TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC

TÊN ĐỀ TÀI:
NGHỆ THUẬT PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản trị học
Giảng viên giảng dạy: ThS. Vi Tiến Cường
Mã phách:………………………………….

Hà Nội - 2017


MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu.................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu............................................................................2
5. Kết cấu đề tài...............................................................................................2
B. NỘI DUNG CHÍNH.......................................................................................3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
TRONG QUẢN TRỊ HỌC.................................................................................3
1.1. Quản trị học là gì......................................................................................3
1.2. Phân công công việc là gì........................................................................3
1.3. Tại sao phải phân công công việc............................................................4
1.4. Tác dụng của Phân công công việc..........................................................5
1.4.1. Tác dụng tích cực..................................................................................5
1.4.1.1. Đối với nhà quản lý............................................................................5

1.4.1.2. Đối với nhân viên...............................................................................5
1.4.1.3. Đối với tổ chức...................................................................................6
1.4.2. Tác dụng tiêu cực..................................................................................6
1.5. Cơ sở và nguyên tắc của Phân công công việc........................................7
Chương 2. CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÁC TỔ
CHỨC, DOANH NGHIỆP.................................................................................8
2.1. Quy trình phân công công việc................................................................8
2.1.1. Phân tích công việc...............................................................................8
2.1.2. Chọn công việc để phân công...............................................................9
2.1.3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc.........................................10
2.1.4. Lựa chọn người thích hợp...................................................................10
2.1.5. Chuẩn bị và Giao việc.........................................................................11
2.1.6. Hướng dẫn thực hiện công việc..........................................................12


2.1.7. Theo dõi thực hiện công việc..............................................................15
2.1.8. Đánh giá kết quả.................................................................................15
2.2. Vai trò của nhà lãnh đạo trong phân công công việc.............................16
2.3. Công tác phân công công việc trong các tổ chức, doanh nghiệp...........18
2.3.1. Đối với tổ chức, doanh nghiệp............................................................18
2.3.2. Đối với cơ quan Nhà nước..................................................................20
2.4. Nguyên nhân gây khiến cho công tác Phân công công việc không hiệu
quả.................................................................................................................22
2.4.1. Nguyên nhân chủ quan........................................................................22
2.4.2. Nguyên nhân khách quan....................................................................23
Chương 3. HỆ THÔNG CÁC BIỆN PHÁP PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
HIỆU QUẢ.........................................................................................................24
3.1. Nhưng điều cần tránh thực hiện công tác Phân công công việc............24
3.2. Biện pháp phân công công việc hiệu quả...............................................25
3.2.1. Phân công công việc theo chuyên môn hóa........................................25

3.2.2. Phân công công việc theo các tiểu chuẩn và định mức cụ thể............27
3.2.3. Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực của nhân
viên................................................................................................................28
3.2.4. Phân công theo nhóm nhằm tạo sự công bằng trong tổ chức..............29
3.2.5. Phân công công việc theo mức độ phức tạp của công việc.................31
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................33


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay trong các tổ chức, doanh nghiệp ở Việt Nam, vấn đề quản trị
đang ngày càng được coi trọng và trong đó đặc biệt là công tác phân công công
việc trong tổ chức. Theo xu hướng đó, các chương trình đào tạo, các khóa học
về quản trị đang mở ra ngày một nhiều với các hình thức và thời gian đào tạo
khác nhau. Ở các trường Đại học, Cao đẳng các chuyên ngành về Quản trị được
xây dựng ngày càng chi tiết, có tính thực tiễn cao và nhận được sự quan tâm rất
lớn từ sinh viên để có thể trở thành những nhà quản lý giỏi.
Trong thực tiễn, hoạt động quản lý ở các tổ chức, doanh nghiệp nước ta
hiện nay còn gặp rất nhiều khó khăn và một trong những nguyên nhân gây ra
khó khăn đó chính là xuất phát từ những người lãnh đạo của tổ chức. Một nhà
lãnh đạo giỏi không chỉ dừng lại ở việc giỏi chuyên môn công việc mà còn phải
nắm rõ và áp dụng thành thạo được những kỹ năng quản lý mà đặc biệt là kỹ
năng phân công công việc.
Kỹ năng phân công công việc là một trong những kỹ năng cần thiết của
nhà lãnh đạo, đây là kỹ năng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại
của một người trên cương vị điều hành một tổ chức. Phân công công việc vừa là
nghệ thuật, vừa là một môn khoa học giúp nhà lãnh đạo phát huy được tối đa
tiềm năng của nhân viên cũng như hoàn thiện được chính bản thân mình.
Chính vì vậy, em đã lựa chọn đề tài “ NGHỆ THUẬT PHÂN CÔNG CÔNG

VIỆC HIỆU QUẢ” để tìm hiểu sâu hơn về công tác phân công công việc đồng
thời tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác này trong hoạt
động quản lý tổ chức.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích: Nghiên cứu công tác Phân công công việc giúp nhà quản lý
nhận thức được những lợi ích mà công tác này đem lại cũng như những trở ngại
có thể phát sinh trong công tác triển khai. Nghiên cứu những khó khăn trong quy
trình thực hiện công tác để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn hiện hơn
công tác Phân công công việc của nhà quản lý trong tổ chức.
1


- Nhiệm vụ:
* Hệ thống hóa các vấn đề liên quan đến Phân công công việc trong tổ
chức.
* Tìm nguyên nhân dẫn đến khó khăn khi thực hiện công tác này trong
thực tiễn ở các tổ chức, doanh nghiệp.
* Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện giúp công tác Phân công công việc
đạt hiệu quả cao hơn trong việc quản lý tổ chức.
3. Đối tượng nghiên cứu
Công tác Phân công công việc trong các tổ chức, doanh nghiệp ở nước ta
hiện nay.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích tài liệu
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh, tổng hợp
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp ghi chép
5. Kết cấu đề tài
Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Tài liệu tham khảo, phần nội dung

của đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác Phân công công việc trong quản trị
học
Chương 2: Công tác phân công công việc trong các tổ chức, doanh
nghiệp
Chương 3: Hệ thống các biện pháp Phân công công việc hiệu quả

2


B. NỘI DUNG CHÍNH
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG
QUẢN TRỊ HỌC
1.1. Quản trị học là gì
- Quản trị là hoạt động cần thiết của tổ chức. Đó là quá trình thực hiện các
tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động của
các cá nhân và tập thể nhằm đạt các mục tiêu đề ra của tổ chức.
- Quản trị học là khoa học nghiên cứu phân tích về công việc quản trị
trong tổ chức thành các nguyên tắc, lý thuyết có thể áp dụng cho các tình huống
quản trị.
- Khoa học quản trị giúp cho các nhà quản trị :
 Tìm ra các phương pháp khoa học nhằm giải quyết các vấn đề quản trị
 Nhận ra các quan niệm nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện rõ nét
bản chất của vấn đề
 Tìm ra các kỹ thuật để đối phó với các vấn đề trong công việc
1.2. Phân công công việc là gì
Khi nhắc đến sự thành công của một tổ chức, mọi người thường sẽ nghĩ
ngay đến nhà lãnh đạo của tổ chức đó. Tuy nhiên, nhà lãnh đạo là người quyết
định tầm nhìn chiến lược, phương hướng phát triển của tổ chức; còn để triển

khai những tầm nhìn, định hướng đó theo đúng mục tiêu đã được đề ra lại phụ
thuộc rất lớn vào công sức và sự cố gắng làm việc của đội ngũ nhân viên trong
tổ chức. Do vậy nhà lãnh đạo phải nắm rõ và sử dụng hiệu quả kỹ năng phân
công công việc để thực hiện công tác này cho hợp lý.
Tổ chức càng phát triển thì cơ cấu càng phức tạp và phạm vi hoạt động
càng rộng, do đó sẽ càng khó xác định được rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụ
giữa các phòng ban cũng như nhân viên trong tổ chức gây nên hiện tượng chồng
chéo nhiệm vụ chức năng trong công việc. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến quá
trình hoạt động của tổ chức, để gỡ nút thắt này, phân công công việc sẽ giúp nhà
quản lý tổ chức công việc được hiệu quả, đảm bảo lợi ích của toàn bộ nhân viên
tỏng tổ chức
3


Vậy phân công công việc là hoạt động bố trí, sắp xếp nhiệm vụ cho mỗi
bộ phận, đơn vị, cá nhân trong tổ chức để thực hiện công việc nào đó. Đồng thời
cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi
nhất cho người được phân công hoàn thành công việc.
Phân công công việc cũng có thể giải thích là tiến trình sắp xếp các công
việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả
năng thi hành. Đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo tính chất
công việc được giao phó.
1.3. Tại sao phải phân công công việc
Có những quan niệm cho rằng kỹ năng Phân công công việc hay Ủy thác
công việc là những kỹ năng mềm, tuy nhiên những nhà quản trị thành công lại
cho rằng chúng là những kỹ năng cứng mà bất kỳ một nhà quản lý nào nếu
muốn thành công cũng đều phải giỏi và thành thạo. Tại sao lại có thể nói như
vậy? Bởi vì, hầu hết các nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhà quản lý không hoàn
thành mục tiêu và công việc của mình giữ là do những nguyên nhân sau:
- Các nhà quản lý không nắm vững công tác tổ chức công việc. Từ đó làm

phát sinh nhiều việc có thể không cần thiết gây lãng phí về thời gian và các
nguồn lực của tổ chức
- Bố trí công việc theo nhìn nhận chủ quan và cảm tính. Điều đó khiến
nhà quản lý dễ phân công nhiệm vụ sai người, sai đối tượng. Do đó nhà quản lý
cần thành thạo kỹ năng đánh giá con người để hiểu rõ năng lực của nhân viên
mình trước khi giao phó một công việc nào đó
- Việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên chưa khoa học. Cần phải
xây dựng những bảng đánh giá với những mức độ hoàn thành công việc rõ ràng
để tránh việc mỗi một nhân viên lại đánh giá theo một chỉ tiêu riêng gây khó
khăn cho công tác quản lý
- Chưa nắm rõ được những phương pháp về mặt quản trị và các công cụ
hỗ trợ để điều chỉnh thái độ của nhân viên trong quá trình phân công công việc
cũng như quá trình làm việc cùng nhân viên. Dễ dẫn đến nhân viên không hài
lòng, không phục tùng công việc được giao và nhân viên sẽ không thể phát huy
được năng lực tối đa của bản thân mình.
- Chưa biết cách phát triển, trao cho nhân viên cơ hội thể hiện bản thân
4


với công việc thông qua việc ủy thác, trao quyền. Từ đó, nhà quản lý dễ bị “ sa
lầy ” trong rất nhiều những công việc cần phải làm, trong khi đó nguồn nhân lực
của nhà quản lý vẫn chưa phát huy được năng lực tối đa của bản thân. Điều này
còn được coi như lãng phí nguồn lực trong tổ chức.
Qua những điều trên có thể thấy được, kỹ năng phân công công việc là hết
sức quan trọng và cần thiết đối với nhà quản lý nói riêng cũng như toàn tổ chức
nói chung. Để tổ chức có thể phát triển, công việc có thể hoàn thiện với yêu cầu
cao nhất thì nhà quản lý cần phải nâng cao mức độ thành thạo của kỹ năng Phân
công công việc.
1.4. Tác dụng của Phân công công việc
1.4.1. Tác dụng tích cực

1.4.1.1. Đối với nhà quản lý
- Giúp phát triển kỹ năng chuyên môn về quản lý, đánh giá con người,
phân tích đánh giá công việc, dự đoán dự báo các rủi rõ cũng như cơ hội thách
thức trong quá trình làm việc
- Việc phân công đòi hỏi nhà quản lý phải hợp tác, làm việc với những
người xung quanh mình, vậy nên sẽ giúp nhà quản lý phát triển mạnh những kỹ
năng về quan hệ xã hội
- Giúp nâng cao giá trị bản thân, chứng minh được năng lực điều hành
của nhà quản lý đối với tổ chức
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả
thực hiện công việc của nhân viên
- Giúp tiết kiệm thời gian. Nhiều nhà quản lý thậm chí không còn thời
gian để tập trung vào những kế hoạch quan trọng và dài hạn như hoạch định
chiến lược, kiểm soát tổng thể, đào tạo nhân viên … khi phải giải quyết các công
việc hàng ngày. Do vậy, nếu nhà quản lý giao đi càng nhiều việc, sẽ càng có
nhiều thời gian tập trung vào những công việc quan trọng để phát triển tổ chức
- Giúp nhà quản lý giảm bớt căng thẳng khi làm việc.
- Giúp nhà quản lý chuẩn bị được nguồn nhân lực kế thừa
- Tăng ảnh hưởng và uy tín của nhà quản lý đối với nhân viên
1.4.1.2. Đối với nhân viên
- Có cơ hội nhận được sự thách thức và chinh phục giúp trưởng thành và
5


tiến bộ
- Có cơ hội được phát triển chuyên môn, được phát triển các kỹ năng xử
lý tình huống, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian … cũng như sự sáng tạo của
nhân viên
- Khi công việc được giao đạt hiệu quả sẽ tạo nên sự hài lòng, tự tin cho
bản thân người nhân viên khi hoàn thành công việc đó. Từ đó tinh thần làm việc

sẽ tốt hơn
- Giúp nâng cao giá trị bản thân của nhân viên đối với tổ chức
- Trách nhiệm của nhân viên được xác định rõ ràng và nâng lên do công
việc được phân công rõ ràng, từ đó nhân viên trở nên có trách nhiệm với công
việc hơn
- Việc đánh giá năng lực rõ ràng, minh bạch đồng nghĩa việc bồi dưỡng
khen thưởng cho nhân viên sẽ tốt hơn. Từ đó nhân viên cảm thấy thỏa mãn, gắn
bó với tổ chức và dễ đồng tình hơn
1.4.1.3. Đối với tổ chức
- Tận dụng tối đa nguồn nhân lực trong tổ chức, tránh lãng phí nguồn
nhân lực là nguồn lực có giá trị nhất trong tổ chức
- Tăng năng suất lao động và hiệu quả công việc, đồng nghĩa với việc tiết
kiệm thời gian cho tổ chức tạo điều kiện tối ưu cho tổ chức phát triển
- Thúc đẩy tinh thần là việc nhóm của nhân viên trong tổ chức
- Đào tạo một tập thể có năng lực phù hợp với công việc
- Giữ chân được nguồn nhân lực nhờ những chính sách thảo đáng, tránh
việc xáo trộn nhân sự
1.4.2. Tác dụng tiêu cực
Ngược lại nếu công tác phân công công việc nếu không được chú trọng
thực hiện, nếu nhà quản lý thực hiện công tác này sai nguyên tắc, áp dụng những
điều không phù hợp với tổ chức sẽ để lại nhiều hậu quả đáng tiếc, ảnh hưởng
trực tiếp đến sự phát triển của toàn tổ chức đó như :
- Chất lượng công việc giảm sút, không đảm bảo được chất lượng cũng
như mục tiêu, yêu cầu của công việc được giao
- Thời gian thực hiện công việc không được đảm bảo, gây trì trệ cho các
bộ phận có liên quan với nhau trong tổ chức, nếu nhẹ sẽ gây hao phí các nguồn
6


lực, nặng hơn sẽ khiên tổ chức đó bị tan rã

- Đồng thời, tinh thần làm việc của toàn nhân viên trong tổ chức bị sa sút
và ảnh hưởng …
1.5. Cơ sở và nguyên tắc của Phân công công việc
* Cơ sở phân công công việc
Để thiết kế, phân công công việc được hiệu quả thì tổ chức cũng như nhà
quản lý cần dựa trên những cơ sở sau :
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung ( mục tiêu chung )
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể ( mục tiêu bộ phận )
- Căn cứ vào công việc của từng vị trí
- Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân
Ngoài ra, để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải đáp
ứng những yêu cầu:
- Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp, bố trí nhân sự
- Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm
- Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận
- Cung cấp các điều kiện vật chất, kĩ thuật để thực thi công việc
- Trao quyền tương xứng cho các chủ thể phụ trách các bộ phận
* Nguyên tắc phân công công việc
Trên thực tế hiện nay, người ta đưa ra các tiêu chí có tính nguyên tắc
nhằm kiểm soát chất lượng hoạt động phân công công việc trong tổ chức. Các
nguyên tắ này được thể hiện ở các khía cạnh chủ yếu như sau:
- Chuyên môn hóa công việc
- Phù hợp với năng lực và khả năng con người và các nguồn lực vật chất,
kỹ thuật hiện có
- Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động
- Công việc có tính phong phú, hấp dẫn
- Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động

7



Chương 2
CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÁC TỔ CHỨC,
DOANH NGHIỆP
2.1. Quy trình phân công công việc
Phân công công việc là quy trình diễn ra liên tục và thường xuyên nhằm
đảm bảo sự phát triển ổn định cho tổ chức. Là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức
hoạt động hiểu quả với nguồn nhân lực được bố trí phù hợp để thực hiện mục
tiêu mà tổ chức hương tới. Quy trình phân công công việc bao gồm những hoạt
động sau:
2.1.1. Phân tích công việc
Hiện nay, các chủ doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý tổ chức thường
không dành thời gian để nhìn lại, phân tích cũng như rà soát một cách chi tiết
đầy đủ những công việc mà họ làm hàng ngày. Do đó khi tiến hành phân việc
cho nhân viên đôi lúc không xác định được là cần giao việc gì dẫn đến bản thân
người quản lý bị nhấn chìm trong núi công việc của tổ chức.
Để tránh tình huống này, nhà quản lý nên liệt kê lại những công việc mà
mình đang đảm trách, phân tích đánh giá và phân thành ba loại:
Không cần hoàn

Những việc không cần

thành và cũng

phải làm?

không cần giao
cho người khác

Những việc người khác


Giao việc này cho

cũng có thể làm được?

nhân viên cấp
dưới

Không thể giao việc

Những việc chỉ người

này cho người khác.

quản lý có thể làm

Xếp vào mục ưu tiên

được?

8

cần xử lý


2.1.2. Chọn công việc để phân công
Nhà quản lý sẽ có quyền phân bổ thời gian và công việc theo ý của mình.
Sẽ rất hữu ích nếu nhà quản lý có thể xem xét lại khoảng thời gian thực tế đã
dành cho những công việc hay nhiệm vụ mà mình đảm trách. Nếu phân tích thời
gian làm việc của mình, nhà quản lý có thể phát hiện thấy những khoảng thời

gian dành để giải quyết những công việc quan trọng mà chỉ nhà quản lý mới có
thể giải quyết được rát nhỏ so với thời gian dành để xử lý các công việc nhỏ lẻ
khác mà lẽ ra có thể giao cho người khác.
Dựa vào việc phân chia công việc thành 3 nhóm như bước trên, nhà quản
lý sẽ xem xét loại bỏ những công việc không cần thiết, giao cho nhân viên nhiều
việc kém quan trọng hơn và tập trung vào những việc rất quan trọng mà đích
thân nhà quản lý phải thực hiện.
Mặc dù đã chọn ra được những việc cần phân công nhưng nhà quản lý
vẫn cần phải xem xét các yếu tố quan trọng khác, ví dụ như:
- Loại bỏ những công việc không cần thiết ra khỏi danh sách công việc
cần thực hiện
- Tập trung giải quyết những công việc chỉ mình nhà quản lý có thể giải
quyết
- Chọn người có đủ khả năng đảm nhận công việc định phân công
- Nên lấy ý kiến đóng góp của cấp trên trước khi phân công công việc nếu
thấy cần thiết
Đây chỉ là một trong số những điều cần suy xét để việc lựa chọn công
việc cần phân công được chính xác nhất. Sau đó, nhà quản lý dựa vào những
kinh nghiệm của mình sẽ chọn ra những công việc có thể giao ngay cho cấp
dưới. Đồng thời, nhà quản lý phải hình dung để xác định nhân viên nhận nhiệm
vụ cần có những kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất như thế nào và cần có điều
kiện gì để thực hiện công việc đó.

9


2.1.3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc
- Làm rõ được mục tiêu công việc: với việc trả lời đầy đủ 4 câu hỏi “W”
đối với công việc, nhà quản lý sẽ xác định được chính xác mục tiêu công việc đó
là gì:

 What: Nêu cụ thể công việc bạn yêu cầu là gì?
 Who: Ai là người nhận kết quả công việc được giao?
 When: Yêu cầu công việc hoàn tất khi nào?
 Where: Địa điểm công việc được thực hiện ở đâu?
- Đưa ra lý do để thực hiện công việc ( Why ) : Đây là bước vô cùng quan
trọng nhằm giúp nhân viên hiểu rõ mục đích cuối cùng của công việc. Nhờ vậy
khi gặp trở ngại lúc thực hiện công việc, họ sẽ cố gắng xoay sở để thực hiện
bằng được công việc cho dù không có nhà quản lý bên cạnh.
2.1.4. Lựa chọn người thích hợp
Chọn được đúng người để giao việc là điều rất quan trọng. Ở thời gian
đầu, có thể nhà quản lý sẽ mắc phải những sai lầm, nhưng càng về sau họ sẽ học
được những cách đánh giá năng lực, nhận biết được những mẫu người phù hợp,
cần thiết với công việc khi có tình huống phát sinh trong công tác quản lý tổ
chức.
Để có thể lựa chọn được nhân viên phù hợp với vị trí công việc, nhà quản
lý nên xác định lại trong số những nhân viên của mình trong tổ chức, những ai
có thể đảm nhận được vị trí công việc cần giao phó. Sau đó là đánh giá những
điểm mạnh, điểm yếu của từng người để biết được người nào phù hợp với việc
nào để phân công công việc được hiệu quả nhất. Việc đánh giá ứng viên cho vị
trí công việc cần được người quản lý thực hiện khách quan, tránh việc nhìn nhận
bị chi phối bởi các yếu tố chủ quan bên ngoài như những nhận định xuất phát từ
định kiến sai lầm của cấp trên hay đồng nghiệp hoặc từ chính những ấn tượng
không tốt mà ứng viên để lại cho nhà quản lý từ những tình huống cá nhân
không liên quan đến công việc.
Để đảm bảo quyết định là đúng đắn và khách quan nhất, việc đánh giá
10


ứng viên cần người quản lý dựa vào tài liệu mô tả công việc rồi so sánh với kinh
nghiệm, năng lực chuyên môn thực tế của ứng viên. Mỗi công việc khác nhau

đòi hỏi những kỹ năng khác nhau và nếu trong tất cả những nhân viên của mình
chưa có người thực sự phù hợp thì nhà quản lý có thể linh hoạt đưa người gần
phù hợp nhất để tạm đảm nhận công việc.
Đôi khi trong những hoàn cảnh nhất định cần phải hoàn thành gâp một
công việc nào đó mà quỹ thời gian quá hạn hẹp, nhà quản lý có thể giao phó
công việc cho một ai đó gần nhất có thể mà chưa qua sự đánh giá kĩ càng về
chuyên môn nghiệp vụ của người đó. Điều đó là không nên, dễ dẫn đến thất bại
trong quá trình thực hiện công việc. Nhưng đôi khi, những yêu cầu công việc đột
xuất như vậy lại giúp nhà quản lý phát hiện ra những nhân tố tài năng của nhân
viên vẫn chưa được phát hiện và khai khác. Cho dù như vậy, một quyết định
nhanh chóng không có sự tính toán kĩ càng thường mang nhiều rủi ro hơn là sự
ổn định, do đó ở trong trường hợp này, nhà quản lý nên chon những người có
kinh nghiệm chung phù hợp nhất đồng thời phải có sự giám sát chặt chẽ công
việc mà người đó thực hiện hơn bình thường.
Ngoài ra, trong khâu này, nhà quản lý còn có thể biết được tổ chức mình
còn đang thiếu nhân lực cho những mảng công việc như thế nào và sẽ lên kế
hoạch đào tạo những nhân viên chủ chốt, giúp họ phát triển sâu rộng kỹ năng
chuyên môn của mình để họ có thể chủ động trong công việc cũng như có thể
được đề bạt trong tương lai, đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực trong tương lai.
Điều này không chỉ tốt cho nhân viên trong tổ chức mà còn tốt cho cả tổ chức và
nhà quản lý khi nhà quản lý có nhiều lựa chọn hơn khi phân công công việc;
đồng thời có tác dụng khích lệ tinh thần nhân viên, họ sẽ cảm thấy mình có giá
trị hơn khi tổ chức đầu tư cho tương lai của họ.
2.1.5. Chuẩn bị và Giao việc
Trước khi giao việc, nhà quản lý nên chuẩn bị một “ Bản mô tả công việc
“ cho từng người, ngắn ngọn và đi kèm theo một bản hướng dẫn công việc, bản
hướng dẫn đó càng hoàn chỉnh thì nhà quản lý càng có cơ sở tin vào sự thành
công của công việc. Điều quan trọng trong quá trình lập bản hướng dẫn công
11



việc là xác định được mục tiêu tổng thể của công việc, sau đó hãy liệt kê càng
nhiều càng tốt những mục tiêu cụ thể trong quá trình thực hiện công việc đó, dựa
vào yêu cầu cần đạt được của công việc. Có càng nhiều mục tiêu cụ thể sẽ càng
khiến nhân viên dễ dàng thực hiện công việc đó với hiệu quả cao nhất.
Có bản hướng dẫn công việc là cần thiết, tuy nhiên nhà quản lý không nên
bắt buộc nhân viên của mình phải hoàn toàn tuân thủ theo bản hướng dẫn đã
được đề ra đó mà thay vào đó là để nhân viên linh động thực hiện nhiệm vụ của
mình trên cơ sở dựa vào những hướng dẫn của nhà quản lý. Tức là một bản
hướng dẫn công việc hiệu quả là bản hướng dẫn phải thật chặt chẽ, rõ ràng
nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo tính linh hoạt – nghĩa là cho phép người
được phân công công việc chủ động trong việc lựa chọn cách thức thực hiện
công việc được giao; cho phép họ được xem xét và đưa ra những ý kiến sửa đổi
bản hướng dẫn công việc mà nhà quản lý đã đề ra dựa trên tình hình thực tế
công việc của tổ chức.
Tóm lại, những điều nhà quan lý cần quan tâm thực hiện ở khâu này là :
- Đảm bảo mục tiêu công việc rõ ràng và ngắn ngọn
- Xây dựng mục tiêu căn cứ vào kết quả công việc cần đạt được
- Đảm bảo người được phân công nhận thức đầy đủ về các mục tiểu cần
đạt được trong quá trình làm việc thông qua bản hướng dẫn công việc
- Cho phép linh động ở một số điểm nhất định trong bản hướng dẫn công
việc
- Cho phép người được phân công đóng góp ý kiến vào bản hướng dẫn
công việc.
2.1.6. Hướng dẫn thực hiện công việc
- Việc truyền đạt nội dung bản hướng dẫn công việc là vô cùng quan
trọng, nhà quản lý cần phải truyền đạt hiệu quả, đảm bảo người được phân công
hiểu rõ công việc được giao, thời hạn hoàn thành cũng như kỳ vọng của tổ chức
về kết quả công việc đạt được. Nhà quản lý cần liệt kê các bước để tiến thành
thực hiện công việc và cũng cần nêu rõ cho nhân viên biết ở trong bản hướng

dẫn những phần nào có thể linh hoạt thay đổi và những phần nào phải tuân thủ
12


chặt chẽ.
- Trong quá trình thực hiện công việc, nhà quản lý nên khuyến khích
nhân viên đặt câu hỏi và lắng nghe ý kiến phản hồi về những khó khăn, trở ngại
mà họ dự đoán. Sau đó giúp nhân viên tìm ra những hướng giải quyết khả thi.
Công tác này không chỉ giúp gỡ những nút thắt trước khi bắt tay vào thực hiện
công việc mà còn giúp nhà quản lý phát hiện ra được tài năng và đánh giá khả
năng tư duy, tính trách nhiệm và mức độ nghiêm tuc khi nhận công việc được
giao ở nhân viên của mình.
- Nhiều trường hợp, dù bản hướng dẫn công việc có đầy đủ và chi tiết đến
đâu thì vẫn xảy ra việc người được phân công công việc nhân thức sai vấn đề về
công việc. Do đó cần phải hạn chế tối đa việc hiểu sai công việc bằng cách đặt ra
nhiều câu hỏi thích hợp trong khi hướng dẫn và khuyến khích nhân viên bày tỏ ý
kiến của mình như đã nêu trên.
- Có nhiều phương pháp hướng dẫn thực hiện công việc, tùy theo tính chất
công việc và mức độ quan trọng của công việc đó mà nhà quản lý cần chọn
những phương pháp phù hợp nhất để đảm bảo hiệu quả của việc hương dẫn cũng
như mức độ thấu hiểu công việc của nhân viên.
Những nhà quản trị học thành công dựa theo kinh nghiệm của mình đã
đưa ra những phương pháp hướng dẫn như sau:

13


LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP HƯỚNG DẪN

PHONG CÁCH HƯỚNG DẪN


NHỮNG YẾU TỐ CẦN CÂN NHẮC

Thân mật:

- Giao các công việc đơn giản hoặc người
thân quen.

“ Tôi muốn anh giải quyết công việc này
khi nào có thời gian ”

- Chỉ cần hướng dẫn bằng lời
- Có thể có một số nguyên tắc nếu cần

Chính thức:

- Giao các công việc quan trọng

“ Tôi quyết định giao cho anh trách
nhiệm … ”

- Có bản hướng dẫn cong việc

Kiểu tập thể

- Khi công nhận một thành viên trong đội
ngũ nhân nhân có kỹ năng đặc biệt

- Nêu rõ mục tiêu – cách thức – thời gian
hoàn thành công việc


“ Tất cả chúng tôi đều nghĩ rằng anh là
người phù hợp với công việc ”

- Giao cho nhiệm vụ đặc biệt
- Cả nhóm sẽ trao đổi và quyết định bản
hướng dẫn công việc

Kiểu tự do

- Giao cho nhân viên có kinh nghiệm

“ Anh được toàn quyền quyết định cách
thức thực hiện công việc này”

- Tin tưởng nhân viên
- Trao quyền kiểm soát công việc, đưa ra
quyết định quan trọng không cần qua nhà
quản lý
- Một hình thức khen thưởng trong phân
công

Giải quyết khó khăn
“ Chúng tôi đang gặp phải một khó khăn
và muốn anh giúp giải quyết vấn đề đó”

- Điều kiện nhân viên có khả năng sáng tạo,
truyền đạt hiệu quả ý tưởng của mình

Cánh tay phải


- Trường hợp giao việc quan trọng cho cá
nhân tin cậy để tìm giải pháp mới

“ Thật sự tôi đang quá tải và vấn đề này
trở nên quá sức với tôi. Tôi muốn anh
giúp tôi cải thiện vấn đề để giảm bót
gánh nặng cho tôi ”

- Cần được báo cáo thường xuyên về tiến
độ thực hiện công việc

14


( Theo Cẩm nang quản lý hiệu quả )
2.1.7. Theo dõi thực hiện công việc
Nhà quản lý cần thường xuyên kiểm tra quá trình thực hiện công việc xem
có trở ngại nào phát sinh không. Nếu có thì cần phải điều chỉnh yêu cầu công
việc sao cho phù hợp với thực tế chứ không nên để đến khi sai lầm xảy ra quá
lớn mới kiểm tra rồi sửa chữa, lúc đó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công
việc cũng như toàn bộ tổ chức. Do đó công tác kiểm tra tiến độ thực hiện công
việc cũng như hiệu quả làm việc của người được phân công là rất quan trọng.
Nhà quản lý cần quan tâm và thực hiện những điều sau:
- Lập báo cáo hợp lý và kiểm tra từng giai đoạn thực hiện công việc
- Hỗ trợ nhân viên trong phạm vi công việc
- Chỉ can thiệp hỗ trợ khi thực sự thấy cần thiết
- Luôn luôn khuyến khích, củng cố mặt mạnh cũng như khả năng của
nhân viên
- Công nhận thành quả của nhân viên đạt được

2.1.8. Đánh giá kết quả
Để đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động, nhà quản lý cần liệt kê và xem
xét những nội dung mục tiêu cụ thể và đặc biệt là mục tiêu tổng thể cuối cùng
của công việc đã đạt được chưa hay đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm.
Việc đánh giá hiệu quả công việc cũng cần dựa vào các yêu tố như:
- Người được phân công có gặp những khó khăn gì?
- Nguồn lực có được phân bổ thích hợp hay không?
- Có cần thiết phải kiểm điểm nặng nếu công việc không hoàn thành hay
không?
Nếu kết quả công việc hoàn thành tốt, đúng với mục tiêu , không có vấn
đề gì thì nhà quản lý vẫn nên thảo luận trao đổi với nhân viên được phân công
công việc để rút kinh nghiệm và kịp thời thay đổi để có thể nâng cao hơn nữa
chất lượng và hiệu quả công việc trong tương lai.
Ngoài ra, theo các quản trị gia để đánh giá hiệu quả công việc được giao,
nhà quản lý có thể áp dụng mô hình “ PERFORM ”. Khi đánh giá công việc của
15


một nhân viên được phân công công việc nhà quản lý cần căn cứ vào:
F: Mục đích công việc được giao
E: Môi trường làm việc của nhân viên
R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ không
F: Những phản hồi tích cực và không tích cực mà nhân viên đó nhận được
O: Vai trò của cá nhân đó trong tổ chức có được coi trọng?
R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với
người được giao nhiệm vụ hay không?
M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ hoặc công việc bạn
phân công có thực sự phù hợp với khả năng người được giao.
Nếu có một phương pháp phân công công việc hiệu quả, các hướng dẫn
thực hiện công việc, phương pháp đánh giá phân công công việc hiệu quả sẽ

giúp các nhà quản lý làm tốt hơn vai trò của mình.
2.2. Vai trò của nhà lãnh đạo trong phân công công việc
Người lãnh đạo mang trọng trách rất lớn trong việc điều hành và phát
triển tổ chức. Đó là người biết hoạch định công việc của tổ chức với tầm nhìn
chiến lược xa và rộng; đảm bảo công tác thực hiện công việc và phát triển của tổ
chức đi đúng hướng. Là người đặt ra mục tiêu của tổ chức nên việc làm thế nào
để đạt được mục tiêu đó là nhiệm vụ hàng đầu của người lãnh đạo và để phục vụ
cho việc thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra, người lãnh đạo cần phải quan tâm trau
dồi kỹ năng phân công công việc vì vai trò của họ trong công tác này cực kì
quan trọng. Điều đó được thể hiện ở các mảng công việc:
- Tập hợp những cá nhân xuất sắc:
 Khả năng làm việc của những nhân viên xuất sắc nhất luôn mang đến
hiệu quả công việc bất ngờ. Có thể đánh giá hiệu năng làm việc của một nhân
viên giỏi sẽ gấp 3 lần so với nhân viên có khả năng trung bình.
 Khi có trong tay những nhân viên xuất sắc, công tác phân công công
việc của nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng và có nhiều sự lựa chọn, tránh được những
trường hợp đáng tiếc khi công việc thất bại do người lãnh đạo không thể tìm
được một nhân viên phù hợp cho vị trí công tác đó
16


 Để tìm được những nhân viên giỏi và khiến họ gắn bó với tổ chức
không hề dễ dàng, hãy đánh giá nhân viên của mình thật chính xác thông qua
tính cách, động cơ làm việc, cũng như năng lực chuyên môn, khả năng giải
quyết vấn đề, tầm nhìn và cách phân tích chi tiết của họ
- Phân công nhiệm vụ phù hợp
 Có nhiều nhà lãnh đạo ở các tổ chức doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa
đánh giá chính xác tầm quan trọng của vấn đề này. Phân công nhiệm vụ công
việc phù hợp với khả năng của từng thành viên trong tổ chức là một sự đảm bảo
chắc chắn cho các nhiệm vụ công việc được hoàn thành hiệu quả nhất

 Một công việc quá dễ dàng sẽ dẫn đến cảm giác nhàm chán và thái độ
xem nhẹ công việc. Một công việc quá khó khăn vượt quá khả năng làm việc
của nhân viên thì sẽ lại khiến nhân viên mất sự tự tin và không vui với công
việc. Một công việc lý tưởng sẽ thử thách cá nhân và mang lại cho cá nhân cảm
giác hưng phấn và chiến thắng khi đạt được thành công trong công việc
 Khi nhà lãnh đạo đặt nhân viên vào đúng vị trí của họ, trao cho họ vũ
khí sở trường, công việc sẽ hoàn thành một cách xuất sắc nhất
 Nhà lãnh đạo có thể giúp nhân viên của mình khám phá ra động cơ và
khả năng làm việc của họ bằng cách phỏng vấn, giao việc mới hay thử trình độ ở
các công việc khó khăn …
- Đảm bảo sự cân bằng
Trong một tổ chức có rất nhiều hoạt động tương ứng với nhiều vị trí công
việc khác nhau. Nhà lãnh đạo cần phải cân bằng, đảm bảo công việc nào cũng có
nhân sự giỏi để giải quyết, từ đó nếu sinh ra rắc rối ở khâu nào thì đều sẽ được
giải quyết thỏa đáng, tránh việc nhà quản lý tập trung người tài vào những vị trí
công việc được cho là quan trọng mà bỏ qua những vị trí công việc khác. Điều
đó sẽ khiến hoạt động của tổ chức bị trì trệ khi một vị trí công việc nào đó không
được quan tâm bị hỏng.
Sự cân bằng giữa các cá nhân trong tổ chức cung cần được quan tâm,
tránh việc nhân viên cảm thấy không hài lòng khi đồng nghiệp được giao vị trí
công việc quan trọng mà mình lại không được. Nhà lãnh đạo phải khiến nhân
17


viên hiểu của mình hiểu được họ đang ở đúng chỗ, phục vụ tổ chức tốt nhất với
vị trí của mình trong tầm khả năng đồng thời luôn đề cao tinh thần tập thể để
tránh những xung đột không cần thiết trong tổ chức.
- Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời công việc
Là nhà lãnh đạo, cần phải nắm được tiến độ thực hiện công việc trong tổ
chức, luôn sát sao để có thể phát hiện những công tác sai lệch, không mang lại

hiệu quả làm việc và đưa ra những điều chỉnh hợp lý.
- Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện công việc
Sự minh bạch rõ ràng trong tất cả các khâu công việc là điều rất quan
trọng để đi đến sự thành công. Trong quá trình phân công công việc và thực hiện
công việc thường gặp rất nhiều những thay đổi so với kế hoạch, nhà quản lý cần
phải nắm được những thay đổi đó và nhắc nhở nhân viên để có thể điều chỉnh
cách thức thực hiện công việc kịp thời nhất.
Trong trường hợp việc thực hiện công việc được phân công không như
mong đợi, nhà quản lý cần thảo luận với nhân viên thực hiện, kiểm tra lại vấn đề
từ mọi góc độ để tìm hiểu nguyên nhân đến từ đâu: do thiếu nguồn lực, thời
gian, sự giám sát, kinh nghiệm hay nỗ lực bản thân của người thực hiện? Sau đó,
nhà quant lý hãy yêu cầu mọi người đưa ra giải pháp cụ thể, khuyến khích họ đề
xuất quan điểm để giải quyết vấn đề nhanh nhất.Mỗi người một giải pháp sẽ
giúp nhà quản lý tiết kiệm được rất nhiều thời gian, tâm trí theo nguyên tắc “
nhiều cái đầu hơn một cái đầu ”. Từ đó nhà quản lý sẽ biết cần phải làm gì để
đưa mọi việc trở lại đúng hướng. Đây cũng là cơ hội để nhà quản lý khám phá
thêm những nhân tài tiềm ẩn trong tổ chức và các nhân viên được cảm thấy nhà
quản lý tôn trọng, tin tưởng ở họ. Một khi nhân viên trng tổ chức thoải mái tinh
thần, công việc sẽ dễ dàng và trôi chảy hơn, khó khăn sẽ được khắc phục nhanh
hơn.
2.3. Công tác phân công công việc trong các tổ chức, doanh nghiệp
2.3.1. Đối với tổ chức, doanh nghiệp
Sự bố trí, phân công công việc trong các tổ chức cũng như doanh nghiệp
nước ta hiện nay còn rất nhiều bất cập, dẫn đến “ quá tải ” trong công việc của
18


một bộ phận nhân viên trong tổ chức và ngược lại là sự nhàn rỗi của một bộ
phận khác. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến sự trì trệ trong hoạt động, sự kém
hiệu quả trong thực thi công việc, sự lãng phí nguồn lực của tổ chức … Và đây

cũng chính là nguyên nhân bào mòn khả năng hoạt động của một số doanh
nghiệp ở nước ta.Theo báo cáo toàn cầu “ Thế giới việc là 2014 “ của Tổ chức
Lao động Quốc tế (ILO) và nhận định của ông GUY Ryder, Tổng Giám đốc
ILO, thì “ năng suất lao động và năng lực cạnh tranh thấp là một trong những
thử thách lớn đối với Việt Nam ”. Đặc biệt theo các số liệu “ năng suất của lao
động Việt Nam thấp hơn Singapore gần 15 lần, Nhật Bản 11 lần, Hàn Quốc 10
lần. Ngay so với cả các nước ASEAN có mức thu nhập trung bình, năng suất lao
động của Việt Nam cũng chỉ bằng 1/5 Malaysia và 2/5 của Thái Lan”

Việc năng suất lao động của nước ta thấp như vậy do rất nhiều nguyên
nhân ảnh hưởng, tuy nhiên nguyên nhân đầu tiên của vấn đề này phải kể đến là
công việc không phù hợp với chuyên môn, kỹ năng và lòng đam mê của người
lao động. Ở nhiều tổ chức tạo cho môi trường làm việc của nhân viên thiếu thân
thiện, thiếu sự chuyên nghiệp và hợp tác, thiếu sự tôn trọng, không ghi nhận
thành tích và đặc biệt là không đáp ứng yêu cầu mong muốn về công việc cho
nhân viên của tổ chức.
Nhiều nhà quản lý sử dụng phương pháp quản trị theo “ cảm tính ” cũng
19


ảnh hưởng lớn đến năng suât lao động của nhân viên. Họ không áp sát thực tế,
hoàn cảnh cụ thể của công việc cũng như nhân viên mà chỉ dựa vào đánh giá chủ
quan của mình để phân chia công việc, như vậy dẫn đến sai lầm và không thể
truyền đạt chính xác cho nhân viên biết con đường nào phải đi, công việc gì phải
làm, và làm như thế nào thì được coi là đạt hiệu quả.
Vì vậy, một trong những cơ sở cốt lõi để nâng cao năng suất lao động tại
Việt Nam chính là việc phân công công việc làm sao phù hợp với từng nhân
viên, từng người lao động trong tổ chức. Người quản lý cũng cần thấu hiểu và
chia sẻ những khó khăn của nhân viên, kịp thời động viên và dẫn dắt nhân viên
vượt qua được những khó khăn trong công việc và cuộc sống.

Dù công tác phân công công việc trong các doanh nghiệp nước ta chưa
thực sự đạt được hiệu quả cao, còn nhiều vấn đề cần phải giải quyết nhưng mức
độ quan trọng của công tác này đang dần được các doanh nghiệp cũng như các
nhà quản lý nhận ra. Hiện nay có rất nhiều những trung tâm và khóa đào tạo mở
ra để hướng dẫn cách phân công công việc hiệu quả và nhận được sự quan tâm
thu hút của rất nhiều nhà quản lý cũng như các bạn sinh viên ở nhiều lĩnh vực
ngành nghề.
2.3.2. Đối với cơ quan Nhà nước
- Theo quy chế làm việc của các quận, huyện hiện nay các ủy viên
thường vụ và ủy viên ban chấp hành được phân công phụ trách các cấp ủy trực
thuộc. Như vậy sẽ có nhiều nơi phân công công việc trên tinh thần: Cán bộ "đi
lên" từ phường, xã hay cơ quan, đơn vị nào thì phân công phụ trách luôn
phường, xã, cơ quan, đơn vị đó. Phân công công việc theo quan niệm "nhất thân,
nhì quen" vì như vậy sẽ thuận lợi cho việc thực hiện công tác hơn.
Tuy nhiên cách phân công công việc như vậy lại nảy sinh nhiều vấn đề
khó giải quyết. Phân công những cán bộ phụ trách cơ sở mà đi lên từ cơ sở, thân
quen với cơ sở, còn có quan hệ họ hàng…điều này có thuận lợi là hiểu cơ sở,
nhưng đôi khi cũng rất phức tạp. Vì thân quen nên dễ có tình trạng "châm
chước" cho nhau. Đôi khi các vấn đề nổi cộm, yếu kém, bức xúc trong dân rõ
ràng mà các cán bộ cơ sở không chịu báo cáo mà lại bao biện và giấu giếm cho
20


nhau.
- Từ bất cập đó, nhiều cấp ủy đã đổi mới cách phân công nhiệm vụ, căn
cứ vào kiến thức chuyên môn, khả năng cụ thể của từng người.
Ví dụ như những cán bộ giỏi về lĩnh vực kinh tế nông nghiệp, phân công
về các xã đang cần tập trung đổi mới cơ cấu cây trồng, xây dựng nông thôn mới.
Cán bộ giỏi về xây dựng, kiến trúc thì được phân công về phụ trách các xã có
tốc độ đô thị hóa nhanh, có khu đô thị…

Cách phân công mới phát này huy hiệu quả tích cực nhờ sự thẳng thắn, ít
có sự ràng buộc trong các mối quan hệ với cơ sở. Tuy nhiên, cách này cũng chưa
hẳn đã hoàn thiện, không ít trường hợp sự phối hợp, chỉ đạo, hướng dẫn cơ sở
cũng gặp khó khăn. Công việc đôi khi kém trôi chảy.

Tóm lại, cả hai cách phân công công việc trên đều có mặt mạnh, mặt chưa
mạnh. Nguyên nhân có sự lúng túng trong cách phân công cán bộ phụ trách cơ
sở vì nhiều cấp ủy vẫn chưa xây dựng được cơ chế làm việc cho cán bộ phụ
trách, nhất là cơ chế kiểm tra, giám sát để đánh giá hiệu quả công tác phụ trách.
Nếu cơ chế báo cáo dành cho cán bộ được phân công được thực hiện đầy
đủ, cán bộ vi phạm bị xử lý nghiêm khắc, thì sẽ không có chuyện "giấu lỗi" cho
cơ sở; cũng như khó xảy ra chuyện kém hợp tác trong quan hệ công việc giữa cơ
sở và cán bộ phụ trách.
Việc phân công công việc ở hầu hết cấp ủy đến nay cơ bản đã xong. Cùng
21


với sự theo dõi để điều chỉnh phân công khi cần thiết, các cấp ủy nên tập trung
hoàn thiện cơ chế làm việc đối với cán bộ được phân công, khắc phục được
những bất cập trong cả hai cách phân công nói trên.
2.4. Nguyên nhân gây khiến cho công tác Phân công công việc không
hiệu quả
2.4.1. Nguyên nhân chủ quan
* Từ phía nhà quản lý
- Nhà quản lý chưa nắm rõ những nguyên tắc cơ bản của quản trị, chưa
thực sự điều hành và phân công công việc đạt hiệu quả
- Nhà quản lý cho rằng họ có thể làm việc này tốt hơn những người khác
trong tổ chức, đỡ mất thời gian là giao cho người khác.” Tôi tự làm mọi việc thì
nhanh hơn và dễ dàng hơn, bởi vì tôi hiểu chúng rõ hơn và biết cách làm”. Hay
“Công tác quản lý đòi hỏi tôi phải đảm trách những nhiệm vụ thật sự quan trọng

theo một cách riêng”.
- Nhà quản lý thường chỉ giao cho nhân viên những việc lặt vặt vô nghĩa
kém quan trọng, điều này làm cho nhân viên nhàm chán, không có động lực làm
việc
- Nhà lãnh đạo nghĩ rằng:”Nếu giao việc cho nhân viên thì không còn việc
gì làm”, lo ngại cho vị trí của bản thân
- Nhà quản lý lo lắng rằng các nhân viên sẽ không thích, nếu họ trông đợi
ở nhân viên của họ quá nhiều.
- Nhà quản lý không chắc chắn vào một nhân viên nào đó trong tổ chức để
giao việc, thiếu sự tin tưởng ở nhân viên
- Nhà quản lý không quan tâm đến việc phát triển năng lực cá nhân của
nhân viên trong tổ chức
* Về phía nhân viên
- Nhân viên trong tổ chức luôn phàn nàn không biết cách giải quyết công
việc như thế nào, và thường trông chờ vào sự trợ giúp của nhà quản lý
- Các nhân viên được giao nhiệm vụ quay lại hỏi nhà lãnh đạo cách thực
hiện và xin giúp đỡ khi chưa tư duy, tự mày mò tìm tòi cách giải quyết. Mang tư
22