LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc Trung tâm Thông tin
Thư viện Ths.Phạm Quang Quyền cùng các thầy cô của Thư viện đã tiếp nhận
chúng em và nhiệt tình chỉ bảo. Sự hướng dẫn của thầy, cô đã giúp chúng em
hoàn thành tốt kỳ thực tập.
Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn thầy Lê Ngọc Diệp cùng các
thầy cô trong trường và khoa Văn hóa thông tin và xã hội của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho chúng
em, giúp chúng em trong thời gian thực tập cũng như theo học tại trường.
Một lần nữa em xin chân trọng cảm ơn !
Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017
Sinh viên
Nông Thị Thu Hằng


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ
TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
HÀ NỘI................................................................................................................3
1. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội..................................................................3
2. Giới thiệu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội...................................................................................................................7
2.1. Địa điểm và địa chỉ liên hệ.......................................................................7
2.2. Vị trí và chức năng...................................................................................7
2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn...........................................................................8
2.4. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức............................................................9
2.5. Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ của Trung tâm Thông tin – Thư
viện................................................................................................................11
1.3.5. Vốn tài liệu tại Thư viện.....................................................................12

2.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin................................................15
2.6.1. Cán bộ lãnh đạo, quản lý.....................................................................15
2.6.2. giảng viên và chuyên viên...................................................................15
2.6.3. Học sinh, sinh viên trong trường.........................................................15
2.7. Sản phẩm và dịch vụ thư viện................................................................15
CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG
TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI...17
1. Xây dựng và phát triển vốn tài liệu.........................................................17
1.1. Công tác bổ sung.................................................................................17
1.2. Thanh lý tài liệu...................................................................................18
1.3. Hoạt động xử lí tài liệu...........................................................................19
1.3.1. Quy trình tổ chức hoạt động xử lí.......................................................19
1.3.2. Phân loại tài liệu..................................................................................21
1.3.2. Dán nhãn, đóng dấu............................................................................21


1.3.3. Tổ chức bộ máy tra cứu.......................................................................23
1.3.4. Công tác phục vụ bạn đọc...................................................................25
1.3.5. Vốn tài liệu tại Thư viện.....................................................................26
2. Ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động của Trung tâm Thông tin Thư
viện................................................................................................................28
2.1. Ứng dụng phần mềm Koha trong việc nhập sách và xử lí nội dung tài
liệu.................................................................................................................28
2.2. Phần mềm Dspace..................................................................................29
2.3. Chuyển file word sang pdf.....................................................................32
3 cách nhanh nhất để chuyển tài liệu Word sang PDF..................................32
2.4. Scan tài liệu............................................................................................34
CHƯƠNG III. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ................................................40
1. Nhận xét....................................................................................................40
1.1. ưu điểm..................................................................................................40

1.2. Nhược điểm............................................................................................41
2. Một số ý kiến đề xuất và giải pháp...........................................................41
2.1. Tổ chức hoàn thiện các bộ phận nghiệp vụ............................................41
2.2. Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lí nguồn tin......................................42
2.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin thư viện.............................42
2.4. Xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin..........................................................43
KẾT LUẬN........................................................................................................44
PHỤ LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
Tri thức luôn đồng hành cùng chúng ta trên mỗi bước đường thành công,
ở bất cứ nơi nào trên thế giới cũng như trong mọi thời đại. Kiến thức, thông tin
luôn được quan tâm rất nhiều. Ngày nay với sự bùng nổ công nghệ thông tin
kéo theo sự phát triển của đất nước , bên cạnh đó không thể thiếu tri thức. Thư
viện đang trên đường phát triển theo hướng hiện đại. Dần trở thành những thư
viện số hóa, liên kết các thư viện hiện đại tạo thành chuỗi thư viện nhằm đáp
ứng nhu cầu của con người về chia sẻ thông tin và trao đổi thông tin giữa các
thư viện trên toàn cầu. Các thư viện đang áp dụng các mô hình đào tạo cũng như
quản lí thư viện tiên tiến, đổi mới các trang thiết bị truyền thống sang hiện đại để
ứng dụng trong công việc của ngành, đây chính là xu hướng chung của các thư
viện hiện nay. Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
cũng không ngoại lệ.
Trung tâm Thông tin thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là nơi cung
cấp thông tin, kiến thức, tài liệu, đáp ứng yêu cầu cần thiết trong hoạt động học
tập và giảng dạy, nghiên cứu của sinh viên và giảng viên trong toàn trường.
Được sự giới thiệu của Khoa Văn hóa Thông tin và Xã hội, em được về
thực tập tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội từ
ngày 20 tháng 3 năm 2017 đến ngày 16 tháng 4 năm 2017.
Thực tập tốt nghiệp đóng vai trò quan trọng trong chương trình đào tạo.

Đây là giai đoạn không thể thiếu trong quá trình thực tập nhằm gắn liền lí thuyết
với thực tiễn giúp sinh viên củng cố lại những kiến thức đã học, biết vận dụng
những kiến thức ấy vào thực tiễn. Đồng thời tạo điều kiện cho sinh viên làm
quen với những công việc thực tế, tiếp thu những kinh nghiệm, giúp cho sinh
viên càng thêm yêu ngành nghề của mình hơn.
Bước vào môi trường mới với nhiều khó khăn và bỡ ngỡ chưa làm quen
được với công việc cũng như giao tiếp với các cán bộ trong thư viện. Sau một
thời gian được sự giúp đỡ, quan tâm của quý thầy cô, các anh chị trong thư viện
nên em đã ngày một tiến bộ và làm việc có hiệu quả hơn.
Bài báo cáo là những kiến thức em thu nhận được sau một tháng thực tập.
Trong quá trình thực tập và hoàn thành báo cáo mặc dù em đã cố gắng nhưng do
thời gian và vốn kiến thức còn hạn chế nên em không thể tránh khỏi những thiếu
1


sót. Mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy cô để bài báo cáo của
em được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

2


CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ
TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
HÀ NỘI
1. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung cấp Văn thư
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ
trưởng Phủ Thủ tướng.
Ngày 11/5/1994 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là

Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-Văn phòng về việc chuyển địa
điểm Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ về Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội.
Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban
hành Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung cấp Văn thư
Lưu trữ thành Trường Trung cấp Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I.
Đến năm 2000 Trường Trung cấp Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng I chính
thức đóng tại địa bàn phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội và năm
2003 Trường được đổi tên thành Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương
I theo Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV ngày 01/10/2003 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ.
Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định
số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I trên cơ sở nâng cấp Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung
ương I. Theo Quyết định này, Trường là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ.
Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
108/2005/QĐ-BNV quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I.
Ngày 30/6/2006 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 986/QĐBNV về thành lập Cơ sở Đào tạo của trường tại thành phố Đà Nẵng trực thuộc
Trường. Đây là đơn vị dự toán cấp 2 của Trường có nhiệm vụ đào tạo nguồn
nhân lực cho các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên.
Ngày 21 tháng 4 năm 2008, Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT về việc đổi tên Trường thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội. Việc đổi tên Trường đã tạo điều kiện phát triển các ngành học theo lĩnh vực
3


của ngành Nội vụ và đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề,
đáp ứng tốt hơn yêu cầu của xã hội.
Ngày 12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 749/QĐ-TTg qui
định Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ.

Ngày 04/8/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1052/QĐBNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Theo Quyết định 1052/QĐ-BNV, Trường Cao đẳng
Nội vụ Hà Nội có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình
độ cao đẳng và thấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác
có liên quan, nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ KHCN phục vụ
phát triển kinh tế xã hội. Hiện tại Trường có 17 đơn vị trực thuộc.
Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số
1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án
nâng cấp trường lên đại học.
Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 2016/QĐTTg về việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Những thành tích chủ yếu mà Nhà trường đã đạt được trong gần 42 năm qua:
- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983);
- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);
- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng
Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;
- Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2011
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989);
- Nhiều Bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn
thanh niên, Liên đoàn Lao động.
- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, Công đoàn,
Đoàn thanh niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền.
Cơ cấu ngành nghề đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bảng 1: Các bậc và ngành nghề đào tạo

TT
1


Bậc/hệ đào tạo
Đại học
Cao đẳng

Chính quy
Chính quy
4

Thời gian
04 năm
03 năm


2
3
4
5
6
7

Trung cấp chuyên nghiệp
Liên thông từ trung cấp lên
cao đẳng
Cao đẳng nghề
Chính quy
Trung cấp nghề
Chính quy
Liên thông từ trung cấp nghề
Chính quy

lên cao đẳng nghề
Bồi dưỡng các ngành,
Bồi dưỡng nghiệp vụ
nghề đào tạo hiện có

8

Cao đẳng

9

Trung cấp chuyên nghiệp

10

02 năm
18 tháng
2.5 năm
12 tháng
18 tháng
Từ 01- 03 tháng
03 năm
Vừa học vừa làm

Liên thông từ trung cấp lên

02 năm
18 tháng

cao đẳng


5


Bảng 2: Các bậc và ngành nghề đào tạo
Bậc đào tạo
Đại học

Cao đẳng

Ngành nghề đào tạo
Quản trị nhân lực
Quản trị văn phòng
Khoa học thư viện
Lưu trữ học
Lưu trữ học
Quản trị văn phòng
Khoa học thư viện
Thư ký văn phòng
Hành chính văn thư
Tin học ứng dụng
Quản lý văn hóa
Văn thư lưu trữ
Quản trị nhân lực
Hành chính học
Dịch vụ pháp lý

Hành chính văn phòng
Hành chính văn thư
Trung cấp chuyên nghiệp

Lưu trữ
Thư ký văn phòng
Thông tin thư viện
Văn thư đánh máy
Trung cấp nghề
Thư ký văn phòng
Tin học văn phòng
(*): Tất cả các ngành hệ đào tạo của nhà Trường đều thực hiện đào tạo cả
02 hình thức: chính quy và vừa học vừa làm.

6


Hình 1: Sơ đồ hệ thời gian đào tạo các bậc học của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
Tiến sỹ
3 năm

4 năm

Thạc sỹ
2 năm
ĐẠI HỌC
1.5 năm

2.5 năm

Cao đẳng
1.5 năm
Trung cấp chuyên nghiệp


2. Giới thiệu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội
2.1. Địa điểm và địa chỉ liên hệ
Trụ sở làm việc : Tòa nhà H, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, số 36
đường Xuân La, Phường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội
Điện thoại : 04 37532864, máy lẻ 111
Email quản trị thư viện điện tử :
Truy cập theo địa chỉ IP : http://113.190.240.60
Truy cập theo địa chỉ tên miền :
Hoặc truy cập thông qua website của Trường, mục Thông tin – thư viện
2.2. Vị trí và chức năng
Trung tâm Thông tin - Thư viện là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội có chức năng thu thập, bảo quản, quản lý, cung cấp, phổ biến thông tin,
tư liệu khoa học và hỗ trợ khai thác nguồn thông tin cho công chức, viên chức,
người học phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của
Trường.
2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng và triển khai công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác
7


thông tin - thư viện hàng năm, ngắn hạn, dài hạn;
- Lập kế hoạch bổ sung, sưu tập nguồn tài nguyên thông tin dạng in ấn,
điện tử phù hợp với mục tiêu, tiêu chí đào tạo của Trường. Thanh lọc những tài
liệu cũ, kém chất lượng để đảm bảo chất lượng nguồn thông tin theo quy định;
- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong, ngoài nước đáp ứng nhu
cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của
Trường. Thu nhận, bảo quản các tài liệu do Trường xuất bản, các công trình
nghiên cứu khoa học được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khoá luận, luận văn,

luận án của công chức, viên chức và người học, chương trình đào tạo, tập bài
giảng, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện và các tài
liệu khác;
- Tổ chức các hoạt động thông tin thư mục, giới thiệu sách mới và các
hoạt động thông tin tư liệu khác đến bạn đọc; hướng dẫn bạn đọc mượn giáo
trình, sách, báo và tài liệu tham khảo. Tổ chức in ấn các loại sách, giáo trình, tài
liệu tham khảo của Trường;
- Tổ chức các khoá học hướng dẫn sinh viên sử dụng thư viện; phối hợp
với các đơn vị hướng dẫn thực hành nghiệp vụ cho sinh viên chuyên ngành thư
viện;
- Quản lý viên chức thuộc Trung tâm. Quản lý kho tài liệu, cơ sở hạ tầng
và các tài sản khác của Trung tâm theo quy định;
- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ: kiểm tra, phân loại, biên mục tài
liệu, làm thư mục… theo quy định về công tác thông tin, thư viện. Nghiên cứu,
ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, lưu trữ và phục vụ bạn
đọc.Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm và truy cập thông tin;
- Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu theo quy định của Trường và quy
định của pháp luật; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, giảng dạy và chuyển giao công
nghệ về lĩnh vực cho các tổ chức, cá nhân trong xã hội về lĩnh vực khoa học
thông tin và thư viện.
- Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm quản lý, nghiệp vụ, chia
sẻ nguồn tài nguyên thông tin với các Trung tâm Thông tin – Thư viện thuộc các
trường đại học trong và ngoài nước. Tham gia tổ chức Liên hiệp thư viện các
trường đại học, Hiệp hội thông tin - thư viện Việt Nam và các Hiệp hội thư viện
quốc tế;
8


- Tổ chức ngày Hội đọc sách và hội nghị bạn đọc trong Nhà trường và
tham gia dự thi ngày Hội đọc sách quốc gia;

- Thực hiện báo cáo định kỳ tháng và báo cáo đột xuất theo quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng phân công.
2.4. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức
Trung tâm thông tin Thư viện hiện nay giưới sự lãnh đạo của Ban giám
đốc có 3 bộ phận chính là nghiệp vụ, hành chính tổng hợp, phục vụ
Về đội ngũ cán bộ, hiện nay Thư Viện có 1 Giám đốc theo dõi về hoạt
động nghiệp vụ và phục vụ của đơn vị và tổ chức tài chính. Số cán bộ được phân
bố chi tiết tại các phòng như sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Bảng 3: Danh sách cán bộ, viên chức Trung tâm Thông tin Thư viện
trường ĐH Nội vụ Hà Nội
STT

HỌ VÀ TÊN

CHỨC
DANH

1

Ths. Phạm Quang Quyền

Giám đốc

2.

Ths. Nguyễn T. HồngNhung

Giảng viên


3.

Ths. Ngô T.Thu Huyền

Giảng viên
9

SỐ PHÒNG
H202
P. Giám đốc
ĐT: 129
H204
P. Giáo trình-Nghiệp vụ
ĐT: 111
]ư
H402


4.

Ths. Luyện Thị Trang

Thư viện viên

5.

Vũ Hải Âu

Thư viện viên


6.

Lê Quang Huy

Thư viện viên

7.

Phạm Thị Luân

Phục vụ

Phòng đọc
ĐT: 128
H301
Phòng báo, tạp chí.
ĐT: 126
H204
P. Giáo trình - Nghiệp vụ
ĐT: 111
H303
Phòng máy
ĐT: 126
Trung tâm TTTV

Cho tới nay tổng số cán bộ của Trung tâm là 07 người. Trong đó có: 04
thạc sỹ; 02cử nhân; 01 phục vụ.
a)Phòng bổ sung và chỉnh lý tài liệu : gồm 2 cán bộ làm công tác bổ sung
và chỉnh lý tài liệu. Hướng dẫn bạ đọc tra cứu tài liệu trên máy tra cứu và tủ

phiếu.
b) Phòng báo tạp chí tài liệu nội sinh : gồm 1 cán bộ phụ trách phòng
đọc báo, tạp chí tự chọn, trách kho mượn,
c)Phòng dịch vụ : gôm 1 cán bộ phụ trách về mảng sao chụp tài liệu và
quản lý các máy tính
d) Phòng đọc : gồm 1 cán bộ phụ trách quản lý sách phục vụ bạn đọc xử
lý sách (đóng dấu dán nhãn, mô tả xếp kho, nhập Koha...)
Cán bộ thư viện đều là những người được đào tạo đúng chuyên ngành thư
viện, có trình độ tin học văn phòng và trình độ tiếng anh loại B trở lên.
ThS.Phạm Quang Quyền không những giỏi về chuyên môn nghiệp vụ mà còn
rất am hiểu về công nghệ thông tin.
2.5. Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ của Trung tâm Thông tin –
Thư viện
Hiện nay, thư viện trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là một thư viện lớn, thư
viện có 5 tầng, tổng diên tích khoảng 1500m2 và được trang bị đầy đủ các trang
thiết bị hiện đại. Ngoài những trang thiết bị cần thiết như đèn chiếu sáng, điều
hòa nhiệt độ, quạt…thì thư viện còn có những thứ cần thiết phục vụ cho độc giả
như máy photocopy ricoh MP 8001 , hệ thống máy scan...
10


- Thư Viện có hai phòng đọc trong đó
+ Phòng đọc tầng 3: báo, tạp chí, luận văn luận án và sách cho giáo viên
mượn về gồm 72 chỗ ngồi phục vụ bạn đọc
+ Phòng đọc sách tại chỗ tầng 4 gồm 110 chỗ ngồi cho sinh viên và cán
bộ đến đọc
Ngoài ra còn có các trang thiết bị hỗ trợ quản lý và khai thác thư viện như
các thiết bị an ninh thư viện khá hiện đại.
+ Cổng từ 3M
+ 01 máy khử từ/ nạp từ cho sách và các loại tài liệu….

Trung tâm thông tin Thư viện đã tiến hành xây dựng mạng nội bộ,Cấu
trúc mạng LAN của thư viện. Sơ đồ cấu trúc của mạng LAN của Thư Viện thể
hiện trên hình 2

11


Hình 1: Sơ đồ cấu trúc mạng LAN của Trung tâm thông tin Thư Viện

Internet
Phòng đọc tần 4

Phòng tin học
Máy chủ

Phòng dịch vụ

phòng báo tạp
chí tài liệu nội
sinh

Với mục đích tăng cường các thiết bị hiện đại, hiện nay Thư Viện có
khoảng 40 máy tính có cấu hình cao có tốc độ tối thiểu là 1,8 GHz. Riêng máy
chủ sử dụng chíp có tốc độ tối đa là 3,2Máy
GHz,tra
IGB
BG. bổ
Trong
cứuRAM và 156,4
Phòng

sungđó
Thư Viện đã tổ chức được một phòng truy cập Internet khoảng
hơn 36lý tài
máy
và chỉnh
liệu
tính có cấu hình mạnh và đã được đưa vào sử dụng, khai thác. Ngoài ra
còn có 5
máy tính được bố trí tại các phòng chức năng để tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu
và để bạn đọc tra cứu, tìm tin.
1.3.5. Vốn tài liệu tại Thư viện
a) Đặc điểm hình thức vốn tài liệu
Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc
Thư viện trường Đại học, với chức năng và nhiệm vụ cung cấp thông tin, tri
thức phục vụ đông đảo bạn đọc, cung cấp, giáo trình tài liệu tham khảo cho
sinh viên, hỗ trợ khai thác nguồn thông tin cho công chức, viên chức, người
học phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của Trường.
Hiện nay, Thư viện chú trọng phát triển các loại tài liệu hiện đại bằng
cách: scan, sao chụp, trao đổi giữa các đơn vị, thu nhận tài liệu nội sinh bản
mềm,.. Nhằm mục đích phát triển các dịch vụ của Thư viện điện tử, Thư viện
đã lựa chọn theo hướng triển khai nhiều giải pháp: mã nguồn đóng, mã nguồn
12


mở và ưu tiên theo hướng phát triển mã nguồn mở theo tinh thần của Bộ Văn
hóa thể thao và Du lịch , Bộ Giáo dục và Đào tạo; đồng thời Thư viện còn
thực hiện trên tinh thần đó là chủ động quản trị và phát triển nguồn lực thông
tin điện tử (không thuê bất cứ dịch vụ lưu trữ dữ liệu online nào khác của các
nhà cung cấp dịch vụ).
Để đạt được mục tiêu đó, Thư viện đã lựa chọn giải pháp tích hợp các

phần mềm thư viện trên cơ sở đảm bảo những nguyên tắc hoạt động và phát
triển, và đặc biệt có khả năng duy trì lâu dài, thuận tiện trong việc trao đổi,
nâng cấp phiên bản mới, sang hệ thống khác vì toàn bộ cấu trúc chương trình
Thư viện triển khai dựa trên các tiêu chuẩn Quốc tế về ngành và tiêu chuẩn về
công nghệ. Cụ thể gồm 3 dịch vụ chính đang được cung cấp:
1. Dịch vụ tra cứu thông tin thư mục (Sử dụng KOHA 3.16.04 bản cập
nhật mới nhất 9-2014).
2. Dịch vụ tra cứu thông tin toàn văn. (Sử dụng Dspace 4.2, bản mới
nhất cập nhật 8-2014).
3. Dịch vụ chia sẻ dữ liệu theo mô hình mạng ngang hàng. (Sử dụng
weezo 4.3 bản mới nhất cập nhật 6-2014).
b) Đặc điểm nội dung vốn tài liệu
Cũng như các thư viện Trương học khác, trong hệ thống VTL(vốn tài
liệu) của TTTTTV (Trung tâm thông tin Thư viện) chưa có độ chuyên sâu như
VTL của các thư viện chuyên ngành. VTL của thư viện có diện bao quát tất cả
các các nghành thuộc lĩnh vực của trường trong giai đoạn phát triển của công
nghệ thông tin. Hiện nay VTL còn mở rộng một số lĩnh vực khác. Xét về diện
bao quát, kết quả phân tích thống kê và kết quả khảo sát thực tiễn tại kho tài
liệu cho thấy mức độ phân bố VTL như trên các lĩnh vực hiện có của TTTTTV
như sau:
Bảng 4: cơ cấu nội dung vốn tài liệu đang được sủ dụng của thư Viện
tính đến 4/2016 Tài liệu ở phòng đọc và phòng nội sinh là 13.687

13


Loại hình tài liệu

Số


Sách Chính trị
+ Sách tra cứu
+ Sách Văn hoá - Xã hội
+ Sách Khoa học giáo dục
+ Sách chuyên ngành

tên tài liệu
1.369
2.737
2.737
2.737
3.422

trăm/tổng số
10%
20%
20%
20%
25%

+ Tài liệu tham khảo khác

685

5%

+

lượng Tỷ lệ phần


Biểu đồ 1: Cớ cấu nội dung vốn tài liệu của Thư Viện
Căn cứ vào bảng tổng hợp số liệu, biểu đồ dễ dàng nhận thấy, sách chuyên
nghành nói chung chiếm tỷ lệ cao nhất trong toàn bộ vốn tài liệu của Thư viện
(25%). Do đặc điểm nhu cầu tin tại thư viện phần lớn phục vụ mục đích cho sinh
viên và giáo viên trong công tác học tập và giảng dậy

14


2.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
2.6.1. Cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhóm người dùng tin này bao gồm lãnh đạo của cơ quan trong trường :
Bao gồm ban lãnh, Đây là đối tượng bạn đọc rất quan trọng vì qua những nguồn
tài liệu của thư viện giúp họ có những đối sách thích hợp điều chỉnh chủ trương,
kế hoạch phát triển mọi mặt hay từng mặt. Giúp ban lãnh đạo tiếp cận với giảng
viên và sinh viên, thông qua những bài viết, ý kiến đóng góp của họ trên báo chí.
2.6.2. giảng viên và chuyên viên
Nhóm người dùng tin này thường đến Thư viện để khai thác những nguồn
tài liệu phục vụ cho công tác chuyên môn hàng ngày của họ. Những người dùng
tin này chính là cán bộ, ban, ngành trong trường
2.6.3. Học sinh, sinh viên trong trường
Đây là đối tượng người dùng tin đông nhất của Thư viện. Bạn đọc tìm
đọc tài liệu phục vụ cho mục đích các nhân như phục vụ cho việc học tập nghiên
cứu, các cuộc thi tìm hiểu do nhà trường, các đoàn đội của trường tổ chức,
hoặc có thể tìm hiểu về một sự kiện, một nhân vật lịch sử nào đó để nâng cao sự
hiểu biết của mình,giải trí của cá nhân,phần lớn học tập nâng cao trình độ.
2.7. Sản phẩm và dịch vụ thư viện
Các sản phẩm thông tin thư viện : Thư muc chuyên đề; mục lục thư viện
dạng hộp phiếu; thư mục thông báo sách mới; mục lục điện tử tra cứu trực tuyến
OPAC; tóm tắt, chú giải; tổng quan, tổng luận; bộ sưu tập các tài liệu số hóa

toàn văn trên phần mềm Dspace
Các dịch vụ thông tin hiện có trong Trung tâm Thông tin thư viện trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội : đọc tại chỗ; cho mượn về nhà; cung cấp thông tin theo
yêu cầu; hỗ trợ tìm kiếm thông tin; dịch vụ tra cứu thông tin thư mục ( Dịch vụ
này cung cấp cho bạn đọc các thông tin thư mục về các tài liệu truyền thống hiện
có tại Trung tâm Thông tin Thư viện ); dịch vụ tra cứu tài liệu toàn văn ( dịch vụ
này nhằm cung cấp cho bạn đọc các tài liệu toàn văn, đọc toàn văn online hoặc
download về ); dịch vụ upload dữ liệu theo mô hình mạng ngang hàng ( Dịch vụ
này nhằm cung cấp thông tin chia sẻ từ bạn đọc của Trung tâm thông tin Thư
viện ngày cành đa dạng phong phú đáp ứng yêu cầu thông tin trong quá trình
15


đào tạo và nghiên cứu khoa học, trên giao diện trang chủ); đào tạo hướng dẫn sử
dụng thư viện; hội thảo, tọa đàm, nói chuyện chuyên đề.

16


CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG
TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
1.Xây dựng và phát triển vốn tài liệu
1.1. Công tác bổ sung
Do vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin - Thư viện còn chua đa dạng nên
việc bổ sung làm phong phú kho tài liệu là rất cần thiết. Để công tác bổ sung tài
liệu được tốt và thực sự phát huy hiệu quả, hàng năm Thư viện lựa chọn những
tài liệu phù hợp với tình hình , học tập của học sinh và cán bộ trong trường, phục
vụ cho công tác học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong
trường.
- Trung tâm Thông tin Thư viện đã thực hiệ việc bổ sung tài liệu dựa vào

các nghành thuộc hệ đào tạo của trường
Ưu tiên bổ sung các tài liệu: tra cứu, giáo trình các ngành đào tạo của
trường, Pháp luật, chính trị, văn học, Ngôn ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh).
Đặc điểm của trường Đại học là đào tạo hệ Đại học, cao đẳng, trung cấp,
nghề. Tập trung bổ sung các tài liệu mang tính ứng dụng, nghiệp vụ, thao tác…
Mức độ bổ sung: quý, kỳ, năm (tuỳ theo mức độ kinh phí và nhu cầu của
thư viện).
Các loại hình tài liệu bổ sung: Sách giáo trình, sách tra cứu, tài liệu tham
khảo, báo, tạp chí, tài liệu chuyên ngành….
Ngành đào tạo chung: Chỉ thu thập những tài liệu căn bản phục vụ cho
mục đích đào tạo của nhà Trường.
Các ngành chuyên môn: Văn thư, Thư ký văn phòng, Thông tin thư viện,
Quản lý văn hoá, Quản trị nhân lực….
* Nguồn bổ sung : Có hai phương thức là bổ sung phải trả tiền và bổ sung
không phải trả tiền.
- Bổ sung phải trả tiền (mua) là phương thức chủ yếu đảm bảo bổ sung
được những tài liệu như mong muốn. Mua có hai cách là mua trực tiếp và mua
gián tiếp:
Mua trực tiếp làmua ở các nhà sách, nhà in, nhà xuất bản, bản thân tác giả
có sách để xuất bản hay mua gián tiếp thông qua các cơ quan phát hành.
- Bổ sung không phải trả tiền: Là trao đổi, tặng biếu,
- Hàng năm ở Thư viện được được nhà trường cấp cho một khoản kinh
phí là dùng vào việc mua tài liệu.
17


Dưới đây là bảng thống kê kết quả số lượng tài liệu bổ sung qua từng năm
dựa vào bảng tổng kết của Thư viên cụ thể như sau:
Bảng 5 : Thống kê năm bổ sung số lượng tài liêu của Thư viện từ
năm 2011 - 2015

năm
số lượng

2011
5000

2012
5000

Tài liệu mới

2013
5000

2014
8000

Kiểm tra trùng

2015
14700

Có trùng

đóng dấu, dán
nhãn
In -phích
Hiệusố
chỉnh
Biểu đồ 2: Thống kê bổ sung

đầu trong
ấn phẩm từ năm 2011
2016
CSDL
1.2. Thanh lý tài liệu
mô tả tài liệu
- Thanh lý tài liệu: Là việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản thừa
Tổ chức các
những tài liệu ít được sử dụng và không còn giá trị sử dụng ra khỏi thư viện
loạigiảm
mục lục
- Mục đích: Để giành không gian cho tài liệu mới nhập về;
chi tra
phí
cứu
bảoPhân
quảnloại
tài liệu; tiết kiệm kinh phí; cải tiến việc truy cập
- Việc thanh lý tài liệu tại Thư viện hiện nay căn cứ vào vốn tài liệu hư,
hỏng, hết giá trị sử dụng tại Thư viện không cố định thời gian

In thư mục
1.3. Hoạt động xử lí tài liệuNhập vào CSDL
thông báo sách
1.3.1.từQuy
xử
lí
định
khóatrình tổ chức hoạtvàđộng
mới

biên mục
Hiện nay việc áp dụng CNTT vào hoạt động Thư viện, quy trình xử lý tài

liệu đã được điều chỉnh để đảm bảo tính liên tục và liên hoàn. Quy
trình
Phục
vụ bổ
tra sung
cứu
tài liệu được thể hiện ở hình 3:
tóm tắt nội dung

Đăng ký cá biệt
điện tử -> Xếp

trên CSDL

18

Phục vụ tra bạn
đọc


Hình 3 : Sơ đồ quy trình xử lý tài liệu của Trung tâm thông tin Thư viện

19


1.3.2. Mô tả
Mô tả sách là ghi lại một cách đầy đủ, ngắn gọn các chi tiết của một

quyển sách đó theo những qui tắc nhất định, giúp cho bạn đọc có thể biết khái
quát cuốn sách.
Tài liệu được mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD tạo điều kiện thuận lợi
cho việc sử dụng tài liệu của độc giả, giúp độc giả tra tìm tài liệu một cách
nhanh chóng và chính xác, dưới đây là một số phiếu mô tả của trường:
Hình 4: Mô tả tài liệu theo tên tác giả làm tiêu đề mô tả
5620
TRA

TRẦN NGUYÊN

Tìm hiểu về đồng bào dao người Việt /
Trần Nguyên .- Huế: Nxb. Thuận hóa, 2009 .237tr.; 21cm

Hình 5 : Mô tả tài liệu theo tên sách
895.1

Vết nứt trên cách hoa .-H.: Văn học, 2009 .- 210
tr .; 21cm .- (chuyện quái dị ở công sở )
895
895.222
VET

895

Hình 6: Mô tả tài liệu và lập tiêu đề mô tả
895

895.922


895.1

20


895.9
NHA

Nhất Linh

Gánh hàng hoa / Nhất Linh, Khải Hưng.- H.: Văn học, 2009
.- 187 tr.; 21cm

1.3.2. Phân loại tài liệu
895
895.9223
Phân loại Tài liệu là công tác nhằm phân chia tài liệu và sắp xếp chúng
thành những môn ngành khoa học cơ bản, theo một trật tự nhất định, logic và
khoa học. Là quá trình phân tích tài liệu nhằm xây dựng nội dung chủ yếu và thể
hiện nội dung bằng các kí hiệu của khung phân loại cụ thể, ký hiệu này có thể
đơn giản hơn hoặc phức tạp tùy thuộc vào nội dung của vấn đề cần đề cập
Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã sử dụng bảng phân loại thập
phân (DDC) 14 ấn bản để phù hợp với sự phát triển của hệ thống thư viện trên
thế giới và nhằm phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất.
-Kí hiệu phân loại được ghi ở trong nhãn dán ở gái sách
Ví dụ : 005.4/NGU
Trong đó: 005.4 kí hiệu phân loai
NGU là tên tác giả
1.3.2. Dán nhãn, đóng dấu
a) Dán nhãn sách

Việc dán nhãn sách được thực hiện sau khi đã hoàn thành các công việc
như: vào sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu, phân loại tài liệu, mô tả tài liệu, định từ
khoá tài liệu… Công đoạn này là khâu cuối cùng trong quá trình xử lý nghiệp vụ
tài liệu của thư viện. Sau khi dán nhãn cho tài liệu song ta có thể xếp lên giá và
bắt đầu đưa vào phục vụ bạn đọc
Trên các nhãn sách có ghi các thông tin như: tên trường, thư viện, ký hiệu
21


phân loại và mã hoá tiêu đề mô tả. Hiện nay thư viện đang tổ chức phục vụ bạn
đọc theo hình thức kho đóng và sắp xếp theo ký hiệu phân loại vì vậy nhãn sách
cũng phản ánh được vị trí của mỗi tài liệu trên giá sách.
Dán nhãn vào gáy sách cách khoảng 2 – 2.5cm.Yêu cầu phải dãn cẩn thận,
khoảng cách chính sác, tránh dán nhãn bị nhăn, làm mất thẩm mỹ. Thông thường
để đảm bảo tính thẩm mỹ thì thư viện thường dán nhãn ở phía dưới của gáy sách vì
khổ của mỗi tài liệu không giống nhau, có khổ sách rất lớn nhưng lại có khổ rất
nhở. Vì vậy ta nên dán nhãn ở góc dưới thì khi nhìn vào giá sách, chúng ta thấy rất
bằng nhau chứ không nhấp nhô như khi dán ở góc trên tài liệu. Giúp cho cán bộ thư
viện co thể tìm kiếm tài liệu trong kho 1 cách thuận tiện, dễ dàng.
Trong thời gian thực tập tại thư viện trường chúng em đã dán nhãn được
khoảng hơn 326 tài liệu.
Mẫu nhãn sách hiện nay thư viện đang sử dụng:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
NỘI VỤHÀ
NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC
NỘI VỤ HÀ NỘI
TTTTTV


TTTTTV
895

KL/045

ĐIE

-Trong đó : -Kl/045 là nhãn dán của phòng tài liệu nội sinh tầng 3
KL là khóa luận, 045 là kí hiệu xếp giá
- 895/ĐIE là nhã dán của phòng đọc tầng 4
895 kí hiệu phân loại, ĐIE là tên của tác giả
b). Đóng dấu
Trước khi đóng dấu lên tài liệu ta phải kiểm tra tài liệu, rọc tách những
trang bị dính liền nhau.
Mỗi cuốn sách được đóng 02 dấu: Một dấu vào trang tên sách chính giữa
phần tên tài liệu và tên nhà xuất bản, một dấu đóng vào tay sách thứ 2 đó là
trang 17.
Đối với tài liệu mỏng dưới 17 trang ( không có trang 17 ) thì đóng dấu
vào trang đầu và trang trước của trang cuối.
Đối với những tài liệu có hình ảnh, bản đồ kèm theo thì ta cũng đóng lên
22