MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................................................ 1
A. MỞ ĐẦU......................................................................................................................................... 1
1.Lý do chọn đề tài.......................................................................................................................................... 1
2.Đối tượng và phạm vi nghiêm cứu................................................................................................................ 1
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................................................... 2
4.Phương pháp nghiên cứu............................................................................................................................. 2
5.Cấu trúc của đề tài........................................................................................................................................ 2

B. NỘI DUNG...................................................................................................................................... 2
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ.................................3
1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ. .3
1.1.1.Lịch sử hình thành.................................................................................................................................. 3
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ..............................3
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ..................................................................4
1.1.2.2.Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ............................................................................4

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN
THỌ..................................................................................................................................................... 6
2.1. Tình hình công tác Văn thư ở Tổng Công ty............................................................................................... 6
2.1.1. Chỉ đạo công tác văn thư tại Tổng Công ty.............................................................................................. 6
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư................................................................................................... 7
2.1.3. Tình hình tổ chức và ban hành văn bản.................................................................................................. 7
2.1.4. Quản lý văn bản đến.............................................................................................................................. 8
2.1.5. Quản lý văn bản đi................................................................................................................................. 9
2.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu................................................................................................................. 10
2.1.7. Công tác lập hồ sơ................................................................................................................................ 10
2.2. Vai trò của Công tác Văn thư................................................................................................................... 11

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO, NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC........................................................................................................ 14

3.1. Nhận xét................................................................................................................................................. 14
3.2. Kiến nghị, đề xuất................................................................................................................................... 15

KẾT LUẬN........................................................................................................................................ 17


A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản nhằm mục
đích phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc, của các
cơ quan.
Công tác văn thư được xem là một bộ mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung của cơ quan. Công tác văn thư không thể thiếu được trong văn phòng
và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của
Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động các cơ quan, được
xem như một bộ phận không thể tách rời của hoạt động quản lý Nhà nước, có
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Công tác văn thư ở đây
được hiểu không chỉ là công việc, trách nhiệm của người cán bộ văn thư mà là
của tất cả những cán bộ, công chức trong cơ quan trong quá trình hoạt động có
liên quan đến công văn giấy tờ.
Trong quá trình giải quyết công việc phải nhanh chóng. Quá trình này phụ
thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản
trong cơ quan. Xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ
góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải
quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ
quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong các văn
bản.
Vì vậy để làm tốt công tác văn thư đòi phải nắm vững kiến thức lý luận và
phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ.
Qua thời gian tìm hiểu tại Tổng Công ty Bảo Việt nhân thọ em đã tìm hiểu

quan sát công tác văn thư để đi sâu nghiên cứu chuyên đề: “ Nâng cao năng
suất chất lượng công tác văn thư trong Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ”.
2. Đối tượng và phạm vi nghiêm cứu
Đối tượng: Tập trung nghiên cứu công tác Văn thư tại Phòng Hành chínhQuản trị tại Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
Phạm vi nghiên cứu: : Phòng Hành Chính – Quản trị của Tổng Công ty và
1


các đơn vị trong Công ty
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu, nghiên cứu thực tiễn và chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm
của công tác văn thư tại Phòng Hành Chính – Quản trị Tổng Công ty Bảo Việt
Nhân thọ
4. Phương pháp nghiên cứu
Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu, tài liệu sẵn có về công
tác văn thư.
Phỏng vấn sâu: dự kiến phỏng vấn sâu đối với Thủ trưởng cơ quan,
Trưởng phòng Hành chính – Quản trị, cán bộ làm công tác Văn thư- lưu trữ, một
số cán bộ có liên quan.
Phương pháp: Nghiên cứu và quan sát hệ thống văn bản quản lý, thực
tiễn làm việc của cán bộ trong cơ quan nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng
công tác này.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận bài báo cáo của em gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
Chương 2: Vai trò của công tác Văn thư tại Tổng Công ty Bảo Việt
Nhân thọ
Chương3: Đề suất nâng cao năng suất chất lượng công tác Văn thư tại
Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ


B. NỘI DUNG
2


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ
- Tên giao dịch: Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ (Bảo Việt Nhân
thọ)
- Tên Tiếng Anh: BaoViet Life
- Vốn điều lệ: 2.500 tỷ đồng
- Địa chỉ: Tầng 37, Keangnam Ha Noi Landmark Tower, Đường Phạm
Hùng, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
- Điện thoại:
(04) 62517777
(04) 35770946
Fax: (04) 35770958
1.1.1. Lịch sử hình thành
Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ được thành lập vào ngày 22/6/1996, là
công ty thành viên của Tập đoàn tài chính – bảo hiểm Bảo Việt, và trở thành
doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ đầu tiên tại Việt Nam.
Tháng 4/2000 – tháng 4/2001: Thành lập thêm 55 Công ty + 5 Chi
nhánh BHNT trực thuộc Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam đặt tại các tỉnh, TP
trực thuộc TW trên toàn quốc
Ngày 01/01/2004: Thành lập Bảo hiểm Nhân thọ Việt Nam trực thuộc
Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam, có 61 Công ty thành viên trực thuộc/64 tỉnh,
TP trực thuộc TW.
Ngày 23/11/2007: Đổi tên thành Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ trực
thuộc Tập đoàn Bảo Việt, gồm 60 Công ty thành viên trực thuộc/64 tỉnh, TP trực

thuộc TW.
Năm 2017 Bảo Việt Nhân thọ có hệ thống mạng lưới 70 Công ty thành
viên, hơn 300 điểm phục vụ khách hàng trên toàn quốc với đội ngũ hơn 2.000
cán bộ chuyên môn cao và hơn 100.000 tư vấn viên chuyên nghiệp.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Tổng Công
3


ty Bảo Việt Nhân thọ
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh các loại hình bảo hiểm nhân thọ; bảo
hiểm sức khỏe và bảo hiểm tai nạn con người bổ trợ cho bảo hiểm nhân thọ;
nhận và nhượng tái bảo hiểm nhân thọ; đầu tư tài chính và các hoạt động kinh
doanh khác.
Bảo Việt Nhân thọ đã đưa ra thị trường hơn 50 sản phẩm bảo hiểm
nhân thọ đáp ứng các nhu cầu đa dạng của khách hàng: tạo lập quỹ giáo dục cho
con, bảo vệ tài chính gia đình trước những rủi ro bất ngờ trong cuộc sống), hỗ
trợ viện phí, tiết kiệm và tích luỹ tài sản để thực hiện những dự định lớn (như
mua nhà, mua xe, du lịch…), hình thành quỹ hưu trí cho cuộc sống tuổi già an
vui…. Những cái tên sản phẩm bảo hiểm nhân thọ như An Sinh Giáo Dục, An
Khang Thịnh Vượng, An Gia Tài Lộc, An Hưởng Hưu Trí, An Phát Hưng Gia,
An Phát Trọn Đời… từ lâu đã trở lên quen thuộc với người dân Việt Nam, cụ
TẬP ĐOÀN BẢO
VIỆT

thể:

- Nhóm giải pháp đáp ứng nhu cầu bảo hiểm kết hợp tích luỹ có thời
KIỂM SOÁT VIÊN


HĐ THÀNH VIÊN

hạn: An Khang Thịnh Vượng, An Gia Thịnh Vượng, An Gia Phát Lộc, An Gia
Tài Lộc.
TỔNG đáp
GIÁMứng
ĐỐCnhu cầu bảo hiểm kết hợp tiết kiệm giáo dục
- Nhóm giải pháp
đầu tư cho tương lai của con trẻ: An Sinh Giáo Dục, An Sinh Hiếu Học
- Nhóm giải pháp đáp ứng nhu cầu bảo hiểm kết hợp đầu tư với lãi suất
camtriển
kết
Khối phát
kinh doanh

Chief
tối thiểu
và ofdài hạn: An Phát
Hưng
Khốitrong
QL hoạtthời hạn trung
chức
Khối QL
tài Gia, AnTổPhát
Atuary

động

chính


nhân sự

Trọn Đời, An Phúc Gia Lộc, An Phát Bảo Gia- Nhóm giải pháp đáp ứng nhu cầu tích lũy chuẩn bị cho cuộc sống khi

Phát triển
nghỉkinh
hưu: An
doanh

Tổng hợp
Phát Hưu
hành Trí.Tài chính
Hưởng
Định phí và
hợp đồng
PTSPcầu bảo hiểm thuần túy: An Khang
- Nhóm giải
pháp đáp ứng nhu

Trường Thọ.

Đào tạo đại lý

1.1.2.2.

Kế toán

Chấp nhận
hiểm
Cơbảo

cấu
tổ

chức

Dịch vụ
Actuary
của Tổng Công

Đầu tư

ty Bảo Việt Nhân thọ

Xây dựng cơ
bản

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ
Kiểm tra,

Phát triển đại lý

Bancassurance

Mareting

DVKH

Giám định
xác minh


kiểm soát
nội bộ

4


5


CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG
TY BẢO VIỆT NHÂN THỌ
2.1. Tình hình công tác Văn thư ở Tổng Công ty
2.1.1. Chỉ đạo công tác văn thư tại Tổng Công ty
Công tác văn thư là công việc không thể thiếu trong hoạt động của Tổng
công ty. Công tác văn thư nhìn chung đã được quan tâm và thực hiện một cách
nghiêm túc.
Lãnh đạo Văn phòng luôn luôn quan tâm, tổ chức cho cán bộ phụ trách
công tác Văn thư đi tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao chất
lượng cán bộ làm công tác Văn thư của Tổng Công ty Vào cuối năm Văn phòng
thường tổ chức hội nghị tổng kết về công tác Văn thư trên toàn huyện, nhằm đưa
ra những tồn đọng của năm cũ và đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tớ tạo điều
kiện cho công tác Văn thư trong toàn huyện đi vào nề nếp và có hiệu quả hơn.
Nhận thấy rõ được tầm quan trọng của Công tác Văn thư phục vụ cho
hoạt động quản lý điều hành của cơ quan. Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ đã
thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư : Các khâu
nghiệp vụ về công tác Văn thư hiện nay đang được áp dụng đúng với Thông tư
số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Nghị định số: 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Thông tư số;
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Luật

Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011... Ngoài ra Tổng Công ty
Bảo Việt Nhân thọ còn ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư –
Lưu trữ như:
Quyết định số 436/2009/QĐ/TGĐ-BVNT ngày 18 tháng 8 năm 2009 của
Tổng giám đốc Tổng công ty Bảo Việt Nhân thọ về việc Ban hành Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ áp dụng cho toàn hệ thống Bảo Việt Nhân thọ.
Việc áp dụng các văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư tại Tổng Công ty
Bảo Việt Nhân thọ được chú trọng và triển khai rộng khắp trên địa bàn toàn tỉnh,
6


đặc biệt Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ đã tiếp thu và từng bước thực hiện rất
nghiêm túc các văn bản chỉ đạo của cấp trên và đôn đốc, hướng dẫn thực hiện
đối với 70 Công ty Bảo Việt Nhân thọ trên cả nước
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
Tổng Công ty đã tuyển chọn và bố trí 2cán bộ làm công tác Văn thư có
trình độ chuyên môn tốt nghiệp Học viện Hành chính Quốc gia. Vì vậy, bản thân
cán bộ làm công tác văn thư rất có ý thức với công việc của mình, thực hiện
đúng quy trình công tác văn thư của Nhà nước quy định và Quy định và quy chế
của Tổng Công ty.
Để công tác văn thư trong Tổng Công ty được thống nhất trong quá trình
thực hiện sau khi đã ban hành Quy chế quy định về công tác văn thư. Qua khảo
sát thì Tổng Công ty đã tiến hành tập huấn cho nhân viên trong Tổng Công ty
nắm được những vấn đề liên quan đến chức trách của mình. Ngoài ra còn cử cán
bộ lưu trữ đi tập huấn và học lớp ngắn hạn về công tác văn thư để hướng dẫn lại
cho các cán bộ, nhân viên trong Tổng Công ty.
Tổng công ty Bảo việt nhân thọ đã quan tâm chú trọng đầu tư các trang
thiết bị phục vụ cho công tác văn thư: Máy tính, máy in, may photo, máy scan,
kết nối mạng internet… và chú trọng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho các
cán bộ trong Tổng công ty và cán bộ làm công tác văn thư.

Để nâng cao chất lượng công tác văn thư. Hàng năm Tổng Công ty đã
tiến hành kiểm tra, đánh giá việc thực hiện đối với các đơn vị và cá nhân. Nhờ
việc kiểm tra đánh giá sẽ giúp lãnh đạo Tổng Công ty nắm được tình hình thực
hiện công tác văn thư trong Công ty mình. Đối với những đơn vị thực hiện tốt
thì Tổng Công ty đã tiến hành khen thưởng bằng việc nâng lương trước thời
hạn. Còn đối với những đơn vị và cá nhân còn vi phạm trong công tác văn thư
thì tiến hành phê bình, xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự (nếu
đặc biệt nghiêm trọng). Nhờ công tác kiểm tra, đánh giá đã giúp cho Tổng Công
ty tìm ra những bất cập trong quá trình thực hiện công tác quản lý.
2.1.3. Tình hình tổ chức và ban hành văn bản
Các quy định về soạn thảo văn bản của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ
7


được xây dựng dựa trên một số văn bản như: Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật của UBND năm 2004; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác Văn thư; Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
Thẩm quyền ban hành Văn bản của Tổng Giám đốc :
Tổng Giám đốc được ban hành các văn bản trong hệ thống Bảo Việt Nhân
thọ bao gồm: Quyết định, giấy uỷ quyền, hợp đồng ( trừ hợp đồng bảo hiểm),
biên bản, chuơng trình, kế hoạch công tác, công văn, báo cáo, công điện, thông
cáo, thông báo, phương án, đề án, tờ trình, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giơi
thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển.
Văn bản chuyên ngành: Bao gồm các văn bản, biểu mẫu đặc thù do Bảo
Việt Nhân thọ ban hành như: Hợp đồng bảo hiểm, Phụ lục hợp đồng, Giấy yêu
cầu bảo hiểm, Giấy yêu cầu bổ trợ, Giây chứng nhận bảo hiểm, Đề nghị thay đổi
điều kiện hợp đồng, Bản hợp đồng, Thư cảm ơn, thư cảm ơn dài hạn, Báo cáo tư

vấn viên và các văn bản, mẫu biểu khác.
- Phó Tổng Giám đốc UBND được Chủ tịch ủy nhiệm ký thay một số
văn bản chỉ đạo cụ thể, ký, xử lý các văn bản cụ thể thuộc lĩnh vực được phân
công phụ trách và chịu trách nhiệm về những văn bản do mình ký.
- Trưởng phòng Hành chính thừa lệnh Tổng Giám đốc ký một số văn bản
do Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý: Các văn bản sao y, sao lục, trích sao…
Và phải chịu trách nhiệm về những văn bản do mình ký.
Các văn bản của Tổng Công ty khi ban hành đều được thực hiện chung
theo trình tự quy định dù là văn bản thường hay văn bản quan trong cũng phải
được trình bày đầy đủ, đúng thể thức của văn bản theo mẫu chung và đảm bảo
các yêu cầu về thể thức theo quy định của nhà nước và quy chế của cơ quan.
Việc soạn thảo được thực hiện trên phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính nên được ban hành theo đúng thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
2.1.4. Quản lý văn bản đến
8


Công tác quản lý và tiếp nhận văn bản đến Tổng Công ty đề phải tập
trung tại Văn thư và làm thủ tục tiếp nhận như đối với cơ quan nhà nước.
Tuy nhiên do đặc thù của cơ quan sau khi đã vào sổ đăng ký công văn đều
được tạo công văn quét, ghi trích yếu và chuyển tới các phòng trong hệ thống
QLCV_Bảo Việt Nhân thọ. Các văn bản trước khi quét được ghi chữ “Q” (quét)
vào gấp trên bên phải trang đầu tiên để theo dõi, sau đó ghi phòng được giao chủ
trì và các phòng phối hợp giải quyết văn bản (theo thứ tự ưu tiên). Bản gốc của
các văn bản này được chuyển giao bằng việc ký nhận trong sổ giao nhận văn bản
cho phòng chịu trách nhiệm chủ trì giải quyết.
Các trường hợp không phải quét văn bản:
- Các báo cáo có tính chất định kỳ của các đơn vị: báo cáo tháng, 3 tháng,
6 tháng.

- Văn bản mật được luân chuyển theo quy định đối với tài liệu mật.
- Các thư từ tố cáo liên quan đến cán bộ.
- Các chứng từ kế toán.
- Các bảng thống kê.
Các văn bản này được chuyển giao bằng số giao nhận công văn. Trước
khi chuyển giao cho phòng/ cá nhân trách nhiệm giải quyết, văn thư đến thực
hiện việc tạo tên văn bản, trích yếu trong hệ thống QLCV_ Bảo Việt Nhân thọ.
Nội dung lưu ghi ra phòng lưu bản gốc và các phòng phối hợp giải quyết để
phục vụ công tác tra cứu.
2.1.5. Quản lý văn bản đi
Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng thể thức và kỹ thuật
trình bày theo tThông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tất cả văn bản đi của Bảo Việt Nhân thọ đều được xử lý theo trình tự sau:
a) Soạn thảo văn bản đi.
b) Trình và ký văn bản đi.
c) Phát hành theo dõi, quản lý văn bản đi.
Tất cả văn bản do cơ quan ban hành (sau đó gọi chung là văn bản đi) phải
được quản lý theo trình tự sau:
Trước khi thực hiện việc lưu hành văn bản đi, cán bộ văn thư cần kiểm
tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định hiện
hành của Bảo Việt Nhân thọ. Nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo
9


Trưởng Phòng Hành chính Quản trị hoặc người có trách nhiệm để xem xét, giải
quyết.
Không lưu hành văn bản đối với các văn bản soạn thảo không đảm bảo
về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúng thẩm

quyền, văn thư không lưu hành và báo cáo Trưởng Phòng Hành chính Quản
trị.Sau khi đã kiểm tra thể thức văn bản, văn thư lấy số, vào sổ đăng ký văn bản
đi, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Con dấu cơ quan được
đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Chỉ được đóng dấu vào những văn
bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người đúng thẩm quyền. Tuyệt đối không
đóng dấu vào các giấy tờ khống chỉ. Việc đóng dấu phải tuân theo quy định về
quản lý và sử dụng con dấu của Tổng Công ty.
Làm thủ tục lưu hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi.
Lưu văn bản đi: Bản lưu phải là bản chính và được sắp xếp lưu theo đúng
trình tự thời gian và số văn bản.
2.1.6. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu được coi là tài sản của Công ty vì vậy trong công tác quản lý và
sử dụng con dấu cũng được thực hiện theo quy định của Nhà nước, dấu được
đóng đúng thẩm quyền, rõ ràng, đúng mầu mực, đóng lên đúng 1/3 chữ ký về
phía bên trái. Không đóng dấu lên văn bản không có nội dung hoặc nội dung
không chính xác, rõ ràng.
Tổng công ty Bảo việt nhân thọ đã áp dụng phần mềm văn phòng lotus
note mang lại được hiệu quả nhất định, tiện cho việc tra cứu thông tin và xử lý
công việc. Được hoàn toàn chủ động trong việc xử lý công việc và tiết kiệm
được nhiều thời gian.
2.1.7. Công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định.
10


Lập hồ sơ là khâu quan trong cuối cùng của công tác Văn thư, là mắt xích
gắn liền công tác Văn thư với công tác Lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công

tác lưu trữ.
Lập hồ sơ nhằm mục đích quản lý văn bản của cơ quan dược chặt chẽ, tra
cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc được kịp thời,
đạt hiệu quả cao, tao điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Góp phần giũ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước và bí mật của cơ quan. Ngoài ra lập hồ sơ tốt sẽ xây
dựng được nề nếp khoa học trong công tác Văn thư tránh tình trạng nộp lưu tài
liệu bó gói vào lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác Lưu trữ tránh tình
trạng mất mát văn bản, giấy tờ. Tiết kiệm được chi phí của cơ quan trong khâu
chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Cuối mỗi quý các văn bản đi của Tổng Công ty được cán bộ Văn thư của
Văn phòng lập thành tập lưu gồm 02 loại là: Tập lưu Quyết định và tập lưu các
văn bản khác gọi là tập lưu Công văn cho vào cặp ba dây và để trên giá đựng tài
liệu của phòng Văn thư.
Đối với các văn bản đến cuối mỗi năm cán bộ Văn thư căn cứ vào sổ đăng
ký văn bản đến yêu cầu cán bộ, công chức của Tổng Công ty nộp lại văn bản và
phân ra thành các văn bản theo nơi gửi đến rồi cho vào cặp sau đó cho vào nơi
lưu trữ của Tổng Công ty
2.2. Vai trò của Công tác Văn thư
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ
thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng
không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải
nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí
quan trọng trong Công ty, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức
nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy
hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại
đây, không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những
người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng
11



đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư,
cần phải được nhìn nhận lại.
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức. Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá
nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài,
rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ
quan, tổ chức. Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về
chuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành. Đừng vì những
nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận đóng góp của đội
ngũ những người làm văn thư, lưu trữ - những con người hy sinh thầm lặng./.
Nhờ sự quan tâm của lãnh đạo Tổng Công ty về Công tác Văn thư- lưu trữ
nói chung và công tác văn thư nói chung. Tài liệu hình thành trong hoạt động
của cơ quan đã gióp phần không nhỏ giúp lãnh đạo cơ quan điều hành quản lý
một cách có hiệu quả
Việc tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản
đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật ngành
tài chính, bí mật kinh doanh, thông tin về kinh tế nội bộ và các bí mật khác theo
quy định của Bảo Việt Nhân thọ
Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của Tổng Công ty. Nếu tài
liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động
của Tổng Công ty sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành của Tổng
Công ty sẽ là nguồn tài liệu có giá trị. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi
công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công
việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định
sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như
phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai
thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của Tổng Công ty. Các
12


cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng
văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên
cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng
xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng TCT, văn phòng
là các cơ quan trực tiếp giúp TCT tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông
tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng,
nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.

13


CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO, NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC
3.1. Nhận xét
Trong quá trình tìm hiểu về Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ em có dịp
tham gia khảo sát và nghiên cứu, tìm hiểu các nghiệp vụ về công tác văn thư.
Qua đó, em có điều kiện để hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa lý luận và những
kiến thức lý luận đã được học, những quy định của Nhà nước về công tác văn
thư nói chung và thực tiễn công tác này tại Tổng Công ty. Em nhận thấy, công
tác văn thư của Tổng Công ty có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng,
chính xác và đầy đủ. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến, lập hồ sơ đã được nâng cao hơn, có chất lượng, và thực hiện đúng theo quy
định của Nhà nước.
Các quy trình soạn thảo văn bản được các chuyên viên soạn thảo có kỹ

năng và chuyên nghiệp.
Cán bộ Văn thư đã được đào tạo và thành thạo trong việc sử dụng phần
mềm quản lý văn bản phục vụ cho chỉ đạo điều hành của lãnh đạo. Văn thư có
thể theo dõi được các văn bản gửi đến đã nhận chưa và tiến độ thực hiện văn
bản. Với cách làm mới này các văn bản được xử lý chính xác hơn, tìm kiếm văn
bản dễ dàng và thuận tiện, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết
kiệm kinh phí.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ. Đóng dấu văn bản phát
hành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu.
Nhược điểm
Một số văn bản còn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưu
trữ cơ quan chưa được thực hiện.
Một số khâu chuyển giao văn bản còn rườm rà, chưa khoa học nên quá
trình giải quyết công việc của cán bộ văn thư còn gặp khó khăn.
Một số văn bản còn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưu
14


trữ cơ quan chưa được thực hiện.
Một số khâu chuyển giao văn bản còn rườm rà, chưa khoa học nên quá
trình giải quyết công việc của cán bộ văn thư còn gặp khó khăn.
3.2. Kiến nghị, đề xuất
Công tác Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động quản lý
của cơ quan. Văn phòng chính là bộ mặt của cơ quan, chính vì vậy phòng Hành
chính Quản trị Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ cần nâng cao hơn nữa đến việc
nâng cao chất lượng công tác Văn phòng nhằm phát huy những ưu điểm và khắc
phục những nhược điểm còn tồn tại để văn phòng ngày một hiện đại hơn khoa
học hơn nữa.
Bên cạnh rất nhiều ưu điểm đã đạt được của cơ quan, Trong thời gian
đến thực tập tại cơ quan tôi có một số đề xuất nho nhỏ nhằm khắc phục những

hạn chế vẫn đang tồn đọng tại cơ quan về công tác Văn phòng như sau:
Lãnh đạo nên dành sự quan tâm nhiều hơn đối với các cán bộ, nhân viên
trong cơ quan không chỉ về công việc mà quan tâm động viên thăm hỏi cả về
mặt đời sống tinh thần của họ như gia đình, đời sống riêng tư... luôn luôn động
viên, khích lệ họ hăng hái làm việc và có phương thức khen thưởng, kỷ luật kịp
thời hợp lý tạo động lực phấn đấu cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Văn thư, lưu trữ là công tác cần sự tỉ mỉ, chụi khó và hơn nữa là niềm
đam mê với công việc, chính vì vậy cơ quan cần quan tâm hơn nữa và có nhiều
chính sách đãi ngộ đối với cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ như sắm các
trang thiết bị đầy đủ cần thiết để cán bộ văn thư thực hiện công việc một cách
nhanh chóng, có chế độ thưởng theo quý hàng năm.
Hiện nay khối lượng công việc ở phòng Văn thư, lưu trữ khá nhiều mà cơ
quan lại chỉ có hai cán bộ chính vì vậy rất vất vả cho cán bộ văn thư, lưu trữ mà
công việc thường không thể giải quyết hết được trong ngày vì thế nên cơ quan
cần tuyển thêm cán bộ làm công tác lưu trữ để công việc được hoàn thiện theo
đúng tiến độ không gây tồn đọng.
Do nhu cầu công việc nhiều mà số lượng nhân lực cơ quan lại thiếu, nên
đòi hỏi cơ quan cần bổ sung thêm nhân lực để hoàn thành tốt công việc.
15


Cần thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp lại tài liệu lưu trữ một cách khoa
học và hợp lý. Mua sắm thêm một số trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho nhu
cầu làm việc của mỗi cán bộ.
Lãnh đạo cần thương xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư của các
phòng ban chuyên môn.
Đối với cán bộ cần phải nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ khả
năng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng trong công tác văn phòng.
Cần thường xuyên họp chuyên môn để đánh giá năng lực, phẩm chất
trong công việc của cán bộ phòng. Từ đó khen thưởng những cán bộ có thành

tích xuất sắc và phê bình những cán bộ không hoàn thành tốt nhiệm vụ công
việc.
Từ đó, quán triệt các phòng,ban và cá nhân, tổ chức trước khi ban hành
văn bản nhằm đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của văn bản, tránh sai sót, sửa
lại nhiều lần gây mất thời gian.
Cần đẩy mạnh công tác thông tin tuyên truyền, văn phòng cần ứng dụng
các phần mềm quản lý vào công tác quản lý, không ngừng phổ biến và ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác Hành chính văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi
phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, phát triển, xây dựng mang lưới điện tử
cho phù
Cần phải trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh
nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời…

16


KẾT LUẬN
Trong thời gian tìm hiểu về công tác Văn thư tại Tổng Công ty giúp cho
em có nhiều nhận thức mới về nghề nghiệp giữa lý luận và thực tiễn. Từ đó, cho
em những kết luận về công việc và thực tế đòi hỏi khách quan. Với xã hội hiện
đại, một người cán bộ làm công văn thư không những phải nắm vững chuyên
môn, nghiệp vụ của mình mà còn phải năng động, sáng tạo và làm chủ được
công việc của mình. Tất cả những điều đó giúp cho em có một cái nhìn toàn diện
hơn về nghề nghiệp.

17