SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Số 165/QĐ – 3 KHCN-MT
Ngày 02 tháng 4 năm 2003

[›\

ĐỀ TÀI :

ĐỔI MỚI TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND TP
GÓP PHẦN THỰC HIỆN CÓ HIỆU QUẢ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
CỦA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Cơ quan chủ trì :

- Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh
- Chủ nhiệm đề tài : TS LÊ VĂN IN

Thành phố Hồ Chí Minh 9/ 2004
1


NHỮNG NGƯỜI THỰC HIỆN :
- Chủ nhiệm đề tài : TS LÊ VĂN IN
- Trưởng nhóm nghiên cứu nhánh thứ nhất : (Chương 1)
+ Diệp Văn Sơn - Chuyên viên cao cấp – Phó Vụ trưởng cơ quan Bộ Nội
vụ phía Nam
+ Các cộng tác viên :
. Trương Thò Minh Hương

– Phó Văn phòng HĐND và UBND TP

- Trưởng nhóm nghiên cứu nhánh thứ hai : (Chương 2)
+ TS Lê Văn In
+ Các cộng tác viên :
. Lâm Văn Ba - Phó Văn phòng HĐND và UBND TP.
. Bùi Thò Hồng Mai - Trưởng phòng Hành chính Văn phòng HĐND
và UBND Thành phố.
. Phạm Văn Thanh – Phó Trưởng phòng Hành chính Văn phòng
HĐND và UBND Thành phố.
- Trưởng nhóm nghiên cứu nhánh thứ ba : (Chương 3)
+ Trần Hồng Quân – Giám đốc Trung tâm lưu trữ Văn phòng HĐND và
UBND Thành phố.
+ Các cộng tác viên :
. Nguyễn Vinh Quang - Chuyên viên Dự án cải cách hành chính VIE
02/010.
- Trưởng nhóm nghiên cứu nhánh thứ tư : (Chương 4)
+ Trần Quang Dũng – Giám đốc Trung tâm Tin học Văn phòng HĐND
và UBND Thành phố.
+ Các cộng tác viên :
. Nguyễn Thò Thọ - Chuyên viên Trung tâm Tin học Văn phòng
HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh.
. Phạm Văn Thanh – Phó Trưởng phòng Hành chính Văn phòng
HĐND và UBND Thành phố.
. Nguyễn Vinh Quang - Chuyên viên Dự án cải cách hành chính VIE
02/010.
2


LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay kể từ ngày ban hành Nghò đònh số 12/2001/NĐ-CP ngày 27-32001 về việc thành lập Văn phòng HĐND & UBND, Chính phủ chưa ban
hành Nghò đònh quy đònh cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

HĐND & UBND . Vò trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND &
UBND cấp tỉnh cơ bản vẫn dựa vào Nghò đònh 156/HĐBT ngày 17-12-1981
của Hội đồng Bộ trưởng ban hành quy đònh về chức năng, nhiệm vụ của
Văn phòng UBND tỉnh. Một số tỉnh thành đã xây dựng và bổ sung thêm
một số nhiệm vụ của Văn phòng HĐND & UBND cho phù hợp với yêu cầu
mới. Về mô hình tổ chức Văn phòng HĐND & UBND các tỉnh trong toàn
quốc cũng chưa có sự thống nhất. Hiện toàn quốc tồn tại ba mô hình tổ chức
giúp việc HĐND & UBND và đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh thành trực
thuộc Trung ương :
- 49/61 tỉnh thành phố thành lập Văn phòng HĐND & UBND theo Nghò
đònh 12/2001/ND-CP ngày 27-3-1001.
- 12/61 Tỉnh thành lập Văn phòng UBND, Văn phòng HĐND riêng.
- Văn phòng Đại biểu Quốc hội.
Ngày 12-3-2003 UBND Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Quyết
đònh số 34/2003/QĐ-UB về quy đònh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng HĐND & UBND Thành
phố. Nhưng nhìn chung vẫn chưa có sự thống nhất về việc xác đònh vò trí,
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công tác
của Văn phòng HĐND & UBND .
Thực trạng này đưa đến sự trì trệ, quan liêu, phiền hà, tắc nghẻn trong
việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo HĐND & UBND , làm cho công
tác văn phòng kém hiệu quả, nhiều ý kiến và quan điểm khác nhau được
đưa ra để tìm giải pháp khắc phục.
Riêng ở Thành phố Hồ Chí Minh, theo chúng tôi trong yêu cầu cải cách,
chấn chỉnh kỷ cương hành chính hiện nay mà Hội nghò lần thứ 9 Ban chấp
hành Đảng bộ Thành phố đề ra và được quán triệt trong cuộc họp giao ban
thường kỳ của UBND Thành phố với Chủ tòch UBND quận, huyện, Giám
đốc các sở, ngành thành phố để giải quyết các vấn đề bức xúc và kiến nghò
của các quận, huyện, thì trước hết đối với công tác văn phòng phải giải
quyết và làm rõ hai quan điểm tồn tại trước đây và hiện tại đặt ra một cách

gay gắt là :
3


Một là - Văn phòng HĐND và UBND Thành phố không phải là cơ quan
có chức năng tham mưu của HĐND và UBND trong việc quản lý Nhà
nước. Văn phòng không có chức năng hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ,
không thể đưa ra thủ tục hành chính đối với hoạt động hành chính.
Các Sở, ban ngành Thành phố là cơ quan tham mưu giúp Ủy ban thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước theo thẩm quyền riêng đối với ngành hay
lónh vực chuyên môn nhất đònh. Các đề án trình Ủy ban quyết đònh là do
các sở, ngành Thành phố nghiên cứu chuẩn bò về các chủ trương, biện pháp
cụ thể để thi hành Nghò quyết của Hội đồng nhân dân, các chế độ, chính
sách quy đònh của Trung ương cho phù hợp với đòa phương, hoặc triển khai
các quyết đònh của cơ quan hành chính cấp trên.
Các Sở, ban, ngành của Thành phố làm việc trực tiếp với Ủy ban, Chủ
tòch, các Phó Chủ tòch, không phải qua nấc trung gian là văn phòng. Văn
phòng HĐND và UBND không phải là cơ quan tham mưu lại tham mưu của
các sở, ban, ngành từ đó gây cản trở, phiền hà, ách tắc, chậm chạp cho việc
lãnh đạo, quản lý của HĐND và UBND .
Hai là - Văn phòng là bộ máy giúp việc của HĐND, UBND và Chủ
tòch, các Phó Chủ tòch, có chức năng tham mưu giúp việc tổng hợp cho
HĐND và UBND . Ngoài nhiệm vụ làm công tác thông tin, xây dựng
chương trình, lập kế hoạch triển khai công việc, báo cáo tiến độ thực hiện,
thẩm đònh và rà soát nội dung và pháp lý của các dự thảo, đề án, văn bản
trình HĐND và UBND, trực tiếp soạn thảo một số văn bản cần thiết theo
chỉ thò của Thường trục HĐND, UBND Văn phòng còn có nhiệm vụ theo
dõi, đôn đốc việc thực hiện các nghò quyết, quyết đònh của Thường trực
HĐND, UBND và của cấp trên, đề xuất ý kiến vàbiện pháp xử lý thông tin
và điều chỉnh các quyết đònh kòp thời. Văn phòng phải là một cửa bắt buộc

của HĐND và UBND nhằm đảm bảo các quy trình lập quy và tư vấn pháp
lý, làm cho các nghò quyết, quyết đònh của HĐND và UBND đúng pháp
luật, có hiệu lực.
Ngoài 2 quan điểm cơ bản tồn tại trên, còn một thực tế phải thừa
nhận hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND chưa được đổi mới đồng
bộ trước những đòi hỏi xử lý thông tin nhanh, nhạy, đưa ra những quyết
đònh kòp thời phù hợp, chính xác nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt
động quản lý nhà nước của HĐND và UBND Thành phố trong điều kiện
nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần quản lý theo cơ chế thò trường đònh
hướng xã hội chủ nghóa.
Xuất phát từ các vấn đề và yêu cầu thực tế đặt ra nói trên, việc
nghiên cứu đề tài “Đổâi mới tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND và Uỷ
4


ban nhân dân Thành phố góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách Hành
chính của Thành phố Hồ Chí Minh” là bức thiết.
Để thực hiện đề tài này, nhóm nghiên cứu đã iến hành nghiên cứu cả về
mặt lý luận và thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND trong
công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước ở thành phố thời gian qua. Từ
đó tìm ra những giải pháp nhằm đổi mới tổ chức hoạt động của Văn phòng
HĐND và UBND với tư cách là một cơ quan tham mưu giúp việc tổng hợp
cho thường trực HĐND và UBND Thành phố trong việc thực hiện một cách
có hiệu quả chức năng quản lý nhà nước trên đòa bàn Thành phố.
Trong quá trình tiến hành đề tài, nhóm nghiên cứu đã nhận được sự giúp
đỡ tận tình của Bộ Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND Thành phố, Ban
Dự án cải cách hành chính VIE 02/010, Trường Cán bộ Thành phố và nhiều
cộng tác viên là các nhà quản lý, các chuyên gia trong lónh vực quản lý
hành chính, tổ chức cán bộ quản trò hành chính – văn phòng, Tin học văn
phòng.

Hy vọng rằng, công trình nghiên cứu khoa học về đề tài “Đổâi mới tổ
chức hoạt động Văn phòng HĐND và UBND Thành phố góp phần thực
hiện có hiệu quả cải cách Hành chính của Thành phố Hồ Chí Minh năm"
sẽ góp phần giải quyết những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác quản
trò hành chính văn phòng của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước hiện
nay.
Nhóm nghiên cứu đề tài ý thức rằng dù đã có nhiều công nghiên cứu với
sự cộng tác giúp đỡ tận tình của nhiều cơ quan, ban, ngành và các chuyên
gia, nhưng không tránh khỏi những thiết sót, những vấn đề thực tiễn đặt ra
đòi hỏi phải có những lời giải phù hợp chưa được xử lý.
Rất mong được sự cộng tác, giúp đỡ của quý vò để cho công trình ngày
càng được nghiên cứu hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
Chủ nhiệm đề tài

TS. LÊ VĂN IN

5


MỤC LỤC
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP THÀNH PHỐ
“Đổâi mới tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND và UBND Thành phố góp
phần thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính của TP. Hồ Chí Minh
Trang

- Lời nói đầu.

3


- Chương 1 : Tổ chức hoạt động và các mối quan hệ công tác của Văn
phòng HĐND và UBND thành phố Hồ Chí Minh.

8

1- Những vấn đề chung lý luận và thực tiễn về VP và công tác văn phòng.

8

2- Nghiên cứu lý luận về vò trí, vai trò chức năng nhiệm vụ và tổ chức Văn
phòng HĐND - UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW…………………………………….

22

3- Thẩm đònh quy chế về chế độ làm việc của Văn phòng HĐND và UBND
Thành phố Hồ Chí Minh kèm theo Quyết đònh số 40/QĐ-VP ngày
30/5/2003 của Chánh Văn phòng HĐND và UBND Thành phố có xem
xét Quyết đònh số 34/2003/ QĐ-UB ngày 12/3/2003 của UBND Thành
phố về việc ban hành Quy đònh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức và quan hệ công tác của VP. HĐND và UBND Thành phố.

38

4- Đề xuất xây dựng bản dự thảo : “Quy chế chuyên viên Văn phòng HĐND
và UBND Thành phố” và Quy chế làm việc của chuyên viên văn phòng
HĐND và UBND Thành phố……………………………………….……………………………………….

47

Chương 2 : Tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn bản đến (VBDE) và

văn bản đi (VBDI) tại Văn phòng HĐND và UBND TPHCM

70

1- Thực trạng tổ chức quản lý văn bản đến (VBDE) và văn bản đi (VBDI)
tại phòng hành chính thuộc văn phòng HĐND và UBND TP. HCM…………

70

2- Đề xuất các giải pháp quản lý hệ thống thông tin văn bản đến (VBDE) và
văn bản đi (VBDI) tại Văn phòng HĐND và UBND Thành phố. …………………

77

3- Dự thảo quy đònh về việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại Văn
phòng HĐND và UBND TP đề nghò Chánh VP ban hành nhằm đổi mới
hệ thống thông tin quản lý văn bản đến (VBDE) và văn bản đi (VBDI).

81

4- Lưu đồ hiện trạng quy trình xử lý văn bản đến và văn bản đi đã được cải
tiến theo tinh thần quy đònh về việc tiếp nhận xử lý và ban hành văn bản
tại Văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh. ………………………

96

6


- Chương 3 : Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Trung tâm lưu trữ

thuộc Văn phòng HĐND và UBND Thành phố. ……

97

1- Thực trạng việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Trung tâm lưu trữ Văn
phòng HĐND và UBND Thành phố. ………………………………………………

97

2- Dự thảo danh mục hồ sơ của Văn phòng - giải pháp đưa công tác lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và
UBND Thành phố một cách khoa học (Bản danh mục hồ sơ năm 2004 có
tính chất mẫu cho việc xây dựng danh mục hồ sơ các năm kế sau).

102

- Chương 4 : Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hệ
thống thông tin quản lý văn bản đến (VBDE) và văn bản
đi (VBDI) tại Văn phòng HĐND và UBND Thành phố.

130

1- Hiện trạng và giải pháp đổi mới việc ứng dụng (CNTT) vào hệ thống
thông tin quản lý văn bản đến (VBDE) và văn bản đi (VBDI) tại Văn
phòng HĐND và UBND Thành phố. ……………………………………………………………………

130

2- Đề án cải tiến hệ thống thông tin quản lý văn bản đến (VBDE) và văn
bản đi (VBDI) tại Văn phòng HĐND và UBND Thành phố và các Sở

ngành, quận, huyện có liên quan. …………………………………………………………………………

141

Phụ chương : Kiến nghò có cần thiết tách văn phòng HĐND - UBND
Thành phố thành hai văn phòng riêng hay không ? (Theo tinh thần
Nghò đònh số 133/2004/NĐ-CP ngày 09-6-2004 của Thủ tướng Chính phủ
về việc thành lập và quy đònh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức, biên chế của VP. HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

156

- Phụ lục.
1- Quyết đònh số 34/2003/QĐ-UB ngày 12 tháng 3 của UBND Thành phố Hồ Chí
Minh ban hành quy đònh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và
quan hệ công tác của Văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh.
2- Quyết đònh số 40//QĐ-VP ngày 30 tháng 5 năm 2003 của Chánh Văn phòng
HĐND và UBND Thành phố ban hành quy chế về chế độ làm việc của Văn
phòng HĐND và UBND TP Hồ Chí Minh.
3- Các Mẫu văn bản trình và chuyển ………………………………………………………………………………
4- Báo cáo số liệu văn thư xử lý trung bình trong ngày tại P. HCTC………………..
5- Kết quả thăm dò ý kiến về ứng dụng tin học tại VP. HĐND&UBND ………
6- Nghò đònh số 12/2001/NĐ-CP ngày 27-3-2001 của Chính phủ về việc tổ chức lại
một số cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương và UBND quận, huyện, thò xã, thành phố thuộc tỉnh.
7- Nghò đònh số 133/2004/NĐ-CP ngày 09-6-2004 của Thủ tướng Chính phủ về
việc thành lập và quy đònh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức,
biên chế của Văn phòng HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
7



CHƯƠNG 1
TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG
HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VĂN PHÒNG
VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.

1.1. Những vấn đề chung lý luận và thực tiễn về văn phòng và công tác
văn phòng trước công cuộc đổi mới.
1.1.1-Về khái niệm văn phòng :
Khi nói về Văn phòng, người ta thường hiểu với bốn nghóa sau đây :
Thứ nhất : Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan có chức năng phục vụ điều hành của lãnh đạo. Các cơ
quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn
phòng, những cơ quan nhỏ thì có Phòng Hành chính.
Thứ hai : Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vò,
là đòa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vò đó.
Thứ ba : Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có
tầm cỡ như nghò só, tổng giám đốc, giám đốc,v.v…
Thứ tư : Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức,
trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản
giấy tờ, tức là những công việc có liên quan đến công tác văn thư.
1.1. 2- Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng :
- Chức năng :
Chức năng chung của văn phòng là giúp việc, phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan được tập trung thống nhất bảo
đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của cơ quan được
thường xuyên, liên tục có hiệu quả.
Như vậy, xét tổng thể chung văn phòng có hai chức năng chính :
+ Tham mưu tổng hợp, là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất

(tầm chính sách, biện pháp) giúp lãnh đạo đề ra các quyết đònh để chỉ đạo,
điều hành công việc có hiệu quả.
+ Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh
đạo và các bộ phận của cơ quan làm việc thuận lợi có hiệu quả.
8


Trong công tác văn phòng thì hai chức năng trên được đặt ngang
nhau. Đối với văn phòng của các cơ quan ở Trung ương và văn phòng của
HĐND và UBND cấp tỉnh, cấp huyện, công tác tham mưu tổng hợp được
đặt vò trí lên trên.
- Nhiệm vụ :
Trên cơ sở của các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng
thực hiện các nhiệm vụ chung như sau :
+ Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, đơn vò.
+ Thu thập, xử lý thông tin.
+ Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng.
+ Thực hiện công tác văn thư + lưu trữ.
+ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.
+ Lập kế hoạch tài chính, quản lý kinh phí hành chính.
+ Mua sắm trang thiết bò, sửa chữa bảo quản.
+ Tổ chức thực hiện công tác y tế.
+ Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong
văn phòng.
1.1.3- Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của văn phòng :
- Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng : gồm chánh văn phòng
và các phó văn phòng giúp việc.
- Cơ cấu tổ chức bao gồm hai bộ phận chính :
+ Bộ phận hành chính + tổ chức
+ Bộ phận quản trò – tài vụ.

(Riêng văn phòng HĐND, UBND từ cấp huyện trở lên còn có bộ
phận nghiên cứu tổng hợp).
1.1.4- Ý nghóa và tác dụng của văn phòng :
- Giúp thủ trưởng giải phóng được công việc sự vụ hàng ngày để tập
trung xử lý những công việc chính, quan trọng đảm bảo đúng pháp luật,
đúng quy chế và kỷ cương trong công tác của toàn cơ quan đơn vò.
- Giữ gìn uy tín cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan trong việc xử lý công
việc và quan hệ công tác với cấp trên, với cấp dưới, với nhân dân.
- Bảo đảm sự hoạt động liên tục, thống nhất, nhòp nhàng trong cơ
quan, dù có sự thay đổi về cấp lãnh đạo và về nhân sự.
Thông qua bốn vấn đề cơ bản trên đây, ta thấy nhận thức về văn
phòng và công tác văn phòng chỉ mới dừng lại ở hoạt động thực tiễn với
9


nhận thức một cách chung chung về văn phòng, công tác văn phòng, không
phân biệt sự khác nhau giữa các loại văn phòng : Văn phòng HĐND và
UBND; văn phòng của các cơ quan quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền
riêng như các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ở Trung
ương, văn phòng (phòng hành chính quản trò) của các sở, ngành, ban thuộc
UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, văn phòng doanh nghiệp
và văn phòng (phòng Hành chính quản trò) của các đơn vò sự nghiệp như
trường học, bệnh viện, các cơ quan nghiên cứu v.v…. Thiếu hẳn một vấn đề
rất quan trọng là nguồn gốc, bản chất văn phòng, công tác văn phòng. Với
nguồn gốc, bản chất ấy thì nhận thức, hiểu biết về văn phòng, công tác văn
phòng như thế nào cho đúng ? Từ đó đưa ra hệ thống các khái niệm,
nguyên tắc, các tiêu chuẩn, các quy trình, các khâu nghiệp vụ thể hiện sự
nhận biết một cách có hệ thống về lónh vực công tác này trong hoạt động
quản lý của bất kỳ một tổ chức (cơ quan, đơn vò) nào.
Do đó, thực tiễn tồn tại rất lâu trong tiềm thức của các nhà quản lý kể

cả cán bộ công chức đều cho rằng văn phòng và công tác văn phòng chẳng
qua là công việc "sự vụ, giấy tờ"; công tác "hậu cần" như thuật ngữ trong
quân sự vẫn dùng; "làm dâu trăm họ", thậm chí còn tặng cho văn phòng
cả16 chữ vàng : "gọi dạ, bảo vâng", "đinh hồ cắt dán", "bưng bê, kê dọn",
"hiếu hỉ, viếng thăm" vì vậy, chúng ta không lấy gì ngạc nhiên trong một
thời gian dài không có một trường lớp chính quy nào đào tạo nghề văn
phòng, có chăng chỉ là những lớp bồi dưỡng ngắn hạn với một nội dung
chương trình nghèo nàn, thiếu khoa học, chắp vá, chủ yếu thiên về công tác
văn thư lưu trữ hồ sơ… Học viên khi kết thúc lớp học được cấp giấy chứng
chỉ đã qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn về công tác văn phòng. Chỉ có chục năm
trở lại đây mới hình thành ngành về đào tạo quản trò văn phòng ở bậc đại
học mà phải ghép với chuyên ngành lưu trữ học.
Hâu quả là, chúng ta thử khảo sát ở bất cứ một văn phòng nào dù là
cấp bộ, cấp UBND tỉnh, thành, sở ngành, quận, huyện, hoặc trong các đơn
vò hành chính sự nghiệp thì chúng ta sẽ biết cán bộ công chức trong văn
phòng là ai ? Họ là “dân tay ngang” từ đủ mọi nguồn được tuyển dụng,
điều động, bổ sung về văn phòng : Cán bộ, công chức không được đào tạo
chuyên môn (không nghề), học sinh phổ thông trung học thi rớt đại học, cán
bộ công chức chuẩn bò nghỉ hưu, thậm chí cả người dôi ra do sắp xếp lại tổ
chức, hoặc chờ xét kỷ luật.
Với nhận thức và cách làm như vậy, tất yếu văn phòng công tác văn
phòng không thể có vò trí xứng đáng đích thực như nó trong hoạt động quản
lý của các cơ quan, tổ chức, đơn vò của chúng ta hiện nay. Điều đó, buộc
10


chúng ta phải tiếp tục nghiên cứu đổi mới nhận thức về quản trò hành chính
văn phòng trong thời kỳ đổi mới.
2- LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG SAU ĐỔI MỚI.

Nhận thức mới về quản trò hành chính văn phòng khác với nhận thức
về văn phòng và công tác văn phòng đã được hình thành trước đây tập
trung vào các điểm xuất phát cơ bản sau đây :
2.1- Tính tất yếu khách quan của quản trò hành chính văn phòng.
Theo đònh nghóa của hai nhà quản trò học Koontz và Ơ Donnell trong
giáo trình “Những vấn đề cốt yếu của quản lý thì quản trò là" : “Có lẽ
không có lónh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc
quản lý, bởi vì mọi nhà quản trò ở mỗi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một
nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá
nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và
các mục tiêu đã đònh”.
Đảm trách công việc quản lý của mình, các nhà quản trò phải thực
hiện rất nhiều chức năng như : hoạch đònh, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, phối
hợp, kiểm tra, tài chính.
Để thực hiện các chức năng này, các nhà quản trò trước hết phải thu
thập thông tin, xử lý thông tin đưa ra các quyết đònh quản lý. Thí dụ như :
các nhà quản trò doanh nghiệp muốn quản lý điều hành doanh nghiệp một
cách có hiệu quả phải nắm bắt và xử lý kòp thời những thông tin sau đây :
- Thông tin đầu vào :
+ Tình hình nguyên vật liệu
+ Máy móc thiết bò.
+ Thò trường.
+ Cạnh tranh.
- Thông tin đầu ra :
+ Tình hình và kết quả kinh doanh.
- Thông tin phản hồi.
+ Thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện và quá
trình thực hiện.
+ Về sự phản ứng của đối thủ cạnh tranh.
- Thông tin về môi trường quản trò.

11


+ Tình hình môi trường kinh doanh (pháp luật, chính sách, thời
tiết, khí hậu, v.v…).
- Thông tin về các đối tượng quản trò :
+ Thông tin về nhân sự
+ Thông tin về sản phẩm.
+ Marketing.
+ Tài chính.
+ Chất lượng.
- Thông tin về kết quả quản trò :
+ Thông tin về lợi nhuận.
+ Thông tin năng suất.
+ Thông tin thò phần
+ Thông tin cạnh tranh.
- Thông tin về hoạt động quản trò.
+ Thông tin về quá trình ra quyết đònh.
+ Hoạch đònh.
+ Tổ chức.
+ V.v….
Đây là chưa kể các nhà quản trò doanh nghiệp còn phải song song
thực hiện các nhiệm vụ có tính dòch vụ khác hỗ trợ cho hoạt động của các
bộ phận trong doanh nghiệp như cơ sở vật chất, trang thiết bò, phương tiện
đi lại làm việc, sinh hoạt. Như vậy các nhà quản trò phải thực hiện một khối
lượng công việc ngổn ngang và phức tạp, tốn rất nhiều thời gian công sức
cho cả những vấn đề có tính chiến lược và cho cả những việc mang tính kỹ
thuật, nghiệp vụ, sự vụ giấy tờ thuần tuý. Chắc chắn không một nhà quản
trò nào gánh nổi, họ nhất thiết phải nhờ đến hoạt động hỗ trợ trong việc thu
thập thông tin, xử lý thông tin và các dòch vụ phục vụ cho các bộ phận cấu

thành của doanh nghiệp. Hoạt động hỗ trợ này được gọi là hoạt động hành
chính – văn phòng.
Vậy hoạt động hành chính văn phòng (công tác hành chính văn
phòng) chính là hoạt động thu thập thông tin, xử lý thông tin và dòch vụ hỗ
trợ cho các nhà quản trò và tất cả các bộ phận khác trong tổ chức, dù cho
đó là cơ quan, đơn vò, hay doanh nghiệp. Đó là hoạt động tất yếu, khách
12


quan, không phải do ý muốn chủ quan làm cũng được, không làm cũng
được. Và, muốn cho hoạt động hành chính – văn phòng có hiệu quả cũng
như hoạt động quản trò thì phải quản trò hoạt động hành chính - văn phòng.
Quản trò hành chính - văn phòng cũng phải thực hiện các chức năng như :
Hoạch đònh, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hoá, kiểm soát và các nhà quản
trò phải trực tiếp lãnh đạo các tổ chức (bộ phận, phòng, ban) làm công tác
quản trò hành chính – văn phòng.
2.2- Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của quản trò hành chính – văn phòng
hiện nay :
Đứng trước một thế giới với những đặc điểm nổi bật :
- Khoa học kỹ thuật tiến như vũ bão.
- Sự toàn cầu hóa các thò trường, cạnh tranh gay gắt, khốc liệt.
- Sự bùng nổ thông tin, đòi hỏi phải xử lý kòp thời.
- Sự xuất hiện máy vi tính một cách phổ biến.
- Nhận thức xã hội của loài người về bản thân con người và xã hội
được nâng cao lên một bước mới – cùng chung sống trên khu vực, hành tinh
hội nhập và phát triển.
Các nhà quản trò học đều nhận thấy rằng : Nếu trước đây trong hoạt
động sản xuất kinh doanh chỉ tập trung vào các dây chuyền công nghệ, các
xưởng, các dòch vụ, văn phòng doanh nghiệp chỉ là nơi giải quyết công việc
sự vụ giấy tờ, có tính thụ động, thì ngày nay phải xác đònh lại vò trí, vai trò,

chức năng của văn phòng doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh
doanh. Vò trí, vai trò đó là sự chủ động hỗ trợ tích cực (yểm trợ tích cực) cho
hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm góp phần tăng năng suất, chấp nhận
thách thức cạnh tranh kinh tế - xã hội, phải chuyển hẳn một trọng tâm của
quản trò học doanh nghiệp sang nghiên cứu phát triển quản trò học hành
chính – văn phòng nhất là văn phòng hiện đại. Các nhà quản trò học đã rút
ra kết luận : Một doanh nghiệp làm ăn có lợi nhuận cao là một doanh
nghiệp quản trò hành chính – văn phòng tốt. Và, ngược lại không có trong
thực tế một doanh nghiệp quản trò hành chính – văn phòng kém mà lại có
lợi nhuận cao. Từ đó suy ra các cơ quan, tổ chức hoạt động khác cũng
không thể có hoạt động quản trò hành chính – văn phòng đi ngoài tính quy
luật này.
Vậy có thể kết luận như sau : Để làm được vai trò chủ động yểm trợ
cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vò nói chung, cho doanh
nghiệp nói riêng góp phần tăng hiệu quả hoạt động, tăng năng suất chấp
13


nhận thách thức của thời kỳ mới với những đặc điểm nêu trên, chức năng
nhiệm vụ cơ bản của quản trò hành chính – văn phòng trong hoạt động của
tất cả các tổ chức (cơ quan, đơn vò, doanh nghiệp) là chủ động thu thập
thông tin, xử lý thông tin yểm trợ hành chính cho lãnh đạo ra quyết đònh kòp
thời, chính xác nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả của quản lý. Thông tin
mà quản trò hành chính - văn phòng cung cấp cho các cấp quản lý là thông
tin :
- Mới (hoặc mới được bổ sung) về nội dung hoạt động của tổ chức (cơ
quan, đơn vò, doanh nghiệp).
- Nhanh chóng, kòp thời về thời gian.
- Chắt lọc, dễ hiểu về hình thức.
Tuy nhiên, chức năng cơ bản của quản trò hành chính – văn phòng nói

chung trên đây khi thực hiện ở các loại hình tổ chức (các cơ quan, đơn vò,
doanh nghiệp) khác nhau, lại được thể hiện ở những điểm đặc thù khác
nhau. Từ khác nhau về thực hiện chức năng cơ bản, lại thể hiện cả sự thực
hiện các nhiệm vụ khác nhau, cụ thể :
2.2.1- Văn phòng HĐND và UBND :
- Chức năng :
Xuất phát từ chức năng lãnh đạo, quản lý nhà nước toàn diện các mặt
đời sống xã hội trên đòa bàn; từ nguyên tắc làm việc tập thể lãnh đạo, cá
nhân phụ trách; từ chế độ làm việc tập thể kết hợp chế độ thủ trưởng, chức
năng của văn phòng HĐND và UBND được xác đònh là tham mưu tổng hợp
phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công tác của Thường trực HĐND và
Thường trực UBND nhằm đảm bảo tính thống nhất, tính liên tục, có hiệu
lực và hiệu quả.
- Nhiệm vụ :
Thực hiện chức năng trên văn phòng HĐND và UBND phải thực hiện
hàng loạt các nhiệm vụ trong đó nhiệm vụ tổ chức thu thập thông tin, xử lý
thông tin phục vụ cho công tác quản lý điều hành của Thường trực HĐND
và Thường trực UBND và bảo đảm chế độ thông tin báo cáo theo quy đònh
là cơ bản. Các nhiệm vụ cụ thể khác bao gồm :
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và
UBND, theo dõi việc thực hiện.
+ Giúp Thường trực HĐND và Thường trực UBND theo dõi và
đôn đốc các cơ quan, đơn vò trực thuộc UBND, UBND cấp dưới trực tiếp
chuẩn bò các đề án phát triển kinh tế - xã hội, các văn bản sẽ ban hành và
14


góp ý kiến vào các đề án để trình Thường trực HĐND và Thường trực
UBND.
+ Tổ chức mối quan hệ công tác giữa Thường trực HĐND và Thường

trực UBND với Thường trực Cấp ủy, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn
thể quần chúng.
+ Tổ chức truyền đạt, phổ biến các văn bản pháp luật quy phạm pháp
luật của Trung ương và của HĐND và UBND.
+ Quản lý việc ban hành văn bản, quản lý công tác văn thư - lưu trữ.
+ Bảo đảm các phương tiện làm việc cho hoạt động của HĐND và
UBND.
+ Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ công chức, kinh phí, tài sản của
Văn phòng HĐND – UBND.
+ Thực hiện những nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và Thường
trực UBND giao.
2.2.2- Phòng Hành chính – quản trò :
- Chức năng :
Cơ sở xác đònh chức năng Phòng Hành chính – quản trò xuất phát từ
chức năng nhiệm vụ của các đơn vò sự nghiệp như trường học, bệnh viện, cơ
quan nghiên cứu là trực tiếp phục vụ, nghiên cứu, không làm chức năng
quản lý điều hành của các cơ quan nhà nước và xuất phát từ nghóa của hành
chính là sự vụ giấy tờ. Do đó, chức năng của phòng hành chính quản trò
được xác đònh là bộ phận giúp việc cơ quan, đơn vò có chức năng giải quyết
những vấn đề sự vụ và giấy tờ phục vụ cho hoạt động cơ quan, đơn vò, tiếp
nhận thông tin, xử lý thông tin văn bản đến và văn bản đi, lưu trữ phục vụ
khai thác và bảo đảm điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cơ quan, đơn
vò.
Xác đònh chức năng này, cần phải có sự phân biệt với chức năng của
các phòng ban chuyên môn thuộc cơ quan, đơn vò mà nó phục vụ để làm rõ
chức năng cơ bản thu thập thông tin, xử lý thông tin yểm trợ cho lãnh đạo ra
quyết đònh quản lý điều hành. Chức năng của các phòng ban chuyên môn
trong các đơn vò sự nghiệp có thể nói là chức năng tham mưu về mặt chiến
lược, chiến thuật trong việc giúp lãnh đạo thực hiện thẩm quyền của mình.
Vì vậy các phòng ban chuyên môn mới chính là những người làm công tác

thu thập thông tin, xử lý thông tin về từng chức trách, nhiệm vụ được phân
công yểm trợ cho lãnh đạo ra quyết đònh xử lý, giải quyết công việc phục
vụ của mình. Phòng Hành chính quản trò ngoài chức năng mang tính sự vụ
15


giấy tờ và bảo đảm điều kiện vật chất và phương tiện làm việc cho toàn cơ
quan, đơn vò, còn thực hiện việc thu thập thông tin, xử lý thông tin mang
tính chất thông tin báo cáo, thông tin tổng hợp lập chương trình, kế hoạch
công tác, thông tin liên hệ giao dòch hành chính.
- Nhiệm vụ :
Từ phân tích rõ chức năng của Phòng Hành chính – quản trò ở một
đơn vò sự nghiệp trên đây, đến nhiệm vụ chung mang tính phổ biến trước
đâu thường được xác đònh tập trung vào một số công việc như :
+ Lập chương trình công tác.
+ Biên tập văn bản tổng hợp (báo cáo sơ kết, tổng kết), công văn
giấy tờ giao dòch hành chính, thông báo.
+ Phục vụ các hội nghò, cuộc họp, chuyên đề công tác.
+ Tiếp khách.
+ Quản lý văn thư – lưu trữ hồ sơ.
+ Lãnh đạo quản lý tài sản, kinh phí hành chính.
+ Bảo vệ cơ quan.
+ Phục vụ yêu cầu khác.
2.2.3- Văn phòng doanh nghiệp :
- Chức năng :
Xuất phát từ mục đích hoạt động của bất cứ một doanh nghiệp nào là
sản xuất - kinh doanh thu lợi nhuận. Đồng thời, xuất phát từ những phân
tích ở mục 2 trên đây về chức năng cơ bản quản trò hành chính – văn phòng
hiện nay, thì có thể khẳng đònh chắc chắn rằng chức năng cơ bản của Văn
phòng doanh nghiệp là thu thập thông tin, xử lý thông tin yểm trợ hành

chính cho lãnh đạo ra quyết đònh sản xuất - kinh doanh và điều hành
doanh nghiệp.
Chức năng này giúp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết đònh
kòp thời, chính xác, có hiệu qua. Doanh nghiệp thành công hay thất bại
cũng do bởi chức năng này.
- Nhiệm vụ :
Để thực hiện chức năng thu thập thông tin, xử lý thông tin yểm trợ
hành chính cho lãnh đạo ra quyết đònh, văn phòng phải thực hiện hàng loạt
nhiệm vụ mang tính tác nghiệp chuyên môn sâu mà theo quan niệm của
các nhà quản trò học trong sản xuất - kinh doanh tất cả những loại công việc
16


gì thuộc về thu thập thông tin, xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo ra quyết
đònh, không thuộc công việc trực tiếp sản xuất - kinh doanh làm ra sản
phẩm hay nói cách khác là công việc lao động gián tiếp đều được gọi là
công tác quản trò hành chính văn phòng (công tác văn phòng), cụ thể là :
+ Công tác kế toán.
+ Công tác tài chính
+ Công tác thống kê - kế hoạch.
+ Công tác viễn thông.
+ Công tác in ấn
+ Công tác hành chính
+ Công tác xử lý văn bản.
+ Công tác xử lý dữ liệu.
+ Công tác văn thư - lưu trữ.
+ Công tác tổng hợp.
+ Công tác quản lý nhân sự.
Các nhiệm vụ trên đây lại được tập hợp và chia ra thành ba nhóm
mang tính chất thực hiện khác nhau và làm tiền đề cho việc lựa chọn mô

hình tổ chức doanh nghiệp cho phù hợp.
Nhóm 1 : Nhóm các nhiệm vụ có tính chuyên môn sâu như :
+ Công tác kế toán.
+ Công tác tài chính.
+ Công tác kế hoạch - thống kê.
Nhóm 2 : Nhóm các nhiệm vụ thuộc quy trình xử lý thông tin như :
+ Xử lý văn bản.
+ Viễn thông.
+ In ấn tài liệu.
Nhóm 3 : Nhóm các nhiệm vụ thuộc công tác tổng hợp – hành chính
– nhân sự.
2.3- Tổ chức bộ máy làm việc của quản trò hành chính – văn phòng.
Tổ chức bộ máy làm việc quản trò hành chính – văn phòng cũng thể
hiện sự khác nhau trên cơ sở chức năng nhiệm vụ khác nhau của mỗi loại
văn phòng.
17


2.3.1- Văn phòng HĐND và UBND với chức năng tham mưu tổng hợp,
phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công tác HĐND và UBND nhằm
đảm bảo tính thống nhất, tính liên tục và có hiệu quả thì ngoài các bộ phận
như hành chính, quản trò, kế toán tài vụ còn có một bộ phận cơ cấu cơ bản
nhất, quan trọng nhất phải là các tổ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp. Số
lượng các tổ này được phân công theo dõi một hoặc một số lónh vực cụ thể
và phải là những người có trình độ, năng lực, có khả năng thu thập thông
tin, xử lý thông tin, đề xuất với Thường trực HĐND và Thường trực UBND
những phương hướng, giải pháp cụ thể.
2.3.2- Văn phòng doanh nghiệp với chức năng cơ bản nhất là thu thập
thông tin, xử lý thông tin yểm trợ hành chính cho lãnh đạo ra quyết đònh kòp
thời chính xác, có hiệu quả, văn phòng doanh nghiệp phải thực hiện hàng

loạt nhiệm vụ mang tính tác nghiệp, chuyên môn sâu. Văn phòng doanh
nghiệp phải tập trung hình thành các cơ cấu hợp lý theo tính chất chuyên
môn sâu của từng nhiệm vụ như kế toán – tài chính, kế hoạch – thống kê,
quản lý nhân sự, hành chính tổng hợp, v.v… những cơ cấu này sẽ là cơ sở
cho việc lựa chọn mô hình tổ chức hợp lý của văn phòng doanh nghiệp
theo quy mô và phạm vi hoạt động. Có ba mô hình quản trò hành chính –
văn phòng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn.
- Mô hình tập trung.
Đặc trưng của mô hình này là tất cả các nhiệm vụ thuộc việc thực
hiện chức năng thu thập thông tin, xử lý thông tin yểm trợ hành chính cho
lãnh đạo ra quyết đònh đều được tập trung về văn phòng, các bộ phận, các
phòng ban thuộc văn phòng được phân công thực hiện 11 nhiệm vụ chung
hay chia theo từng nhóm công việc. Mô hình này được áp dụng cho các
hãng, các công ty, các tập đoàn lớn.
- Mô hình 2 : Kiểu phân toán.
Đặc trưng của mô hình này là tất cả các nhiệm vụ thực hiện chức
năng thu thập thông tin, xử lý thông tin yểm trợ hành chính cho lãnh đạo ra
quyết đònh đều do các phòng, ban, khối đơn vò trực thuộc tổng công ty thực
hiện. Tại Tổng công ty chỉ có một bộ phận nhỏ gọi là văn phòng tổng giám
đốc thực hiện chức năng dòch vụ phục vụ cho lãnh đạo của ban giám đốc
tổng công ty và giữ con dấu. Mô hình kiểu phân tán này được áp dụng phổ
biến trong các doanh nghiệp dòch vụ - kinh doanh như nhà hàng thương mại
và dòch vụ.
- Mô hình 3 : Kiểu một nửa tập trung, một nửa phân tán.
18


Đặc trưng của kiểu mô hình này là những nhiệm vụ thuộc chuyên
môn sẵn được tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng như : Phòng kế
toán – tài vụ, phòng kế hoạch – thống kê, phòng quản trò nhân sự. Các

nhiệm vụ còn lại như công tác viễn thông, công tác văn thư - lưu trữ, xử lý
văn bản, công tác tổng hợp, công tác quản trò được tập hợp lại thành phòng
hành chính - quản trò. Mô hình này thường được áp dụng cho các xí nghiệp,
công ty nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo. Phòng
Hành chính – quản trò giải quyết những vấn đề sự vụ giấy tờ cho toàn bộ
hoạt động của công ty, xí nghiệp.
2.3.3- Phòng Hành chính quản trò với chức năng giải quyết những vấn đề
sự vụ và giấy tờ phục vụ cho hoạt động của cơ quan thì tổ chức bộ máy làm
việc rất đơn giản thường bao gồm hai bộ phận : Hành chính và bộ phận
Quản trò.
2.4- Năng lực, phẩm chất của quản trò viên hành chính – văn phòng.
Xuất phát từ nhận thức tính tất yếu khách quan của hoạt động hành
chính – văn phòng và quản trò hành chính – văn phòng, trong hoạt động
quản trò các tổ chức (cơ quan, đơn vò, doanh nghiệp) dẫn đến việc xác đònh
chức năng, nhiệm vụ của quản trò hành chính – văn phòng một cách khoa
học, nhất là đứng trước một thế giới với những đặc điểm đã nêu trên và
đặc biệt là nhận thức về vai trò của khoa học quản trò hiện đại đã hình
thành một nhận thức mới về quản trò hành chính – văn phòng. Đó là muốn
hoàn thành chức năng, nhiệm vụ cơ bản của quản trò hành chính – văn
phòng là thu thập thông tin, xử lý thông tin yểm trợ hành chính cho lãnh
đạo trong quản lý điều hành và thực hiện các dòch vụ phục vụ cho lãnh đạo,
cho tất cả các bộ phận, trong tổ chức (cơ quan, đơn vò) cho cán bộ nhân viên
đòi hỏi các nhà quản trò hành chính – văn phòng phải có năng lực, trình độ,
phẩm chất tương xứng để có thể đáp ứng yêu cầu hình thành, xây dựng và
phát triển văn phòng hiện đại trên con đường đổi mới phát triển kinh tế - xã
hội ở nước ta.
Những tiêu chuẩn, phẩm chất của quản trò viên văn phòng được cụ
thể hoá như sau :
- Phải được đào tạo kiến thức tổng quát về quản tri và đào tạo
chuyên môn về quản trò hành chính - văn phòng.

- Có khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao, biết uỷ nhiệm công tác
cho cấp dưới.
- Có khả năng hướng dẫn ngiệp vụ chuyên môn cho nhân viên dưới
quyền.
19


- Có khả năng nghiên cứu khoa học quản trò hành chính – văn phòng
nhằm hợp lý hoá công việc.
- Gần gủi, hòa đồng với nhân viên nhằm nắm thông tin hai chiều
(trên xuống và ngược lại), tạo ra được không khí thân thiện trong cơ quan,
đơn vò.
- Có óc khôi hài nhằm làm dòu tình huống căng thẳng.
- Phong cách làm việc lòch sự, khéo ngoại giao (có ý nghóa trong việc
giành được sự hỗ trợ, hợp tác của người khác).
- Kiềm chế xúc động bởi công chức, nhân viên của bộ phận hành
chính, văn phòng dễ bò kích động, chỉ trích, phê phán, do đó phải biết tự
kiềm chế để giữ được sự bình tónh trong mọi tình huống kể cả những tình
huống xấu, tưởng chừng có xung đột xảy ra.
- Tự tin trong công việc xử lý thông tin phục vụ, đảm bảo rằng lãnh
đạo, chuyên viên khác xử lý cũng như vậy (nhất là những việc có tính bức
xúc).
- Có óc phán đoán – thu thập dữ kiện cần thiết, phân tích thông tin để
hỗ trợ cho các bộ phận khác.
- Khả năng nói. Nhà quản trò hành chính phải biết ăn nói nhằm thuyết
phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thủ tục mới, các
phương pháp hành chính mới.
2.5. Văn phòng hiện đại :
Một văn phòng hiện đại là một văn phòng với cấu trúc gồm ba bộ
phận cấu thành với yêu cầu cao về kỹ thuật và chất lượng nhằm nâng cao

hiệu quả thực hiện chức năng quản trò hành chính – văn phòng đáp ứng yêu
cầu ngày càng cao của các nhà quản trò tổ chức (cơ quan, đơn vò) trong
những đặc điểm của thế giới ngày nay.
Cấu trúc văn phòng hiện đại với ba bộ phận cấu thành cụ thể là :
2.5.1- Trang thiết bò kỹ thuật cao.
Trang thiết bò kỹ thuật được xem là thành phần “cách mạng” nhất vì
chính trang thiết bò kỹ thuật được đầu tư phát triển đạt trình độ khoa học
công nghệ hiện đại, kết hợp với công thái học tạo tiền đề cho hai bộ phận
cấu thành khác là con người làm quản trò - văn phòng và các nghiệp vụ
hành chính – văn phòng tiến lên những nấc thang mới trên con đường hiện
đại hóa và điện tử hoá.
2.5.2- Con người làm việc văn phòng.
20


Văn phòng hiện đại đòi hỏi con người làm văn phòng phải là chủ thể
trung tâm của văn phòng. Chủ thể Trung tâm thể hiện hai mặt :
- Có năng lực mới về chuyên môn nghiệp vụ, đủ sức thực hiện một
cách sáng tạo các chức năng thu thập thông tin, xử lý thông tin yểm trợ
hành chính từ khâu đầu vào đầy đủ, khoa học qua xử lý đưa đến đầu ra là
những thông tin mới chắt lọc, chính xác kòp thời giúp cho các cấp quản tròù
đưa ra quyết đònh năng động nhất. Để làm được việc này, người làm văn
phòng phải được đào tạo đa năng, giao nhiệm vụ nào cũng làm được, biết
“nhìn thấy” tính liên hoàn phối hợp công việc của cả văn phòng, để
chuyển đổi công việc dễ dàng trong đào tạo vươn lên.
- Phải có những phẩm chất, năng lực đáp ứng được bản chất mới mà
văn phòng hiện đại và sự đòi hỏi của những tổ chức, cơ quan, đơn vò sử
dụng người lao động văn phòng yêu cầu.
Những phẩm chất, năng lực cơ bản cần rèn luyện cụ thể là :
+ Về mặt phẩm chất, tính cách của người làm văn phòng hiện đại:

ý thức tôn trọng và hợp tác, tạo sự tin cậy lẫn nhau; ý thức làm việc cật lực,
chòu khó, có hiệu quả; ý thức giữ kín tin tức, bí mật, sự chín chắn, sự tự
trọng.
+ Năng lực (kỹ năng) cần có : Tổ chức xây dựng chương trình, kế
hoạch làm việc, bảo đảm tính thời gian; thích nghi nhanh chóng và vững
chắc với những biến đổi và chủ động, sáng tạo; tự tin, biết cân đối công
việc, khéo ngoại giao, khéo léo trong ứng xử; diễn đạt tốt cả thông tin nói
và viết; tài phân tích, dự đoán và suy tưởng; quan hệ tốt với mọi người cả
với đồng cấp và cấp trên, với cấp dưới và khách; biết sử dụng tính khôi hài
trong giao tiếp và ứng xử.
2.5.3- Các khâu nghiệp vụ hành chính – văn phòng.
- Vai trò của các khâu nghiệp vụ hành chính – văn phòng là ở chỗ
nối kết các trang thiết bò kỹ thuật với vai trò trung tâm của con người (là
chủ thể sáng tạo) để tạo ra hoạt động thực tiễn hoàn thành nhiệm vụ.
- Sự đổi mới của các khâu nghiệp vụ hành chính – văn phòng trong
văn phòng hiện đại thể hiện ở chỗ :
+ Các khâu nghiệp vụ văn phòng trước đây làm theo phương
pháp thủ công (bằng tay) như ghi chép sổ sách, tính toán, soạn thảo văn
bản, lưu trữ, tra tìm tài liệu, nay đã có cả một hệ thống máy móc hỗ trợ.
+ Các khâu nghiệp vụ gắn liền với quan hệ giao tiếp ứng xử trở
thành một mặt quan trọng nhất trong nhân cách của con người làm công tác
văn phòng.
21


+ Một số vò trí mới xuất hiện trong công tác văn phòng đòi hỏi
phải được đào tạo mới về nghiệp vụ, kỹ năng, phẩm chất của người thư ký
hành chính giúp việc cho lãnh đạo.
Để xây dựng được một văn phòng hiện đại có cấu trúc gồm ba bộ
phận cấu thành với những yêu cầu cao về chất trên đây phải cần đến sự trợ

giúp, phối hợp, tác động của hàng loạt các ngành và nhóm ngành khoa học
từ khoa học công nghệ đến các khoa học - xã hội mà trước hết là 5 nhóm
ngành khoa học có tác động mạnh nhất, nhiều nhất, đến thu thập thông tin,
xử lý thông tin và mang tính hiệu quả kinh tế - xã hội của văn phòng hiện
đại, cụ thể :
* Một là, Nhóm ngành khoa học giao tiếp ứng xử bao gồm : Tâm lý
học, xã hội học, dân tộc học, khoa học chính trò, khoa học văn hóa.
* Hai là, ngành công thái học nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bò, môi
trường và quy tắc nghiệp vụ.
* Ba là, Các ngành khoa học công nghệ mà mũi nhọn là nhóm ngành
tin học máy tính trang bò cho toàn bộ quy trình thu thập thông tin, xử lý
thông tin của văn phòng bằng trang thiết bò hiện đại.
* Bốn là, các ngành khoa học kinh tế, phân tích hiệu quả kinh tế đối
với các nghiệp vụ và nhiệm vụ văn phòng hiện đại.
* Năm là, ngành tổ chức và phương pháp chuyên nghiên cứu và nâng
cao hơn nữa tính hiệu quả và vai trò tham gia cạnh tranh của văn phòng.
2- NGHIÊN CỨU LÝ LUẬN VỀ VỊ TRÍ, VAI TRÒ CHỨC NĂNG
NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HĐND - UBND TỈNH,
THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG.
2.1 - Cơ sở khoa học để xây dựng một tổ chức nói chung :
2.1.1 - Các nguyên tắc tổ chức "phổ biến" :
Các nhà lý thuyết tổ chức kinh điển đã xây dựng các lý thuyết của họ
xung quanh 3 vấn đề : nhiệm vụ, cơ cấu và quyền hạn.
Dưới đây là một vài nguyên tắc phổ biến về tổ chức.
- Chuyên môn hóa các chức năng và việc phân công lao động là cần thiết
đối với tính hiệu quả. Việc trùng lặp về trách nhiệm của các phòng ban
khác nhau (hoặc của các đơn vò khác nhau trong một phòng ban) là điều
cần phải tránh.

22



- Sự phối hợp của nhiệm vụ và phân công được thực hiện do cán bộ quản
lý của mỗi đơn vò, sự phối hợp của các đơn vò khác nhau được thực hiện
do các cán bộ công chức của cấp cao hơn.
- Trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ lãnh đạo và nhân viên của mỗi
cấp cần phải được khắc họa rõ ràng. Quyền hạn phải xuất phát từ cấp
cao nhất xuống cấp thấp nhất thông qua tổ chức. Trách nhiệm phải đi
đôi với quyền hạn. Sự thống nhất của mệnh lệnh (mỗi nhân viên chỉ có
một thủ trưởng).
- Trật tự, thông tin và khiếu nại phải được truyền tải đến và qua các hệ
thống chỉ huy, không có sự bỏ qua bất kỳ cá nhân chỉ huy trực tuyến
trong hệ thống chỉ huy.
- Mỗi cấp quản lý có một tầm kiểm soát. Tuy nhiên quy mô của tầm kiểm
soát lại khác nhau, phụ thuộc vào một loạt các yếu tố như khả năng
quản lý của bản thân người cán bộ đó, khả năng và kiến thức của bản
thân các nhân viên ...
- Không được đònh hình hoặc cấu trúc một tổ chức để nó phù hợp với khả
năng và quyền lợi của mỗi cá nhân hoặc của một nhóm các cá nhân.
(không vì người mà đặt tổ chức)
- Cơ cấu của một tổ chức tuân theo các mục đích và chiến lược của nó.
Không nên cấu trúc quá lớn hoặc quá nhỏ.
- Một tổ chức được hoạt động theo mệnh lệnh, chỉ thò quyết đònh, quy luật,
quy luật và tiêu chuẩn. Các loại văn bản pháp quy thường là loại được
sử dụng chủ yếu.
- Một tổ chức cần phải tương đối cân bằng về mặt cơ cấu, có nghóa là khối
lượng công việc cần được phân chia tương đối công bằng giữa các phòng
ban khác nhau. Các nhân viên trực tuyến và tham mưu cần được sử dụng
phù hợp và việc điều phối giữa các bộ phận cấu thành của tổ chức phải
hữu hiệu ...

-

Tổ chức cần phải được cơ cấu một cách mềm dẻo để điều chỉnh cho phù
hợp với các điều kiện đang thay đổi trong việc thực hiện các mục tiêu
của nó.

-

Cơ chế phản hồi có hiệu quả là điều cần thiết để tồn tại và phát triển
của tổ chức.

2.1.2 - Việc chia thành các phòng ban của một tổ chức (cơ cấu tổ chức).
Trong các tổ chức có quy mô nhỏ với hoạt động đơn giản và tầm hoạt
động hạn chế, việc chia các nhiệm vụ ra thành các trách nhiệm của các
23


phòng ban có thể là không cần thiết. Ngược lại, các tổ chức lớn có nhiều
sản phẩm khác nhau, tầm hoạt động và chuyên môn hóa cao thì việc chia
các hoạt động của tổ chức đó ra thành các phòng ban là điều cần thiết. Lợi
ích của việc chia thành các phòng ban là : Xác đònh rõ trách nhiệm và
quyền hạn của mỗi phòng ban, đơn vò; Hỗ trợ việc giao tiếp thông tin liên
lạc và kiểm soát bên trong tổ chức; Hoàn thiện các hoạt động về ra quyết
đònh; Tập trung vào một vài nhiệm vụ hoặc sản phẩm được lựa chọn; Trong
việc nhóm các hoạt động vào từng loại phòng ban, 7 tiêu chuẩn sau được sử
dụng : chức năng, vò trí, kết quả công việc, đối tượng phục vụ, số lượng
người lao động, thời gian cần thiết và quy trình.
- Cơ cấu dựa trên chức năng :
Các công việc, kỹ năng, kiến thức và đònh hướng giống nhau được đặt
vào một phòng, ban. Tiêu chuẩn này hầu như được sử dụng rộng rãi làm cơ

sở cho việc phân chia ra các phòng ban.
+ Lợi thế của việc phân nhóm theo chức năng là :
- Tranh thủ được hiệu quả và hiểu biết chuyên môn của việc chuyên
môn hóa ngành nghề.
- Hỗ trợ cho việc đào tạo nhân sự.
- Thúc đẩy sự hợp tác bởi vì mọi người có các mối quan tâm và giá trò
giống nhau.
- Tránh được sự chồng chéo về phương diện và trùng lặp về trách
nhiệm.
+ Điểm bất lợi :
Việc chuyên môn hóa quá đáng tạo ra sự cách biệt và quan điểm hạn hẹp
trong mức độ triển khai của người lao động. Quan điểm và sự quan tâm
rộng hơn đối với toàn bộ tổ chức chỉ xuất hiện ở cấp quản lý cao nhất.
Thiếu chú trọng tới sự hợp tác liên phòng ban, ranh giới cứng nhắc của mỗi
phòng ban.
- Cơ cấu theo lãnh thổ (Vò trí)
Một tổ chức được chia ra thành các phòng ban trên cơ sở của yếu tố lãnh
thổ. Các điều kiện đòa phương trở thành mối quan tâm lớn nhất của cán bộ
quản lý cấp cao nhất. Nguyên nhân thường thấy đối với cơ cấu tổ chức loại
này là mỗi đòa phương có các đặc thù riêng cần được chú ý tới một cách
đặc biệt.
- Cơ cấu dựa trên yếu tố sản phẩm (Kết quả công việc)
24


Một tổ chức được chia ra thành các phòng ban trên cơ sở các sản phẩm (kết
quả công việc), dự án hoặc chương trình của nó. Việc thực hiện nhiệm vụ
của mỗi phòng ban hoặc chương trình, dự án được đánh giá một cách dễ
dàng. Sự đổi mới bên trong mỗi phòng ban được hỗ trợ tốt hơn vì trách
nhiệm thống nhất của phòng ban đó đối với từng sản phẩm hoặc chương

trình cụ thể. Cấu trúc này linh hoạt hơn và có thể đương đầu tốt hơn với
những môi trường không ổn đònh và những điều kiện không vững chắc. Tuy
nhiên, tổ chức sẽ gặp phải sự trùng lặp về kinh phí và trang thiết bò.
- Cơ cấu dựa trên yếu tố khách hàng (đối tượng phục vụ)
Các khách hàng của một tổ chức có thể được phân loại vào nhóm khác
nhau. Mỗi nhóm khách hàng được phục vụ bởi một phòng nào đó. Điểm lợi
thế và điểm bất lợi của cấu trúc này cũng tương tự như của cơ cấu dựa trên
yếu tố sản phẩm.
- Số lượng người như là nền tảng của một cơ cấu.
Nếu số lượng lớn người lao động đang làm một loại công việc giống nhau ở
cùng một nơi làm việc chung ra các sản phẩm như nhau phục vụ cùng loại
khách hàng tương tự như nhau, thì điều cần thiết với mục đích kiểm soát
hành chính là xây dựng các đơn vò, bộ phận phòng ban dựa trên số lượng
người nhất đònh nào đó. Ví dụ như lực lượng vũ trang được chia thành tiểu
đội, trung đội, đại đội, ... và tương tự như vậy.
- Cơ cấu dựa trên yếu tố thời gian :
Một tổ chức có thể được chia ra thành các bộ phận cấu thành theo quy trình
của nó, có nghóa là số lượng các phòng ban được thành lập tùy theo số
lượng các công đoạn chính ví dụ như việc nhận đơn hàng và nguyên vật
liệu, sản xuất kỹ thuật, kiểm tra chất lượng và doanh số ... Trong một cơ
quan nhà nước, việc sắp xếp tương tự như vậy cũng có thể thực hiện. (các
công đoạn của quy trình).
2.1.3- Một số vấn đề cần quan tâm đối với cơ cấu tổ chức :
Trong việc sắp xếp một cơ cấu tổ chức, cần quan tâm cân nhắc
nghiêm túc các vấn đề sau đây :
- Chiến lược của tổ chức.
- Công nghệ được sử dụng trong các tổ chức đó.
- Môi trường tác động qua lại với tổ chức.
- Quan hệ giữa nhân viên trực tuyến và nhân viên tham mưu.
- Tầm kiểm soát so với khả năng của người quản lý và nhân viên.

25