MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
Thuyết quản lý ra đời từ rất sớm, ở Phương Đông thời kỳ trước công nguyên đã
xuất hiện thuyết đức trị của Khổng tử, pháp trị của Hàn Phi tử. Ở Phương tây Federick
F. Taylor là người đã đặt nền móng cho thuyết quản trị khoa học là cơ sở cho các
thuyết quản trị sau này. Theo tiến trình phát triển của loài người thuyết quản trị ngày
càng được nghiên cứu, bổ sung và phát triển phù hợp hơn.
Xã hội ngày càng phát triển, thị trường ngày càng nhiều biến động, để tồn tại và
phát triển được các nhà quản trị doanh nghiệp luôn phải có triết lý quản lý riêng cho
doanh nghiệp mình. Một trong những vấn đề nổi cộm và được đề cập nhiều hiện nay
đó là vấn đề về chất lượng sản phẩm, luôn luôn được người tiêu dùng đặt lên hàng đầu.
Đã có nhiều doanh nghiệp phải đóng cửa vì chất lượng sản phẩm không đảm bảo,
không thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nước ngoài Trước
thực tại này các nhà quản lý doanh nghiệp đã có những có bước chuyển mình, quan
tâm, chú trọng đầu tư về chất lượng sản phẩm hơn. Để đảm bảo được tiêu chuẩn về
mặt chất lượng nhằm nâng cao uy tín sản phẩm cũng như thương hiệu doanh nghiệp
của mình, các công ty đã tiến hành xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Đây là lý do để em chọn đề tài “Hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty TNHH
Đất Việt” làm đề tài cho bài tiểu luận bộ môn Quản trị học. Với mục đích hiểu rõ thêm
về môn quản trị học và hệ thống quản lý chất lượng.
Đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Một số lý luận về công tác quản trị về ứng dụng hệ thống quản lý
chất lượng tại công ty TNHH Đất Việt.
Chương 2. Phân tích hệ thống quản lý chất lượng và ứng dụng hệ thống quản lý
chất lượng tại công ty TNHH Đất Việt.
Chương 3. Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả việc
ứng dụng hệ thống chất lượng.

2


Chương 1
MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
TRONG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY
TNHH ĐẤT VIỆT
1. Lý luận về công tác quản trị
1.1. Khái niệm
-

Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác. (Theo Mary pacrker Follet)
Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và thông qua con người để hoàn
thành mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay thay đổi. Trọng tâm của
tiến trình này là sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn. (Theo GS.Vũ

-

Thế Phú)
Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của
các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm
đạt mục tiêu đã đề ra. (Theo James Stoner và Stephen Robbins)
1.2.

Các cấp quản trị.

-

Quản trị viên cấp cao (Top managers): Đưa ra các quyết định chiến lược.


-

Quản trị viên cấp trung (Middle Managers): Đưa ra các quyết định chiến thuật.

-

Quản trị viên cấp cơ sở (First - line Managers): Đưa ra các quyết định tác nghiệp.

-

Những người thực hiện (Operators): Thực hiện những quyết định.
1.3.

Chức năng của nhà quản trị.

- Hoạch định:
+ Đánh giá nguồn lực và thực trạng của tổ chức.
+ Chức năng xác định mục tiêu cần đạt được.
+ Đề ra chương trình hành động để đạt mục tiêu trong từng khoảng thời gian
nhất định.
+ Đưa ra các kế hoạch khai thác cơ hội và hạn chế bất trắc của môi trường.
- Tổ chức:
+ Chức năng tạo dựng một môi trường nội bộ thuận lợi để hoàn thành mục tiêu.
+ Xác lập một cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ phận, cá nhân,
3


tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức.
-


Lãnh đạo là chỉ huy nhân tố con người sao cho tổ chức đạt đến mục tiêu. Nó bao gồm
việc chỉ định đúng tài nguyên và cung cấp một hệ thống hỗ trợ hiệu quả. Lãnh đạo yêu
cầu kĩ năng giao tiếp cao và khả năng thúc đẩy mọi người. Một trong những vấn đề
quyết định trong công tác lãnh đạo là tìm được sự cân bằng giữa yêu cầu của nhân sự

-

và hiệu quả sản xuất.
Kiểm tra là chức năng để đánh giá chất lượng trong tiến trình thực hiện và chỉ ra sự
chệch hướng có khả năng diễn ra hoặc đã diễn ra từ kế hoạch của tổ chức. Mục đích
của chức năng này là để đảm bảo hiệu quả trong khi giữ vững kỉ luật và môi trường
không rắc rối. Kiểm tra bao gồm quản lý thông tin, xác định hiệu quả của thành tích và
đưa ra những hành động tương ứng kịp thời.
2. Tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng: tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Công ty TNHH Đất Việt là công ty kinh doanh, sản xuất vật liệu xây dựng nên
hệ thống quản lý chất lượng được công ty lựa chọn áp dụng là Hệ thống chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9000 cụ thể là quy trình ISO 9001:9008.
2.1.

-

Khái niệm về tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ thống quản lý
chất lượng”. ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm

-

2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn

hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh,
dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động.
2.2.

Vai trò của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không phải là
tiêu chuẩn cho sản phẩm. Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đã tạo được cách
làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt
động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn thời gian và giảm chi phí
phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong công việc, đồng thời làm cho năng
lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ công nhân viên nâng lên rõ rệt.
2.3.

Nguyên tắc quản lý chất lượng.

8 nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001 đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
4


Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng
Tám nguyên tắc quản lý chất lượng này được nêu trong tiêu chuẩn ISO
9000:2005 (TCVN 9000:2007) nhằm giúp cho Lãnh đạo của Doanh nghiệp nắm vững

phần hồn của ISO 9001:2008 và sử dụng để dẫn dắt doanh nghiệp đạt được những kết
quả cao hơn khi áp dụng ISO 9001:2008 cho Doanh nghiệp của mình.
2.4.

Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Điều khoản 0: Giới thiệu.
Điều khoản 1. Phạm vi áp dụng.
Điều khoản 2. Tài liệu viện dẫn
Điều khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa
Điều khoản 4: Yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng
Điều khoản 5: Trách nhiệm lãnh đạo
Điều khoản 6: Quản lý nguồn lực
Điều khoản 7: Tạo sản phẩm
Điều khoản 8: Đo lường, phân tích, cải tiến
Có thể tổng hợp các điều khoản của ISO 9001:2008 theo dạng mô hình cây như
sau:

Mô hình quản lý chất lượng theo nguyên tắc tiếp cận theo quá trình như sau:

5


ISO 9001:2008 là một vòng tròn PDCA lớn, vì vậy giúp cho hệ thống liên tục
cải tiến
Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2008, Doanh nghiệp phải
ban hành và áp dụng tối thiểu các tài liệu sau:
1. Chính sách chất lượng.
2. Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng
ban chức năng.

3. Sổ tay chất lượng.
4. Sáu (06) thủ tục cơ bản sau:
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ
- Thủ tục (quy trình) đánh giá nội bộ
- Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp
- Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục.
- Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.
Thông thường có thể kết hợp thủ tục hành động khắc và hành động phòng ngừa
vào một thủ tục là thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa.
Ngoài ra, để chứng minh Doanh nghiệp có áp dụng và duy trì việc áp dụng ISO
9001:2008, Doanh nghiệp phải lập và lưu giữ tối thiểu các hồ sơ sau để cung cấp cho
các tổ chức chứng nhận cấp chứng nhận ISO 9001:2008.
Ngoài những thủ tục, hồ sơ bắt buộc phải có theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO
9001:2008, Doanh nghiệp có thể xây dựng thêm các thủ tục, hướng dẫn công việc và
lập các hồ sơ cần thiết nhằm đảm bảo hệ thống quản lý có hiệu lực và hiệu quả.
Chương 2
6


PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ ỨNG DỤNG HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẤT VIỆT
1. Khái quát về Công ty TNHH Đất Việt
Lịch sử hình thành và phát triển.
Khởi nghiệp từ năm 2005, bằng việc kinh doanh hộ gia đình, còn gặp nhiều khó
khăn. Năm 2006 là năm đánh dấu một bước ngoặt khi công ty chính thức đăng ký kinh
doanh.
Công ty TNHH Đất Việt được thành lập ngày 20 tháng 01 năm 2006 theo giấy
phép kinh doanh số 21.02.000986 với số vốn điều lệ ban đầu là 1.900.000.000 đồng.
Kinh doanh các ngành nghề chính: sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, vận tải

hàng hóa….
Lãnh đạo công ty xác định trong thời kỳ mới thành lập vừa phát triển hệ thống
quản lý, vừa xây dựng hình ảnh và thương hiệu,vừa mở rộng hoạt động kinh doanh để
tạo đà phát triển năm tiếp theo.
Nắm bắt được nhu cầu phát triển ngày càng cao của ngành xây dựng, năm 2011
công ty quyết định mở rộng nhà máy tại khu công nghiệp Hạp Lĩnh –TP Bắc Ninh, với
tổng diện tích là 28.000m2 , nhờ vậy, trong giai đoạn hiện nay công ty đã bước lên một
nấc thang mới khi mà doanh thu của công ty đã liên tục tăng trưởng từ mức xấp xỉ 15
tỷ đồng lên khoảng trên 20 tỷ đồng năm 2012.
Công ty TNHH Đất Việt được thành lập vào năm 2006 sử dụng công nghệ hiện
đại nhất với tổng giá trị đầu tư thiết bị và máy móc khoảng trên 7 tỷ đồng.
Kể từ khi được thành lập đến nay, Công ty TNHH Đất Việt đạt doanh thu và lợi
nhuận lớn tạo công việc ổn định và có thu nhập cao cho công nhân. Đồng thời, Đất
Việt đã tạo được tên tuổi trên thị trường, các sản phẩm bê tông của Đất Việt được
khách hàng đánh giá cao cả về mẫu mã lẫn chất lượng
Với số vốn điều lệ ban đầu là 1.900.000.000 đồng, sau nhiều lần tăng vốn, hiện
nay vốn điều lệ của công ty là 6.000.000.000 đồng.
Công ty TNHH Đất Việt là một trong những Công ty hàng đầu Bắc Ninh với
công nghệ tiên tiến và đội ngũ cán bộ công nhân viên làm việc chuyên nghiệp đứng
đầu về sản xuất các mặt hàng được chế tạo từ bê tông đúc sẵn, có chất lượng cao và
dịch vụ hoàn hảo tới từng đối tượng khách hàng.
1.2. Cơ cấu tổ chức.
7


GIÁM ĐỐC

P.GIÁM ĐỐC
HÀNH CHÍNH


P.KINH DOANH

P.GIÁM ĐỐC
SẢN XUẤT

P. HCKT

PHÂN XƯỞNG 1

PHÂN XƯỞNG 2

1.3. Chức năng nhiệm vụ
Công ty TNHH Đất Việt là công ty sản xuất kinh doanh về vật liệu xây dựng
nên chức năng, nhiệm vụ chính là sản xuất và kinh doanh nhằm thu lại lợi nhuận cao
nhất trên cơ sở đảm bảo về mặt chất lượng và uy tín.
1. Hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty TNHH Đất Việt.
1.1.

Lý do xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền

kinh tế thị trường, kéo theo đó là các doanh nghiệp thi nhau ra đời tạo nên nền kinh tế
thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp muốn tồn tại, muốn phát triển thì bắt
buộc phải luôn luôn đổi mới, phản ứng nhanh với thị trường, đưa ra các chính sách
nhằm tạo dựng thương hiệu cho chính mình. Quản lý chất lượng là một lựa chọn thiết
thực của nhà quản trị đối với doanh nghiệp mình, nhằm nâng cao thương hiệu cũng
như vị thế của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Đất Việt đã sớm nhận thức được điều đó và đã xây dựng, áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:9008 từ năm 2014. Điều này thể hiện rất
rõ quyết tâm rất lớn của Ban lãnh đạo công ty.

1.2.

Phạm vi áp dụng
- Phạm vi áp dụng áp dụng tất cả các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

ngoại trừ điều khoản: Mục 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của sản phẩm: Vì sản phẩm
của Công ty đều có thể xác định giá trị sử dụng của chúng theo yêu cầu đã hoạch định.
- Công ty từ chối các yêu cầu của khách hàng mà vi phạm các quy định của Nhà
nước Việt Nam.
8


1.3.
−

Sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng (STCL) của Công ty TNHH Đất Việt được thiết lập nhằm xác
định phạm vi hoạt động của Hệ thống Quản lý chất lượng (HTCL), mô tả các quá trình
hoạt động trong hệ thống đồng thời viện dẫn các quy trình, tài liệu áp dụng trong hệ
thống, nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng của Công ty phù hợp với hoạt động
thực tiễn và yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 / ISO 9001:2008.

−

Sổ tay chất lượng là tài liệu cấp cao nhất, mô tả hệ thống quản lý chất lượng của
Công ty, nhằm thoả mãn các yêu cầu của khách hàng, cơ quan quản lý đầu tư thông
qua các biện pháp kiểm soát, phòng ngừa và cải tiến liên tục.

−


Việc kiểm soát Sổ tay chất lượng được thực hiện như sau:
Những Sổ tay chất lượng được kiểm soát có đóng dấu, có đánh số riêng để phân

+

phát cho các cán bộ chủ chốt theo danh sách phân phối của Đại diện Lãnh đạo về Chất
lượng (QMR).
Những quyển không được đóng dấu để gửi cho cơ quan chứng nhận hoặc cho

+

khách hàng.
Việc sửa đổi từng phần hay toàn bộ STCL sẽ được thực hiện khi Công ty có

+

những thay đổi về chính sách, tổ chức hay phương thức hoạt động. Mọi sửa đổi STCL
phải được thực hiện theo QT01.
Sổ tay chất lượng này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu

+

không được sự đồng ý bằng văn bản của Tổng Giám đốc hoặc QMR.
1.4.

hệ thống quản lý chất lượng
2.4.1. các yêu cầu chung
Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty được xây dựng, thực hiện, duy trì và


cải tiến liên tục trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
2.4.1.1.Các quá trình trong HTCL
−

Các quá trình cần thiết cho HTCL được xác định trong STCL, trong các qui trình,
hướng dẫn công việc, sơ đồ quản lý của Công ty. Các tài liệu này mô tả trình tự các
quá trình trong HTCL, sự tương tác lẫn nhau và hướng dẫn cách thức thực hiện chúng
trong toàn Công ty.

−

Tài liệu HTCL cũng xác định các chuẩn mực, các phuơng pháp cần thiết để đảm
bảo việc kiểm soát và điều hành các quá trình một cách có hiệu lực. Điều này được mô
tả trong qui định Trách nhiệm – Quyền hạn của từng cấp, các qui trình, các hướng dẫn
9


về cách thức thực hiện quá trình và xác định các phương pháp giám sát và đo lường
tính hiệu lực, hiệu quả của quá trình.
2.4.1.2.Các nguồn lực và thông tin
Ban Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm về việc cung cấp các nguồn lực và tổ
chức hệ thống thông tin cần thiết để hỗ trợ việc điều hành và giám sát các quá trình
của HTCL
2.4.1.3.Giám sát và đo lường HTCL
−

Các quá trình của HTCL được các bộ phận có trách nhiệm giám sát và đo lường
một cách có hệ thống. Điều này đảm bảo tính hiệu lực và xác định các cơ hội cải tiến.

−


Các quá trình tạo sản phẩm thường xuyên được các bộ phận có trách nhiệm giám
sát thông qua việc đo lường các thông số và đặc tính sản phẩm tại các điểm kiểm tra.
Kết quả thực hiện các quá trình quản lý chất lượng cũng được quan sát thông qua các
cuộc đánh giá chất lượng nội bộ. Kết quả tổng thể của toàn bộ HTCL được giám sát
thông qua việc đo lường sự thỏa mãn của khách hàng
2.4.1.4.Sự phù hợp và cải tiến liên tục HTCL

−

Các quá trình HTCL được Ban Giám đốc Công ty định kỳ xem xét để xác định
những điểm chưa phù hợp cũng như những cơ hội để cải tiến hệ thống.

−

Các hành động cần thiết để khắc phục, phòng ngừa thông qua những vấn đề không
phù hợp hiện có cũng như tiềm ẩn. Các hành động cần thiết để cải tiến HTCL được
thực hiện thông qua hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến liên tục HTCL
2.4.1.5.Các quá trình có nguồn lực từ bên ngoài

−

Các quá trình có ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm mua, gia công hoặc cung
cấp từ bên ngoài phải được kiểm soát cụ thể để đảm bảo các quá trình này đáp ứng các
yêu cầu qui định của Công ty cũng như sự thỏa mãn của khách hàng.

−

Việc kiểm soát bao gồm: lựa chọn nhà cung cấp, đánh giá giám sát việc giao hàng
của nhà cung cấp, kiểm tra nguyên vật liệu mua vào, lập hồ sơ chứng minh sự phù hợp

của sản phẩm được kiểm tra.
2.4.2. các yêu cầu về hệ thống tài liệu
Hệ thống tài liệu của Công ty bao gồm cấp :
Cấp 1: Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng , Sổ tay chất lượng của
Công ty.
Cấp 2: Các quy trình yêu cầu bởi tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và cần thiết
10


cho hoạt động của Công ty
Cấp 3: Các biểu mẫu , hồ sơ

1

2

3

Công ty nhận xác định các quá trình của hệ thống QLCL được tương ứng với các
yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
HTQLCL của Công ty được xây dựng thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục trên cơ
sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Ngoài Sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng thì các quy
trình được áp dụng trong hệ thống quản lý chất lượng của Công ty bao gồm:
TT
1
2
3
4
5

6
7
8
9
10

MÃ SỐ
QT 01
QT 02
QT 03
QT 04
QT 05
QT 06
QT 07
QT 08
QT 09
QT 10

TÊN QUY TRÌNH
Quy trình kiểm soát tài liệu
Quy trình kiểm soát hồ sơ
Quy trình đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo về HTQLCL
Quy trình quản lý nguồn lực
Quy trình xử lý sản phẩm phông phù hợp
Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa
Quy trình mua hàng
Quy trình bán hàng
Quy trình kiểm soát sản xuất gạch bê tông tự chèn
Quy trình kiểm soát sản xuất cống bê tông cốt thép


2.4.3. kiểm soát tài liệu
−

Công ty đảm bảo các tài liệu của HTCL được kiểm soát. Ban ISO chịu trách nhiệm
thực hiện, duy trì việc kiểm soát. Việc kiểm soát tài liệu của HTCL nhằm đảm bảo:

−

Kiểm soát sự phù hợp của tài liệu trước khi phê duyệt và ban hành.

−

Định kỳ xem xét hệ thống tài liệu, cập nhật tài liệu khi phát sinh, phân phối tài liệu
và phê duyệt tài liệu khi cần thiết.

−

Kiểm soát các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu.
11


−

Đảm bảo các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng, thu hồi tài liệu lỗi thời.

−

Kiểm soát tài liệu rõ ràng và dễ nhận biết trước khi ban hành.

−


Kiểm soát và phân phối tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài có liên quan đến HTCL.
2.4.4. kiểm soát hồ sơ

−

Công ty đảm bảo các hồ sơ của HTCL đều được kiểm soát, nhằm chứng minh tính
hiệu lực và hiệu quả của hệ thống và những cơ sở dữ liệu thực hiện cải tiến HTCL.

−

Hồ sơ được lưu giữ tại từng bộ phận, phòng ban.

−

Hồ sơ được quy định kiểm soát tại từng quy trình liên quan đến công việc cụ thể.

−

Trưởng các bộ phận có trách nhiệm kiểm soát điều kiện môi trường, lưu trữ hồ sơ
thích hợp để tránh bị hư hỏng, thất lạc. Định kỳ kiểm tra hồ sơ.
2.5. trách nhiệm của lãnh đạo.
2.5.1. cam kết của lãnh đạo

−

Giám đốc Công ty cam kết xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống
quản lý chất lượng hoạt động một cách có hiệu quả bằng cách:

−


Truyền đạt trong Công ty từ cấp lãnh đạo đến cấp thừa hành về tầm quan trọng của
việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu pháp luật đối với sản
phẩm trong các cuộc họp thường kỳ, đột xuất, …và xem đó là nghĩa vụ, là trách nhiệm
đầu tiên mà mình phải thực hiện.

−

Xây dựng chính sách chất lượng phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh hiện
tại và định hướng của Công ty trong tương lai.

−

Đảm bảo mục tiêu chất lượng được thiết lập phù hợp với chính sách chất lượng,
đáp ứng yêu cầu mong đợi của khách hàng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

−

Thực hiện các cuộc họp xem xét lãnh đạo, so sánh các kết quả đạt được với các
mục tiêu chất lượng đã đề ra. Quyết định các hành động cần thiết liên quan đến chính
sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, khắc phục sự không phù hợp, phòng ngừa và cải
tiến liên tục HTCL.

−

Đảm bảo HTCL được áp dụng, duy trì và cải tiến bằng việc cung cấp đầy đủ và kịp
thời các nguồn lực cần thiết để thực hiện chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng
và thỏa mãn yêu cầu khách hàng.
2.5.2. định hướng khách hàng


−

Những thông tin thu thập được từ khách hàng là một trong những nhân tố quyết
định hoạt động sản xuất – kinh doanh, do vậy Giám đốc Công ty đảm bảo rằng:
12


−

Yêu cầu mong đợi của khách hàng trong hiện tại và tương lai được xác định rõ để
làm cơ sở cho việc xây dựng, cải tiến qui trình, đầu tư bổ sung, nhằm nâng cao sự thỏa
mãn của khách hàng. Các yêu cầu của khách hàng được chuyển thành các yêu cầu và
thông số kỹ thuật cụ thể trong các quá trình của Công ty. Chúng được truyền đạt trong
toàn Công ty, từ cấp quản lý đến cấp thừa hành để thấu hiểu, thực hiện đầy đủ và qua
đó nâng cao sự thỏa mãn khách hàng.

−

Toàn bộ HTCL được thiết kế và thực hiện để đảm bảo rằng Công ty thỏa mãn được
các nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
2.5.3. chính sách chất lượng của công ty
Với phương châm: “Thỏa mãn mọi yêu cầu hợp lý của khách hàng”. Ban lãnh
đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty đề ra “Chính sách chất lượng” với cam
kết như sau:

-

Lấy chữ “Tín” làm mục tiêu hàng đầu để phát triển Công ty dựa trên nền tảng chất

-


lượng sản phẩm và phong cách phục vụ chuyên nghiệp.
Lấy “Con người” làm trung tâm do đó Công ty hiểu được rằng không ngừng nâng cao
trình độ chuyên môn, đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên song

-

hành cùng sự phát triển bền vững.
Cải tiến liên tục công nghệ, phương pháp làm việc để nâng cao năng lực cạnh tranh và

-

chất lượng sản phẩm dịch vụ.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhằm tập trung sức mạnh tập thể, thống nhất một
khối trong đường lối lãnh đạo, đoàn kết nhất trí trong toàn thể cán bộ công nhân viên

-

trong Công ty.
Áp dụng và duy trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 nhằm nâng cao hiệu quả quản lí và chất lượng phục vụ khách hàng.
2.5.4. họach định chất lượng
2.5.4.1. Mục tiêu chất lượng

−

Mục tiêu chất lượng của Công ty được Ban Giám đốc xác định hàng năm và theo
thứ tự ưu tiên. Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển và
chính sách chất lượng của Công ty.


−

Mục tiêu chất lượng được xây dựng phải cụ thể, đo được, đạt được, lặp lại và có
thời gian xác định nhằm đáp ứng các yêu cầu mong đợi của khách hàng và cải tiến
HTCL.

−

Căn cứ vào mục tiêu chung của Công ty, từng bộ phận chức năng phải đề ra mục
13


tiêu chất lượng cho bộ phận của mình. Mọi người đều lấy mục tiêu thỏa mãn khách
hàng làm phương châm hoạt động của mình.
2.5.4.2. Họach định hệ thống quản lý chất lượng
a. Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
−

Công tác hoạch định hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty được thực hiện, duy
trì và cải tiến thường xuyên nhằm đáp ứng các yêu cầu qui định, đảm bảo hệ thống
hoạt động hiệu quả và thực hiện được các mục tiêu chất lượng đã đề ra.

−

Tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng phải được duy trì khi có sự thay
đổi đối với HTCL, đối với hoạt động sản xuất kinh doanh đã được hoạch định và thực
hiện.
b. Hoạch định sản phẩm
Với các sản phẩm quen thuộc, việc hoạch định chất lượng thực hiện theo các
qui trình đã lập thành văn bản của HTCL và trong các đơn hàng cụ thể đối với khách

hàng.
c. Họach định mục tiêu
Căn cứ quan điểm và định hướng về chất lượng được Giám đốc Công ty công
bố tại Chính sách chất lượng, kết quả hoạt động của từng giai đoạn và khả năng thực
hiện công việc, Lãnh đạo Công ty thiết lập mục tiêu chất lượng chung của toàn Công
ty. Từ đó, các bộ phận xây dựng mục tiêu chất lượng cụ thể, thích hợp với nhiệm vụ và
năng lực của mình. Các mục tiêu chất lượng đều được Giám đốc Công ty xem xét, phê
duyệt. Trên cơ sở đó, lãnh đạo Công ty có trách nhiệm cung cấp các nguồn lực cần
thiết để đảm bảo các ban chức năng hoàn thành và ngược lại, đó chính là các đăng ký
kết quả đạt được của ban chức năng với lãnh đạo Công ty.
Từ mục tiêu chất lượng cụ thể từng thời kỳ, ban chức năng có nhiệm vụ xây
dựng biện pháp, kế hoạch thực hiện; phân công người chịu trách nhiệm và theo dõi,
ghi nhận kết quả đạt được.
Vào từng thời điểm thích hợp, Công ty tổ chức đánh giá, xem xét việc thực hiện
MTCL. Dựa vào đó để đưa ra biện pháp thúc đẩy hoặc phát huy thỏa đáng và xây
dựng MTCL mới cho thời gian tới.
2.5.5 trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin
2.5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn
- Giám đốc:
14


Là người lãnh đạo cao nhất trong mọi công việc điều hành sản xuất kinh doanh
của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản tri về kết quả sản xuất kinh doanh
của Công ty. Giám đốc quản lý các phòng ban thông qua phó Tổng Giám đốc và các
trưởng Phòng. Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng Giám đốc được quy định trong quy
chế thành lập công ty. Trong HTCL nhiệm vụ của Giám đốc như sau:
+ Phê duyệt và công bố chính sách chất lượng.
+ Phê duyệt HTCL và giám sát để duy trì hệ thống hoạt động có hiệu quả.
+ Lựa chọn các nhà cung ứng vật tư, thiết bị.

+ Chủ trì các cuộc họp xem xét cuả lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng.
+ Phê duyệt kế hoạch sản xuất định kỳ và hằng năm.
+ Khi vắng mặt uỷ quyền cho phó Giám đốc thay thế.
−

Phó Giám đốc:
Phó Giám đốc là cán bộ thay mặt cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền chịu
trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp
trước Giám đốc Công ty về nhiệm vụ được phân công, bao gồm:
+ Thay mặt Giám đốc giải quyết công việc cụ thể theo uỷ quyền khi Giám đốc
vắng mặt.
+ Xem xét nhu cầu và khả năng của khách hàng trong các lĩnh vực công việc
chuyên trách.
+ Tổ chức nghiên cứu, tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các dịch vụ bán hàng và sau
bán hàng.
+ Tiếp nhận các nhà cung cấp vật tư đầu vào cho từng lĩnh vực công việc cụ thể
do mình phụ trách.
+ Theo dõi và giám sát quá trình sản xuất hàng ngày tại các Đơn vị sản xuất.
+ Trực tiếp phê duyệt, chỉ đạo công tác kỹ thuật chuyên môn trong các lĩnh vực
sản xuất của Công ty theo phân công của Tổng Giám đốc.
+ Phối hợp xây dựng quy chế điều hành và giám sát công tác An toàn lao động,
Phòng chống cháy nổ và Thi đua khen thưởng trong toàn Công ty.
2.5.5.2 Đại diện lãnh đạo

−

Đại diện cho Ban Giám đốc Công ty tham gia xây dựng, tổ chức triển khai và kiểm
soát hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty trong suốt nhiệm kỳ được phân công.

−


Đảm bảo chính sách chất lượng được thấu hiểu ở các cấp trong Công ty. Tổ chức
15


và thực hiện việc đào tạo các vấn đề có liên quan đến chất lượng cho Cán bộ, công
nhân lao động và các nhà thầu phụ, kể cả việc đào tạo các đánh giá viên nội bộ.
−

Hỗ trợ, kiểm soát các đơn vị trong việc thực hiện, duy trì và cải tiến chất lượng ở
tất cả các cấp trong Công ty.

−

Báo cáo kết quả của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng cho Giám đốc xem
xét, kể cả các nhu cầu cải tiến.

−

Xem xét các tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng trước khi trình Giám đốc phê
duyệt.

−

Đảm bảo các sửa đổi cần thiết phát sinh từ các vấn đề chất lượng, các khiếu nại của
khách hàng, các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến được thực hiện.

−

Chỉ đạo theo dõi việc thu thập, lưu giữ và thanh lý các hồ sơ chất lượng.


−

Lập kế hoạch và tổ chức việc đánh giá nội bộ.

−

Chuẩn bị các thông tin đầu vào cho việc xem xét của lãnh đạo Công ty.

−

Thay mặt Giám đốc giải quyết các vấn đề có liên quan đến chất lượng.

−

Liên hệ với các cơ quan để tổ chức, đào tạo, chứng nhận và giám sát duy trì hệ
thống quản lý chất lượng.
2.5.5.3 Trao đổi thông tin nội bộ

−

Hệ thống thông tin nội bộ về HTCL được xác lập như sau:
a. Về nội dung: Trưởng bộ phận căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của bộ
phận mình mà xác định những yêu cầu về thông tin cần có để các bộ phận liên quan
hoặc cấp dưới cung cấp.
b. Về hình thức: Thông tin có thể bằng các hình thức sau đây:

+

Các buổi họp thường kỳ, đột xuất, các buổi đào tạo, trao đổi trực tuyến.


+

Văn bản giao nhiệm vụ trong đó nói rõ trách nhiệm quyền hạn, cấp liên hệ, báo
cáo.

+

Sổ tay chất lượng, các qui trình, hướng dẫn công việc, qui định.

+

Kế họach chất lượng.

+

Các báo cáo, hồ sơ chất lượng trong hệ thống.

+

Các thông báo bằng văn bản hay bằng lời trực tiếp.
2.5.6. xem xét của lãnh đạo

−

Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty được Ban Giám đốc xem xét tổng thể ít
nhất 1 lần / năm hoặc đột xuất khi cần thiết để đảm bảo sự phù hợp, hiệu năng và hiệu
16



quả của hệ thống. Thông thường việc xem xét của Lãnh đạo được tiến hành định kỳ
thông qua các cuộc họp giao ban, kết quả xem xét được QMR cập nhật vào sổ họp, khi
cần thiết thì có kết luận bằng văn bản.
−

Việc xem xét này nhằm đánh giá các cơ hội cải tiến hệ thống bao gồm cả chính
sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng.

−

Cuộc họp xem xét lãnh đạo tiến hành theo trình tự sau:
a. Các trưởng phòng chuẩn bị các thông tin cần thiết cho cuộc họp xem xét
lãnh đạo.
b. QMR thông báo nội dung và thư mời họp đến các bộ phận liên quan
c. Giám đốc chủ trì cuộc họp xem xét lãnh đạo. Nội dung xem xét gồm:
* Xem xét thông tin đầu vào:

+

Thông tin phản hồi của khách hàng, của thị trường.

+

Môi trường kinh doanh và các rủi ro có thể xảy ra khi môi trường kinh doanh
thay đổi.

+

Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ và đánh giá của bên thứ ba.


+

Việc thực hiện các qui trình và sự phù hợp của sản phẩm.

+

Tình trạng hành động khắc phục và phòng ngừa.

+

Hành động theo dõi từ các lần xem xét lãnh đạo trước.

+

Các thay đổi có ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng.

+

Các đề nghị cải tiến.

+

Chính sách chất lượng.

+

Mục tiêu chất lượng.
* Xem xét thông tin đầu ra:

+


Thông tin đầu ra bao gồm các hành động và quyết định liên quan đến:

+

Cải tiến tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ
thống.

+

Cải tiến sản phẩm liên quan đến các yêu cầu của khách hàng.

+

Các hoạt động đảm bảo thích nghi khi có sự thay đổi môi trường kinh doanh và
các rủi ro có thể xảy ra.

+

Các nhu cầu về nguồn lực.
a. Thư ký ISO lập biên bản cuộc họp trong đó nêu rõ:

+

Quyết định của Giám đốc.
17


+


Cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện.

+

Thời gian hoàn thành đối với từng hành động.
b. Giám đốc ký biên bản.
c. QMR kiểm tra việc thực hiện.báo cáo tình hình thực hiện cho Giám đốc.
d. QMR lưu giữ hồ sơ xem xét lãnh đạo theo QT 01
2.6. quản lý nguồn lực
2.6.1. cung cấp nguồn lực

−

Giám đốc Công ty đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện, duy trì
và cải tiến thuờng xuyên HTCL ngày càng có hiệu quả hơn nhằm không ngừng nâng
cao sự thỏa mãn của khách hàng.

−

Giám đốc Công ty cũng đảm bảo quản lý tốt các nguồn lực hiện có và bổ sung kịp
thời nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng hiện tại và tương lai.

−

Căn cứ vào chiến lược kinh doanh của Công ty, Ban Giám đốc đánh giá tình hình
nguồn lực của các bộ phận để có kế hoạch cung cấp nguồn lực kịp thời.

−

Căn cứ trên mục tiêu chất lượng, phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của

bộ phận mình, Trưởng bộ phận nhận dạng nhu cầu nguồn lực, trình Ban Giám đốc bổ
sung nguồn lực khi cần thiết.
2.6.2. quản lý nguồn lực
2.6.2.1.Khái quát
Giám đốc Công ty bảo đảm nhân sự thực hiện các công việc có ảnh hưởng đến
chất lượng sản phẩm có đủ trình độ căn bản về chuyên môn, được đào tạo, có kỹ năng
và kinh nghiệm phù hợp.
2.6.2.2.Tuyển dụng:

−

Nhằm đảm bảo yêu cầu họat động của HTCL và sự phát triển của Công ty, Phòng
Hành chính Kế toán sẽ tiến hành tuyển dụng CB-CNV mới khi có nhu cầu. Việc tuyển
dụng căn cứ vào các yêu cầu năng lực, trình độ chuyên môn, học vấn, kinh nghiệm,
sức khỏe của chức danh có nhu cầu tuyển dụng.

−

Tất cả Cán bộ, nhân viên, công nhân mới đều được đào tạo, gồm:

+

Giới thiệu về Công ty, về chức năng hoạt động của bộ phận được phân công.

+

Nội dung công việc thực hiện.

+


Giới thiệu về HTCL.

+

Nội qui lao động của Công ty và qui định về an toàn vệ sinh lao động, PCCC.
18


+
−

Trách nhiệm cá nhân về chất lượng.
Phòng Hành chính kế tóan (bộ phận đào tạo) phải lập phiếu tham dự huấn luyện
(Biên bản đào tạo)

−

Thời gian thử việc và ký hợp đồng lao động được tiến hành theo qui định của Bộ
luật lao động nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
2.6.2.3. Đào tạo nâng cao năng lực nhận thức trong quá trình làm việc:
Nhu cầu đào tạo tại Công ty được xác định và được thực hiện nhằm đảm bảo
mọi CB-CNV có trình độ phù hợp để tiến hành những nhiệm vụ đã được xác định, đặc
biệt là đối với những người chịu trách nhiệm quản lý, sản xuất và kiểm tra xác nhận
các họat động có ảnh hưởng tới chất lượng.
2.6.2.4. Điều động và luân chuyển cán bộ
Ban Giám đốc Công ty ban hành và duy trì thực hiện các quy định, quy chế và
biện pháp thực hiện trong công tác đánh giá lao động trong từng thời điểm để làm căn
cứ luân chuyển điều động cán bộ trong nội bộ Công ty cũng như trong Công ty kịp
thời đáp ứng yêu cầu về nhân lực của Công ty.
2.6.3. cơ sở hạ tầng

- Cơ sở hạ tầng của Công ty được xác định bao gồm:
+ Văn phòng làm việc, nhà xưởng, kho bãi;
+ Trang thiết bị (cả phần cứng và phần mềm);
+ Dịch vụ hỗ trợ (như thông tin liên lạc)
-

Công ty luôn đảm bảo cho việc xác định, cung cấp và duy trì cơ

sở hạ tầng thích hợp cho hoạt động tạo sản phẩm.
2.6.4. môi trường làm việc
Công ty xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đảm bảo trật tự,
ngăn nắp và một môi trường làm việc lành mạnh trong toàn bộ Công ty. Các yếu tố
môi trường bao gồm môi trường vật lý như nhiệt độ, ánh sáng… và môi trường tâm lý
để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho các hoạt động của nhân viên Công ty. Ngoài ra
Công ty còn thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách theo Bộ Luật Lao động hiện hành
đối với người lao động.
2.7. Tạo sản phẩm
2.7.1. Họach định việc tạo sản phẩm
−

Công ty TNHH Đất Việt lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với
19


việc tạo sản phẩm. Công ty hoạch định quá trình hình thành sản phẩm và biện pháp
kiểm soát chất lượng để thỏa mãn và không ngừng nâng cao sự thỏa mãn khách hàng.
−

Trong quá trình hoạch định việc tạo sản phẩm, Công ty bảo đảm xác định:


+

Các mục tiêu chất lượng và các yêu cầu đối với sản phẩm.

+

Thiết lập các quá trình, tài liệu và cung cấp các nguồn lực cần thiết.

+

Các hoạt động kiểm tra xác nhận, các họat động theo dõi, cần thiết đối với sản
phẩm và các chuẩn mực chấp nhận sản phẩm.

−

Xác lập các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng các quá trình thực hiện và sản
phẩm đáp ứng các yêu cầu qui định.
2.7.2. các quá trình liên quan đến khách hàng
2.7.2.1.Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

−
+

Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm đảm bảo:
Xác định các yêu cầu do khách hàng qui định bao gồm cả các yêu cầu về các
hoạt động giao hàng và sau giao hàng.

+

Xác định những yêu cầu khách hàng không đề cập nhưng cần thiết cho việc sử

dụng sản phẩm.

+

Xác định các yêu cầu của pháp lý liên quan đến sản phẩm (nếu có)

+

Các yêu cầu do Công ty qui định.
2.7.2.2.Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm:

−

Các yêu cầu liên quan đến sản phẩm trước khi đồng ý cung cấp sản phẩm cho
khách hàng. Việc xem xét nhằm đảm bảo: Các yêu cầu về sản phẩm được xác định đầy
đủ rõ ràng bằng văn bản và Công ty đảm bảo thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu trên.

−

Đối với sản phẩm do Công ty sản xuất, Giám đốc các đơn vị sản xuất trực tiếp chịu
trách nhiệm tổ chức việc xem xét;

−
+

Đối với các sản phẩm kinh doanh Phòng KD chịu trách nhiệm xem xét.
Đối với đơn đặt hàng bằng lời, Bộ phận quản lý bán hàng phải đảm bảo mọi
yêu cầu trong đơn đặt hàng đó đã được xác định và được khách hàng xác nhận bằng
các hình thức thích hợp.


+

Các yêu cầu thay đổi đơn hàng, hợp đồng phải được ghi nhận và xem xét trước
khi sửa đổi. Các bộ phận liên quan được thông báo về việc sửa đổi này để thực hiện.
2.7.2.3.Trao đổi thông tin với khách hàng

−

Bộ phận quản lý bán hàng có trách nhiệm tổ chức, thực hiện và duy trì trao đổi
20


thông tin với khách hàng, gồm:
+

Các thông tin về sản phẩm.

+

Thông tin về hợp đồng, đơn hàng và các sản phẩm.

+

Thông tin về thay đổi hợp đồng, đơn hàng

+

Thông tin phản hồi từ khách hàng.

−


Tất cả những khiếu nại của khách hàng về sự không phù hợp của sản phẩm do
Công ty cung cấp đều phải được ghi nhận và giải quyết đến nơi, đến chốn.

−

Các hành động khắc phục, phòng ngừa cần thiết phải được xác lập và thực hiện để
khiếu nại không lặp lại.
Hồ sơ của quá trình liên quan đến khách hàng được lưu giữ theo quy trình QT
01
2.7.3 thiết kế và phát triển
2.7.3.1. Hoạch định thiết kế và phát triển
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm việc lập và kiểm soát việc thiết kế và phát
triển, bao gồm:
-

Xác định các giai đoạn của thiết kế và tiến độ từng giai đoạn, giao trách

nhiệm thực hiện các bộ phận chuyên môi.
Tổ chức xem xét, kiểm tra, xác nhận, tiến độ thiết kế .
Tổ chức quản lý sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau tham dự vào việc thiết
kế nhằm đảm bảo sự trao đổi thống tin có hiệu quả và trách nhiệm rõ ràng.
2.7.3.2. Đầu vào của thiết kế
Đầu vào của thiết kế có thể là:
- Thông số kỹ thuật được quy định bằng văn bản, yêu cầu trực tiếp của khách
hàng.
- Mẫu sản phẩm của khách hàng được dùng làm chuẩn hoặc các yêu cầu xuất
phát từ cơ chế luật định,..
2.7.3.3. Kết quả đầu ra của thiết kế
- Kết quả đầu ra là các hồ sơ thiết kế, thiết kế công nghệ nhằm đạt được các

thông số kỹ thuật của từng sản phẩm được quy định ở dữ liệu đầu vào.
- Giám đốc công ty chịu trách nhiệm phê duyệt các tài liệu đầu ra thiết kế trước
khi chuyển giao cho khách hàng. Tất cả hồ sơ thiết kế phải được lưu giữ và kiểm soát.
2.7.3.4. Xem xét, kiểm tra và xác nhận thiết kế
21


- Giám đốc công chịu trách nhiệm kiểm tra xem xét thiết kế trước khi khách
hàng hoặc đại diện của khách hàng xem xét.
-

Khách hàng hoặc đại diện khách hàng xem xét, xác nhận thiết kế.

2.7.3.5. Thay đổi thiết kế
- Mọi thay đổi thiết kế đều được Giám đốc công ty xem xét quyết định trên cơ
sở trao đổi, thoả thuận với khách hàng.
- Các yêu cầu thay đổi thiết kế trở thành dữ liệu đầu vào cho việc thiết kế.
2.7.4. mua hàng
Phòng Kế hoạch đảm bảo rằng sản phẩm dịch vụ mua vào phù hợp với những
yêu cầu qui định.
2.7.4.1.Thông tin mua hàng
−

Xác lập dữ liệu mua hàng cho từng loại nguyên vật liệu, hàng mua vào.

−

Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng của các bộ phận có liên quan, cân đối với tồn
kho, với lượng sử dụng từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về, với lượng dự trữ tối thiểu mà
lập tài liệu mua hàng.


−

Tài liệu mua hàng mô tả rõ sản phẩm, dịch vụ được mua, bao gồm: Tên sản phẩm,
dữ liệu mua, số lượng, thời gian, địa điểm giao hàng, …

−

Mọi tài liệu mua hàng đều được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt trước khi thông
báo đến nhà cung cấp.

22


2.7.4.2. Quá trình mua hàng
−

Việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp căn cứ trên khả năng của họ trong việc đáp
ứng các yêu cầu: Chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương thức
thanh toán…

−

Cách thức và phạm vi kiểm soát nhà cung cấp tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng
của sản phẩm, dịch vụ được mua đến quá trình tạo sản phẩm và chất lượng thành phẩm
sau cùng.

−

Các họat động cung cấp hàng hóa, dịch vụ của nhà cung cấp được theo dõi và ghi

nhận đầy đủ.

−

Định kỳ (hoặc đột xuất) thực hiện việc đánh giá nhà cung cấp, căn cứ trên các kết
quả trong quá trình hợp tác.
Hồ sơ đánh giá được lưu giữ theo QT01
2.7.4.3. Thẩm tra xác nhận sản phẩm mua vào.
Công ty thiết lập, duy trì và thực hiện qui trình dạng văn bản để kiểm tra mọi
sản phẩm mua vào đúng với các yêu cầu quy định.

−

Tiến hành kiểm tra khi nhận sản phẩm đầu vào để xác nhận tính phù hợp của nó so
với yêu cầu chất lượng đã nêu trong hợp đồng.

−

Việc kiểm tra xác nhận được tiến hành theo đúng thủ tục, hướng dẫn công việc, các
tiêu chuẩn, tài liệu mua…

−

Trong trường hợp khẩn cấp, khi nguyên vật liệu mua vào được miễn kiểm tra do
mục đích sản xuất gấp, thì phải được nhận biết thích hợp để có thể tiến hành thu hồi và
thay thế kịp thời khi có sự không phù hợp với các yêu cầu qui định.
Hồ sơ mua hàng được lưu giữ theo quy trình 01
2.7.5. sản xuất và cung cấp dịch vụ
2.7.5.1. Kiểm soát sản xuất
Công ty lập kế hoạch và thực hiện việc sản xuất, thi công dưới các điều kiện

được kiểm soát bao gồm:

−

Các thông tin mô tả đặc tính của sản phẩm và các hướng dẫn công việc luôn sẳn có
ở tất cả các công đoạn để hướng dẫn công nhân cách thức thực hiện công việc.

−

Các trang thiết bị, dụng cụ sản xuất, thi công… cần thiết cho việc thực hiện công
việc có đủ và được duy trì để đảm bảo năng lực liên tục của quá trình.

−

Sử dụng các thiết bị đo lường, giám sát thích hợp với từng công đoạn để kiểm tra.
23


Trong trường hợp cần thiết Công ty sẽ lấy mẫu gửi cơ quan chuyên ngành kiểm tra
nhằm xác định thông số cần kiểm tra.
−

Thực hiện việc giám sát đo lường các quá trình theo đúng qui trình kiểm soát quá
trình.

−

Thực hiện việc giao hàng sau khi hoàn tất các họat động kiểm tra theo qui định và
sản phẩm được xác nhận là thỏa mãn các yêu cầu khách hàng.


−

Thực hiện các hoạt động sau khi bán hàng đúng với nội dung đã thỏa thuận với
khách hàng.
Hồ sơ kiểm soát quá trình sản xuất, thi công được lưu theo qui trình QT01
2.7.5.2. Xác nhận giá trị sử dụng các quá trình sản xuất
Các quá trình sản xuất, thi công và Cung cấp dịch vụ có kết quả đầu ra đều
được kiểm tra xác nhận bằng cách giám sát đo lường. Do vậy việc xác nhận giá trị sử
dụng quá trình sản xuất, thi công là chưa cần thiết, Công ty không áp dụng điều khỏan
này. Khi nào cần thiết Công ty sẽ áp dụng.
2.7.5.3. Nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm
Công ty đảm bảo việc nhận biết sản phẩm từ lúc nhận nguyên vật liệu qua các
giai đoạn sản xuất, thi công cho đến khi giao hàng bằng các dấu hiệu nhận dạng thích
hợp.
2.7.5.4. Quản lý tài sản của khách hàng
Công ty không lưu giữ tài sản của khách hàng
2.7.5.5.Bảo quản sản phẩm
Trong suốt các quá trình tạo sản phẩm, Công ty đảm bảo việc bảo toàn sản
phẩm của mình trong suốt quá trình nội bộ và giao hàng đến vị trí đã định. Việc bảo
toàn bao gồm các hoạt động nhận biết, xếp dỡ, , lưu giữ, bảo quản. Việc bảo toàn cũng
được áp dụng với các bộ phận cấu thành của sản phẩm.
2.7.6. kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

−

Công ty đảm bảo các thiết bị dùng trong việc đo lường và giám sát đều được kiểm
soát nhằm đáp ứng yêu cầu của chất lượng sản phẩm.

−


Giám đốc các đơn vị sản xuất, Đội trưởng các đội thi công có trách nhiệm xác định
các phép đo lường và giám sát cần thực hiện, lựa chọn các thiết bị đo có độ chính xác
thích hợp tương ứng với yêu cầu của phép đo.

−

Các thiết bị dùng trong việc đo lường và giám sát được kiểm soát bằng cách:
24


+

Kiểm định hoặc hiệu chuẩn theo chu kỳ đã định.

+

Được hiệu chỉnh khi cần thiết.

+

Tình trạng hiệu chuẩn được xác định qua tem hiệu chuẩn hoặc các biên bản
hiệu chuẩn nếu là hiệu chuẩn nội bộ.
Được bảo quản tránh hư hỏng trong quá trình sử dụng, vận chuyển, bảo trì, lưu

+

kho.
−

Khi phát hiện các thiết bị đo vượt quá thời hạn hiệu chuẩn, kiểm định hoặc hư

hỏng thì kết quả của phép đo trước đó được đánh giá lại và ghi nhận vào hồ sơ. Công
ty thực hiện các hành động thích hợp với thiết bị và sản phẩm bị ảnh hưởng bởi vấn đề
này.
Các hồ sơ kiểm định, hiệu chuẩn đều được lưu theo quy trình QT01.
2.8. đo lường, phân tích và cải tiến
2.8.1. khái quát
Công ty lập kế họach và tổ chức thực hiện các quá trình theo dõi, đo lường,
phân tích và cải tiến nhằm:

−

Chứng tỏ sự phù hợp của HTCL thông qua các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ,
phân tích dữ liệu liên quan đến sự thỏa mãn khách hàng, các hồ sơ sản phẩm không
phù hợp, hành động khắc phục, phòng ngừa…

−

Xác định phương pháp áp dụng kỹ thuật thống kê một cách thích hợp để đánh giá
mức độ thỏa mãn khách hàng, sự phù hợp của sản phẩm, xu hướng của HTCL… và để
cải tiến thường xuyên tính hiệu lực và hiệu quả của HTCL.
2.8.2. theo dõi và đo lường
2.8.2.1.Sự thỏa mãn khách hàng

−

Sự thỏa mãn khách hàng là mục tiêu chủ yếu của HTCL, mức độ thỏa mãn khách
hàng là chỉ số quan trọng nhất về tính hiệu quả của hệ thống. Để theo dõi và đo lường
sự thỏa mãn khách hàng Công ty tiến hành thu thập và phân tích các thông tin sau:

+


Thống kê, phân lọai góp ý, khiếu nại của khách hàng.

+

Định kỳ Phụ trách bộ phận khách hàng phát phiếu thu thập các ý kiến của khách
hàng để tìm ra những phàn nàn, khiếu nại và mong muốn của khách hàng.

+

Phụ trách bộ phận khách hàng phải tính tỷ số khách hàng lập lại, tốc độ tăng
Trưởng và doanh thu của từng khách hàng.

−

Trên cơ sở đó, Công ty xác định các cơ hội cải tiến cũng như các biện pháp khắc
25