LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, nếu phát
hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung
bài tập kết thúc học phần của mình.


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành báo cáo bài tập kết thúc học phần đúng thời gian quy định,
tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô Ngô Thị Kiều Oanh – giảng viên
bộ môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư
lưu trữ. Vì vậy, nhân dịp này tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất tới cô
đã giảng dạy và sát cánh cùng tôi trong suốt quá trình học tập.
Trong thời gian khảo sát cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù
đã có sự chuẩn bị từ trước song tôi vẫn gặp phải nhiều khó khăn nhất định,
không tránh khỏi những thiếu xót. Tôi rất mong được sự cảm thông, quan tâm,
giúp đỡ của cô để tôi hoàn thành bài tập kết thúc học phần này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên

phiến đá, gỗ để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các
thế hệ sau.
Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái
niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy
tờ. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng
trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái
tên mới là công tác Văn thư. Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan
trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ
quan nói riêng.
Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp
thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước
nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải
có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước.
Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng
như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác Lưu trữ.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trên, tôi đã quyết định chọn đề tài “Đề xuất
nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Trường Đại học Trần
4


Quốc Tuấn giai đoạn 2016-2017” làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1.
2.2.

+
+
+
+
+

Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn
Phạm vi nghiên cứu
Thời gian: 2016-2017
Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư tại Trường Đại học Trần
Quốc Tuấn
Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Quản lý văn bản đi, đến
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu.
3. Mục đích nghiên cứu

-

Tìm hiểu khái quát về tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Trần Quốc

-

Tuấn.
Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn trong

-


thời gian qua.
Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại
Trường Đại học Trần Quốc Tuấn.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu

-

Phân tích, đánh giá được thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Trần
Quốc Tuấn. Qua đó thấy được điểm mạnh, điểm yếu để đề xuất giải pháp, kiến

-

nghị nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Trường.
Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán
bộ làm công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn.

5


5. Phương pháp nghiên cứu
+
+
+

Phương pháp điều tra khảo sát
Phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu:
Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo
Nguồn từ mạng Internet
Thông tin báo cáo định kì của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn
6. Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương:
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG
ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN
Chương 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN

6


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN
1.

Lịch sử hình thành Trường Đại học Trần Quốc Tuấn
“Cách đây 70 năm, ngày 15 tháng 4 năm 1945, Trường Quân chính
kháng Nhật nay là Trường Đại học Trần Quốc Tuấn được thành lập theo
Nghị quyết của Hội nghị quân sự cách mạng Bắc Kỳ và Chỉ thị của Chủ
tịch Hồ Chí Minh. Sự ra đời của Nhà trường đáp ứng kịp thời yêu cầu đào
tạo cán bộ quân sự, chính trị làm nòng cốt cho lực lượng vũ trang nhân
dân chuẩn bị Tổng khởi nghĩa Cách mạng tháng Tám thắng lợi.
Trải qua hơn 70 năm không ngừng phấn đấu và lớn mạnh, Trường
đã đào tạo, bồi dữing cho các lực lượng vũ trang hơn 60 nghìn cán bộ góp
phần đắc lực vào việc xây dựng ba thứ quân, đặc biệt là xây dựng bộ đội
chủ lực và đánh thắng liên tiếp các kẻ thù hung dữ của dân tộc ta. Lớp lớp
thanh niên đã lần lượt được Trường giáo dục, rèn luyện thành sĩ quan.
Hang vạn đồng chí đã trở thành cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước và

Quân đội. Rất nhiều đồng chí trở thành tướng lĩnh, Anh hùng Lực lượng
vũ trang. Nhà trường còn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ quân sự cho một sô nước bạn và các nhiệm vụ khác mà
Trung ương Đảng, Chính phủ, Bộ Quốc phòng giao cho.” [8;tr5]
“Trong điều kiện quy mô, đối tượng đào tạo cán bộ ngày càng phát triển,

song Nhà trường đã lãnh đạo, chỉ đạo công tác giáo dục – đào tạo đạt nhiều
thành tích quan trọng, nhất là đào tạo sĩ quan chỉ huy tham mưu Lục quân cấp
phân đội trình độ đại học; đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Nghệ thuật quân sự, đẩy
mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học, xây dựng Nhà trường chính quy, mẫu
mực. Trong 10 năm Nhà trường đã đào tạo được hơn 30 nghìn học viên, 3 khóa
đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Nghệ thuật quân sự 211 học viên, 6 khóa đào tạo sĩ
quan cấp phân đội 3 năm 894 học viên, 8 khóa hoàn thiện cao đẳng từ trung đội
trưởng Quân nhân chuyên nghiệp, hoàn thiện đại học 623 học viên, đào tạo 123
học viên quân đội nhân dân Lào, gần 20 nghìn học viên năm thứ nhất cho các
7


học viện, nhà trường khu vực phía Bắc, đào tạo hàng nghìn học viên cử tuyển dự
bị đại học, bồi dưỡng kiến thức quốc phòng, giáo viên quân sự, giáo viên quốc
phòng – an ninh, học viên ngành Quân sự cơ sở, cao đẳng Bộ Công an…”
[8;tr472]
2.

Cơ cấu tổ chức
Trường Đại học Trần Quốc Tuấn hiện nay có Ban Giám Hiệu. Các cơ

quan đơn vị gồm: Văn phòng, các Phòng chức năng, Khoa giáo viên, Ban trực
thuộc, Hệ và Tiểu đoàn quản lý học viên đào tạo sĩ quan. Tổ chức, chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị thuộc quyền do Đảng ủy Ban Giám Hiệu quy định.

Hiện nay Đảng ủy Ban Giám Hiệu có 7 cán bộ trong biên chế, hầu hết các
cán bộ đều có trình độ Tiến sĩ, Đại học chuyên ngành, nhiều cán bộ được đào tạo
với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp.
Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ của cán bộ,
giảng viên Trường Đại học Trần Quốc Tuấn như sau:
+ Phó Giáo sư: 06 người
+ Tiến sĩ: 25 người
+ Thạc sĩ: 42 người
+

Trên đại học: 37 người

+

Đại học hành chính: 02 người

+

Đại học ngành khác: 26 người
3.

Chức năng, nhiệm vụ của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn

-

Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn công tác được giao gồm:

+

Công tác huấn luyện chiến đấu.


+

Tác chiến điều lệnh sẵn sàng chiến đấu.

+

Công tác tổ chức lực lượng – bảo đảm vũ khí, trang thiết bị kĩ thuật.

+

Công tác thanh tra pháp chế, giáo dục pháp luật.

+

Công tác tổng hợp kế hoạch.

+

Bảo đảm thông tin liên lạc.

+

Bảo mật lưu trữ.

+

Công tác đối ngoại quân sự.
8



+

Hành chính phục vụ.
4.

Vai trò của công tác văn thư trong cơ quan
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những

thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm
thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa
đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm
những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau
trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại
đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ
quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho
hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được

giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan
cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng
hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ
càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi
để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt,
văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không
9


đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp
vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.
Tiểu kết
Tìm hiểu, giới thiệu khái quát về Trường Đại học Trần Quốc Tuấn là bước
quan trong không thể thiếu trong chương 1, tiếp tục làm tiền đề triển khai tìm
hiểu rõ công tác quản lý văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn trong
chương 2.

10


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Các biện pháp tổ chức, triển khai thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư
Như chúng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ
quan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn thư - lưu trữ. Vậy, văn bản
quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với các cơ
quan. Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có văn bản và ban hành

kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong công tác văn thư lưu trữ. Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắm rõ
được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đề
ra.
Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa
học và kỹ thuật cao. Những cán bộ làm công tác văn thư nói chung và những cán
bộ chuyên trách công tác văn thư tuỳ theo yêu cầu cụ thể, phải được bồi dưỡng,
huấn luyện cán bộ ở những mức độ khác nhau.
Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên
môn cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và những cán bộ khác làm
công việc có liên quan đến công tác văn thư, hàng năm có nhiều líp bồi dưỡng
nghiệp vụ ngắn hạn do nhà trường tổ chức theo sự chỉ đạo chung của cấp trên
phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các đối tượng làm các nghiệp
vụ văn thư khác nhau.
2.1.2. Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá
Công tác kiểm tra đối với công tác văn thư của Trường Đại học Trần Quốc
Tuấn như sau:
-

Nhà trường đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ (sáu tháng một lần). Mỗi lần kiểm
tra để làm sáng tỏ kết quả đã đạt được trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ
của cơ quan. Qua sự kiểm tra này để đánh giá các đường lối đưa ra về công tác
11


văn thư có đúng hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế. Khi kiểm tra có
thể xây dựng được các bản hướng dẫn, chỉ đạo một cách sát thực với hoạt động
của cơ quan. Mỗi lần kiểm tra thì cấp trên sẽ kiểm tra về chất lượng xử lý thông
tin của cơ quan như thế nào, kiểm tra toàn bộ tổng hợp thông tin có đúng hay
không, kiểm tra văn bản có đúng thể thức hay không và kiểm tra độ chính xác
của thông tin.

Như vậy, công tác kiểm tra đối với công tác văn thư là nhằm xem xét cán
bộ văn thư làm việc có hiệu quả hay không. Nếu không thì sẽ phải chỉnh sửa lại
để cho công tác văn thư ngày càng phát triển và đi lên.
-

Tổ chức biên chế của văn thư chuyên trách nhà trường là tổ chức biên chế cho
văn thư chuyên trách là 5 năm một lần. Tổ chức biên chế cho văn thư là những
người làm việc ở cơ quan từ 5 năm trở lên, có lý lịch tốt, chấp hành mọi quy chế
mà cơ quan đã đề ra.

-

Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung. Có nghĩa là toàn bộ
các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị
trí của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan. Đó là văn phòng hành
chính.
2.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng,
thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư
Để xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm
chất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệp
cao, tận tụy phục vụ nhân dân, bên cạnh các khía cạnh khác nhau của
công tác tổ chức cán bộ còn cần phải có các hình thức đào tạo, bồi dưỡng
phù hợp, hiệu quả.
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức là nhiệm vụ thường xuyên,
có ý nghĩa quan trọng, góp phần tích cực trong việc nâng cao trình độ
chuyên môn, năng lực công tác, chất lượng và hiệu quả làm việc của cán
bộ, công chức, viên chức; hướng tới mục tiêu là tạo được sự thay đổi về
chất trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn. Đào tạo, bồi dưỡng tập trung
trang bị những kiến thức, kỹ năng, thái độ thực hiện công việc cho cán bộ,
12



công chức, viên chức; trong đó, cung cấp những kiến thức, lý luận cơ bản,
trang bị kỹ năng, cách thức hoạt động thực thi công việc, giáo dục thái độ
thực hiện công việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của người
cán bộ, công chức, viên chức.
Trong thời gian qua, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
ở cơ quan đã có chuyển biến tích cực, bước đầu đạt được những kết quả
quan trọng. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công chức (nhất là cán bộ chủ
chốt) ở các đơn vị có bản lĩnh chính trị vững vàng, có trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ, năng động và sáng tạo; tích cực thực hiện đường lối, chủ
trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; trình độ, kiến thức và năng lực
hoạt động thực tiễn của đội ngũ cán bộ, công chức ngày càng được nâng
cao.
Đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
không chỉ góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầu
của một nền hành chính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp mà còn có
tác động tích cực đến nhiều mặt của đời sống kinh tế - xã hội, bảo đảm
quốc phòng - an ninh. Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng qua trường lớp,
việc đào tạo cán bộ, công chức qua hoạt động thực tiễn cũng được quan
tâm thực hiện liên tục trong quá trình sử dụng cán bộ.
Hàng quý, hàng năm định kì, cơ quan tổ chức thống kê, báo cáo sơ
kết, tổng kết công tác văn thư của mình đầy đủ, chi tiết, chính xác nhằm
chỉ ra những ưu điểm, hạn chế nhằm phát huy mặt tích cực, bên cạnh đó
khắc phục những thiếu xót còn tồn tại giúp cho công tác văn thư đạt kết
quả tốt nhất.
2.1.4. Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư
Công tác văn thư là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan
trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác văn
thư, trong cơ quan cần có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư.

Bộ phận văn thư trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu
cho lãnh đạo cơ quan trong việc:
13


-

Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác văn thư;

-

Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư trong cơ quan;

-

Thực hiện các nghiệp vụ văn thư cụ thể;

-

Tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.

-

Làm báo cáo thông kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư của cơ quan và
những đóng góp của công tác văn thư đối với sự phát triển của cơ quan, của
ngành,...
Công tác văn thư là nơi đăng kí, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu
khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa
được một năm, sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ. Công tác văn
thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ và ngược lại. Vì vậy,

hiện cơ quan đang bố trí cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào. Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo
quy định chung cho nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao
thì văn bản đó mới có hiệu lực. Hơn thế nữa văn bản là vật mang tin để
ghi lại và truyền đạt thông tin trong hoạt động, quản lý. Nó mang tính
giao dịch cụ thể hoá các văn bản pháp quy và thực hiện những kế hoạch
công tác theo chức năng nhiệm vụ của nhà trường. Việc phân công soạn
thảo văn bản do Phó chánh Văn phòng phân công và được phân công cho
cán bộ văn thư soạn thảo. Văn bản cơ quan do cán bộ Nguyễn Thị Hằng
soạn thảo, công việc soạn thảo của nhà trường là soạn thảo những văn bản
hành chính thông thường nó bao gồm: công văn, báo cáo, thông báo, tờ
trình … Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết ở
nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt
chẽ nhằm bảo đảm cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực của văn
bản. Sau khi soạn thảo văn bản xong thì phải in ra, trước khi in thì phải
preview để chỉnh sửa văn bản sau đó đóng lại và mở hộp thoại print bằng
14


cách vào File/Print. Trong đó All là in tất cả, current page là in trang chứa
con trỏ, puges là in trang tuỳ thích ta gõ số trang cần in vào đó
-

Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến hành soạn
thảo văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản,
duyệt bản thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.


•

Quá trình chuẩn bị:

-

Sơ bộ xác định vấn đề: đây là tác động đầu tiên để xác định công tác soạn thảo
văn bản. Người soạn thảo văn bản phải xem xét các vấn đề.

-

Mục đích ban hành văn bản.

-

Thời gian ban hành văn bản.

-

Vấn đề cần giải quyết trong văn bản.

-

Đối tượng giải quyết trong văn bản.

-

Hậu quả tác động của văn bản.
Căn cứ để xác định:


+

Yêu cầu giải quyết công việc.

+

Yêu cầu của vấn đề cần giải quyết.

+

Yêu cầu của cơ quan.

+

Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn bản.
Nội dung xác định:

+

Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản.

+

Xác định thời gian ra văn bản.

+

Xác định tên loại văn bản.

-


Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn
bản cần được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn
được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền
ban hành văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể,
việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết
công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.
Căn cứ để xác định:

+

Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan.
15


+

Nội dung của vấn đề cần giải quyết.

+

Mục đích, yêu cầu ra văn bản.
Nội dung công việc:

+

So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại
văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.

+


Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn. Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực
hiện mục đích ban hành văn bản, giải quyết công việc đã đặt ra.

-

Thu thập thông tin: Mỗi văn bản đều phải có các số liệu dẫn chứng sự việc, căn
cứ pháp lý. Đó là thông tin cần thiết cho việc soạn thảo văn bản, các thông tin đó
phải
được thu thập một cách đầy đủ, khách quan, chính xác trong quá trình chuẩn bị
để soạn thảo một văn bản. Văn bản càng quan trọng, thông tin thu thập càng
phải đầy đủ, chính xác và khách quan.
Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến
độ
và thông tin thực tế.

-

Cơ sở thu thập: Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết
công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
Nội dung công việc:

+

Thông tin thực tế: loại thông tin này thu thập từ thực tế công việc có liên quan
đến vấn đề phải giải quyết trong văn bản phải soạn thảo. Những thông tin loại
này không thu thập từ các loại hồ sơ mà thu thập từ cuộc sống thực tế. Loại
thông tin này càng chính xác, càng mang lại tính khả thi cho văn bản được soạn
thảo ra.


+

Thông tin tiến độ: đây là loại thông tin rót ra từ hồ sơ công việc để xác định tiến
trình công việc đang thực hiện, từ đó xác định nội dung tiếp theo của văn bản
phải soạn thảo. Loại thông tin này đảm bảo cho nội dung văn bản không trùng
lặp

với

các văn bản trước đó.
+

Thông tin nguyên tắc: đây là loại thông tin được rót ra từ hồ sơ nguyên tắc, có
16


liên quan đến công việc phải giải quyết trong văn bản sẽ soạn thảo. Loại thông
tin này giúp cho văn bản được soạn thảo ra phù hợp với hệ thống pháp luật của
Nhà nước và không trái với văn bản của cấp trên. Mặt khác, loại thông tin này là
cơ sở pháp lý cho các nội dung giải quyết vấn đề trong văn bản sẽ được soạn
thảo.
-

Viết đề cương: đây là công việc chuẩn bị cuối cùng để hình thành một văn bản.
Tất các công việc chuẩn bị trên đều để đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết
đề
cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc
sắp xếp nội dung một cách hợp lý dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết
đề cương theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở
để hình thành đề cương chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực

hiện sau khi xác định mục đích ban hành văn bản. Công việc này giúp cho người
soạn thảo văn bản hình thành văn bản một cách chi tiết trước khi tiến hành viết
thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cương trước khi soạn thảo tạo điều kiện để
người viết sắp xếp ý tứ, nội dung để văn bản được soạn thảo ra đúng với mục
đích ban hành văn bản.

•

Các phương pháp viết văn bản.

-

Đọc cho thư ký đánh máy, ghi âm, ghi tốc ký.

-

Tự soạn thảo văn bản bằng các phương tiện văn phòng.

-

Viết tay văn bản.

•

Duyệt bản thảo .

-

Bản thảo văn bản phải được, duyệt trước khi đánh máy, trình ký và làm thủ tục
gửi đi.


-

Người duyệt bản thảo phải ký tất vào bản thảo mà mình đã duyệt.

-

Tuỳ từng loại văn bản, tuỳ từng cơ quan mà việc tổ chức duyệt bản thảo có
những đặc điểm riêng. Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc làm rất
cần thiết khi soạn thảo văn bản. Muốn soạn thảo một văn bản tốt thì phải có một
quy trình hợp lý sẽ tạo nên một văn bản logic. Thể thức văn bản của cơ quan
được thể hiện như sau:
17


+

Thể thức văn bản là các yếu tố thông tin, cần được thể hiện trong văn bản, theo
quy định của pháp luật. Thể thức, văn bản có ý nghĩa để đảm bảo tính kỷ
cương, thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý Nhà nước. Thể thức của
văn bản đảm bảo tính thiết thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, song vừa tạo
nên thuận lợi cho việc quản lý văn bản và phép lịch sự trong việc giao tiếp giữa
các cơ quan.
2.2.2. Quản lý văn bản đi, đến
2.1.5. 2.2.2.1. Quản lý văn bản đi
Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo
phiếu gửi. Việc chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời. Song đăng
ký văn bản theo hình thức bằng sổ.
So với mẫu đăng ký văn bản đi đã học với Đăng ký văn bản đi bằng
số,


ở

cơ quan thì các yếu tố thể hiện đều gồm có 8 cột nói chung là giống nhau,
không có gì khác nhau.
Thủ tục giải quyết văn bản đi sau khi đoạn thảo văn bản xong, văn
thư kiểm tra thể thức văn bản có phù hợp với pháp luật quy định không,
sau đó đưa lên thủ trưởng để trình ký. Trước khi văn bản chuyển ra ngoài,
một lần nữa văn thư phải kiểm tra văn bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật
lên văn bản văn thư ghi số công văn để ngày tháng và trích yếu công văn
vào sổ công văn đi.
Quản lý văn bản đi của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn rất rõ ràng,
chính xác, kịp thời, an toàn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các
nội dung. Sổ công văn đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu.
2.1.6. 2.2.2.2. Quản lý văn bản đến
Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy
tờ do cơ quan nhận được.
•

Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện như sau:

+

Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu: Tất cả công văn
đến đều phải qua bộ nhận văn thư. Văn thư nhận và phân loại công văn, bóc bì
18


và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục hành chính hay không. Đối với
những văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân không được phép bóc bì, khi mở

phong bì cán bộ văn thư lấy tài liệu, xem xét kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh
thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi chú vào thư và kẹp ở cuối
thư.
+

Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trình
chủ tịch và các phòng ban chức năng trong uỷ ban, công văn đến ngày nào, thì
phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với
công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhận
được.

+

Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định.

-

Phân phối và chuyển giao văn bản đến:

+

Sau khi bóc bì, đóng dấu "dấu" cán bộ văn thư đăng ký các yếu tố cần thiết vào
sổ rồi trình tất cả văn bản giấy tờ đã nhận được cho trưởng ban và chủ tịch xem
xét và ghi ý kiến, phân phối lên văn bản.

+

Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau khi có ý kiến phân phối của người phụ
trách phải được chuyển ngay đến tay người có trách nhiệm nghên cứu giải
quyết, không được để chậm hoặc để quên văn bản.


+

Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn bản.

+

Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, ngoài giờ
hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột "mức độ mật" trong mẫu
chuyển giao và người nhận phải ký vào sổ.

-

Đóng dấu đến, mẫu dấu đến:

+

Dấu "đến" có kích thước 3cm x5cm gồm các thành phần sau: tên cơ quan nhận
văn bản, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải
quyết).

+

Đóng dấu "đến" đóng rõ ràng, chính xác, thống nhất vào khoảng giấy trắng, phía
trên, góc trái, phần lề văn bản dưới số và ký hiệu.
2.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản thành các hồ sơ
19



trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy
định.
Những quy trình của cơ quan về lập hồ sơ hiện hành:
-

Khi lập hồ sơ phải rõ ràng, chính xác.

-

Phải nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan của đơn vị và công việc của
từng cán bộ thừa hành trong cơ quan.

-

Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn
thư.

-

Nắm được các loại văn bản giấy tờ của cơ quan làm ra và văn bản giấy
tờ do cơ quan khác gửi đến các hồ sơ đã lập trong năm trước, chế độ, phương
pháp xác định giá trị tài liệu của cơ quan.

-

Lập hồ sơ sau khi làm xong cần phải phát huy được tác dụng.

-

Mỗi cán bộ, nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ.


-

Hồ sơ phải đảm bảo mối quan hệ khách quan của văn bản.

-

Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị.

-

Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức.

-

Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.

-

Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư được cải thiện đáng kể, biên chế cán bộ
làm công tác văn thư được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộ được
nâng cao hơn một bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn
thư.
Sau khi lập hồ sơ cơ quan nộp vào lưu trữ theo quy định.
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu

-

Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:


+

Con dấu được giao cho trưởng ban văn phòng có trách nhiệm, có trình
độ chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.

+

Không được tự tiện mang con dấu theo người.

+

Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy
định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính.

+

Khi hết giờ làm việc thì trưởng ban văn phòng phải cất giấu cẩn thận.
20


-

Việc đóng dấu của cơ quan là:

+

Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư kiểm tra và soát kỹ
văn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau
khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Đóng dấu trùm lên từ 1/3 dến 1/4
chữ ký về phía bên trái.


+

Văn thư quản lý các loại con dấu: Dấu tròn, dấu văn phòng, dấu uỷ ban,
dấu vuông, dấu công văn đến, dấu công văn đi, dấu chức danh.
2.3. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc làm rất
cần thiết. Về cơ sở hạ tầng từ khi mới thành lập nhà trường đã gặp nhiều thiếu
thốn về nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán bộ công nhân viên còn thiếu thốn,
với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lực phân đấu của công
tác văn thư, đến nay nhà trường đã được trang bị các thiết bị làm việc tương đối
đầy đủ.
Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính được nối mạng, một quạt
thông gió, một máy điện thoại được nối mạng rộng ra ngoài. Văn phòng hành
chính văn thư được trang bị cho mỗi phòng từ 1 đến 2 máy vi tính và một máy
in, 2 máy photocopy cho văn thư, các phòng đều có điện thoại, các máy tính đều
được nối mạng Lan với nhau và được kết nối mạng Internet có tốc độ xử lý cao
để đảm bảo công việc được xử lý nhanh chóng thuận tiện. Những trang thiết bị
khác như nhà cửa trụ sở được bố trí rộng rãi đảm bảo điều kiện làm việc cho các
cán bộ, nhân viên tương đối tốt, dụng cụ văn phòng phẩm được cung cấp kịp
thời đủ nhu cầu.
Tiểu kết
Tìm hiểu thực trạng để phân tích, đánh giá chi tiết để thấy được trong
công tác quản lý văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn. Qua đó, chương 3
sẽ chỉ ra những ưu điểm và những hạn chế còn tồn tại và đưa ra những giải pháp
nhằm nâng cao năng suất, chất lượng trong công tác văn thư tại Nhà trường.

21



Chương 3
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
-

Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư được cải thiện đáng kể, biên chế cán bộ
làm công tác văn thư được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộ được
nâng cao hơn một bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn
thư.

-

Cán bộ chuyên trách công tác văn thư đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản
hướng dẫn kịp thời và đầy đủ đến các phòng, ban, cơ quan và đơn vị trực thuộc
mà sở triển khai thực hiện như: quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ
theo dõi đăng kí, quản lý văn bản đi, văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng
con dấu;… góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc giải quyết những tồn
tại từ nhiều năm nay như vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ
bảo quản tài liệu lưu trữ,…

-

Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác
văn thư được đẩy mạnh.

-

Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư cũng được chú ý hơn,

nhất là đầu tư cho việc quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến; cải tạo, nâng
cấp hoặc xây mới kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản
tài liệu;; đào tạo bồi dưỡng cán bộ và phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

-

Đạt được những thành quả trên là do sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường và
lãnh đạo các đơn vị trực thuộc cùng với sự cố gắng nỗ lực của những người trực
tiếp làm công tác văn thư luôn có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc
được phân công.
3.1.2. Hạn chế

-

Việc đăng ký văn bản bằng sổ của cơ quan tốn nhiều thời gian, khó tra cứu.

-

Một số cán bộ, công chức chưa được tham gia tập huấn về công tác văn thư nên
việc triển khai lập hồ sơ công việc còn lung túng.
22


-

Một số cán bộ, công chức làm công tác văn thư chưa được đào tạo chuyên ngành
về công tác văn thư, năng lực còn yếu kém.

-


Do bố trí 07 cán bộ làm công tác văn thư trong khi khối lượng công việc không
quá lớn, do vậy có một số cán bộ không có việc để làm hoặc đi làm nhưng
không làm đúng chuyên môn.

-

Chưa quán triệt đầy đủ, thường xuyên các quy định của pháp luật, văn bản
hướng dẫn của Bộ Nội Vụ, Sở Nội Vụ và Nhà trường về công tác văn thư nhằm
tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức và ý thức trách nhiệm của toàn thể công

-

chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị đối với công tác văn thư.
Công tác soạn thảo tại một số đơn vị trong cơ quan còn sai sót về hình thức và

-

kỹ thuật trình bày.
Việc xây dựng danh mục hồ sơ và việc lập hồ sơ chưa thực sự tốt.
3.1.3. Nguyên nhân

-

Chưa cập nhật tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
khiến việc đăng kí văn bản còn mất thời gian.

-

Một số cán bộ được phân công công tác chưa đúng với năng lực, trình độ
chuyên môn.


-

Bố trí nhân sự không phù hợp với khối lượng công việc, gây ra tình trạng người
làm người không.

-

Công tác quán triệt các quy định của pháp luật về công tác văn thư chưa được
đầy đủ, thường xuyên.

-

Nội dung báo cáo định kì về công tác văn thư của cơ quan còn sơ sài, chưa phản
ánh đúng tình hình của cơ quan.
3.2. Các đề xuất
3.2.1. Bố trí đội ngũ cán bộ hiệu quả
Trong những năm qua, công tác văn thư của Trường Đại học Trần Quốc
Tuấn đã có nhiều chuyển biến tích cực từ nhận thức của thủ trưởng đơn vị, kiện
toàn nhân sự làm công tác văn thư đến triển khai ngày càng nề nếp công tác này,
góp phần tích cực trong việc đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo của
lãnh đạo, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác tại đơn vị. Bên cạnh đó, công
tác văn thư đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu, phục
23


vụ hiệu quả yêu cầu của cơ quan, đơn vị.
Tuy nhiên, đội ngũ văn thư dư thừa và còn hạn chế về chuyên môn làm
ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động chỉ đạo, điều hành trong cơ quan. Để đưa
công tác văn thư của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn đi vào nề nếp theo đúng

quy định pháp luật, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và triển khai
nhiệm vụ cụ thể tại đơn vị trong thời gian tới, nhóm sinh viên chúng tôi mạnh
dạn có những đề xuất cũng như giải pháp như sau:
-

Thủ trưởng đơn vị cần quyết liệt chỉ đạo, hướng dẫn công chức trong đơn vị
thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện
đại, hiệu quả.

-

Bố trí công chức làm văn thư đáp ứng nhu cầu tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ
theo đúng quy định của pháp luật.

-

Cần mẫu hóa các văn bản hành chính nhằm hạn chế những sai sót về thể thức, kĩ
thuật trình bày văn bản, quy định rõ trình tự và loại văn bản theo quy định.

-

Tổ chức thêm nhiều lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và các quy định của
pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư đối với công chức. viên chức.

-

Tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy
định về công tác văn thư tại các đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp.

-


Báo cáo kịp thời và có biện pháp chấn chỉnh đối với các đơn vị có hiện tượng vi
phạm chế độ, quy định về công tác văn thư.

-

Tích cực hơn nữa trong việc phối hợp với các bộ phận, phòng ban trong và
ngoài Ủy ban nhân dân phường.

-

Học tập kinh nghiệm quản lý công tác văn thư của các nước phát triển.

-

Duy trì, cải tiến quy trình đánh giá nội bộ, định kì kiểm tra, đánh giá hoạt động
của nhân viên văn thư văn phòng Ủy ban nhân dân phường.
3.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
Trong các nghiệp vụ của công tác văn thư quản lý văn bản là một trong
những khâu nghiệp vụ quan trọng . Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư là một yêu cầu cấp thiết. Quản lý văn bản với phần mềm chuyên
dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ
24


sách. Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt.
Chính vì vậy, cần phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào
quy trình xử lý văn bản, hạn chế sử dụng văn bản bằng giấy, việc gửi thư
điện tử cần phải sử dụng triệt để nhằn đảm bảo tính nhanh chóng, thuận
tiện, tiết kiệm và không bị thất lạc thư. Bên cạnh đó, cần phải tiếp tục

hoàn thiện hệ thống các văn bản, xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể,
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ cũng như mua sắm đầy đủ các trang
thiết bị cần thiết phục vụ công tác văn thư, … nhằm tạo cơ sở vững chắc
đảm bảo yêu cầu của quá trình phát triển trong công tác văn thư của
Trường Đại học Trần Quốc Tuấn.
3.2.3. Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật
-

Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy
tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, cặp, bìa hồ sơ,… theo

-

đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư.
Cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư cơ sở vật chất và các trang, thiết

-

bị cần thiết của phòng văn thư.
Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ bảo đảm an toàn tuyệt đối của
phòng văn thư.

-

Liên tục đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống văn bản nhằm đảm
bảo công tác văn thư đạt độ chính xác cao.
3.2.4. Xây dựng quy chế về công tác văn thư

-


Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ bảo đảm an toàn tuyệt đối của

-

phòng văn thư.
Tăng cường công tác quản lý, sử dụng con dấu của các đơn vị, đảm bảo thực
hiện đúng các quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của
phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01/04/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/04/2012 của Bộ
Công An quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước.

-

Thực hiện đúng trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến theo quy định tại
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ về việc quản lý
25