LỜI CẢM ƠN
Qua 4 năm học tập và rèn luyện tại trường Đại học Công nghệ thông tin và
truyền thông Thái Nguyên, được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý thầy cô,
đặc biệt là quý thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã truyền đạt cho em
những kiến thức về lý thuyết và thực hành trong suốt thời gian học tập tại trường. Và
trong thời gian thực tập tại UBND xã Nam Tiến – thị xã Phổ Yên – tỉnh Thái Nguyên
em đã có cơ hội áp dụng những kiến thức được học ở trường vào thực tế ở UBND xã
Nam Tiến, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế tại UBND xã. Cùng với
sự nỗ lực của bản thân, em đã hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Từ những kết quả đạt được này, em xin chân thành cảm ơn:
Quý thầy cô trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên
đã truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong thời gian qua. Đặc biệt, là thầy Vũ
Xuân Nam đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này.
Ban lãnh đạo và các anh, chị cán bộ, nhân viên tại UBND xã Nam Tiến – thị xã
Phổ Yên – tỉnh Thái Nguyên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian
thực tập.
Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách
hiểu, lỗi trình bày. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô và Ban
lãnh đạo, các anh chị trong UBND xã để bài báo cáo khóa luận đạt được kết quả tốt hơn.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và bạn bè của em, những
người đã động viên em rất nhiều về mặt tinh thần, đã giúp em trong lúc mệt mỏi nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Lệ Thủy

i


LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng em, được thực hiện trong
quá trình thực tập tại UBND xã Nam Tiến – thị xã Phổ yên – tỉnh Thái Nguyên. Đề tài
có sử dụng những thông tin, số liệu, tài liệu của UBND để hoàn thành. Em xin cam
đoan các kết quả nêu trong báo cáo này là trung thực chưa được ai công bố trong bất
kỳ công trình nào khác.
Thái Nguyên, ngày … tháng … năm 2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Lệ Thủy

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ ii
MỤC LỤC .................................................................................................................. iii
BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH .......................................................................................... v
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ ĐĂNG KÝ KHAI SINH 3
1.1. Khái quát chung về công tác quản lý và đăng ký khai sinh................................. 3
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản.............................................................................. 3
1.1.2. Vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý đăng ký khai sinh ............... 5
1.1.3. Nội dung của việc đăng ký khai sinh ........................................................... 6
1.1.4. Cách ghi Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh....................................... 18
1.2. Cơ chế một cửa ................................................................................................ 20
1.2.1. Khái niệm .................................................................................................. 20
1.2.2. Lợi ích của cơ chế một cửa. ....................................................................... 20
1.2.3. Phạm vi áp dụng ........................................................................................ 21
1.2.4. Cơ cấu tổ chức........................................................................................... 21

1.2.5. Các thủ tục, bước thực hiện ....................................................................... 22
Chương 2. KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ ĐĂNG KÝ KHAI
SINH TẠI UBND XÃ NAM TIẾN, THỊ XÃ PHỔ YÊN, TỈNH THÁI NGUYÊN .......... 23
2.1. Tổng quan về xã Nam Tiến, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên ....................... 23
2.2. Giới thiệu về UBND xã Nam Tiến và sơ đồ cơ cấu tổ chức ............................. 24
2.2.1. Giới thiệu về UBND xã Nam Tiến............................................................. 24
2.2.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................... 25
2.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận ................................................. 26
2.3. Thực trạng quản lý và đăng ký khai sinh tại UBND xã Nam Tiến .................... 30
2.3.1. Thực trạng ................................................................................................. 30
2.2.2. Ưu, nhược điểm của việc quản lý và đăng ký khai sinh tại UBND xã
Nam Tiến ........................................................................................................... 36
2.4. Quy trình đăng ký giấy khai sinh ..................................................................... 38
2.4.1. Lưu đồ quy trình ........................................................................................ 38
iii


2.4.2. Giải thích các bước quy trình ..................................................................... 39
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM HN2TSOFT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VÀ ĐĂNG KÝ KHAI SINH TẠI UBND XÃ NAM TIẾN, THỊ XÃ PHỔ YÊN, TỈNH
THÁI NGUYÊN ........................................................................................................ 42
3.1. Đặt vấn đề ....................................................................................................... 42
3.2. Giới thiệu phần mềm HN2Tsoft (quản lý hộ tịch) ............................................ 42
3.3. Chức năng chính của phần mềm ...................................................................... 43
3.3.1. Giao diện đăng nhập .................................................................................. 44
3.3.2. Hệ thống phần mềm................................................................................... 44
3.3.3. Danh mục chương trình ............................................................................. 45
3.3.4. Đăng ký khai sinh: ..................................................................................... 46
3.3.5. Tìm kiếm thông tin khai sinh. .................................................................... 47
3.3.6. Đăng ký kết hôn ........................................................................................ 49

3.3.7. Đăng ký khai tử ......................................................................................... 50
3.3.8. Các nghiệp vụ khác ................................................................................... 51
3.3.9. Thống kê báo cáo ...................................................................................... 54
3.4. Quy trình quản lý và đăng ký trên phần mềm HN2Tsoft .................................. 56
3.5. Kết quả sau khi đã nhập dữ liệu vào phần mềm ............................................... 57
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 58
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 60

iv


BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH

Bảng 2.1: Lưu đồ quy trình đăng ký khai sinh............................................................ 38
Bảng 3.1: Lưu đồ quy trình đăng ký khai sinh sau khi ứng dụng phần mềm ............... 56

Hình 1.1: Mẫu tờ khai đăng ký khai sinh ..................................................................... 8
Hình 1.2: Mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh............................................................... 13
Hình 2.1: Hình ảnh Ủy ban Nhân dân xã Nam Tiến ................................................... 25
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức tại UBND .......................................................................... 26
Hình 3.1: Đăng nhập chương trình ............................................................................. 44
Hình 3.2: Hệ thống .................................................................................................... 44
Hình 3.3: Danh mục................................................................................................... 45
Hình 3.4: Đăng ký khai sinh ...................................................................................... 46
Hình 3.5: Tùy chọn xuất giấy khai sinh...................................................................... 47
Hình 3.6: Tìm kiếm thông tin khai sinh...................................................................... 47
Hình 3.7: Kết quả tìm kiếm thông tin khai sinh .......................................................... 48
Hình 3.8: Cập nhập thông tin khai sinh ...................................................................... 48
Hình 3.9: Đăng ký kết hôn ......................................................................................... 49
Hình 3.10: Tìm kiếm thông tin đăng ký kết hôn ......................................................... 50

Hình 3.11: Đăng ký khai tử ........................................................................................ 50
Hình 3.12: Xác nhận tình trạng hôn nhân ................................................................... 51
Hình 3.13: Đăng ký nuôi con nuôi ............................................................................. 52
Hình 3.14: Đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ ........................................................ 53
Hình 3.15: Đăng ký nhận cha, mẹ, con ...................................................................... 53
Hình 3.16: Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch .......................................................... 54
Hình 3.17: Danh mục thống kê báo cáo ..................................................................... 54
Hình 3.18: Thống kê số liệu khai sinh ........................................................................ 55
Hình 3.19: Kết quả sau khi nhập dữ liệu trên phần mềm ............................................ 57

v


LỜI NÓI ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay việc áp dụng công nghệ thông
tin vào trong công việc, học tập là rất hữu ích và cần thiết. Trong lĩnh vực văn phòng
việc áp dụng công nghệ thông tin giúp quản lý các công việc như nhân sự, tài chính,
lịch làm việc, công văn, giấy tờ, … một cách nhanh gọn và hiệu quả nhất. Tin học hóa
trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời
gian với độ chính xác cao và tiện lợi hơn so với việc quản lý thủ công trước đây.
Hòa chung với nền kinh tế cả nước, năm 2007 là năm hội nhập và phát triển
Việt Nam chính thức gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới. Việt Nam phát triển về
mọi mặt, mọi lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, con người …trong đó chúng ta không thể
không nhắc đến lĩnh vực công nghệ thông tin, nó góp phần không nhỏ sự tiến bộ, đổi
mới của xã hội hiện nay.
Quản lý hộ tịch nói chung và quản lý đăng ký khai sinh nói riêng là nhiệm vụ
quan trọng thường xuyên của chính quyền các cấp nhằm theo dõi thực trạng và sự biến
đổi về dân số, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân gia đình,
đồng thời góp phần xây dựng các chính sách kinh tế, an ninh quốc phòng, dân số, kế

hoạch hóa gia đình. Trong các loại giấy tờ tùy thân, giấy khai sinh là loại giấy tờ được
cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp sớm nhất cho một con người.
Đối với mỗi con người giấy khai sinh- hộ tịch gốc thể hiện người đó có đủ chủ
quyền, nghĩa vụ theo pháp luật đối với Nhà nước và xã hội. Nhận rõ được tầm quan
trọng của giấy tờ hộ tịch gốc đối với công tác quản lý cũng như gắn với quyền lợi
chính đáng của mỗi công dân, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản pháp luật
liên quan tới công tác quản lý và đăng ký hộ tịch.
Với những đòi hỏi của tình hình mới, để luận giải những vẫn đề lý luận và thực
tiễn em đã chọn đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và
đăng ký khai sinh theo cơ chế một cửa tại UBND Xã Nam Tiến – Thị xã Phổ Yên
– Tỉnh Thái Nguyên. Được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy cô trong khoa và cán bộ
nhân viên tại Ủy ban nhân dân xã Nam Tiến, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên đã tạo
điều kiện giúp đỡ cùng sự nỗ lực của bản thân với kiến thức được học tại trường em đã
hoàn thành bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp của mình. Vì kiến thức và kinh nghiệm
1


của bản thân còn hạn hẹp nên trong quá trình thực hiện đề tài không tránh khỏi những
sai sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ thầy cô để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, cán bộ nhân viên tại
UBND và các bạn sinh viên đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình
thực hiện đề tài này.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu là hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác quản lý khai
sinh và đăng ký khai sinh. Đó là việc xây dựng phần mềm, thu thập, lưu trữ, tra cứu
tìm hiểu khai thác thông tin, tổng kết đánh giá.
Ứng dụng CNTT vào quản lý hộ tịch là một lĩnh vực rộng vì vậy phạm vi
nghiên cứu của đề tài chủ yếu tập trung vào nghiên cứu và giải quyết các vấn đề cơ
bản và cần thiết trong công tác ứng dụng CNTT vào quản lý khai sinh và đăng ký khai

sinh tại UBND xã Nam Tiến, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên.
Cấu trúc đề tài:
Kết cấu đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công tác quản lý và đăng ký khai sinh
Chương 2: Khảo sát, phân tích thực trạng quản lý và đăng ký khai sinh tại
UBND xã Nam Tiến, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên
Chương 3: Ứng dụng phần mềm HN2Tsoft trong công tác quản lý và đăng ký
khai sinh tại UBND xã Nam Tiến, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên
Phương pháp nghiên cứu:
Thu thập thông tin tại UBND xã Nam Tiến
Quan sát trực tiếp các hoạt động quản lý và đăng ký khai sinh của người cán bộ
tư pháp hộ tịch.
Trao đổi với cán bộ tư pháp hộ tịch để tìm ra những khó khăn, vướng mắc trong
thực hiện công việc và tìm ra những hướng giải quyết mới.
Ngoài ra còn tìm hiểu qua sách báo, internet và những người có kinh nghiệm
trong ứng dụng CNTT.

2


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VÀ ĐĂNG KÝ KHAI SINH
1.1. Khái quát chung về công tác quản lý và đăng ký khai sinh
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
Khái niệm về hộ tịch
Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ
khi sinh ra đến khi chết. Đó là các sự kiện:
Sinh; tử; nuôi con nuôi, giám hộ; nhận cha, mẹ,con; thay đổi họ tên, chữ đệm,
ngày, tháng, năm sinh; xác định lại dân tộc; đăng khai sinh, khai tử quá hạn; đăng ký

lại các việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi.
Ly hôn; xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; hủy hôn nhân trái pháp luật; xác
định lại giới tính, xác định lại dân tộc hoặc những sự kiện khác do pháp luật quy định.
Với mỗi vấn đề hộ tịch thì có giấy tờ về vấn đề đó, gọi là giấy tờ về hộ tịch.
Giấy tờ về hộ tịch là giấy tờ có giá trị chứng minh thực tế thân trạng của mỗi công dân.
Giấy tờ về hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Đó là cơ sở pháp lý
chứng minh các quyền và nghĩa vụ của công dân phát sinh từ sự kiện hộ tịch. Do tính
chất quan trọng như vậy của các giấy tờ về hộ tịch cho nên pháp luật có quy định chặt
chẽ, cụ thể các nguyên tắc, thủ tục, trình tự đăng ký và cấp các loại giấy tờ về hộ tịch.
Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân theo quy định
của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó.
Giấy tờ hộ tịch do cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan Lãnh sự của Việt Nam
ở nước ngoài cấp có giá trị như giấy tờ hộ tịch được cấp ở trong nước.
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân và Giấy khai sinh được
cấp sớm nhất từ khi mới sinh. Do vậy, tất cả các loại giấy tờ về hộ tịch đề phải thống
nhất với Giấy khai sinh của cá nhân người đó. Chính vì vậy, đăng ký hộ tịch là hành
vi bắt buộc không chỉ đối với công dân mà còn đối với cả các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền.

3


Đặc điểm của hộ tịch
Từ quan niệm về hộ tịch, có thể thấy, hộ tịch có những đặc điểm chủ yếu sau:
Thứ nhất, hộ tịch là một giá trị nhân thân, gắn chặt với cá nhân con người, bởi
vì, mỗi con người chỉ có một thời điểm sinh, một thời điểm chết. Các dấu hiệu về cha
đẻ, mẹ đẻ, dân tộc, giới tính là những dấu hiệu giúp ta phân biệt từng cá nhân con
người. Do đó, đây là các giá trị nhân thân gắn với một con người cụ thể từ khi sinh ra
đến khi chết đi.
Thứ hai, hộ tịch là những giá trị, về nguyên tắc không thể chuyển đổi cho

người khác. Đặc điểm này là hệ quả của đặc điểm thứ nhất. Do đó, việc thực hiện các
sự kiện hộ tịch phải do trực tiếp cá nhân người đó thực hiện, trừ trường hợp pháp luật
cso quy định khác ( như khai sinh có thể do bố, mẹ đi đăng ký khai sinh; khai tử do
người thân của người chết đăng ký khai tử).
Thứ ba, hộ tịch là những sự kiện nhân thân không lượng hóa được thành tiền.
Chính vì vậy, hộ tịch không phải là một loại hang hóa có thể trao đổi trên thị trường.
Khái niệm về đăng ký hộ tịch
Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận các sự kiện:
Một là, sinh; kết hôn; tử; nuôi con nuôi; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay
đổi,cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; xác định lại giới tính; xác định lại dân tộc.
Trong đó, thay đổi hộ tịch là việc thay đổi họ, tên, chữ đệm đã được đăng ký
đúng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh nhưng cá nhân có yêu
cầu thay đổi khi có lý do chính đáng theo yêu cầu của cá nhân đó khi có lý do chính
đáng theo quy định của Bộ Luật dân sự.
Cải chính hộ tịch là việc cơ quan đăng ký hộ tịch cải chính ( sửa chữa) những
nội dung đã được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh,
nhưng có sai sót khi đăng ký hộ tịch.
Điều chỉnh hộ tịch là việc cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ vào bản chính Giấy
khai sinh để điều chỉnh các nội dung đã được đăng ký trong Sổ hộ tịch và các giấy tờ
hộ tịch khác ( không phải là Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh) cho
phù hợp với các nội dung tương ứng trong bản chính Giấy khai sinh.
Bổ sung hộ tịch là việc ghi bổ sung những nội dung chưa được đăng ký trong
Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh.
4


Xác định lại giới tính là việc cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền công
nhận việc xác định lại giời tính của một người trong trường hợp giới tính của người
đó bị khuyết tật bẩm sinh hoặc chưa định hình được chính xác mà cần có sự can
thiệp của y học nhằm xác định rõ về giới tính theo quy định của Bộ Luật dân sự.

Xác định dân tộc là việc cơ quan đăng ký hộ tich có thẩm quyền xác định lại
dân tộc của người con theo dân tộc của người cha hoặc dân tộc của người mẹ theo
quy định tại Điều 28 của Bộ Luật dân sự.
Hai là, căn cứ vào quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ghi vào
Sổ hộ tịch các việc: xác định cha, mẹ,con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; hủy việc kết
hôn trái pháp luật; chấm dứt nuôi con nuôi.
Khái niệm về quản lý đăng ký khai sinh
Quản lý đăng ký khai sinh là nhiệm vụ quan trọng thường xuyên của chính
quyền các cấp, nhằm theo dõi thực trạng và biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ
các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình khi tham gia vào các quan hệ xã
hội như quyền được kết hôn khi công dân đủ tuổi theo quy định, quyền đưuọc giám
hộ, quyền được thừa kế… đồng thời góp phần xây dựng các chính sách về kinh tế, xã
hội, an ninh quốc phòng và dân số, kế hoạch hóa gia đình.
Khái niệm về đăng ký khai sinh
Khai sinh được xem là thủ tục cần thiết của mỗi cá nhân ngay từ khi sinh ra, đó
là loại giấy tờ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp sớm nhất cho một con người.
Khi có Giấy khai sinh người đó đã là một công dân có đủ mọi quyền và nghĩa vụ theo
pháp luật đối với nhà nước và xã hội.
1.1.2. Vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý đăng ký khai sinh
 Đối với Nhà nước, xã hội
Hoạt động quản lý đăng ký khai sinh khẳng định vị trí vai trò trong tiến trình
xây dựng một xã hội phát triển và được Chính phủ xác định là một trong những lĩnh
vực trọng tâm trong xây dựng nền hành chính nhà nước.
Đảm bảo quyền được khai sinh của đứa trẻ và nghĩa vụ trách nhiệm phải đi khai
sinh cho con em mình của bậc cha mẹ và những người thân khác.
Phát hiện những sai sót, khó khăn trong đăng ký, quản lý khai sinh của các cấp,
các chính quyền từ đó có phương pháp giải quyết kịp thời.
5



Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý dân cư trong địa bàn cả nước
cũng như từng địa phương đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp của cá nhân gia đình.
Xác định tuổi được hưởng những phúc lợi xã hội dành cho trẻ, xác định độ tuổi
đi học, phát sinh quyền và nghĩa vụ của công dân trên lĩnh vực quyền được tham gia
bầu cử, ứng cử của công dân.
Tạo được trật tự an ninh xã hội xây dựng đất nước giàu mạnh, xã hội công
bằng, dân chủ, văn minh.
 Đối với mỗi công dân
Đây là quyền cơ bản của công dân được Nhà nước và pháp luật quy định bảo
đảm quyền của mỗi công dân.
Công dân được hưởng lợi ích chính đáng của mình thông qua hệ thống chính
sách của Đảng và nhà nước ban hành quyết định.
Khi có Giấy khai sinh, người đó đã là một công dân có đủ mọi quyền và nghĩa
vụ theo pháp luật đối với nhà nước và xã hội, tất cả mọi liên quan đến cuộc đời một
công dân, luôn bắt đầu từ hộ tịch gốc này, các giấy tờ tùy thân khác như hộ khẩu,
chứng minh nhân dân, học bạ, văn bằng, chứng chỉ. đều phải tuân thủ các nội dung
trong Giấy khai sinh.
1.1.3. Nội dung của việc đăng ký khai sinh
1.1.3.1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), nơi
cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em.
Thời hạn đi khai sinh và trách nhiệm khai sinh:Trong thời hạn 60 ngày, kể
từ ngày sinh con, cha, mẹ có trách nhiệm đi khai sinh cho con; nếu cha, mẹ không thể
đi khai sinh, thì ông, bà hoặc những người thân thích khác đi khai sinh cho trẻ em.
Thủ tục đăng ký khai sinh
1. Người đi đăng ký khai sinh phải nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy
chứng sinh cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp
văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng
thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải
có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai

sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ theo quy định của pháp luật.
6


2. Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy
thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai
sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật này vào sổ hộ tịch; cập nhật vào cơ sở
dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.
Công chức tư pháp – hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ
tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.
3. Chính phủ quy định chi tiết về việc đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi, trẻ
em chưa xác định được cha, mẹ, trẻ em sinh ra do mang thai hộ; việc xác định quê
quán của trẻ em bị bỏ rơi, trẻ em chưa xác định được cha, mẹ.

7


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ KHAI SINH
Kính gửi: (1)

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ..........................................................................
Giấy tờ tùy thân: (2)....................................................................................................
Nơi cư trú: (3)..............................................................................................................
....................................................................................................................................
Quan hệ với người được khai sinh: ...........................................................................
Đề nghị cơ quan đăng ký khai sinh cho người dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: ...................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ............................................ghi bằng chữ:..............................
.......................................................................................................................................
Nơi sinh: (4).…………………………………………… …….....................................
Giới tính:....................... Dân tộc: ...........Quốc tịch: ………………….....................
Quê quán: ....................................................................................................................
Họ, chữ đệm, tên cha: ……………………………………….……………………..
Năm sinh: ...................... Dân tộc: ..........................Quốc tịch: …………......…….…
Nơi cư trú: (3) ...............................................................................................................
.....................................................................................................................................
Họ, chữ đệm, tên mẹ: ……………………………………………..….…………....
Năm sinh: ...................... Dân tộc: ...........Quốc tịch: ………………………….…...
Nơi cư trú: (3) ..............................................................................................................
....................................................................................................................................
Tôi cam đoan nội dung đề nghị đăng ký khai sinh trên đây là đúng sự thật, được
sự thỏa thuận nhất trí của các bên liên quan theo quy định pháp luật.
Tôi chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.
Làm tại: ……………., ngày ........... tháng ......... năm
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

..........................................

Hình 1.1: Mẫu tờ khai đăng ký khai sinh

8


Chú thích:
(1)


Ghi rõ tên cơ quan đăng ký khai sinh

Ví dụ: - Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, Ba Đình, Hà Nội
- Ủy ban nhân dân quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
(2)

Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan

cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế
Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp
ngày 20/10/2014.
(3)

Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì

ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi
đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang sinh sống.
(4)

Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính

Ví dụ: - Bệnh viện Phụ sản, Hà Nội
- Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
Trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã,
huyện, tỉnh), nơi sinh ra.
Ví dụ: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
1.1.3.2. Khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi
1. Người phát hiện trẻ sơ sinh bị bỏ rơi có trách nhiệm bảo vệ trẻ và báo ngay
cho Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Công an xã, phường, thị trấn, nơi trẻ bị bỏ rơi để lập
biên bản và tìm người hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó.

`Biên bản phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện trẻ bị bỏ rơi; giới
tính; đặc điểm nhận dạng; tài sản và các đồ vật khác của trẻ (nếu có); họ, tên, địa chỉ
của người phát hiện. Biên bản được lập thành hai bản, một bản lưu tại Ủy ban nhân
dân cấp xã, nơi lập biên bản, một bản giao cho người hoặc tổ chức tạm thời nuôi
dưỡng trẻ bị bỏ rơi.
2. Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi lập biên bản có trách nhiệm thông báo trên Đài
phát thanh hoặc Đài truyền hình địa phương để tìm cha, mẹ đẻ của trẻ. Đài phát thanh
hoặc Đài truyền hình có trách nhiệm thông báo miễn phí 3 lần trong 3 ngày liên tiếp
các thông tin về trẻ sơ sinh bị bỏ rơi. Hết thời hạn 30 ngày, kể từ ngày thông báo cuối

9


cùng, nếu không tìm thấy cha, mẹ đẻ, thì người hoặc tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng
trẻ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh.
3. Khi đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, họ, tên của trẻ được ghi theo
đề nghị của người đi khai sinh; nếu không có cơ sở để xác định ngày sinh và nơi sinh,
thì ngày phát hiện trẻ bị bỏ rơi là ngày sinh; nơi sinh là địa phương nơi lập biên bản;
quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam. Phần khai về cha, mẹ và dân tộc của trẻ trong
Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được để trống. Trong cột ghi chú của Sổ đăng
ký khai sinh phải ghi rõ "trẻ bị bỏ rơi". Trong trường hợp có người nhận trẻ làm con
nuôi, thì cán bộ Tư pháp hộ tịch căn cứ vào Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi
để ghi tên cha, mẹ nuôi vào phần ghi về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy
khai sinh của con nuôi; trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "cha,
mẹ nuôi"; nội dung ghi chú này phải được giữ bí mật, chỉ những người có thẩm quyền
mới được tìm hiểu.
4. Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi không phải là trẻ sơ sinh, thì việc lập biên bản và
thông báo tìm cha, mẹ đẻ của trẻ em cũng được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và
khoản 2 Điều này. Khi đăng ký khai sinh, những nội dung liên quan đến khai sinh
được ghi theo lời khai của trẻ; nếu trẻ không nhớ được, thì căn cứ vào thể trạng của trẻ

để xác định năm sinh, ngày sinh là ngày 01 tháng 01 của năm đó; họ, tên của trẻ được
ghi theo đề nghị của người đi khai sinh; quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam;
những nội dung không xác định được thì để trống. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký
khai sinh phải ghi rõ "trẻ bị bỏ rơi".
1.1.3.3. Thủ tục cấp lại giấy khai sinh
Đối tượng giải quyết : Ủy ban nhân dân xã phường, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai
sinh cấp lại bản chính Giấy khai sinh trong trường hợp bản chính Giấy khai sinh bị
mất, hư hỏng hoặc phải ghi chú quá nhiều nội dung.
Thủ tục hồ sơ: Hổ sơ đề nghị cấp lại bản chính Giấy khai sinh lập thành 01 bộ,
gồm những giấy tờ sau đây:
1. Giấy tờ phải nộp:
- Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc
đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính giấy khai sinh;

10


- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài
liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó.
Ví dụ như giấy đăng ký kết hôn, bằng lái xe, thẻ bảo hiểm y tế, sổ hộ khẩu, bằng
cấp ( nếu có)…
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên
chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định
tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan,
đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính;
ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ - con phù
hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
2. Giấy tờ phải xuất trình: Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của
người yêu cầu cấp lại bản chính.
Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ

sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký khai sinh
là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký
lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.
Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã
không phải là nơi đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo
Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh
trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy
ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả
lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về
việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ
đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc
đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.
Trường hợp người yêu cầu có bản sao giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ
thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao giấy khai sinh; phần
khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

11


Trường hợp người yêu cầu không có bản sao giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy
tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó.
Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được
xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ
đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực
lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.
Bộ tư pháp hướng dẫn chi tiết hồ sơ, giấy tờ, tài liệu là cơ sở để đăng ký lại khai
sinh theo quy định tại Điều này.


12


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH
Kính gửi: (1)
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ............................................................................
Giấy tờ tùy thân: (2).....................................................................................................
Nơi cư trú: (3)..............................................................................................................
Quan hệ với người được khai sinh: ...........................................................................
Đề nghị cơ quan đăng ký lại khai sinh cho người có tên dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: ..............................................
Ngày, tháng, năm sinh: ............................................ghi bằng chữ:...........................
....................................................................................................................................
Nơi sinh: (4).………………………………………………………………………...
Giới tính:....................... Dân tộc: ...........Quốc tịch: ………………………..........
Quê quán: ................................................................................................................
Họ, chữ đệm, tên cha: …………………………….……………………..……....
Năm sinh: ...................... Dân tộc: ...........Quốc tịch: ………………………….....
Nơi cư trú: (3) ...........................................................................................................
Họ, chữ đệm, tên mẹ: …………………………………..……..…………………
Năm sinh: ...................... Dân tộc: ...........Quốc tịch: …………………..…………
Nơi cư trú: (3) ...........................................................................................................
Đã đăng ký khai sinh tại: (5)…………………………….…… …………………..
Giấy khai sinh số: (6)………………………….., ngày ………. / ………./ …..
Lý do đăng ký lại: ……………………………………………………..
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm

trước pháp luật về việc cam đoan của mình.
Làm tại: …………………., ngày ........... tháng ......... năm.
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
..........................................

Hình 1.2: Mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh

13


Chú thích:
(1)

Ghi rõ tên cơ quan đăng ký lại khai sinh

Ví dụ: - Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, Ba Đình, Hà Nội
- Ủy ban nhân dân quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
(2)

Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan

cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế
Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp
ngày 20/10/2004.
(3)

Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì

ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi

đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang sinh sống.
(4)

Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính

nơi sinh ra; trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính
(xã, huyện, tỉnh); trường hợp không rõ nơi sinh đầy đủ thì chi ghi địa danh hành chính
cấp tỉnh.
(5)

Ghi tên cơ quan đã đăng ký khai sinh trước đây, số, ngày, tháng, năm cấp

Giấy khai sinh trước đây (nếu có bản sao Giấy khai sinh).
1.1.3.4. Đăng ký khai sinh quá hạn
Cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Đối tượng giải quyết: Việc sinh chưa đăng ký trong thời hạn 60 ngày thì phải
đăng ký theo thủ tục đăng ký quá hạn.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ
thực hiện việc đăng ký khai sinh quá hạn cho trẻ em.
Việc đăng ký khai sinh quá hạn cho trẻ em bị bỏ rơi được thực hiện tại Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn nơi cư trú của người đang tạm thời nuôi dưỡng hoặc nơi
có trụ sở của tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó.
Trong trường hợp người đã thành niên đăng ký khai sinh quá hạn cho mình thì
có thể lựa chọn nơi đăng ký khai sinh quá hạn tương tự như thẩm quyền đã nêu ở trên
hoặc tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi người đó cư trú.Hồ sơ đăng ký khai
sinh quá hạn được lập thành 01 bộ hồ sơ, gồm các giấy tờ sau:

14



1. Giấy tờ phải nộp:
- Tờ khai đăng ký khai sinh
- Bản chính Giấy chứng sinh do cơ sở y tế (bệnh viện, trạm y tế, nhà hộ sinh…)
nơi trẻ em sinh ra cấp. Nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế thì Giấy chứng sinh được thay:
+ Văn bản xác nhận của người làm chứng (người làm chứng phải có năng lực
hành vi dân sự đầy đủ và biết rõ sự việc làm chứng; người làm chứng phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của sự việc mà mình làm chứng).
+ Trong trường hợp không có người làm chứng thì người đi khai sinh phải làm
giấy cam đoan về việc sinh là có thực.
2. Giấy tờ phải xuất trình:
- Bản chính Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ em (nếu cha, mẹ của trẻ
em có đăng ký kết hôn). Nếu cán bộ tư pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của
cha mẹ trẻ em thì không bắt buộc phải xuất trình giấy chứng nhận kết hôn.
- Bản sao giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) và bản chính để đối chiếu.
- Bản sao sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể hoặc sổ đăng ký tạm
trú có thời hạn của cha, mẹ trẻ em. Hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng của cha mẹ
trẻ em ( nếu cha mẹ trẻ em là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài) và bản chính
để đối chiếu.
- Thời hạn giải quyết trong ngày.
- Người yêu cầu đăng ký khai sinh nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn. Trường hợp không trực tiếp đi nộp thì có thể ủy quyền cho người
khác làm thay. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng
thực hợp lệ. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, anh, chị, em ruột của người ủy
quyền thì không cần phải có văn bản ủy quyền.
1.1.3.5. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài
Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện
đăng ký khai sinh cho trẻ em trong các trường hợp sau đây:
1. Trẻ em sinh ra tại Việt Nam có:
Cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài hoặc
người không quốc tịch;


15


Cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước còn người kia là công
dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
Cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
Cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch;
2. Trẻ em được sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại
Việt Nam:
Có cha và mẹ là công dân Việt Nam;
Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam;
Thủ tục đăng ký khai sinh
1. Người đi đăng ký khai sinh nộp giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của
Luật này cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha và mẹ là người
nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc chọn quốc tịch cho con.
Trường hợp cha, mẹ chọn quốc tịch nước ngoài cho con thì văn bản thỏa thuận
phải có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của người nước ngoài mà
người đó là công dân.
2. Ngay sau khi nhận đầy đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu
thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch ghi nội
dung khai sinh theo quy định tại Điều 14 của Luật này vào Sổ hộ tịch; trường hợp trẻ
em có quốc tịch nước ngoài thì không ghi nội dung quy định tại điểm c khoản 1 Điều
14 của Luật này.
Công chức tư pháp hộ tịch, người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ
tịch. Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện cấp Giấy khai sinh cho
người được đăng ký khai sinh.
3. Chính phủ quy định thủ tục đăng ký khai sinh đối với các trường hợp quy
định tại khoản 2 Điều 35 của Luật này..
1.1.3.6. Thủ tục cấp trích lục bản sao giấy khai sinh

Bước 1: Cá nhân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật
Bước 2: Cá nhân nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một
cửa thuộc UBND cấp xã.
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày lễ)

16


Bước 3: Công chức tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý, nội dung hồ sơ:
- Nếu hồ sơ hợp lệ thì tiếp nhận;
- Nếu hồ sơ không hợp lệ thì hướng dẫn cá nhân hoàn thiện theo đúng quy định
(trường hợp gửi qua đường bưu điện thì gửi trả lại)
Bước 4: Công chức chuyển hồ sơ đến người có thẩm quyền giải quyết và trả kết
quả cấp trích lục bản sao.
Bước 5: Cá nhân nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế
một cửa thuộc UBND cấp xã
Cách thức thực hiện
- Trực tiếp tại UBND cấp xã
- Qua đường bưu điện
Thành phần, số lượng hồ sơ
Thành phần hồ sơ, bao gồm:Bản chính giấy khai sinh (nếu có)
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Thời hạn giải quyết: 01 ngày làm việc khi nhận đủ hồ sơ giấy tờ hợp lệ
Đối tượng thực hiện:UBND cấp xã
1.1.3.7.Đăng ký khai sinh con ngoài giá thú
Trình tự thực hiện
Bước 1: Cá nhân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật
Bước 2: Cá nhân nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một
cửa thuộc UBND cấp xã.
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày lễ)

Bước 3: Công chức tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý, nội dung hồ sơ:
- Nếu hồ sơ hợp lệ thì tiếp nhận;
- Nếu hồ sơ không hợp lệ thì hướng dẫn cá nhân hoàn thiện theo đúng quy định
Bước 4: Công chức chuyển hồ sơ đến người có thẩm quyền giải quyết công
việc và trả kết quả
Bước 5: Cá nhân nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế
một cửa thuộc UBND cấp xã
Trực tiếp tại UBND cấp xã

17


Thành phần, số lượng hồ sơ
a) Thành phần hồ sơ, bao gồm:
- Giấy chứng sinh hoặc văn bản phải có người làm chứng hoặc cam kết của
người đi khai sinh
- Sổ hộ khẩu gia đình.
b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
Thời hạn giải quyết:Trong buổi làm việc
Đối tượng thực hiện: UBND cấp xã
1.1.4. Cách ghi Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh
1. Họ, chữ đệm, tên của người được khai sinh phải ghi bằng chữ in hoa, có dấu.
2. Ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh là ngày, tháng, năm dương
lịch, được ghi bằng số và chữ.
3. Mục “ Nơi sinh” được ghi như sau:
a) Trường hợp trẻ em sinh tại bệnh viện, nhà hộ sinh, trạm y tế, cơ sở khám
bệnh, chữa bệnh ( sau đây gọi chung là cơ sở y tế) thì ghi tên cơ sở y tế đó và tên địa
danh hành chính nơi có cơ sở y tế đó.
Ví dụ: - Bệnh viện đa khoa Đức Giang, phường Đức Giang, quận Long Biên,
thành phố Hà Nội.

- Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
- Bệnh viện Phụ sản, Hà Nội.
b) Trường hợp trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế quy định tại điểm a của khoản này,
bao gồm trường hợp sinh tại nhà, sinh trên phương tiện giao thông, trên đường hoặc tại
địa điểm khác thì “ Nơi sinh” đưuọc ghi theo địa danh hành chính thực tế, nơi trẻ em
sinh ra ( ghi địa danh hành chính đủ 3 cấp).
Ví dụ: Xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
c) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài thì “ Nơi sinh” được ghi theo tên
thành phố và tên quốc gia nơi trẻ em được sinh ra; trường hợp trẻ em sinh ra tại quốc
gia liên bang thì ghi tên thành phố, tên tiểu bang, tên quốc gia đó.
Ví dụ: - Paris, Cộng hòa Pháp.
- London, Vương quốc Anh.
- Los Angeles, tiểu bang California, Hoa Kỳ.
18


4. Mục “Nơi cư trú” được ghi như sau:
a) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú trong nước thì ghi theo nơi đăng
ký thường trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú, thì ghi theo nơi đăng
ký tạm trú.
b) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì ghi theo địa chỉ
thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.
Cách ghi” Nơi cư trú” theo hướng dẫn tại khoản này cũng được áp dụng để ghi
mục “ Nơi cư trú” trong các loại Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác.
5. Mục “ Giấy tờ tùy thân” của người đi đăng ký khai sinh, bao gồm các loại
giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, phải ghi rõ:
tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.
Ví dụ: - Giấy CMND số 091770408, Công an tỉnh Thái Nguyên cấp ngầy
25/11/2011
- Hộ chiếu số B234567, Cục QLXNC cấp ngày 14/2/2012

- Thẻ căn cước công dân số 010116000099, Bộ Công an cấp ngày 01/6/2016
6. Mục “ Nơi đăng ký khai sinh” phải ghi đúng tên cơ quan có thẩm quyền đăng
ký khai sinh theo quy định của Luật Hộ tịch, cụ thể như sau:
a) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã
thì phải ghi đủ địa danh hành chính 3 cấp ( xã, huyện, tỉnh).
Ví dụ: UBND phường Cầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
b) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp
huyện thì phải ghi đủ tên 2 cấp hành chính ( huyện, tỉnh).
Ví dụ: UBND huyện Kiến Thụy, thành phố Hải Phòng.
c) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện Việt
Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện và tên quốc gia nơi có trụ sở của
Cơ quan đại diện đó.
Ví dụ: - Đại sư quán Việt Nam tại CHLB Đức.
- Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka, Nhật Bản.
7. Việc hướng dẫn ghi tên của cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo
quy định tại khoản 6 của Điều này cũng được áp dụng để ghi tên của cơ quan có thẩm

19


quyền đăng ký các việc hộ tịch khác theo quy định của Luật Hộ tịch và Nghị định số
123/2015/NĐ-CP, được ghi thống nhất trong Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch.
8. “ Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này” tại mặt sau của Giấy khai
sinh sử dụng để ghi chú nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân
tộc; ghi các thông tin hộ tịch thay đổi theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền. Khi thực hiện cần ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành ghi chú, thông tin hộ
tịch có sự thay đổi và tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày, tháng, năm cấp giấy tờ là
căn cứ để thực hiện việc ghi chú.
1.2. Cơ chế một cửa
1.2.1. Khái niệm

Một cửa là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền
của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả kết quả thông qua
đầu mối là “ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” tại cơ quan hành chính nhà nước.
1.2.2. Lợi ích của cơ chế một cửa.
Việc thực hiện cơ chế một cửa nhằm đạt được bước chuyển căn bản trong quan
hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức, công
dân, giảm phiền hà cho tổ chức, công dân, chống tệ quan liêu tham nhũng, cửa quyền
của cán bộ công chức, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.
Trước đây, tổ chức, công dân phải đi lại nhiều lần, đến một hoặc nhiều cơ quan
để liên hệ giải quyết công việc của mình. Nay với cơ chế một cửa tổ chức, công dân
chỉ phải đến liên hệ tại một nơi, việc phối hợp giải quyết công việc của tổ chức, công
dân thuộc trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước.
Qua tổng kết thực tiễn hiện cơ chế một cửa cho thấy kết quả như sau:
- Giảm phiền hà cho tổ chức, công dân khi có yêu cầu giải quyết công việc tại
cơ quan hành chính nhà nước.
- Góp phần chống tệ nạn quan liệu, cửa quyền, tham nhũng của một bộ phận
cán bộ, công chức. Nâng cáo ý thức trách nhiệm và tinh thần, thái độ phục vụ tổ chức,
công dân của đội ngũ cán bộ, công chức.
- Nâng cao chất lượng công vụ, hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.
- Làm rõ thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước các cấp
trong giải quyết công việc liên quan đến tổ chức, công dân.
20