KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
Lăng Thị Hương-QLNN14A
Chương 1: CÔNG SỞ VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
1. Các khái niệm
Công sở là một tổ chức của hệ thống BMNN hoặc tổ chức công ích được
nhà nước công nhận. Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức do luật công quy định, được nhà nước giao công sản và nhân lực, được sử
dụng công quyền để tổ chức công việc nhà nước hoặc dịch vụ công vì lợi ích
chung của xã hội, của cộng đồng.
Theo Khoản 1, Điều 70, Luật CBCC 2008: Công sở là trụ sở làm việc của cơ
quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự
nghiệp công lập, có tên gọi riêng, có địa chỉ cụ thể, bao gồm công trình xây dựng,
các tài sản khác thuộc khuôn viên trụ sở làm việc.
Công sở là tổ chức được thiết lập để tiến hành công việc chuyên môn thuộc
nghĩa vụ của Nhà nước. Là tổ chức mang tính chất công ích được nhà nước thành
lập, hoạt động trong khuôn khổ luật hành chính và các ngành luật khác.
=> theo cách hiểu 1
2. Đặc điểm của công sở
- Có vị trí pháp lý nhất định (là một pháp nhân, được sử dụng quyền lực
công để giải quyết công việc theo luật định).
- Thực hiện chức năng nhiêm vụ quyền hạn cụ thể do NN quy định và chịu
sự kiểm soát của các cơ quan có thẩm quyền.
- Nằm trong quan hệ thứ bậc để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và
quan hệ ngang theo chức năng để đảm bảo phối hợp giữa ngành, lĩnh vực với địa
phương, vùng lãnh thổ.
- Phục vụ lợi ích công cộng, lợi ích NN và nhân dân, không vụ lợi.
- Có các điều kiện và phương tiện cần thiết để thực hiện công vụ.
3. Sứ mệnh của công sở
- Phục vụ lợi ích chung, thiết yếu của người dân, cộng đồng. Cung cấp các
dịch vụ công (là những DV do NN chịu trách nhiệm). Phục vụ các nhu cầu cơ bản,
thiết yếu chung của XH. Không vì động cơ lợi nhuận. Có thể ủy quyền cho các lực

lượng xã hội khác). Gồm DV HC công, DV công cộng, DV công ích.
- Đáp ứng quyền và yêu cầu thực hiện nghĩa vụ của công dân, tổ chức.
- Thực hiện các chức năng của NN


Cai trị:
+ Đáp ứng nhu cầu chung của XH.
+ Không thể “từ chối”
+ Thuộc sứ mệnh của nhà nước
+ Không thể ủy quyền cho các tổ chức khác
+ Nhà nước độc quyền
+ Không vì lợi nhuận kinh tế
+ Bình đẳng trong việc hưởng thụ
+ Sử dụng nhân sách nhà nước.
Phục vụ:
+ Nhằm đáp ứng các nhu cầu thiết yếu về vật chất và tinh thần
+ Thuộc trách nhiệm của nhà nước nhưng có thể ủy quyền cho các lực lượng
xã hội khác cùng tham gia
+ Được hỗ trợ từ ngân sách nhà nước.
4. Mục đích của điều hành công sở
Điều hành công sở là:
- Là sự hướng dẫn các hoạt động chung của công sở diễn ra theo một
đường lối, chủ trương thống nhất, thực hiện mục tiêu công sở.
- Là các phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, là những biện pháp
công nghệ được vận dụng vào hoạt động công sở để thực hiện tốt các
nhiệm vụ của công sở và hướng tới sự phát triển bền vũng của công sở.
- Là những việc làm của đội ngũ lãnh đạo, quản lý trong công sở trong việc
chỉ đạo, điều hành, quản lý các hoạt động của công sở nhằm đạt mục tiêu
đã định.
Mục đích:

- Hiện thực hóa các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà
nước.
- Không ngừng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả hoạt động của các
công sở.


- Xây dựng được nền nếp làm việc khoa học
- Cung cấp dịch vụ công hiệu quả
- Tuân thủ các quy định của pháp luật trong quá trình điều hành
- Đảm bảo sự phát triển bền vững của các công sở
- Nâng cao được trình độ cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ của công sở.
5. Các nguyên tắc điều hành công sở ( 10 nguyên tắc)
a) Tuân thủ pháp luật hiện hành
+ Mọi quyết định điều hành phải đúng thẩm quyền do luật định. Ví dụ: QĐ
347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng BNV quy định CN, NV, QH,CCTC
của TĐHNVHN.
+ Các hoạt động điều hành phải theo quy định của PL (quản lý, sủ dụng
nhân sự, quản lý, sử dụng nguồn lực vật chất, xây dựng bộ máy tổ chức….) vd:
Trường ĐHNVHN phải tuân theo luật giáo dục, điều lệ trường đại học, luật lao
động….
b) Phù hợp thực tiễn
- Hđộng điều hành công sở phải xuất phát từ thực tiễn của công sở thì sự
điều hành mới mang tính khả thi.
- Các quyết định của người lãnh đạo, quản lý gây được ấn tượng bởi sự bám
sát thực tiễn.
c) Tăng cường dân chủ trong quá trình điều hành
Trong quá trình nc, dự thảo quyết định điều hành cần bàn bạc với các cấp,
ngành, các đơn vị có liên quan nhằm:
- Tập hợp trí tuệ của tập thể, cá nhân trong công sở và các đối tượng có

liên quan
- Thu thập được nhiều thông tin hơn
- Tăng cường sự ủng hộ và cam kết thực hiện
d) Nguyên tắc công khai
Công khai trong xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động như công khai
nhiệm vụ, kế hoạch, quy chế, tài chính, trong khen thưởng, kỷ luật, thi tuyển lao
động……nhằm:
- Để nhân viên biết, tham gia và thực hiện nhiệm vụ, giám sát và tạo áp lực
thay đổi.


- Giúp nhân viên biết rõ và thống nhất hơn về tình trạng hiện thời của công
sở.
- Tăng uy tín của nhà lãnh đạo vế sự nghiêm minh và công bằng trong đối
xử.
- Để tăng sự hài long trong đối tượng phục vụ: tổ chức và công dân có thể
giám sát và yêu cầu chất lượng như quy định.
e) Nguyên tắc liên tục
Đảm bảo đáp ứng kịp thời một cách tốt nhất nhu cầu công dân và tổ chức.
Đòi hỏi nhà quản lý phải biết phân công công việc một cách hợp lí, tăng
cường liên kết, học hỏi, khả năng thay thế của các nhân viên.
+ Liên tục trong quan hệ điều hành
+ Sự phát triển liên tục trong công việc
+ Kiểm tra và đánh giá thường xuyên
+ Đảm bảo phát triển liên tục của hệ thống.
g) Nguyên tắc mệnh lệnh điều hành phù hợp
- Mệnh lệnh ban hành phải có tính hệ thống, tức mệnh lệnh cơ quan cấp dưới
phải phù hợp với mệnh lệnh của cơ quan cấp trên;
- Không ban hành những mệnh lệnh trái ngược nhau. Trong trường hợp có
thay đổi mệnh lệnh phải có sự giải thích rõ ràng, hủy bỏ mệnh lệnh cũ.

-Tránh sự chồng chéo khi ban hành mệnh lệnh
h) Khuyến khích có hiệu quả
- Là cơ sở tăng trách nhiệm trong thực thi công vụ của CBCC.
- Tăng sự gắn kết của cbcc, ng lao động với tổ chức
- Là cơ sở thu hút nhân tài về tổ chức
- Khuyến khích bằng tinh thần, vật chất, chế độ đãi ngộ….
i) Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền
Nhằm: tạo cơ sở để phối hợp tốt; dễ kiểm tra, đánh giá; không chồng chéo
cn, nv trong thực thi công vụ….
- Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị trong tổ chức
- Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của mỗi vị trí công việc
k) Tăng cường kiểm tra, đánh giá
- Là cơ sở để điều chỉnh kế hoạch; đánh giá cbcc, ng lao động; thay đổi quy
trình thủ tục; điều chỉnh phong cách lãnh đạo quản lí…


l) Không ngừng đổi mới
- Nhằm đáp ứng với nhịp độ thay đổi của con người trong công sở
- Thích ứng với sự thay đổi bên ngoài công sở
- Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ
6. Các yếu tố tác động đến hoạt động điều hành công sở
- Yếu tố bên trong công sở
+ Năng lực, uy tín của nhà lãnh đạo, quản lý và cbcc, ng lao động
+ Thực tế quan hệ nhân sự: kiểu giao tiếp và hiệu quả giao tiếp
+ Hệ thống quy định về quy trình thủ tục làm việc….
+ Cơ cấu tổ chức
+ Điều kiện tài chính, vật chất của công sở
+ Lịch sử tổ chức, truyền thống tổ chức, văn hóa công sở
+ Việc xây dựng và sử dụng hệ thống thông tin…
+ Hình ảnh và uy tín của công sở trong con mắt đối tác, khách hàng, công

dân…
- Yếu tố bên ngoài công sở
+ Hệ thống chính sách, khuôn khổ pháp lý liên quan đến chức năng, nv, cách
thức hoạt động của công sở.
+ Trình độ dân trí và ý nguyện của ng dân
+ Môi trường tự nhiên, địa lý, khí hậu….
+ Văn hóa hành chính của hệ thống công vụ; văn hóa dân tộc, văn hóa khu
vực, văn hóa địa phương nơi công sở đóng trụ sở,..
+ Đặc điểm môi trường, môi trường chính trị quốc gia….
+ Tình hình phát triển kinh tế của đất nước, của địa phương
+ Xu hướng điều hành công sở của các công sở khác cùng khu vực, cùng
quốc gia và trên thế giới..
+ Năng lực và thái độ của khu vực tư
7. Bối cảnh và thách thức trong điều hành công sở hiện nay
Bối cảnh
- Xu hướng toàn cầu hóa
- Công nghệ phát triển mạnh mẽ
- Tình hình chính trị và kinh tế diễn biến phức tạp


- Nền kinh tế và xã hội đang hướng ra bên ngoài
- Người dân ngày càng có nhiều thông tin và tiếng nói
- Dòng thông tin tốc độ ngày càng cao, đòi hỏi thời hạn có phản ứng ngày
càng ngắn
- QL công ngày càng trở nên phức tạp
Những thách thức trong điều hành công sở

Thách thức bên trong:

Thách thức bên ngoài:


+ Xung đột
+ Mặt trái kinh tế thị trường
+ Kỉ luật giảm sút
+ Cạnh tranh quốc tế
+ Chảy máu chất xám
+ Cập nhật công nghệ
+ Một số giá trị đạo đức bị xuống cấp
+ Nhu cầu công dân
+ Nguy cơ tụt hậu về phương tiện và
…..
phương thức điều hành
+ Áp lực về yêu cầu chất lượng dịch vụ

8. Các xu hướng đổi mới kĩ thuật điều hành công sở
* Tầm quan trọng của đổi mới kĩ thuật điều hành công sở
- Về phương diện kinh tế:
+ Là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc giảm chi phí đầu
vào, kiểm soát được quỹ thời gian của cơ quan công sở.
+ Là một trong những đk quan trọng để giảm bớt biên chế hành chính trong
cơ quan hiện nay ở VN.
- Về phương diện xã hội:
+ Tạo MQH gắn bó giữa NN với ND, người dân có cơ hội đóng góp nhiều
hơn cho cơ quan tổ chức.
+ Giao lưu với các nước rút kinh nghiệm, học hỏi ở các nước tiên tiến để QL
hiệu quả hơn trên các lĩnh vực.
- Về phương diện chính trị:
Là biện pháp góp phần thực hiện chủ trương, đường lối chính sách của Đảng
và NN trong việc cải cách hành chính và xây dựng NN pháp quyền XHCN.
- Về phương diện QLNN:



+ Giúp các công sở QL tốt hơn trong công việc và thuận lợi trong kiểm tra
giám sát các hoạt động
+ Phát hiện những sai lầm, thiếu sót của công sở cũng như của người lãnh đạo
+ Nâng cao hiệu quả thu thập thông tin trong điều hành công sở.
Các xu hướng đổi mới:
1. Kỹ thuật điều hành không ngừng được đổi mới và hiện đại hóa nhằm
đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin
Thông tin có vai trò đặc biệt trong quản lý….đáp ứng nhu cầu xử lý thông
tin. K ngừng đổi mới thể hiện ở:
- Nhận thức, tư duy của mỗi người thực hiện nhiệm vụ
- Cách thức làm việc của mỗi người thực hiện nhiệm v
- Công cụ xử lý thông tin
2. Kĩ thuật điều hành hiện đại hướng đến cung cấp dịch vụ hành chính
tốt nhất cho người dân và cho QLNN.
- Xu hướng đa chiều: mục tiêu QL đối tượng và tăng cường dịch vụ cho đối
tượng QL. ( k coi là đối tượng mà là khách hàng để nâng cao dịch vụ..)
- Đem lại lợi ích cho cả người dân và cho cả QLNN.
3. Kỹ thuật điều hành hiện đại có xu hướng tăng cường áp dụng các
phương tiện kỹ thuật mới và phương pháp điều hành mới.
-Là điều tất yếu.
Phương tiện kỹ thuật mới như: ứng dụng CNTT mới, mạng internet đường
truyền tốc độ cao, chương trình phần mềm quản lý chuyên biệt cho các mạng…
Phương pháp đh mới: 5S là công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn
gốc từ Nhật (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng)
4. Xu hướng học hỏi lẫn nhau về kĩ thuật hành chính của các quốc gia.
- Chuyển giao công nghệ tiên tiến hiện đại,
- Tổ chức các hội thảo về KHKT giữa nc ta với nc khác
- Cử CBCC đi học nước ngoài….

5. Không có sự phân biệt tuyệt đối về mặt kĩ thuật điều hành giữa hành
chính công và hành chính tư.
- Các phương pháp quản lý mới trc kia chỉ áp dụng ở khu vực tư nay đã áp
dụng cho khu vực công, ví dụ chuẩn ISO…


- Khu vực tư cũng đẩy mạnh sử dụng một số biện pháp hành chính, cưỡng
chế trong quản lý đơn vị của họ; soạn thảo vb cũng áp dụng mốt số quy định của
VBQLNN…


CHƯƠNG 2
MỘT SỐ KĨ THUẬT ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ CƠ BẢN
1. Hoạch định chiến lược và lập kế hoạch hoạt động của công sở
a.

Khái niệm

Hoạch định là quá trình xác lập các mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất
để thực hiện những mục tiêu đó.
Hoạch định cần trả lời trước các câu hỏi: What ? When ? Where ? Who ?
Which ? How ?
Hoạch định chiến lược là việc xác định các ưu tiên, tập trung các nguồn lực
và củng cố các hoạt động vận hành, nhằm đảm bảo cho các nhân viên của tổ chức
và các bên có liên quan khác cùng hướng đến mục tiêu chung, đạt được sự thống
nhất về các kết quả dự kiến, đánh giá và điều chỉnh phương hướng hoạt động của
tổ chức để đáp ứng môi trường luôn biến động.
Lập kế hoạch là quá trình nhằm xác định mục tiêu của tổ chức cùng các
phương thức thích hợp và các nguồn lực để đạt mục tiêu.
b. Tác dụng của hoạch định chiến lược và lập kế hoạch trong điều hành


công sở
- HĐCL nhằm đưa ra những quyết định và những hành động cơ bản có vai
trò định hình và hướng dẫn cho công sở đó muốn trở thành cái gì/ phục vụ cho
ai/làm gì/lý do làm việc đó và chú trọng đến tầm nhìn tương lai..
- HĐCL vừa vạch ra đích đến vừa nêu rõ cách thức đo lường mức độ thành
công
- LKH giúp cho công sở ứng phó với những thay đổi trong tương lai: dự
đoán tương lai, khó khăn,…. => Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những
thay đổi của môi trường bên ngoài
- LKH giúp hướng các nỗ lực vào hoàn thành mục tiêu: thống nhất và phối
hợp được sự nỗ lực của các cá nhân, đơn vị cùng hướng tới mục tiêu.
- Tạo khả năng tiết kiệm các nguồn lực cho công sở: tối thiểu hóa chi phí
nguồn lực; các hđộng diễn ra nhịp nhàng, cân đối; giảm thiểu rủi ro…
- LKH là cơ sở thực hiện chức năng kiểm soát.
- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn


- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của công sở để phối hợp với các cơ quan
khác
- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra
c. Bài tập: Lập kế hoạch một hoạt động cụ thể trong công sở.


2. Thiết kế và phân tích công việc
a. Khái niệm
Thiết kế công việc là việc phân chia các nhiệm vụ của công sở ra thành
những nhiệm vụ đơn giản hơn, nhỏ hơn trong đó nhiều người có thể tham gia.
Được thực hiện trên cơ sở:

+ Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ tổng thể của cơ quan
+ Phân chia thành những nhiệm vụ cụ thể, từng vị trí làm việc một cách hợp
lý (theo sản phẩm, theo loại công việc)
+ Làm cơ sở đảm bảo thực hiện công việc 1 cách hiệu quả
+ Sản phẩm của thiết kế công việc: quy chế, quy định, quy trình.
+ Là 1 dạng quy chế (kĩ thuật, quy trình)
+ Áp dụng đối với loại nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên, lặp lại (khác
với lập kế hoạch)
+ Áp dụng đối với công việc có tính đặc thù, đòi hỏi chuyên môn cao hoặc
cần có sự phối hợp chặt chẽ.
c. Ý nghĩa/vai trò của Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình xem xét một cách toàn diện và có hệ thống
nội dung của từng công việc đề ra để xác định một cách thức giải quyết tối ưu
nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động công sở.
- Sản phẩm: Bản mô tả công việc/ bản hướng dẫn nhiệm vụ của một chức
danh.
Ý nghĩa:
- Giúp nhà lãnh đạo bổ nhiệm, tuyển dụng, phân công công việc, kiểm tra,
đánh giá công việc của cán bộ
- Giúp CQNN quản lý công chức hiệu quả
- Giúp cán bộ thực thi công việc chính xác, đạt yêu cầu quy định, phối hợp
hoạt động
- Giúp lãnh đạo cơ quan quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, chuẩn bị điều
kiện đầy đủ để cán bộ hoàn thành nhiệm vụ
- Xác định rõ trách nhiệm quản lý và thực thi
c. Bài tập: Lập bản mô tả công việc 1 vị trí việc làm cụ thể trong công
sở.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM



Tên VTVL: Phó Chánh Văn phòng UBNDMã VTVL: 3.1.2
tỉnh
Ngày bắt đầu thực hiện:

Đơn vị công tác:

Văn phòng UBND tỉnh

Quản lý trực tiếp:

Chánh Văn phòng UBND tỉnh

Quản lý chức năng:

Văn phòng UBND tỉnh

Quan hệ công việc:

Văn phòng Chính phủ; Văn phòng Chủ tịch
nước, Các Bộ, ngành TW, Tỉnh ủy, HĐND,
UBND tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có
liên quan công tác Văn phòng

Công việc, Văn bản liên quan:

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban
nhân dân ngày 26/11/2003;
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày

03/12/2004;
- Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCPBNV ngày 23/10/2015 của Văn phòng Chính
phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Quyết định số 55/2015/QĐ-UBND ngày
08/12/2015 của UBND tỉnh Lào Cai về việc
ban hành quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND tỉnh;
- Các Thông báo phân công nhiệm vụ của
Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

Mục tiêu vị trí công việc: Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc Chánh
Văn phòng, được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác
để giúp việc Chánh Văn phòng trong việc tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch


UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Tuỳ theo điều kiện và tình
hình thực tế, Chánh Văn phòng điều chỉnh việc phân công công việc cho phù hợp
(có thông báo phân công nhiệm vụ riêng).
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân về các lĩnh vực công tác của mình
trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh và trước Pháp luật.
Tỷ trọng
Các nhiệm vụ chính

Tiêu chí đánh giá
hoàn thành công
thời gian(%)
việc


Các công việc lãnh đạo, quản lý

90%

- Tổ chức xây dựng, triển khai thực hiện
các chường trình, kế hoạch thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách. Tham gia cùng
tập thể Đảng ủy, lãnh đạo cơ quan xây
dựng Đảng bộ, cơ quan và các đoàn thể
thuộc Văn phòng trong sạch, vững mạnh.
- Chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị được
Chánh Văn phòng phân công phụ trách 40
xây dựng, tổ chức triển khai thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác.

Hoàn thành các
nhiệm
vụ
theo
Chương trình, kế
hoạch hằng năm và
các nhiệm vụ của
Văn phòng thuộc
lĩnh vực phụ trách

- Khuyến khích, động viên công chức,
viên chức rèn luyện, phấn đấu hoàn thành
nhiệm vụ.
Tổ chức và chủ trì các cuộc họp với các

phòng chuyên môn được phân công phụ
trách; tham gia các cuộc họp do Văn
phòng hoặc các cấp, các ngành tổ chức. 20
Giao nhiệm vụ, kiểm tra, đôn đốc các
phòng, ban, đơn vị hoàn thành kịp thời
các công việc theo chương trình, kế hoạch
và các công việc chuyên môn được Chánh
Văn phòng giao; phối hợp các bộ phận để

Hoàn thành các
nhiệm
vụ
theo
Chương trình, kế
hoạch hằng năm và
các nhiệm vụ của
Văn phòng thuộc
lĩnh vực phụ trách


hoàn thành nhiệm vụ.
Giúp Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo
công tác thuộc lĩnh vực được phân công.
Xét duyệt, ký các văn bản do các phòng,
đơn vị được Chánh Văn phòng phân công 30
phụ trách;

Các công việc kiêm nhiệm

Hoàn thành các

nhiệm
vụ
theo
Chương trình, kế
hoạch hằng năm và
các nhiệm vụ của
Văn phòng thuộc
lĩnh vực phụ trách

10%

Thực hiện các nhiệm vụ của Đảng ủy,
công tác đoàn thể và một số nhiệm vụ
10
khác do Chánh Văn phòng giao.

Hoàn thành các
nhiệm vụ theo chức
trách được giao và
chương trình, kế
hoạch công tác

Thẩm quyền ra quyết định: UBND tỉnh Lào Cai
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: Toàn bộ công chức, viên chức và người Lao động
thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
Thẩm quyền tài chính:

Trình độ:
- Chuyên môn: Có bằng Đại học trở lên các ngành liên quan đến lĩnh vực phụ trách;
- Quản lý nhà nước: BD kiến thức QLNN chương trình chuyên viên chính.

- Lý luận chính trị: Bằng Cao cấp lý luận chính trị
- Ngoại ngữ: Chứng chỉ B
- Tin học: Chứng chỉ B.
- Tiếng dân tộc: Chứng chỉ (tiếng Mông hoặc Dao, Tày…)


Kinh nghiệm công tác: Có thời gian công tác 05 năm trở lên ở ngạch chuyên viên
và phải là Trưởng phòng các phòng thuộc Văn phòng hoặc tương đương
Năng lực cốt lõi: Có năng lực tham mưu, tổ chức thực hiện các chủ
trương, chính sách của Đảng và nhà nước về lĩnh vực chuyên môn,
năng lực chuyên ngành được giao. Tinh thần trách nhiệm, trung thực, Đạo đức
công vụ, Kỹ năng giao tiếp lịch sự

Yêu cầu

Năng lực quản lý: Có năng lực tổ chức, điều hành cán bộ, công chức
trong Văn phòng và phối hợp với các cấp, các cơ quan có liên quan thực
hiện các nhiệm vụ được giao. Có khả năng quy tụ, đoàn kết tập hợp
quần chúng.
Năng lực chuyên môn: Có khả năng nghiên cứu xây dựng các văn bản
QPPL, đề xuất các giải pháp kinh tế- kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ
về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được giao, phục vụ cho hoạt
động quản lý nhà nước Văn phòng.
Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): Dành nhiều thời gian ngoài
giờ cho công việc, có khả năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống nhanh và khéo léo.
Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc (ví
dụ yêu cầu về hỗ trợ, phối hợp...): Sự quan tâm tạo điều kiện của cấp trên; sự phối
hợp của lãnh đạo của các sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố.
Điều kiện làm việc
Chỗ làm việc: Theo tiêu chuẩn công chức

Trang thiết bị: Theo tiêu chuẩn công chức
Các điều kiện khác (nếu có): Máy tính sách tay, điều hòa nhiệt độ
Tên người thực hiện VTVL:

Tên người quản lý trực tiếp:

.............................................................

............................................................

Chữ ký:

Chữ ký:


Ngày.........tháng..........năm 2016

Ngày.........tháng..........năm 2016

3. Phân công công việc trong công sở
a. Khái niệm
Phân công công việc là căn cứ vào yêu cầu công việc và năng lực thực tế, bố
trí các cá nhân, các nhóm, các đơn vị đảm nhận nhiệm vụ (mang tính chất thường
xuyên).
Phân công công việc có hiệu quả có nghĩa là nhà quản lý cần biết cách ủy
thác công việc cho những nhân viên có khả năng đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và
tạo động lực giúp họ hoàn thành công việc được ủy thác.
b. Quy trình phân công công việc
B1: Xác định cv cần phân công
B2: Xác định đối tượng phù hợp để PCCV

B3: Thảo luận, xin ý kiến, phê duyệt các bên liên quan
B4: Ra quyết định PCCV
4. Xây dựng văn hóa công sở
a. khái niệm
Văn hóa là tổng thể những nét riêng biệt tinh thần và vật chất, trí tuệ và xúc
cảm quyết định tính cách của một xã hội hay của một nhóm người trong xã hội.
(theo định nghĩa của Unesco năm 1982)
Văn hóa công sở là một hệ thống các chuẩn mực, quy tắc, giá trị được hình
thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của
cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc
trong công sở và hiệu quả hoạt động của công sở.
b. Vai trò văn hóa công sở đối với cơ quan, tổ chức
- Xây dựng môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, thống nhất
+ MT VHCS tốt sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực cho mỗi cá nhân
+ Bản thân ng lđ thấy đi làm “mỗi ngày là một niềm vui” thì hiệu quả cv
tăng lên nhiều
+ VHCS là nét riêng của mỗi công sở và là điểm chung gắn kết mỗi ng lao
động trong công sở, nên sẽ tạo hiệu ứng thống nhất trong phog cách làm việc của
mỗi cá nhân trong công sở.
- Xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp
VHCS đem đến niềm tự hào cho mỗi ng lđ trong công sở, tạo ra một sự ứng
xử thống nhất của những ng làm chung với nhau. Cho nên VHCS góp phần mạnh


mẽ làm nên phong cách làm việc chuyên nghiệp của mỗi cá nhân làm việc trong
công sở và cả công sở nói chung.
- Xây dựng hình ảnh của cơ quan tổ chức
Từ việc tạo nên những con ng có nhân sinh quan tương đồng nhau, phong
cách làm việc chuyên nghiệp giống nhau và những nét riêng của mỗi ng đc phát
huy sẽ tạo nên uy tín của tổ chức.

- Văn hóa công sở là điều kiện phát triển tinh thần và nhân cách cho con
người.
Nhờ có văn hóa con người có thể tiếp thu những giá trị vc, tinh thần như ý
thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, long tự trọng…. từ đó phát triển tinh thần và nhân
cách của mỗi cán bộ, cc, vc góp phần vào sự phát triển, cải cách nền hành chính
công.
 Tóm lại: VHCS có vai trò cơ bản vưa là mục tiêu vừa là động lực phát
triển của công sở vì vậy việc bảo vệ và phát huy giá trị văn hóa công sở k
những là nhiệm vụ của nhà nước mà còn là nhiệm vụ của mỗi cbccvc
trong cv của mình, ở các vị trí, cương vị khác nhau trong thực thi công vụ
d. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa công sở

Các yếu tố bên trong của công sở
- Yếu tố con người: lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức;
- Yếu tố tài chính: kinh phí, lương, chế độ đãi ngộ, phụ cấp,...;
- Yếu tố văn hóa truyền thống của tổ chức;
Các yếu tố bên ngoài của công sở\
- Yếu tố thể chế: các quy định chung của Đảng, Nhà nước và cơ quan về
công sở, chế độ công vụ,...;
- Các MQH của cơ quan;
- Các đối tượng phục vụ của cơ quan: trình độ dân trí của người dân tại nơi
đặt công sở;
- Văn hóa bản địa;
- Tiến độ phát triển về kinh tế, xã hội của ngành, địa phương, đất nước;


5. Tổ chức hội họp
a. Khái niệm
Họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc
nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền

đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề,
các nhiệm vụ mà những người dự họp cần hoặc đều quan tâm.
Trong CQHCNN: Họp là một hình thức của hoạt động QLNN, một cách
thức giải quyết cv, thông qua đó thủ trưởng CQHCNN trực tiếp thực hiện sự lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng,
thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định pháp luật.
b. Vai trò của hội họp
- Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể
va tạo ra năng suất lao động cao;
- Phát huy sự tham gia rộng rãi một số công việc của cơ quan, đơn vị;
- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến
sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh;
- Phổ biến những quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ những khó
khăn, uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình làm việc.
c. Quy trình tổ chức cuộc họp
Bước 1: Chuẩn bị hội họp
- Xác định nhu cầu họp, mục đích, tính chất, hình thức, nội dung cuộc họp
và phân công công việc trong cuộc họp.
- Quy định thành phần dự họp
- Xác định thời gian, địa điểm họp
- Chuẩn bị nội dung họp
- Xây dựng kế hoạch tổ chức họp, chương trình nghị sự
- Làm và kịp thời gửi giấy mời
- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các tài liệu của cuộc họp
- Chuẩn bị nguồn lực vật chất (kinh phí, csvc) con người phục vụ hoạt động
họp ( lễ tân, …)
- Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị
Bước 2: Tiến hành cuộc họp
- Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu (nếu có)
- Điều hành họp:



+ Ổn định tổ chức
+ Khai mạc
+ Trình bày báo cáo, tham luận
+ Triển khai phát biểu thảo luận
- Ghi biên bản: trung thực, khách quan, chính xác
Bước 3: Kết thúc, bế mạc cuộc họp
- Chủ tọa kết luận và khẳng định các vấn đề đã/chưa thống nhất gồm
những nội dung gì, nguyên nhân.
- Thông qua biên bản họ, Nghị quyết cuộc họp
- Đánh giá, kết thúc cuộc họp
- Đọc diễn văn bế mạc (nếu có)
Bước 4: Công việc sau hội họp
- Hoàn thiện các văn kiện
- Ban hành vb cần thiết trên cơ sở quyết định cuộc họp: VB chính thức,
thông báo về kết quả cuộc họp
- Các công việc nghiệp vụ VP: Lập hồ sơ cuộc họp, thu dọn phòng, lamg thủ
tục thanh toán tạm ứng, tháo thư từ, vb theo yêu cầu lãnh đạo…
d. Các nhiệm vụ cuả người chủ trì cuộc họp
- Phát biểu mở đầu cuộc họp
- Trực tiếp trình bày/ giới thiệu người trình bày nội dung
- Hướng dẫn thảo luận
- Xử lý các tình huống phát sinh
- Kết luận cuộc họp.
6. Vai trò của PR (quan hệ công chúng)
Là hoạt động của chủ thể là cá nhân hay tổ chức tác động tới công chúng
một cách có hệ thống thông qua những kênh thông tin nhất định nhằm đạt được sự
thấu hiểu, cảm tình của công chúng với cá nhân, tổ chức đó.
Vai trò:

- Xây dựng, duy trì, phát triển được uy tín, hình ảnh/ thương hiệu của cá
nhân/ tổ chức
- Xây dựng, quảng bá thương hiệu đối với cộng đồng


- Tạo mối thiện cảm, sự thấu hiểu của công chúng
- Kết nối cá nhân/ tổ chức với nhóm công chúng mục tiêu của họ; thu hút
công chúng tham gia vào những hoạt động của tỏ chức.
- Khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên
- Xử lý các khủng hoảng truyền thông.
Bài tập: Soạn thảo giấy mời, công văn mời họp, hội nghị, tọa đàm
Xây dựng chương trình nghị sự một cuộc họp, đại hội


CHƯƠNG 3
NHÀ LÃNH ĐẠO TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
1. Vai trò của nhà lãnh đạo trong công sở
Lãnh đạo là những hành vi của người đứng đầu tổ chức để hướng dẫn và thúc
đẩy người khác thực hiện nhiệm vụ, hoàn thành mục tiêu dự định.
Nhà lãnh đạo phải là những người đứng đầu một tổ chức, giữ chức vụ chỉ huy.
Nhà lãnh đạo là người có khả năng ảnh hưởng đến người khác và có thẩm quyền
quản lý.
Vai trò nhà lãnh đạo trong công sở:
1) Nhà lãnh đạo là người tạo ra tầm nhìn trong công sở (thông qua hoạt động
hoạch định)
2) Nhà lãnh đạo là người truyền cảm hứng làm việc cho công chức, viên chức
trong công sở
3) Nhà lãnh đạo là người gây ảnh hưởng, lôi cuốn nhân viên trong công sở tích
cực, chủ động làm việc để đạt mục tiêu của công sở.
2. Vai trò của Tạo động lực làm việc và truyền cảm hứng trong công sở

Tạo động lực được hiểu là các hệ thống chính sách, biện pháp, thủ thuật quản lý
tác động tới người lao động nhằm làm cho người lao động có động lực trong lao
động.
Vai trò của tạo động lực
Đối với người lao động
- Làm tăng năng suất lao động cá nhân
- Phát huy tính sáng tạo
- Tăng sự gắn bó với công việc và tổ chức hiện tại
- Tạo cho người lao động cảm thấy có ý nghĩa trong công việc, cảm thấy
mình quan trọng và có ích, từ đó không ngừng hoàn thiện bản thân hơn nữa.
Đối với tổ chức
- Nâng cao năng suất lao động


- Hình thành đội ngũ lao động giỏi, có tâm huyết, gắn bó với tổ chức đồng
thời thu hút được nhiều người tài về làm việc cho tổ chức.
- Tạo ra bầu không khí làm việc hăng say, thoải mái, góp phần xây dựng văn
hóa công sở
Đối với xã hội
- Động lực lao động giúp các cá nhân có thể thực hiện được mục tiêu, mục
đích của mình, đời sống tinh thần của mỗi người sẽ trở nên phong phú hơn, từ đó
hình thành nên những giá trị mới cho xã hội.
- Các thành viên của XH được phát triển toàn diện và có cuộc sống hạnh
phúc hơn khi các nhu cầu của họ được thỏa mãn
- Động lực lao động gián tiếp xây dựng xã hội ngày càng phồn vinh hơn.
3. Các tình huống áp dụng phong cách lãnh đạo
- Độc đoán (chuyên quyền): là việc sử dụng quyền lực một cách tối đa ở mọi
lúc mọi nơi.
- Dân chủ: người QL biết phân chia quyền lực QL của mình, tranh thủ ý kiến
cấp dưới, đưa họ tham gia vào việc khởi thảo quyết định.

- Tự do (ủy quyền): Nhà QL sử dụng rất ít quyền lực, mà dành cho cấp dưới
một mức độ tự do cao. Vai trò của nhà quản trị ở đây là giúp đỡ, tạo điều kiện cho
cấp dưới thông qua việc cung cấp thông tin và các phương tiện khác.
Tình huốn vận dụng:
- Theo thâm niên công tác
+ SD PCLĐ độc đoán đối với những nhân viên mới, ng đang trong gđ học
việc
+ Nhà lđ sẽ là 1 huấn luyện viên tốt, đủ năng lực, trình độ
- Theo các giai đoạn phát triển của tập thể
+ GĐ bắt đầu hình thành: là gđ tập thể chưa ổn định, mọi thành viên thường
chỉ thực hiện cv đc giao theo nhiệm vụ => pclđ độc đoán
+ GĐ tương đối ổn định: Khi các thành viên chưa có sự thống nhất, tự giác
trong hoạt động, tính tích cực, đoàn kết chưa cao => nên dùng kiểu lãnh đạo mềm
dẻo, linh hoạt.


+ GĐ tập thể phát triển cao: tập thể có bầu không khí tốt đẹp, tinh thần đoàn
kết, khả năng tự quản, tự giác cao => PCLĐ dân chủ hoặc tự do.
- Theo trình độ nhân viên: sd PCLĐ dân chủ, tự do đối với những ng hiểu rõ
về công việc hơn chính bản thân nhà lãnh đạo…
- Theo tuổi tác: Nên dung pclđ tự do đối với những ng hơn tuổi, độc đoán với
ít tuổi….
*Cần độc đoán với: những ng ưu chống đối; k có tính tự chủ; thiếu nghị lực;
kém tính sang tạo…
* Dân chủ với: những ng có tinh thần hợp tác; có lối sống tập thể.
* Tự do với: những người k thích giao thiệp, hay có đầu óc cá nhân chủ nghĩa.
4. Vai trò của quản trị xung đột
- Xung đột: mâu thuẫn phát sinh phát triển dẫn tới biểu hiện, thực hiện hành vi
đối nghịch không thống nhất theo mục tiêu chung.
->Quản trị xung đột: là việc ra các quyết định, đề xuất các giải pháp, biện pháp,

hành động cần có kịp thời để ngăn chặn sự leo thang của xung đột, để ngăn chặn
hoặc đẩy lùi xung đột, giảm thiểu những hậu quả tiêu cực do xung đột mang đến.
Vai trò quản trị xung đột:
- Giải quyết xung đột và mâu thuẫn sao cho ổn thỏa là một công việc mà nhà
quản lý cần chú tâm để thúc đẩy công sở làm việc tốt hơn.
Người ta nhận thấy rằng mâu thuẫn là điều không thể tránh được. Sự tiềm ẩn
xung đột được tìm thấy ở mọi nơi. Xung đột cũng như mâu thuẫn trong một tổ
chức có thể xảy ra ở nhiều cấp độ từ nhỏ tới lớn. Mức độ xung đột cao sẽ tạo ra sự
mất kiểm soát trong tổ chức, năng suất giảm và sự thù hằn gia tăng giữa con người.
Với mức độ cao của mâu thuẫn và xung đột, sự giận dữ sẽ có xu hướng tập
trung lên cá nhân thay vì tranh cãi có thể giải quyết. Từ đây có thể thấy sự phối
hợp đã biến mất và lòng tin bị đe dọa. Công sở sẽ giảm hiệu quả hoạt động vì
những chuyện này. => Quản trị xung đột có vai trò thúc đẩy sự phát triển của một
tổ chức.
- Thiết lập trật tự ổn định mới, phát triển
- Xây dựng tổ chức đoàn kết thống nhất, cởi mở, chia sẻ, phát triển cân bằng
phù hợp với môi trường, hệ thống bên ngoài
- Đảm bảo lợi ích cá nhân và tập thể


- Xử lý không mang tính triệt hạ nhưng có tính răn đe

Lăng Thị Hương
QLNN14A