LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới TS. Nguyễn Lệ Nhung (Khoa hệ
thống thông tin kinh tế) đã từng bước hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình thực
tập và hoàn thiện thực tập khóa luận tốt nghiệp.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, đã
chỉ bảo về kiến thức chuyên môn và tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để tôi có
được những kiến thức thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, cán bộ phòng Nội vụ huyện Hà
Quảng, tỉnh Cao Bằng đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi rất nhiều trong quá trình
hoàn thiện khóa luận của mình.
Bên cạnh đó, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn
bè - những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để tôi có thể thực hiện đề
tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Trong quá trình thực hiện đề tài tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức,
nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì
vậy, rất mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !

i


LỜI CAM ĐOAN
Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên
ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế khi ra trường, cần tới sự miệt mài của bản
thân và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo. Tôi đã tổng
hợp các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm
hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tôi xin cam đoan: Nội dung của khóa luận không sao chép của bất kỳ
khóa luận nào và là sản phẩm của chính bản thân tôi nghiên cứu thực tế xây
dựng lên. Mọi thông tin và nội dung sai lệch tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
trước Hội đồng bảo vệ.

Thái Nguyên, tháng 4 năm2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Châu

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ..........................................................................................................i
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................ii
MỤC LỤC ............................................................................................................ iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ....................................................................................... v
LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................ 1
Chương 1.TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ .................................................... 4
1.1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ ................................................................... 4
1.1.1. Khái niệm quản lý hồ sơ .......................................................................... 4
1.1.2. Quy trình quản lý hồ sơ ........................................................................... 4
1.2. Khái quát về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ................................................ 6
1.2.1. Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức ......................................................... 6
1.2.2. Vai trò của quản lý hồ sơ cán bộ trong các cơ quan nhà nước .................. 7
1.2.3. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ .............................................. 7
1.2.4. Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ....................... 8
1.2.5. Thành phần hồ sơ cán bộ ......................................................................... 9
1.2.6. Mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ............................................ 10
1.2.7. Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ .................................................................. 11
1.2.8. Trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ....................................... 14
1.3. Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel 2010 ............................................. 16
Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ VIÊN CHỨC

HUYỆN HÀ QUẢNG, TỈNH CAO BẰNG ........................................................... 22
2.1. Giới thiệu chung về huyện Hà Quảng ........................................................... 22
2.2.1. Lịch sử phát triển .................................................................................. 22
2.1.2. Chức năng, Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện ............................. 26
2.2. Giới thiệu về phòng nội vụ và thực trạng quản lý tại phòng Nội vụ huyện Hà
Quảng. ................................................................................................................................. 31
2.2.1. Giới thiệu về phòng Nội vụ ................................................................... 31
2.2.2. Đánh giá thực trạng quản lý tại huyện Hà Quảng................................... 35
2.2.3. Quy trình nghiệp vụ quản lý thông tin hồ sơ cán bộ ............................... 38
2.3. Những kết quả đạt được và một số tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ ..... 43
iii


Chương 3.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ
CÁN BỘ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC HUYỆN HÀ QUẢNG............................. 49
3.1. Đặt vấn đề bài toán ....................................................................................... 49
3.2. Giải quyết bài toán........................................................................................ 50
3.3. Giao diện của chương trình ........................................................................... 51
3.3.1. Giao diện chính ..................................................................................... 51
3.3.2. Quản lý thông tin hồ sơ cán bộ công chức viên chức ............................. 52
3.3.2. Quản lý danh sách lãnh đạo chủ chốt của Huyện ................................... 60
3.3.3. Quản lý danh sách Đảng Viên ............................................................... 62
3.3.4. Quản lý danh sách kiêm nhiệm, tăng cường .......................................... 63
3.3.5. Thông tin danh bạ cán bộ công chức viên chức ..................................... 64
KẾT LUẬN ........................................................................................................... 65
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 66

iv



DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Giao diện của excel ................................................................................ 16
Hình 1.2: Các lệnh trong thực đơn Office .............................................................. 17
Hình 1.3: Thanh công cụ của excel ........................................................................ 17
Hình 1.4.Forms nhập dữ liệu hoàn chỉnh. .............................................................. 19
Hình 1.5. Báo chọn tiêu đề .................................................................................... 19
Hình 1.6. Thêm dữ liệu .......................................................................................... 20
Hình 1.7. Tìm kiếm dữ liệu.................................................................................... 20
Hình 1.8.: Xóa dữ liệu ........................................................................................... 21
Hình 2.1. Hà Quảng ngày nay................................................................................ 23
Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức huyện.................................................................... 25
Hình 2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ ........................................................ 36
Hình 2.4. Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND huyện Hà Quảng................... 39
Hình 3.1. Giao diện chính của chương trình........................................................... 51
Hình 3.2. Giao diện quản lý thông tin hồ sơ cán bộ công chức viên chức............... 52
Hình 3.3. Danh sách trích ngang ............................................................................ 53
Hình 3.4. Chi tiết thông tin hồ sơ cán bộ công chức viên chức............................... 53
Hình 3.5. Thông tin chung ..................................................................................... 54
Hình 3.6. Lương, phụ cấp ...................................................................................... 54
Hình 3.7. Quá trình tăng lương .............................................................................. 55
Hình 3.8. Thêm mới quá trình tăng lương .............................................................. 56
Hình 3.9. Hồ sơ nhân thân ..................................................................................... 57
Hình 3.10. Quản lý quá trình công tác ................................................................... 57
Hình 3.11. Quá trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ ..................................................... 58
Hình 3.12. Quá trình khen thưởng ......................................................................... 59
Hình 3.13. Thông tin khác về cá bộ công chức viên chức ...................................... 59
Hình 3.14. Quản lý quá trình hợp đồng .................................................................. 60
Hình 3.15. Danh sách cán bộ chủ chốt ................................................................... 61
Hình 3.16. Thêm mới danh sách cán bộ chủ chốt ................................................... 62
Hình 3.17. Quản lý danh sách Đảng viên ............................................................... 62

Hình 3.18. Thêm mới Đảng viên ........................................................................... 63
Hình 3.19. Cán bộ kiêm nhiệm, tăng cường ........................................................... 64
Hình 3.20. Thông tin danh bạ cán bộ công chức viên chức .................................... 64
v


LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý hồ sơ cán bộ là việc làm chủ động, thường xuyên của các cơ quan có
thẩm quyền theo phân cấp quản lý. Do vậy, để nắm bắt thông tin về cán bộ, công
chức ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: nhận
xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp về cán bộ, kết quả công việc mà cán bộ, công chức
được giao, phản ánh của dư luận quần chúng... thì nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ
sơ cán bộ, công chức. Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện,
tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của cán bộ, công chức
và qua đó cũng có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác.
Trong công tác quản lý cán bộ viên chức việc xây dựng và quản lý hồ sơ là
một nhiệm vụ quan trọng. Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ góp
phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh
giá thực trạng đội ngũ cán bộ về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng
giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác
cán bộ của Đảng. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác thống kê,
tổng hợp về cán bộ, công chức góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch
định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
Xuất phát từ vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ yêu cầu đặt ra đối với công tác
xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ cùng sự phát triển của công nghệ thông tin nhằm
nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, dưới với sự dẫn dắt tận tình của cô NGUYỄN
LỆ NHUNG em đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý hồ sơ cán bộ công chức, viên chức huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng”
1. Lý do chọn đề tài
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ

diệu của nó đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội trên
thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Cũng với sự phát triển nhanh chóng của
tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin, thế giới đã bước vào một kỷ
nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin.
Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm
một vị trí quan trọng trong xã hội. Cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ,
hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa đáp ứng nhu
1


cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển, càng có nhiều phát minh tiên
tiến dần thay thế sức lao động, giải phóng con người, giúp con người giải quyết
công việc nhanh chóng.
Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng
vai trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành.Công tác quản lý thông tin hồ sơ
nhân viên là hoạt động đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho việc quản lý tất
cả các hoạt động các thông tin chi tiết của từng cá nhân cán bộ, nhân viên trong các tổ
chức đoàn tại các cơ quan nhà nước các tổ chức chính trị - xã hội khác…
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân viên của từng
cơ quan, đơn vị nói chung và đối với huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng nói riêng. Vì
vậy em chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ
công chức viên chức huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng ” cho bài báo cáo khóa luận
tốt nghiệp của mình. Thông qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ hơn về quản lý hồ
sơ, từ đó làm cơ sở để đưa ra giải pháp ứng dụng phần mềm hợp lý vào quản lý hồ
sơ nhân viên tại huyện Hà Quảng nhằm xây dựng để cải thiện quy trình quản lý hồ
sơ tại đây trở nên hiệu quả hơn. Hơn nữa đây là cơ hội để em tìm hiểu, học hỏi, mở
rộng thêm kiến thức và áp dụng kiến thức vào thực tế. Đồng thời đây cũng là dịp để
em tổng hợp kiến thức của mình trong hơn ba năm học tại trường. Qua đó làm cơ sở
cho em sau này khi ra trường sẽ có được hành trang tốt nhất để xin việc và làm việc.
2. Ý nghĩa khoa học-thực tiễn

Chương trình giúp cho nhân viên hoặc là người quản lý tra tìm một cách đầy
đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi cũng như quản lý thông tin của nhân
viên tại cơ quan, tổ chức được hiểu quả hơn.
Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như công việc của cán bộ
quản lý nhân sự trong việc quản lý thông tin hồ sơ của cán bộ, nhân viên một cách
chặt chẽ khoa học phù hợp với sự phát triển của đất nước. Chương trình xây dựng
phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ
chức quản lý thông tin hồ sơ cán bộ. Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu, nhược
điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn trong việc quản lý hồ sơ cho
2


cán bộ làm công tác cũng như theo dõi chính xác thông tin của từng cán bộ nhân
viên trong đợn vị, tổ chức.
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Công tác quản lý thông tin hồ sơ cán bộ viên chức huyện Hà Quảng và ứng
dụng công nghệ thông tin nhằm năng cao hiệu quả quản lý.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát thực tế;
- Phương pháp phân tích, thiết kế;
- Phương pháp tổng hợp.
6. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài thực tập cơ sở này
gồm 3 chương:
- Chương 1: Tổng quan về quản lý hồ sơ
- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, viên chức
tại phòng Nội vụ huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng.
- Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ công chức

viên chức huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng.

3


Chương 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
1.1. Khái quát chung về quản lý hồ sơ
1.1.1. Khái niệm quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ bao gồm: việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ
sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản,
tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
1.1.2. Quy trình quản lý hồ sơ
Lập hồ sơ
Khái niệm
Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá
nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
 Tác dụng của việc lập hồ sơ
- Đối với cá nhân: Giúp mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học, quản
lý chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý kiến và
nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học
- Đối với cơ quan:
+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp
thời, mang lại hiệu quả;
+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan;
+ Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan;
+ Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và
giám sát;
+ Là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước;

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên
cứu trước mắt và về sau;
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;
+ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu.
 Yêu cầu của việc lập hồ sơ

4


Đề hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiên cứu sử
dụng và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ
Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của
cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ nhất định do cơ
quan cấp trên có thẩm quyền giao. Do đó, văn bản hình thành trong hoạt động của
cơ quan, đơn vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị đó. Nói cách khá, những phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên
từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể.
- Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một
quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, nó đều có khởi đầu và kết thúc. Văn
bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với
nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người.
Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các
vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó
giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực
hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé
lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác
nhau.
Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ khách quan

giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với vấn đề, sự viêc. Còn các
hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay thời gian ban
hành thì không thể thực hiện được mối liên hệ này.
- Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự
việc thường hình thành khá nhiều. Trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý
nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian
ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản
đó đã được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên
cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau.
5


- Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản
Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không chỉ
thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể thức văn
bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ chức chính trị - xã
hội ban hành. Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm
bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức
văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định. Chẳng hạn, đối với các văn
bản của cơ quan nhà nước ban hành phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn
bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ
quan... Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ
không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở
thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu
này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.
- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa
hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm,
nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện. Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ

hiện hành cũng như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính xác,
Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản
Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư, cán bộ được
theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng.
1.2. Khái quát về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1.2.1. Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức
- Hồ sơ cán bộ,công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản
nhất về cán bộ, công chức bao gồm : nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn
cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của
cán bộ công chức.
- Hồ sơ gốc là hồ sơ cửa cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản
lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển
dụng theo quy định của pháp luật.
6


1.2.2. Vai trò của quản lý hồ sơ cán bộ trong các cơ quan nhà nước
 Các văn bản pháp lý:
 Luật tổ chức chính phủ năm 2001
 Nghị định số 48/2008/NĐ-CP
 Hồ sơ cán bộ, công chức là một trong những tài liệu không thể thiếu trong
công tác quản lý cán bộ, công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng có
tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất,
năng lực, phong cách, các hoạt động vàmối quan hệ gia đình - xã hội của người cán bộ,
công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý cán
bộ, công chức nghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ,
công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị, năng
lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của cán bộ, công
chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí cán bộ, công chức.

 Hồ sơ cán bộ, công chức còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo
dõi và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức được đầy đủ và chính
xác hơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức
tận tuỵ, gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với cán bộ, công chức.
 Trong công tác quản lý cán bộ, công chức việc xây dựng và quản lý hồ
sơlà một nhiệm vụ quan trọng. Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ
góp phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết,
đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức về phương diện số lượng, cơ cấu,
trình độ trong từng giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương,
đường lối công tác cán bộ của Đảng. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với
công tác thống kê, tổng hợp về cán bộ, công chức góp phần quan trọng vào việc
nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng
cán bộ.
1.2.3. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ
Quản lý cán bộ, công chức là việc làm chủ động, thường xuyên của các cơ quan
có thẩm quyền theo phân cấp quản lý. Do vậy, để nắm bắt thông tin về cán bộ, công
chức ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: nhận
xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp về cán bộ, kết quả công việc mà cán bộ, công
7


chức được giao, phản ánh của dư luận quần chúng... thì nhất thiết phải tiến hành nghiên
cứu hồ sơ cán bộ, công chức. Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác,
toàn diện, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của cán bộ,
công chức và qua đó cũng có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác.
Trong công tác quản lý cán bộ, công chức việc xây dựng và quản lý hồ sơlà
một nhiệm vụ quan trọng. Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ góp
phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh
giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ
trong từng giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối

công tác cán bộ của Đảng. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác
thống kê, tổng hợp về cán bộ, công chức góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu,
hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
1.2.4. Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
- Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức.
- Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện
thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ chính xác thông tin của từng cán bộ,
công chức từ khi được tuyển vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khi ra khỏi
cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê,
đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân
chuyển, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu, và thực hiện các chính sách đối với cán bộ,
công chức.
- Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ
tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ nhưng người được cơ quan tổ chức, đơn vị
có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được
nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức.
- Cán bộ công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ rõ ràng, chính xác và chịu
trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai,
cung cấp. Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm
quyền quản lý cán bộ, công chức hoặc cơ quan có thẩm quyền khác xác minh,
chứng nhận.
8


1.2.5. Thành phần hồ sơ cán bộ
- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức’’ là tài liệu chính và bắt buộc có trong
thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối
quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức. Quyển lý lịch do cán bộ, công chức
tự lê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra xác

minh, chứng nhận.
-Bản “sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm
tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ,
công chức. Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chúc tự kê khai và các tài liệu bổ sung
khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức
thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
- Bản “ tiểu sử tóm tắt ’’ là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản
lý cán bộ, công chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức quy định để
phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.
- Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp
huyện trở lên và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức; các
loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo chuyên môn: bảng điểm, văn bằng
chứng chỉ tin học,ngoại ngữ, lý luận chính trị…. Trường hợp văn bằng chứng chỉ
được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định
của pháp luật.
- Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng
nghạch ….của cán bộ, công chức.
- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ
hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền.
- Các bản xem xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đối
với cán bộ, công chức.
- Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.
- Những văn bản có liên qua trực tiếp đến quá trình công tác và quan hệ xã
hộ của cán bộ, công chức.

9


- Đối với những cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo
phải bổ sung đầy đủ các tài liệu liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ,

công chức đó.
1.2.6. Mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
- Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ ghi các tiêu chí cơ bản theo hồ
sơ gốc của cán bộ, công chức phục vụ công tác quản lý.
- Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ theo dõi hồ sơ cán bộ, công
chức do cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, tổ chức, đơn vị
trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chuyển giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị
khác tiếp tục quản lý.
- Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ theo dõi
người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức.
- Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức: là phiếu liệt kê đầy đủ thành phần,
số lượng các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức khi chuyển giao hồ sơ cho các
cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý.
- Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: là phiếu dùng cho
người đến nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán
bộ, công chức nào thì được lưu trong thành phần hồ sơ đó.
- Mục lục tài liệu là bảng ghi danh mục các thành phần có trong hồ sơ cán
bộ, công chức. Mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức.
- Niêm phong hồ sơ là tem dán ngoài bì hồ sơ dùng để bảo mật hồ sơ cán bộ,
công chức trong quá trình vận chuyển.
- Bì hồ sơ là túi cứa các tài liệu bên trong hồ sơ của một cán bộ, công chức.
- Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ, quy trình sử dụng, khai thác hồ
sơ, tra cứu, giải thích nội dung các tiêu chí dùng trong hồ sơ cán bộ, công chức.
Các loại mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức do Bộ Nội Vụ thống nhất
ban hành.

10


1.2.7. Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ

Lập hồ sơ cán bộ, công chức
- Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ
quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ,
công chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc.
- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách
nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do cán
bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó để
đưa vào quản lý.
Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức
- Định kì hằng năm chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo
yêu cầu của quản lýđội ngũ cán bộ, công chức, cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai những thông tin phát
sinh trong kì có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước để
bổ sung vào hồ sơ theo quy định.
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ có trách nhiệm sưu
tầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng
quản lý để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức. Các tài liệu thu thập được phải
đảm bảo tính chính xác, trung thực và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
- Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc, thì việc lập hồ sơ mới thay
thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quyết định thực hiện.
- Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin hồ sơ cán bộ, công chức phải được
người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ quyết định sau khi đã có kết
quả thẩm tra xác minh theo quy định của pháp luật.
Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức
- Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan tổ chức, đơn
vị khác thì hồ sơ của cán bộ, công chức đó được chuyển cho cơ quan đơn vị, tổ
chức có thẩm quyền quản lý hồ sơ mới quản lý.
- Khi chuyển giao hồ sơ phải đảm bảo các quy định sau:
+ Kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ;
+ Niêm phong hồ sơ;

11


+ Vào sổ giao nhận hồ sơ;
+ Lập biên bản nhận hồ sơ.
Cán bộ không còn làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị thì việc chuyển giao
và lưu hồ sơ được thực hiện như sau :
+ Đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ mất sức thôi việc hoặc bị kỷ luật
buộc thôi việc thì được nhận 1 bản sao sơ yếu lý lịch, quyết định liên quan. Hồ sơ
gốc vẫn do cơ quan đơn vị có thẩm quyền quản lý, lưu giữ.
+ Đối với cán bộ, công chức chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức đơn vị của
Nhà nước đượcnhận 1 bản sao sơ yếu lý lịch của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ
quan đơn vị có thẩm quyền quản lý, lưu giữ và chỉ được chuyển giao cho đơn vị
khác khi có yêu cầu bằng văn bản.
- Việc chuyển giao hồ sơ phải do cán bộ dược phân công làm công tác tổ
chức thuộc cơ quan, tổ chức đơn vị tiếp nhận cán bộ, công chức thực hiện. Trường
hợp khoảng cách quá xa nơi tiếp nhận, thì hồ sơ được chuyển theo đường bưu điện.
Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức
- Cách thức tiếp nhận hồ sơ được thực hiện như sau :
+ Cán bộ, công chức được điều động hoặc bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan
khác thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới khi tiếp nhận cán
bộ, công chức phải yêu cầu cơ quan cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ cán bộ, công chức đó.
+ Cán bộ, công chức được cử đến cơ quan khác thì cơ quan có thẩm quyền
mới yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đó gửi một bộ ồ sơ là bản sao
để theo dõi.
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày cán bộ, công chức có quyết định
điều động, luân chuyển, bổ nhiệm chức vụ ở cơ quan, tổ chức đơn vị khác.
Nghiên cứu sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức
- Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức :
+ Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền ghi rõ địa

chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải ghi
rõ cụ thể trong phiế nghiên cứu hồ sơ và phải được người đứng đầu cơ quan, tổ
chức đầy ý:

12


+ Chỉ được xem những tài liệu có nội dung liên quan đến nhiêm vụ, công vụ
được giao.
+ Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ như: tẩy xóa, đánh
dấu, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có sẵn trong hồ sơ.
+ Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ khi
được người đứng đàu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cho phép.
- Nhiêm vụ cản cán bộ trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức:
+ Cung cấp đúng và đày đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác.
+ Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn
vào sổ theo dõi, nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức.
Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức tại cơ quan
- Việc lưu giữ hồ sơ gốc phải thực hiện đầy đủ các bước: lập số hồ sơ, phân
loại tài liệu, lập phiếu liệt tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ
sơ,lập thư mục hồ sơ để phục vụ tra cứu.
- Lưu giữ hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Săp xếp hồ sơ theo vần A, B, C hoặc theo đàu mối trực thuộc đảm bảo
nguyên tắc dễ tìm kiếm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc thất
lạc hồ sơ;
+ Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được sắp xếp riêng thành từng nhóm theo thứ
tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ để
trong một bì hồ sơ;
- Quy trình lưu giữ hồ sơ được thực hiện như sau:
+ Kiểm tra và xử lý để đảm bảo các tài liệu được lưu trong hồ sơ là những tài

liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.
+ Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa chỉ lưu giữ lại mỗi loại tài liệu một bản.
Những tài liệu hỏng thì phải có biện pháp khắc phục, phục chế.
+ Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ phải thành lập hội
đồng hủy hồ sơ do người đứng đầu cơ quan quyết định.
Bảo quản hồ sơ
- Khu vực bảo quản hồ sơ phải đảm bảo đủ diện tích theo quy định và đáp
ứng được các yêu cầu về môi trường an ninh, khô ráo, thoáng khí.
13


- Trang thiết bị và phương tiện bảo quản gồm: tủ, két, giá, kệ hồ sơ,bàn ghế,
máy điều hòa, máy hút ẩm…..đảm bảo hồ sơ được lưu giữ lâu dài.
Chế độ bảo mật hồ sơ
- Hồ sơ cán bộ, công chức được bảo quản theo chế độ quản lý tài liệu mật
theo quy định của pháp luật.
- Người đứng đàu cơ quan, tổ chức có thẩm quyềnchịu trách nhiệm tổ chức
quản lý hồ sơ bảo đảm đúng các quy định về chế độ bảo mật tài liệu.
Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ
- Định kỳ vào 30 tháng 01 năm saucơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ cán bộ có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ của đơn vị mình
với người đứng đầu đơn vị cơ quan có thẩm quyền quản lý theo phân cấp quản lý
cán bộ, công chức.
- Nội dung báo cáo:
+ Đanh giá việc thực hiện quy chế quản lý hồ sơ ở đơn vị mình
+ Bao cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ và đánh giá kết quả của việc
nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quả lý cán bộ, công chức.
+ Tình trạng thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ
+ Số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ
+ Kinh phí đảm bảo công tác quản lý hồ sơ

+ Kiến nghị đề suất mới phục vụ công tác quản lý hồ sơ
1.2.8. Trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Trách nhiệm của người đứng đàu cơ quan
- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức chịu
trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.
- Người đứng đàu cơ quan có thẩm quyềm xem xét và quyết định những nội
dung sau:
+ Lựa chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách về
công tác hồ sơ;
+ Tổ chức cho cán bộ, công chức kê khai, thẩm tra và làm thủ tục xác nhận
hồ sơ gốc, hồ sơ cán bộ được xây dựng lại do bị thất lạc, hỏng và các tài liệu khác
theo quy định của pháp luật;
14


+ Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xác định lại, sửa chữa lại những
tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức;
+ Thông báo cho cán bộ, công chức biết kết luận xác minh về các dữ liệu
thông tin trong hồ sơ do cán bộ, công chứ tự kê khai không thống nhất hoặc không
chính xác; + Hủy bỏ những tài liệu thừa, trùng lập, không có nội dung liên quan
trong hồ sơ:
+ Xử lý kỉ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lí cá nhân,
đơn vị, tổ chức có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ.
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý hồ sơ
- Chấp hành sự chỉ đạo kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hồ sơ
của cơ quan cấp trên đồng thời hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các cơ quan, tổ chức,
đơn vị trực thuộc.
- Tổ chức thực hiện các quy định về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên
cứu, sử dụng, lưu trữ, bảo quản hồ sơ theo quy định.
- Giao nộp đầy đủ kịp thời cho cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ

cấp trên những tài liệu liên quan đến hồ sơ hiện đang công tác ở đơn vị mình nhưng
thuộc thẩm quyền quản lý đơn vị, tổ chức, cơ quan cấp trên.
Trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ
- Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ.
- Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ đảm bảo kịp thời, chính xác.
- Tổ chức tốt việc sắp xếp bảo quản hồ sơ. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh
chóng, kịp thời, chính xác.
- Nghiên cứu phát triên các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn hay các vấn đề
nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ báo cáo cho người đứng đầu cơ quan có thẩm
quyền xem xét, xử ký.
- Đôn đốc thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hô sơ thuôc thẩm
quyền quản lý của đơn vị, tổ chức, cơ quan mình.
- Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cai trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ.
Trách nhiệm của cán bộ công chức đối với hồ sơ cá nhân

15


- Tất cả các cán bộ công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung
thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn hoặc theo yêu cầu của cơ qun, đơn vị, tổ chức
có thẩm quyền quản lý hồ sơ.
- Cán bộ, công chức được quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ qua, tổ
chức, đơn vị lưu giữ hồ sơ.
- Cán bộ, công chức nếu có kiến nghị điều chỉnh, bổ sung những thông tin
trong hồ sơ của mình phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chứ, đơn vị có
thẩm quyền quản lý xem xét, giải quyết.
1.3. Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel 2010
Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng
dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính

này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
 Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
 Vẽ đồ thị và các sơ đồ
 Tự động hóa các công việc bằng các macro
 Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình
bài toán khác nhau.

Hình 1.1: Giao diện của excel

16


Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới,
mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office
gi ng như th c đơn File của các phiên bản trước.

Hình 1.2: Các lệnh trong thực đơn Office
Thanh công cụ của excl bao gồm nhiều lệnh để thực hiện các tính năng excel

Hình 1.3: Thanh công cụ của excel
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình
làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay
xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ
thị, ký hiệu,…
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn.
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi
công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh
sách, phân tích dữ liệu,…
17


Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào
các ô, các thi t lập bảo vệ bảng tính.
View: Thiết lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ,
chia màn hình,…
Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình
viên, những người có hiểu bi t về VBA.
Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show
Developer tab in the Ribbon.
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các
tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…
 Người dùng thông thường làm việc với các đối tượng cơ bản của Excel
- Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu.
- Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu.
- Biểu mẫu (Forms): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạng giao diện đồ
họa để tương tác với người sử dụng.
- Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ bảng/truy vấn
 Các thành phần cơ bản của Excel
- Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu.
- Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu.
- Biểu mẫu (Forms): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạng giao diện đồ
họa để tương tác với người sử dụng.
- Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ bảng/truy vấn.
Mở Forms: Chúng ta cần phải ấn vào bảng mà ta đã tạo.
Lưu ý: nên bấm vào phần tiêu đề rồi ấn vào biểu tượng Forms đã được cài
sẵn trên thanh công cụ.


18


Hình 1.4. Forms nhập dữ liệu hoàn chỉnh.
- Thêm dữ liệu:
+ Với một bảng chưa có dữ liệu thì ta cũng chọn bấm vào tiêu đề của bảng
và chọn forms. Khi đó ta sẽ thấy hiện lên báo cho chúng ta nếu muốn chọn dòng
này làm tiêu đề thì ấn OK.

Hình 1.5. Báo chọn tiêu đề
+ Thêm dữ liệu: Nhấn New nhập thông tin vào forms rồi ấn New record

19


Hình 1.6. Thêm dữ liệu
- Khi muốn thêm thông tin của một đối tượng nào đó và hồ sơ quản lý thì ta nhấn
chuột vào ô New rồi điền đầy đủ thông tin theo các mục đã liệt kê sẵn trong bảng
- Tìm dữ liệu: trên forms đã tạo chọn Criteria để tìm kiếm, nhập số thứ tự
hoặc một trường nào đó mà mình nhớ sau đó nhấn enter và chúng ta có thể tiến
hàng sửa chữa ngay trên forms này.

Hình 1.7. Tìm kiếm dữ liệu

20