MỤC LỤC
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
MỤC LỤC........................................................................................................1
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT.........................................................................3
A.PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................1
B.PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................3
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
THANH TRA QUẬN LONG BIÊN...............................................................3
1.1/ Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của Thanh
tra quận Long Biên....................................................................................3
1.1.1/ Lịch sử hình thành...........................................................................3
1.1.2/ Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Thanh tra quận Long
Biên...........................................................................................................3
1.1.2.1/ Nhiệm vụ, quyền hạn...................................................................3
1.1.2.2/ Cơ cấu tổ chức..............................................................................5
1.1.2.3/ Thành tích đạt được......................................................................7
1.2/ Tình hình tổ chức văn thư tại Thanh tra quận Long Biên..................7
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANH TRA
QUẬN LONG BIÊN........................................................................................9
2.1/ Hoạt động quản lý..............................................................................9
2.1.1/ Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư...............................................9
2.1.2/ Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống
kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư....................................................9
2.2/ Hoạt động nghiệp vụ........................................................................10
2.2.1/ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.......................................10
2.2.2/ Quản lý văn bản đi, đến.................................................................11
2.2.2.1/ Quản lý văn bản đi:.....................................................................11
2.2.2.2/ Quản lý văn bản đến:..................................................................13
2.2.3/ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.................................14
2.2.3.1/ Lập hồ sơ....................................................................................14

2.2.3.2/ Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND quận............................................15
2.2.4/ Quản lý và sử dụng con dấu..........................................................15
2.2.4.1/ Quản lý con dấu..........................................................................15
2.2.4.2/ Sử dụng dấu................................................................................16
2.3/ Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư...........................................16


CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANHTRA QUẬN LONG BIÊN............17
3.1/ Những điểm giống nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại Thanh
tra quận Long Biên..................................................................................17
3.2/ Những điểm khác nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại Thanh
tra quận Long Biên..................................................................................19
3.3/ Các đề xuất kiến nghị.......................................................................20
3.2.1/ Đối với cơ quan, tổ chức...............................................................20
3.2.1.1/ Tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác văn thư trong cơ
quan.........................................................................................................21
3.2.1.2/ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư
cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức nhân sự.........22
3.2.1.3/ Đề xuất giải quyết các hạn chế trong việc soạn thảo và ban hành
văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Thanh tra quận
Long Biên................................................................................................22
3.2.1.4/ Bố trí lại phòng, trang bị thêm các thiết bị phục vụ công tác văn
thư............................................................................................................23
3.2.1.5/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư và hiện đại
hoá công tác văn thư................................................................................23
3.2.2/ Đối với bộ môn văn thư khoa, trường...........................................24
C. PHẦN KẾT LUẬN...................................................................................27
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................28
D. PHỤ LỤC..................................................................................................30



BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Viết tắt
UBND
QPPL
HĐND

Nghĩa
Ủy ban nhân dân
Quy phạm pháp luật
Hội đồng nhân dân


A.PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, vấn đề đào
tạo đội ngũ tri thức trẻ là nhiệm vụ hàng đầu của Đảng và Nhà nước ta. Vì
vậy thế hệ trẻ không ngừng học hỏi, rèn luyện bản thân để phù hợp với nhu
cầu của phát triển của đất nước. Đặc biệt, đất nước đang thực hiện việc cải
cách nền Hành chính Nhà nước thì công tác Văn thư đã đóng góp một phần
quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới và phát triển đất nước.
Công tác Văn thư là “ hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản,
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân ” ( Nguồn Tr7- Giáo trình Nghiệp vụ Văn Thư). Công tác văn
thư cung cấp kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản
lý Nhà nước, giữ lại đầy đủ hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm
khác trong cơ quan để làm bằng chứng vệ mọi hoạt động, gìn giữ đầy đủ hồ
sơ, tài liệu tạo điều kiện cho công tác lưu trữ. Nội dung của công tác văn thư
bao gồm các việc như soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản điđến, lập hồ sơ, quản lý con dấu, sử dụng con dấu,... trong quá trình hoạt động

của cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện phải đảm bảo nhanh chóng,
chính xác, hiện đại và bí mật. Do đó,công tác văn thư là một nhiệm vụ quan
trọng không thể thiếu được đối với một cơ quan, tổ chức và chúng ta cần quan
tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ
chức, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước. Vấn đề công tác văn thư đã có
nhiều bài viết, nhưng tại mỗi địa phương , cơ quan lại có sự khác nhau. Vì
vậy, cần có sự nghiên cứu và tìm hiểu sâu để đề xuất nâng cao năng suất, chất
lượng của công tác văn thư trong cơ quan hiện nay.
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với
thực tế” sau khi truyền đạt cơ bản được kiến thức cho sinh viên trường Đại
học Nội Vụ- Hà Nội đã tổ chức đợt kiến tập kéo dài 3 tuần từ 29/5/2017 đến
18/6/2017 cho sinh viên đợt kiến tập này nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận
1


được thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý thuyết nghiệp vụ chuyên
môn đã học trên giảng đường. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư
vì vậy em đã chọn Thanh tra quận Long Biên để kiến tập vì thấy tại đây công
tác hành chính phù hợp với mong muốn tiếp thu kiến thức của mình để phục
vụ cho sự nghiệp. Với sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Thanh tra
quận Long Biên, em đã có được đợt kiến tập đúng với quy định, thời gian và
có thêm những kiến thức bổ ích cho bản thân. Bám vào các nội dung đã được
kiến tập, nghiên cứu bài báo cáo của em gồm có 03 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Thanh tra quận
Long Biên
Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư tại Thanh tra quận Long Biên
Chương 3: So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn
thư tại Thanh tra quận Long Biên
Dưới sự giúp đỡ của các thầy cô khoa Văn thư- Lưu trữ cùng với sự
hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Thu Hằng- Cán bộ hướng dẫn kiến tập trong

quá trình kiến tập em đã tìm hiểu được về hoạt động văn thư tại Thanh tra
quận Long Biên, các cán bộ cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ em
trong suốt quá trình kiến tập.
Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Văn thư- Lưu trữ,
đặc biệt lầ cô Nguyễn Thị Thu Hằng đã cho em những kiến thức nghiệp vụ để
em có hành trang, nền tảng cho công việc của mình sau này.
Tuy nhiên do thời gian kiến tập có hạn và bản thân em chưa có nhiều
kinh nghiệm nên trong báo cáo của em không tránh khỏi những hạn chế. Vì
vậy, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô. Em xin chân
thành cảm ơn!
Hà Nội tháng 6 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thanh Thủy
2


B.PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
THANH TRA QUẬN LONG BIÊN
1.1/ Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của
Thanh tra quận Long Biên.
1.1.1/ Lịch sử hình thành
Thanh tra quận là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp
quận, có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp quản lí nhà nước về
công tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính
trong phạm vi quản lí nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp quận. Trụ sở Thanh
tra quận nằm tại số 1 phố Vạn Hạnh, Khu đô thị Việt Hưng, Long Biên, Hà
Nội tại tầng 5 của HĐND-UBND quận Long biên ( Phụ lục VIII)
1.1.2/ Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Thanh tra quận Long
Biên

1.1.2.1/ Nhiệm vụ, quyền hạn
Thanh tra quận thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp
luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng và
các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
a, Trong quản lý nhà nước về thanh tra thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Ủy ban nhân dân cấp quận, Thanh tra quận có nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
- Xây dựng kế hoạch thanh tra trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận
phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm, pháp luật, chương trình, kế
hoạch sau khi được Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân
dân cấp huyện phê duyệt.
- Báo cáo kết quả về công tác thanh tra;
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị, quyết
3


định xử lý về thanh tra của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, Thanh tra quận.
- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận kế hoạch thanh tra hàng năm và
các chương trình, kế hoạch khác theo quy định của pháp luật.
b, Trong hoạt động thanh tra, Thanh tra quận có nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
- Thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật và nhiệm vụ, quyền
hạn của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, của Ủy ban nhân
dân phường;
- Thanh tra vụ việc phức tạp, có liên quan đến trách nhiệm của nhiều cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp quận, Ủy ban nhân dân cấp
phường;
- Thanh tra vụ việc khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao.
- Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước về công tác giải quyết

khiếu nại, tố cáo; thực hiện nhiệm vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy
định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
- Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước về công tác phòng,
chống tham nhũng; thực hiện nhiệm vụ phòng, chống tham nhũng theo quy
định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng.
- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cùng cấp hướng dẫn
nghiệp vụ công tác cho các Ban Thanh tra nhân dân xã, phường, thị trấn.
- Thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực
thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng; hướng
dẫn chuyên
môn nghiệp vụ công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng,
chống tham nhũng cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn.
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp quận
trong việc thực hiện pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và
phòng, chống tham nhũng.
4


- Phối hợp với cơ quan Kiểm toán nhà nước, cơ quan Điều tra, Viện
kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân trong việc phát hiện hành vi tham nhũng,
xử lý người có hành vi tham nhũng;
- Tiến hành xác minh kê khai tài sản, thu nhập theo quy định của pháp
luật về phòng, chống tham nhũng; tổng hợp kết quả kê khai, công khai, xác
minh, kết luận, xử lý vi phạm về minh bạch tài sản, thu nhập trong phạm vi
địa phương mình; định kỳ báo cáo kết quả về Thanh tra tỉnh;
- Kiểm tra, giám sát nội bộ nhằm ngăn chặn hành vi tham nhũng trong
hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng.
1.1.2.2/ Cơ cấu tổ chức
a, Số lượng cán bộ, công chức: 06

b, Lãnh đạo đơn vị:
* Chánh Thanh tra: đồng chí Nguyễn Thiệu Sơn
Điện thoại : 0913202782
Email:
* Phó Chánh Thanh tra:
- Đồng chí Nguyễn Hồng Nam
Điện thoại : 0985.216.159
Email:
- Đồng chí Nguyễn Xuân Long
Điện thoại : 0915175867
Email:

5


* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thanh tra quận Long Biên:
Chánh thanh tra

Phó Chánh thanh tra

Bộ phận giải
quyết đơn
thư

Phó Chánh thanh tra

Bộ phận
thanh tra
hành chính


Bộ phận
thực hiện
nhiệm vụ
phòng chống
tham nhũng
và lãng phí

6

Bộ phận
tổng hợp


1.1.2.3/ Thành tích đạt được
- Năm 2009 được nhận Cờ "đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" của
UBND Thành phố, tại quyết định Số 39/QĐ-UBND ngày 21/01/2010 của
UBND Thành phố Hà Nội .
- Năm 2010 được nhận Bằng khen của UBND Thành phố, tại quyết
định Số 189/QĐ-UBND ngày 11/01/2011 của UBND Thành phố Hà Nội.
- Năm 2011 được nhận Cờ "đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" của
UBND Thành phố, tại quyết định Số 360/QĐ-UBND ngày 04/01/2012 của
UBND Thành phố Hà Nội.
- Năm 2012 được nhận Cờ "đơn vị xuất sắc phong trào thi đua" của
UBND Thành phố, tại quyết định Số 207 /QĐ-UBND ngày 11/01/2013 của
UBND Thành phố Hà Nội.
- Năm 2013 được nhận Bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ theo
quyết định số 1344/QĐ-TTg ngày 07/8/2015 của Thủ Tướng Chính Phủ.
- Năm 2014 được nhận cờ" Đơn vị xuất sắc các phong trào thi
đua" của UBND Thành phố, tại quyết định số 116/QĐ-UBND ngày
12/1/2015 của UBND Thành phố Hà Nội.

1.2/ Tình hình tổ chức văn thư tại Thanh tra quận Long Biên.
Vì Thanh tra quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp quận, có
trách nhiệm giúp UBND cùng cấp quản lí nhà nước về công tác thanh tra và
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính trong phạm vi quản lí nhà
nước của UBND cấp quận. Do đó, công tác văn thư là nhiệm vụ bên cạnh các
vấn đề chuyên môn của Thanh tra quận Long Biên, được bố trí cán bộ văn thư
kiêm nhiệm là Nguyễn Thị Thu Hằng làm nhiệm vụ tiếp nhận, giải quyết văn
bản đến, quản lý văn bản đi, lưu văn bản đi, chuyển giao văn bản đi và một số
nghiệp vụ khác. Công tác văn thư tại Thanh tra quận Long Biên được xây
dựng theo hình thức văn thư hỗn hợp. Văn thư hỗn hợp là một số công việc
như đánh máy, in nhận và gửi công văn giấy tờ thì tập trung giải quyết ở văn
phòng cơ quan, còn những việc khác vừ tiến hành ở văn phòng cơ qaun vừa
7


tiến hành ở các đơn vị chuyên môn. Việc tổ chức văn thư như vậy sẽ giúp cho
hồ sơ sau khi được giải quyết xong sẽ được lập hồ sơ một các đầy đủ, chính
xác tránh việc các văn bản giấy tờ bị lộn xộn trùng lặp vì hồ sơ của đơn vị nào
thì đơn vị đó tự lập và giao lại cho văn thư cơ quan kiểm tra, tránh tình trạng
mất hồ sơ.

8


CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANH TRA
QUẬN LONG BIÊN
2.1/ Hoạt động quản lý
2.1.1/ Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động rất quan trọng, do đó việc tổ chức chỉ

đạo, triển khai thực hiện các văn bản QPPL về công tác văn thư ở tất cả các
cơ quan, đơn vị nói chung và ở Thanh tra quận Long Biên nói riêng phải chịu
sự chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn cụ thể của Nhà nước về công tác văn thư. Vì
vậy, công tác văn thư tại Thanh tra quận Long Biên chịu sự quản lý, chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo cơ quan đồng thời của cơ quan cấp trên có thẩm quyền
trong lĩnh vực công tác văn thư. Các biệp pháp tổ chức triển khai thực hiện
các văn bản QPPL và hướng dẫn công tác văn thư của Thanh tra quận Long
Biên là:
- Tuyên truyền, phổ biến văn bản pháp luật về công tác văn thư như :
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư ; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ; Thông tư liên tịch
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Xây dựng ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư:
Bên cạnh việc tuyên truyền , phổ biến các văn bản QPPL thì Thanh tra quận
Long Biên cũng có các văn bản xây dựng và hướng dẫn chi tiết về công tác
văn thư tại cơ quan nhằm phục vụ hoạt động văn thư được chu đáo và có hiệu
quả tốt.
- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.1.2/ Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng,
thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư.
9


Thanh tra quận Long Biên căn cứ và chức năng, nhiêm vụ được giao
đã tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư tới từng công
chức, viên chức trong cơ quan. Trong đó tập trung vào các nội dung như lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý văn bản đi, văn

bản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng,...
2.2/ Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1/ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a, Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Thanh tra
quận Long Biên
* Thẩm quyền ban hành văn bản của Thanh tra quận:
+ Chánh thanh tra quận ký các văn bản: Quyết định của thanh tra về
các chủ trương công tác thanh tra, báo cáo thanh tra, công văn xử lý. Phê
duyệt các kế hoạch, thông báo về lĩnh vực chuyên môn. Nếu chánh thanh tra
đi công tác thì phó chánh thanh tra được ủy nhiệm ký thay.
+ Phó chánh thanh tra phụ trách các lĩnh vực công tác được chánh
thanh tra ủy nhiệm ký thay một số quyết định các biệt, quyết định của thanh
tra quận để chỉ đạo các vấn đề cụ thể.
*Thẩm quyền ký văn bản:
+ Trường hợp văn bản do chánh thanh tra ký ký trực tiếp: ( Xem phụ lục I )
+ Trường hợp văn bản do phó chánh thanh tra ký thay: ( Xem phụ lục II )
b, Về soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng mà trong đó bao gồm
nhiều khâu nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản. Thông qua văn bản mà
cơ quan ban hành ra sẽ có cái nhìn và cách đánh giá tổng quát, sinh động và
chân thực về sự hiểu biết nói chung của các bộ chuyên môn. Thanh tra quận
Long Biên soạn thảo văn bản theo hướng dẫn tại thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
Cán bộ soạn thảo sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo từ cấp trên sẽ tiến
10


hành soạn thảo văn bản. Văn bản được đánh máy trên khổ giấy A4, lề trên
cách mép trên từ 20-25mm; lề dưới cách mép dưới từ 20-25mm; lề trái cách
mép trái 30-35mm; lề phải cách mép phải từ 15-20mm. Văn bản được thống

nhất đánh theo bộ mã Unicode: TCVN 6900: 2011. Kiểu chữ times new
roman cỡ chữ 14, chữ chân phương, đảm bảo tính trang trọng nghiêm túc của
văn bản. Trong văn bản thể hiện đúng và đầy đủ 10 yếu tố thể thức văn bản
bắt buộc và các thành phần phụ đính kèm theo quy định tại thông tư 55, Nghị
định 110 và Nghị định số 09.
2.2.2/ Quản lý văn bản đi, đến
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nghiệp
vụ chính cơ bản nhất của công tác văn thư, nó phản ánh đầy đủ và chân thực
nhất về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác văn thư.
Thông qua đó văn bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài
liệu tránh tình trạng thất thoát thông tin.
2.2.2.1/ Quản lý văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản
hành chính, văn bản chuyên nghành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ
chức, cá nhân do thanh tra phát hành được quản lý theo trình tự sau:
 Kiểm tra thể và kỹ thuật trình bày văn bản: ghi số vào ngày, tháng,
năm của văn bản đi: trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu có sai sót thì báo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
Việc ghi số văn bản; ghi ngày, tháng, năm văn bản QPPL được Thanh
tra quận Long Biên thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về
hướng dẫn thể thức trình bày văn bản hành chính. Việc ghi ngày, tháng, năm
văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điều b, Khoản 1, Điều 9
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể
11


thức trình bày văn bản hành chính.

 Đăng ký văn bản đi: văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính. Mẫu bìa sổ đăng
ký văn bản đi ( Xem phụ lục III ). Nội dung sổ đăng ký văn bản đi: được trình
bày trên trang giấy A3 ( 420mm x 297mm), bao gồm 8 cột theo mẫu: ( Xem
phụ lục V )
 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn ( nếu có)
Việc nhân bản văn bản được Thanh tra quận thực hiện như sau:
- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở
số lượng tại nơi nhận văn bản. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn
bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức
năng, thẩm quyền giải quyết, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không
gửi vượt mức cấp, không gửi đến nơi khác chỉ để tham khảo.
- Việc nhân bản văn bản phải có ý kiến của lãnh đạo và được thực hiện
theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28/3/2002 của chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
nhà nước.
Đóng dấu cơ quan được thực hiện như sau:
- Khi đóng dấu Thanh tra quận đã thực hiện đóng dấu lên chữ ký trùm
lên khoảng1/3 chữ ký về phía tay trái. Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản do chính lãnh đạo ký
văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan Thanh tra quận. Việc đóng dấu giáp lai thì dấu được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phàn các tờ
giấy, mỗi dấu không qua 05 trang. Việc đóng dấu các mức độ khẩn, mật được
thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.
 Phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản đi
- Thủ tục phát hành văn bản được Thanh tra quận tiến hành các công
12



việc sau:
+ Lựa chọn bì
+ Viết bì
+ Vào bì và dán bì
+ Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu khác lên bì ( nếu có )
- Chuyển phát văn bản đi:
+ Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Đối với văn bản QPPL có thể phát hành sau 03 ngày kể từ ngày
ký văn bản. Đối với các văn bản “ Hẹn giờ’’, “ Hoả tốc’’, “ Khẩn’’,... phải
được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
+ Văn bản đi được chuyển qua bưu điện được đăng ký vào sổ gửi văn
bản đi bưu điện. Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân
UBND quận phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
- Theo dõi văn bản đi:
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
ngừoi ký văn bản. Trong trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có
người nhận thì cán bộ văn thư báo cáo ngay Chánh thanh tra để xử lý.
 Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi được lưu thành 02 bản: bản gốc lưu lại văn thư của
quận và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại văn thư quận
được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2.2.2.2/ Quản lý văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến Thanh tra quận được quản lý theo trình tự sau:
 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:
- Văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến thì kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký
nhận. Đối với văn bản đến qua máy fax , thì chụp lại trước khi đóng dấu Đến.

13


Sau đó khi nhận được bản chính thì đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ
tục đăng ký.Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc
cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính.
- Cũng như việc quản lý văn bản đi, tất cả các văn bản đến đều được
đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến ( Xem
phụ lục IV ). Nội dung sổ đăng ký văn bản đến: trình bày trên trang giấy A3 (
420mm x 297mm), bao gồm 09 cột. ( Xem phụ lục VI )
 Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi được đăng ký, thì văn thư trình người có thẩm
quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ
đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo , theo quy định của
pháp luật. Cán bộ văn thư tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được
giải quết, đã đến hạn nhưng chưa đựợc giải quyết để báo cáo.
2.2.3/ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
2.2.3.1/ Lập hồ sơ
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Thanh tra quận Long Biên
và thực tế công việc được giao cán bộ văn thư của Thanh tra quận phải chuẩn
bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ.
- Thu thâp văn bản vào hồ sơ: Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập hồ
sơ cần thu thập đày đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự
việc vào hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự

hợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác nhau của công việc.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ
14


cũng kết thúc. Cán bộ văn thư tại đây có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra,
xem xét, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra văn bản trùng
thừa, bản nháp không cần ra ngoài hồ sơ. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn được cán bộ văn thư biên mục hồ sơ đầy đủ.
2.2.3.2/ Nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND quận.
- Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
Cán bộ, công chức, viên chức trong Thanh tra quận phải giao nộp hồ
sơ, tài liệu cho văn thư phòng và sau đó văn thư của Thanh tra quận nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND quận theo thời hạn được quy định. Cán bộ công
chức khi chuyển công tác , thôi việc phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho UBND
quận hoặc người kế nhiệm không được giữ hồ sơ tài liệu của cơ quan làm tài
liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác.
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu tại đây được quy định: Trong thời hạn
01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Sau 03 tháng kể từ ngày công trình
được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản
-Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải
lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài
liệu; bộ phận lưu trữ quận giữ một bản và bên giao tài liệu giữ một bản.
2.2.4/ Quản lý và sử dụng con dấu
2.2.4.1/ Quản lý con dấu
Lãnh đạo Thanh tra quận chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND
quận việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị. Con dấu đơn vị được giao
cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Cán bộ văn thư được

giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về
việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định
sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
15


bản của lãnh đạo.
- Con dấu phải đựơc bảo quản trong tủ khóa cẩn thận để tại đơn vị.
Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Chánh
thanh tra và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản , sử dụng con dấu. Con
dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi
nét dấu bị mòn hoặc biến dạng thì cán bộ văn thư phải báo cáo Chánh thanh
tra quận để làm thủ tục đổi con dấu. Nếu dấu bị mất Chánh thanh tra phải báo
cáo cho Chủ tịch UBND quận và phải báo cao cho cơ quan công an nơi xảy ra
mất con dấu, lập biên bản.
2.2.4.2/ Sử dụng dấu
Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của đơn vị được
quyền phát hành .Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình
thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu
trong các trường hợp sau: Đóng dấu không có nội dung, đóng dấu trước khi
ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của
người không có thẩm quyền.
2.3/ Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.
Để làm tốt công tác văn thư thì không thể thiếu các trang thiết bị phục
vụ công tác văn thư. Vì vậy,Thanh tra quận Long Biên đã trang bị một số thiết
bị như: Máy photo, máy in, máy scan, máy fax, máy hủy tài liệu, ghim, kẹp
tài liệu,...
- Máy photo chính là một công cụ vô cùng quan trọng của văn thư cũng
như toàn cơ quan, hàng ngày một khối lượng văn bản được nhân bản nhanh

chóng, tiện lợi. Tuy nhiên, do điều kiện của Thanh tra quận còn hạn chế, khối
lượng máy lớn, chiếm nhiều diện tích nên cơ quan đều dùng chung một máy,
đặt tại Thanh tra quận . Máy huỷ tài liệu để cắt tài liệu nhằm tiêu hủy những
thông tin bảo mật tránh để lộ bí mật, rò rỉ thông tin.
- Trong mỗi phòng đều trang bị vật phẩm thiết yếu phục vụ cho công
tác văn thư như gim, kẹp, giá đựng tài liệu, trang bị điều hoà tạo môi trường
làm việc tốt.
16


CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI THANHTRA QUẬN LONG BIÊN
3.1/ Những điểm giống nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại
Thanh tra quận Long Biên
Hoạt động quản lý về công tác văn thư ở Thanh tra quận Long biên
được thực hiện tương đối tốt, đúng với quy định hiện hành của pháp luật,
đúng với quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính
phủ vê công tác văn thư.
- Nhờ sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo sâu sắc của lãnh đạo UBND quận
và Chánh thanh tra, bên cạnh đó nhờ sự phối hợp nhịp nhàng có tính khoa học
nên công tác văn thư tại đây thực hiện một cách hiệu quả.
- Sự điều hành năng động của Chánh thanh tra trong việc tổ chức thực
hiện nghiệm túc Nghị quyết của Chính phủ về công tác văn thư.
- Cán bộ văn thư ở đây luôn thực hiện theo nguyên tắc giữ gìn bí mật,
an toàn và chu đáo, khoa học các văn bản QPPL , do đó luôn thực hiện tốt
công tác văn thư. Bên cạnh đó, đơn vị tăng cường nghiên cứu, sưu tầm các
văn bản có liên quan đến công tác văn thư.
- Thực hiện nghiêm túc và tuân thủ the Nghị định, Quy định, Quyết
định vê công tác văn thư và sử dụng con dấu.
- Trang bị các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, từ đó nắm bắt

kịp thời thông tin trong mọi tình huống.
- Cán bộ văn thư luôn được bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện thường
xuyên về cách bảo quản, giữ gìn các tài liệu của Đảng. Có tinh thần trách
nhiệm cao trong mọi công việc. Có trình độ trung cấp lý luận chính trị- hành
chính.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên tắc của cấp trên, từng
cán bộ luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm và nhận thức sâu sắc về chế độ
giấy tờ và chế độ bắt buộc đối với tất cả cán bộ trong cơ quan.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản : Tại đây văn bản được ký và
17


soạn thảo theo đúng thẩm quyền, không xảy ra hiện tượng chồng chéo về
chức năng nghiệp vụ,... Các yếu tố như tên đơn vị soạn thảo văn bản, quốc
hiệu, ngày tháng năm văn bản, , tên loại và trích yếu nội dung, nội dung chính
của văn bản, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản vv... được trình bày đúng thể
thức, đúng cỡ chữ và vị trí được quy định tại thông tư số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005.
- Văn bản đi tại đây được quản lý theo đúng trình tự sau:
+ Kiểm tra thể thức và ký thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng,
năm của văn bản
+ Đăng ký văn bản
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn ( nếu có )
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
+ Lưu văn bản đi
- Việc chyển giao văn bản đến ở Thanh tra quận đã đảm bảo được các
nguyên tắc: nhanh chóng, chính xác, kịp thời và thống nhất.
- Công tác lập hồ sơ công việc ở đây được lãnh đạo quan tâm. Vì vậy
cán bộ văn thư đã tổ chức thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khối lượng tài liệu đã được lập hồ sơ

và nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm. Ngoài ra, công tác lập hồ sơ
của Thanh tra quận còn có các ưu điểm như:
+ Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
được thực hiện theo quy định tại Quy chế “ Công tác văn thư lưu trữ ”
+ Trong quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy định
+ Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho
cán bộ văn thư và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm kể từ khi công việc kết
thúc, cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết hạn để tại đơn vị và nộp vào kho
lưu trữ theo quy định.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Thanh tra quận được thực hiện
18


tốt, tuân thủ theo pháp luật hiện hành. Con dấu được bảo quản ở nơi an toàn,
bảo đảm đúng quy định.
3.2/ Những điểm khác nhau giữ lý luận và thực tiễn áp dụng tại
Thanh tra quận Long Biên.
Dù được quan tâm và kiểm tra, đánh giá hàng năm nhưng việc kiểm
tra ở Thanh tra quận vẫn chưa được chặt chẽ, nghiêm ngoặt nên còn xảy ra
nhiều thiếu sót.
- Công tác soạn thảo và ban hành tại Thanh tra quận mặc dù đã đạt
được những kết quả nhất định. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số
các sai sót nhỏ về cách đánh số ký hiệu của công văn: Theo thông tư 55 ký
hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo công văn.
Ví dụ : công văn số 07/CV-UBND ngày 22/2/2010 của Thanh tra về
việc giải trình các nội dung liên quan đến việc thực hiện Kết luận số 79/KLSTNMT tại phường Ngọc Thụy.
Sửa lại : Công văn số 07/TTr này 22/2/2010 của Thanh tra về việc giải
trình các nội dung liên quan đến việc thực hiện Kết luận số 79/KL-STNMT

tại phường Ngọc Thụy.
- Một số văn bản khi đóng dấu vẫn chưa ngay ngắn, dấu còn lệch.
Bên cạnh đó, qua quan sát và tìm hiểu thì việc quản lý văn bản của
Thanh tra quận còn có một số hạn chế như :
+ Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Thanh tra quận còn chưa
được áp dụng CNTT, các phần mềm quản lý vào họat động. Chủ yếu vẫn còn
được thực hiện quản lý theo cách truyền thống là bằng “ Sổ đăng ký văn bản
đến ” ; “ Sổ đăng ký văn bản đi ”
+ Còn thiếu một số loại sổ quản lý cần thiết như : Sổ đăng ký văn bản
mật đi, Sổ sử dụng bản lưu, Sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Một số tình trạng tại đơn vị là cán bộ công chức, viên chức vẫn còn
19


để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ. Điều này gây khó khăn
cho việc chỉnh lý, sắp xêp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó
gây không ít khó khăn cho họat động quản lý lưu trữ.
- Tuy được sự quan tâm của lãnh đạo chú trọng đầu tư các trang thiết
bị phục vụ công tác văn thư có chất lượng tốt. Nhưng có những trang thiết bị
sử dụng lâu năm, thường xuyên trục trặc, có lỗi trong quá trình vận hành gây
mất thời gian cũng như tốn kém chi phí chỉnh sửa như máy in, photo,... Mặt
khác do văn thư là ……. nên ngoài các trang thiết bị chung của cơ quan còn
có các trang thiết bị riêng cho văn thư như máy tính, máy in, máy photo, mát
fax,... nên không gian phòng càng chật hẹp vì văn thư được bố trí chung với
phòng làm việc,
- Cách bố trí trang thiết bị trong phòng vẫn còn nhiều điểm chưa hợp
lý, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc cũng như mất thời gian
cho việc di chuyển.
- Bên cạnh đó, tại Thanh tra quận chưa có cơ chế xử lý văn bản trình
bày sai thể thức. Các văn bản cấp trên gửi xuống cho cấp dưới sai về cách

trình bày thể thức nhưng cấp dưới không dám góp ý cho cấp trên.
- Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị tại đây còn chưa phù hợp, gây
ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của công tác văn thư.
Ví dụ: Việc để điện thoại đằng sau ghế ngồi cạnh máy scan và máy fax
mỗi khi có chuông điên thoại cán bộ văn thư phải gián đoạn công việc và mất
thời gian đi chuyển để nghe máy.
3.3/ Các đề xuất kiến nghị
3.2.1/ Đối với cơ quan, tổ chức
Cuộc sống là những học hỏi, hiểu biết và khám phá không ngừng nên
bản thân em cũng đã và đang cố gắng mang nhiều kiến thức được trang bị ở
trường bước vào thực tế, phục vụ cho công việc của bản thân và góp một số ý
kiến để công tác văn thư của cơ quan được hoàn thiện hơn.
Bên cạnh những đổi mới mà cơ quan đạt được thì Thanh tra quận
20


Long Biên cũng còn có những việc đang và cần thay đổi. Em cũng xin đưa ra
một số ý kiến của bản thân qua thời gian khảo sát và nghiên cứu đã rút ra cho
bản thân mình và góp thêm ý kiến vào cơ quan như :
3.2.1.1/ Tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác văn thư trong cơ
quan
- Tiếp tục tuyên truyền phổ biến:
+ Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011
+ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 về thể thức, ký thuật
trình bày văn bản QPPL của chính phủ, thủ tướng chính phủ, bộ trưởng, thủ
trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản QPPL liên tịch.

+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
+ Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp.
+ Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 về quản lý và sử dụng con
dấu.
+ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức...
- Tiếp tục thực hiện công văn số 2864/UBND-NC về việc hướng dẫn
21


kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư lưu trữ. Kết quả
kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị được
kiểm tra biết có hình thức khen thưởng.
- Xây dựng nội quy văn thư cơ quan hoàn thiện hơn nữa.
- Cán bộ văn thư cần chú trọng thực hiện nhiệm vụ của mình để công
tác văn thư của cơ quan đạt được kết quả cao hơn.
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức và hướng dẫn kiểm tra về công tác văn
thư đối với Thanh tra quận
3.2.1.2/ Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ văn thư
cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức nhân sự.
- Về cán bộ làm công tác văn thư cần thực hiện chế độ đãi ngộ đối với
người làm.

- Cán bộ văn thư phải được bồi dưỡng , đào tạo, huấn luyện thường
xuyên về soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ , quản lý văn bản
đi và văn bản đến,... Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc
thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư- Lưu trữ tổ chức.
3.2.1.3/ Đề xuất giải quyết các hạn chế trong việc soạn thảo và ban
hành văn bản, lập hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến tại Thanh tra quận
Long Biên.
- Công tác văn thư cần lập danh mục hồ sơ, đồng thời các cán bộ, nhân
viên cần đưa ra danh mục hồ sơ mà mình lập để dựa vào đó cán bộ văn thư
lập danh mục hồ sơ. Tránh tình trạng khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
vẫn xảy ra tình trạng tài liệu bị rời lẻ hay sắp xếp lộn xộn.
- Cần sử dụng : Sổ đăng ký văn bản mật đi, Sổ sử dụng bản lưu, Sổ
đăng ký văn bản mật đến để tránh rủi ro gây khó khăn trong việc thực hiện
hoạt động.
- Về sổ đăng ký văn bản thì theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý
văn bản đi, văn bản đến , quy định về sổ đăng ký văn bản gồm 08 cột. Mẫu sổ
22