LỜI CẢM ƠN
Qua 4 năm học tập và rèn luyện tại trường Trường ĐH Công nghệ thông tin và
Truyền thông, Thái Nguyên, được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý thầy cô,
đặc biệt là quý thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã truyền đạt cho em những
kiến thức về lý thuyết và thực hành trong suốt thời gian học ở trường. Và trong thời
gian thực tập tại UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn - Hòa Bình em đã có cơ hội áp dụng
những kiến thức học ở trường vào thực tế ở UBND xã Tân Mỹ, đồng thời học hỏi
được nhiều kinh nghiệm thực tế tại UBND. Cùng với sự nỗ lực của bản thân, em đã
hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình.
Từ những kết quả đạt được này, em xin chân thành cảm ơn:
Quý thầy cô Trường ĐH Công nghệ thông tin và Truyền thông, Thái Nguyên đã
truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong thời gian qua. Đặc biệt, là thầy Vũ
Xuân Nam đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành tốt Khoá luận tốt nghiệp này.
Ban lãnh đạo và các anh, chị cán bộ, nhân viên UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn Hòa Bình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập.
Do kiến thức còn hạn hẹp nên không tránh khỏi những thiếu sót trong cách hiểu,
lỗi trình bày. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô và Ban lãnh
đạo, các anh chị trong UBND để báo cáo khóa luận đạt được kết quả tốt hơn.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và bạn bè của em, những người
đã động viên em rất nhiều về mặt tinh thần, đã giúp em trong lúc mệt mỏi nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng em, được thực hiện trong
quá trình thực tập tại UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình. Đề tài có sử dụng
những thông tin, số liệu, tài liệu của UBND để hoàn thành. Em xin cam đoan các kết
quả nêu trong báo cáo này là trung thực chưa được ai công bố trong bất kỳ công trình
nào khác.
Thái Nguyên, ngày …… tháng….. năm 2017

Sinh viên

Bùi Thị Thủy

ii


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ............................................... 2
1.1. Cơ sở lý thuyết về công tác văn thư. ................................................................. 2
1.1.1. Tổng quan về công tác văn thư. ...................................................................... 2
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư. ...................................................................... 3
1.1.3.Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội. .................................................................................. 3
1.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. ............................................... 5
1.2.1. Yêu cầu của việc quản lý văn bản. ................................................................. 5
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi – đến............................................................. 5
1.2.3. Vai trò, chức năng của văn bản ...................................................................... 6
1.2.4. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi ........................................................................ 7
1.2.5. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến .................................................................... 14
1.2.6. Quản lý văn bản nội bộ................................................................................20
1.3. Tổng quan về phần mềm quản lý công văn. .................................................... 21
1.3.1. Một số hình ảnh của Phần mềm Quản lý Công văn...................................... 21
1.3.2. Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý công văn ........................................23
1.3.3. Tính năng phần mềm quản lý công văn ........................................................24
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN XÃ TÂN MỸ - LẠC SƠN – HÒA BÌNH ......................................................... 26
2.1. Tổng quan về UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình ................................. 26
2.1.1. Giới thiệu khái quát về UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình ............... 26

2.1.2. Cơ cấu tổ chức UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình............................ 27
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình. ..........28
2.2. Thực trạng Quản lý văn bản tại UBND xã Tân Mỹ - Lạc Sơn - Hòa Bình. ...... 30
2.2.1. Thực trạng quản lý văn bản tại UBND xã Tân Mỹ. ..................................... 30
2.2.2.Ưu – Nhược điểm của công tác quản lý công văn tại UBND xã Tân Mỹ ..........31
2.3. Quy trình quản lý văn bản hiện hành tại UBND xã Tân mỹ - Lạc Sơn – Hòa Bình. .......... 32
2.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi ........................................................................32
2.3.2. Quy trình quản lý vă bản đến........................................................................ 34
2.4. Những khó khăn còn tồn tại trong việc quản lý công văn giấy tờ .................... 36
2.5. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại UBND xã Tân Mỹ .... 37
2.5.1. Giải pháp chung ........................................................................................... 37
2.5.2. Nhóm giải pháp cụ thể ................................................................................. 37
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN CV TRONG CÔNG
TÁCVĂN THƯ TẠI UBND XÃ TÂN MỸ - LẠC SƠN – HÒA BÌNH..................... 39
3.1. Đặt vấn đề ...................................................................................................... 39
3.2. Ứng dụng phần mềm quản lý công văn CV trong quản lý văn bản tại UBND xã
Tân Mỹ - Lạc Sơn – Hòa bình. .............................................................................. 40
iii


3.2.1. Quy trình quản lý văn bản đi ứng dụng phần mềm Quản lý công văn CV .. 40
3.2.2. Quy trình quản lý văn bản đến ứng dụng phần mềm quản lý công văn CV.. 43
3.2.3. Hình ảnh ứng dụng phần mềm quản lý công văn CV trong công tác quản lý
văn bản. ..................................................................................................................46
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 62

iv



DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Gải thích

CNH - HĐH

Công nghiệp hóa hiện đại hóa

UBND

Uỷ ban nhân dân

CT/PCT UBND

Chủ tịch/ phó chủ tịch Ủy ban nhân dân

QPPL

Quy phạm pháp luật

HĐND - UBND

Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân

Đ

Đúng


S

Sai

v


BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Giới thiệu về tác giả phầm mềm Quản lý công văn CV .............................. 21
Hình 1.2. Giao diện đăng nhập phần mềm ................................................................. 22
Hình 1.3. Giao diện chính của phần mềm sau khi đăng nhập ..................................... 23
Hình 1.4. Hỗ trợ trực tuyến bằng TeamViewer trong phần mềm ................................ 25
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Tân Mỹ............................... 27
Hình 3.1. Giao diện đăng nhập phần mềm ................................................................. 46
Hình 3.2. Thêm loại văn bản vào phần mềm ............................................................. 47
Hình 3.3. Thêm cơ quan ban hành vào phần mềm ...................................................... 47
Hình 3.4. Thêm cơ quan nhận công văn ..................................................................... 48
Hình 3.5. Thêm phòng ban quản lý nhân viên ........................................................... 48
Hình 3.6. Thêm cán bộ ký công văn........................................................................... 49
Hình 3.7. Thêm cán bộ xử lý công văn ...................................................................... 49
Hình 3.8. Thêm vị trí lưu công văn ............................................................................ 50
Hình 3.9. Thêm tài khoản sử dụng phần mềm cho cán bộ, nhân viên ......................... 51
Hình 3.10. Phân quyền cho nhân viên sử dụng phần mềm ......................................... 51
Hình 3.11. Thêm công văn đến vào phần mềm để quản lý công văn .......................... 52
Hình 3.12. Thêm tập tin công văn đến từ máy tính vào phần mềm ............................. 53
Hình 3.13. Danh sách công văn đến sau khi thêm vào phần mềm .............................. 53
Hình 3.14. Thêm công văn đi vào phần mềm để quản lý công văn ............................. 54
Hình 3.15. Danh sách công văn đi quản lý trong phần mềm ....................................... 54
Hình 3.16. Hình ảnh công văn đã được soạn trong phần mềm .................................... 55
Hình 3.17. Cấu hình email chính gửi công văn trong phần mềm ................................ 56

Hình 3.18. Thêm thông cán bộ xử lý và email nhận công văn của cán bộ đó .............. 56
Hình 3.19. Các bước gửi một công văn bằng email .................................................... 57
Hình 3.20. Tìm công văn đến theo các tiêu chí........................................................... 58
Hình 3.21. Tìm công văn đi theo các tiêu chí ............................................................ 58
Hình 3.23. In công văn, xuất công văn dưới dạng excel hoặc pdf ............................... 59
Hình 3.24. File excel của những công văn được tìm kiếm ......................................... 60
Hình 3.25. Danh sách công văn cần in sau khi được tìm kiếm................................... 60

vi


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, nước ta đang trong thời kỳ tiến hành quá trình CNH - HĐH đất nước,
công tác cải cách hành chnh đang dần được hoàn thiện vì vậy việc thu thập, cập nhật,
xử lý và quản lý các thông tin, tài liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát
triển của đất nước. Công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng luôn
giữ vai trò then chốt, một mắt xích quan trọng trong sự nghiệp quản lý của các cơ
quan, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội nói chung và các đơn vị, doanh
nghiệp trong và ngoài quốc doanh nói riêng. Đồng thời song hành cùng với công cuộc
đổi mới toàn diện và quá trình CNH - HĐH của đất nước nếu công tác Văn thư được
làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giải quyết công việc tại các đơn vị này
một cách nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả cao, tránh tình trạng quan liêu
giấy tờ làm mất mát tài liệu quý, quan trọng đối với cơ quan, đảm bảo quá trình cung
cấp thông tin cho lãnh đạo.
Để từng bước thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu
trữ nhằm từng bước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt
động của các cơ quan, đơn vị rất cần sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của người đứng
đầu các cơ quan, đơn vị; sự vào cuộc và chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị, địa phương chưa nhận

thức đúng vị trí, tầm quan trọng và việc tuân thủ các quy định của pháp luật về văn
thư, lưu trữ.
Xuất phát từ các vấn đề trên em đã lựa chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm Quản
lý công văn CV để nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND xã Tân Mỹ - Lạc
Sơn – Hòa Bình”.

1


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Cơ sở lý thuyết về công tác văn thư
1.1.1. Tổng quan về công tác văn thư
 Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giả quyết văn bản, lập
hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của cơ quan, tổ chức.
 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư.
- Vai trò của công tác văn thư: công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt
động của văn phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm
một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt
động của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ
quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý Nhà nước.
- Ý nghĩa của công tác văn thư:
+ Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.
+ Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí
mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết

và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những điều trái pháp
luật.
+ Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan.
+ Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ.
 Yêu cầu của công tác văn thư:
- Yêu cầu nhanh chóng: Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất
nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, việc
xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời se góp phần vào việc giải
quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.
- Yêu cầu chính xác: Trong quá trình thực hiện yêu cầu chính xác đòi hỏi công
tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: chính xác về mặt nội dung văn bản; chính
xác về mặt thể thức văn bản; chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ.

2


- Yêu cầu bí mật: Trong nội dung văn bản đến, đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá trình tiến
hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật.
- Yêu cầu hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư
gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại vì vậy yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm công tác
quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng xuất, chất lượng cao.
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư lưu trữ bao gồm những nội dung dưới đây:
 Soạn thảo và ban hành văn bản


Thảo văn bản




Duyệt văn bản



Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản



Ký văn bản

 Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức


Quản lý văn bản đi



Quản lý và giải quyết văn bản đến



Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Quản lý và sử dụng con dấu



Các loại con dấu



Bảo quản con dấu



Sử dụng con dấu

1.1.3. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Trình văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.

3


+ Chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải
quyết văn bản đến.
 Đối với việc quản lý văn bản đi
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển

giao văn bản.
 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ
sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu.
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh).
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
 Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội mà văn thư chuyên trách có thể
được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại,
kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Tóm lại: Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối
với một các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần
đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước…
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển
giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng
ngày của cơ quan, tổ chức.
4


1.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
1.2.1. Yêu cầu của việc quản lý văn bản.
Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thống nhất: có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục tiếp

nhận, chuyển giao văn bản đi đến; về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và cách ghi
chép; về quản lý văn bản, tài liệu mất,…đều phải tuân theo những quy định chung của
các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình.
Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ
văn bản đi, đến, đì hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai
sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số ký hiệu và ngày tháng
của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành. Đây là
một yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý
văn bản đi đến nói riêng.
Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi lĩnh
vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng, trong đó có hoạt động quản
lý cần được tiến hành đồng bộ, khẩn trương và đạt hiệu quả cao. Có nghĩa là phải chạy
đua với thời gian, tranh thủ từng giờ, từng phút, không để lãng phí. Công văn giấy tờ
là pương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết
nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Đặc biệt
đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định, nếu khồn được
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm lỡ công việc và sẽ gây nên tổn thất cho
Nhà nước, đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của cán bộ, công dân. Thực hiện yêu
cầu này đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh
chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được chậm trễ, nhất là đối với văn bản
khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc; đối với văn bản đến, việc chu chuyển văn bản trong cơ
quan phải được thực hiện theo con đường ngắn và hợp lý nhất.
An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật.
yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển
giao, giải quyết và lưu giữu văn bản. Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về bản
đảm an toàn văn bản, tìa liệu. Những quy định đó cần được cơ quan, tổ chức cu thể
hóa và thực hiện nghiêm túc.
1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi – đến
+ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập
trung tại văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký;

trừ những loại văn bản được đưng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn
5


bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm
giải quyết.
+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng dấu chỉ mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “hỏa tốc” hẹn giờ), “thượng khẩn” và
“khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
+ Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản
mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật
nhà nước.
1.2.3. Vai trò, chức năng của văn bản
 Văn bản quản lý nhà nước có vai trò chủ yếu sau:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
- Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý.
- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý.
- Là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật.
 Chức năng của văn bản:
- Chức năng thông tin của văn bản: Đây là chức năng cơ bản của văn bản, các
thông tin chưa đựng trong văn bản là sản phẩm đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo
ra sự vận hành thông suốt, thống nhất trong hệ thống bộ máy nhà nước từ trung ương
tới địa phương, là yếu tố quyết định để đưa ra các chủ trương, chính sách, những quyết
định hành chính cá biệt nhằm giải quyết các công việc nội bộ của nhà nước cũng như
các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân.
- Văn bản có chức năng pháp lý: Thực hiện chức năng này văn bản giúp cho các
cơ quan lãnh đạo, điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiều phạm vi

thời gian và không gian. Cùng với chức năng thông tin cho hoạt động quản lý.
- Chức năng quản lý của văn bản: Thực hiện chức năng quản lý , văn bản được
sử dụng để nghi lại, truyền đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính, đó
là các căn cứ pháp lý để giải quyết các công việc cụ thể trong quản lý nhà nước.
- Chức năng văn hóa - xã hội của văn bản: Văn bản quản lý Nhà nước là sản
phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để
tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên. Văn bản quản lý nhà nước góp phần ghi lại, truyền
bá cho thế hệ mai sau truyền thống quý báu của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ,
đồng thời nó cũng thể hiện trình độ văn hóa của quốc gia qua từng thời kỳ.

6


1.2.4. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
 Đăng ký văn bản đi
 Trình văn bản đi
Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu về
từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã được soạn và in ấn
xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi ban hành.
Trình ký văn bản thường gặp hai trường hợp sau:
Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần
trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ.
Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn bản
quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn..) khi trình cho thủ trưởng ký nhất
thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để người
ký thẩm tra lại nội dung văn bản đi cần thiết.
Khi trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng hoặc phòng hành
chính, hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực hiện nhưng
nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện cho việc theo dõi,
kiểm tra, quản lý.

 Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng
Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện. Trước khi phát
hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện
sai sót thì báo cáo cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản
theo quy định hiện hành. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại
trước khi chuyển đến các đối tượng có liên quan.
Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ
bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định.
Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản là ngày tháng ghi trong các
phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các
phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác. Đối với
những cơ quan lớn (như các bộ, ủy ban nhân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương..) do số lượng văn bản hình thành ra nhiều thì các văn bản quy phạm dưới luật
(như chỉ thị, quyết định..) và các văn bản thông thường được ghi số riêng để tiện cho
việc tra tìm về sau.
7


 Đóng dấu văn bản đi
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản,
thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân.
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ ký hợp lệ tức là chữ
ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký. Tuyệt
đối không được đóng dấu vào giấy trắng (dấu khống chỉ).
Dấu đóng vao văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu theo quy định của nhà
nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái.
Trong một số trường hợp như các bản đề án, chương trình, kế hoạch, báo cáo
trình ra hội nghị… muốn thể hiện tính hợp pháp của văn bản thì có thể đóng dấu của
cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản.

 Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn
bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi
nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản trên máy tính để quản lý và tra tìm văn bản. theo quy định của nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về công tác văn thư thì tất cả các
văn bản đi (văn bản đến) đều phải đăng ký; việc đăng ký văn bản đi phải làm đúng,
nhanh và gọn, các văn bản đi kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký phải gửi đi ngay
trong ngày đó hoặc chậm nhất là ngày hôm sau.việc đăng ký văn bản có những tác
dụng sau:
- Tiện cho việc bỏ quản văn bản.
- Tra tìm văn bản được thuận tiện
- Tạo thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
Ở những cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và số
lượng văn bản lớn có thể lập thành 2 sổ:
- Sổ đăng ký văn bản đi thường
- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật
Về cấu tạo sổ đăng ký văn bản đi được quy định theo phụ lục số VII ban hành
kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ.
sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước 210mm x 279mm. Trong đó, Bìa
và Trang đầu của sổ đăng ký văn bản đi được trình bày theo minh họa hình vẽ sau:

8


….…………………(1)………………………..
……………………(2)………………………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI


Năm: 20…..(3)…..
Từ ngày…............đến ngày…………………..
Từ số………........đến số…………………….

Quyển số:…..(6)……

Ghi chú:
(1): Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị).
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến.
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ.
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong sổ.
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng
dấu trước khi sử dụng. việc đóng dấu được thực hiện trong khoảng trống từ số…đến
số… và quyển số.
Nội dung phần đăng ký văn bản đi bên trong sổ đăng ký văn bản được trình bày
trên trang giấy khổ A3 (420 x 29mm) gồm 8 cột theo mẫu cụ thể:

9


Số, ký
hiệu văn
bản

Ngày
tháng
văn bản


Tên loại và
trích yếu nội
dung của
văn bản

(1)

(2)

(3)

Người
ký

Nơi
nhận
văn
bản

Đơn vị,
người
nhận
bản lưu

Số
lượng
bản

Ghi chú


(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT – BNV
Cách ghi sổ đăng ký văn bản đi:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng
1, 2 thì thêm số 0 ở trước.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị , cá nhân nhận văn bản như được
ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
 Làm thủ tục gửi văn bản
- Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì.
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước lớn hơn kích thước văn bản;
được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có
định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định
tại khoản 2 Thông tư 12/2002/TT – BCA (A11). Tùy số lượng văn bản gửi đi nhiều
hay ít, kích thước của văn bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp.


10


Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thể hiện như sau:
(8)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),
ĐC: Số XX Phố….., quận….., Hà Nội (2)
ĐT: (+84 4) ….

Fax: (+84 4)…… (3)

E-Mail:

………………………

Website:………………….. (4)
Số: ………………………………….. (5)
Kính gửi:
………………………………………….. (6)
…………………………………………. (7)
………………………………………….. (8)
Mẫu trình bày bìa phong bì theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT – BNV
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E – Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu của văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, các nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức.
Tùy vào số lượng và độ dày của văn bản, lựa chọn cách gấp văn bản để cho vào
bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.
Tương ứng với cách gấp văn bản mà lựa chọn bì có khổ phù hợp. Hồ dán bì phải có độ
kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được gián kín, không bị nhăn; không để hồ
dán dính vào văn bản.
Sau khi cho văn bản vào phong bì và phải đóng dấu độ khẩn, mật trên phong bì
theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản.
- Chuyển phát văn bản đi

11


Văn bản gửi đi thường qua con đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp. Nếu gửi
qua bưu điện phải đăng ký xác nhận vào sổ. văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục
phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03
ngày kể từ ngày ký văn bản.
+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ
nhiều và việc chuyển văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư thì phải lập sổ giao
riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ chuyển giao văn bản đi” phần đăng
ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A4 theo chiều ngang hoặc theo
chiều dài bao gồm 05 cột theo mẫu:
Ngày chuyển
(1)

Số, ký hiệu

văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Ghi chú

(3)

(4)

(5)

(2)

Mẫu sổ chuyển giao văn bản theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường
hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức; Ghi tên các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị,cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan,
tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.
Cột 4: Chữ ký của người tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc
chuyển giao văn bản do văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi
để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn
bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
12


- Tất cả văn bản đi do văn thư hoặc người người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển
giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
- Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo mẫu sau:
Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn. Bìa và trang đầu của sổ được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là
“sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng
dấu vào sổ (nếu có).
 Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi
- Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong
bản hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đã ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dan tộc thiểu số,
ngoài bản lưu tiếng việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng
tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản
lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn. Bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn
bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ sử dụng bản lưu”.
- Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, kịp thời phát hiện
những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc. Đặc biệt đối với những văn bản quan trọng có
thể kiểm tra thông qua phiếu gửi hoặc gọi điện thoại hỏi trực tiếp cơ quan nhận. Theo dõi,
kiểm tra việc gửi văn bản đi được thực hiện cụ thể như sau:
+ Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản di
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi thu hồi
đúng thời hạn.
13


+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà bưu điện trả lại phải
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào sổ gửi
văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
1.2.5. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
Văn bản đến là những văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công.
 Tiếp nhận văn bản đến
 Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. văn thư
hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị,
dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu bì, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu
“hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải
báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người
chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua fax hoặc qua mạng văn thư phải kiểm
tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp

thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Phân loại bóc bì văn bản đến
Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức văn thư chuyển tiếp
cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến
công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển
lại cho văn thư để đăng ký.
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Những bì có đóng dấu chỉ mức độ mật hải được bóc trước để giải quyết kịp thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ sơ quan gửi và dấu bưu điện.
14


- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu văn bản ghi trong bì; nếu văn
bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký
xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát
hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra xác minh
một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng của văn
bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. Đóng dấu đến và đăng
ký văn bản đến
 Đóng dấu đến
Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn thư
cơ quan và nhận được ngày nào; trong trường hợp văn bản giải quyết không kịp thời, qua
dấu đến có thể tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai. Dấu “đến” phải được
khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm.


Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo thông tư số 07/2012/TT-BNV
- Số đến: số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt
đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ngày đến: ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
(hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng dưới
1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm.
- Giờ đến: Đối với những văn bản có đóng dấu “thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể
cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết,
cần ghi cả giờ và phút).
- Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Lưu hồ sơ số: ghi số, ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ sơ
cơ quan.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”;
ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn
15


bản đến được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp
hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư (văn bản gửi đích danh
cho tổ chức đoàn thể, đợn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không cần
phải đóng dấu “Đến”.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu
(đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn)
hoặc vào khoảng trống dưới ngày tháng năm ban hành văn bản.
 Đăng ký văn bản đến
Lập sổ đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng
để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến.

- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến nên lập 3 sổ.
- Từ trên 5000 văn bản đến nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì
lập sổ đăng ký đơn thư riêng.
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức
và công dân thì lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Cũng như đối với văn bản đi, đăng ký văn bản đến là một khâu quan trọng của
quá trình sử lý công văn đến. có thể đăng ký bằng sổ, có thể dùng một hoặc nhiều sổ
hoặc có thể truy nhập vào máy tính. Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì đăng ký
và chuyển giao trong ngày đó. Đặc biệt với công văn khẩn thì khi nhận được phải đăng
ký ngay và chuyển giao kịp thời cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết,
không được để chậm trễ làm nhỡ việc.
Sổ đăng ký văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông
tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ,
cụm từ không thông dụng. Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn và trình bày thực hiện
theo mẫu sau:
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo
minh họa tại hình vẽ dưới đây:

16


.………………...(1)………………………..
…………………..(2)……………………….

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20…. (3)……..


Từ ngày…..….đến ngày……(4)………
Từ số…………..đến số…..…(5)………..

Quyển số:…………..(6)…………..

Ghi chú:
(1)
(2)
(3)
(4)

: Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).
: Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đươn vị).
: Năm mở sổ đăng ký văn bản đến.
: Ngày tháng bắt đàu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ.

(5) : Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ.
(6) : Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng
dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa
từ số… đến số… và quyển số.
Phần đăng ký văn bản đến: phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang
giấy khổ A3 bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

17


Ngày
đến


(1)

Số đến Tác giả

(2)

(3)

Số,
ký
hiệu
(4)

Ngày
tháng

Tên loại và
trích yếu
nội dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ghi

chú

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm theo thông tư 07/2012/TT-BNV
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người
gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 đăng trước; năm được ghi bằng hai chữ số
năm cuối.
Cột 6: Ghi tên loại văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và
trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì
người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu,
ngày tháng, trích yếu, bản sao…)
 Phân phối và chuyển giao văn bản đến

 Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem
xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được trình hoặc chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chắc
năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có
18


thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn
bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ
đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào
phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm
quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn
bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
 Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn bản
đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp
thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữu gìn bí mật nội dung văn bản.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư đơn vị phải vào sổ đưng ký, trình người
đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có).
Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị, văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho
cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư

phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản fax, văn bản
chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản
fax, văn bản chuyển qua mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập sổ chuyển giao
văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng sổ đăng ký văn bản đến để
chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp sổ chuyển giao văn bản đến.
Sổ chuyển giao văn bản đến được trình bày và thực hiện theo mẫu:
Sổ chuyển giao văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc
148mm x 210mm.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng
ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “ sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng
chữ “ từ số… đến số…)”

19