LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “ Công tác văn thư tại UBND Huyện Văn Chấn tỉnh Yên Bái ’’ là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Mọi thông tin số
liệu thể hiện trong bài này là hoàn toàn trung thực.Nếu phát hiện bất cứ sao
chép,hay gian lận nào trong bài này,tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Sinh Viên


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn TS. Bùi Thị
Ánh Vân, người đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý
báu, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này.
Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND và các ban ngành đoàn thể
huyện Văn Chấn – Tỉnh Yên Bái đã cung cấp số liệu và những thông tin cần
thiết về địa phương, giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
Phần mở đầu........................................................................................................1
Chương 1. Lý luận về chung về công tác văn thư và khái quát về UBND
huyện Văn Chấn..................................................................................................5
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư.........................................................5
1.1.1.Một số khái niệm...................................................................................5
1.1.2. Vị trí , chức năng, Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư............................5
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư.........................................................7
1.2 Khái quát về văn Phòng UBND huyện Văn Chấn......................................8
1.2.1 Lịch sử hình thành.................................................................................8
1.2.2 Cơ cấu tổ chức.......................................................................................8
1.2.3 nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................10
*Tiểu kết............................................................................................................................11

Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn.........13
2.1 Tình hình công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn.......................13
2.1.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Văn Chấn........13
2.1.2 Tổ chức,biên chế cán bộ văn thư chuyên trách...................................14
2.1.3 Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.....16
2.2 Soạn thảo văn bản..................................................................................................17
2.3 Quản lý văn bản......................................................................................................22
2.4 .Quản lý , và sử dụng con dấu...........................................................................24
2.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ.........................................25
*Tiểu kết............................................................................................................................27
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện
Văn Chấn............................................................................................................28
3.1 Một vài nhận xét về công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn. 28
3.1.1 Ưu điểm...............................................................................................28
3.1.2 Hạn Chế...............................................................................................28
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
huyện Văn Chấn.............................................................................................................29
3.2.1. Tăng cường chất lượng đội ngũ cán bộ tại UBND huyện Văn chấn.. 29
3.2.2 Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật.......................................................32
3.2.3 Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND Huyện Văn Chấn:. .32
3.2.4 Xây dựng quy chế về công tác văn thư:..............................................33
*Tiểu kết............................................................................................................................34
KẾT LUẬN........................................................................................................35
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................36
PHỤ LỤC


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT


Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1
2
3

UBND
HĐND
ĐTBD

Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Đào tạo – bồi dưỡng

4

CBCC

Cán bộ, Công chức

5

CNTT

Công nghệ thông tin


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, trong một xã hội ngày càng phát triển và biến đổi không ngừng,
với những luồng thông tin cực kỳ lớn đối với mỗi ngành nghề khác nhau, đặc
biệt là trong các cơ quan, đoàn thể Nhà nước thì công tác văn thư được coi là
một công tác quan trọng hàng đầu để đảm bảo hoạt động, góp phần phát huy tốt
chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan. Công tác văn thư là những công việc như
soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ,
quản lý văn bản, lập hồ sơ… Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện
nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi
hành đèu gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói
riêng, với công tác văn thư nói chung.Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu
trữ đói với việc quản lý hành chính là rất quan trọng. nếu quan tâm làm tốt công
tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành
chính nhà nước được thông suốt.Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý
hành chính nhà nước và thúc đảy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính
hiện nay.Bên cạnh đó ,công tác văn thư trong cơ quan hành chính nhà nước là
một vấn đề hết sức được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt
động lãnh đạo của cơ quan đó.Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu,tôi biết Văn
Chấn là một huyện nằm ở vùng Tây Bắc và có diện tích tự nhiên 1.224 km² và
dân số 134.000 người (2004). Trung tâm huyện là xã Sơn Thịnh nằm trên quốc
lộ 32, cách thị xã Nghĩa Lộ khoảng 10 km về hướng Bắc và thành phố Yên
Bái 70 km về hướng Tây.
Phía Bắc giáp huyện Văn Yên, phía Tây giáp các huyện Mù Cang
Chải, Trạm Tấu, phía Đông giáp huyện Trấn Yên và huyện Yên Lập, Tân
Sơn (Phú Thọ), phía Nam giáp huyện Phù Yên (Sơn La).
Nhận thức rõ về vai trò quan trọng của công tác văn thư và hiểu được sự
cần thiết của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trên địa bàn
huyện.Hơn nữa, tôi là sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng nên tôi chọn đề tài
này để ứng dụng lý luận được học trên trường đại học để kiểm chứng và vận
1



dụng trong thực tế.Sở dĩ tôi có thể làm đề tài này một cách thuận lợi vì người
thân tôi công tác tại UBND huyện Văn Chấn nên tôi đã lấy được thông tin một
cách nhanh chóng,dễ dàng.Ngoài ra,khi tôi chọn đề tài này thì tôi thật sự mong
muốn rằng sau này tôi có thể công tác tại UBND huyên Văn Chấn để đem
những kiến thức mình học được vận dụng vào thực tế để giúp ích cho cơ quan
cũng như tất cả mọi người.
Chính những lí do trên đây nên tôi đã quyết định lựa chọn vấn đề ‘’Công
tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn ‘’ làm đề tài cho bài tiểu luận nghiên cứu
khoa học của mình.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư- Lưu trữ ở UBND huyện Văn Chấn
* Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: 2016-2017
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản,
tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi…tại UBND huyện Văn Chấn
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư.
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn trong
thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn
chế của công tác.
- Đánh giá thực trạng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý văn thư tại UBND huyện Văn Chấn
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Có thể khẳng định rằng công tác văn thư là hoạt động khó khăn và phức
tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn,
cách quản ký, sắp xếp văn bản đi và văn bản đến.
Nói đến công tác văn thư, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu

khoa học đề cập vấn đề văn thư không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là
vấn đề quan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý. Một số công
2


trình khoa học tiêu biểu về công tác văn thư có thể nêu như sau:


Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc

trung học”. Chủ nhiệm đề tài: CN. Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia:
ThS. Dương Mạnh Hùng, CN. Ngô Thiếu Hiệu, CN. Vũ Côi, CN. Nguyễn Hữu
Thời.


Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” Chủ

nhiệm đề tài: ThS. Tiết Hồng Nga; Các thành viên tham gia : ThS. Lê Văn Năng,
ThS. Nguyễn Trọng Biên, ThS. Nguyễn Thị Thúy Bình, KS. Phạm Phú Tứ.


Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư”. Chủ nhiệm

đề tài: CN. Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS. Dương Văn
Khảm, PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, CN. Hoàng Minh Cường.


Đề tài "Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành

chính nhà nước". (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS. Nguyễn Thị Tâm; Các thành

viên tham gia: ThS. Nguyễn Trọng Biên, ThS. Nguyễn Thị Lan Anh, CN.
Nguyễn Thiên Ân, CN. Nguyễn Thị Như Thuần.
Là một huyện thuộc vùng Tây Bắc và khá là gần thành phố Yên Bái, công
tác quản lý văn thư ở UBND huyện Văn Chấn đã có sự tiến bộ, chuyển biến rõ
rệt và mang những hiệu quả tích cực. Thông qua báo cáo hàng năm về công tác
văn thư trên địa bàn huyện nói riêng và toàn thành phố nói chung.
Những tài liệu trên là gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tôi
hoàn thành đề tài nghiển cứu “ Công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn”.
5. Phương pháp nghiên cứu


Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; khảo sát thực tế



Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích ,so sánh và tổng hợp

số liệu;


Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;



Nguồn thông tin từ mạng Internet;



Thông tin từ báo cáo định kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Văn Chấn


6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
3


chia làm 03 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư và khái quát về Ủy Ban
Nhân Dân huyện Văn Chấn
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Uỷ Ban Nhân Dân huyện
Văn Chấn
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND
huyện Văn Chấn

4


Chương 1
LÝ LUẬN VỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ
UBND HUYỆN VĂN CHẤN
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1.Một số khái niệm
Công tác văn thư là khái niệm dung để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm
đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức
Trong từ điển tiếng việt phổ thông có chỉ rõ ’’ Công tác văn thư là tất cả
các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản
(đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết
xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan" ( viện ngôn
ngữ học, từ điển tiếng việt, trung tâm từ điển ngôn ngữ, HN, 1992, tr.1079).
Khái niệm đó có có nghĩa là những công việc như soạn thảo,ký duyệt văn bản

chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi
chung là công tác văn thư .
Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức
chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội.
Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết
các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội. Hoạt động này trở thành
hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao
chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan
Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương.
1.1.2. Vị trí , chức năng, Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư
* Vị trí và chức năng của công tác văn thư
Được thể hiện ở 4 điểm:


Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
5


cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội của cơ quan UBND Huyện Văn Chấn


Giúp cho cán bộ, công chức tại ủy ban nâng cao hiệu suất công việc và

giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,
qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực
hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là

những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện
nay.


Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan ủy

ban nhà nước. Phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.


Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan ủy

ban nhà nước và chính quyền địa phương.
* Vai trò công tác văn thư
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay
nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,
tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,
trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra
trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các
tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính
trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu
trong công tác văn phòng.
* Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ , đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan
được hính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích của cơ
quan.
6



Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động
của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí
mật của cơ quan, hạn chế bênh quan lieu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành
chính phục vụ công cuộc đổi mới.
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan,
của các cá nhân, tập thể phục vụ cho hoạt động Thanh tra, kiểm tra.
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư
Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với cơ quan,
tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc nhanh chóng, đảm bảo cho việc
cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ. Từ đó, giúp cho
Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu
cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó, công tác văn thư đòi hỏi
những yêu cầu chặt chẽ như sau:


Nhanh chóng:

Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chon có ý
nghĩa quan trọng trong quyết định sựt thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng
đối với công tác văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên
tắc trong hoạt dộng của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ
thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác văn thư, nếu quá trình này diễn ra
nhanh chóng thì thôn tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó
sx tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.


Chính xác:


Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt đồng văn thư của cơ
quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng.
Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết
công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản
ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà Nước quy định. Về quy
trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn
thư phải đảm bảo chính xác từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao
đến tổ chức giai quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của
7


pháp luật.


Bí mật

Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết
văn bản, bố trí làm việc của cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu
đã quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự
thành công của mỗi cơ quan đó.
1.2 Khái quát về văn Phòng UBND huyện Văn Chấn
1.2.1 Lịch sử hình thành
Văn Chấn vốn là một châu thuộc khu tự trị Tây Bắc rồi từ năm 1962 đến
năm 1975, thuộc tỉnh Nghĩa Lộ.
Sau năm 1975, huyện Văn Chấn thuộc tỉnh Hoàng Liên Sơn, gồm 3 thị
trấn nông trường: Liên Sơn, Nghĩa Lộ, Trần Phú và 32 xã: An Lương, Bản Hèo,
Bình Thuận, Cát Thịnh, Chấn Thịnh, Đại Lịch, Đồng Khê, Gia Hội, Hạnh Sơn,
Minh An, Nậm Búng, Nậm Lành, Nậm Mười, Nghĩa An, Nghĩa Lợi, Nghĩa
Phúc, Nghĩa Sơn, Nghĩa Tâm, Phù Nham, Phúc Sơn, Sơn A, Sơn Lương, Sơn
Thịnh, Sùng Đô, Suối Bu, Suối Giàng, Suối Quyền, Tân Thịnh, Thạch Lương,

Thanh Lương, Thượng Bằng La, Tú Lệ.
Ngày 4-3-1978, thị xã Nghĩa Lộ được sáp nhập vào huyện Văn Chấn và
chuyển thành thị trấn Nghĩa Lộ - thị trấn huyện lị của huyện này, nhưng đến
ngày 15-5-1995 thì lại tách ra lập lại thị xã riêng, huyện lị được dời về xã Sơn
Thịnh.
Ngày 23-2-1977, chuyển xã Bản Hẻo thành thị trấn nông trường Bản Hẻo
nhưng đến tháng 10-1989 thì giải thể và sáp nhập vào thị trấn nông trường Liên
Sơn.
Ngày 24-12-2003, chuyển 3 xã Nghĩa An, Nghĩa Lợi, Nghĩa Phúc về thị
xã Nghĩa Lộ quản lý. Từ đó, huyện còn lại 3 thị trấn nông trường và 28 xã như
hiện nay.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Văn Chấn – tỉnh Yên Bái có trụ sở tại trung tâm xã Sơn
Thịnh- huyện Văn Chấn – tỉnh Yên Bái.bao gồm
8




Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và UBND huyện



Phòng Nội Vụ



Phòng tư pháp




Phòng tài chính kế toán



Phòng kinh tế



Phòng tài nguyên môi trường



Văn phòng đăng ký nhà đất



Phòng quản lý đô thị



Phòng lao động thương binh và xã hội



Phòng văn hóa thông tin



Thanh tra quận




Phòng y tế



Phòng giáo dục và đào tạo

UBND HUYỆN VĂN CHẤN
THÔNG TIN CHUNG
Địa chỉ
Điện thoại
Fax

Xã Sơn Thịnh - Huyện Văn Chấn - Tỉnh Yên Bái
0216.3874.047
0216.3874.516

THƯỜNG TRỰC UBND HUYỆN VĂN CHẤN
Stt Họ và tên
Chức vụ
Điện thoại
1 Hồ Đức Hợp
Chủ tịch UBND
0216.3874.045
2 Đặng Duy Hiển
Phó Chủ tịch UBND
3 Hà Khoa
Phó Chủ tịch UBND

4 Nông Ích Chấn
Phó Chủ tịch UBND
UỶ VIÊN UBND HUYỆN VĂN CHẤN
Stt Họ và tên
Chức vụ
1 Hồ Đức Hợp
Chủ tich UNBD huyện
2 Đặng Duy Hiển
Phó Chủ tịch UBND huyện
3 Hà Khoa
Phó Chủ tịch UBND huyện
4 Nông Ích Chấn
Phó Chủ tịch UBND huyện
5 Lê Quốc Tuấn
Chỉ huy trưởng BCHQS huyện
6 Hà Anh Tuấn
Trưởng Công an huyện
9

Điện thoại


7
8
9

Hoàng Trọng Thắng
Hoàng Trọng Huy

Trưởng phòng Nội Vụ

Chánh Thanh tra huyện
Chánh VP HĐND & UBND huyện

10 Đinh Văn Trường
11 Lê Quang Minh
12 Nguyễn Văn Toản
13 Cao Trường Giang
14 Hoàng Khánh Toàn
15 Trịnh Khắc Nghĩa
16 Phạm Nguyên Bình
17 Lê Châu Mạnh
18 Chu Hoàng Sơn

Trưởng phòng Kinh tế - Hạ tầng
Trưởng phòng Giáo dục & Đào tạo
Trưởng phòng Nông nghiệp &
PTNT
Trưởng phòng Tài nguyên & MT
Trưởng phòng Tư pháp
Trưởng phòng Văn hóa và Thông
tin
Trưởng phòng Dân tộc
Trưởng phòng Y tế
Trưởng phòng Tài chính - Kế
hoạch

1.2.3 nhiệm vụ và quyền hạn
* Nhiệm vụ
Văn phòng UBND giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của
Văn thư cơ quan:



Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.



Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.



Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.



Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,

duyệt, ký ban hành.


Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và

ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có).


Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi.



Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.



Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục

cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
10




Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu

khác được giao.
* Quyền hạn
Văn phòng UBND giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau:


Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư.



Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước

và của Bộ về văn thư.


Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư trình Bộ phê duyệt và


tổ chức thực hiện.


Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.



Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho cán bộ

công chức, viên chức của Bộ.


Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm

pháp luật về văn thư.


Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư.



Sơ kết, tổng kết về văn thư.



Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư.

*Tiểu kết
Trong chương 1, tôi đã trình bày những lý luận chung nhất về công tác
văn thư đã giúp chúng ta định hình và hiểu khái quát về công tác này.Đồng thời

tôi đã tìm hiểu khái quát về văn phòng UBND huyện Văn Chấn trên các phương
diện Lịch sử hình thành, Cơ cấu tổ chức,nhiệm vụ và quyền hạn của UBND
huyện Văn Chấn.Tiếp sau đây tôi sẽ tìm hiểu về thực trạng công tác văn thư tại
UBND huyện Văn Chấn để thấy được tầm quan trọng to lớn của công tác này
đối với UBND huyện ngay trong hiện tại và tương lai.

11


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĂN CHẤN
2.1 Tình hình công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn
2.1.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Văn Chấn
Công việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Văn Chấn
đã đạt được những kết quả như sau:
Thứ nhất: Về công tác tổ chức, bố trí cán bộ
Tại UBND huyện Văn Chấn đã bố trí công chức, viên chức làm văn thư,
lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ với trình độ từ cao đẳng trở lên
Thứ hai :Về công tác triển khai các văn bản quy phạm pháp luật của cấp
trên về công tác văn thư, lưu trữ
Về cơ bản UBND huyện Văn Chấn đã triển khai Luật Văn thư, các Thông
tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, văn bản chỉ đạo về chuyên môn của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, UBND thành phố, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục hồ
sơ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư.
Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành chính năm 2015, UBND
huyện tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị quyết của
Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính; thực hiện các
thủ tục hành chính theo hướng công khai, đơn giản và thuận lợi phục vụ tốt nhất
nhu cầu của công dân các các tổ chức xã hội, đảm bảo đúng quy trình, thời gian
theo quy định của pháp luật; thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính và

tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính
theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP và nghị định số 20/2008/NĐ-CP của Chính
phủ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp,
phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận “Một
cửa” hoặc trực tiếp giải quyết các thủ tục hành chính theo nhu cầu của nhân dân,
tổ chức.
Công tác văn thư – lưu trữ năm 2015 đã được UBND huyện quan tâm,
triển khai thực hiện đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn
bản theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008. Công tác văn thư đã được thực
12


hiện có bài bản, đúng quy định.
Thứ ba: Về Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
Việc xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức, cải cách tài chính công tiếp tục được triển khai sâu rộng và đã phát huy
một số kết quả tích cực. Trong năm 2015 đã cử 30 đồng chí dự lớp bồi dưỡng
kiến thức quản lý văn thư của UBND thành phố Hà Nội.
Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liên
quan đến công tác văn thư đã thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, lưu
trữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng, có nhiệm vụ hướng
dẫn việc quản lý văn bản và lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống
kê, bảo quản và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu văn thư theo quy định
của pháp luật về lưu trữ.
Thứ tư : Về công tác kiểm tra, hướng dẫn các văn bản chỉ đạo của cấp trên
Công tác thanh tra, kiểm tra cải cách hành chính được thực hiện tập trung,
trọng điểm không dàn trải, qua thanh tra, kiểm tra đã đánh giá những mặt công
tác còn yếu trong công tác cải cách hành chính nói chung của các đơn vị để tập
trung chỉ đạo giải quyết nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân của bộ máy công
quyền.

Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cơ quan, tổ chức luôn
tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà
nước.
Thứ năm: Về kho tàng, trang thiết bị bảo quản
UBND huyện văn Chấn đã bố trí được phòng để lưu trữ văn thư, phòng có
giá sắt, máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa, thông gió...
2.1.2 Tổ chức,biên chế cán bộ văn thư chuyên trách
* Tổ chức văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức: Thời gian qua, huyện đã
kiện toàn biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng ngạch, bậc, chuyên
ngành đào tạo tại UBND Huyện. Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Huyện phân công công chức chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, đơn vị mình. Riêng các xã, thị trấn thực hiện theo Quyết định số 16
13


của UBND Tỉnh về bố trí cán bộ, công chức cấp xã, Uỷ ban nhân dân xã đã
phân công 01 cán bộ không chuyên trách thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
* Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ: Tổ chức
tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ
chuyên trách và bán chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan,
đơn vị và UBND các xã, thị trấn khi có thông báo chiêu sinh của Tỉnh.
* Thực hiện các chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ theo quy
định hiện hành
Thời gian qua, huyện Văn Chấn đã tích cực triển khai các chủ trương của
Đảng và Nhà nước về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức Văn Thư theo tinh thần Nghị quyết số 39-NQ/TW ngày
17/4/2015 của
Quá trình thực hiện tinh giản và cơ cấu lại đội ngũ được thực hiện công
khai, dân chủ, tạo sự đồng thuận của các cấp, các ngành, các địa phương. Những
cán bộ, công chức, viên chức không đủ tiêu chuẩn, điều kiện về chuyên môn

nghiệp vụ, sức khỏe, phẩm chất được đưa ra khỏi bộ máy nhà nước để tuyển
chọn những người có năng lực, trình độ chuyên môn cao hơn bổ sung vào các cơ
quan, đơn vị. Chính vì vậy, chất lượng và cơ cấu của đội ngũ CBCC, viên chức
đã có sự chuyển biến tích cực.
Ông Hoàng Trọng Thắng - Trưởng phòng Nội vụ huyện cho biết: “Trong
quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ ở một số cơ quan, đơn vị chưa phù hợp,
huyện tiếp tục nghiên cứu, xem xét điều chỉnh, sắp xếp lại cho phù hợp và hiệu
quả hơn”.
Cụ thể, huyện đề nghị sáp nhập Phòng Dân tộc vào Văn phòng HĐND UBND huyện, bổ sung chức năng nhiệm vụ về công tác dân tộc cho Văn phòng
đảm nhiệm .
Đối với người hoạt động không chuyên trách đề nghị tăng cường việc
kiêm nhiệm và không bố trí một số chức danh không cần thiết để góp phần tinh
gọn bộ máy, giảm số lượng đầu mối và tăng hiệu quả công việc. Huyện đã xây
dựng đề án sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan chuyên môn
14


trực thuộc UBND huyện và đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách
cấp xã, thôn, bản, tổ dân phố.
Ông Hoàng Ngọc Xanh - Chủ tịch UBND xã Đồng Khê chia sẻ: UBND
xã đã thực hiện tốt các chính sách, pháp luật về cải cách tổ chức bộ máy. Đồng
thời, tổ chức tuyên truyền đến cán bộ, đảng viên và nhân dân về những chủ
trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, qua đó nâng
cao nhận thức, ý thức chấp hành pháp luật của đội ngũ CBCC xã và người dân,
kịp thời phát hiện những sai sót, bất cập trong quản lý để có giải pháp xử lý phù
hợp.
Đồng thời, hoàn thiện quy hoạch mạng lưới các đơn vị sự nghiệp công lập
theo ngành, lĩnh vực, bảo đảm việc thực hiện tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội
ngũ CBCC, viên chức một cách đồng bộ, có hiệu quả, theo lộ trình phù hợp bảo
đảm phát huy tốt hiệu quả công việc được giao.

2.1.3 Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
*Bố trí nơi làm việc
Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng đã được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và
có tư thế nhất. Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết
dây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau
được bố trí gần nhau , các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào …
Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí
biệt lập, cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diện
tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận - Các đồ dùng
văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí sắp xếp phù
hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc. Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác
động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng,
màu sắc….
- Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm
việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác.
* các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
15


Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ,
máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ
sơ,… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư.
Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các
cơ quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trang
thiết bị bảo quản như bìa, hộp, giá…chính vì vậy cần tăng cường các trang thiết
bị kỹ thuật hiện đại như lắp đặt hàng loạt hệ thống máy tính, mạng máy tính để
có thể lưu giữ và quản lý thông tin, số liệu một cách nhanh chóng,an toàn hiệu
quả nhất
Kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu nhằm quản
lý mục lục hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý xong, để vừa tra tìm tự động tài liệu lưu trữ

đã chỉnh lý xong trên máy tính, vừa tra tìm theo truyền thống bằng mục lục hồ
sơ phông.
Chuyển giao Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến; Phần mềm quản
lý tài liệu lưu trữ độc lập của chuyên ngành văn thư, lưu trữ được viết trên công
nghệ web-base;
Thiết kế hệ thống xây dựng cơ sở dữ liệu văn thư, lưu trữ để tìm ra các
giải pháp thích hợp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin cho từng cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp có loại hình tài liệu khác nhau.
2.2 Soạn thảo văn bản
* 1 số loại văn bản của văn phòng UBND huyện Văn Chấn

16


Mẫu 1 Biên bản góp ý dự thảo [ nguồn huyện Văn Chấn]
TÊN CƠ QUAN SOẠN THẢO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN

Hội nghị (họp, tọa đàm...) góp ý dự thảo .....................................
Hội nghị tổ chức vào lúc ............... ngày.......... tháng .......... năm ..............
tại: ........................................................................................................
Chủ trì: ....................................... Chức vụ: .........................................
Thành phần tham dự:
1. Đ/c .......................... Chức vụ ....... cơ quan: .................................
2. Đ/c ................... Chức vụ .................... cơ quan: .................................
3. Đ/c ....................... Chức vụ .................... cơ quan: .................................

Nội dung phát biểu tại hội nghị:
(Ghi cụ thể ý kiến phát biểu của từng đại biểu tham dự hội nghị, nếu phát
biểu với tư cách cá nhân thì cũng ghi rõ phát biểu với tư cách cá nhân)
.......................................................................................................................
Hội nghị kết thúc vào lúc .................. giờ ngày ........ tháng ........
năm.............
Biên bản được đọc lại cho các đại biểu tham dự cùng nghe và cùng ký tên
vào biên bản.
THƯ KÝ

CHỦ TRÌ

CÁC ĐẠI BIỂU THAM DỰ: (nếu đại biểu nào có ý kiến khác thì ghi ý
kiến của mình trước khi ký tên)
1/
2/

17


Mẫu2 Nghị quyết quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân
tỉnh[nguồn huyện Văn Chấn]
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỈNH YÊN BÁI (1)

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


Số: /20..(2)../NQ-HĐND

Văn Chấn(3), ngày… tháng… năm 20..(2)..
NGHỊ QUYẾT

…........................ (4) .............................
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI
KHOÁ... KỲ HỌP THỨ...
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày
26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và
UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ ............................................. (5) .....................................................;
Xét Tờ trình số........./ TTr-UBND ngày.... tháng..... năm 20..... của UBND
tỉnh về việc......................................; Báo cáo thẩm tra số....../BC-.........ngày.....
tháng......năm 20.... của Ban............................ và ý kiến của Đại biểu Hội đồng
nhân dân tỉnh,
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. . .............................................(6)........................................
.....................................................................................................
Điều 2. ...Giao trách nhiệm cho Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban
của Hội đồng nhân dân và các Đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh giám sát việc thi
hành Nghị quyết.
Điều 3. Nghị quyết này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày HĐND tỉnh
thông qua.(7)
18


Nghị quyết này đã được Hội đồng nhân dân tỉnh Yên Bái Khoá .... kỳ
họp thứ ..... thông qua./.

CHỦ TỊCH
Nơi nhận:

(Chữ ký, dấu)

- ...............;

Nguyễn Văn A

- ................;
- Lưu: VT, ...(8). A.XX(9).
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh.
(2) Năm ban hành.
(3) Địa danh.
(4) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(5) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết.
(6) Nội dung của nghị quyết.
(7) Nếu Nghị quyết xác định ngày có hiệu lực muộn hơn thì ghi ngày Nghị
quyết có hiệu lực. Ví dụ: Nghị quyết được HĐND tỉnh thông qua ngày 13/7/2007,
song HĐND quyết định Nghị quyết có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2008 thì ghi
rõ: “Điều.... Nghị quyết này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2008”.
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

19


*quy trình soạn thảo văn bản



Hình thức văn bản: các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động

của các cơ quan, tổ chức bao gồm:


Văn bản quy phạm pháp luật: theo quy định của Luật Ban hành văn bản

quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm
2002;


Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo,

thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình,
hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển;


Văn bản chuyên ngành: các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ

trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống
nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;


Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội: các hình thức


văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ
quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.


Thể thức văn bản: thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành



Soạn thảo văn bản

chính
Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:


Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn



Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.



Soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng

thảo.

đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;



Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
20




Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt



Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản

duyệt. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.


Đánh máy, nhân bản.



Ký văn bản.

2.3 Quản lý văn bản
Quản lý văn bản được coi là một nhiệm quan trọng trong công tác văn thư
tại UBND huyện Văn Chấn
* Quản lý văn bản đi: ghi số và ngày tháng văn bản; thể thức văn bản đã
đảm bảo theo quy định. UBND huyện đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi và
lưu văn bản đi theo số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan đúng quy định.
Văn bản đi luôn lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư UBND huyện và bản

chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư UBND huyện được đóng dấu và
sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Việc quản lý tốt Văn bản đã giúp cấp trên có thể theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến và đi dễ dàng hơn.
Để quản lý văn bản đi cần


Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của

văn bản:


Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: trước khi phát hành văn

bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện
sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
* Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.


Đăng ký văn bản đi bằng sổ
21