LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến Thạc sỹ Vũ Xuân Nam, thầy
luôn nhiệt tình hướng dẫn và tạo điều kiện để em hoàn thành tốt bài thực tập cơ sở này.
Em xin được bày tỏ sự trân trọng và lòng biết ơn chân thành tới quý thầy cô
Trường Đại Học Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông – Thái Nguyên, đặc biệt là
những thầy cô đã tận tình dậy bảo và truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong
thời gian học tập. Với vốn kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học tập, sẽ là nền
tảng vững chắc cho quá trình thực tập cơ sở này và các đợt thực tập khác cũng như
kinh nghiệm làm việc sau này.
Em cũng xin chân thành cảm ơn cán bộ nhân viên Uỷ ban nhân dân xã Ký Phú
– huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên đã tạo điều kiện và cung cấp những thông tin, tài
liệu cần thiết để em có thể hoàn thành tốt bài thực tập của mình.
Tuy có nhiều cố gắng trong quá trình học tập, trong quá trình thực tập cũng như
trong quá trình làm đề tài thực tập cơ sở nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót,
em rất mong nhận được sự góp ý của tất cả các thầy cô cũng như tất cả các bạn để kết
quả của em được hoàn thiện hơn.
Thái Nguyên, ngày 10 tháng 04 năm 2015
Sinh viên thực hiện.

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài thực tập cơ sở là kết quả nghiên cứu của riêng cá nhân
em, trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, tham khảo và sử dụng các thông tin được đăng tải
trên các trang wed và sự tìm hiểu tài liệu, thông tin tại Uỷ Ban nhân dân xã Ký Phú –
huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên. Mọi thông tin sai lệch em xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm trước hội đồng.
Người cam đoan.

2

LỜI NÓI ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại Công Nghệ Thông Tin. Và đặc biệt trong
công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì tin học là một công cụ không
thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Hiện nay trong xã hội của chúng ta, đang đóng một vai trò rất quan trọng. tin học
luôn chứng tỏ được tầm quan trọng của mình trong mọi lĩnh vực. Đặc biệt là ứng dụng
của nó trong công tác văn phòng. Trước đây, công tác quản lý công văn được thực hiện
thủ công dưới nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Trong quá trình thực tập tại
UBND xã ký phú huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên, em nhận thấy có rất nhiều công
việc cần tới ứng dụng của tin học nhưng tại đó vẫn chưa áp dụng tin học vào nhiều
trong công việc mà vẫn áp dụng cách truyền thống dẫn đến tốn thời gian mà hiệu quả
không cao.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý công văn của cơ quan, tổ chức nói
chung và với UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên nói riêng, để cho
công tác quản lý công văn được thuận tiện, hợp lý và nhanh chóng, chính xác hơn. Vì
vậy đây cũng là lý do và mục tiêu em chọn đề tài: “ ứng dụng phần mềm Microsoft
Excel trong quản lý công văn đi tại UBND xã Ký Phú – huyện Đại Từ - tỉnh Thái
Nguyên”, làm báo cáo thực tập cơ sở lần này.
Phương pháp nghiên cứu.
-

Khảo sát hệ thống quản lý công văn đến hiện tại của UBND xã Ký Phú huyện Đại

Từ tỉnh Thái Nguyên.
-

Thu thập tài liệu, các mẫu công văn


-

Ứng dụng xây dựng chương trình quản lý công văn mới.

Nội dung nghiên cứu
-

Tìm hiểu tổng quan về nghiệp vụ quản lý công văn.

-

Khảo sát thực tế công tác quản lý công văn đến tại UBND xã Ký Phú huyện Đại Từ

tỉnh Thái Nguyên.
-

ứng dụng phần mềm microsoft excel vào trong công tác quản lý công văn đến tại

UBND xã ký phú.
Do đây là lần đầu em làm đề tài thực tập cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản
thân em còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi

3


những thiếu sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu
của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo, các bạn sinh viên và đặc
biệt là thầy giáo Th.S Vũ Xuân Nam đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá

trình làm đề tài thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn!

4


CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VĂN
VÀ PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL.
1. Tổng quan về văn bản.
1.1. khái niệm văn bản.

Văn bản là phương tiện ghi tên và truyền đạt thông tin ngôn ngữ và ký hiệu
nhất định.
1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước.
Là những thông tin và quyết định quản lý thành văn viết do cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự thủ tục, quy chế do pháp luật quy định
mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh hậu quả pháp lý cụ thể.
1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước có bốn chức năng chính đó là:
-

Chức năng thông tin.

-

Chức năng quản lý.

-


Chức năng pháp lý.

-

Chức năng Văn hóa – Xã hội.
2. Lý luận chung về nghiệp vụ quản lý công văn đến.
2.1 Khái niệm quản lý công văn.
Quản lý công văn là áp dụng các biên pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao

nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn công văn hình thành trong hoạt động hằng
ngày của cơ quan, tổ chức.
2.2 Quy trình quản lý công văn đến.
2.2.1 Tiếp nhận công văn đến.
Khi tiếp nhận công văn được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ
quan, tổ chức (sau đây gọi chung là.cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận công văn đến trong trường hợp công văn được chuyển đến ngoài giờ làm
việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu
niêm phong (nếu có), v.v...; đối với công văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc công văn
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì công văn có đóng dấu ''Hoả

5


tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu
cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách
nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa công văn.
Đối với công văn đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn
thư cũng phải kiểm tra về số lượng công văn, số lượng trang của mỗi công văn, v.v…;

trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo
người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì công văn đến
Sau khi tiếp nhận, các bì công văn đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì công văn đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì công văn đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi
đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức văn thư chuyển tiếp
cho nơi nhận. Những bì công văn gửi đích danh cá nhân, nếu là công văn liên quan đến
công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận công văn có trách nhiệm
chuyển lại cho văn thư để đăng ký.
Việc bóc bì công văn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để được giải quyết
kịp thời;
- Không gây hư hại đối với công văn, không bỏ sót công văn trong bì, không làm
mất số, ký hiệu công văn, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của công văn trong bì; nếu công
văn chuyển đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu công văn trong bì với phiếu
gửi;….
2.2.3 Đóng dấu ''Đến", ghi số và ngày đến
Công văn đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ
những loại công văn được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v...
Tất cả công văn đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu "Đến"; ghi
số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu ''Đến''; đối với công văn đến
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục
đóng đấu ''Đến".

6



Đối với những công văn đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải
đóng dấu "Đến" mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi,
giải quyết.
2.2.4. Đăng ký công văn đến
Công văn đến được đăng ký vào sổ đăng ký công văn hoặc cơ sở dữ liệu công văn
đến trên máy vi tính.
- Đăng ký công văn đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký công văn đến
Tuỳ theo số lượng công văn đến hàng:năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp..
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 công văn đến một năm thì cần
lập ít nhất hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký công văn đến (dùng để đăng ký tất cả các loại công văn, trừ công văn
mật);
· Sổ đăng ký công văn mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 công văn đến một năm,
nên lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký công văn đến của các Bộ, ngành,. cơ quan trung ương;
- Sổ đăng ký công văn đến của các cơ quan, tổ chức khác;
Sổ đăng ký công văn mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 công văn đến một năm thì cần
lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ
đăng ký công văn đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể
lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử
dụng sổ đãng ký công văn đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năng
tiếp nhận, giải quyết số lượng đơn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu,
đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu
dịch vụ theo quy định của pháp luật.

+ Đăng ký công văn đến
Mẫu sổ và việc đăng ký công văn đến, kể và công văn mật đến, được thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký công văn đến kèm theo Công văn này..

7


Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn này.
2.2.5. Trình và chuyển giao công văn đến
a) Trình công văn đến
Sau khi đăng ký, công văn đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan,
tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi
chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của công văn đến; quy chế làm việc của
cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị,
cá nhân, cho ý kiến phân phối công văn, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn
giải quyết công văn (trong trường hợp cần thiết). Đối với công văn đến liên quan đến
nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những
đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối công văn được ghi vào mlục ("chuyển" trong dấu '"Đến". Ý kiến
chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết công văn đến (nếu có) cần được ghi
vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết công văn đến do các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể (có thể tham khảo mẫu ''Phiếu giải quyết công văn đến'' tại Phụ lục IV kèm theo
Công văn này).
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm
quyền, công văn đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký
công văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký
riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu công văn đến.
b) Chuyển giao công văn đến
Công văn đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào

ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao công văn đến cần bảo đảm những
yêu cầu sau:
- Nhanh chóng công văn cần'được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: công văn phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao công văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người
nhận công văn phải ký nhận; đối với công văn đến có đóng dấu "Thượng khẩn" và
"Hoả tốc" (kể cả "Hoả tốc" hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển...

8


Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm,
sau khi tiếp nhận công văn đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn
vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý
kiến của thủ trưởng đơn vị, công văn đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi,
giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc công văn chuyển qua mạng, cán bộ văn
thư cũng phải đóng dấu ''Đến'', ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và
ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, công văn chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, công văn chuyển qua mạng.
Tuỳ theo số lượng công văn đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc
lập sổ chuyển giao công văn đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 công văn đến một năm thì
nên sử dụng ngay sổ đăng ký công văn đến để.chuyển giao công văn;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 công văn đến một năm cần lập sổ
chuyển giao công văn đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục V - Sổ chuyển giao công văn đến kèm theo Công văn này).
2.2.6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến
a) Giải quyết công văn đến

Khi nhận được công văn đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức; đối với những công văn đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn
trương, không được chậm trễ...
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá
nhân cần đính kèm phiếu giải quyết công văn đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá
nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này).
Đối với công văn đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì giải quyết cần gửi công văn hoặc bản sao công văn đó (kèm theo phiếu
giải quyết công văn đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy
ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm công văn tham gia ý kiến của
các đơn vị, cá nhân có liên quan.

9


b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến
Tất cả công văn đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc
quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân
giải quyết công văn đến theo thời hạn đã được quy định;
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng
hợp số liệu về công văn đến, bao gồm: tổng số công văn đến; công văn đến đã được
giải quyết; công văn đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho
người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính
để theo dõi. Việc giải quyết công văn đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc
giải quyết công văn đến (mẫu sổ và cách ghi sê được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục VI - Sổ theo dõi giải quyết công văn đến kèm theo Công văn này);

+ Đối với công văn đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
3. Giới thiệu phần mềm microsoft excel.
Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là một
công cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp. Cũng như các chương trình
bảng tính Lotus, Quattro,..., bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi
các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong Excel cũng có những điểm tương
tự tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người
sử dụng. Hiện tại Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm
phục vụ các công việc tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người sử
dụng (NSD) không cần phải xây dựng các chương trình.
Microsoft Excel là một phần mềm hay một chương trình ứng dụng mà khi chạy
chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính mà bảng tính này giúp ta dễ dàng
hơn trong việc thực hiện:
 Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
 Vẽ đồ thị và các sơ đồ

10


 Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta phân tích nhiều loại hình bài toán khác
nhau.
Giao diện của microsoft excel 2010

Hình 1.1 Giao diện chính của phần mềm microsoft excel 2010
2. Tìm hiểu về thanh công cụ Ribbon trong microsoft excel.
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực
đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn

hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas,
Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Hình 1.2 thanh công cụ ribbon
2.1 Thanh công cụ Ribbon
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm
việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa
dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký
hiệu, …
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

11


Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân
tích dữ liệu,…
Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô,
các thiết lập bảo vệ bảng tính.
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn
hình, …
Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên,
những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office - Excel
Options - Popular - Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ
sung, các hàm bổ sung,…

12



CHƯƠNG 2.
KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ KÝ PHÚ,
HUYỆN ĐẠI TỪ, TỈNH THÁI NGUYÊN.
1. Quá trình hình thành UBND xã Ký Phú– Đại Từ - Thái Nguyên.
Trải qua các thời kỳ lịch sử, Ký Phú đã qua nhiều sự thay đổi về địa giới và tên gọi
khác nhau: trước cách mạng gọi là xã ký phú; sau cách mạng tháng 8 từ năm 1948 đến
năm 1953, Uỷ Ban kháng chiến huyện Đại Từ cho hợp nhất với xã Cát Nê thành Phú
Cát, đến năm 1954 thực hiện chủ trương chia lại các xã để tiện lãnh đạo quản lý, theo
đó 14 xã của huyện Đại Từ được chia thành 29 xã, xã Ký Phú được tái lập và ổn định
tên gọi và địa giới hành chính cho đến ngày nay.
Xã Ký Phú, huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên bao gồm các xóm sau:
Xóm cả

xóm gió

Xóm duyên

xóm đặn 1

Xóm cạn

xóm đặn 2

Xóm chuối

xóm đặn 3

Xóm dứa


xóm soi

Trải qua nhiều năm thăng trầm cùng lịch sử đất nước, đời sống vật chất và tinh thần
của nhân dân xã Ký Phú đã thực sự được khởi sắc. Nhân dân xã hăng hái tham gia lao
động sản xuất, không ngừng nâng cao đời sống. Các thành phần kinh tế được khuyến
khích phát triển, nhân dân ra sức thi đua xây dựng kinh tế, xóa đói giảm nghèo. Với sự
hỗ trợ của khoa học – kĩ thuật tiến bộ, nông nghiệp được cải tiến, thực hiện thay đổi cơ
cấu giống cây trồng, vật nuôi, mạnh dạn thay đổi phương thức làm ăn kém phát triển
trước đây, phát triển kinh tế ngày càng đa dạng, bao gồm nhiều ngành nghề. Nền kinh
tế phát triển, đời sống xã hội của nhân dân có bước chuyển biến rõ rệt về vật chất.
Những ngôi nhà mái ngói, nhà cao tầng thay thế cho những nhà tranh, vách đất. Nông
dân đã thay da, đổi thịt, cuộc sống của người dân đầy đủ, ấm no… Nhân dân phấn
khởi, hăng hái chăm lo cuộc sống mới.
2. Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội
Ký phú là một xã thuộc huyện đại từ - tỉnh thái nguyên, Việt Nam
Đây là một xã thuộc vùng núi Tam Đảo thuộc phía nam của huyện. xã có tuyến tỉnh
lộ 261 đi qua địa bàn nối với huyện lị Đại Từ và huyện lị của huyện Phổ Yên.

13


Theo chiều kim đồng hồ từ phía bắc, Ký Phú lần lượt giáp với các xã Lục Ba, xã
Vạn Thọ, xã Phúc Tân, Cát Nê, Văn Yên và dãy núi Tam Đảo, xã có 4 trường: mầm
non, tiểu học ký phú 1, tiểu học ký phú 2, trường THCS ký phú và trường THPT Lưu
Nhân Chú đóng trên địa bàn xã. Xã có diện tích 1949,62 ha, toàn xã có 2061 hộ với
7636 khẩu, mật độ 353 người/km2, tỷ lệ hộ nghèo chiếm 10,6%, xã có 8 dân tộc anh
em cùng sinh sống, cùng xây đắp nên truyền thống quê hương, tình đoàn kết, thủy
chung gắn bó trong quá trình xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Ký phú là một trong 19 xã ATK của tỉnh thái nguyên. Đập gò miếu chắn suối Ký
Phú được đưa vào sử dụng từ năm 2000, đã tạo nên hồ chứa nước lớn, đảm bảo tưới

tiêu cho 868 ha lúa của 4 xã: ký phú, văn yên, vạn thọ, lục ba và điều tiết nước cho hồ
Núi Cốc. Trên địa bàn xã có mỏ ký phú có quặng photphorit và quặng sắt.
Nguồn tài nguyên chính của xã là đất đai với tổng diện tích tự nhiên là 1949,62 ha.
Đất đai của xã tương đối phì nhiêu, thuận lợi cho phát triển nông, lâm nghiệp, trong đó
chủ yếu là lúa và chè.
Địa hình không bằng phẳng với nhiều đồi núi đan xen, chủ yếu là núi cao. Xã Ký
Phú cũng như các xã khác của huyện Đại Từ vừa mang đặc điểm miền núi vừa mang
đặc điểm trung du. Ký Phú và huyện Đại Từ nói chung nằm trong vùng trung du miền
núi phía bắc nên khí hậu hàng năm phức tạp. Đại Từ có lượng mưa hàng năm lớn
(trung bình 1,700 – 1,800 mm/năm). Mùa mưa kéo dài từ tháng 5 đến tháng 10, trung
bình tháng đạt 250 – 450mm, lớn nhất vào tháng 6,7 và 8. Từ tháng 12 đến tháng 2
lượng mưa ít, trung bình từ 10 – 12mm/tháng. Nhiệt độ trong năm từ 22 – 27 oC.
Nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa ẩm nên xã Ký Phú chịu ảnh hưởng của các
hướng gió chủ yếu sau: gió mùa đông nam thổi vào các tháng 6, 7, 8, 9; gió mùa đông
bắc, kèm theo mưa phùn, rét đậm xuất hiện chủ yếu vào các tháng 11, 12 và các tháng
1, 2, 3 (năm sau).
Độ ẩm không khí trung bình khoảng 85- 86%. Mùa đông vào những ngày khô
hanh, độ ẩm xuống thấp dưới 50% (thường xảy ra vào cuối tháng 12). Cuối đông sang
xuân, vào những ngày mưa phùn độ ẩm lên tới 90% và có thời điểm bão hòa, ẩm ướt
(thường vào tháng 2 -3) nên dễ phát sinh sâu bệnh hại cây trồng.
Về kinh tế từ chỗ thiếu ăn, nhân dân xã Ký Phú đã vươn lên không còn hộ đói, tỷ lệ
hộ nghèo liên tục giảm. Đời sống vật chất, văn hóa và tinh thần của nhân dân không
ngừng được cải thiện, công tác chăm sóc sức khỏe cho nhân dân có nhiều tiến bộ, công

14


tác chăm sóc thương binh, bệnh binh, gia đình chính sách, người có công được đảng
bộ chính quyền và nhân dân thường xuyên quan tâm, nghĩa trang liệt sỹ được đầu tư
xây dựng khang trang sạch đẹp đủ điều kiên đón nhận tất cả con em của địa phương hy

sinh trên khắp các chiến trường trở về. Công tác y tế, trạm y tế xã, cơ sở vật chất giáo
dục được đầu tư về cơ sở hạ tầng, đội ngũ cán bộ y tế không ngừng được nâng cao về
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đến nay trạm y tế, trường mầm non, trường tiểu học
ký phú 1, trường THCS đã đạt chuẩn quốc gia trong đó trường mầm non đạt chuẩn
mức độ 2, hàng trăm sinh viên là các con em dân tộc trong xã đang theo học tại các
trường ĐH, CĐ và trung học chuyên nghiệp.
Nhìn chung, vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên và kinh tế - xã hội của xã đã và đang
tạo dựng những thuận lợi cơ bản trong việc phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, giao lưu
hàng hóa với các vùng miền trên cả nước, nhất là trong bối cảnh đẩy mạnh công
nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay.
3. Chức năng và nhiệm vụ của UBND xã Ký Phú – Đại Từ - Thái Nguyên
3.1 Chức năng của UBND xã Ký Phú – Đại Từ - Thái Nguyên
Ủy ban nhân dân xã Ký Phú do Hội đồng nhân dân xã Ký Phú bầu ra, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và các cơ quan nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các công văn của
cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã.
Ủy ban nhân dân xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, tổ chức
và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
Ủy ban nhân dân xã thực hiện chức năng của mình theo Hiến pháp, pháp luật và
các công văn của cơ quan nhà nước cấp trên, phát huy quyền làm chủ của nhân dân,
tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện quan
liêu, của quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác
của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.

15



3.2 Nhiệm vụ cơ bản của UBND Ký Phú – Đại Từ - Thái Nguyên
 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ sau
đây:
-

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân

cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế
hoạch đó;
-

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa

phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân
sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương
trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài
chính cấp trên trực tiếp;
-

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp

trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo về ngân sách
nhà nước theo quy định của pháp luật;
-

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu

công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao
thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;
-


Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình

kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý các khoản
đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục
đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công
nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
-

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến

khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và
hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo
quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;
-

Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê

điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp
thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;
-

Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của

pháp luật;

16



-

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa

phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành,
nghề mới.
 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân
dân xã thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
-

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với

trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc
văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
-

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường

mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểu
học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
-

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được

giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
-

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức

các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh

lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
-

Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ,

những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
-

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình

khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức các
hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định
của pháp luật;
-

Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa

phương.
 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp
luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
-

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã

chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
-

Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản

lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng

lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

17


-

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong

trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa
và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa
phương;
-

Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước

ngoài ở địa phương.
 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện
chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân
ở địa phương theo quy định của pháp luật.
 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ
sau đây:
-

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh

chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
-


Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm

quyền;
-

Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án

theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành
chính theo quy định của pháp luật.
 Nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân xã trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
như sau:
-

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong địa bàn xã theo

phân cấp;
-

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông

thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử
lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
-

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông, các

công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
-

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông,


cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.

18


4. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Ký phú – Đại Từ - Thái Nguyên
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch, Phó Chủ
tịch và Uỷ viên. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhân dân. Các thành
viên khác của Uỷ ban nhân dân không nhất thiết phải là đại biểu Hội đồng nhân dân.
Kết quả bầu các thành viên của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải được Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân cấp huyện phê chuẩn.
Trong nhiệm kỳ, nếu khuyết Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thì Chủ tịch Hội đồng nhân
dân cùng cấp giới thiệu người ứng cử Chủ tịch Uỷ ban nhân dân để Hội đồng nhân dân
bầu. Người được bầu giữ chức vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân trong nhiệm kỳ không
nhất thiết là đại biểu Hội đồng nhân dân.
Cơ cấu này sẽ được thể hiện rõ nét hơn qua sơ đồ tổ chức dưới đây:
Chủ tịch UBND xã

Phó

Chủ Bộ

Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận

tịch

phụ phận

quân sự


Ủy

ban công

văn

tài chính địa

tư pháp văn hóa

phòng

– kế toán chính

hộ tịch

nhân dân an

xây

xã

dựng

xã hội

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức
Dựa vào sơ đồ tổ chức trên thì có thể xác định được những nhiệm vụ, quyền hạn
chung của Ủy ban nhân dân xã và riêng biệt của từng bộ phận trong Ủy ban nhân dân

như sau:
4.1 Thẩm quyền chung:
-

Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của Ủy ban nhân dân xã; tham

dự đầy đủ các phiên họp Ủy ban nhân dân, cùng tập thể quyết định và chịu trách
nhiệm về các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã; tổ chức
chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước; kiên quyết

19


đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm
tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng xóm hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên
học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương,
chính sách đang thi hành tại cơ sở;
-

Không được nói và làm trái các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân xã và công

văn chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên. Trường hợp có ý kiến khác thì vẫn phải
chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân xã.
4.2 Thẩm quyền chuyên môn


Chủ tịch Ủy ban nhân dân
Chủ tịch Ủy ban nhân dân là người lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban


nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình
cùng với tập thể Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân
trước Hội đồng nhân dân cấp xã và trước cơ quan nhà nước cấp trên. Chủ tịch Ủy ban
nhân dân có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
-

Lãnh đạo công tác của Ủy ban nhân dân, các thành viên của Ủy ban nhân dân, các

cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân.
-

Đôn đốc, kiểm tra công tác của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân

cấp mình và Uỷ ban nhân dân cấp dưới trong việc thực hiện Hiến pháp, luật, các công
văn của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân và quyết định,
chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cùng cấp;
-

Áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc; quản lý và điều hành bộ máy

hành chính hoạt động có hiệu quả; ngăn ngừa và đấu tranh chống các biểu hiện quan
liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biểu hiện tiêu
cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
-

Tổ chức việc tiếp dân, xét và giải quyết kiến nghị, tố cáo, khiếu nại của nhân dân

theo quy định của pháp luật.
-


Triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Ủy ban nhân dân.

-

Chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết công việc đột xuất, khẩn cấp trong

phòng, chống thiên tai, cháy, nổ, dịch bệnh, an ninh, trật tự và báo cáo Ủy ban nhân
dân trong phiên họp gần nhất.
-

Ra quyết định, chỉ thị để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình.

20


-

Đình chỉ việc thi hành nghị quyết trái pháp luật của Hội đồng nhân dân cấp dưới

trực tiếp và đề nghị Hội đồng nhân dân cấp mình bãi bỏ.
-

Phê chuẩn kết quả bầu các thành viên của Uỷ ban nhân dân cấp dưới trực tiếp; điều

động, đình chỉ công tác, miễn nhiệm, cách chức Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân cấp dưới trực tiếp; phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên của Uỷ
ban nhân dân cấp dưới trực tiếp; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức, khen
thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức nhà nước theo sự phân cấp quản lý.
-


Chủ tài khoản của đơn vị, trực tiếp điều hành ngân sách của xã theo phân bổ của

huyện.
 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
-

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phân công của Chủ

tịch Ủy ban nhân dân xã; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao; cùng với Chủ tịch và
các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về những vấn đề Ủy ban nhân dân xã
quyết định;
-

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo
lĩnh vực được phân công trên địa bàn; được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao. Đối với những vấn đề
vượt quá phạm vi thẩm quyền thì phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết
định;
-

Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải

quyết công việc của thành viên Ủy ban nhân dân khác thì chủ động trao đổi, phối hợp
với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo
cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết định;
-


Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng khu phố và Tổ trưởng Tổ dân phố

thực hiện các chủ trương, chính sách, công việc thuộc lĩnh vực được giao theo quy
định của pháp luật.
-

Thay mặt Chủ tịch điều hành hoạt động của Ủy ban nhân dân xã khi Chủ tịch đi

công tác.

21


 Bộ phận chuyên trách công an.
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về thực hiện nhiệm vụ được
giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân
dân trước Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân huyện.
-

Phụ trách công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự xây dựng phong trào quần

chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc, phòng cháy chữa cháy, lập lại trật tự an toàn giao
thông, đẩy mạnh công tác phòng chống các tệ nạn xã hội, giáo dục, cảm hóa các đối
tượng thuộc ngành quản lý.
-

Xây dựng kế hoạch bảo vệ tốt các ngày lễ, tết, phòng chống bạo loạn và một số

công tác quản lý hành chính khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
-


Trực tiếp phụ trách đơn vị công an xã, có trách nhiệm tổ chức quản lý xây dựng

đơn vị vững mạnh về mọi mặt.
 Bộ phận chuyên trách quân sự.
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về việc thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn đã được giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động
của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
-

Phụ trách công tác quân sự địa phương, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã trong

công tác xây dựng kế hoạch phòng thủ, quản lý quân dự bị, xây dựng lực lượng dân
quân tự vệ rộng rãi.
-

Được phân công là Thường trực Hội đồng nghĩa vụ quân sự, tham mưu cho Chủ

tịch Ủy ban nhân dân xã tổ chức tốt việc đăng ký quản lý thanh niên trong độ tuổi
nghĩa vụ quân sư, điều động khám sức khỏe, thực hiện Pháp lệnh gọi thanh niên nhập
ngũ hàng năm theo quy định. Trực tiếp phụ trách đơn vị xã đội, có trách nhiệm tổ
chức, xây dựng và quản lý đơn vị về mọi mặt.
 Bộ phận chuyên trách địa chính – xây dựng.
Giúp Thường trực ủy ban nhân dân xã theo dõi, quản lý và giải quyết các công việc
thuộc lĩnh vực địa chính và xây dựng:
-

Tổ chức việc thực hiện xây dựng, duy tu, sửa chữa các công trình công cộng trong

xã theo phân cấp (điện, nước, cống rãnh, hẻm, các khu vực trên địa bàn xã,…), kiểm

tra quản lý và đề xuất cấp phép sửa chữa theo nguyện vọng các công trình nhà ở của
công dân, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng, ngăn chặn và đề xuất biện
pháp xử lý vi phạm theo quy định.

22


-

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất

theo yêu cầu.
 Bộ phận chuyên trách tài chính – kế toán.
-

Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân xã trong công tác theo dõi, quản lý tình hình thu chi

ngân sách.
-

Lên kế hoạch dự toán và báo cáo ngân sách hàng tháng, quý, năm, bảo đảm chế độ

tài chính cho đơn vị.
-

Chịu trách nhiệm lập dự toán và phương án phân bổ ngân sách, điều chỉnh ngân

sách và quyết toán ngân sách của xã theo luật định.
-


Theo dõi và đôn đốc tiến độ vận động và sử dụng các quỹ trong nhân dân, đảm bảo

và vượt chỉ tiêu hàng năm, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng
tháng và báo cáo đọt xuất theo yêu cầu.
 Bộ phận chuyên trách tư pháp – hộ tịch.
-

Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quản lý và giải quyết các hồ sơ về công tác tư

pháp và hộ tịch (đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử…).
-

Tham mưu cho Thường trực Ủy ban nhân dân xã xây dựng các kế hoạch tổ chức

tuyên truyền, giáo dục pháp luật.
-

Giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định

của pháp luật.
-

Lên lịch tiếp dân, giái quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm

quyền.
-

Tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án,

tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp

luật.
-

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất

theo yêu cầu.
 Bộ phận chuyên trách văn hóa – xã hội.
Giúp Thường trực Ủy ban nhân dân xã theo dõi, quản lý và tổ chức thực hiện các
mặt công tác thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội:
-

Thực hiện chính sách chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những

người và gia đình có công với cách mạng, hoạt động từ thiện nhân đạo.

23


-

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao,

tổ chức các lễ hội, kiểm tra và đề xuất biện pháp xử lý các sai phạm trong lĩnh vực
kinh doanh văn hóa.
-

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất

theo yêu cầu.
 Bộ phận chuyên trách văn phòng.

Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã về chế độ quản lý và sử dụng
con dấu theo quy định của Nhà nước. Bao gồm các công việc sau:
-

Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn đi và đến, trình Chủ tịch kiểm tra,

chuyển đến các bộ phận có liên quan và thực hiện lưu trữ theo quy định.
-

Quản lý ngày, giờ công, chế độ đi công tác, đi học, nghỉ phép của cán bộ, nhân viên

cơ quan, phối hợp với Ban Chấp hành Công đoàn xã trong công tác thi đua, khen
thưởng và kỷ luật.
-

Phân công và theo dõi chế độ trực bảo vệ cơ quan sau giờ làm việc, ngày nghỉ, lễ,

tết,…
-

Trực tiếp dân hàng ngày, có trách nhiệm hướng dẫn nhân dân đến đúng nơi giải

quyết công việc, đôn đốc nhắc nhở các bộ phận của Ủy ban nhân dân xã giải quyết tốt
và kịp thời những yêu cầu bức xúc, những nguyện vọng chính đáng của nhân dân.
-

Chuẩn bị nội dung và tài liệu cho các kì họp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

Sắp xếp lại lịch công tác tuần, dự thảo báo cáo công tác định kỳ tháng, quý, năm của
Ủy ban nhân dân xã, báo cáo đọt xuất theo yêu cầu, báo cáo Đảng ủy, Hội đồng nhân

dân và Ủy ban nhân dân huyện đúng thời gian quy định.
5. Thực trạng quản lý công văn đến tại UBND xã Ký Phú, huyện Đại Từ, tỉnh
Thái Nguyên
5.1 Quy trình quản lý và giải quyết công văn đến tại UBND xã Ký Phú.
Công văn đến là những công văn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công. Nội dung
quản lý công văn đến được khái quát như sau:

24


a. Lưu đồ.
Trách

nhiệm

thực Trình tự công việc

hiện

Tài liệu, biểu Thời gian
mẫu liên quan
Sổ

Văn phòng - thống kê

Tiếp nhận công văn “đến”

đăng


ký Ngay sau khi

công văn đến

tiếp nhận công
văn

Sổ
Văn phòng – thống kê

Phân loại, vào sổ đăng ký;
đóng dấu đến

đăng

ký Ngay sau khi

công văn đến

tiếp nhận công
văn
Ngay sau khi

Văn phòng – thống kê

Chuyển đến lãnh đạo cơ
quan xem xét và xử lý

phân loại , vào
sổ


đóng

dấu

đến.
Trong 01 đến 02
Chủ tịch UBND hoặc
Phó chủ tịch

Văn phòng - thống kê

Xử lý công văn đến chuyển
đến văn phòng vào sổ nơi
nhận để theo dõi

ngày

Ghi nơi nhận vào sổ để theo
dõi việc thực hiện; chuyển
đến đơn vị; cá nhân thực
hiện

Theo công văn
và sự phân công
của lãnh đạo
Theo kế hoạch

Đơn vị cá nhân có liên
quan


lãnh đạo giao

Giải quyết công văn
Theo quy định

Văn phòng - Thống kê

Lưu hồ sơ

ở mục 6 của
quy trình này

b. Mô tả.

25