MỤC LỤC
MỤC LỤC.................................................................................................................... 1
DANH MỤC VIẾT TẮT..............................................................................................3
DANH MỤC HÌNH ẢNH............................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................5
Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỄN...........................7
1.1. Khái quát về quản lý văn bản..............................................................................7
1.1.1. Khái niệm quản lý văn bản..........................................................................7
1.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến............................................................................7
1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến.................................................................................7
1.2.2. Phân loại bóc bì văn bản đến.......................................................................8
1.3. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến................................................................8
1.3.1. Đóng dấu đến.............................................................................................8
1.3.2. Đăng ký văn bản đến...................................................................................9
1.4. Phân phối, chuyển giao văn bản đến.................................................................13
1.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến...........................15
Chương 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ LENG SU SÌN, HUYỆN MƯỜNG NHÉ,
TỈNH ĐIỆN BIÊN...................................................................................................16
2.1. Giới thiệu về UBND xã Leng Su Sìn..................................................................16
2.1.1. Vị trí địa lý và Cơ cấu tổ chức UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé
............................................................................................................................ 16
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ máy quản lý...........................17
2.2. Thực trạng quản lý văn bản đến........................................................................18
2.3. Quy trình quản lý văn bản đến..........................................................................21
Chương 3. ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ LENG SU SÌN, HUYỆN MƯỜNG NHÉ,
TỈNH ĐIỆN BIÊN.....................................................................................................23
3.1. Giới thiệu các tính năng cơ bản của Microsoft Excel.......................................23
3.2. Xây dựng chương trình......................................................................................27

1


3.2.1. Giao diện chính của chương trình..............................................................27
3.2.2. Một số giao diện khác của chương trình....................................................27
KẾT LUẬN................................................................................................................. 29
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................31
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN.......................................................32

2


DANH MỤC VIẾT TẮT

Ký hiệu

Ý nghĩa

UBND
HĐND
NQ
QĐ
TT
BNV

Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Nghị quyết
Quyết định
Thông tư

Bộ Nội Vụ

3


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Mẫu đến theo phụ lục kềm theo thông tư số 072012/TT-BNV.......................9
Hình 1.2. Bìa sổ đăng ký văn bản đến..........................................................................11
Hình 1.3. Mẫu sổ đăng ký đơn thư...............................................................................12
Hình 1.4. Sổ đăng ký văn bản mật đến........................................................................13
Hình 2.1. UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên..........................16
Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Leng Su Sìn.................................................17
Hình 3.1. Các thành phần của worbook.......................................................................24
Hình 3.2. Giao diện của Excel.....................................................................................24
Hình 3.3. Các lệnh trong thực đơn Office....................................................................25
Hình 3.4. Bảng lựa chọn truy cập nhanh......................................................................25
Hình 3.5 Hộp thoại Excel Options...............................................................................26
Hình 3.6. Giao diện chính của chương trình................................................................27
Hình 3.7. Giao diện form nhập văn bản đến................................................................27
Hình 3.8. Giao diện quản lý văn bản đến.....................................................................28

4


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vục hoạt động có những
đóng góp nhất định và luôn muốn vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư đã có
những bước phát triển mới phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách

hành chính.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan đảng, các cơ
quan nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm
bảo cung cấp kịp thời chính xác và đồng thời công tác văn thư cũng được xác định là
một mặt của hoạt động quản lý nói chung và chiếm phần lớn nội dung hoạt động của
văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự quản lý của cơ quan.
Đồng thời làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan một cách nhanh chóng, chính xác chất lượng, đúng chế độ.
Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đã tạo ra những
chuyển biến mạnh mẽ mọi mặt trong nền kinh tế. Các đơn vị hành chính sự nghiệp
cũng như các doanh nghiệp gặp không ít các vấn đề trong việc quản lý văn bản đ ến.
Để hoạt động một cách hiệu quả nhất bất kể cơ quan, tổ chức nào cũng không thể
không coi trọng công tác này. Bởi nó chính là công cụ để ghi lại, truyền đạt các quyết
định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vi là điều kiện để cơ quan
thực hiện tốt công việc quản lý.
Xuất phát từ các lý do trên em đã chọn đề tài “Ứng dụng Microsoft Excel vào
việc quản lý văn bản đến tại văn phòng UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh
Điện Biên
2. Mục đích nghiên cứu
Xây dựng được quy trình quản lý văn bản đến phục vụ cho công tác quản lý văn
bản đến tại xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên..
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý
văn bản hành chính đến của UBND xã Leng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên

5


Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đến tại văn phòng UBND xã

Leng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên.
4.Phương pháp nghiên cứu
+ Khảo sát thực trạng.
+ Phỏng vấn.
+ Nghiên cứu tài liệu.
5. Bố cục của bài gồm 3 chương:
+ Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản đến.
+ Chương 2: Khảo sát hiện trạng công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã
Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên.
+ Chương 3: Xây dựng chương trình quản lý văn bản đến.

6


CHƯƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỄN
1.1. Khái quát về quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản và quản lý văn bản
 Khái niệm văn bản
- Theo nghĩa rộng: Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dung để ghi nhận và truyền đạt
thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.
- Theo nghĩa hẹp: văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức
kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động
của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều
hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị định, nghị quyết,
đề án công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm được dùng
một cách rộng rãi trong hoạt đọng của các cơ quan, tổ chức. Khái niện văn bản dùng
trong tài liệu này được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên.

 Khái niệm quản lý văn bản
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển
giao nhanh chóng kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng
ngày của cơ quan, tổ chức.
 Khái niệm văn bản đến
- Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khac gửi đến
cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất
công.
1.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến.
Khi tiếp văn bản được chuyển đến cơ quan người cán bộ văn thư của cơ quan,
tổ chức phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong... đối với văn
bản mật phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

7


Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, không còn nguyên vẹn hoặc đến muộn thời
gian ghi trên bì phải báo cáo ngay cho lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm,
trường hợp cần thiết có thể lập biên bản.
Trường hợp gửi qua mạng, mail, fax... cán bộ văn thư phải kiểm tra kĩ số lượng
văn bản, nếu phát hiện sai xót phải kịp thời báo cáo cho lãnh đạo cơ quan để giải quyết.
1.2.2. Phân loại bóc bì văn bản đến.
* Tất cả các văn bản đến được phân loại và xử lý như sau
Loại phải bóc bì : gồm các bì văn bản đến gửi cho cơ quan tổ chức.
Loại không bóc bì : các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức văn thư chuyển
tiếp đến nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan
đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.

Xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về
khiếu nại, tố cáo.
* Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết
kịp thời.
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn
bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký
xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát
hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng
của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
1.3. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
1.3.1. Đóng dấu đến
Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn
thư cơ quan và nhận được ngày nào; trong trường hợp văn bản giải quyết không kịp

8


thời,qua dấu đến có thể tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai. Dấu
“Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm.

9


TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
Số :……………………………

ĐẾN
Ngày :…………………………
Chuyển :…………………........................
Lưu hồ sơ số :…………………………….

Hình 1.1. Mẫu đến theo phụ lục kềm theo thông tư số 072012/TT-BNV
Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đếm được đánh liên tục từ
số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Ngày đến: Là ngày, tháng, năm, cơ quan tổ chức nhận được văn bản (hoặc
đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì
phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 chữ số cuối của năm, ví dụ: 03/01/11,
27/7/11, 31/2/11.
Giờ đến: Đối với văn bản đến có đóng dấu đến “ Thượng khẩn” và “Hỏa tốc”
(kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải nghi giờ nhận (trong những trường hợp cần
thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Lưu hồ sơ số: Ghi số kí hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến. Đối
với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng , trong trường hợp cần thiết, phải
sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “ Đến”.
1.3.2. Đăng ký văn bản đến
* Lập Sổ đăng ký văn bản đến: Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến
dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản
mật đến.

10



Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản
đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương. Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,
tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao
dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến.
Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì
lập sổ đăng ký đơn, thư riêng.
Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức
và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
* Đăng ký văn bản đến.
Cũng như đối với văn bản đi đăng ký văn bản đến là một khâu quan trọng của
quá trình xử lý công văn đến. Có thể đăng ký bằng số có thể dùng một hoặc nhiều số
hoặc có thể truy cập vào máy tính. Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng
ký và chuyển giao trong ngày đó. Đặc biệt với công văn khẩn thì khi nhận được phải
đăng ký ngay và chuyển giao kịp thời cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải
quyết, không được để chậm trễ làm nhỡ việc.
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không
viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Bìa sổ đăng ký văn bản đến.

11


………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20… (3)…
Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số ……….. (5)………

Quyển số: ….(6)…
Hình 1.2. Bìa sổ đăng ký văn bản đến
+ Ghi tên cơ quan ( tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
+ Tên cơ quan ( tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
+ Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
+ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
+ Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuôi cùng trong quyển sổ;
+ Số thứ tự của quyển sổ;
Bảng 1.3. Mẫu trình bày văn bản đến được ghi theo phụ lục kèm thông tư 07/2012/TTBNV
Ngày Số
đến
(1)

Tác Số, kýNgày

Tên loại và trích yếuĐơn vị hoặcKý

Ghi

đến giả

hiệu

tháng

nội dung

người nhận nhận chú

(2)


(4)

(5)

(6)

(7)

(3)

(8)

(9)

Mẫu trình bày văn bản đến được ghi theo phụ lục kèm thông tư 07/2012/TT-BNV
+ Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến” VD: 03/01,27/07,31/12.
+ Ghi theo số được ghi trên dấu’ Đến”
+ Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi
đơn, thư.
+ Ghi số và kí hiệu của văn bản đến.
+ Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 chữ số cuối, VD:
03/01/11.

12


+ Ghi tên loại của văn bản đến( trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt )
và trích yếu nội dung.Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì

người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
+ Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
+ Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
+Ghi những điểm trực tiếp của văn bản đến (Văn bản không có số, ký hiệu,
ngày tháng, trích yếu, bản sao, v.v…).
Lưu ý: Sổ đăng kí đơn, thư: Đối với những cơ quan có chức năng giải quyết các
đơn thư, khiếu nại và tố cáo như UBND tỉnh, huyện, ban thanh tra, viện kiểm sát nhân
dân các cấp có thể lập sổ đăng ký đơn thư theo mẫu in sẵn có bìa và trang đầu của sổ
được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, khác tên gọi
là ‘sổ đăng ký đơn, thư.
Mẫu sổ đăng ký đơn thư:
Ngày
đến
(1)

Họ tên, địa
Số đến chỉ
gửi
(2)

(3)

người

Ngày

Trích yếuĐơn vị hoặc

tháng nội dung người nhận

(4)

(5)

(6)

Ký nhận Ghi chú
(7)

(8)

Hình 1.3. Mẫu sổ đăng ký đơn thư
+ Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến” VD: 03/01, 27/7.
+ Ghi theo số được ghi trên dấu “ Đến”, số đến là số thứ tự đăng ký của đơn,
thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đên và đăng ký riêng)
hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và
đăng ký chung với các loại văn bản đến khác).
+ Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có của người gửi
đơn, thư).
+ Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới
10, và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước. Năm được ghi bằng 2 chữ số cuối năm,
Vd: 03/01/11, 31/12/11. Trường hợp đơn, thư không ghi ngày, tháng thì có thể lấy
ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể.
+ Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư
không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.

13


+ Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý

kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền.
Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn hoặc thư.
+ Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ..; đơn, thư không
ghi ngày tháng.
Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đơn
Ngày Số

Tác Số, kýNgày Tên loại và tríchMức độ hoặc

đến đến giả hiệu

tháng yếu nội dung

Mật

người

vị
Ký
nhận

Ghi chú

nhận
(1)

(2)

(3)


(4)

(5)

(7)

(6)

(8)

(9)

(10)

Hình 1.4. Sổ đăng ký văn bản mật đến
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản
đến theo hướng dẫn tại mục 3; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối
mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ
được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
1.4. Phân phối, chuyển giao văn bản đến
* Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết

văn bản (nếu cần).

14


Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được
ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể.
- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng
ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
* Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao
văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải
bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người
đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có).
Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho
cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư
phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển
giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản
đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.

1.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.

15


Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải
quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất
của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý
kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các
đơn vị, cá nhân có liên quan.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm
theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng
dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết
văn bản đến.
Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi,
thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.


16


CHƯƠNG 2.
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN
PHÒNG UBND XÃ LENG SU SÌN, HUYỆN MƯỜNG NHÉ, TỈNH ĐIỆN
BIÊN
2.1. Giới thiệu về UBND xã Leng Su Sìn
2.1.1. Vị trí địa lý và Cơ cấu tổ chức UBND xã Leng Su Sìn, huyện Mường Nhé
- Vị trí địa lí.
+

Leng Su Sìn là một xã thuộc huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên, Việt Nam.
Xã có diện tích 18.105,82 ha , dân số năm 2009 là 2.011 người,

+ Phía tây giáp xã Sín Thầu, huyện Mường Nhé và nước Cộng hòa dân chủ nhân dân
Lào
+

Phía Bắc giáp xã Sín Thầu và xã Sen Thượng, huyện Mường Nhé

+

Phía Nam giáp xã Chung Chải, huyện Mường Nhé

+

Phía Đông giáp giáp xã Chung Chải,, huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên và các
xã Tà Tổng, Mù Cả, huyện Mường Tè, tỉnh Lai Châu


+

Xã Leng Su Sìn thuộc huyện Mường Nhé là một xã thuộc vùng miền núi
phía Bắc

+

UBND xã Leng Su Sìn là cơ quan hành chính nhà nước cấp địa phương. Có
chức năng quản lý toàn bộ các lĩnh vực trên địa bàn xã Leng Su Sìn như:
kinh tế, văn hóa, an ninh, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn xã.

17


Hình 2.1. UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên

18


+

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơ cấu tổ chức UBND xã Leng Su Sìn:

CHỦ TỊCH
UBND

PHÓ CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH


Phụ trách văn hóa

Phụ trách kinh tế

Phòng
văn

Phòng
tư

thư

pháp

lưu trữ

Phòng
văn
hóa xã
hội

Phòng
Phòng

khuyến

Phòng

Phòng


tài

nông

tư địa

quân

chính

khuyến

chính

sự

lâm

Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Leng Su Sìn
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ máy quản lý
+

Chủ tịch UBND xã ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết định của UBND về các

chủ trương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy ở các bộ phận. Phê duyệt các chỉ
tiêu quan trọng về kế hoạch ngân sách, các công trình xây dựng lớn của xã các văn bản
trình Huyện uỷ, UBND huyện. Nếu Chủ tịch đi công tác thì Phó Chủ tịch được uỷ
quyền ký thay.
+


Phó Chủ tịch UBND xã phụ trách các lĩnh vực công tác được Chủ tịch uỷ

quyền ký thay một số chỉ thị, quyết định cá biệt, Quyết định của UBND xã để chỉ đạo
các vấn đề cụ thể, ký duyệt các luận chứng kinh tế làm căn cứ ghi kế hoạch khởi công
xây dựng cơ bản sau khi được UBND xã thông qua, ký các văn bản có liên quan tới
chứng thực, giấy khai sinh… Chủ tịch UBND xã ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết định

19


của UBND về các chủ trương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy ở các bộ phận.
Phê duyệt các chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch ngân sách, các công trình xây dựng lớn
của xã các văn bản trình Huyện uỷ, UBND huyện. Nếu Chủ tịch đi công tác thì Phó
Chủ tịch được uỷ quyền ký thay.
+

Trưởng các ban và công chức trong UBND soạn thảo các văn bản phát sinh

trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh vực hoạt động của mình.
2.2. Thực trạng quản lý văn bản đến tại văn phòng UBND xã Leng Su Sìn
* Khái niệm văn bản đến: văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá
nhân khac gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang
tính chất công.
2.2.1. Các loại văn bản đến tại văn phòng UBND xã Leng Su Sìn
+ Quyết định
+ Thông báo
+ Báo cáo
+ Công văn
+ Thông tư

+ Nghị định
+ Nghị quyết
+ Giấy mời
+ Chỉ thị
2.2.2. Tình hình quản lý văn bản đến tại Văn phòng UBND xã Leng Su Sìn
Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ nơi
khác gửi đến. Nhìn chung, số lượng văn bản đến các cơ quan tương đối nhiều, cho nên
văn bản đến được đóng dấu, vào sổ đăng kí văn bản đến, có ngày, tháng, năm văn bản
đến. Tất cả các tập này được để trong bìa cứng, đưa vào hộp lưu trữ. Sau hai năm cán
bộ Văn thư – Lưu trữ.
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND xã tuân theo trình tự đã
được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ về
công tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của
Chính Phủ về công tác Văn thư.

20


2.2.3. Nhận xét, đánh giá
Việc quản lý văn bản đến của cơ quan vẫn còn thực hiện bằng thủ công, khi tiếp
nhận công văn đến bộ phận văn thư vẫn phải ghi vào sổ và thực hiện trên máy vi tính
tiện cho việc tra cứu. Điều này sẽ đảm bảo được tính hệ thống, chăt chẽ về quản lý văn
bản đến thế nhưng cần phải hiện đại hóa công tác văn thư hơn nữa để có thể xây dựng
được một hệ thống quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đến nói riêng hiện
đại, thống nhất hơn nâng cao hiệu quả thông tin của văn phòng.
Bộ phận văn thư cơ quan chỉ có 01 cán bộ với yêu cầu của công việc có khối
lượng lớn nhiều khi chưa được giải quyết nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không
nhỏ đến các quyết định quản lý của cơ quan. Do đó, vấn đề đặt ra là cần nâng cao hơn
nữa trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bô phận văn thư nhằm giải quyết các công

việc một cách có hệ thống, hiệu quả hơn.
Các phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu như kho lưu trữ chưa bảo đảm
quy cách, chưa có máy hút ẩm, … dẫn đến tài liệu vẫn chưa được bảo quản một cách
tốt nhất.

21


2.3. Quy trình quản lý văn bản đến
BƯỚC

TRÁCH
NHIỆM

1

NỘI DUNG CÔNG
VIỆC
1, Tiếp nhận văn bản từ
các nguồn (bưu điện,
Fax, văn bản chuyển
qua mạng)
2, Phân loại văn bản:
- Văn bản được bóc bì:
Các bì văn bản gửi đến
cơ quan, tổ chức.
- Văn bản không được
bóc bì: các bì có dấu
chỉ Khẩn, Mật, gửi đích
danh cá nhân và các tổ

chức đoàn thể.
3, Bóc bì văn bản.

QUY TRÌNH

Cán bộ
văn
Bắt đầu
thư

Tiếp nhận văn bản
đến phân loại, bóc
bì

KẾT QUẢ

- Nhóm

văn
bản
thường
(văn bản được
bóc bì).
- Nhóm văn
bản
Khẩn,
Mật, Hỏa tốc
Ưu tiến bóc bì
văn bản Khẩn,
Mật,

hỏa tốc.

- Văn bản có
1, Đóng dấu đến

2

dấu đến
- Văn bản đã
2, Đăng ký văn bản được đăng ký
đến
trong sổ đăng
ký văn bản đến

-

Cán bộ
văndấu
thư.đến, làm thủ
Đóng
tục đăng ký văn bản
đến.

1, Trình văn bản đến
2, Xin ý kiến chỉ đạo
3, Nhân bản văn bản
đến
4, Chuyển tiếp văn bản
5, Đăng ký bổ sung,
cho các đơn vị ký nhận


- Cán bộ văn
3

4

5

thư
Lãnh đạo,
Phân
chuyển giao
thủphối
trưởng
cơ văn
quan.
bản đến.
- Cán bộ văn
thư
- Các bộ
liênbản đến.
Giảiphận
quyết văn
quan.

đạo giải quyết
văn bản đến
- - Các đơn vị,
cá nhân có văn
bản đến.


1, Xác định trách
nhiệm giải quyết văn
- Văn
bản đến
được
2, Giải quyết văn bản
quyết
đến
1, Qua sổ đăng ký văn
bản, kể cả đăng ký qua
máy tính
2, Đôn đốc thường
xuyênYêu cầu báo cáo

- Lãnh đạo
- Cán bộ văn
thư
Theo dõi, kiểm tra
việc giải quyết văn
bản lưu băn bản
đến.

- Ra ý kiến chỉ

22

bản
giải


- Giải quyết
công vệc chính
xác, đúng tiến
độ


Ghi chú
TT

Biểu tượng

Ý nghĩa

1

Bắt đầu quy trình
Các bước công việc cụ

2

thể

3

Ra quyết định

4

Kết thúc quy trình
Mũi tên chỉ bước tiếp


5

theo của quy trình

23


CHƯƠNG 3.
ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI
VĂN PHÒNG UBND XÃ LENG SU SÌN HUYỆN MƯỜNG NHÉ TỈNH
ĐIỆN BIÊN.
3.1. Giới thiệu các tính năng cơ bản của Microsoft Excel


Tính toán đại số, phân tích dữ liệu



Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách



Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau



Vẽ đồ thị và các sơ đồ




Tự động hóa các công việc bằng các macro



Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài

toán khác nhau.
• Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm
việc (tính toán, vẽ đồ thị,…) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều
sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan
với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay
chart sheet.
• Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn
được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành
các cột và các dòng.Worksheet được chứa trong workbook.Một Worksheet chứa được
16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).
• Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị.
• Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của
cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột
vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.

24


Các thành phần của Workbook

Hình 3.1. Các thành phần của worbook
Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML
giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng

chuẩn trước đây là “.XLS”.
Giao diện Excel

Hình 3.2. Giao diện của Excel
• Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin,
lưu tập tin,… và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office
• Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta

25