Quản lý thời gian

Chương III


Nội dung
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Tầm quan trọng của quản lý thời gian
Xác định các hoạt động
Xác định trình tự cho các hoạt động
Ước lượng cho các hoạt động
Phát triển lịch biểu
Quản lý lịch biểu

QLDA

2


1. Tầm quan trọng của quản lý thời gian
 Kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách
thức lớn nhất.
 Thời gian quá hạn trung bình là 222% (theo báo cáo
của CHAOS năm 1995; được cải tiến lên 163% vào
năm 2001.

 Các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột
trong dự án, đặc biệt là trong nửa sau của dự án
(Trong giai đoạn đầu của dự án, độ ưu tiên (priority)
là nguyên nhân chính gây ra xung đột)

QLDA

3


Tại sao nguyên nhân chính lại là lịch biểu?

 Thời gian là thông số tính đơn giản và dễ dàng nhất
so với chi phí, phạm vi,… Mọi người thường bỏ qua
không xét đến những thay đổi xảy ra
 Thời gian cứ tự nhiên trôi qua bất kể chuyện gì đang
xảy ra trong dự án.
 Phong cách làm việc và văn hóa các nước cũng là
nguyên nhân dẫn đến các xung đột về thời gian.
 Một số nước có thói quen nghỉ trưa quá dài, nhiều
ngày nghỉ lễ trong năm.
 Một số nước có quan niệm về công việc khác nhau
như 1 số việc buộc phải có lịch làm việc chặt chẽ, 1
số việc thì nhàn hạ thảnh thơi…
QLDA

4


Tranh chấp


QLDA

5


Quy trình Quản lý thời gian
1.
2.
3.
4.
5.

Xác định các hoạt động
Xác định trình tự cho các hoạt động
Ước lượng thời gian
Phát triển lịch biểu
Kiểm soát lịch biểu

QLDA

6


2. Xác định các hoạt động
 Lịch biểu dự án bắt nguồn từ tài liệu khởi động dự án
 Bản tuyên bố dự án có chứa ngày bắt đầu và kết
thúc, cùng với thông tin về ngân sách.
 Tuyên bố phạm vi và WBS giúp xác định cần phải
làm những gì.

 Xác định hoạt động đòi hỏi phát triển WBS chi tiết
hơn cùng với những giải thích để hiểu được tất cả
những việc cần làm, nhằm có được các ước lượng
phù hợp với thực tế.

QLDA

7


Ví dụ: Hiểu rõ hoạt động
 Một đề mục trong WBS là Tạo báo cáo nghiên cứuProduce study report. Đội dự án phải hiểu:
 Mục này có nghĩa là gì trước khi lập lịch?
 Báo cáo nên dài bao nhiêu?
 Nó có đòi hỏi phải điều tra hay nghiên cứu thêm trước
khi tạo báo cáo không?
 Người viết báo cáo cần phải có mức kỹ năng gì?
 Đội phải mất bao lâu để hoàn thành?
 Ai sẽ làm việc này?

QLDA

8


VD: Phân rã công việc
 Nhiệm vụ tạo báo cáo nghiên cứu có thể được chia
nhỏ thành nhiều nhiệm vụ con mô tả các bước tạo
báo cáo như:








Tạo 1 cuộc điều tra.
Quản lý cuộc điều tra.
Phân tích kết quả điều tra.
Viết báo cáo nháp.
Chỉnh sửa báo cáo.
Tạo báo cáo cuối cùng.

QLDA

9


Xác định trình tự cho các hoạt động
 Xem xét các hoạt động và xác định quan hệ phụ
thuộc
 Phụ thuộc bắt buộc: cố hữu do bản chất công việc.
 Phụ thuộc tùy chọn: phụ thuộc xác định bởi nhóm dự
án.
 Phụ thuộc ngoài: phụ thuộc liên quan giữa các hoạt
động bên trong dự án và bên ngoài dự án
 Dùng Phương pháp đường găng CPM (Critical Path
Method) để xác định các quan hệ phụ thuộc.

QLDA


10


Phụ thuộc…
 Phụ thuộc bắt buộc (Mandatory dependency): là bản
chất tự nhiên của công việc cần được thực hiện. Đôi
khi còn được gọi là hard logic.
 Ví dụ: không thể test chương trình cho đến khi chương
trình được viết xong.

 Phụ thuộc tùy chọn (Discretionary dependency)
được xác định bởi đội dự án. Đôi khi còn đượcgọi là
soft logic. Nên sử dụng thận trọng loại quan hệ này
vì nó có thể hạn chế các tùy chọn lịch biểu sau này.
 Ví dụ: đội dự án có thể làm theo kinh nghiệm của đội
mà không bắt đầu thiết kế chi tiết hệ thống thông tin
mới cho đến khi người dùng ký duyệt vào bảng phân
tích.
QLDA

11


…Phụ thuộc
 Các phụ thuộc bên ngoài (External dependencie):
liên quan đến mối quan hệ giữa các hoạt động của
dự án và các hoạt động không thuộc dự án.
 Ví dụ: việc cài đặt hệ điều hành mới và các phần mềm
khác có thể phụ thuộc vào việc phân phối 1 phần cứng

mới từ các nhà cung cấp bên ngoài. Mặc dù việc phân
phối phần cứng mới không nằm trong phạm vi dự án
nhưng ta cũng nên thêm mối phụ thuộc bên ngoài này
vào dự án vì nếu nó được phân phối chậm sẽ ảnh
hưởng đến tiến độ thực hiện dự án.

QLDA

12


Xác định phụ thuộc
 Các stakeholder cũng cần làm việc cùng nhau để
xác định mối quan hệ giữa các hoạt động.
 Một số tổ chức có hướng dẫn về mối quan hệ hoạt
động của các dự án tương tự nhau.
 Một số tổ chức khác dựa vào chuyên môn của những
người làm việc trong dự án.
 Một số người thì thích viết các hoạt động vào phiếu ghi
nhớ để xác định mối quan hệ, một số khác thì làm việc
trực tiếp với phần mềm quản lý dự án để xây dựng mối
quan hệ.

QLDA

13


Xác định trình tự
 Biểu đồ mạng (Network diagram) dự án là một kỹ

thuật ưa thích dùng để chỉ ra trình tự hoạt động.
 Một biểu đồ mạng dự án là một thể hiện dưới dạng
biểu đồ những quan hệ logic giữa những hoạt động
hay trình tự của chúng.

QLDA

14


Phương pháp biểu đồ mũi tên
 Arrow Diagramming Method (ADM).
 Còn gọi là biểu đồ Mạng dự án Activity-On-Arrow
(AOA).
 Hoạt động biểu diễn bằng mũi tên.
 Node hay vòng tròn là điểm bắt đầu hay kết thúc của
hoạt động.
 Chỉ ra phụ thuộc kết thúc tới bắt đầu.

QLDA

15


Phương pháp biểu đồ mũi tên

QLDA

16



Cách thức tạo biểu đồ
 Tìm tất cả những hoạt động bắt đầu ở node 1. Vẽ
node kết thúc cùng mũi tên từ node 1 tới node kết
thúc đặt tên và thời gian tiêu tốn trên các mũi tên liên
quan
 Tiếp tục vẽ từ trái sang phải cho đến khi đầy đủ các
hoạt động
 Tất cả các mũi tên hướng sang phải và không được
cắt trên biểu đồ

QLDA

17


Phương pháp biểu đồ ưu tiên





Precedence Diagramming Method (PDM).
Hoạt động được biểu diễn bằng hộp vuông.
Mũi tên chỉ ra những quan hệ giữa các hoạt động.
Phổ biến hơn ADM và được dùng bởi những phần
mềm quản lý dự án.
 Chỉ ra những loại phụ thuộc tốt hơn.

QLDA


18


Phụ thuộc tác vụ

QLDA

19


Phương pháp biểu đồ ưu tiên

QLDA

20


So sánh hai phương pháp
 Phương pháp PDM được dùng nhiều hơn phương
pháp AOA và có nhiều thuận lợi hơn
 Hầu hết các phần mềm quản lý dự án đều dùng
phương pháp PDM.
 Phương pháp PDM chỉ ra được các loại quan hệ
khác nhau trong khi phương pháp AOA chỉ sử dụng1
loại quan hệ khởi động khi kết thúc (finish-to-start)

QLDA

21



4. Ước lượng thời gian
 Phân loại thời gian: thời gian mong muốn (kỳ vọng),
thời gian thuận lợi (lạc quan), thời gian không thuận lợi
(bi quan) và thời gian trung bình thực hiện được công
việc đó.
 Trước khi ước tính thời gian của mỗi hoạt động, cần phải
định lượng và loại tài nguyên (con người, thiết bị, vật
liệu..) sẽ được gán cho hoạt động đó.
 Các câu hỏi quan trọng để trả lời trong việc ước tính tài
nguyên của hoạt động:
 Các hoạt động của dự án có mức độ khó như thế nào để
hoàn thành?
 Các hoạt động tương tự đã thực hiện như thế nào?
 Có sẵn các nguồn tài nguyên cần thiết?
QLDA

22


Ước tính thời gian của hoạt động
 Thời gian tiêu tốn (Duration) bao gồm lượng thời gian
 làm việc thực sự cộng với thời gian chờ (elapsed time).
 Ví dụ: có thể mất 1 tuần hay 5 ngày làm việc thực sự để
hoàn thành công việc nhưng có thể ước tính thời gian tiêu
tốn là 2 tuần để cho phép có thêm thời gian phụ nhằm thu
thập thêm thông tin từ bên ngoài.

 Các tài nguyên được gán cho nhiệm vụ cũng sẽ ảnh

hưởng đến việc ước tính thời gian của nhiệm vụ.
 Tránh nhầm lẫn giữa thời gian tiêu tốn (duration) và nỗ
lực (effort)
 Effort là số ngày làm việc hay số giờ làm việc được yêu cầu
để hoàn thành nhiệm vụ.
 Duration liên quan đến việc ước tính thời gian, chứ không
phải là effort.
QLDA

23


Input - output
 Input:
 Các nhân tố môi trường của tổ chức, các tư liệu của tổ
chức, phát biểu phạm vi dự án, danh sách hoạt động,
thuộc tính hoạt động, yêu cầu tài nguyên, lịch sử dụng
tài nguyên, kế hoạch quản lý dự án.

 Output:
 Các cập nhật thuộc tính của hoạt động, và các ước tính
thời gian cho mỗi hoạt động.

Ước tính theo 3 điểm: ước tính lạc quan, khả năng có
thể nhất và ước tính bi quan.

QLDA

24



Chi phí thời gian của lập trình viên
 Theo điều tra của Bell Labs

QLDA

25