LỜI NÓI ĐẦU
Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá
nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà nước,
theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những
thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự
an toàn xã hội,… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt nam bước sang thời kì
phát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc
đổi mới đến nay thực tế Việt nam đã giành được những thành tựu đáng kể về kinh
tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ viên chức,…
nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong
các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí Nhà nước cần phải được
đẩy mạnh hơn nữa.
Bước sang thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Ngành Kế hoạch và Đầu tư
của cả nước đã phát triển vươn lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nước
nhà.Tại Quảng Bình, Ngành Kế hoạch và Đầu tư cũng đã tiến hành đổi mới,
nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát
triển.Thực tế cho thấy Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh Quảng Bình đã có
bước trưởng thành trong cơ chế mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây
dựng Quảng Bình giàu đẹp trong những năm vừa qua.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, tiến bộ và những việc đã làm được, bộ
máy làm công tác Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh còn bộc lộ nhiều bất cập trước
những yêu cầu, nhiệm vụ mới . Để hoàn thành được những yêu cầu, nhiệm vụ
mới đó cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn nhẹ và một đội
ngũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu của thời kì mới. Một đội ngũ cán bộ được đào
tạo

đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, năng lực và có tính
thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tế hiện đại. Chính đội ngũ cán bộ
1

đó là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động, quyết
định sự phát triển kinh tế xã hội. Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộ
máy nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ làm công tác Kế hoạch và Đầu tư toàn
tỉnh được đặt ra là hết sức cấp bách.
Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tại
phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng
Bình, nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơ
quan, đơn vị nói chung và của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng,
tôi mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài:
“Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của
Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”. Mục đích tìm hiểu của đề tài là làm
rõ tính khoa học, hợp lí của tổ chức văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm
3 chức năng cơ bản: tham mưu, tổng hợp, hậu cần) đang được áp dụng.Quá trình
nghiên cứu đã kết hợp một số phương pháp như lịch sử,thống kê,so sánh…
Những Phân tích gắn với thực tế từ đó nêu rõ yêu cầu đổi mới và gợi ý giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng
Bình.

2


PHẦN I
LÍ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
I/ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG:
1. Khái niệm:

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt
động của cơ quan, đơn vị. Nó được coi là một chỉnh thể gồm viêc tổ chức, quản lí
và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt kết quả

mong muốn. Công tác này đòi hỏi các hoạt động như sắp xếp, bố trí công việc
cũng như trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, các yếu tố vật chất và phi vật
chất… nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất. Toàn bộ các hoạt động
trên góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn
phòng, thúc đẩy các mối quan hệ để gắn kết các bộ phận trong tổ chức thành một
thể thống nhất, thực hiện được quyết định của lãnh đạo chính xác và kịp thời
nhằm đạt mục tiêu đề ra. Hay văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơi làm việc
giấy tờ. Chỗ nào có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc quản lí
hành chính đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng.
Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiều
quan niệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau:
- Theo nghĩa tĩnh thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất hiện hữu hay
các yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thực
hiện mục tiêu của đơn vị. Đó là công việc của văn phòng bao gồm việc sắp xếp
bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc,… tất cả cần được quản lí một cách khoa
học.
- Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu
vào đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị. Hay nói cách
khác, các hoạt động của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng văn bản giấy tờ
hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thần
3


kinh hoặc não bộ cho một cơ quan, đơn vị. Từ đó ta nên hiểu công tác quản trị
văn phòng không phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là xử
lí thông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả.
Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức
năng làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phương trong tỉnh
nên công việc giấy tờ như vậy khá nhiều. Từ khi cách mạng khoa học – công
nghệ tiến như vũ bão, giao lưu, hợp tác quốc tế được mở rộng, cuộc cách mạng

thông tin bùng nổ thì công việc giấy tờ tại cơ quan nói chung và tại văn phòng
nói riêng tăng lên nhanh chóng. Để đảm bảo cho công việc giấy tờ được xử lí kịp
thời thì lãnh đạo cơ quan cần quan tâm nhiều hơn tới các yếu tố như trang thiết
bị, nhân sự, môi trường hoạt động,…
2. Vai trò của công tác văn phòng:
Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan
trọng đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng như Phó chủ
tịch hiệp hội quản trị Mỹ Steven. L. Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanh
ngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn
có tính chất chức năng thì điều đó coi như một thảm hoạ, chẳng khác gì việc
khước từ một công nghệ mới”. Vì vậy nếu văn phòng được tổ chức và bố trí một
cách hợp lí, khoa học, hoạt động của văn phòng được diễn ra nhịp nhàng, nề nếp
sẽ mang lại những giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn
vị nào. Với vị trí và vai trò của mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của
đơn vị trong việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc
mọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả.
Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với hoạt
động của mỗi cơ quan, đơn vị đó. Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích
trong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết
hợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận
động. Trước hết, công tác văn phòng liên kết những con người, vốn rất tản mạn
4


về nhu cầu và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho những
mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.
II. NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG :

1. Tổ chức bộ máy văn phòng:
Nói về việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì đầu tiên

là nói về cách tổ chức bộ máy văn phòng. Cách tổ chức bộ máy văn phòng rất
đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ. Hơn nữa, một số thói quen hình thành từ thời
bao cấp chưa xoá bỏ được hết, làm che lấp cách nhìn khái quát đối với văn
phòng. Dù tổ chức bộ máy văn phòng xé lẻ ra nhiều bộ phận, hay tập trung lại
theo một số chức năng dịch vụ thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòi
hỏi có sự quản lí thống nhất.
Việc tổ chức và xây dựng bộ máy văn phòng sao cho phù hợp với xu thế
phát triển hiện nay là một điều cần thiết. Phải đảm bảo tăng hiệu quả hoạt động
của bộ máy văn phòng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đã đề ra, muốn vậy
người lãnh đạo phải biết tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí,
tạo được mối quan hệ công tác giữa các đơn vị, bộ phận trong văn phòng
cơ quan
2. Tổ chức phát triển nguồn nhân lực:
Toàn bộ lịch sử cũng như kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh một điều là
chính con người chứ không phải là thiên nhiên cung cấp một nguồn lực nền
tảng. Nhân tố then chốt của toàn bộ sự phát triển kinh tế là kết quả của trí óc
con người, song không phải tự nhiên mà con người có trí tuệ mà muốn có trí
tuệ phải kinh qua đào tạo, nhờ vào nền giáo dục. Chính do nhận thức được tầm
quan trọng có tính quyết định của nền giáo dục đào tạo mà hầu hết các quốc
gia trên thế giới đều có chiến lược đào tạo và sử dụng con người để có được
lớp người phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế – xã hội. Như vậy mới có
thể làm cho nền kinh tế cất cánh và phát triển vững mạnh. Tuy nền kinh tế
5


nước ta rất thấp, nhưng nhờ sự chú ý quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đào
tạo của Đảng và Nhà nước cho nên trình độ dân trí của nước ta đã nâng cao
sánh vai với các cường quốc kinh tế trên thế giới. Sự tác động vật chất của con
người vào hiện thực biến đổi của quá trình sản xuất xã hội và cải tạo thế giới
đã phát triển từ thấp đến cao trong các xã hội khác nhau chính là kết quả của

quá trình hoạt động thực tiễn của con người. “Con người là kì diệu nhất”, “con
người là vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất cả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị hay
bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tính chất quyết định đó chính là con người.
Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan đến những vấn đề lợi ích,
nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao động sáng tạo. Năng lực tiềm tàng
trong mỗi con người là vô hạn. Nhiệm vụ và tài năng của con người là làm thế
nào để khai thác và phát huy được tiềm năng con người trong hoạt động của cơ
quan, đơn vị.
Nước ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hướng công
nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước mà Nghị quyết Trung ương 7 (khoá VII) đã
chỉ rõ: “Phần thắng trong cuộc chiến “ai thắng ai” trên thị trường, suy cho đến
cùng là do trí tuệ và năng lực sáng tạo của cả dân tộc biết học hỏi một cách
khôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ của nhân loại, tận dụng lợi thế của nước đi sau.
Giải quyết có hiệu quả các vấn đề kinh tế xã hội, công nghệ, môi trường sinh
thái”. Nó đòi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán bộ có cơ cấu đồng bộ, có chất
lượng bảo đảm chuyển tiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả, cụ thể
là phải đào tạo bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệ
thông minh, sắc sảo, khả năng nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập
thông tin và xử lí thông tin tốt, biết nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thời
trước mọi tình huống, nhất là tư duy kinh tế thị trường định hướng XHCN. Do
đó, những yếu tố chiến lược bảo đảm cho sự phát triển của một cơ quan, đơn vị
chính là trình độ trí tuệ và tri thức của mỗi nhân viên, công nghệ hiện đại và
đặc biệt là những quyết định chính xác, hợp lí và trình độ quản lí của người
6


lãnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trí trung tâm của mọi quá trình phát triển
kinh tế

xã hội.


Đối với cấp quản trị văn phòng hiện đại cần phải được đào tạo, bồi
dưỡng có hệ thống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, luôn năng động
để có khả năng gánh vác, điều hành công việc một cách dễ dàng. Mức độ am
hiểu và vận dụng của cấp quản trị văn phòng đối với ba loại kĩ năng: kĩ năng
nghiệp vụ – kĩ thuật, kĩ năng giao tiếp – ứng xử, kĩ năng khái niệm chiến lược
phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt cả năm yêu cầu: đầy đủ,
chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng. Sự am hiểu và vận dụng cả ba
loại kĩ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòng càng triển khai tốt
công việc điều hành văn phòng. Để làm được điều đó đòi hỏi cấp quản trị văn
phòng phải thể hiện sự chính chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin trong công
việc; phải tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý của cả cấp trên
và cấp dưới, không được có thái độ đối với cấp dưới khi họ có ý kiến; phải
nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, có thái độ
phân tích khách quan; phải xác định chính xác các ưu tiên; hoàn thành công
việc thông qua sự phối hợp với đồng sự , với người khác; quyết làm công việc
tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp; ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn
phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; khi làm thì phải làm nhiều công
việc hơn mức quy định. Do đó cấp quản trị văn phòng phải là người chăm chỉ,
nhiệt tình với công việc, là người có óc khôi hài, hoà đồng với ý tưởng của
nhân viên, phải kiểm soát được mọi cảm xúc, bởi vì văn phòng được ví như
“làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ mọi sự chỉ trích, chê bai. Ngoài ra, cấp quản
trị văn phòng còn phải biết tìm tòi, học hỏi những cái mới để đổi mới phương
pháp làm việc cũng như để đáp ứng nhu cầu công việc ngày một nhiều hơn.
Như vậy, để điều hành tốt công tác quản trị văn phòng đòi hỏi cấp quản trị văn
phòng thực sự là một nhà quản lí giỏi. Có nghĩa là cấp quản trị phải biết tạo
đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên với nhau trong văn phòng, cơ quan, đơn
vị, xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, có cùng mục tiêu chung
7



và cùng giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu vì quyền lợi chung của
mỗi nhân viên và của cơ quan, đơn vị. Ngày nay, trong bất kì một cơ quan, đơn
vị nào, nếu nhân viên trong cơ quan năng động, có trách nhiệm, luôn chủ động,
linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, đủ sức vượt qua các thử thách,
đổi thay thì càng thúc đẩy sự gắn bó và sẽ làm cho cơ quan đơn vị đó mãi tồn
tại và phát triển hơn. Tuy vậy, cũng có khi các thành viên cố kết với nhau,
thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng về lợi ích cục bộ của nhóm hơn là
của cả cơ quan. Cho nên, chỉ một mình sự gắn bó chưa đủ làm nên một tập thể
mạnh. Do đó, khi các nhân viên có tinh thần gắn bó, kỉ cương thì bao giờ cũng
có nhiều ý nghĩ sáng tạo hơn từng cá nhân. Nhờ sự gắn bó, năng lực sáng tạo
được phát huy. Họ tìm ra các giải pháp hay nhất cho các vấn đề nảy sinh. Điều
đó cũng giúp cho cấp quản trị văn phòng nói riêng cũng như lãnh đạo cơ quan
nói chung giảm được các công việc sự vụ mà dành thời gian tập trung vào các
công việc quan trọng khác.
Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệu
quả của công tác tổ chức văn phòng cần có đội ngũ làm công tác văn phòng
năng nổ, có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn. Một điều không kém
phần quan trọng là việc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh.
Như vậy văn phòng mới thực sự phát huy được tính chất và mục đích hoạt
động của mình.
3. Trang thiết bị văn phòng:
Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão về kinh tế xã hội cũng như về
công nghệ thông tin của các nước trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiến
được phát minh để phục vụ cho đời sống cũng như trong công việc của con
người ngày một nhiều hơn. Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiết
kiệm thời gian cho con người mà hiệu quả hoạt động vẫn cao.
Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang được sử dụng
ngày một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc được
8



dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo. Do hầu hết các
công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết
bị hiện đại khác, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng như việc mua sắm
các trang thiết bị trong văn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng. Ngoài
ra, để giúp cho hoạt động của văn phòng được tốt hơn còn có các thiết bị phụ
trợ như: máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. Với một hệ thống các
trang thiết bị hiện đại như vậy nó sẽ làm cho hiệu quả công việc văn phòng
tăng lên, nhân viên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy có hứng thú, hưng phấn,
năng động, linh hoạt hơn trong công việc.
4. Bố trí chỗ làm việc:
Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều nhất
đến hiệu quả của văn phòng. Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ các
yêu cầu sau:
- Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu người, yêu cầu ra
sao.
- Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn
đặt máy vi tính, bàn làm việc.
- Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí.
- Các quan hệ làm việc, luồng thông tin.
- Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc.
- Các dịch vụ liên quan.
Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theo
một cách lí tưởng các quy định kĩ thuật – nghiệp vụ. Do đó cấp quản trị văn
phòng phải có sự chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối ưu
mặt bằng chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển, đi
9



lại, nhất là từ lầu này sang lầu khác. Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái;
phải tạo cho các nhân viên dễ có tầm quan sát bao quát công việc, gần gũi với
nhau; tạo được sự cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành cho
văn phòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm có quan hệ công việc gắn bó chặt
chẽ với nhau và điều quan trọng là phải biết quản lí để chi phí lắp đặt và điều
chỉnh ở mức thấp nhất.
Hơn nữa, cũng cần nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu
thập thông tin và xử lí thông tin. Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thông tin
sao cho ăn khớp giữa các khâu, các bước, các giai đoạn; mỗi khâu cần bao
nhiêu thời gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuối
cùng giao nộp lãnh đạo văn phòng sử dụng. Đảm bảo các chỗ lưu giữ hồ sơ, tài
liệu tại mỗi khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của
quá trình xử lí. Đảm bảo quan hệ cân đối giữa nhu cầu xử lí thông tin với trang
thiết bị và nhân lực cần thiết. Cân nhắc chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa
sổ, các góc nhà, các cây cột, chỗ đặt các đèn chiếu sáng. Khoa học chứng minh
được rằng việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mĩ
sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt căn thẳng và nhất là
năng suất lao động cao. Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất
lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc. Việc sắp xếp phòng làm việc cho
từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rất nhiều
công sức và thời gian di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc
và như thế sẽ rất phí phạm.
Bao giờ cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổi
cách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phải tính đến chỗ làm
việc yên tĩnh cho một số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạt
động vui chơi giải trí lành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một số
nhân viên vừa kết thúc một công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc.
10



Ngày nay, đối với các nước trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theo
lối cổ điển, tách thành nhiều phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thể
đóng kín và khoá lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ
20 năm trở lại đây là sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng
mở. Ở nước ta trong vài năm gần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mở
cũng đang nhiều lên. Nhiều cao ốc được xây dựng để cho thuê làm văn phòng
đã thiết kế các văn phòng lớn, cỡ 60 – 80 m 2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làm
việc. Chỗ đặt văn phòng là một phòng lớn, được ngăn thành nhiều chỗ làm
việc bởi các vách băng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào các khung ô
vuông, cao cỡ 2 mét; các vách ngăn có khi được làm bằng kính hay vật liệu
trong suốt, có mối lắp ghép. Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm vách
ngăn; không có ngăn riêng hẳn phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lại
thuận tiện giữa các ngăn phòng với nhau. Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặt
bằng mở này có rất nhiều ưu điểm như sau:
- Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, người lao động không phải thích nghi
với không gian trong phòng có tường ngăn mà trái lại, vách ngăn được điều
chỉnh cho thích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việc
tốt nhất.
- Năng suất: Do bố trí các nhóm lao động có nhiều liên hệ công việc ở sát cạnh
nhau, các ngăn phòng không có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm việc
và luồng thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn.
- Tính cơ động: Do không có tường chắn nên dễ bố trí lại các vách ngăn khi
cần thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạn công
việc đến mức tối thiểu.
- Bảo trì: Khi điều chỉnh các bố trí, khỏi cần mắc lại các bóng đèn, quạt gió,
máy điều hoà nhiệt độ. Cả việc lau chùi, quét dọn các phòng, các vách ngăn
cũng ít tổn phí, ít công sức hơn.
11



- Vốn đầu tư: Tuy vách tường xây tốn hơn, nhưng 15 năm mới cần bỏ tiền ra tu
sửa. Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng được trong 5 năm mới làm lại, nhưng
đó cũng là dịp trang trí lại văn phòng với mẫu mã mới hơn.
- Tính tập thể: Tạo ra không khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng hơn kiểu
cũ, nhân viên các phòng gắn bó với nhau hơn, luồng thông tin không chính
thức rôm rả, vui vẻ hơn.
Tuy nhiên, văn phòng mặt bằng mở cũng có một số nhược điểm. Khi
người này qua chỗ người kia quan hệ công việc thì dễ làm các đồng nghiệp gần
đó bị ảnh hưởng, độ tập trung cho công việc mình làm giảm đi, nhất là khi có
khách tới liên hệ công việc. Mặt bằng mở cũng cản trở công việc của một số
nhóm khi họ cần bàn bạc kín đáo riêng với nhau hoặc khi văn phòng tổ chức
phỏng vấn tuyển dụng. Trong trường hợp đó nên nâng vách ngăn lên tới chạm
trần nhà ở một vài phòng nhất định. Phòng làm việc của thủ trưởng cấp cao có
khi cũng được gắn với văn phòng mặt bằng mở bằng cách sử dụng các vách
chắn bằng kính trong che chắn tận trần nhà, nhưng kiểu che chắn như vậy chỉ
nên ở mức tối thiểu để khỏi làm hại tới các lợi thế của mặt bằng mở.
5. Công nghệ thông tin:
Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạt
động kinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp. Nhưng
phải chờ đến khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hoá phát triển cao
từ giữa thế kỉ XX đến nay, nhiều nhu cầu về thông tin và xử lí thông tin mới
nảy sinh nhanh chóng và đòi hỏi được đáp ứng kịp thời.
Trong một cơ quan, đơn vị sự nghiệp,.. văn phòng là đầu mối tiếp nhận
và xử lí thông tin để giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc. Mà công
nghệ thông tin với những thành tựu kì diệu của công nghệ tin học, máy tính và
công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay
đổi về cơ bản. Do đó sự thành công hay thất bại của một cơ quan, đơn vị ngày
12



càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin của văn
phòng. Đúng như V.I.Lê-Nin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có
thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kĩ thuật và sản xuất”. Hiện
nay, hầu hết các công việc trong văn phòng đều có sự trợ giúp của công nghệ
thông tin như máy vi tính, máy in, … Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu
vào, đầu ra người ta thường nối các máy tính thành mạng để tiện liên hệ, làm
việc với nhau. Để xử lí luồng thông tin đầu vào người ta nối mạng trong nội bộ
( LAN-Local area network) và để xử lí luồng thông tin đầu ra người ta nối với
mạng rộng, bên ngoài (WAN – Wide area network). Tất cả các loại công văn,
giấy tờ, thông tin,… phần lớn được xử lí và truyền trên mạng. Sau khi nối
mạng, mỗi máy đều có khoá với mật khẩu để bảo vệ thông tin ở máy của mình.
Với các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm
cho các hoạt động trong văn phòng được khoa học và công nghệ hoá. Tất cả
các công việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lí thông tin, chức
năng tham mưu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều được hệ thống
máy vi tính hỗ trợ, xử lí. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những
quy trình công nghệ cần thiết. Vì vậy nếu các cán bộ, nhân viên trong văn
phòng có đủ trình độ để xử lí thì chắc chắn văn phòng hiện đại sẽ đóng góp
ngày càng đắc lực cho cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình.
Công nghệ thông tin đang làm cho công nghệ văn phòng biến đổi. Cuộc
cách mạng khoa học và công nghệ, với nền kinh tế tri thức sẽ phát huy hơn nữa
năng lực sáng tạo của mỗi con người. Bởi vậy, những người quản trị văn phòng
thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên
môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính sẽ là nguồn nhân lực quan trọng
trong văn phòng hiện đại, góp phần đưa cơ quan, đơn vị ngày càng phát triển.

13



6. Môi trường làm việc:
Trong mối cơ quan, đơn vị để cho hoạt động ngày càng có hiệu quả thì
không thể không chú ý tới môi trường làm việc. Nó có tác động rất lớn đến
mỗi nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Trong một ngày làm việc, khi nhân viên
cảm thấy hứng thú trong công việc thì năng suất lao động sẽ cao hơn. Nếu
nhân viên làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận với
đồng nghiệp, cấp trên tin cậy,… thì họ sẽ cảm thấy dễ chịu và làm việc hăng
hái thêm. Còn nếu như khi bị nóng nực, ồn ào, chói mắt,.. sẽ làm con người
khó chịu không muốn làm việc. Do đó, trong hoạt động văn phòng người lãnh
đạo cần phải biết tạo những điều kiện lao động để tăng năng suất, hào hứng và
an toàn, cũng như giữ gìn khả năng công tác lâu dài.
- Không khí: Không khí và nhiệt độ trong phòng làm việc rất quan trọng, nó
có ảnh hưởng đến sức khoẻ của con người. Đối với văn phòng theo lối cổ điển
thì một phòng có thể có từ 2 - 3 người (có khi từ 5 - 6 người), không khí trong
phòng có thể không thông thoáng bằng văn phòng mặt bằng mở nhưng nó vẫn
đảm bảo không khí trong sạch cho mọi người làm việc trong phòng. Khi làm
việc ở nhiệt độ cao hay thấp thì cơ thể con người đều bị mất năng lượng cho
việc giữ nhiệt độ cơ thể được bình thường hay để chống lạnh. Điều đó làm cho
nhân viên cảm thấy uể oải, khả năng tập trung sự chú ý vào công việc bị giảm
nhanh và hậu quả là các động tác thực hiện công việc sẽ chậm lại, năng suất
lao động sẽ giảm xuống. Do đó, tuỳ thuộc vào nhiệt độ trong phòng mà chúng
ta sử dụng các thiết bị bảo hộ khác nhau như hệ thống thông gió, máy điều hoà
không khí, hay dùng các màu sắc tương ứng cho các bức tường.
- Ánh sáng laf lao động có hiệu quả, cấp quản trị cần phải coi trọng yếu tố ánh
sáng vì ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động. Ánh sáng xuất hiện từ
2 nguồn:
+ Ánh sáng tự nhiên: là ánh sáng của mặt trời. Ánh sáng tự nhiên có tác
động rất lớn tới quá trình phát triển về thể chất của con người. Do đó, các
14



phòng làm việc cần được thiết kế có nhiều cửa sổ để có thể có được không khí
trong lành, thoáng đãng và ánh sáng được tiếp nhận dễ dàng hơn.
+ Ánh sáng nhân tạo: là do những bóng đèn điện, ngoài các đèn chiếu
sáng chung có thể gắn thêm đèn ở chỗ làm việc. Để cho ánh sáng nhân tạo
được tiếp nhận tốt hơn thì tường phòng nên sơn màu càng sáng sẽ làm cho hệ
số phản chiếu ánh sáng càng tăng.
Tóm lại, ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng
công việc. Do đó, đòi hỏi cấp quản trị cần phải biết để ánh sáng trong phòng
đầy đủ, có độ sáng đồng đều, không được để ánh sáng chói quá mà cũng không
được mờ nhạt quá, không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mặt hay để ánh sáng
gần quá nếu không sẽ làm rối loạn thị giác và làm tăng sự mệt mỏi, dẫn đến
việc con người làm việc kém hiệu quả.
- Màu sắc: Màu sắc có tác dụng tâm lí tới người lao động văn phòng và cả với
khách đến cơ quan. Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện, nâng
cao vẻ bề ngoài của cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm bớt
mệt mỏi và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Tuỳ theo từng nơi, từng
vùng mà ta có thể sử dụng màu cho thích hợp. Giả sử ở vùng nắng ấm nên
dùng màu xanh nhạt, xanh da trời; ở các vùng giá lạnh nên dùng loại màu
vàng, hồng hoặc nâu nhạt. Nếu một văn phòng có màu tối sẽ làm cho tinh thần
làm việc của nhân viên chán nản, trong khi một văn phòng có màu sắc quá
sáng có thể kích thích nhân viên quá độ. Ngoài ra, màu sắc còn ảnh hưởng đến
tình cảm, cảm xúc, gây ra chán nản hay kích thích làm việc, làm cho các hoạt
động tinh thần phấn chấn hay trì trệ. Nó không chỉ tạo nên hình dáng tổng thể
bên ngoài của một cơ quan, vẻ đẹp trong từng căn phòng mà với những màu
sắc thích hợp sẽ tạo ra được một tinh thần thoải mái, trạng thái hưng phấn
trong công việc cho mỗi nhân viên. Hơn nữa, đối với khách đến liên hệ công
tác, làm việc hay tham quan cơ quan thì việc để lại ấn tượng hài lòng hay khó
chịu một phần tuỳ thuộc vào màu sắc.
15



- Âm thanh: Tiếng động là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng tới
hiệu quả hoạt động của văn phòng. Tiếng động không chỉ ảnh hưởng đến công
việc mà còn ảnh hưởng đến thần kinh của con người. Khung cảnh quá ồn ào sẽ
làm cho con người bị lãng trí và nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây
nên tình trạng rối loạn thần kinh. Tiếng ồn thường xảy ra như: nói chuyện, nói
điện thoại lớn tiếng quá, tiếng chuông điện thoại, cánh cửa khi khép lại gây
tiếng động lớn, tiếng xô đẩy ghế hay người đi lại trong phòng nhiều quá,…
Khi tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lí căng thẳng, khó tập trung cho công việc
thì phải có ngay biện pháp điều chỉnh. Chẳng hạn như dùng một số trang thiết
bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều các vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng, mặt
kính vì chúng phản hồi mạnh các sóng âm.
7. Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử trong cơ quan, đơn vị:
Các Mác đã khẳng định: “Về bản chất con người là sự tổng hoà các mối
quan hệ xã hội”. Thật vậy, trong xã hội loài người không có ai là không có mối
quan hệ giao tiếp với nhau. Giao tiếp là một nhu cầu không thể thiếu được
trong đời sống hàng ngày giữa con người trong xã hội. Trong bất kì một cơ
quan, đơn vị nào, nếu tập thể nhân viên của cơ quan, đơn vị đó có mối quan hệ
tốt, đối xử thân tình với nhau thì công việc sẽ được thực hiện dễ dàng hơn. An
tâm làm việc là một nhân tố hàng đầu trong thái độ lao động. Thiếu an tâm làm
việc sẽ làm giảm hiệu quả lao động, giảm sự gắn bó với cơ quan, với tập thể
nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Trong quá trình giao tiếp con người có tác
động lẫn nhau và chịu ảnh hưởng của nhau về mặt tâm lí, ý thức. Vì vậy giao
tiếp mang tính xã hội và nó tham gia hình thành nhân cách của con người (qua
lời nói, cử chỉ và thái độ có thể đánh giá được tình cảm và tâm lí con người).
Một tập thể được xây dựng tốt về sự cảm nhận nhân cách họ đối xử thân ái với
nhau, không phải hời hợt bên ngoài mà là thấu hiểu nhau, trước hết do hiểu
nhau về mặt giá trị nhân cách. Để làm được điều đó thì mỗi nhân viên, mỗi con
người phải có sự lôi cuốn lẫn nhau. Có nghĩa là khi gặp nhau có dáng vẻ gây

ấn tượng ban đầu, tiếp theo đó là dễ tiếp xúc, dễ chan hoà, dễ cảm nhận nhân
16


cách của nhau, tìm được sự giống nhau về thái độ làm việc,…Ngoài ra, để cho
mối quan hệ trong tập thể nhân viên được tốt hơn thì phải xây dựng thái độ cởi
mở thích hợp, ủng hộ nhau, yểm trợ nhau, tạo quan hệ bình đẳng trong lao
động và xử sự, không tỏ ra hơn người, kẻ cả; phải quan tâm đến nhu cầu tình
cảm của người khác; phải biết tôn trọng người khác; phải luôn tôn trọng lời
hứa; năng động, khẩn trương, trung thực chứ không thủ đoạn, giả dối, biết
đồng cảm với nhau; giảm bớt mức độ đối phó nhau.

PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ MỘT VÀI
SO SÁNH
I.

ĐẶC ĐIỂM CHUNG :

Kế hoạch và Đầu tư là hoạt động quan trọng trong quá trình phát triển
kinh tế xã hội. Ngành Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình là một bộ phận của
hệ thống kế hoạch toàn quốc. Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế xã
hội, ngành kế hoạch đã xác định lại chỗ đứng và vai trò của mình, tự vươn lên
trong quá trình đổi mới và làm tốt chức năng là cơ quan tham mưu tổng hợp cho
cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phương trong công tác chỉ đạo, lãnh đạo kế
hoạch hoá nền kinh tế xã hội tỉnh Quảng Bình. Những năm qua ngành đã đóng
vai trò quan trọng trong việc xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế xã hội
của tỉnh, tổng hợp các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn và triển khai các chương
trình mục tiêu, các dự án phát triển kinh tế xã hội. Tham gia xây dựng các cơ

17


chế chính sách về quản lí kinh tế, quản lí đầu tư, xây dựng và triển khai các chủ
trương chính sách của Đảng và Nhà nước trên địa bàn.
Trong giai đoạn đổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu tư đã thay đổi phương
pháp kế hoạch hoá nhằm thích nghi với cơ chế quản lí kinh tế thị trường có sự
quản lí của Nhà nước theo định hướng XHCN. Ngành Kế hoạch và Đầu tư đã
có đóng góp quan trọng trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế, đổi mới nội
dung và phương pháp quản lí kinh tế, thay thế kế hoạch pháp lệnh bằng kế
hoạch định hướng, đảm bảo tính tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp, của các thành phần kinh tế, khơi dậy mọi tiềm năng để các doanh
nghiệp, các thành phần kinh tế phát triển. Đã huy động tối đa nội lực bên trong,
thu hút mạnh mẽ các nguồn đầu tư và sự hợp tác quốc tế, tạo ra thế và lực mới
để tăng nhanh tốc độ tăng trưởng kinh tế của tỉnh Quảng Bình. Trong tiến trình
đổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh đã phát huy tính năng động, sáng
tạo, vừa tích cực tiếp thu các chủ trương chính sách mới để áp dụng sát hợp với
địa phương, vừa chủ động nghiên cứu đổi mới phương pháp quản lí, đi sâu vào
nghiên cứu cơ chế thị trường, tham mưu có hiệu quả cho cấp ủy, Chính quyền
các cấp trong việc điều hành phát triển nền kinh tế xã hội, đặc biệt là xây dựng
chiến lược phát triển, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, vận dụng cơ chế chính sách
chung vào đặc điểm của tỉnh Quảng Bình. Bước đầu đổi mới công tác kế hoạch
hoá đã tạo được sự gắn kết chặt chẽ giữa các ngành, huyện, thị và cơ sở, đảm
bảo các nội dung, tiến trình theo sự chỉ đạo chuyên môn của Bộ và sự chỉ đạo
của Tỉnh ủy, UBND tỉnh. Nhờ đó đội ngũ cán bộ của ngành không ngừng lớn
mạnh về mọi mặt: cả số lượng và chất lượng, từng bước hội nhập với cơ chế
mới. Trình độ tác nghiệp ngày càng được nâng cao, cơ chế hành chính từng
bước được cải tiến, các kiến thức như tin học, ngoại ngữ, … từng bước được
phổ cập trong cán bộ công nhân viên, tạo


tiền đề xây dựng hệ thống kế

hoạch đầu tư toàn tỉnh ngày càng vững mạnh và toàn diện.
Tuy nhiên so với yêu cầu đổi mới, công tác kế hoạch hoá từ tỉnh xuống
huyện vẫn đang trong quá trình định hình từng bước và còn bộc lộ những yếu
18


kém cơ bản cần phải được hoàn thiện, vai trò tham mưu định hướng cho toàn bộ
nền kinh tế còn rời rạc, tác dụng chưa cao, chưa tạo được môi trường kinh tế xã hội, các chính sách kinh tế ổn định để cho thị trường phát triển thuận lợi.
Đồng thời thiếu những thông tin định hướng phát triển kinh tế. Hệ thống thông
tin hai chiều nay chưa có biện pháp khắc phục để làm tốt hơn. Đội ngũ cán bộ
thiếu về số lượng, cơ cấu ngành nghề chưa đồng bộ, số cán bộ chuyên ngành
kinh tế còn ít.
II. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
TỈNH QUẢNG BÌNH.

Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định 852/CP ngày 28 tháng 12 năm
1995 về thành lập Sở kế hoạch và Đầu tư, trên cơ sở sát nhập bộ máy Uỷ ban kế
hoạch và tổ chức làm công tác hợp tác đầu tư ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương.
Sơ đồ mối quan hệ trong ngành kế hoạch từ Trung ương đến huyện:
Bộ Kế hoạch
và Đầu tư

UBND tỉnh

UBND các huyện,
thị xã


Sở Kế
hoạch và
Đầu tư

Phòng Kế
hoạch và Đầu
tư huyện, thị
xã

Phòng nghiệp vụ
Sở Kế hoạch và
Đầu tư

Các Sở,
Ngành

Phòng Kế
hoạch các
Sở, Ngành

1. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Kế hoạch và Đầu tư:
- Căn cứ vào Thông tư liên Bộ số 01 BKH-TCCB-TTLB ngày 02 tháng
01 năm 1996 của Bộ Kế hoạch & Đầu tư và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ
19


hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan Kế hoạch và
Đầu tư trực thuộc UBND tỉnh.
- Căn cứ vào Quyết định số 1184 QĐ/UB ngày 21 tháng 9 năm 1997 của
UBND tỉnh về quy định chức năng, nhiệm vụ và bộ máy của Sở Kế hoạch và

Đầu tư.
Trên cơ sở đó Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình có chức năng và
nhiệm vụ sau đây:
1.1. Chức năng:
Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức
năng tham mưu tổng hợp giúp UBND tỉnh về quy hoạch, kế hoạch phát triển
kinh tế - xã hội của tỉnh, đề ra các chủ trương biện pháp quản lí đầu tư trực tiếp
từ nước ngoài tại địa phương. Làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành
và các địa phương trong tỉnh. Tham mưu cho UBND Tỉnh điều hành thực hiện
các mục tiêu kế hoạch kinh tế - xã hội, các cân đối chủ yếu của tỉnh, chịu sự chỉ
đạo về nghiệp vụ chuyên môn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
1.2- Nhiệm vụ:
Trên cơ sở chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của cả nước, quy hoạch
tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của vùng, lãnh thổ của Chính phủ và các Bộ,
ngành Trung ương, Sở Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với các ban, ngành, địa
phương tổ chức nghiên cứu xây dựng quy hoạch, các kế hoạch trung hạn, ngắn
hạn, lựa chọn các chương trình, dự án ưu tiên, các danh mục về phát triển kinh
tế - xã hội, các cân đối chủ yếu: tài chính, ngân sách, vốn đầu tư xây dựng, các
nguồn vốn viện trợ và hợp tác đầu tư nước ngoài … trình UBND tỉnh quyết
định, lựa chọn các đối tác trong nước, ngoài nước kí kết các hợp đồng liên
doanh, liên kết kinh tế, xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu của tỉnh một cách
thiết thực và có hiệu quả.
Phối hợp với Sở Tài chính Vật giá xây dựng dự toán ngân sách tỉnh theo
quy định của pháp luật trình UBND tỉnh phê duyệt. Theo dõi nắm tình hình hoạt
20


động của các đơn vị kinh tế, các chương trình, dự án quốc gia trên địa bàn tỉnh
để gắn với kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội chung của địa phương.
Hướng dẫn các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã xây dựng quy

hoạch, kế hoạch, các chương trình, dự án kinh tế - xã hội phù hợp với quy
hoạch phát triển chung của toàn tỉnh, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy
hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án đề ra. Tham mưu cho UBND tỉnh về chủ
trương, biện pháp nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ mục tiêu kinh tế - xã hội
của tỉnh. Trực tiếp điều hành thực hiện kế hoạch đối với các lĩnh vực theo sự
phân công của UBND tỉnh.
Phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật Nhà nước về hoạt động đầu tư
trong nước, hoạt động đầu tư trực tiếp của nước ngoài trên địa bàn tỉnh, làm đầu
mối tiếp nhận hồ sơ dự án của chủ đầu tư trong nước và ngoài nước muốn đầu
tư trên địa bàn tỉnh, quản lí việc sử dụng các nguồn vốn FDI, ODA, NGO và
các nguồn vốn tài trợ khác theo quyết định của UBND tỉnh.
Theo sự phân công của UBND tỉnh làm nhiệm vụ thường trực hoặc chủ
tịch hội đồng tư vấn về xét duyệt các định mức kinh tế kĩ thuật, thẩm định các
dự án đầu tư trong nước và ngoài nước đầu tư tại tỉnh, thẩm định kế hoạch xét
thầu và thành lập doanh nghiệp. Kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng và thực hiện
các dự án; thẩm định dự toán kinh phí các công trình chuẩn bị đầu tư, quy
hoạch tổng thể và quy hoạch chi tiết trên địa bàn tỉnh. Làm đầu mối điều phối
các chương trình dự án quốc gia trên địa bàn tỉnh.
Quản lí và cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho các loại hình
doanh nghiệp theo quy định hiện hành, kiểm tra hoạt động của các doanh
nghiệp theo quy định của pháp luật. Xem xét trình UBND tỉnh cấp giấy phép
hoạt động kinh doanh, giấy phép ưu đãi đầu tư theo luật khuyến khích và đầu tư
trong nước.
Cùng với các ban, ngành liên quan tham gia nghiên cứu, xây dựng các cơ
chế chính sách về quản lí kinh tế - xã hội của toàn quốc; Kiến nghị, đề xuất với
21


UBND tỉnh xây dựng và vận dụng các cơ chế chính sách phù hợp với đặc điểm,
điều kiện cụ thể của địa phương theo quy định của pháp luật.

Hàng quý, 6 tháng, hàng năm chủ trì soạn thảo báo cáo tổng hợp về tình
hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội của địa phương, kiến nghị những giải
pháp để thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của kì tiếp theo, trình UBND tỉnh báo cáo
hoạt động của các xí nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định.
Chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch hoá đối với phòng Kế hoạch
và Đầu tư các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xã, kiến nghị việc đào
tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác Kế hoạch và Đầu tư
của tỉnh.
Tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo của các tổ
chức và công dân liên quan đến hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư, liên
quan đến công chức, viên chức của Sở. Thực hiện chế độ bảo mật theo quy định
hiện hành.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế:
2.1. Về tổ chức bộ máy:
Hiện nay bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình gồm:
-

Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc
3 Phó giám đốc

- Phòng nghiệp vụ: có 6 phòng:
+ Phòng Tổng hợp - Tổ chức hành chính: 10 người
+ Phòng Kinh tế ngành: 6 người
+ Phòng XDCB và Thẩm định: 5 người
+ Phòng Lao động – Văn xã: 2 người
22


+ Phòng Kinh tế đối ngoại: 4 người

+ Phòng Đăng kí kinh doanh: 2 người
2.2. Về biên chế và chất lượng cán bộ hiện nay:
Bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình hiện có 33 người:
Trong đó: - Biên chế thực hiện: 27 người
- Hợp đồng dài hạn: 2 người.
- Hợp đồng ngắn hạn: 4 người.
Giám đốc Sở là người lãnh đạo, chỉ đạo điều hành trực tiếp mọi công việc
của cơ quan, chịu trách nhiệm cao nhất về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của mình trước cơ quan Nhà nước cấp trên, chỉ đạo thực hiện mối quan hệ công
tác giữa Sở và các cơ quan Nhà nước theo trách nhiệm và thẩm quyền.
Các Phó giám đốc Sở thực hiện những nhiệm vụ do Giám đốc phân công,
trực tiếp theo dõi, chỉ đạo, điều hành, thay mặt Giám đốc giải quyết những công
việc được giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc đã
được phân công và giải quyết của mình.
Trưởng phòng: chịu trách nhiệm quản lí các cán bộ nhân viên trong phòng
về chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính, có trách nhiệm tổ chức thực
hiện nhiệm vụ chuyên môn của phòng đã được phân công, tổ chức nghiên cứu
hệ thống các văn bản, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, của tỉnh để
thực hiện vận dụng tốt vào nghiệp vụ chuyên môn của phòng.
Phó phòng: là người giúp việc cho Trưởng phòng, thay mặt Trưởng phòng
giải quyết các công việc lúc Trưởng phòng đi vắng và chịu trách nhiệm quản lí,
theo dõi một số lĩnh vực được phân công.
Các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ theo dõi, quản lí toàn diện các lĩnh vực,
ngành được phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Ban Giám
đốc về lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính.

23


Là ngành tổng hợp bao quát nhiều lĩnh vực trong nền kinh tế của tỉnh, vì

vậy cơ cấu và số lượng lãnh đạo như vậy là hợp lí nhằm đảm bảo sự vận hành
nhịp nhàng trong từng phần chức năng, nhiệm vụ đã được phân công. Vai trò
của phòng và Trưởng phòng đã được quan tâm. Các Trưởng phòng đã phát huy
vai trò, trách nhiệm của mình trong điều hành và giám sát công việc. Việc điều
hành theo phòng đã từng bước đi vào quy củ, nền nếp.

Biểu 1: Tình hình biên chế và chất lượng cán bộ hiện nay của Sở Kế
hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình.

TT

Tổ chức phòng,

Biên

ban

chế
đượ
c

Cán bộ hiện có
Tổng Trong đó:
số
Biên chế

giao

24


Phân loại
công chức
A B C D

Ghi
chú


Tổng số

29

33

27

27 2 3 1

1/

- Ban Giám đốc

4

4

4

4


2/

- Phòng Tổng hợp

3

4

3

4

3/

- Phòng Kinh tế

5

6

4

6

4

5

4


5

2

2

2

1

3

4

3

4

2

2

2

2

6

6


5

-

ngành
4/

- Phòng XDCB và
Thẩm định

5/

- Phòng Lao động

1

– Văn xã
6/

- Phòng Kinh tế
đối ngoại

7/

- Phòng Đăng kí
kinh doanh

8/

- Phòng Tổ chức –


1 3
1

Hành chính

Biểu 2: Tình hình lực lượng cán bộ phân theo độ tuổi của
Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình.
Phòng ban

Tổng

Độ tuổi
Ghi chú
22 - 35 36 - 49 50 - 60
2
2
Trong

- Ban Giám đốc

số
4

- Phòng Tổng hợp

4

2


2

-

độ tuổi

- Phòng Kinh tế ngành

6

2

3

1

50 đến

25