Phụ lục 5
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH
KHOA NGÔN NGỮ- VĂN HÓA-NGHỆ THUẬT
KHMER NAM BỘ

TÀI LIỆU GIẢNG DẠY
MÔN TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN VĂN HÓA VÙNG DÂN TỘC THIỂU SỐ

GV biên soạn: Sơn Ngọc Khánh

Trà Vinh, 7/2017
Lưu hành nội bộ


MỤC LỤC
CHƢƠNG 1. ĐẶC TRƢNG CỦA CÁC LOẠI SỰ KIỆN VĂN HÓA .................... 1
BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN ............................. 1
1. Sự kiện (Event) là gì? .......................................................................................... 1
2. Các loại sự kiện.................................................................................................... 1
3. Sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số ................................................................ 1
4. Khái niệm tổ chức sự kiện ................................................................................... 3
5. Quy trình TCSK ................................................................................................... 3
BÀI 2. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
VĂN HÓA ..................................................................................................................... 4
1. Dự toán ngân sách ................................................................................................ 4
2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện .............................................................................. 5
BÀI 3. DANH SÁCH KHÁCH MỜI........................................................................... 8
1. Xác định đối tƣợng khách mời và lên danh sách khách mời ............................... 8
2. Hồ sơ khách mời .................................................................................................. 8
3. Thƣ mời................................................................................................................ 9
4. Những vấn đề liên quan đến truyền thông ........................................................... 9

BÀI 4. KHÔNG GIAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN .......................................................... 10
1. Địa điểm tổ chức sự kiện ................................................................................... 10
2. Không gian sự kiện ............................................................................................ 11
3. Các nguyên tắc xếp chỗ ngồi theo ngôi thứ ....................................................... 12
4. Đề phòng sự cố .................................................................................................. 13
BÀI 5. TỔ CHỨC ĐƢA ĐÓN KHÁCH ................................................................... 16
1. Phƣơng tiện chở khách ...................................................................................... 16
2. Bến đỗ xe và đƣa đón khách .............................................................................. 16
3. Cách sắp xếp chỗ ngồi trên xe ô tô .................................................................... 18
BÀI 6. KHÁCH TỚI SỰ KIỆN ................................................................................. 19
1.Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện ................................................... 19
2. Giải quyết sự cố bất ngờ liên quan tới khách mời ............................................. 21
BÀI 7. TỔ CHỨC ĂN UỐNG TRONG SỰ KIỆN .................................................. 23
1. Tổ chức các loại tiệc chiêu đãi........................................................................... 23
2. Thực đơn ............................................................................................................ 25
3. Bố trí nhân viên và đón tiếp khách tại nơi ăn .................................................... 27
BÀI 8. NHỮNG VẤN ĐỀ QUAN TÂM KHÁC ...................................................... 28
1. Hoạt động giải trí ............................................................................................... 28
2. Truyền thông, kỹ thuật ....................................................................................... 29
3. Trang trí chi tiết phòng sự kiện .......................................................................... 29
4. Những lƣu ý khác............................................................................................... 30
CHƢƠNG 2. XÂY DỰNG CÁC CHƢƠNG TRÌNH CỤ THỂ CHO CÁC LOẠI
SỰ KIỆN TIÊU BIỂU Ở VÙNG DÂN TỘC THIỂU SỐ ....................................... 31
BÀI 1. XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KỊCH BẢN SỰ KIỆN ........................... 31
BÀI 2. TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN ................... 34
1. Tổ chức và điều hành các hoạt động sự kiện ..................................................... 34
2. Lập hồ sơ sự kiện và tổ chức sự kiện ................................................................. 38
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................... 39

Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số


0


CHƢƠNG 1
ĐẶC TRƢNG CỦA CÁC LOẠI SỰ KIỆN VĂN HÓA
BÀI 1
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN

 Mục tiêu học tập: Sau khi học xong bài này, ngƣời học có thể:
- Nhận biết tổng quan về các loại sự kiện chung và sự kiện văn hóa
vùng dân tộc thiểu số.
- Nhận biết quy trình tổ chức sự kiện.
1. Sự kiện (Event) là gì?
Sự kiện là những hoạt động xã hội có mục đích, có tổ chức, tập trung họp mặt
số đông ngƣời vì mục đích của cá nhân, của tổ chức xã hội (gia đình, đoàn thể, cơ
quan, doanh nghiệp,...)
2. Các loại sự kiện
- Sự kiện mang tính chất cá nhân, gia đình: Đầy tháng, sinh nhật, mừng thọ,
đám cƣới, tân gia,…
- Sự kiện mang tính chất tổ chức: Hội nghị tổng kết, hội thảo khoa học, hội
nghị khách hàng, đại hội, lễ mừng đón nhận huân chƣơng, lễ khởi công, khánh thành,
lễ tổng kết thi đua và phát thƣởng, lễ hội của đơn vị, doanh nghiệp, hội chợ, triển
lãm,…
- Sự kiện mang tính chất xã hội: Mít tinh kỉ niệm các ngày lịch sử của dân tộc,
của đất nƣớc và thế giới, các lễ hội dân gian, các liên hoan, giao lƣu văn hóa nghệ
thuật, các Festival về du lịch, Seagame, Olympic,…
3. Sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số
Sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số có những đặc điểm cơ bản nhƣ sau:
- Không gian của sự kiện: Thƣờng đƣợc tổ chức tại các vùng có đồng bào dân

tộc thiểu số.
- Đối tƣợng của sự kiện: Các tộc ngƣời là chủ thể của sự kiện đƣợc tổ chức.
- Thời gian của sự kiện: Tổ chức theo thời gian định kỳ hàng năm hoặc không
định kỳ.
Một số sự kiện tổ chức định kỳ điển hình tại khu vực Tây Nam Bộ:
1. Ngày hội văn hóa, thể thao và du lịch đồng bào Khmer Nam Bộ tổ chức định
kỳ 2 năm một lần.
Sự kiện gần đây nhất là “Ngày hội văn hóa, thể thao và du lịch đồng bào
Khmer Nam bộ lần thứ VI năm 2014” tổ chức tại tỉnh Hậu Giang với chủ đề: “Đồng
bào Khmer Nam bộ - Đoàn kết, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam” Ngày hội văn
hóa, thể thao và du lịch đồng bào Khmer Nam bộ lần thứ VI, năm 2014 do Bộ Văn
hóa - Thể thao và Du lịch phối hợp với UBND tỉnh Hậu Giang tổ chức là sự kiện văn

Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số

1


hóa quy mô lớn, đây là dịp để tôn vinh, giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa Khmer,
qua đó giáo dục truyền thống yêu nƣớc, củng cố tăng cƣờng khối đại đoàn kết toàn
dân tộc, đồng thời giới thiệu, quảng bá những giá trị văn hóa truyền thống của ngƣời
Khmer Nam Bộ.
2. Ngày hội Văn hóa, Thể thao và Du lịch đồng bào Chăm tổ chức định kỳ 2
năm một lần.
Sự kiện gần đây nhất là “Ngày hội Văn hóa, Thể thao và Du lịch đồng bào
Chăm năm 2016” tại An Giang.Có 11 đoàn của các tỉnh, thành phố, gồm: Đà Nẵng,
Quảng Nam, Bình Định, Phú Yên, Ninh Thuận, Bình Thuận, Đồng Nai, Tây Ninh,
Bình Phƣớc, An Giang và TP. Hồ Chí Minh tham gia ngày hội, với các hoạt động:
Biểu diễn nghệ thuật, trích đoạn lễ hội dân gian và giới thiệu trang phục truyền thống
dân tộc Chăm, thi đấu thể thao dân tộc, giới thiệu ẩm thực và triển lãm nghề truyền

thống...
3. Lễ hội Ok-Om-Bok truyền thống của đồng bào dân tộc Khmer tổ chức định
kỳ hàng năm ở các tỉnh Sóc Trăng, Trà Vinh,…Trong đó tiêu biểu là Lễ hội Ok-OmBok tại Trà Vinh đã đƣợc Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch công nhận là “Di sản văn
hóa phi vật thể cấp quốc gia” trong năm 2015. Tỉnh Trà Vinh long trọng tổ chức Lễ
hội Ok-Om-Bok năm 2015 với nhiều hoạt động sôi nổi, ý nghĩa nhằm bảo tồn và phát
huy các giá trị văn hóa, vật thể, phi vật thể của đồng bào dân tộc Khmer. Đây cũng là
dịp để doanh nghiệp lữ hành, khách du lịch tổ chức các tour du lịch khám phá những
nét văn hóa đặc sắc của đồng bào dân tộc Khmer.
Thời gian diễn ra lễ hội Ok-Om-Bok tỉnh Trà Vinh năm 2015 từ ngày 20 –
25/11/2015 gồm các hoạt động chính nhƣ sau:
- Hội chợ thƣơng mại - công nghiệp - nông thôn: Từ ngày 20 – 25/11/2015
tại Trung tâm Văn hóa tỉnh Trà Vinh.
- Từ ngày 20 – 25/11/2015: Triển lãm các thành tựu, sản phẩm đặc trƣng,
truyền thống của 09 huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh và triển lãm du lịch tại khu di
tích danh thắng Ao Bà Om.
- Từ ngày 17 – 24/11/2015 tại khu văn hóa du lịch Ao Bà Om diễn ra các
giải thi đấu thể dục thể thao và trò chơi dân gian.
- Giải đua ghe Ngo: Lúc 13 giờ ngày 24/11/2015 tại sông Long Bình, thành
phố Trà Vinh.
- Giải đua xe mô tô 125cc và 135cc “Cúp vô địch quốc gia lần thứ 11 năm
2015”: Lúc 14 giờ ngày 25/11/2015 tại Sân vận động tỉnh Trà Vinh.
Đặc biệt là đêm khai mạc Lễ hội Ok-Om-Bok diễn ra lúc 20 giờ 00 ngày
25/11/2015 tại khu văn hóa du lịch Ao Bà Om với các hoạt động nhƣ: Tái hiện nghi
thức lễ Ok Om Bok, diễu hành của các chùa quanh Ao Bà Om, hội thi thả hoa đăng…
Ngoài ra, lễ hội Ok-Om-Bok Trà Vinh còn là dịp để quảng bá đặc sản của tỉnh
Trà Vinh nói chung và của ngƣời Khmer nói riêng nhƣ bún nƣớc lèo, dừa sáp, cốm
dẹp, bánh tét cốm dẹp,….

Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số


2


Một số sự kiện tổ chức không định kỳ điển hình tại khu vực Tây Nam Bộ:
1. Lễ khánh thành chánh điện chùa Khmer. Lễ này thƣờng không có thời gian
cố định.Sau khi chánh điện chùa Khmer nào đƣợc xây mới hoàn tất thì sẽ làm lễ
khánh thành chánh điện.
2. Các sự kiện vinh danh nghệ nhân đƣợc Nhà nƣớc công nhận nghệ nhân dân
gian; các di sản văn hóa vật thể, văn hóa phi vật thể đƣợc công nhận cấp tỉnh, quốc
gia;… đƣợc tổ chức sau khi có quyết định công nhận.
4. Khái niệm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện (TCSK) là xây dựng và triển khai thực hiện một kế hoạch hoạt
động kết hợp lao động của con ngƣời với các tƣ liệu lao động gồm các máy móc thiết
bị, công cụ lao động, các dịch vụ đảm bảo chu đáo cho toàn bộ các công việc chuẩn
bị, phục vụ cho quá trình diễn tiến của một sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian
và không gian cụ thể, nhằm đạt đƣợc mục tiêu, yêu cầu của đơn vị tổ chức.
5. Quy trình TCSK

Công việc
Lập
kế hoạch,
dự toán
ngân sách

Công việc
Khai
mạc
sự kiện

chuẩn bị


trong SK

Công việc
Bế
mạc
sự
kiện

sau sự kiện

 Câu hỏi (bài tập) củng cố:
1. Anh/chị hiểu nhƣ thế nào về tổ chức sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số?
Liệt kê một số sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số tiêu biểu.
2. Tìm một số sự kiện văn hóa Khmer và nêu đặc trƣng của sự kiện văn hóa đó.

Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số

3


BÀI 2
DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC SỰ KIỆN VĂN HÓA
 Mục tiêu học tập: Sau khi học xong bài này, ngƣời học có thể:
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Lập bảng nội dung công việc trong sự kiện.
- Lập bảng dự trù kinh phí cho các hoạt động của sự kiện.

1. Dự toán ngân sách

Nhà tổ chức phải xác định đƣợc toàn bộ nội dung các hoạt động của từng sự
kiện theo tiến độ về thời gian và tiến độ về công việc. Tức là phải tính toán, tiên lƣợng
trƣớc về thời gian cần thiết để hoàn thành khối lƣợng công việc cho một sự kiện kể từ
khi bắt đâu công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện.Tiên lƣợng trƣớc về công
tác tổ chức tài chính.
1.1 Ngân sách TCSK
- Ngân sách là gì?
Ngân sách đƣợc lập ra để theo dõi sát sao tình hình doanh thu và chi phí tƣơng
ứng trong một quãng thời gian, kiểm soát các chi phí không vƣợt ra khỏi mức khống
chế đã đƣợc xác định. ()
- Vị trí của ngân sách
Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của TCSK.Ngân sách quyết định việc
TCSK có thể đƣợc thực hiện hay không cũng nhƣ mục tiêu của sự kiện, quy mô
TCSK.
- Yêu cầu của tiên lƣợng ngân sách
+ Nhà TCSK cần khẳng định đƣợc là có hay không có ngân sách.
+ Nhà TCSK cần thu xếp đủ ngân sách dù TCSK nhỏ hay lớn. Không thể sử
dụng ngân sách thiếu hụt để TCSK.
+ Nhà TCSK cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm TCSK chi phối
ngân sách.
+ Nhà TCSK cần xác định trƣớc ngân sách cho TCSK và lập kế hoạch trong
phạm vi ngân sách cho phép.
- Danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho TCSK thƣờng có trong dự
toán:
+ Thƣ mời
+ Chỗ ở
+ Đi lại
+ Thuê địa điểm tổ chức
+ Diễn tập


Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số

4


+ Thức ăn
+ Đồ uống
+ Trang trí nội thất
+ Trang trí khác
+ Âm nhạc
+ Giải trí
+ Dẫn chƣơng trình
+ Nghe nhìn
+ Áng sáng
+ Sân khấu
+ Phim ảnh
+ Thiếp chỗ ngồi
+ Thực đơn
+ Quà tặng
+ Bảo hiểm
+ An ninh
+ Chi phí nhân công
+ Tiền điện
+ Thực trạng thiết bị
+ Vật liệu quảng cáo
+ Thông tin liên lạc
+ Dịch thuật
+ Vận chuyển
+ Hải quan
+ Các chi phí khác

1.2 Các nội dung cần giải quyết trong chuẩn bị TCSK
- Có nên TCSK không?
- Có đủ ngân sách cho TCSK không?
- Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho TCSK?
- Mục đích sự kiện?
- Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không?
2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Viêc lập kế hoạch là việc tất yếu cho sự thành công của sự kiện. Một bản kế
hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta chạy chƣơng trình thuận lợi, quản lý và phòng ngừa rủi
ro tốt nhất.
2.1 Ban tổ chức sự kiện và loại sự kiện
Đối với các đơn vị và tổ chức, cần phải thành lập trƣớc Ban tổ chức sự kiện để
tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị và thực hiện các công tác chuẩn bị cho sự kiện. Các
thành viên trong Ban tổ chức tiến hành hệ thống hóa hoạt động chuẩn bị cho tổ chức
sự kiện, các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện có mối liên hệ mật thiết với nhau
và với những hoạt động cơ bản trong sự kiện. Cần hệ thống hóa các hoạt động tổ chức

Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số

5


sự kiện theo mức độ quan trọng của chúng với tổ chức sự kiện, hoạt động nào quan
trọng phải đƣợc tập trung ƣu tiên để thực hiện trƣớc, làm tiền đề cho các hoạt động
chuẩn bị khác.
 Ban tổ chức sự kiện
+Phải đƣợc thành lập trƣớc tiên.
+ Bao gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ
chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp.
+ Mỗi thành viên trong Ban tổ chức đƣợc giao những mảng công việc cụ thể chi

tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau.
 Loại hình sự kiện
Loại hình sự kiện  quyết định đối tượng khách mời
+ Cần chú ý tới đúng đối tƣợng khách mời tham gia TCSK.
+ Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tƣợng quan trọng
tham dự TCSK.
+ Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện.
+ Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những
loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau.
+ Loại hình sự kiện còn chi phối phƣơng thức thực hiện sự kiện.
2.2 Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian
- Hệ thống hóa các hoạt động TCSK:
+ Xác định các hoạt động trong TCSK.
+ Ban tổ chức dựa vào khung chƣơng trình buổi TCSK, lên kế hoạch các
công việc chuẩn bị.
+ Cần hệ thống hóa các hoạt động TCSK theo mức độ quan trọng của
chúng với TCSK.
- Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị:
+ Xâu chuỗi các hạng mục công việc.
+ Xác định các hạng mục công việc chính và hạng mục công việc phụ trợ.
- Những vấn đề sẽ phải giải quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt
động sự kiện
+ Mục đích của sự kiện
+ Nhiệm vụ của sự kiện
+ Những hoạt động cụ thể của sự kiện
+ Thành phần tham dự sự kiện
+ Thời gian (tháng trong năm, ngày trong tuần, giờ trong ngày)
+ Địa điểm thực hiện sự kiện
+ Lên kế hoạch và hợp đồng trƣớc bao lâu để có địa điểm cho TCSK
- Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện:

+ Xác định đƣợc những nội dung yếu tố cần ƣu tiên (VD: Vinh danh các
nhà tài trợ).
+ Tạo đƣợc ấn tƣợng cho các thành viên tham dự (VD: Khai mạc, văn
Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số

6


nghệ đặc biệt,…).
+ Tạo bầu không khí trong sự kiện luôn mới lạ.
+ Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành viên
tham dự.
- Kế hoạch phân bổ ngân sách:
+ Lập bảng dự trù kinh phí.
+ Cần đi xuyên suốt cả sự kiện từ đầu đến cuối và bắt đầu lập bảng khái
quát, sau đó đi vào chi tiết.
+ Kiểm tra điều chỉnh tổng thể.
- Lịch thanh toán:
Nhà TCSK cần chuẩn bị lịch thanh toán với những cơ sở cung cấp dịch vụ
trƣớc ngày ký hợp đồng.

 Câu hỏi (bài tập) củng cố:
1. Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần chú ý những nội dung nào?
2. Yêu cầu của bảng nội dung công việc là gì?
3. Lập bảng dự trù kinh phí của sự kiện cần chú ý điều gì?
4. Bài tập:
Chọn một chủ đề sự kiện văn hóa Khmer và tiến hành các công việc sau:
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Lập bảng nội dung công việc.
- Lập bảng dự trù kinh phí.


Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số

7


BÀI 3
DANH SÁCH KHÁCH MỜI
 Mục tiêu học tập: Sau khi học xong bài này, ngƣời học có thể:
- Xác định đối tƣợng, số lƣợng khách mời phù hợp với mục đích và
quy mô của sự kiện.
- Lập danh sách khách mời.
- Soạn thƣ mời.
1. Xác định đối tƣợng khách mời và lên danh sách khách mời
- Ai là khách mời mục tiêu?
- Danh sách khách mời chính thức (danh sách A)
- Danh sách khách mời dự bị (danh sách B)
- Có bao nhiêu nhà báo cần mời?
- Có mời quan chức chính phủ hay không?
- Nhân viên của công ty hay khách hàng?
- Các nhà bảo trợ, nhà tài trợ?
-…
- Sau khi xác định danh sách khách mời và thƣ mời, đơn vị TCSK cần gửi thƣ
mời cho khách của danh sách A trong thời gian từ đến 7 tuần trƣớc khi diễn ra sự kiện.
- DS A cần đƣợc rút ngắn trên cơ sở xác nhận của khách mời 5 tuần trƣớc khi
diễn ra SK tuần trƣớc khi TCSK.
- Thƣ mời đƣợc gửi cho khách của DS B 5 tuần trƣớc khi TCSK và cần đƣợc
rút ngắn 3 tuần trƣớc khi sự kiện diễn ra.
2. Hồ sơ khách mời
- Độ tuổi của khách mời

- Khách mời đi hai ngƣời hay một ngƣời?
- Trẻ em có tham dự hay không?
- Vấn đề phƣơng tiện đi lại cho khách mời?
….
Nhà TCSK cần phải tính đến tất cả các yêu cầu:
- Cần chỗ ở qua đêm cho khách mời không? Nếu có, cần bao nhiêu chỗ?
- Loại phòng đơn hay phòng đôi?
- Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không?
- Nếu sự kiện diễn ra ban ngày, có cần chỗ cho khách mời thay đổi hay sử dụng
cho cuộc họp riêng hay không?
- Có bao nhiêu phòng họp cần giữ trƣớc cho khách mời?
- Nên bố trí phòng họp nhƣ thế nào?
- Thức ăn phải đƣợc trình bày nhƣ thế nào?
- Cần thêm không gian cho bàn ăn tự chọn hay chỗ để thức ăn không?

Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số

8


- Có cần không gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay vị trí cho phiên
dịch hay không?
- Có cần phòng họp phụ hay không? Cần bao nhiêu phòng?Bao nhiêu lâu?Thiết
kế nhƣ thế nào?Có cần thiết bị âm thanh hay không?
- Có cần phòng riêng dành cho giờ nghỉ giải lao hay không? Sẽ có khoảng bao
nhiêu ngƣời?Họ sẽ ngồi hay đứng?
- Có cần phòng riêng cho nhân viên của mình làm việc hay không?
- Loại sự kiện là gì?
- Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay ngồi vào bàn?
- Có cần sân khấu hay phòng dành cho ca nhạc?

3. Thƣ mời
Nội dung thƣ mời khách đến dự sự kiện cơ bản gồm các thông tin sau:
+ Số khách đƣợc mời
+ Tên sự kiện
+ Mô tả sự kiện
+ Ngày
+ Giờ (Khai mạc/ Bế mạc/ Chƣơng trình của sự kiện)
+ Địa điểm
+ Một số hƣớng dẫn cần thiết
+ Nơi đậu xe
+ Trang phục
+ Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm
+ Phong bì hồi âm (tùy chọn)
4. Những vấn đề liên quan đến truyền thông
+ Thời gian dành cho giới truyền thông.
+ Có đƣợc tiếp đãi nhƣ khách mời không? (ăn uống, phòng nghỉ,…).
+ Có cần bàn đăng ký dành cho phóng viên khi họ đến tham gia chƣơng trình
không?
+ Khu vực dành cho giới truyền thông: Chỗ đậu xe, chỗ ngồi, vị trí đặt các dây
cáp hay ổ cắm.
+ Khi sự kiện đƣợc truyền hình trực tiếp, cần xác định khi nào và nơi nào các
phƣơng tiện truyền thông có thể tham gia sự kiện.
+ Những gì có thể tạo điều kiện cho họ làm việc tốt hơn?
+ Những câu hỏi liên quan đến chƣơng trình, nhà tài trợ, khách mời…
+ Có cần họp báo riêng không
 Câu hỏi (bài tập) củng cố:
Lập danh sách khách mời, soạn thƣ mời theo chủ đề sự kiện.

Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số


9


BÀI 4
KHÔNG GIAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 Mục tiêu học tập: Sau khi học xong bài này, ngƣời học có thể:
- Bố trí không gian tổ chức sự kiện và sân khấu phù hợp với chủ đề
sự kiện.
- Đề phòng và khắc phục sự cố trong sự kiện.
1. Địa điểm tổ chức sự kiện
Để lựa chọn đƣợc một địa điểm phù hợp nhất cho sự kiện, nhà TCSK cần chú ý
một số yếu tố sau:
- Tính phù hợp của địa điểm:
Một trong những tiêu chí đầu tiên trong tổ chức sự kiện là chọn lựa địa điểm tổ
chức phù hợp.Đặc biệt đối với sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số, địa điểm ƣu tiên
hàng đầu là khu vực có đồng bào chủ thể của sự kiện đó.Ví dụ: Sự kiện lễ hội đua bò
trong dịp lễ Sene Đônta hàng năm đƣợc tổ chức ở khu vực Tịnh Biên, Tri Tôn của tỉnh
An Giang – nơi có đông đồng bào Khmer sinh sống.
- Số lƣợng khách tham dự:
Một địa điểm tốt không nên quá rộng hoặc quá nhỏ mà phải phù hợp với số
lƣợng khách tham dự.Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải
mái, chất lƣợng chƣơng trình giảm.Tuy nhiên, nếu địa điểm quá rộng sẽ làm loãng
không khí của sự kiện mà lại tăng chi phí thuê (nếu có).
- Khách tham dự là ai?
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng phụ thuộc vào khách mời tham
dự, nếu khách mời là những ngƣời sang trọng và giàu có thì nơi tổ chức sự kiện buộc
phải là khách sạn hoặc các khu resort cao cấp với các dịch vụ kèm theo đạt chất lƣợng
cao.
- Tính tiện lợi về mặt địa lý:

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện không nên quá xa khu vực những ngƣời
tham dự sinh sống, điều này tạo sự thoải mái và tiện lợi cho khách tham dự sự kiện.
- Điều kiện thời tiết:
Luôn cân nhắc đến yếu tố thời tiết trƣớc mỗi chƣơng trình. Nếu dự định tổ chức
sự kiện trong mùa mƣa hoặc những ngày lạnh thì sự kiện ngoài trời không phải là một
ý tƣởng hay, hãy cố gắng tìm kiếm địa điểm trong nhà nếu có thể nếu điều kiện tổ
chức và chi phí cho phép.
- Tiện ích và dịch vụ đi kèm:
Một sự kiện thành công phải đáp ứng đƣợc mọi mong muốn của ngƣời tham
dự, khiến cho họ hài lòng ở mức cao nhất, do đó, không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ
trong một sự kiện.
Ngoài những yếu tố chính trên, nhà TCSK cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức

Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số

10


TÀI LIỆU THAM KHẢO
 TÀI LIỆU THAM KHẢO ĐỂ BIÊN SOẠN NỘI DUNG MÔN HỌC:
1. Lƣu Văn Nghiêm (2009), Tổ chức sự kiện, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, HN.
2. Võ Bá Đức (2009), Cẩm nang Văn hóa ứng xử và giao tiếp công sở (Phần tổ chức
sự kiện), NXB Văn hóa – Thông tin TP.Hồ Chí Minh.
3. Nguyễn Thị Mỹ Thanh (chủ biên), Sử Ngọc Diệp (2015), Quản trị tổ chức sự kiện
và lễ hội, NXB Lao động – Xã hội.
 TÀI LIỆU THAM KHẢO ĐỀ NGHỊ CHO HỌC VIÊN:
1. Thu Huyền – Ái Phƣơng (2012), Kỹ năng thực hiện các sự kiện quan trọng trong tổ
chức công đoàn năm 2012, NXB Lao động.
2. Hội dân tộc học thành phố Hồ Chí Minh (2006), Văn hóa các dân tộc thiểu số ở
Nam Bộ, NXB Khoa học Xã hội.


Tài liệu giảng dạy Môn Tổ chức các sự kiện văn hóa vùng dân tộc thiểu số

39