LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tốt quá trình thực tập cơ sở và báo cáo kết quả đạt được, em
xin gửi lời cảm ơn đến hai thầy cô: TS Nguyễn Văn Huân, ThS Đỗ Thị Diệu Thu
đã trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình tìm hiểu thông tin và các bước để thực
hiện đề tài thực tập này.
Em xin gửi lời cảm ơn các thầy, cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông đã cho em kiến thức, kinh
ngiệm quý báu bởi các môn học rất hay và có tính vận dụng thực tế cao.
Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do lần đầu làm thực tập nên kinh nghiệm
làm báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót và chưa hợp lý. Em rất mong
được ý kiến đóng góp của thầy cô giáo.
Em rất mong nhận được nhưng ý kiến đóng góp quý báu của các thầy giáo,
cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và
Truyền thông và mong tiếp tục được Thầy cô quan tâm, hướng dẫn, giúp đỡ em
hoàn thiện chương trình này.
Một lần nữa, em xin trân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Hệ thống
thông tin kinh tế. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy TS Nguyễn Văn Huân và
cô ThS Đỗ Thị Diệu Thu đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập
cơ sở vừa qua.
Em xin trân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, tháng 5 năm 2017
Sinh viên
Dương Thị Thu Hương

1


MỤC LỤC
LỜI CảM ƠN............................................................................................................1
MỤC LỤC................................................................................................................. 2
DANH MỤC HÌNH ẢNH.........................................................................................4
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................5

LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................................6
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ.........................7
1.1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ cán bộ.......................................................8
1.1.1. Các khái niệm..........................................................................................8
1.1.2. Các thành phần trong hồ sơ cán bộ.........................................................8
1.1.3. Nội dung của công tác quản lý hồ sơ cán bộ............................................9
1.1.4. Vai trò của việc quản lý hồ sơ................................................................11
1.1.5. Trách nhiệm của người quản lý hồ sơ....................................................11
1.2. Giới thiệu về Microsoft Excel.......................................................................12
1.2.1. Khái niệm..............................................................................................12
1.2.4. Các hàm thông dụng trong Microsoft Excel..........................................15
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI UBND
XÃ VINH SƠN THÀNH PHỐ SÔNG CÔNG TỈNH THÁI NGUYÊN..................16
2.1. Giới thiệu UBND Xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên. .16
2.1.1. Vị trí địa lý.............................................................................................16
2.1.2. Diện tích tự nhiên và dân số..................................................................16
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ bộ máy nhà nước của UBND xã Vinh Sơn.....16
2.1.4. Chức năng của UBND xã Vinh Sơn.......................................................17
2.1.5. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Vinh Sơn..................................17
2.2. Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Vinh Sơn –
TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên.....................................................................20
2.2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại UBND xã Vinh Sơn – TP Sông
Công – Tỉnh Thái Nguyên...............................................................................20
2.2.2. Quy trình quản lý cán bộ công chức tại UBND xã Vinh Sơn – TP Sông
Công – Tỉnh Thái Nguyên...............................................................................21

2


2.2.3. Giải thích lưu đồ....................................................................................21

2.3. Đánh giá công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại xã UBND Vinh Sơn – TP Sông
Công – Tỉnh Thái Nguyên...................................................................................23
2.3.1. Ưu điểm.................................................................................................23
2.3.2. Hạn chế..................................................................................................23
2.3.3. Nguyên nhân..........................................................................................24
2.4. Đề xuất giải pháp..........................................................................................24
Chương 3. ỨNG DỤNG phần mềm MICROSOFT EXCEL VÀO CÔNG TÁC
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI UBND XÃ VINH SƠN- TP SÔNG CÔNG –
TỈNH THÁI NGUYÊN...........................................................................................26
3.1. Đặt vấn đề.....................................................................................................26
3.2. Chương trình quản lý hồ sơ cán bộ trên phần mềm Microsoft Excel............26
3.3. Đánh giá hiệu quả của chương trình.............................................................31
KẾT LUẬN.............................................................................................................32
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................33

3


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Túi đựng hồ sơ cán bộ...............................................................................9
Hình 1.2: Giao diện chính của Excel.......................................................................12
Hình 1.3: Các lệnh thực đơn trong Office................................................................14
Hình 1.4: Thanh thực đơn Ribbon...........................................................................14
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Vinh Sơn........................................16
Hình 2.2: Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND Xã Vinh Sơn.........................21
Hình 3.1: Giao diện trang chủ quản lý hồ sơ cán bộ................................................27
Hình 3.2: Giao diện tạo from dữ liệu.......................................................................28
Hình 3.3: Giao diện sắp xếp tên cán bộ từ A –Z......................................................28
Hình 3.4: Giao diện cập nhật hồ sơ cán bộ..............................................................29
Hình 3.5: Giao diện tìm kiếm thông tin hồ sơ cán bộ..............................................30

Hình 3.6: Giao diện chính thống kê cán bộ.............................................................30

4


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5

Từ viết tắt
UBND
CB,CC
TP
CNTT
CMND

Viết đủ
Ủy ban nhân dân
Cán bộ, công chức
Thành phố
Công nghệ thông tin
Chứng minh nhân dân

5



LỜI NÓI ĐẦU
 Lý do chọn đề tài :
Ngày nay cùng với sự phát triển về mọi mặt của xã hội, ngành công nghệ
thông tin đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong đời sống xã hội.
Để đáp ứng nhu cầu của thực tiễn cũng như công tác quản lý hồ sơ trong thời
kỳ hiện nay, các nhà quản lý thường xuyên cập nhật số liệu về cán bộ một cách
thường xuyên, liên tục. Thế nhưng việc cập nhập số liệu trên sổ sách lại gây ra
những bất cập khó khăn nhất định. Như việc tìm kiềm hồ sơ nhân viên rất mất thời
gian. Việc quản lý bằng sổ sách tốn nhiều giấy bút để ghi chép. Vậy nên đòi hỏi
phải có một công cụ hỗ trợ quản lý hồ sơ cán bộ tại xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông
Công – Tỉnh Thái Nguyên.Đồng thời, hiện nay với sự phát triển của khoa học công
nghệ, công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng nhiều hơn trong công tác quản
lý, các sản phẩm phần mềm cũng được sử dụng nhiều hơn và mang lại lợi ích ngày
càng tốt hơn đối với việc quản lý. Thế nhưng các sản phẩm phần mềm thường có
giá khá cao do đó một xã ở miền núi không thể có tiền để chi trả cho các việc mua
một phần mềm mới.
Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển thời kỳ công nghiệp hóa, hiện
đại hóa, song song với quá trình hội nhập thế giới và việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ hết sức cần thiết và cấp bách. Vì vậy em
chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý hồ sơ
cán bộ tại UBND xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên”
làm đề tài cho đợt thực tập này.
 Mục đích chọn đề tài :
Nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ của các nhà quản lý trở nên
hiệu quả và nâng cao chất lượng giúp cho công việc quản lý của nhân viên được
thuận lợi, tiết kiệm thời gian, tiền của một cách tối đa tại UBND xã xã Vinh Sơn –
Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên.
 Phương pháp nghiên cứu:
Khảo sát hiện trạng quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Vinh Sơn – Thành
Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên.

Tìm hiểu trực tiếp và trao đổi với lãnh đạo, cán bộ chuyên trách
6


 Bố cục trình bày:
Trong báo cáo gồm 3 chương chính:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý hồ sơ cán bộ
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND Xã Vinh Sơn
– Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lý hồ sơ
cán bộ tại UBND Xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên

7


Chương 1.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ
1.1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ cán bộ
1.1.1. Các khái niệm
Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban
hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải
quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý
của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một thuật ngữ được
sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ.
Thuật ngữ này được giải thích như sau:
Hồ sơ là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề
sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như
cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
Hồ sơ CB,CC là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về

CB,CC,VC bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh
tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán
bộ, công chức.
Hồ sơ gốc là hồ sơ CB,CC do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức lập và xác nhận lần đầu khi CB,CC được tuyển dụng theo quy định
của pháp luật.
Quản lý hồ sơ cán bộ là quản lý các tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin
cơ bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác,
hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội
của CB,CC.
1.1.2. Các thành phần trong hồ sơ cán bộ
Theo quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007 thì thành
phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm:
 Bì hồ sơ cán bộ, công chức
 Quyển lý lịch cán bộ, công chức
 Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức

8


 Tiểu sử tóm tắt
 Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức
 Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ
 Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức
 Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức
 Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức
 Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức
 Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự
 Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư


Hình 1.1: Túi đựng hồ sơ cán bộ

9


1.1.3. Nội dung của công tác quản lý hồ sơ cán bộ
Khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập biên bản tiếp
nhận, lập bản kê danh mục các tài liệu có trong hồ sơ.
Chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận cán bộ phải hướng dẫn cán bộ
viết quyển lý lịch và hoàn thiện mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ hoặc yêu cầu cơ
quan cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ.
Thường xuyên bổ sung hồ sơ cán bộ cập nhật kịp thời 2 lần trên tháng để
thường xuyên cập nhật những thay đổi về gia đình cũng như bản thân cán bộ
Tài liệu bổ sung hồ sơ do cán bộ tự khai theo yêu cầu bổ sung của bộ phận
quản lý hồ sơ vào mẫu mỗi cuối kỳ học.
Tài liệu bổ sung hồ sơ còn do bộ phận quản lý hồ sơ sưu tầm, thu thập được
những vấn đề lien quan đến cán bộ và bộ phận quản lý hồ sơ quyết định cho lưu vào
hồ sơ cán bộ.
Người được giao nhiệm vụ nghiên cưu hồ sơ phải có giấy giới thiệu của
trưởng cơ quan đơn vị.
Đối với những trường hợp đặc biệt cần sao chụp tài liệu hoặc mượn một số
tài liệu trong hồ sơ thì phải được bộ phận quản lý hồ sơ cho phép, thời gian mượn
không quá 15 ngày.
Bộ phận quản lý hồ sơ phải có sổ theo dõi nghiên cứu khai thác hồ sơ cán bộ.
Hồ sơ cán bộ phải được sắp xếp khoa học để dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản.
Khi cán bộ được điều động đi các cơ quan khác hoặc đề bạt giữ chức vụ
thuộc diện quản lý của cơ quan cấp trên thì toàn bộ hồ sơ phải chuyển giao cho
người quản lý mới. Việc chuyển giao hồ sơ cán bộ giữa hai cơ quan phải được đảm
bảo kịp thời, chặt chẽ, đúng địa chỉ. Nếu hồ sơ di đường phải được đóng gói và
niêm phong kĩ.

Cán bộ thôi việc: Không được nhận lại hồ sơ của mình mà chỉ được nhận bản
sơ yếu lý lịch, quyết định thôi việc. Những tài lệu khác phải lưu trữ ở cơ quan quản
lý cán bộ.
Cán bộ về hưu: Toàn bộ hồ sơ cán bộ vẫn do cơ quan quản lý cán bộ lúc
đương nhiệm lưu giữ, chỉ giao cho cán bộ nghỉ hưu một bản sơ yếu lý lịch quyết
định nghỉ hưu, sổ hưu.

10


Cán bộ chết: Hồ sơ của cán bộ vẫn do cơ quan quản lý cán bộ lưu giữ, không
giao cơ quan khác hoặc gia đình cán bộ.
1.1.4. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
Giảm chi phí mua sắm thiết bị
Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên.
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ
phận, nghỉ việc…
1.1.5. Trách nhiệm của người quản lý hồ sơ

 Đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu
Người quản lý nên có cách lưu trữ hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tiếp cận
và tìm ra hồ sơ khi cẩn thiết, nếu không rất dễ xảy ra sự nhầm lẫn về những hồ sơ
được yêu cầu và chậm trễ việc truy cập.
Hồ sơ có thể được quản lý, sắp xếp theo các tiêu chí sau


Theo thứ tự thời gian




Theo số văn bản



Theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả



Sắp xếp theo vần chữ cái

Hệ thống lưu trữ dễ vận hành là cơ sở để cơ quan, tổ chức linh động trong
việc mở rộng và tiếp nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần thiết.

 Đảm bảo tính hệ thống
Hồ sơ tài liệu phải đảm bảo tính hệ thống, hệ thống dễ vận hành là hệ thống
phản ánh được hình thức sắp xếp, tính chất và sự tác động lẫn nhau của hồ sơ. Hồ
sơ tài liệu có thể được phân loại thành các hệ thống nhỏ sau:


Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ)



Hồ sơ nguyên tắc



Hồ sơ trình ký




Hồ sơ nhân sự



Hệ thống lưu trữ được cập nhật thường xuyên, đầy đủ
11


Hồ sơ hành chính có chu kỳ đời sống như sau:


Tạo ra



Giữ lại



Bảo quản



Duy trì cho đến khi chuyển sang lưu trữ dài hạn




Hủy bỏ

Trước những phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, nhạy bén trong
việc cập nhật thường xuyên và đầy đủ thông tin là một trong những kỹ năng cần
thiết của nhà quản lý.


Hệ thống lưu trữ được đảm bảo tính an toàn

Nhà quản lý hồ sơ hành chính phải xem xét và đảm bảo tính an toàn cho hồ
sơ tài liệu, hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn
của các hồ sơ mật.
1.2. Giới thiệu về Microsoft Excel
1.2.1. Khái niệm
 Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft
Excel của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các
thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê
trực quan có trong bảng từ Excel. Bảng tính của Excel bao gồm nhiều ô được tạo
bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng
có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện
rất thân thiện với người dùng.

12


Hình 1.2: Giao diện chính của Excel
1.2.2. Phạm vi ứng dụng của Microsoft Excel
Với các tính năng sẵn có của mình, Microsoft Excel được ứng dụng rất nhiều
trong cuộc sống cũng như trong quá trình làm việc và nghiên cứu. Một số ứng dụng
mà excel được sử dụng nhiều như sau:

- Excel với kế toán: Các bảng tính của Excel được sử dụng trong công tác
quản lý và sử lý dữ liệu kế toán ở nhiều tổ chức đơn vị và đơn vị sản xuất kinh doanh.
- Excel và tài chính: Rộng hơn kế toán,bằng việc kế hợp các tính năng sẵn có
kết hợp với các ngôn ngữ lập trình hỗ trợ khác Excel đã tạo ra nhiều công cụ tài
chính hữu ích cần thiết cho hoạt động tài chính . Nhất là tỏng hoạt động quản trị dự
án,các hoạt động phân tích thiết kế dự án.
- Excel và kỹ thuật: Cũng là lưu số liệu và tính toán, ứng dụng trong kỹ thuật
của Excel không nhiều như trong kinh tế nhưng nó rất cần thiết và không thể thiếu
trong hoạt động quản lý.
- Excel và giáo dục: Trong giáo dục Excel được sử dụng nhiều và phổ biết
trong việc quản lý điểm, thông tin học sinh, sinh viên của mình những kiến thức cơ
bản nhất về Excel từ các trường Đại học đến các trường Trung học cơ sở.
- Một số ứng dụng khác của Excel: Ngoài các lĩnh vực kế toán trên Excel còn
được ứng dụng rất nhiều trong các hoạt động khác như quản lý trong y tế…
1.2.3. Một số nút lệnh trong Excel

13


 Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới,
mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office
giống như thực đơn File của các phiên bản trước.
Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta
hay sử dụng nhất. Nhấn vào

để mở danh mục các lệnh và

vào các lệnh cần cho

hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể

nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.

Hình 1.3: Các lệnh thực đơn trong Office
 Tìm hiểu thanh Ribbon
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh
thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay
trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Hình 1.4: Thanh thực đơn Ribbon
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình
làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay
xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu…

14


Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ
thị, ký hiệu…
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách,
phân tích dữ liệu…
Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào
các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ,
chia màn hình…
Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình
viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options - Popular - Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện

ích bổ sung, các hàm bổ sung…
1.2.4. Các hàm thông dụng trong Microsoft Excel
Hàm SUM.
* Cú pháp: SUM(Number1, Number2..).
* Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
* Chức năng: Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.
Hàm AVERAGE.
* Cú pháp: AVERAGE(Number1,Number2…).
* Các tham số: Number1,Number2… là các số cần tính giá trị trung bình.
* Chức năng: Trả về giá trị trung bình của các đối số.
Hàm SUMIF
* Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum-range).
* Chức năng:Tính tổng dữ liệu dựa trên điều kiện.
Hàm VLOOKUP
* Cú pháp: VLOOKUP(Lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup
* Chức năng: Dùng hàm này khi bạn cần tìm thông tin trong một bảng hay
một phạm vi theo hàng.

15


Hàm COUNT.
* Cú pháp: COUNT(Value1, Value2…).
* Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
* Chức năng: Hàm đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.
Hàm IF
* Cú pháp: IF(Điều kiện, giá trị 1, giá trị 2).
* Dùng hàm này để trả về một giá trị nếu một điều kiện là đúng và giá trị
khác nếu điều kiện là sai.
Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI UBND XÃ
VINH SƠN THÀNH PHỐ SÔNG CÔNG TỈNH THÁI NGUYÊN
2.1. Giới thiệu UBND Xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên
2.1.1. Vị trí địa lý
Xã Vinh Sơn nằm phía Tây thành phố Sông Công, phía Bắc giáp xã Bá
Xuyên, phía Đông giáp phường Thắng lợi, phía Tây giáp xã Bình Sơn, phía Nam
giáp huyện Phổ Yên. Xã Vinh Sơn có 6 đơn vị xóm.
2.1.2. Diện tích tự nhiên và dân số
Tổng diện tích tự nhiên của xã là 8,27 Km2
Dân số trung bình 2.166 người.
Mật độ dân số 262 người/km2.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ bộ máy nhà nước của UBND xã Vinh Sơn
 Cơ cấu tổ chức gồm:
- 01 Chủ Tịch UBND
- 01 Phó chủ tịch
- 21 Cán bộ, công chức
 Sơ đồ bộ máy quản lý nhà nước của UBND xã Vinh Sơn

16


Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Vinh Sơn
2.1.4. Chức năng của UBND xã Vinh Sơn
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm
bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ trung ương tới cơ sở.
2.1.5. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Vinh Sơn

 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức
thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách

17


địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
4. Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định
của pháp luật;
5. Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm
sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ
công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
1. Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong
sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi;
2. Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng
tại địa phương;
3. Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
4. Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.

18


Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã
theo phân cấp;
2. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
3. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

4. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp
bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
2. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản
lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
3. Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
4. Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
5. Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
6. Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương
theo quy định của pháp luật;

19


7. Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành

pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạ sau đây:
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
2. Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
3. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương;
4. Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.

 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện
chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của
nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.

 Trong việc thi hành pháp Luật UBND cấp xã thực hiện các quyền hạn sau :
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền
3. Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

20



2.2. Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã Vinh Sơn –
TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên
2.2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại UBND xã Vinh Sơn – TP Sông Công
– Tỉnh Thái Nguyên
Trong những năm qua công tác tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ của UBND xã
Vinh Sơn đã có bước phát triển, công tác hành chính đã đi dần vào nề nếp, hoạt
động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau.
- Về số lượng hồ sơ: UBND 21 hồ sơ cán bộ, công chức.
- Về cơ sở vật chất và chế độ lưu hồ sơ: Về cơ bản đã đảm bảo cho việc
lưu trữ hồ sơ cán bộ.
- Về quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức ban đầu: cơ bản thực hiện
theo quy định trong vòng 45 ngày. Tuy nhiên vẫn còn 1 số hồ sơ chưa được
triển khai hoàn thiện.
- Việc nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ công chức chưa thể hiện
trong công tác quản lý, theo dõi hồ sơ. Chưa có phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng hồ
sơ; giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền; mục đích, địa điểm, thành
phần hồ sơ đề nghị nghiên cứu.
2.2.2. Quy trình quản lý cán bộ công chức tại UBND xã Vinh Sơn – TP Sông
Công – Tỉnh Thái Nguyên
STT

1

2

3

Trách nhiệm


Trình tự công việc

Cán bộ Văn phòng –
Thống kê

Hướng dẫn lập/ kê
khai, bổ sung hồ sơ
CB, CC

CB, CC

Lập/ Kê khai, bổ sung
hồ sơ

Cán bộ Văn phòng –

Thẩm định hồ sơ

Thống kê

21


Ký xác nhận
4

5

Chủ tịch UBND xã


Cán bộ Văn phòng –

Cập nhật; lưu hồ sơ

Thống kê

Hình 2.2: Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND Xã Vinh Sơn
2.2.3. Giải thích lưu đồ
Bước 1: Hướng dẫn lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ
- Lập hồ sơ: Đối với CB, CC được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển
dụng về cơ quan thì phòng tố chức cán bộ có trách nhiệm hướng dẫn CB, CC lập hồ
sơ theo quy định tại quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006; 06/2007/QĐBNV ngày 18/06/2007 và quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ
Nội Vụ.
- Kê khai bổ sung hồ sơ: Định kỳ hàng năm (chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của
năm sau), Cán bộ văn phòng thống kê có trách nhiệm gửi bản kê khai bổ sung hồ
sơ CB, CC theo mẫu 4a-BNV/2007 và hướng dẫn CB, CC các đơn vị kê khai bổ
sung hồ sơ.
Bước 2: Lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ
+ Lập hồ sơ:
Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu CB,
CC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo qui định tại Khoản 1,
khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5, Khoản 6 Điều 6 của qui chế quản lý hồ sơ
CB, CC ban hành kèm theo quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ
Nội Vụ; Khoản 4, ĐIều 1, quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 về biểu
mẫu quản lý hồ sơ CB, CC (CB, CC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung
thực hồ sơ của mình theo qui định của qui chế).
Thành phần hồ sơ gồm:
+ Quyển “ lý lịch CB, CC” theo mẫu 01a-BNV/2007;
+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 02c-BNV/2008;
+ Bản sao giấy khai sinh;

+ Giấy chứng nhận sức khỏe;

22


+ Các văn bản liên quan đến nhân thân (sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận
của chính quyền địa phương)
+ Các loại giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo (Văn bằng, chứng chỉ, bảng
điểm (trường hợp được cấp bằng tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt yjeo
yêu cầu của pháp luật)
- Kê khai bổ sung hồ sơ:
Cán bộ, công chức có trách nhiệm tự khai bổ sung hồ sơ theo mẫu 4aBNV/2007 hoặc báo cáo Cán bộ Văn phòng Thống kê khi có biến động về hồ sơ
của mình trong các trường hợp sau:
+ Thay đổi liên quan đến nhân thân;
+ Sự thay đổi về tài sản;
+ Kết quả học tập, nâng cao trình độ;
+ Khen thưởng;
+ Kỷ luật.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ
Trường hợp CB, CC mới được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng
thì bộ phận Tổ chức cán bộ thực hiện thẩm tra và xác minh tính trung thực của các
tiêu chí thông tin do CB, CC tự kê khai. Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì chuyển lại
và hướng dẫn cán bộ, công chức tiếp tục hoàn thiện.
Bước 4: Ký xác nhận:
Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viên chức xem xét, ký
xác nhận vào bản bổ sung hồ sơ hàng năm của CB, CC đang làm việc tại cơ quan.
Bước 5: Cập nhật và lưu hồ sơ
Cán bộ Cán bộ văn phòng thống kê tại cơ quan có trách nhiệm cập nhật và
lưu hồ sơ CB, CC theo quy định.
2.3. Đánh giá công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại xã UBND Vinh Sơn – TP Sông

Công – Tỉnh Thái Nguyên
2.3.1. Ưu điểm
Về mặt cơ bản khá đúng theo quy định của nhà nước. Cơ quan đã thực hiện
quản lý hồ sơ cán bộ theo đúng quy định.
Đặc biệt, lãnh đạo rất chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ cho các cán bộ trong cơ quan nói chung và các bộ làm quản lý hồ sơ cán
bộ nói riêng.
Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ được
tăng cường nhiều hơn so với thời gian trước đây, cơ quan đã quan tâm mua sắm các
thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ như: Máy in, máy tính, máy fax các

23


văn phòng phẩm khác có liên quan đến công tác quản lý hồ sơ cán bộ từng bước
được tăng cường và bổ sung đáng kể.
2.3.2. Hạn chế
Việc sửa chữa, xóa và thêm mới khi có sự thay đổi hay sai sót một vài
thông tin của cán bộ, công chức phức tạp vì thông tin không được phân chia theo
loại và lượng thông tin trong một hồ sơ nhiều.
Khó khăn và tốn nhiều công sức nếu phải thường xuyên cập nhật các
thông tin về cán bộ, công chức.
Công tác quản lý hồ sơ giấy ở UBND xã Vinh Sơn còn nhiều bất cập; chưa
được quan tâm đồng bộ; cách lưu trữ chưa khoa học, chưa đảm bảo các điều kiện
chống ẩm, mốc, cháy nổ, mối mọt...
Hiện nay ở UBND xã Vinh Sơn chưa có phần mềm quản lý hồ sơ cán
bộ, công việc quản lý được thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép vào sổ.
Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong
việc tìm kiếm, sắp xếp, theo dõi hồ sơ.
2.3.3. Nguyên nhân

Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn
về phía đội ngũ cán bộ, công chức: số lượng cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán
bộ vẫn còn khá “mỏng”, tình trạng cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ kiêm
nhiệm vẫn còn nhiều. Các quy định về trách nhiệm trong quản lý hồ sơ cán bộ của
cơ quan chưa được cụ thể hoá trong quy chế làm việc trong công tác quản lý hồ sơ
cán bộ của mỗi cơ quan, đơn vị. Công tác lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện các
quy định về quản lý hồ sơ cán bộ tại các cơ quan, đơn vị chưa đồng bộ, quyết liệt.
Mặt khác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một bộ phận cán bộ làm công tác
quản lý hồ sơ cán bộ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra. Cán bộ, công chức
làm việc liên quan đến quản lý hồ sơ cán bộ chưa được bồi dưỡng kiến thức cao về
quản lý hồ sơ cán bộ, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ
về trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ công việc. Chưa ứng dụng công nghê thông tin
vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ.
2.4. Đề xuất giải pháp
- Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về
công tác quản lý hồ sơ cán bộ.
24


- Đánh giá những kết quả đạt được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy
mạnh công tác quản lý hồ sơ cán bộ và biểu dương khen thưởng những tập thể, cá
nhân có thành tích.
- Tổ chức bộ máy quản lý hồ sơ cán bộ cần phải được quan tâm sao cho phù
hợp với những nội dung công việc.
- Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ
làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ.
- Số lượng cán bộ cần đào tạo mới, đào tạo lại hoặc cần được bồi dưỡng để
nâng cao trình độ theo yêu cầu của tiêu chuẩn chức danh đảm nhận.
-Nâng cấp cơ sở vật chất công tác quản lý hồ sơ cán bộ cần phải tiếp tục tăng
cường hơn nữa như: Bố trí phòng làm việc riêng biệt, trang bị đủ bàn, ghế làm việc,

máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại, máy điều hòa nhiệt độ, đồng hồ
treo tường, các vật phẩm văn phòng cần thiết, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự
động, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế… tất cả các thiết bị và vật phẩm văn phòng
phải được bố trí hợp lý và cố định để dễ sử dụng khi cần thiết.
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý hồ sơ
cán bộ.
- Có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ quản lý hồ sơ cán bộ
cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm.
- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần quan tâm, lãnh đạo chỉ đạo quyết liệt
cán bộ, công chức thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ cán bộ và coi đó là một trong
những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức hàng năm.

25