LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Cô ThS. Nguyễn Thị Hằng và Cô ThS. Trần
Thu Phương đã hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình làm bài khóa luận tốt nghiệp.
Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến BGH trường Đại học công nghệ thông tin và
truyền thông và Hệ thống thông tin kinh tế đã tạo điều kiện giúp đỡ em để em có thể
làm tốt nhất bài khóa luận này.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo, khó tránh
khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý luận cũng như
kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo của em không thể tránh khỏi những
thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêm được
nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài khóa luận tốt nghiệp sắp tới.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017
Sinh viên
La Phương Xuyến

i


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp do chính tôi thực hiện, với sự giúp
đỡ của anh (chị ) tại UBND huyện Văn Quan cùng với sự giúp đỡ của giáo viên hướng
dẫn đã giúp tôi hoàn thiện thêm bài khóa luận. số liệu được lấy tại UBND huyện Văn
Quan làm tài liệu tham khảo và không sao chép bất kỳ bài báo cáo nào dưới mọi hình
thức. Tôi xin cam đoan lời nói của tôi hoàn toàn đúng sự thật.

Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017
Sinh viên
La Phương Xuyến

ii

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH..................................................................................................... v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...................................................................................... vi
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ................................................. 3
1.1 Khái niệm ........................................................................................................... 3
1.1.1 Vai trò, chức năng của văn bản ..................................................................... 3
1.1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước ............................................... 4
1.1.3 Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước...................... 5
1.1.4. Quản lý văn bản đi....................................................................................... 9
1.2. Quản lý văn bản đến ........................................................................................ 14
1.2.1. Khái niệm văn bản đến .............................................................................. 14
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến ................................................................ 14
1.2.3. Quy trình quản lý văn bản đến ................................................................... 14
1.3 Giới thiệu phần mềm lizard VB manager .......................................................... 21
1.4 Giới thiệu về huyện Văn Quan, Tỉnh Lạng Sơn ................................................ 22
1.4.1 Vị trí địa lý ................................................................................................. 22
1.4.2 Cơ cấu tổ chức............................................................................................ 25
1.4.3 Điều kiện kinh tế - xã hội .......................................................................... 26
Chương 2. THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG UBND HUYỆN VĂN QUAN, TỈNH LẠNG SƠN ..................................... 32
2.1 Thực trạng quản lý văn bản tại UBND huyện Văn Quan................................... 32
2.1.1 Quản lý văn bản đi...................................................................................... 32
2.1.2 Quản lý văn bản đến ................................................................................... 33
2.1.3 Một số tồn tại ............................................................................................. 34

2.2 Quy trình quản lý văn bản................................................................................. 36
2.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi ...................................................................... 36
2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến .................................................................... 45

iii


Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIZARD VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĂN QUAN, TỈNH LẠNG SƠN ... 53
3.1 Đặt vấn đề ........................................................................................................ 53
3.2 Kết quả ứng dụng phần mềm quản lý văn bản lizard tại Văn phòng Ủy Ban Nhân
Dân huyện Văn Quan ............................................................................................. 57
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 70
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 72

iv


DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức huyện Văn Quan - Tỉnh Lạng Sơn...................................... 25
Hình 1.2: Giao diện văn phòng huyện Văn Quan - Tỉnh Lạng Sơn............................. 26
Hình 2.1 Văn phòng UBND huyện Văn Quan ........................................................... 34
Hình 2.2 Quy trình quản lý văn bản đi ....................................................................... 36
Hình 2.3 Quy trình quản lý văn bản đến..................................................................... 45
Hình 3.1 Giao diện chọn cấp sử dụng ........................................................................ 57
Hình 3.2 Giao diện phân hệ chức năng phần mềm lizard............................................ 58
Hình 3.3: Giao diện chọn cấp sử dụng ....................................................................... 58
Hình 3.4: Giao diện người dùng đăng nhập vào văn thư đến ...................................... 59
Hình 3.5: Giao diện thêm văn bản đến mới ................................................................ 59
Hình 3.6: Giao diện đăng ký văn bản đến .................................................................. 59

Hình 3.7: Giao diện nhập thông tin xử lý văn bản ...................................................... 61
Hình 3.8: Giao diện người dùng đăng nhập ................................................................ 62
Hình 3.9: Giao diện người Lãnh đạo đăng nhập ......................................................... 62
Hình 3.10: Giao diện tìm kiếm văn bản theo tiêu thức ............................................... 63
Hình 3.11: Giao diện in báo cáo văn bản đến ............................................................. 64
Hình 3.12: Giao diện tên người dùng đăng nhập văn bản đi ....................................... 64
Hình 3.13: Giao diện thêm văn bản mới..................................................................... 65
Hình 3.14: Giao diện đăng ký văn bản đi ................................................................... 65
Hình 3.15: Giao diện tìm kiếm văn bản đi.................................................................. 66
Hình 3.16: Giao diện xuất văn bản mẫu ..................................................................... 67
Hình 3.17: Giao diện sau khi đã xuất văn bản mẫu .................................................... 67

v


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

TỪ VIẾT TẮT

GIẢI THÍCH

1

UBND

Ủy Ban Nhân Dân

2


TT-BNV

Thông Tư- Bộ Nội Vụ

3

TT-BCA

Thông Tư- Bộ Công An

vi


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cũng như bất kì khóa đào tạo nào cũng cần phải có các quá trình nghiên cứu
thực tế, không chỉ riêng có ở Việt Nam mà ở tất cả các nước trên thế giới, chương
trình đào tạo đại học đều có những khoảng thời gian dành cho sinh viên thực tập làm
quen với những công việc mang tính thực tế, qua quá trình đó người học sẽ nắm bắt
được nhiều kinh nghiệm thực tế hơn và làm quen với môi trường làm việc.
Như chúng ta đã biết “văn bản” là cách giao tiếp quan trọng nhất của con
người, nó không chỉ lưu giữ thông tin hiện thời và còn có tính tương lai. Hiện nay
công tác soạn thảo và quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước đã được
hiện đại và chuẩn hóa từ thông tư 01/2011/TT- BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính ban hành đã đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của người
dân và những người làm công tác văn thư cũng như giải quyết công việc của cơ quan
được thuận tiện. Mặt khác công tác soạn thảo và quản lý văn bản đến, văn bản đi của
cơ quan hành chính mang tính đa dạng và phức tạp liên quan đến nhiều ngành nghề,
nhiều lĩnh vực cho nên để công tác này diễn ra được thuận lợi có hệ thống, đảm bảo
tính pháp quy, tránh sự phiền hà cho nhân dân cũng nằm trong chương trình cải cách

nền hành chính nhà nước tổng thể giai đoạn 2010 – 2020 trên tất cả các lĩnh vực kinh
tế- chính trị - xã hội.
Tuy nhiên, tồn tại hiện nay cũng chỉ ra còn rất nhiều bất cập trong công tác này,
văn bản và công nghệ hành chính thì có nhiều văn bản sai về nội dung, thể thức, thẩm
quyền, phi thực tế… Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Văn Quan, Tỉnh Lạng
Sơn, em đã trực tiếp được các anh chị hướng dẫn và chỉ bảo về công tác soạn thảo, vào
sổ, quản lý văn bản đến và văn bản đi của huyện, em thấy công việc này rất quan trọng
cho cơ quan, nó quyết định cho thủ trưởng ra quyết định hành chính kịp thời và hiệu
quả. Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm lizard nhằm nâng cao hiệu quả
quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Huyện Văn Quan – Tỉnh Lạng Sơn” cho đề tài
khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Làm sáng tỏ cở sở lý luận về quy trình quản lý văn bản tại UBND huyện Văn
Quan, Tỉnh Lạng Sơn.
1


Trên cơ sở khảo sát thực trạng quản lý văn bản của đơn vị, từ đó đề xuất giải
pháp ứng dụng phần mềm để quản lý văn bản nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công
tác quản lý quản lý văn bản tại UBND huyện Văn Quan nói riêng và các cơ quan đơn
vị khác nói chung, góp phần thúc đẩy cải cách nền hành chính của nước ta hiện nay.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
+ Những vấn đề lý luận về quy trình quản lý văn bản. từ thông tư 01/2011/TTBNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
+ Quy trình quản lý văn bản tại UBND huyện Văn Quan, Lạng Sơn.
+ Phần mềm quản lý văn bản “ lizard ”
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Văn Quan
+ Phần mềm quản lý văn bản “ lizard” trong công tác quản lý văn bản tại
UBND huyện Văn quan.

4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát thực tế.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp mô hình hóa.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đầu và kết luận đề tài được kết cấu bởi 3 chương:
- Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản
- Chương 2: Khảo sát thực trạng và quy trình quản lý văn bản tại văn phòng
UBND huyện Văn Quan
- Chương 3: Ứng dụng phần mềm “lizard” vào quản lý văn bản tại văn phòng
UBND huyện Văn Quan

2


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1 Khái niệm
Văn bản được hiểu là phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ
hay một ký hiệu nhất định.
Văn bản quản lý nhà nước là những quy định quản lý và thông tin quản lý thành
văn ( được văn bản hóa ) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền,
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các
biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hoặc
giữ Nhà nước với các tổ chức, công dân.
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận của quản lý Nhà nước,
do cơ quan hành chính Nhà nước ban hành dùng để đưa các quyết định và truyển tải
thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.
1.1.1 Vai trò, chức năng của văn bản

Vai trò của văn bản
Văn bản quản lý nhà nước có vai trò chủ yếu sau:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý
- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật
Chức năng của văn bản
- Chức năng thông tin của văn bản: đây là chức năng cơ bản của văn bản, các
thông tin chứa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo
ra sự vận hành thông suốt, thống nhất trong hệ thống bộ máy nhà nước từ Trung ương
tới địa phương, là yếu tố quyết định để đưa ra các chủ trương, chính sách, những quyết
định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ của Nhà nước cũng như
các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân.
- Chức năng pháp lý của văn bản: Thực hiện chức năng pháp lý, văn bản được
sử dụng để ghi lại, truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính, đó
là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc cụ thể trong quản lý Nhà nước.

3


- Chức năng văn hóa – xã hội của văn bản: văn bản quản lý nhà nước là sản
phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để
tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên. Văn bản quản lý nhà nước góp phần ghi lại, truyền
bá cho thế hệ tương mai sau truyền thống quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều
thế hệ đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của quốc gia qua từng thời kỳ.
1.1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt
động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà nước,
đồng thời là hình thức chủ yếu đề cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số

09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/ 2004/ NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư,
có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật:
“ Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà
nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội
chủ nghĩa”. ( Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 thay
thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một
số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2002).
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan có thẩm quyền ban
hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành tương
ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là
Quyết định và Chỉ thị.
- Văn bản hành chính:
 Văn bản hành chính cá biệt:
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do các
cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quyết
định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm
giải quyết các công việc cụ thể.
4


Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động
phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…
 Văn bản hành chính thông thường:
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều
hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công

việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ
quan, tổ chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính:
Văn bản không có tên loại: công văn;
Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình,
kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy ( giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
ủy nhiệm…), các loại phiếu ( phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
 Văn bản chuyên ngành:
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của
một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ
chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các
cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vự chuyên môn khác nhau
như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
1.1.3 Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành
bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
Phân tích đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước.
Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức
đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nước. Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà
nước thể hiện ở những đặc điểm sau:
5


+ Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan Nhà nước,
người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Chỉ có những văn bản do người đúng

thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý.
Không phải chủ thể nào cũng được ban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ
được ban hành những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền để thực hiện
chức năng nhiệm vụ của mình.
Ví dụ: các cơ quan thuộc Chính phủ không có quyền ban hành văn bản quy
phạm pháp luật. Tổng cục, Cục, Vụ thuộc Bộ không có quyền ban hành Thông tư mà
chỉ có Bộ chủ quản mới có quyền đó.
+ Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục
đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước.
+ Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền, được
ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho
các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
+ Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: Văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi
phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định và được trình bày theo
hình thức luật định. Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những trường hợp
nhất định và có cách thức trình bày riêng. Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp
phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản.
+ Về bảo đảm thi hành.
Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khác
phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ chức trực
tiếp hoặc cưỡng chế.
+ Về văn phong.
Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ
chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất. Nó không cần
biểu cảm nên mang đặc trưng văn phong riêng, khác với văn phong nghệ thuật. Văn
bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và không cần quá chi tiết
như văn bản khoa học.

6



- Yêu cầu về nội dung
Nội dung cảu một văn bản quản lý Nhà nước là yếu tố mang tính quyết định
đến chất lượng của văn bản. Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý
cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh. Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn
bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu
 Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ
các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần
thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị…Như thế nào. Việc xác định rõ
ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn bản như thế sẽ định hướng
mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại nó. Tính mục đích
của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động
của chủ thể ban hành.
 Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có
tính dự báo cáo.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu
thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý Nhà nước nói chung.
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề.
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao
tính khả thi của văn bản.
 Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân
dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và đễ
nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song không ảnh
hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là
các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên
quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện.
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân dân,

các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền và
nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá
thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần
7


chúng đề nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý
kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản.
 Tính công quyền: Tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện
ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước,
đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể
pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên cơ sở những
căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ
quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
 Tính khả thi: tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết
hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính
nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi. Ngoài
ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu câu về trách nhiệm thi hành hợp lý (
phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế
cuộc sống và mực độ phát triển kinh tế - xã hội.
- Yêu cầu về thể thức
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và
trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn
bản. Tại khoản 3 điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản;
tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ; họ tên và chữ ký

của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật(
đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy địnhcụ thể tại thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.

8


- Yêu cầu về văn phong hành chính – công vụ:
Phong cách hay văn phong hành chính – công vụ là những phương tiện ngôn ngữ
có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt động
pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công cụ trong soạn thảo văn
bản quản lý nàh nước đòi hỏi phải đàm bảo trọn ven các đặc điểm cơ bản của nó về tính
chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và
tính trang trọng, lịch sự. có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản
lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện
quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể với đối tượng quản lý.
- Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản:
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn
bản quản lý nàh nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo
chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất
định trong quá trình soạn thảo văn bản. việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn
bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu.
Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và xử
dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
Sử dụng câu thì câu phải viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm
bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng, mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường
thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
1.1.4. Quản lý văn bản đi

+ Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
+ Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác, đều phải quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan.
Tất cả các văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi.

9


+ Quy trình quản lý văn bản đi
Tất cả các văn bản đi trong cơ quan Nhà nước phải được quản lý theo trình tự
thống nhất như sau:
Đăng ký văn bản đi
Trình ký văn bản đi
Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu
về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã được soạn và in
ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký
trước khi ban hành.
Trình ký văn bản thường gặp hai trường hợp sau:
- Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ
cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ;
- Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn
bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…), khi trình cho thủ trưởng ký
nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký thẩm
tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
Khi trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng hoặc phòng hành
chính, hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực hiện nhưng

nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện cho việc theo dõi,
kiểm tra, quản lý.
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản.
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Căn cứ quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình
thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát
hành văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, kịp thời báo cáo cho người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày, tháng, văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên nghành

10


như hóa đơn, chứng từ kế toán…, đều phải được tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ
thống số chung của cơ quan, tổ chức.
- Ghi số của văn bản
Việc đánh số của văn bản quy phạm pháp luật được thể hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành.
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức
ban hành trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) được đánh riêng cho từng loại hoặc
đánh chung cho một số văn bản hành chính. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi
loại văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành hàng năm (hoặc theo nhiệm kỳ) mà lựa
chọn phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn bản hành chính ban
hành trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) ít (dưới 500 văn bản), có thể đăng ký và
đánh số chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một

năm (hoặc một nhiệm kỳ từ 500 đến dưới 2000 văn bản), có thể lựa chọn phương pháp
đăng ký và đánh số hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản (áp dụng đối với một số loại
văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường,…);
vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình,
kế hoạch, báo cáo… và nhóm công văn hành chính);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành
trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) tương đối lớn (trên 2000 văn bản) có thể đăng ký
và đánh số riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản đi (loại mật) cũng được đánh số theo hệ thống số chung đối với văn
bản đi của cơ quan, tổ chức.
- Ghi ngày, tháng, năm văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo
quy định của pháp luật hiện hành.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Ngày, tháng, năm
ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ảrập; đối với số của văn bản từ số 1 đến 9, ngày 1 đến 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải
11


thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra, như ngày 01 thành 11, tháng 02
thành tháng 12.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều phải được đăng ký tập trung ở
bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số
riêng theo từng đơn vị, tổ chức thảo ra văn bản.
Ví dụ: Số của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản,
ngày tháng của văn bản được ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu.
Bảng 1.1: Mẫu trình bày số, ngày tháng văn bản
BỘ NỘI VỤ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 01/2011/TT-BNV

Thái Nguyên, ngày 15 tháng 03 năm 2015

Đóng dấu văn bản đi
Cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản,
thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân.
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản khi có chữ ký hợp lệ tức là
chữ ký của thủ trưởng cơ quan, người được thủ trưởng cơ quan hoặc người của thủ
trưởng cơ quan ủy quyền ký. Tuyệt đối không đóng dấu vào giấy trắng.
Dấu đóng vào phải rõ ràng, đúng dấu mực dấu theo quy định của Nhà nước.
Dấu chỉ được đóng trùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái.
Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhập những thông tin cần thiết về
văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm phát hành; tên loại và trích yếu nội dung;
nơi nhận và nhưng thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Việc lập sổ đăng ký tùy thuộc vào tính chất và số lượng văn bản do cơ quan ban
hành. Có thể lập sổ đăng ký văn bản thành:
Sổ đăng ký văn bản đi thường ;
Sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật.

12


Cấu tạo của sổ đăng ký văn bản đi được quy định theo Phụ lục số VII ban hành
kèm theo thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ.
Sổ đăng ký văn bản đi được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm.

Chuyển phát văn bản đi
Văn bản gửi đi thường qua con đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp. Nếu gửi
qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên bưu điện phải ký xác nhận vào
sổ. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản
quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng
ngày và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư do văn thư trực tiếp
chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ riêng
hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản.
Khi chuyển giao văn bản đi trong nội bộ, người nhận văn bản cũng phải ký
nhận vào sổ.
Bìa và trang đầu tiên của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi”. Phần đăng
ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng hoặc
theo chiều dài bao gồm 05 cột theo mẫu hình 1.4.
Bảng 1.2: Mẫu sổ chuyển giao văn bản theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV
Ngày chuyển

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Ghi chú

(1)


(2)

(3)

(4)

(5)

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong
trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức; ghi tên các cơ quan, tổ
13


chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ
quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì.
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả các văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển
giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.
Mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục IX.
1.2. Quản lý văn bản đến
1.2.1. Khái niệm văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển

qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan tổ chức.
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư
cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ trường
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản
đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết.
1.2.3. Quy trình quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng,
tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận
và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng
dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản

14


đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản
với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư
phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.

- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển
tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan
đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ
quan, tổ chức.
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết
kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi,
ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp
phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng
của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
15


3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”;
ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn
bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp
hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích
danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không
phải đóng đấu “Đến”.
Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công
văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
d) Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục I.
Bảng 1.3: Mẫu dấu ‘‘Đến” theo Thông tư 07/2012/ TT-BNV
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
ĐẾN

Số:…………………………
Ngày: ……………………..

Chuyển: ……………………………...
Lưu hồ sơ số: ………………………...

Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:

16


- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến

dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản
mật đến;
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản
đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,
tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì
lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức
và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Bảng 1.5: Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đến
.................(1)..............
...................(2).............
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20..(3)..

Từ ngày……………….đến ngày................(4)......
Từ số............................đến số.................(5)............

Quyển số:..(6)…

17


Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến

thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II.
Bảng 1.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư
07/2012/TT-BNV
Ngày
tháng
đến

Số
đến

Nơi
gửi

Số
ký
hiệu

Ngày
tháng
của văn
bản

Tên loại và
Đơn vị
trích yếu nội hoặc người
dung
nhận

Ký
nhận


Ghi
chú

1

2

3

4

5

6

8

9

7

- Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục III.
2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in
ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn
bản mật đến.
Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo

18


giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức
năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có
thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn
bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến
chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi
vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể. (Tham khảo Phụ lục IV).
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng
ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
2. Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm
kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người
đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có).
Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho
cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư
phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao
văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để
chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.
19