ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KINH TẾ

BÀI TẬP THẢO LUẬN

CÁC PHƯƠNG THỨC TRONG ĐÀM
PHÁN KINH DOANH

GIẢNG VIÊN: TS. NGUYỄN THỊ KIM CHI
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 2

Hà Nội, ngày 07 tháng 03 năm 2012


BIÊN BẢN THẢO LUẬN NHÓM
Ngày 25 tháng 2 năm 2012
Nhóm: 2. Họp tại: trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Quốc gia Hà Nội

STT

HỌ VÀ TÊN

NGÀY/THÁN

CÔNG

G NĂM SINH

VIỆC
Chuẩn
bị

bản word và

1

Nguyễn Thị

ppt

phần

Thu Hằng

đàm

phán

qua

điện

thoại
Chuẩn
2

Nguyễn Thu
Huyền

ĐÁNH GIÁ

Hoàn thành tốt và

đúng thời hạn nội
dung được giao

bị

bản word và Hoàn thành tốt và
ppt

phần đúng thời hạn nội

đàm

phán dung được giao

trực tiếp
Chuẩn
bị
3

Nguyễn Thị
Luân

bản word và Hoàn thành tốt và
ppt

phần đúng thời hạn nội

đàm

phán dung được giao


trực tiếp
Chuẩn
bị
4

Nguyễn Thị
Ánh Ngọc

bản word và Hoàn thành tốt và
ppt

phần đúng thời hạn nội

đàm

phán dung được giao

qua điện tín
Chuẩn
bị
bản word và
5

6

Nguyễn Minh

ppt


phần

Nghĩa

đàm

phán

qua

điện

Nguyễn Thị
Phượng

thoại
Chuẩn

Hoàn thành tốt và
đúng thời hạn nội
dung được giao

bị Hoàn thành tốt và

bản word và đúng thời hạn nội

GHI CHÚ


ppt


phần

đàm

phán dung được giao

qua điện tín
Phân chia

7

Bùi Thị Bích
Thảo

31/05/1990

công

việc

cho

các

thành viên.
Tổng

hợp


và chỉnh sửa
lại bản word
và ppt.

Hoàn thành tốt và
đúng thời hạn nội
dung được giao

Nhóm trưởng


NỘI DUNG

I.

ĐÀM PHÁN LÀ GÌ?

II.

CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

III.

KẾT LUẬN

IV.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

I.


ĐÀM PHÁN LÀ GÌ?


Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người
khác. Đàm phán là quá trình giao tiếp đi lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa
ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.
Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ
năm 1716 đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo
như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đàm phám phải có phản xạ
ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác
dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách
biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác.”
Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối
với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng
nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan.
II.

CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
Trong hoạt động kinh doanh có ba phương thức đàm phán chủ yếu sau: đàm phán

qua điện tín, đàm phán qua điện thoại và gặp gỡ đàm phán trực tiếp.
1. Đàm phán qua thư tín
Đàm phán qua thư tín là việc sử dụng thư, điện tín để giao dịch với khách hàng.
Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích
mà các bên sẽ đạt được. Thực tế cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra
được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong
đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài.
Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng
nhưng lại giảm được chi phí đàm phán, giữ được bí mật. Các quyết định đưa ra được cân

nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể. Ngày nay nhiều người đã dùng
hình thức thư điện tử để thay cho cách viết, giữ gìn truyền thống.
Hình thức này thường được sử dụng rộng rãi, có điều kiện để suy xét tính toán,
tham khảo ý kiến của nhiều người khác, thậm chí cùng một lúc có thể giao dịch với
nhiều nơi, gửi thư, gửi điện tín cho nhiều người. Thư từ, điện tín, fax là những văn bản
có tính pháp lý về thương mại. Các bên quan tâm khai thác sơ hở, phát hiện chỗ yếu, chỗ
mạnh để có đối sách có lợi cho mình. Có thể dùng cả khi khiếu nại hoặc dùng làm chứng


cứ khi cần phải đưa ra xét xử trước pháp luật. Vì vậy, phải cẩn thận, chu đáo, không để
đối phương lợi dụng sơ hở để khai thác.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó
kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài,
do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các
hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhất là
khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex,
fax… Các hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng. Nó cho phép kèm theo các
thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc. Đây cũng là xu hướng phát triển trong tương lai.
Tuy vậy khi tiến hành đàm phán bằng thư tín cần phải chú ý đến những vấn đề
sau: bức thư cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải được tập trung vào vấn đề
chính, lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây ra sự hiểu lầm cho
đối tác. Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, theo đuổi mục tiêu bằng những
bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ lâu dài.
2. Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học
Đàm phán qua điện thoại là phương thức đàm phán sử dụng điện thoại làm
phương tiện giao dịch. Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ
thuật thông tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ
biến.
Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp
đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ. Đây là phương thức rất

phong phú về nội dung và hình thức, điển hình là đàm phán qua internet.
Ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta
nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng . Một ưu điểm khác của hình thức này là
nhanh chóng giúp người đàm phán tiến hành đàm phán một cách khẩn trương đúng thời
cơ cần thiết, kịp thời.
Tuy nhiên, hình thức đàm phán này lại tốn kém thường phải hạn chế về thời gian.
Do vậy, các bên không thể trao đổi chi tiết. Mặt khác giao dịch bằng điện thoại chỉ là
hình thức giao dịch miệng nên không có căn cứ pháp lý như văn bản thư từ.


Vì lý do đó, chỉ dùng điện thoại trong những trường hợp thật cần thiết, khẩn cấp,
sợ lỡ thời cơ. Khi sử dụng phương thức giao dịch này thì cần phải chuẩn bị chu đáo để có
thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác.
* Các quy tắc cần lưu ý khi đàm phán qua điện thoại
Khác với các cách đàm phán thông thường, khi đàm phán bằng điện thoại cả hai
bên thường không thể chuẩn bị sẵn một đề cương chi tiết các mục tiêu, danh sách các
vấn đề thảo luận, cùng các văn bản nghiên cứu, cũng như đã tập hợp được tất cả những
cán bộ trợ giúp cần thiết để tranh biện có sức thuyết phục. Trong số những thứ kể trên,
chỉ có mỗi danh sách các vấn đề cần thảo luận là có thể sử dụng được trong các cuộc
thương lượng qua điện thoại.
Khi một bên chủ động gọi điện thoại thì chắc chắn là đối phương không có sự
chuẩn bị. Vấn đề thường hay đặt ra nhiều nhất khi thương lượng qua điện thoại là: “Vấn
đề mà một hay hai bên đã quên nói là quan trọng đến đâu?”
Dưới đây là một số quy tắc và gợi ý để có thể đạt ưu thế trong cuộc thương
lượng qua điện thoại.
Cũng như đối với mọi cuộc thương lượng khác, thương lượng trên điện thoại
cũng như vậy, bên nào chuẩn bị tốt hơn là bên đó chiếm ưu thế. Dù ở bên gọi điện hay
nhận điện thì việc luyện cho mình luôn luôn ở trạng thái sẵn sàng trong bất kỳ cuộc
thương lượng nào, đặc biệt là thương lượng qua điện thoại là vô cùng cần thiết đối với
người đàm phán.

Trước khi gọi điện thoại, hãy chuẩn bị một danh sách các vấn đề thảo luận, một
bản liệt kê những điểm cần trao đổi trong khi nói chuyện qua điện thoại. Người đàm
phán cần liệt kê theo thứ tự ưu tiên những vấn đề mà ta sẽ nói đến và nhớ không bỏ sót
vấn đề nào.
Người gọi đến sẽ là người tự giới thiệu mình là ai, đến từ đâu, lý do gọi điện
trước. Người nhận điện thoại hãy hỏi xem đích xác là anh muốn nói về vấn đề gì, và chỉ
lắng nghe, ghi chép lại những điều anh ta nói.
Trong khi đang đàm phán, cả hai bên phải đảm bảo việc sẵn sàng việc ghi chép
để tránh việc quên hay nhầm lẫn sau này. Ngoài ra cả hai cũng phải cố gắng nắm mọi cơ
sở lập luận trong tay khi đang thực hiện cuộc gọi.


Luôn tập trung hoàn toàn tư tưởng vào cuộc gọi và tránh rối trí cũng là một
nguyên tắc quan trọng khi thực hiện đàm phán qua điện thoại.
Nếu cần phải có những thông tin chính xác, hãy giữ mọi tài liệu tham khảo, thêm
vào một chút chiếc máy hỗ trợ hoặc một chiếc máy tính bỏ túi trong tầm tay hoặc đảm
bảo phải có một đội ngũ nhân viên hỗ trợ phía sau.
Đối với bên gọi đến, khi có sự cố xảy ra và cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn
đang cầm máy.Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọi xem mình có thể gọi lại
cho họ không?
Bên nhận điện thoại có thể dành ra 10 phút, một tiếng, một ngày hoặc lâu hơn để
có thể trả lời một cách rõ ràng đối với từng vấn đề được nêu ra trong cuộc gọi trước. Như
vậy, khi gọi lại, ta là người chủ động ngồi ở ghế lái. Lúc này ta hiểu rõ mình định nói gì
nhưng bên kia thì vẫn chưa có sự chuẩn bị đầy đủ để phản pháo lại.
Người nhận cuộc gọi là người ít có sự chuẩn bị hơn người gọi, cho dù đó chỉ là
một danh sách những vấn đề thảo luận để trong đầu vì vậy tuyệt đối không được quyết
định trả lời mà không suy xét. Nếu cần thiết, bên nhận buộc phải trì hoãn việc trả lời.
Trước khi kết thúc cuộc đàm phán, bắt buộc phải tóm lược lại tất cả những gì đã
được thỏa thuận và xác định trách nhiệm cho hành động tiếp theo.
Cuối cùng, sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có văn bản xác nhận nội dung đã

đàm phán thoả thuận. Văn bản này có ý nghĩa pháp lý nếu đối tác xác nhận lại.
* Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, ta không thể không
nhắc tới hình thức đàm phán qua Internet. Đây là phương thức đàm phán sử dụng tin học,
Internet, mạng xã hội làm phương tiện giao dịch. Đàm phán qua internet là phương tiện
truyền tin, nhận tin rất lý tưởng, cho phép đàm phán song phương, đa phương trên phạm
vi toàn cầu. Ngoài ra, bằng phương thức này các bên có thể hiểu rõ, nắm được nhu cầu
của nhau, không trong trạng thái bị động như điện thoại. Tuy nhiên, chi phí của phương
thức này lớn vì thế những nhà kinh doanh nhỏ không thể thực hiện được.
3. Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp (đàm phán trực tiếp truyền thống) là sự gặp gỡ đối mặt giữa
các bên để thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng.


Ưu điểm của phương pháp đàm phán này là trong quá trình đàm phán trực tiếp thì
các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ,
vẻ mặt, điệu bộ… qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của
nhau bằng cách thức cụ thể.Tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên. Thêm vào đó,
phương thức này còn đẩy nhanh tốc độ giải quyết vấn đề và nhiều khi là lối thoát duy
nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa
đạt kết quả.
Nhưng nó cùng đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của
đối tác và khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm
phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống. Do phương thức này đòi hỏi
chịu chi phí cao về thời gian và tiền bạc, cho nên nó chỉ phù hợp cho đàm phán kí kết
những hợp đồng lớn, phức tạp cần có thỏa thuận chi tiết.
Với sự phát triển của công nghệ điện tử viễn thông như hiện nay, một số phương
thức đàm phán trực tiếp kiểu mới đã ra đời, ví dụ như cầu truyền hình (đàm phán kiểu
nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối diện nhau nhưng không bắt tay được nhau), hay điện
thoại vô tuyến khi so sánh với gặp gỡ truyền thống thì đã có rất nhiều tiến bộ hơn hẳn.
Các phương thức này rõ ràng là bước nhảy vọt trong giao dịch, đàm phán nhưng giá

thành khá cao.
III.

KẾT LUẬN
Mỗi loại đàm phán có những đặc điểm, cách thức thực hiện khác nhau. Con

người chúng ta phải tùy vào từng trường hợp hoàn cảnh để lựa chọn ra phương thức đàm
phán phù hợp sao cho đạt được mục đich một cách hiệu quả nhất.
Chẳng hạn như khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng
phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì
chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt
được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương
thức đàm phán trực tiếp trong kinh doanh.


IV.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

GS.TS Hoàng Đức Thân, Giáo trình giao dịch và đàm phán kinh doanh, NXB thống kê –
2006.
/> />