LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học bộ môn này, với sự giảng dạy, hướng dẫn của
Giảng viên bộ môn, chúng tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi làm
một bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học.
Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, chúng tôi xin gửi đến Khoa Văn
thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho chúng tôi được tiếp
cận với môn học mà theo chúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc
nghiên cứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận. Đó là môn học “Phương
pháp nghiên cứu khoa học”
Tiếp đến, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đã
tận tâm hướng dẫn chúng tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi
trò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này và cảm ơn các cán bộ
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã cung cấp những thông tin để chúng tôi thực
hiện tốt bài tiểu luận này. Nếu không có sự hướng dẫn, giúp đỡ thì chúng tôi khó
có thể hoàn thành được bài tiểu luận này.
Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 03 năm 2017

1


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng chúng tôi.
Mọi thông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn
toàn trung thực và được ghi rõ nguồn gốc.
Hà Nội, ngày 02 tháng 3 năm 2017
Tác giả

2

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác lưu trữ của nước ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có
vai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồn
được nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại. Cụ thể như, dưới Triều Lê trong
Quốc triều hình luật ban hành năm 1483 đời vua Lê Thánh Tông đã có 2 khoản
quy định về công tác công văn giấy tờ và việc xử lý vi phạm trong việc bảo quản
các giấy tờ đó. Đến triều Nguyễn đã tổ chức cơ quan chuyên môn làm nhiệm vụ
lưu trữ công văn. Như vậy ở Việt Nam, công tác lưu trữ được coi là một trong
những hoạt động quản lý nhà nước. Nghiên cứu quá trình xây dựng, phát triển
công tác lưu trữ Việt Nam là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm khẳng
định những thành tựu đã đạt được, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm
để làm tốt hơn trong thời gian tới.
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan
trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã
quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công
tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức.

Tính đến nay đã có khá nhiều công trình nghiên cứu, nghiên cứu về công
tác lưu trữ nói chung. Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu
về công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hình thành qua nhiều năm đang
bảo quản tại kho lưu trữ có khối lượng tương đối lớn, nội dung phong phú. Qua
khảo sát thực tế, nhóm nghiên cứu nhận thấy tài liệu đang được bảo quản tại
Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bước đầu đã được tổ chức tương
4


đối khoa học, tuy nhiên vẫn còn tồn tại tình trạng tài liệu bị bó gói, tích đống,
thất lạc... gây khó khăn cho việc quản lý, điều hành công việc của trung tâm
cũng như không thể phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đang bảo quản. Xuất phát
từ lý do đó, nhóm nghiên cứu chọn đề tài: “Công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia I’’.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Mục đích
Tăng cường hiệu quả trong việc thực hiện công tác lưu trữ.
2.2 Nhiệm vụ
Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả trong việc
thực hiện công tác lưu trữ tài liệu.
3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu trữ
Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I.
Về thời gian: Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I trong giai đoạn
2010 đến 2015.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu phù hợp với nội dung và yêu cầu. Gồm nhưng phương pháp sau:

Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn tại kho lưu trữ của Trung tâm
lưu trữ Quốc gia I;
Phương pháp thu thập xử lý thông tin;
Phương pháp phân tích tổng hợp thông tin tài liệu của Trung tâm lưu trữ
Quốc gia I.
5. Bố cục đề tài
•

Ngoài Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm 3

chương:
•

Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và khái quát về Trung tâm

Lưu trữ Quốc Gia I.
5


•

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc Gia I.
• Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ
tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I.

6



Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm tài liệu
Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn
bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê;
âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện
tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích,
tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” [1]
1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Theo Luật lưu trữ khoản 3, điều 2, chương 1 cũng chỉ rõ: “Tài liệu lưu trữ
là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong
trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp.”[1]
1.1.3. Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân[2.tr13].
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ
chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được
các nhà nước quan tâm.
Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về

7


lưu trữ
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ
1.1.4. Khái niệm lưu trữ cơ quan
Theo điều 2, luật lưu trữ: Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.[1]
1.2. Vai trò của công tác lưu trữ
1.2.1. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà
nước
Xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng,
hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính.
Nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác,
độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu
lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn
bản quản lý nhà nước.
Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính
nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho
hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản
lý nhà nước.
Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính,
xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến.
Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp
phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành và

kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ
chính xác.
Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các
cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá
trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan
trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét
8


các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các
cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính.
Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính
phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng
mở rộng quyền công dân.
Phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội,
tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ
vào mục đích chính đáng của mình.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,
ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn
cảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong
mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia.
Giúp con người tìm ra những chân giá trị trong quản lý nhằm rút ngắn
thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý
và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác
lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một
nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp
kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính

nhà nước được thông suốt.
1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội
Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà nước, đoàn thể và
cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu quan
trọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chính
trị.càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu. Con người luôn
có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài
sản quý giá.
Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành
chính nhà nước.
Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản
9


quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài
liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi,
nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi
định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần
phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó
thông qua các tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã
quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết
chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm
tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản. Nghiên cứu thực
trạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo
phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội. Vì toàn bộ nguồn thông tin
văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công
tác lưu trữ.
Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy
luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai,
nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo;

tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó;
dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản .Từ đó tìm ra cách thức tác
động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng.
Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong
quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến
nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại
của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt
nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác
động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Khi ban
hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy
phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu
trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng
thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành.
Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung
gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh
10


chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền
hành chính nhà nước. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ
góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp
điển hoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm
1.3. Nội dung của công tác lưu trữ
1.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ cơ
quan và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào
các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định [2.tr130].
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc
xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến

hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu
trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước [3.tr 16].
Nội dung của công tác thu thập:
1.Xác định nguồn thu thập bổ sung vào lưu trữ cơ quan
2.Thành phần tài liệu cần thu thập bổ sung vào lưu trữ cơ quan
3.Thời hạn nộp lưu tài liệu
4.Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập bổ sung tài liệu
5.Thủ tục giao nhận tài liệu.
1.3.2. Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình thành
tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với
mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Theo lý thuyết khi
tiến hành phân loại tài liệu cần tiến hành những công việc sau[2.tr36]:
+ Biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông
+ Chọn và xây dựng phương án phân loại. Có 4 phương án phân loại:
Thời gian - Cơ cấu tổ chức; Cơ cấu tổ chức - Thời gian
Thời gian - Mặt hoạt động; Mặt hoạt động - Thời gian
1.3.3. Xác định giá trị tài liệu
Theo khoản 14, điều 2, luật lưu trữ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh
giá tài liệu theo những nguyên tắc tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
11


quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu
hết giá trị [1]
Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu:
(1) Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp xác định giá trị
tài liệu
(2) Nghiên cứu xây dựng các bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn
văn thư.

(3) Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản vào lưu trữ cơ quan
(4) Lựa chọn ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
1.3.4. Chỉnh lý tài liệu
Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá
trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
-

phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý [1].
Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp
vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc,

-

khoa học.
Theo Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn
Thư Lưu Trữ Nhà Nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

1.3.4.1.
a.
b.
c.
d.
e.
1.3.4.2.
a.
b.
c.
d.
e.

f.
g.

gồm các bước sau:
Chuẩn bị chỉnh lý
Giao nhận tài liệu
Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Khảo sát tài liệu
Thu thập bổ sung tài liệu
Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý.
Thực hiện chỉnh lý
Phân loại tài liệu
Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
Biên mục phiếu tin
Hệ thống hóa hồ sơ
Biên mục hồ sơ
Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên

giá, tủ
h. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu
1.3.4.3. Kết thúc chỉnh lý
a. Kiểm tra kết quả chỉnh lý
12


b.

Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá
1.3.5. Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

1.3.5.1. Các loại công cụ tra cứu tài liệu trong lưu trữ gồm:
(1). Mục lục hồ sơ
(2.) Bộ thẻ lưu trữ
(3). Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ
(4). Bản sơ yếu tài liệu lưu trữ
(5.) Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung tài liệu lưu trữ
1.3.5.2. Thống kê tài liệu lưu trữ
(1). Đối tượng thống kê
(2). Công cụ thống kê

1.3.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ các
yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Trong đó cần sử dụng các điều kiện tốt nhất
để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho hồ sơ, tài liệu: việc xây dựng, sửa
chữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệ
thống phòng chống cháy nổ và áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo
những tiêu chuẩn quy định về khoa học lưu trữ[2.tr253].
1.3.7. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu:
Phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ ,triễn lãm tài liệu lưu trữ,
lập chứng từ lưu trữ và các hình thức khác.

13


1.4. Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịch
Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thông
đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện

kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép
của cơ quan có thẩm quyền.
Năm 1954 hoà bình lập lại trên miền Bắc và đến năm 1960 bắt đầu thời
kỳ xây dựng Chủ nghĩa xã hội. Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội cùng với khối
lượng lớn tài liệu đã về tay chúng ta và trở thành tài sản chung của đất nước.
Lúc này, kho lưu trữ Trung ương chức, bộ máy nhà nước cũng như lề lối làm
việc đều phải được chấn chỉnh cho phù hợp.Vì vậy, việc xúc tiến thành lập Cục
Lưu trữ ngày càng đòi hỏi cấp thiết. Đến ngày 4/9/1962Hội đồng chính phủ đã
ban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếp
nhận kho lưu trữ Trung ương do Bộ Văn hoá chuyển giao.
Đến ngày 23/3/1963 kho lưu trữ Trung ương Hà Nội được chính thức hoá
tên gọi.
Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia. Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 của Hội Đồng
Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Lưu trữ Nhà nước và quyết định 223-CT ngày 08/8/1988 của chủ tịch Hội đồng
Bộ trưởng về các Trung tâm lưu trữ. Cục lưu trữ Nhà nước cũng ra Quyết định
385/QĐ-TC thực hiện việc đổi tên các kho lưu trữ nhà nước Trung ương thành
các trung tâm lưu trữ Quốc gia, tại Điều 1 của quyết định này thì Kho lưu trữ
Trung ương ở Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I .
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954
trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp
14


luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài

khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
Tiểu kết: Qua chương 1 chúng tôi đã làm rõ các lý luận vai trò và ý nghĩa
của công tác Lưu trữ. Qua đó góp phần làm tiền đề để chúng tôi làm rõ các
chương còn lại.
Tiểu kết
•

Trong chương 1 nhóm chúng tôi đã trình bày một số vấn đề lí luận về

công tác lưu trữ và chúng tôi khái quát về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Đây sẽ
là cơ sở để nhóm chúng tôi triển khai những vấn đề trong chương 2 và chương 3
một cách có hiệu quả hơn.
•
•

15


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA I
2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ
2.1.1. Nguồn thu
Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu
Trữ Quốc gia I:
(1). Từ Ban giám đốc
(2). Phòng sưu tầm và chỉnh lý tài liệu.
(3). Phòng Bảo quản tài liệu
(4).Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu
(5).Phòng Tin học và Công cụ tra cứu

(6).Phòng Đọc
(7). Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị
(8). Phòng Kế toán
(9). Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Đây là nguồn thu quan trọng nhất và là nguồn tài liệu bổ sung chính được
hình thành nên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Trung Tâm được lựa chọn và đưa vào kho lưu trữ của cơ quan.
2.1.2.Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ
Nội dung chủ yếu của tài liệu trong phông Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
phản ánh các mảng hoạt động của Trung tâm như:
(1) Tài liệu về công tác văn thư;
(2) Tài liệu về công tác lưu trữ;
(3) Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng;

(4) Tài liệu về xây dựng cơ bản;
16


(5) Tài liệu về công tác kế toán;
(6)Tài liệu về công tác PCCC và phòng chống lụt bão;
(7)Tài liệu về công tác Hành chính - Tổng hợp;
(8)Tài liệu về công tác thanh tra; kiểm tra, giám sát;
(9)Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương;
(10)Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học;
(11)Tài liệu về công tác hợp tác quốc tế;
(12)Tài liệu về công tác tiếp đón độc giả
Thời gian tài liệu từ năm 2010 đến năm 2015
2.1.3. Thời hạn nộp lưu tài liệu
Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan được Trung tâm Lưu
trữ quốc gia I thực hiện rất nghiêm túc và đúng theo quy định. Hàng năm, Trung

tâm tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan từ nguồn tài liệu
của 08 đơn vị chức năng thuộc Trung tâm cũng như tài liệu của Ban Giám đốc
để phục vụ cho việc chỉnh lý tài liệu hàng năm.
Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan được tiến hành đều
đặn tại các đơn vị Trung tâm I. Hồ sơ công việc hàng năm được cán bộ phụ trách
nộp cho văn thư cơ quan sau một năm kể từ khi giải quyết xong công việc; Sau
03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
Cán bộ văn thư phối hợp với cán bộ lưu trữ sẽ đi thu thập hồ sơ, tài liệu tại các
đơn vị để bổ sung vào lưu trữ cơ quan.
Theo Quyết định số 122/QĐ-TTLTI ngày 01 tháng 7 năm 2013về ban
hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ quy định rõ nội dung việc lập hồ sơ và
yêu cầu đối với hồ sơ được nộp, việc giao nộp hồ sơ tài liệu, trách nhiệm lập hồ
sơ cũng như việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan của trung tâm. Để
việc lập hồ sơ hiện hành đạt chất lượng Giám đốc giao trách nhiệm cho Trưởng
phòng Hành chính chỉ đạo cán bộ văn thư phối hợp với cán bộ lãnh đạo các đơn
vị xây dựng danh mục hồ sơ hiện hành tại các đơn vị Trung tâm I hàng năm.
17


Danh mục (gồm dự kiến tiêu đề hồ sơ việc và thời hạn bảo quản) cho các loại hồ
sơ, tài liệu. Do đó, các hồ sơ, tài liệu thu thập vào lưu trữ Trung tâm I đều có
chất lượng khá cao và tài liệu thu về đều được các đơn vị chức năng sắp xếp
theo thứ tự nhất định.
2.1.4. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập
Việc thực hiện nhiệm vụ thu thập bổ sung tài liệu tại Trung tâm I được
thực hiện theo đúng quy
Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng kế
hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu
Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ cơ
quan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những công

việc sau:
- Lập mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;
- Vệ sinh hồ sơ;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp
lưu tại kho lưu trữ;
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ.
Tuy nhiên tại Trung tâm vẫn còn một số đơn vị, cá nhân… chưa tiến hành
được các công việc trên có đơn vị chưa lập được mục lục thống kê, chưa vệ sinh
tài liệu. Tài liệu khi giao nộp vẫn còn rời lẻ.
2.1.5. Thủ tục giao nhận tài liệu:
Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc Gia I
được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của Nhà nước.
Khi các phòng , cá nhân giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thì cán bộ lưu
trữ kiêm nhiệm phải lập 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ” (phụ lục 01tr.36)
mỗi bên giữ 01 bản. Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào biên bản và biên bản
phải thể hiện đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận.
18


2.2. Công tác phân loại hồ sơ tài liệu
Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình thành
tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với
mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Theo lý thuyết khi
tiến hành phân loại tài liệu cần tiến hành những công việc sau:
+ Biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông
+ Chọn và xây dựng phương án phân loại. Có 4 phương án phân loại:
Thời gian - Cơ cấu tổ chức;Cơ cấu tổ chức - Thời gian
Thời gian - Mặt hoạt động; Mặt hoạt động - Thời gian
Qua quan sát thực tế chúng tôi nhận thấy tài liệu của phông lưu trữ Trung
tâm lưu trữ Quốc gia I chọn tôi phương án phân loại Thời gian- Cơ cấu tổ chức.

Tài liệu sau khi thu thập về từ các cá nhân đơn vị thuộc nguồn nộp lưu thì cán
bộ lưu trữ tiến hành phân chia thành các hồ sơ/ đơn vị bảo quản. Do làm tốt
công tác lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư nên việc phân loại dễ dàng.
Bước 1: Tài liệu trong phông được chia về thời gian
Bước 2: Tài liệu được phân về cơ cấu tổ chức:
1. Ban giám đốc
2. Phòng sưu tầm và chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4.Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5.Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Hành chính - Tổ chức
8. Phòng Kế toán.
9. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Bước 3: Trong năm hoạt động tài liệu được đưa về các hồ sơ/đơn vị bảo
quản:
1. Ban Giám đốc
- Tập lưu công văn đến;
19


- Tập lưu công văn đi;
- Hồ sơ đề án xây dựng cơ bản;
- Hồ sơ đề án Châu bản triều Nguyễn;
- Hồ sơ đề án nâng cấp phông;
- Hồ sơ thi đua, khen thưởng;
- Hồ sơ về công tác;
- Tập lưu công văn đến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Tập lưu công văn đến của Bộ Nội vụ.
….

2. Phòng sưu tầm và chỉnh lý tài liệu
- Hồ sơ đề án nâng cấp;
- Hồ sơ theo dõi công tác thi đua của cán bộ trong phòng;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;
- Hồ sơ đề án Châu bản triều Nguyễn;
3. Phòng Bảo Quản tài liệu
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;
- Hồ sơ theo dõi công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong kho.
4. Phòng công bố và giới thiệu tài liệu
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Hồ sơ theo dõi, thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu (từng đợt);
- Hồ sơ công tác xuất bản các ấn phẩm;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác.
5. Phòng tin học và công cụ tra cứu
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Hồ sơ công tác số hóa tài liệu lưu trữ;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
20


- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;
6. Phòng Đọc
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Hồ sơ công tác số hóa tài liệu lưu trữ;
- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;

7. Phòng Hành chính – Tổ chức
- Tập lưu công văn đến của Bộ Nội vụ;
- Tập lưu công văn đến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Tập lưu công văn đến của các Bộ và cơ quan ngang Bộ;
- Tập lưu công văn đi;
- Tập lưu báo cáo công tác hàng tháng;
- Tập lưu báo cáo công tác phòng chống tham nhũng;
- Tập công văn đến hướng dẫn về chế độ tiền lương;
+ Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp gửi cơ quan
+ Kế hoạch và báo cáo công tác lao động, tiền lương hàng năm của cơ
quan
+ Báo cáo thống kê tổng hợp về lao động tiền lương hàng năm
- Tập công văn đến hướng dẫn về công tác Bảo hiểm xã hội;
- Tập lưu quyết định của Trung tâm;
- Hồ sơ kỷ luật cán bộ;
- Hồ sơ nâng lương, chuyển ngạch của cán bộ;
- Hồ sơ về theo dõi quản lý tài sản toàn Trung tâm;
- Hồ sơ theo dõi làm sổ bảo hiểm và bổ sung BHXH;
- Hồ sơ theo dõi thanh toán BHXH;
- Hồ sơ về công tác qui hoạch cán bộ;
- Hồ sơ thăm dò bỏ phiếu tín nhiệm cán bộ lãnh đạo;
- Hồ sơ công tác đào tạo cán bộ;
- Tập Quyết định nâng lương hàng năm;
- Tập hợp đồng lao động hàng năm.
21


8. Phòng Kế toán
Tập lưu các hợp đồng;
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;

- Tập lưu công văn đi của Trung tâm;
- Tập lưu công văn đến của Cục VTLT và các cơ quan khác;
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán;
- Dự toán ngân sách năm;
- Chi tiêu ngân sách năm;
- Báo cáo thực hiện ngân sách/quyết toán chi ngân sách năm;
- Quyết định duyệt quyết toán năm;
- Kế hoạch tài chính năm;
- Chỉ tiêu kế hoạch chi tiêu năm;
9. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy
- Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;
- Hồ sơ theo dõi công tác PCCC của Trung tâm hàng năm;
- Hồ sơ về công tác bảo vệ an toàn cơ quan
2.3. Xác định giá trị tài liệu
Tài liệu sau khi được thu thập về, tiến hành chỉnh lý thì đều được xác định
giá trị tài liệu để lựa chọn ra những hồ sơ, tài liệu có giá trị trên mọi mặt hoạt
động của Trung tâm, tạo tiền đề cho việc tra tìm thông tin sau này của cán bộ,
nhân viên Trung tâm.
Trên thực tế việc xác định giá trị tài liệu cần phải thành lập hội đồng xác
định giá trị tài liệu nhưng ở trung tâm không thành lập hội đồng xác định giá trị
tài liệu mà chỉ dựa vào Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 quy định về
thời hạn bảo quản của hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong cơ quan tổ chức.
Trung tâm cũng chưa có bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của cơ quan việc
này gây khó khăn cho việc xác định giá trị tài liệu.
Trong giai đoạn từ 2010 – 2015 trung tâm đã xác định được 1080 hồ sơ tài
liệu. Trong đó có 600 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 480 tài liệu có
22


thời hạn. Qua quá trình quan sát việc xác định giá trị tài liệu ở Trung tâm còn

mang tính chủ quan. Vì chưa có bảng thời hạn bảo quản cho cơ quan nên các
cán bộ lưu trữ vẫn để thời hạn bảo quản theo ý chủ quan của mình.Hồ sơ tài liệu
hết giá trị vẫn chưa được tiêu hủy vẫn còn bảo quản ở trong kho gây tốn diện
tích kho tàng của Trung tâm .
2.4. Chỉnh lý tài liệu
Tại trung tâm I việc chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo công văn
283/VTLTNN-NVTW ngày 19-5-2004 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà Nước về
việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
Tài liệu của trung tâm năm nào cũng thu thập tuy nhiên do số lượng tài
liệu ít nên thường 05 năm thì viên chức lưu trữ và văn thư phối hợp với nhau để
chính lý tài liệu
Hiện tại, tài liệu của Trung tâm I giai đoạn 2010 – 2015 đã được chỉnh lý
(tổng số khoảng trên 80m trong đó tài liệu vĩnh viễn 50 hộp, tài liệu có thời hạn
103 hộp, tài liệu loại khoảng 40 hộp) và sắp xếp trên 15 giá sắt chủ yếu gồm các
loại tài liệu sau:Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng; Tài liệu về công tác kế
toán; Tài liệu về công tác Hành chính - Tổng hợp; Tài liệu về công tác tổ chức
cán bộ và lao động tiền lương; Tài liệu về xâng dựng cơ bản; Tài liệu về công
tác thanh tra; kiểm tra, giám sát; Tài liệu về công tác PCCC và phòng chống lụt
bão; Tài liệu về công tác tiếp đón độc giả
2.5. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
2.5.1. Đối tượng thống kê
−
−
−
−

Tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan;
Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ;
Cán bộ làm công tác lưu trữ.

2.5.2. Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
23


Cuối năm Trung tâm lưu trữ Quốc gia I lập “Báo cáo thống kê cơ sở công
tác lưu trữ” (Phụ lục 02, tr.37,38) để thống kê tài liệu lưu trữ mà đơn vị đang
quản lý.
Mẫu Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ của trung tâm thực hiện theo
hướng dẫn tạiThông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của
Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài
liệu lưu trữ. Nội dung báo cáo thống kê bao gồm 3 phần:
+ Phần I: Nói về tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại cơ quan, trong đó nêu rõ
số lượng làm cán bộ, trình độ chuyên môn, trách nhiệm cụ thể, độ tuổi…
+ Phần II: Thống kê tài liệu của kho trên các phương diện khối lượng, thành phần
cụ thể, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu. Bên cạnh đó báo cáo nêu rõ tình
hình sử dụng tài liệu trong năm bảo quản, các công cụ tra cứu hiện có…
+ Phần III: Trình bày tóm tắt các đặc điểm về kho lưu trữ cơ quan, diệc tích được
sử dụng để bảo quản tài liệu và các trang thiết bị dùng cho lưu trữ.
2.5.3. Hệ thống công cụ tra cứu
+ Các công cụ tra cứu thủ công gồm có: Mục lục hồ sơ, các loại s ổ đăng ký, các b ộ
thẻ tra tìm…
+ Các công cụ tra cứu hiện đại: Hiện nay, Trung tâm đã và đang đ ầu t ư nhi ều vào
việc tin học hóa công cụ tra cứu tài liệu trên máy vi tính, t ừng b ước xây d ựng và nh ập
cơ sở dữ liệu của các phông vào phần mềm tra cứu tài li ệu. Thể hi ện rõ nhất là vi ệc
Trung tâm đã được trang bị hệ thống mạng LAN được kết nối Internet; xây d ựng thành
công các trang web tra tìm trực tuyến nội bộ những thông tin v ề tài li ệu l ưu tr ữ có
trong Trung tâm.

Hệ thống công cụ tra cứu tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I chủ yếu
vẫn là mục lục hồ sơ , còn các công cụ tra cứu tiện ích khác mặc dù đã được đưa

vào sử dụng nhưng do điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị máy móc còn hạn
chế nên chưa được sự dụng phổ biến tại Trung tâm. Một phần do việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ còn hạn chế. Công tác lưu trữ của
Trung tâm quan chưa xứng với tiềm lực thông tin hiện có trong kho lưu trữ hiện
hành cơ

24


2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Trung tâm I với đặc trưng công việc của mình là một kho lưu trữ lịch sử
nên việc tài bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành có rất nhiều thuận lợi cả về nhiều
mặt. Hàng năm với sự quan tâm của lãnh đạo Trung tâm và kết hợp với sự chỉ
đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã mở nhiều khóa đào tạo, nâng cao
nghiệp vụ cho cán bộ về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Kho bảo quản tài liệu
được xây dựng theo hướng dẫn về xây dựng kho chuyên dụng (theo thông tư 09
về hướng dẫn xây dựng kho chuyên dụng).
Qua khảo sát thực tế công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm I
tương đối tốt.
Kho lưu trữ hiện hành của Trung tâm được bố trí ở tầng 1 nên rất thuận
lợi cho quá trình tra tìm.Với nội quy ra vào kho được quy định rõ ràng nên việc
ra vào kho luôn được đăng ký vào sổ một đầy đủ để tiện cho quá trình theo dõi.
Trung tâm I thực hiện nề nếp các chế độ bảo quản tài liệu như: vệ sinh tài
liệu trong kho; theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thông gió; quản lý chặt chẽ
chế độ ra vào kho; Hàng năm thường xuyên tổ chức tập huấn phòng cháy chữa
cháy cho viên chức của trung tâm. Để thực hiện tốt các nghiệp vụ như trên,
Trung tâm đã xây dựng phòng kỹ thuật, giám sát an ninh của toàn bộ tòa nhà với
các thiết bị hiện đại và bố trí viên chức trực theo dõi trong và ngoài giờ hành
chính.
Mô hình trong kho, cách ly với bên ngoài thông qua hệ thống hành lang

kỹ thuật và cửa thông tầng. Giá di động, giá cố định (giá gỗ lim từ thời Pháp),
hộp phi axit bảo quản tài liệu, bìa hồ sơ theo mẫu cũ của Pháp.
Các biện pháp kỹ thuật bảo quản:
- Hệ thống cảnh báo cháy tự động theo địa chỉ, sử dụng đầu báo khói,
nhiệt…
- Hệ thống chữa cháy tự động bằng khí CO 2 (cho khu vực kho), hệ thống
chữa cháy bằng nước (cho khu vực công sở như Máy bơm, tủ vách, đầu
spinkler…)
25