Page |1

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


BÀI TIỂU LUẬN
Đề tài:
CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG, LIFO VÀ FIFO
Giảng viên: Th.S Ngô Thị Hải Xuân

Môn: MÔN QUẢN TRỊ LOGISTICS
DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Trịnh Hồ Dinh
Nguyễn Thị Thúy Diễm
Võ Thị Thúy Phượng
Mai thị Mỹ Ngọc
Đỗ Nhật Gia Vy
Trần Thị Mỹ Yến
Huỳnh thị Kim Ý


Page |2

Mục lục
I/Tổng quan về kho hàng
1/ Khái niệm về kho hàng
2/ Các nguyên tắc quản lý kho hàng
3/ Phân loại kho hàng
II. Quản trị kho hàng
1.

Khái niệm quản lý kho hàng

2.

Ý nghĩa quản lý kho hàng

3.

Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

3.1 . Bố trí thiết kế kho bãi và phương tiện lưu trữ và xếp dỡ hàng hóa trong kho
3.2. Quản lý, sắp xếp kho hàng hóa, vật tư một cách khoa học
3.3. Quản lý số lượng hàng hóa trong kho
3.4. Tuân thủ các nguyên tắc về nhập xuất hàng hóa
3.5. Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho
3.6 An toàn và an ninh trong hoạt động kho hàng
4. Quy trình quản lý kho hàng
4.1
4.2
4.3


Tiếp nhận hàng hóa
Lưu kho
Đặt hàng và phân loại

4.4

Giao hàng

III. Quản trị kho hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First in, First
out)
IV.

Quản trị kho hàng theo nguyên tắc nhập sau xuất trước LIFO (Last in, First out)

IV. Giới thiệu một số kho hàng và chương trình quản lý kho hiện nay


Page |3

I/Tổng quan về kho hàng
Chúng ta đều biết hoạt động quản lý kho là một trong những hoạt động vô cùng quan
trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi một
doanh nghiệp đều có cách quản lý kho riêng của mình, tuy nhiên để có cách quản lý hiệu quả
thì trước hết các doanh nghiệp cần xây dựng kho hàng theo mục đích sản xuất, dự trữ hàng
hóa,.. riêng của công ty mình.
1/ Khái niệm về kho hàng
Kho có nhiều vai trò quan trọng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp ở tất cả các lĩnh vực của đời sống, nó giúp các doanh nghiệp:



Tiết kiệm chi phí vận tải



Cung cấp nguyên liệu, vật tư, hàng hòa đúng lúc nhằm tạo điều kiện cho việc

sản xuất hàng hóa được liên tục


Duy trì nguồn cung ứng ổn định



Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng

Vậy kho là gì?
Kho (bãi) được định nghĩa là nơi cất giữ, lưu trữ nguyên liệu, vật tư, hàng hóa, thành
phẩm trong quá trình chu chuyển từ điểm đầu tới điểm cuối của dây chuyền cung ứng.
2/ Các nguyên tắc quản lý kho hàng
Có 5 nguyên tắc quản lý kho hàng:
- Bố trí, sắp xếp hàng hóa nhập kho: thủ kho chính là người chủ động và có các hướng
để sắp xếp hàng hóa trong kho. Với việc lập sơ đồ kho kèm các chỉ dẫn và dán ngay ngoài
cửa thì việc tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa diễn ra nhanh chóng hơn nhiều. Một khi thay đổi các
thức sắp xếp hoặc phát sinh hàng hóa thì người thủ kho cũng phải nhanh chóng cập nhật vào
sơ đồ kho, kèm theo ngày cập nhật đề phòng sự nhầm lẫn. Có thể dùng các chữ cái như A, B,
C… để đánh dấu các kệ; A1, A2 để đánh dấu các tầng của kệ… Trên mỗi kệ cần dán nhãn chỉ
vị trí và sử dụng mũi tên để dễ hình dung. Việc hướng dẫn, kiểm soát xếp dỡ hàng hóa trong
kho được chịu trách nhiệm bởi người thủ kho. Họ phải đảm bảo rằng các công cụ và cách
thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm. Chỉ có thủ kho
mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cá

nhân được ủy quyền. Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và
ngăn nắp, gọn gàng. Hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng và tránh va
chạm, đổ vỡ. Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải có giá, kệ cao để bày hàng.
Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để có nơi trưng bày loại hàng hóa
khác, các loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng. Quản lý hàng thông qua mguyên tắc
cho mã số hàng hóa, Mã số , mã vạch , mã doanh nghiệp , mã hàng hóa. Quản lý chất lượng


Page |4

hàng hóa trong kho. Bảo quản hàng hóa trong thời gian tồn trữ. An toàn và an ninh trong hoạt
động kho hàng.
- Quản lý hàng thông qua nguyên tắc cho mã số hàng hóa, Mã số , mã vạch, mã doanh
nghiệp, mã hàng hóa: thủ kho có thể đánh dấu hàng hóa trên hệ thống lưu trữ để có thể dễ
dàng quản lý xuất nhập kho của hàng hóa, Hàng hoá khi khai báo hoặc import vào phần mềm
quản lý bán hàng mã vạch sẽ được tự động tạo mã. Có thể giữ nguyên mã cũ cho các sản
phẩm, hàng hoá đã có mã hàng. Nhân viên ngành hàng hoặc nhân viên kho sẽ in mã vạch và
dán lên hàng hoá. Dùng đầu đọc mã vạch quét qua, mọi thông tin về hàng hoá như: tồn kho,
giá bán, nhà cung cấp … sẽ hiện ra trong tích tắc. Hiện nay có các phần mềm quản lý bằng
mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong kho một cách hiệu quả hơn.
- Quản lý chất lượng hàng hóa trong kho: đảm bảo kho lưu trữ phải lưu trữ hàng hóa và
giữ được chất lượng hàng hóa như ban đầu, có thể dùng các hệ thống phần mềm để quản lý
tình hình chất lượng hàng hóa như hạn sử dụng, giá trị sử dụng,... Thủ kho chịu trách nhiệm
hướng dẫn và kiểm tra việc xếp dỡ bảo quản hàng hoá trong kho. Thủ kho phải bảo đảm rằng
các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản
phẩm được xếp dỡ. Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và
ngăn nắp gọn gàng. Bảo quản hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành
tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons. Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải
để hàng hóa trên pallet. Không xếp hàng hóa ở ngoài trời. Hàng hóa sau khi xuất xong phải
được thu xếp gọn gàng, tạo không gian cho loại hàng hóa khác, các loại hàng hóa dư phải để

vào khu vực riêng.
- Bảo quản hàng hóa trong thời gian tồn trữ: Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản
trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Đối với các loại thực
phẩm, gia vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng
để có biện pháp bảo quản phù hợp. Tất cả các hàng hoá dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm
phải quản lý theo nguyên tắc FIFO.
- An toàn và an ninh trong hoạt động kho hàng: đảm bảo kho có các thiết bị an ninh,
phòng chống cháy, nổ hay các trường hợp khác xảy ra đối với hàng hóa, hệ thống lối đi, vận
chuyển cần đảm bảo để hàng hóa di chuyển an toàn,… để phòng tránh và hạn chế các rủi ro,
các kho cần nghiêm túc thực hiện quy định về lắp đặt các hệ thống báo cháy, chữa cháy tự
động, trang bị các dụng cụ phá dỡ chuyên dùng để sử dụng khi cần thiết nhằm nâng cao hiệu
quả công tác chữa cháy. Đối với trường hợp chất chứa là hóa chất, kho hàng cần dùng thiết bị
chứa chuyên dụng theo tiêu chuẩn quy định, tuyệt đối không chứa 2 loại hóa chất khác nhau
trong cùng một kho để tránh phản ứng hóa học có thể xảy ra gây cháy, nổ khi các dụng cụ
chứa bị rò rỉ. Tùy vào nhóm và đặc tính của hoá chất, các kho chứa hàng phải lắp đặt các


Page |5

trang thiết bị giám sát an toàn, các trang thiết bị cần thiết làm giảm đặc tính nguy hiểm của
hóa chất như thông gió, điều chỉnh nhiệt độ, chống ẩm, chống sét, chống tĩnh điện, chống rò
rỉ… đồng thời kiểm tra tình trạng hóa chất bảo quản trong kho theo định kỳ, đảm bảo đáp
ứng đầy đủ các yêu cầu về an toàn phòng chống cháy, nổ. Bên cạnh đó, các kho hàng cần hạn
chế lắp đặt hệ thống điện trong các kho để giảm nguy cơ chập điện, chỉ nên lắp đặt hệ thống
điện chiếu sáng. Phải dùng đường dây dẫn điện đặt kín theo tiêu chuẩn để tránh các tác động
lý hóa, động vật gặm nhấm phá hoại làm mất tác dụng của lớp bọc cách điện dẫn đến chập
điện gây cháy. Duy trì việc kiểm tra toàn bộ hệ thống điện để phát hiện và xử lý sự cố kịp
thời, ngăn chặn nguy cơ gây cháy, nổ. Đơn vị quản lý kho hàng cần có nội quy, quy định cụ
thể về PCCC, quy định về chế độ túc trực, về sử dụng ngọn lửa trần… đảm bảo trong ngày
luôn phải có lực lượng bảo vệ túc trực tại kho để kịp thời xử lý khi có sự cố.

Ngoài ra, để đảm bảo đầy đủ, sẵn sàng để sử dụng khi có cháy, nổ, đơn vị quản lý kho
hàng cần thường xuyên kiểm tra, bổ sung, duy trì thực hiện công tác bảo quản, bảo dưỡng
phương tiện chữa cháy tại chỗ như: máy bơm chữa cháy, lăng vòi chữa cháy, bình chữa
cháy… Các kho cần cân nhắc xây dựng bể dự trữ nước để chữa cháy, hoặc có thể chứa chung
với nước sinh hoạt và sản xuất với trường hợp kho xây dựng bên trong một nhà máy hay khu
công nghiệp.
3/ Phân loại kho hàng
Đã bao giờ bạn nhận thấy rằng các khái niệm “Nhà kho – Warehouse” và “Trung tâm
phân phối – Distritution Center” thường được sử dụng thay thế cho nhau? Một số người nghĩ
rằng sự khác biệt giữa hai khái niệm này là không rõ ràng và hầu như không quan tâm đến
chúng.
Nhưng để hiểu hơn về sự khác biệt này, và tránh sự nhầm lẫn chúng ta hãy so sánh nhà
kho và kho phân phối:
Xét về phương diện vật lý: không có sự khác biệt nhiều giữa kho hàng và trung tâm phân
phối. Chúng đều có bốn bức tường, một mái, sàn nhà, không gian bên trong và cửa ra/vào
dành các phương tiện. Nhìn bên ngoài, cấu trúc của chúng khá là giống nhau. Tuy nhiên, theo
các định nghĩa sau đây (trích KB Ackerman “Words of Warehousing”) sẽ giúp chúng ta hiểu
rõ hơn sự khác biệt diễn ra bên trong bốn bức tường.
Một trung tâm phân phối được định nghĩa như “cơ sở mà ở đó các đơn hàng bán buôn và
bán lẻ được hoàn thiện”, và nói thêm rằng “thuật ngữ này được sử dụng để mô tả hoạt động
với một tốc độ cao, trái ngược với một kho lưu trữ tĩnh thông thường.”
Nhiều người có thể tranh luận rằng các Trung tâm phân phối cũng chỉ “tiến hóa” từ nhà kho
và có nhiều điểm tương đồng. Nhưng nếu xem xét các chức năng chính của Trung tâm phân
phối bạn sẽ thấy được sự khác biệt rõ ràng:


Page |6

-


Trung tâm phân phối cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng: Thay vì chỉ đơn

giản là nơi lưu trữ, các Trung tâm phân phối cung cấp vô số các dịch vụ cho khách hàng
thuộc các phòng chức năng bên ngoài hay trong nội bộ công ty. Một trung tâm phân phối
được tổ chức và được quản lý tốt sẽ cung cấp các dịch vụ như: Vận tải, hoàn thiện đơn
hàng, dán nhãn và đóng gói cùng với bất cứ dịch vụ cần thiết nào để hoàn thành chu kỳ
đặt hàng, bao gồm cả xử lý đơn hàng, chuẩn bị đơn đặt hàng, gửi hàng, nhận hàng, vận
chuyển , xử lý hàng hóa được trả về và đo lường hiệu suất.
-

Trung tâm phân phối tập trung vào khách hàng: Trong khi nhà kho tập trung

vào các phương pháp tối ưu nhằm chi phí lưu trữ thì nhiệm vụ duy nhất của trung tâm
phân phối là cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.
-

Trung tâm phân phối được định hướng bởi công nghệ: Các trung tâm phân

phối ngày nay phải có khu vực xử lý đơn hàng, hệ thống quản lý vận tải và quản lý kho
hiện đại, tiên tiến để thực hiện các hoạt động như: tiếp nhận hàng, quét mã vạch, xác định
vị trí và lưu trữ các sản phẩm một cách có hiệu quả, bốc dỡ & bốc xếp. xử lý đơn hàng và
lên kế hoạch xếp dỡ.
-

Trung tâm phân phối tập trung vào các mối quan hệ: Cho dù khách hàng là

các công ty bên ngoài hoặc các đơn vị nội bộ, một trung tâm phân phối phải liên tục tập
trung vào việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Trung tâm phân phối chính là liên kết vô
cùng quan trọng giữa nhà cung cấp và khách hàng do đó đòi hỏi việc quản lý không
những liên quan đến nhu cầu của khách hàng mà còn liên quan đến các phương pháp hiệu

quả và tối ưu hóa chi phi nhất nhằm đáp ứng những nhu cầu đó. Ngược lại, trong hầu hết
các trường hợp, một kho lưu trữ thông thường chỉ tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí
mà rất ít quan tâm đến vấn đề dịch vụ khách hàng.
Không còn phải nghi ngờ gì cả, thế giới kinh doanh của chúng ta ngày hôm nay đã
chuyển mình từ mô hình kho hàng dựa trên việc lưu trữ hàng tồn kho truyền thống sang một
mô hình mới hơn: Trung tâm phân phối với các dòng chảy nhanh chóng. Các trung tâm phân
phối đã phát triển và trở thành một mắc xích vô cùng quan trọng trong mạng lưới chuỗi cung
ứng, nó giúp hỗ trợ dịch chuyển hàng hóa ra thị trường một cách hiệu quả hơn và đồng thực
hiện các chức năng gia tăng giá trị hiệu quả hơn bất kỳ mắc xích nào khác.
Hay nói một cách khác sự khác biệt giữa hai khái niệm kho hàng và trung tâm phân phối
có thể tóm tắt và khái quát như sau:


Page |7

Hệ thống kho hàng hiện nay được phân loại theo nhiều cách khác nhau dưới đây là những
cách phân loại đang được áp dụng hiện nay:
 Phân theo quyền sở hữu
 Phân theo đối tượng phục vụ
 Theo đặc điểm kiến trúc
 Theo đặc điểm hàng hóa
 Theo chức năng kho
Theo quyền sở hữu
- Kho riêng: thuộc quyền sở hữu và sử dụng riêng của từng doanh nghiệp. kho riêng là
loại kho thích hợp với những doanh nghiệp có khả năng về nguồn lực tài chính,
- Kho công cộng: do một doanh nghiệp độc lập cung cấp một loạt các dịch vụ như dự
trữ, bảo quản và vận chuyển trên cơ sở tiền thù lao cố định hoặc biến đổi.
- Kho công cộng có thể là kho hải quan, kho gửi hàng cá nhân,… phù hợp với những
doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Kho chính phủ: thuộc quyền sở hữu của chính phủ, chỉ dùng cho hoạt động dự trữ

hàng hóa của chính phủ nhằm đáp ứng nhu cầu của quốc phòng, giữ vững an ninh, chính trị
khi xảy ra biến động.
- Kho ngoại quan: dùng để chứa những hàng hóa đang chờ làm thủ tục xuất nhập khẩu
- Kho hợp tác: quyền sở hữu thuộc về tập hợp nhiều người.
1. Phân theo đối tượng phục vụ
- Kho định hướng thông tin: nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng trên thông tin mục
tiêu. Loại hình này còn được gọi là kho phân phối hay kho cung ứng. chức năng chủ yếu là
phục vụ khách hàng, tổng hợp các lô hàng và cung ứng thỏa mãn các nhu cầu của khách
hàng.
- Kho định hướng nguồn hàng: là đầu vào cho hoạt động sản xuất, cung cấp nguyen vật
liệu, phụ tùng và các yếu tố đầu vào. Có chức năng thu nhận, tập trung, vận chuyển, tiếp tục
quá trình sản xuất và dự trữ thời vụ.
Phân loại theo đặc điểm kiến trúc


Page |8

- Kho kín: tạo môi trường bảo quản, chủ động duy trì chế độ bảo quản, ít bị ảnh hưởng
các thông số của môi trường bên ngoài.
- Kho nửa kín: kết cấu kho chỉ để che mưa, che nắng cho hàng hóa, không có kết cấu
ngăn vách để ngăn cách môi trường bên trong và bên ngoài.
- Kho lộ thiên, tương tự như bãi: bảo quản những loại hàng hóa không hoặc ít bị bởi khí
hậu (như sắt, thép,…)
Phân loại theo đặc điểm hàng hóa lưu kho
- Hàng hóa thông thường (quần áo, hàng hóa sử dụng hàng ngày, đồ điện gia dụng,…)
- Kho lạnh: duy trì nhiệt độ 10% hoặc thấp hơn
- Kho chứa hàng nguy hiểm: các mặt hàng được quy định bởi luật phòng cháy chữa
cháy, luật kiểm soát khí cao áp,…
Phân theo chức năng kho
- Trung tâm Logistics có lưu trữ hàng hóa (trung tâm phân phối): gom hàng hoặc tách

hàng cho các đơn đặt hàng theo yêu cầu
- Trung tâm Logistics trung chuyển: phân loại, tổng hợp, hoạn thiện hàng hóa, phục vụ
cho người tiêu dung, dung để đóng gói, phân loại hàng hóa mà không có hoạt động lưu trữ,
hàng hóa tồn tại trong kho không quá 24 giờ. ở đây hàng hóa đến sẽ được phân loại theo nơi
đến, nơi giao hàng.
- Trung tâm chế biến, phân phối: dùng để gom hàng, chế biến đóng gói, ký mã hiệu,
nhằm tăng giá trị hàng hóa.
II. Quản trị kho hàng
1. Khái niệm quản lý kho hàng : là hoạt động quản lý liên quan đến việc lưu
trữ hàng hóa và vật liệu trong kho
→ cụ thể là các quy trình hàng đến/đi, tiếp nhận (Sắp xếp vị trí để lưu hàng), cất trữ,
chọn hàng(để giao)/kiểm soát, đóng gói, phân phối hàng, giải phóng hàng tồn, công tác điều
phối xe
2. Ý nghĩa quản lý kho hàng
- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất
- Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy
- Đảm bảo nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng
- Giảm thiểu chi phí sản xuất thông qua việc sử dụng hợp lý thiết bị, máy móc và nguồn
nhân lực
- Tiết kiệm chi phí lưu kho
- Tiết kiệm được chi phí mua hàng
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
- Cung cấp đầy đủ bảng kê nguyên liệu nhập – xuất
- Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động
- Dự trù lượng vốn lưu động
3. Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả
3.1 . Bố trí thiết kế kho bãi và phương tiện lưu trữ và xếp dỡ hàng hóa trong kho
a) Bố trí và thiết kế kho bãi
-Việc bố trí và thiết kế kho bãi phụ thuộc rất nhiều vào đặc tính hàng hóa, số lượng đơn
hàng. Tùy vào tính chất mỗi loại hàng hóa mà ta có các thiết kế, các phương tiện cất trữ, lưu



Page |9

trữ và xếp dỡ khác nhau đảm bảo thuận lợi và thống nhất với các tiêu chuẩn chung của thế
giới. Đảm bảo sự đồng nhất, tiêu chuẩn sản phẩm được duy trì và hệ thống hoạt động ổn
định.
Đảm bảo các điều kiện bảo quản, các phương tiện sử dụng trong kho hàng:
Ví dụ: Kho lạnh phải đảm bảo được các nguyên tắc:
+ Nguyên tắc thông gió: tùy thuộc vào hàng trong kho lạnh mà nhiệt độ phải đúng
mức quy định và không khí lạnh phải tiếp xúc trực tiếp từng sản phẩm, cũng như từng kiện
hàng trong kho để đảm bảo tác dụng bảo quản tốt nhất.
+ Nguyên tắc hàng vào trước ra trước: các hàng hóa đều được quy định thời gian tối
đa được phép lưu kho để tránh hư hỏng hàng hóa nên các kiện hàng nhập trước phải được ưu
tiên xuất trước tránh trường hợp tồn tại đọng hàng cũ, quá tuổi thọ
+ Nguyên tắc gom hàng: Tất cả quá trình bảo quản đông lạnh trong kho lạnh công
nghiệp luôn có sự bốc hơi nước ít nhiều từ bề mặt sản phẩm, dần dần theo thời gian làm hao
tổn trọng lượng sản phẩm. Do đó phải làm giảm diện tích bề mặt sản phẩm để giảm khả
năng bốc hơi và và tạo thành khối ổn định, vững chắc.
+ Nguyên tắc an toàn: Chú ý trong kho những kiện hàng được sắp xếp chồng lên để
chiếm chiều cao của kho, do đó rất nguy hiểm nếu xếp các kiện hàng không an toàn dễ bị
ngã đổ.
Đảm bảo nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau.
Hàng bố trí theo từng khối, tránh nằm rời rạc khả năng bốc hơi nước lớn làm giảm chất
lượng thực phẩm. Tuân thủ đúng theo nhiệt độ, độ ẩm thích hợp cho từng loại hàng hóa
b) Các trang thiết bị cơ bản trong kho hàng
- Thiết bị nâng hạ, vận chuyển: dây chuyền vận chuyển, robot, xe nâng, xe kéo, …
- Thiết bị chứa hàng: hệ thống giá và kệ.
- Thiết bị quản lý công nghệ thông tin: Camera, máy tính, máy in, máy scan code, …
c) Tối ưu hóa lưu trữ thông qua sắp xếp hàng hóa và sử dụng thiết bị

Việc sắp xếp hàng hóa sao cho gọn gàn gàng, tiết kiệm diện tích kho bãi, dễ dàng tìm
kiếm, kiểm tra số lượng, xuất nhập hàng hóa một cách dễ dàng cũng như tránh thất thoát, hư
hỏng là vấn đề quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt đối với những công ty sản
xuất, thương mại hay các siêu thị thì hàng hóa, nguyên liệu sản xuất thường rất đa dạng về
chuẩn loại, mã hàng, kích thước, khối lượng và số lượng thì khá lớn.
Dựa theo những chức năng cơ bản mà kho đảm nhận, kho được phân chia thành ba
loại: kho lưu trữ (storing warehouse), kho dự bị (buffering warehouse) và kho phân
phối (distribution warehouse). Những hàng hoá được dùng để phục vụ nhu cầu biến động của
thị trường trong một thời gian nhất định sẽ được trữ ở kho lưu trữ. Tuy nhiên, không phải lúc


P a g e | 10

nào kho lưu trữ cũng đủ không gian để chứa hết số lượng hàng hoá cần trữ, do đó số hàng dư
ra sẽ được chuyển qua lưu trữ ở kho dự bị. Để hàng hoá đến được các khu vực mua bán một
cách nhanh nhất, kho phân phối được dùng để trữ những thành phẩm phục vụ trực tiếp đến
người tiêu dùng cuối cùng.
Hệ thống kho được quyết định dựa vào loại hàng hoá và nhu cầu sẵn có của thị
trường (service level). Thêm vào đó, giá cả cũng là một yếu tố quan trọng trong việc quyết
định hệ thống kho. Do đó, hệ thống lưu trữ trong kho được chia thành hai loại: hệ thống lưu
trữ tĩnh (static storage systems) và hệ thống lưu trữ động (dynamic storage systems).
Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu về hệ thống lưu trữ tĩnh.
Trong hệ thống lưu trữ tĩnh, khi nạp vào hàng hoá, hàng hoá sẽ được cố định vị trí, không
được rút tạm thời để di chuyển cũng như không được thêm vào. Hệ thống này được chia làm
bốn hình thức: block storage, pallet rack, bay shelf và cantilever shelf.
Block storage là hình thức đơn giản nhất của lưu trữ. Những hàng hoá nạp vào sẽ được
chất chồng thành một khối lớn. Do đó, những hàng hoá ở trên cùng và ở rìa ngoài dễ tiếp cận
và lấy ra. Hệ thống block storage đều làm việc theo cách này nên sẽ khai thác được không
gian lưu trữ lớn. Block storage phù hợp với việc chất chứa hàng hoá có khối lượng nặng,
nhiều và thường thấy ở những nơi lưu trữ bên ngoài.

Pallet rack là hình thức được sử dụng nhiều nhất trong lưu trữ và đạt được hiệu quả sử
dụng ở những không gian nhỏ hẹp. Hàng hoá sẽ được lưu trữ ở những cái kệ được thiết kế
đặc biệt nhờ sự trợ giúp của những miếng ván. Trái ngược với block storage, hình thức pallet
rack có khả năng tiếp cận trực tiếp hàng hoá, đảm bảo tính linh hoạt và hiệu suất trung
chuyển tương đối cao. Pallet rack gồm hai loại: drive- in rack và drive- through
rack. Drive- in rack rất hạn chế khả năng tiếp cận của các tấm nâng. Hàng hoá được lưu trữ
từ trên xuống dưới nhưng lại được lấy ra theo chiều ngược lại (nguyên tắc Last in- Firstout). Drive- through rack trái ngược với Drive- in rack, hàng được lưu trữ và lấy ra
theo nguyên tắc First in- First out, trong nhiều trường hợp sẽ mang lại hiệu quả về chi phí.
Bay shelf là hệ thống lưu trữ cung cấp sự linh hoạt tối ưu nhất, cung cấp một không gian
lưu trữ lớn. Loại hàng lưu trữ sẽ xác định loại kệ nào sẽ được sử dụng. Hàng hoá lưu trữ ở
trên đỉnh hoặc ở phía dưới khó để lấy hơn những hàng hoá ngang tầm.
Cantilever Shelves dùng để lưu trữ những hàng hoá có chiều dài như ống, thanh, dầm, vũ
khí…
Khác với hệ thống lưu trữ tĩnh (Static Storage Systems), trong lưu trữ động, hàng hoá đã
nhập kho được phép di chuyển trong khu vực lưu trữ suốt khoảng thời gian lưu trữ. Lưu trữ
động bao gồm sáu hình thức: Live storage shelving, Push- back shelving, Satellite storage,
Vertical carousel (paternoster), Horizontal carousel và Slide Shelves.


P a g e | 11

Live storage shelving được sử dụng phổ biến nhất trong lưu trữ tĩnh. Hàng hoá được lưu
trữ trên những làn trục lăn hơi nghiêng tạo ra độ dốc. Chính độ dốc của làn trục lăn đã giúp
Live Storage shelving phù hợp với chiến lược lưu kho FiFo (First in- First out). Sự tách biệt
giữa đường lối vào và lối ra hàng hoá cùng với khả năng tận dụng không gian tối ưu là những
ưu điểm nổi bật của hệ thống này.
Push- back shelving sử dụng cấu trúc như những cái kệ lưu trữ trực tiếp. Hàng hoá được
lưu trữ trên những tấm nâng và được lấy ra theo nguyên tắc LIFO (Last in- First out).
Satellite storage là một loại khác của push- back shelving. Hàng hoá sẽ được đặt lên
những tấm nâng và những tấm nâng này tự động đi vào làn. Một ưu điểm của hệ thống này so

với push- back shelving là hoạt động của xe nâng và kệ có thể tiến hành trong khi hàng hoá
trên các tấm nâng vẫn đang được lưu trữ.
Vertical carousel (paternoster) là loại hệ thống mà hàng hoá được gắn vào các kệ ngang
và những chiếc kệ này sẽ được điều khiển hoàn toàn tự động. Paternoster sử dụng không
gian lưu trữ cao hơn hệ thống bay shelving, mặc dù khả năng tiếp cận hàng hoá của hai hệ
thống này là như nhau. Vertical Carousel thích hợp để lưu trữ những hàng hoá kích thước
vừa và hàng hoá có gía trị cao.
Horizontal carousel là một loại khác của lưu trữ kệ. Những cái kệ riêng biệt được gắn
vào băng tải và được điều khiển hoàn toàn tự động. Những loại kệ này được sử dụng chủ yếu
trong kho chứa hàng.
Với Slide shelving, những tấm nâng được đặt trên giá trượt vận hành tự động hoặc vận
hành bằng tay. Chi phí lưu trữ hiệu quả và không gian lưu trữ tối đa đối lập với khả năng tiếp
cận hàng hoá lưu trữ trong các khe khác nhau. Hệ thống này phù hợp để lưu trữ các linh kiện.
3.2. Quản lý, sắp xếp kho hàng hóa, vật tư một cách khoa học
- Giúp cho quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn,
tiết kiệm thời gian và sức lực. Đồng thời tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao
động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiếm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn.
- Cần đảm bảo vị trí sắp xếp hàng hóa theo đúng vị trí, theo từng nhóm hàng hóa, kiểm
soát chặt chẽ việc xếp hàng để tránh nhầm lẫn, làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, hạn
chế hư hại và tổn thất ở mức thấp nhất.
- Trước khi tiến hành nhập hàng mới vào kho, cần dành thời gian dọn dẹp sắp xếp lại
để tận dụng những diện tích đặt để hàng hợp lý.
-

Có thể dán nhãn lên tất cả các sản phẩm để phân loại dễ dàng, tìm kiếm và sắp xếp

- Danh mục hàng hóa :Nguyên tắc cho mã số hàng hóa theo Mã số , mã vạch , mã doanh
nghiệp , mã hàng hóa để dễ dàng quảy lý
-


Phân loại hàng hóa
Phân loại mục đích theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng hóa


P a g e | 12

+ Hàng dự trữ cho sản xuất: toàn bộ là hàng được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián
tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ gồm cả giá trị sản
phẩm dở dang.
+ Hàng dự trữ cho tiêu thụ: phản ảnh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục
đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa thành phẩm.


Phân loại theo nguồn hình thành

+ Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp
ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc
hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc
trong cùng 1 Công ty, Tổng Công ty…
+ Hàng tự gia công: là tồn bộ hàng tồn kho được DNSX, gia công tạo thành.
+ Hàng được nhập từ các nguồn khác:….


Phân loại theo nhu cầu sử dụng

+ Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh
+ Hàng chưa cần sử dụng
Phân loại hàng theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ:
+ Hàng tồn trữ an toàn

+ Hàng tồn trữ thực tế
Phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất:
+ Hàng chất lượng tốt
+ Hàng kém phẩm chất
+ Hàng mất phẩm chất
Phân loại hàng theo địa điểm bảo quản:
+ Hàng trong doanh nghiệp
+ Hàng bên ngoài doanh nghiệp
Hàng hóa để mua bán
+ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
+ Sản phẩm dở dang và chi phí dich vụ chưa hoàn thành
+ Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ
Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định với nhà quản trị
doanh nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả đang được rất nhiều
doanh nghiệp áp dụng và sử lý kịp thời.
Định vị kho bãi (phân loại và đánh số vị trí chứa hàng trong kho )
Hệ thống số lô hàng hóa


P a g e | 13

Hệ thống nhãn hàng hóa
Thanh lý hàng hư hỏng kém phẩm chất )
3.3. Quản lý số lượng hàng hóa trong kho
Điều chỉnh chênh lệch
Kiểm kê tồn kho
Lưu trữ hồ sơ
Để có thể quản lý được thông tin liên quan đến sản phẩm như: Mã hàng, tên mặt hàng,
đơn vị tính, nhà cung cấp, số series (số lô) cũng như là nguồn gốc của sản phẩm ta có thể
dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:

Phương án 1: mỗi sản phẩm phải có mã vạch khác nhau.
Mã sản phẩm sẽ được đánh theo số lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại
sẽ được quy định bởi 1 mã vạch (barcode) theo thứ tự tăng dần. Mã sẽ được đánh phân biệt
giữa các lô
Mỗi sp sẽ có mã vạch khác nhau: sản phẩm sẽ được đánh theo số lô, loại sản phẩm và
mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được quy định bởi 1 mã vạch (barcode) theo thứ tự tăng
dần.
Sản phẩm cùng loại trong 1 lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau: sẽ được đánh phân biệt
giữa các lô hàng và loại sản phẩm
Tạo dữ liệu ban đầu bằng cách nhập danh mục: Khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa…
Dán mã vạch cho sản phẩm
Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch kết nối với máy tính lần lượt
đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm máy tính
để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng.
Quy trình xuất kho
Nhân viên tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất
kho
Chúng ta dùng thiết bị quét mã vạch để xác định hàng hóa được bán đi, xuất kho hay
nhập kho, thanh lý hay đưa bào tồn trữ.
a) Kiểm kê kho hàng thường xuyên, theo định kỳ
- Nhằm kiểm soát tình trạng hàng hóa, bao gồm: số lượng mặt hàng, khả năng đáp ứng
nhu cầu xuất kho, loại mặt hàng cần bổ sung,….
-Bên cạnh đó, hạn chế tình trạng tồn kho, thất thoát hàng hóa hay cập nhật hàng mới bổ
sung kịp thời để phục vụ cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phương pháp quản lý số lượng hàng hóa nhập xuất và tồn trữ trong kho: điều chỉnh
chênh lệch, kiểm kê tồn kho, lưu trữ hồ sơ


P a g e | 14


b) Đảm bảo định mức hàng tồn kho
- Định mức hàng tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn duy trì trong kho để
đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục không bị gián đoạn. Việc xác định định mức tồn kho
tối ưu là một hoạt động vô cùng cần thiết và cần được tiến hành một cách định kỳ, thường
xuyên. Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như :
+ Tình hình tiêu thụ của mặt hàng
+Lượng tồn thực tế trong kho
+Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa
+Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng
3.4. Tuân thủ các nguyên tắc về nhập xuất hàng hóa
- Nhập hàng: kiểm tra cẩn thận mẫu mã, chất lượng vật tư hàng hóa, đảm bảo hàng nhập
trùng khớp thông tin trên chứng từ; lập biên bản ghi nhận và từ chối nhập hàng khi có sai
lệch lớn về hàng hóa.
-Xuất hàng: kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, giấy tờ xuất hàng, đảm bảo hàng hóa
xuất đúng với thông tin ghi trên phiếu xuất (về mẫu mã, chất lượng, chủng loại, số lượng,…)
3.5. Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho
- Nhờ vào việc triển khai ứng dụng các Phần mềm quản lý bán hàng – Quản lý kho hàng
để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chế
được nhiều sai sót và mất mát, bao gồm : Phần mềm quản lý kho (WMS), Điện thoại, máy
tính di động, điện đàm, Máy quét mã vạch, Mạng không dây, Máy in mã vạch, hệ thống
bang chuyền hiện đại, máy móc bán tự động, trí thong minh nhân tạo.
3.6 An toàn và an ninh trong hoạt động kho hàng
- Các nhân tố tác động đến an toàn cho hàng hóa và người lao động: các vận hành
phương tiện tài nguyên, các tiêu chí an toàn lao động trong kho, trang bị cho nhân viên
- Các biện pháp phòng ngừa: hệ thống thoát hiểm, nhắt điện, chữa cháy, cách ly, …
- Các Phương tiện vận hành trong kho hàng và các quy định về an toàn lao động: Xây
dựng một quy trình chuẩn và đảm bảo được vận hành nghiêm túc . Bảo trì toàn bộ trang thiết
bị kho hàng, tài nguyên đều đặn.
- An ninh kho hàng : phòng chống cháy nổ trôm cắp

Cháy là hiện tượng dễ xảy ra do sơ suất trong sản xuất, sinh hoạt như: hút thu6c lá
không đúng nơi qui định ,mang xách những vật có lửa không thận trọng, hệ thống dây
điện thiết bị điện, lò sấy, thông khói không đảm bảo an toàn, so các thiết, thiết bị sản
xuất, động cơ trong không có vật bảo hiểm, do sấm sét, vâ thậm chi còn do sản phẩm tự
bốc cháy.
Cháy làm tổn thất nghiêm trọng tài sản cüa doanh nghiệp vâ xã hội, do đó phòng
chống cháy lâ công tác cần phải được quan tâm đặc biệt. Ở kho có thể sử dụng các biện


P a g e | 15

pháp phòng chống cháy sau:
- Biện pháp về tổ chức
- Biện pháp về sử dụng thiết bị
- Biện pháp kỹ thuật
- Biện pháp có tinh chế
- Những biện pháp phòng ngừa, chữa cháy
- Những biện pháp phòng hoả tĩnh điện
- Những biện pháp trong thiết kế xây dựng
- Phải xây dựng nội qui phòng gian bảo mật vâ kiểm tra, đôn đốc nhân vién kho
thực hiện tốt chế độ và nội quy kho.
- Tổ chức lực lượng bảo vệ kho tàng, hàng hoá. Thường xuyên tuần tra, canh gác,
xây dựng các phương án bảo vệ kho và hàng hoá.
- Xây dựng vâ trang bị các công trình, thiết bị bảo vệ: nhà kho phải có khoá chắc
chắn, có thể bảo vệ ban đêm, có hàng rào xung quanh kho,. ..
- Giáo dục vâ néu cao tinh thần cảnh giác phòng chống trộm cắp cho cán bộ vâ nhân
kho.
Vệ sinh, sát trùng ở kho
Là một hệ thống các biên pháp để tiêu diệt sinh vật, vi sinh vật và loại trừ các tạp
chất ảnh hưởng có hại đối với hàng hoá và kho.

Những căn cứ để làm vệ sinh, sát trung ở kho:
- Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hoá và bao bì
- Căn cứ vào tập tinh sinh hoạt cüa từng loại sinh vật vâ vi sinh vật.
- Căn cứ vâo vị trí và tình trạng kiến trú nhâ kho, điều kiện thiết bị bảo quản vâ làm
vệ sinh sát trùng.
Nội dung của công tác vệ sinh sát trùng trong kho:
* Đảm bảo những điều kiện vệ sinh, phòng ngừa trùng bọ phát sinh
- Điều kiện vệ sinh kho tâng: Phải thräng xuyén lâm t6t công tác vệ sinh trong vâ
ngoâi kho. Trong kho không thrqc tạo nén những điều kiện cho sinh vật lâm tổ. Trrớc khi
nhập hâng, phải sát trung kho. Phải thảm bảo nhiệt độ, độ ẩm trong kho thich hợp với hàng
hoá.
- Điều kiện hâng hoá: Hàng hoá phải sạch sẽ, đ ả m bảo các tiêu chuẩn bảo quản,
đảm bảo thuỷ phân an toàn, không bị nhiễm trùng; cách ly hâng hoá nhiễm và không
nhiễm trùng, hàng tốt và hàng bị giảm chất lượng.
- Điều kiện bao bì và thiết bị: Bao bì vâ thiết bị cũng phải luôn luôn sạch sẽ, không bị
nhiễm trùng.


P a g e | 16

- Điều kiện con người: Người làm công tác kho cũng phải thảm bảo luôn luôn sạch sẽ.
* Xây dựng vâ tổ chức thực hiện các chế độ kiểm tra vệ sinh, chế độ vệ sinh sát trùng
kho, hàng hoá vâ thiết bị.
*Sử dụng hiệu quả các phương pháp diệt trùng:
- Phrơng pháp lý học, cơ học: Dùng nhiệt độ cao như ánh sáng mặt trời, sấy, dùng
ánh sáng hấp dẫn côn trùng để tập trung tiéu diệt, dùng tia cực tim, song điện từ,. ..;Dùng
bẫy đánh bắt,. ..
- Phương pháp sinh thái học: Thay đổi môi trường sống c ủ a c ô n t r ù n g bằng
cách thay đ ổ i hâng hoá bảo quản trong kho nhằm hạn chế tốc độ sinh trưởng hoặc tiêu
diệt chúng.

- Phrơng pháp hoá học: Đây lâ phương pháp phổ biến tiêu diệt triệt để các loại sinh
vật và vi sinh vật trên phạm vi rộng.
=> Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư
khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi, thực
4. Quy trình quản lý kho hàng
Quy trình quản lý kho hàng

4.1 Tiếp nhận hàng hóa


P a g e | 17

- Tiếp nhận số lượng
- Tiếp nhận chất lượng hàng hoá
- Làm chứng từ nhận hàng
- Đối với các sản phẩm được biết trước về sản phẩm đến kho và sản phẩm này không có
nhu cầu để lưu trữ được đưa đến Cross- docking và sắp xếp giao hàng. Các sản phẩm phù
hợp với Cross- docking đáp ứng được hai tiêu chí sau: biến động đủ thấp và khối lượng đủ
lớn. Ví dụ: các mặt hàng dễ hư hỏng đòi hỏi việc vận chuyển ngay lập tức, mặt hàng chất
lượng cao mà không cần phải kiểm tra chất lượng trong quá trình nhận hàng, sản phẩm đã
được gắn thẻ (bar coded, RFID), dán nhãn và sẵn sàng để bán cho khách hàng, mặt hàng
quảng cáo và các mặt hàng đang được tung ra thị trường, các loại sản phẩm bán lẻ chủ chủ
lực với một nhu cầu ổn định và biến động thấp, các đơn đặt hàng của khách hàng được chọn
và đóng gói trước từ một nhà máy sản xuất hoặc kho hàng,..
4.2

Lưu kho

- Phân bố và chất xếp, làm đầy hàng hóa tại kho
- Chăm sóc, giữ gìn, bảo quản và lưu trữ hàng hóa ở kho

+ Quản lý nhiệt độ, độ ẩm hàng hoá và kho
+ Vệ sinh, sát trùng ở kho
+ Phòng cháy chữa cháy, phòng gian bảo mật
- Giám sát và kiểm tra hàng hoá, kho tàng.
- Quản lý định mức hao hụt hàng hoá
+ Xây dựng định mức hao hụt
+ Xét duyệt, ban hành và tổ chức thực hiện định mức
+ Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện định mức, điều chỉnh định mức
- Tại giai đoạn này có thể tạo ra giá trị tăng thêm bằng cách thực hiện các yêu cầu riêng
về lưu trữ, đóng gói hoặc sắp riêng của khách hàng.
4.3
a.

Đặt hàng và phân loại
Chọn hàng (đặt hàng).

Khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, hàng hoá cần phải được lấy ra từ
nhà kho đúng số lượng và kịp thời để đáp ứng yêu cầu dịch vụ .
Đặt hàng là một hoạt động chính của kho, nó liên quan đến chi phí, khả năng
dịch vụ của doanh nghiệp. Do đó cần có nhân viên kho giỏi để đạt được trình độ cao
của trật tự kho hàng chính xác.
- Sắp xếp các đơn hàng
- Lọc và đóng gói hàng hóa
- Xây dựng kế hoạch phát hàng


P a g e | 18

Dịch vụ thu thập và các dịch vụ gia tăng giá trị
Hàng cần phải được tổng hợp thành từng khách hàng hoàn chỉnh theo đơn đặt hàng

đã sẵn sàng để gửi đi.
Trừ khi hàng hoá được nhặt trực tiếp vào thùng đựng hàng (ví dụ trực tiếp vào lồng
cuộn hoặc vào thùng carton), chúng sẽ được lắp ráp hoặc đóng gói cùng nhau. Ví dụ,
hàng hoá có thể được chuyển đến một trạm đóng gói nơi chúng được đóng gói thành một
thùng carton. Những thứ này có thể bị căng hoặc thu nhỏ lại thành một pallet gỗ đã sẵn
sàng cho quá cảnh. Quá trình này cũng có thể bao gồm các hoạt động sau sản xuất cuối
cùng và các dịch vụ giá trị gia tăng, như lắp đặt và dán nhãn.
4.4 Giao hàng
Sắp có thứ tự và gửi
Hàng hóa được kết hợp với nhau để đủ vận chuyển trên các xe tải gửi đi. Sau đó hàng hóa
sẽ được nạp vào các phương tiện gửi đi để gửi đi tới nút “tiếp theo” trong chuỗi cung ứng (ví
dụ đến một bến vận tải chuyển hàng hoặc cho một hãng giao nhận vận tải kho cho nhóm/ hợp
nhất).
Dự trữ lưu trữ thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong khu vực kho, và thường sử dụng một
lượng lớn hơn chiều cao của tòa nhà (ví dụ như dự trữ lưu giữ được thực hiện trong các tòa
nhà cao tầng và các hoạt động khác trong các tòa nhà “thấp vịnh”). Các số liệu về chọn và
đóng gói được hiển thị cùng nhau, như đôi khi các hoạt động này được kết hợp. Hai hoạt
động này thường mất rất nhiều diện tích sàn, cũng như các hoạt động tiếp nhận hàng hoá, vận
chuyển và phân phối.
Điều thú vị là các dịch vụ giá trị gia tăng thường chiếm ít không gian, nhưng điều này
thường xảy ra bởi vì chúng là một phần quan trọng trong hoạt động chọn và đóng gói (ví dụ
như việc bán vé có thể được thực hiện tại thời gian đóng gói).
Như đã đề cập trước đó, việc kiểm kê không phải là vai trò duy nhất của một nhà kho.
Một số kho hàng đóng vai trò là điểm chéo hoặc chuyển tải, và trong các tình huống này,
không có dự trữ chức năng lưu trữ. Các kho đó bao gồm các trung tâm phân loại bưu kiện,
phân loại hàng may mặc thời trang trung tâm (nơi hàng may mặc có thể được nhập khẩu đã
được dành cho các cửa hàng cụ thể) và các trung tâm hàng hóa hư hỏng có thể (nơi dễ bị hư
hỏng thực phẩm có thể được sắp xếp ngay đến đích của họ). Một luồng vật liệu đơn giản là
điển hình của kho đó.
Cần lưu ý rằng nhiều kho kết hợp cả hai loại hoạt động. Ví dụ một khu vực trung tâm

phân phối cho một nhà bán lẻ thực phẩm có thể chọn một số hàng hoá từ hàng tồn kho và kết


P a g e | 19

hợp các với các món hàng dễ bị hư hỏng chéo và sau đó gửi đến cửa hàng bán lẻ trong cùng
một chiếc xe.
1.
2.
3.
4.
5.

Hàng hoá vào/ ra / sắp thứ tự 16%
Lưu trữ 50%
Khác 7%
Chọn / Đóng gói 19%
Các hoạt động bổ sung giá trị gia tăng 8%

III. Quản trị kho hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First in, First
out)
Logistics là một phần của quản trị chuỗi cung ứng bao gồm việc hoạch định, thực hiện,
kiểm soát việc vận chuyển và dự trữ hiệu quả hàng hóa, dịch vụ cũng như những thông tin
liên quan từ nơi xuất phát đến nơi tiêu thụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Với những chức năng này, Logistics giúp các doanh nghiệp có lợi thế vượt lên các đối
thủ trong sự cạnh tranh của thị trường. Giúp đảm bảo các sản phẩm của doanh nghiệp đang ở
đúng nơi vào đúng thời điểm để doanh nghiệp thu hút được khách hàng.
Đối với doanh nghiệp kho có vẻ như không phải là nơi quan trọng nhất, nhưng với
Logistics quản lý kho hàng là xương sống của logistics. Doanh nghiệp có thể đã không để ý
nhiều về việc này, nhưng làm thế nào hàng hoá lưu chuyển trong kho của doanh nghiệp là

chìa khóa giúp doanh nghiệp tạo được ưu thế.
Có hai phương pháp sắp xếp, quản lý hàng hóa trong kho là FIFO (first in, first out) và
LIFO (last in, first out). Hai phương pháp này giúp hàng hóa trong kho được lưu chuyển một
cách hiệu quả.


P a g e | 20

Giải pháp FIFO và LIFO rất nổi tiếng khi nói đến kế toán, nhưng những phương pháp này
cũng có thể được sử dụng để quản lý kho hàng hiệu quả.
1. Khái niệm
FIFO là viết tắt cho "first-in, first-out" (vào trước - ra trước) được hiểu là nhập trước
xuất trước. Phương pháp này đơn giản như tên gọi của nó.
Theo phương pháp này, các lô hàng đầu tiên của hàng hóa nhập vào kho sẽ là hàng hóa
đầu tiên được xuất ra khỏi kho - từ đó, gửi vào các cửa hàng hoặc gửi trực tiếp đến khách
hàng.
Trong nghiệp vụ quản lý kho của Logistics nói riêng và quản lý hàng hóa nói chung thì
FIFO có nghĩa là các hàng hóa linh kiện, sản phẩm hay vật liệu đóng gói nếu được nhập vào
kho trước thì sẽ phải được xuất ra khỏi kho trước.
FIFO cũng là một trong những phương pháp được sử dụng để xác định chi phí hàng bán
cho một doanh nghiệp.
2. Mô hình, cách thực hiện
Với đặc thù nghiệp vụ quản lý kho Logistics là quản lý xuất – nhập hàng hóa, thì việc
quản lý FIFO là vô cùng quan trọng.
FIFO hàng hóa trong kho được quản lý dựa trên số thứ tự hoặc ngày sản xuất trên các tờ
lot, label hiển thị của hộp/thùng linh kiện, sản phẩm …
Tùy từng cách quản lý và đặc thù hàng hóa mà có những cách quản lý phù hợp nhất.
Dưới đây là hình ảnh minh họa một dòng chảy quản lý FIFO hàng hóa từ lúc sản phẩm
được sản xuất và đóng gói xong đến khi xuất đến tay khách hàng.


3. Đối tượng được quản lý bằng phương thức FIFO:
"Nhập trước, xuất trước" là một chiến lược tuyệt vời đối với các sản phẩm có hạn dùng.
Ví dụ:
-

Hàng hoá dễ hư hỏng như thực phẩm,
Các sản phẩm có một vòng đời thấp như thời trang
Các sản phẩm mà có thể trở nên lỗi thời giống như các sản phẩm về công nghệ

Với những loại hàng hoá này, doanh nghiệp chắc chắn muốn xuất kho cho các mặt hàng
được nhập kho trước.


P a g e | 21

Nếu doanh nghiệp không bán các hàng hoá này trước khi bán những lô hàng mới hơn,
doanh nghiệp có thể (và có lẽ sẽ) bị thua lỗ vì chúng sẽ hết hạn, bị lỗi mốt hay không còn là
công nghệ mới nhất.
Ví dụ các mặt hàng như sữa. Khi doanh nghiệp lấy sữa từ kho hàng và bán nó trong cửa
hàng, cần xếp các lô hàng đầu tiên ở phía trước kệ hàng. Nếu không, khách hàng sẽ mua lô
mới trước, các lô hàng cũ sẽ bị quá hạn.
4. Ưu và nhược điểm
4.1 Ưu điểm:
- Dễ dàng khoanh vùng được các lô sản phẩm, linh kiện hay vật liệu đóng gói bị lỗi
giúp tiết kiệm thời gian điều tra.
- Tránh thiệt hại về chi phí tiền phế phẩm phát sinh vì đã khoanh vùng được chính xác
lô hàng lỗi
- Ngăn chặn lưu thông những sản phẩm không phù hợp làm tổn hại đến uy tín cũng như
lợi nhuận của công ty.
- Đảm bảo chất lượng của sản phẩm khi đến tay khách hàng luôn là tốt nhất, tránh phát

sinh chi phí tiêu hủy hoặc thanh lý những hàng hóa đã quá hạn sử dụng.
4.2 Nhược điểm
Khi giá tăng, quản lý kho hàng theo phương pháp FIFO, sẽ dẫn đến giá vốn hàng bán
thấp hơn. Điều này trong điều kiện lạm phát, làm tăng thu nhập ròng và kết quả là mức đóng
thuế TNDN cao hơn.
IV. Quản trị kho hàng theo nguyên tắc nhập sau xuất trước LIFO (Last in, First out)
1. Khái niệm
Ngược lại với phương pháp FIFO, phương pháp LIFO có nghĩa là các hàng hóa gần đây
nhất được nhập vào kho sẽ được xuất ra đầu tiên.
Các hàng hóa mới được sử dụng trước, dùng ưu tiên hơn hàng hóa cũ. Như vậy, hàng tồn
kho vào cuối năm sẽ bao gồm các sản phẩm hàng hóa được nhập kho vào đầu năm.
 Vì vậy, FIFO và LIFO là hai phương pháp đối lập của dịch chuyển hàng hóa trong các
kho.
LIFO cũng là một trong những phương pháp được sử dụng để xác định chi phí hàng bán
cho một doanh nghiệp.
2. Mô hình, các thực hiện:


P a g e | 22

3. Đối tượng được quản lý bằng phương thức LIFO:
Sử dụng cho hàng hóa đồng nhất - như than đá, cát, đá hoặc gạch.
4. Ưu điểm và nhược điểm
4.1 Ưu điểm:
- Điều chỉnh giá thành sản phẩm để phù hợp với chi phí gần đây nhất của doanh nghiệp.
- Khi các chi phí sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp đang tăng lên, đây là một
phương pháp tuyệt vời.
Ví dụ, các sản phẩm gần đây nhất của doanh nghiệp có chi phí sản xuất tăng. Nếu doanh
nghiệp bán những sản phẩm đó với giá theo chi phí của các sản phẩm được sản xuất trong
quá khứ, doanh nghiệp sẽ thấy chi phí sản xuất ở mức thấp và lợi nhuận thu được ở mức cao

bởi vì doanh nghiệp đang làm việc với các thông tin cũ khác hẳn so với thông tin thực tế tại
thời điểm hiện tại.
 Sử dụng LIFO, có những thông tin cập nhật hơn và chính xác hơn về doanh thu, chi
phí và lợi nhuận của mình.
Giải quyết vấn đề khi doanh nghiệp không có đủ không gian trong kho để xoay lô, sử
dụng LIFO nếu không gian chật hẹp và các sản phẩm của doanh nghiệp không có thời hạn sử
dụng.
4.2 Nhược điểm:

FIFO
Là

viết

LIFO

Nhập trước - xuất trước

Nhập sau - xuất trước

Hàng hóa mua vào gần đây nhất.

Hàng hoá mua vào lúc ban đầu.

tắt của
Hàng tồn
kho

chưa


bán được là


P a g e | 23

FIFO
Đối

- Hàng hoá dễ hư hỏng như thực

tượng hàng phẩm,
hóa

được

quản lý

LIFO
Sử dụng cho hàng hóa đồng nhất như than đá, cát, đá hoặc gạch

- Các sản phẩm có một vòng đời
thấp như thời trang
- Các sản phẩm mà có thể trở nên lỗi
thời giống như các sản phẩm về công
nghệ

Sử dụng
các loại kệ

Kệ Carton Flow là một loại kệ


Kệ đôi: Loại kệ này sẽ giảm diện

động, với hệ thống các con lăn và thanh tích lối đi trong kho. Lưu trữ hàng hóa ít
ray ở mặt kệ và độ nghiêng được thiết chủng loại. Thời hạn lưu kho dài, số
kế đặc trưng sẽ giúp cho hàng hóa tự lượng lớn.
động trượt từ nơi nhập hàng tới điểm
xuất hàng.

Kệ Push Back: là hệ thống bao gồm
một cặp ray dẫn hướng được đặt nghiêng

Kệ Carton Flow sẽ giúp cho hàngvà trên mặt kệ là một chuỗi các khung
hóa nào nhập vào trước sẽ được đẩy ra đỡ pallet. Kệ được ráp lại bởi các bulong
vị trí bên ngoài, giúp cho bên bộ phậnnên dễ lắp ráp và di chuyển khoảng cách
xuất hàng dễ dàng lấy ra trước, hoàncác tầng.
toàn phù hợp cho phương pháp FIFO
(nhập trước xuất trước).

Khi nhập hàng, pallet thứ nhất sẽ
được đặt trên khung đỡ trên cùng, pallet
thứ 2 được đưa vào thì pallet thứ nhất sẽ
tự động bị đẩy ra phía sau. Cứ thế, khi
pallet thứ 3 đưa vào thì pallet thứ 2 và
pallet thứ nhất ra sau.
Với quy trình hoạt động này, khi lấy
hàng những pallet được đặt vào sau sẽ
nằm ở ngoài cùng và được lấy ra trước.
Do đó, kệ Push Back sẽ được dùng trong
các kho hàng sử dụng phương pháp

LIFO ( nhập sau xuất trước)

-

Phương pháp LIFO có thể nặng về các yêu cầu lưu trữ hồ sơ so với phương pháp

FIFO. Điều này là do các hồ sơ liên quan đến hàng tồn kho cũ có thể được lưu giữ trong thời
gian dài so với phương pháp FIFO.


P a g e | 24

-

Một nhược điểm của LIFO là định giá hàng tồn kho có thể không đáng tin cậy khi

hàng tồn kho là sản phẩm cũ và có giá trị lỗi thời với giá hiện hành.
Không quan trọng là hàng hóa nào được xuất ra trước hay sau, chúng ta có thể sử dụng
linh động các loại kệ khác như kệ đơn, kệ đi xuyên “Drive-in and drive-through racking”, kệ
công-xon “Cantilever rack”, kệ palet nghiêng “Pallet flow rack”, kệ bang tải nằm “ Storage
carousel”, kệ băng tải đứng “Vertical lift module”, Khung chữ A “A-Farme”, kệ di động,
khung pallet “Stacking Farme”, kệ thùng “Bin Shelving”, kệ ô ngăn kéo “Storage drawers”,
Nhìn chung, trong quản trị kho hàng , không thể nói việc sử dụng phương pháp FIFO tốt
hay phương pháp LIFO tốt hơn. Việc lựa chọn sử dụng phương pháp nào tùy thuộc ở sản
phẩm của doanh nghiệp là sản phẩm gì. Sản phẩm có thời hạn dễ hư tổn, có vòng đời thì
phương pháp FIFO luôn là sự ưu tiên.
Đối với những sản phẩm khác, doanh nghiệp có thể kết hợp với kế toán hoặc người phụ
trách về tài chính để lựa chọn cách tốt nhất để lưu chuyển hàng hóa trong và ngoài kho. Bất
kì sự lựa chọn của doanh nghiệp như thế nào thì hãy chắc chắn rằng việc bố trí hàng hóa
trong kho của doanh nghiệp được nhanh và dễ dàng hơn.

V. Giới thiệu một số kho hàng và chương trình quản lý kho hiện nay
Kho SAGAWA
- Địa chỉ: Ấp 4, P.Linh Trung, Q.Thủ đức, TP.Hồ Chí Minh Cách Tân Cảng 13km, cách
cảng VICT 20km và cách cảng ICD Phước Long 4km. - Diện tích sử dụng: 10.000m2
-

Sức

chứa:

240.000

m3

-

Số

lượng

bãi

đóng

hàng:

72

- Nhân viên bảo vệ: 22 người - Thời gian làm việc: các ngày làm việc trong tuần, từ 8h đến
12h, và 13h30 đến 17h, riêng thứ 7 làm buổi sáng.

Kho New warehouse - Địa chỉ : 27B Trường Sơn, Xuân Trường, Linh Xuân, Thủ Đức,
TP HCM
- Kho hàng cách Tâng Cảng 12 KM, cách cảng VICT 17 km , Cách ICD Phước Long 5 km và
sân bay 20 km
-Tổng diện tích : 14.000 m2
- Sức chứa bãi xe container: 60 FEUs


P a g e | 25

TIỆN ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO FACEWORKS


Có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần một thiết bị kết nối internet (máy tính, điện

thoại, ipad,…)


Sự biến động trong kho sẽ được tự động phản ánh thống kê vào bán hàng và kế toán

mà không cần cấu trúc hay phân chia lại


Quản lý kho theo định mức, phân bổ hàng trong kho



Thống kê chi tiết tới những đơn vị nhỏ nhất theo từng mã hàng, loại hàng, số lượng,

nhập-xuất,…



Với hệ thống bảng biểu đa dạng, người dùng có thể tạo các báo cáo hay phân tích

hàng tồn kho một cách thuận tiện


Phần mềm là một hệ thống tập trung nên tất cả người quản lý và nhân viên cùng làm

việc tại đây, việc này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình làm việc của nhân viên.


Chức năng phân quyền để dễ dàng cho phép quyền truy cập quản lý.

CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO FACEWORKS


Quản lý đầy đủ chi tiết thông tin hàng hóa, sản phẩm trong kho



Quản lý tên hàng hóa, mã hàng hóa, giá trị hàng hóa



Quản lý chi tiết đơn hàng, hóa đơn chứng từ



Phân nhóm và loại hàng hóa




Đơn vị tính, đo đếm hàng hóa và khả năng quy đổi