LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự quan
tâm giúp đỡ của Quý thầy, cô, bạn bè.
Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn Thạc sĩ Phạm Thị Bích Hải, Cô đã định
hướng cho tác giả chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt khoa học và tận tình
giúp đỡ tôi về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo
Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền
thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình
thực hiện khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của UBND
Phường Thịnh Đán – TP. Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên đã cũng cấp tài liệu,
tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn.

Thái Nguyên, ngày tháng 5 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Mè Việt Huy

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan nội dung nghiên cứu trong khóa luận tốt nghiệp này là
do em nghiên cứu từ các tài liệu tham khảo cùng quá trình khảo sát thực và đi
đến việc xây dựng chương trình với các chức năng đã khảo sát và phân tích thiết
kế hệ thống trong bài khóa luận.
Các số liệu, bảng biểu và kết quả trong khóa luận là trung thực, các nhận
xét xuất pháp từ thực tiễn và kinh nghiệm hiện có.

Sinh viên

Mè Việt Huy

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................... i
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................... ii
MỤC LỤC ........................................................................................................ iii
DANH MỤC HÌNH .......................................................................................... vi
Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỒ SƠ VÀ HỒ SƠ CHỨNG THỰC ..... 4
1.1 Khái niệm hồ sơ .........................................................................................4
1.1.1 Khái niệm.............................................................................................4
1.1.2 Chức năng của hồ sơ ............................................................................4
1.1.3 Phân loại hồ sơ .....................................................................................5
1.2. Hồ sơ chứng thực ......................................................................................7
1.2.1 Giới thiệu chung về công tác chứng thực..............................................7
1.2.2 Các loại hồ sơ chứng thực ....................................................................9
1.2.3 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực ......................9
1.3. Thủ tục chứng thực.................................................................................. 11
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính........................................... 11
1.3.2. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực ................................ 11
1.3.3 Nghĩa vụ và quyền của chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND xã (phường) .... 12
1.3.4 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính............................................ 12
1.3.5 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính ......................................... 13
1.3.6 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính ................. 13
1.3.7 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính ......................................... 13
1.4 Thủ tục chứng thực chữ ký, hồ sơ hợp đồng, văn bản đã được soạn sẵn ... 13

1.4.1 Thủ tục chứng thực chữ ký và thời hạn chứng thực chữ ký ................. 14
1.4.2 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản quyền của người sử dụng đất . 14
1.4.3 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn........................ 15
1.4.4 Hồ sơ trình tự chứng thực và ký chứng thực ....................................... 16
1.4.5 Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc và sửa lỗi kỹ thuật ..... 19
1.4.6 Chứng thực hợp đồng, văn bản đo người thực hiện chứng thực soạn
thảo giúp và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng ................ 19
1.5 Chế độ lưu trữ và báo cáo, giải quyết khiếu nại ........................................ 20

iii


1.5.1 Chế độ lưu trữ .................................................................................... 20
1.5.2 Chế độ báo cáo ................................................................................... 20
1.5.3 Giải quyết khiếu nại ........................................................................... 21
Chương 2.THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CHỨNG
THỰC TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH
ĐÁN –THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN – TỈNH THÁI NGUYÊN .................... 23
2.1 Tình hình chung về UBND phường Thịnh Đán ........................................ 23
2.1.1 Vị trí .................................................................................................. 23
2.1.2 Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 23
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ vủa UBND phường .......................................... 24
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của công chức tư pháp – hộ tịch ....................... 27
2.2 Thực trạng về công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán . 29
2.2.1 Tình hình về hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán................. 29
2.2.2 Tình hình về công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND phường
Thịnh Đán ................................................................................................... 29
2.2.3 Quy trình quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND phường Thịnh Đán .... 33
2.2.3 Một số quy định về quản lý hồ sơ chứng thực .................................... 35
2.2.4 Một số biểu mẫu của hồ sơ chứng thực............................................... 39

2.2.5 Kết quả đạt được ................................................................................ 48
2.3. Đánh giá chung ....................................................................................... 49
2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................ 49
2.3.2. Hạn chế ............................................................................................. 50
2.4 Một số kiến nghị liên quan đến hoạt động chứng thực .............................. 51
2.4.1 Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực còn chưa phù hợp ..... 51
2.4.2 Đề xuất một số giải pháp .................................................................... 53
Chương 3.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU
QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN
– TP. THÁI NGUYÊN – TỈNH THÁI NGUYÊN ............................................. 55
3.1 Giới thiệu về phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực ................................... 55
3.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm ........................................................... 55
3.1.2 Lợi ích mà phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực mang lại .................. 55

iv


3.1.3 Điều kiện cài đặt sử dụng phần mềm .................................................. 56
3.1.4 Các chức năng chính của phần mềm ................................................... 56
3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực vào thực tế quản lý hồ sơ
chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán ...................................................... 57
3.2.1 Hồ sơ chứng thực ............................................................................... 57
3.2.2 Chức năng quản lý công dân chứng thực ............................................ 59
3.2.3 Chức năng quản lý phòng ban ............................................................ 60
3.2.4 Chức năng quản lý các lĩnh vực chứng thực ....................................... 61
3.2.5 Chức năng quản lý thông tin người ký chứng thực ............................. 62
3.2.6 Chức năng quản lý phân quyền quản lý người dùng ........................... 63
3.2.7 Chứng năng lưu trữ phục hồi và bảo vệ dữ liệu .................................. 64
3.3 Đề xuất triển khai phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực ............................ 64
3.3.1 Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo về quản lý hồ sơ chứng thực ...... 64

3.3.2 Tăng cường hạ tầng cơ sở công nghệ.................................................. 64
3.3.3 Đảm bào tài chính .............................................................................. 65
3.3.4 Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên................................ 65
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 67

v


DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức UBND Phường Thịnh Đán ......................................... 23
Hình 2.3 Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ chứng thựctại UBND Phường Thịnh Đán.... 33
Hình 2.4 Danh mục thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền UBND Phường
Thịnh Đán .............................................................................................. 36
Hình 2.5 Danh mục thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền UBND Phường
Thịnh Đán .............................................................................................. 37
Hình 2.4 Bảng niêm yết công khai mức thu lệ phí chứng thực tại UBND Phường
Thịnh Đán ......................................................................................................... 38
Hình 2.5 Biên lai thu lệ phí chứng thực ............................................................. 39
Hình 2.6 Biểu mẫu bìa sổ chứng thực bản sao từ bản chính ............................... 43
Hình 2.7 biểu mẫu bìa sổ chứng thực chữ ký / chứng thực điểm chỉ .................. 44
Hình 2.8 Biểu mẫu bìa sổ chứng thực hợp đồng giao dịch ................................ 45
Hình 2.9 Biểu mẫu sổ chứng thực bản sao từ bản chính ..................................... 46
Hình 2.10 Biểu mẫu sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ....................... 47
Hình 2.11 Biểu mẫu sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch .................................... 48
Hình 3.1 Giao diện đăng nhập của phần mềm .................................................... 55
Hình 3.2 Sơ đồ chức năng của chương trình quản lý hồ sơ chứng thực .............. 56
Hình 3.3 Giao diện chức năng nhập hồ sơ chứng ............................................... 57
Hình 3.4 Giao diện form nhập dữ liệu hồ sơ chứng thực .................................... 58
Hình 3.5 Chức năng tìm kiếm hồ sơ chứng thực ................................................ 58

Hình 3.6 Giao diện chức năng quản lý công dân chứng thực ............................. 59
Hình 3.7 Giao diện Form nhập thêm công dân chứng thực ................................ 59
Hình 3.8 Giao diện chức năng quản lý phòng ban .............................................. 60
Hình 3.9 Giao diện Form nhập thông tin phòng ban .......................................... 60
Hình 3.10 Giao diện chức năng quản lý lĩnh vực chứng thực ............................. 61
Hình 3.11 Giao diện Form nhập thông tin lĩnh vực chứng thực.......................... 61
Hình 3.12 Giao diện chức năng quản lý thông người ký chứng thực .................. 62
Hình 3.13 Giao diện Form nhập thông tin người ký chứng thực ........................ 62
Hình 3.14 Giao diện chức năng phân quyền....................................................... 63
Hình 3.15 Giao diện Form nhập thông tin người dùng và phân quyền ............... 63
Hình 3.16 Giao diện chức năng lưu trữ phục hồi dữ liệu .................................... 64

vi


BẢNG KÝ TỰ VIẾT TẮT

STT

KÝ TỰ VIẾT TẮT

DỊCH NGHĨA

1

TP

2

UBND


Ủy ban nhân dân

3

HĐND

Hội đồng nhân dân

4

TP - HT

Tư pháp – Hộ Tịch

5

VP

Văn Phòng

6

CT

Chủ tịch

7

PCT


Phó Chủ tịch

8

CMND

Thành phố

Chứng minh nhân dân

vii


LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được
chứng thực là rất lớn. Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính
phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc
đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện
Nghị định 75 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt
động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng
và UBND huyện. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để
thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số
79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký và được thay thế bởi nghị định Số 23/2015/NĐ-CP. Nghị định
này ra đời cùng với sự ra đời của luật công chứng 2014 đã đáp ứng kịp thời
những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một

cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Nghị
định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực
bản sao cho UBND cấp phường đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo
thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã,
phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có phòng công chứng và
UBND cấp huyện như Nghị định số 75 trước đây..
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số Số 23/2015/NĐ-CP chứng
thực được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi
đội ngũ cán bộ Tư pháp xã, phường, vì không được trang bị các công cụ hỗ trợ
để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo
ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện.
Qua thời gian học tập tại Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền
thông, chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi đã phần nào hiểu được yêu cầu của
công tác quản lý cũng như vai trò của tin học trong công tác quản lý và những
ứng dụng cụ thể trong từng công việc. Trên cơ sở bài báo cáo thực tập tốt nghiệp,
1


trong khóa luận tốt nghiệp này, tôi thực hiện đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông
tin nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán –
TP. Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên”. Bên cạnh những nội dung đã có, tôi sẽ đi
sâu hơn vào việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND
Phường Thịnh Đán .Với kinh nghiệm thực tế trong công việc và được sự giúp đỡ,
hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Phạm Thị Bích Hải, tôi đã hoàn thành khóa luận
tốt nghiệp theo đúng thời gian quy định. Trong thời gian nghiên cứu và hoàn
thành khóa luận, mặc dù đã rất nỗ lực và cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến
thức còn hạn chế, sự tìm hiểu chưa được sâu nên không thể tránh khỏi nhiều
thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô và các bạn để đề tài
của tôi có thể hoàn thiện hơn.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND Phường
Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại
UBND Phường Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu làm rõ lý luận về hoạt động chứng thực.
- Tình hình hoạt động chứng thực và thực trạng quản lý nhà nước về hoạtđộng
chứng thực ở UBND Phường Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên.
- Những giải pháp nhằm đổi mới để nâng cao chất lượng hiệu quả của
hoạt động chứng thực.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
- Nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực tại
UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp quan sát khoa học
- Phương pháo thu thập
- Phương pháp phân tích
- Phương pháp đánh giá tổng hợp

2


6. Dự kiến đóng góp của đề tài
- Làm rõ nội dung quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực và thực
trạng của công tác này hiện nay ở UBND cấp Phường.
- Đề xuất các giải pháp nhằm đổi mới để nâng cao hiệu quả quản lý nhà
nước về hoạt động chứng thực
- Là tài liệu để giúp cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực
trong thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực tại các
UBND cấp xã (phường).

7. Tài liệu nghiên cứu của đề tài
- Luật chứng thực, luật đất đai.
- Thông tư liên tịch của bộ Tư pháp – Tài chính liên quan đến công tác
chứng thực.
- Nghị định, văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công tác
chứng thực.
8. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì
nội dung đề tài chia thành 3 chương:
- Chương 1. Cơ sở lý thuyết chung về hồ sơ và hồ sơ chứng thực
- Chương 2. Thực trạng và quy trình quản lý hồ sơ chứng thực tại
UBNDPhường Thịnh Đán tại UBND Phường Thịnh Đán –TP. Thái Nguyên –
Tỉnh Thái Nguyên
- Chương 3. Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý
hồ sơ chứng thực tại UBND Phường Thịnh Đán – TP. Thái Nguyên – Tỉnh
Thái Nguyên.

3


CHƯƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỒ SƠ VÀ HỒ SƠ CHỨNG THỰC

1.1 Khái niệm hồ sơ
1.1.1 Khái niệm
Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản
năm 1988 cho rằng:
“Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau về
một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết một sự
việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như

cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”.
Theo Khoản 10, Điều 2, Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 “Hồ sơ là một tập
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”
1.1.2 Chức năng của hồ sơ
1.1.2.1 Nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, viên chức
Trong một cơ quan, đơn vị nếu các văn bản sau khi giải quyết xong được
lập thành hồ sơ theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan và của từng đơn vị, sẽ giúp cho cán bộ, viên chức và thủ trưởng cơ quan khi
cần tìm được nhanh chóng và đầy đủ; nghiên cứu vấn đề có hệ thống và trọn vẹn;
đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng, kịp thời và tiết kiệm
được thời gian. Như vậy, sẽ góp phần nâng cao năng suất công tác của các cán
bộ, viên chức. Từ đó nâng cao chất lượng làm việc của cả cơ quan, đơn vị.
1.1.2.2 Giúp cho cơ quan, đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ
Khi văn bản đã được tập hợp đầy đủ và lập thành hồ sơ, sẽ giúp cho các
nhà lãnh đạo, nhà quản lý có thể nắm chắc được thành phần, nội dung và khối
lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình; xác định được hồ sơ, tài liệu nào quan
trọng, có giá trị cần được bảo quản chu đáo; phát hiện những văn bản bị phân tán,
thất lạc do mượn tùy tiện; giữ gìn được bí mật quốc gia, bí mật của cơ quan, tổ chức.

4


1.1.2.3 Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Theo quy định của pháp luật, sau khi các văn bản ban hành hết hiệu lực,
sau một năm kể từ năm công việc đó kết thúc, đối với những văn bản có giá trị
lưu trữ cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành). Việc giao nộp tài
liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải các tài liệu rời lẻ. Đối với lưu trữ cơ
quan, nếu hoạt động lập hồ sơ ở văn thư được thực hiện tốt, sẽ tạo thuận lợi cho

cán bộ lưu trữ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ
chuyên môn khác. Nhờ vậy sẽ nâng cao được hiệu suất công tác và chất lượng tài
liệu lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài
liệu của cán bộ cơ quan, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý, sản xuất và
nghiên cứu của cơ quan.
1.1.3 Phân loại hồ sơ
Tính chất của hổ sơ được xác định trên cơ sở tính quy phạm pháp luật của
các văn bản có trong hồ sơ. Sự phân loại trên cơ sở tiêu chí này sẽ giúp cho
người sử dụng hồ sơ chủ động trong việc lập, sử dụng, lưu trữ và tổ chức nộp lưu
hổ sơ một cách chính xác. Thông thường, trong một cơ quan, đơn vị thường có
03 loại hồ sơ chính: Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơ nhân sự.
1.1.3.1 Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ của một ngành, là phương tiện làm việc cho cán bộ, nhân viên.
Hồ sơ nguyên tắc được coi là cẩm nang của cán bộ, chuyên viên, giúp cho
việc thực thi công việc luôn theo các quy định của Nhà nước. Trong thành phần
hồ sơ nguyên tắc luôn được thay đổi, bổ sung những văn bản mới khi văn bản
quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi.
Nghị định số 128-CP ngày 8/9/1968 của Hội đồng Chính phủ quy định
“Các đơn vị công tác phải thường xuyên tập hợp và sắp xếp theo thứ tự, ngày
tháng tất cả những văn bản, giải thích, hướng dẫn thi hành các chính sách, chế
độ, thể lệ có liên quan tới từng mặt nghiệp vụ của mình lập thành hồ sơ nguyên
tắc để giúp cho việc tra cứu, tìm hiểu luật lệ trong công việc hàng ngày được dễ
dàng, nhanh chóng”.

5


Ví dụ: Hồ sơ nguyên tắc của một cán bộ tư pháp quản lý chứng thực phải
có một số văn bản sau:

1. Luật thi công chứng số Số: 53/2014/QH13, ban hành ngày ngày 20
tháng 06 năm 2014.
2. Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP của chính phủ ban hành ngày 16 tháng
02 năm 2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
3. Thông tư liên tịch số:158/2015/TTLT-BTC-BTP của Bộ Tài Chính –
Bộ Tư Pháp ban hành ngày 12 tháng 10 năm 2015 quy định mức thu, chế độ thu,
nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng
thực hợp đồng, giao dịch.
4.Thông tư 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11
năm 2012 về việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan.
5. Thông tư liên tịch số: 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư Pháp ban hành ngày
29 tháng 12 năm 2015 Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của
nghị đinh số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng
thực hợp đồng, giao dịch.
1.1.3.2 Hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc là hồ sơ được lập ở các cơ quan, tổ chức chủ yếu là các
văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc.
Ví dụ: Hồ sơ chứng thực mua bán xe máy:
+ Chứng minh thư người mua và người bán
+ Giấy xác nhận mua bán cho tặng xe
+ Giấy tờ xe có liên quan
1.1.3.3Hồ sơ nhân sự
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức còn hình thành nên loại hồ sơ
về một cá nhân cụ thể - Hồ sơ nhân sự. Hồ sơ nhân sự thường được lập ở đơn vị,
bộ phận phụ trách công tác tổ chức cán bộ (Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Hành

6



chính – Tổ chức, Phòng Hành chính) nhằm phục vụ cho viêc quản lý và sử dụng
cán bộ của cơ quan, thường gồm các văn bản như:
- Bản lý lịch tự thuật;
- Giấy khai sinh;
- Sổ hộ khẩu (bản sao);
- Các quyết định về tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển,
khen thưởng, kỷ luật.
- Các văn bằng, chứng chỉ liên quan.
1.2. Hồ sơ chứng thực
Khái niệm:Hồ sơ chứng thực là một tập văn bản sao chụp từ bản gốc của
các văn bản giấy tờ đã được ký của các cá nhân tổ chức có thẩm quyền hoặc các
tổ chức cá nhân được cấp phép theo quy định của pháp luật. Hồ sơ chứng thực có
giá trị như bản chính và được các cơ quan tổ chức có thẩm quyền chứng thực.
1.2.1 Giới thiệu chung về công tác chứng thực
1.2.1.1 Khái niệm chung về công tác chứng thực
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có
những thuật ngữ như sau:
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩmquyền
theo quy định căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn
cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác
như nội dung ghi trong sổ gốc.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản
sao là đúng với bản chính.
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của
người yêu cầu chứng thực.

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo
quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng,

7


giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ
của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập
có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy
đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện
việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ,
chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
“Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực theo quy định của Nghị định này.
“Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư
pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn
phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện
ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện
chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
1.2.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực
từ bản chính, chữ ký được chứng thực
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu
và chứng thực bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng
thực từ bản chính theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay

cho bản chính trong các giao dịch. Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp
nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không
được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi
ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực
đã ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của
giấy tờ văn bản.

8


1.2.2 Các loại hồ sơ chứng thực
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi
chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước
ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
-Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
-Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
-Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
-Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di
sản mà di sản là động sản.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân
dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
-Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
-Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ
ký người dịch;

-Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của
người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
-Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhàở;
- Chứng thực di chúc;
-Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
1.2.3 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực
1.2.3.1. Thẩm quyền chứng thực
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ
thể là:
Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng
9


tiếng nước ngoài (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người
nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước
ngoài...).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu
của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam
liên kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng
việt và tiếng nước ngoài).
Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải
có chứng thức của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận
của phòng công chứng theo quy định của nhà nước.
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của
công chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất
của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng

nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng
nhà nước; trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân
thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng
thực của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người
Việt Nam định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân
phường, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà nước.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công
chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia
đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước
hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của
công chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của
hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà
nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp phường, thị trấn nơi có đất.

10


1.2.3.2 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực
hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã,
phường.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch phường, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, phường, thị trấn thực hiện việc chứng
thực. Công chức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
1.3. Thủ tục chứng thực
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có

giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy
nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do
bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng... ví dụ: Giấy khai sinh được cấp
lại, đăng ký lại... Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần
đầu. Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:
+ Bản chính cấp lần đầu;
+ Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
+ Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc
bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Chứng thực bản sạo từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền
theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm
2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) căn cứ vào
bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
1.3.2. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực
- Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng
Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp phường hoặc cơ quan đại diện Việt
Nam ở nước ngoài thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của
người yêu cầu chứng thực.

11


- Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có
quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu không
đồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà
họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực.
1.3.3 Nghĩa vụ và quyền của chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND xã (phường)
Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác,

đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần
thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu
chứng thực.
- Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo, phối hợp với
cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ
giả mạo.
- Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ
ban nhân dân cấp xã, phường phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng
thực, nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng
dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền.
1.3.4 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Bản chính;
- Bản sao cần chứng thực;
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp phường phải kiểm tra
tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề
nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh, nếu không chứng minh được thì từ
chối chứng thực.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp phường đối chiếu bản
sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng
thực bản sao từ bản chính Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp

12


phường phải ghi rõ "chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm
chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp phường.
Chú ý: Trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tô lại nhưng không

làm thay đổi nội dung thì cũng được chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ
trống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
1.3.5 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp
phường. Uỷ ban nhân dân cấp phường phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu
chứng thực hàng ngày. Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp phường phải niêm yết công khai lịch
làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.3.6 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát
không thể xác định rõ nội dung;
- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại
chúng theo quy định của pháp luật;
- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng
thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.
1.3.7 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian
làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay
trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc
chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 02 ngày làm việc.
1.4 Thủ tục chứng thực chữ ký, hồ sơ hợp đồng, văn bản đã được soạn sẵn
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định
tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy
tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

13



1.4.1 Thủ tục chứng thực chữ ký và thời hạn chứng thực chữ ký
1.4.1.1 Thủ tục chứng thực chữ ký
Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ là của mình phải xuất trình các giấy tờ
sau đây:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;
- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch
Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường.
Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp phường phải ghi rõ ngày,
tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu
cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký
của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của Uỷ
ban nhân dân cấp phường.
1.4.1.2 Thời hạn chứng thực chữ ký
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi
sang hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm
việc đó, trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu
chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 03 ngày
làm việc.
1.4.2 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản quyền của người sử dụng đất
1.4.2.1 Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
+ Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
+ Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo
quy định của pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, thị
trấn khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân
phường, thị trấn phải chịu trách nhiệm về:
+ Thời điểm, địa điểm chứng thực;

+ Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn
bản tại thời điểm chứng thực;

14


+ Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn
bản không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức phường hội;
+ Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
+ Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
+ Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn
thảo giúp.
1.4.3 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
1.4.3.1 Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản;
- Bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
- Bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là
người đại diện);
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của
luật đất đai năm 2013.
1.4.3.2 Hợp đồng, văn bản về bất động sản
Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu
câu chứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng
đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở,
đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái
thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người

sử dụng đất đối với một phần thửa để;
- Bản sao giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan
hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng
di sản theo pháp luật;
- Bản sao di chúc, giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người
được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di
sản được hưởng của từng người;

15


- Bản sao giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan
hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là
người duy nhất;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định
của pháp luật về nhà ở, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và giấy chứng nhận
quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định;
- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử
dụng đất đã trả không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp
bên có quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được nhà nước giao đất có thu tiền
sử dụng đất; tổ chức kinh tế được nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng
năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được
nhà nước cho thuê đất mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả
trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít
nhất là 5 năm;
- Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà
nước có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành
trong tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép
xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư.
Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu

chứng thực nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực
nêu trên.
1.4.4 Hồ sơ trình tự chứng thực và ký chứng thực
1.4.4.1 Hồ sơ trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và
xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu, cán bộ Tư pháp Hộ tịch phường, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
- Trường hợp người có bất động sản không có giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại
các khoản 1, 2 và 5 điều 50 của luật đất đai hoặc có giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong giấy
chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính phường, phường, thị trấn phải

16


xác nhận các thông tin về thửa đất. Trường hợp giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ
ban nhân dân phường, phường, thị trấn gửi phiếu yêu cầu đến văn phòng đăng ký
quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp
thông tin về thửa đất của văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào
thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ
tịch phường thị trấn ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT)
và trình Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường, thị trấn thực hiện
ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng
thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phường, thị trấn
ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao
cho người yêu cầu chứng thực.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát
hiện người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất

động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phường, thị
trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
- Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận
tài sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài
sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực.
- Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện
trong ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều
thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo;
trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không
quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân
dân phường, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
1.4.4.2 Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người
yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực
đọc cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng thì ký tắt

17


vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực
hiện công chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang
cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh
số thứ tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện
chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi
vào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu
giáp lai.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng
thực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không

biết ký.
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các
trường hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ
xuất trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực;
người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi
cho người yêu cầu chứng thực.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không
thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp
không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi
điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người
làm chứng.
Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản,
bản chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu
chứng thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có.
Mỗi hồ sớ phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong sổ
chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu.

18