MỤC LỤC
BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.

Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

Lớp: ĐH LTH 13A


BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.
STT
01
02
03
04
05
06

TỪ VIẾT TẮT
TTLTQG III
Cục VTLTNN
TCCB
QĐ
VTLT
BNV

Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

TỪ GỐC
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước
Tổ chức cán bộ

Quyết định
Văn thư-Lưu trữ
Bộ Nội vụ

Lớp: ĐH LTH 13A


PHẦN MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao
của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò càng quan trọng trong việc phản
ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải
quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng như
quy hoạch, chủ trương đề ra các quyết định quản lý. Trong quá trình xây dựng
một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những
tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên
truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
nên công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng hơn. Như vậy để công tác lưu trữ
ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải xây
dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng
nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ.
Để đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn
nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ. Góp phần hiện đại hóa công tác lưu
trữ trong văn phòng hiện nay.
Chúng ta có thể thấy: thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong
chương trình đào tạo Đại học các chuyên ngành của nhà trường nói chung và
chuyên ngành Lưu trữ học nói riêng. Chính vì vậy,với mục đích gắn liền nhà
trường với xã hội,lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức
cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế,tổ chức nhằm nâng cao trình độ
nghiệp vụ và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường với phương châm
"Học đi đôi với hành", lý luận gắn liền với thực tiễn. "Học thật đi đôi với làm

thật".Qua đợt thực tập này,sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề
nghiệp,củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp,ý
thức trách nhiệm và phong cách của một cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm lưu trữ quốc gia III,theo sự phân
công của khoa,em về thực tập tại phòng Chỉnh lý tài liệu của TTLTQG III từ
ngày 10-01-2017, Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp,thời gian thực tập có
hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng,sự chỉ bảo
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

3

Lớp: ĐH LTH 13A


hướng dẫn của các anh,chị công tác lâu năm trong phòng,sự giúp đỡ tận tình của
giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành tốt các
yêu cầu của nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu ,khảo sát và trực tiếp thực
hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác chỉnh lý của Phòng chỉnh lý tài liệu
của TTLTQG III em đã hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu
nghiệp vụ.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp,cũng như khả
năng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót.Em rất mong được tiếp
thu những ý kiến đóng góp,chỉ bảo của thầy,cô giáo để báo cáo của em hoàn
chỉnh hơn.
Nhân đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ nhân viên
phòng Chỉnh lý tài liệu,Trung tâm lưu trữ quốc gia III,các Thầy,cô giáo của của
khoa Lưu trữ học,Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em giúp
đỡ tôi hoàn thành báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2017

SINH VIÊN

Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

4

Lớp: ĐH LTH 13A


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1. Lịch sử hình thành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III
Ngày 02 tháng 09 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân
Chủ Cộng Hòa (nay là nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam) . Một khối
lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của cơ
quan tổ chức nhà nước. Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối tài
liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được
thành lập theo quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của ban Tổ
chức- Cán bộ Chính phủ ( nay là Bộ Nội Vụ)
Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã từng bước phát
triển, mở rộng cơ cấu tổ chức, hoàn thiện về chức năng, nhiệm vụ để phù hợp
với từng giai đoạn phát triển của đất nước. Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng,
đến nay Trung tâm đã có 10 phòng. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc
Trung tâm được điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác và chuyên môn
nghiệp vụ của lưu trữ quốc gia hiện nay. Trung tâm chú trọng công tác đào tạo,
bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức, viên chức. Trải qua hơn 20 năm,
Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã đạt được những thành tựu quan trọng góp phần

vào sự trưởng thành của trung tâm nói riêng và sự phát triển của ngành lưu trữ
nói chung, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với xã hội và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu
của xã hội.
Trong hơn 20 năm qua, Trung tâm đã thu thập được hơn 11.000 mét giá tài
liệu hành chính và khoa học kỹ thuật, hơn 2000 giờ băng và hàng nghìn tấm ảnh có
giá trị. Hơn nữa, Trung tâm còn quan tâm thu thập tài liệu của các cá nhân, gia đình,
dòng họ tiêu biểu. Đến nay Trung tâm đã và đang thu thập và bảo quản hơn 100
phông tài liệu cá nhân thuộc nhiều lĩnh vực như văn hóa, lịch sử, khoa học kỹ thuật.
Theo thống kê sơ bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá tài liệu các
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

5

Lớp: ĐH LTH 13A


Phông thuộc nguồn nộp lưu. Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sau quá trình đưa đi
tu bổ phục chế. Xuất kho khoảng gần chục nghìn mét giá tài liệu, hơn 4000 hồ sơ,
trên 600 hộp và hơn 50.000 tờ tài liệu phục vụ cho các công việc như: chỉnh lý, khử
a xít, sao lưu bảo hiểm, tu bổ phục chế, phục vụ độc giả khai thác, sao trả hồ sơ kỷ
vật cán bộ đi B… Trung tâm đã thực hiện tu bổ trên 20.000 tờ tài liệu; khử a xít gần
200.000 tờ tài liệu thuộc các phông.
Hiện nay, TTLTQG III đang tích cực từng bước cải tiến để thực hiện tốt
nhiệm vụ tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ bằng cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội
theo hướng đa dạng hóa hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và đảm bảo
an toàn về tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc.
1.1.2. Vị trí chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại số 34 Phan Kế
Bính – phường Cống Vị – Ba Đình – Hà. Trung tâm có chức năng sưu tầm, thu
thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia
hình thành trong quá trình hoạt dộng của cơ quan, tổ chức trung ương, cá nhân,
gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên
địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản
và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp
lien khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa Xã
hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình ra Bắc;
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

6

Lớp: ĐH LTH 13A


c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý;
2. Thực hiện hoạt động Lưu trữ.
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp

xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3. Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kĩ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp
luật và quy định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiêm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
1.1.4.1.Lãnh đạo Trung tâm
-Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và 02 Phó giám đốc.
-Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu trách
nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt dộng của Trung tâm.
Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ
chức thuộc Trung tâm.
-Các phó giám đốc do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của
Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực
công tác được phân công phụ trách.

Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

7

Lớp: ĐH LTH 13A



1.1.4.2.Cơ cấu tổ chức
Từ khi thành lập đến nay, TTLTQG III đã có những thay đổi về cơ cấu tổ chức
như sau:
Theo Quyết định số 54/QĐ – TCCB ngày 26/6/1995 của Cục trưởng Cục Lưu
1.
2.
3.
4.
5.
6.

trữ Nhà nước thì cơ cấu tổ chức của TTLTQG III gồm:
Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu
Phòng Chỉnh lý tài liệu
Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu
Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu
Phòng Quản lý kho tài liệu
Phòng Hành chính – Tổ chức
Theo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởng Cục Lưu
trữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lý tài liệu
thành một phòng riêng, đổi tên phòng Quản lý kho thành phòng Bảo quản tài liệu và
phòng Thống kê và Công cụ tra cứu bị giải thể.
Ngày 01/4/2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số 42/QĐ
– LTNN v/v thành lập thêm Phòng Tin học và Công cụ tra cứu và Xưởng Tu bổ Phục chế tài liệu.
Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia thì
Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu sáp nhập về phòng Bảo quản tài liệu trực thuộc
Trung tâm.
Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành các
Quyết định số 77; 78; 79/QĐ – VTLTNN v/v thành lập thêm 03 phòng thuộc
TTLTQG III là Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ, Phòng Kế toán, Tổ lập bản sao bảo hiểm

tài liệu lưu trữ.
Đến 20/5/2010, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số
120/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Theo quyết định này cơ cấu tổ chức của Trung

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

tâm gồm:
Phòng Sưu tầm tài liệu
Phòng Thu thập tài liệu
Phòng Chỉnh lý tài liệu
Phòng Bảo quản tài liệu
Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu
Phòng Tin học và Công cụ tra cứu
Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu
Phòng Tài liệu nghe nhìn
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

8

Lớp: ĐH LTH 13A



9.
10.
11.
12.

Phòng Đọc
Phòng Hành chính - Tổ chức
Phòng Kế toán
Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định cụ thể chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm.
Đến 02 tháng 11 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành
Quyết định số 166/QĐ – VTLTNN v/v quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Theo quyết định này hiện nay cơ

cấu tổ chức của Trung tâm gồm:.
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5. Phòng tin học và Công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính- Tổ chức.
9. Phòng Kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Việc thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức trực thuộc Trung tâm do Cục
trưởng quyết định.

Sinh viên: Nguyễn Thị Trang


9

Lớp: ĐH LTH 13A


1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của phòng Chỉnh lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
1.2.1. Tình hình tổ chức của phòng Chỉnh lý tài liệu
Theo Quyết định số 54/QĐ – TCCB ngày 26/6/1995 của Cục trưởng Cục Lưu
trữ Nhà nước : Phòng Chỉnh lý tài liệu đã được thành lập.Khi đó phòng gồm có
những bộ phận khác nhau như : Bộ phận phim ảnh- ghi âm, bộ phận chỉnh lý tài liệu,
tham mưu cho cơ quan trong 1 số công việc như: Xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài
liệu, xây dựng chương trình, kế hoạch phân loại tài liệu.
Theo Quyết định số 22/QĐ – LTNN ngày 25/3/1999 của Cục trưởng Cục Lưu
trữ Nhà nước đã tách bộ phận lưu trữ phim ảnh – ghi âm từ phòng Chỉnh lý tài liệu
thành một phòng riêng. Sau khi tách riêng, phòng chỉnh lý chỉ có nhiệm vụ tham
mưu giúp Giám đốc việc phân loại tài liệu,chỉnh lý,xác định giá trị tài liệu…
1.2.2.Chức năng của Phòng Chỉnh lý tài liệu.
Phòng Chỉnh lý tài liệu là đơn vị thuộc Trung tâm lưu trữ quốc gia III, có
chức năng tham mưu giúp Giám đốc việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài
liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
1.2.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Chỉnh lý.
Phòng Chỉnh lý tài liệu tham mưu giúp Giám đốc:
1.

Xây dựng chương trình, kế hoạch về phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,

2.
3.


tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy trình và theo chỉ tiêu, kế hoạch được giao.
Tiếp nhận, bàn giao tài liệu trước và sau khi chỉnh lý cho phòng Bảo quản tài

4.

liệu quản lý theo quy định.
Tham gia nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác

5.

của đơn vị.
Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụ của đơn

6.

vị.
Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do Trung tâm

7.

giao cho đơn vị.
Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng, chống

8.

thiên tai của Trung tâm.
Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ của Trung
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang


10

Lớp: ĐH LTH 13A


9.

tâm( khi được giao)
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
1.2.4.Cơ cấu tổ chức của phòng chỉnh lý tài liệu.
Cơ cấu của phòng Chỉnh lý tài liệu bao gồm:
-Cô Phạm Thị Thu Giang: Phó phòng chỉnh lý tài liệu( phụ trách trưởng
phòng)
-Cô Vương Thị Thu: Phó phòng Chỉnh lý tài liệu
Cùng 12 cán bộ công chức của phòng. Trong đó có 1 cán bộ được biệt
phái sang Cục Văn thư Lưu trữ công tác.

Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

11

Lớp: ĐH LTH 13A


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, ngoài hoạt động nghiệp
vụ thì hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng,được ví như kim chỉ nam của
công tác Văn thư-Lưu trữ trong cơ quan. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức nói chung

và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng luôn quan tâm, chú trọng hoạt động
quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ.
2.1. Hoạt động quản lý.
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư- Lưu
trữ
* Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chịu sự quản lý
trực tiếp của trưởng phòng Hành chính tổ chức. Trưởng phòng Hành chính- Tổ
chức là người tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc, điều hành mọi hoạt động
của Trung tâm. Bên cạnh đó, trưởng phòng Hành chính-Tổ chức còn theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn các cán bộ làm công tác văn thư các nghiệp vụ
thuộc phạm vi quyền hạn của mình.
Ngay từ khi thành lập, công tác văn thư của TTLTQGIII dã được quan
tâm,chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vì bộ phân văn thư cơ quan được ví như cả
bộ mặt của cơ quan. Nếu làm tốt công tác văn thư thì các hoạt động của trung
tâm mới hoạt động tốt. Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn và thực hiện luôn gắn
với các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ
về công tác văn thư của Chính phủ, Bộ Nội Vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước như:
-

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn

-

thư.
Nghị định số 09/2010 của chính phủ, nghị định sửa đổi, bổ sung 1 số điều của
nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công

-


tác văn thư.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ thông

-

tư hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ thông
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

12

Lớp: ĐH LTH 13A


tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Ngoài các văn bản chỉ đạo hướng dẫ của Chính phủ, Bộ Nội Vụ, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất trong các
khâu nghiệp vụ, từ khi thành lập đến nay, TTLTQGIII càn ban hành các văn bản
-

cụ thể về công tác văn thư của Trung tâm như:
Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành quy
chế làm việc của TTLTQGIII, trong đó quy định rõ việc ban hành, quản lí văn
bản đi,đến,chế độ lập chương trình,kế hoạch, chế dộ thông tin , báo cáo, hội họp

-

của trung tâm.
Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành quy chế công


-

tác văn thư lưu trữ của TTLTQGIII.
Quyết định số 428/QĐ-TTIII ngày 1/9/1015 về việc ban hành quy chế công tác

•

văn thư lưu trữ của TTLTQGIII.
Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác Lưu trữ, TTLTQGIII luôn thữ hiện đúng

-

theo các văn bản chỉ đạo của nhà nước:
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục văn thư và Lưu

-

trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Công văn số 879/VTLTNN-NVĐPCủa Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc

-

hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc

-

ban hành quy trình” Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000...
Ngoài ra Trung tâm còn ban hành:

Nội quy ra vào kho được ban hành ngày 25/8/1996
Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia tại phòng đọc ( ban hành kèm theo

-

quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006)
Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành bản quy định về
xuất,nhập tài liệu bảo quản tại TTLTQGIII.
Hằng năm, ban giám đốc trung tâm còn tổ chức cho cán bộ Văn thư-Lưu
trữ tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các văn
bản chỉ đạo nên công tác Lưu trữ sớm đi vào nề nếp và có chất lượng hiệu quả.
2.1.2. Quản lý Phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị Phòng,ban thuộc Trung tâm lập hồ
sơ và nộp toàn bộ văn bản tài liệu cho lưu trữ cơ quan. Cán bộ lưu trữ kiểm tra
làm thủ tục rồi chuyển toàn bộ vào kho lưu trữ tại phòng 301A. Hồ sơ,tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

13

Lớp: ĐH LTH 13A


được quản lý tập trung,thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu của
cơ quan.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu kho học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác Văn thư- Lưu trữ của TTLTQGIII
Có thể nói, công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những công việc quan
trọng của cơ quan tổ chức nói chung và của TTLTQGIII nói riêng. Làm tốt công
tác Văn thư- lưu trữ thì mọi công việc của cơ quan mới ổn định được. Đồng thời,
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một cơ quan Lưu trữ thuộc Cục Văn thư và

Lưu trữ Nhà nước nên hơn bao giờ hết hợt động nghiên cứu khoa học và ứng
dụng các thành tựu khoa học vào công tác Văn thư-Lưu trữ càng được chú trọng.
Cụ thể, nhiều cán bộ Lưu trữ của Trung tâm đã thực hiện những đề tài nghiên
cứu để ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư- Lưu trữ. Hay đơn
giản hơn, việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ được Trung tâm thực
hiện trong việc áp dụng các tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu theo tiêu
chuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhờ việc ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ nên cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ của cơ quan luôn hoàn
thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao phó.
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư- Lưu trữ, quản lý công
tác thi đua khen thưởng trong công tác Văn thư-Lưu trữ
Công tác Văn thư- Lưu trữ của TTLTQGIII do 2 cán bộ làm công tác
kiêm nhiệm cả văn thư và lưu trữ. Hai cán bộ đều tốt nghiệp chuyên ngành Văn
thư- Lưu trữ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nên nắm vững các khâu nghiệp
vụ cơ bản của công tác Văn thư-Lưu trữ. Trong quá trình làm việc, hai cán bộ
luôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm các văn bản mới về hướng dẫn
Công tác Văn thư-Lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước. Đồng thời,
TTLTQGIII là một cơ quan lưu trữ, nên các cán bộ, chuyên viên của Trung tâm
đa phần tốt nghiệp đúng chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ, Hằng năm, trung tâm
cũng tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ, công
chức trong cơ quan. Năm 2015, bộ phận Văn thư đã được trung tâm tặng giấy
khen về việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ nhân kỉ niệm 20 năm thành lập
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

14

Lớp: ĐH LTH 13A


TRLTQGIII(1995-2015)

2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công tác
Văn thư-Lưu trữ của cơ quan.
Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư-Lưu trữ của TTLTQGIII,
hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đến
kiểm tra tình hình thực hiện các nghiệp vụ về Văn thư-Lưu trữ của Trung tâm.
Qua mỗi lần kiểm tra, các cán bộ Văn thư- Lưu trữ của trung tâm rút ra được bài
học và có nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc.
Bên cạnh đó, tài liệu sản sinh của TTLTQGIII phản ánh đúng chức năng
nhiệm vụ của cơ quan nên số tài liệu sản sinh ra có giá trị vô cùng lớn. Vì thế,
đối với những trường hợp làm mất, thất lạc tài liệu của cơ quan đều bị xử lý theo
quy định của Pháp luật và đặc biệt là theo Luật Lưu trữu số 01/2011/QH13- Văn
bản luật có giá trị pháp lý cao nhất của ngành Lưu trữ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Thực tiễn công tác Văn thư.
Theo quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 1/9/2015 về quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc TTLTQGIII thì bộ phận
văn thư cơ quan trực thuộc phòng Hành chính-Tổ chức. Bộ phận Văn thư cơ
quan được bố trí 2 cán bộ chuyên trách. Bộ phận Văn thư được bố trí 1 phòng
riêng tại tầng G nhà kho 301A trụ sở Trung tâm.
Thực tế, TTLTQGIII áp dụng hình thức văn thư tập trung. Mọi văn bản
đến, văn bản đi đều tập trung tại văn thư cơ quan dề làm thủ tục đăng kí. Sau khi
làm thủ tục đăng kí văn bản vào phần mền quản lý văn bản đi đến, cán bộ văn
thư sẽ trình lên lãnh đạo Trung tâm cho ý kiến chỉ đạo và sẽ nhân bản để chuyển
giao tới các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Ngoài 2 cán bộ chuyên trách về
văn thư cơ quan thì các phòng, đơn vị của trung tâm không có văn thư riêng.
2.2.1.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của TTLTQG III
−

Hiện nay ở TTLTQG III, văn bản của đơn vị nào thì sẽ do chính đơn vị đó tự
soạn thảo, sau đó trình lên Giám đốc hoặc Phó Giám đốc trực tiếp xem xét bản

dự thảo và đơn vị đó có trách nhiệm sửa chữa những sai sót rồi trưởng các đơn
vị sẽ ký nháy vào văn bản. Tiếp đó, văn bản được chuyển giao xuống văn thư
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

15

Lớp: ĐH LTH 13A


kiểm tra lại hình thức và nội dung văn bản lần cuối sau đó trình lên người ký
chính thức. Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư
sẽ photo văn bản theo sự phê duyệt của người ký văn bản nhưng sẽ phải photo ít
nhất 02 bản (01 bản gửi cho cá nhân hoặc cơ quan nhận, 01 bản gửi lại cho đơn
vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu còn bản gốc sẽ được lưu lại tại văn thư.
−

Cuối cùng, văn thư sẽ có nhiệm vụ làm thủ tục chuyển văn bản đi.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đều được
thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày (áp dụng đúng Thông tư số
01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ). Văn bản trước khi được ban
hành đã được kiểm tra một cách chặt chẽ, do vậy các văn bản do Trung tâm ban hành
thường đạt được chất lượng ngày càng cao, đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự và

−

thủ tục quy định.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III không có thẩm quyền ban hành các văn bản quy
phạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính thông
thường như: Quyết định (cá biệt), báo cáo, chương trình, kế hoạch, đề án, thông báo,
tờ trình, biên bản hành chính, hợp đồng, công văn, giấy mời, thư trả lời… về các vấn

đề như thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu và
các vấn đề về tổ chức bộ máy, nhân sự, chế độ chính sách của cán bộ, viên chức cơ
quan…
2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản.
Đây là nội dung liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công tác văn thư: tất cả
các văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài hoặc nhận về đều phải làm thủ tục
gửi văn bản đi, đến tại văn thư cơ quan
Công tác quản lý văn bản đi, đến của TTLTQG III được thực hiện rất chặt
chẽ, đúng quy trình, đúng đối tượng, không bị nhầm lẫn, thất lạc, đảm bảo an
toàn các văn bản, tài liệu theo quy định của Nhà nước và theo đúng tinh thần của
Công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và Công văn số
139/VTLTNN – TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

16

Lớp: ĐH LTH 13A


a)

−

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Thủ tục quản lý và chuyển giao văn bản đi ở TTLTQG III của văn thư
bao gồm những bước sau:
Nhân bản văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ ký nháy của trưởng các đơn vị và

được trưởng phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra lại hình thức và nội dung,
văn thư có nhiệm vụ đưa văn bản trình lãnh đạo Trung tâm phê duyệt sau đó đưa

−

đi nhân bản;
Đóng dấu văn bản: Đóng dấu lên văn bản để khẳng định giá trị pháp lý, tính
chân thực của văn bản và đảm bảo tính pháp nhân của cơ quan. Văn bản sau khi
đã có chữ ký chính thức của lãnh đạo Trung tâm, bộ phận văn thư sẽ đóng dấu,
ghi số, ngày tháng của văn bản. Dấu chỉ được đóng vào những văn bản có chữ
ký hợp lệ của lãnh đạo Trung tâm, không được đóng dấu lên những văn bản
chưa ghi đầy đủ thông tin và không được đóng dấu lên giấy trắng. Nhìn chung,
việc đóng dấu của văn thư tại Trung tâm III được thực hiện tương đối tốt, cho
đến nay vẫn chưa có trường hợp đóng dấu nhầm, song vẫn còn một số ít văn bản

−

đóng chưa được thẳng, dấu chum qua 1/3 chữ ký;
Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản đi ở TTLTQG III được thực hiện
đồng thời trên sổ đăng ký văn bản đi và phần mềm quản lý văn bản đi của Trung
tâm. Cán bộ văn thư đăng ký vào sổ, sau đó nhập các dữ liệu: số, ký hiệu của
văn bản; ngày tháng năm văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; người
ký; nơi nhận văn bản vào phần mềm quản lý văn bản đi. Do số lượng văn bản đi
hàng năm của Trung tâm không nhiều nên văn thư đăng ký tất cả văn bản đi vào
cùng một sổ đăng ký văn bản đi tuy nhiên đối với các văn bản gửi Cục Văn thư

−

và Lưu trữ nhà nước sẽ được đăng ký vào một sổ riêng;
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Tùy theo số

lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản, cán bộ văn thư lựa chọn loại bì và kích
thước bì phù hợp. Các loại bì có các kích thước khác nhau và đã được in sẵn tên,
địa chỉ và số điện thoại của Trung tâm. Đối với các văn bản khẩn thì văn thư
đóng dấu khẩn lên bì theo quy định. Với các đơn vị, tổ chức trong Trung tâm thì
cán bộ văn thư chuyển giao trực tiếp; còn đối với các cơ quan, đơn vị ngoài cơ
quan thì tùy theo mức độ khẩn của văn bản cán bộ văn thư có thể chuyển trực
tiếp hoặc chuyển phát nhanh qua bưu điện, fax. Cán bộ văn thư có trách nhiệm
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

17

Lớp: ĐH LTH 13A


−

theo dõi, đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi hoặc tự chuyển văn bản;
Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi được lưu 02 bản: 01 bản gốc lưu lại tại Văn thư
và 01 bản chính lưu lại tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc. Cán bộ văn

b)

thư lưu văn bản đi theo thứ tự đăng ký, số đăng ký.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ, điện báo, công báo…của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân gửi tới TTLTQG III bằng bất kỳ hình thức nào đều gọi chung là
văn bản đến và đều được đăng ký tập trung tại văn thư sau đó mới được chuyển
đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Quy trình xử lý văn bản đến

−

−
−

như sau:
Tiếp nhận và bóc bì văn bản đến:
Đóng dấu và đăng ký văn bản đến:
Chuyển giao văn bản đến:
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
2.2.1.3Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ – CP của Chính phủ về công tác
văn thư thì “khi theo dõi, giải quyết công việc mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc đó”. Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng và cũng là khâu quan
trọng nhất của công tác văn thư đồng thời nó là mắt xích gắn liền công tác văn
thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Việc lập
hồ sơ nhằm phân loại và quản lý toàn bộ tài liệu trong cơ quan, đơn vị một cách
khoa học, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở dạng bó gói,
trùng lặp, hoặc bỏ sót tài liệu…
Hiện nay, tại TTLTQG III nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành do cán bộ văn
thư kiêm nhiệm. Nhìn chung, khâu nghiệp vụ này được thực hiện khá tốt, cán bộ
văn thư đã có ý thức trong công tác lập hồ sơ. Đồng thời, hàng năm Trung tâm
đều ban hành Danh mục hồ sơ, do đó công tác lập hồ sơ ở các phòng ban, đơn vị
được diễn ra chủ động, khoa học và việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
được thực hiện đúng quy định.Song, công tác lập hồ sơ hiện hành ở Trung tâm
vẫn còn một số hạn chế và tồn tại nhất định cần khắc phục để hoàn thiện hơn,
giúp việc theo dõi và giải quyết công việc của Trung tâm đạt được sự hiệu quả,
khoa học hơn.
2.2.1.4.Quản lý và sử dụng con dấu
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

18


Lớp: ĐH LTH 13A


Con dấu là sự thể hiện tính chân thực, giá trị pháp lý của avwn abrn, thể
hiện tư cách pháp nhân của cơ quan đồng thời còn thể hiện quyền lực của cơ
quan khi ban hành văn bản, góp phần vào việc chống giả mạo văn bản.
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại TTLTQG III đã được thực hiện đúng
quy định theo Nghị đinh số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ – CP ngày 01/4/2009
của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58. Ngoài 02 văn
bản của nhà nước, cán bộ văn thư còn thực hiện theo các Điều 24, 25, 26 của
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm được ban hành kèm theo Quyết
định số 364/QĐ – TTIII ngày 23/11/2009 của TTLTQG III.
Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm trước Giám đốc về
việc quản lý và sử dụng con dấu của Trung tâm. Con dấu của Trung tâm được
giao cho cán bộ văn thư trực tiếp giữ và đóng dấu. Trong trường hợp cán bộ văn
thư không có tại cơ quan, con dấu sẽ được giao cho trưởng phòng Hành chính –
Tổ chức nhưng phải có sự đồng ý của Giám đốc Trung tâm và phải có biên bản
bàn giao con dấu. Văn thư chỉ được đóng dấu lên những văn bản có đầy đủ về
thể thức và nội dung cũng như chữ ký của người có thẩm quyền, nghiêm cấm
việc đóng dấu khống chỉ. Dấu đóng phải rõ rang, ngay ngắn, đúng chiều và dùng
đúng mực; con dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái…
Hiện nay Trung tâm đang sử dụng các con dấu như: dấu cơ quan; dấu
chức danh (Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng và Phó phòng Hành chính
– Tổ chức); dấu đến; dấu chỉ các mức độ mật, khẩn, hỏa tốc.
2.2.2. Thực tiễn công tác Lưu trữ
Ngoài công tác văn thư ra thì công tác Lưu trữ của TTLTQGIII cũng luôn
được quan tâm, chỉ đạo sát sao. Bởi lẽ công tác Lưu trữ là một mắt xích không
thể thiếu trong hoạt động của Trung tâm. Quan trọng hơn là, TTLTQGIII là một

trong bốn trung tâm lưu trữ lịch sử lớn nhất cả nước nên ngoài lưu trữ tài liệu có
giá trị lịch sử của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thì công tác lưu trữ
tài liệu của cơ quan cũng luôn được chú trọng, đóng một vai trò không nhỏ trong
việc quản lý giải quyết công việc hằng ngày.
Do TTLTQGIII thành lập năm 1995 nên khối tài liệu sản sinh trong quá
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

19

Lớp: ĐH LTH 13A


trình hoạt động của cơ quan không lớn, do đó bộ phận lưu trữ của cơ quan do
văn thư kiêm nhiệm và khối tài liệu này đang bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan
301A dưới sự quản lý của phòng Hành chính-Tổ chức.
TTLTQGIII có kho lưu trữ tài liệu của cơ quan và bố trí 2 cán bộ làm
công tác văn thư kiêm nhiệm cả công tác lưu trữ có chức năng tham mưu, giúp
việc cho Giám đốc trong các hoạt động nghiệp vụ là thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ. Còn hoạt động quản lý, có soạn thảo, ban hành các văn
bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước về Lưu trữ, tổ chức, kiểm tra
hướng dẫ thực hiện các quy định của nhà nước về lưu trữ. Trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác lưu trữ các cán bộ đã thực
hiện khá nghiêm túc các quy định, quy chế của pháp luật hiện hành về công tác
lưu trữ.

Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

20


Lớp: ĐH LTH 13A


2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan
đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu lưu trữ cơ quan và phông
lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền
hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc hằng năm của
cán bộ lưu trữ. Hiện tại kho lưu trữ cơ quan của TTLTQGIII đang bảo quản khối
tài liệu của các đơn vị thuộc Trung tâm ,tài liệu Đảng, Công đoàn...Nội dung chủ
-

yếu của tài liệu bao gồm:
Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản.
Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Trung tâm.
Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện chế độ

-

chính sách.
Tài liệu về hoạt động đoàn thể( Đảng,Công đoàn,Đoàn thanh niên)...
2.2.2.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là khâu nghiệp vụ quan trọng, ảnh hưởng lớn đến giá trị
tài liệu lưu trữ. Phân loại là lựa chọn, phân chia các loại tài liệu. Phân loại tốt sẽ
góp phần giữ lại những tài liệu có giá trị cao, loại ra những tài liệu có giá trị thấp
và hết giá trị. Mặt khác, khâu phân loại này còn là cơ sở để thực hiện có hiệu
quả các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu...
Ngược lại, nếu phân loại tài liệu không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến tài liệu,
giá trị của tài liệu sẽ bị giảm đi. Vì thế trong nhưng năm qua, cán bộ văn thư của

TTLTQGIII luôn chú trọng khâu phân loại.
2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là một trong tám nghiệp vụ chủ yếu của công tác
lưu trữ. Đây là 1 công việc khó khăn, phức tạp, vì nó quyết định đến số phận của
tài liệu lưu trữ. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, TTLTQGIII luôn vận dụng
triệt để các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học. Ngoài các
nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp, TTLTQGIII còn áp dụng các văn bản

-

hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu như:
Thông tư số 09/2011/TT/BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội Vụ về quy định bảo

-

quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan tổ chức.
Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

21

Lớp: ĐH LTH 13A


việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Theo như các văn bản hướng dẫn thì hiện nay tài liệu lưu trữ tại trung tâm
được xác định thời hạn bảo quản ở mức: Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;
tài liệu bảo quản có thời hạn: 70 năm,20 năm,10 năm,5 năm; tài liệu hết giá trị.
Vì xác định giá trị tài liệu là một công việc khó khăn, phức tạp và ảnh
hưởng đến số phận của tài liệu, nên các cán bộ làm công tác xác định giá trị tài

liệu yêu cầu phải có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.
Những tài liệu giữ lại có giá trị cao được bảo quản, Trung tâm phải tổ chức và
lập phương án xác định giá trị tài liệu một cách thận trọng. Để tiến hành công
tác xác định giá trị tài liệu một cách khách quan, chính xác và khoa học,
TTLTQGIII đã cử các chuyên gia chuyên về công tác lưu trữ nắm vững các
nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp được sử dụng phổ biến trong thực tiễn
công tác xác định giá trị tài liệu.
Để không hủy tài liệu một cách máy móc,làm mất đi những tài liệu có giá
trị, Trung tâm đã thành lập một hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quyết định
số 85/QĐ-TTLTIII ngày 27/3/2015 của TTLTQGIII về việc thành lập hội đồng
xác định giá trị tài liệu.
2.2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống
hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý.
Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều
nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách
nghiêm túc, khoa học.
Công tác chỉnh lý nhằm mục đích:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong
phông một cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo
quản và khai thác sử dụng tài liệu;
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

22

Lớp: ĐH LTH 13A



- Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại
bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử
dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Tại TTLTQGIII các cán bộ nhân viên đều thực hiện chỉnh lý theo đúng
các quy trình chỉnh lý theo đúng quy định.
*Theo quyết định 128/QĐ/VTLTNN quy định về việc ban hành quy trình
chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000
Bước 1. Giao, nhận tài liệu
Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);
- Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03);
- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04);
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05).
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định
giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
- Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
- Biên soạn tiêu đề hồ sơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

23

Lớp: ĐH LTH 13A


- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
- Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng
chưa đạt yêu cầu
Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm
a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)
Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Bước 11. Biên mục hồ sơ
a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào
trường số 10 của phiếu tin
b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và
lên bìa hồ sơ
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

24

Lớp: ĐH LTH 13A


vào bìa hồ sơ
a) Vệ sinh tài liệu
b) Tháo bỏ ghim kẹp

c) Làm phẳng tài liệu
d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)
Nhãn hộp (BM-CLTLG-07)
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý
Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21. Lập mục lục hồ sơ
a) Viết lời nói đầu
b) Lập các bản tra cứu bổ trợ
c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).
Bước 22. Xử lý tài liệu loại

Sinh viên: Nguyễn Thị Trang

25

Lớp: ĐH LTH 13A