CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Pắc Ta, ngày 15 tháng 3 năm 2017
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ
Kính gửi: Thường trực Hội đồng xét, công nhận sáng kiến cấp huyện
Tên tôi là: Hà Ngọc Đoài
Ngày tháng năm sinh: 26/4/1989
Nơi thường trú: Mường Cang - Than Uyên - Lai Châu
Chức danh: Nhân viên
Trình độ chuyên môn: Đại học sư phạm Sinh
Tỉ lệ % đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 100%
Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “ Một số giải pháp ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại trường”.
- Cơ sở được yêu cầu công nhận sáng kiến: Hội đồng công nhận sáng kiến
cấp huyện
- Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lý văn thư, lưu trữ
- Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: 1/9/2016
- Mô tả bản chất của sáng kiến: Áp dụng công nghệ thông tin vào trong
quản lý văn thư, lưu trữ thay thế các phương pháp lưu trữ, quản lý văn thư
truyền thống bằng một số phương pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả cũng như
đảm bảo yêu cầu cao trong công tác văn thư và lưu trữ tại nhà trường.
+ Tính mới của sáng kiến: Trước khi áp dụng sáng kiến việc lưu trữ công
văn đến, của nhà trường theo phương pháp thủ công in lưu văn bản tài liệu. Tư
khi áp dụng sáng kiến việc in lưu văn bản rất hạn chế nhưng vẫn đảm bảo việc
lưu trữ và khai thác tài liệu của nhà trường nhanh gọn, đầy đủ kịp thời.
+ Hiệu qủa mang lại: Việc lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện
một cách nhanh chóng và kịp thời, tiết kiệm được thời gian, chi phí cho việc lưu trữ,
quản lý tài liệu lưu trữ, cũng như việc khai thác tài liệu được dễ dàng nhanh chóng
hiệu quả, giúp việc hoàn thành nhiệm vụ năm học của nhà trường.

+ Với những lợi ích mang lại thì việc áp dụng sáng kiến rộng rãi là điều cần
thiết trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu đối với các nhà trường trực thuộc phòng
giáo dục và có thể áp dụng nhiều hơn nữa đối với các cơ quan công sở khác.
- Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Nhân viên văn thư phải có
trình độ tin học, nhà trường phải trang bị cho nhân viên văn thư một máy tính
kết nối mạng internet và các ổ lưu trữ khi cần thiết.
- Những thông tin cần được bảo mật (nếu có): Không
- Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng
kiến theo ý kiến của tác giả:
+ Lợi ích của sáng kiến mang lại là giảm bớt công việc của văn thư, lưu
trữ đảm bảo an toàn cho tài liệu, việc chuyển công văn đi, đến đảm bảo thuận
lợi, nhanh chóng đúng thời gian và địa chỉ
+ Giảm chi phí cho công tác văn thư đặc biệt là lưu trữ tài liệu cho nhà
trường nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu trong công tác thậm chí là tốt hơn so với
trước khi áp dụng sáng kiến.
- Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng
sáng kiến theo ý kiến của tổ chức, cá nhân đã áp dụng sáng kiến và theo ý kiến
của tác giả sáng kiến: Việc áp dụng sáng kiến trong công tác văn thư, lưu trữ tại
nhà trường mang lại rất nhiều lợi ích trong việc giảm chi phí, thời gian trong
công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu của nhà trường được đảm bảo, việc khai thác
và sử dụng tài liệu được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự
thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./
Người đăng ký
(Ký, ghi rõ họ tên)

Hà Ngọc Đoài



PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂN UYÊN
TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG XÃ PẮC TA

THUYẾT MINH SÁNG KIẾN

MỘT SỐ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI NHÀ TRƯỜNG

Tác giả: Hà Ngọc Đoài
Trình độ chuyên môn: Đại học
Chức vụ: Nhân viên
Nơi công tác: Trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta

Pắc Ta, Ngày 15 tháng 3 năm 2017


I. THÔNG TIN CHUNG
1. Tên sáng kiến: “ Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường”.
2. Tác giả:
Họ và tên: Hà Ngọc Đoài
Năm sinh: 1989
Nơi thường trú: Mường Cang - Than Uyên - Lai Châu
Trình độ chuyên môn: Đại học sư phạm Sinh
Chức vụ công tác: Nhân viên
Nơi làm việc: Trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu
Điện thoại: 0973635030
3. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lý văn thư, lưu trữ.
4. Thời gian áp dụng sáng kiến: Tư ngày 1 tháng 9 năm 2015 đến ngày
31 tháng 12 năm 2017

5. Đơn vị áp dụng sáng kiến:
Tên đơn vị: Trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta
Địa chỉ: Bản Sài Lương - Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu
Điện thoại: 0972391332
II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:
- Sự cần thiết của việc thực hiện sáng kiến
+ Cơ sở lý luận: Trên thế giới sự phát triển của công nghệ thông tin thay đổi
tưng ngày, tưng giờ. Đối với lĩnh vực trao đổi và lưu trữ thông tin ngày càng thay
đổi mạnh mẽ hơn, nếu việc tiếp nhận thông tin và lưu trữ thông tin không thay đổi
và không ứng dụng các tiến bộ khoa học trong lĩnh vực công nghệ thông tin vào
trong công việc thì làm cho chúng ta lạc hậu và ngày càng tục lùi so với thế giới.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là một vấn đề
được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, đã được cụ thể hoá bằng những văn
bản pháp luật như Chỉ thị 58 của BCH TW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin


phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Đảng xác định công
nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng của sự phát triển. Công văn số
682/PGDĐT- CM ngày 20/11/2015 của Phòng Giáo dục đã chỉ rõ cần đẩy mạnh
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành và quản lý giáo dục.
Đối với một đơn vị trường học việc chuyển công văn, văn bản hay tài liệu
lên phòng giáo dục và các cơ quan ban ngành khác rất quan trọng, việc tiếp nhận
và có phản hồi hoặc báo cáo thực hiện là công việc thường xuyên, công việc của
văn thư là đảm bảo sự thông suốt liên lạc, đồng thời lưu trữ các tài liệu có liên
quan nên việc xử lý tốt và chính xác rất quan trọng đến việc thực hiện các nhiệm
vụ của nhà trường vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác
văn thư lưu trữ trong nhà trường là rất cần thiết.
+ Về mặt thực tiễn: Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận chuyên trách
phụ trách các vấn đề liên quan đến việc thông tin phối hợp giữa nhà trường và

các cơ quan đơn vị chủ quản, là nơi tập trung tất cả các tài liệu phục vụ cho việc
đảm bảo hoạt động của nhà trường đúng với kế hoạch và sự chỉ đạo của cơ quan
cấp trên, lưu trữ các tài liệu của nhà trường có trách nhiệm đảm bảo thông suốt
sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản, việc thi hành các hoạt động, kế hoạch của nhà
trường và chế độ báo cáo ngược lại.
- Bản thân đã làm công tác văn thư lưu trữ được 3 năm tôi thấy khối lượng
công việc văn thư lưu trữ của nhà trường ngày càng nhiều, do ngày càng nhiều
tài liệu cần phải lưu trữ nhưng trong các hoạt động của nhà trường đôi khi cần
phải đòi hỏi việc tra cứu nhanh chóng khẩn trương, đồng thời việc lưu trữ không
tốn nhiều thời gian, công sức và tiết kiệm thiết bị vật tư văn phòng nhưng vẫn
đảm bảo việc lưu trữ và bảo quản tại liệu một cách tốt nhất, không lo về an toàn
hoặc tài liệu xuống cấp theo thời gian. Vì vậy tôi đã đẩy mạnh việc áp dụng
công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường. Tư
những kinh nghiệm công tác thực tiễn tôi đã đưa ra sáng kiến kinh nghiệm: “
Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu
trữ tại nhà trường” nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ trong điều kiện
hiện nay.


- Mục đích: Nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhà
trường. Công văn trước khi gửi đi được kiểm tra chặt chẽ về thể loại, thể thức
theo quy định. Công tác quản lý lưu trữ văn bản và bảo mật thông tin tài liệu
được đảm bảo, lưu trữ hồ sơ, tài liệu lâu dài với số lượng lớn không sợ thất
thoát, khi có nhu cầu khai thác, sử dụng được đáp ứng kịp thời.
Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề sáng
kiến:
Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học
đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực
hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính Phủ về sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
Phủ công tác văn thư.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
Phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 về việc
ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lai Châu.
- Công văn số: 544/PGDĐT-TĐKT ngày 14 tháng 9 năm 2015 của
phòng Giáo dục và Đào tạo về việc Hướng dẫn đăng ký thi đua khen thưởng
năm học 2015 - 2016
- Công văn số 682/PGDĐT- CM ngày 20/11/2015 của Phòng Giáo dục đã
chỉ rõ cần đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong điều hành và quản lý giáo dục.
- Công văn số: 637/PGDĐT-TĐKT ngày 26 tháng 10 năm 2015 của
phòng Giáo dục và Đào tạo về việc triển khai thực hiện sáng kiến năm học


2015 - 2016
2. Phạm vi triển khai thực hiện:
Sáng kiến kinh nghiệm được áp dụng trong năm học 2015 - 2016 tại
trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta và những năm tiếp theo.
3. Mô tả sáng kiến:
a. Mô tả giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến:
- Công tác văn thư lưu trữ tại nhà trường tư tháng 12 năm 2013 đã được
thực hiện việc chuyển công văn tài liệu qua hòm thư điện tử. Công văn đến in ra
2 bản sau đó vào sổ công văn đến một bản lưu và một bản chuyển đến người

nhận hoặc bộ phận chịu trách nhiệm trong công văn. Đối với công văn đi thì tuỳ
theo yêu cầu những văn bản tài liệu chỉ cần chuyển qua email thì in ra một bản
vào sổ công văn đi và lưu tại nhà trường còn sau đó chuyển đến địa chỉ người
nhận. Một số văn bản, tài liệu cần chuyển bản dấu đỏ đến tận cá nhân, cơ quan
đơn vị nhận.
- Như vậy đối với công văn đến cần tới ít nhất hai bản in ra và công văn đi
ít nhất là một bản trong quá trình thực hiện công văn đi người phụ trách báo cáo,
soạn thảo văn bản có thể gửi luôn mà không cần thông qua văn thư nên việc lưu
trữ, quản lý công văn đi của nhà trường không được đảm bảo, việc chuyển thư
đến hay chưa đến nơi cũng không quản lý được theo đúng quy định
- Công tác văn thư cần rất nhiều thời gian cho sự sắp xếp, lưu trữ tài liệu.
Trong quá trình chuyển thư đến nhiều địa chỉ thì hay sảy ra việc có địa chỉ không
nhận được, hoặc thời gian nhận được công văn bị chậm, các công văn được
chuyển đi hoặc chưa chuyển đi không nắm rõ vì không được quản lý theo trình tự
và theo dõi của văn thư.
- Có những công văn chưa được báo cáo hoặc là có những công văn đã thực
hiện báo cáo lại thực hiện lại lần nữa, việc chuyển thư, tài liệu có thể trùng lặp
hoặc chuyển 2 lần đến cùng một địa chỉ.
- Thời gian cho việc in ấn tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực, văn phòng
phẩm, mỗi công văn đến cần ít nhất 2 bản, công văn đi là một bản như vậy khối
lượng tài liệu trong một năm học đối với văn bản tài liệu đi đến sẽ rất lớn, thêm vào


đó lưu trữ là nơi tập trung lưu trữ tất cả các tài liệu hồ sơ sổ sách phục vụ cho việc
thực hiện nhiệm vụ năm học gộp lại tất cả thì sẽ phải lưu trữ khối lượng tài liệu
khổng lồ. Như vậy việc lưu trữ các tài liệu, công văn đi đến sẽ gặp rất nhiều khó
khăn, tiêu tốn rất nhiều văn phòng phẩm như giấy in, mực in và các kẹp, tủ tài
liệu... để phục vụ cho viêc lưu trữ.
- Một năm học các văn bản, tài liệu, công văn hồ sơ nhiều khi cần khai
thác, sử dụng để giải quyết những công việc theo yêu cầu của cấp trên cũng như

yêu cầu của nhiệm vụ dạy và học trong nhà trường. Với khối lượng lưu trữ
khổng lồ như vậy việc tra cứu khai thác và sử dụng tài liệu là một công việc rất
khó khăn nhất là đối với những tài liệu văn bản đã lưu trữ thời gian lâu ngày,
việc thất thoát là điều khó tránh khỏi.
- Công tác văn thư trong nhà trường là bộ phận giúp việc đắc lực cho ban
giám hiệu trong việc quản lý, điều hành các công việc của nhà trường trong đó
có việc in ấn cung cấp các tài liệu cần thiết cho ban giám hiệu khi cần. Đối với
ban giám hiệu đôi khi đi công tác nhưng lại rất cần tài liệu khi có những vấn đề
nảy sinh và lúc đó rất cần có tài liệu để in ra sử dụng hoặc tại nhà trường khi cần
nhân viên văn thư lại phải in ra và mang lên phòng cho ban giám hiệu vì vậy
mất khá nhiều thời gian công sức cho việc đi lại và in ấn.
b. Mô tả giải pháp sau khi có sáng kiến:
* Nhận và lưu trữ văn bản đến.
Mục tiêu: Nhận và lưu trữ văn bản một cách nhanh chóng, lưu trữ theo
trình tự khoa học và logic, việc lưu trữ tiết kiệm thời gian, vật dụng văn phòng
và các văn phòng phẩm cần thiết trong quá trình lưu trữ, đảm bảo tài liệu lưu trữ
lâu dài và không hư hại đến tài liệu theo thời gian.
Cách thực hiện:
- Văn bản đến nhà trường văn thư sao lưu vào sổ công văn, sổ công văn
được đánh bằng bản mềm (word, excel..) trên máy vi tính theo mẫu sổ công văn
đến, mẫu số này theo dõi được tiến độ giải quyết công văn, chế độ báo cáo cấp
trên và các bộ phận thực hiện giải quyết công văn.


Ví dụ: Văn bản hướng dẫn báo cáo định kì được đánh dấu kiểm tra thời
gian, tiến độ thực hiện báo cáo (bản dấu đỏ, email), người thực hiện...
Các trích yếu nội dung công văn được liên kết với file trong khu vực lưu
trữ văn bản trong ổ đĩa máy tính theo Hyperlink. Sau đó công văn, văn bản hoặc
tài liệu chuyển qua máy tính hoặc là địa chỉ hòm thư của ban giám hiệu, hoặc là
những nơi, bộ phận theo công văn yêu cầu tùy theo tưng văn bản tài liệu mà có

thể in ra nhưng khi cần khai thác hoặc sử dụng đến mới in ra còn không chỉ lưu
vào ổ đĩa máy tính và USB dữ liệu riêng của văn thư.
- So với giải pháp cũ là mỗi công văn, tài liệu cần ít nhất là hai bản in thì
hiện nay với giải pháp mới này không cần chỉ khi cần thiết phải in ra mới tiến
hành in ấn, đối với mỗi công văn hoặc văn bản đến chỉ cần sao lưu dữ liệu vào ổ
lưu tài liệu đến và USB chuyên biệt để lưu trữ tài liệu của nhà trường. Như vậy
giảm thiểu được thời gian, công sức in tài liệu giấy in, mực in và các trang thiết bị
phục vụ lưu trữ, việc vào sổ theo dõi công văn đến cũng không cần phải viết tay
theo mẫu sổ thông thường mà thao tác luôn trên máy tính.
- Giải pháp này giảm thiểu cho công tác văn thư rất nhiều thời gian, tiền của
và công sức trong việc nhận và lưu trữ công văn, văn bản đến không phải tốn đến
các tủ hồ sơ diện tích phòng lưu trữ, một chiếc USB hoặc vài Gigabyte tài liệu mà
có thể thay thế vài tủ lưu trữ tài liệu. Việc lưu trữ vẫn đảm bảo theo thời gian vì
tài liệu đã được sao lưu và bảo quản đề phòng các sự cố có thể làm mất tài liệu,
thất thoát.
- Đối với giải pháp này tìm tài liệu để khai thác và sử dụng là một việc dễ
dàng không mất thời gian, công sức đơn giản nhanh chóng. Chỉ cần việc tìm theo
sổ theo dõi công văn đến sau đó click vào đường link đã liên kết ở trong sổ là đã
có được thứ mình cần.
* Theo dõi quản lý và lưu trữ văn bản đi
Mục tiêu: Đảm bảo việc chuyển văn bản đúng nơi quy định, thời gian kịp
thời nhanh chóng, không để xảy ra tình trạng chậm muộn, nhầm lẫn hoặc không
chuyển đến đúng nơi quy định của văn bản. Lưu trữ đầy đủ và an toàn theo thời
gian, không tốn kém văn phòng phẩm.


Cách thực hiện:
- Việc theo dõi và quản lý văn bản đi là rất cần thiết đối với công tác văn
thư, mọi hoạt động thông tin giữa nhà trường và các cơ quan ban ngành khác
đều bị ảnh hưởng nếu không quản lý theo dõi thông tin, văn bản, tài liệu chuyển

đi một cách chặt chẽ và khoa học. Công tác chuyển công văn đi quan trọng nhất
là đúng địa chỉ, đúng thời gian và không có thiếu sót trong chế độ báo cáo, phản
hồi tránh tình trạng việc gửi văn bản đi trùng lặp sẽ làm cho người nhận hoặc
nơi nhận phân vân về sự chính xác của văn bản. Việc chuyển văn bản phản hồi
báo cáo lên cấp trên qua hòm thư điện tử nên người soạn thảo có thể gửi luôn tới
địa chỉ email người nhận hoặc nơi nhận chính vì thế mà việc theo dõi quản lý và
lưu trữ chưa được đầy đủ với giải pháp mới này tất các các văn bản chuyển đi
đều phải gửi đến người phụ trách văn thư cho dù là bản mềm hoặc những văn
bản không cần số hiệu sau đó nhân viên văn thư kiểm tra thể thức của văn bản
cho chính xác nhất vào sổ theo dõi, sao lưu vào ổ đĩa và cuối cùng mới chuyển
đến địa chỉ người nhận một cách chính xác và kịp thời, qua đó có sự theo dõi,
quản lý và lưu trữ được tốt nhất không để sảy ra tình trạng không được chuyển
hoặc là chuyển sai địa chỉ, gửi trùng lặp và không được lưu trữ theo hệ thống
văn bản của nhà trường, đồng thời cũng không phải in ra để lưu trữ trư những
văn bản cần phải in sao và lưu trữ bằng bản dấu đỏ.
- Việc lưu trữ và vào sổ theo dõi cũng được tiến hành trên máy tính, sổ
theo dõi công văn đi là sổ được phân ra tưng loại văn bản, tài liệu riêng và tên,
phần trích yếu nội dung trong sổ cũng được liên kết với file tài liệu lưu trữ tại ổ
đĩa thông qua Hyperlink việc vào sổ theo dõi và lưu trữ như vậy sẽ tiết kiệm
được rất nhiều không gian, thời gian và công sức lưu trữ, việc tìm lại tài liệu lưu
trữ sẽ đơn giản và nhanh chóng thuận tiện đáp ứng được yêu cầu của công việc
của nhà trường. Ví dụ: Ta cần tìm một báo cáo chuyên môn tháng 2 thì chỉ cần
vào sổ theo dõi công văn đi và vào sổ theo dõi báo cáo tìm thấy tên báo cáo chỉ
cần click chuột là ta đã có một báo cáo cần tìm có thể in ra hoặc là copy file ra
thư mục để sử dụng. Với việc lưu trữ như vậy ta sẽ rất hiếm khi phải lục tung tủ
tài liệu chỉ để tìm một văn bản. Quá trình theo dõi và quản lý chặt chẽ sẽ không


để sảy ra tình trạng gửi văn bản trùng lặp vầ việc báo cáo hai lần hoặc thiếu sót
trong công tác báo cáo phản hồi việc thực hiện các công văn, chỉ thị...

* In ấn tài liệu thông qua mạng internet
Mục tiêu: In ấn tài liệu tư xa phục vụ việc xử dụng tài liệu một cách
nhanh chóng thuận tiện, không yêu cầu việc chuyển văn bản đến tay người nhận,
không cần vật tư văn phòng hiện đại như máy Fax, máy Scan...
Cách thực hiện
- Hiện nay thời đại công nghệ thông tin đã phát triển rất mạnh tất các các
máy tính để bàn hay sách tay đều được kết nối mạng internet vì vậy để tiến hành
in ấn thông qua điện toán đám mây là một điều dễ ràng và phục vụ đắc lực cho
công việc in ấn văn bản tài liệu trong công tác văn thư. Không chỉ là máy tính
mà cả Smartphone cũng có thể áp dụng một cách đơn giản. Giải pháp mới này
được tiến hành thông qua một tiện ích trên trình duyệt Google chrome gọi là
Google cloud print việc in ấn chỉ cần hai máy tính cùng kết nối internet và cùng
chạy trình duyệt google chrome đăng nhập cùng một tài khoản email. Máy tính
đầu kia kết nối máy in là có thể in ấn cho dù hai máy cách xa ở bất kỳ đâu.
- Đối với các máy tính tại nhà trường tất cả đều được cài đặt trình duyệt
Chrome và mỗi máy tính đăng nhập một tài khoản email cá nhân của người sử
dụng nhân viên văn thư là người cần phải biết rõ tài khoản trên máy tính của mỗi
cá nhân và các bộ phận. Ví dụ Hiệu trưởng cần một tài liệu văn bản hướng dẫn
đăng ký thi đua khen thưởng năm 2015 nhân viên văn thư tìm trong ổ lưu trữ tài
liệu và đăng nhập tài khoản email đang sử dụng trên máy tính của hiệu trưởng
(email này nhân viên văn thư đã nắm rõ) và tiến hành in bên kia máy tính hiệu
trưởng đã kết nối máy in và công việc của hiệu trưởng là chỉ việc lấy tài liệu trên
máy in. Như vậy văn thư cũng không cần phải lên phòng để đưa tài liệu, hoặc
hiệu trưởng cũng không cần phải tiến hành in ấn mà đã có tài liệu sử dụng.


Sơ đồ minh hoạ việc in ấn thông qua Google Cloud Print
- Giải pháp này phát huy tác dụng và cần thiết nhất đối với việc nhân viên
văn thư không có tại nhà trường hoặc hiệu trưởng đi công tác xa mà cần tài liệu
ngay nhân viên văn thư có thể in ấn trên smartphone của mình (vì tất cả các tài

liệu lưu trữ đã được sao lưu và đồng bộ hóa trên điện toán đám mây nên có thể
lấy tài liệu bất cứ khi nào cần bằng smartphone của mình) thế nên chỉ cần tài
liệu dù nhân viên văn thư không có tại nhà trường thì việc in ấn và tìm tài liệu
để khai thác sử dụng vẫn được tiến hành điều mà trước đó không thể thực hiện
được đáp ứng yêu cầu công việc của nhà trường góp phần thực hiện các nhiệm
vụ năm học của nhà trường, điều mà trước đó không thể thực hiện được.


In ấn đơn giản thông qua Smartphone (minh hoạ)
4. Hiệu quả do sáng kiến đem lại:
- Sau thời gian áp dụng những giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư tại trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta tôi thấy hiệu
quả của những giải pháp trên sau khi thực hiện như sau:
a. Hiệu quả kinh tế:
-Việc theo dõi và quản lý công văn đến nhà trường được thực hiện một
cách đơn giản dễ dàng., các trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ cho lưu trữ
được giảm đi rất nhiều nhưng vẫn đảm bảo đúng quy trình và an toàn cho tài
liệu của nhà trường.
- Không cần không gian, phòng lưu trữ rộng và số lượng tài liệu không lo
bị dồn ứ xếp đống trong kho lưu, tiết kiệm không gian lưu trữ, diện tích, cơ sở
vật chất phục vụ lưu trữ rất nhiều. Hỗ trợ đắc lực cho nhân viên văn thư, giảm
thiểu thời gian, công sức nhưng vẫn hiệu quả và giúp việc cho ban giám hiệu
một cách tốt nhất.


Bảng so sánh hiệu quả sáng kiến mang lại
Tiêu chí so sánh
Thời gian nhận công
văn đến


Năm học 2015 - 2016

Năm học 2016 - 2017

5 phút cho một công văn

1 phút cho một công văn

Thời gian lưu trữ công 4 phút đối với mỗi công
văn đến, công văn đi
văn, tài liệu

1 phút để hoàn thành công
việc

Thời gian cho việc lưu
10 phút
trữ 01 công văn đến.

3 phút

Tối thiểu 2 bản cho một
Văn phòng phẩm tiêu công văn đến tuỳ theo số
tốn cho một công đến, trang và nội dung của văn
Công văn đi
bản, với công văn đi tối
thiểu là một bản

Chỉ cần thực hiện lưu trữ
và vào sổ công văn trên

máy tính, sao lưu dữ liệu,
tùy theo yêu cầu có thể in
ra nhưng tỉ lệ là rất ít.

Các thiết bị phục vụ
công văn đi đến trong
một năm học

Tìm lại văn bản để sử
dụng và khai thác

01 tủ hồ sơ, 10 kẹp 3 dây,
01 máy tính để bàn và một
15 hộp đựng tài liệu, 10
USB lưu trữ 8Gb, 5 hộp
hộp kẹp bướm 45mm, một
đựng tài liệu.
phòng lưu trữ
15 phút đối với những
công văn mới lưu trữ hoặc
lâu hơn đối với những công 1 phút đối với 1 công văn
văn đến thời gian cách xa
hoặc nhiều công văn cũng
thời điểm tìm, có thể là vài tương tự
tiếng hoặc có thể không
tìm được khi yêu cầu

b. Hiệu quả kỹ thuật:
- Đối với việc thực hiện các giải pháp nêu trên mà hiệu quả trong công tác
văn thư lưu trữ tại nhà trường được nâng lên một cách đáng kể, việc theo dõi và

quản lý việc báo cáo phản hồi các công việc mà cơ cấp trên chỉ đạo được thực hiện
liên tục, không bị chậm muộn, thiếu sót và luôn luôn đúng thời gian quy định.
- Việc mất mát và hư hỏng tài liệu lưu trữ rất khó xảy ra, đối với những tài


liệu lưu trữ vĩnh viễn được đảm bảo một cách tuyệt đối không sợ xuống cấp theo
thời gian. Các hồ sơ sắp xếp một cách ngăn nắp, logic và khoa học tiện lợi cho
việc khai thác và sử dụng. Công việc lưu trữ diễn ra nhanh gọn và đơn giản hơn
rất nhiều, việc tìm tài liệu sử dụng nhanh hơn, công văn không còn bị chồng
chéo và công việc in ấn tại nhà trường được thực hiện tốt hơn phù hợp với các
yêu cầu thực hiện nhiệm vụ dạy và học trong nhà trường.
C. Hiệu quả về mặt xã hội
- Bản thân ngoài công việc chính là phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại
nhà trường nhưng ngoài ra còn được giao phụ trách công tác số lượng trong nhà
trường, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm trong công tác nuôi dưỡng bán trú
của nhà trường vì vậy khối lượng công việc khá nhiều nhưng nhờ việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư lưu trữ mà bản thân luôn hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao, cả công việc chính lẫn các công tác kiêm nhiệm
khác, không lơ là tách trách trong công việc, hộ trợ đắc lực cho Ban giám hiệu
nhà trường quản lý thực hiện các nhiệm vụ năm học.
- Trong công việc hàng ngày hình thành được thói quen ngăn nắp, làm việc
khoa học và ngày càng thông thạo về công nghệ thông tin chính vì vậy mà giúp ích
rất nhiều trong công việc của bản thân cũng như công việc chung của nhà trường.
- Nội dung trên là những kinh nghiệm của tôi đã được đúc rút trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ của mình: “ Một số giải pháp ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường” là những kết tinh
mà bản thân tôi đã tìm tòi suy nghĩ, học hỏi, nghiên cứu, đúc kết trong quá trình
làm việc đã đưa ra những biện pháp thực hiện sáng tạo mới bằng việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm khắc phục những khó
khăn trong công việc để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, góp phần không nhỏ

vào thành tích mà nhà trường đã và đang đạt được của năm học 2015 - 2016.
5. Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến:
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư là điều rất
cần thiết trong thời đại ngày nay, áp dụng các giải pháp nêu trên vào trong công
tác văn thư tại nhà trường là điều dễ dàng và có thể thực hiện được với bất cứ


đơn vị trường nào trong địa bàn huyện Tân Uyên cũng như trong toàn tỉnh Lai
Châu vì hiện nay mạng lưới internet đã được phủ sóng rộng khắp cả tỉnh rất
hiếm có những trường mà chưa có internet.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng quan trọng và được tiến
hành ngày càng nhiều, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin đối với công
tác văn thư, lưu trữ trong ngành là đơn giản và hiệu quả đối với những trường mà
có mạng internet, nhân viên phụ trách văn thư có trình độ về công nghệ thông tin,
nhà trường có máy tính riêng phục vụ cho công tác quản lý văn thư, lưu trữ, không
chỉ áp dụng đối với địa bàn trong huyện mà còn đối với nhiều địa phương khác.
- Đối với các ngành khác công tác văn thư lưu trữ được quan tâm hơn
nhưng cách áp dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, loại bỏ phần nào cách
lưu trữ truyền thống sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác văn thư, lưu trữ đồng
thời công tác văn thư sẽ được tiến hành một cách đơn giản và đảm bảo tốt hơn
cho việc lưu trữ và bảo vệ thông tin trong cơ quan và trong ngành.
6. Các thông tin cần được bảo mật: Không
7. Kiến nghị, đề xuất:
- Phòng giáo dục cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc
nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ cơ sở
vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một
tốt hơn, đồng thời khuyến khích hơn nữa về việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học
trong giai đoạn hiện nay. Các thiết bị in ấn có chức năng Scan tài liệu hoặc máy

Fax cho các đơn vị trong toàn huyện phục vụ việc trao đổi thông tin một cách
nhanh chóng phục vụ cho việc quản lý giáo dục và đào tạo trong toàn huyện.


8. Tài liệu kèm:


Ảnh minh hoạ sổ theo dõi công văn đến


Ảnh minh hoạ sổ theo dõi công văn đi


Trên đây là nội dung, hiệu quả của bản thân tôi thực hiện không sao chép
hoặc vi phạm bản quyền./.
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ
TÁC GIẢ SÁNG KIẾN
ÁP DỤNG SÁNG KIẾN
(Ký tên)
(Ký tên, đóng dấu)
.......................................................................
.......................................................................
.......................................................................

Hà Ngọc Đoài