LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp”
đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian qua. Các nội dung nghiên
cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình
thức nào trước đây.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 10 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................2
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................2
2. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................................2
3. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................2
4. Kết cấu của đề tài............................................................................................................2

PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
Chương 1..............................................................................................................4
KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG........................................................4
1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác Văn phòng đối với Doanh nghiệp..........................4
1. 1.1. Khái niệm Văn phòng..............................................................................................4
1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng..................................................................................5
1.1.3.Vai trò của công tác Văn phòng.................................................................................5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng............................................................6
1.2.1. Chức năng.................................................................................................................6

1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng..........................................................................................7
1.2.2.1. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp...................................7
1.2.2.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần........................................................9
1.2.2.3. Nhóm thực hiện chức năng Giao dịch..................................................................10
1.3. Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng.......................................................11
1.3.1. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin........................................................11
1.3.2. Xây dựng Quy chế làm việc của Doanh nghiệp......................................................12
1.3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp.................................................................................12
1.3.3.1. Công tác tham mưu..............................................................................................12
1.3.3.2. Công tác văn thư – lưu trữ...................................................................................13
1.3.4. Công tác hậu cần.....................................................................................................14
1.3.5 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị................................................................................14
1.3.6. Công tác văn thư lưu trữ.........................................................................................14
1.3.6.1. Công tác văn thư..................................................................................................15
1.3.6.2. Công tác lưu trữ...................................................................................................15
Tiểu kết:.............................................................................................................................16

Chương 2............................................................................................................17
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ
DOANH NGHIỆP HIỆN NAY.........................................................................17
1.Công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường......................................................17
2. Công ty cổ phần VIMECO............................................................................................17
2.1. Thu thập và xử lý thông tin........................................................................................18
2.1.1 Thực trạng tại công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường (AMECO).......18
2.1.2. Thực trạng tại công ty cổ phần VIMECO...............................................................18


2.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp..........................................................19
2.2.1. Công ty AMECO.....................................................................................................19
2.2.2. Công ty Cổ phần VIMECO.....................................................................................20

2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp....................................................................................20
2.3.1 Tại công ty AMECO................................................................................................20
2.3.2. Công ty VIMECO...................................................................................................21
2.4. Công tác hậu cần........................................................................................................21
2.4.1. Công ty AMECO.....................................................................................................21
2.4.2. Công ty VIMECO...................................................................................................22
3.5. Tổ chức cuộc họp, hội nghị.......................................................................................22
3.5.1. Công ty AMECO.....................................................................................................23
3.5.2. Công ty VIMECO...................................................................................................23
3.6 Công tác văn thư lưu trữ.............................................................................................23
3.6.1 Công ty AMECO......................................................................................................24
3.6.2. Công ty VIMECO...................................................................................................24
4. Đánh giá chung.............................................................................................................24
4.1 Ưu điểm.......................................................................................................................24
4.2. Nhược điểm................................................................................................................25
4.3 Nguyên nhân...............................................................................................................25
Tiểu kết:.............................................................................................................................25

Chương 3............................................................................................................26
BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP
VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP.......................................26
3.1 Về cơ cấu tổ chức........................................................................................................26
3.2. Về Nhân sự.................................................................................................................26
3.2.1. Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ..................................................26
3.2.2. Xây dựng môi trường làm việc hiện đại.................................................................26
3.3. Xây dựng mối quan hệ công tác.................................................................................26
3.4. Về hoạt động..............................................................................................................27
3.4.1. Công tác tham mưu, tổng hợp.................................................................................27
3.4.2. Công tác thông tin báo cáo......................................................................................27
3.4.3. Công tác văn thư lưu trữ.........................................................................................28

Tiểu kết:.............................................................................................................................28

KẾT LUẬN........................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30


LỜI MỞ ĐẦU
Trải qua hơn 40 năm thống nhất đất nước, nền kinh tế của nước ta đã có
nhiều thay đổi và khởi sắc cho thấy đời sống của nhân dân ngày càng lên cao.
Từ một nền kinh tế tự cung tự cấp( thời bao cấp) đến khi chuyển sang nền kinh
tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa với sự điều tiết của Nhà nước trong đó
có nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh dẫn đến sự phát triển thị trường và
mô hình hoạt động. Các Doanh nghiệp bắt đầu phát triển mạnh mẽ .
Nhưng để duy trì và mở rộng thị trường là một yếu tố quan trọng hàng
đầu, mỗi một loại hình doanh nghiệp đều muốn mang lại lợi nhuận cao cho mình
vì vậy việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp là quan trọng nhất. Mỗi một
Doanh nghiệp đều đưa cho mình một lĩnh vực hoạt động, kinh doanh riêng.
Vào năm 2006, sự kiện gia nhập tổ chức thương mại WTO của Việt nam
đã tạo nhiều cơ hội và thách thức cho các Doanh nghiệp, vì vậy muốn tồn tại và
đứng vũng trên thị trường phải dần hoàn thiện mình đồng thời khai thác có hiệu
quả các nguồn lực sẵn có để đưa tổ chức có thế đứng.
Có nhiều yếu tố dẫn đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức trong
đó có yếu tố con người, không có con người thì mọi hoạt động không được xây
dựng và hoạt động có hiệu quả, con người có vai trò quan trọng trong các Doanh
nghiệp đặc biệt là khả năng của mỗi người trong từng lĩnh vực hoạt động. Doanh
nghiệp muốn tồn tại được phải có những chế độ đãi ngộ hợp lý cho người lao
động, chính những người lao động sẽ quyết định sự tồn tại hay thất bại của của
tổ chức đó.
Hoạt động văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay đang diễn ra rất sôi
nổi, nó đem lại cho doanh nghiệp những hiệu quả trong kinh doanh, nhưng thực

trạng thực hiện công tác văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn
những bất cập vì vậy tôi chọn đề tài : “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức
nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra
giải pháp” để làm rõ lên vai trò quan trọng của văn phòng.

1


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay nhu cầu về đời sống vật chất và đời sống tinh thần của con
người đã từng bước nâng cao. Người lao động luôn mong muốn được thỏa mãn
những nhu cầu của mình, và nơi để họ có thể thể hiện được năng lực bản thân
mình là ở các doanh nghiệp.
Đối với các Doanh nghiệp tài sản lớn nhất của họ không phải nhà xưởng,
máy móc mà là yếu tố con người. Vì vậy đảm bảo nguồn lực có chất lượng luôn
là yếu tố then chốt cho sự thành bại của tổ chức.
Văn phòng doanh nghiệp được xem là bộ phần quan trọng của doanh
nghiệp vì vậy trong đề tài này sẽ phần nào thể hiện được một số khía cạnh trong
nghiệp vụ công tác văn phòng tại các doanh nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của một số Doanh
nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng nhằm nâng
cao động lực cho người lao động
3. Phương pháp nghiên cứu
3.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận
o Thu thập các loại sách, báo, tạp chí có liên quan đến đề tài;
o Đọc và khái quát các tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu…
3.2. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn
o Phương pháp quan sát;

o Phương pháp điều tra;
o Phương pháp trao đổi trực tiếp để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy
văn phòng của Doanh nghiệp…
4. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài
bao gồm ba chương:

2


Chương 1: Khái quát cơ bản về Văn phòng;
Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác Văn phòng tại một
số Doanh nghiệp hiện nay;
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ công tác
Văn phòng trong Doanh nghiệp.

3


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG
1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác Văn phòng đối với Doanh
nghiệp
1. 1.1. Khái niệm Văn phòng
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý ở các cơ quan, tổ chức cần
phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập
xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ,
trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành, quản lý ở cơ quan… bộ
phận đảm nhận các công việc trên gọi là Văn phòng.

Ngoài ra, Văn phòng còn được hiểu là một hoạt động trong cơ quan Nhà
nước và các tổ chức kinh tế xã hội, như vậy thuật ngữ Văn phòng còn có thế
hiểu theo hai nghĩa:
Theo nghĩa rộng: “ Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức,
Doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình một cách có hiệu quả”.
Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức”.
Vậy tóm lược lại, Văn phòng được hiêu chung nhất qua định nghĩa như
sau:
“ Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp;
là nơi thu thập, xử lý thông tin; thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật
chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động
của cơ quan, doanh nghiệp”
Trong công cuộc cả nước đang thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa
như hiện nay, ta dễ dàng nhận thấy được trong tất cả các cơ quan, tổ chức đều
đẩy mạnh hoạt động Quản trị. Đặc biệt là các Doanh nghiệp đưa vấn đề Quản
trị lên hàng đầu.
Hơn nữa, Quản trị văn phòng trong các Doanh nghiệp được các lãnh
4


đạo quan tâm sâu sắc để đưa hình ảnh đơn vị của mình làm chiến lược hoạt
động.
Vậy câu hỏi được đặt ra ở đây là: Quản trị văn phòng là gì?
1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng
“Quản trị Văn phòng có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản
trị(con người) lên đối tượng quản trị(lao động, các yếu tố vật chất, phi vật
chất…) trong văn phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của Doanh
nghiệp. Đó là toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ

liệu để duy trì hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong
muốn”.
Xã hội càng phát triển thì đỏi hỏi ngày càng cao.Vì vậy các Doanh nghiệp
phải luôn thay đổi hình thức để phù hợp với những thách thức mới, có như vậy
mới có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Bởi vậy, hoạt động Quản trị văn phòng lại càng khẳng định được tầm
quan trọng và vị thế của mình. Khi xã hội Việt Nam ngày càng có những bước
tiến dài thì hoạt động Quản trị văn phòng lại càng diễn ra rất sôi nổi trong các
Doanh nghiệp bởi các Doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội mới đồng
thời cũng phải đáp ứng nhiều đòi hỏi của xã hội.
1.1.3. Vai trò của công tác Văn phòng
Không ai có thể trối cãi về vai trò của Văn phòng - bộ nhớ của Thủ
trưởng; tai mắt của Doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ các cơ quan, tổ chức
Nhà nước hay các Doanh nghiệp tư nhân, dù quy mô của các Doanh nghiệp này
lớn hay nhỏ đều phải có bộ phận này. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ
cương và khoa học thì công việc của Doanh nghiệp sẽ chạy đều, quản lý hành
chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.
Văn phòng - bộ máy giúp việc, tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi
công việc của cơ quan. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược
sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu các vấn đề
thưởng, phạt với các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan…
5


Văn phòng - bộ mặt của doanh nghiệp, thay mặt cho doanh nghiệp tham
gia công tác đối nội, đối ngoại, đưa hình ảnh của đơn vị mình có chỗ đứng trên
thị trường. Đồng thời văn phòng còn đảm bảo các điều kiện vật chất như: nhà
cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, công cụ, tài chính…
Ngoài ra, trong thời đại bủng nỏ công nghệ thông tin như hiện nay, các

doanh nghiệp đều rất quan tâm tới việc thu thập, xử lý,sử dụng thông tin một
cách hiệu quả để có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và hiệu quả thì lại
càng không thể thiếu Văn phòng.
Yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp đôi khi là do họ có
đầy đủ thông tin và coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng của
doanh nghiệp hay không? Bởi thông tin bùng nổ quá mạnh mẽ, vài phút trước có
thể đó là thông tin nóng hổi nhưng vài phút ngay sau đó lại trở thành môt thông
tin cũ.
Vì vậy, việc đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt cho lãnh đạo thì chỉ có
bộ phận Văn phòng chứ không ai khác thực hiện được một cách có hiệu.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng
1.2.1. Chức năng
 Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý nhằm
đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu quả.
Bộ phận Văn phòng được coi là cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo trong việc
điều hành hoạt động của đơn vị mình.
Vì sao có thể khẳng định như vậy?
Bởi:
Văn phòng thường xuyên tham mưu cho lãnh đạo về các chương trình, kế
hoạch sản xuất, kinh doanh đảm bảo kịp thời cho lãnh đạo xử lý.
Văn phòng phải thu thập thông tin chính xác, tổng hợp kịp thời để lãnh
đạo đưa ra nhưng phương án chỉ đạo nhằm mang hiệu quả cao nhất cho doanh
nghiệp vì vậy việc tổng hợp các thông tin để đưa ra thông tin chuẩn xác cho lãnh
đạo là việc rất quan trọng.
6


Đối với các doanh nghiệp việc tổng hợp thông tin nhanh chóng, chính xác
là yếu tố sống còn của doanh nghiệp.

 Chức năng hậu cần:
Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của Văn phòng và nó có ý nghĩa
quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.Việc đảm
bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật sẽ đưa doanh nghiệp phát triển bền
vững. Các điều kiện đó được sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung
để cung cấp kịp thời cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu và phương
tiện song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng
của mỗi đơn vị, chi phí thấp nhất nhưng mang lại lợi nhuận cao nhất đó là cái
đích mà các doanh nghiệp hướng tới.
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà
Văn phòng được hình thành lớn hay nhỏ khác nhau, nhưng dù ở loại hình nào
thì thì Văn phòng cũng cần làm tốt Chức năng giao dịch.
Đây là chức năng mà Văn phòng cần hoạt động hiệu quả hơn so với các
chức năng khác bởi vì đặc thù của hoạt động doanh nghiệp là mang lại lợi nhuận
cao về cho đơn vị mình chính vì thế phải tăng cường hoạt động này để đạt được
mục tiêu của doanh nghiệp đề ra. Để thực hiện tốt chức năng này, người làm
công tác văn phòng phải có khả năng giao tiếp tốt, đồng thời phải vận dụng kỹ
năng đối nội, đối ngoại, để mang lại cho doanh nghiệp những cơ hội phát triển.
1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng
1.2.2.1. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp
 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn
phòng doanh nghiệp
Bộ phận Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về nhân sự trong văn phòng
sao cho hợp lý nhưng hiệu quả công việc phải đạt tối ưu, đảm bảo bộ máy văn
phòng gọn nhẹ.
Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà cơ cấu tổ chức của Văn phòng
khác nhau, mỗi một quy mô đòi hỏi có cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng
7



phải đáp ứng được các yêu cầu công việc cụ thể
 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt
động của doanh nghiệp
Thực hiện tốt chức năng này sẽ làm cho doanh nghiệp phát triển bền
vững hơn.
Chúng ta đều thấy, kinh tế thị trường ngày càng phát triển đòi hỏi các
doanh nghiệp phải luôn thay đổi mình, chính xác hơn là phải thay đổi chiến lược
kinh doanh sao cho phù hợp với điều kiện thực tế. Vì vậy Văn phòng có nhiệm
vụ phải tham mưu cho lãnh đạo những điểm cần thay đổi trong điều lệ hoạt động
sao cho phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp đề ra.
 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của
doanh nghiệp
Ngoài xây dựng quy chế hoạt động trong Văn phòng, bộ phận Văn
phòng còn phải tham mưu cho lãnh đạo để xây dựng quy chế hoạt động của
doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có đảm bảo thực hiện tốt kỷ cương và nghiêm túc trong
nội quy, quy chế đề ra hay không đều phải bắt nguồn từ bộ phận Văn phòng.
Đương nhiên, tất cả những yêu tố đề ra ấy phải phù hợp với thực tiễn của doanh
nghiệp, đảm bảo cho người lao động thực hiện có hiệu quả.
 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh
nghiệp
Đây là mục tiêu định hướng cụ thể cho hoạt động của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của Văn phòng là: xây dựng chương trình làm việc cho doanh
nghiệp( hàng năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần)..
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo doanh nghiệp được toàn diện, đảm bảo thực thi các nhiệm vụ
trước mắt cũng như nắm bắt được các công việc trong thời gian dài.
Vì vậy, khi xây dựng chương trình làm việc, phải đề ra mục tiêu cụ thể đối
với từng công việc, việc xây dựng phải bám sát vào các chức năng của các đơn

vị.
8


Xây dựng thôi chưa đủ, Văn phòng cần đôn đốc nhắc nhở các đơn vị
thực hiện chương trình, kế hoạch của doanh nghiệp.
 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi từng giờ vì vậy việc cập
nhật những thông tin mới cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là nhiệm
hết sức quan trọng, thông tin càng chính xác thì chủ doanh nghiệp mới có thể
đưa ra những quyết sách đúng đắn cho doanh nghiệp mình.
 Tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư- lưu trữ của
doanh nghiệp
Đây là công tác giữ vị trí quan trọng trong mỗi tổ chức, làm tốt công tác
này sẽ giúp thủ trưởng đưa ra các chiến lược kinh doanh đồng thời còn thực hiện
công tác nhận văn bản đến và chuyển giao văn bản đến nhưng đối tác kinh
doanh
1.2.2.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần
 Tổ chức phục vụ các cuộc họp thường niên của Đại hội đồng cổ đông,
hội đồng thành viên : Đây là nhưng cuộc họp quan trọng đối với doanh nghiệp vì
vậy văn phòng phải chuẩn bị tốt nội dung này.
 Tổ chức phục vụ các chuyển đi công tác của doanh nghiệp: Doanh
nghiệp thường phải tìm những đối tác kinh doanh vì vậy phải đi công tác để giao
dịch công việc, văn phòng cần bố trí các phương tiện phục vụ các chuyến đi
công tác do lãnh đạo doanh nghiệp chỉ đạo.
 Tổ chức phục vụ các cuộc họp chung của doanh nghiệp: việc phục vụ
các hội nghị cũng là những nhiệm vụ mà văn phòng cần phải thực hiện theo
đúng chức năng của mình.
 Tổ chức lễ tân cho doanh nghiệp: Khác với cơ quan hành chính Nhà

nước, các doanh nghiệp tổ chức lễ tân tốt hơn vì chiến lược kinh hoanh của
doanh nghiệp nên văn phòng đảm nhận công việc này để lưu giữ những hình ảnh
dẹp đối với các đối tác kinh doanh khi đến doanh nghiệp.
 Tổ chức mua sắm và quản lý các trang thiết bị cho doanh nghiệp: Đảm
9


bảo các điều kiện về cơ sở vật chất trong hoạt động của doanh nghiệp là điều
quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại và hoạt động hiệu quả. Văn phòng
phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra để xem có những thiết bị hỏng để kịp thời
sửa chữa hoặc thay thế thiết bị mới.
 Tổ chức công tác bảo vệ cho doanh nghiệp: Ngoài phải mua sắm tài
sản cho đơn vị, văn phòng còn phải có tổ bảo vệ để đảm bảo doanh nghiệp hoạt
động an toàn không ảnh hưởng hay bị mất an ninh trật tự, có như vậy thì doanh
nghiệp mới hoạt động được.
 Tổ chức công tác vệ sinh, môi trường trong doanh nghiệp: Cảnh quan
môi trường xunh quanh doanh nghiệp cũng là yếu tố tác động không nhỏ đến
hình ảnh của đơn vị đó vì vậy việc thực hiện công tác vệ sinh cần được làm tốt
để mang hình ảnh doanh nghiệp đến với mọi người quan trọng hơn là có tầm ảnh
hưởng đến đối tác kinh doanh.
 Tổ chức điều hành đội xe, công tác y tế cho doanh nghiệp: Tổ chức
phân bố lịch hợp lý để đội xe có thể phục vụ cho lãnh đạo doanh nghiệp đi công
tác. Công tác y tế trong doanh nghiệp cần được coi trọng để đảm bảo người lao
động làm việc trong doanh nghiệp cảm thấy an toàn.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo doanh
nghiệp: Ngoài các nhiệm vụ cần làm như trên, văn phòng còn chịu sự phân công
công việc khi lãnh đạo doanh nghiệp chỉ đạo.
• Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp
• Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó
• Tổ chức các nguồn lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao

nhất
• Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBNV trong doanh nghiệp
• Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người
mong muốn đóng góp
• Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.2.2.3. Nhóm thực hiện chức năng Giao dịch
10


 Tổ chức soạn thảo các hợp đồng có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
của Văn phòng
Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, văn phòng phải soạn thảo các hợp đồng
do cấp trên giao để giao dịch với các đối tác của doanh nghiệp. Làm tốt công
việc này sẽ đưa doanh nghiệp phát triển, giữ vững được uy tín của doanh nghiệp
đồng thời mang lại lợi nhuận cho đơn vị.
 Thẩm định các hợp đồng của các đơn vị khác trong doanh nghiệp soạn
thảo
Văn phòng có trách nhiệm thẩm định về kỹ thuật trình bày các hợp đồng
do các đơn vị soạn thảo.
 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều khoản khi tiến hành
giao dịch
Trong giao dịch có nhiều thay đổi vì vậy văn phòng cần tham mưu cho
lãnh đạo doanh nghiệp những điều khoản có lợi cho doanh nghiệp, chủ động
nghiên cứu các điều khoản để bổ sung khi giao dịch.
Tổ chức phục vụ cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp: Thông
thường các Doanh nghiệp thường giao dịch tại trụ sở làm việc vì vậy văn phòng
chủ động sắp xếp để thuận tiện khi giao dịch, đảm bảo mang lại hiệu quả cho
doanh nghiệp
1.3. Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
1.3.1. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, được cảm thụ và được
đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung
và trong hoạt động văn phòng nói riêng.
Thông tin cần được cung cấp đầy đủ, nhanh chóng, chính xác, có tính
sàng lọc để tạo điều kiện cho doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất. Thực hiện qua
việc dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp
trên xuống cấp dưới
Thông tin được thu thập và xử lý trong hoạt động văn phòng nhằm thực
11


hiện các mục đích sau:
o Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lê hoạt động của doanh
nghiệp;
o Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của
doanh nghiệp bởi: Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp là
chức năng quan trọng nhất. Nhưng để thực hiện được chức năng này, văn phòng
phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được các nguồn tin như:
thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét, đánh giá
thông tin thu thập được… Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dụng các
phương án hoạt động của mỗi tổ chức, phục vụ các nhầ lãnh đạo đưa ra quyết
định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu….
1.3.2. Xây dựng Quy chế làm việc của Doanh nghiệp
Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp, văn phòng cần phải
chú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:
+ Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp;
+ Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh
doanh, để đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ

thống quy chế chung.
Các quy chế làm việc của doanh nghiệp cần được xây dựng thông qua hệ
thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy
định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối
hợp để hoạt động có hiệu quả.
1.3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp
1.3.3.1. Công tác tham mưu
Tham mưu là hoạt động xuất hiện sớm trong đời sống xã hội, nhất là khi
xuất hiện các hoạt động quản lý.
Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân công lao động. Để đạt
được hiệu quả cao người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và
khâu nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp nhàng và khoa
12


học. Muốn vậy bản thân nhà quản lý phải tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải
có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác, kịp thời mọi vấn đề…
điều đó vượt qua khả năng thực hiện của nhà quản lý.
Thực tế đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trên nhiều
phương diện, trong đó công tác tham mưu là quan trọng.
Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là:
o Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chức năng,
nhiệm vụ được giao.
o Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của cơ quan
trong từng thời kỳ.
o Tham mưu cho lãnh đạo xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể.
o Tham mưu giúp lãnh đạo đưa ra quyết định, đề án, phương án quản lý
hữu hiệu nhất.
o Giúp lãnh đạo tìm được các biện pháp tổ chức thực hiện những đề án,
chương trình.

1.3.3.2. Công tác văn thư – lưu trữ
“ Công tác văn thư là hạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của doanh
nghiệp”
“ Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học nhưng văn
bản, tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp
để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết”
Công tác văn thư bao gồm các công việc sau:
o Soạn thảo văn bản;
o Duyệt văn bản;
o Đánh máy và nhân bản;
o Trình ký và ban hành văn bản;
o Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến;
13


o Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;
o Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật;
o Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ…
Trong doanh nghiệp thường có hai loại con dấu sau: dấu của doanh
nghiệp và dấu của văn phòng. Ngoài hai loại dấu trên con có thể sử dụng các
con dấu như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu họ tên của những người có thẩm
quyền ký văn bản trong doanh nghiệp.
1.3.4. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến doanh nghiệp,
nơi làm việc của doanh nghiệp cải thiện điều kiện cho người lao động, các điều
kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính… mà văn phòng phải cung
ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật cũng

như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động
của CBCNV trong doanh nghiệp.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung
ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng
thời điểm.
1.3.5 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Cuộc họp, hội nghị của doanh nghiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp nhằm đưa ra những chiến lược sản xuất kinh doanh. Các
cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, trí tuệ của tập thể. Đó là hình
thức tập thể lao động ra quy định bằng bàn bạc công việc liên quan đến doanh
nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin… Chính vì nhiều
mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính chất công việc để đưa nội
dung cuộc họp và thành phần, thời gian tổ chức.
Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ
ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghi sự, tài liệu cho cuộc họp
và cả những yếu tó vật chất phục vụ cuộc họp, hội nghị.
1.3.6. Công tác văn thư lưu trữ
14


1.3.6.1. Công tác văn thư
o Xây dựng và ban hành văn bản: gồm các công việc;
o Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản;
o Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu…
Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp
của văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân thủ theo những
quy định nghiêm ngặt của Nhà nước và của doanh nghiệp.
Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh
đạo. Việc khắc dấu phải do Bộ Công an quản lý. Mực dấu phải sử dụng đúng
loại mực quy định cóc màu đỏ tươi.

Mỗi doanh nghiệp chỉ được dử dụng một con dấu giống loại nhau. Con
dấu doanh nghiệp phải do thủ trưởng doanh nghiệp hoặc chánh văn phòng giao
cho người có trách nhiệm, trình độ chuyên môn lưu giữ. Người giữ và bảo quản
con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu, vì vậy
không cho người khác mượn. Khi đi vắng phải bàn giao cho người được trưởng
phòng chỉ định. Người giữ dấu không đem con dấu về nhà hoặc mang đi ra khỏi
doanh nghiệp.
1.3.6.2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
o Phân loại tài liệu: là trong quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho
tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các
phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.
o Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo
quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để hủy bỏ. Xác định giá trị tài liệu
đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ
những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ.
o Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện
nhằm bảo đảm giữ nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Công việc này
có ý nghĩa quan trọng đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt
trong điều kiện lịch sử, địa lý và khí hậu của nước ta.
15


o Tiêu hủy tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải được
đánh giá lại và tiến hành tiêu hủy theo đúng quy định của Nhà nước.
Tiểu kết:
Qua những nội dung đã khái quát trên cho ta thấy rõ tầm quan trọng, vai
trò chủ yếu của hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp.Cán bộ làm công tác
văn phòng tại các doanh nghiệp cần phải thực hiện nghiêm túc các chức năng,

nhiệm vụ trên có như vậy mới duy trì được sự bền vững của doanh nghiệp.

16


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ
DOANH NGHIỆP HIỆN NAY
Chúng ta đều biết sự phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã đưa nền
kinh tế của nước ta phát triển mạnh mẽ. Các doanh nghiệp có quy mô theo từng
lĩnh vực được thành lập ngày càng nhiều, mỗi doanh nghiệp đều tạo dựng cho
mình một cơ cấu tổ chức hợp lý trong đó các doanh nghiệp đều có bộ phận văn
phòng, tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp mà cơ cấu tổ chức của bộ phận
này khác nhau.
Nhưng thực trạng hoạt động của bộ phận này lại khác nhau, vì vậy tôi
chọn 02 doanh nghiệp sau đây để thấy được thực trạng công tác nghiệp vụ văn
phòng của doanh nghiệp hiện nay như thế nào.
1. Công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường
- Tên giao dịch đối ngoại: The Automation Mechanics and Environment
Company ltd.
- Tên viết tắt: AMECO
- Trụ sở công ty: Số 2, Lô A Thanh Nhàn, đường Trần Khát Chân, phường
Thanh Nhàn, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Điện thoại: 84-4-9714877Fax: 84-4-9714869
- Giấy phép thành lập: Số 37709 GP/TLDN do UBND thành phố Hà Nội
cấp ngày 02/10/1998.
- Số đăng ký kinh doanh: Số 043764 cấp ngày 7/10/1998
- Vốn điều lệ: 1.200.000.000
- Thời gian hoạt động: 35 năm.
2. Công ty cổ phần VIMECO

- Tên giao dịch:
+ Tiếng Việt: Công ty cổ phần Cơ giới, lắp máy và xây dựng
+ Tiếng Anh: Vimeco Joint Stock Co.
- Tên viết tắt: VIMECO.,JSC
17


- Trụ sở chính: Lô E9, đường Phạm Hùng, quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Điện thoại: (844)7848204Fax: (844)7848202
- Email: : http:/vimeco.com
- Người đại diện theo pháp luật: Ông Trần Tuấn Anh- Tổng giám đốc
- Năm thành lập: 24/3/1997
Các khía cạnh của công tác văn phòng được các doanh nghiệp thực
hiện cụ thể như sau:
2.1. Thu thập và xử lý thông tin
Công tác thu thập thông tin rất quan trọng trong chiến lược phát triển của
doanh nghiệp.
Ở nội dung công tác này hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện tương
đối tốt, do đặc thù là phát triển kinh doanh lấy lợi nhuận lên trên hàng đầu.
2.1.1 Thực trạng tại công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường
(AMECO)
Theo cơ cấu trực tuyến chức năng thì luồng thông tin phản hồi đến các
cấp ban lãnh đạo công ty tương đối thuận lợi. Lợi thế của việc phát triển công
nghệ thông tin là việc thu thập những thông tin có tính kịp thời phù hợp với điều
kiện và chiến lược kinh doanh của công ty. Đặc biệt là các thông tin do các nhà
cung cấp, các đối tác công việc cũng như các bạn hàng để trao đổi thông tin một
cách nhanh chóng và hiệu quả. Với hệ thống máy tính có cấu hình cao, màn hình
tinh thể lỏng có tính năng vượt trội đã giúp cho việc truyền thông tin qua mạng
đã giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí trung gian không cần thiết, chi
phí in ấn, chi phí nhân công…

Các văn bản, hợp đồng giao dịch được thực hiện trên hệ thống máy tính
giúp cho văn phòng thực hiện tốt chức năng của mình đồng thời giúp công ty đạt
được chỉ tiêu đã đề ra, các nguồn thông tin được gửi qua mail sau đó được văn
phòng tổng hợp trình, báo cáo ban lãnh đạo để có hướng giải quyết .
2.1.2. Thực trạng tại công ty cổ phần VIMECO
Cũng như các công ty khác việc sử dụng mạng Internet để trao đổi thông
tin được sử dụng hiệu quả tại công ty, do đặc thù là công ty chuyên kinh doanh
18


về lĩnh vực xây dựng, các công trình thi công xa trụ sở chính vì vậy việc chuyển
giao văn bản hay ý kiến chỉ đạo chủ yếu qua đường truyền Internet. Thông tin
được trao đổi qua website, mail của công ty và bộ phận văn phòng là nơi tổng
hợp những thông tin đó, từ đó chuyển ban lãnh đạo công ty giải quyết
Ngoài việc thu nhận thông tin qua mạng còn có những thông tin bằng văn
bản, cán bộ văn phòng công ty đã vào sổ công văn và thực hiện theo đúng quy
chế hoạt động của văn phòng trong việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến
đơn vị, người nhận.
2.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp
Việc xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp là công việc quan trọng
nhằm đưa doanh nghiệp hoạt động một cách có nề nếp và khoa học, hầu hết các
doanh nghiệp hiện nay đều đã xây dựng được quy chế hoạt động của doanh
nghiệp, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn còn xây dựng được quy chế
hoạt động của văn phòng.
2.2.1. Công ty AMECO
Là công ty có quy mô vừa nhưng từ khi bắt đầu hoạt động, công ty đã xây
dựng được quy chế hoạt động của công ty, trong đó có quy định rõ nhiệm vụ của
từng nhân viên phụ trách lĩnh vực, do là doanh nghiệp vừa nên việc tổ chức cán
bộ còn nhiều hạn chế, phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Quy chế được xây
dựng rõ ràng nhưng việc thực hiện vẫn còn nhiều hạn chế, do trình độ chuyên

môn tuyển vào vị trí làm việc còn trái ngành, trài nghề nên hiệu suất làm việc
không cao .
Công ty đã xây dựng được chương trình làm việc tháng, quý, năm đồng
thời xây dựng chương trình công tác cho lãnh đạo công ty, đảm bảo được hiệu
quả công việc, sắp xếp lịch công tác khoa học, đúng người đúng việc. Do là
doanh nghiệp hoạt động trong ngành cơ khí vì vậy công ty không có chương
trình làm việc tuần,
Trong quy chế có nêu rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty
nhưng thực hiện còn nhiều bất cập.
Công ty duy trì được nề nếp làm việc, công nhân, nhân viên đi làm đúng
19


giờ theo quy định. Chế độ thưởng phạt rõ ràng đã làm tăng uy tín của công ty và
thu hút được công nhân làm việc.
2.2.2. Công ty Cổ phần VIMECO
Là công ty cổ phần nên việc tổ chức văn phòng đã được quan tâm nhưng
cán bộ làm văn phòng còn thiếu nhưng không vì vậy mà hoạt động văn phòng
kém hiệu quả. Công ty thành lập và hoạt động được 15 năm, ngay từ khi thành
lập công ty đã ban hành quy chế hoạt động của công ty đảm bảo lãnh đạo công
tỳ cùng các cán bộ công nhân viên của công ty thực hiện theo đúng quy chế.
Việc thưởng cho CBNV được thực hiện tốt và được thể hiện rõ ràng đồng
thời xử lý nghiêm những CBNV làm trái với quy định.
2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp
Đây là hoạt động trợ giúp lãnh đạo để nhằm đưa ra những quyết định tối
ưu trong chiến lược kinh doanh, thực tế nó là công tác quan trọng nhưng việc
thực hiện tại một số doanh nghiệp hiện nay lại không mang lại hiệu quả, việc
tham mưu chưa kịp thời đã làm cho việc chỉ đạo công việc chưa thực sự hiệu
quả.
2.3.1 Tại công ty AMECO

Văn phòng công ty đã phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để thực hiện
tốt công tác tham mưu trong việc tổ chức, chỉ đạo góp phần tích cực vào sự
nghiệp phát triển bền vững của doanh nghiệp
Văn phòng công ty đã ban hành các loại văn bản để các đơn vị, cá nhân
thực hiện đảm bảo đúng nội dung chỉ đạo của cấp trên và đúng thể thức theo quy
định của Nhà nước đồng thời ban hành các văn bản triển khai chủ trương của
Nhà nước.
Đã tham mưu cho lãnh đạo công ty về chương trình làm việc cũng như
chương trình công tác phù hợp, các cuộc họp, hội nghị của công ty cũng được
văn phòng tổ chức khoa học, tham mưu cho lãnh đạo về thời gian, phương thức,
hình thức tổ chức cho khoa học, tiết kiệm.
Do cán bộ làm văn phòng được tuyển dụng chuyên môn không đúng so
với công việc lại phải kiêm nhiệm nhiều việc như thủ quỹ,quản lý tài sản, vì vậy
20


đôi khi còn chưa kịp thời báo cáo kết quả thực hiện cũng như thông tin thu nhận
được cho lãnh đạo công ty.
2.3.2. Công ty VIMECO
Cán bộ văn phòng của công ty làm việc có nhiều kinh nghiệm nên việc
tham mưu cho lãnh đạo thuộc lĩnh vực văn phòng thực hiện tốt, những kiến
nghị, đề xuất kịp thời được chuyển đến người có thẩm quyền giải quyết. Việc
tổng hợp tình hình, kết quả hoạt động của các đơn vị thành viên được văn phòng
tổng hợp nhanh chóng, chính xác để cung cấp cho lãnh đạo kịp thời nhằm đưa ra
những kế hoạch phát triển trong thời gian tiếp theo.
Việc tổng hợp thông tin để báo cáo lãnh đạo đôi khi còn chưa thực sự tốt,
thông tin chưa được đầy đủ, đôi khi một số thông tin chưa có tính thuyết phục.
Do đặc thù là công ty chuyên về xây dựng vì vậy tình hình công việc tại các đơn
vị trực thuộc luôn thay đổi nên việc cập nhật thông tin còn chậm để báo cáo tình
hình. Các phản hồi của khách hàng chưa được trả lời kịp thời.

2.4. Công tác hậu cần
Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có đủ điều kiện về cơ sở vật chất đảm
bảo để mang lại lợi nhuận cho đơn vị mình, vì vậy văn phòng phải đáp ứng yêu
cầu đó của doanh nghiệp. Đa số các doanh nghiệp hiện nay chỉ chú trọng lợi
nhuận nên việc đầu tư trang thiết bị để duy trì hoạt động vẫn còn kém, hầu hết
các trang thiết bị đều đã cũ nhưng lại được sử dụng tối đa công suất. Chỉ những
doanh nghiệp có vốn đầu tư của nước ngoài thì trang thiết bị mới đảm bảo và
mang lại hiệu quả cao. Để tiết kiệm chi phí các doanh nghiệp thường mua lại các
trang thiết bị đã cũ, qua sử dụng để thay thế, cũng chính vì điều đó mà dẫn đến
việc các doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể phát triển mạnh hơn được do thiết
bị đã cũ, hay hỏng hóc. Nhà xưởng của các doanh nghiệp cũng tạm bợ chưa
được đẩu tư xây dựng mà chủ yếu là đi thuê nên không đảm bảo chất lượng
cũng như an toàn lao động
2.4.1. Công ty AMECO
Văn phòng đã quan tâm và thực hiện tốt, quan tâm đến việc hỗ trợ xăng
xe cho công nhân viên, đặc biệt tổ chức điều phối phương tiện phục vụ cho lãnh
21


đạo công ty đi công tác. Mua sắm đầy đủ văn phòng phẩm cho các phòng, ban
đảm bảo hoạt động của công ty được duy trì. Hàng tháng các đơn vị báo cáo
việc sử dụng các thiết bị, tài sản của phòng cho văn phòng công ty nắm được để
sửa chữa hoặc mua mới thiết bị phục vụ cho công việc.
Do công ty được thành lập và đi vào hoạt động đã hơn 30 năm nên một số
trang tthiết bị đã quá cũ như bàn làm việc, các tủ đựng hồ sơ, tài liệu… chưa
được mua sắm mới không đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu và không thuận
tiện cho việc tra cứu văn bản, hồ sơ
2.4.2. Công ty VIMECO
Văn phòng công ty đã rất chú trọng đến các điều kiện về cơ sở, vật chất,
trang thiết bị cho công ty cũng như các phòng ban. Các phòng ban được sử dụng

các thiết bị hiện đại như máy tính, máy in, máy fax, vì công ty chuyên lĩnh vực
xây dựng nên thiết bị phải hiện đại đáp ứng được nhu cầu thực tế của thị
trường.Công ty có nhà xưởng sản xuất đảm bảo an toàn lao động. Các công
trường xây dựng được xây dựng có chỗ ăn, ở cho công nhân. Điều kiện làm việc
của công nhân được đảm bảo an toàn, cung cấp đầy đủ các thiết bị, đồ bảo hộ
lao động cho công nhân ở các công trình xây dựng, các chế độ lương thưởng
được thực hiện tốt.
Đáp ứng kịp thời các trang thiết bị khi các công trình thông báo bị thiếu
hay hỏng hóc nhằm đảm bảo hoạt động của công ty. Đồng thời chăm lo chu đáo
đến đời sống của cán bộ, công nhân, nhân viên của công ty. Bố trí phục vụ
phương tiện cho lãnh đạo công ty đi công tác hay đi kiểm tra công trình.
Văn phòng có bộ phận công nghệ thông tin gồm có 2 người phụ trách việc
đảm bảo hệ thống máy tính, dữ liệu của công ty được hoạt động an toàn.
3.5. Tổ chức cuộc họp, hội nghị
Nội dung này ở các công ty được văn phòng tổ chức chu đáo, đảm bảo
hiệu quả, tiết kiệm.Tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp thì việc tổ chức
cũng khác nhau, doanh nghiệp vừa và nhỏ tổ chức tại phòng họp, doanh nghiệp
có quy mô lớn thường tổ chức tại các khách sạn, trung tâm hội nghị.Tuy nhiên
tùy vào năng lực của cán bộ văn phòng mà việc tổ chức hội nghị thành công hay
22