LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong đề tài nghiên cứu là trung thực và chưa từng được ai công
bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả

Lê Thị Thuỷ

i


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý văn bản đi – đến trong công tác văn thư tại trường trung học phổ
thông Nguyễn Văn Cừ, Gia Lai”, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ quý báu
cả về vật chất lẫn tinh thần.
Trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu, tập thể giáo viên và
tổ văn của trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ, Gia Lai, đã tạo mọi
điều kiện để đề tài nghiên cứu của tôi được hoàn thành.
Xin bày tỏ tình cảm biết ơn sâu sắc nhất đến thầy hướng dẫn, Tiến sĩ
Đồng Văn Toàn. Thầy luôn theo dõi sát sao và hướng dẫn giải quyết triệt để
những vướng mắc mà tôi gặp phải. Thầy đã tập cho học trò của mình tư duy
và niềm đam mê khoa học.
Đồng cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Quang Long và Cử nhân tin học Nguyễn
Nam Hùng (Trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ) về những hộ trợ
tích cực trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Trân trọng cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Thị Kiều Loan (Đại học Nội Vụ) đã
giúp tôi rất nhiều về mặt chuyên môn.
Cuối cùng, xin dành lời cảm ơn đặc biệt đến ba mẹ và những người thân,
bạn bè đã động viên, khích lệ giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện và
hoàn thành đề tài nghiên cứu này.

Tác giả

Lê Thị Thuỷ

ii


Table of Contents
PHẦN MỞ ĐẦU...................................................................................................................................4
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................................................4
2. Mục đích nghiên cứu:...................................................................................................................5
3. Đối tượng và khách thể nghiên cứu:.............................................................................................6
4. Giả thiết khoa học..........................................................................................................................6
5. Nhiệm vụ nghiên cứu....................................................................................................................7
6. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................................7
7. Phạm vi nghiên cứu.......................................................................................................................8
PHẦN NỘI DUNG................................................................................................................................9
Chương 1: Cơ sở lý luận....................................................................................................................9
1.1. Lý luận về công tác văn thư...................................................................................................9
1.2. Quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của trường trung học phổ thông
Nguyễn Văn Cừ............................................................................................................................11
1.3. Công tác văn thư của trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ, Gia Lai..................11
Chương 2: Thực trạng việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản đi và văn bản đến tại trường
trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ, Gia Lai...............................................................................14
2.1. Quy trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư......................................14
2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi đến tại trường trung học phổ
thông Nguyễn Văn Cừ, Gia Lai....................................................................................................15
2.2.2. ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 trong công tác quản lý văn bản:......................16
2.2.3. Hiệu quả của việc ứng dụng......................................................................................................16
Chương 3: Kết luận và kiến nghị....................................................................................................18

3.1. Kết luận.................................................................................................................................18
3.2. Kiến nghị:..............................................................................................................................18
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................................................19

iii


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp
trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn
bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần
thiết. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản
an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư sẽ tất
yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan,
tổ chức. Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp
thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công
việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp. Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan
trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung và đối với các
cơ quan, tổ chức, công tác nói riêng.
Trong quá trình phát triển của đất nước với nhiều biến động và thay đổi,
công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT
trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho
các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp
phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản,
hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc.
Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và

Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một
phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Vì vậy năm
2004 Chính phủ ban hành Nghị định 110 về công tác văn thư và Nghị định
111 về công tác lưu trữ thay thế cho các quy định trước đây. Là mốc đánh dấu
quan trọng trong việc chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ. Với nhận thức
đúng đắn về tầm quan trọng của công tác này, năm 2011 Luật lưu trữ được
4


Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/7/2012, kéo theo là các văn bản
dưới Luật được ban hành. Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT)
vào công tác văn thư, lưu trữ, trong những năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước đã có nhiều văn bản chỉ đạo nhằm tạo khung pháp lý cho vấn đề
này như: Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999, Công văn số
139/VTLTNN-TTTH, Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN... và mới đây nhất là
Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015.
Phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn
bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan. Việc ứng dụng khoa học
công nghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản
đến, giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối
lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ .
Trường THPT Nguyễn Văn Cừ là đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục và đào
tạo Gia Lai, là ngôi trường mới được thành lập được Sở Giáo dục rất quan
tâm về cơ sở vật chât, đặc biệt là giàn máy vi tính phục vụ cho công tác giáo
dục cũng như làm công tác hành chính. Với thế mạnh đó trường đã ứng dụng
công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động giáo dục , quản lý hành chính,
đặc biệt là trong công tác văn thư của nhà trường. Trên cơ sở đó tôi chọn đề
tài là : “ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 vào Quản lý văn
bản đi – đến trong công tác văn thư tại Trường Trung học phổ thông
Nguyễn Văn Cừ tỉnh Gia Lai”.

2. Mục đích nghiên cứu:
Trên cơ sở nghiên cứu một số vấn đề lí luận và khảo sát thực tế về công
tác văn thư tại trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ, thông qua việc
hiểu biết của công việc văn thư từ đó ứng dụng chương trình Microsoft Excel
2007 vào quản lý văn bản đi – đến giúp cho việc tra tìm, quản lý và thống kê
văn bản dể dàng hơn, thay thế cho phương pháp quản lý thủ công bằng sổ
sách.

5


3. Đối tượng và khách thể nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Quản lý văn bản đi – đến trong công tác văn thư
tại trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ
Khách thể nghiên cứu: Sử dụng chương trình Microsoft Excel 2007 để
thống kê, lưu trữ, khảo cứu các văn bản hành chính phát sinh trong quá trình
hoạt động của trường Trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ tỉnh Gia Lai.
4. Giả thiết khoa học
Thông thường trong quá trình quản lý các văn bản đến và đi theo cách
truyền thống, sử dụng giấy tờ sổ sách thì xuất hiện một số các bất cập như:
Thời gian làm việc dài thì số lượng công văn, văn bản được xử lý tăng
lên dẫn đến số lượng giấy tờ sổ sách tăng theo. Chính điều này đã gây khó
khăn trong quá trình thống kê, lưu trữ, khảo cứu các văn bản. Xuất hiện nhiều
trường hợp khi cần các văn bản quan trọng người làm công tác văn thư khó
trong việc tra tìm.
Sổ sách lưu trữ công văn cồng kềnh, dễ bị hỏng, rách, mất trong quá
trình làm việc. đồng thời việc bảo quản sổ sách cần tiêu tốn lượng tiền bạc,
thời gian lớn và không có tính khoa học. khó khăn trong quá trình di chuyển,
tiếp xúc khi cơ quan làm việc có vấn đề xảy ra.
Để khắc phục phần lớn các nhược điểm trên, qua thời gian dài làm việc

với công tác văn thư tôi nhận thấy: Ứng dụng chương trình Microsoft Excel
2007 vào quản lý văn bản đi – đế để thống kê, lưu trữ, khảo cứu các văn bản
hành chính là hợp lý nhất. điều này đảm bảo tính an toàn, tính tích cực, chủ
động và khoa học trong công việc.
Trong các nghiệp vụ của công tác văn thư quản lý văn bản là một trong
những khâu nghiệp vụ quan trọng. Quản lý văn bản với phần mềm chuyên
dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống
sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi…
Sử dụng chương trình Microsoft Excel 2007 vào quản lý văn bản đi –
đến tạo điều kiện thuận lợi cho Văn thư có thể quản lý, theo dõi dễ dàng quá
6


trình văn bản đi đến bằng thư điện tử. Nhờ đó, việc báo cáo tình hình thực
hiện công việc cũng có nhiều thuận lợi và phục vụ có hiệu quả các yêu cầu
của lãnh đạo.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xây dựng cơ sở lý luận về việc quản lý văn bản đi - đến trong công tác
văn thư tại trường Trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ tỉnh Gia Lai .
- Nghiên cứu thực trạng của việc quản lý văn bản đi đến tại trường Trung
học phổ thông Nguyễn Văn Cừ tỉnh Gia Lai .
- Ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 vào quản lý văn bản đi
đến trong công tác văn thư
- Rút ra những ưu điểm và nhược điểm trong quá trình sử dụng chương
trình Microsoft Excel 2007 trong công tác quản lý văn bản đi – đến để đề ra
những biện pháp khắc phục.
6. Phương pháp nghiên cứu
6.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận
6.1.1. Phương pháp phân tích – tổng hợp tài liệu
Tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp luật và các tài liệu có liên quan

đến quản lý văn bản đi đến trong công tác văn thư. Dựa trên cơ sở lý luận và
cơ sở thực tiễn tìm hiểu nghiên cứu đề tài. Nghiên cứu thông qua việc ứng
dụng chương trình Microsoft Excel 2007 trong quản lý văn bản đi – đến.
6.1.2. Phương pháp lịch sử
Sử dụng phương pháp này phân tích lịch sử vấn đề nghiên cứu, xu
hướng của sự đổi mới cách thức quản lý văn bản hành chính của nhà nước.
6.1.3. Phương pháp phân tích hệ thống
Sử dụng phương pháp này nhằm đưa vấn đề nghiên cứu vào trong một
hệ thông thống nhất
6.1.4. Phương pháp phân loại tài liệu
Sử dụng phương pháp này nhằm phân loại các văn bản và các tài liệu có
liên quan đến đề tài nghiên cứu.
7


6.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
6.2.1. Phương pháp Thực nghiệm
Ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 vào quản lý văn bản đi đến trong công tác Văn thư tại trường trường Trung học phổ thông Nguyễn
Văn Cừ tỉnh Gia Lai .
6.2.2. Phương pháp Chuyên gia
Để đề tài hoàn thiện một cách nhanh nhất trong thời gian ngắn nhưng có
tính chuẩn xác cao và đưa ra hướng giải quyết phù hợp với điều kiện thực tế
trong đế tài này tôi đã xin ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo dạy môn công
tác văn thư tại trường Đại học Nội vụ.
7. Phạm vi nghiên cứu
Trong điều kiện khả năng và thời gian có hạn nên đề tài của tôi chỉ đi sâu
vào nghiên cứu việc ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 vào quản
lý văn bản đi - đến trong công tác Văn thư tại trường trường Trung học phổ
thông Nguyễn Văn Cừ tỉnh Gia Lai.
Tôi xin thành cảm ơn!

Tác giả

Lê Thị Thủy

8


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Cơ sở lý luận
1.1. Hoạt động công tác văn thư tại trường trung học phổ thông Nguyễn
Văn Cừ
1.1.1. Lý luận về công tác văn thư lưu trữ
Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý văn bản hành chính là công tác
nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của
cơ quan, tổ chức . Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông
tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội,
từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp
trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải
dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác
và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả,
không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành

chính. Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,
gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn
tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ
9


về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội
dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội
dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng
pháp lý của cơ quan. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu
trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn
thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết
xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp
vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt
cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Từ đó ta thấy công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của tất cả
các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù
lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng
văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình
lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện
tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy,
văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp
ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông

tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan
trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương
tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một
trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày
càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được
10


tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của
từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị
văn phòng hiện đại.
1.1.2. Quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của trường
trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ
Trường THPT Nguyễn Văn Cừ được thành lập theo Quyết định 311/QĐUBND, ngày 15 tháng 6 năm 2009 của UBND Tỉnh Gia lai. Trường hiện nay
đang hoạt động tại địa chỉ thôn 16, xã Bờ Ngoong, huyện Chư Sê, tỉnh Gia
lai. Trường có cơ cấu tổ chức như sau:
- Có 2 cán bộ quản lý: 1 hiệu trưởng và 1 phó hiệu trưởng
- Có 3 tổ chuyên môn: Chuyên về công tác giáo dục là giảng dạy
- Có 1 tổ văn phòng: chuyên về mảng hành chính gồm: 1 nhân viên kế
toán, 1 nhân viên văn thư, 1 nhân viên thư viện.
1.1.3. Công tác văn thư của trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ,
Gia Lai.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:
- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản: Văn thư soạn thảo và ban hành

theo yêu cầu của lãnh đạo và phù hợp với thông tư 01/2011/TT-BNV
của Bộ nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Quản lý văn bản:

Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư trường.
Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục
đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm
quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công
văn đi. Văn thư của trường sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công
văn đi thì tiến hành lưu công văn đi. Do trường là đơn vị trực thuốc sở và
không quản lý các đơn vị nhỏ hơn nên công văn phát hành trong một năm ít,.
Vì vậy văn thư chỉ lưu công văn bằng một sổ công văn đi .
11


Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào sổ thống nhất tại
văn thư của trường theo đúng thủ tục, vào sổ đăng ký công văn đến thì tiến
hành sao các công văn này ra một bản để lưu vào 2 sổ lưu công văn đến: một
sổ đăng ký cồng văn đến từ Sở giáo dục và đào tạo, một sổ đăng ký công văn
đến từ Uỷ ban nhân dân huyện Chư Sê. Sau khi đã thực hiện xong các thủ tục
cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ quan tiến hành ngay việc
chuyển ngay đến lãnh đạo và những người có trách nhiệm thực hiện, đồng
thời tiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện.
- Quản lý con dấu

1.2. Sự cần thiết phải ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 trong
công tác quản lý văn bản.
Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi đó là sự hội tụ của các
công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng. Công
nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang chuyển dần
thành một xã hội thông tin(Information Society), ứng dụng công nghệ thông
tin trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề,

nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành
hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra
hiệu quả công việc cao hơn , chất lượng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu
của thời cuộc. Công tác văn thư trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể
hiện vai trò quan trọng của mình đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan,
việc đưa công nghệ thông tin và công tác văn thư nói chung và việc quản lý
văn đi, văn bản đến nói riêng sẽ tạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt
động của công tác này. Cách thức làm việc mới không làm thay đổi bản chất
công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công
việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác những nhu cầu được đề ra.
Ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 giúp cho khả năng xử lý thông
tin được nhanh chóng trong tình hình thông tin ngày càng tăng nhanh như
hiện nay do số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan
12


không nghừng tăng nhanh.
Việc ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 vào quản lý văn bản
đi, văn bản đến trước hết là nhằm nâng cao chất lượng của khâu nghiệp vụ
này đồng thời góp phần giải phóng phần nào sức lao động của cán bộ.
Chương trình Microsoft Excel 2007 sẽ giúp việc quản lý văn bản đi và văn
bản đến được thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Điều này thể hiện ở chỗ, toàn bộ văn bản hình thành trong hoạt động của cơ
quan sẽ được nhập vào máy để quản lý, và thông qua đây việc thống kê, tra
tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảo
hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của trường. Chính
nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò và phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ
của văn phòng đặc biệt là bộ phận công tác văn thư.
Khả năng ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 vào quản lý văn
bản thể hiện ở chỗ: từ việc lưu văn bản đên việc vào sổ lưu công văn, các

bước nghiệp vụ của công tác quản lý văn bản đều có thể ứng dụng được công
nghệ thông tin : quản lý văn bản trên máy, thực hiện việc tra tìm văn bản trên
máy, chuyển giao văn bản quan mạng máy tính.

13


Chương 2: Thực trạng việc ứng dụng chương trình Microsoft Excel
2007 vào quản lý văn bản đi và văn bản đến tại trường trung

học phổ thông Nguyễn Văn Cừ, Gia Lai
2.1. Quy trình ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 trong công tác
văn thư
Để ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 vào công tác văn thư
được tốt và đạt hiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được
quy trình ứng dụng đó thì sẽ đạt được mục đích của minh, việc ứng dụng đó
sẽ mang lai hiệu quả cho công việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng
chương trình Microsoft Excel 2007 vào công tác văn thư là phải phân tích và
thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư.
2.1.1. Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan để xác định các loại tài
liệu hình thành
Bước này nhằm xác định được những văn bản nào có thể đưa vào cơ
sở dữ liệu quản lý và tra tìm tài liệu của văn thư.
2.1.2. Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu
Bước này nhằm phục vụ quản lý và tra tìm các văn bản. quản lý văn bản
bằng máy tính, thay thế dần các sổ đằng ký văn bản đi -đến, đồng thời có thể
theo dõi việc chuyển giao và giải quyết van bản, tra tìm văn bản trên máy.
Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản (ngày, tháng, năm).
Thống kê văn bản theo từng cơ quan giao dịch, theo đơn vị tổ chức soạn
thảo văn bản, giả quyết văn bản.

Tìm kiếm văn bản theo thể loại văn bản.
Tìm kiếm văn bản theo ngươi ký văn bản văn bản.
Tìm kiếm văn bản theo mức độ khẩn, mật.
Tìm kiếm văn bản theo chuyên đề, ngành hoạt động.
Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu vãn bản.
In thông tin đã tìm được ra giấy.
2.1.3. Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
14


Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu được viết trên chương trình Microsoft
Excel 2007
2.1.4. Thiết kế mẫu nhập tin đối với từng văn bản.
Đối với một văn bản thì đầu vào của cơ sở dữ liệu cần nhập là:
(Tham khảo công văn số 608/LTNN- TTNC ngày 19 tháng 11 năm
1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Bản hướng dẫn về ứng dụng công
nghệ thông tin trong Văn thư - Lưu trữ).
Tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan đều nhập vào máy những
thông tin trên. Các thông tin văn bản đến và văn bản đi được thiết kế trên hai
cơ sở dữ liệu riêng biệt. Do đó việc thiết kế các trường của biểu ghi, các yêu
cầu quản lý theo dõi hai loại văn bản đi - đến có khác nhau nhưng liên quan
với nhau.
2.1.5. Kiểm tra hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu
Nhập tin vào máy, chạy thử, kiểm tra xem cơ sở dữ liệu có đáp ứng
được mọi yêu cầu dự kiến như bảng danh mục sản phẩm đầu ra hay
không:
2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi đến tại
trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ, Gia Lai
2.2.1. Giới thiệu về chương trình :
Hệ thống chương trình Quản lý văn bản là dòng sản phẩm do thầy

Nguyễn Nam Hùng giáo viên tin học của trường trung học phổ thông Nguyễn
Văn Cứ thiết kế trên chương trình Microsoft Excel 2007 làm đề tài sáng kiến
kinh nghiệm. Nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư, đặc biệt là khâu
quản lý và giả quyết văn bản. Hệ thống hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu
tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào lưu
trữ.
Hệ thống của chương trình gồm:
- Cách khởi động chương trình:
- Đăng nhập hệ thống:
15


- Giao diện của chương trình:
- Đăng xuất hệ thống:
2.2.2. ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 trong công tác quản lý
văn bản:
Công tác quản lý văn bản của trường trung học phổ thông Nguyễn Văn
Cừ được tiến hành hoàn toàn trên chương trình quản lý văn bản bằng chương
trình Microsoft Excel 2007. Các nội dung đăng ký công văn đi - đến, chuyển
giao văn bản, tra cứu và tìm kiếm văn bản, tổng họp, in sổ công văn và theo
dõi tình trạng giải quyết văn bản, nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
2.2.2.1. Quản lý văn bản đến
- Văn thư tiếp nhận văn bản điện tử của sở giáo dục: tải văn bản về máy
tính, lưu vào file trong hệ thống quản trị của phần mềm cơ sở dữ liệu được
lập sẵn.
- Vào sổ công văn bằng chương trình Microsoft Excel 2007 : số ký hiệu
công văn, số đến, ngày gửi, ngày nhận, nơi gửi, thời hạn sử lý(ngày hiện tai),
trích yếu nội dung công văn, loại văn bản, ghi chú.
- Liên kết trích yếu nội dung với công văn điện tử được lưu trong máy
tính

- Chuyển văn bản cho lãnh đạo xử lý văn bản đến
- Thống kê và tra tìm văn bản
2.2.2.2. Quản lý văn bản đi
- Tiếp nhận văn bản có chữ ký
- Đóng dấu và scan văn bản vào máy tính
- Vào sổ công văn đi bằng chương trình Microsoft Excel 2007
- Liên kết trích yếu nội dung với công văn đi được lưu trong máy tính
- thống kê và tra tìm công văn đi
2.2.3. Hiệu quả của việc ứng dụng chương trình Microsoft Excel 2007 vào
quản lý văn bản tại trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ, Gia
Lai.
16


Với những tính năng như vậy, chương trình đã hỗ trợ đăc lực cho công
tác văn thư của Công ty góp phần nâng cao năng suất lao động và chất lượng
của công tác văn thư Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và
lãnh đạo

17


Chương 3: Kết luận và kiến nghị
3.1. Kết luận
Qua các phần nghiên cứu thực tiễn và trình bày ở trên chúng tôi có một
số kết luận như sau: trong quá trinh ưng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư tại trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Cừ chúng ta có thể
thấy công nghệ thông tin là một ngành kinh tế kỹ thuật mũi nhọn, và việc ứng
dụng công nghệ thông tin lại có tác động to lớn bao trim khắp mọi lĩnh vực
của đời sống xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thông tin chính là quá trình

hiện đại hoá các hoạt động thông tin trong mọi lĩnh vực của xã hội đặc biệt
trong quá trình tổ chức, quản lý của bất kỳ một cơ quan, tổ chức,doanh
nghiệp. Trong đó với sự trợ giúp của công nghệ máy tính, mạng nội bộ, các
phần mềm ứng dụng.. .thì công tác thư nói chung và công tác quản lý văn bản
nói riêng đang từng bước được cải tiến, nâng cao chất lượng của công việc, từ
đó đáp ứng ngày càng đầy đủ và kip thời các yêu cầu trong hoạt động quản lý
của cơ quan và những yêu cầu mới của xã hội hiên nay.
3.2. Kiến nghị:
- Hoàn thiện mô hình quản lý văn bản trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây
dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư.
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản đi và văn bản đến đồng
nhất và đưa vào áp dụng chung cho công tác văn thư.
- Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành về việc
quản lý văn bản
Mở rộng việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư không chỉ
áp dung trong việc soạn thảo, quản lý văn bản mà còn trong cách lập hồ sơ ra
sao, sao lưu dữ liệu như thế nào….
- Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu
chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm
công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác
văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập

18


TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Báo cáo khoa học 158: Dương Thị Hoà:Vai trò CNTT trong việc quản
lý văn bản của Bộ Nông Nghiệp.
- Báo cáo khoa hoc 27: Nguyễn Mạnh Cường:Tìm hiểu ứng dụng tiến bộ
CNTT vào công tác quản lý văn bản đi- đến ở bộ phận văn thư một số cơ

quan.
- Bao cáo khoa học 30: Nguyễn Thu Huyền: Tìm hiểu về ứng dụng
CNTT ở một số cơ quan nhà nước trung ương.
- Nguyễn Khắc Hoan: Quản lý thông tin và CNTT, NXB Văn hoá Thông
tin.
- Khoá Luận tốt nghiệp : LT. 157.2004 Nguyễn Thị út Trang: ứng dụng
CNTT trong CTVT tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
- Khoá luận tốt nghiệp :KL389.2002. Nguyễn thị Mai :Vai trò của việc
ứn dụng CNTT vào CTVT- LT.
- Nghị định sốl 10/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác
văn thư.
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 về công tác văn thư lưu trữ
- Thông tin học đại cương của Đoàn Phan Tân
- Tạp chí lưu trữ Việt Nam: tài liệu nghe nhìn- CNTT : vài nét về ứng
dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở văn phòng chính phủ số 2/2001,
của Kiều Mai
- Tạp chí lưu trữ Việt Nam : quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính
bằng kỹ thuật tin học tại văn phòng chính phủ. Một số điểm cần lưu ý khi ứng
dụng tin học vào lưu trữ, Dương Văn Khảm.
- TY 170 :tin hoc trong đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ: Dương
Văn Khảm.

19


20