TCVN xxx : 2015

TCVN

T I Ê U C H U Ẩ N Q U Ố C G I A

TCVN xxx:2015
Xuất bản lần 1

THÔNG TIN VÀ TÀI LIỆU - TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ
QUY TRÌNH TẠO LẬP DỮ LIỆU SỐ VĂN BẢN–
PHẦN 1: QUY TRÌNH SỐ HÓA VĂN BẢN
Information and documentation –
Standard technical data creation process –
Part 1: Documents digitization process

HÀ NỘI – 2015

1


TCVN xxx : 2015

2


TCVN xxx : 2015

Mục lục

Lời nói đầu ........................................................................................................................................... 5

1 Phạm vi áp dụng ............................................................................................................................. 6
2 Thuật ngữ và định nghĩa ................................................................................................................ 6
3 Quy trình số hóa .................................................................................. Error! Bookmark not defined.
4 Lên kế hoạch ........................................................................................ Error! Bookmark not defined.
4.1 Lựa chọn phương pháp số hóa ................................................... Error! Bookmark not defined.
4.1.1 Tự hoặc thuê dịch vụ số hóa ................................................ Error! Bookmark not defined.
4.1.2 Quy trình số hóa hàng loạt hoặc theo yêu cầu số hóa .......... Error! Bookmark not defined.
4.1.3 Số hóa tập trung hay không tập trung ................................... Error! Bookmark not defined.
4.2 Lựa chọn các thông số kỹ thuật .................................................. Error! Bookmark not defined.
4.3 Thiết bị và phần mềm .................................................................. Error! Bookmark not defined.
4.4 Ứng dụng các kỹ thuật nâng cao................................................. Error! Bookmark not defined.
4.4.1 Nâng cao chất lượng hình ảnh ............................................. Error! Bookmark not defined.
4.4.2 Quản lý chú thích ................................................................. Error! Bookmark not defined.
4.4.3 Chất lượng hình ảnh ............................................................ Error! Bookmark not defined.
4.4.4 Phương tiện lưu trữ ............................................................... Error! Bookmark not defined.
5 Xử lý tài liệu gốc .................................................................................. Error! Bookmark not defined.
6 Quét tài liệu .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
7 Đánh chỉ số và siêu dữ liệu ................................................................. Error! Bookmark not defined.
7.1 Đánh chỉ số ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
7.1.1 Đánh chỉ số tiểu sử............................................................... Error! Bookmark not defined.
7.1.2 Đánh chỉ số thư mục ........................................................... Error! Bookmark not defined.
7.2 Siêu dữ liệu ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
7.3 Siêu dữ liệu ảnh .......................................................................... Error! Bookmark not defined.
7.4 Các lưu ý siêu dữ liệu trong quy trình nghiệp vụ số hóa .............. Error! Bookmark not defined.
7.5 Các lưu ý siêu dữ liệu cho dự án số hóa ..................................... Error! Bookmark not defined.

3


TCVN xxx : 2015

8 Quản lý hồ sơ số hoá ........................................................................... Error! Bookmark not defined.
9 Quản lý chất lượng .............................................................................. Error! Bookmark not defined.
9.1 Đảm bảo chất lượng ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
9.2 Xem xét kiểm soát kiểm tra chất lượng ........................................ Error! Bookmark not defined.
10 Ghi nhật ký.......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
11 Thiết lập hệ thống quản lý dữ liệu .................................................... Error! Bookmark not defined.
11.1 Lưu trữ ảnh ............................................................................... Error! Bookmark not defined.
11.2 Chiến lược quản lý dữ liệu ........................................................ Error! Bookmark not defined.
11.2.1 Hệ thống quản lý dài hạn .................................................... Error! Bookmark not defined.
11.2.2 Lưu trữ ngắn hạn ................................................................ Error! Bookmark not defined.
11.3 Sao lưu...................................................................................... Error! Bookmark not defined.
11.4 Quản lý dữ liệu gốc ................................................................... Error! Bookmark not defined.
11.4.1 Xác định giá trị hồ sơ gốc ................................................... Error! Bookmark not defined.
Phụ lục A ................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
(Tham khảo) ............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Khuyến nghị đặt tên siêu dữ liệu tập tin ................................................. Error! Bookmark not defined.
Phụ lục B ................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
(Tham khảo) ............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Kiến nghị kiểm soát chất lượng ............................................................... Error! Bookmark not defined.
Phụ lục C ................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
(Tham khảo) ............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Các kỹ năng yêu cầu đối với nhân viên ................................................... Error! Bookmark not defined.
Phụ lục D ................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
(Tham khảo) ............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Các yêu cầu kỹ thuật với tài liệu số hóa .................................................. Error! Bookmark not defined.
Phụ lục E.................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
(Tham khảo) ............................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Các thông số kỹ thuật khuyến nghị với tài liệu số hóa .......................... Error! Bookmark not defined.
Thư mục tài liệu tham khảo ...................................................................... Error! Bookmark not defined.


4


TCVN xxx : 2015

Lời nói đầu

TCVN xxx : 2015 được xây dựng trên cơ sở
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for
digitization of records (Tiêu chuẩn Hướng dẫn thực hành về quy trình số hóa).
TCVN xxx : 2015 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà nội biên soạn, Bộ
Thông tin và Truyền thông đề nghị,Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm
định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

5


TCVN xxx : 2015

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN xxx : 2015

Thông tin và tài liệu - tiêu chuẩn kỹ thuật về quy trình tạo lập dữ
liệu số văn bản - Phần 1: Quy trình số hóa văn bản
Information and documentation – Standard technical data creation process – Part 1:
Documents digitization process

1 Phạm vi áp dụng
Tiêu chuẩn này thiết lập các hướng dẫn và nguyên tắc chung đảm bảo cho quy trình số hóa văn bản

diễn ra đúng và hiệu quả nhất, nhằm đạt được các yêu cầu cần thiết về việc số hóa văn bản.
Tiêu chuẩn này có thể đóng vai trò như một hướng dẫn trong việc xây dựng quy trình số hóa văn bản
cho tổ chức, doanh nghiệp, thư viện… để đạt hiệu quả và sự chuẩn xác.
Từ các tổ chức lớn tới các cơ quan doanh nghiệp nhỏ đều có thể sử dụng tiêu chuẩn này để thực hiện
quy trình số hóa cho riêng mình.
Tiêu chuẩn này:
Hướng dẫn để tạo ra và quản lý các bản ghi kỹ thuật số, các tài liệu gốc, hoặc hồ sơ chưa được số
hóa khác, đã được sao chép bằng cách số hóa;
Hướng dẫn thực hành tốt nhất cho việc số hóa để đảm bảo độ chính xác và độ tin cậy của hồ sơ và
cho phép xem xét xử lý các hồ sơ gốc;
Hướng dẫn thực hành tốt nhất cho việc tiếp cận các hồ sơ số hoá khi được yêu cầu;
Xác định chiến lược để hỗ trợ cho việc tạo ra các hồ sơ phù hợp với mục đích số hóa để duy trì lâu dài;
Hướng dẫn thực hành tốt nhất cho việc quản lý các hồ sơ nguồn không kỹ thuật số sau số hóa;
Các quy trình của tiêu chuẩn này được xây dựng nhằm đáp ứng các yêu cầu đã được xác định qua
đánh giá rủi ro.
Đối với mỗi tổ chức tùy vào quy mô và đối tượng số hóa mà trong quy trình sẽ có những bước chuẩn
bị khác nhau.

2 Thuật ngữ và định nghĩa
2.1
Số hóa (digitization)
Chuyển đổi dữ liệu phần cứng sang dạng số
Chú ý ví dụ về số hóa bao gồm quét hoặc hình ảnh, chụp ảnh kỹ thuật số của nguồn không kỹ thuật số
hồ sơ, hoặc chuyển đổi các bản ghi âm giọng nói tương tự với phương tiện truyền thông kỹ thuật số.

6


TCVN xxx : 2015
2.2

Dự án Số hóa (digitization project)
Truy vấn, sao chụp các hồ sơ không kỹ thuật số để nâng cao khả năng tiếp cận và tối đa hóa việc tái
sử dụng.
CHÚ THÍCH: Trong các dự án như vậy, các hoạt động nghiệp vụ đã được hoàn thành ở dạng hồ sơ tài liệu không kỹ thuật số
trước khi số hóa và đưa vào mục đích quản lý liên tục các bản ghi không kỹ thuật số mà trên đó các hoạt động nghiệp vụ diễn
ra.

2.3
Hệ thống thông tin nghiệp vụ (business information system)
Hệ thống tự động tạo ra hay quản lý dữ liệu và hoạt động của một tổ chức
CHÚ THÍCH: hệ thống thông tin nghiệp vụ là (thường nhiều hoặc liên quan) ứng dụng với mục đích chính là để giao dịch giữa
các đơn vị tổ chức và khách hàng của mình, ví dụ như một hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý mối quan hệ khách
hàng, hệ thống mục đích xây dựng hoặc cơ sở dữ liệu tùy chỉnh, và tài chính, nguồn nhân lực. Hệ thống thông tin doanh
nghiệp thường chứa dữ liệu động mà thường cập nhật liên tục. Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử và hồ sơ là một loại hình
cụ thể của hệ thống thông tin nghiệp vụ với các chức năng chuyên dụng quản lý hồ sơ của tổ chức và các nguồn thông tin.

2.4
Quy trình nghiệp vụ số hóa (business–process digitization)
Số hóa hồ sơ và thường xuyên đưa vào hệ thống nghiệp vụ, nơi các hoạt động trong tương lai diễn ra
trên hồ sơ kỹ thuật số, chứ không phải trên hồ sơ nguồn không kỹ thuật số.
CHÚ THÍCH: mục đích để quản lý các hồ sơ, các phiên bản của các bản ghi trên đó hoạt động nghiệp vụ diễn ra, hoặc các
hoạt động nghiệp vụ, là phiên bản mà cần phải được quản lý như hồ sơ chính thức. Trong mọi trường hợp, các tổ chức cần
phải phân tích các quá trình nghiệp vụ của họ để xác định và quản lý hồ sơ hoạt động.

2.5
Hủy (destruction)
Quá trình xóa và or huy dữ liệu, có thể tái dùng
2.6
Hồ sơ tự sinh (born digital records)
Bản ghi được tạo ra ở dạng kỹ thuật số, mà không có nguồn dữ liệu bản cứng tương đương

Chú thích: dữ liệu số này khác với dữ liệu:
-

được tạo ra từ bản cứng;

-

bản cứng mà có thể có nguồn gốc từ một nguồn kỹ thuật số nhưng đã được in ra giấy hay chuyển đổi thành tín hiệu
tương tự.

2.7
Xác định giá trị (disposition)
Loạt quá trình liên quan đến việc thực hiện những quyết định về lưu giữ, tiêu hủy hoặc chuyển giao hồ
sơ, được quy định bằng văn bản về thẩm quyền xác định giá trị hồ sơ hoặc các công cụ khác.

7


TCVN xxx : 2015
2.8
Nguồn tài liệu chưa số hóa (non-digital source records)
Phạm vi của các quá trình liên quan đến quyết định thực hiện các hồ sơ lưu giữ, tiêu huỷ, hoặc chuyển
nhượng được ghi lại trong các cơ quan bố trí hoặc các công cụ khác
CHÚ Ý: Một bản ghi nguồn không kỹ thuật số có thể là một hồ sơ gốc hoặc nó có thể đã được tạo ra bởi sao chép, chuyển
đổi.

2.9
Đánh chỉ số (indexing)
Quá trình thiết lập các điểm tiếp cận nhằm tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm hồ sơ và/hoặc thông tin.
2.10

Siêu dữ liệu (metadata)
Dữ liệu mô tả văn cảnh, nội dung, cấu trúc hồ sơ và quản lý hồ sơ theo thời gian.
2.11
Hồ sơ (records)
Thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và duy trì để làm bằng chứng và thông báo theo
trách nhiệm pháp lý hoặc trong các giao dịch công việc
2.12
Quản lý hồ sơ (records management)
Lĩnh vực quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình tạo lập, tiếp nhận, duy trì, sử dụng và xác định
giá trị hồ sơ một cách có hiệu quả và hệ thống, bao gồm cả các quá trình thu nhận và duy trì bằng
chứng và thông tin về các hoạt động và giao dịch công việc dưới hình thức hồ sơ.
2.13
Tài liệu (document)
Thông tin được ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn vị.
2.14
Thông tin thư mục (bibliographic Information)
Một chỉ số được tạo ra bởi tổ chức (có thể thu được từ các bản ghi nguồn) nhằm hỗ trợ trong việc truy
vấn hình ảnh.
2.15
Thông tin tiểu sử (biographic Information)
Thông tin liên quan đến ảnh được quét. Có thể bao gồm ngày quét, thời gian, định danh người quét,
định danh thiết bị chụp và vị trí và các chi tiết sửa đổi, nếu có.

8