TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA LUẬT
BỘ MÔN LUẬT HÀNH CHÍNH
-----

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN LUẬT
Niên khóa 2008 - 2012

Đề tài:

VỊ TRÍ CỦA VĂN PHÒNG TRONG
HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Giảng viên hướng dẫn:
VÕ NGUYỄN NAM TRUNG

Sinh viên thực hiện:
NGUYỄN THANH TUYỀN
MSSV: 5085857
Lớp: Luật Tư pháp 2 – K34

Cần Thơ, tháng 5 năm 2012


LỜI CẢM ƠN
Những năm tháng đáng ghi nhớ trên giảng đường đại học sắp trôi qua. Trong
suốt bốn năm đại học tôi đã được sự dạy dỗ tận tình của gia đình, quý thầy cô, bạn bè
và sự hỗ trợ của nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho tôi học tốt và hoàn thành
chương trình đại học.
Tôi xin chân thành cảm ơn cha mẹ – người nuôi dạy tôi khôn lớn, quý thầy cô
Khoa Luật – người dìu dắt, truyền dạy kiến thức chuyên ngành cho tôi trong khoảng

thời gian học tập tại trường, cảm ơn những người bạn đã ủng hộ về mặt tinh thần trong
suốt thời gian qua.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi lời cảm ơn chân thành
nhất đến thầy Võ Nguyễn Nam Trung. Thầy đã tận tình hướng dẫn, cung cấp những
kiến thức quý báu và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm luận văn. Tôi xin chân thành
cảm ơn!
Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, vẫn không
tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý
thầy cô để tôi có thể hoàn thiện đề tài luận văn của tôi ngày càng tốt hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
---  -- .......................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

Cần Thơ, ngày … tháng … năm …


NHẬN XÉT CỦA THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN
---  -- .......................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

Cần Thơ, ngày … tháng … năm …


MỤC LỤC
……

LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG................................................................... 4
1.1. Khái niệm, chức năng của văn phòng ..............................................................4
1.1.1. Khái niệm văn phòng ................................................................................4
1.1.2. Chức năng của văn phòng .........................................................................6
1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp ........................................................6
1.1.2.2. Chức năng hậu cần ............................................................................8
1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.........................................................................8
1.3. Nguyên tắc hoạt động và nội dung công tác văn phòng ..................................10
1.3.1. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng.......................................................10
1.3.2. Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng ..................................................11
1.3.2.1. Lập chương trình, kế hoạch công tác ................................................11
1.3.2.2. Tổ chức các cuộc hội họp.................................................................13
1.3.2.3. Tiếp khách .......................................................................................15

1.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện nội dung công tác văn phòng ...15
1.3.4. Quyền hạn và trách nhiệm của văn phòng ................................................17
CHƯƠNG 2
QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ VỊ TRÍ CỦA VĂN PHÒNG TRONG HOẠT
ĐỘNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC......................................................................20
2.1. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản ............................................................20
2.1.1. Công tác soạn thảo văn bản......................................................................20
2.1.2. Công tác quản lý văn bản .........................................................................24
2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu .....................................................................30
2.2. Công tác thông tin, báo cáo ............................................................................31


2.2.1. Công tác tiếp dân, tiếp nhận thông tin ......................................................31
2.2.2. Chế độ phát ngôn, báo cáo .......................................................................34
2.3. Công tác kiểm soát thủ tục hành chính ...........................................................35
2.4. Công tác tham mưu, phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị khác .........................38
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY
VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ......................................................................................41
3.1. Một số vấn đề về tổ chức văn phòng và công tác văn phòng ở nước ta hiện
nay .......................................................................................................................41
3.2. Nguyên nhân..................................................................................................44
3.3. Một số kiến nghị ............................................................................................45
3.3.1. Hiện đại hóa công tác văn phòng..............................................................45
3.3.1.1. Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng ...............................................45
3.3.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng....................47
3.3.1.3. Công tác xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, nhân viên văn phòng 49
3.3.2. Nâng cao năng lực tham mưu, phối hợp công tác trong văn phòng...........51
3.3.3. Đổi mới công tác tiếp dân ........................................................................52
3.3.4. Hoàn thiện và nâng cao công tác kiểm soát thủ tục hành chính ................54

KẾT LUẬN ..............................................................................................................56
TÀI LIỆU THAM KHẢO


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do nghiên cứu đề tài
Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào tồn tại đều hướng đến một mục tiêu nhất định.
Hoàn thành tốt mục tiêu đặt ra là cả một quá trình, cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố
khác nhau rất cần đến công tác tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin chính xác và kịp
thời. Bộ máy văn phòng cũng từ đó được hình thành một cách khách quan trong quá
trình quản lý của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các cơ quan nhà nước. Vì các hoạt động
này gắn liền với công tác văn phòng nên văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng và
không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, đặc biệt là các cơ quan hành chính
nhà nước. Về phương diện xã hội, công cuộc cải cách nền hành chính đã tạo môi
trường pháp lý thuận lợi cho phát triển kinh tế xã hội, cơ chế kinh tế mới ở nước ta và
xu hướng toàn cầu hóa đặt ra cho bộ phận văn phòng trong cơ quan, tổ chức phải thật
năng động, sáng tạo, giảm chi phí, phát huy tối đa hiệu quả hoạt động. Do đó phải từng
bước nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng. Tuy nhiên, điều đáng quan tâm là
nhận thức lý luận về văn phòng cũng như vai trò, vị trí của văn phòng trong hoạt động
thực tiễn chưa được xác định rõ. Vì thế, việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động
văn phòng để trợ giúp đắc lực cho quản lý, điều hành của cơ quan hành chính nhà
nước là một trong những nội dung quan trọng góp phần vào cải cách nền hành chính
hiện nay.
Trong quá trình tìm hiểu, người viết thực sự yêu thích công việc văn phòng –
đặc biệt là đối với sinh viên Luật, nghiên cứu về văn phòng và một số vấn đề cơ bản
trong công tác văn phòng sẽ giúp người viết có những kiến thức cơ bản phục vụ cho
đơn vị công tác ở tương lai. Có nhiều công trình nghiên cứu về văn phòng và nghiệp

vụ hành chính văn phòng trong cơ quan, doanh nghiệp nói chung, hoạt động của văn
phòng trong từng cơ quan riêng biệt như văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, xã; văn
phòng trong các doanh nghiệp từ đó nêu bật lên vị trí, vai trò của mỗi văn phòng trong
cơ quan, tổ chức đó nhưng người viết chưa tìm thấy những công trình nghiên cứu
chung nhất về vị trí, vai trò của văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước. Bởi khi
hiểu được tầm quan trọng và các quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của văn phòng nói chung thì việc vận dụng các quy định ấy vào công việc
trong từng cơ quan cụ thể sẽ được thực hiện dễ dàng hơn.
Vì những lẽ trên, người viết quyết định chọn đề tài “Vị trí của văn phòng trong
hoạt động hành chính nhà nước” để hoàn thành luận văn cuối khóa học của mình.

GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

1

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

2. Mục đích nghiên cứu
Công tác văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng trong sự tồn tại và hoạt động của
cơ quan, tổ chức. Vì vậy, mục tiêu nghiên cứu đề tài này nhằm nâng cao nhận thức về
vị trí và vai trò của bộ máy văn phòng, tìm hiểu một số nội dung trong công tác văn
phòng, một số hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó; từ đó có những
ý kiến đề xuất góp phần hoàn thiện văn phòng theo hướng hiện đại hóa, nâng cao vị trí
và hiệu quả hoạt động của văn phòng hiện tại cũng như trong tương lai.
3. Phạm vi nghiên cứu
Do giới hạn về mặt thời gian và kiến thức còn hạn chế, nên người viết chỉ tập
trung xoay quanh các vấn đề chung nhất về một số văn phòng chức năng – là một bộ

phận cấu thành nên cơ quan, tổ chức như văn phòng Bộ, văn phòng Ủy ban nhân dân;
không đề cập đến văn phòng Chính phủ, văn phòng Quốc hội, văn phòng Chủ tịch
nước hay văn phòng Trung ương Đảng.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành một đề tài nghiên cứu, không thể không đề cập đến phương pháp
nghiên cứu. Trong luận văn, người viết vận dụng phương pháp phân tích, sưu tầm tài
liệu, tổng hợp tài liệu thu thập được.
5. Bố cục đề tài
Ngoài lời cảm ơn, lời nói đầu và kết luận, kết cấu đề tài gồm ba chương:
- Chương 1: Lý luận chung về văn phòng.
Chương này nghiên cứu những vấn đề khái quát nhất về văn phòng như: khái
niệm, chức năng, cơ cấu tổ chức và một số nội dung cụ thể trong công tác văn phòng.
Từ đó có những nhận thức cơ bản về công tác văn phòng.
- Chương 2: Quy định pháp luật về vị trí của văn phòng trong hoạt động hành
chính nhà nước
Trong chương này, vị trí của văn phòng sẽ được cụ thể hóa qua một số công tác
như: công tác soạn thảo, quản lý, ban hành văn bản; công tác thông tin, báo cáo; công
tác kiểm soát thủ tục hành chính và công tác tham mưu, phối hợp giữa văn phòng với
các cơ quan đơn vị khác thông qua các quy định trong các pháp luật.
- Chương 3: Một số vấn đề về công tác văn phòng ở nước ta hiện nay và một số
kiến nghị
Chương này người viết nêu ra một số khó khăn về tổ chức văn phòng và công
tác văn phòng ở nước ta hiện nay, nguyên nhân và một số ý kiến góp phần hoàn thiện
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

2

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền



Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

và nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác văn phòng. Đối với nội dung này, tẩm
quan trọng của công tác hiện đại hóa văn phòng được nhấn mạnh, từ đó kết hợp với
các đơn vị bộ phận khác trong cơ quan, tổ chức góp phần xây dựng và hoàn thiện công
tác văn phòng góp phần đổi mới công tác tiếp dân, tăng cường công tác tham mưu
phối hợp, góp phần phục vụ cho sự điều hành hoạt động của lãnh đạo, hoàn thành mục
tiêu mà cơ quan, tổ chức đã đề ra.

GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

3

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu tổ chức và
được quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định. Chương này chủ yếu nghiên cứu
những nét khái quát chung nhất về văn phòng; tìm hiểu chức năng, cơ cấu tổ chức và
một số nội dung cơ bản của công tác văn phòng, từ đó có những nhận thức cơ bản về
văn phòng.
1.1.

Khái niệm, chức năng của văn phòng

1.1.1. Khái niệm văn phòng

Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào tồn tại đều hướng đến một mục tiêu nhất định. Việc
xác lập các mục tiêu sẽ hướng kế hoạch chiến lược phát triển cơ quan, tổ chức vào tiến
hành những nhiệm vụ cụ thể. Tính lớn nhỏ, lâu dài hay trước mắt của mục tiêu cũng
tùy thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó còn phụ thuộc vào tính chất hoạt động của lĩnh
vực mà cơ quan, tổ chức đó tham gia. Đồng thời công tác quản trị (sự phối hợp của
tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề
ra) một cách hợp lý là vô cùng quan trọng. Để đề ra được quyết định về mục tiêu phát
triển và điều hành cơ quan, tổ chức đó hoạt động theo mục tiêu đó đòi hỏi các nhà
quản lý phải tập hợp nhiều thông tin liên quan đến sự tồn tại của tổ chức, tính chất, đặc
điểm, ưu nhược điểm tồn tại trong tổ chức và cả môi trường xung quanh tác động lên
cơ quan, tổ chức đó trong quá trình thực hiện mục tiêu. Các nhà quản lý phải có sự
phối hợp giữa khâu tổng hợp các thông tin hữu ích và truyền tải thông tin đó đến đối
tượng quản lý cơ quan, tổ chức có liên quan, đồng thời lưu giữ thông tin theo yêu cầu
quản lý, sử dụng công việc của mình. Hoàn thành tốt công việc đặt ra là cả một quá
trình, cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố. Nếu các nhà lãnh đạo tự thực hiện tất cả quá
trình đó sẽ làm giảm đáng kể thời gian quản lý điều hành hoạt động chung cần thiết
khác của cơ quan, tổ chức. Để giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thông tin đầy
đủ, chính xác và kịp thời, các tổ chức đã hình thành bộ máy văn phòng nhằm giúp các
nhà quản lý trong việc thu thập, xử lý, chuyển tải, bảo quản và sử dụng thông tin một
cách có hiệu quả hướng tới việc đạt được mục tiêu đề ra.
Như vậy, sự tồn tại của văn phòng là một tất yếu khách quan trong quá trình
quản lý. Tùy theo tính chất công việc, quy mô hoạt động của cơ quan, tổ chức mà văn
phòng được thành lập và hoạt động theo hình thức phù hợp. Do đặc điểm về chức
năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức có

GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

4

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền



Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

sự khác nhau nên mỗi đơn vị làm công tác văn phòng cũng có tên gọi khác nhau. Từ
đó dẫn đến cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng:
Theo Từ điển Tiếng Việt thì văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công
việc giấy tờ, sổ sách của một cơ quan.
Trên thực tế, còn có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về văn phòng
như:
- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, chẳng hạn như Văn phòng
Giám đốc.
- Hoặc văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà
cán bộ công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Đó là Văn phòng Bộ, Văn
phòng Ủy ban nhân dân.1
- Hay văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan, doanh nghiệp.
Theo cách hiểu này, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công
văn, giấy tờ trong cơ quan. Nói các khác, văn phòng được hiểu như một bộ phận phụ
trách công việc liên quan đến công tác văn thư.
- Và: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị.2
Mỗi cách hiểu trên phản ánh từng khía cạnh, lĩnh vực cụ thể về công tác văn
phòng. Cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở văn phòng trong các
đơn vị cơ quan, tổ chức mới có thể có những nhận thức chính xác, khái quát nhất về
văn phòng. Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức nên có thể xác
định văn phòng theo hai phương pháp sau:
- Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): bao gồm toàn bộ bộ máy quản
lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với đội ngũ và nhân sự làm quản trị trong hệ
thống quản lý của cơ quan, tổ chức và cả hệ thống quản lý. Văn phòng loại này có đầy
đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại.
- Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp

nhà quản lý những công việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành trong
cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản lý ở cấp cao hơn. Đây là cách hiểu
thông thường hiện nay để phân biệt với một tổ chức (cơ quan, đơn vị,…) trong việc
xác định chức năng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý của văn phòng.3 Theo đó, văn phòng bao
gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, trang thiết bị,… có trong văn phòng cơ
1

Vương Hoàng Tuấn, Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, Nxb. Trẻ,Thành phố Hồ Chí Minh, 2000, tr.13 - 14
Khoa văn bản và Công nghệ hành chính-Học viện hành chính quốc gia, Nghiệp vụ Thư ký văn phòng và tổ
chức, Hà Nội, 2002, tr.27
3
Vũ Đình Quyền, Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb. Thống kê, 2005, tr.14
2

GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

5

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Đứng ở góc độ khác thì nó
bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin phục vụ quá trình tổ
chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Từ những phân tích trên có thể rút ra định nghĩa khái quát nhất về văn phòng:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ thu
thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý và chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần
đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

1.1.2. Chức năng của văn phòng
Mỗi tổ chức được thành lập để thực hiện những chức năng nhất định trong
những khoảng thời gian nhất định. Chức năng là phương diện, mặt hoạt động để thực
hiện nhiệm vụ. Nếu không có chức năng thì không có lý do để tổ chức hoạt động nhằm
đạt được những mục đích và kết quả nhất định. Trên thực tế, văn phòng tồn tại như là
một thực thể khách quan trong quá trình quản lý điều hành của một tổ chức. Tùy theo
quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể được
hình thành lớn nhỏ khác nhau và hình thành những quy định riêng cũng không giống
nhau. Tuy nhiên, dù được tổ chức dưới hình thức nào thì văn phòng vẫn tồn tại hai
chức năng cơ bản: chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần. Chức năng,
nhiệm vụ biểu hiện tính chất của văn phòng và nó quy định về mặt tổ chức, mối quan
hệ và phương thức hoạt động của văn phòng trong hệ thống tổ chức của cơ quan, đơn
vị. Trong từng giai đoạn khác nhau, tùy thuộc vào tình hình hoạt động của cơ quan, tổ
chức mà văn phòng thực hiện chủ yếu những chức năng, nhiệm vụ cụ thể sẽ khác
nhau.
1.1.2.1.

Chức năng tham mưu, tổng hợp

Để đánh giá hiệu quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức cần có sự kết hợp của
nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, trong đó những quyết định đúng đắn, hợp lý của
người đứng đầu là yếu tố quan trọng. Để đạt được mục đích này, các nhà quản lý cần
tổng hợp nhiều ý kiến chuyên môn khách quan khác nhau từ các bộ phận trợ giúp.
Những ý kiến đó được phân tích, chọn lọc để tìm ra những kết luận chung nhất, phù
hợp nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án giải quyết kịp thời,
đúng đắn. Hoạt động này có tính tham vấn cao và có tính chuyên sâu trong sự phối
hợp, trợ giúp lãnh đạo cơ quan lựa chọn quyết định giải pháp tốt nhất, có hiệu quả tối
ưu nhất. Sự thành công hay thất bại trong công việc phụ thuộc rất lớn vào sự tham vấn
này. Bởi khi được trợ giúp từ lực lượng có kiến thức chuyên môn, am hiểu rõ ràng
công việc thì khả năng thành công sẽ rất lớn. Vì thế, người lãnh đạo có thể yên tâm ra

quyết định dựa trên sự trợ giúp này. Từ đó, có thể xem văn phòng là bộ phận gần gũi,
có quan hệ gắn bó với lãnh đạo cơ quan, đơn vị, góp phần quản lý cơ quan, đơn vị
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

6

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

trong mọi hoạt động. Đây chính là hoạt động tham mưu, giúp việc của văn phòng
trong cơ quan, tổ chức. Mặt khác, vì việc tham mưu gắn liền với hoạt động cung cấp
thông tin nên lượng thông tin này cần phải được sàng lọc, phân tích tổng hợp, lưu giữ
và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan tùy từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động này
thuộc về nội dung công tác tổng hợp của văn phòng.
Vì vậy, nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng đều cùng
hướng tới mục tiêu thống nhất là trợ giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa
học để quyết định phương pháp hiệu quả nhất phục vụ cho mục tiêu chung của cơ
quan, tổ chức. Tùy vào điều kiện không gian, thời gian, tính chất của mỗi tổ chức, cơ
quan chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng được thể hiện trên một số nhiệm
vụ cụ thể sau:
- Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình
Đây là nhiệm vụ cơ bản nhất của văn phòng: chủ trì tổng hợp các hoạt động của cơ
quan; xây dựng chương trình kế hoạch công tác và lịch làm việc hàng tuần, tháng, quý,
sáu tháng và hàng năm của cơ quan, đơn vị. Xây dựng kế hoạch phù hợp với thực tế
tình hình chung của cơ quan, đồng thời việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện tốt những
chương trình kế hoạch đã đề ra đó lại càng quan trọng hơn. Một ý tưởng hay nhưng
khả năng thực thi lại không hiệu quả thì bản kế hoạch ấy cũng không có tác dụng. Vì
vậy, ngoài việc xây dựng tốt chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, văn phòng

phải thực hiện tốt nội quy, quy chế hoạt động trong cơ quan để phục vụ mục tiêu
chung. Có thể nói, văn phòng là trung tâm của việc xây dựng chương trình, kế hoạch
và xây dựng cơ chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch đã đề ra.
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
Quyết định kịp thời và hiệu quả của lãnh đạo cơ quan một phần phụ thuộc vào
lượng thông tin mà văn phòng cung cấp. Vì mọi nguồn thông tin đến hay đi đều được
thu nhận, xử lý và chuyển phát từ văn phòng. Văn phòng sẽ chọn lọc những thông tin
thích hợp để truyền tải hay lưu giữ tùy theo yêu cầu và tính chất của công việc. Đây là
yếu tố góp phần quyết định sự thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nếu
thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, khoa học đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý thì
lãnh đạo sẽ có quyết định hữu hiệu, ngược lại sẽ phá vỡ mục tiêu chung của cơ quan,
tổ chức đó. Vì vậy, văn phòng phải tuyệt đối tuân theo những quy định về công tác văn
thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý và bảo quản thông tin.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, tư vấn văn bản
Văn bản là phương tiện ghi thông tin và truyền đạt những thông tin ấy bằng ngôn
ngữ hay ký hiệu nhất định. Văn bản hành chính là văn bản thể hiện những quyết định
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

7

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

và thông tin quản lý do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành theo một trình
tự, thủ tục và hình thức nhất định. Mọi cơ quan nhà nước sử dụng văn bản như một
công cụ truyền đạt và thực hiện các quyết định quản lý. Tùy theo từng lĩnh vực hoạt
động quản lý mà văn bản được ban hành với nội dung và hình thức khác nhau. Văn
phòng phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc trợ giúp lãnh đạo soạn thảo

và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, trình tự thủ tục và đầy đủ các yêu cầu về nội
dung và hình thức. Đồng thời chuẩn bị đầy đủ các tư liệu, tài liệu cho việc ban hành
các văn bản, đề xuất các biện pháp đảm bảo việc thi hành văn bản và quản lý văn bản,
hồ sơ.
- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan
Với nhiệm vụ này, văn phòng là nơi tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ
quan, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cùng cấp hoặc đơn vị cấp
dưới và với nhân dân. Cách tổ chức, bố trí công sở, tiếp khách và sắp xếp phù hợp,
khoa học với từng loại công việc là rất quan trọng. Vì thế, việc duy trì hoạt động
thường xuyên, liên tục của văn phòng là rất cần thiết; đồng thời cần có biện pháp nhằm
xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
và thực hiện tốt những nhiệm vụ cơ quan, tổ chức đặt ra theo đúng chức năng của một
văn phòng.
1.1.2.2.

Chức năng hậu cần

Với chức năng này, văn phòng là nơi tổ chức việc quản lý, sử dụng các khoản
kinh phí, quản lý tài sản vật chất của cơ quan. Hoạt động của cơ quan, đơn vị cần có sự
kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau, trong đó không thể thiếu các điều kiện vật chất
như trụ sở, phương tiện, trang thiết bị, tài chính,… Quản lý, lập kế hoạch, trang bị toàn
bộ tài sản, kinh phí, phương tiện phục vụ cho việc thực thi công vụ, đi lại trong cơ
quan, văn phòng phẩm, báo chí, công tác phục vụ sửa chữa,… Các điều kiện và
phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, trang bị kịp thời để cung cấp đầy đủ cho
mọi nhu cầu thiết yếu phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đảm bảo cơ sở vật
chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan.
Tóm lại, văn phòng vừa là lực lượng quan trọng trong cơ quan, đơn vị, giúp
lãnh đạo cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Các chức năng
này vừa độc lập lại vừa hỗ trợ lẫn nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan về sự
tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.

1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Để quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng cần có một bộ máy gồm
các cấp, các bộ phận liên kết với nhau thành hệ thống, có chức năng, quyền hạn, trách
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

8

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

nhiệm nhất định. Hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan nhà nước rất đa dạng, tùy theo
địa vị pháp lý của mình mà mỗi cơ quan có một cơ cấu tổ chức bộ máy tương ứng,
trong mỗi cơ cấu đó văn phòng luôn là bộ phận cấu thành gắn liền với hiệu quả hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong cùng với quan hệ của
các bộ phận trong tổ chức, là yếu tố cấu thành trong không gian của tổ chức, cấu trúc
các phần tử hợp thành tổ chức để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Cơ cấu tổ
chức của văn phòng là kết quả của sự bố trí các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau hợp lý tạo thành một hệ thống. Khi các bộ phận này hoạt
động tạo mối liên kết thống nhất tuân theo sự điều khiển của lãnh đạo văn phòng sẽ tạo
ra hiệu quả hoạt động chung. Cơ cấu tổ chức là công cụ, phương tiện để hoàn thành
mục tiêu của tổ chức. Chẳng hạn, việc thành lập các khoa trong trường Đại học là để
thực hiện mục tiêu đào tạo đội ngũ trí thức của nhà trường. Khi có cơ cấu tốt thì mục
tiêu đặt ra cho cơ quan, tổ chức sẽ thực hiện có hiệu quả. Vì vậy, cơ cấu tổ chức của
văn phòng phải chặt chẽ, phải phù hợp với điều kiện và tình hình hoạt động của cơ
quan, đơn vị mới sử dụng tốt các nguồn lực trong văn phòng, phát huy tối ưu hiệu quả
hoạt động, hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao.
Nhìn chung, không có một tiêu chuẩn nào quy định cụ thể cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn phòng. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà

cơ cấu tổ chức trong mỗi văn phòng sẽ có sự khác nhau. Thông thường, các bộ phận
chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan, đơn vị bao gồm:4
- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận,
xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan; tổ chức công tác lễ tân;
quản lý sử dụng hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư.
- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
gắn liền với hoạt động văn phòng. Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương,
đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan và tư vấn cho
thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo; điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp
tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời với lãnh đạo và đề xuất phương án
giải quyết.
- Bộ phận quản lý cơ sở vật chất: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện,
điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức; quản lý việc sửa chữa, theo dõi,
sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng chúng một cách có hiệu quả và tiết
kiệm.

4

Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, Giáo trình quản trị văn phòng, Nxb. Lao động - xã hội, Hà Nội, 2005

GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

9

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan,

đơn vị; phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện việc lưu trữ các tài liệu đó
theo quy định của các ngành, các cấp và theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn
công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
- Bộ phận bảo vệ: Tổ chức công tác bảo vệ an ninh trật tự cho hoạt động của cơ
quan nói chung, hoạt động của văn phòng nói riêng. Bảo vệ môi trường, cảnh quan của
đơn vị, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận chấp hành những quy định về bảo vệ an ninh trật
tự trong phạm vi cơ quan, đơn vị.
Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là người trực tiếp quản
lý, chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết
quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc cho Chánh văn phòng là các Phó Chánh văn
phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những nhiệm vụ được phân công
và giải quyết một số công việc theo sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng trong việc bảo
đảm dân chủ ở cơ quan, có trách nhiệm thực hiện Quy chế dân chủ trong lĩnh vực, đơn
vị do mình phụ trách theo sự phân công của Chánh văn phòng. Đối với các cơ quan
thẩm quyền chung hoặc lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ có thể thiết
lập phòng hành chính (đứng đầu là Trưởng phòng hành chính và các Phó phòng hành
chính). Mỗi bộ phận trong văn phòng có thể có một cá nhân phụ trách và chịu trách
nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ
phận đó.
1.3. Nguyên tắc hoạt động và nội dung công tác văn phòng
1.3.1. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng
Văn phòng làm việc theo nguyên tắc chế độ thủ trưởng. Thủ trưởng văn phòng
(Chánh hoặc Phó Chánh văn phòng) phải đề cao trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng
cơ quan, đơn vị, tức là các hoạt động hành chính văn phòng đặt tại các bộ phận chuyên
môn nhưng được đặt dưới quyền phối hợp và giám sát của thủ trưởng cơ quan nhằm
thu hút hơn nữa các chuyên viên, nhân viên gắn bó với công tác văn phòng nhằm thực
hiện công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng; bảo đảm tính
dân chủ trong quá trình điều hành hoạt động của văn phòng.
Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phức tạp và phong phú, chất lượng hoạt
động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận và

toàn cơ quan, tổ chức. Vì thế, văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn,
kiểm tra các nhiệm vụ chuyên môn, công tác văn phòng đối với cơ quan cấp dưới; có
sự phân công rõ ràng về quyền hạn và nhiệm vụ của từng cá nhân, từng đơn vị bộ
phận.
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

10

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và quy
chế của cơ quan, đơn vị. Việc quản lý cán bộ, nhân viên trong hành lang pháp lý thông
qua văn phòng sẽ mang tính chặt chẽ hơn, tăng cường trách nhiệm và tính kỷ luật
trong từng cá nhân, tạo hiệu quả cao trong công việc của cơ quan, tổ chức nói chung
và hoạt động của văn phòng nói riêng.5
1.3.2. Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
Trong quá trình tổ chức hoạt động của văn phòng, để việc quản lý điều hành
hoạt động đạt hiệu quả không thể không quan tâm nghiên cứu các nghiệp vụ cơ bản để
vận dụng trong quá trình quản lý, điều hành. Các nghiệp vụ cơ bản trong văn phòng
gồm: lập chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức các cuộc hội họp; tiếp khách, v.v...
1.3.2.1. Lập chương trình, kế hoạch công tác
Kế hoạch là phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Do đó, lập kế hoạch là xác định các mục tiêu, nội dung và khối lượng
công việc cụ thể cần đạt được, phương pháp và thời gian thực hiện để đạt được mục
tiêu đó. Một chương trình, kế hoạch sai lầm có thể dẫn đến nhiều hậu quả to lớn. Vì
vậy, việc lập kế hoạch, công tác lập chương trình, kế hoạch có ý nghĩa quan trọng đối
với cơ quan, tổ chức, đặc biệt là công tác văn phòng.

- Ý nghĩa của việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Thứ nhất, tạo được sự chủ động toàn diện trong quản lý. Có chương trình, kế hoạch
cụ thể nên sẽ xác định trước những chương trình hoạt động diễn ra trong tương lai,
chuẩn bị phương hướng, giải pháp để giải quyết tất cả các công việc dù lớn hay nhỏ và
đã hình thành ý thức được kết quả cuối cùng. Từ đó giúp cho việc điều hành được liên
tục, thống nhất, tập trung, người lãnh đạo luôn theo dõi rõ ràng tiến độ công việc làm
căn cứ cho hoạt động điều chỉnh, kiểm tra, tạo khả năng tiết kiệm và phát triển hữu
hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra. Đối với người lập chương trình, kế hoạch công tác cũng
hạn chế tối đa việc rơi vào tình trạng bị động, lúng túng khi có sự biến hay vấn đề bất
ngờ xảy ra vì họ luôn dự trù giải pháp xử lý nghiệp vụ, sẵn sàng đối mặt với những
thay đổi bên trong hoặc tác động của môi trường bên ngoài lên chương trình, kế hoạch
công tác đó.
Thứ hai, tránh gây lãng phí thời gian, lãng phí tiền bạc vào việc bắt đầu một công
việc nhất định mà không có định hướng, kế hoạch rõ ràng. Có thể khẳng định rằng:
một công việc nếu không có kế hoạch rõ ràng, cẩn thận thì khó đạt được kết quả tốt
hoặc thậm chí dẫn đến sự thất bại dù việc ứng phó ngẫu nhiên đối với công việc đôi
khi cũng có những thuận lợi nhất định. Một chương trình, kế hoạch tốt được đề ra
5

Trần Thị Thu Hương, Ngiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb. Tổng hợp, Thành phố Hồ Chí Minh, 2008, tr.10

GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

11

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước


mang tính khả thi cao sẽ giúp cơ quan, tổ chức có cái nhìn tổng thể đối với từng hoạt
động trong khoảng thời gian dự kiến với các mục tiêu rõ ràng, thuận lợi trong việc sắp
xếp, phân bố công việc hợp lý.
Thứ ba, căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo sẽ xác định được
năng lực, chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với từng cá nhân, bộ phận từ đó làm căn cứ
trong việc phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể đến từng cá nhân, bộ phận có
nhiệm vụ thực hiện công việc. Mặt khác, công việc cũng đã có bước chuẩn bị sẵn sàng,
chu đáo, phối hợp mọi nguồn lực tốt nhất của cơ quan, tổ chức một cách hợp lý, có
khoa học và hiệu quả.
- Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác6
Việc lập chương trình, kế hoạch công tác cũng cần dựa vào các căn cứ sau:
. Các chỉ tiêu của Nhà nước và yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn tương
ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị. Thực tiễn công tác của
đơn vị có vai trò rất quan trọng, từ đó văn phòng tiếp tục phát huy chương trình, kế
hoạch công tác trước đó, hoặc tổng kết, rút ra bài học kinh nghiệm nếu chương trình,
kế hoạch trước đó thực hiện chưa tốt, chưa khả thi tùy theo nhiệm vụ, chức năng của
văn phòng trong giai đoạn đó.
. Căn cứ vào chủ trương, chính sách của Nhà nước, kế hoạch, quyết định của cấp
trên để nghiên cứu, chọn việc và dự kiến nội dung công việc đưa vào chương trình, kế
hoạch công tác. Tham khảo ý kiến lãnh đạo, các bộ phận có liên quan về sự cần thiết
của vấn đề dự liệu, tính khả thi của việc thực hiện định hướng công việc, nhiệm vụ chủ
yếu cần bàn, quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo.
. Căn cứ vào kết quả của năm trước và kế hoạch hàng năm của cơ quan, đơn vị,
những biến động về chính trị, kinh tế, xã hội có tác động đến hoạt động của cơ quan,
đơn vị. Đồng thời thu thập đầy đủ các dữ liệu, các thông tin có liên quan, tổng kết hồ
sơ về những hoạt động trước đó nhằm xác định những công việc còn tồn đọng và trình
tự ưu tiên giải quyết công việc trong khoảng thời gian dự định tiếp theo theo chương
trình, kế hoạch công tác đã đề ra.
- Những yêu cầu đối với chương trình, kế hoạch công tác7
. Trong nội dung của văn bản (chương trình, kế hoạch) cần chỉ rõ danh mục những

công việc dự kiến, thành viên chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Phân công trách
nhiệm cụ thể, rõ ràng giúp dễ dàng thực hiện công việc đối với người được giao nhiệm
vụ và việc kiểm tra, giám sát của thủ trưởng cơ quan cũng được thuận tiện, dễ dàng
6
7

Trần Thị Thu Hương, Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb. Tổng hợp, Thành phố Hồ Chí Minh, 2008, tr.25
Trần Thị Thu Hương, Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb. Tổng hợp, Thành phố Hồ Chí Minh, 2008, tr.26

GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

12

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

hơn. Ngoài ra lãnh đạo cũng có thể kịp thời điều chỉnh sai sót khi cần thiết, có hình
thức khen thưởng và xử lý kỷ luật phù hợp tùy thuộc vào kết quả hoàn thành nhiệm vụ
mà cá nhân đó được giao.
. Nội dung chương trình kế hoạch công tác phải thể hiện được căn cứ xây dựng,
bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng trong cơ quan,
đơn vị.
. Các công việc trong chương trình kế hoạch công tác phải được sắp xếp có hệ
thống theo trình tự ưu tiên - công việc quan trọng, cần thiết phải đảm bảo thực hiện
trước các công việc còn lại và phù hợp với chương trình kế hoạch công tác của tổ chức
Đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương có liên quan.
. Phải đảm bảo tính khả thi. Khả thi là có khả năng thi hành trên thực tế. Một
chương trình, kế hoạch sẽ không mang ý nghĩa gì cả nếu đó vẫn chỉ được thể trên giấy.

Tính khả thi thể hiện ở việc chương trình, kế hoạch đó được tổ chức triển khai thực
hiện như thế nào, đồng thời mang lại hiệu quả tích cực trong hoạt động của cơ quan,
đơn vị, đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung.
1.3.2.2. Tổ chức các cuộc hội họp
Hội họp là hình thức tập hợp của hai hay nhiều người trong khoảng thời gian
nhất định nhằm trao đổi, bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất phối hợp hành
động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Hội họp
chính thức là những cuộc họp diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định; có biên bản
cuộc hội họp và có thành phần tham dự theo quy định. Văn phòng có thể tổ chức cuộc
họp bất thường để giải quyết những công việc khẩn cấp, đột xuất.
- Ý nghĩa của việc tổ chức hội họp
Việc tổ chức hội họp có một số ý nghĩa sau:
. Hội họp là biện pháp quan trọng trong việc phối họp các công việc và tạo ra sự
thống nhất về ý thức, quan điểm giúp lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Hội họp cũng
là một công việc, là môi trường để học tập nâng cao trình độ nhận thức bản thân, đồng
thời nâng cao lý lẽ, lập luận ngày càng mang tính thuyết phục hơn, thuận lợi trong quá
trình giao tiếp thực hiện công việc.
. Trong cuộc họp, các vấn đề khó khăn, vướng mắc chưa được giải quyết hoặc
đó mới chỉ là những ý tưởng cơ bản có hữu ích trong hoạt động của cơ quan, đơn vị
được đưa ra bàn bạc, thảo luận. Đồng thời qua đó có thể phát hiện những sai sót trong
quá trình quản lý, thực hiện nhiệm vụ, từ đó có những giải pháp khắc phục hiệu quả,
tối ưu nhất.
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

13

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước


. Ngoài ra, hội họp còn là nơi mọi thành viên có thể gặp gỡ, trao đổi, tổng kết kinh
nghiệm lẫn nhau. Từ đó tạo sự phối hợp nhịp nhàng hành động trong việc giải quyết
công việc, phát huy tinh thần tập thể, nâng cao năng suất lao động và chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng từ đó cũng được phát huy rõ nét.
- Một số công việc trước và sau cuộc họp
. Chuẩn bị cuộc họp: lập kế hoạch hội họp
Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn
bị nội dung kỹ càng, chu đáo. Kế hoạch hội họp có thể lập cho từng tháng, quý hoặc cả
năm. Căn cứ vào chương trình công tác hàng tháng, quý, hàng năm của cơ quan, đơn
vị và tính chất của công tác, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước chỉ đạo xây dựng
và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc hội họp lớn, quan trọng; phân công trách
nhiệm chuẩn bị địa điểm tổ chức, nội dung cuộc họp và các vấn đề khác liên quan đến
việc tổ chức các cuộc hội họp đó. Kế hoạch cuộc hội họp thường bao gồm: tên buổi
hội họp, thời gian họp, thành phần tham dự, địa điểm, phương tiện vật chất, kỹ thuật
phục vụ cuộc họp, nội dung cuộc họp, v.v…
. Chuẩn bị nội dung cuộc hội họp:
Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc và những nội dung, yêu cầu cần trao
đổi, tham khảo ý kiến tại buổi họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước bằng văn bản.
Trong đó xác định rõ những nội dung nào cần trao đổi, thảo luận trong cuộc họp từ đó
có bước chuẩn bị tốt các tài liệu, phương tiện cần thiết phù hợp với nội dung, mục đích
cuộc hội họp. Văn phòng là nơi tổng hợp nội dung chương trình kế hoạch về cuộc họp
trước khi cuộc hội họp chính thức diễn ra.
. Tiến hành cuộc hội họp:
Những vấn đề dự kiến được mang ra trình bày, thảo luận tuỳ thuộc vào thời gian,
hoàn cảnh và diễn biến cuộc hội họp.
- Công việc cần tiến hành sau cuộc họp:
. Tập hợp tất cả công văn, giấy tờ có liên quan đến cuộc họp để đưa vào lưu trữ và
chuyển tải thông tin khi cần thiết. Có thể lưu giữ biên bản hội họp thông thường hoặc
thành lập hồ sơ hội nghị đối với những cuộc họp mang tính chất quan trọng.

. Cụ thể hóa những nội dung, nghị quyết, quyết định đã được đưa ra trong buổi
hội họp thành những mệnh lệnh hành chính cụ thể để giao cho từng cá nhân, tổ chức
có liên quan đến việc thực hiện các quyết định, nghị quyết đúng với nội dung, mục
đích đã đề ra.
. Thanh, quyết toán các chi phí cần thiết liên quan đến cuộc hội họp.
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

14

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

. Tổ chức sơ kết, tổng kết kịp thời, chính xác, khách quan để tạo dựng tiền đề nhằm
đưa ra những chương trình, kế hoạch hoạt động khác mang tính khả thi hơn, đạt hiệu
quả cao hơn.
1.3.2.3. Tiếp khách
Tiếp khách là một trong những công tác cơ bản của hoạt động văn phòng. Công
tác này được thực hiện không chỉ nhằm để giao tiếp mang tính xã hội đơn thuần, đảm
bảo hoạt động thông suốt, hiệu quả trong quá trình quản lý mà còn thể hiện mối quan
hệ hợp tác trong công việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà
nước với nhân dân.
Có thể phân loại nhiều dạng khách khi giao tiếp tùy theo mục đích giao tiếp của
họ. Ngoài việc công dân đến giải quyết công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp
pháp của họ, văn phòng còn phải thường xuyên liên tục tiếp khách đến giao dịch, công
tác, tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị. Việc phân loại khách và bố trí việc tiếp khách
sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng là một bộ phận quan trọng
của hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Vì thế, việc tiếp khách cũng phải có
nghệ thuật và khoa học: Mỗi thành viên trong văn phòng cần có thái độ thân thiện, hòa

nhã, cư xử tế nhị khi tiếp khách, tạo ấn tượng tốt đối với khách ở ngoài hoặc dù là
nhân viên trong cơ quan, đơn vị, dù tiếp khách dưới hình thức trực tiếp hay gián tiếp
(tiếp khách qua điện thoại). Bởi vì, đôi khi thông qua việc tiếp khách cũng thể hiện bộ
mặt của cơ quan, đơn vị thông qua cách đánh giá của khách đã từng tiếp xúc với văn
phòng, trong chừng mực nào đó có thể dẫn đến thành công hay thất bại đối với chương
trình kế hoạch đặt ra và cả những hoạt động hiện tại của cơ quan, tổ chức.
1.3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện nội dung công tác văn phòng
Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố bên trong và bên
ngoài. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của văn phòng bao
gồm yếu tố tự nhiên và yếu tố xã hội, hay còn gọi là môi trường hoạt động của văn
phòng. Môi trường gồm các điều kiện khác nhau, đan xen tác động lẫn nhau, có thể
chuyển hóa lẫn nhau. Các nhà quản lý cần nghiên cứu về môi trường hoạt động của
văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến các yếu tố môi trường
để khai thác những ảnh hưởng tốt và hạn chế những ảnh hưởng xấu của môi trường
bên ngoài đến hoạt động của văn phòng cơ quan. Các yếu tố bên trong thường đa
dạng, phong phú và rất quan trọng, quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng, cần
quan tâm toàn diện, đặc biệt là đối với những yếu tố cơ bản sau:
- Trước hết, nó bị chi phối bởi quy mô và cách thức tổ chức cơ quan, công sở. Cơ
quan càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc càng phức tạp, mặt khác có thể do
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

15

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

chức năng của đơn vị được phân định không rõ ràng. Một văn bản gửi đến mà tất cả
các bộ phận trong cơ quan, tổ chức đều có chức năng giải quyết thì công việc chưa hẳn

đã được giải quyết dứt khoát vì bộ phận nào cũng nghĩ đó là trách nhiệm của bộ phận
khác, chẳng bộ phận nào cố gắng hoàn thành, đồng thời khi đó việc kiểm tra sẽ rất khó
khăn. Ngay cả việc nếu không xác định được cơ quan hay bộ phận tổ chức nào phải
chịu trách nhiệm chính về một văn bản thì công việc của văn phòng chưa hẳn đã tìm ra
phương thức giải quyết vấn đề sao cho thích hợp. Nếu phân định rõ ràng chức năng,
nhiệm vụ của từng bộ phận thì việc giải quyết công việc sẽ thuận tiện, dễ dàng hơn vì
có tính chuyên môn hóa cao hơn.
- Thứ hai, ảnh hưởng đến công tác văn phòng còn do yếu tố con người làm việc
trong cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, nó còn phụ thuộc vào công tác tổ chức nhân
sự. Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến hoạt động
của toàn thể cơ quan, đơn vị. Ở đây, đòi hỏi phải có sự hiểu biết và phối hợp hoạt động
giữa các thành viên trong văn phòng, tạo mọi điều kiện thuận lợi để văn phòng thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Nếu cán bộ trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho
công tác văn phòng thì công việc sẽ được thực hiện thuận lợi. Ngược lại, nếu có nhiều
người ở các bộ phận không nắm vững kiến thức chuyên môn hoặc thái độ cư xử không
đúng mực với công việc văn phòng thì con đường để hoàn thành nhiệm vụ quả thật rất
gian nan. Chẳng hạn, hiện nay nhiều cán bộ chuyên môn nghiệp vụ không làm tốt công
tác lập hồ sơ văn bản, không có ý thức tuân thủ các quy trình chuyển giao văn bản
trong công việc hàng ngày một cách đầy đủ, dẫn đến việc kiểm tra hoạt động của các
bộ phận rất khó khăn. Vì vậy, việc đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho cán bộ các cơ
quan, tổ chức cũng là một đòi hỏi tất yếu trong công cuộc cải cách nền hành chính Nhà
nước mà chúng ta đang tiến hành hiện nay. Đồng thời cần có chế độ khuyến khích để
thu hút vào văn phòng những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có tâm
huyết gắn bó với công tác văn phòng, ngày càng khẳng định vị trí quan trọng là bộ
phận không thể thiếu trong cơ quan, đơn vị.
- Thứ ba, hoạt động của văn phòng lệ thuộc vào quy chế hoạt động của cơ quan, tổ
chức nói chung và các quy định về công tác văn phòng nói riêng. Những quy định về
ban hành văn bản, về xử lý thông tin, về bảo quản bí mật của Nhà nước là cơ sở để làm
tốt công tác văn phòng trước mắt cũng như lâu dài. Trong mỗi cơ quan, quy chế hoạt
động và những quy định về nề nếp làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa rất quan trọng.

Những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh
đạo với nhân viên, giữa các bộ phận cơ quan trong văn phòng với nhau. Nếu quy chế
làm việc không được xây dựng cụ thể, từng thành viên làm việc riêng lẻ không có sự
hỗ trợ lẫn nhau thì khó hoàn thành mục tiêu đề ra, khi đó văn phòng không thể phát
huy được vai trò, chức năng vốn có.
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

16

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

- Thứ tư, các trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật văn phòng là một trong những
điều kiện quan trọng của công việc, ảnh hưởng đến năng suất lao động trong cơ quan,
tổ chức. Trang thiết bị văn phòng không chỉ cần hợp lý mà phải đảm bảo tính thẩm
mỹ. Tình trạng trang bị cơ sở vật chất cho công việc văn phòng một mặt làm cho các
thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng, mặt khác còn tạo được tâm lý phấn khởi,
thoải mái, yêu thích trong công việc của từng thành viên. Đồng thời, các trang thiết bị
văn phòng hiện đại và đầy đủ cũng góp phần thiết thực vào việc bảo vệ sức khỏe cho
cán bộ, nhân viên trong văn phòng, tạo tâm lý an toàn trong từng cá nhân để họ yên
tâm gắn bó với công việc này lâu dài. Ở nhiều quốc gia, thiết bị văn phòng ngày càng
hiện đại hơn, gần gũi với nhân viên văn phòng nên việc sử dụng chúng cũng rất dễ
dàng, thuận lợi. Tại các nước có nền công nghiệp phát triển, một nền công nghiệp sản
xuất thiết bị văn phòng đã được xây dựng từ lâu vì tính chất quan trọng của công tác
văn phòng. Hiện nay ở nước ta, các thiết bị văn phòng tuy đã được nâng cao, trang bị
mới nhưng nhìn chung vẫn còn lạc hậu, phương tiện làm việc còn thiếu. Điều này cũng
góp phần làm hạn chế đến chức năng, nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của công tác
văn phòng.8

Những yếu tố trên đây có tác động phần nào đến nội dung của công tác văn phòng.
Ngoài ra, công tác văn phòng còn bị ảnh hưởng, chi phối của nhiều yếu tố khác như:
tiến bộ của khoa học kỹ thuật, môi trường hoạt động của cơ quan,…
Như vậy, để văn phòng được hoạt động thuận lợi, ngoài sự nỗ lực và cố gắng
của những yếu tố bên trong văn phòng thì các yếu tố bên ngoài cũng có ảnh hưởng lớn
đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Cơ quan, đơn vị cần thường
xuyên quan tâm, xây dựng, hoàn thiện đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng, các yếu
tố cần và đủ vốn có trong văn phòng và tạo mọi điều kiện thuận lợi để văn phòng hoạt
động có hiệu quả, phát huy chức năng là bộ máy giúp việc của cơ quan, đơn vị.
1.3.4. Quyền hạn và trách nhiệm của văn phòng
- Quyền hạn của văn phòng
Để hoàn thành được chức năng, nhiệm vụ đặt ra, văn phòng cần được trao
những quyền hạn nhất định. Những quyền hạn của văn phòng cũng tùy thuộc vào điều
kiện cụ thể của từng cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên có thể xem xét một số quyền cơ bản
sau đây:
Trước hết, văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản
lý đơn vị trong mọi hoạt động. Do văn phòng hoạt động thường xuyên về công tác

8

Nguyễn Văn Thâm, Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, Nxb. Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2003,
tr.42 – tr.45

GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

17

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền



Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

cung cấp thông tin, điều hành nên mối quan hệ giữa lãnh đạo và bộ phận văn phòng có
thể xem là rất mật thiết và mang tính thường xuyên. Mối quan hệ này một phần do
xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là do việc cung cấp các điều
kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức nên
có thể được lãnh đạo cơ quan ủy quyền trong từng trường hợp cụ thể để đón tiếp đại
diện của cơ quan trong và ngoài nước đến liên hệ công tác và giải quyết công việc. Từ
đó văn phòng có thể đôn đốc các bộ phận khác trong cơ quan thực hiện các quyết định
của lãnh đạo theo đúng yêu cầu về thời gian; kiến nghị với lãnh đạo về khen thưởng,
kỷ luật các cá nhân, đơn vị khác trong cơ quan trong việc thực hiện không đầy đủ, có
sai phạm về các quyết định của lãnh đạo.
Thứ hai, được quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin,
tài liệu cần thiết liên quan đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Như đã phân tích, hoạt động của văn phòng cũng gắn liền với hoạt động của cơ quan,
tổ chức nên các bộ phận còn lại khác trong cơ quan, tổ chức cần phối hợp với bộ phận
văn phòng nhằm thực hiện tốt những yêu cầu, nhiệm vụ mà cơ quan đã đặt ra.
Thứ ba, văn phòng được quyền tham dự các cuộc họp của lãnh đạo với các đơn vị,
tổ chức trong và ngoài cơ quan để ghi biên bản và theo dõi công việc. Theo sự ủy
quyền của lãnh đạo, văn phòng được quyền trao đổi, liên lạc chuyển phát văn bản với
các cơ quan bên ngoài và các đơn vị bộ phận trong cơ quan.
Ngoài ra, văn phòng còn được quyền tham gia vào công tác tuyển chọn cán bộ
nhân viên. Hoạt động văn phòng là hoạt động đòi hỏi mỗi thành viên phải có chuyên
môn nghiệp vụ phù hợp với công tác văn phòng. Vì thế chỉ có văn phòng mới hiểu rõ
cần vị trí nào cho từng bộ phận, vị trí nào phù hợp với chuyên môn thuộc lĩnh vực
công tác văn phòng. Đồng thời, kiến nghị với lãnh đạo về công tác đào tạo, bồi dưỡng,
khen thưởng, kỷ luật nhân viên, đóng góp các ý kiến với lãnh đạo trong tổ chức các
vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong cơ quan, đơn vị.
- Trách nhiệm của văn phòng
Ngoài một số quyền hạn cơ bản, văn phòng còn đảm nhiệm một số nhiệm vụ

như sau:
. Hoàn thành tốt nhiệm vụ mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức đặt ra đúng với vị
trí, chức năng của văn phòng. Tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác, thu thập, xử
lý, quản lý và sử dụng thông tin; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo
quy định của pháp luật. Vì văn phòng làm việc theo nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo
nên văn phòng sẽ chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về kết quả hoạt động của
văn phòng. Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo; theo dõi việc triển khai
GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung

18

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền


Luận văn tốt nghiệp: Vị trí của văn phòng trong hoạt động hành chính nhà nước

thực hiện các quyết định; tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh
đạo, đề xuất các biện pháp nhằm phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan,
tổ chức. Ngoài ra còn tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng cơ quan về
kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản phải có nội dung đầy đủ với tính
chất công việc, đúng thẩm quyền và đúng quy định của pháp luật.
. Mặt khác, cần phải không ngừng áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện
tổ chức hoạt động của văn phòng và nâng cao hiệu quả công tác của từng cá nhân. Đây
là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục nhằm đưa văn phòng đi vào hoạt động theo quỹ
đạo nhằm ngày càng khẳng định chắc chắn vai trò, vị trí của văn phòng – là bộ phận
không thể thiếu trong cơ quan, đơn vị, đặc biệt là đối với các cơ quan hành chính nhà
nước.

GVHD: Võ Nguyễn Nam Trung


19

SVTH: Nguyễn Thanh Tuyền