức.
Vì vậy, nếu công tác văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp
thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng,
thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
1.2. Hiệu quả công tác văn phòng – một số nội dung cơ bản

1.2.1. Khái niệm “hiệu quả công tác văn phòng”
Hiệu quả là sự liên quan giữa nguồn lực đầu vào khan hiếm (như lao động, vốn,
máy móc…) với kết quả trung gian hay kết quả cuối cùng. Hiệu quả là một phạm trù
được sử dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật, xã hội. Hiểu theo nghĩa

20


rộng, hiệu quả thể hiện mối tương quan giữa các biến số đầu ra thu được so với các biến
số đầu vào đã được sử dụng để tạo ra những kết quả đầu ra đó.
Mặc dù Văn phòng không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất hay tạo ra
doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhưng những chi phí mà Văn phòng dùng để phục vụ
cho hoạt động của mình và các hoạt động khác của cơ quan là không nhỏ. Đó là những
chi phí về văn phòng phẩm, xăng xe, điện nước, điện thoại, sửa chữa trang thiết bị, chi
phí tổ chức hội họp,… Vì vậy, rất khó để xác định chính xác hiệu quả của công tác văn
phòng, để đạt được hiệu quả cao thì đòi hỏi Văn phòng phải có những kế hoạch, chương
trình hành động phù hợp, hạn chế tối đa các khoản chi phí, tránh phung phí nguồn lực
của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hiệu quả của công tác văn phòng còn thể hiện qua việc
thực hiện đúng quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước.
Như vậy, theo em, hiệu quả công tác văn phòng là mối tương quan giữa kết quả
đạt được so với nguồn lực đã sử dụng ban đầu trong công tác văn phòng.
1.2.2. Nội dung công tác văn phòng
Công tác văn phòng bao gồm những nội dung chính sau:
1.2.2.1. Tổ chức và điều hành Văn phòng
Tổ chức và điều hành công việc văn phòng bao gồm những công việc chính sau:
Thứ nhất, tổ chức bộ máy: cơ cấu tổ chức hay bộ máy cơ quan, tổ chức đòi hỏi
phải được thiết kế sao cho tinh gọn, không cồng kềnh, ít tầng nấc. Mọi hoạt động của
bộ máy có tính xuyên suốt, có sự liên kết, mối quan hệ công việc rõ ràng, có hiệu quả
cao. Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể, chi tiết, tránh trùng lặp, dễ gây tình trạng
chồng chéo chức năng, đùn đẩy công việc.

Thứ hai, phân công công việc: phân công công việc trong cơ quan, tổ chức cần
phải dựa theo các yêu cầu sau:
+ Phân công theo theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (do luật quy định).
+ Phân công theo khối lượng công việc.
+ Phân công theo biên chế cơ quan.
+ Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người
đảm nhiệm.
21


+ Phân công nhiệm vụ phải phân trách nhiệm.
Thứ ba, điều hành công việc văn phòng: điều hành công việc là việc áp dụng những
phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật nhằm đảm bảo thực hiện đúng
những mục tiêu và nhiệm vụ của Văn phòng. Ngoài ra, trong công tác quản lý, điều hành
cơ quan, tổ chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của
Văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên
cứu các văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp. Có 03 phương thức chính điều hành
công việc văn phòng đó là:
+ Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: là quá trình thiết lập những
nguyên tắc và quy trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các
công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã ban hành. Đây là phương
thức đặc trưng của hành chính.
+ Điều hành bằng hệ thống văn bản: đây cũng là phương thức mang tính đặc
trưng của hành chính, là quá trình truyền đạt bằng mệnh lệnh, giải quyết công việc thông
qua những văn bản viết chính thức và cụ thể.
+ Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền: dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy
để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc. Đây là phương thức tạo ra độ
linh hoạt cao cho hệ thống.
Việc điều hành công việc văn phòng cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi.

+ Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn
khổ mục tiêu chung của cơ quan.
+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.
Thứ tư, xây dựng quy chế làm việc: quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải
được cụ thể hóa bằng hệ thống văn bản. Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua
quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ công tác,
cách thức phối hợp và một số chế độ công tác quan trọng.

22


- Quy chế làm việc tốt góp phần:
+ Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ.
+ Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ; phát huy dân chủ
trong cơ quan, tổ chức.
+ Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức; là căn cứ để tạo lề lối làm
việc khoa học, chuyên nghiệp; có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện
+ Gián tiếp tạo năng suất lao động.
+ Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát
- Có hai loại quy chế cần chú ý là:
+ Quy chế mang thứ quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ các cơ quan, tổ
chức trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như:
tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo,…
+ Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, phòng ban
mang tính chất đặc thù.
1.2.2.2. Công tác tham mưu – tổng hợp
Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên
kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những
phương pháp, kỹ thuật nhất định. Còn công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các

hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá
nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động
đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung công
việc, yêu cầu được xác định.
Như vậy, công tác tham mưu - tổng hợp trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành toàn bộ
công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời đóng vai trò là trung tâm thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác tham mưu, tổng
hợp được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả cao. Lãnh đạo
có nắm chắc được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện
có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ thuộc rất lớn vào
việc tham mưu thực hiện nhiệm vụ.
23


1.2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng
ngôn ngữ ở dạng viết. Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội
dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới mục tiêu giao
tiếp nhất định.
Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong
hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội. Văn bản hành
chính đóng vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý, đồng
thời là phương tiện kiểm tra hoạt động của lãnh đạo. Với những giá trị về mặt pháp lý,
thông tin và quản lý, công tác soạn thảo văn bản hành chính đòi hỏi sự chính xác cao về
cả nội dung và thể thức, đồng thời phải tuân theo các quy trình soạn thảo để đảm bảo
văn bản ban hành có tính hợp pháp.
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính gồm các bước như sau:
1. Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết, thực hiện văn bản
2. Chọn thể loại văn bản: Căn cứ vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành
3. Thu thập và xử lý thông tin

4. Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo
5. Duyệt văn bản
6. Hoàn thiện văn bản ban hành
1.2.2.4. Công tác văn thư
Công tác văn thư là công tác nhằm bảo đảm nguồn tin bằng văn bản, phục vụ
hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư bao gồm các nội
dung chính sau:
- Quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.

24


Công tác văn thư được hình thành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của các cấp lãnh đạo, quản lý, và ảnh hưởng
trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức. Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, là
một bộ phận không thể thiếu và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn công việc
trong Văn phòng:
- Giúp thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản phục
vụ hoạt động quản lý.
- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ quản lý.
- Góp phần bảo vệ bí mật của quốc gia, địa phương, cơ quan, doanh nghiệp.
- Giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm
tra, thanh tra, giám sát.
- Giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc tổng kết lịch sử, giáo dục truyền
thống, rút ra những kinh nghiệp trong hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh.
1.2.2.5. Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ và
tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức để phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin quá khứ và là bằng
chứng xác minh, đối chiếu khi cần thiết. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:
- Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Xác định giá trị tài liệu
- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
- Bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ
Công tác lưu trữ cần phải được tiến hành một cách khoa học, hiệu quả và đúng
với quy định của pháp luật.

25