BỘ CÔNG THƢƠNG
TRƢỜNG CAO ĐẲNG THƢƠNG MẠI
KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH
===***===

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƢƠNG MẠI LÊ HIỀN ĐÀ NẴNG

Giảng viên hƣớng dẫn : Hồ thị Mỹ Kiều
Sinh viên thực hiện

: Mai Thị Thanh Thúy

Chuyên ngành

: Quản trị DNTM

Lớp

: 08QT8.3

Đà nẵng, tháng 6 năm 2017

i


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn đến tất cả thầy cô giáo Trường Cao Đẳng Thương
Mại và đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Hồ Thị Mỹ Kiều. Cô đã tận tình
hướng dẫn, chỉ bảo em trong thời gian thực tập vừa qua và đã giúp em hoàn thành tốt

bài báo cáo này.
Em cũng xin cảm ơn ban lãnh đạo Công Ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền Đà
Nẵng cùng các anh chị trong công ty đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện giúp em hoàn
thành bài báo cáo này.
Được sự giới thiệu của Trường Cao Đẳng Thương Mại và sự chấp thuận của Ban
Giám Đốc Công Ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền Đà Nẵng, em đã có 10 tuần thực
tập tại công ty để nghiên cứu tổng quát các hoạt động quản trị kinh doanh và chuyên
sâu về công tác quản trị kho hàng tại công ty làm đề tài báo cáo tốt nghiệp của mình.
Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền Đà Nẵng,
bằng vốn kiến thức đã học ở trường, đồng thời dưới sự hướng dẫn tận tình của cô và sự
giúp đỡ của các anh chị trong công ty. Giúp em rút ra nhiều bài học thực tế cho bản
thân trong tương lai và hoàn thành báo cáo thực tập này. Do thời gian có hạn và trình
độ bản thân còn hạn chế, nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất
mong quý thầy cô cùng các anh chị trong Ban Lãnh Đạo Công Ty Cổ Phần Thương
Mại Lê Hiền đóng góp ý kiến để giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, tháng 6 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Mai Thị Thanh Thúy

ii


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮC
- CP: Cổ phần
- TM: Thương mại
- KCN: Khu công nghiệp
- TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

- DV: Dịch vụ
- CCDV: Cung cấp dịch vụ
- HĐKD: Hoạt động kinh doanh
- TNDN: Thu nhập doanh nghiệp
- MTV: Một thành viên
- TP: Thành phố

iii


DANH MỤC BẢNG BIỂU

STT

Tên bảng

Số trang

1

Bảng 2.1: Danh sách một số khách hàng quen thuộc của công ty

16

2

Bảng 2.2: Danh sách một số nhà cung ứng sắt thép của công ty

17


3

Bảng 2.3: Danh sách một số nhà cung ứng đinh và thép buộc của
công ty

18

4

Bảng 2.4: Danh sách một số đối thủ cạnh tranh của công ty

19

5

Bảng 2.5: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty tư
năm 2014 – 2016

20 và 21

iv


DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ

STT

Tên sơ đồ, hình vẽ

Số

trang

1

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty

14

2

Sơ đồ 2.2: Quy trình tiếp nhận hàng tại kho

22

3

Sơ đồ 2.3: Quy trình nhập hàng vào kho

26

v


MỤC LỤC
TRANG BÌA ........................................................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................................................ ii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮC ..................................................................................................... iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU .................................................................................................................. iv
DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ ...........................................................................................................v
MỤC LỤC ............................................................................................................................................. vi

LỜI MỞ ĐẦU .........................................................................................................................................1
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI DOANH
NGHIỆP ..................................................................................................................................................2
1.1. Tổng quan về kho hàng .................................................................................................................2
1.1.1. Khái niệm kho hàng ..............................................................................................................2
1.1.2. Vai trò của kho hàng .............................................................................................................2
1.1.3. Chức năng của kho hàng ......................................................................................................3
1.1.4. Phân loại kho hàng ...............................................................................................................3
1.2. Quản trị kho hàng .......................................................................................................................3
1.2.1. Quyết định quản trị kho ........................................................................................................3
1.2.1.1. Quyết định về quyền sở hữu ............................................................................................3
1.2.1.2. Quyết định về số lượng kho hàng....................................................................................5
1.2.1.3. Quyết định bố trí không gian kho hàng ...........................................................................6
1.2.2. Quá trình nghiệp vụ kho hàng..............................................................................................7
1.2.2.1. Nghiệp vụ tiếp nhận hàng................................................................................................7
1.2.2.2. Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa ở kho ...............................................................................8
1.2.2.3. Nghiệp vụ xuất kho ...................................................................................................... 11
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG
MẠI LÊ HIỀN ĐÀ NẴNG...................................................................................................................13
2.1. Tổng quan về công ty cổ phần thƣơng mại Lê Hiền ............................................................. 13
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................................................... 13
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.............................................. 13
2.1.2.1.Chức năng ..................................................................................................................... 13
2.1.2.2. Nhiệm vụ ...................................................................................................................... 13
2.1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức .................................................................................................... 14
2.1.3. Đặc điểm môi trường kinh doanh...................................................................................... 14
2.1.3.1.Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh ...................................................................................... 14
2.1.3.2.Đặc điểm khách hàng .................................................................................................... 15
2.1.3.3.Đặc điểm thị trường....................................................................................................... 16
2.1.3.4. Đặc điểm nhà cung ứng ................................................................................................ 17


vi


2.1.3.5.Đặc điểm đối thủ cạnh tranh.......................................................................................... 18
2.1.4. Kết quả hoạt động của công ty năm 2014 – 2016 ............................................................. 20
2.2. Thực trạng quản trị kho hàng tại công ty cổ phần thƣơng mại Lê Hiền ............................ 21
2.2.1. Giới thiệu về kho hàng của công ty ................................................................................... 21
2.2.2. Công tác tiếp nhận hàng .................................................................................................... 22
2.2.2.1.Công tác chuẩn bị .......................................................................................................... 23
2.2.2.2. Công tác thực hiện........................................................................................................ 23
2.2.2.3.Công tác kiểm soát ........................................................................................................ 24
2.2.3. Công tác bảo quản hàng hóa ............................................................................................. 24
2.2.3.1. Cách phân bổ hàng hóa ................................................................................................ 24
2.2.3.2. Cách chất xếp hàng hóa ............................................................................................... 25
2.2.3.3. Cách kiểm kê hàng hóa ................................................................................................ 25
2.2.3.4. Cách bảo quản hàng hóa............................................................................................... 26
2.2.3.Công tác xuất hàng ............................................................................................................. 26
2.2.3.1. Gom hàng ..................................................................................................................... 27
2.2.3.2. Chuẩn bị xuất hàng....................................................................................................... 27
2.2.3.3. Xuất hàng ..................................................................................................................... 27
2.3. Đánh giá thực trạng quản trị kho hàng tại công ty cổ phần thƣơng mại Lê Hiền ............. 28
2.3.1. Những mặt đạt được........................................................................................................... 28
2.3.2. Những mặt còn hạn chế và nguyên nhân ......................................................................... 29
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHÀN
THƢƠNG MẠI LÊ HIỀN. ..................................................................................................................31
3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp............................................................................................................ 31
3.1.1. Mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty trong 5 năm tới ........................................... 31
3.1.2. Khả năng về tài chính của công ty .................................................................................... 31
3.1.3. Khả năng về nguồn nhân lực ............................................................................................ 31

3.1.4. Tình hình kho hàng hiện tại của công ty .......................................................................... 32
3.2. Một số giải pháp. ...................................................................................................................... 32
KẾT LUẬN ...........................................................................................................................................35
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

vii


LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế thế giới đã và đang trải qua những bước tiến nhảy vọt, với sự phát
triển không ngừng của xã hội, đã tạo ra bộ mặt mới trong nền kinh tế xã hội. Cùng với
xu hướng đó, nước ta đã lựa chọn mô hình kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ
nghĩa có sự quản lý của Nhà nước.
Vật liệu xây dựng sắt thép được xem là nghành kinh doanh đầy tiềm năng và có
triển vọng trong tương lai. Nhận thấy được lợi thế đó nên đã có rất nhiều công ty nhảy
vào để kinh doanh tranh giành chiếc bánh ngọt, làm cuộc chiến tranh giành thị phần
trên thị trường ngày càng gây gắt và quyết liệt hơn. Đối với doanh nghiệp thương mại
muốn tồn tại và khẳng định mình có vị trí vững chắc trên thị trường đòi hỏi hàng hóa
bán ra chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh nhất có thể. Để hàng có chất lượng tốt, bên
cạnh việc kiểm tra nghiêm ngặt chất lượng đầu vào thì hoạt động lưu hàng trong kho
cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, nó quyết định lô hàng đó sẽ được
bán hết hay tồn lại trong kho. Việc hoàn thiện công tác quản trị kho hàng là vấn đề mà
em quan tâm và mong muốn được nghiên cứu trong đợt thực tập này. Quan tâm đến
công tác kho hàng với mong muốn được nghiên cứu thực tế sâu hơn sự ảnh hưởng của
công tác này, do đó em xin chọn đề tài: “Hoạt động quản trị kho hàng tại công ty Cổ
Phần Thương Mại Lê Hiền Đà Nẵng.”
Đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kho hàng và quản trị kho hàng tại doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng về quản trị kho hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại

Lê Hiền Đà Nẵng.
Chương 3: Giải pháp nâng cao quản trị kho hàng tại công ty Cổ Phần Thương
Mại Lê Hiền Đà Nẵng.
Do kiến thức và kinh nghiệm nắm bắt thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo của
em chắc chắn không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự
thông cảm, đóng góp ý kiến từ các thầy cô, cùng các anh chị ở công ty Cổ Phần
Thương Mại Lê hiền Đà Nẵng để bài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO
HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan về kho hàng
1.1.1. Khái niệm kho hàng
Mọi doanh nghiệp để đảm bảo tốt việc sản xuất, kinh doanh, phân phối sản phẩm
tới tay khách hàng thì đều phải trải qua khâu lưu kho. Khi hàng mua về hay hàng tồn
kho đều được doanh nghiệp sắp xếp, bảo quản trong kho. Kho được các tổ chức đặc
biệt chú trọng nó là hệ thống hậu cần nơi mà doanh nghiệp chứa hoặc lưu trữ nguyên
vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong các thời gian khác nhau.
Kho hàng là nơi cất giữ nguyên nhiên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… trong
suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu và điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng
thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hóa
được lưu kho.
1.1.2. Vai trò của kho hàng
Trên thực tế có một số doanh nghiệp khong muốn tốn kém cho chi phí kho hàng,
nói chung họ chỉ muốn tránh hoạt động lưu kho khi có thể. Quan điểm này đang thay
đổi nhờ vào sự nhận thức được kho hàng có thể gia tăng giá trị nhiều hơn là chi phí bỏ
ra. Sau đây là một số vai trò của kho hàng

- Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: Nhu cầu
tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụvà có những dao động khó lường. Các nguồn
cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được
duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý. Do vậy lượng dự trữ
nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất
thường của điều kiện kinh doanh, phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất.
- Phối hợp sản phẩm: Vai trò thứ hai của kho hàng là có thể phối hợp các sản
phẩm theo đơn hàng của khách hàng. Các công ty thường vận hành với dòng sản phẩm
bao gồm hàng ngàn sản phẩm khác nhau, nếu chúng ta xem xét về quy mô, màu sắt,
hình dáng… Khi đặt hàng, khách hàng thường muốn phối hợp nhiều sản phẩm. Tuy
nhiên, trên thực tế công ty sẽ sản xuất mỗi loại sản phẩm ở những nhà máy khác nhau.
Nếu không thực hiện tốt khâu kho hàng thì sẽ phải đáp ứng đơn hàng từ nhiều vị trí
khác nhau, tạo ra sự khonng thống nhất về thời gian giao hàng đến và đây là cơ hội
cho tình trạng hỗn loạn. Do vậy, kho hàng phối hợp hàng hóa đối với dòng sản phẩm
đa dạng hướng đến việc đáp ứng đơn hàng hiệu quả.
- Góp phần giảm chi phí vận chuyển: Nhờ có kho hàng mà doanh nghiệp có thể
cùng một lúc mua khối lượng hàng hóa lớn hơn so với nhu cầu sử dụng hiện tại, gom
nhiều lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn để vận chuyển một lần, do đó tiết kiệm được
chi phí vận chuyển.
- Góp phần giảm chi phí sản xuất, mua hàng: Nhờ có kho hàng giúp lưu trữ hàng
hóa tồn kho, doanh nghiệp có thể chủ động sản xuất và mua hàng với quy mô lớn hơn
so với nhu cầu, tích lũy hàng hóa trong khi có biến động về giá cả dẫn đến giảm được
chi phí sản xuất và chi phí mua hàng. Đồng thời đảm bảo tốt nguyên vật liệu, bán
2


thành phẩm, thành phẩm tránh hư hỏng mất mát nhằm giảm chi phí trong quá trình sản
xuất.
- Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng: Doanh nghiệp trang bị kho hàng
nhằm đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao,

góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm.
1.1.3. Chức năng của kho hàng
Doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như một
địa điểm để gom, tách ghép đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa, để phục vụ tốt nhu cầu của
khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác. Kho hiện đại
thường giữ những chức năng sau:
- Lưu giữ hàng hóa: Chức năng cơ bản của kho hàng là lưu trữ hang hóa. Điều
này có nghĩa kho hàng là nơi nhận hàng hóa, nguyên vật liệu được mua vào, thực hiện
những hoạt động kiểm tra, sắp xếp cần thiết và sau đó lưu trữ hàng hóa, nguyên vật
liệu cho đến khi chúng được yêu cầu xuất ra.
- Gom hàng: Khi hàng hóa/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác
nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có
được lợi thế nhờ quy mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng các
phương tiện vận chuyển.
- Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiêu mặt hàng đa dạng của
khách hàng, kho hàng có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loại
hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho
quá trình bán hàng. Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện
nhỏ tới khách hàng.
- Bảo quản hàng hóa: Kho hàng phải đảm bảo chăm sóc và giữ gìn hàng hóa
không bị hư hỏng và mất mát, nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình
hàng hóa lưu kho; chất xếp hàng phải tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho.
1.1.4. Phân loại kho hàng
Có 3 kiểu phân loại nhà kho như sau:
- Theo quyền sở hữu kho: Kho hàng riêng, kho hàng chung và kho hàng hợp
đồng.
- Theo mặt hàng: Kho nguyên vật liệu, kho bán thàng phẩm, kho thành phẩm.
- Theo điều kiện bảo quản: Kho kín, kho nửa kín, kho lộ thiên.
1.2. Quản trị kho hàng
1.2.1. Quyết định quản trị kho

Các quyết định quản trị kho đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ kho, do đó
đòi hỏi các nhà quản trị cần quan tâm để đưa ra quyết định mang lại hiệu quả tối ưu
nhất.
1.2.1.1. Quyết định về quyền sở hữu
- Kho hàng riêng: Kho hàng riêng là kho hàng do doanh nghiệp sở hữu và sử
dụng để dự trữ và bảo quản hàng hóa. Việc sử dụng kho hàng riêng mang lại cho
doanh nghiệp nhiều thuận lợi nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều bất lợi kèm theo:
+ Lợi ích chủ yếu của kho riêng: Vận hành nhà kho của chính mình giúp
doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn, có thể thiết kế lại kho hàng cho phù hợp với nhu cầu,
ở vị trí và quy mô phù hợp. Kho hàng riêng cũng tạo được hình ảnh tốt cho doanh
3


nghiệp vì thế tạo cảm giác tin tưởng cho khách hàng. Ngoài ra, một lợi ích cuối cùng
mà kho hàng riêng có thể mang lại cho doanh nghiệp đó là có thể kết hợp việc sử dụng
kho hàng với các nhu cầu khác.
+ Tuy nhiên nếu doanh nghiệp sử dụng kho riêng thì chi phí cố định sẽ tăng,
trong đó chúng ta có thể tính đến các yếu tố như bất động sản và lạm phát trong cấu
trúc chi phí. Ngoài ra tính linh hoạt về vị trí sẽ có thể không đạt điểm tối ưu khi doanh
nghiệp mở rộng thì trường mục tiêu.
Các doanh nghiệp có quy mô sản lượng cao, ổn định, thị trường đông đúc, và nhu
cầu phải đạt được khả năng kiểm soát, các doanh nghiệp với dòng sản phẩm đa dạng
thường sở hữu kho hàng riêng nhằm đạt được tính kinh tế trong phân phối hàng hóa,
và thường có nhiều nhà máy nên họ sử dụng kho hàng riêng để đạt được tính kinh tế
trong cung ứng vật chất.
- Kho hàng chung: Kho hàng chung vận hành như một đơn vị kinh doanh độc
lập, kiếm tiền bằng cách tính phí những người sử dụng kho hàng.Với kho hàng chung
doanh nghiệp thuê một khu vực trống trong kho hàng, cùng chia sẻ với các doanh
nghiệp khác. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện các khâu liên quan đến việc lưu kho và
vận hành kho hàng; hoặc hợp đòng với một bên thứ ba có nhiệm vụ đảm nhiệm tất cả

các hoạt đọng về kho hàng. Với cách thức này doanh nghiệp khong sở hữu kho hàng
nhưng đề ra các tiêu chuẩn cần phải đạt. Cũng như kho hàng riêng, kho hàng riêng
cũng mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và bất lợi:
+ Lý do đàu tiên và quan trọng nhất đối với việc sử dụng kho hàng chung là
vấn đề về tài chính, nó không đòi hỏi đầu tư hoặc đầu tư hạn chế. Lợi thế thứ hai của
kho hành chung là tính linh hoạt. Chúng có thể được sử dụng để thích ứng với những
thay đổi trong ngắn hạn về nhu cầu mà không phải mua hoặc loại bỏ các cơ sở kho
hàng. Ngoài ra, kho hàng chung còn có các lợi ích khác như: khả năng tiếp cận với
những thiết bị và thực tiễn mới nhất, loại bỏ rủi ro công nghệ lỗi thời; tránh những đầu
tư về vốn lớn, tạo ra lợi nhuận trên đầu tư cao hơn; dễ dàng tiếp cận với vùng địa lý
rộng hơn; cho phép các thử nghiệm ngắn hạn về việc vận hành trong các vùng địa lý
mới.
+ Tuy nhiên, kho hàng chung cũng mang lại cho doanh nghiệp nhiều bất lợi
như: mất khả năng kiểm soát, chi phí sử dụng kho hàng chung thường thay đổi. Ngoài
ra, một bất lợi quan trọng mà các donh nghiệp rất quan tâm đó là tính hư hại đến hàng
hóa. Mặc dù có nhiều kho hàng chung vẫn chia ra các khu vực chứa hàng riêng biệt,
do đó mức độ hư hỏng hàng hóa lẫn nhau sẽ giảm đáng kể. Nhưng vẫn có nhiều kho,
hàng hóa lưu kho được lưu trữ chung. Do đó, hàng hóa lưu kho không tương thích với
nhau tạo ra rủi ro làm hư hỏng lẫn nhau, hàng hóa dễ mất mác, hư hỏng.
Đối với những công ty có mức tồn kho tích lũy không cao, nhu cầu về không
gian kho hàng biến đổi nhiều theo mùa hay những doanh nghiệp có các chuyến giao
hàng với số lượng nhỏ khoảng cách dài, hoặc một doanh nghiệp mới tham gia vào một
khu vực thị trường ở đó mức bán hàng và tính ổn định còn chưa cao thì nên sử dụng
kho hàng chung.
Xu hướng trong những năm gần đây là sử dụng các kho hàng chung. Điều này
cho phép các tổ chức tập trung vào hoạt động cốt lõi của mình và sử dụng tính chuyên
gia của các công ty kinh doanh kho hàng chuyên nghiệp.
4



- Kho hàng hợp đồng: Kho hàng hợp đồng là một dạng kho hàng chung được
thiết kế kết hợp với một số dịch vụ mà chỉ có kho hàng riêng mới cung cấp được.
Doanh nghiệp kinh doanh kho hàng hợp đồng chuyên môn hóa trong việc cung cấp các
dịch vụ phân phối chính xác, kinh tế và hiệu quả. Các công ty muốn có được chất
lượng và dịch vụ cao hơn mức trung bình phải sử dụng kho hàng hợp đồng. Những
kho hàng này được thiết kế để đáp ứng những chuẩn mực cao hơn và những nhu cầu
sắp xếp hàng hóa chuyên môn hóa đối với những sản phẩm như dược phẩm, đồ điện tử
và các hàng hóa có giá trị cao khác.
Doanh nghiệp kinh doanh kho hàng hợp đồng cung cấp ra thị trường một gói các
dịch vụ theo yêu cầu đối với người sử dụng kho hàng. Các dịch vụ này bao gồm: Lưu
kho, dỡ gói hàng, kết hợp, gói hàng theo đơn đặt hàng, kiểm soát tồn kho, sắp xếp vận
tải, hệ thống thông tin và các dịch vụ hỗ trợ tăng thêm mà người sử dụng yêu cầu.
Kho hàng hợp đồng có nhiều lợi thế về hoạt động, tài chính và chiến lược so với
kho hàng chung truyền thống hoặc kho hàng riêng. Lợi thế chính là giảm chi phí và tập
trung vào năng lực cốt lõi như sản xuất và marketing.
1.2.1.2. Quyết định về số lượng kho hàng
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị kho là quyết định sử dụng bao
nhiêu kho hàng trong hệ thống. Việc lựa chọn số lượng kho sẽ căn cứ so sánh giữa
việc tăng lên và giảm xuống giữa các khoảng chi phí. Các doanh nghiệp tăng hay giảm
số lượng kho hàng căn cứ vào những chi phí sau:
- Chi phí vận tải: Xét trên cả hai khía cạnh, chi phí vận tải gồm chi phí vận
chuyển hàng hóa từ nhà cung ứng đến doanh nghiệp và từ doanh nghiệp đến khách
hàng.
- Chi phí không bán được hàng: Doanh nghiệp phải gánh khi khách hàng có nhu
cầu nhưng doanh nghiệp không có hoặc không đủ hàng hóa để đáp ứng.
- Chi phí tồn kho: Hàng hóa lưu kho càng nhiều doanh nghiệp càng phải chịu một
khoản chi phí về ứ đọng vốn cho hàng tồn kho.
- Chi phí kho hàng: Doanh nghệp bỏ ra để xây dựng, bảo trì kho hàng và các cơ
sở vật chất khác trong kho hàng.
Trong trường hợp số lượng kho hàng tăng, chi phí vận tải và chi phí không bán

được hàng giảm xuống nhưng chi phí tồn kho và chi phí kho hàng có thể tăng. Đòi hỏi
lượng hàng doanh nghiệp mua để dự trữ sẽ nhiều hơn, giúp giảm đi chi phí vận chuyển
trên một đơn vị hàng hóa và chi phí không bán được hàng. Ngoài ra tăng số lượng kho
hàng sẽ giúp khoảng cách vận chuyển hàng hóa đến gần khách hàng hơn, vì doanh
nghiệp sẽ bố trí rộng rãi kho hàng trên thị trường kinh doanh. Tuy nhiên, khoản phí
đầu tư vào xây dựng và bảo trì kho hàng tăng cao và doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng vốn
với lượng tồn kho nhiều. Trpng trường hợp doanh nghiệp sử dụng ít kho hàng thì
ngược lại. Xu thế hiện nay doanh nghiệp có xu hướng giảm số lượng kho hàng kết hợp
với hệ thống vận tải đáng tin cậy để giảm được chi phí vận tải và chi phí kho hàng,
đồng thời để giảm được chi phí tồn kho bằng cách tăng quy mô sản lượng hoặc vòng
quay hàng tồn kho.
Vấn đề số lượng kho hàng trong mạng lưới còn có thể được xem,m xét dưới khía
cạnh hệ thống kho hàng tập trung hay phi tập trung. Với hệ thống kho hàng tập trung,
doanh nghiệp có ít kho hàng hơn, và ngược lại, sẽ cần đến nhiều kho hàng nếu sử dụng
5


hệ thống kho hàng phi tập trung.Các nhân tố tác động đến việc lựa chon hệ thống kho
hàng và số lượng kho hàng trong mạng lưới:
- Tính dễ thay đổi của hàng hóa;
- Quy mô mua hàng của khách hàng;
- Giá trị hàng hóa;
- Dịch vụ khách hàng;
- Nhu cầu sử dụng kho hàng đặc biệt của doanh nghiệp.
Để xác định số lượng kho hàng tối ưu, nhà quản trị cần phải phan tích tổng chi
phí cho số lượng kho hàng trong hệ thống.
1.2.1.3. Quyết định bố trí không gian kho hàng
Việc bố trí không gian và thiết kế mặt bằng kho ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả
và hiệu suất của quá trình tác nghiệp trong kho. Thiết kế và quy hoạch mặt bằng kho
cần căn cứ vào những yếu tố sau:

- Khối lượng/thể tích hàng hóa và thời gian lưu hàng trong kho. Số lượng hàng
tồn kho tác động rất lớn đến việc bố trí tối ưu kho hàng. Một kho hàng lưu trữ ít loại
hàng hóa sẽ chấp nhận một mật độ bố trí dày đặt hơn là một kho hàng bố trí nhiều loại
hàng hóa. Việc quản trị kho hàng hiệu quả cho phép chúng ta sử dụng những phương
pháp điều khiển quản lý tự động dòng di chuyển của hàng hóa.
- Bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp như nhận hàng, giao
hàng, tập hợp đơn hàng, dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phòng, chỗ cho bao bì và
đường đi cho phương tiện thiết bị kho.
+ Khu vực nhận hàng – giao hàng: Hai khu vực này có thể chung hoặc tách
riêng. Doanh nghiệp khi xác định nhu cầu không gian cho khu vực nhận hàng và giao
hàng phải dự tính không gian để di chuyển các tác nghiệp cho các thiết bị bốc xếp và
nâng hàng, không gian để kiểm tra và kiểm soát.
+ Khu vực đóng gói: Phụ thuộc vào đơn hàng, bản chất của sản phẩm và các
thiết bị
+ Khu vực văn phòng: Gồm khu hành chính dành cho đội ngũ nhân viên văn
phòng và quản lý; khu vực vệ sinh và khu vực cà phê cho nhân viên; phòng bảo vệ.
Không gian khu vực văn phòng phụ thuộc vào số lượng nhân viên.
Kho hàng hóa phải được thiết kế sao cho đảm bảo đáp ứng nhanh quá trình mua
bán hàng hóa qua kho, phải hợp lý hóa việc phân bổ dự trữ trong kho và đảm bảo chất
lượng hàng hóa. Vì vậy, cần lưu ý đến những nguyên tắc thiết kế và quy hoạch mặt
bằng kho hàng hóa như sau:
- Sử dụng hiệu quả mặt bằng kho;
- Sử dụng tối đa độ cao của kho;
- Sử dụng hiệu quả thiết bị bốc dở, chất xếp;
- Di chuyển hàng hóa theo đường thẳng nhằm tối thiểu hóa khoảng cách vận
động của sản phẩm dự trữ;
- Tránh sự tắc nghẽn trong quá trình dịch chuyển lao động và đối tượng;
- Cực tiểu chi phí vận chuyển;
- Tối thiểu hóa đường đi trong kho;
- Giảm các nguy hiểm đối với con người;

- Đảm bảo sự linh hoạt;
6


- Đảm bảo thuận tiện cho quan sát và kiểm tra.
Để doanh nghiệp đạt được nhiều mục đích như vậy thì nhân viên bộ phận kho đòi
hỏi cần có kinh nghiệm và sự đánh giá cẩn thận trong việc ra quyết định lựa chọn vị trí
kho; bố trí, sắp xếp hàng hóa trong kho.
1.2.2. Quá trình nghiệp vụ kho hàng
1.2.2.1. Nghiệp vụ tiếp nhận hàng
a. Các yêu cầu khi tiếp nhận hàng
- Tiếp nhận hàng hóa vào kho phải tuân thủ các nguyên tắc, thủ tục trog các thể
lệ và kiểm tra hàng hóa. Tùy nguồn hàng nhập kho mà áp dụng thể lệ thích hợp.
-Để tiến hành tốt việc tiếp nhận hàng hóa, ngoài việc kiểm tra số lượng, chất
lượng, chứng từ, còn phải chuẩn bị tốt lực lượng lao động, phương tiện và kho tiếp
nhận.
- Phải đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác: Yêu cầu này nhằm
tiết kiệm thời gian hàng hóa dừng lại ở công đoạn tiếp nhận do đó nhanh chóng giải
phóng phương tiện vận chuyển, nhanh chóng đưa hàng hóa vào nơi bảo quản.
b. Nội dung tiếp nhận hàng
Công đoạn tiếp nhận hàng hóa ở kho bao gồm: Tiếp nhận số lượng, tiếp nhận
chất lượng và làm chứng từ nhận hàng.
-Tiếp nhận số lượng: Tiếp nhận số lượng là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa
thực nhập và xác định trách nhiệm giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt
lượng.
Tiếp nhận số lượng hàng hóa gồm hai bước:
+ Tiếp nhận sơ bộ: Tiếp nhận theo đơn vị bao bì hàng hóa bằng phương pháp
đếm số lượng các đơn vị hàng hóa chứa lượng hàng hóa tiêu chuẩn đẻ xác định tổng
lượng hàng hóa. Tiếp nhận sơ bộ chỉ trong trường hợp hàng hóa đựng trong bao bì tiêu
chuẩn nguyên vẹn, không bị dập vỡ, không có dấu hiệu mất an toàn.

+ Tiếp nhận chi tiết: Áp dụng trong trường hợp hàng hóa đã qua tiếp nhận sơ
bộ hoặc hàng hóa không có bao bì, bao bì không an toàn.tiếp nhận chi tiết có thể tiến
hành trên mẫu đại diện. Sau khi tiếp nhận chi tiết, trách nhiệm vật chất về mặt lượng
của hàng hóa được chuyển giao cho bên nhận hàng. Trong quá trình tiếp nhận, nếu
phát hiện hàng hóa thừa hoặc thiếu, phải lập biên bản đẻ quy trách nhiệm vật chất.
- Tiếp nhận chất lượng: Tiếp nhận chất lượng bao gồm các mặt công tác nhằm
kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm giữa các
bên giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập kho.
+ Tiếp nhận chất lượng hàng hóa phải tiến hành theo các bước sau:
. Thứ nhất, phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng: Việc kiểm tra chất lượng có thể
không thể tiến hành đối với toàn bộ lô hàng, do đó phải lấy mẫu để kiểm tra. Tuy
nhiên vẫn có nhiều trường hợp cần phải kiểm tra toàn bộ lô hàng khi tiếp nhận chẳng
hạn: số lượng hàng hóa tiếp nhận ít, hàng hóa tiếp nhận có giá trị cao, hàng hóa quan
trọng…
. Thứ hai, phải xác định phương pháp kiểm tra và đánh giá chất lượng: Có hai
phương pháp kiểm tra chủ yếu là phương pháp cảm quan và phương pháp phân tích thí
nghiệm.Phương pháp cảm quan là phương pháp sử dụng các giác quan của con người
để kiểm tra chất lượng. Các chỉ tiêu cảm quan thường là: Màu sắc, mùi vị, âm thanh độ
7


cứng. Phương pháp phân tích thí nghiệm là phương pháp sử dụng các thiết bị phân tích
trong phòng thí nghiệm để xác định các chỉ tiêu chất lượng về lý, hóa, sinh…Yêu cầu
quan trọng của phương pháp này là phải có những thiết bị độ chính xác cao.
Trong quá trình kiểm tra và đánh giá, nếu phát hiện thấy chất lượng hàng hóa
không đảm bảo tiêu chuẩn và các cam kết, bao bì và hàng hóa không đúng quy cách,
phải lập biên bản về tình trạng chất lượng với sự có mặt của bên giao hàng hoặc cơ
quan giám định chất lượng hàng hóa.
- Lập chứng từ nhận hàng: Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa,
nếu lô hàng đảm bảo thì tất cả hàng hóa nhập kho phải ghi vào “sổ hàng nhập”, đòng

thời phải ghi chép số liệu hàng nhập vào thẻ kho để nắm được tình hình nhập xuất và
tồn kho.
Mỗi lần nhập hàng vào kho phải kiểm tra kỹ chứng từ. Nếu chứng từ giao hàng
hợp lệ và phù hợp, người nhận hàng ký tên vào chứng từ giao hàng và hóa đơn, rồi
hoàn trả lại cho người giao hàng. Trường hợp hàng hóa không đảm bảo số lượng và
chất lượng hoặc không có chứng từ đi kèm phải tiến hành lập biên bản và tùy theo tình
hình cụ thể để xử lý.
c. Xử lý hàng hóa khi tiếp nhận
Để đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc, chế độ giao nhận đồng thời để nâng cao
tinh thần trách nhiệm giữa các bên hữu quan, cần xử lý trường hợp phát sinh.
- Trường hợp nhận hàng chứng từ không hợp lệ, số lượng hàng hóa thực tế không
ăn khớp với hóa đơn, chất lượng hàng hóa không đúng tiêu chuẩn… đều lập biên bản
có đại diện giữa các bên hữu quan xác nhận, làm rõ trách nhiệm giữa các bên và đề ra
biện pháp xử lý kịp thời.
- Trường hợp nhận hàng thiếu hóa đơn thì bộ phận nhiệm vụ căn cứ vào hợp
đồng kinh tế, kế hoạch nhập hàng hoặc vận đơn để lập phiếu nhập kho. Trên phiếu ghi
“hàng nhập kho chưa có hóa đơn” và ghi sổ theo dõi “hóa đơn chưa đến”. Khi có hóa
đơn phải kiểm tra đối chiếu với hàng thực nhận rồi chuyển cho bộ phận nghiệp vụ vào
sổ sách.
- Trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng hóa chưa đến
+ Trường hợp đã nhận trả tiền: Bộ phận nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng
kinh tế rồi chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra lại hóa đơn để ghi vào sổ “hàng đang
đi trên đường”.
+ Trường hợp chưa nhận trả tiền: Bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ
hóa đơn. Khi hàng đến sẽ giải quyết như trường hợp hàng và hóa đơn đến cùng một
lúc.
1.2.2.2. Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa ở kho
a. Phân bổ và chất xếp hàng hóa
Bảo quản hàng hóa là một trong những nghiệp vụ cơ bản và quan trọng nhất ở
kho.

Phân bổ và chất xếp hợp lý hàng hóa ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo
quản hàng hóa, tiếp nhận và phát hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tích và dung
tích kho hàng hóa.
- Nguyên tắc của phân bổ và chất xếp hàng hóa:

8


+ Không gây ảnh hưởng xấu giữa hàng hóa này và hàng hóa khác. Để thực
hện nguyên tắc này, khi phân bổ phải căn cứ vào tính chất đặc điểm của hàng hóa đưa
vào bảo quản.
+ Phân chia theo khu vực, địa điểm cụ thể cho từng kiện hàng, từng nhóm
hàng. Mỗi khu vực bảo quản cần có sơ đồ đánh số hoặc ghi ký hiệu để dễ phân biệt và
dễ tìm.
+ Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm kê hàng hóa, xếp đúng ký hiệu hướng dẫn
ngoài bao bì.
- Yêu cầu chung trong phân bổ và chất xếp: Đảm bảo thuận tiện cho việc tiến
hành các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho con người, hàng hóa và phương tiện;
bảo đảm tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, không ngừng nâng cao năng suất lao
động, tận dụng sức chứa của kho, công suất thiết bị.
- Xác định vị trí phân bổ hàng hóa: Vị trí phân bổ hàng hóa bảo quản thường
được xác định tùy thuộc vào bốn yếu tố: Thời gian lưu giữ trong kho, trọng lượng,
kích thước và hình khối của hàng hóa.
- Phương pháp chất xếp hàng hóa:
+ Phương pháp đổ đống: Thường áp dụng với những hàng hóa ở dạng rời và
không có bao bì. Phương pháp này thực hiện nhanh gọn, dễ dàng, ít tốn kém chi phí
chất xếp hàng hóa. Tuy nhiên hàng hóa khi đổ đống cần diện tích phải rộng và không
làm hàng hóa dễ hư hỏng.
+ Phương pháp xếp trên giàn, giá, bục, tủ: Thường áp dụng để chất xếp những
hàng hóa đã mở bao, hàng lẻ, hàng xuất còn thừa, hoặc hàng cần bảo quản trên giá tủ

chuyên dùng. Chất xếp hàng hóa theo phương pháp này giúp dễ dàng tìm kiếm hàng
hóa khi có nhu cầu, tiết kiệm được diện tích. Tuy nhiên phải đầu tư một khoản chi phí
cho các thiết bị phục vụ cho phương pháp chất xếp này như: giàn, giá, bục, tủ…
+ Phương pháp xếp hàng thành chồng: Thường sử dụng đối với hàng hóa bảo
quản nguyên bao, nguyên kiện. Phương pháp chất xếp thành chồng có kiểu xếp hình
khối tháp và hình khối lập phương. Hiện nay, đây là phương pháp được sử dụng phổ
biến ở nước ta. Phương pháp này giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi có nhu cầu, tiết
kiệm diện tích và bảo quản tốt hàng hóa. Nhưng nhược điểm của phương pháp xếp
hàng thành chồng là tốn kém chi phí chất xếp.
b. Chăm sóc và giữ gìn hàng hóa
Hàng hóa trong thời gian bảo quản tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bên
ngoài có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng. Để tạo điều kiện thích hợp bảo quản
hàng hóa, phát hiện hàng hóa bị giảm sút chất lượng, đề phòng hàng hóa mất mát phải
sử dụng một hệ thống các mặt công tác: Quản lý nhiệt độ và độ ẩm; phòng chống côn
trùng và vật gặm nhấm; phòng chay, chữa cháy và phòng gian bảo mật; kiểm tra và
giám sát chất lượng hàng hóa.
- Hạn chế ảnh hưởng của nhiệt độ, độ ẩm: Nhiệt độ và độ ẩm có ảnh hưởng rất
lớn đến sự biến đổi lý hóa tính của nhiều loại hàng hóa trong quá trình dự trữ và bảo
quản. Đối với nhiệt độ cao có ba phương pháp là: Dùng bạt phủ kín, thông hơi, thông
gió và hạn chế bớt nhiệt độ cao của môi trường truyền vào. Khi nhiệt độ bên ngoài nhỏ
hơn nhiệt độ bên trong nên lợi dụng khí hậu thiên nhiên để thông hơi, thông gió. Để
hạn chế ánh nắng mặt trời chiếu vào kho thì nên quét vôi quanh tường, trồng cây xung
9


quanh, dùng mái cỏ, rơm rạ để phủ lên mái ngói. Đối với độ ẩm thì có hai cách thực
hiện: Thông gió để hạ bớt độ ẩm và dùng chất hóa học để hút ẩm. Thông gió để hạ bớt
độ ẩm bao gồm thông gió tự nhiên và thông gió nhân tạo. Thông gió tự nhiên làm thay
đổi không khí trong kho dựa vào các điều kiện tự nhiên. Thông gió nhân tạo đối với
một số kho hàng và trong điều kiện thời tiết, khí hậu không cho phép thông gió tự

nhiên, phải tiến hành thông gió nhân tạo. Kết hợp quạt thông gió với máy lạnh, máy
điều hòa nhiệt độ.
- Phòng tránh côn trùng và vật gặm nhấm: Một nguyên nhân gây ra sự hư hỏng
biến cgaats ở một số hàng hóa là do côn trùng và vật gặm nhấn phá hoại. Như vậy,
phương châm “phòng là chính, kết hợp giữa phòng và trị”. Muốn côn trùng và các vật
gặm nhấm phá hoại như mọt, mối, kiếm, sâu bọ, chim, chuột…có hiệu quả cần nghiên
cứu quy luật hoạt động, đối tượng phá hoại, quy luật sinh sản và cách phòng trừ từng
loại hiệu quả nhất. Mặt khác phải thường xuyên kiểm tra và phát hiện kịp thời để sớm
ngăn ngừa sự phá hoại. Các biện pháp phòng như vệ sinh kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp;
kiểm tra kỹ kho khi nhập hàng hóa; có phương tiện, dụng cụ, hóa chất để phòng côn
trùng gặm nhấm từ ngoài xâm nhậm vào trong kho, từ cửa thông gió, cửa sổ. Và các
biện pháp chống như là sử dụng nhiệt độ cao hoặc nhiệt độ thấp để diệt côn trùng; sử
dụng hóa chất để tiêu diệt nhưng chú ý sự ảnh hưởng của hóa chất đến người và hàng
hóa; cách ly hàng hóa bị côn trùng, vật gặm nhấm để hạn chế sự lan rộng và sớm xử lý
bằng biện pháp thích hợp; đảo chuyển kho dự trữ loại hàng hóa khác để làm mất đối
tượng phá hoại.
- Phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật: Cháy là hiện tượng dễ xảy ra do
sơ suất trong sản xuất và sinh hoạt gây tổn thất nghiêm trọng tài sản của doanh nghiệp
và xã hội, do đó phòng chống cháy là công tác cần phải được quan tâm đặc biệt. Đối
với biện pháp phòng cháy, chữa cháy thì kho phải thiết kế và có địa điểm đảm bảo yêu
cầu phòng cháy và thuận tiện khi chữa cháy. Khi bảo quản hàng hóa phải được phân
bổ, chất xếp thuận tiện cho công tác kiểm tra, vệ sinh và chữa cháy. Có đầy đủ, sẵn
sàng các phương tiện dụng cụ chữa cháy và báo động, có nội quy và tổ chức tập luyện
chữa cháy theo phương án của đơn vị. Đối với biện pháp phòng gian bảo mật thì phải
xây dựng nội quy, kiểm tra, đôn đốc nhân viên kho thực hiện. Tổ chức lực lượng bảo
vệ kho, hàng hóa. Xây dựng và trang bị các công trình, thiết bị bảo vệ. Không bố trí
khu vực sinh hoạt của cán bộ, công nhân viên trong khu vực kho. Giáo dục và nêu cao
tinh thần cảnh giác phòng chống trộm cắp cho cán bộ và nhân viên kho hàng.
c. Nắm số lượng và giá trị dự trữ
Hàng hóa và nguyên vật liệu dự trữ trong kho là một bộ phận tài sản lưu động

chiếm lợi ích lớn và có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
Việc lụa chọn thời điểm kiểm kê hàng dự trữ phải căn cứ vào nhiều yếu tố như: đặc
thù, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận
dụng thích hợp. Có hai thời điểm kiểm kê là: Kiểm kê định kỳ và kê khai thường
xuyên. Mỗi thời điểm kiểm kê có những đặc thù riêng như:
- Thời điểm kiểm kê định kỳ: Doanh nghiệp không thường xuyên theo dõi tình
hình nhập xuất tồn của hàng hóa mà cuối mỗi kỳ mới tiến hành kiểm tra. Các đơn vị
chỉ quan tâm đến giá trị tồn đàu kỳ, nhập trong kỳ và tồn cuối kỳ. Kiểm kê định kỳ
thường áp dụng ở các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn,
10


nhiều chủng loại, quy cách và các đơn vị sản xuất ra một loại sản phẩm, hàng hóa nào
đó. Vì các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nên nếu lựa chọn kê khai
thường xuyên sẽ mất mát thời gian và có thể không mang lại hiệu quả vì độ chính xác
không cao.
- Thời điểm kê khai thường xuyên: Doanh nghiệp thường xuyên theo dõi tình
hình nhập xuất tồn của hàng hóa. Đối với thời điểm kê khai thường xuyên sẽ quan tâm
đến giá trị tồn đầu kỳ, nhập và xuất trong kỳ. Cách thức kê khai thường xuyên thường
vận dụng cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn
như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao. Phương pháp này giúp chủ
doanh nghiệp có thể biết được mặt hàng nào đang được tiêu thụ nhanh chóng để kịp
thời mua thêm hàng nhập kho dự trữ và bán hàng, hay mặt hàng nào bị ứ đọng, khó
tiêu thụ để nhanh chóng tìm giải pháp tiêu thụ hàng, thu hồi vốn; vì doanh nghiệp kinh
doanh các mặt hàng có giá trị lớn, nếu để ứ đọng hàng nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn
lớn, kinh doanh không đạt hiệu quả.
Đối với mỗi thời điểm kiểm kê, đều có thể vận dụng cả ba phương pháp để nắm
giá trị hàng hóa dự trữ như: Phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập
sau xuất trước, và phương pháp bình quân gia quyền.
1.2.2.3. Nghiệp vụ xuất kho

a. Nguyên tắc thực hiện nghiệp vụ xuất kho
- Hàng hóa chỉ được xuất kho khi có phiếu hoặc lệnh xuất kho hợp lệ và chỉ được
xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trên phiếu xuất.
- Không “tạm xuất” hoặc “xuất treo”. Đối với một phiếu xuất hàng, thủ kho phải
bảo đảm xuất nhanh, gọn và liên tục.
-Hàng xuất kho phải đảm bảo nguyên tắc nhập trước – xuất trước
- Hàng đã làm xong thủ tục xuất, nhưng vì lý do nào đó mà đơn vị nhận hàng
chưa chuyển được thì phải để riêng ở khu vực trong kho để tránh nhầm lẫn.
b. Nội dung nghiệp vụ xuất kho
- Chuẩn bị xuất hàng
+ Chuẩn bị hàng hóa: Là quá trình biến đổi hình thức hàng hóa và hình thành
lô hàng theo yêu cầu đơn hàng. Việc biến đổi hàng hóa là cần thiết, vì hàng hóa nhập
kho là theo yêu cầu của kho và doanh ngiệp đã được ghi trong hợp đồng mua bán, còn
hàng hóa giao từ kgo là theo yêu cầu của khách hàng. Quá trình bao gồm: Kiểm đếm
và đóng gói hàng hóa.
. Kiểm đếm hàng hóa: Là quá trình kiểm tra chất lượng, đếm và tính toán số
lượng từng loại hàng. Mục tiêu của kiểm đếm là chính xác và nhanh chóng.
. Đóng gói hàng hóa: Là quá trình hàng hóa được cho vào bao bì để tránh bị
hư hỏng trong quá trình lưu trữ và vận chuyển. Mục tiêu của đóng gói hàng hóa là
thẩm mỹ, nhanh chóng, bảo quản tốt hàng hóa bên trong.
+ Chuẩn bị phương tiện: Trong kho hàng có những công việc có thể thực hiện
nhờ vào sử dụng các loại thiết bị như: Bốc dỡ các hàng hóa từ phương tiện vận tải
chuyển vào kho sắp xếp và ngược lại, chuyển các hàng hóa này đén vị trí tồn trữ, đảo
kho khi cần để tái sắp xếp hay dùng trong kiểm kê, lưu trữ hàng hóa, đóng gói hàng
hóa, dán nhãn – tem theo quy định, vệ sinh kho hàng. Các loại thiết bị có thể sử dụng
trong kho là: Xe nâng dùng điện hay chạy bằng nhiên liệu xăng dầu, nâng tay điều
11


khiển bằng tay hay tự động, balet làm bằng gỗ nhựa hay bằng kim loại, xe đẩy bằng

tay, các dạng khung kệ,…
+ Chuẩn bị chứng từ: Nghiệp vụ phát hàng có những chứng từ liên quan như
giây báo xuất hàng, lệnh giao hàng, hóa đơn hay phiếu xuất kho.
+ Chuẩn bị nguồn nhân lực: Là chuẩn bị số lượng nhân viên thực hiện các
công việc trong khâu phát hàng; phân chia quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ cho các
thành viên tham gia vào quá trình phát hàng.
- Phát hàng: Là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộ
quá trình nghiệp vụ kho hàng hóa. Sau hki đã tập hợp các đơn hàng theo đúng yêu cầu
của khách, tác nghiệp tiếp theo là chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển.Phát hàng
bao gồm các thao tác nghiệp vụ để chuyển giao hàng hóa cho các đối tượng nhận
hàng, đó là những thao tác sau:
+ Xếp lịch chạy xe theo thứ tự ưu tiên về mức độ cấp bách và thời hạn thực
hiện đơn hàng.
+ Chất xếp hàng hóa lên phương tiện vận tải.
+ Kiểm tra chứng từ, hóa đơn thanh toán và lệnh xuất kho; làm chứng từ giao
hàng; làm giấy phép vận chuyển.
+ Kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng và bán buôn hàng hóa từ kho, biến
động của dự trữ, mở sổ theo dõi hàng xuất, khio xuất các lô hàng phải ghi chép cẩn
thận và thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hàng hóa nhằm bổ sung kịp thời.

12


CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI LÊ HIỀN ĐÀ NẴNG
2.1. Tổng quan về công ty cổ phần thƣơng mại Lê Hiền
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty cổ phần thương mại Lê Hiền được thành lập và đi vào hoạt động ngày
16/09/2010 tại văn phòng đại diện số 114 Hà Huy Tập, phường Thanh Khê Đông,
quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng.

Công ty sở hữu hai kho hàng tại trụ sở chính 733 Trường Chinh, quận Cẩm Lệ,
thành phố Đà Nẵng và kho thứ hai ở địa chỉ C21 quốc lộ 1A xã Hòa Châu,huyện Hòa
Vang, Đà Nẵng.
- Tên giao dịch: Công Ty CP TM Lê Hiền.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0401378208 do Sở Kế Hoạch và Đầu
Tư Thành Phố Đà Nẵng cấp ngày 07/09/2010.
- Điện thoại: 3814723-3676677
- Fax: 3676679
- Email:
- Website:
- Giám đốc: Lê Thị Như Nguyệt
Công ty đã đi vào hoạt động được gần 7 năm, là một trong những công ty hàng
đầu về phân phối các loại sản phẩm sắt thép tại Đà Nẵng và các tỉnh ở khu vực miền
trung. Sau nhiều năm nỗ lực công ty đã tạo dựng được hình ảnh uy tín, chất lượng và
sự tin tưởng của khách hàng.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.2.1.Chức năng
- Kinh doanh thương mại các mặt hàng sắt thép do công ty mua vào phục vụ cho
việc xây dựng, quản lý hay tổ chức thương mại các mặt hàng theo đúng yêu cầu trong
giấy phép kinh doanh đã quy định.
- Bên cạnh việc đáp ứng nhu cầu khách hàng ở Đà Nẵng và khu vực miền trung
còn tạo việc làm cho người lao động,tích lũy vốn để tăng nguồn vốn kinh doanh và
nâng cao đời sống xã hội cho các bộ công nhân viên của công ty và đóng góp vào các
quỹ phúc lợi.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước theo đúng quy định pháp
luật.
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn đã đăng ký, chịu trách nhiệm
trước pháp luật, trước khách hàng về chất lượng sản phẩm của công ty.
- Được chủ động giao dịch và ký kết các hợp đồng kinh tế.

- Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của khách
hàng.
- Đảm bảo việc làm, đời sống thu nhập và thực hiện nghĩa vụ đối với công nhân
viên theo quy định của pháp luật
- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế.
- Thực hiên các cam kết mua bán hợp đồng kinh doanh đúng theo quy định của
pháp luật.
13


- Phân bổ và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Tuân thủ pháp luật về chế độ hoạch toán kế toán teo dúng quy định của nhà
nước.
- Nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh phải do công ty quản lý. Khai thác và sử
dụng có hiệu quả nguồn vốn đó, đảm bảo đầu tư, mở rộng kinh doanh.
- Công ty xây dựng và mở rộng hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu đa dạng
của thị trường.
2.1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Để tổ chức, điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, mô hình quản lý
của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu nên việc điều hành, quản lý
giữa các bộ phận không gặp những trở ngại chồng chéo lên nhau và phối hợp đồng bộ
giữa ác phòng ban nên đã giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định mang hiệu quả cao.
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÕNG KINH
DOANH

PHÕNG KẾ TOÁN


BỘ PHẬN KHO

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thƣơng mại Lê Hiền
Chú thích
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ hỗ trợ
(Nguồn: phòng kinh doanh)
2.1.3. Đặc điểm môi trường kinh doanh
2.1.3.1.Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh
Công ty đã và đang hoạt động về lĩnh vực kinh doanh thương mại, mua đi bán
lại. Hiện nay, công ty đã kinh doanh được nhiều loại sản phẩm khác nhau đáp ứng nhu
cầu ngày càng cao của thị trường, trong đó sản phẩm chính với nhiều kích cỡ như: thép
cuộn, thép thanh, thép cây, thép buộc và đinh. Ngoài ra, nếu khách hàng có nhu cầu
mua thêm nhiều loại khác thì công ty sẽ đáp ứng nhanh và kịp thời theo yêu cầu của
khách hàng như: thép hình U, I, V, , tôn lợp, xà gồ, xi măng và vật liệu xây dựng.

14


2.1.3.2.Đặc điểm khách hàng
Công ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền chuyên cung cấp các loại sắt thép dùng
cho xây dựng chất lượng cao tại thị trường Đà Nẵng và khu vực miền Trung, trong đó
khách hàng tiêu thụ sản phẩm chủ yếu của công ty được chia làm ba nhóm khách hàng
chủ yếu sau:
- Khách hàng cá nhân: chủ yếu là những cá nhân, hộ gia đình có nhu cầu về sản
phẩm để thỏa mãn nhu cầu thiết yếu của họ, hay gia đình họ. Các khách hàng cá nhân
này thường là người dân thành phố Đà Nẵng và các tỉnh lân cận khác như Quảng Nam
và Huế. Khách hàng này chiếm một số lượng lớn nhưng họ mua với số lượng ít và
không thường xuyên.

- Khách hàng tổ chức: như các doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành
viên, công ty thương mại với quy mô nhỏ. Các đơn vị này mua hàng của công ty để
kinh doanh thương mại và trong một số trường hợp phục vụ nhu cầu của tổ chức.
Những khách hàng này thường mua có tổ chúc và có nhiều người tham gia vào quá
trình mua hàng. Với thị trường khách hàng tổ chức tuy không mua thường xuyên
nhưng mua với khối lượng và giá trị mua rất lớn.
- Khách hàng là các trung gian phân phối: Loại khách hàng này luôn có mối quan
hệ thường xuyên và lâu dài với công ty, bao gồm các đại lý, các nhà bán buôn và các
nhà bán lẻ được phân bố rộng rãi trên nhiều tỉnh thành, tập trung chủ yếu ở Đà Nẵng
và Quảng Nam. Họ thường mua với số lượng lớn, chiếm khoảng 80% sản lượng và
kinh doanh lại để kiếm lời. Họ mong muốn các chính sách hỗ trợ bán hàng từ công ty,
cũng như các khoảng chiếc khâu, hoa hồng. Hiểu được điều đó, công ty cũng đã có
nhiều chính sách khuyến mãi và chiết khấu cho những loại khách hàng này khi mua
hàng.
Sau 7 năm hoạt động công ty đã đạt được nhiều thành tựu khích lệ và tìm thấy
được lượng khách hàng lớn tiêu biểu một số công ty, cửa hàng, nhà bán buôn và nhà
bán lẻ như sau:

15


Bảng 2.1: Danh sách một số khách hàng quen thuộc của công ty
STT

Tên khách hàng

Địa chỉ

Công ty TNHH xây dựng Hòa Vang


Thôn Phú Hòa, xã Hòa Nhơn,
huyện Hòa Vang, TP Đà Nẵng.
Nam Ô, phường Hòa Khánh Bắc,
quận Liên Chiểu, Tp Đà Nẵng.
Tổ 12, Nguyễn Như Đỗ, phường
Hòa Thọ Tây, quận Cẩm Lệ, Tp
Đà Nẵng.
Thị trấn Hưng An, huyện Quế
Sơn, tỉnh Quảng Nam.

1
Cửa hàng VLXD chị Sen
2
Cửa hàng VLXD Nga Tượng
3
DNTN Hùng Hương
4
5

Công ty TNHH MTV TM và DV Việt
Soul

6

Cửa hàng bán buôn sắt thép Dương Văn
Dũng

K322 H08/11 Hải Phòng, phường
Tân Chính, quận Thanh Khê, Tp
Đà Nẵng.

327/3 Nguyễn Phước Nguyên,
quận Thanh khê, Tp Đà Nẵng.

7

Cửa hàng bán buôn sắt thép Trần Thị
Thu Giang

Thị trấn Ái Nghĩa, huyện Đại Lộc,
tỉnh Quảng Nam.

Công ty cầu Thịnh Phát

Tổ 10, phường Hòa Thọ Đông,
quận Cẩm Lệ, Tp Đà Nẵng.

Công ty TNHH VLXD Thành Danh

Thôm Kỳ Phú, xã Tam Phước,
huyện Phú Ninh, tỉnh Quảng Nam.

Cửa hàng bán buôn sắt thép sỉ và lẻ
Duyên Hoa

22 Hùng Vương, Hội An, tỉnh
Quảng Nam.

8
9


10

(Nguồn: Phòng kinh doanh)
2.1.3.3.Đặc điểm thị trường
Sự phát triển về nền kinh tế bùng nổ như hiện nay thì nhu cầu về việc sử dụng sắt
thép dùng cho xây dựng ngày càng tăng mạnh và đứng hàng đầu không thể thiếu trong
các công trình xây dựng nhỏ vừa và lớn.
Thị trường của công ty chủ yếu ở Đà Nẵng và các tỉnh miền trung lân cận, nhưng
chủ yếu vẫn và thị trường Đà Nẵng và Quảng Nam. Đà Nẵng là một thành phố lớn của
Việt Nam, nhu cầu lớn, phát triển mạnh về mặt công nghiệp và xây dựng. Đây là thị
trường đầy tiềm năng, có tính chiến lược, là mục tiêu hàng đầu và đem lại nhiều lợi
nhuận nhất cho doanh nghiệp.
Hằng năm, nhu cầu sử dụng sắt thép cho xây dựng tại Đà Nẵng cũng như các tỉnh
lân cận ngày càng tăng. Nhận thức được điều này công ty đã nâng cao chất lượng và số

16


lượng hàng hóa của mình để đáp ứng nhu cầu của thị trường với giá cả hợp lý mang
tính cạnh tranh cao.
2.1.3.4. Đặc điểm nhà cung ứng
Công ty là một công ty kinh doanh thương mại, do đó việc lựa chọn các nhà cung
ứng tốt nhất là hết sức cần thiết. Các nhà cung ứng thuận tiện nhất cho quá trình mua
hàng về mặt không gian và thời gian, cùng với các chính sách, chế độ chiết khấu ưu
đãi nhất.
Việc thiết lập mối quan hệ với các nhà cung ứng là vô cùng quan trọng nó giúp
ích cho việc giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng. Các nhà cung ứng của công
ty đa phần đều đang có mối quan hệ lâu dài. Tấc cả các nhà cung ứng đều có mối quan
hệ tốt với công ty và đều là những nhà cung ứng rất có uy tín và đáng tin cậy.
Bảng 2.2: Danh sách một số nhà cung ứng sắt thép của công ty

STT

Tên nhà cung
ứng
Thép Dana - Ý

Cung cấp sản phẩm

Địa chỉ

Thép cây, thép cuộn

Đường số 11B – KCN Thanh
Vinh – Liên Chiểu – Đà Nẵng

Thép Dana Úc

Thép cây, thép cuộn

Đường số 1 KCN Thanh Vinh –
Đà Nẵng

Thép Úc

Thép cốt bê tông

Đường số 11B – KCN Thanh
Vinh – Liên Chiểu – Đà Nẵng

Thép Việt - Ý


Thép cây, thép cuộn

773 Ngô Quyền – quận Sơn Trà
– Đà Nẵng

Thép Việt –
Mỹ

Thép cây, thép cuộn

Đường số 2 – KCN Hòa Khánh –
Liên Chiểu – Đà Nẵng

Thép Hòa Phát

Thép cây, thép cuộn, thép
ống

Đường số 7 – KCN Hòa Khánh –
Liên Chiểu – Đà Nẵng

Thép Pomina

Thép cuộn, thép cây, thép
hình

Quốc lộ 1A – Hòa Châu – Hòa
Vang – Đà Nẵng


1

2
3
4
5

6

7

(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Đây là những nhà cung ứng sắt thép lớn nhất của công ty, đã hợp tác lâu dài nhất,
với số lượng dồi dào, chất lượng đảm bảo, giao hàng kịp thời. Những nhà ung ứng này
đều nằm trong khu vực gần công ty nên việc cung ứng hàng hóa diễn ra rất thuận lợi
và nhanh chóng.

17


Công ty kinh doanh thêm mặt hàng thép buộc và đinh, tuy lượng nhập và bán
không nhiều nhưng một phần nào đó cũng giúp công ty có thêm doanh thu và lợi
nhuận trong quá trình kinh doanh, đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh.
Nhà cung ứng đinh và thép buộc của công ty được thể hiện trong bản sau:
Bảng 2.3: Một số nhà cung ứng đinh và thép buộc của công ty.
Cung cấp sản phẩm
Đinh và thép buộc các loại

1


Tên nhà cung ứng
Công ty TNHH Huy
Trang

Địa chỉ
Lô 61A, đường 30/4,
phường Hòa Cường
Bắc, quận Hải Châu, Tp
Đà Nẵng.

Đinh và thép buộc các loại

2

Công ty TNHH Văn
Quý

Số 543 Trần Hưng Đạo,
quận Sơn Trà, Tp Đà
Nẵng.

Đinh và thép buộc các loại

3

Công ty TNHH
MTV Châu Anh
Khánh

11 Ngô Thế Vinh,

phường Hòa Thuận
Tây, quận Hải Châu, Tp
Đà Nẵng.

Đinh và thép buộc các loại

4

Công ty CP Xây
Dựng – Thương Mại
Việt Quang

Số 30 Hồ Văn Trí, quận
Cẩm Lệ, Tp Đà Nẵng

STT

(Nguồn: Phòng kinh doanh)
2.1.3.5.Đặc điểm đối thủ cạnh tranh
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều công ty kinh doanh sản phẩm sắt thép cho
xây dựng. Chính vì vậy, công ty luôn phải chịu sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt. Các
công ty này đều được thành lập từ lâu, có nhiều kinh nghiệm, phát triển rất mạnh và có
tiềm lực về kinh tế lớn. Những doanh nghiệp kinh doanh ở thị trường này thành công
như: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Tứ Hưng, công ty TNHH vật liệu xây
dựng Hưng Gia Bình, công ty TNHH Khôi Vĩnh Tâm, công ty CP Trường Phát, công
ty TNHH TM và DV Xuân Tiến.

18