LỜI CẢM ƠN
Trong bất kì một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tới mục
tiêu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động. Việc tổ chức
lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó giúp cho công việc
tại văn phòng được thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng suất lao động và
hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị.
Nhận thức được vấn đề đó tôi đã chọn Viện Khoa học tổ chức nhà nước làm
điểm đến để thực hiện: “ Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lao động khoa
học của cán bộ văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước”.
Cha ông ta có câu “Học đi đôi với hành” , thông qua đợt tiến hành khảo sát
lần này, là một cơ hội quý báu giúp cho tôi có điều kiện tìm hiểu tình hình thực tế
để đưa ra nhưng tư vấn về bố trí nâng cao hiệu quả hoạt động của cán bộ văn thư
tại viện , nhờ đó sinh viên có thể hiểu sâu hơn về tổ chức lao động khoa học trong
công tác văn thư tại một đơn vị cụ thể và ở đây là Viện Khoa học tổ chức nhà
nước.
Trải qua đợt kiến tập tại Viện khoa học tổ chức nhà nước, tuy thời gian không
dài nhưng đây là thời điểm thuận lợi để chúng tôi có điều kiện và cơ hội để vận
dụng những kiến thức đã học trong trường để so sánh, đối chiếu với công việc thực
tế tại cơ quan công tác. Do đó, bước đầu tôi đã hình thành được những kiến thức
về thực tế công tác của một cơ quan nhà nước nói chung và vai trò, vị trí quan
trọng của công tác văn thư ở cơ quan đó nói riêng. Cùng với đó là sự tạo điều kiện
của cán bộ tại Viện giúp tôi hoàn thành được bài tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.

LỜI CAM ĐƠN


Tác giả xin cam đoan bài tập này là do tự bản thân thực hiện và không sao
chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêng mình.
Các thông tin thứ cấp sử dụng trong luận án là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ
ràng. Tác giả hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của luận

án.
Tác giả
Trần Lệ Thu

LỜI MỞ ĐẦU
1.Lí do chọn đề tài


Tổ chức lao động khoa học là kết hợp một cách tốt nhất giữa Khoa học kĩ
thuật và lao động ( con người) không ngừng nâng cao năng suất hiệu quả lao động
đảm bảo sức khỏe người lao động.Đối tượng của tổ chức lao động khoa học là điều
kiện hoạt động của con người trong quá trình sản xuất. Cụ thể đó là khả năng phù
hợp cụ thể với công việc được giao với năng lực của người lao động, là tác động
của môi trường và trang thiết bị làm việc đối với sức khỏe người lao động và đặc
biệt quan hệ hành chính và quan hệ cá nhân giữa những đồng nghiệp trong cùng cơ
quan có ảnh hưởng đến hiệu quả công tác.
Trong bất kì một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tới mực tiêu
nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động. Qua nhiều năm
nghiên cứu, người ta đã tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoa học
dựa trên cơ sở áp dụng các thành tựu kĩ thuật, những kinh nghiệm tiên tiến trong
công tác quản lý các cơ quan, xí nghiệp, văn phòng hướng tới năng suất và điều
kiện làm việc của người lao động.
Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó giúp
cho công việc tại văn phòng được thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng
suất lao động và hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị.
Phân công lao động tức là phân chia công việc cho mỗi vị trí hay từng cán bộ công
chức cụ thể trong mỗi cơ quan, việc phân công lao động được thể hiện ở chỗ có
các phòng, ban, có các chức danh cụ thể. Sở dĩ phải phân công lao động vì đó
chính là việc giới hạn công việc.Phân chia và giới hạn công việc nhằm mục đích là
đảm bảo được hoạt động của cơ quan, tổ chức luôn được liên tục, đồng bộ, nhịp

nhàng. Nó cũng góp phần rát lớn thúc đẩy tính chuyên môn hoá trong công việc.
Bên cạnh phân công công việc, còn có sự hợp tác lao động, có nghĩa là nhiều
người cùng hợp sức để làm một công việc nào đó. Hợp tác lao động sẽ nhân lên
được sức mạnh tập thể.Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan giao phó, văn thư luôn phải tìm ra phương thức tổ chức lao động
một cách khoa học nhất, nhằm hướng tới một mục đích chung là nâng cao chất
lượng và hiệu quả hoạt động tốt nhất. Nhận thức được lợi ích của tổ chức lao động


khoa học trong công tác văn thư nên tôi chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu
quả tổ chức lao động khoa học của cán bộ văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà
nước”.
2. Đối tượng và mục đích nghiên cứu
a, Đối tượng nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung hướng tới đối tượng nghiên cứu là tổ
chức lao động khoa học của cán bộ văn thư Viện khoa học tổ chức nhà nước.
b,Mục đích nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tôi hướng mục tiêu sau đây: Góp phần nâng cao chất
lượng hiệu quả lao động của cán bộ văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
3. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong nghiên
cứu khoa học như: Phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng,
phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện tổng hợp, đề tài còn sử
dụng các phương pháp cụ thể:
- Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng để tìm hiểu thực trạng của
phòng văn thư Viện khoa học và tổ chức nhà nước.
- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan: được áp dụng để
nghiên cứu tài liệu có liên quan để đưa ra lập luận mang tính khoa học cao, từ
đó nghiên cứu xây dựng giải pháp nâng cao hiệu quả lao động của cán bộ văn
thư.

4. Cấu trúc của đề tài
Gồm 3 phần:
Chương 1: Khái quát về cơ quan và bộ phận văn thư của Viện Khoa học và tổ
chức nhà nước.
Chương 2: Vai trò của việc tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư.
Chương 3: Mô hình tổ chức lao động khoa học và công tác văn thư tại Viện
Khoa học tổ chức nhà nước.


Chương 1: Khái quát về cơ quan và bộ phận văn thư của Viện Khoa học
và tổ chức nhà nước.
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển

Viện Khoa học tổ chức nhà nước tiền thân là Trung tâm Nghiên cứu Khoa học
và Thông tin (thành lập năm 1990) của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Năm
1995, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học và Thông tin được chuyển thành Viện
Nghiên cứu Khoa học tổ chức nhà nước theo Quyết định số 15/TCCP ngày
11/3/1995. Năm 2008, Viện được đổi tên thành Viện Khoa học tổ chức nhà nước
theo Quyết định số 1501/2008/QĐ-BNV ngày 02/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ. Ngày 15/4/2016, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 684/QĐBNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa
học tổ chức nhà nước. Viện Khoa học tổ chức nhà nước có tên giao dịch quốc tế là
Institute on State Organizational Sciences (viết tắt là INSOS).
1.2.
Cơ cấu tổ chức
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước




1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại Viện Khoa học tổ chức nhà
nước
Hiện nay, bộ phận văn thư của Viện nằm trong phòng Hành chính - Tổng hợp
bố trí 01 cán bộ làm công tác Văn thư có trình độ cử nhân chuyên ngành hành
chính Văn thư, có phẩm chất chính trị tốt, có ý thức phấn đấu luôn luôn tìm tòi học
hỏi những kinh nghiệm của những người đi trước và hiểu rõ vị trí, ý nghĩa, tầm
quan trọng của công việc, nhiệm vụ nên luôn luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ
được giao, đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại của công
tác Văn thư- Lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công việc của Phòng nói riêng và
của Viện nói chung.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
Phòng Tổng hợp
Chức năng: Tham mưu giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức, hành
chính- quản trị và hợp tác quốc tế
Nhiệm vụ cơ bản:
- Giúp viện trưởng quản lý công tác hành chính- quản trị của Viện.
- Giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức của Viện.
- Giúp viện trưởng thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế.
- Chủ trì, tham gia nghiên cứu, thực hiện các đề án, dự án, chương trình, đề tà
chuyên đề nghiên cứu khoa học và tham gia góp ý kiến thẩm định các đề án, dự án,
dự thảo văn bản theo sự phân công của Viện trưởng.
- Tham gia thực hiện các dịch vụ công theo sự phân công của Viện trưởng.
Phòng Kế hoạch tài chính
Chức năng: Tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý công tác kế hoạch, tài
chính, kế toán của Viện theo quy định.


Nhiệm vụ cơ bản:

- Công tác quản lý kế hoạch: Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong
và ngoài Viện xây dựng quy hoạch, kế hoạch tổng thể phát triển năm năm; kế
hoạch hoạt động hàng năm của Viện; Lập kế hoạch tài chính hàng năm; Kiểm tra
theo dõi việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị thuộc Viện; các đơn vị, cơ quan
ngoài Viện có sử dụng nguồn tài chính do Viện quản lý;
- Trình Viện trưởng ký hợp đồng, giám sát theo dõi việc thực hiẹn hợp đồng
và thanh lý hợp đồng nghiên cứu khoa học và các hợp đồng khác có liên quan đến
hoạt động của Viện.
Phòng Nghiên cứu tổ chức :
Chức năng: Phòng Nghiên cứu tổ chức có chức năng tham mưu giúp Viện
trưởng nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn của Khoa học tổ chức và tổ
chức bộ máy nhà nước từ trung ương đến địa phương, nghiên cứu triển khai ứng
dụng các kết quả nghiên cứu khoa học về tổ chức bộ máy nhà nước vào thực tiễn
công tác của Bộ, ngành và địa phương.
Nhiệm vụ chủ yếu sau:
Nghiên cứu lý luận cơ bản về quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ công chức
+ Nghiên cứu quan điểm, nguyên tắc quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ,
công chức;
+ Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống tiêu
chuẩn chức danh cán bộ, công chức
Phòng Quản lý Khoa học
Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng quản lý công tác nghiên cứu khoa
học của Bộ Nội vụ theo quy chế quản lý khoa học của Bộ Nội vụ à quy định của
pháp luật.
Nhiệm vụ chủ yếu:
- Giúp Viện trưởng tổ chức quản lý công tác nghiên cứu khoa học của Bộ;


- Giúp Viện trưởng thực hiện nhiệm vụ của thường trực Hội đồng khoa học
của Bộ và của Viện

- Chủ trì tham gia nghiên cứu, thực hiện các đề án, dự án, chương trình, đề
tài, chuyên đề nghiên cứu khoa học tham gia góp ý kiến thẩm định các đề án, dự
án dự thảo văn bản.
Phòng Nghiên cứu quản lý cán bộ công chức
Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng nghiên cứu phát triển lý luận cơ
bản, nghiên cứu xây dựng chiến lược cơ chế chính sách; triển khai ứng dụng các
kết quả nghiên cứu khoa học về chế độ công vụ và cán bộ, công chức vào thực tiễn
công tác của các Bộ, ngành và địa phương.
Nhiệm vụ cơ bản:
- Nghiên cứu lý luận cơ bản về quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ, công
chức
- Nghiên cứu xây dựng chiến lược, cơ chế chính sách phục vụ chức năng
quản lý Nhà nước của Bộ
- Nghiên cứu ứng dụng các kết quả nghiên cứu vào thực tiễn công tác của Bộ,
ngành và địa phương.
Trung tâm thông tin và thư viện
Chức năng: Giúp Viện trưởng quản lý công tác thông tin khoa học, thông tin
về cải cách hành chính, nghiên cứu và triển khai công nghệ thông tin tại Viện khoa
học tổ chức nhà nước nhằm phục vụ các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.
Nghiện vụ cơ bản:
- Xây dựng, quản lý và phục vụ khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu thông tin
khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và quản lý nhà nước của Bộ Nội
vụ.


- Biên tập, xuất bản các ấn phẩm thông tin, tư liệu khoa học, bản tin về hoạt
động nghiên cứu của Bộ; Phổ biến tuyên truyền việc ứng dụng các kết quả nghiên
cứu khoa hoc vào giải quyết các nhiệm vụ thực tiễn của Bộ.
1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư tại Viện Khoa học tổ chức
nhà nước.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm :
- Quản lý văn bản đi :
+ Trước khi phát hành văn bản đi, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lại
lần cuối thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản. Nếu có phát hiện sai sót thì báo cáo
lại cho người chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo văn bản đi để xem xét và và sửa
chữa bổ sung.
+ Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Đăng kí văn bản đi.
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, và các loại dấu khác.
+ Làm thủ tục phát hành và chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi.
+ Lập tập lưu văn bản, theo dõi và phục vụ việc khai thác sử dụng bản lưu.
- Quản lý văn bản đến :
+ Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày, tháng, năm đến
+ Trình và sao văn bản đến
+ Chuyển giao văn bản đến
+Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Lập các tập lưu văn bản quản lý giấy giới thiệu và giấy đi đường
Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan
1.4.
Tổ chức quản lý bộ phận văn thư của Viện Khoa học tổ
chức Nhà nước
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm giúp Viện trưởng quản
lý chỉ đạo trực tiếp công tác Văn thư trong phạm vi của Viện và trực tiếp chỉ đạo tổ
chức thực hiện các nghiệp vụ công tác Văn thư tại Viện theo nguyên tắc sau:
Toàn bộ Văn bản đi của Viện sau khi soạn thảo đều phải qua sự thẩm định về
mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trưởng phòng Hành chính - Tổng
hợp trước khi mang trình Viện trưởng ký. Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp
phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về phần thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn

bản trước Viện trưởng.


Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra
đôn đốc tình hình thực hiện công tác Văn thư tại Viện.
Cán bộ làm công tác Văn thư phải chịu trách nhiệm thực hiện những nội dung
nghiệp vụ của công tác Văn thư theo đúng quy định hiện hành của công tác văn thư
sau:
- Luật ban hành văn bản QPPL năm 1996 sửa đổi bổ sung các năm 2002, 2008
- Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004
- Nghị định số 24/ 2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 của Chính phủ hướng dẫn thi
hành Luật Ban hành văn bản QPPL năm 2008
- Nghị định 92/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ hướng dẫn thi
hành Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004
- Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn
bản đi, văn bản đến
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu và thong tư số 58/2003/TTLT ngày 12/5/2003 của Bộ Công an về
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về
việc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước.
Ngoài những văn bản trrên thì cán bộ làm công tác Văn thư còn phải thực
hiện đúng những quy định nội quy làm việc của Bộ cũng như của Viện.
Chương 2: Vai trò của việc tổ chức lao động khoa học trong công tác
văn thư



Trong bất kì một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tới mực
tiêu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động. Qua nhiều
năm nghiên cứu, người ta đã tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách
khoa học dựa trên cơ sở áp dụng các thành tựu kĩ thuật, những kinh nghiệm tiên
tiến trong công tác quản lý các cơ quan, xí nghiệp, văn phòng hướng tới năng
suất và điều kiện làm việc của người lao động.
Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó
giúp cho công việc tại văn phòng được thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới
năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị.
Phân công lao động tức là phân chia công việc cho mỗi vị trí hay từng cán bộ công
chức cụ thể trong mỗi cơ quan, việc phân công lao động được thể hiện ở chỗ có
các phòng, ban, có các chức danh cụ thể. Sở dĩ phải phân công lao động vì đó
chính là việc giới hạn công việc.Phân chia và giới hạn công việc nhằm mục đích là
đảm bảo được hoạt động của cơ quan, tổ chức luôn được liên tục, đồng bộ, nhịp
nhàng. Nó cũng góp phần rát lớn thúc đẩy tính chuyên môn hoá trong công việc.
Bên cạnh phân công công việc, còn có sự hợp tác lao động, có nghĩa là
nhiều người cùng hợp sức để làm một công việc nào đó. Hợp tác lao động sẽ
nhân lên được sức mạnh tập thể.
Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
giao phó, văn thư luôn phải tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoa
học nhất, nhằm hướng tới một mục đích chung là nâng cao chất lượng và hiệu
quả hoạt động tốt nhất.
Để làm được điều này lãnh đạo cần phải tổ cơ chức bộ máy hợp lý, nghĩa là
biết cách sắp xếp tổ chức đúng người, đúng việc theo khả năng chuyên môn của
họ. Bên cạnh đó phải tổ chức các bộ phận trong văn phòng thực hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ được giao. Nếu như một bộ phận nào đó làm việc không mang
lại hiệu quả, đó chính là lí do để lãnh đạo xem xét xem đã tổ chức hợp lí chưa và
có nên giảm biên chế bộ. Ngoài ra để đảm bảo cho hiệu quả công việc ngày



càng nâng cao nhất là đối với công tác văn thư thì việc trang bị những thiết bị,
phương tiện thích hợp cho mỗi loại công việc là một việc không thế thiếu. Vì nó
giúp cho cán bộ làm việc được thuận lợi, tiết kiệm được thời gian và công sức.
Chính nhờ có trang thiết bị hiện đại nó làm giảm đi tính thủ công, chậm chạp
trong công việc. Trước đây, cán bộ văn thư cần lập sổ đăng kí văn bản mất nhiều
thời gian, nhưng ngày nay nhờ có nền khoa học kĩ thuật phát triển đã phát minh
ra máy tính… Vì vậy việc đăng kí thông tin văn bản được nhanh chóng, dễ dàng
hơn. Cho nên, văn thư trong mọi cơ quan cần được trang bị những thiết bị hiện
đại để phục vụ cho công việc của mình.
Bên cạnh đó việc tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng còn
nhằm tạo ra năng suất trong quá trình làm việc, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng hành
chính cần quan tâm nghiên cứu để tạo ra mội trường lao động tốt nhất, giúp cán
bộ nói chung và cán bộ văn thư nói riêng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Môi
trường lao động đó là sự bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lí, là việc tạo khung
cảnh làm việc thuận lợi và trang bị những thiết bị hiện đại. Điều đó sẽ giúp cho
cán bộ, nhân viên có được tâm lý làm việc thoải mái và có tinh thần trách nhiệm
với công việc được giao. Việc này gắn liền với mục tiêu hoạt động của cơ quan
nói chung và trong những điều kiện cụ thể nói riêng. Chính vì vậy, để tạo ra hiệu
quả làm việc cao đồng thời tạo điều kiện lao đông tốt cho cán bộ, đòi hỏi ở các
nhà làm lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề để tổ chức lao động khoa học
để vận dụng vào việc quản lý điều hành một cách tối ưu nhất.
Ngày nay do khoa học quản lý ngày càng phát triển, các hình thức và biện
pháp quản lý mới luôn xuất hiện nhằm góp phần nâng cao năng suất lao động.
Vì vậy, công tác tổ chức lao động khoa học ngày càng được vận dụng rộng rãi
trong các cơ quan nói chung, văn phòng cơ quan nói riêng và chính nó đã khẳng
định được vị trí riêng của mình. Việc đưa công tác tổ chức lao động khoa học
vào văn thư ngày càng có hiệu quả, nó giúp cho quan hệ giữa các cán bộ ngày
càng tốt đẹp, giúp cán bộ có tâm lý thoải mái trong khi làm việc và tiết kiệm
được chi phí.Bên cạnh đó, vận dụng công tác này vào văn thư giúp cho việc

quản lý thông tin và đảm bảo hoạt động thông tin của cơ quan được nhanh


chóng, kịp thời. Nếu như trước đây cám bộ trong cơ quan cần tìm tài liệu lưu trữ
nào đó nhưng tài liệu đó có thể chưa chỉnh lý hoặc còn trong tình trạng bó gói,
lộn xộn, thì ngày nay nhiều văn thư đã áp dụng việc chỉnh lý tài liệu vào làm thẻ
trên máy tính , giuso cho việc tra tìm được nhanh chóng, thuận lợi.
Việc tổ chức lao động khoa học trong văn thư có ý nghĩa rất thiết thực
nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lượng những công việc của cán bộ.Trong văn
thư nếu cứ quản lý tổ chức lỗi thời mà không nghiên cứu áp dụng tổ chức quản
lý một các khoa học, điều này dẫn đến không phát huy được khả năng và trình
độ chuyên mộ của cán bộ. Đồng thờ, làm cho mối quan hệ giữa cán bộ nhân
viên, lãnh đạo ngày càng trở nên căng thẳng dẫn đến chất lượng công tác giảm
đi.Ngoài ra nghiên cứu môi trường lao động có ý nghĩa đặc biệt quan trọng
trong văm thư. Môi trường lao động ở đây sẽ là tiền đề thúc đẩy cán bộ, nhân
viên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lượng cao và tạo tâm lý thoải mái
để họ phát huy những khả năng sẵn có và tiềm tàng và tạo tâm lý thoải mái để
họ phát huy những khả năng sẵn có và tiềm năng nhằm nâng cao vị trí vai trò
của mình trong tổ chức bộ máy của văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung.
Vì lẽ đó tổ chức lao động khoa học trong văn thư có ý nghĩa rất quan trọng,
nó giúp cho văn thư cơ quan nâng cao hiệu quả trong công tác, tổ chức phân
công lao động hợp lý và tạo môi trường lao động thuận lợi qua đó giúp cho
hoàn thiện không ngừng hoạt động về tổ chức quản lý của văn thư, của cơ quan
nói riêng và của xã hội nói chung.
Chương 3: Mô hình tổ chức lao động khoa học và công tác văn thư tại
Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
3.1. Nhận xét
Cách tổ chức lao động của phòng Hành chính – Viện Khoa học tổ chức
nhà nước được thể hiện trong sự phân công lao động đối với các cán bộ. Đó là sự
phân công lao động đối với từng loại cán bộ của phòng Hành chính tôi thấy là hợp

lý, nó đã thể hiện một cách khái quát đúng người, đúng việc, phân công đúng chức
danh và công việc, phù hợp với chuyên môn của người đó, phù hợp với khả năng
và chuyên môn của cán bộ. Do vậy, nhờ có sự phân công đó tạo cho cán bộ phòng


Hnh chớnh hng phn, thoi mỏi v ho hng, nhit tỡnh, t hiu qua cao trong
cụng vic.
Để làm tốt nhiệm vụ đợc giao góp phần đảm bảo sự lớn
mạnh của Vin thì việc tổ chức lao động khoa học đối với phòng
Hành chính là rất quan trọng. Vì vậy các bộ phận của phòng đợc tổ chức nh sau:
- Bộ phận văn th chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng Hành
chính về công tác văn th và lu trữ của Vin;
- Bộ phận quản trị có nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất
và trang thiết bị, dọn dẹp tạo cảch quan sạch đẹp cho Vin và lo
việc lễ tân, hậu cần trong các buổi hội họpcủa Vin;
- Bộ phận tổ chức cán bộ quản lý về nhân sự, giải quyết
các chế độ cho cán bộ, công chức, viên chức của Vin;
- Bộ phận bảo vệ, Phũng chỏy cha chỏy trực 24/24 giờ có
nhiệm vụ bảo vệ an ninh kho tàng và tài sản của Vin.
Cách tổ chức phân công công việc cho từng bộ phận
nh trên của phòng Hành chính là tơng đối hợp lý và thuận tiện
cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng.
Cựng vi vic t chc lao ng khoa hc thỡ cỏch b trớ ni lm vic cho
lónh o phũng, cỏc chuyờn viờn v cỏc cỏn b ca phũng Hnh chớnh - T chc
c b trớ rt khoa hc v hp lý. Bi l b trớ ni lm vic l mt nhim v
mang tớnh khoa hc. Vic b trớ v trớ lm vic ca phũng Hnh chớnh ó m bo
cho cỏn b lónh o, cng nh cỏn b khỏc trong phũng thoi mỏi, phi kt hp
cụng vic c din ra rt thun li, t hiu qu v nng sut cao nht. iu ú
c chng minh qua vic phũng ó tn dng ti u mt bng ch lm vic, b trớ
ch ngi, phũng lm vic cựng tng 1 gn nhau, thun tin trong vic gii quyt

cụng vic c din ra nhanh chúng, chớnh xỏc v hiu qu cao. Vớ d nh phũng
lm vic ca lónh o phũng c b trớ v trớ u tiờn ca tng 1 tin cho


việc quan sát công việc giữa các bộ phận được bao quát, thuận lợi cho các công
việc chung của phòng; phòng Văn thư được bố trí tại tầng trệt kho A1, gần cổng ra
vào cơ quan, đảm bảo việc phục vụ khách ra vào nhanh chóng, hơn nữa ở địa điểm
kho lưu trữ có mặt bằng cao nên đảm bảo không bị nước ngập vào phòng làm việc
khi mùa mưa đến, ở đây được đầu tư trang bị các thiết bị bảo quản hiện đại như: hệ
thống điều hoà trung tâm, hệ thống báo cháy, chống trộm của nhà kho đảm bảo
nhiệt độ, độ ẩm bảo quản hệ thống máy móc, đồng thời đảm bảo an ninh tốt.
3.2. Các giải pháp nâng cao tổ chức lao động khoa học và công tác văn
thư tại Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
3.2.1.Về con người
Mô hình các hình thức phân công và hợp tác lao động trong công tác văn thư của
Viện Khoa học tổ chức nhà nước
a. Phân công lao động đơn giản:
Việc phân công lao động đơn giản thường bắt đầu từ văn bản triển khai kế hoạch
làm việc của cơ quan. Khi văn thư làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi nội bộ. Khi tiếp nhận kế hoạch này, Lãnh đạo Viện sẽ chịu
trách nhiệm phân tích, đánh giá, sau đó phân công những công việc cho các đơn
vị cụ thể. Sau khi giải quyết xong công việc, các đơn vị, chức danh báo cáo trở lại
lãnh đạo để lãnh đạo tổng hợp thành báo cáo chung của cơ quan. Có thể khái quát
bằng sơ đồ sau:


Qua sơ đồ trên, có những nhận xét về các phân công lao động này:Việc phân công
lao động theo cách đơn giản này thường chỉ áp dụng đối với những loại công việc
đơn giản, không nhất thiết phải có sự hợp tác, ngoài ra cũng không cần đến các
trang thiết bị.

Các cộng sự phải có khả năng làm việc độc lập (có trình độ chuyên môn vững
vàng, có kinh nghiệm, có khả năng làm việc sáng tạo). Thường người ta không
dùng hình thức này cho những cộng sự mới, còn non kém về chuyên môn (đối với
những cộng sự này có thể giao cho những người có kinh nghiệm kèm cặp).
b. Phân công lao động phát triển:
Việc phân công này cũng được bắt nguồn từ kế hoạch. Lãnh đạo tiếp nhận, phân
tích, sau đó giao cho Cộng sự A, sau khi Cộng sự A làm xong, sẽ chuyển cho
Cộng sự B, sau khi Cộng sự B làm xong sẽ chuyển cho Cộng sự C… Cộng sự cuối
cùng khi hoàn thành công việc sẽ trình lãnh đạo để lãnh đạo tổng hợp kết quả báo
cáo chung. Có thể khái quát bằng sơ đồ sau:


Hình thức phân công lao động này thường được áp dụng trong các cơ quan làm về
thủ tục hành chính theo trình tự nhất định .Có thể nhận xét về cách phân công này
như sau:
+ Đây là cách phân công lao động theo trình tự (chuyên môn hoá)
+ Thời gian tiến hành công việc thường kéo dài
+ Liên quan đến việc cải cách hành chính
c. Phân công lao động phát triển kết hợp với hợp tác lao động đơn giản:
Hình thức này tương đối giống hình thức (b) ở trên, nhưng các cộng sự có sự trao
đổi với nhau, do đó có thể rút ngắn được thời gian công việc.
d. Phân công và hợp tác lao động:
Lãnh đạo sau khi tiếp nhận kế hoạch, phân chia công việc cho các cộng sự A, B, C,
nhưng các cộng sự trên cùng làm việc trong sự phối hợp, sau đó trình lãnh đạo để
có kết quả chung. Có thể khái quát bằng sơ đồ:


Nhận xét:
+ Cách phân công lao động này thường đối với những công việc phức tạp, đòi hỏi
nhiều người, nhiều máy móc, thiết bị cùng tham gia.

+ Mỗi cộng sự thực hiện nhiệm vụ của mình trong sự phối hợp với các cộng sự
=> Phân công lao động, hợp tác lao động chí là giải quyết được mối quan hệ Công
việc và Người lao động. Nếu phân công hợp lý công việc cho người lao động, sẽ
tạo hứng khởi, kích thích tính sáng tạo, hiệu quả lao động sẽ cao, sức khoẻ người
lao động đảm bảo và ngược lại…
3.2.2. Về trang thiết bị
Để đảm bảo đầy đủ các điều kiện làm việc cho cán bộ phòng Hành chính thì trang
thiết bị văn phòng có vai trò quan trọng để nâng cao năng suất lao động, kể cả lao
động quản lý điều hành. Trang thiết bị văn phòng không những giúp cán bộ làm
việc, mà còn ảnh hưởng đến sức chịu đựng mệt mỏi, sự dẻo dai của cán bộ đang


làm việc tại Viện Khoa học tổ chức nhà nước. Qua khảo sát trang thiết bị văn
phòng tôi thấy, hầu hết các trang thiết bị văn phòng phục vụ cho cán bộ, công
chức, viên chức đang làm việc tại Trung tâm được trang bị đầy đủ, phù hợp và đảm
bảo đúng với yêu cầu thực tế hoạt động của cơ quan hiện nay như: Máy tính, máy
in, máy huỷ tài liệu, máy Fax, máy photocopy, máy điện thoại, bàn làm việc, giá
đựng hồ sơ, tủ chuyên dụng, ghế xoay, hệ thống chiếu sáng hợp lý, máy điều hoà,
máy hút bụi, quạt thông gió, văn phòng phẩm ... Các thiết bị trên, chúng luôn phát
huy tác dụng tốt, phục vụ trong việc nâng cao hiệu quả chất lượng trong công tác
của cán bộ.
Nhìn chung, trang thiết bị văn phòng của phòng Hành chính - Tổ chức của Viện
Khoa học tổ chức nhà nước đa phần có tính năng và công dụng tốt, mỗi loại trang
thiết bị văn phòng phục vụ cho mục đích khác nhau. Thông qua đó, các trang thiết
bị văn phòng góp phần nâng cao năng suất lao động và đạt hiệu quả cao trong công
tác của Trung tâm nói chung và công tác phòng Hành chính nói riêng. Nhờ có các
trang thiết bị này giúp cho công tác quản lý, tra cứu, cung cấp thông tin đến lãnh
đạo được kịp thời và nhanh nhất. Mỗi một năm Viện thường tổ chức kiểm kê tài
sản cố định và gửi báo cáo lên cơ quan cấp trên. Việc này nhằm mục đích quản lý
các trang thiết bị đó, xem xét tình trạng hoạt động của các trang thiết bị để có

những biện pháp kịp thời sửa chữa, và đồng thời cho thay mới các trang thiết bị
khi không còn khắc phục được.
Tuy nhiên, với những tính năng, công dụng của các trang thiết bị tại phòng Hành
chính của Viện như đã nói ở trên thì cũng còn tồn tại một số hạn chế như: Một số
phòng sử dụng các trang thiết bị còn lãng phí, ý thức chưa cao trong việc quản lý
và sử dụng. Để việc quản lý và sử dụng tốt hơn những trang thiết bị văn phòng,
Viện Khoa học tổ chức nhà nước đang tiến hành xây dựng Qui định cụ thể trong
việc quản lý và sử dụng các loại máy móc được trang bị cho các phòng, các cán bộ
đang làm việc tại Trung tâm .
Tổ chức lao động khoa học là nhằm giải quyết công việc cho có hiệu quả và đảm
bảo sức khoẻ người lao động. Cụ thể:


– Đối với phòng làm việc: Vị trí phải được bố trí phù hợp với nhiệm vụ được phân
công, tạo điều kiện làm việc tốt nhất. Phòng văn thư là nơi giao dịch với nhiều đơn
vị, bộ phận trong cơ quan thì nên dặt ở nơi “cửa ngõ” của cơ quan để dễ tìm, dễ
thấy; phòng lãnh đạo cần yên tĩnh, cần có trung gian, đảm bảo sức khoẻ… thì nên
đặt ở vị trí trung tâm cơ quan. Chỗ ngồi làm việc: Việc bố trí chỗ ngồi làm việc
chính là tạo điều kiện làm việc tốt nhất. Cần lưu ý đến các yếu tố gây hại đến sức
khoẻ người lao động như quá gần những trang thiết bị ảnh hưởng đến sức khoẻ,
hoặc trong một phòng nhỏ có quá nhiều thiết bị hiện đại (như máy phô tô, máy vi
tính, máy fax…) phát ra những sóng điện từ hay từ trường có hại cho sức khoẻ.
Bàn ghế kê đặt phải khoa học, tiết kiệm thời gian cho việc di chuyển, tránh được
sự tự tiện của người công có nhiệm vụ khi vào giao dịch công tác.Bàn ghế của
nhân viên văn thư phải đảm bảo không cho người đến liên hệ công việc xem được
các loại công văn giấy tờ.Cùng với đó ánh sáng phải sử dụng một cách khoa học,
nên vận dụng những kiến thức về y học để bố trí ánh sáng cho phù hợp, không nên
dùng lẫn lộn ánh sáng tự nhiên với ánh sáng nhân tạo sẽ làm mắt chóng bị
mỏi.Tiếng ồn cần phải được khắc phục trong phạm vi cho phép và màu sắc có tác
động đến thái độ và năng suất lao động. Đối với văn phòng nên dùng gam màu

trung .
3.2.3. Về nghiệp vụ
Để nâng cao hơn nữa hiệu quả tổ chức lao động của văn thư tại Viện đòi hỏi lãnh
đạo Viện cũng như lãnh đạo Bộ nên đầu tư quan tâm hơn nữa về mọi mặt:
- Viện cần nhận thức rõ vai trò của tổ chức lao động khoa học trong công tác
quản lý, từ đó luôn quan tâm, chú ý đến công tác này nhiều hơn.
- Tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, kiểm tra giám sát tình hình thực
hiện công tác Văn thư tại Bộ, cũng như tại Viện;
- Ban hành những văn bản hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ một cách chuẩn
sát, thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức tránh tình trạng mỗi cơ quan quy định
một kiểu gây khó khăn cho quá trình thực hiện tổ chức lao động khoa học cán bộ
làm công tác Văn thư.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức cơ bản về nghiệp vụ
Văn thư trong đó chú ý nâng cao chất lượng tổ chức lao động khoa học, điều này
có ảnh hưởng rất lớn đến việc quản lý văn bản đi cũng như quá trình giải quyết


công việc chung của cơ quan, đơn vị. Thường xuyên mở các lớp tuận huấn hướng
dẫn nghiệp vụ tới toàn thể cán bộ, công chức, viên chức thuộc Viện.
- Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của đất nước thì ngành công nghệ thông
tin cũng phát triển không ngừng đòi hỏi thông tin cũng phải cung cấp một cách
nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được tính bí mật, chính xác của thông tin. Chính vì
vậy để đảm bảo vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý điêu hành thì đòi hỏi
lãnh đạo Viện phải quan tâm hơn nữa về cơ sở vật chất, kỹ thuật như: máy tính tốc
độ cao, máy fax, cài đặt các chương trình liên quan đến công tác Văn thư như
chương trình Quản lý văn bản đi, văn bản đến, chương trình quản lý hồ sơ tài liệu
một cách tiện dụng nhất góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc cũng như
hiệu quả của công việc.
- Căn cứ vào tình hình số lượng văn bản giấy tờ hàng ngày tại Viện khoa học
tổ chức nhà nước thì Viện chỉ nên bố trí cán bộ Văn thư chuyên trách công tác Văn

thư- Lưu trữ bỏ công tác quản trị đi, có như vậy cán bộ Văn thư mới có thời gian
làm tốt công việc của mình.

KẾT LUẬN
Qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học ở Viện Khoa học tổ chức
nhà nước sẽ bổ sung thêm cho tôi kiên thức về lưu trữ và công tác tổ chức lao động
khoa học trong lưu trữ. Đồng thời qua đó tìm ra những ưu điểm – nhược điểm của
công tác này để có thể rút ra những phương hướng khắc phục hạn chế không chỉ ở
Viện Khoa học tổ chức nhà nước mà còn là vấn đề đang tồn tại ở nhiều cơ quan
khác. Từ đây mở ra cho tôi những kiến thức khoa học, những thực tiễn trong quá
trình hoạt động của cán bộ văn thư và những kinh nghiệm bổ ích trong quá trình
công tác của cá nhân sau này.
Vấn đề tổ chức lao động khoa học cho đến nay đã được nhiều giới trong và
ngoài nước quan tâm nghiên cứu . Điều này không chỉ thể hiện trong các giáo
trình, sách tham khảo, các bài viết về quản trị hành chính văn phòng, mà còn là


vấn đề quan tâm của nhiều tác giả. Song trên thực tế chưa có một tiếng nói chung
có hệ thống và quá trình tổ chức lao động khoa học ở tất cả các cơ quan.
Tuy nhiên, do thời gian và điều kiện có hạn, tôi không thể đi sâu nghiên cứu
công tác tổ chức lao động khoa học ở tất cả các văn phòng cơ quan mà chỉ đi sâu
vào tại Viện Khoa học tổ chức nhà nước.

Danh mục tài liệu tham khảo
1. Luật lưu trữ 2011
2. Luật lao động
3. Nguyễn Tiệp,2011, Giáo trình tổ chức Lao động , Nhà xuất bản Lao động xã
hội
4. Nguyễn Hiến Lê, 2003, Tổ chức công việc theo khoa học , Nxb Văn hóa
thông tin

5. Vương Đình Quyền,2001, lí luận và phương pháp công tác văn thư
6. Các bài viết quy định liên quan đến tổ chức lao động khoa học trong công
tác văn thư tại website: www.luutruvn.gov.vn và www.tcvn.gov.vn


Phụ lục 1 : Hình ảnh phòng văn thư


Hình ảnh Sinh viên kiến tập với đội ngũ cán bộ Phòng Hành chính – Tổng
hợp

Phụ lục 2 : Hình ảnh tài liệu được lưu trữ tại Phòng quản lý Khoa học