LỜI CẢM ƠN
Thực hiện kế hoạch của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội về việc thực tập
tốt nghiệp lớp ĐH- Quản Trị Văn Phòng K13a, khóa 2013-2017 Khoa Quản Trị
Văn Phòng cùng với sự giúp đỡ của Ban giám đốc Công ty Cổ Phần Xây Dựng
Thương Mại và Thiết Bị Việt Tín đã tạo điều kiện tiếp nhận tôi về thực tập. Thời
gian thực tập từ 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 . Trong thời gian thực tập
được sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo công ty và cán bộ, nhân viên công ty đặc biệt
là cán bộ, nhân viên Quản trị văn phòng, phòng Tổ chức- Hành chính, cán bộ
Văn thư-lưu trữ đã tạo điều kiện cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào
công việc thực tiễn, được rèn luyện kỹ năng làm việc và nâng cao trình độ
nghiệp vụ.
Đặc biệt với sự hướng dẫn của thầy giáo, Th.S Nguyễn Đăng Việt đã
truyền cho tôi niềm say mê công việc, hướng dẫn, chỉ bảo chi tiết khi tôi thực
hiện viết đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Bài báo cáo thực tập là kết quả tôi thực tập tốt nghiệp tại công ty, xong
vốn kiến thức hạn chế, cùng với thời gian hạn hẹp, bản thân cũng đã có nhiều cố
gắng để hoàn thành bài báo cáo nhưng vẫn không thể tránh khỏi những sai xót vì
vậy tôi rất mong nhận được sự nhận xét, các ý kiến đóng góp của thầy cô nhà
Trường và các cô chú, anh chị làm việc tại Công ty để giúp tôi hoàn thành tốt
hơn nữa trong thực tiễn sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Đại Học Nội vụ Hà
Nội, các thầy, cô giáo trong Khoa Quản Trị Văn Phòng và Ban giám đốc Công
ty Cổ Phần Xây Dựng Thương Mại và Thiết Bị Việt Tín đã giúp tôi hoàn thành
đợt thực tập và hoàn thành bài, đề tài báo cáo tốt nghiệp này.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN


A.PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài.
Hiện nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường nhất là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những
quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú. Mỗi cơ quan ,
tổ chức, công ty, doanh nghiệp đều có cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động
riêng cho phù hợp với sự phát triển và hội nhập của tổ chức, công ty, doanh
nghiệp.
Trong bất cứ một tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp nào thì công tác văn
bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các tổ chức, giữa các doanh nghiệp,
các công ty, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa công ty,
doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy công tác văn thư- lưu trữ có vai trò rất lớn
không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các công ty, doanh
nghiệp sản xuất kinh doanh. Hơn thế nữa mọi văn bản giấy tờ đều được tập
trung vào đầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng hiệu quả.
Có thể nói công tác văn thư- lưu trữ là cánh tay đắc lực cho lãnh đạo cơ quan để
nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư- lưu trữ
sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên
cơ sở đó lãnh đạo, nhà quản trị văn phòng đưa ra được những quyết định đứng
đắn đảm bảo cho lợi ích của công ty, doanh nghiệp.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức và hoạt động Văn phòng đặc biệt
là vai trò của bộ phận văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý về văn thư- lưu
trữ của công ty, nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành. Trong
quá trình thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín
tôi xin mạnh dạn lựa chọn và đưa ra đề tài “ Khảo sát, đánh giá hoạt động của
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý về văn thư- lưu trữ của Công ty
cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín”
2. Lịch sử nghiên cứu.
- Bài cáo đề cập đến những vấn đê lý luận chung như: Khái niệm, vị trí,
vai trò, ý nhĩa tầm quan trọng những vấn đề cơ bản của hoạt đông Văn phòng,
hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ tại Công ty.

- Đề tài nghiên cứu báo cáo đưa ra những thực trạng, những công bố dựa
3


trên tình hình thực tiễn được hoạt động tại Công ty.Nêu lên được những số liệu
mang tính riêng biệt và kết quả thực tế cần được phát huy về hoạt động văn
phòng, văn thư-lưu trữ tại Công ty.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
Đề tài báo cáo thực tập nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư- lưu trữ.
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản trong hoạt động của văn phòng trong
công tác tổ chức quản lý văn thư- lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá, nghiên cứu thực trạng hoạt động của văn phòng
trong công tác tổ chức quản lý văn thư- lưu trữ của công ty.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.
- Từ quá trình thực tập, từ những khảo sát, đánh giá thực tế, thực trạng
hoạt động văn phòng trong công tác tổ chức quản lý văn thư-lưu trữ, thực trạng
hoạt động công tác văn thư- lưu trữ của công ty từ đó thấy được những ưu điểm
hạn chế nhằm đưa ra những giải pháp đối với công ty để nâng cao công tác tổ
chức quản lý về văn thư-lưu trữ.
5. Đối tượng phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là lý thuyết về văn thư- lưu
trữ và thực tiễn các hoạt động văn thư- lưu trữ, hoạt động văn phòng tại Công ty
bao gồm:
- Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Công ty.
- Thực trạng các hoạt động văn phòng của Công ty về công tác tổ chức,
quản lý về văn thư- lưu trữ.
- Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của công ty.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư- lưu trữ của Công ty về ưu
điểm, hạn chế và nguyên nhân hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp, giải

pháp để hoàn thiện và nâng cao hoạt động của văn phòng trong công tác tổ chức,
quản lý văn thư- lưu trữ.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Đề tài thực tập sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
4


- Phương pháp thống kê
- Phương phát so sánh
- Phương pháp tra cứu tài liệu, sách giáo trình, điện tử.
7. Cấu trúc đề tài.
Ngoài lời cảm ơn; nội dung của đề tài báo cáo thực tập gồm có 4 phần:
Phần A phần mở đầu gồm:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tính cấp thiết của đề tài
Lịch sử nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu
Cấu trúc đề tài

Phần B: Phần nội dung gồm:
Chương 1: Lý luận chung về những vấn đề cơ bản trong công tác tổ chức,
quản lý văn thư- lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu-trữ tại Công
ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác
văn thư- lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín.
Phần C: Kết luận.
Phân D: Phụ lục.

5


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ-LƯU TRỮ
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết
văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ
chức, doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị, lực lượng vũ
trang. Nói cách khác công tác văn thư là bộ phận quan trọng của văn bản giấy tờ
, là một phần của quá trình xử lý thông tin, cung cấp thông tin, chọn lọc thông
tin, phục vụ công tác tra tìm, cung cấp văn bản cho lãnh đạo.
1.1.2. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư là công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, trong đó có
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan , tổ chức,

doanh nghiệp. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư có
thể nói là chưa hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt
động khác của cơ quan, công ty, tổ chức.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung trong hoạt động Văn phòng. Trong hoạt động văn
phòng công tác văn thư có vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu được,
chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong
hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem
như là một bộ phận quản lý Nhà nước.
1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư có vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy công tác văn thư có ý nghĩa vô cùng to lớn
sau:
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
6


thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị,
tổ chức nói chung. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất và chính xác nhất là thông tin
bằng văn bản.
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý
Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị
được tốt và đạt hiệu quả cao. Hơn thế nữa làm tốt công tác văn thư sẽ giúp văn
thư hoạt động có hiệu quả, nếu làm không tốt hoặc hiểu sai về công tác văn thư
sẽ kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng điến năng suất lao động
trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu

trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần
phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn
chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng
được đảm bảo và tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi hơn để triển khai và thực hiện các nghiệp vụ của mình.
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác giấy tờ, do đó trong quá
trình thực hiện cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau đây:
- Nhanh chóng:
Trong quá trình thực tập cho thấy thực tế quá trình giải quyết công việc
của Công ty phụ thuộc vào nhiều việc xây dựng văn bản, việc tổ chức, quản lý
và giải quyết văn bản. Vì vậy xây dựng văn bản phải kịp thời nhanh chóng góp
phần vào việc giải quyết nhanh và gọn công việc của Công ty.
- Chính xác:
Công tác văn thư vô cùng quan trọng đặc biệt là phần nội dung, do đó
phải thật chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối
về mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên. Dẫn chứng
hoặc trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rỗ ràng.
Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể
7


thức văn bản do Nhà nước quy định, chính xác về khâu kĩ thuật nghiệp vụ của
văn thư. Yêu cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh
máy, đăng kí văn bản đến, văn bản đi trong quá trình tiếp nhận và chuyển giao
văn bản.
- Bí mật:
Trong quá trình quản lý văn bản đến, văn bản đi thì nội dung văn bản đến,
văn bản đi của Công ty có nhiều điều thuộc phạm vi bí mật của Công ty, của

Nhà nước. Cho nên trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản văn
bản đều phải đảm bảo bí mật. Nghĩa là chỉ những người có liên quan mới được
biết nội dung văn bản. Những văn bản đã có dấu mật thì phải chuyển đến đúng
đối tượng không để lọt vào tay người khác không có trách nhiệm nhất là kẻ xấu.
- Công nghệ, hiện đại:
Tính công nghệ, hiện đại trong công tác văn thư chính là việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ của công ty. Nhưu vậy nhân
viên văn thư có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính bằng các phần mềm có
sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức, công nghệ và công việc soạn thảo cũng
được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp thủ công làm cho hiệu quả công
việc tốt hơn.
1.1.5. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau:
+ Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản,
đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải
quyết văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn
bản nội bộ, tổ chức, quản lý hồ sơ.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
Trong các cơ quan, tổ chức Nhà nước, văn bản sử dụng như một phương
tiện để ghi lại và truyền đạt những quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức đảm bảo sự điều
hành, phản ánh đầy đủ tình hình, chính xác kết quả hoạt động của cơ quan, tổ
chức đó.
Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư
8


phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Nhận, bóc phong bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến.

- Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi
việc giải quyết văn bản đến.
- Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu.
- Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu.
- Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu.
- Sử dụng và quản lý con dấu.
Cụ thể:
1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ
hay kí hiệu nhất định.
Để thực hiện tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân
viên văn thư cần phải thực hiện đầy đủ và đã đảm bảo đúng thể thức, yếu tố văn
bản quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức
năng , nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản.
Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây
dựng văn bản theo các phương pháp soạn thảo đề cương hoặc soạn thảo trực tiếp
trên máy vi tính.
Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn
bản, để việc tổ chức, quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo
một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại soạn thảo, trình ký, in ấn,
phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Các cơ
quan, công ty, doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn dã thực hiện và điều kiện thực hiện và điều kiện thực
tế về cơ cấu cơ quan, tổ chức. Quy chế đó đã được phổ biến rộng rãi tới từng
đơn vị bộ phận, nhân viên, cá nhân trong cơ quan liên quan đến công văn giấy tờ
biết để thực hiện.
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản
- Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết để
hướng dẫn giải quyết văn bản cấp trên hay giải quyết vấn để búc xúc trong xã

9


hội.
- Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó.
- Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuất
vấn đề mới, xin ý kiến chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra.
- Văn bản được soạn thảo và ban hành phải xác định rõ yêu cầu của văn
bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo đúng
quy định của pháp luật hiện hành.
- Yêu cầu văn bản đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực vật lực để văn bản
đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất.
Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin
- Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý, quản trị văn
phòng,lãnh đạo đưa ra các chính sách, quyết định quản lý chuẩn xác.
- Thông tin được thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan,chính
xác, tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn. Nguồn thông tin cần có sự hệ
thống hóa và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu vấn đề đặt ra cần giải quyết.
Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo.
- Xây dựng dàn bài: sắp xếp văn bản theo từng phần, từng ý, chưng mục
cho hợp lý, khoa học, đảm báo tính lôgic, có trọng tâm trọng điểm.
- Lập đề cương chi tiết: nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ý
kiến chủ động, nêu được ý trước, ý sau có trình tự lôgic, khoa học và có sự cân
đối giữa các phần của văn bản. Việc lập đề cương xong nên tranh thủ ý kiến
tham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự đóng góp,
bổ sung điều chỉnh cần thiết.
- Viết bản thảo: là làm cho ý chính của đề cương được triển khai thành câu
văn, đoạn văn có tính liên kết chặt chẽ với nhau, cần phải lôgic để khỏi bị đứt
mạch ý, để cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối.
Bước 4: Duyệt và ký văn bản.

- Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao cả
về nội dung và hình thức.
Bước 5: Ban hành và triển khai văn bản.
- Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành kịp thời theo đúng nhiệm, ghi
sổ văn bản, ngày, tháng vào sổ, công văn đi kịp thời, chính xác và giúp thủ
10


trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo cáo
cho thủ trưởng.
Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là:
+ Quản lý chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản phát hành được sử
dụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
cơ quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Văn bản phải đăng kí không để mất
mát trong quá trình lưu chuyển và sử dụng văn bản., khi đã sử dụng xong văn
bản phải đưa vào sổ lưu trữ.
+ Văn bản phải đảm bảo bí mật.
+ Văn bản phải được giải quyêt nhanh chóng và chính xác.
1.1.5.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là văn bản, tài liệu thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi
khác đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn, thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án,
đơn hàng...
= Thủ tục tiếp nhận
Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản
Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra hồ sơ bộ về số
lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có.
Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận.
Nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian nhận muộn hơn so
với thời gian ghi trên bao bì đối với văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì phải báo cáo cho
người phụ trách và lập biên bản với người đưa văn thư nếu cần thiết.

Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra số lượng văn bản,
số trang của văn bản để phát hiện kiệp thời những thiếu xót để thông báo cho nơi
gửi văn bản đến.
Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản
Sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư cần phân loại văn bản thành 2 nhóm:
*)Nhóm 1: Loại không bóc bì gồm:
- Gửi cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng bộ phận và những văn
bản có ghi đích danh người nhận.
- Văn bản mật.
- Văn bản cấp ủy, đoàn thể trong cơ quan.
11


*)Nhóm 2: Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm:
- Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng.
- Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên.
- Gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan.
Đối với các loại phong bì, nhân viên văn thư phải bóc những phong bì có
dấu khẩn trước, không được làm hỏng văn bản trong bì như rách bì, mất số, kí
hiệu văn bản, đại chỉ cơ quan gửi,... và dấu bưu điện. Phải soát lại phong bì
tránh bỏ sót văn bản, đối chiếu số kí hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghi
trong bì, nếu có sai sót phải báo ngay cho nơi gửi giải quyết.
Văn bản là đơn thư khiếu lại hoặc đến quá chậm so với ngầy tháng của
văn bản thì phải đính kèm văn bản với bì để làm bằng chứng.
Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải kí xác nhận, đong dấu vào phiếu
gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.
Bước 3: Đóng dấu đến và ghỉ sổ vào ngày đến
- Mọi văn bản đến phải được đăng kí tập trung tại văn thư, trừ những văn
bản riêng được đăng kí theo quy định của cơ quan như: hóa đơn, chứng từ kế

toán...
- Mọi văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
đến, ghi sổ vào ngày đến.
- Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu.
- Văn bản chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu.
- Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng
dấu mà được chuyển thẳng đến bộ phận hay cá nhân.
Bước 4: Vào sổ đăng kí văn bản đến
- Mọi văn bản sau khi đóng dấu phải được đăng ký vào sổ văn bản đến
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên hệ thống máy vi tính.
- Khi vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, chính xác, không dùng bút chì, bút
đỏ, không viết tắt, không viết từ ngữ hay cụm tù khó hiểu.
- Văn bản đến ngày nào thì vào sổ và chuyển giao ngày đó, tùy theo từng
văn bản cụ thể có thể dùng nhiều hay một sổ đăng ký.
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt
12


- Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm
quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
- Người có tránh nhiệm, thẩm quyền căn cứ nội dung văn bản đến, quy
chế làm việc của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoặc công tác của các đơn
vị cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn
giải quyết văn bản( trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản liên quan đến
nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân, chủ
trì, đơn vị, cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết.
- Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục “chuyển ” trong dấu “ đến”,
ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến nếu có được ghi vào
phiếu riêng.
- Tiếp sau văn bản được chuyển trở lại đến văn thư để đăng ký bổ sung

vào sổ đăng ký văn bản đến. Sổ đăng ký đơn thư trong trường hợp thư được vào
sổ đăng ký riêng hoặc các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản
đến.
Bước 6: Phân chuyển văn bản đến
- Văn bản được chuyển giao cho người có thẩm quyền, trách nhiệm giải
quyết theo nguyên tắc đúng , nhanh và chặt chẽ.
- Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay.
- Không để người không có thẩm quyền, không có trách nhiệm xem văn
bản.
Bước 7: Giải quyết văn bản, theo dõi văn bản đến.
- Sau khi văn bản được lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn bản
được chuyển giao lại cho bộ phận văn thư ký, ghi sổ, theo dõi giải quyết văn bản
đến và nhanh chóng chuyển văn bản đến cho các đơn vị,bộ phận, cá nhân được
phân công xử lý văn bản.
- Các văn bản khẩn phải được ưu tiên giải quyết không được chậm trễ.
- Công việc phức tạp, quan trọng sau khi đề xuất ý kiến giải quyết phải
được lãnh đạo các cấp thông qua.
- Các nhân viên thụ lý phải lập “ hồ sơ công việc’ bao gồm hồ sơ, các văn
bản được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản, tờ kết
thúc hồ sơ.
13


= Theo dõi đôn đốc việc thực hiện:
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc quy định của cơ quan tổ chức đều phải được theo dõi đôn đốc về
thời hạn.
Trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc các đơn vị,
cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã quy định.

- Căn cứ quyết định cụ thể của cơ quan, tổ chức, nhân viên văn thư có
nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đến bao gồm: Tổng số văn bản đến, văn bản
đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết..,.
để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa
ứng dụng máy vi tính để theo đõi việc giải quyết văn bản đến thì nhân viên văn
thư phải lập hồ sơ để theo dõi việc giải quyết.
1.1.5.3. Việc giải quyết văn bản đi:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
- Nhân viên văn thư tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo về việc hoàn thành
văn bản và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc.
- Do yêu cầu về việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị mà xuất hiện yêu
cầu soạn thảo văn bản. Các văn bản ban hành chủ yếu là các quyết định về hoạt
động của cơ quan, tổ chức, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh theo
quý, năm của cơ quan, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động của cơ
quan,tổ chức.
Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
- Nghiên cứu các văn bản nội dung thông tin liên quan đến vụ việc giải
quyết. Sau khi đã đầy đủ thông tin thì tiến hành soạn thảo trên máy tính theo các
kiểu mẫu của cơ quan và khi soạn thảo cần đảm bảo nội dung dễ hiểu, rỗ ràng,
dễ đọc, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý.
Bước 3: Duyệt văn bản
- Đối với văn bản phải trình bàu lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnh
đạọ cấp đơn vị và đồng thời phải “ ký nháy” vào văn bản “ ký vào phía bên phải
dòng chức danh của người ký văn bản”
Bước 4: Kiểm tra hồ sơ
14


= Phòng hành chính sẽ kiểm tra hồ sơ bào gồm
+ phiếu trình giải quyết công việc

+ Văn bản đi
+ Các văn bản liên quan
Trong trường hợp phát hiện sai sót phòng hành chính sẽ gửi lại cho đơn
vị, cá nhân chịu trách nhiệm chỉnh sửa theo đúng quy định.
Bước 5: Kiểm tra thể thức văn bản
- Bộ phân, cá nhân phụ trách có trách nhiệm xem xét văn bản đã đúng với
mẫu qquy định chưa,đã có ý kiến của lãnh đạo đơn vị chưa.
- Văn bản đã có ý kiến phê duyệt hoặc thông qua lần cuối của người có
trạhs nhiệm ký chưa, có dấu chức danh của người ký và dấu cơ quan chưa.
- Thể thức của văn bản: tác giả, số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơi
nhân... đã đầy đủ chưa, đã đúng chưa nếu có sai sót phải chuyển đến đơn vị , bộ
phận hoặc cá nhân có trách nhiệm.
Bước 6: Vào sổ đăng ký
- Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác
Bước 7: Ban hành văn bản
* Người chịu trách nhiệm ban hành văn bản sẽ làm những thủ tục ban
hành văn bản như sau:
- Lấy số của văn bản, ngày ,tháng, năm và đóng dấu sau đó bộ phận hành
chính nhận một bản chính để lưu cùng với phiếu trình văn bản cùng các tài liệu
liên quan và lưu bào hồ sơ công việc.
- Trường hợp văn bản do bộ phận và cá nhân ngoài văn phòng soạn thảo
thì cá nhân và bộ phận soạn thảo sẽ để lại một bản lưu tại bộ phận, đơn vị mình.\
- Văn thư hành chính phải tiến hành đóng dấu tất cả những văn bản có chữ
ký của lãnh đạo, đối với văn bản hỏa tốc hoặc thượng khẩn chuyển ngay sau khi
đóng dấu.
- Bì đựng văn bản tùy theo từng ;oại văn bản, có thể dùng nhiều loại bì
khác nhau. Chất liệu làm bì dùng loại giấy bền, dày để không nhìn thất chữ bên
trong, nội dung ghi trên bao bì gồm: tên đầy đủ cơ quan, số ký hiệu của từng văn
bản trong bì, địa chỉ nơi nhận.. phải ghi đầy đủ, rõ ràng.
- Khi văn bản đã hoàn thành phải được gửi đi ngay trong ngày mà văn bản

15


được vào sổ đăng ký phát hành và vào sổ chuyển công văn.
Bươc 8: Sắp xếp và lưu văn thư
- Mọi văn bản đi đều phải được giữ ở bộ phận lưu 2 bản một bản để lưu ở
hồ sơ theo dõi công việc của đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư.
1.1.5.4. Xử lý văn bản mật
a. Chế độc chuyển giao
- Sổ đăng ký văn bản mật( đến và đi) dựa theo biểu mẫu của sổ đăng ký
văn bản thường( đến và đi) nó chỉ thêm một cột “ mức độ mật” sau cột “ trích
yếu”
- Nếu văn bản mật đến có đề “ tối mật” hoặc “ tuyệt mật” thì được thủ
trưởng cơ quan hoặc người có ủy quyền bóc bì và chỉ người được giao nhiệm
vụ quản lý các văn bản mật, tối mật, tuyệt mật mới được làm nhiệm vụ đăng ký
vào sổ các văn bản này.
- Văn bản mật tối mật, tuyệt mật chuyển đi thì phải dùng 2 phong bì và
chúng ta chỉ đóng dấu vào văn bản và bì bên trong đồng thời ghi rõ số hiệu, ký
hiệu nơi nhận và các dấu mật, tối mật, tuyệt mật lên bì trên bên trong sau đó
chuyển cho văn thư làm bì ngoài. Bì ngoài chỉ để ghi nơi gửi, nơi nhận kèm theo
phiếu chuyển.
b. Giải quyết văn bản mật
- Chi phổ biến nội dung văn bản mật cho những đối tượng cần biết hoặc
có trách nhiệm thi hành.
- Không được mnag văn bản mật về nhà.
- Khi giải quyết công việc đối với các văn bản mật không được ghi chép
những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay nếu chưa được cơ quan quản lý vào sổ
và đánh số.
- Nếu cán bộ đi công tác xa cần phải mang theo văn bản mật thì chỉ được
mang những văn bản liên quan đến nhiệm vụ được giao và phải có trách nhiệm

với những nội dung bảo mật đó.
1.1.5.5. Xử lý văn bản nội bộ
- Văn bản nội bộ là những công văn, giấy tờ, sổ sách, thông báo... được sử
dụng trong nội bộ cơ quan.
- Mỗi loại giấy tờ và văn bản nội bộ phải có sổ đăng ký riêng theo các
16


kiểu mẫu theo quy định đối với việc quyết định văn bản đến và đi thời gian lưu
trữ văn bản nội bộ cũng cần thực hiện nghiêm túc theo quy định của cơ quan,
Nhà nước.
1.1.5.6. Quản lý con dấu
- Nhận thông tin đóng dấu: Nhân viên văn thư trong các cơ quan thường
được giao trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện các thủ tục đóng dấu khi có yêu
cầu về việc đóng dấu. Cá nhân và đơn vị phát sinh nhu cầu phải liên hệ với văn
thư đề được đóng dấu trong thời gian hành chính của công ty.
= Quản lý con dấu :
- Con dấu được để tủ riêng và có khóa. Khi vắng mặt lâu ngày tủ đựng
dấu phải được niêm phong do nhân viên văn thư và trưởng phòng ký tên vào
niêm phong. Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng bị và
kiểm tra định kỳ.
- Nhân viên văn thư không được trao dấu cho người khác không có thẩm
quyền.
- Trường hợp văn thư đi vắng nhưng đơn vị cơ quan có nhu cầu đóng dấu
thì chánh văn phòng giữ chìa khóa cùng với bảo vệ cơ quan mở niêm phong và
tiến hành đóng dấu theo yêu cầu sau đó phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi
đóng dấu và cùng ký tên vào sổ. Sau khi đóng dấu xong con dấu lại được cất vào
tủ khóa lại và niêm phong có chữ ký của thưởng phòng hành chính, người có
quyền, được ủy quyền và chữ ký bảo vệ.
1.1.5.7. Quản lý hồ sơ

- Hồ sơ là toàn bộ các văn bản, tài liệu công bố các kết quả đạt được hay
cung cấp các bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại cơ quan như: Hồ
sơ tuyển dụng, hồ sơ lao động, hồ sơ giải quyết khiếu nại của khách hàng...
- Hồ sơ là một tập hoặc một văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề ,
một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết văn bản
đó.
- Công tác quản lý hồ sơ gồm những công việc sau:
a. Sử dụng hồ sơ
- Hồ sơ là tài sản của cơ quan, không ai được tùy ý hủy, chiếm làm của
riêng hoặc mang đi nơi khác nếu không được người có thẩm quyền cho phép.
17


- Các hồ sơ phải được sủ dụng đúng mục đích, phạm vi và quyền hạn.
- Tất cả nhân viên đều được phép tiếp cận hồ sơ trong bộ phận của
mình( trừ hồ sơ mật) và phải có trách nhiệm bảo quản sắp xếp khoa học sau khi
sử dụng.
- Nếu có nhu cầu sử dụng hồ sơ của bộ phận khác, hoặc sao chụp hồ sơ
phải có sự đồng ý của trưởng phòng ban quản lý hồ sơ.
- Việc mượn hồ sơ phải đảm bảo đúng quy trình và nguyên tắc cơ quan.
b. Xác định hồ sơ lưu.
- Văn phòng có trách nhiệm phối hợp cùng với trưởng các bộ phận liên
quan tập hợp toàn bộ hồ sơ và lập danh mục hồ sơ lưu để trình lãnh đạo phê
duyệt.
- Danh mục hồ sơ của cơ quan được chuyển cho các bộ phận làm căn cứ
để họ lập danh mục hồ sơ cho bộ phận mình.
- Ít nhất một năm phải có một lần văn phòng cùng đại diện lãnh đạo của
mỗi bộ phận xem xét lại danh mục hồ sơ cho bộ phận mình.
- Trong trường hợp phát sinh hồ sơ mới, quy trình bổ sung và ban hành sẽ
tương tự như ban hành tài liệu mới.

c. Lập danh mục hồ sơ
- Tất cả các hồ sơ của các phòng ban được phân loại và lập thành danh
mục hồ sơ.
- Khi phát sinh hồ sơ mới, trưởng bộ phận phải phân công người cập nhật
vào danh mục hồ sơ của bộ phận mình. Danh mục hồ sơ cũ phải được hủy an
toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn.
d. Nhận dạng và phân loại hồ sơ
- Toàn bộ hồ sơ của cơ quan phải được nhận dạng và phân loại phù hợp
theo danh mục hồ sơ đã được lập. Việc phân loại hồ sơ đảm bảo nguyên tắc dễ
tìm và được lư dài lâu.
- Các hồ sơ phù hợp thì lưu vào danh mục hồ sơ, các hồ sơ khác không
cần thiết thì hủy theo quy định của cơ quan, hồ sơ chưa xác định lưu hay hủy thì
có mục lưu riêng, sau 6 tháng nếu không sử dụng thì đem đi hủy, nếu có sử dụng
thì cập nhật vào danh mục hồ sơ.
e. Sắp xếp hồ sơ
18


- Hồ sơ phải đảm bảo sắp xếp theo tuần tự thời gian thực hiện và cập nhật
công việc hoặc mối quan hệ liên quan đến nhau.
- Việc sắp xếp hồ sơ có thể theo tập hợp văn bản cùng tên loại, cùng chủ
đề, theo đợn vị giao dịch. Sử dụng các loại cặp, bìa hồ sơ thích hợp để mở và
lưu thuận tiện, trên gáy hoặc ngoài bìa phải ghi mã hiệu theo quy định của cơ
quan.
- Mỗi tập hồ sơ để trong một file riêng, ngoài file ghi rõ loại hồ sơ, bộ
phận lưu giữ, thời gian phát sinh nếu cần. Cứ mỗi tháng các bộ phận có trách
nhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, để đảm bảo ngăn lắp và tránh hư hỏng.
- Tất cả các bộ phận phải có chỗ lưu hồ sơ thích hợp và cử người theo dõi
quản lý.
f. Bảo quản hồ sơ

- Bộ phận cá nhân được giao trách nhiệm lưu giữ phải có bộ phận bảo
quản tốt, đảm bảo an toàn cho hồ sơ tùy theo tầm quan trọng và đặc tính từng
loại hồ sơ. Khi có nhu cầu cung ứng các phương tiện và thiết bị bảo quản phải
trình kịp thời lên lãnh đạo cơ quan để giải quyết. Khi phát hiện có bất kì sự cố
nào về hồ sơ phải báo kịp thời cho trưởng bộ phận xem xét giải quyết hoặc cho ý
kiến chỉ đạo.
- Tùy thuộc vào tính chất quan trọng của hồ sơ, lãnh đạo cơ quan quyết
định mức độ bảo mật, trưởng phòng ban triển khai thực hiện và quyết định bổ
sung chi tiết nhưng không được trái với quy định của cơ quan.
- Lãnh đạo cơ quan phải xem xét việc ban hành những quyết định cụ thể
về việc bảo quản hồ sơ khi cần thiết và có biện pháp xử lý khi cán bộ nhân viên
có vi phạm.
g. Cập nhật hồ sơ
- Khi phát hiện hồ sơ mới trong vòng tối đa nửa tháng mỗi bộ phận có
trách nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ. Mỗi hồ sơ phải bao gồm các dữ liệu
theo quy định.
- Trong quá trình thực hiện công việc, người thực hiện có trách nhiệm tập
hợp các bằng chứng liên quan đến từng vấn đề lưu vào hố sơ.
h. Kiểm tra thời gian lưu trữ
- Căn cứ xác định thời gian lưu trữ tại các phòng ban như sau:
19


+ Yêu cầu của pháp luật
+ Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ
+ Yêu cầu của hợp đồng đơn hàng
+ Thời gian, vòng đời cảu sản phẩm dịch vụ
+ Yêu cầu khác do các bên hữa quan đưa ra
+ Yêu cầu chủ quan của cơ quan
i. Hủy hồ sơ

- Hàng tháng các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ để hủy
những hố sơ đã hết hạn, hết giá trị tài liệu. Phương pháp hủy theo quy định của
Nhà nước và thông lệ của từng cơ quan.
- Nếu hủy hồ sơ với số lượng lớn, quan trọng sẽ do hội đồng xác định giá
trị tài liệu của cơ quan thực hiện( ít nhất một lần mỗi năm) với tư cách tư vấn để
lãnh đạo phê duyệt.
- Việc tiêu hủy hồ sơ phải được trưởng bộ phận quản lý lập thành biên
bản( thời gian, địa điểm hủy, người thực hiện, danh mục hồ sơ hủy, ký tên) kèm
theo bản ký có chữ ký của chủ tịch và các thành viên của hội đồng xác định giá
trị tài liệu có những nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Xét và điều hành chỉnh thời hạn bảo quản đối với một số tài liệu đã
được quy định trong bảng kê khai tài liệu cơ quan.
+ Xét các tài liệu cần bảo quản tạm thời nhưng đến nay đã hết giá trị cần
cho tiêu hủy.
+ Tham gia vào việc dự thảo các bản kê tài liệu và thời hạn bảo quản các
tài liệu khác.
- Sau khi biên bản được lãnh đạo phê duyệt mới được tiến hành tiêu hủy
theo quy định, đảm bảo bí mật về nội dung có sự chứng kiến của hội đồng.
1.2.Công tác lưu trữ
1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình sử lý thông tin. Tất cả
những văn bản đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên
quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới viwwcj tổ chức khoa
20


học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

Hoạt động lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội. Cho nên công tác lưu trữ là
một mắt xích không thể thiếu ytrong hoạt động của bộ máy Nhà nước, cơ quan,
văn phòng, công ty.
Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ, thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ, bảo quản, bảo về an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, công ty để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt
động và phục vụ điều tra.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ và các nhu cầu chính
đáng của nhân dân, xã hội.
Như vậy: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước
bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ
chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời do đồi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu.
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quá trình xử lý thông
tin, là nội dung quan trọng trong hoatju động văn phòng, Công tác lưu trữ có ảnh
hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý cơ quan.
Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính Nhà
nước, quản lý sản xuất kinh doanh được thể hiện ở những khí cạnh cụ thê:
- Hoạt động khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có
thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò

21


quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm.
Nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xư lý
nghiệp vụ của công tác lưu trữ là thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác dử
dụng văn bản.
- Căn cứ trên những thông tin được lưu trữ để nghiên tìm ra quy luật vận
động từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhật là sự
vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu
đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán
phản ứng của họ khi nhận được văn bản. Tù đó tìm ra cách thức tác động phù
hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội.
Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa
pháp luật được tốt, góp phần loại bở những quy định lỗi thời, làm giảm sự chồng
chéo giữa các văn bản quy phậm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả bảo
đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản.
Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính văn phòng đạt hiệu quả cao, nâng cao chất lượng, thúc đẩy nhanh quá
trình thực hiện cải cách. Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành,
quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ
chặt chẽ, phụ thuộc, thức đẩy nhau. Điều đó được thể hiện:
- Mọi hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên
mọi lĩnh vực của Nhà nước hằng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều
đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức văn bản, sử dụng văn bản nói riêng,
với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch,
nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để rút kinh
nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành
công. Từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát với thực tế. Hệ thống văn bản quản lý
vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý Nhà nước, đồng thời

cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
- Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất
cho hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả quản lý. Công
tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng
một nền hành chính hiện đại, tiến tiến.
22


- Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn giấy tờ là một trong những điều
kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị. Công việc của
mỗi cơ quan, xí nghiệp, công ty tiến hành nhanh hay chậm thiết thục hay quan
liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt, đúng hay không do việc giữ gìn hồ sơ, tài
liệu được cẩn thận hay không.
Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính Nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp
phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin từ văn bản quản
lý Nhà nước để theo dõi, điều hành, kiểm tra công việc cơ quan một cách khoa
học, hệ thống có căn cứ chính xác. Kiểm tra là điều kiện tất yêu để đảm bảo cho
hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước có hiệu quả.
- Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng từ chân thật, có độ chính xác cao để các
cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đứng đắn của quá
trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hột động của cơ quan trong
bộ máy Nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các
hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ
quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các chanh chấp giữa các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính.
1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với các chức năng
bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó công tác lưu trữ có những chức
năng sau:

- Giúp Nhà nước bảo quản, tổ chức hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông
lưu trữ quốc gia.
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phần
thực hiện tốt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước đề ra trong
giai đoạn cách mạng.
Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện tốt
một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề thực hiện chức năng
tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia hiệu quả.
1.2.4. Tính chất cảu công tác lưu trữ.
a. Tính khoa học
23


- Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài
liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung
chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại xác định giá trị, thu thập và bổ
sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu và kế thừa các kết quả nghiên cứu
khao học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ
lưu trữ.
- Những thành tựu của toán học, tin học, hóa học, sinh học,... đang được
nghiên cứu ứng dụng để bảo quản vẹn toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh
chóng, chính xác, nội dung tài liệu lưu trữ nghiên cứu.
- Để quản lý thống nhất các lĩnh vực, nhiệm vụ lưu trữ, công tác tiêu
chuẩn hóa lưu trữ cũng phải nghiên cứu mộ cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn cho
từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá trị tài liệu, tủ, bìa, cặp, bảo quản tài liệu
là những vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa ngành.
b. Tính chất cơ mật
Tài liệu lưu trữ chủ yếu là những tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu này
phải được sử dụng rộng rãi và nghiên cứu lịch sử, giúp đỡ cho mọi hoạt động xã

hội.
Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc bí
mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn âm mưa đánh cắp các bí mật quốc
gia trong tài liệu. Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể
hiện đầy đủ, tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật tài liệu, cán bộ lưu trữ là
những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc luôn cảnh
giác và có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật
tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.
c. Nội dung công tác lưu trữ gồm:
- Phân loại tài liệu lưu trữu.
- Xác định giá trị tài liệu.
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ.
Cụ thể:
*) Phân loại tài liệu lưu trữ.
- Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phan chia tài liệu thành các nhóm, các
khối hoặc các đơn vị chi tiết hơn thành các tài liệu lớn nhỏ khác nhau dựa vào
24


đặc điểm của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách có
hiệu quả các tài liệu đó.
- Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm
làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và
các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí
nghiệp, cá nhân đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng bảo
quản tài liệu được thuận lợi và an toàn.
- Việc phân loại tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích
hợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại tài

liệu như: phân loại theo cơ cấu, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành
hoạt động, phân loại theo đặc trưng vấn đề.
*) Xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian
cần bảo quản cho từng loiaj tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan. Lựa chọn đưa vào bảo quản tại các phòng, các kho lưu trữ những
tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học..
- Thông qua việc xác định sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu thực sự hết
giá trị trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ. Mục
đích cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn cần thiết
cho việc bảo quản tài liệu, bổ sung những tài liệu giá trị và hủy các tài liệu hết
giá trị.
*) Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
- Thu thập , bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp
nhận tài liệu để giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và
quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu
vào tủ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.
- Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt chú ý những tài
liệu hành thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu
nằm rải rác trong bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân.
- Bổ sung tài liệu lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong
phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu các phông lưu trữ của cơ quan, ác kho lưu trữu
trung ương, địa phương theo nguyên tắc thống nhất.
- Bổ sung tài liệu lưu trữ cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết
thực, kịp thời, đồng thời chú ý khả năng sử dụng chúng trong thực tế.
*) Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ, chống
25