MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời
gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất
nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn
sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Văn Thư- Lưu Trữ đã cùng với
tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em
trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong học kỳ này, Khoa đã tổ


chức cho chúng em được tiếp cận với môn học mà theo em là rất hữu ích đối với
sinh viên ngành Lưu trữ học . Em xin chân thành cảm ơn THS. Trần Việt Hà đã
tận tâm hướng dẫn chúng em qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói
chuyện, thảo luận về lĩnh vực sáng tạo, tiêu chuẩn trong công tác văn thư. Nếu
không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô thì em nghĩ bài thu hoạch này của
em rất khó có thể hoàn thiện được. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô. Bài
tiểu luận được thực hiện trong khoảng thời gian gần đây. Kiến thức của em còn hạn
chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc
chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và
các bạn học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn..
Em xin trân thành cảm ơn

LỜI NÓI ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước,
các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong các cơ quan đơn vị văn thư lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó là hoạt động
công tác đảm bảo hoạt động hành chính thông qua văn bản tài liệu.

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt


động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Công tác văn thư đảm
bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Công tác
văn thư lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu mang tính cấp thiết, nó
không chỉ là phương tiện ghi chép thông tin quản lý mà còn liên quan đến quá trình
thực hiện công việc của cán bộ, công chức nói riêng và hoạt đông của cơ quan nói
chung. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật thông tin cho mỗi cơ
quan. Trên cơ sở đó nhờ có sự phối hợp của công tác văn thư lưu trữ mà công tác
quản lý điều hành của ban lãnh đạo được thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ
được giao. Từ những lập luận trên có thể thấy công tác văn thư lưu trữ là vô cùng
quan trọng và không thể thiếu trong bất kì cơ quan tổ chức nào.
UBND huyện Na Hang là một cơ quan hành chính nhà nước, trong quá trình hoạt
động của UBND huyện Na Hang hàng năm đã sản sinh ra một khối lượng văn bản
tương đối lớn trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đồng thời
cũng tiếp nhận khá lớn những văn bản tài liệu từ các cơ quan khác. Đây là khối
lượng tài liệu rất quan trọng cần được lưu trữ và bảo quản một cách khoa học phục
vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Công tác văn thư lưu trữ đã có nhiều đóng
góp trong quá trình hoạt đông của UBND huyện Na Hang , tuy nhiên bên cạnh đó
còn tồn tại một số bất cập đó là những thiếu sót, sai phạm do ý kiến chủ quan lẫn
khách quan, những yếu kém về mặt chuyên môn nghiệp vụ mang lại.
Sau thời gian khảo sát, tìm hiểu về hoạt động của công tác văn thư lưu trữ tại
UBND huyện Na Hang em quyết định chọn đề tài “ Nâng cao chất lượng công
tác văn thư trong cơ quan” tại UBND huyện Na Hang. Để làm bài tiểu luận của
mình.
2.đối tượng mục đích nghiên cứu.



Hiểu được vai trò quan trọng của công tác văn thư Mục đích nghiên cứu đề
tài này: làm rõ vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của UBND huyện Na
Hang và từ đó đưa ra đề xuất nâng cao chất lương công tác văn thư trong UBND
huyện Na Hang
dựa trên những cơ sở khảo sát, phân tích thực trạng của đối tượng là công tác văn
thư , cụ thể là cơ chế “một cửa” trong công cuộc cải cách hành chính. Trên cơ sở
đó, có thể rút ra những kết quả, đồng thời đề xuất những giải pháp gợi mở với mục
tiêu đưa công tác văn thư, lưu trữ ngày càng hoàn thiện, góp phần cải tiến, nâng
cao chất lượng, hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cải cách hành
chính. Bên cạnh đó, trong phạm vi nghiên cứu luận văn tốt nghiệp, người viết xin
gửi đến Quý Thầy Cô cùng các bạn có sự quan tâmnhư một thông tin, chắc chắn
còn nhiều hạn chế nhưng mang theo một niềm tin và sự mong đợi của người viết
3.phương pháp nghiên cứu.
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp chủ
yếu sau: phương pháp luận của lưu trữ; phương pháp nghiên cứu lý luận trên tài
liệu, sách vở; phương pháp so sánh; phương pháp hệ thống; phương pháp phân tích
chức năng và phương pháp khảo sát thực tế để làm rõ các vấn đề và đảm bảo tính
chính xác của bài tiểu luận.
4. Cấu trúc đề tài
Để đảm bảo tính khoa học, hệ thống và hợp logic của bài tiểu luận vì vậy nội
dung của đề tài gồm 3 chương:
Chương1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND Huyện Na Hang.
Chương2. Vai trò và thực trạng của công tác văn thư trong UBND Huyện Na
Hang
Chương3. Nhận xét về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và một số đề xuất nâng
cao chất lượng công tác văn thư trong UBND Huyện Na Hang.


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức

của cơ quan, tổ chức
1.1.1. Giới thiệu chung về UBND huyện Na Hang
Na Hang nằm về phía Bắc của Tuyên Quang. Thị trấn Na Hang cách thành
phố Tuyên Quang chừng 110 km.
Na Hang giáp với các huyện Bắc Mê (Hà Giang) và Bảo Lạc (Cao Bằng) ở


phía Bắc, Chợ Đồn (Bắc Kạn) ở phía Đông, Chiêm Hóa ở phía Nam, Bắc
Quang (Hà Giang) ở phía Tây
Na Hang nằm trong lưu vực của 2 sông lớn: Sông Gâm bắt nguồn từ Trung
Quốc chảy qua núi Đổ xã Thượng Tân huyện Bắc Mê vào địa phận Na Hang với
chiều dài 53 km, hướng sông chảy từ Bắc xuống Nam; Sông Năng bắt nguồn từ
tỉnh Cao Bằng xuống hồ Ba Bể (tỉnh Bắc Kạn) chảy qua Thác Đầu Đẳng vào địa
bàn huyện Na Hang với chiều dài 25 km; hai sông hợp với nhau tại chân núi Pắc
Tạ cách thượng lưu đập thuỷ điện 2 km. Ngoài ra 2 con sông Gâm và sông Năng,
Na Hang còn có nhiều khe, lạch, suối nhỏ và trung bình.
Na Hang là một huyện vùng cao phía bắc của tỉnh Tuyên Quang, cách trung
tâm thị xã Tuyên Quang 110km với:
- Diện tích: 1.471,7 km²
- Dân số: 54.742 người (2006).
- Mật độ dân số: 45 người/km2
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của cơ quan, tổ chức của UBND
huyện Na Hang
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015
và theo quyết định số 97/2005/QĐ-UBND ban hành ngày 14 tháng 11 năm
2005 quyết định quy định về chức năng nhiệm vụ ,tổ chức bộ máy, biên chế các cơ
quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện Na Hang.
UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND cơ quan hành
chính cao nhất ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật, Pháp
Lệnh, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng

cấp. UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước theo Hiến Pháp, Luật,
chịu sự chỉ đạo thống nhất của UBND tỉnh đồng thời báo cáo hoạt động của mình
trước HĐND huyện
UBND huyện thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình bằng những văn


bản quản lý; tổ chức chỉ đạo các Phòng, Ban thuộc huyên thực hiện theo từng lĩnh
vực chuyên môn. UBND huyên vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa
thực hiện chứ năng quản lý kinh tế xã hội cụ thể:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch đó.
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu tri ngân sách địa
phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong điều kiện cần thiết lập và quyết toán ngân sách địa
phương.
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn huyện và báo cáo
về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.Quản lý và sử dụng hợp lý, có
hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích tại địa phương, xây
dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông trụ sở, trường học,
trạm y tế, công trình điện nước theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ
công nghiệp UBND huyện có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Tổ chức
phát triển và hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích
phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ để phát triển sản xuất và hướng
dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi. Tổ chức các công
trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng phòng chống
khắc phục hậu quả của thiên tại, bão, lũ ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp
luật về bảo vệ rừng tại địa phương.
+ Tổ chức khai thác và phát triển các ngành nghề truyền thống tại địa

phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ để phát triển các ngành
nghề mới.
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế, cơ sở, dân số kế hoach hóa gia


đình được giao, vân động nhân dân giữ gìn vệ sinh phòng chống các dịch bệnh.
Xây dựng phong trào, tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao, các lễ hội
cổ truyền, bảo vệ và phát huy các giá trị di tích lịch sử, văn hóa và các danh lam
thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già neo đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa.
+ Thực hiện chính sách với chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ,
những người và gia đình có công với cách mạng theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Giới thiệu chung về văn phòng UBND huyện Na Hang.
Văn Phòng UBND huyện là bộ máy giúp việc thường trực của HĐND và
UBND huyện có chức năng phục vụ, quản lý tập chung thống nhất, điều hành .
Văn Phòng UBND huyện chịu sự lãnh đạo trực tiếp của chủ tịch. Phó chủ
tịch UBND và HĐND huyện. Hàng tuần chánh văn phòng có trách nhiệm báo cáo
hoạt động của văn phòng lên chủ tịch UBND huyện.
Văn Phòng UBND huyện làm việc theo chế độ một thủ trưởng, chánh văn
phòng là người điều hành mội hoạt động của văn phòng, các phó văn phòng phụ
trách một số lĩnh vực công tác được phân công.Khi quyết định những vẫn đề chủ
trương, công tác, khên thưởng, kỷ luật.. đều phải bàn bạc thống nhất trong lãnh đạo
văn phòng. Văn Phòng UBND huyện phối hợp chặt trẽ với văn phòng huyện ủy
HĐND và UBND huyện.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Na Hang;
Chủ tịch UBND huyện Na hang
Phó chủ tịch UBND huyện Na hang
Chánh văn phòng

Văn phòng HĐND và UBND huyện
Phòng tài chính kế hoạch


Phòng kinh tế hạ tầng
Phòng nông nghiệp và PTNT
Phòng tài nguyên môi trường
Phòng y tế
Phòng lao động và thương binh xã hội
Phòng văn háo và thông tin
Phòng giáo dục và đào tạo
Phòng tư pháp
Thanh tra huyện
Phòng dân tộc
1.2. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư lưu trữ của cơ quan tổ chức.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ của
cơ quan tổ chức.
Thực hiện công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ lưu trữ văn bản, hồ sơ theo
quy định của pháp luật. Tiếp nhận và quản lý các loại văn bản đến HĐND và
UBND huyện chuyển đúng ối tượng và theo dõi chặt trẽ quá trình vận hành các
văn bản, tổ chứ in, sao phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức, thẩm quyền ban
hành đúng thành phần, thực hiện chế độ hành chính, trực điện thoại, fax theo quy
định.
Tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành các quy định, quy chế về công
tác văn thư
Theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của cán bộ trong cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ trong cơ quan.
Hình thức tổ chức công tác văn thư có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình

xử lý công văn giấy tờ của cơ quan cho nên cần phải lựa chọn các hình thức tổ


chức công tác văn thư cho phù hợp, trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức của cơ
quan số lượng công văn đi, công văn đến và chức năng nhiệm vụ của cơ quan . nên
hình thức tổ chức công tác văn thư ở.UBND huyện được áp dung theo hình thức
tập chung thống nhất. Theo hình thức này hầu hết các văn bản tác nghiệp được tập
chung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn đó là văn phòng của UBND huyện.
Nhân sự phòng văn thư ở đây gồm 3 người
1. Bác Phan Thị Ngọ trình độ chuyên môn nghiệp vụ : đại học tại chức
chuyên nghành văn thư, phụ trách đóng dấu và quản lý con dấu
2.Chị Vi Thị Duyên trình độ chuyên môn nghiệp vụ: cao đẳng quản trị văn
phòng, phụ trách đăng kí văn bản đi, đến, trình ký
3.Chị Bùi Thanh Tâm trình độ chuyên môn nghiệp vụ: trung cấp văn thư
phụ trách quản lý văn bản bằng hệ thống điều hành
Nhân sự phòng lưu trữ gồm 1 người
1.Chị Chu Thị Hoa trình độ chuyên môn nghiệp vụ : cao đẳng quản trị văn
phòng, phụ trách công tác lưu trữ

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG UBND HUYỆN
NA HANG
2.1.1. Vai trò của công tác văn thư trong việc quản lý hành chính của UNND
Huyện Na Hang
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ,
giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong công việc quản lí văn bản
để làm những việc trái pháp luật. Ngoài ra thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp


phần giải quyết việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng,
đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Nhà nước.

Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy
đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực hoạt động của các cơ quan
thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt
động của cơ quan một cách chân thực. Qua đó có thể thấy công tác văn thư bảo
đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ, phản ánh toàn diện về hoạt động của cơ quan
cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiêm khác nhau trong cơ
quan.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lí nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị
nói chung. Công tác quản lí nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết.
Thông tin cần thiết phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,
trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là nguồn thông tin bằng
văn bản. Khi xét về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt
động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện
chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài
liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liêu có giá trị từ văn thư. Các cơ quan cần
phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia là các
tài liệu có giá trị trong quá trình hoạt động.
2.1.2. Công tác văn thư có vai trò là tiền đề cho công tác lưu trữ ở các cơ quan
nhà nước nói chung và ở UBND Huyện Na Hang nói riêng
Các văn bản hình thành của công tác văn thư giữ vai trò trọng yếu cho hoạt
động của cơ quan đạt hiệu quả hơn. Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau
khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu


trữ. Do đó khi công tác văn thư làm tốt sẽ tạo tiền đề cho hoạt động công tác lưu
trữ.
2.1.3. Vai trò của công tác văn thư trong việc nâng cao quá trình thực hiện

nghiệp vụ tại UBND Huyện Na Hang
Cho đến nay nó trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,
viên chức,trong mọi cơ quan, tổ chức. Như vậy, công tác và giải quyết văn thư
có thểđượchiểunhưsau:
Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ thống
bộ máy nhà nước nói chung và UBND Huyện Na Hang nói riêng cụ thể liên quan
đến việc quản lý công văn, giấy tờ bắt đầu từ khi soạn thảo đến khi ban hành văn
bản, hoặc khi tiếp nhận văn bản đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và lưu
trữ hồ sơ tại cơ quan.Công tác văn thư được coi là toàn bộ các hoạt động về việc
soạn thảo, xây dựng văn bản và duyệt kí ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận,
đăng kí vào sổ, tổ chức quản lý văn bản các tài liệu văn bản hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
Cácvăn bản hình thành của công tác văn thư giữ vai trò trọng yếu cho hoạt động
của cơ quan đạt hiệu quả hơn. Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi
giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ.
Do đó khi công tác văn thư làm tốt sẽ tạo tiền đề cho hoạt động công tác lưu trữ.
2.2 Vai trò của tiêu chuẩn hóa đối với công tác văn thư trong UBND Huyện Na
Hang

Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu và giữ một vị trí, vai
trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan. Để nâng cao hoạt động văn
thư thì việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào cơ quan không chỉ là
một đòi hỏi cấp thiết, một bước đi tất yếu trong xu thế hiện nay mà còn có tính
khả thi cao góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ công chức và việc tổ


chức thực hiện nhiệm vụ công việc nội bộ. Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 không chỉ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan;
đưa việc xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nội dung
công tác văn thư một cách khoa học, khắc phục những thiếu sót trong hoạt động

văn thư; tạo điều kiện để Lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng
mà còn góp phần quan trọng để đẩy mạnh cải cách hành chính trong cơ quan
hiện nay.
2.2.1 Áp dụng tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư tạo sự thống nhất về
mặt nghiệp vụ trong hoạt động của UBND huyện Na Hang
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:
2008 vào công tác văn thư, nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công
việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008.
2.2.3 Góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong UBND Huyện Na
Hang
Đối với công tác văn thư: Hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành
công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa
là gắn liền với công tác văn thư. Công tác văn thư. Bao gồm các công việc về soạn
thảo, chỉnh sửa, ký và ban hành các văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ vào lưu trữ hiện hành…, do vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cá nhân, cơ quan. Để
nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào việc xây dựng và thực
hiện các quy trình như: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Quy trình tiếp
nhận và quản lý công văn đi, đến; Quy trình tiếp nhận hồ sơ; Quy trình lập hồ sơ;
Quy trình quản lý và sử dụng con dấu....


2.2.4 Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức trong UBND
Huyện Na Hang
Việc quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong các quy trình của ISO
9001:2008 là một căn cứ cho việc xác định nhiệm vụ trong phạm vi trách nhiệm
của mình đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán bộ.
2.2.5.Tạo tiền đề cho phát triển ngành lưu trữ
Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ, tạo

điều kiện phát triển ngành lưu trữ. Đó cũng chính là mục tiêu hướng đến của ngành
lưu trữ. Mặt khác, trên thực tế đã hình thành hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nước, các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ vê công tác văn thư, lưu trữ.
Vì vậy, việc triển khai áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ phù
hợp với mục tiêu, kế hoạch và yêu cầu đổi mới công tác văn thư lưu trữ tạo ra sự
thuận lợi trong việc thống nhất chủ trương giữa các cấp lãnh đạo cũng như việc
tuyên truyền vận động cán bộ, công chức và viên chức của các cơ quan nhà nước
thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001:2008

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG NHỮNG ƯU ĐIỂM,
HẠN CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG UBND
HUYỆN NA HANG
3.1. Ưu điểm:
Thứ nhất: UBND huyện Na Hang đã ban hành và xây dựng được quy chế về


công tác văn thư lưu trữ
Thứ hai: Các cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ luôn hoàn thành xất sắc
nhiệm vụ được giao với tác phong nhanh làm việc nhanh nhện chính xác. Trong
quá trình làm việc cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ thực hiện quá trình nghiệp
vụ về công tác văn thư theo đúng quy định.
Thư ba: ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Công
tác văn thư lưu trữ đã có một tiến bộ vượt bậc dưới sự quan tâm của lãnh đạo
UBND đã xây được phần mềm quả lý tài liệu dựa trên tiến bộ của khoa học kĩ
thuật phầm mềm điều hành của UBND huyện đã được xây dựng và sử dụng phục
vụ cho hoạt đông quản lý văn bản được tiến hành một cách khoa học hiện đại giúp
cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được diễn ra một cách
dễ dàng, nhanh chóng chính xác đáp ứng được các yêu cấu của đơn vị, các nhân.
3.2. Hạn chế

Ngoài những ưu điểm đã đạt được còn có một số hạn chế sau:
Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ
quan còn thấp. Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng
chéo,chưathốngnhất.
Việc quản lý văn bản đi, đến ở nhiều nơi còn chưa thực hiện theo đúng trình
tự. Trong quá trình ban hành văn bản còn gặp những sai sót phải thực hiện các thủ
tục thu hành, đính chính lại những văn bản đã gửi đi những cơ quan khác do có sự
sai sót về thể thức hay nội dung của văn bản.Các cán bộ soạn thảo còn hay mắc lỗi
trong quá trình soạn thảo văn bản như; Sử dụng ngôn ngữ trong quá trình sọan thảo
văn bản không chính xác, dùng câu căn dài dòng .
Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và
thủ công. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn
chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành và trình độ
sử dụng máy tính của cán bộ còn yếu. Các thao tác khi đánh máy hoàn chỉnh văn


bản còn chậm do trình độ tin học văn phòng còn thập, việc sử dụng thông thạo máy
tính đối với cán bộ huyện là một việc khó thực hiện
Việc thực hiện quy chế, nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ còn gặp sai sót
do các cá nhân, đơn vị của văn phòng chưa hiểu rõ về quy trình nghiệp vụ của công
tác văn thư..
Các trang thiết bị tuy đã được đầu tư nhưng không đáp ứng được nhu cầu
công việc, do những trang thiết bị này đã được sử dụng nhiều năm, dễ hỏng hóc
không còn phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không
lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn
còn diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện
nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được
nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống,
phải đầu tư một khoản kinh phí không nhỏ để chỉnh lý, đánh giá, sắp xếp lại tài

liệu.
3.3. Nguyên nhân
Thứ nhất: Do trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư lưu trữ chưa được
nâng cao. Hiện nay trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư lưu trữ trong văn
phòng UBND huyện có 2 trình độ cao đẳng chuyên nghành quản trị văn phòng ,
một trình độ đại học (tại chức) văn thư , một trình độ trung cấp văn thư.
Thứ hai: chất lượng soạn thảo của cán bộ trong cơ quan còn nhiều yếu kém
hay mắc những sai lầm trong khi soạn thảo về thể thức cũng như nội dung, các
dùng câu, từ trong các văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản hành chính.
Thứ ba: do các trang thiết bị chưa đáp ứng được nhu cầu làm việc, trang
thiết bị văn phòng được sử dụng lâu năm chưa được nâng cấp để phù hợp với sự
phát triển của công nghệ.
3.4 Một số đề xuất nâng cao năng suất chất lượng công tác văn thư


3.4.1.Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác văn thư.
Công tác văn thư còn nhiều yếu kém do chưa được chú trọng nghiên cứu,
chưa được chú trọng trong việc tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế thể hiện ở
việc nhiều văn bản ban hành còn chưa đúng về thể thức và nội dung dẫn đến việc
hạn chế về tính hiệu lực quản lý văn bản. nguyên nhân ở đây do trình độ chuyên
môn nghiệp vụ của một số đội ngũ cán bộ chưa được nâng cao và đặc biệt là cán
bộ văn thư. Vì vậy việc cần thiết hiện nay việc nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ là một vấn đề cần thiết, để nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ thì
UBND Huyện Na Hang câng mở các lớp bồi dưỡng đào tạo nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư nói riêng và đội ngũ cán bộ trong cơ
quan nói chung để có thể đáp ứng và hoàn thành công việc một cách khoa học
nhanh chóng, tánh gây ra những sai sót không cần thiết.
3.4.2 Tăng cường đầu tư trang thiết bị hiện đại cho công tác văn thư
UBND Huyện Na Hang là một cơ quan hành chính nhà nước trong hoạt
động hàng ngày luôn nhận và chuyển giao văn bản với khối lượng khá nhiều

nhưng cơ sử vật chất phục vụ cho công tác này chưa được chú trọng. các trang
thiết bị phục vụ cho hoạt đông văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng
đã được sử dụng lâu năm chưa được nâng cấp. Vì vậy UBND Huyện Na Hang cần
có kế hoạch thay thế bổ sung nâng cấp trang thiết bị vật dụng cần thiết phục vụ cho
công tác văn thư.
3.4.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin tác động lên các mặt về
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… phương hướng hiện đại hóa công tác văn thư
xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Việc sử
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư góp phần nâng cao năng xuất lao
động trong quá tình thực hiện nghiệp vụ về văn thư .Đảm bảo việc cung cấp thông


tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng giúp lãnh đạo đưa ra được những quyết
định kịp thời chính xác, đúng đắn. Giúp cho quá trình quản lý được diễn ra một
cách khoa học . Hiện nay phần mền quản lý văn bản đang dần được đưa vào ứng
dụng trong hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan , tổ chức. Phải hiện đại
hóa trong công tác văn thư. Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn
thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì
vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề
bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có
năng suất, hiệu quả và chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy
đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với
trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của
mỗi cơ quan. Việc áp dụng tin học vào trong quản lý công tác văn thư là rất cần
thiết, nó sẽ giúp ích rất nhiều trong quản lý, sử dụng, lưu giữ tài liệu, tra cứu văn
bản
3.4.4 Thường xuyên kiểm tra chấn chỉnh công tác văn thư trong hoạt động của
UBND Huyện Na Hang
Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp

trên UBND Huyện Na Hang cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra đánh giá
việc thực hiện công tác văn thư nói chung và cán bộ chuyên môn nói riêng từ đó
đưa ra các phương án tố nhất cho việc tổ chức thực hiện công tác văn thư.
KÊT LUẬN
Tiểu luận của tôi là quá trình đúc kết trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu
trong suốt thời gian qua. Đó là nhừng điều tôi viết dựa trên những kiến thức đã học
trong thời gian học tập với sự giảng dạy của THS. Trần Việt Hà. Do thời gian có
hạn nên việc phân tích xây dựng bài tiểu luận còn gặp nhiều thiếu sót vậy mong
được sự góp ý của thầy cô và các bạn.


Tôi nhận thấy rằng qua bài tiểu luận này mang lại nhiều kiến thức bổ ích cho
sinh viên thâm nhập và khảo sát công việc cũng như học hỏi tinh thầm trách
nhiệm, trau dồi kiến thức vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này. Một lần
nữa Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng trên lớp và những ví
dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ được kiến thức làm hành trang khi bước
vào cuộc sống.Tôi xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ, lãnh
đạo của Văn phòng Huyện Na Hang đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi được tiếp xúc với
thực tế công việc để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu xót mà mình.Cuối
cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt
thực tập và củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc cũng như
học tập của bản thân sau này.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn năm 2006
Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của thủ tướng chính
phủ về việc áp dụng hệ thống chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước



Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của thủ tướng chính
phủ về việc áp dụng hệ thống chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước
Luật lưu trữ năm 2011
Giáo trình công tác văn thư lưu trữ