MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH ẢNH.........................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................................5
CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI............................................8
1.1. Lý thuyết về văn bản..........................................................................................8
1.2. Các loại văn bản thường sử dụng........................................................................8
1.2.1. Các loại văn bản có tính pháp quy...................................................................8
1.2.2.Các văn bản hành chính thông thường..............................................................9
1.2.3. Các loại giấy tờ hành chính...........................................................................10
1.3. Quản lý văn bản đi............................................................................................10
1.3.1.Khái niệm văn bản đi......................................................................................10
1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi.......................................................................10
1.3.3 Chức năng của văn bản đi...............................................................................12
1.3.4.Vị trí, vai trò của văn bản đi...........................................................................12
CHƯƠNG 2............................................................................................................. 13
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI PHƯỜNG...............13
2.1. Khái quát về phường Khắc Niệm....................................................................13
2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển.....................................................................13
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và vai trò của các bộ phận của phường.................................13
2.2 Thực trạng của công tác quản lý văn bản đi tại UBND phường.......................18
2.2.1.Khi văn bản được soạn thảo xong...................................................................18
2.3.Giải pháp nâng cao hiệu quả hiệu quả công tác quản lý văn bản đi tại UBND
phường....................................................................................................................19
2.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản đi tại phường. 19
2.3.2. Giải pháp, phương thức ứng dụng phần mềm................................................19
2.3.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức..........................................................20
2.3.4. Nâng cấp, thay thế các trang thiết bị đã cũ và lạc hậu...................................20
Chương 3: ỨNG DỤNG CỦA MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
CỦA PHƯỜNG.......................................................................................................21
3.1. Giới thiệu về Microsoft Excel ..........................................................................21
3.1.1. Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel .......................................................21

1


3.1.2. Các tạo Forms................................................................................................26
3.1.3.Xây dựng chương trình và kết quả..................................................................28
KẾT LUẬN............................................................................................................31

2


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi..........................................................11
Hình 3.1 : Các thành phần của workbook................................................................22
Hình 3.2: Giao diện Excel.......................................................................................22
Hình 3.3.Các lệnh trong thựcđơn office...................................................................24
Hình 3.4:Thanh công cụ Ribbon..............................................................................25
Hình 3.5. Biểu tượng Forms...................................................................................26
Hình 3.6.Cách tạo Form..........................................................................................27
Hình 3.7. Biểu tượng Forms...................................................................................27
Hình 3.8. Ảnh chụp giao diện để đăng nhập chương trình.......................................28
Hình 3.9. Ảnh chụp nội dung chương trình.............................................................29
Hình 3.10. Ảnh chụp cửa sổ chương trình quản lý văn bản đi với biểu tượng Insert
Hyperlink................................................................................................................. 30

3


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
UBND


Ủy Ban Nhân dân

CNTT

Công Nghệ Thông Tin

CSDL

Cơ Sở Dữ Liệu

QPPL

Quy Phạm Pháp Luật

4


LỜI NÓI ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế do đó cũng không tránh khỏi
những xu hướng toàn cầu .Tin học hóa trong mọi lĩnh vực đang là mối quan tâm và là
mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là các nước đang phát triển như
Việt Nam.
Hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng mang
tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại .Đã có rất nhiều bộ
phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office ,Excel ,Access …vv. Đã trở nên không thể
thiếu trong các văn phòng hiện đại.Nhưng trong thực tế đặt ra là phải có những phần
mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếng việt làm cho người
dùng dễ thao tác ,đem lại hiệu quả công việc cao , công tác văn thư không nằm ngoài
thực tế đó.Các nghiệp vụ văn thư ở đây nói chung là vẫn còn nhiều khâu mang tính thủ

công nhất là trong công tác quản lý và lưu trữ văn thư và tìm kiếm công văn theo các
tiêu chí được yêu cầu như : tìm theo nội dung công văn ,tìm theo tên công văn . Bên
cạnh đó thì việc lưu trữ công văn rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công van
và không biết chính xác về các văn bản lưu trữ , với trình độ còn hạn chế của mình e
xin đưa ra một giải pháp đó là : “Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi
tại UBND Phường Khắc Niệm – Bắc Ninh ’’ .
2.Phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài
a.Phương pháp thu thập thông tin
- Quan sát ;
- Nghiên cứu tài liệu .
b.Công cụ để thực hiện đề tài
*Phần mềm Micosoft Excel
3.Mục đích của đề tài
Chương trình quản lý công văn đi giúp quản lý các loại văn bản một cách khoa
học và hiệu quả.Chương trình quản lý được toàn bộ nội dung văn bản cũng như các
quy trình sử lý văn bản .Các loại văn bản được quản lý trong chương trình bao gồm :
công văn đi, báo cáo,việc cập nhập thông tin văn bản được chương trình hỗ trợ giúp

5


giảm thiểu thao tác của nhân viên văn thư .Chương trình quản lý và theo dõi toàn bộ
quá trình xử lý văn bản ,thông tin về văn bản được bảo quản trong đơn vị.
Chương trình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất ,cho phép người sử
dụng có thể tra cứu ,tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóng theo nhiều
tiêu chí khác nhau .Chương trình cũng đưa ra một hệ thống quản lý văn bản trong đơn
vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng .Em hy vọng hệ thống này
khi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ý nghĩa thực tiễn to lớn của nó trên các
phương diện sau đây :
- Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý ,tạo dựng môi trường bảo quản thông

tin trong nội bộ cơ quan.
-Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạt động
hàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn ,tài liệu ,các văn bản cũng
như quy trình xử lý văn bản của văn thư các bộ phận phòng ban và các chuyên viên
trong đơn vị ; lưu trữ ,cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành của
lãnh đạo ,các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên.
-Nâng cao năng suất lao động.
-Chương trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành ,nhờ vậy mà tạo
được sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản ,thuận tiện trong sử dụng.
-Chương trình cũng giúp quản lý tốt hơn những công văn và các loại văn bản
khác của các cơ quan Nhà nước cấp trên và của các cơ quan trực thuộc Bộ.
4.Kết cấu của đề tài
Đề tài: “ Ứng dụng Microsoft Excel trong quản lý văn bản đi tại UBND Phường
Khắc Niệm – Bắc Ninh ”
Đề tài : Bố cục gồm 3 chương :
Chương 1: Tổng quan quản lý văn bản đi
Chương 2 : Khảo sát , phân tích và thiết kế hệ thống
Chương 3 :Thiết kế chương trình
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài sử dụng ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị CSDL SQL server 2005, phương
pháp phân tích thiết kế hệ thống trong xây dựng ứng dụng quản lý văn bản đi tại
UBND phường Khắc Niệm có ý nghĩa rất lớn cho ta cách nhìn tổng quan và chi tiết về

6


chức năng của hệ thống này . Đồng thời , kết quả của đề tài là cơ sở khoa học giúp cho
doanh nghiệp có thể quản lý , nắm bắt kịp thời thông tin về quá trình thực hiện quy
trình quản lý văn bản đi và đề tài giúp cho bản thân em tổng hợp được những kiến thức
được học.

Do trình độ hiểu biết và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo không thể tránh khỏi
thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp của các thầy cô giáo để báo cáo của
em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn.

7


CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
1.1. Lý thuyết về văn bản
* Khái niệm văn bản :
Nghĩa hẹp: Văn bản là các tài liệu, giấy tờ … được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức). Bao gồm các chỉ thị,
thông tư, Nghị quyết, nghị định, đề án công tác , báo cáo , đơn từ…
Nghĩa rộng : Văn bản là một vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn
ngữ, ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học
kỷ thuật, công văn giấy tờ, khẩu hiệu, bang ghi âm… ở các cơ quan doanh nghiệp.
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu )
nhất định . Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà
văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.
Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủ
trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày , là một
trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác.
1.2. Các loại văn bản thường sử dụng.
1.2.1. Các loại văn bản có tính pháp quy
- Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác
những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể , được thông qua tại cuộc họp về
đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại
văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.
- Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà
chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ,

chính sách, về tổ chức bộ máy , về nhân sự và các công việc khác(văn bản hành chính
cá biệt).
Quyết định có tính lãnh đạo , chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các
điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ
trương , chính sách , tổ chức bộ máy , nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức,
ban hành chế độ, điều lệ, quy chế … kèm theo.

8


- Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ
cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định.
- Quy chế : Là văn bản xác định các nguyên tắc , trách nhiệm, quyền hạn , chế
độ và lề lối làm việc của một tổ chức.
- Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ , quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ
chức của một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau
một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.
1.2.2.Các văn bản hành chính thông thường
a.Khái niệm và phân loại văn bản hành chính thông thường
- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất
thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các công việc
cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan.
- Phân loại:Văn bản hành chính thông thường gồm:
+ Văn bản không có tên loại: Công văn( công văn hướng dẫn, công văn giải
thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công
văn phúc đáp,…)
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch , quyết định, tờ trình, biên
bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…
b. Một số văn bản hành chính thông thường
- Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết

định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức
khác mà người có liên quan cần biết.
- Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn
bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề , một việc
cụ thể nào đó , từ đó đề ra phương hướng , biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
- Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm
vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân
sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

9


- Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê
duyệt về chủ trương , phương án công tác, đề án, một vấn đề , một dự thảo văn bản,…
để cấp trên xem xét, quyết định.
- Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp,
giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Công văn : Là văn bản không có tên loại dùng để thông tin trong hoạt động
giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời,
đề nghị, mời họp hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên , xin ý kiến, thăm hỏi, cảm
ơn, phúc đáp,....
- Biên bản : Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra
hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý
kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản hội nghị
là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc
thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại
hội nghị.
1.2.3. Các loại giấy tờ hành chính
Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định. Ví

dụ: Giấy đề nghị vay vốn kiêm khế nước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt,
giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,…
1.3. Quản lý văn bản đi
1.3.1.Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản , bao gồm văn bản QPPL , văn bản hành chính và
văn bản chuyên nghành ( kể cả bản sao văn bản , văn bản nội bộ và văn bản mật ) do
cơ quan , tổ chức phát hành.
1.3.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi

10


- Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều được kiểm tra về thể thức và nội dung trước
khi kiểm tra.

11


Quy trình quản lý văn bản đi
Kiểm tra
văn bản (1)

Đóng dấu

Kiểm tra
thể thức,
kỹ thuật
trình bày

Đóng

dấu cơ
quan

Ghi số
ngày
tháng
năm

(2)

Đăng ký văn bản
đi (3)

Đăng
ký văn
bản đi
bằng
máy
tính

Đăng
ký văn
abrn đi
bằng
máy
tính

Làm thủ tục
chuyển phát và
theo dõi (4)


Làm thủ tục
phát hành
văn bản

Chuyển
phát hành
văn bản

Đóng
dấu độ
mật khẩn

Theo dõi
việc
chuyển
hành văn
bản

Nhân
bản

Hình 1.1: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi

12

Lưu văn
bản đi (5)



1.3.3 Chức năng của văn bản đi
Chức năng của văn bản đi đó là:
-

Chức năng Thông Tin

-

Chức năng Quản Lý

-

Chức năng Pháp Lý

-

Chức năng Văn Hóa – Xã Hội.

1.3.4.Vị trí, vai trò của văn bản đi
Vị trí, vai trò của văn bản đi chiếm một vị trí hết sức quan trọng là một mắt
xích không thể thiếu được. Ý thức được tầm quan trọng đó trong những năm qua
đặc biệt là sau khi có Luật ban hành văn bản QPPL. Cho nên việc quản lý văn bản
đi một cách khoa học là một điều rất cần thiết trong công tác văn thư.

13


CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI PHƯỜNG
2.1. Khái quát về phường Khắc Niệm

2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển
- Tên cơ quan đơn vị, tổ chức : UBND phường Khắc Niệm
- Địa chỉ:Thôn đoài –Phường Khắc Niệm-TP.Bắc Ninh-Tỉnh Bắc Ninh
Phường Khắc Niệm thuộc Thành phố Bắc Ninh –Tỉnh Bắc Ninh do ở đây mới
lên phường mà vì vậy vẫn còn nhiều khó khăn so với những phường xung quanh
thuộc thành phố. Trong những năm trở lại đây được sự quan tâm đầu tư của Nhà nướ c,
thành phố cũng đã có những bước phát triển đáng kể về kinh tế - xã hội,bộ mặt nông

thôn đã được chuyển biến, đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao. Những thành
quả trên đã có tác động sâu sắc đến hoạt động quản lý công tác văn thư của phường .
Kinh tế phát triển làm cho số thu, chi không ngừng được tăng lên. Vào những năm gần
đây Nhà nước rất quan tâm tới công tác quản lý ngân sách xã nhất là từ khi luật Ngân
sách ra đời nhiều văn bản được ban hành, sửa đổi bổ sung cho phù hợp với thực tiến.
Trong công cuộc đổi mới của đất nước nói chung và hoạt động tài chính ngân
sách xã ngày càng trở nên phong phú và đa dạng,các khoản thu không chỉ đơn thuần là
các khoản thu trong ngân sách. Còn nội dung các khoản chi thi càng ngày đa dạng,
phức tạp hơn. . Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn thư mà cụ thể
là công tác quản lý văn thư xã. Xuất phát từ những vấn đề này, đòi hỏi phải có ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư cùng với những kiến thức lý luận được
tiếp thu qua quá trình học tập tại trường cùng với sự giúp đỡ tận tình của cô giáo, đặc
biệt là cô Nguyễn Thị Thanh Thủy đã hướng dẫn em tập trung tìm hiểu và phân tích
tình hình công tác quản lý văn thư tại xã.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và vai trò của các bộ phận của phường
a. Cơ cấu tổ chức
*Bộ máy tổ chức
Từ khi thành lập phường Khắc Niệm đến nay dưới sự lãnh đạo của Đảng, hoạt
động của chính quyền địa phương luôn nhận được sự ủng hộ tận tình và sự giúp
14



đỡ của Đảng bộ cấp trên.
Lãnh đạo địa phương có:
+ Bí thư Đảng ủy xã
+ Phó bí thư Đảng ủy
+ Chủ tịch HĐND
+ Các phó chủ tịch HĐND
+ Chủ tịch UBND
+ Phó chủ tịch UBND
+ Chủ tịch UB MTTQ
+ Bí thư đoàn thanh niên cộng sản HCM
+ Chủ tịch hội liên hiệp phụ nữ
+ Chủ tịch hội nông dân
+ Chủ tịch hội cựu chiến binh
+ Chỉ huy trưởng quân sự
+ Trưởng công an xã
+ Tư pháp – hộ tịch
+ Địa chính – xây dựng
+ Văn hóa – xã hội
Do là phường đông dân cư và hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau nên
phường có 2 phó chủ tịch UBND phụ trách về kinh tế và phụ trách về văn hóa Chính
trị - Xã hội.

15


* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phường Khắc Niệm

Chủ tịch

Phó chủ tịch


Cán bộ
văn
phòng
(văn
thư)

Ban
văn
hóaxã hội

Phó chủ tịch

Ban
tài
chính
- kế
toán

Ban
công
an xã

Ban
chỉ
huy
quân
sự xã

Ban

địa
chính
xây
dựng

Ban tư
pháphộ tịch

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phường
b. Chức năng , nhiệm vụ của UBND
- Chức năng: Chức năng của UBND là quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực đời sống xã
hội ở địa phương bằng pháp luật, theo pháp luật; tổ chức chỉ đạo việc thi hành pháp
luật, nghị quyết của HĐND cùng cấp.
Nhiệm
vụ,
quyền

hạn

của

UBND

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông
qua và trình UBND tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó.
+ Lập dự đoán, quyết toán ngân sách địa phương để trình HĐND phê duyệt và báo cáo
cơ quan hành chính Nhà nước, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp và tổ chức thực hiện
kế hoạch đó.
+ Căn cứ quyết định của HĐND, phối hợp với các cơ quan Nhà nước cấp trên để tổ
chức thực hiện theo từng lĩnh vực như thu thuế, phí, lệ phí đảm bảo thu đúng, thu đủ,

thu kịp thời và báo cáo về ngân sách theo quy định của pháp luật, đồng thời huy động

16


sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ
tầng của địa phương trên nguyên tắc tự nguyện.
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục tại địa phương, phối hợp với các
cơ quan hành chính Nhà Nước cấp trên để quản lý trường tiểu học, trường trung học,
kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo.
+ Tổ chức các hoạt động văn hóa, thông tin, nghệ thuật, thể dục, thể thao.
+ Tổ chức quản lý, kiểm tra các chương trình y tế cơ sở, dân số kế hoạch hóa gia đình
được giao.
+ Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông, tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng
an toàn.
+ Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
c. Chức năng nhiệm vụ của văn thư
Văn thư thuộc văn phòng ủy ban nhân dân phường có chức năng tham mưu,
tổng hợp cho ủy ban nhân dân phường, đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của
cán bộ Văn phòng – Thống kê.
Cán bộ văn thư – lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quền hạn của mình:
­ Quản lý công văn đi,đến,bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ.
­ Cán bộ Văn thư – Lưu trữ phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn
bản rồi đóng dấu ban hành.
­ Sau khi mọi thử tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói
công văn, trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận.
Giúp thường trực ủy ban nhân dân xã quản lý và tổ chức thực hiện công tác Văn
thư – Lưu trữ cơ quan. Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản theo đúng quy định.
d. Lề lối làm việc của cán bộ Văn thư – Lưu trữ
Văn phòng ủy ban nhân dân phường làm việc theo chế độ thủ trưởng mà người

chỉ đạo chung là Cán bộ văn phòng – Thống kê nên văn thư cũng chịu sự chỉ đạo trực
tiếp đó. Sau khi văn bản hoàn tất, cán bộ Văn thư - Lưu trữ căn cứ vào thành phần nơi
nhận và số lượng văn bản để gửi đi nhanh chóng, kịp thời, đúng số lượng.
e. Các trang thiết bị văn phòng
Trong quá trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu để phục vụ
hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị văn phòng. Văn phòng được trang bị đầy đủ
sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục công tác cho mỗi cán bộ.
Văn phòng UBND đã được trang bị khá đầy đủ máy móc, thiết bị như: máy vi
tính, máy in, mạng Internet, điện thoại, máy photocoppy.
Quy trình quản lý văn bản tại UBND phường
17


TRÁCH NHIỆM

TRÌNH TỰ CÔNG TÁC

TÀI LIỆU BIỂU MẪU,
LIÊN QUAN

TIẾP NHẬN ĐĂNG KÝ

VĂN THƯ

VĂN BẢN
SCAN VĂN BẢN ĐẾN

VĂN THƯ

XEM XÉT ,CHỈ ĐẠO

LÃNH ĐẠO

THỰC HIỆN
CHUYỂN VĂN BẢN

VĂN THƯ
BỘ PHẬN, CÁ NHÂN
CÓ TRÁCH NHIỆM
GIẢI QUYẾT
CÁN BỘ VĂN THƯ
PHÒNG CHUYÊN MÔN

TRIỂN KHAI HỒ SƠ

LƯU VĂN BẢN

Hình 2.2:Bảng quản lý văn bản tại UBND xã.

18


2.2 Thực trạng của công tác quản lý văn bản đi tại UBND phường
Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở văn phòng UBND phường
Khắc Niệm cũng được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước nhưng vẫn còn
thiếu nhều hạn chế như không có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến nên do đó sẽ
không biết được tiến độ thực hiện. Việc chuyển giao văn bản do cán bộ Văn Thư – Lưu
trữ gửi đến các ban ngành,đoàn thể nhưng lại không có sổ ký nhận và khi văn bản bị
mất cán bộ Văn Thư – Lưu trữ sẽ phải trịu trách nhiệm.
Hiện nay, khối tài liệu được Lưu trữ tại các cơ quan,còn một số đang ở tình
trạng bó gói, lộn xôn. Cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản cho một số tài liệu,

và cũng có bảng thời hạn bảo quản như quy định của cục Văn Thư – Lưu trữ. Đây là
tình trạng chung phổ biến ở tất cả các cơ quan, không riêng gì UBND phường Khắc
Niệm. Để công tác chỉnh lý ở các cơ quan nói chung và UBND phường Khắc niệm nói
riêng được tổ chức đúng quy định thì các cơ quan lý lưu trữ cấp trên cần có chính sách
cụ thể và quan tâm hơn nữa nhằm khuyến khích các cơ quan làm tốt công tác này. Đặc
biệt là việc đầu tư kinh phí.Hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị còn thiếu và lạc hậu. Trình
độ ứng dụng công nghệ thông tin của một số lãnh đạo và cán bộ nhân viên còn hạn
chế, chưa có chính sách thu hút và tuyển dụng cán bộ có trình độ cao về CNTT và các
cơ quan của huyện.
Một số cấp ủy, chính quyền, lãnh đạo các cơ quan đơn vị chưa nhận thức đầy đủ
về vai trò, vị trí, tác dụng của việc ứng dụng CNTT truyền thông vào công việc và
trong điều hành quản lý. Chưa quan tâm và đầu tư đúng mức, kịp thời cho công tác
này tại cơ quan, đơn vị mình. Trình độ, năng lực của một số lãnh đạo, cán bộ công
chức, viên chức và nhân dân chưa bắt kịp với tốc độ phát triển cao của công nghệ
thông tin..
2.2.1.Khi văn bản được soạn thảo xong
1.Trình và xem xét văn bản đi
2.Đóng dấu văn bản đi
3.Đăng ký văn bản đi bằng CSDL trên máy tính
4.Làm thủ tục gửi văn bản và lưu văn bản

19


Khi văn bản đã được kiểm tra xong thì ta thực hiện các khâu nghiệp vụ đó là mở máy
tính khởi động , chúng ta chỉ cần kích chuột vào phần mềm đã được tạo sẵn trên máy
tính ngoài màn hình , khi đó giao diện phần mềm sẽ hiện ra Forms để nhập các thông
tin của văn bản vào.
2.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả hiệu quả công tác quản lý văn bản đi tại
UBND Phường.

2.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản đi tại phường
- Quản lý và theo dõi hệ thống văn bản đi, văn bản nội bộ qua hệ thống phần
mềm. Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản đang ở đâu, quá trình sử
dụng chúng như thế nào? Những ai đang lưu giữ.
- Số hóa văn bản đi, văn bản nội bộ vào máy tính qua hệ thống phần mềm giúp
lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản. Dễ
dàng quản lý các loại giấy tờ công văn. Tránh những sai sót có thể phát sinh.
- Phân phối, luân chuyển văn bản giữa các phòng, ban, bộ phận thực hiện thông
qua trên máy tính, giúp giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc của văn thư.
- Lưu vết quá trình luân chuyển, xử lý văn bản đồng thời biết được nơi đang
lưu trữ văn bản gốc.
- Tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng và kịp thời văn bản khi có yêu cầu.
- Theo dõi, kiểm soát được tình trạng công văn mình gửi đi.Lập và thống kê
các báo cáo chính xác.
-

Tổng hợp, thống kê các, văn bản đi, văn bản nội bộ theo nhiều tiêu chí, các

mẫu báo cáo, thống kê được thiết kế theo tiêu chuẩn ngành văn thư lưu trữ.
- Ứng dụng rộng rãi CNTT trong hoạt động nội bộ của các phòng ban, đoàn
thể, xã phường nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc; giảm thời gian, chi phí
hoạt động. Hướng tới xây dựng thành công nền hành chính điện tử.
- Cung cấp thông tin, dịch vụ công trực tuyến mức độ cao trên diện rộng cho
người dân và doanh nghiệp.
2.3.2. Giải pháp, phương thức ứng dụng phần mềm

20


-


Phần mềm này,người sử dụng có thể xem và in ra các thông tin mình cần một

cách dễ dàng.
- Chương trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ vậy mà tạo đượ
c sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản,thuận tiện trong sử dụng.
- Chương trình cũng giúp quản lý tốt hơn những công văn và các loại văn bản kh
ác của các cơ quan Nhà nước cấp trên và của các cơ quan khác.
- Với nội dung của đề tài được bố cục như trên em đã hoàn thiện và xây dựng
tương đối hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý công văn đến phục vụ đắc lực cho
công tác nghiệp văn phòng nhằm đổi mới công tác Văn Thư theo xu hướng tin học
hóa,hiện đại hóa quản lý.
2.3.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
-

Để đảm bảo cho đội ngũ cán bộ, công chức thực sự nắm, hiểu rõ công việc, thạo

việc và chuyên môn hóa cao thì việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm việc tại
bộ phận một cửa nói riêng và toàn thể cán bộ, công chức các phòng, ban chuyên môn là
hết sức cần thiết. Tổ chức đào tạo cán bộ, công chức tập trung vào một số nội dung sau:
- Đào tạo, bồi dưỡng để mỗi cán bộ, công chức áp dụng thuần thục các quy trình
quản lý Văn Thư..
- Tiếp tục đào tạo cán bộ, công chức nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào thực
tế công tác cũng như giải quyết công việc thường ngày.
- Lãnh đạo UBND phường cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác văn thư
lưu trữ cơ quan. Tổ chức đưa cán bộ đi tập huấn ở cấp trên chú trọng đào tạo,bồi
dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ văn thư lưu trữ.
- Lãnh đạo UBND phường cần đôn đốc,kiểm tra thương xuyên các ban,ngành lập
hố sơ khi công việc được giải quyết xong đưa vào lưu trữ,tạo điêu kiện làm tốt công
tác lưu trữ.

- Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức được lập kế hoạch thực hiện cụ
thể trước khi triển khai qua hàng năm.
2.3.4. Nâng cấp, thay thế các trang thiết bị đã cũ và lạc hậu
-

Nâng cấp và bổ sung các phương tiện làm việc của cán bộ, công chức gồm: tủ

đựng hồ sơ, tài liệu.

21


-

Đầu tư hệ thống trang, thiết bị vào giải quyết công việc như: Máy vi tính, máy

photo,Máy in,sau nhiều năm sử dụng đã hư hỏng nhiều không đảm bảo chất lượng
công việc. Hệ thống máy tính nối mạng sử dụng các phần mềm tác nghiệp được chuẩn
hoá bằng các quy trình.
Chương 3: ỨNG DỤNG CỦA MICROSOFT EXCEL
VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA PHƯỜNG
3.1. Giới thiệu về Microsoft Excel .
3.1.2. Các tạo Forms
Để tạo Forms, vì Forms có sẵn trong Excel nên ta không cần viết một chút nào
về VBA mà vẫn có thể tạo được Forms. Các bước thực hiện như sau:
-

File chọn Options ta thấy xuất hiện Excel Options,

-


Chọn Quick access toolbal chọn Choose command from và sau đó chọn All
command.

Hình 3.5. Biểu tượng Forms
-Sau đó ta chon một trường bất kì rồi ấn phím F trên bàn phím để dễ dành tìm được
Forms. Kích chuột vào Forms rồi ấn Add sau đó nhấn Ok.

22


Hình 3.6.Cách tạo Form
Sau khi thực hiện các bước trên ta sẽ thấy biểu tượng Forms xuất hiện trên
thanh công cụ:

Hình 3.7. Biểu tượng Forms
 Phạm vi áp dụng
 Áp dụng đối với tất cả các các loại văn bản đi trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước.
-Áp dụng cho cán bộ Văn thư - Lưu trữ và các phòng nghiệp vụ liên quan
3.1.1. Tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel .
23


Microsoft Excel là một phần mềm thiết kế để nhập, tính toán các bảng số liệu
bằng các công cụ hàm số và công thức. Chính tính linh hoạt trong tính toán của Excel
làm nên sự khác biệt cơ bản giữa các bảng tính được thiết kế trên Excel so với các
bảng tính được thiết kế trên Word.
- Với mục đích tạo các tệp tin có nội dung là các bảng số liệu nên ngay từ đầu
màn hình giao diện của Exce đã được thiết kế dưới dạng các bảng bao gồm cột và

hàng. Tên của têp tin Excel luôn được mặc định là Book 1 (2,3,…)
- Một book gồm 255 Sheet (bảng tính), các Sheet được đặt tên từ Sheet1 đến
Sheet 255. Thông thường khi cài đặt chương trình hệ thống sẽ để hiển thị mặc định
trên màn hình 3 Sheet, để có them các Sheet ta chem từ menu Insert \ Worksheet .
- Một Sheet bao gồm:
+ 256 Cột: Các cột được ký hiệu theo bảng chữ cái từ A đến IV
+ 65536 Hàng (dòng): Các hàng được đánh số từ 1 đến 65536
- Giao của cột và hàng trong bảng gọi là ô
+ Ô được xác định bằng địa chỉ ô, địa chỉ ô cho biết vị trí của ô trên bảng
+ Địa chỉ ô được xác định bằng ký hiệu của cột và số thứ tự của hàng.

24


Woorkbook

worksheet

worksheet

1048576 dòng

…..

Chartsheet

Chartsheet

…


16384 cột
cells

Hình 3.1 : Các thành phần của workbook
- Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dưạ trên chuẩn XML giúp
việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn
trước đây là “XLSX”

Hình 3.2: Giao diện Excel
25