LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ


MỞ ĐẦU
I. KHÁI QUÁT CHUNG
1. Khái niệm
1.1. Văn bản điện tử, Tài liệu điện tử
1.2. Hồ sơ điện tử, Lập hồ sơ điện tử
2. Đặc điểm của hồ sơ điện tử
3. Yêu cầu của lập hồ sơ điện tử
4. Tiêu chuẩn của hồ sơ điện tử
5. Tình hình lập hồ sơ điện tử hiện nay


II. QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
1. Điều kiện triển khai lập hồ sơ điện tử
2 . Quy trình lập hồ sơ điện tử
III. NHẬN XÉT
1. Tầm quan trọng
2. Nhận xét
3. Ý kiến đề xuất
KẾT LUẬN


MỞ ĐẦU

•
•

Trước thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, tài liệu điện tử- một loại hình tài liệu đặc biệt trở thành nguồn thông tin

đóng vai trò quan trọng và được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, điều
hành của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Vì vậy, lập hồ sơ điện tử là yêu cầu mang tính cấp bách, một công việc có vai trò
quan trọng trong quản lý tài liệu điện tử hiện nay.


I. KHÁI QUÁT CHUNG
1. Khái niệm
1.1. Văn bản điện tử, tài liệu điện tử
1.2. Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử


Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử

•

Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

•

Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên
kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP



Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử

•

Khoản 1, Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định:

Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập
hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ
thống quản lý tài liệu điện tử.
->Như vậy, lập hồ sơ điện tử là một yêu cầu bắt buộc phải thực hiện để quản lý tài liệu điện tử.


2. Đặc điểm của hồ sơ điện tử

Trước hết HSĐT phải được lập ở giai đoạn hiện hành (trong quá trình theo dõi, giải quyết CV) trong môi
trường thông tin của hệ thống quản lý TLĐT;

Thành phần của HSĐT bao gồm những VBĐT, TLĐT (có thể bao gồm nhiều định dạng: file PDF,
OFFICE, video, MP3…) có liên quan với nhau về một vấn đề;

HSĐT luôn gắn liền với dữ liệu đặc tả;

Để lập được HSĐT phải sử dụng các phương pháp kỹ thuật công nghệ thông tin (thông qua máy tính và
phần mềm lập HSĐT).


3. Yêu cầu của lập hồ sơ điện tử

Đảm bảo yêu cầu
HSĐT phải phản ánh

đúng chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, đơn vị
hình thành hồ sơ

Yêu cầu về sự liên kết
các văn bản của hồ sơ
điện tử và liên kết
HSĐT với dữ liệu đặc
tả

mô tả thông tin cho
văn bản trong
HSĐT, DLĐT của
HSĐT

Đảm bảo an toàn
hồ sơ điện tử


Tiêu chuẩn về
thành phần của HSĐT

4. Tiêu chuẩn của
HSĐT
Tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, xác thực, khả năng
truy cập của HSĐT


Tiêu chuẩn về
thành phần của HSĐT


•
•

Thành phần bên trong của hồ sơ điện tử có thể bao gồm các loại tài liệu điện tử
rất đa dạng được tạo lập bằng nhiều loại file có định dạng khác nhau như: file
Office, PDF, video, âm thanh, hình ảnh, bảng tính điện tử…
Các tài liệu, văn bản thuộc thành phần của hồ sơ điện tử phải được đưa vào mục
lục văn bản của hồ sơ đó, được sắp xếp theo các tiêu chí phù hợp với đặc điểm
của hồ sơ như: thời gian hình thành văn bản, tài liệu điện tử; tác giả; tên loại văn
bản, tài liệu điện tử, định dạng tài liệu điện tử…


Tiêu chuẩn về
thành phần của HSĐT

•

Cũng như hồ sơ giấy, văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ điện tử phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá
trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề,
sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

•

Các VBĐT, TLĐT thuộc một HSĐT phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính hay thiết bị lưu
trữ điện tử và giữa chúng phải có sự liên kết với nhau.
Sự liên kết này được thể hiện trong phần dữ liệu đặc tả của hồ sơ, ví dụ như VBĐT, TLĐT
thuộc một HSĐT sẽ có chung mã dữ liệu chẳng hạn như mã hồ sơ.



Tiêu chuẩn về
thành phần của HSĐT

•
•
•

Đối với TLĐT nói chung, đặc biệt đối với hồ sơ điện tử dữ liệu đặc tả là thành
phần không thể thiếu và luôn đi kèm với tài liệu và HSĐT .
Ngoài các VBĐT, TLĐT bên trong HSĐT, để đảm bảo yêu cầu về tính xác thực,
độ tin cậy và vấn đề quản lý, sử dụng HSĐT thì phải có dữ liệu đặc tả đi kèm
theo.
Nếu thiếu dữ liệu đặc tả của HSĐT thì việc quản lý và tra cứu HSĐT sẽ gặp khó
khăn.


Tiêu chuẩn về
thành phần của HSĐT

•

Trong quy định pháp lý của Việt Nam đã giải thích về khái niệm Dữ liệu đặc tả
(Metadata):

Đó là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất
lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm,
truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
Bên cạnh đó, yêu cầu về dữ liệu đặc tả của hồ sơ cũng được khẳng định: khi giao
nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ điện tử phải được lập
thành hồ sơ điện tử và phải giao nộp dữ liệu đặc tả kèm theo Điều 3,Nghị định số

64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ


b) Tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập
của HSĐT

•

Tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập của HSĐT phụ thuộc vào việc tạo lập
các VBĐT, TLĐT thuộc thành phần hồ sơ và phụ thuộc phương pháp kỹ thuật lập
HSĐT:

- Ở giai đoạn tạo lập các VBĐT, TLĐT phải đáp ứng được tiêu chuẩn của Dữ liệu
thông tin đầu vào.


b) Tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập
của HSĐT
- Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử phải đáp ứng được những yêu cầu chung
của văn bản điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử: định dạng, chất lượng tài liệu…
Bên cạnh đó, để đảm bảo giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử cần phải sử dụng chữ
ký số cho các văn bản điện tử, tài liệu điện tử thuộc thành phần của hồ sơ.
Hiện nay, chữ ký số là giải pháp và điều kiện gần như duy nhất để chứng minh độ
tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử.


b) Tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập
của HSĐT

•


•

Về mặt kỹ thuật công nghệ thông tin trong lập HSĐT thường gắn với những tính
năng được lập trình trong phần mềm (hoặc hệ thống quản lý tài liệu điện tử).
Các tính năng của phần mềm liên quan đến lập hồ sơ điện tử thường bao gồm:
yêu cầu nhập thông tin mô tả tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử (tạo nguồn dữ liệu đặc
tả của hồ sơ); tính năng liên kết các văn bản vào một hồ sơ, tạo số, ký hiệu cho
hồ sơ điện tử...
Đối với những cơ quan không có phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử thì
việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện theo phương pháp thủ công: tạo các folder
chứa hồ sơ điện tử và các file văn bản; đặt tên cho hồ sơ điện tử; lập mục lục văn
bản hồ sơ, liên kết các file văn bản, tài liệu điện tử vào hồ sơ.


b) Tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập
của HSĐT
- HSĐT phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập khi cần thiết.
Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để
không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
Chất lượng của hồ sơ điện tử phụ thuộc vào chất lượng của văn bản điện tử, tài liệu
điện tử.
Khi chúng đáp ứng được tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào sẽ đảm bảo khả năng
truy cập của hồ sơ điện tử.
Điều này có nghĩa là tài liệu điện tử được tạo lập phải đáp ứng được những yêu cầu
về tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ điện tử và được đánh giá là có khả năng bảo
quản và sử dụng lâu dài. Khoản 2, Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.


b) Tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập

của HSĐT
Nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành của hồ sơ điện tử thể hiện ở sự tập hợp
đầy đủ các văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ điện tử; sự sắp xếp các thành phần tài
liệu theo một trình tự hợp lý, khoa học để phản ánh chính xác nội dung của hồ sơ
điện tử.
Điều này cũng liên quan chặt chẽ đến cấu trúc của hồ sơ điện tử.
Bên cạnh đó là cách thức mô tả thông tin về hồ sơ điện tử sẽ đảm bảo yêu cầu về cấu
trúc và thông tin bối cảnh của hồ sơ điện tử.


5.

Tình hình lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, tổ chức
ở Việt Nam hiện nay

- Công tác lập hồ sơ điện tử mới được triển khai bước đầu trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức;

- Chất lượng của hồ sơ điện tử còn nhiều hạn chế;
Nguyên nhân?


Nguyên nhân

⇒Điều kiện triển khai lập HSĐT của cơ quan, TC hiện nay còn gặp nhiều khó
-

khăn do:

Chưa có phần mềm, chi phí xây dựng phần mềm cao;

Ngại thay đổi thói quen trong việc chuyển đổi từ TL giấy sang làm việc với TLĐT,
HSĐT;

- Nhà nước chưa ban hành đầy đủ những VB hướng dẫn về công tác lập hồ sơ điện
tử;

-

CQ, TC nhận thức chưa đúng về trách nhiệm công vụ trong việc lập hồ sơ điện
tử; Chưa thấy rõ tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ điện tử;
Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ còn thiếu, chưa đáp
ứng yêu cầu về khả năng làm việc với TLĐT và HSĐT…


II. Quy trình lập hồ sơ điện tử
Phương pháp/ điều kiện triển khai lập HSĐT trong cơ quan, tổ chức:

1.

Cài đặt và sử dụng phần mềm có tính năng lập HSĐT theo đúng quy trình của
công tác văn thư;

2. Xây dựng danh mục hồ sơ điện tử (bắt buộc);
3. Xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử.


1. Cài đặt và sử dụng phần mềm có tính năng lập HSĐT
theo đúng quy trình của công tác văn thư, lưu trữ



2. Xây dựng danh mục hồ sơ điện tử

Xây dựng
khung phân

Xác định những

Xây dựng mã

hồ sơ cần lập, dự

HSĐT (số, ký

loại TLĐT

kiến tiêu đề hồ sơ

hiệu) cho

trong CQ,

và đơn vị hoặc

HSĐT

ĐV

người lập

Dự kiến thời

hạn bảo
quản của
HSĐT


3. Quy trình lập hồ sơ điện tử

3.1. Mở hồ sơ:
Trong quá trình giải quyết công việc, sau khi xác định được mã hồ sơ cho
VB, TLĐT cần lập hồ sơ (theo DMHSĐT của CQ, ĐV), chuyên viên mở hồ sơ điện
tử, bằng cách truy cập vào tính năng lập hồ sơ điện tử; đặt tiêu đề cho hồ sơ điện
tử, mô tả thông tin đầu vào (dữ liệu đặc tả) cho HSĐT.