MỤC LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Cục QLLĐNN
CBVT

Cục quản lí lao động ngoài nước
Cán bộ văn thư


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư-lưu trữ là công tác vô cùng quan trong của hầu hết các
doanh nghiệp tư nhân cũng như các cơ quan nhà nước. Các cán bộ làm công tác
văn thư-lưu trữ là một trong những bộ phận tư vấn hỗ trợ cho lãnh đạo trong
việc quản lí giấy tờ và nắm giữ tài liệu quan trọng phục vụ cho nhu cầu khai thác
sử dụng khi cần.
Những năm trở lại đây, công tác văn thư–lưu trữ ngày càng được chú
trọng và quan tâm hơn rất nhiều, ngay từ lúc tài liệu được hình thành cho đến
khi cho vào để lưu trữ.
Trường đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những trường đi đầu trong
công tác đào tạo ra các thế hệ sinh viên có chuyên môn cao về công tác văn thưlưu trữ. Là sinh viên năm cuối đang ngồi trên ghế nhà trường học tập và đã được
các thầy cô trang bị các kỹ năng cần thiết cho công việc chuyên môn của mình.
Học không chỉ có lí thuyết mà cần hơn nữa là thực hành. Được nhà trường tạo
điều kiện cho sinh viên liên hệ thực tế về chuyên ngành mà mình đang học sẽ
giúp sinh viên đưa ra cái nhìn khách quan nhất về công việc phải làm sau này.
Chính vì thế, nhà trường tạo điều kiện cho các chúng em được đi ra các cơ quan,
tổ chức bên ngoài thực tập trong vòng gần 3 tháng từ ngày 10/01/2017 đến ngày
10/03/2017.
Đặc biệt, em cảm thấy rất vinh dự và tự hào khi được nhận về thực tập

Cục quản lí lao động ngoài nướctrong đợt thực tập này.
Đây là lần đầu tiên đi thực tập nên em vẫn còn nhiều khó khăn không thể
tránh khỏi những bỡ ngỡ, sai xót trong quá trình làm việc. Chưa quen với công
việc, nhiều lúc còn làm chưa chuẩn, chưa đúng yêu cầu, lí thuyết được trang bị
nhưng vẫn còn nhiều thiếu xót nhưng nhờ có các anh trong phòng văn thư của
Cục quản lí lao đông ngoài nước tận tình và tâm huyết giúp đỡ em ngay từ
những ngày đầu tiên, chỉ bảo tận tình nên em cũng đã quen hơn và bản thân
cũng đã rút ra bài học trong đợt đi thực tập này.
Kết thúc thời gian thực tập, bản thân em cũng đã có sự thay đổi, cũng đã
trưởng thành hơn, cũng có một cái nhìn khách quan hơn, sâu sắc hơn về ngành
3


nghề của mình, hình dung rõ ràng hơn công việc mai sau ra trường bản thân
mình có thể làm được và cảm thấy yêu ngành lưu trữ của mình hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến các thầy cô trong khoa Văn thưlưu trữ đã tạo điều kiện cho phép em được đi thực tập. Đặc biệt hơn là các anh
trong phòng văn thư của Cục quản lí lao động ngoài nước tạo điều kiện giúp đỡ
cho em được hoàn tành tốt đợt thực tập này.
Qua quá trình thực tập, em đã tìm hiểu được rõ ràng và chi tiết hơn về
công tác văn thư lưu trữ tại Cục quản lí lao động ngoài nước. Cục quản lí lao
động ngoài nước là một trong những cơ quan nhà nước hàng năm ban hành số
lượng văn bản rất lớn và quy trình nghiệp vụ văn thư-lưu trữ ở đây thực hiện
nghiêm túc. Xong trong quá trình thực tập em cũng nhận thấy còn một số nhược
điểm nên bản thân em đã quyết định chọn đề tài viết về cả nghiệp vụ văn thư và
lưu trữ của cục.Hi vọng bài viết của em cũng có thể đóng góp phần nào giúp cho
công tác văn thư và lưu trữ của Cục phát triển hơn.
Những gì em tìm hiểu và làm việc được trong đợt thực tập này em xin
trình bày qua bài báo cáo kết quả thực tập của em.
Bài báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1 Giới thiệu vài nét về Cục quản lí lao động ngoài nước

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ của Cục quản lí lao
động ngoài nước.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Cục quản lí lao động ngoài
nước và một số đề xuât kiến nghị.
Bài báo cao cáo thực tập của em đã làm hoàn chỉnh qua quá trình thực tập.
Tuy nhiên vẫn không thể tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận được sự
góp ý và nhận xét của quý thầy cô để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!!!

4


B PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 Giới thiệu vài nét về Cục quản lí lao động ngoài nước
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
cục quản lí lao động ngoài nước.
1.1.1 Lịch sử hình thành
*Bối cảnh lịch sử
Sau ngày 30/4/1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, non sông Việt Nam
đã liền một dải. Tuy nhiên, công cuộc xây dựng đất nước và khắc phục hậu quả
nặng nề của chiến tranh đặt ra nhiều khó khăn, thách thức. Trong bối cảnh nền
kinh tế đất nước chậm phát triển, thiếu vốn nhưng lại thừa sức lao động, nhu cầu
đòi hỏi giải quyết việc làm đã trở thành nhiệm vụ cấp bách của xã hội. Trong khi
đó, các nước khác lại có nhu cầu tiếp nhận lao động.
Để đáp ứng yêu cầu của thực tiễn, ngày 03 tháng 01 năm 1980, Hội đồng
Chính phủ ban hành Quyết định số 04/CP thành lập Cục Hợp tác quốc tế về lao
động trực thuộc Bộ Lao động. Cục Hợp tác quốc tế về lao động có nhiệm vụ
giúp Bộ trưởng Bộ Lao động thống nhất quản lý nhà nước về đưa người đi bồi
dưỡng nâng cao thêm tay nghề và lao động tại một số nước.
Cục Quản lí lao động ngoài nước có tên giao dịch quốc tế là Department

Of Overseas Labour (viết tắt là DOLAB)
Địa chỉ: số 41B Lí Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà nội
Hằng năm, Cục đã đáp ứng cho khoảng gần 130.000 người đi lao động và
làm việc tại nước ngoài. Các thị trường có nhiều lao động chủ yếu là Nhật Bản,
Đài Loan, Hàn Quốc.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ
Ngày 19/1/1980, Bộ trưởng Bộ Lao động ban hành Quyết định số 19/LĐQĐ quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hợp tác quốc tế về
lao động
Ngày 04/7/1994, Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH ban hành Quyết định số
728/LĐTBXH-QĐ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức
bộ máy của Cục Quản lý lao động với nước ngoài. Thời điểm này, chức năng
5


của Cục là giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và tổ chức
quản lý sự nghiệp đưa lao động (kể cả chuyên gia) Việt Nam đi làm việc có thời
hạn ở nước ngoài.
Ngày 31/3/2003 Chính phủ ban hành Nghị định số 29/2003/NĐ-CP quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐ-TB&XH,
trong đó đổi tên Cục Quản lý lao động với nước ngoài thành Cục Quản lý lao
động ngoài nước.
Cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và tình hình quan hệ
quốc tế, cơ chế chính sách xuất khẩu lao động ngày càng được đổi mới và hoàn
thiện. Xuất khẩu lao động và chuyên gia được xác định là một hoạt động kinh tế,
xã hội có ý nghĩa chiến lược, là nhu cầu khách quan của nền kinh tế nước ta
trong quá trình hội nhập, phù hợp với nguyện vọng của người lao động, góp
phần giải quyết việc làm, tăng thu nhập và nâng cao tay nghề, tác phong công
nghiệp cho người lao động, tăng nguồn thu ngoại tệ cho đất nước và tăng cường
quan hệ quốc tế giữa nước ta và bạn bè quốc tế. Trước những yêu cầu mới của
thực tiễn, trách nhiệm mà Cục Quản lý lao động ngoài nước được giao ngày

càng tăng thêm và nặng nề hơn.
Đến ngày 8/7/2013 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ra
Quyết định số 1012/QĐ-LĐTBXH quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý lao động ngoài nước.
Về cơ bản chức năng của Cục không thay đổi (quản lý nhà nước về người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo quy định của
pháp luật) mà chỉ bổ sung một số nhiệm vụ, quyền hạn như: Nghiên cứu, xây
dựng trình Bộ tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật đối
với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao; Chủ trì,
phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng danh mục vị trí, việc làm, số lượng
người làm việc, cơ cấu viên chức chuyên ngành; hướng dẫn về vị trí việc làm, số
lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong đơn
vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở
nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ; Xây dựng cơ sở dữ liệu,
6


thống kê đối tượng quản lý theo sự phân công của Bộ; Chủ trì, phối hợp Vụ Kế
hoạch – Tài chính hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với Quỹ Hỗ
trợ Việc làm ngoài nước.
Cụ thể như sau:
1 Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ:
a) Các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật về người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
b) Chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn và hàng năm, dự án, đề án
về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; cơ chế,
chính sách đối với người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp
đồng.
c) Các văn bản thỏa thuận, nội dung đàm phán về người lao động Việt
Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng giữa Việt Nam với các nước, vùng

lãnh thổ và các tổ chức quốc tế.
d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế- kỹ thuật đối
vớihoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao.
2. Thông tin, phổ biến, giáo dục pháp luật về người lao động Việt Nam đi
làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ.
3. Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy định của Nhà nước, của Bộ
về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
4. Nghiên cứu, định hướng và thực hiện các biện pháp ổn định và phát
triển thị trường lao động ngoài nước.
5. Thẩm định, trình Bộ cấp, đổi và thu hồi giấy phép hoạt động dịch vụ
đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài của các doanh nghiệp
hoạt động dịch vụ.
7


6. Hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng, báo cáo đưa người lao động đi làm
việc ở nước ngoài theo quy định của pháp luật; giám sát hoạt động đưa người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng của các doanh
nghiệp, tổ chức và cá nhân.
7. Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo lao động đi làm
việc ở nước ngoài; hướng dẫn nội dung, chương trình đào tạo nghề, ngoại ngữ;
trình Bộ ban hành chương trình và giáo trình bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho
người lao động đi làm việc ở nước ngoài; quản lý hoạt động bồi dưỡng kiến thức
cần thiết cho người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo quy định
của pháp luật.
8. Chỉ đạo, tổ chức công tác quản lý, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp và xử
lý những vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài
theo hợp đồng.
9. Tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công
chức, viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực đưa người lao động

Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ.
10. Thu, quản lý và sử dụng các nguồn thu từ hoạt động đưa người
laođộng Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
11. Thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực người lao
động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
12. Tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá nguồn lao động và khả năng cung
ứng lao động của Việt Nam với thị trường lao động ngoài nước. Chủ trì tổng kết,
đánh giá, nhân rộng các mô hình tiên tiến trong lĩnh vực người lao động Việt
Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
13. Xây dựng cơ sở dữ liệu, thống kê đối tượng quản lý theo phân công
của Bộ.
8


14. Hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với các ban, đại diện
của Bộ làm việc tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan của Việt Nam ở
nước ngoài.
15. Quản lý các hội, hiệp hội và tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong
lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật.
16. Tham gia nghiên cứu, xây dựng chế độ chính sách đối với cán bộ,
công chức trong lĩnh vực được phân công.
17. Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng danh mục vị trí
việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành; hướng dẫn
về vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh
nghề nghiệp trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt
Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ.
18. Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực người lao động Việt Nam đi
làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; nghiên cứu khoa học theo phân công của
Bộ.
19. Chủ trì, phối hợp Vụ Kế hoạch - Tài chính hướng dẫn, chỉ đạo chuyên

môn, nghiệp vụ đối với Quỹ Hỗ trợ Việc làm ngoài nước.
20. Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đưa người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
21. Quản lý công chức, viên chức; cơ sở vật chất, tài chính, tài sản theo
quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
22. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý lao động ngoài nước
Cục Quản lý lao động ngoài nước có Cục trưởng và 03 Phó Cục trưởng.
9


C
Ụ
C
Q
USơ đồ cơ cấu tổ chức của cục quản lí lao động ngoài nước.
Ả
N
LÍ
PHÒNG PHÁP CHẾ TỔNG HỢP
L
A
O
Đ
PHÒNG ĐÀI LOAN- CHÂU MĨ
Ộ
N
G
10
N

G


PHÒNG HÀN QUỐC-TÂY Á- CHÂU PHI

PHÒNG NHẬT BẢN-CHÂU ÂU-ĐÔNG NAM Á

PHÒNG THANH TRA

PHÒNG THÔNG TIN - TRUYỀN THÔNG

PHÒNG KẾ HOẠCH- TÀI CHÍNH

PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

VĂN PHÒNG

1.2 Tình hình tổ chức, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ của phòng văn thư, lưu trữ.
1.2.1 Tình hình tổ chức và cơ cấu tổ chức
Quyết định số 58/QĐ-QLLĐNN ngày ngày 31/7/2013 của Cục trưởng
Cục Quản lý lao động ngoài nước quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
đó là Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng thực hiện công tác hành chính
quản trị, đối ngoài và điều phối các hoạt động của Cục. Phòng văn thư là một

11


trong các bộ phận của văn phòng, làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh
văn phòng.

Phòng văn thư của Cục bố trí độc lập với các phòng ban. Nhằm đảm bảo
giải quyết công việc được thống nhất không thông qua các bộ phận nào, phòng
văn thư bố trí nơi yên tĩnh, không ồn ào, đảm bảo tuyệt đối an toàn tài liệu, góp
phần nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ văn thư.
Hiện nay, Cục áp dụng hình thức tập trung cho công tác văn thư. Tất cả
các văn bản đến và các văn bản đi, tổ chức quản lí, đóng dấu, sao lưu tài liệu đều
tập trung tại bộ phận văn thư. Tổ chức văn thư tập trung là hình thức phổ biến
hiện nay, hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉ đạo của Cục trưởng hoặc
chánh văn phòng.
Hiện tại phòng văn thư được bố trí tại tầng 1 của Cục, diện tích gần
20m2 .Phòng văn thư có bố trí có 2 cán bộ văn thư chuyên trách về mảng văn thư
của Cục. Các cán bộ văn thư là người có chuyên môn nghiệp vụ, được đào tạo,
luôn thực hiện đúng các quy trình và hoàn thành tốt công việc của mình.
Đặc biệt hơn nữa, cán bộ văn thư kiệm nhiệm luôn cán bộ lưu trữ, mặc dù
là kiêm nhiệm nhưng kiến thức chuyên môn về lưu trữ rất tốt, luôn đưa ra được
những phương án cho tài liệu một cách hợp lí nhất. Tại Cục, các cán bộ đều là
những người có thâm niên trong ngành.
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của đơn vị và cá nhân phụ trách văn thư-lưu
trữ
•

Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;

•

Đăng kí văn bản đến;

•

Trình và chuyển giao văn bản đến cho các đươn vị cá nhâ;


•

Giúp trưởng phòng hành chính theo dõi,tổng hợp tính hình giải, quyết văn bản
đến;

•

Tiếp nhận các dự thảo, giúp lãnh đạo kiểm tra thể thức, hình thức,kĩ thuật trình
bày;

•

Trình lãnh đạo ban giám hiệu kí những văn bản ;

•

Ghi số, ngày, tháng, đăng kí văn bản đến;
12


•

Làm thủ tục phát hành,chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi;

•

Lưu, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng các bản lưu;

•


Chủ trì và phối hợp với các đơn vị và các nhân xây dựng danh mục hồ sơ của cơ
quan tổ chức;

•

Phối hợp với lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ đôn đốc kiểm tra việc lập hồ
sơ trong cơ quan;

•

Lập các loại hồ sơ liên quan đến nhiệm vụ được giao và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan

•

Quản lí sổ sách và cơ sở dữ liệu, đăng kí quản lí văn bản;

•

Bảo quản và sử dụng các loại con dấu của cơ quan;

•

Bảo quản tài liệu của khoa một cách an toàn, không bị hư hỏng, rách nát, không
để xảy ra tình trạng mất mát tài liệu, đảm bảo tuyệt đối an toàn thông tin.

•

Phân loại, xác định gái trị tài liệu, sắp xếp tài liệu và chỉnh lí một cách khoa học.


•

Tham mưu việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định

13


Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của Cục quản lí lao động
ngoài nước.
2.1 Hoạt động quản lí
Trước hết Thủ trưởng cơ quan, Cán bộ, Chuyên viên và những người làm
công tác lưu trữ phải xác định tính chất, đặc điểm của tài liệu lưu trữ là
những tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học và thực tiễn, có ý nghĩa chính trị, kinh
tế, an ninh quốc phòng. Làm tốt công tác lưu trữ nhằm cung cấp những tài liệu,
tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã
hội. Tài liệu lưu trữ góp phần cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và các nhu cầu chính
đáng của công dân. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ
quan tổ chức và các bí mật quốc gia. Giúp cơ quan trong việc tổng kết lịch sử,
giáo dục truyền thống, rút ra những kinh nghiệm trong hoạt động quản lý.
Hiện nay, có rất nhiều văn bản quy định cho hoạt động quản lí của cơ
quan, đây chính là căn cứ lấy đó làm cơ sở xem xét và đối chiếu vào hoạt động
của Cục để Cục ngày càng phát triển hơn.
Một số văn bản như:
-

Luật lưu trữ năm 2011 ngày 11/11/2011.

-


Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

-

Nghị địnhsố 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 sửa đổi bổ sung một số điều của
nghị định 110/2004/ND-CP ngày 08/04/2010 của chính phủ về công tác văn thư;

-

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/04/2001 của chính phủ về quản lí và sử
dụng con dấu ;

-

Thông tư 01/2011/T-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản ;

-

Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lí văn bản ,lập hồ sơ,nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

-

Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của bộ trưởng Bộ Nội Vụ về việc
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức;
*Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí
14



Tại Cục QLLĐNN,việc tổ chức triển khai thực hiện các bản quản lí
tương đối tốt, nhìn chung đã có kế hoạch cụ thể và đã có sự chủ động hơn so với
các năm trước. Mỗi khi có những văn bản mới được chuyển về thì đều gửi trực
tiếp đến các phòng ban, để các cán bộ chuyên môn trong phòng đều nắm bắt
được thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Là một trong những Cục làm việc liên quan rất nhiều đến các văn bản
nên việc hiểu các văn bản quy định rất dễ dàng, tất cả đều thực hiện rất đúng các
quy trình, trình tự theo quy định. Đặc biệt hơn trình độ chuyên môn nghiệp vụ
lưu trữ của đội ngũ chuyên viên rất vững vàng, lòng nhiệt tình, trách nhiệm cao.
*Công tác thanh tra, đánh giá.
Để đảm bảo cho hoạt động quản lí chặt chẽ, quy chuẩn, thực hiện theo
đúng quy trình thì hoạt đông thanh tra kiểm tra đóng góp vai trò quan trọng.
Liên tục kiểm tra đề phát hiện ra sai trái và xử lí vi phạm từ đó đưa ra sửa đổi bổ
sung cho phù hợp với cơ quan đơn vị.
Tần suất kiểm tra: 4 tháng/lần; 6 tháng/1lần; 1năm/1 lần hoặc có thể là
kiểm tra đột xuất.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1 Nghiệp vụ văn thư.
2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Các loại văn bản mà Cục ban hành chủ yếu là các loại văn bản hành
chính: quyết đinh,thông báo,báo cáo,công văn,tờ trình,đề án,kế hoạch, bản cam
kết, giấy giới thiệu,giấy ủy quyền, phiếu gửi,thư mời, giấy đi đường, giấy nghỉ
phép, thư cảm ơn, phiếu trả lời, cam kết lương …
Văn bản chuyên ngành: văn bản trao đổi với các cơ quan tổ chức hoặc cá
nhân nước ngoài.
*Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản:
Khi soạn thảo các văn bản đều thực hiện theo 2 nghị định:
Thứ 1: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.


15


Thứ 2 : Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi bổ sung nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
*Soạn thảo văn bản
Đối với mỗi loại văn bản thì chúng có tính chất, nội dung, phục vụ cho
các mục đích khác nhau .Tuy nhiên không thể đề ra một quy trình chung cho tất
cả các loại văn bản mà chỉ có thể có quy trình cho một số loại văn bản có điểm
giống nhau.
Chuyên viên trong quá trình theo dõi, xử lý, giải quyết, công việc đề xuất,
kiến nghị với Chánh văn phòng những văn bản cần xây dựng. Chánh văn phòng
sẽ kiến nghị lên Cục trưởng.
Cục trưởng (hoặc phó cục trưởng được phân công trách nhiệm) căn cứ
yêu cầu quản lí, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và trên
cơ sở kiến nghị của các phòng, quyết định loại văn bản cần phải soạn thảo.
Cán bộ chuyên môn sẽ thu thập, xử lí thông tin, tổng hợp tư liệu, thông tin
có liên quan đến văn bản, xong sẽ trình lên Chánh văn phòng xem xét rồi xin
chữ kí của các trưởng phòng có liên quan.
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản
- Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết để
hướng dẫn, giải thích văn bản cấp trên hay giải quyết vấn đề bức xúc trong xã
hội, nội dung có liên quan.
- Văn bản được soạn thảo và ban hành phải được xác định rõ yêu cầu của
văn bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo
đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin

- Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để lãnh đạo đưa ra quyết định
quản lý chuẩn xác.

16


- Thông tin được thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan, chính
xác, tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn. Nguồn thông tin cần có sự hệ
thống hoá và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu của vấn đề đặt ra cần giải quyết.
Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo.
- Xây dựng dàn bài: sắp xếp văn bản theo từng phần, từng chương mục
cho khoa học, hợp lý, đảm bảo tính logic, có trọng tâm, trọng điểm.
- Lập đề cương chi tiết: nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ý
kiến chủ động, sản xuất được ý trước, ý sau có trình tự logic, khoa học và có sự
cân đối giữa các phần của văn bản.
Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý của những người
có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần Viết bản thảo: là
làm cho ý chính trong đề cương được thực hiện thành câu văn, đoạn văn có tính
liên kết chặt chẽ với nhau viết một mặt liên tục để khỏi đứt mạch ý, để cho lời
văn thống nhất từ đầu đến cuối.
Bước 4: Duyệt và ký văn bản
- Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao cả
về nội dung và hình thức.
Bước 5: Ban hành triển khai văn bản
- Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành văn bản kịp thời đúng nhiệm
vụ, ghi số văn bản, ngày tháng vào sổ, công văn đi kịp thời, chính xác và giúp
thủ trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo
cáo cho thủ trưởng. Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc
chung đó là:
+ Quản lý chặt chẽ

+ Văn bản phải đảm bảo bí mật
+ Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
*Trình duyệt văn bản
Sau khi hoàn thiện bản dự thảo sẽ trình dự thảo, xin chữ kí của Cục
trưởng (hoặc các phó cục trưởng)
Hồ sơ trình duyệt gồm:
17


-

Phiếu trình

-

Dự thảo văn bản

-

Tài liệu tam khảo kèm theo
Sau khi nhận được hồ sơ trình duyệt, lãnh đạo sẽ xem xét và nghiên cứu
dự thảo. Nếu phải bổ sung, chỉnh sửa thì sẽ chuyển về cho cán bộ chuyên môn
soạn thảo lại. Nếu không phải sửa chữa và đã hoàn tất quy trình thẩm định thì
Cục trưởng hoặc phó cục trưởng sẽ kí để ban hành văn bản.
Đây cũng là quy trình trình kí mà Cục QLLĐNN đang áp dụng, các cán
bộ chuyên môn đều tuân thủ thực hiện đúng quy trình đã đề ra.
2.2.1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đi
*Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản:
Sau khi văn bản soạn thảo ra sẽ được thủ trưởng đơn vị duyệt về mặt nội
dung và sẽ được văn thư cơ quan kiểm tra lại. Nếu văn bản đúng về mặt kĩ thuật

và thể thức sẽ được các trưởng phòng kí nháy. Nếu chưa đúng sẽ được chuyển
lại và kèm theo lí do và cần sửa những gì cho đơn vị soạn thảo để soạn thảo và
sửa lại.
Kiểm tra về mặt thể thức và kĩ thuật trình bày như các thể thức bắt buộc
như quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản, phông chữ, kiểu chữ, cách đánh
văn bản có chuẩn không.
*Trình kí văn bản:
Trong nhiều trường hợp, phó Cục trưởng sẽ kí thay các văn bản thuộc các
lĩnh vực được phân công.
Văn bản trình kí sẽ kèm theo tờ trình kí và các văn bản liên quan.
* Ghi số ngày tháng, đăng kí văn bản đi
Sau khi trình kí xong, văn bản sẽ được chuyển xuống phòng văn thư, văn
thư cơ quan để lấy số và ghi ngày, tháng, năm vào văn bản.
Các văn bản sẽ được đánh theo hệ thống số khác nhau. Quyết định được
đánh theo hệ thống số riêng, báo cáo, công văn ban hành, đơn thư của người lao
động và văn bản mật, tất cả đều được đánh số riêng.Việc đánh số như thế sẽ giúp

18


Cục quản lí chặt chẽ việc ban hành các văn bản ra, thuận lợi cho việc tra tìm,
thông kê văn bản được thuận tiện.
Trong thời gian thực tập em cũng tìm hiểu được, hiện tại thì phòng văn
thư vẫn áp dụng cả 2 cách đăng kí văn bản là đăng kí trên sổ đăng kí bản đi và
đăng kí cả trên hệ thống máy tính. Để cả hại hình thức trên sẽ mất thời gian
nhưng nó cũng ưu điểm nổi bật như khi gặp sự cố mất điện, hoặc mất dữ liệu
trên máy thì vẫn còn sổ để đối chiếu và tra tìm khi cần. Đặc biệt hơn, có hệ
thống phần mềm quản lí văn bản sẽ giúp được sự bảo mật thông tin được an
toàn, tuyệt đối sẽ không bị thất thoát rò rỉ thông tin.
Cục đang áp dụng mẫu sổ đăng kí văn bản đi theo theo thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ cụ thể như sau:

CỤC QUẢN LÍ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC

SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐI
Năm: …
Từ ngày… /… /…đến ngày … /… /…
Từ số… đến số…

Số,kí
hiệu
văn
bản
(1)

Ngày
tháng
ban
hành
văn bản
(2)

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
(3)

Người Nơi
Đơn

Số
kí
nhận vị,người lượng
văn
nhận
bản
bản bản lưu
(4)

(5)

*Nhân bản và đóng dấu

19

(6)

(7)

Ghi chú

(8)


Việc nhân bản tại phòng văn thư của Cục đảm bảo nhanh chóng, chính
xác, đúng số lượng, đúng thời gian quy định và đảm bảo an toàn tuyệt đối nội
dung thông tin trong văn bản.
Việc đóng dấu vào văn bản của cán bộ văn thư tại phòng văn thư của Cục
thực hiện đúng theo nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
của Chính phủ về quản lí và sử dụng con dấu.

*Ban hành văn bản
Người chịu trách nhiệm ban hành văn bản sẽ làm các thủ tục ban hành văn
bản như sau:
- Lấy số của văn bản, ngày tháng năm và đóng dấu sau đó bộ phận hành
chính nhận một bản chính để lưu cùng với phiếu trình văn bản và các tài liệu
liên quan và lưu vào hồ sơ công việc;
- Trường hợp văn bản do bộ phận và cá nhân ngoài văn phòng soạn thảo
thì cá nhân và đơn vị soạn thảo sẽ để lại một bản lưu tại đơn vị của mình;
- Văn thư hành chính phải tiến hành đóng dấu tất cả những văn bản có chữ
ký của lãnh đạo, đối với văn bản hoả tốc hoặc thượng khẩn chuyển ngay sau khi
đóng dấu.
- Bì đựng văn bản tuỳ theo từng loại văn bản có thể dùng nhiều loại bì
khác nhau (không nên dùng bì quá bé hoặc quá to). Chất liệu làm bì dùng loại
giấy bền, dày để không nhìn thấy chữ bên trong, nội dung ghi trên bì bao gồm:
tên đầy đủ cơ quan, số ký hiệu của từng văn bản trong bì, địa chỉ của nơi
nhận....phải ghi đầy đủ rõ ràng.
- Khi văn bản đã hoàn thành phải được gửi đi ngay trong ngày mà văn bản
được vào sổ đăng ký phát hành và vào sổ chuyển công văn
*Thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi:
Sau khi các văn bản đã hoàn thiện về mặt nội dung và thể thức, có chữ kí
của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư cơ quan sẽ nhân bản, đóng dấu cơ
quan
Hiện tại Cục QLLĐNN đang sử dụng 3 loại bì chủ yếu. Khi gửi thông tin
trên bìa gồm có: tên Cục, địa chỉ, số điện thoại, số fax nằm phía bên trái.
Nơi nhận: ghi tên cơ quan, đơn vị nhận cần gửi sau chữ “Kính gửi”
20


Mẫu phong bì cụ thể (xem phụ lục).
Đối với những văn bản chuyển giao trực tiếp cho các phòng, trung tâm thì

VTCQ chuyển trực tiếp và dùng sổ đăng kí văn bản đi để chuyển giao văn bản
cũng như là để người nhận kí nhận văn bản luôn.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi mà trường ĐHNV đang áp dụng
CỤC QUẢN LÍ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
NĂM:…
Từ ngày:…/…/…đến ngày …/…/…
Từ số:…đến số…

Ngày chuyển
(1)

Số đến

Đơn vị hoặc

Ký nhận

Ghi chú

(2)

người nhận
(3)

(4)

(5)


Việc chuyển giao văn bản đi là một công việc hết sức quan trọng góp
phần tạo thuận lợi cho tiến độ giải quyết công việc được nhanh chóng và đảm
bảo.
Văn bản phải được chuyển giao ngày trong ngày, chậm nhất là ngày làm
việc tiếp theo.
*Lưu văn bản đi:
Mỗi một văn bản ban hành do Cục ban hành ra sẽ có 2 bản dùng để lưu
lại: một bản gốc sẽ được căn bộ văn thư lưu lại, một bản chính lưu tại đơn vị
soạn thảo ra văn bản đó để lưu vào hồ sơ công việc .
2.2.1.3 Quản lí và giải quyết văn bản đến
*Tiếp nhận văn bản.
21


Tại Cục QLLĐNN thì tất cả các văn bản đến đều tập trung tại văn thư cơ
quan .
Cán bộ văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,
tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có. Đối với văn bản mật phải kiểm
tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận. Nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì
hoặc thời gian nhận chậm hơn so với thời gian ghi trên bì đối với văn bản hoả
tốc hẹn giờ thì phải báo cho người phụ.
Tại văn thư, VTCQ sẽ tiếp nhận tất cả các loại văn bản đến từ các nguồn:
bưu điện, fax, mạng và các văn bản của doanh nghiệp gửi trực tiếp. Sau khi nhận
văn bản, VTCQ sẽ kiểm tra số lượng, tình trạng bao bì nếu phát hiện có bất kì
lỗi gì (mất, hỏng bì ) hoặc chậm hơn so với thời gian ghi trên bì đối với văn bản
hỏa tốc hẹn giờ thì sẽ báo cho Chánh văn phòng trong trường hợp cần thiết, cần
có thể lập biên bản với người đưa văn bản.
Phân loại, bóc bì.
- Loại không bóc bì gồm:
+ gửi cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng bộ phận và những văn

bản có ghi đích danh người nhận.
+Văn bản mật
+Văn bản gửi cấp uỷ, đoàn thể trong cơ quan
- Loại do cán bộ văn thư được phép bóc phong bì gồm các văn bản:
+Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng
+Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên
+Gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan
- Đối với các loại phong bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóng
dấu khẩn trước, không làm hỏng văn bản trong bì (rách, mất số, ký hiệu văn bản,
địa chỉ cơ quan gửi...) và dấu bưu điện.Phải soát lại phong bì tránh bỏ sót văn
bản, đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghi trong bì, nếu có
sai sót phải báo cho nơi gửi để giải quyết.
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản
22


Căn cứ vào mức độ mật khẩn hoặc tên người nhận, tên phòng cụ thể,
VTCQ sẽ phân loại được bì có thuộc thẩm quyền được phép bóc hay không.
Nếu được phép bóc sẽ bóc và đăng kí vào phần mềm “đăng kí văn bản đến”.
Nếu là văn bản mật sẽ được bóc đăng kí vào sổ đăng kí văn bản mật riêng. Văn
bản tuyệt mật và tối mật sẽ không được phép bóc bì.
Sau khi văn bản đã được đăng kí và đóng dấu đến, Chánh văn phòng sẽ là
người xác định người chủ trì xử lí, ai sẽ là người chịu trách nhiệm chủ trì giải
quyết công việc thường sẽ là trình cho Cục trưởng (hoặc phó Cục trưởng phụ
trách đã phân công). Sau đó, lãnh đạo sẽ ghi trực tiếp ý kiến chỉ đạo phân phối
của mình vào mục “chuyển” tại dấu “đến”. Sau khi có ý kiến văn bản sẽ quay
trở lại phòng văn thư đăng kí bổ sung vào phần mềm đăng kí văn bản đến, phần
mềm đăng kí đơn thư và văn bản mật. Văn thư sẽ có trách nhiệm chuyển đến

đơn vị để xử lí theo đúng chức năng nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân. Đồng thời
cung cấp thông tin: thời gian xử lí, yêu cầu, thời hạn thu hồi văn bản đến.
Tùy vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo mà văn thư sẽ chuyển bản chính hay
bản photo hoặc scan cho đơn vị giải quyết. Điều này sẽ ảnh hưởng đến quá trình
lập hồ sơ vì nó không có giá trị pháp lí cao, gây tình trạng tài liệu trùng thừa,
gây khó khăn cho công tác chỉnh lí sau này.
*Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản.
Các đơn vị nhận được văn bản thì phải giải quyết cho kịp thời hạn, đảm
bảo đúng tiến độ yêu cầu.
Người được giao sẽ có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị cá nhân, giải quyết
văn bản theo đúng thời hạn quy định. VTCQ sẽ tổng hợp các số liệu về văn bản
đến để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
Sau khi văn bản được ban lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản
được chuyển giao lại cho văn thư hoặc thư ký ghi vào sổ theo dõi giải quyết văn
bản đến và nhanh chóng chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân được phân
công xử lý văn bản.
- Các văn bản khẩn phải được ưu tiên giải quyết không được chậm trễ.
- Những công việc quan trọng phức tạp, sau khi đề xuất ý kiến giải quyết
phải được lãnh đạo cấp cao thông qua.
23


- Các cán bộ phải lập "hồ sơ công việc" bao gồm hồ sơ, các văn bản được
hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản, tờ kết thúc hồ
sơ.
Theo dõi đôn đốc việc thực hiện:
- Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi đôn đốc về
thời hạn.
- Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

+ Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc các đơn vị,
cá nhân giải quyết văn bản đến thời hạn đã được quy định.
+Căn cứ quyết định cụ thể của cơ quan, tổ chức thì CBVT có nhiệm vụ
tổng hợp số liệu về văn bản đến bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết.... để báo
cáo cho người được giao trách nhiệm.
2.2.1.4 Quản lí và sử dụng con dấu
Đại diện cho mỗi cơ quan tổ chức là con dấu. Nó thể hiện tư cách pháp
nhân và khẳng định giá trị pháp lí đối với các loại văn bản giấy tờ do chính cơ
quan đó ban hành ra. Cục cũng có con dấu riêng giúp các văn bản giấy tờ ban
hành ra có giá trị và có hiệu lực.
Con dấu của trường do cục trưởng quản lí và do văn thư cơ quan trực tiếp
bảo quản và sử dụng con dấu.
Tại Cục QLLĐNN, hàng năm có khoảng hơn 3000 văn bản đi, gần
300.000 các văn bản đến (chủ yếu là thư phái cử của các doanh nghiệp gửi đến
và các văn bản khác do bộ, cơ quan ban ngành gửi đến) nhưng việc đóng dấu
vẫn luôn tuân theo quy định của pháp luật, nhiều văn bản nhưng không xảy ra
tình trạng đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định kể cả các phụ lục hay đóng dấu
giáp lai, hay thiếu sót các văn bản.
Quy định về quản lí con dấu:
-

Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ văn thư. Trong
trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi văn phòng phải có sự đồng ý của người
đứng đầu cơ quan (cục trưởng) và phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng
24


con dấu. Con dấu phải được đảm bảo an toàn trong giờ làm việc cũng như ngoài
giờ làm việc.

-

Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có
thẩm quyền.

-

Khi dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, cán bộ văn thư sẽ báo cáo chánh văn phòng
làm thủ tục đổi dấu, trường hợp mất dấu sẽ báo cho cơ quan công an nơi xảy ra
mất dấu, và báo cáo ngay bằng văn bản cho cấp có thẩm quyền và làm thủ tục
cần thiết xin cấp lại dấu.
Quy định về việc sử dụng dấu:

-

Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản;

-

Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi đã đúng về hình thức và thể thức, đã có chữ kí
của người có thẩm quyền.

-

Không đóng dấu vào văn bản không có nội dung, đóng dấu trước khi kí, đóng
dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ kí của người
không có thẩm quyền.

-


Dấu chỉ được đóng khi văn bản đúng thể thức và có chữ kí nháy và có chữ kí
đúng thẩm quyền của người kí văn bản.
Con dấu được để tại phòng văn thư của Cục, được bảo quản trong hộp, cất
trong tủ khóa, đảm bảo đúng quy định của pháp luật quy định về việc bảo quản
và sử dụng con dấu.
Tai Cục đang sử dụng và quản lí các loại con dấu như:

-

Dấu cơ quan: đóng dấu cơ quan trùm lên khoảng 1/3 chữ kí về phía bên trái.
Dấu cơ quan còn được dùng để đóng giáp lai hay dấu treo lên phụ lục văn bản
…

-

Dấu đến: dấu đến có hình chữ nhật, kích thước 35x50mm, trong đó gồm có
những thông tin sau đây:

25