MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan hành chính nhà nước, các
đơn vị sự nghiệp và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ
quan nhà nước, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ
máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên và hội nhập kinh tế, quốc
tế. Vì vậy trong bất kì một cơ quan, tổ chức nào văn bản giấy tờ luôn đóng vai
trò quan trọng giữa Nhà nước với nhân dân, giữa cơ quan hành chính này với cơ
quan hành chính khác. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào bộ phận
Văn thư - Lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Có thể nói công tác Văn
thư - Lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình
hình hoạt động chung của cơ quan.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Văn
thư -Lưu trữ, tôi đã được thầy cô, giảng dạy, truyền đạt kiến thức về nghiệp vụ
công tác văn thư, đồng thời tôi cũng nắm bắt, hiểu được vai trò, ý nghĩa, tầm
quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kĩ năng để có thể vận dụng vào
thực tiễn công việc, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập
cho sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao
trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên tiếp cận gần hơn với thực tế, rèn
luyện thêm ý thức làm việc nghiêm túc, đúng với phương châm của nhà trường.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn và Trưởng phòng phòng Văn thư - Lưu trữ, tôi được tiếp nhận về Phòng
Văn thư - Lưu trữ kiến tập từ ngày 29/5/2017 đến ngày 18/6/2017. Trong thời
gian kiến tập tại đây, tôi tìm hiểu và quan sát được tác phong và nề nếp làm việc
chuyên nghiệp của cán bộ, chuyên viên văn thư khi thực hiện công việc và được
thực hành một số công việc về văn thư mà tôi được giao dưới sự hướng dẫn của
cán bộ chuyên viên trong Phòng. Đây là môi trường thuận lợi cho tôi tiếp cận

với thực tiễn, giúp tôi hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ tại
Bộ. Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại
2


trường, cùng với quá trình tự tìm hiểu, quan sát và trực tiếp thực hiện các công
việc thực tế ở cơ quan nơi kiến tập tôi mở mang hơn về tầm hiểu biết, nhận thức
được tầm quan trọng, vị trí và vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của
cơ quan, đồng thời nhận thức và hiểu rõ hơn về vai trò và nhiệm vụ của bản thân
trong vị trí là cán bộ văn thư trong các cơ quan, tổ chức sau này.
Vì Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đa ngành, đa lĩnh vực, là cơ quan lớn,
khối lượng công việc nhiều, hàng năm sản sinh ra nhiều văn bản, tài liệu, công
văn, giấy tờ nên tôi muốn kiến tập tại Phòng Văn thư - Lưu trữ của Văn phòng
Bộ để có thể tìm hiểu kĩ hơn về các khâu nghiệp vụ, để đối chiếu, so sánh giữa
lý luận và thực tiễn về công tác văn thư có điểm gì khác nhau, để nắm bắt, thu
thập, tích luỹ được nhiều kiến thức hơn nữa mở rộng tầm hiểu biết của bản thân.
Trong thời gian kiến tập gần 1 tháng tại Phòng Văn thư – Lưu trữ, tôi xin
gửi lời cảm ơn đến toàn thể Lãnh đạo Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,
Phòng Văn thư – Lư trữ, đặc biệt là sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Bác
Nguyễn Hồng Tiến – Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ, Chú Nguyễn Bá Dụ Phó trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ, chuyên viên văn thư trực tiếp hướng dẫn
kiến tập Chị Nguyễn Hồng Liên đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành đợt kiến
tập này. Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế. Vì vậy
ban đầu không tránh khỏi những bỡ ngỡ, còn gặp phải sai sót cần sửa chữa, rút
kinh nghiệm. Chính vì vậy, để báo cáo kiến tập được hoàn thiện hơn, tôi rất
mong nhận được sự đóng góp, bổ sung, sửa chữa quý báu của các cán bộ, công
chức trong Phòng Văn thư – Lưu trữ; các thầy, cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ
để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn!


3


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN, VĂN PHÒNG BỘ VÀ PHÒNG VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1. Qúa trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Văn phòng Bộ.
1.1.1. Qúa trình phát triển của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính Phủ được
thành lập theo Nghị quyết của Kỳ họp thứ VIII Quốc hội khóa IX (Tháng 10/
1995) trên cơ sở hợp nhất 3 Bộ: Nông nghiệp và Công nghệ thực phẩm, Lâm
nghiệp và Thủy lợi. Là cơ quan có quá trình phát triển và lịch sử hình thành lâu
dài có địa bàn hoạt động rộng trên phạm vi cả nước và quản lý đa ngành đa lĩnh
vực.
Sau Cách mạng tháng 8/1945, ngày 14/11/1945 , Bộ Canh nông ra đời đáp
ứng các yêu cầu về quản lý chỉ đạo sản xuất nông nghiệp. Năm 1961, Bộ Canh
nông được tách thành hai Bộ là Bộ Nông nghiệp và Bộ Nông trường. Bộ Nông
nghiệp được được thành lập trên cơ sở quyết định của Hội đồng Chính phủ.
Kế thừa và phát huy thành tựu 10 năm đổi mới tổ chức các cơ quan hành
chính nhà nước, Chính phủ đã có định hướng chuyển từ Bộ quản lý đơn ngành
sang mô hình Bộ quản lý Nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực có chức năng gần
giống nhau, giảm bớt sự chồng chéo, chia cắt giữa các Bộ để nâng cao hiệu lực
quản lý Nhầ nước trong các lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lợi và
phát triển nông thôn.
Từ ngày 3/10 – 28/10/1995, tại kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khóa 9 thông
qua Nghị định về việc thành lập Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên cơ
sở hợp nhất 3 Bộ: Lâm nghiệp, Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm và
Thủy lợi.
Ngày 01/11/1995, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 73-CP về chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn.
4


Ngày 31/7/2007, Quốc hội đã thông qua Nghị quyết về việc hợp nhất Bộ
Thủy sản vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn.
Để Bộ quản lý, tổ chức hoạt động tốt các ngành, các lĩnh vực của Bộ,
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 15/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 Quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn
* Về chức năng.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm
nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, phòng, chống thiên tai, phát triển nông
thôn…
* Về nhiệm vụ, quyền hạn.
Bên cạnh những chức năng trên Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông còn
thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại Nghị định số
123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những
nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
- Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án
pháp lệnh, dự thảo Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo Nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch.
- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý 30 lĩnh vực khác nhau như: Trồng trọt
và bảo vệ thực vật; chăn nuôi và thú y; thủy sản; diêm nghiệp; lâm nghiệp; thủy

lợi; phòng, chống thiên tai ; phát triển nông thôn…
* Về cơ cấu tổ chức.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có cơ cấu tổ chức rõ ràng gồm: 7
Vụ (Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính, Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường, Vụ
Hợp tác quốc tế, Vụ Pháp chế,Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Quản lý doanh nghiệp);
5


01 Văn phòng Bộ; 01 Thanh tra Bộ; 8 Cục (Cục Trồng trọt, Cục Bảo vệ thực vật;
Cục Chăn nuôi, Cục Thú y, Cục Quản lý xây dựng công trình, Cục Kinh tế hợp
tác và Phát triển nông thôn; Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản;
Cục Chế biến và Phát triển thị trường Nông sản); 04 Tổng Cục (Tổng Cục Lâm
nghiệp, Tổng Cục Thủy sản, Tổng Cục Thủy lợi, Tổng Cục Phòng, chống thiên
tai); 01 Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn; 02
Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Iⅈ 01 Trung
tâm Tin học và Thống kê; 01 Báo Nông nghiệp Việt Nam; 01 Tạp chí Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Bộ rất rõ ràng, rành mạch; chức năng,
nhiệm vụ không đan xen, chồng chéo, không gây ảnh hưởng đến hiệu quả công
việc mà cụ thể, chi tiết, mỗi đơn vị, cơ quan, bộ phận phụ trách, đảm nhiệm
những công việc nhất định, thuộc phạm vi, lĩnh vực được chỉ định, giao phó góp
phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác và đạt được hiệu quả cao.
Trong đó phải nói đến Văn phòng Bộ - Một tổ chức thuộc bộ Nông nghiệp
và phát triển Nông thôn có chức năng tham mưu, tổng hợp về chương trình, kế
hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo
dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình,kế
hoạch công tác của Bộ.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
* Chức năng của Văn phòng Bộ:
Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở

vật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện
làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ.
Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định của
pháp luật.
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ:
- Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp
khách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao
nhiệm vụ của lãnh đạo Bộ.
6


- Xây dựng, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của Bộ, của Lãnh đạo Bộ.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, công chức, viên chức và người lao
động của Văn phòng Bộ; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách
khác của Bộ.
* Bên cạnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Bộ cũng có cơ
cấu tổ chức rõ ràng, cụ thể như sau:
- Lãnh đạo Văn phòng Bộ gồm: Chánh Văn phòng Bộ và các Phó Chánh
Văn phòng Bộ do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định. Trong đó,
Chánh Văn phòng Bộ điều hành hoạt động của Văn phòng Bộ, chịu trách nhiệm
trước Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Bộ; bố
trí công chức, viên chức và người lao động phù hợp với nhiệm vụ được giao và
đề án vị trí làm việc đã được phê duyệt. Phó Chánh Văn phòng Bộ giúp Chánh
Văn phòng Bộ theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác theo phân công của Chánh
Văm phòng Bộ và chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ dược phân công.
- Văn phòng Bộ bao gồm 10 tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ đó là: Phòng
Hành chính; Phòng Tổng hợp; Phòng Văn thư – Lưu trữ; Phòng Truyền thông;
Phòng Tin học; Phòng Kế toán; Phòng Quản trị và Y tế; Phòng Bảo vệ; Đoàn xe
và Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh.

1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ.
Căn cứ Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/3/2017 của Bộ
trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ. Trên cơ sở đó, Văn phòng Bộ đã
ban hành Quyết định số 219/QĐ-VP ngày 05/5/2017 quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ.
* Về chức năng.
Phòng Văn thư – Lưu trữ là đơn vị thuộc Văn phòng Bộ, có chức năng
giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác văn thư,
lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục, và các tổ chức tương
7


đương, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ của Bộ, của Văn phòng Bộ.
* Về nhiệm vụ, quyền hạn.
Phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trũ.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật
và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức,
viên chức của Bộ; Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báo
cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy
định.
Không những thế, Phòng Văn thư – Lưu trữ còn thực hiện các quy trình
nghiệp vụ về công tác Văn thư như sau:
- Về công tác văn thư:
+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến.

+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản.
+ Quản lý sử dụng con dấu của Bộ, Văn phòng Bộ và các loại con dấu
khác được giao.
+ Tiếp nhận và chuyển văn bản, tài liệu qua Fax theo quy định.
+ Hướng dẫn công tác lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
+ Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư.
* Về cơ cấu tổ chức.
- Lãnh đạo phòng gồm có: Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng do
Chánh Văn phòng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.
- Văn phòng Bộ thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Phòng Hành
chính. Các đơn vị đều phân công lãnh đạo phụ trách, bố trí cán bộ chuyên trách
về công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn
thư, lưu trữ. Để thực hiện tốt nhiệm vụ Bộ giao, Văn phòng Bộ đã thành lập bộ
8


phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính gồm có: 09 công chức (01 trường hợp
biệt phái từ đơn vị khác đến), trong đó: 01 lãnh đạo phòng phụ trách có trình độ
Thạc sỹ; 03 công chức có trình độ Đại học đúng chuyên ngành (Cử nhân Lưu trữ
học và Quản trị Văn phòng; Cử nhân Hành chính); 01 công chức có trình độ Cao
đẳng (Trường Cao đẳng Nội vụ); 02 công chức có trình độ đại học khác (đã qua
khóa đào tạo ngắn hạn về công tác văn thư, lưu trữ); và 02 công chức đào tạo
ngắn hạn nghiệp vụ. Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng bao gồm 4 công chức đều
có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu trữ tham mưu cho Chánh Văn phòng thực
hiện chức năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ của Bộ đồng
thời thực hiện công tác lưu trữ của Văn phòng.

9



Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
2.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
2.1.1. Quy chế công tác văn thư.
- Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã ban hành quy chế tiếp nhận,
xử lý và quản lý văn bản (Ban hành kèm theo Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP
ngày 12 tháng 03 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn).
- Quy chế gồm 06 chương:
Chương I: Quy định chung
Chương II: Tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản đến
Chương III: Quản lý văn bản đi
Chương IV: Quản lý và lưu văn bản
Chương V: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Chương VI: Những quy định khác
Công tác văn thư ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bao gồm
những hoạt động nghiệp vụ như: tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn bản, thông tin
đến; soạn thảo, góp ý kiến, trình ký, ký, phát hành, tổ chức quản lý văn bản, giải
quyết văn bản; quản lý con dấu; lập hồ sơ công việc nhằm phục vụ nhanh, chính
xác cho công tác quản lý Nhà nước và các hoạt động của Bộ. Mọi hoạt động
nghiệp vụ của công tác văn thư chịu sự điều chỉnh và thực hiện của quy chế này.
Việc ban hành quy chế công tác văn thư là rất cần thiết, có ý nghĩa rất lớn
đối với hoạt động của Phòng Văn thư – Lưu trữ nói chung và Văn phòng Bộ nói
riêng. Quy chế này giúp cho việc tổ chức, thực hiện các khâu nghiệp vụ công
việc nhanh chóng, chính xác đúng trình tự, đúng quy định, nguyên tắc; góp phần
tiết kiệm thời gian, công sức; đồng thời góp phần giữ gìn bí mật, cung cấp
những tài liệu thông tin có giá trị phục vụ lãnh đạo, hoạt động của cơ quan; là
tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật.


10


2.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã dự thảo thông qua, ban hành
và thực hiện một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư như
sau:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/10/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng.
- Quyết định số 2829/QĐ-BNN-VP ngày 29/11/2013 V/v Ban hành Quy
chế quản lý, sử dụng Văn phòng điện tử dùng chung của cơ quan Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Quyết định số 202/QĐ-VP ngày 20/4/2015 Ban hành Danh mục hồ sơ,
tài liệu của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn.
- Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 9/01/2009 của Chánh Văn phòng Bộ Ban
hành Danh mục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp
và PTNT.
- Công văn số 3980/BNN-VP ngày 17/8/2012 V/v Thực hiện quản lý và
trình ký văn bản do Lãnh đạo Bộ ký ban hành.
Trên cơ sở hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư đã
được ban hành của Bộ mà công tác triển khai thực hiện các khâu nghiệp vụ văn
thư đạt hiệu quả cao, đúng quy định, đúng thẩm quyền, đồng thời giải quyết
công việc cũng nhanh chóng, chính xác và chất lượng.

2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1. Các loại văn bản Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban
hành
Do đặc thù công việc là công tác văn thư vì vậy hàng ngày Bộ tiếp nhận
11


và phát hành một số lượng lớn các loại văn bản như: Nghị quyết, Nghị định,
Quyết định, Công văn, Báo cáo,…Vì vậy các loại văn bản Bộ thường ban hành
gồm:
Văn bản không có tên loại: Công văn (Công văn hướng dẫn, công văn giải
thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, Công văn đề nghị yêu cầu, Công văn giao
dịch, Công văn phúc đáp …)
Văn bản có tên gọi: Quyết định, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề
án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới
thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,
phiếu trình…).
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Thẩm quyền ký các văn bản của Bộ trưởng và Thứ trưởng được quy định
tại Điều 7, Quy chế làm việc của Bộ như sau:
- Bộ trưởng có thẩm quyền ký mọi văn bản hành chính của Bộ. Bộ trưởng
phân công Thứ trưởng và ủy quyền cho Thủ trưởng các đơn vị ký một số loại
văn bản.
- Thẩm quyền ký văn bản của Thứ trưởng: Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng
các văn bản: Quyết định cá biệt; Quyết định phê duyệt dự án đầu tư theo quy
định.
- Vụ trưởng trực thuộc Bộ được ký thừa lệnh (Tl) Bộ trưởng các văn bản
hành chính (công văn, thông báo, báo cáo).
- Chánh thanh tra Bộ, Chánh Văn phòng Bộ được ký thừa ủy quyền
(TUQ) hoặc (TL) của Bộ trưởng các văn bản hành chính về chuyên môn, nghiệp

vụ thuộc lĩnh vực.
- Tổng Cục trưởng, Cục trưởng trực thuộc Bộ được Bộ trưởng ủy quyền
ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản theo quyết định riêng của Bộ trưởng và
không được ủy quyền lại.
- Văn bản có đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ký vào bản dự thảo và bản ký ban
hành. Trường hợp văn bản chưa đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ghi rõ ý kiến vào
“Phiếu trình văn bản” hoặc trong “bản dự thảo” để trả lại đơn vị soạn thảo hoàn
12


chỉnh và ký lại.
 Vì Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có cơ cấu tổ chức rõ ràng, chức
năng, nhiệm vụ không đan xen, chồng chéo nên việc phân định thẩm quyền ban
hành các loại văn bản là rất quan trọng, trên cơ sở đó việc ban hành văn bản
cũng được tiến hành nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện hơn tạo điều kiện thuận
lợi cho việc giải quyết văn bản.
2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ gồm
có 9 phần:
1. Quốc hiệu
* Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.
* Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng ½ trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
* Thể thức
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp (nếu có). Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy
định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy.
* Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
3. Số, ký hiệu của văn bản
* Thể thức
Số của văn bản: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư
của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số
01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
13


Ký hiệu của văn bản:
+) Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản
theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng
Chính phủ) ban hành văn bản.
+) Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng,
ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).
* Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
* Thể thức
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với
những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
* Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4; địa danh và ngày, tháng, năm được
đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
* Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
14


* Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình và các loại văn bản khác)
6. Nội dung văn bản
* Thể thức
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản: Dùng từ ngữ tiếng
Việt Nam phổ thông. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì
phải được giải thích trong văn bản.
Bố cục của văn bản: Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần
căn cứ pháp lý để ban hành.
* Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. Phần nội dung (bản văn) được
trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ

13 đến 14.
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
* Thể thức
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức; Trường hợp ký thay
người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào
trước chức vụ của người đứng đầu; Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi
chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức.
Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo
chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ
trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch…
* Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác
của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”,
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” Hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký.
15


8. Dấu của cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng
dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được
thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
9. Nơi nhận
* Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám
sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nơi nhận phải được xác

định cụ thể trong văn bản.
* Kỹ thuật trình bày
Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường; Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng
riêng; Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và
hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại (Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011
về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch).
 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện
theo quy định của pháp luật về văn bản hành chính và hướng dẫn của Bộ Nội vụ
tại (Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/10/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính).
2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Thủ trưởng đơn vị soạn thảo giao nhiệm vụ cụ thể cho một công chức
hoặc một nhóm công chức (trong đó có người chịu trách nhiệm chính) soạn thảo
theo đúng kế hoạch, nội dung, thời gian.
16


Tổ chức thảo luận trong tập thể lãnh đạo đơn vị đối với những văn bản có
liên quan đến chính sách, chiến lược, kế hoạch dài hạn, chương trình, dự án cấp
Nhà nước và cấp Bộ;
Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan đối với những loại văn bản
sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Đề án, dự án, chương trình;
- Văn bản Lãnh đạo Bộ yêu cầu;

- Văn bản đơn vị soạn thảo thấy cần thiết;
- Tổng hợp, giải trình việc tiếp thu các ý kiến tham gia;
- Đề nghị mức độ mật, khẩn, phạm vi lưu hành của văn bản;
- Chỉ đạo hoàn chỉnh dự thảo, hồ sơ trình ký, ký trình lãnh đạo Bộ;
* Người soạn thảo có trách nhiệm:
- Soạn thảo văn bản theo đúng yêu cầu nội dung, thời hạn, thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản;
- Đề xuất mức độ mật, khẩn của văn bản;
- Lấy ý kiến của các đơn vị liên quan theo quy định hoặc theo yêu cầu của
thủ trưởng đơn vị;
- Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về nội dung chuyên môn được
giao, tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
2.3. Quản lý văn bản đi
2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng
văn bản.
Tất cả các văn bản đi của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phải
được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra
về nội dung và hình thức trước khi gửi đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của bộ phận văn thư văn phòng Bộ được tuân
thủ theo các quy định của Chính phủ, của Bộ và Hướng dẫn nghiệp vụ quản lý
văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước
ngày 18/7/2005.
17


Sau khi văn bản được kiểm tra đảm bảo các yêu cầu về thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày, nhân viên văn thư thực hiện ghi số, ký hiệu, ngày, tháng,
năm của văn bản. Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ
quan. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Các văn bản mật được

thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của
Bộ Công An hướng dẫn thực hiện một số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Chỉ thị
số 05/CT-TTg ngày 21/02/2012 của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao chất
lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong tình hình mới.
2.3.2. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
+) Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại
Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan, các cơ quan, tổ chức
lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
+) Mẫu sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao
văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn.
* Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi
tính. Hiện nay, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã xây dựng Văn phòng
điện tử dùng chung, được áp dụng đến tất cả các đơn vị thuộc Bộ, đã góp phần
nâng cao chất lượng phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ, đảm
bảo kịp thời, chính xác và hiệu quả.
2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở
phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo
18


văn bản chính được thực hiện theo quy định của Chính phủ về công tác văn thư.
Đóng dấu khẩn, hỏa tốc, mật: Việc đóng dấu các độ khẩn, hỏa tốc trên văn

bản được thực hiện theo Thông tư của Bộ Nội vụ. Việc đóng dấu các độ mật
(tuyệt mật, tối mật, mật), dấu (tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công An
hướng dẫn thực hiện một số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước. Vị trí đóng dấu
mức độ khẩn, mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy
định Thông tư của Bộ Nội vụ.
2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản sau khi được lãnh đạo Bộ ký, Văn phòng Bộ giao lại hồ sơ, văn
bản cho đơn vị soạn thảo để làm thủ tục phát hành tại Văn thư Bộ. Văn bản đi
phải được hoàn chỉnh thủ tục tại văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn
bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Đối với văn bản do các Vụ trực thuộc Bộ, Văn phòng Bộ, Ban đổi mới và
quản lý Doanh nghiệp nông nghiệp soạn thảo; đơn vị soạn thảo phối hợp với
Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính) nhân bản, gửi văn bản theo “Nơi nhận” ghi
trong văn bản.
Đối với văn bản do các Tổng cục, Cục trực thuộc Bộ, Thanh tra Bộ, Ban
quản lý trung ương các dự án trực thuộc Bộ; các chương trình, dự án có kinh phí
in tài liệu, phát hành văn bản: việc nhân bản và gửi văn bản do các đơn vị thực
hiện.
Các đơn vị gửi file điện tử văn bản trực tiếp cho Văn thư Bộ (qua USB,
đĩa mềm) hoặc gửi qua thư điện tử theo địa chỉ: ngay
khi làm thủ tục phát hành văn bản tại Văn thư Bộ. Văn thư Bộ có trách nhiệm
tiếp nhận, kiểm tra lại, đảm bảo đủ, đúng văn bản phát hành.
2.3.5. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. Bản gốc lưu tại Văn thư phải được
đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
19



Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đến
2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được quản lý tại bộ
phận văn thư thuộc Phòng Hành chính do Văn phòng Bộ thành lập. Cán bộ văn
thư văn phòng Bộ có nhiệm vụ giúp Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
quản lý toàn bộ văn bản đi, đến nhằm phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo điều hành
tập trung thống nhất của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Bộ trưởng.
Theo báo cáo của Văn phòng Bộ. hàng năm tiếp nhận khoảng 80 ngàn bì văn
bản; trực tiếp đăng ký, trình xử lý khoảng 25 ngàn văn bản (có trên 1500 văn
bản mật); tiếp nhận đăng ký, trình Lãnh đạo Bộ ký khoảng 6 ngàn hồ sơ văn
bản, phát hành khoảng 17 ngàn văn bản của Bộ; Bảo quản và sử dụng con dấu
của Bộ, Văn phòng và con dấu Văn thư / Lưu trữ (đang bảo quản khoảng trên
1000m giá tài liệu); tiếp nhận, chỉnh lý tài liệu Văn thư, Lãnh đạo Bộ / phục vụ
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Văn thư Bộ có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các văn bản đến của Bộ, Văn
phòng Bộ; thư, tài liệu gửi Lãnh đạo Bộ và cá nhân thuộc Văn phòng Bộ. Văn
thư đơn vị có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến của đơn
vị.
Phân loại sơ bộ, bó bì văn bản đến: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến
được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,
được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của các cơ quan, tổ chức thì
cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ

những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
20


Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Như vậy việc phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến của Bộ được thực hiện
theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn
bản đi, đến.
2.4.2. Đăng ký văn bản đến
* Lập sổ văn bản đến
- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, Chánh Văn phòng Bộ và Thủ
trưởng các đơn vị quy định việc lập các loại sổ đăng ký văn bản đến theo quy
định của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
* Đăng ký văn bản đến
- Văn bản đến phải được đăng ký ngay trong ngày tiếp nhận. Nếu văn bản
đến vào cuối buổi chiều, có thể làm thủ tục đăng ký vào sáng ngày làm việc tiếp
theo trừ trường hợp văn bản có ghi độ khẩn.
- Đăng ký (cập nhật dữ liệu) văn bản đến của Bộ và văn bản đến của đơn
vị trên phần mềm “Quản lý văn bản” dùng chung của Bộ. Chánh Văn phòng Bộ
hướng dẫn việc cập nhật thông tin đăng ký văn bản đến đảm bảo yêu cầu quản
lý, phù hợp với phần mềm được xây dựng
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ đối với các loại văn bản theo quy định
được thực hiện theo hướng dẫn cục Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2.4.3. Trình chuyển giao văn bản đến
Sau khi văn bản được đăng ký, Văn bản đến phải được trình Chánh Văn
phòng Bộ ngay trong ngày đăng ký, văn bản đến được đăng ký vào cuối buổi

chiều, có thể trình vào sáng ngày làm việc tiếp theo, Chánh Văn phòng xem xét
và cho ý kiến chuyển văn bản để xử lý.
Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị:
- Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận văn bản đến của đơn vị tai Văn thư
Bộ mỗi ngày ít nhất 2 lần vào đầu giờ buổi sáng và đầu giờ buổi chiều.
- Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện đúng quy định nghiệp vụ
giao nhận trực tiếp giữa văn thư Bộ và văn thư đơn vị. Người nhận văn bản phải
kiểm tra văn bản, đối chiếu giữa sổ ghi và văn bản, ký nhận vào sổ chuyển giao
21


văn bản.
2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
•

Trách nhiệm của Văn phòng Bộ
* Trách nhiệm của Văn thư Bộ
- Trình Chánh Văn phòng Bộ văn bản đến. Các văn bản có dấu “hỏa tốc”,
“thượng khẩn”, “khẩn” phải trình ngay sau đăng ký.
- Cấp nhật ý kiến xử lý của Chánh Văn phòng Bộ vào phần mềm quản lý
văn bản hoặc sổ đăng ký văn bản đến theo quy định.
- Chuyển giao văn bản đến.
- Lưu văn bản mật theo quy định; lưu bản phô tô theo yêu cầu.
* Trách nhiệm của Chánh văn phòng
- Xác định loại văn bản; ghi ý kiến xử lý.
- Mở các bì thư có đóng dấu chỉ các mức độ mật và xử lý theo quy định.

•

Trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ: Lãnh đạo Bộ ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử lý


văn bản”.
• Trách nhiệm của đơn vị
Văn thư đơn vị có trách nhiệm trình thủ trưởng đơn vị văn bản đến; Cập
nhật ý kiến xử lý cảu thủ trưởng đơn vị; Chuyển văn bản đến; Trả lại Văn thư Bộ
điện mật sau khi xử lý; Đôn đốc theo dõi kết quả xử lý các loại văn bản. Thủ
trưởng đơn vị xem xét và giải quyết văn bản ngay trong ngày theo đúng yêu cầu
về nội dung.
2.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.5.1. Các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn.
- Bộ chỉ đạo bộ phận văn thư lưu trữ phân loại văn bản theo các tập lưu
như: tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn ... Hiện nay Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn hình thành trong quá trình hoạt động các loại hồ
sơ như sau:
- Hồ sơ công việc như: Hồ sơ Chương trình và Kế hoạch công tác của Văn
phòng; Hồ sơ Hội nghị sơ kết, tổng kết của Văn phòng; Hồ sơ hướng dẫn kiểm
tra các đơn vị, cá nhân có liên quan về tài chính kinh tế…
22


- Hồ sơ nguyên tắc như: Tập văn bản nguyên tắc về chế độ tài chính, kế
toán; Tập văn bản nguyên tắc về Công nghệ thông tin; Tập văn bản nguyên tắc
về thông tin, truyền thông…
- Hồ sơ nhân sự như: Hồ sơ hợp đồng lao động CQĐD; Hồ sơ nâng lương
của cán bộ, công chức, lao động hợp đồng; hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, bảo
hiểm xã hội…)
- Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: Hồ sơ quản lý đất đai, hồ sơ công
trình, hồ sơ thiết kế thi công…..
2.5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Hiện nay, Văn phòng Bộ đã ban hành Quyết định số 138/QĐ-VP ngày 31
tháng 3 năm 2017 Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị
thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, năm 2017.
Danh mục hồ sơ, tài liệu thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 13 của Thông
tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã ban hành: Danh mục hồ sơ,
tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của cơ quan và Danh mục hồ sơ
chuyên ngành (VD: Quản lý cây trồng, giống vật nuôi, thức ăn chăn nuôi…)
Nhận xét: Nhìn chung, Danh mục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc Văn
phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn năm 2017 được ban hành và
thực hiện đúng theo đúng hướng dẫn của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ và danh mục hồ sơ trong bảng thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu ban hành kèm theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức. Tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, rõ ràng khái quát được nội
dung của các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc.
2.5.3. Phương pháp lập hồ sơ
Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn
nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn
phòng, để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
23


Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã
được đơn vị xây dựng; trường hợp có nhiệm vụ mới phát sinh, nhiệm vụ chưa
được xác định trong danh mục hồ sơ, cá nhân chủ động xây dựng danh mục hồ
sơ, lập hồ sơ, đồng thời thông báo văn thư đơn vị để bổ sung danh mục hồ sơ.

2.5.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thực hiện theo
quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công
trình được quyết toán.
Đối với hồ sơ, tài liệu chuyên ngành theo chức năng, nhiệm vụ quản lý
nhà nước của Bộ, ngành khác cần thực hiện theo quy định tại Thông tư
09/2011/TT-BNV và quy định của Bộ ngành quản lý chuyên ngành.
2.6. Quản lý và sử dụng con dấu
2.6.1. Các loại dấu
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đang sử dụng các loại con dấu
sau:
Dấu có hình quốc huy, Dấu chức danh ( Dấu này khẳng định giá trị pháp
lý); Dấu cơ quan; Dấu nổi; Dấu tiếp nhận công văn; Dấu tiêu đề: Ngày, tháng,
mật, hỏa tốc; Dấu chữ ký.
2.6.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
* Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của Bộ
- Bộ trưởng có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con
dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng con dấu
của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Các con dấu của Bộ được giao cho
cán bộ làm văn thư Văn phòng Bộ quản lý và sử dụng. Cán bộ văn thư được
giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ
trong việc quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời có trách nhiệm thực hiện theo
quy định.
24



* Nguyên tắc sử dụng con dấu của Bộ
- Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của các đơn vị trực
thuộc Bộ.
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng thể thức và có chữ
ký của Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chánh Văn phòng , phó Chánh Văn phòng Bộ.
2.6.3. Bảo quản con dấu
Các loại dấu được sắp xếp trên giá xoay theo trật tự do văn thư sắp xếp
theo thói quen làm việc. Các loại dấu mang tính pháp lý được đặt cẩn thận trong
trong ngăn tủ có khóa, các dấu tiêu đề có thể để ngay trên bàn làm việc. Công
chức được giao giữ dấu của Bộ, của đơn vị chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng
con dấu theo quy định của pháp luật. Ngoài giờ làm việc hoặc trong những ngày
nghỉ, ngày lễ, tết, đơn vị phải bố trí công chức trực để đóng dấu văn bản theo
yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị. Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại phòng
làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi
cơ quan phải được sự đồng ý của Bộ trưởng, Chánh Văn phòng và phải chịu
trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an
toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.

25