ĐOÀN TNCS TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
ĐỘI SVTN XK ĐOÀN TRƯỜNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

−−−−−−−−−−−−−
Vinh,ngày 19 tháng 05 năm 2017

ĐỀ ÁN CƠ CẤU TỔ CHỨC MỚI CỦA ĐỘI SVTN XUNG KÍCH
ĐOÀN TRƯỜNG

* Giới thiệu tổ chức
Đội sinh viên Tình nguyện trường Đại học Vinh là đội sinh viên tình nguyện hướng chuyên
nghiệp duy nhất của trường Đại học Vinh,trực thuộc Đoàn thanh niên trường. Thành lập vào
ngày 29/04/2016 với nhiều hoạt động tình nguyện thiết thực được xã hội cũng như nhà
trường đánh giá rất cao như phân luồng giao thông tại các điểm nóng,các chương trình giúp
đỡ các sự kiện của nhà trường cũng như ngoài xã hội,..
I. Nhận xét về cơ cấu tổ chức cũ và đưa ra giải pháp
* Đội SVTN Xung kích Đoàn trường là một cơ cấu chính thức,bền vững được tổ chức theo
mô hình mà trận(hay mô hình sơ đồ cây) tuy nhiên cũng áp dụng cơ cấu tổ chức theo nhóm:
khi tổ chức một chương trình lớn thì sẽ có một nhóm thành viên được chia ra làm ban tổ
chức-tập hợp người từ nhiều ban mảng khác nhau.
* Ưu điểm: Kết hợp tổ chức ma trận và tổ chức theo nhóm đem lại sự linh hoạt trong tổ
chức,đáp ứng được sự biến động của điều kiện cũng như các nhiệm vụ.
* Nhược điểm: Quản lý các cấp còn trồng chéo,tổ chức chưa thực sự chuyên nghiệp vì thế
quyền lực chỉ đạo bị phân tán xung đột,thường xuyên xảy ra hiện tượng song trùng lãnh đạo tạo ra mệnh lệnh không nhất quán dẫn đến công việc khó khăn khi thực hiện. Các thành viên
chưa ý thức rõ công việc cũng như các ban chuyên biệt,dẫn đến chưa tận dụng được khả năng
tối đa của từng người và từng nhóm.
* Gỉai pháp: Thống nhất lại cơ cấu tổ chức,phân chia rõ quyền quản lý giữa các ban mảng,các

tổ,các nhiệm vụ được giao toàn quyền quyết định cho một số cá nhân,tránh tình trạng chồng
chéo quản lý,chỉ đạo.
II. Giới thiệu đề án cơ cấu tổ chức mới của Đội,cơ cấu tổ chức riêng của Ban,Nhóm
A. Cơ cấu tổ chức,bao quát cũng như tổ chức riêng của Ban,Nhóm,Tổ
Dưới đây là sơ đồ ma trận cơ cấu tổ chức của Đội SVTN XK Đoàn trường


Đội SVTN XK Đoàn trường có khoảng hơn 150 thành viên,được phân chia về bốn tổ trực
thuộc gồm Lê Duẩn,Bạch Liêu,trường THPT Chuyên và trường THSP Mầm non. Mỗi tổ có
một tổ trưởng và hai tổ phó.
Đội có ba ban chức năng hoạt động “độc lập và riêng biệt” nhưng vẫn kết nối và phối hợp với
nhau khi “cần thiết” gồm có ban Văn hóa,ban Truyền thông và ban Hậu cần
Đội trưởng, 2 đội phó, 3 trưởng ban, 1 thư ký, cùng 4 tổ trưởng tạo thành Ban chấp hành,bao
quát toàn bộ các hoạt động của Đội.
Ban chấp hành cùng các cố vấn, các tổ phó,phó ban cùng các đội viên tiềm năng tạo thành
Ban thường trực,chỉ đạo toàn diện các hoạt động của Đội.
Các Đội viên và các Tình nguyện viên,là lực lượng “nòng cốt” tham gia mọi hoạt động và
nhiệm vụ của Đội
* Chức năng của từng bộ phận trong Đội
- Bốn tổ B,M,L,C trực tiếp làm các công việc phân luồng,ghi vé và làm các hoạt động của tổ
mình. Chịu trách nhiệm về nguồn nhân lực để tham gia các hoạt động điều động,các sự kiện
cũng như nhiệm vụ nhận được từ cấp trên.
- Ba ban chức năng gồm các nhiệm vụ khác nhau,với mục đích chính là đảm bảo đề án phát
triển chung của Đội,đảm bảo hoàn thành tất cả các nhiệm vụ,sự kiện mà đội tham gia,gồm có:
Ban truyền thông:


+ Phụ trách các mặt công tác
Công tác truyền thông,hình ảnh,quảng bá về Đội
Chịu trách nhiệm hình ảnh,clip trong mỗi sự kiện

Quản lý và update thông tin trên fanpage,đăng bài về các sự kiện của Đội
Công tác tuyên truyền,marketing
Ban hậu cần:
+ Phụ trách các mặt công tác:
Công tác hậu cần,chuẩn bị trước, giữa và sau lúc tổ chức sự kiện
Công tác quỹ,tài chính,thưởng phạt,quỹ hoạt động của Đội
Ban văn hóa:
+ Phụ trách các mặt công tác:
Chịu trách nhiệm trong công tác giáo dục,văn hóa,xã hội,thể dục,thể thao
Chuẩn bị nội dung các kỳ họp,nội dung các hoạt động
Gíup đội trưởng và đội phó giám sát hoạt động của BCH,BTT cũng như Đội viên,TNV. Báo
cáo kết quả giám sát với BCH.
Chịu trách nhiệm báo cáo thành tích,cơ sở khen thưởng và báo cáo công tác lên cấp trên
* Chức năng của Đội:
Là đội hình tình nguyện chính của Đoàn trường,Đội luôn đi đầu trong các hoạt động tình
nguyện,tiếp sức mùa thi,mùa hè xanh,... là môi trường để các bạn sinh viên học hỏi được
những kỹ năng mềm,giao lưu kết bạn và để trên hết là để sinh viên góp một phần sức trẻ vào
việc giúp đỡ các hoạt động của trường và xã hội.
B. Các thuộc tính cơ bản của tổ chức
1. Chuyên môn hóa trong công việc
Chuyên môn hóa trong công việc của Đội SVTN XK Đoàn trường là khá tốt.
Chia ra các Ban chức năng,tổ riêng biệt sẽ sử dụng và phát huy điểm mạnh của mỗi người
gồm ba ban chức năng kể trên,ngoài ra tùy vào các nhiệm vụ sắp tới từ đoàn trường,có thể
chia ra thêm nhiều nhóm nhỏ phụ trách các hoạt động. Thêm nữa,để tránh hạn chế việc
chuyên môn hóa công việc như làm giảm sút khả năng sáng tạo,gây nhàm chán,gây xa lạ giữa
các thành viên trong Đội,Đội còn có các công việc chung như tổ chức các ngày hội,các buổi


tiệc,nhưxng chương trình từ thiện trẻ em nghèo vùng sâu vùng xa(được sự chấp thuận của
Đoàn trường),ngày hội trao đổi sách,tặng sách, v.v...

2. Hình thành các bộ phận
Mô hình tổ chức của Đội SVTN XK Đoàn trường là mô hình tổ chức ma trận cụ thể là kết
hợp giữa mô hình tổ chức theo chức năng và mô hình tổ chức theo đơn vị độc lập
Mỗi người ở mỗi tổ sẽ được làm việc ở một ban chức năng nào đó,và tối đa là hai ban chức
năng. Họ là thành viên của tổ nhưng cũng đồng thời là nhân lực cho các ban chức năng để
triển khai nhiệm vụ.
3. Phối hợp các bộ phận của tổ chức
Vai trò của phối hợp:
Xây dựng kênh thông tin ngang dọc,lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản
lý
Duy trì mối liên hệ giữa người đứng đầu và các tổ chức bộ phận khác
Duy trì mối liên hệ giữa các tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp
Hằng tuần,các ban,mảng đều có một buổi họp thường kỳ để báo cáo các hoạt động,sau đó các
trưởng ban,các tổ trưởng sẽ có một buổi họp BCH để các bên có thể trao đổi thông tin,định
hướng hoạt động,ngoài ra các trưởng ban cũng có thể liên lạc trực tiếp với nhau về công việc
liên quan giữa hai bộ phận mà không nhất thiết phải thông qua BCH. Trong BCH luôn luôn
có một người đảm nhiệm vai trò đối ngoại:Liên lạc,liên hệ với nhà trường để xin giúp đỡ,liên
hệ các bên tài trợ,...

* Các công cụ phối hợp
1. Các kế hoạch: Đưa ra các kế hoạch,phân công rõ ràng công việc,các bộ phận có mối liên
kết với nhau và tạo ra một mục tiêu thống nhất. Trong mỗi buổi họp,BCH,Đội trưởng sẽ đặt
ra những nhiệm vụ trong thời gian tiếp theo,từ đó giao công việc cho các ban mảng liên quan
để thực hiện đồng bộ hiệu quả.
2. Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - Kỹ thuật: Đưa ra những gì cần đạt được(kết quả) cho từng
bộ phận và tổng thể. Người đầu việc có nhiệm vụ đưa ra các phương án để hoàn thành công
việc và đưa ra các yêu cầu cần thỏa mãn. Sau khi được giao nhiệm vụ sẽ có deadline(hạn
nộp) cho các trưởng ban cũng như tổ trưởng để hoàn thành công việc,yêu cầu về chỉ tiêu cần
đạt được,từ đó các trưởng ban và tổ trưởng sẽ triển khai về các đơn vị với các yêu cầu tương
tự.

3. Các công cụ cơ cấu: Cơ cấu tổ chức của đội theo mô hình cơ cấu tổ chức ma trận nên việc
phối hợp giữa các bộ phận là khá dễ dàng cụ thể nhân sự của các nhóm và các nhóm chức
năng là trùng lặp nên việc trao đổi và phối hợp được cải thiện.


4. Gíam sát trực tiếp: Các Đội phó,Trưởng ban,phó ban,Tổ trưởng,Tổ phó,... được nhận lệnh
trực tiếp từ đội trưởng triển khai cho các thành viên và trực tiếp giám sát tiến độ thực hiện để
báo cáo lên cấp trên,các hoạt động luôn được phân chia người cụ thể,người phụ trách rõ ràng
để thuận tiện cho việc quản lý giám sát.
5. Các công cụ của hệ thống thông tin,truyền thông và tham gia quản lý những phương
diện cơ bản. Các thành viên chủ chốt đều có mail để liên lạc công việc,tận dụng các group
facebook để tạo các nhóm liên lạc trong các ban,tổ để bàn bạc,thảo luận về công việc.
6. Văn hóa tổ chức: Hai trong ba giá trị cốt lõi của đội là kỷ luật và tình cảm,kỷ luật phải
luôn đặt lên hàng đầu,các cá nhân phải luôn đảm bảo đúng giờ khi đến tham gia các công
việc hoạt động cũng như deadline công việc,bên cạnh đó,các thành viên cũng cư xử với nhau
thân thiết,thoải mái,cởi mơ như một gia đình lớn,có nhiều hoạt động tập thể để gắn kết các cá
nhân với nhau tạo nên một môi trường làm việc thoải mái và tạo động lực làm việc cho các cá
nhân.
C. Quyền hạn và nhiệm vụ trong tổ chức
1.Đội trưởng:
* Quyền hạn:
+ Chỉ đạo toàn diện các hoạt động của Đội
+ Trực tiếp chỉ đạo các đội phó,trưởng ban,phó ban,tổ trưởng,tổ phó,thư ký,cố vấn cũng như
các thành viên của Đội.
+ Ra các quyết định lớn lien quan đến Đội về tất cả các mặt
* Trách nhiệm và nhiệm vụ:
+ Lãnh đạo đội hoàn thành các sứ mệnh,nhiệm vụ,tầm nhìn đã đặt ra
+ Báo cáo trước Đoàn thanh niên về hoạt động của Đội
+ Chịu trách nhiệm trước Đoàn thanh niên về kết quả hoạt động của Đội
+ Trưởng ban thi đua khen thưởng,làm các công tác tài chính – tổng hợp,thi đua – khen

thưởng
+ Công tác tổ chức cán bộ,ban chấp hành
+ Công tác xây dựng chiến lược phát triển
2. Đội phó:
2.1 Đội phó thường trực:
* Quyền hạn:


+ Tham mưu,cung cấp thông tin,lời khuyên cho Đội trưởng về mặt đối nội và các sự kiện
lớn của Đội.
+ Dành thời gian giám sát,phối hợp cùng ban văn hóa đánh giá các hoạt động của các
ban,nhóm,tổ trong đội
+ Trực tiếp chỉ đạo toàn bộ trong Đội mỗi khi đội trưởng vắng mặt hay có việc đột xuất
* Nhiệm vụ:
+ Hỗ trợ đội trưởng công tác tổ chức cán bộ
+ Phụ trách quan hệ đối nội
+ Hỗ trợ đội trưởng mặt hành chính,tổng hợp
2.2 Đội phó:
* Quyền hạn:
+ Tham mưu,cung cấp thông tin,lời khuyên cho Đội trưởng về mặt đối ngoại và các sự kiện
lớn của Đội.
+ Dành thời gian giám sát,phối hợp cùng ban văn hóa đánh giá các hoạt động của các
ban,nhóm,tổ trong đội
* Nhiệm vụ:
+ Hỗ trợ đội trưởng công tác chiến lược phát triển
+ Phụ trách quan hệ đối ngoại
+ Hỗ trợ đội trưởng mặt thi đua,khen thưởng
3. Trưởng ban,tổ trưởng:
* Quyền hạn:
+ Lãnh đạo,phân công phó ban,tổ phó và các thành viên thực hiện các hoạt động,nhiệm vụ

của ban,tổ mình
* Nhiệm vụ:
+ Hoàn thành nhiệm vụ của ban,tổ.
+ Báo cáo,chịu trách nhiệm trước đội trưởng về kết quả hoạt động của ban,tổ mình.
+ Trực tiếp giám sát hoạt động của ban,tổ của mình
+ Phân công nhiệm vụ cho phó ban,tổ phó


4. Thư ký:
* Quyền hạn:
+ Hỗ trợ đội trưởng,đội phó các công việc liên quan đến giấy tờ hoặc xin ý kiến cấp trên
* Nhiệm vụ:
+ Thực hiện các công tác liên quan đến hỗ trợ quản lý
+ Thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ,các công việc tạp vụ hành chính,sắp xếp hồ
sơ,soạn thảo văn bản
+ Phối hợp cùng các ban lên lịch trình,tổ chức các cuộc họp,sự kiện,lên kế hoạch cho Đội
trưởng,đội phó.
5. Cố vấn:
* Quyền hạn:
+ Hỗ trợ BCH về mặt chiến lược phát triển cũng như công tác chung của toàn đội
+ Nhận ủy quyền từ Đội trưởng,đội phó chỉ đạo các công tác trong Đội (thông qua trưởng
ban,tổ trưởng)
* Nhiệm vụ:
+ Cùng các đội phó tham mưu,cung cấp thông tin,tầm nhìn chiến lược cho đội trưởng
+ Phối hợp cùng các trưởng ban và tổ trưởng thực hiện các công tác điều động
D. Tập trung và phi tập trung:
Cơ cấu của đội SVTN XK có tính phi tập trung khá cao
+ Phần lớn các quyết định được đưa ra bởi các trưởng ban và tổ trưởng khi thông qua cùng
với đội phó
+ Đội trưởng chỉ ra những chỉ đạo chung mang tính chiến lược của toàn Đội,nhưng toàn

quyền thông qua hay không thông qua các kết quả nhiệm vụ của các ban và tổ
+ Một trưởng ban hay tổ trưởng có thể độc lập ra quyết định và chỉ cần thông báo với đội
trưởng cũng như đội phó sau khi quyết định đã đưa ra
+ Các quyết định của trưởng ban,tổ trưởng có tầm quan trọng lớn,liên quan đến các vấn đề tài
chính,hoạt động của đội. Trong trường hợp cần thiết,Đội trưởng có thể giao cho các đội phó
quyền hạn chức năng để lãnh đạo một ban,tổ nào đó.
E. Cấp quản lý và tầm quản lý:


Đội SVTN XK Đoàn trường có đặc điểm của cơ cấu hình tháp
+ Công việc được xác định khái quát,rõ ràng nhiệm vụ cho từng tổ và từng ban chức năng
+ Có thể linh hoạt giữa các bộ phận(các đội phó có công việc có thể hoán đổi cho nhau sao
cho phù hợp
+ Các trưởng ban,phó ban hoạt động độc lập trong ban của mình,không can thiệp vào ban
khác tuy nhiên các thành viên có thể tham gia tối đa là 2 ban nhưng phải luôn đáp ứng yêu
cầu nhiệm vụ và kết quả của ban trực thuộc mình.
+ Các tổ trưởng,tổ phó cũng hoạt động độc lập trong tổ trực thuộc của mình,có thể tham gia
vào tối đa 2 ban chức năng để cùng hoạt động. Tổ này không can thiệp vào hoạt động của tổ
khác.
+ Ở các ban và các tổ,trưởng ban và tổ trưởng là người toàn quyền quyết định hoạt động của
ban và tổ mình.
+ Hai đội phó giám sát và phối hợp cùng các trưởng ban và tổ trưởng,đưa ra nhắc nhở cũng
như báo cáo cho đội trưởng
+ Các công việc giữa các bộ phận bị giới hạn và độc lập,tuy nhiên vẫn kết nối với nhau khi
cần thiết
+ Các cố vấn,thư ký không can thiệp sâu vào ban chức năng và tổ,chỉ đưa ra nhận xét và báo
cáo tình hình công tác với đội phó,đội trưởng
+ Sơ đồ phân cấp quản lý
(Quyền hạn từ cao xuống thấp,ngang hàng có quyền hạn như nhau)



F. Đánh giá cơ cấu của tổ chức theo các tiêu chí (5 tiêu chí)
1. Tính tin cậy
- Về cơ bản thì cơ cấu nhóm đã thể hiện đươc tương đối đầy đủ các thông tin được sử dụng
trong tổ chức, đảm bảo được tính chính xác để phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả
các bộ phận trong hoạt động chung của Đoàn thanh niên
- Chức năng, quyền hạn và nhiêm vụ ,công việc được thể hiên một cách rõ ràng, công khai
( qua sơ đồ cơ cấu, bản mô tả công việc, sơ đồ quyền hạn …) từ trên xuống dưới từ đội
trưởng xuống các đội phó,tới các ban, tổ và từng đội viên, đảm bảo hoạt động độc lập, hiệu
quả các công việc không bị trùng lặp
2. Tính linh hoạt
- Cơ cấu Đội tương đối linh hoạt có thể thích ứng với những tình huống xảy ra,nhưng về cơ
bản thì những cơ cấu vẫn không có quá nhiều thay đổi
- Trong trường hợp cụ thể cơ cấu có thể phân thêm các nhánh nhỏ (xây dựng các nhóm,tổ,...)
để thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng biệt,hay hỗ trợ các nhóm khác nhằm tối đa hóa
số cấp quản lý và các mối quan hệ
3. Tính hiệu quả


- Các Ban chức năng và các tổ đều có những mục tiêu hoạt động riêng,cụ thể, cso thể hoạt
động độc lập hay liên kết với nhau,các mối quan hệ hợp lý và không có sự chồng chéo về
chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
4. Tính thống nhất trong mục tiêu
- Trong Đội SVTN XK Đoàn trường thì mỗi thành viên đều có thể tham gia nhiều hoạt động
của tổ chức. Thế nên mỗi Đội viên hay TNV khi thuộc một ban chức năng nào đó không có
nhiệm vụ và mục tiêu rõ ràng có thể tham gia thêm một ban chức năng khác để cùng làm
công việc,dẫn đến không có khái niệm mục tiêu và nhiệm vụ của từng thành viên. Một cơ cấu
tổ chức được coi là có kết quả khi nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục
tiêu chung của tổ chức (một cách hợp lý)
5. Tính tối ưu

- Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các bộ phận phân hệ và con người để thực hiện các hoạt
động cần thiết. giữa các bộ phận và các cấp tổ chức có sự thiết lập về mối quan hệ hợp lý với
số cấp nhỏ hơn đến nhỏ nhất nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động luôn đi sát phục vụ mục
đích đề ra của tổ chức.
Trên đây là dự án cơ cấu tổ chức mới của Đội SVTN XK Đoàn trường theo quan điểm cá
nhân cũng như tham khảo một số mô hình tổ chức khác,rất mong nhận được sự đón nhận và
góp ý của BCH cũng như các bên liên quan. Cùng xây dựng đường lối phát triển và hướng đi
chung để hoạt động của Đội luôn luôn tiếp diễn và phát triển vững mạnh

Tình nguyện viên
Anh
Nguyễn Tuấn Anh