TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

QUI ĐỊNH DỊCH VỤ ĐẠI LÝ
BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ
TRÊN MẠNG BƯU CHÍNH

1

1


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Sự cần thiết xây dựng qui định
• Chưa có qui định dịch vụ đại lý bảo hiểm phi nhân thọ
thống nhất trên toàn mạng lưới Bưu chính.
• Phù hợp với định hướng phát triển của dịch vụ, ứng dụng
công nghệ thông tin vào quá trình cung cấp dịch vụ.
• Phù hợp với định hướng quản lý, điều hành, thanh toán tập
trung tại Tổng Công ty.
• Áp dụng chung cho bán bảo hiểm thủ công và bán bảo
hiểm có ứng dụng tin học.
• Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về chất
lượng dịch vụ và yêu cầu đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ.
2

2


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Nội dung chính
Qui trình cung cấp sản phẩm và ấn phẩm;
Sản phẩm cung cấp trên mạng Bưu chính;
Qui định việc cập nhật dữ liệu vào hệ thống;
Quản lý ấn chỉ;
Kiểm tra, kiểm soát và đối soát dịch vụ;
Thời gian bàn giao chứng từ và lập báo cáo. Qui định
luồng báo cáo về Tổng Công ty;
• Thanh toán tiền phí bảo hiểm, trả bảo hiểm và phí dịch vụ;
• Thanh toán tiền hoa hồng và chi phí quản lý sau bán hàng.

•
•
•
•
•
•

3

3


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Tổ chức cung cấp dịch vụ
• BĐT quyết định mở hoặc dừng cung cấp dịch vụ trong
phạm vi quản lý
• Chủ động tổ chức mạng lưới kinh doanh dịch vụ:
–

–
–
–

Bán tại quầy giao dịch;
Tổ chức đội ngũ giới thiệu, chào bán tại địa chỉ khách hàng;
Mở rộng mạng lưới bán hàng theo mô hình đa cấp;
Xây dựng cơ chế hoa hồng và quản lý dịch vụ cho NBBH.

• Chịu trách nhiệm về hoạt động dịch vụ, số liệu và đối
chiếu số liệu với Chi nhánh PTI.
4

4


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Giải thích từ ngữ
• Người bán bảo hiểm:
– GDV tại bưu cục;
– Nhân viên các điểm phục vụ (BĐ-VHX, đại lý bưu điện, kiốt… );
– Đại lý cá nhân khác (bưu tá, nhân viên phát xã, cộng tác viên… ).

• Bưu cục nối mạng: có mở dịch vụ, có máy tính nối mạng cài đặt
phần mềm hỗ trợ khai thác bảo hiểm; nơi các bưu cục không nối
mạng trực thuộc cuối ngày gửi số liệu cập nhật vào hệ thống.
• Bưu cục không nối mạng: có mở dịch vụ, chưa cài đặt phần
mềm hỗ trợ khai thác bảo hiểm; trực thuộc 1 bưu cục nối mạng.
• Công ty bảo hiểm: là các Công ty bảo hiểm có giấy phép hoạt

động, có sản phẩm cung cấp trên mạng Bưu chính.
5

5


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Ứng dụng công nghệ thông tin
1.
•
•
•

Hệ thống thu hộ và chi hộ, hỗ trợ khai thác và quản lý:
Quản lý thông tin bảo hiểm cơ bản;
Quản lý phí bảo hiểm;
Hỗ trợ quản lý ấn chỉ: biết được số lượng và serial những
ấn chỉ đã sử dụng;
• Trả bồi thường bảo hiểm thuận tiện, linh hoạt;
• Hỗ trợ in các báo cáo, thống kê;
• Hỗ trợ tính hoa hồng và chi phí quản lý BĐT được hưởng.

6

6


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM


Ứng dụng công nghệ thông tin
2. Qui định trên hệ thống ứng dụng:
• Bưu cục/NBBH cung cấp dịch vụ thủ công cuối ngày phải
gửi thông tin về bưu cục nối mạng để cập nhật dữ liệu vào
chương trình.
• Thời điểm từ khi bán đến khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống
không quá 2 ngày làm việc.
• Kiểm tra số liệu trên hệ thống với số thực thu, thực chi,
hoàn trả hạn mức cho đơn vị cấp dưới theo qui định.
• Sửa sai trên hệ thống tuân theo qui định và hướng dẫn
phần mềm thu hộ.
7

7


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Phát hành GCN bảo hiểm
1. Bán/cấp lẻ GCN bảo hiểm:
• Bán cho các cá nhân.
• Bán cho cơ quan, tổ chức theo danh sách nhưng yêu cầu
cấp lẻ GCN bảo hiểm cho từng người trong danh sách.
2. Bán cho CQ, tổ chức, trường học yêu cầu ký hợp đồng:
• Tiếp nhận Giấy yêu cầu và danh sách người tham gia.
Chuyển hồ sơ cho Chi nhánh PTI ký hợp đồng.
• Trong vòng 2 ngày làm việc Chi nhánh PTI hoàn thành
hợp đồng gửi cho đơn vị tiếp nhận yêu cầu.
• Bưu cục thu phí, cấp lẻ GCN bảo hiểm (nếu có yêu cầu).
8


8


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Cập nhật giao dịch vào hệ thống
1. Trường hợp bán lẻ:
• Số serial: nhập số serial trên GCN bảo hiểm, bao gồm cả
phần chữ và phần số.
• Loại hình bảo hiểm (BH con người): chọn mã nghiệp vụ.
• Biển số xe (BH xe cơ giới): nhập đầy đủ cả phần số, phần
chữ và gạch ngang (không để khoảng cách).
Ví dụ: 29N-2565

31-086-U4

• Ngày bán: nhập bán thực tế.
• Số tiền phí: nhập chi tiết từng loại phí. Tổng tiền phải nhập
(chương trình không cộng tự động) để hệ thống kiểm tra tổng
tiền với chi tiết phí.

9

9


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Cập nhật giao dịch vào hệ thống

2. Trường hợp bán theo hợp đồng:
• Số serial: nhập số hợp đồng, bao gồm cả phần chữ và số.
• Họ và tên (người mua BH, chủ xe): nhập tên cơ quan, đoàn
thể mua bảo hiểm.
• Ngày bán: nhập ngày ký hợp đồng.
• Số tiền phí: nhập tổng tiền của hợp đồng.
• Lưu ý: hợp đồng BH con người chỉ nhập hợp đồng vào hệ
thống, không nhập lẻ GCN bảo hiểm. Hợp đồng BH xe cơ
giới nhập từng GCN như bán lẻ/số hợp đồng.
10

10


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Yêu cầu thay đổi thông tin
Ø Trong thời hạn hiệu lực của GCN bảo hiểm, khách
hàng có thể yêu cầu thay đổi thông tin sau:
• Đổi tên chủ xe;
khách hàng cá nhân
• Đổi biển kiểm soát;
• Điều chỉnh tăng/giảm phí;
• Thay đổi thời hạn bảo hiểm;
khách hàng hợp đồng
• Tăng/giảm số người tham gia;
• Thay đổi điều kiện bảo hiểm.

11


11


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Tiếp nhận yêu cầu giải quyết tổn thất
• Chủ yếu là thu thập hồ sơ bồi thường và được thực hiện tại
bưu cục gốc.
• Chuyển hồ sơ cho Chi nhánh PTI giải quyết.
• Trong vòng 2 ngày làm việc, Chi nhánh PTI phải trả lời
cho bưu cục tiếp nhận hồ sơ vụ việc có nằm trong phạm vi
trách nhiệm của Công ty bảo hiểm hay không.
• Thông báo bồi thường hoặc từ chối bồi thường được gửi
cho khách hàng và cho bưu cục tiếp nhận yêu cầu biết.
• Chi nhánh PTI lập yêu cầu trả tiền trên hệ thống để khách
hàng có thể đến nhận tiền tại bất cứ bưu cục nối mạng nào.
12

12


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Xử lý sai sót
1. Chưa cập nhật vào hệ thống:
• Sai trong quá trình bán bảo hiểm: viết sai, viết hỏng.
• Bưu cục nối mạng phát hiện khi cập nhật thông tin vào hệ
thống: liên hệ bộ phận bán xử lý đúng nghiệp vụ phát sinh.
2. Đã cập nhật vào hệ thống:
• Bộ phận bán bảo hiểm hoặc Bên mua bảo hiểm phát hiện

sai sót: làm thủ tục yêu cầu bộ phận nhập liệu sửa sai.
• Bộ phận đối soát của các đơn vị hoặc Chi nhánh PTI phát
hiện sai lệch giữa chứng từ gốc và hệ thống: thông báo cho
bộ phận nhập liệu điều chỉnh.
13

13


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Trả tiền bảo hiểm
1. Bưu cục không nối mạng:
• Kiểm tra đối chiếu Thông báo bồi thường của khách hàng
với Thông báo của bưu cục do Chi nhánh PTI gửi đến.
• Làm thủ tục trả tiền nếu khớp đúng.
• Vào sổ trả tiền.
2. Bưu cục nối mạng:
• Đăng nhập hệ thống kiểm tra thông tin trả tiền.
• Làm thủ tục trả tiền nếu khớp đúng.
• Cập nhật thông tin trả tiền vào hệ thống.
14

14


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Quản lý ấn chỉ
• Sử dụng ấn chỉ theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong 1 quyển.

• Mở sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn ấn chỉ ở tất cả các
cấp. Tổ trưởng hoặc trưởng nhóm, đại lý cấp trên chịu
trách nhiệm về ấn chỉ của tổ, nhóm, các đại lý cấp dưới.
• Cấp phát tiếp cho đơn vị cấp dưới/NBBH hoặc khi thu nộp
cuống ấn chỉ vào sổ theo dõi cấp phát, thu hồi ấn chỉ.
• Định kỳ hoặc đột xuất BĐT kiểm tra tình hình sử dụng ấn
chỉ của các đơn vị cấp dưới.
• Hàng tháng, bàn giao và đối chiếu ấn chỉ với Chi nhánh
PTI.
15

15


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Công việc cuối ca, cuối ngày
1. Bưu cục nối mạng:
• Kiểm đếm, sắp xếp chứng từ phát sinh trong ngày theo loại.
• Cập nhật dữ liệu của bưu cục vào hệ thống.
• In 2 liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm và Sổ trả bảo hiểm của
bưu cục: 1 gửi BĐ cấp trên, 1 đóng tập lưu tại bưu cục.
• Nộp doanh thu theo qui định.
• Cập nhật dữ liệu cho bưu cục không nối mạng.
• In 1 liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm và Sổ trả bảo hiểm của
bưu cục không nối mạng và gửi về bưu cục không nối mạng
kiểm tra, kiểm soát.
16

16



TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Công việc cuối ca, cuối ngày
2. Bưu cục không nối mạng
• Kiểm đếm, đối chiếu chứng từ phát sinh trong ngày với sổ
sách liên quan.
• Lập và gửi thông tin Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ trả bảo
hiểm về bưu cục nối mạng (ĐT, fax, email…).
• Kiểm tra liên sổ do bưu cục nối mạng nhập thay thế gửi
đến với chứng từ lưu tại bưu cục
• Nộp doanh thu theo qui định.
• 1 liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ theo dõi trả bảo hiểm
đóng tập lưu tại bưu cục.
17

17


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Luân chuyển và bàn giao chứng từ
1. Luân chuyển chứng từ (ấn chỉ):
Ø Các đại lý/NBBH hàng ngày khi báo phát sinh về bưu cục
phải nộp ngay tiền phí bảo hiểm và liên 2 ấn chỉ.
Ø Bưu cục tùy theo qui định của từng đơn vị:
• Nộp ngay cuối ngày: gửi 1 liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm
kèm các liên 2 ấn chỉ lên Bưu điện cấp trên.
• Nộp cuối tháng: đóng gói toàn bộ ấn chỉ kèm Tổng hợp

bán bảo hiểm gửi Bưu điện tỉnh bàn giao ấn chỉ cho PTI.
2. Bàn giao chứng từ cho Chi nhánh PTI: ngày 5 hàng
tháng.
18

18


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Hệ thống báo cáo
1.
•
•
•
•
•
2.
•
•
•

Các báo cáo cuối tháng:
Tổng hợp bán bảo hiểm ô tô, xe máy,con người theo tháng;
Tổng hợp trả tiền bảo hiểm theo tháng;
Sổ theo dõi giám định, thu thập hồ sơ bồi thường;
Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ;
Báo cáo tổng hợp dịch vụ đại lý bảo hiểm PTI.
Thời hạn gửi báo cáo:
Bưu cục: ngày 3 tháng kế tiếp;

Bưu điện huyện: ngày 5 tháng kế tiếp;
Bưu điện tỉnh: ngày 8 tháng kế tiếp.
19

19


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Thanh toán
1. Tại Tổng Công ty:
• Thanh toán phí bảo hiểm, trả bảo hiểm, phí dịch vụ.
• Ngày 15 hàng tháng, Tổng Công ty lập Bảng số liệu bảo
hiểm gửi Công ty bảo hiểm yêu cầu xác nhận.
• Công ty bảo hiểm kiểm tra, xác nhận số liệu.
• Tổng Công ty thanh toán phần chênh lệch giữa phí bảo
hiểm và trả bảo hiểm, phí dịch vụ với Công ty bảo hiểm.
• Xuất hóa đơn phí dịch vụ chi hộ cho Công ty bảo hiểm.
• Thông báo phí dịch vụ cho các Bưu điện tỉnh/TP.
20

20


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Thanh toán
2. Tại Bưu điện tỉnh/TP:
• Thanh toán hoa hồng, chi phí quản lý sau bán hàng, thù lao
khác (nếu có).

• Chi nhánh PTI tính toán và thông báo hoa hồng, chi phí
quản lý sau bán hàng cho Bưu điện tỉnh/TP.
• BĐT xuất hóa đơn GTGT hoa hồng và chi phí quản lý sau
bán hàng để Chi nhánh PTI thực hiện thanh toán.
• Tháng 12 thực hiện quyết toán chi phí quản lý sau bán
hàng.
21

21


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Doanh thu tính hoa hồng và thù lao
Hoa hồng

Thuế
GTGT

Ô tô

Xe máy

Con
người

Chi phí
quản lý
sau BH


BH TNDS của chủ xe với người
thứ 3 (và hành khách trên xe)

10%

5%

20%

-

10%

BH TAI NẠN người ngồi trên xe
(và lái phụ xe)

-

20%

20%

-

10%

BH TNDS của chủ xe với HÀNG
HÓA trên xe

10%


10%

-

-

10%

BH VẬT CHẤT xe ô tô

10%

10%

-

-

10%

Bảo hiểm CON NGƯỜI

-

-

-

20%


10%
& 17%

Phí bảo hiểm

22

22


TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

Trân trọng cám ơn!

23

23