Bài 3: Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao
3.1. Tổng quan về lễ tân
3.1.1. Khái niệm lễ tân, lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại
3.1.2. Vai trò của lễ tân trong các hoạt động đối ngoại nói chung
3.2. Lễ tân trong hoạt động ngoại giao
3.2.1. Vị trí, vai trò của lễ tân trong hoạt động ngoại giao
3.2.2. Những nguyên tắc của lễ tân ngoại giao
3.2.3. Tính chất, yêu cầu của công tác lễ tân ngoại giao
3.2.4. Nội dung của nghiệp vụ lễ tân ngoại giao
3.2.4.1. Đón tiếp một đoàn khách nước ngoài
3.2.4.2. Tổ chức các cuộc chiêu đãi ngoại giao
3.2.4.3. Phép lịch sự xã giao quốc tế

1


Bài 3: Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao
3.1. Tổng quan về lễ tân
3.1.1.Khái niệm lễ tân, lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại
* Lễ tân
Trong cuộc sống hằng ngày chúng ta đã nghe và nói rất nhiều đến lễ
tân nhưng có mấy ai trong chúng ta hiểu được một cách đầy đủ và chính xác
nhất về khái niệm này, chúng ta thường hiểu lể tân là hoạt động tiếp đón
bưng bê phục vụ khách hàng. Điều này đúng song chưa đủ.
Mọi tổ chức xã hội đều có cơ cấu riêng của mình với những nghi thức
hoạt động thể hiện rõ chức năng của cơ cấu đó, dù đó là những cơ cấu nhỏ
nhất như gia đình, các tập hợp xã hội, nghi thức hoạt động riêng của mỗi cơ
cấu chỉ thể hiện rõ vào các dịp nghi lễ lớn
Lễ tân có rất nhiều trong các lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn, bệnh
viện, trường học và các cao ốc văn phòng. Đối với lĩnh vực khách sạn thì lễ
tân có sự chuyên biệt trở thành một bộ phận quan trọng trong khách sạn. Bao

gồm các hoạt động đón tiếp khách như: quản lý, trực khu vực lễ tân, tiếp
nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc cho khách hàng. Trường hợp rõ
nhất là nhà nước - tổ chức có cơ cấu phức tạp nhất với chức năng quản lí đời
sống cộng đồng của các tầng lớp cư dân trên một lãnh thổ nhất định. Với
trọng trách về các vấn đề lớn của dân tộc, nhà nước đươc trang bị những
công cụ mà không tổ chức nào có được: đội quân danh dự, biểu tượng quốc
gia, bộ máy chính phủ và các công sở quan trọng. Những công cụ này đảm
bảo tính trang trọng cũng như các nguyên tác lễ tân đặc trưng cho các hoạt
động chính thức.
Thời cổ, các vị Hoàng Đế và Vua Chúa đã dành ngựa của riêng mình
đưa các đại sứ vào tiếp kiến. Ngày nay, việc ô tô ra đón quan khách ở sân
bay, xe mô tô hộ tống, hay mọi điều kiện thuận lợi khác dành cho khách
trong thời gian ở thăm đều nằm trong trình tự đón tiếp chính xác. Từ xưa đến
nay hình thức và phương tiện đón tiếp có thể thay đổi nhưng yêu cầu thì bất
biến

2


Từ yêu cầu trang phục đi đứng, cử chỉ, giao tiếp, cách nói chuyện đến
viêc bố trí sắp xếp một buổi đón tiếp, một bữa tiệc, một ngày hội cũng phải
tuân thủ các nghi thức quy định riêng. Hoạt động lễ tân phải tuân thủ theo
những quy tắc riêng trong việc đón tiếp khách.
Như vậy: lễ tân là nghi thức và tập quán trong việc đón tiếp và giao
tiếp với khách hàng.
* Lễ tân ngoại giao
- Quá trình hình thành.
Lễ tân ngoại giao được hình thành từ thưở rất xa xưa. Sau khi các nhà
nước xuất hiện, xã hội loài người từng bước tích lũy kinh nghiệm về những
nghi thức, tập quán, luật lệ trong ứng xử các quốc gia, về sau được gọi là lễ

tân ngoại giao. Các bộ lạc, nhà nước cử đại diện (sứ thần) đến gặp đại diện
đối phương để để đàm phán chấm dứt những cuộc chiến tranh xảy ra liên
miên. Các đại diện đó được hưởng một quy chế đặc biệt gọi là miễn trừ tức
là được đảm bảo an toàn tính mạng. Dần dần hình thành chế độ “ưu đãi miễn
trừ ngoại giao”.
Từ việc cử sứ thần đặc nhiệm trong thời chiến, các nước tiến tới thành
lập những cơ quan đại sứ thường trú do một “đại sứ đặc mệnh toàn quyền”
đứng đầu được bổ nhiệm, nhằm mục đích thay mặt nguyên thủ quốc gia
nước mình bàn bạc những vấn đề liên quan đến việc duy trì hòa bình, thiết
lập và phát triển quan hệ hữu nghị và hợp tác hai bên cùng có lợi. từ đó chế
độ “ưu đãi miễn trừ” được mở rộng đến các viên chức ngoại giao, tạo điều
kiện thuận lợi để họ có thể hoàn thành sứ mạng chính thức một cách an toàn
và trong danh dự.
Trước thế kỷ XIX, khi chưa có những quy định quốc tế về lễ tân ngoại
giao mà các nước đều bắt buộc phải tuân thủ, thường xảy ra những tình
huống khó xử, tranh chấp, thậm chí xung đột giữa các quốc gia phong kiến.
Lịch sử ngoại giao còn lưu lại trường hợp điển hình về cuộc tranh chấp đẫm
máu ngày 30/10/1961 gữa hai đoàn tùy tùng của đại sứ Pháp và đại sứ Tây
Ban Nha về ngôi thứ và chỗ đứng trong đoàn ngoại giao tại Luân Đôn khi
đón tiếp đại sứ Thụy Điển. Sau sự cố đó, theo đòi hỏi của vua Pháp là Lu - i
3


thứ XIV, đại sứ Tây Ban Nha bị trừng trị và kể từ đó về sau các đại sứ của
Tây Ban Nha phải luôn luôn đứng sau và nhường bước các đại sứ Pháp, nếu
không vương quốc Pháp sẽ cử quân sang đánh vương quốc Tây Ban Nha.
Nhằm tránh sự cố ngoại giao và tranh chấp về lễ tân đáng tiếc, tại đại
hội năm 1985, một số cường quốc châu Âu đã thông qua một văn kiện mang
tính pháp lý quốc tế đầu tiên về lễ tân ngoại giao, trong đó quy định cụ thể
về ngôi thứ giữa viên chức ngoại giao các cấp. Quy định đó được tuyệt đa số

các nước tuân thủ cho đến thế kỷ XX.
Sau chiến tranh thế giới thứ hai, số quốc gia độc lập và có chủ quyền
trên thế giới tăng nhiều do kết quả phong trào giải phóng của các dân tộc
thuộc địa. Những quy định quốc tế về lễ tân ngoại giao cần được sửa đổi và
bổ sung cho phù hợp. Năm 1961 về quan hệ ngoại giao được ký kết. Hai
năm sau, công ước viên về quan hệ lãnh sự cũng được ký kết(1963). Hai
công ước đó quy định cụ thể những quyền ưu đãi miễn trừ mà các cơ quan
và viên chức ngoại giao và lãnh sự nước ngoài được hưởng, nó được tất cả
các nước trong thế giới tuân thủ, coi hai công ước đó là bộ phận cấu thành
của luật quốc gia nước mình.
Như vậy, lễ tân ngoại giao có từ khi các nhà nước có quan hệ với
nhau. Nó không ngừng phát triển cùng với sự phát triển của xã hội loài
người và của mối quan hệ giữa các quốc gia. Không ai đặt ra các quy định
đó mà chính là sự tổng kết những thói quen, tập quán tiếp xúc trong nhiều
thế kỷ giữa các quốc gia nhằm phù hợp với những yêu cầu bang giao quốc
tế.
- Lễ tân ngoại giao là một phạm trù mang tính lịch sử.
Thông qua khảo cổ, các công trình , di chỉ cổ xưa để lại nên các hoạt
động được lưu truyền và viết lại trên gỗ, đã, tre….chứng tỏ các bộ lạc xưa đã
có quan hệ gián tiếp với nhau. Thời phong kiến các mối quan hệ phát triểm
hơn, mối quan hệ ký kết hiệp ước đình chiến.
- Lễ tân ngoại giao là một phạm trù mang tính quốc tế:
Trong quan hệ ngoại giao vì lợi ích chung hay tính hỗ tương với nhau
nên có những tập quán riêng của nước này dần trở thành tập quán phổ biến
4


được nước kia hay nhiều nước áp dụng, coi như những tập quán quốc tế. Do
quan hệ quốc tế ngày càng phát triển, các quốc gia không có cách nào khác
là cùng nhau, họp lại bàn bạc, thỏa thuận, định ra các quy định chung bằng

hiệp ước, hành động để các quốc gia cùng thực hiện.
- Định nghĩa:
Từ điển ngoại giao Liên Xô 1986: lễ tân ngoại giao là tổng thể những
nguyên tắc, truyền thống, tập quán được thừa nhận rộng rãi mà các chính
phủ, các bộ ngoại giao, các cơ quan đại diện ngoại giao và các nhân vật
chính thức bắt buộc phải tuân thủ trong giao tiếp quốc tế.
Ngày nay, lễ tân ngoại giao mang ý nghĩa chính trị , bao gồm thói
quen, thủ tục, quy định, vừa thể hiện luật pháp quốc gia , đảm bảo tuân thủ
pháp lý quốc tế có liên quan mỗi nước. Như vậy, lễ tân ngoại giao là sự vận
dụng tổng hợp các nghi thức, phong ttục tập quán, các luật lệ quốc gia và
quốc tế trong hoạt động đối ngoại, nhằm phục vụ đường lối, chính sách đối
ngoại của 1 nhà nước nhất định.
Lễ tân ngoại giao là sự vận dụng tổng hợp các quy định, thủ tục, tập
quán lễ tân của quốc gia và quốc tế được công nhận trong giao tiếp và trong
hoạt động đối ngoại, phù hợp với chính sách đối ngoại của nhà nước.
* Lễ tân đối ngoại
Từ thế kỷ XX, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và xu thế
toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới, quan hệ giữa các quốc gia dân tộc phát
triển vượt bậc, không chỉ về mặt nhà nước giữa các chính phủ mà còn về
mặt đảng và nhân dân giữa các đảng chính trị và đảng cầm quyền, giữa các
hội đoàn, các tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội, thể thao, du lịch… với việc
thiết lập đầy đủ cơ quan đại diện. Đó không phải các cơ quan ngoại giao nhà
nước nhưng là các cơ quan đại diện cả các đối tác nước ngoài. Nên không
thể đối xử với họ như những tổ chức cơ quan trong nhà nước mà phải vận
dụng thích hợp nội dung lễ tân ngoại giao. Như vậy khái niệm lễ tân ngoại
giao mở rộng thành lễ tân đối ngoại.
Nhiều lúc khó có thể phân biệt rạch ròi ranh giới giữa lễ tân ngoại
giao và lễ tân đối ngoại vì ngày nay các cơ quan ngoại giao ít nhiều có hoạt
5



động kinh tế - xã hội. Tổng thống pháp từng nhận xét nếu như trước đây các
nhà ngoại giao Pháp tập trung vào quan hệ nhà nước, chính phủ thì nay họ
phải tập trng vào cả người dân và các tổ chức khác.
Lễ tân ngoại giao và lễ tân đối ngoại cơ bản giống nhau về tính chất,
vai trò, vị trí và nguyên tắc ứng xử với các loại đối tượng nước ngoài, chỉ
khác trong cách vận dụng như thế nào cho phù hợp, thật chặt chẽ hay linh
động.
3.1.2. Vai trò của lễ tân trong các hoạt động đối ngoại nói chung
* Hoạt động đối ngoại là gì?
Trong công cuộc đổi mới và hội nhập vào cộng đồng thế giới. Quan
hệ đối ngoại được mở rộng và đa dạng hóa hơn bao giờ hết. Tuy nhiên ứng
xử như thế nào cho đúng trong quan hệ đối tác nước ngoài là một việc làm
không ít khó khăn và phức tạp. Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ này người làm
công tác đối ngoại ngoài việc phải rèn luyện phẩm chất tốt và quán triệt
đường lối chính sách của Đảng và nhà nước, thì cần tinh thông và vận dụng
nhuần nhuyễn chuyên môn, nghiệp vụ đối ngoại.
Để các cuộc tiếp xúc, làm việc đó đạt kết quả tốt, ngoài những yếu tố
mang ý nghĩa quyết định thuộc về bản lỉnh chính trị và năng lực chuyên
môn, đòi hỏi phải có sự hiểu biết cần thiết về lễ tân ngoại giao
Từ đây có thể thấy trong hoạt động đối ngoại lễ tân có một vai trò rất
quan trọng. Lễ tân tuy không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đối
ngoại nhưng lại là công cụ rất cần thiết, quan trọng và không thể thiếu trong
bất kỳ hoạt động đối ngoại nào. Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hưởng
trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động ngoại giao, thậm chí ảnh hưởng đến
quan hệ quốc gia.
* Vai trò quan trọng của lễ tân trong hoạt động đối ngoại thể hiện ở 2
phương diện sau:
Thứ nhất: các tập quán lễ tân đảm bảo cho một hoạt động chính thức
được tổ chức thành công, không bị sai sót hay lộn xộn.

Để tổ chức và sắp xếp 1 buổi tiếp đón thành công thì cần có sự chuẩn
bị chu đáo từ nhũng việc nhỏ nhất, nếu không sắp xếp tốt khâu tổ chức từ
6


trước thì khó, thậm chí không thể tạo ra bầu không khí có ý nghĩa cho cuộc
gặp gỡ đó.
Thứ 2: Nghi thức lễ tân nhằm đảm bảo tôn trọng những người đối
ngoại và các cơ quan do họ đại diện.
Lễ tân là một lĩnh vực hoạt động vừa phức tạp lại vừa tế nhị, đòi hỏi
phải có tính khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật. việc hiểu biết những
kiến thức và quy định về lễ tân là cần thiết, không chỉ với những người làm
công tác lễ tân mà còn đối với tất cả những ai tham gia vào hoạt động đối
ngoại.
3.2. Lễ tân trong hoạt động ngoại giao
3.2.1. Vị trí, vai trò của lễ tân trong hoạt động ngoại giao
Tuy không phải là nội dung chủ yếu của họat động đối ngoại nhưng
nó là công cụ không thể thiếu của hoạt động đối ngoại nói chung, của ngoại
giao nói riêng. Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu
quả của hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng đến quan hệ quốc gia. Đây
là một lĩnh vực hoạt động phức tạp, lại vừa tinh tế, đòi hỏi có tính khoa học,
lại vừa mang tính nghệ thuật. Việc hiểu biết những kiến thức và quy định lễ
tân là cần thiết, không chỉ đối với những người làm công tác lễ tân mà còn
đối với tất cả những ai tham gia vào hoạt động đối ngoại nói chung và hoạt
động ngoại giao nói riêng.
Ở bất cứ nước nào lễ tân ngoại giao cũng xuất phát từ chính sách đối
ngoại, thể hiện và phục vụ đường lối chính sách đối ngoại đó… Biện pháp lễ
tân cũng như mức độ lễ tân thường được đề ra và thực hiện trên cơ sở vận
dụng đường lối chính sách đối ngoại vào tình hình quan hệ cụ thể với từng
nước.

Trong hoạt động ngoại giao, dù hình thức các cuộc chiêu đãi được tổ
chức như thế nào, ít nhiều đều mang tính chất chính trị, vì là cuộc gặp mặt
của những người đại diện cho các quốc gia, đồng thời cũng là phương tiện
để duy trì và phát triển mối quan hệ. Trong thực tiễn áp dụng các quy định
về lễ tân, nghi thức thực hiện quan trọng đến mức nào, số lượng và mức độ
tham dự của các nhân vật chính thức nước sở tại nhiều hay ít, cao hay thấp,
7


tính chất và quy mô các cuốc chiêu đãi rộng hay hẹp, lớn hay nhỏ đều phản
ánh tình hình quan hệ giữa hai nước. Vấn đề tặng quà lưu niệm, trao huân
chương trong nhiều trường hợp cũng thể hiện ý nghĩa chính trị khá rõ rệt.
Ngoài ra vai trò và vị trí của lễ tân trong hoạt động ngoại giao vừa là
công cụ chính trị của hoạt động đối ngoại của một nhà nước. Lễ tân ngoại
giao đồng thời là phương tiện thực hiện việc cụ thể hóa các nguyên tắc cơ
bản của luật pháp quốc tế. Nguyên tắc bình đẳng giữa các quốc gia được thể
hiện ở việc sắp xếp ngôi thứ cho các trưởng cơ quan đại diện ngoại giao tại
nước tiếp nhận, trong việc sắp xếp chỗ ngồi cho các đoàn đại biểu ở các hội
nghị quốc tế…
+ Nguyên tắc chủ quyền quốc gia
+ Nguyên tắc bình đẳng
+ Nguyên tắc không phân biệt đối xử
Từ xưa đến nay, các nhà hoạt động ngoại giao đều thấy rõ và công
nhận vai trò của lễ tân ngoại giao. Lễ tân ngoại giao tạo khung cảnh và bầu
không khí cho mối quan hệ giữa các quốc gia được tiến hành thuận lợi, đề ra
quy tắc cho các cuộc giao thiệp quốc tế, vận dụng các hình thức thích hợp
trong các cuộc đàm phán kí kết các văn kiện quốc tế, nhằm làm tăng giá trị
và và sự tôn trọng những điều kí kết. Lễ tân ngoại giao cố gắng đảm bảo
quyền bình đẳng cho các quốc gia, tạo điều kiện để mỗi quốc gia có thể tự
do nói lên tiếng nói của mình, đem lại cho các người đại diện quốc gia các

đặc quyền mà họ có quyền hưởng…
Vai trò của lễ tân trong hoạt động ngoại giao rất quan trọng và cần
thiết vì có nó mới thể hiện được sự trọng thị trong mối giao hữu giữa các
quốc gia.
Giới thiệu và chuyển tải những đặc trưng văn hóa của dân tộc với thế
giới.
Ứng xử như thế nào cho đúng trong quan hệ với nước ngoài là điều
không đơn giản vì lẽ: nó liên quan đến chủ quyền và lợi ích quốc gia, uy tín
và thể hiện dân tộc, đồng thời liên quan đến phong tục tập quán và các nền
văn hóa khác nhau.
8


3.2.2. Những nguyên tắc của lễ tân ngoại giao
3.2.2.1. Bình đẳng và không phân biệt đối xử giữa các quốc gia có chủ
quyền.
Đây là nguyên tắc rất cơ bản của pháp luật quốc tế được ghi rõ trong
Hiến Chương Liên Hợp Quốc và Công Ước Viên 1969 về quan hệ ngoại giao.
Lễ tân ngoại giao phải biết vận dụng nguyên tắc này một cách khôn khóe, phù
hợp thực hiện tình hình cụ thể đòi hỏi phải có cách ứng xử khác.
Không phân biệt đối xử về dân tộc, văn hóa. Cần khắc phục tiềm thức
phân biệt đối xử về màu da ( trắng đen), tôn giáo, tự cao và tự ti dân tộc, lịch
sự với khách nước ngoài, nhưng không ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử chỉ trái
thuần phong mỹ tục Việt Nam. Nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau.
3.2.2.2. Tôn trọng lẫn nhau và có đi có lại.
Sự tôn trọng những gì là biểu trưng cho độc lập, chủ quyền quốc gia
của nhau, tôn trọng những đại diện quốc gia của nhau, tôn trọng phong tục,
tập quán của nhau.
Những biểu tượng quốc gia gồm có:
- Quốc hiệu: là tên gọi chính thức của một nước.

- Quốc kỳ: là cờ tượng trưng cho một nước.
- Quốc ca ( Nhạc và lời ): Là bài hát chính thức của một nước được hát
trong những dịp trọng đại.
- Quốc thiều: Là nhạc của quốc ca.
- Quốc huy: Là huy hiệu tượng trưng cho một nước.
Những biểu tượng đó mang tính chất thiêng liêng vì là vật tượng trưng
cho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, cần được xử lý hết sức trân trọng, chu
đáo.
Ví dụ: Biểu tượng của quốc gia Việt Nam :
* Quốc hiệu :
- Việt Nam dân chủ cộng hòa ( 02/09/1945)
- Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ( 02/07/1976)

9


* Quốc kỳ: Điều 141 hiến pháp năm 1992 quy định: “Quốc kỳ nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình chữ nhật, chiều rộng bằng 2/3
chiều dài, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh.”
* Quốc ca: Theo điều 143 Hiến Pháp 1992: “Quốc ca nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam là nhạc và lời của bài “Tiến quân ca” (của Nhạc sĩ
Văn Cao ra đời trong cao trào cách mạng tháng 8 năm 1945)”.
* Quốc huy: Theo điều 142 Hiến pháp 1992 “Quốc huy nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình tròn nền đỏ, giữa có ngôi sao vàng 5 cánh,
chung quanh có bông lúa, ở dưới có nữa bánh xe răng và dòng chữ “Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam”
Tôn trọng phong tục tập quán của nhau: lễ tân ngoại giao cần tìm hiểu
những đặc điểm dân tộc văn hóa, tôn giáo của các đối tác để ứng xử đúng
nguyên tắc. Trong mỗi cộng động đã hình thành một số đặc điểm về phong
tục, tập quán, nghi lễ mà trong giao tiếp chúng ta cần biết để ứng xử thích hơp

về mặt lễ tân.
Nguyên tắc có đi có lại:
Nguyên tắc này là hệ quả logic của 2 nguyên tắc trên, hàm ý khi một
bên đối xử như thế nào thì bên kia có quyền đáp lại như vậy. Nguyên tắc này
được áp dụng trong những trường hợp mức độ hưởng các quyền ưu đãi, miễn
trừ ngoại giao rộng hay hẹp.
3.2.2.3. Kết hợp tập quán và luật pháp quốc tế với quy định quốc gia
và truyền thống dân tộc.
Pháp lệnh về quyền ưu đãi,miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại
giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam
ngày 23/08/1993 quy định: Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
dành quyền ưu đãi, miễn trừ là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan
lãnh sự nước ngoài, cơ quan đại diện của cơ quan đó, thực hiện có hiệu quả
chức năng, nhiệm vụ chính thức với tư cách đại diện tại Việt Nam.
3.2.3. Tính chất và yêu cầu của công tác lễ tân ngoại giao
3.2.3.1. Lễ tân ngoại giao mang tính chính trị, tính mục đích thể hiện
tính đại diện quốc gia.
10


Đây là tính chất quan trọng nhất của lễ tân ngoại giao, quan trọng nhất
bởi vì lễ tân là công tác nghiệp vụ cụ thể hoạt động ngoại giao nhưng xuất
phát từ đường lối đối nội đối ngoại của nhà nước vì vậy mỗi biện pháp mỗi
nghi thức không có cách nào khác phải thể hiện những vấn đề sau:
- Phải thể hiện được tính chất mức độ mà đường lối chính sách yêu cầu
- Phải giữ được tính đại diện quốc gia của mình, của nước khác trên
nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi, phải thể hiện được vào quan hệ chiến lược
thân sơ, hoặc thù địch để định ra các biện pháp cụ thể thích hợp. Cụ thể phải
định ra số lượng, mức độ tham dự của các nhân vật chính thức, ít nhiều, cao
thấp.

- Phải định ra quy mô các lễ nghi các cuộc chiêu đãi đón tiếp rộng hẹp
lớn nhỏ, tổ chức ở đâu để định ra các biện pháp nghi thức về đón tiễn.
3.2.3.2. Vừa mang tính quốc gia vừa mang tính quốc tế
Ngoại giao không chỉ nhằm mục đích giao lưu, đối ngoại với các nước
trên thế gới mà còn nhằm mục đích gắn bó tình đoàn kết trong nước. Quốc gia
có mạnh thì mới tạo điều kiện khẳng định vị thế mình trên trường quốc tế
3.2.3.3. Có tính chất lịch thiệp quốc tế
Trong quan hệ ngoại giao, bộ phận lễ tân ngoại giao phải cư xử đúng
mực, không nên gay gắt, nóng vội mà cần phải cư xử một cách lịch thiệp.
Trong các mối quan hệ nếu chúng ta cư xử đúng mực với nhau sẽ tạo nên mối
quan hệ tốt đẹp, tạo tiền đề cho hợp tác với nhau lâu dài.
3.2.3.4.Vừa mang tính linh hoạt vừa mang tính khéo léo
Trong hoạt động lễ tân ngoại giao thì linh hoạt là một trong những tố
chất không thể thiếu.Từ thời cha ông ta ngày xưa đã biết tận dụng thời cơ để
lập nên những chiến công lẫy lừng. Đồng thời bên cạnh đó họ cũng rất khéo
léo trong việc giải quyết các vấn đề quốc tế. Ngày nay bộ phận lễ tân ngoại
giao cần phát huy tinh thần cua cha ông ta ngày trước để có những chính sách
phù hợp trong việc giải quyết các vấn đề trong nước cũng như quốc tế.
3.2.4. Nội dung nghiệp vụ lễ tân ngoại giao
3.2.4.1. Đón tiếp một đoàn khách nước ngoài

11


* Công tác chuẩn bị:
Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau:
- Nắm thông tin chính xác về đoàn khách: để có được thông tin đầy đủ và
chính xác về các mặt như: tính chất đoàn, mục đích chuyến thăm, cấp bậc
trưởng đoàn, thành phần đoàn, thời gian và địa điểm đến, những điều cần chú ý
trong giao tiếp ứng xử…

- Lập kế hoạch cho từng hoạt động bao gồm:
Xác định mục đích, yêu cầu đón tiếp, mức độ và thành phần đón tiếp như:
ai đón tại nơi khách đến (sân bay, sân ga, bến cảng…), ai đón tiếp tại trụ sở làm
việc (thông thường lãnh đạo ngang cấp với trưởng đoàn bạn).
Xây dựng kế hoạch đón tiếp:
+) Chuẩn bị vật chất: ăn, ở, đi lại, hội đàm, tham quan, chiêu đãi…
+) Kế hoạch đón tiếp tại sân bay, sân ga, bến cảng… (có tặng hoa không?,
khi nào, ở đâu, tặng ai, ai tặng, xếp khách ngồi xe thứ mấy, ngồi với ai…)
+) Dự kiến chương trình hoạt động
+) Liên hệ với các cơ quan chức năng để phối hợp kế hoạch về lễ tân
+) Phân công thực hiện và kiểm tra đôn đốc.
Một số lưu ý
Khi chủ nhà đón tại nhà khách (khách sạn): sau khi bắt tay chào hỏi, tặng
hoa xong thì mời khách vào phòng khách ít phút. Tại phòng khách chủ nhà chủ
động thăm hỏi sức khỏe, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người có
mặt, thông báo sơ bộ chương trình chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ.
Về phòng tiếp khách: thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ. Phòng tiếp khách nên
để ghế kiểu salon, phòng làm việc thì kê bàn kiểu hội đàm. Trong phòng tiếp
khách nên bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính. Trong phòng
làm việc thì bố trí hai đoàn ngồi đối diện nhau.

12


* Đón nguyên thủ quốc gia nước ngoài
Nếu là nguyên thủ quốc gia, thủ tướng tới thăm thì:
- Sân bay treo cờ hai nước, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng đoàn.
- Đại diện lãnh đạo cao nhất nước chủ nhà, Bộ ngoại vụ… đón tại cầu
thang máy bay, giới thiệu những người ra đón rồi đưa khách lên xe.
- Xe trưởng đoàn cắm cờ hai nước

- Xe cảnh sát dẫn đường
- Tặng hoa trưởng đoàn và phu nhân (nếu có).
* Đón khách tại sân bay địa phương
- Sân bay treo cờ hai nước
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, tỉnh, giám đốc sở Ngoại vụ… đón
tại cầu thang máy bay.
- Xe trưởng đoàn cắm cờ hai nước, có xe cảnh sát dẫn đường
- Không có cờ, khẩu hiệu ở địa giới tỉnh
* Đón khách tại trụ sở cơ quan
- Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố, Ngoại vụ và đại biểu các ngành
- Nhà UBND treo cờ hai nước, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng
- Tặng hoa
* Tiễn khách
- Đại diện lãnh đạo cấp cao tiễn khách ra sân bay
- Chúc mừng chuyến thăm kết thúc tốt đẹp của khách
- Bắt tay chào tạm biệt và hẹn gặp lại vào dịp khác.

13


3.2.4.2.Tổ chức các cuộc chiêu đãi ngoại giao
* Ý nghĩa
Mời khách dự tiệc là đỉnh điểm của xã giao, thể hiện sự tôn trọng của chủ
đối với khách đồng thời là biểu hiện tốt nhất của mối quan hệ thân thiện, hòa
hợp giữa hai bên.
* Chuẩn bị chiêu đãi
- Phòng tiếp khách: trang trí sạch, đẹp, nếu có thể thì thể hiện bản sắc dân
tộc, chú ý đảm bảo mát mẻ về mùa hè, ấm về mùa đông. Phòng khách cần có
đủ chỗ ngồi cho khách, người ta thường dùng phòng này để khách ngồi chờ
trước khi vào dự chiêu đãi, xem bảng bố trí bàn tiệc để tìm chỗ ngồi trong

chiêu đãi và uống rượu khai vụ.
- Phòng chiêu đãi nên có lỗi đi rộng ra, bàn ghế phải được lau chùi sạch
sẽ, sắp xếp ngay thẳng. Phòng chiêu đãi phải được trang hoàng sang trọng,
dụng cụ chiêu đãi phải được lau chùi sạch sẽ, không sứt mẻ
- Giấy mời in theo mẫu thông dụng, cần gửi trước đối với những dịp đã
thành truyền thống như Quốc khánh khoảng 7-10 ngày. Đối với những đoàn
khách quốc tế đến thăm và dự hội nghị ngắn hạn giấy mời nên gửi ngay sau khi
đoàn khách đến ít nhất là 24h. Nội dung giấy mời cần ghi rõ một số yếu tố để
khách nhớ và khỏi nhầm lẫn như ngày giờ, địa điểm, trang phục…
- Thực đơn cần được chọn phù hợp với tính chất và mức độ cuộc chiêu
đãi, chú ý tín ngưỡng và khẩu vị khách chính. Khi xen lẫn các món ăn dân tộc
với món ăn Tây-Âu cần chú ý các điểm sau:
+) Tránh những món ăn dân tộc quá độc đáo như thịt rắn, thịt chuột, thịt
rùa, thịt chó. Tránh nhưng món ăn có thể gây bối rối đối với khách vì phải cầm
tay lột vỏ như cua ghẹ.
+) Cần biết đặc điểm tôn giáo của khách để tránh những món ăn cấm kị
đối với tín ngưỡng của họ.

14


Ví dụ: người Hồi giáo không ăn thịt heo không uống rượu bia; người Ấn
Độ không ăn thịt bò; người Do Thái không ăn thịt heo, cua, tôm.
+) Quan tâm chế độ ăn uống của trưởng đoàn hay khách chính để chuẩn bị
món ăn thích hợp.
- Sắp xếp chỗ ngồi quanh bàn tiệc tùy theo dạng bàn (chữ nhật, tròn, chữ
U, chữ T) đây là một vấn đề khó khăn tế nhị nhất là trong chiêu đãi lớn và
trọng thể, cần cân nhăc kỹ tính toán các mặt thật chu đáo. Chỗ ngồi phải tương
ứng với cương vị chính thức của khách, cần chú ý một số điểm sau:
+) Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc và khách chính trở đi

+) Nếu cùng cấp thì xếp người nhiều tuổi trước nữ xếp trước nam
+) Chủ, khách, nam, nữ ngồi xen kẽ
+) Vợ chồng không ngồi cạnh nhau
+) Chú ý khả năng ngôn ngữ và nghề nghiệp của khách để tiện việc nói
chuyện.
* Các kiểu tiệc chiêu đãi
- Quốc tiệc
- Tiệc đứng
- Tiệc ngồi
- Tiệc trà
- Tiệc trưa
- Tiệc chiêu đãi toàn thể
* Quy trình và cách thức tổ chức một tiệc chiêu đãi ngồi
- Cần kiểm tra bàn tiệc thật chu đáo trước khi khách đến
- Màu khăn phủ trên bàn tiệc phù hợp cũng thể hiện sự lịch sự đối với
khách và cũng nói lên tính chất của bàn tiệc: màu trắng nếu chiêu đãi chính

15


thức trọng thể, các cuộc chiêu đãi thân mật, có thể dùng các màu khác cũng
được.
- Chỗ ngồi của từng vị khách phải thoải mái, không quá chật.
- Trước mặt mỗi vị khách để một đĩa lớn làm nền lót đặt lần lượt các đĩa
ăn khác lên đĩa lớn đó, đặt sẵn một đĩa vừa lên đĩa lót đó dùng cho các món
khai vị.
- Trước mặt mỗi vị khách để chén nhỏ dùng rượu mạnh, cốc vang đỏ khi
ăn thịt, cốc vang trắng khi ăn cá,cốc dùng nước trắng, nước suối hoặc nước hoa
quả.
- Bên phải của khách nếu đặt giá gác dao ăn thì bày từ bên ngoài vào: một

thìa canh để dùng xúp, một dao ăn thịt, một dao ăn cá nếu có cá.
- Bên trái của khách bày từ bên ngoài vào phía khách: một dĩa ăn thịt, một
dĩa ăn cá nếu có cá. Nếu có nhiều món ăn thì dọn hết dao và dĩa cũ đã dùng và
thay thế bằng dao và dĩa mới.
- Một miếng các tông con, thường là màu trắng, trên đó viết tay hoặc đánh
máy họ tên vị khách, đặt trước mặt vị khách đó một bản thực đơn và được đặt
trên miệng một cốc lớn trước mặt khách.
3.2.4.3. Phép lịch sự xã giao quốc tế
Phép lịch sự xã giao quốc tế là phép xử thế giữa người với người trong đời
sống xã hội nhằm bày tỏ lòng tự trọng và thái độ tôn trọng mọi người trong
quan hệ xã hội.
* Chào hỏi
Chào hỏi là phép xã giao cơ bản nhất mà bất cứ ai cũng phải biết, khi gặp
gỡ một người hoặc một nhóm người điều đầu tiên chúng ta phải làm là chào
hỏi. Việc chào hỏi cũng có một số vấn đề cần lưu ý sau:
- Nam chào nữ trước
- Người ít tuổi chào người cao tuổi

16


- Người có địa vị thấp chào người có địa vị cao
- Người từ ngoài phòng bước vào chào người ở trong phòng
- Nam phải đứng lên để chào nữ nhưng nữ vẫn được phép ngồi để chào lại
- Người được chào phải có bổn phận đáp lại lời chào
- Khi chào phải dùng tay cầm hẳn mũ ra rồi chào chứ không đội mũ chào
- Khi chào phải tỏ thái độ đúng mực thân thiện, tôn kính
* Bắt tay
- Bắt tay là một cách biểu lộ tình cảm, khi bắt tay nên tỏ thái độ niềm nở,
chân thật, nhưng không quá suồng sã, dùng tay phải bắt tay phải của người kia,

mắt nhìn thẳng vào người đó.
- Không nắm tay quá lâu hoặc quá nhanh
- Tư thế bắt tay phải đoàng hoàng đĩnh đạc
- Bắt tay thẳng thắn, không hời hợt, không bóp mạnh, không rung lắc,
không giằng co
- Chưa quen biết không được chủ động bắt tay mà phải chờ giới thiệu
xong
- Gặp 2 vợ chộng thì phải bắt tay người vợ trước
- Không cùng một lúc bắt tay 2 người
- Không dùng tay trái bắt tay
- Đang ngồi khi khách tới phải đứng dậy để bắt tay
* Giới thiệu
- Giới thiệu người ít tuổi cho người cao tuổi
- Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao
- Giới thiệu nam giới cho nữ giới

17


- Nếu 2 người cùng địa vị cùng tuổi thì giới thiệu người đến sau cho người
đến trước
- Cách giới thiệu cơ bản nhất là giới thiệu tên (họ và tên), chức vụ
- Sau khi giới thiệu phải chào hỏi và bắt tay
* Cách nói chuyện
- Tránh quan tâm, chủ động hỏi về đời tư của khách, nhất là phụ nữ
- Nói chuyện một cách thẳng thắn, thái độ dứt khoát, không nên dùng các
cụm từ “thôi cũng được”, “để khi khác”, “để xem” khi được hỏi được mời “có
hay không”, “đồng ý hay không”.
- Tránh nói quá to hay quá nhỏ
- Nói chuyện vui vẻ hòa nhã không thô tục, không nói xấu người khác

- Không ngắt lời người khác, không nói leo
- Không nói dai, nói liến thoắng
- Chỗ đông người không nói chuyện riêng tư, không nên nói chuyện về
những người không có mặt tại cuộc nói chuyện.
- Thái độ nói chuyện điềm đạm khiêm tốn
* Giờ giấc hẹn gặp, thăm viếng
- Thời gian, giờ làm việc:
+) Mùa hè: từ 16/4 đến 15/10 hàng năm; 7h30-16h30, ngỉ trưa 1 giờ từ
12h-13h.
+) Mùa đông: từ 15/10 đến 15/4 năm sau; 8h-16h30, nghỉ trưa 30 phút từ
12h30-13h.
- Cần đúng giờ, tốt hơn là đến sớm ít phút, nếu chót đến muộn phải đi qua
trước mặt mọi người và nói câu “xin lỗi”, sau đó đi quay lưng về phía sân
khấu, không dừng lại sân khấu, không dừng lại sân khấu trước mặt người khác
tìm chỗ ngồi.
18


* Cách đi đứng
- Đi đứng trong tư thế đàng hoàng chững chạc
- Phải biết nhường đường, không chen lẫn xô đẩy
- Không nhìn ngang liếc dọc
- Lên xe ô tô hay vào thang máy mời các bà vào trước, khi ra thì nam giới
ra trước để đỡ tay các bẩ. Lên xuống cầu thang nhường phía có tay vịn cho phụ
nữ đi.
* Trang phục
- Ăn mặc gọn gàng sạch sẽ, không hở hang, quần áo là phẳng, không nhàu
nát. Trong đón tiếp, làm việc, tiễn khách nước ngoài lễ tân ngoại giao phải ăn
mặc chỉnh tề, lịch sự:
+) Nam: âu phục hoặc bộ comle có thắt cavat, đi giày

+) Nữ: áo dài, bộ quần áo âu, bộ váy, đi giày…
- Khi đến dự các buổi lễ quan trọng phải mặc nghiêm túc lịch thiệp
- Không để các vật dụng như bao thuốc, bật lửa… trong túi áo quần
* Ôm hôn
Chỉ ôm hôn khi người khác có ý muốn ôm hôn để chào mình, thường là
hôn chạm vào má, không nên hôn lên trán, môi.
* Cách dùng danh thiếp
Danh thiếp dùng để giới thiệu, thiết lập và giữ mối quan hệ. Danh thiếp in
bằng giấy cứng, trên danh thiếp có in tên chức vụ, địa chỉ, số điện thoại.
* Phát biểu và điều hành
- Điều khiển một cuộc họp
+) Xác định mục tiêu, chủ đề cuộc họp
+) Dự đoán các phản ứng, ý kiến kết quả cuộc họp

19


+) Phác thảo chương trình chi tiết của buổi họp, phân bố thời gian cho
từng tiết mục.
+) Mở đầu cuộc họp bằng những câu thông thường, tránh giọng lạnh lùng,
nghiêm nghị.
+) Giới thiệu ngắn gọn về yêu cầu, chủ đề buổi họp, các khách mời
+) Dẫn dắt thảo luận bằng cách đưa ra một câu hỏi và chời trả lời, không
nogs ruột khi chưa có câu trả lời, động viên khích lệ người khác trả lời
+) Ghi nhận các ý kiến bằng sự quan tâm chứ không vội thể hiện sự đồng
tình hay phản đối
+) Nên hướng cuộc họp vào vấn đề hơn là giải pháp
+) Phân đều cơ hội được phát biểu cho mọi người
+) Nếu chính bạn bị đặt câu hỏi thì hãy nhanh chóng trả lời hoặc nhanh
chóng chuyển cho người khác một cách khéo léo

+) Sơ kết những vấn đề đã rút ra
- Tham dự một cuộc họp
+) Xem xét kĩ lưỡng chương trình nghị sự đã phát cho
+) Tập hợp thông tin liên quan đến chủ đề cuộc họp
+) Không nên làm ngơ trước các ý kiến khác
+) Chịu khó lắng nghe với thái độ quan tâm và tâm lý sẵn sàng tiếp nhận
+) Cố gắng không nói chuyện riêng
+) Trình bày ý kiến của mình một cách cô đọng tự tin
+) Không tỏ ra bất mãn, bực bội khi ý kiến của bạn bị phê phán
+) Nên ghi lại những vấn đề của cuộc họp

20


* Tặng quà, tặng hoa
Tâm lý chung của khách đến thăm nơi nào cũng muốn có một món quà kỷ
niệm, đặc trưng về nơi đó. Vì vậy quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng mang
tính kỷ niệm và tính độc đáo của dân tộc.
Cách trao tặng
- Tặng phẩm cho đoàn nước ngoài thì chỉ dành cho trưởng đoàn và phu
nhân ( nếu có) sang thăm chính thức, tặng phẩm cần mang tính dân tộc, khiêm
tốn, đóng gói trang nhã.
- Sự quan tâm nhỏ nhân dịp những ngày có ý nghĩa như sinh nhật sẽ làm
cho khách nước ngoài cảm động.
* Cử chỉ, việc làm nên chú ý
- Tư thế tay
- Tránh hút thuốc trong phòng họp
- Tránh đội mũ trong phòng họp
- Tránh để áo sơ mi bỏ ngoài quần
- Tránh đi dép lê, đi giày không tất

- Nếu có ai đó hắt hơi thì không nên chú ý, không tiếu lâm quá trớn…
Ngoài ra có một số lưu ý như trong ăn uống, sử dụng điện thoại, giữ gìn
vệ sinh, dự khiêu vũ…
* Quốc kỳ, quốc thiều
Quốc kỳ, quốc thiều là những biểu trưng thiêng liêng của một quốc gia, vì
những biểu trưng đó gợi cho mọi người lòng tự hào dân tộc và trách nhiệm của
mình đối với Tổ Quốc.
- Quốc kỳ
Theo tập quán quốc tế, quốc kỳ được treo trong những trường hợp sau
đây:
21


+) Đón một đoàn từ cấp bộ trưởng ngoại giao trở lên.
+) Các cuộc hội nghị, hội thảo, hội chợ và các cuộc thi quốc tế.
Trong các trường hợp trên đây quốc kỳ 2 nước được treo với nguyên tắc:
quốc kỳ nước khách được treo bên phải quốc kỳ nước chủ nhà.
- Quốc thiều: theo thông lệ quốc tế quốc thiều được sử dụng trong các
trường hợp sau:
+) Đón tiễn các đoàn nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu chính phủ
Đón: Cử Quốc thiều nước bạn trước rồi đến quốc thiều nước chủ nhà.
Tiễn: Cử Quốc thiều nước chủ nhà trước rồi đến quốc thiều nước bạn.
Trong các cuộc chiêu đãi, mít tinh và các cuộc lễ tiết có liên quan đến hai
nước, các cuộc hội nghị, hội thảo… cũng cử quốc thiều theo nguyên tắc:
+) Khai mạc: cử Quốc thiều nước khách trước, nước chủ nhà sau
+) Bế mạc: cử Quốc thiều nước chủ nhà trước, nước khách sau.
Theo quy định của Việt Nam, Quốc thiều chỉ cử khi đón các đoàn nguyên
thủ quốc gia sang thăm chính thức Việt Nam ở điểm đón chính thức đầu tiên,
có lãnh đạo cao nhất đón. Đoàn về thăm địa phương, không cử quốc thiều khi
đón tiễn.


22


23


24