MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ
GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG......................................................4
1.1. Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương.....................4
1.1.1. Lịch sử hình thành..............................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức phòng ban..................................................................5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương..........
1.2.1. Chức năng.............................................................................................
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................
1.2.3. Cơ cấu tổ chức......................................................................................
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH
DƯƠNG................................................................................................................9
2.1. Hoạt động quản lý....................................................................................9
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ. . .9
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức................................................9
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu tại công ty...........................................................10
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên các phòng ban trong hoạt động Văn thư
– Lưu trữ.......................................................................................................10
2.1.5. Kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu
trữ..................................................................................................................10
2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ...................................................10
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................10
2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ văn thư
……………………………………………………………....

2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ................................10
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.................................................13
2.2.2.1. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của công ty.......................................13
2.2.2.2. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của công ty.......................13
2.2.2.3. Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ công ty..................................13
2.2.2.4. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ công ty...................................13
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu công ty........................................................14
2.2.3.1. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ công ty.........14
2.2.3.2. Xử lý tài liệu loại...........................................................................14
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu................................................................................14
2.2.4.1. Phương án phân loại tài liệu được công ty áp dụng......................14
2.2.4.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu được công ty áp dụng..........................14
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.....................16
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................................17
2.2.6.1. Kho lưu trữ.......................................................................................17
2.2.6.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.............................................17
2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................18
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ.....20
3.1 Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt
được...............................................................................................................20
3.1.1. Nhiệm vụ được giao............................................................................20
3.1.2. Kết quả dạt được.................................................................................20
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ của
Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương..........................20
3.2.1. Đánh giá, nhận xét..............................................................................20
3.2.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ.....21
3.3 Một số khuyến nghị.................................................................................22
KẾT LUẬN........................................................................................................23
PHỤ LỤC



LỜI MỞ ĐẦU
Ngày 02 tháng 9 năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đọc bản tuyên
ngôn độc lập khai sinh ra Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, nay là Nước Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trong thời kỳ này đất nước phải đương đầu với
muôn vàn khó khăn.
Kẻ thù bên ngoài tập trung tấn công chính quyền cách mạng còn non
trẻ, bè lũ Việt gian tay sai của chúng lại ráo riết chống phá cách mạng từ bên
trong. Tình hình kinh tế, tài chính, văn hóa, xã hội trong nước chồng chất khó
khăn. Nạn đói chưa chấm dứt thì thiên tai lại hoành hành. Sản xuất đình đốn, tài
chính Quốc gia khánh kiệt.
Tình trạng lạc hậu về văn hóa, giáo dục rất trầm trọng. Tàn dư của chế
độ thực dân, phong kiến dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ trong bộ máy nhà nước
hết sức nặng nề. Trước tình hình đó, Đảng, Chính phủ và Chủ tịch Hồ Chí Minh
đã đề ra nhiều chủ trương, biện pháp nhằm đưa đất nước vượt qua những khó
khăn trước mắt, xây dựng, bảo vệ chính quyền và tích cực chuẩn bị lực lượng để
tiến hành thắng lợi cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược. Công việc
đầu tiên được Nhà nước ta quan tâm chỉ đạo đối với công tác lưu trữ là củng cố
tổ chức bộ máy của lưu trữ Việt Nam non trẻ.
Trước Cách mạng Tháng Tám năm 1945, chính quyền Pháp đã thành
lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương. Sau ngày 19/8/1945, cơ quan này
được chính quyền cách mạng tiếp quản, cải tổ lại và đặt trong Bộ Quốc gia Giáo
dục với tên gọi là Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc. Ngày 8/9/1945,
theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục, Chủ tịch Chính phủ lâm thời
nước VNDCCH Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh cử Giám đốc Nha. Vị trí của Nha
được xác định là “một cơ quan mà sự hoạt động sẽ giúp một phần lớn vào việc
cải tạo văn hóa nước nhà”. Đến cuối năm 1945, Nha được sát nhập vào Nha
Giám đốc Đại học vụ và đổi tên là Sở Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc.
Việc thành lập Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc - cơ quan làm chức
năng quản lý công tác lưu trữ cao nhất của nước VNDCCH ngay sau ngày cách

1


mạng thành công là một sự kiện đáng ghi nhận trong quá trình phát triển của lưu
trữ Việt Nam.
Sự kiện đó đã khẳng định Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh đặc biệt quan
tâm đối với công tác lưu trữ, mà trước hết là vấn đề xây dựng hệ thống tổ chức
lưu trữ.
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức, công
tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Công tác văn thư, lưu trữ
nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản
lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực
tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Được sự quan tâm của nhà trường và sự tiếp nhận của Công ty cổ phần
thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương em đã có điều kiện thực tập, tìm hiểu
thực tế khi tiếp xúc các công việc thực thế về văn thư lưu trữ từ ngày 28/08/2017
đến ngày 24/09/2017.
Trong thời gian thực tập em luôn cố gắng học hỏi và áp dụng kiến thức
thực tế và những gì đã học trên lớp, nhưng do chưa quen nên còn lúng túng, xử
lý chưa nhanh chóng.Nhưng được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban giám đốc,
Trưởng phòng các phòng ban cũng như các anh, chị trong Công ty cổ phần thiết
bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương nên em học hỏi được rất nhiều điều bổ
ích.Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các Thầy giáo, Cô giáo khoa Văn
thư Lưu trữ đã giúp em hoàn thiện tốt đợt thực tập này.
Do thời gian có hạn trong vòng 01 tháng tại cơ quan thực tập, nên sự hiểu
biết của em còn nhiều hạn chế, nên Báo cáo thực tập của em còn nhiều thiếu sót.
Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy giáo, cô giáo để báo cáo của
em hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 09 năm 2017
Sinh viên

2


Nguyễn Thị Thủy

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng với sự kết
hợp của lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được ở cơ quan thực tập.
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ
chơi Bình Dương
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ của Công ty cổ phần thiết
bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
khuyến nghị

3


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG
1.1. Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương
1.1.1. Lịch sử hình thành
“ Trẻ em hôm nay, Thế giới ngày mai” là nguồn cảm hứng sản xuất các
thiết bị giáo dục và đồ chơi an toàn cho trẻ em, mong muốn các sản phẩm đến
tận tay các em trên toàn quốc. Chính vì lý do đó Công ty cổ phần thiết bị giáo
dục và Đồ chơi Bình Dương ra đời.

Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương được thành
lập ngày 07/03/2006. Hoạt động chính trong lĩnh vực sản xuất thiết bị giáo dục
và đồ chơi trẻ em. Trải qua 11 năm hoạt đông công ty đã và đang khẳng định
được vị trí của mình trong lĩnh vực sản xuất, cung ứng sản phẩm thiết bị giáo
dục và đồ chơi cho trẻ.
Tên đầy đủ công ty: Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình
Dương
Tên tiếng anh: Binhduong toys and Education Equipment joint stock
Trụ sở chính: Số 18, ngách 7, ngõ 381, Nguyễn Khang, Phường Yên
Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Văn phòng giao dịch: Số 30, Villa1, Hyundai staste, Đường Lê Hồng
Phong, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 024.63250068 – 024.63250186
Email:
Website: www.binhduongtoys.com.vn
Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương luôn đặt tiêu
chuẩn chất lượng lên hàng đầu với phương châm: “Uy tín của công ty được tạo
dựng nên bởi lòng tin của khách hàng”. Với tiềm lực tài chính, có bề dày kinh
nghiệm trong việc sản xuất đồ chơi cho trẻ em, đội ngũ cán bộ kỹ thuật và công
nhân lành nghề, trang thiết bị máy móc hiện đại, công ty đã gặt hái nhiều thành
công trong các năm vừa qua.
4


1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương được Sở kế
hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần
đầu ngày: 07/03/2006, thay đổi lần thứ 3 ngày: 10/09/2013 với các nghành nghề
sau:
 Sản xuất đồ chơi, trò chơi: Sản xuất và mua bán các sản phẩm về

thiết bị giáo dục và đồ chơi an toàn cho trẻ
 Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại
 Đại lý, môi giới, đấu giá
 Vận tải hành khách đường bộ khác: Vận tại hàng hóa, vận chuyển
hành khách
 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác: Xây dựng công trình
dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, công trình văn hóa, công
trình thể thao, công trình điện đến 110KV
 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác: Kinh doanh máy
móc, vật tư, nguyên liệu, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, thiết
bị trường học, thiết bị và dụng cụ phục vụ cho y tế, dụng cụ quang
học
 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ
sự dụng hoặc đi thuê
 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
 Chuẩn bị mặt phẳng: San lấp mặt bằng
 Bán lẻ trò chơi, đồ chơi trong các cửa hàng chuyên doanh: Mua bán
các sản phẩm về giáo dục và đồ chơi
 Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan: Tư vấn, lắp đặt
các thiết kế vui chơi, giải trí.
 Sản xuất máy thông dụng khác: Sản xuất vật tư, máy móc, thiết bị
phòng cháy, phòng cháy đột nhập
 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
5


 Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng: vật liệu xây
dựng, vật liệu trang trí nội thất
Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương là một trong
những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực sản xuất và cung ứng thiết bị giáo

dục và đồ chơi cho trẻ em, là thành viên của Hiệp hội thiết bị giáo dục
Việt Nam nên luôn có ý thức sản xuất các thiết bị đồ chơi an toàn, không
độc hại, thân thiện với môi trường.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức phòng ban:
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban được quy định rõ ràng.
1.1.3.1 Chức năng của phòng Hành chính nhân sự
- Bộ phận văn thư lưu trữ của công ty trực thuộc phòng Hành chính nhân
sự.
- Phòng hành chính nhân sự có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh
đạo công ty trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, hành chính nhân sự.
- Tiếp nhận công văn đến và chuyển giao công văn các bộ phận liên quan,
xử lý , giải quyết nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy định.
- Nhân viên văn thư lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản, đánh
máy, in sao văn bảo và quản lý con dấu
- Bộ phận văn thư do Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo.
- Tổ chức thực hiện các công tác trong lĩnh vực hành chính và nhân sự.
- Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc chấm công, thanh toán lương cho
công nhân viên công ty.
- Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc theo dõi công nợ công ty
- Hỗ trợ bộ phận kinh doanh làm hợp đồng với Khách hàng theo đơn đặt
hàng.
1.1.3.2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính nhân sự
- Xây dựng các tiêu chuẩn, chế độ khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ
hưu, mất sức
6


- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu
cầu, chiến lược công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các bộ phận trong công ty và bên ngoài để thực

hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty.
- Tổ chức xây dựng quy chế lương thưởng và thực hiện các chế độ cho
người lao động.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định trong lĩnh vực hành
chính nhân sự áp dụng trong công ty và tổ chức thực hiện các quy định đó.
- Liên hệ với các cơ quan quản lý nhà nước và các đơn vị ngoài công ty để
giải quyết các nhiệm vụ của phòng hành chính và của công ty.
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an
ninh trật tự và phòng chống cháy nổ trong công ty.
- Soạn thảo hợp đồng kinh tế khi có yêu cầu.
- Theo dõi công nợ.
1.1.3.3. Chức năng của phòng kinh doanh
- Phát triển thị trường kinh doanh thiết bị giáo dục và đồ chơi theo chiến
lược Công ty.
- Thiết lập kênh phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng tiêu thụ sản
phẩm của công ty.
1.1.3.4.Nhiệm vụ của phòng kinh doanh
- Tìm kiếm, tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm của công ty
- Thiết lập các mối quan hệ với khách hàng, xác định các yêu cầu của
khách hàng
- Tiếp nhận và thông báo các thông tin và nhu cầu của khách hàng
- Đặt hàng, theo dõi việc cung cấp hàng, đảm bảo hàng hóa cung cấp đáp
ứng đúng các yêu cầu
- Quản lý danh sách khách hàng, theo dõi thanh toán và thu hồi công nợ,
bảo hành với khách hàng .

7



- Giải quyết các thông tin phản hồi của khách hàng, giải quyết và báo cáo
các khiếu nại của khách hàng
- Chăm sóc và duy trì khách hàng.
1.1.3.5.Chức năng phòng kế toán
- Tham mưu cho giám đốc chỉ đạo quản lý nghiệp vụ tài chính, kế toán
- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện công tác hạch toán kế toán toàn công ty
- Kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu tài chính
- Báo cáo, cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định
1.1.3.6. Nhiệm vụ phòng kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán, thực hiện hạch toán kế toán theo quy định Luật
kế toán
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo đúng quy
định
- Lập kế hoạch tài chính hàng năm để cân đối kịp thời về vốn đáp ứng hoạt
động kinh doanh
- Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ hàng hóa
- Cùng văn phòng theo dõi công nợ, phản ánh các hoạt động thu chi tiền mặt
và các hình thức thanh toán khác
- Thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán
- Giữ gìn bảo mật tài liệu và số liệu kế toán theo quy định
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của giám đốc
1.1.3.7. Chức năng phân xưởng
- Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng của phòng kinh doanh
- Tổ chức triển khai sản xuất theo yêu cầu của công ty
1.1.3.8. Nhiệm vụ của phân xưởng
- Lập kế hoạch sản xuất, phân bổ cho các tổ sản xuất thực hiện.
- Theo dõi tiến độ sản xuất, báo cáo phòng kinh doanh khi có yêu cầu
- Phân công sản xuất cho các tổ trưởng theo số lượng hàng hóa yêu cầu
- Sửa chữa, hoàn thiện sản phẩm trước khi chuyển giao cho khách hàng.
1.1.3.9. Chức năng phòng Dự án

- Lập kế hoạch triển khai các dự án trong năm
- Tổ chức lập hồ sơ dự thầu
1.1.3.10. Nhiệm vụ phòng Dự án
- Đặt mua báo đấu thầu hàng năm
- Cử nhân sự thuộc phòng tham dự mua hồ sơ thầu, nộp, và dự thầu
- Hoàn tất hồ sơ quyết toán Hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu tư
8


1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương
1.2.1. Chức năng
Bộ phận văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng và có chức năng giúp Trưởng phòng
hành chính tham mưu cho ban lãnh đạo quản lý và tổ chức thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ công ty.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Trưởng phòng hành chính xây dựng các
văn bản của công ty hướng dẫn các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ.
Giúp Trưởng phòng hành chính xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm
trình ban giám đốc phê duyệt tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế
độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với công ty.
Giúp Trưởng phòng hành chính xây dựng kế hoạch trình ban giám đốc phê duyệt
để chỉ đạo việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu
trữ cho toàn nhâ viên công ty;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại Khoản 2
Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành
Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt

động văn thư, lưu trữ;
Bộ phận văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư,
lưu trữ theo quy định của Pháp luật
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Bộ phận văn thư, lưu trữ nằm trong phòng Hành chính nhân sự thuộc khối
thuộc văn phòng ( nhân viên văn thư kiêm nhiệm công việc của nhân viên lưu
trữ)

9


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH
DƯƠNG
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ
Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư cho thấy nhân
viên văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như : Chính Phủ, Bộ
Nội Vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành, chỉ đạo và hướng dẫn
các nghiệp vụ. Cụ thể là các văn bản được quy định như:
+ Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về lưu
trữ (11/11/2011)
+ Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của chính phủ về sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ – CP về công tác Văn thư.
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Nghị định 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
10



+ Công văn 425/ VTLTNN – NVTƯ ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý
và giải quyết văn bản đi, văn bản đến.
+Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư- lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
+Thông tư 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Ngoài ra công ty còn soạn thảo một số văn bản hướng dẫn về công tác
văn thư, lưu trữ dành riêng cho công ty để phù hợp với tính chất công việc như:
+ Sổ tay chất lượng
+ Quy trình tiếp nhận, xử lý công văn đi và đến
+ Quy trình kiểm soát hồ sơ
+ Quy trình kiểm soát tài liệu
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của công ty
+ Tổ chức sơ kết, tổng kế hoạt động quản lý công tác lưu trữ
+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhân viên lưu trữ
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương đã trải qua 11
năm thành lập, mặc dù có nhiều thay đổi nhưng hiện nay công ty đang quản lý 1
phông lưu trữ duy nhất và được sắp xếp theo phương án phân loại Thời gian –
Cơ cấu tổ chức.
Tất cả các hồ sơ, tài liệu của các phòng ban và các hồ sơ liên quan đều
được lưu trữ tại kho lưu trữ của công ty.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa
học – Công nghệ trong hoạt động lưu trữ của công ty
Các hoạt động về Văn thư – Lưu trữ của Viện đều được áp dụng theo quy
trình ISO 9001: 2008 do Tổng cục tiêu chuẩn đo lường biên soạn áp dụng thực
tiễn phục vụ các công việc của công ty (các sổ tay chất lượng, các quy trình,
hướng dẫn, biểu mẫu và các tài liệu sử dụng để thực hiện các hoạt động trong hệ

thống chất lượng)
11


2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên chức lưu trữ, quản lý công tác
thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ
- Hàng năm lên kế hoạch lớp nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho nhân viên
công ty.
- Tổ chức thi đua, khen thưởng dựa trên báo cáo đánh giá và thực tế làm
việc của mỗi nhân viên. Cuối mỗi năm nhân viên văn thư lưu trữ sẽ làm bản
kiểm điểm tự đánh giá những công việc đã làm tốt và chưa tốt.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác văn thư – lưu trữ
- Tổ chức thanh tra, kiểm tra hàng tháng đối với các cán bộ, xử lý vi phạm
nếu có cán bộ mắc lỗi và nêu ra ở các cuộc họp nội bộ để xử lý.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ
Không thực hiện các hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
* Đối với công tác văn thư
Khái niệm công tác văn thư đã đưa ra rằng: “Công tác văn thư là hoạt
động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý,
điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức chính trị -xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân” cho thấy rằng công tác văn thư
quan trọng với bất kỳ một cơ quan nào. Công tác này giúp cho việc giải quyết
công việc nhanh chóng, chính xác đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần
tiết kiệm công sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật; giữ gìn những
tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề Lưu trữ văn bản theo quy định của
pháp luật.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của Công ty
Quy trình văn bản đi, đến của Công ty Cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ

chơi Bình Dương ban hành đã xây dựng và mô tả các bước quản lý và giải quyết
như sau.
a. Công tác xây dựng và ban hành văn bản:
Trưởng phòng hành chính nhân sự là người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm
12


tra quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Nhân viên văn thư của
công ty là người soạn thảo văn bản, đánh máy, in sao, nhận, gửi, đóng dấu, đăng
ký văn bản đi, văn bản đến. các loại văn bản do cơ quan ban hành: Văn bản hình
thành trong quá trình hoạt đông của công ty có khối lượng tương đối nhiều.
Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nên công ty
được ban hành các loại văn bản theo quy định của nhà nước như: văn bản hành
chính: công văn, kế hoạch, báo cáo, thông báo văn bản chuyên ngành: hợp
đồng,biên bản, dự toán, giấy mời, chứng từ…
Trình tự , thủ tục ban hành, thẩm quyền văn bản:
+ Thẩm quyền đăng ký văn bản; chỉ có giám đốc mới được trực tiếp ký
văn bản. Phó giám đốc được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã ủy
quyền trong lĩnh vực mà mình phụ trách, dưới hình thức ký thay giám
đốc).Trưởng các phòng, xưởng sản xuất được ký thay văn bản thuộc lĩnh vực
chuyên môn được sự phân công theo thể thức là ký thừa lệnh. Qua khoảng thời
gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loại văn bản, nhìn chung thủ tục và thể thức
văn bản tại công ty được trình bày tương đối đầy đủ 9 thành phần thể thức bắt
buộc gồm: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản, số, ký hiệu văn bản, địa
danh, ngày tháng năm ban hành văn bản, tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Nội dung văn bản, thể thức để ký, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ
quan. Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại công
ty, nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ sử dụng đúng
phong cách, thông tin chính xác. Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản sai thể thức
b. Quản lý văn bản đến

Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ
nơi khác gửi đến.
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến Công ty được thực hiện
theo các bước như sau:
B1: Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bì văn bản đến.
B2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
B3: Đăng ký văn bản đến: để tiến hành quản lý văn bản đến chặt chẽ và
13


tra tìm thuận tiện, văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến chặt
chẽ và tra tìm thuận tiện, văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
Dấu đến được đóng vào khoảng trống phía trên góc trái của văn bản dưới phần
trích yếu nội dung và đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu văn bản, hoặc
đóng dầu đến vào khoảng trống phía dưới phần địa danh, ngày tháng năm của
văn bản, công ty có dấu công văn đến để đóng vào những văn bản là công văn
đến cơ quan
B4: Trình văn bản đến: Tất cả văn bản đến sau khi đã đăng ký tùy theo
chế độ công tác của văn thư cơ quan, cán bộ văn thư phải trình ngay cho Trưởng
phòng hoặc giám đốc cơ quan xem xét nghiên cứu
B5: Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ đạo
của thủ trưởng cơ quan thì văn thư công ty phải chuyển văn bản nhanh chóng,
đúng đối tượng, chặt chẽ. Khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đủ và
sổ giao nhận tài liệu
B6: Theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến. Thường xuyên nhắc nhở
đôn đốc các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội
dung văn bản. Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện
pháp giải quyết, điều chỉnh kịp thời. Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến có
đóng dấu đúng quy định hay không
B7: Sao văn bản đến: Các văn bản đến sau khi trình lên Giám đốc công

ty để lấy ý kiến chỉ đạo, giải quyết thì Văn thư công ty căn cứ vào ý kiến đó để
tiến hành sao gửi cho các bộ phận, cá nhân và phòng, ban có liên quan để thực
hiện. Sau khi văn bản đến được chuyển tới các cá nhân, đơ n vị thì cán bộ văn
thư tiếp tục theo dõi thường xuyên để xử lý thông tin và báo cáo lại cho lãnh đạo
các phòng, xí nghiệp hoặc giám đốc công ty để có biện pháp xử lý kịp thời.
Mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản đến chủ yếu là qua đường bưu điện,
các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là gửi trực tiếp bằng fax;
Email…. Kiểm tra sơ bộ về số lượng; địa chỉ nơi nhận; dấu niêm phong (nếu có)
v.v…; tình trạng bì (không nguyên vẹn, thời gian chuyển đến muộn hơn thời
gian ghi trên bì, có dấu “hỏa tốc” hẹn giờ…) thì báo cáo ngay cán bộ phụ trách
để xử lý hoặc lập biên bản với người chuyển văn bản trong trường hợp cần thiết.
- Các văn bản chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng cũng được kiểm tra về
số lượng văn bản, số lượng trang để phát hiện có sai sót và được thông báo kịp
14


thời cho nơi gửi văn bản hoặc cán bộ phụ trách xem xét, giải quyết.
Sau khi đã có ý kiến phê duyệt của Giám đốc hoặc người được ủy quyền, văn thư phải chuyển
hoặc sao chụp bổ sung văn bản theo số lượng yêu cầu, chuyển cho đơn vị/cá nhân được giao giải
quyết và ghi vào sổ theo dõi văn bản đến các nội dung:

Số đến

(1)

Ngày

Nơi

Số/ký


Trích

đến

gửi

hiệu

nội

sơ (bản

văn

văn

dung

bản

bản
(4)

(2)

(3)

Lưu hồ Phòng


Người

Ghi

hoặc

nhận

chú

gốc/

người

ký

văn

photo)

nhận

bản
(5)

(6)

(7)

(8)


(9)

Quy định cách ghi các cột trong sổ theo dõi văn bản:
(3): Ghi đơn vị/ người trực tiếp ra văn bản;
(4): Ghi theo số, ký hiệu trên văn bản;
(5): Ghi theo trích yếu nội dung đã ghi trên văn bản, nếu văn bản không
có trích yếu thì tự tóm tắt;
(6): Ghi “bản gốc” hoặc “copy” nếu văn bản lưu tại văn thư;
(7): Ghi tên đơn vị/cá nhân nhận văn bản theo ý kiến lãnh đạo hoặc của
người phụ trách văn thư;
(8): Người nhận/người nhận thay ký nhận sau khi đã nhận đủ văn bản;
(9): Ghi chép những điều cần thiết (văn bản không có số và ký hiệu,
không có trích yếu, văn bản là bản sao .v.v…)
c. Quản lý văn bản đi
Nhân viên phải vào sổ tất cả các loại công văn được gửi đi. Đối với Công
ty Cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương được đăng ký vào 03 loại
sổ như sau:
- 01 Sổ đăng ký Quyết định
- 01 sổ đăng ký công văn
- 01 sổ đăng ký sao y.
Tất cả các loại văn bản đi bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan tổ chức ban hành được gọi chung
là văn bản đi
15


Văn bản của công ty được soạn thảo theo đúng quy trình của pháp luật,
nhà nước, sau đó được nhân bản kiểm tra trình ký. Tất cả văn bản phải có chữ ký
của người có thẩm quyền, có đóng dấu của công ty. Văn bản trước khi gửi đi sẽ

được đăng ký vào sổ “Sổ đăng ký văn bản đi” theo đúng quy trình nghiệp vụ
đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ,đúng số lượng, đối với văn bản mật và
khẩn thì văn thư sẽ đóng dấu “mật” và “khẩn” và phải được chuyển phát trong
ngày. Để đảm bảo tổ chức,thực hiện, chuyển giao văn bản đi được hiệu quả và
giữ bí mật văn bản, văn phòng công ty đã theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các
nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ. Tất cả các văn bản sau khi có ý kiến
giải quyết đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng ký vào sổ. công tác
quản lý văn bản đươc nhân viên văn thư công ty thực hiện như sau:
+ Trình văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng
+ Đóng dấu văn bản
+ Đăng ký văn bản
+ Chuyển giao văn bản
+ Sắp xếp , bảo quản và phục vụ sử dụng văn bản lưu
Chuyển giao văn bản: các văn bản đi đều được lưu tại bộ phận văn thư 01
bản và 01 bản lưu tại đơn vị, cá nhân soan thảo. Khi chuyển giao văn bản đi phải
đăng ký vào sổ chuyển giao. Các văn bản chuyển giao nội bộ công ty sử dụng sổ
đăng ký đồng thời làm sổ chuyển giao nội bộ, khi chuyển giao yêu cầu các đơn
vị, người nhận ký vào cột người ký
Để quản lý, nhân viên văn thư phải ghi nhận trong sổ theo mẫu sau:
Ngày

Số và ký

Tên loại

Đơn vị

tháng của


hiệu văn

và trích

soạn thảo

văn bản

bản

yếu nội

(2)

dung
(3)

(1)

(4)

Người ký Nơi nhận

(5)

Quy trình quản lý văn bản đi:
Văn thư tiếp nhận văn bản cần trình ký, cần đóng dấu/cần chuyển
đi của các phòng
16 ban


(6)

Ghi chú

(7)


Kiểm tra thể thức, định
dạng/ký nháy

Trình lãnh đạo xem xét và ký

Vào sổ công văn đi

Photo, đóng dấu, gửi công văn

Lưu giữ và hủy bỏ công văn theo quy
định

d.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản mật
- Vì số lượng văn bản “mật” đi - đến của công ty không nhiều nên chưa có
sổ quản lý văn bản “mật” riêng mà vẫn đăng ký theo dõi chung cùng một hệ
thống sổ với công văn thông thường.
- Tài liệu mật không được sao chụp, nếu có sao chụp phải được lãnh đạo
văn phòng quyết định, bộ phận văn thư đánh máy phải được quản lý chặt chẽ, có
chế độ lưu riêng.
- Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của công văn, không được
17



trao đổi bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn như: điện thoại, fax,
mạng tin học, điện tử chưa được mã hóa.
- Việc chuyển giao văn bản mật phải được bảo đảm, chính xác và tuyệt
đối giữ bí mật nội dung công văn, ghi rõ thời gian giao nhận, người nhận phải ký
nhận vào sổ theo dõi chuyển giao tài liệu mật và ghi rõ họ tên.
e. Công tác lập hồ sơ quản lý
Hồ sơ là một tập văn bản (một văn bản) liên quan với nhau về một vấn đề,
sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như:
Tên loại, tác giả, nội dung…hình thành trong quá trình giải quyết công việc
thuộc chức năn, quyề hạn của cơ quan, tổ chức.
Văn thư cơ quan lưu bản gốc văn bản đối với tất cả các loại văn bản do cơ
quan ban hành, có lấy số tại hệ thống số của Văn thư cơ quan. Các đơn vị soạn
thảo văn bản lưu 02 bản chính (01 bản lưu tại văn thư ban dùng làm tài liệu tham
khảo chung cho ban, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp Lưu trữ theo qui
định của cơ quan.)
Tất cả các nhân viên thuộc cơ quan có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn
bản, tài liệu và lập hồ sơ công việc. Hết giờ làm việc văn bản, tài liệu, hồ sơ con
việc được cất giữ vào tủ có khóa; những đợt nghỉ lễ tết dài ngày niêm phong tủ
đựng văn bàn, hồ sơ, tài liệu và phòng làm việc.
f. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là thành phần quan trong không thể thiếu của văn bản để đảm
bảo tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản trong nghị định 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định cụ thể về quản lý và sử dụng con
dấu. Nghị định đã nêu rõ; “Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và hoạt động giá trị
pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức và chức danh nhà
nước”. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ
và đóng dấu
Căn cứ vào quy định của nhà nước để giao việc quản lý và sử dụng con
dấu của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương hiện nay có
các loại con dấu sau:
18



+ Dấu cơ quan
+ Dấu chức danh
+ Dấu họ tên
+ Dấu Công đoàn
+ Dấu đến
+ Dấu chỉ mức độ
+ Dấu của xưởng sản xuất
Dấu được cán bộ văn thư của công ty bảo quản và sử dụng đúng mục
đích. Không có tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng. Dấu được
đóng chùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía tay trái. Dấu của công ty dùng mực
đỏ theo đúng quy định. Văn thư chỉ đóng dáu treo khi văn bản có phần phụ lục
hoặc là văn bản dự thảo trình cấp trên phê duyệt. Dấu sau khi đóng xong sẽ được
văn thư niêm phong và đưa vào tủ khóa cẩn thận.Thủ trưởng là những người
chịu trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan, là người chịu trách nhiệm pháp lý
với những văn bản mình ký, đóng dấu, là người thường xuyên kiểm tra việc bảo
quản và sử dụng con dấu của công ty
Công tác vệ sinh con dấu chưa được vệ sinh thường xuyên nên dấu bị bản,
khi đóng dấu thường hay bị nhòe mờ. Đôi khi văn thư đã đóng dầu trùm lên cả
chữ ký hoặc đóng dấu bị lệch.
g. Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị
bảo quản.
Công ty cổ phần cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương đã tiến
hành việc lập hồ sơ theo các nội dung sau: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản

- Hồ sơ: là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau về một
nội dung, sự việc, vấn đề, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc,
19


vấn đề đó. Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những
điểm giống nhau như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian
ban hành, cùng một khu vực, lãnh thổ.
- Lập hồ sơ: là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải
quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn
bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học.
- Biên mục hồ sơ: Là công việc bao gồm viết mục lục văn bản, viết
chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
- Có 3 loại:
+ Hồ sơ công việc
+ Hồ sơ nhân sự
+ Hồ sơ nguyên tắc
 Lập danh mục hồ sơ, theo dõi tình trạng và phân phối tài liệu
Các nhân viên phòng ban công ty được phân công giải quyết phải theo dõi
và lập hồ sơ công việc sau khi đã thụ lý giải quyết xong những công việc được
phân công xử lý, giải quyết.
Các đơn vị thuộc Xưởng sản xuất, các cá nhân sau khi hoàn thành công
việc liên quan đến công văn giấy tờ, các đề án, đề tài đều phải lập hồ sơ công
việc theo quy định chung và đúng quy trình chuyên môn của công tác lập hồ sơ
Văn thư cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo Danh mục tài liệu nội
bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong Cơ quan và tài liệu phân
phối cho Lãnh đạo Cơ quan.
Văn thư phân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trực
thuộc và các cá nhân liên quan theo Sổ phân phối tài liệu.


20


 Quá trình lập và quản lý hồ sơ lưu trữ
B1: Nhân viên thu thập, sắp xếp văn bản trong hồ sơ
- Nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phải tiến hành thu thập
đủ công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công vệc.
- Các văn bản trong hồ sơ cần được sắp xếp theo một trình tự thời gian
B2: Nhân viên thực hiện biên mục hồ sơ theo biểu mẫu bao gồm: ghi số
thứ tự, số/ký hiệu, ngày tháng, tác giả văn bản (tên cơ quan ban hành văn bản),
trích yếu nội dung văn bản, số tờ và viết tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ.
Mục lục văn bản trong hồ sơ được viết thể hiện trên bìa hồ sơ hoặc có thể
trên tờ riêng.
 Biểu mẫu ( phụ lục)
 Bìa hồ sơ: (phụ lục)
 Mục lục văn bản (phụ lục)
B3: Nhân viên giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cho nhân viên văn thư
kiêm lưu trữ
Thời gian giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tùy theo đối tượng hồ sơ,
như sau:
a. Hồ sơ, tài liệu công việc của các đơn vị: nộp vào quý I năm sau khi
công việc đó kết thúc.
b. Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa vi tính: sau 03 tháng, kể từ khi
công việc đó kết thúc;
c. Hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học: sau 01 năm, kể từ khi đề tài
nghiệm thu chính thức;
d. Các văn bản do công ty phát hành:
- Công văn, Thông báo: nộp mỗi tháng 1 lần vào ngày đầu của tháng sau.
- Quyết định, Công văn Mật: nộp mỗi quý 1 lần vào ngày đầu của quý

sau.
Tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu tại Phòng Hành chính – Nhân sự. Thời
gian giao nộp quy định tại mục a, b, c, d như trên.
Khi nộp hồ sơ vào kho lưu trữ các nhân viên công ty và Phòng Hành
21


chính – Nhân sự lập biên bản giao nhận hồ sơ (phụ lục), mục lục Hồ sơ nộp lưu
(phụ lục), mỗi bên giữ một bản.
B4: Nhân viên lưu trữ tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là sắp xếp, hệ thống hoá tài liệu theo một phương pháp
khoa học, chỉnh lý tài liệu gắn liền với yêu cầu xác định giá trị và thời hạn bảo
quản tài liệu, bổ sung lưu trữ và làm các công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu để việc
tra tìm được nhanh chóng, chính xác.
Sau khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nhân viên lưu trữ Phòng Hành chính –
Nhân sự viết chứng từ kết thúc (phụ lục), lập Mục lục hồ sơ (phụ lục) và bổ sung
các thông tin vào bìa hồ sơ (phụ lục).
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp,
trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo
dài tuổi thọ của tài liệu.
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
2.2.2.1. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của công ty
Nguồn thu tài liệu chủ yếu là từ các phòng ban kế toán, hành chính nhân
sự, dự án, kinh doanh tiến hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ theo quy định. Các
ngồn tài liệu khác nhau có nội dung và thời hạn bảo quản khác nhau
2.2.2.2. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của
- Hồ sơ, tài liệu công việc của các đơn vị như phòng: Hành chính nhân sự,
Kế toán, Kinh doanh, Dự án thuộc công ty.
- Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa vi tính
- Hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học

- Các văn bản do công ty phát hành: Công văn, thông báo, quyết định,
công văn mật
2.2.2.3. Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ công ty
- Hồ sơ, tài liệu công việc của các đơn vị thuộc công ty: nộp vào quý I
năm sau khi công việc đó kết thúc.
- Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, đĩa vi tính: sau 03 tháng, kể từ khi
công việc đó kết thúc.
22


- Hồ sơ các đề tài nghiên cứu khoa học: sau 01 năm, kể từ khi đề tài
nghiệm thu chính thức;
- Các văn bản do công ty phát hành:
+ Công văn, Thông báo: Nộp nỗi tháng 1 lần vào ngày đầu của tháng sau.
+ Quyết định, Công văn Mật: nộp mỗi quý 1 lần vào ngày đầu của quý
sau.
2.2.2.4. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ
Tiến hành giao hồ sơ, tài liệu tại Phòng Hành chính – Nhân sự.Thời gian
giao nộp quy định tại mục 2.2.2.3.Khi nộp hồ sơ vào kho lưu trữ và Phòng Hành
chính – Nhân sự lập biên bản giao nhận hồ sơ, Mục lục hồ sơ, mỗi bên giữ một
bản.
 Biên bản giao nhận hồ sơ (phụ lục 5)
 Mục lục hồ sơ ( phụ lục 6)
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
2.2.3.1. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ công ty
- Các đề án, báo cáo lớn thì được sắp xếp theo đầu mục, còn các văn bản
khác sắp xếp theo ngày, tháng, năm
- Công văn đi của công ty được lưu lại toàn bộ, còn các văn bản cơ quan
khác gửi đến thì tiến hành sàng lọc hàng năm và lưu theo quy định.
- Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Văn

phòng (văn thư cơ quan) thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vị
được phân phối dựa vào sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành
nhất
- Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời
2.2.3.2. Xử lý tài liệu loại
- Tiêu huỷ bằng máy xén giấy
- Cuối mỗi năm, Lãnh đạo Văn phòng yêu cầu phòng Hành chính sắp
xếp lại, loại bỏ những văn bản đã hết thời hạn lưu theo quy định
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
2.2.4.1. Phương án phân loại tài liệu được công ty áp dụng
Công ty đang thực hiện phương án phân loại thời gian – cơ cấu tổ chức.
23