MỤC LỤC

1


BẢNG TRA KÍ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT

TTTV:

Thông tin Thư viện

CSDL:

Cơ sở dữ liệu

CNTT:

Công nghệ thông tin

MARC:

Machine-Readable Cataloging

ISBD: International Standar Bibliographic Description
AACR2:

Anglo-American Cataloguing Rules

OPAC:

Online Public Access Catalog

CBTV:

Cán bộ thư viện

NDT:

Người dùng tin

ĐKCB:

Đăng kí cá biệt

2


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, chúng ta đã và đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của công
nghệ thông tin và truyền thông. Sự phát triển này đã tạo tiền đề cho việc hình thành
và phát triển một xã hội thông tin với nền kinh tế tri thức. Trong bối cảnh đó, công
tác thư viện – thông tin cũng đã và đang có những biến đổi sâu sắc trong mọi hoạt
động của mình. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa các
cơ quan thông tin thư viện đã và đang trở thành mục tiêu chiến lược phát triển của
sự nghiệp thông tin – thư viện Việt Nam.
Ở nước ta, các cơ quan thông tin thư viện đã bắt đầu ứng dụng CNTT
vào một số khâu trong dây truyền thông tin tư liệu: từ bổ sung, biên mục, xư
lí, in phích phiếu, in mã vạch đến xây dựng CSDL để quản lí, truy nhập, khai
thác… Từ đó nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc của thư viện và cơ quan
thông tin.

Trong bối cảnh đó, viện thông tin khoa học cũng hòa mình vào xu thế
chung của thời đại, từng bước hoàn thiện mục tiêu xây dựng thư viện hiện đại
bằng cách ứng dụng CNTT vào các khâu trong hoạt động của mình. Từ năm
2014 thư viện đã tiến hành đưa phần mềm Hệ quản trị Thư viện tích hợp
Libol 6.0 do Công ty Tinh Vân thiết kế và phát triển vào sư dụng, phục vụ
công tác lưu trữ, xư lý thông tin và phục vụ bạn đọc.
Đối với viện thông tin khoa học, sau một thời gian sư dụng, thư viện đã
thu được những kết quả khả quan nhưng đồng thời trong quá trình sư dụng
phần mềm này cũng nảy sinh nhiều vấn đề cần được nghiên cứu xư lý và khắc
phục kịp thời nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa chất lượng của phần mềm
từ đó nâng cao hiệu quả công tác thư viện. Với những lí do trên, tôi đã đã

3


chọn đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại viện thông
tin khoa học” làm đề tài tiểu luận của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Việc nghiên cứu về vấn đề ứng dụng phần mềm Libol đã có nhiều luận
văn thạc sĩ chuyên ngành Thư viện thực hiện.
−

Luận văn thạc sĩ “Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Trung
tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội” (2012) của tác giả Trần
Thu Thủy.

−

Luận văn cao học “Khảo sát ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện trường Đại học Kinh tế quốc dân” (2011) của tác giả

Phạm Thị Thanh Mai.

−

Luận văn cao học “Nghiên cứu nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol
5.0 tại thư viện trường Đại học Xây dựng Hà Nội” (2008) của tác giả Nguyễn
Thị Ngọc Anh.
Ngoài ra, còn có một số các khóa luận, các bài báo được đăng trên các
tạp chí chuyên ngành, trên các website…
Lựa chọn đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại
Thư viện Nhà xuất bản Giáo dục” làm tiểu luận, tôi sẽ kế thừa các kết quả
nghiên cứu của các tác giả đi trước và nghiên cứu ứng dụng thực tế tại thư
viện NXBGD tại Hà Nội với những đặc thù riêng. Do đó, đề tài nghiên cứu
mang tính mới và không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đó.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích

4


Nghiên cứu thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại
viện thông tin khoa học từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm tạo nâng cao hiệu quả
ứng dụng phần mềm này trong hoạt động thông tin – thư viện tại thư viện.
•

Nhiệm vụ nghiên cứu

•

Nghiên cứu những lí luận liên quan đến đề tài.


•

Khảo sát, phân tích thực trạng và kết quả triển khai ứng dụng phần

mềm Libol 6.0 tại thư viện viện thông tin khoa học.
•

Đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp khắc

phục những nhược điểm nhằm nâng cao hiệu quả sư dụng phần mềm.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
•

Đối tượng nghiên cứu

Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 được sư dụng tại thư viện viện
thông tin khoa học.
•

Phạm vi nghiên cứu

Không gian: viện thông tin khoa học (tại Hà Nội).
Thời gian: Từ năm 2013 đến nay (từ khi thư viện viện thông tin khoa
học bắt đầu ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0).
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sư dụng các phương pháp sau:
•

Phân tích tổng hợp tài liệu qua các nguồn tin trên mạng, các tài liệu


cụ thể.
•

Phương pháp quan sát, nghiên cứu, thực tập tại các phòng ban của

thư viện.

5


•

Phỏng vấn, trao đổi với các cán bộ thư viện.

•

Tham khảo các tài liệu của thư viện.

6. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn
Đề tài nghiên cứu khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng Hệ quản
trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại viện thông tin khoa học tiến tới đánh giá khả
năng đáp ứng của phần mềm đối với các yêu cầu về nghiệp vụ, đưa ra các đề
xuất, giải pháp khắc phục các tồn tại từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công
tác tại thư viện. Đồng thời, tiểu luận có thể làm tài liệu tham khảo cho sinh
viên hay một số giảng viên khi nghiên cứu vấn đề này.
7. Bố cục của tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, mục lục, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, bài
tiểu luận chia làm 3 chương:
Chương 1: Viện thông tin khoa học với quá trình triển khai ứng dụng

công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thư viện tích
hợp Libol 6.0 tại thư viện viện thông tin khoa học.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thư viện
tích hợp Libol 6.0 tại thư viện viện thông tin khoa học.

6


Chương 1
VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG
DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN
1.1 Khái quát về Viện thông tin khoa học
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện thông tin khoa học.
Hiện nay, Thư viện Trung tâm thông tin khoa học Học viện Chính trị
Quốc gia Hồ Chí Minh là một trong những đơn vị chuyên môn củaTrung
tâmThông tin khoa học thuộc Học viện. Qua hơn nhiều năm xây dựng và
trưởng thành, thư viện đã trải qua nhiều nhiều giai đoạn, gắn liền với sựhình
thành và phát triển của Học viện.
Năm 1949, khi trường Nguyễn Ái Quốc được thành lập, trụ sở của nhà
trường được đặt tại căn cứ địa cách mạng tại Việt Bắc, lúc này một tổ công tác
phục vụ tài liệu, tư liệu cho giáo viên, học viên cũng được thành lập với 2 cán
bộ.
Năm 1962, ngay khi chuyển vềHàNội, Ban giám hiệu nhà trường đã ra
quyết định thành lập Phòng tư liệu –thư viện trực thuộc Ban giám hiệu, tiền
thân của Viện Thông tin khoa học ngày nay.
Năm 1978, trên cơ sở phòng Tư liệu trước đó, Vụ tư liệu trực
thuộc Ban Giám đốc nhà trường đã được thành lập. Đến năm 1986, khi trương
Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đổi tên thành Học viện khoa học xã hội
Nguyễn Ái Quốc, Học viện đã đầu tư xây dựng đề án cải tổ công tác thông

tin, xây dựng bộ máy làm công tác thông tin. Ban giám đốc đã ra quyết định
chuyểnVụ tư liệu thành Trung tâm Thông tin –Tư liệu.
Năm 1993, khi Học viện Nguyễn Ái Quốc chuyển thành Học
viện Chính trị quốc gia Hồ CHí Minh, trung tâm Thông tin - Tư liệu
vẫn giữ nguyên tên và cơ cấu tổchức như trước đó.

7


Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện đã trải qua nhiều giai
đoạn, gặp cả những thuận lợi và khó khăn. Khi mới ra đ ời, Thư viện chỉ là
một tủ sách nhỏ, công tác thư viện chỉ có 2 cán bộ đảm nhiệm phụ trách… thì
đến nay, được sự quan tâm của Ban giám đốc Học viện, Thư viện đang ngày
càng lớn mạnh, vốn tài liệu ngày càng được bổ sung đầy đủ hơn cả về
số lượng và chất lượng, qua đó cũng nâng cao được khả năng phục vụ và thỏa
mãn nhu cầu thông tin của bạn đọc.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Viện thông tin khoa học.
Chức năng của thư viện
Viện Thông tin khoa học là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia
Hồ Chí Minh (gọi tắt là Học viện).
Viện Thông tin khoa học thực hiện các chức năng: Xây dựng và phát
triển hệ thống thông tin khoa học, tư liệu, thư viện phục vụ cho công tác lãnh
đạo, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng và công tác nghiên cứu khoa học của Học
viện; làm đầu mối nghiệp vụ thông tin, tư liệu, thư viện của toàn Học viện;
dịch vụ thông tin khoa học.
• Nhiệm

vụ của thư viện

1. Nghiên cứu, xây dựng và phát triển, ứng dụng các sản phẩm thông tin khoa

học phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý; đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu
khoa học của Học viện:
•

Nghiên cứu, biên soạn, biên tập, xuất bản, phát hành các ấn phẩm định
kỳ: Bản tin Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo); Tạp chí
Thông tin khoa học lý luận chính trị; các bản tin chuyên ngành thông
tin - thư viện.

8


•

Nghiên cứu, biên soạn, biên tập, xuất bản, phát hành các loại ấn phẩm
khác: Sách chuyên đề, sách tham khảo phục vụ công tác lãnh đạo, quản
lý; đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học của Học viện.

2. Tổ chức bổ sung, phân loại, xư lý, quản lý nguồn tài nguyên thông tin tiếng
Việt và tiếng nước ngoài, với các loại hình khác nhau (dạng giấy, dạng số,
microfilm, băng ghi âm, băng ghi hình,....) theo quy định của Nhà nước và
Học viện.
3. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong các quy trình nghiệp vụ; tổ
chức, quản lý thư viện điện tư; xây dựng và phát triển thư viện số; xây dựng,
quản lý cổng thông tin thư viện của Học viện.
4. Tổ chức bổ sung, xư lý phát hành các loại sách, báo, tạp chí, bản tin, tài
liệu học tập, nghiên cứu, giảng dạy.
5. Lựa chọn, thẩm định, biên dịch, xuất bản các tài liệu nước ngoài phục vụ
yêu cầu công tác của Học viện.
6. Nghiên cứu khoa học về thông tin, thư viện, công nghệ thông tin, báo chí,

xuất bản; khoa học lý luận chính trị và các khoa học xã hội nhân văn phục vụ
cho việc tổ chức, quản lý, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa học
của Học viện.
7. Hợp tác với các tổ chức trong nước và ngoài nước trên lĩnh vực thông tin
khoa học theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện.
8. Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nước, của Học viện,
của ngành.
9. Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm
công tác thông tin thư viện trong Học viện, các trường chính trị tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương; hướng dẫn các đối tượng dùng tin.

9


10. Quản lý, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện về mọi
mặt; thực hiện chế độ, chính sách, công tác thi đua - khen thưởng và kỷ luật
đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Viện theo thẩm
quyền; thực hiện phòng và chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong đơn vị
theo quy định của pháp luật; quản lý tài chính và tài sản theo phân cấp của
Giám đốc Học viện.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Viện thông tin khoa học
- Ban lãnh đạo, gồm 02 đồng chí:
+ ThS Nguyễn Thái Bình - Phó Viện trưởng phụ trách
+ TS Nguyễn Phương Thảo - Phó Viện trưởng
+ PGS,TS Nguyễn Hữu Thắng - Phó Viện trưởng
- Cán bộ, công chức của Viện Thông tin khoa học gồm: 52 cán bộ; Trong đó:
có 02 PGS,TS; 02 tiến sĩ; 18 thạc sỹ; 25 cư nhân; 05 trình độ khác.
- Viện Thông tin khoa học gồm các đơn vị trực thuộc dưới đây:
•


Thư viện.

•

Phòng Khai thác và phổ biến thông tin.

•

Phòng Quản trị mạng.

•

Tạp chí Thông tin khoa học lý luận chính trị.

•

Bản tin Những vấn đề lý luận (Phục vụ lãnh đạo).

•

Phòng Hành chính - Tổng hợp.
Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Viện Thông tin khoa

học do Viện trưởng Viện Thông tin khoa họcquy định. Viện trưởng Viện Thông tin
khoa học phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ thống nhất trình Giám
đốc Học viện quyết định việc thay đổi cơ cấu tổ chức của Viện.

10



Biên chế của Viện Thông tin khoa học được xác định theo quy định chức
danh, tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức được Giám đốc Học viện giao
hằng năm. Ngoài số biên chế được giao, Viện Thông tin khoa học được thực
hiện chế độ cộng tác viên.
1.1.4 Vốn tài liệu
Tài liệu trong thư viện Viện thông tin khoa học chủ yếu là phục vụ cho
giáo dục và quản lý chính trị của các cán bộ lãnh đạo.
Theo số liệu thống kê gần đây nhất của thư viện, tính đến tháng
05/2015, tổng số vốn tài liệu tại viện thông tin khoa học là : khoảng 30000
đầu sách tương đương với khoảng 49075 bản và 12 tài liệu điện tư
(Classbook).
Xét theo loại hình tài liệu :
•

Tài liệu truyền thống :
STT

Loại tài liệu

Số bản tài liệu
Số lượng (bản)

Tỉ lệ (%)

1

Sách Kinh điển

6282


13,1

2

Sách tham khảo

38911

81,2

3

Sách tra cứu

3200

4,8

4

Tài liệu khác (kỷ yếu,

246

0,4

400

0,8


tranh ảnh, bản đồ, báo
cáo…)
5

Băng đĩa

Bảng 1: Bảng thống kê vốn tài liệu thư viện NXBGD Việt Nam.

11


Bảng thống kê số liệu và biểu đồ trên cho thấy, loại hình tài liệu sách
tham khảo (81,2%) và sách giáo khoa (13,1%) chiếm tỷ lệ cao nhất. Lý giải
điều này, có thể thấy, nhiệm vụ chính của viện thông tin khoa học là phục vụ
giáo dục và nâng cao chất lượng giáo dục trong phạm vi toàn quốc, vốn tài
viện thông tin khoa học chủ yếu từ nguồn nộp lưu chiểu từ các tạp chí nhà
xuất bản chính trị, đặc biệt, viện thông tin khoa học là thư viện đi đầu trong
hệ thống thư viện trường học trong cả nước, cho nên hầu hết vốn tài liệu trong
thư viện chủ yếu để phục vụ cho công tác giáo dục.
•

Tài liệu điện tư :

•

Hiện tại, thư viện có 12 classbook (sách điện tư), 24 mã thẻ điện tư.

Mỗi classbook chứa thông tin các bộ sách chính trị chủ nghĩa xã hội.
•


Thư viện ứng dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu tích hợp Libol 6.0 vào

quản lý thư viện, thư viện đã và đang tiến hành xây dựng các CSDL để phục
vụ nhu cầu bạn đọc.
Tài liệu trong thư viện thuộc nhiều ngôn ngữ khác nhau: Tiếng Việt,
tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung, tiếng Nhật…v…v..
1.2 Quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại Viện thông tin
khoa học.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong công
tác hiện đại hóa thư viện, được sự quan tâm của lãnh đạo, viện thông tin khoa
học đã bắt đầu ứng dụng CNTT từ khá lâu. Quá trình ứng dụng CNTT tại viện
thông tin khoa học có thể chia làm 2 giai đoạn như sau:
•

Giai đoạn 1 (trước năm 2014): là giai đoạn khởi đầu cho việc ứng

dụng CNTT viện thông tin khoa học. Thư viện đã từng áp dụng 2 phần mềm

12


quản lí thư viện, của NXBGD tại Đà Nẵng và của Công ty cổ phần đầu tư và
phát triển công nghệ Văn Lang.
Kết quả của việc triển khai ứng dụng những phần mềm này là đã tạo lập
được các CSDL thư mục và cho phép tự động hóa công tác tra cứu thông tin.
•

Giai đoạn 2 (từ tháng 3/2014 đến nay): đây là giai đoạn tăng cường


và ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại thư viện thông tin khoa học.
Từ tháng 3/2014, thư viện chuyển sang sư dụng phần mềm tích hợp
quản trị thư viện Libol của Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân. Do vốn tài
liệu có trong viện thông tin khoa học chủ yếu là Sách Mác-Ănggen,Lenin,
STK không đòi hỏi phải xư lý phức tạp nên thư viện áp dụng phần mềm Libol
dành cho các cán bộ lãnh đạo. Libol là một phần mềm tích hợp cho phép quản
lý tự động hóa hầu hết các hoạt động của thư viện như: tra cứu, bổ sung, biên
mục, lưu thông tài liệu, quản lý bạn đọc, … Đồng thời phần mềm Libol còn
cho phép tiến hành các hoạt động chia sẻ thông tin như: mượn liên thư viện,
tra cứu mục lục trực tuyến (OPAC).
Tháng 3/2014, phần mềm chính thức được đi vào hoạt động với đầy đủ
các modul phù hợp với quy trình đường đi của tài liệu.
Cùng với việc sư dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện, cơ sở hạ
tầng thông tin của thư viện cũng không ngừng được nâng cao. Hệ thống mạng
nội bộ của thư viện (mạng LAN) cũng được nâng cấp để đảm bảo phần mềm
Libol có thể chạy trên môi trường web. Thư viện được trang bị thêm máy tính
và các thiết bị ngoại vi khác như máy quét (scaner), các thiết bị truyền dẫn
thông tin như máy fax, modem cùng nhiều thiết bị hiện đại khác.

13


Chương 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN TÍCH HỢP
LIBOL 6.0 TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC
Hiện nay, thư viện NXBGD đang sư dụng phần mềm Libol 6.0 (phiên
bản mới nhất) của công ty Công nghệ tin học Tinh Vân. Libol (Library
Online) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tư – thư viện số được công ty
Công nghệ tin học Tinh Vân xây dựng và phát triển từ năm 1997. Phần mềm
này đã góp phần tạo ra những thay đổi tích cực trong dây truyền thông tin tư

liệu tại các thư viện và trung tâm thông tin ở Việt Nam.
Phần mềm Libol có nhiều tính năng nổi trội như: Quản lý CSDL lớn
(hơn 1 triệu biểu ghi) với tốc độ tra cứu nhanh; áp dụng các chuẩn nghiệp vụ
như: MARC21, UNIMARC, AACR2, ISBD; Nhập xuất dữ liệu theo chuẩn
ISO 2709; Hỗ trợ tiếng Việt và các ngôn ngữ khác nhau; Tích hợp với các
thiết bị mã vạch, thẻ từ, cổng từ; Bảo mật và phân quyền chặt chẽ…
Libol dành cho các trường THPT bao gồm các phân hệ sau:
•

Phân hệ quản lý

•

Phân hệ Bổ sung – Biên mục

•

Phân hệ Bạn đọc

•

Phân hệ Mượn – Trả

•

Phân hệ Tra cứu trực tuyến (OPAC

Các phân hệ này đều được áp dụng vào công tác thư viện.
2.1 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác quản ly
Sư dụng phần mềm Libol chủ yếu là 2 đối tượng đó là cán bộ thư viện

và bạn đọc. Nhằm đảm bảo tính an toàn dữ liệu cũng như quản lý trong việc

14


truy cập, sư dụng phần mềm, người quản trị hệ thống sẽ căn cứ vào nhiệm vụ
cụ thể của từng đối tượng và cấp phát quyền truy cập cho họ thông qua phân
hệ quản lý.
Cụ thể, khi phân quyền tùy theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi người
trong từng công việc cụ thể, người quản trị hệ thống sẽ cấp cho người đó
những quyền hạn nhất định. Chỉ có những người được cấp tài khoản và mật
khẩu này mới có quyền đăng nhập để sư dụng hệ thống.

Hình 3 Giao diện phầm mềm Libol 6.0

Tại thư viện NXBGD, cán bộ thư viện có quyền truy cập vào tất cả các
phân hệ.

15


Từ khả năng phân quyền truy cập cho người sư dụng, người quản trị có
thể sư dụng chức năng “Nhật kí hệ thống” để thống kê các hoạt động sư dụng.
Với khả năng phân quyền truy cập tới từng người sư dụng, chi tiết tới từng
phân hệ với các mức độ khác nhau, phân hệ quản lý của phần mềm đã giúp
cho các dữ liệu trong máy tính được bảo vệ an toàn và mạng máy tính được
điều hành ổn định, nhịp nhàng.

Hình 4 Biểu đồ thống kê theo phân hệ


Tuy nhiên, vẫn còn một số chức năng của phân hệ vẫn chưa được ứng
dụng như chức năng “tham số hệ thống”. Đây cũng là vấn đề mà quản trị viên
cần quan tâm, nghiên cứu và ứng dụng trong thời gian tới nhằm tận dụng tối
đa khả năng của phần mềm trong công tác quản lý.

16


2.2 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác bổ sung – biên mục
2.2.1 Công tác bổ sung tài liệu
Bổ sung tài liệu là công tác đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động
TTTV, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng nguồn lực thông tin cũng như hiệu
quả hoạt động của cơ quan TTTV. Hiện nay, với sự phát triển của khoa học
công nghệ và hiện tượng bùng nổ thông tin, dẫn đến thông tin nhanh chóng bị
lỗi thời. Do đó, công tác bổ sung tài liệu phải được tiến hành kịp thời để bổ
sung vào kho những tài liệu mới nhất, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của
NDT.
• Diện

bổ sung : đầy đủ các lĩnh vực khoa học, môn ngành tri thức, chủ

yếu là tài liệu khoa học sư phạm, khoa học giáo dục.
• Loại

hình tài liệu bổ sung :

•

Chủ yếu là sách giáo khoa, sách tham khảo.


•

Các loại hình khác có trong thư viện : từ điển, bản đồ, sổ tay,…

• Kế

hoạch bổ sung : Thư viện bổ sung tài liệu theo định kỳ 3 tháng/ 1

lần hoặc bổ sung thêm theo yêu cầu của lãnh đạo cấp trên.
• Kinh

phí bổ sung: Kinh phí bổ sung theo quý của thư viện từ 30 – 35

triệu bao gồm cả báo, tạp chí và sách. Trong đó kinh phí đối với báo, tạp chí
là 15 triệu, đối với sách là 15 – 20 triệu.
• Nguồn

bổ sung : viện thông tin khoa học tiến hành bổ sung từ nhiều

nguồn khác nhau, những nguồn bổ sung chủ yếu bao gồm:
• Nguồn

bổ sung mất tiền: Từng năm, cán bộ thư viện nhận yêu cầu từ

cán bộ trong viện thông tin khoa học, sau đó lên danh sách, trình duyệt cấp
trên và gưi danh sách đến các nhà xuất bản, cơ quan phát hành để đặt mua.

17



•

Nguồn bổ sung không mất tiền:

•

Tặng biếu từ các nhà xuất bản và các cơ quan có liên kết với thư viện

như: NXB Kim Đồng, NXB Chính trị quốc gia, NXB Thế giới, NXB Văn
học….
•

Lưu chiểu các tài liệu do các đơn vị thành viên như: Công ty cổ

phần dịch vụ xuất bản giáo dục Hà nội, Công ty cổ phần sách và thiết bị miền
Bắc, Công ty cổ phần đầu tư và phát triển giáo dục Hà nội...v..v. có nhiệm vụ
nộp lưu chiểu các tài liệu về thư viện theo định kỳ.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT, sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm
thư viện và giao dịch trong thương mại điện tư đã rút ngắn thời gian, công sức
và chi phí trong quá trình bổ sung. Tin học hóa công tác bổ sung đã tạo thuận
lợi cho cán bộ bổ sung trong công việc tìm kiếm sách trùng, thống kê kho tài
liệu… Ngoài ra khi công tác bổ sung được tin học hóa sẽ tạo điều kiện cho
việc phối hợp với công tác phân loại – biên mục nhằm tăng tính thống nhất
của dữ liệu, đảm bảo đáp ứng được các chuẩn nghiệp vụ khi nhập dữ liệu.
Để có cái nhìn tổng quát về cả quá trình bổ sung, qua đó có những kế
hoạch bổ sung hợp lý, phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao, CBTV sư dụng chức
năng thống kê của phân hệ để thống kê tài liệu đã bổ sung theo 2 tiêu chí:
•

Dạng tài liệu


•

Nguồn bổ sung

Chỉ cần bấm vào một trong những thuộc tính trên giao diện, màn hình
sẽ hiện lên các đồ thị thống kê rất chi tiết và chính xác (biểu đồ hình cột và
biểu đồ thể hiện tỷ lệ phần trăm).

18


Hình 5 Thống kê dưới dạng biểu đồ hình cột

Hình 6 Thống kê theo tỷ lệ phần trăm
Việc ứng dụng phân hệ Biên mục – Bổ sung vào trong công tác bổ sung
tài liệu trong thư viện, đã giúp CBTV tiết kiệm được nhiều thời gian và công

19


sức. Phân hệ còn cung cấp khả năng in mã vạch, giúp tiến hành kiểm kê và
quản lý kho sách dễ dàng. Đồng thời với tính năng thống kê, phân loại dưới
dạng bảng biểu và đồ thị, cho phép CBTV đưa ra các báo cáo định kỳ về công
tác bổ sung cũng như các loại báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng năm.
Tuy nhiên trên thực tế, không phải chức năng nào của phân hệ cũng
được áp dụng như thực hiện các tính năng kiểm kê, báo cáo…
2.2.2 Công tác biên mục tài liệu
Trong hệ thống thông tin tự động hóa, quy trình xư lý thông tin được tự
động hóa ở mức tối đa, dữ liệu đã được biên mục ở công đoạn trước sẽ tiếp

tục chuyển qua công đoạn sau, tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức
của người xư lý. Ngoài ra, trong phân hệ biên mục, CBTV còn có thể nắm
được số lượng và tình trạng của các biểu ghi như: số lượng bản biên mục, số
lượng biểu ghi chờ duyệt. Qua đó có thể lên kế hoạch làm việc, nhằm hoàn
thiện biểu ghi và đưa ra phục vụ cho bạn đọc trong thời gian sớm nhất.

Hình 7 Giao diện phân hệ Biên mục – Bổ sung
Khi tài liệu được bổ sung vào thư viện, CBTV thiết lập biểu ghi cho ấn
phẩm, trong đó bao gồm những thông tin sơ lược cơ bản như: nhan đề, năm

20


xuất bản, số lượng, chỉ số ĐKCB, kho,… Những thông tin này sẽ tiếp tục
được chuyển sang phân hệ biên mục. CBTV sẽ cập nhật những thông tin về
nội dung ấn phẩm như: kí hiệu phân loại, từ khóa… cùng với những thông tin
hình thức.

Hình 8 Biên mục chi tiết cho tài liệu
Sau khi biên mục xong CBTV sẽ bấm vào ô “Nhập” và thực hiện nhập
giá tiền cũng như SĐKCB của tài liệu kết thúc sẽ là ô “bổ sung” và cập nhật
biểu ghi, NDT có thể tra cứu thông tin về ấn phẩm trên OPAC.
Trong quá trình biên mục ấn phẩm, CBTV còn có thể sao chép các biểu
ghi thư mục từ CSDL của các thư viện khác mà không cần phải biên mục lại
từ đầu thông qua chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục Z39.50. Phương pháp này
thường được áp dụng khi cần xư lý các tài liệu tiếng nước ngoài.
Việc ứng dụng phân hệ biên mục – bổ sung trong công tác xư lý tài liệu
đã đem lại hiệu quả rất tốt. CBTV có thể tạo được những biểu ghi biên mục
đạt tiêu chuẩn, giúp bạn đọc có thể thông qua đó tra cứu và xem các thông tin
thư mục cơ bản mà họ cần. Tuy nhiên vẫn còn một số các chức năng của phân

hệ chưa được sư dụng thường xuyên như chức năng phân loại, chỉ mục, danh

21


mục. Nếu được xây dựng và phát triển hoàn chỉnh thì đó sẽ là công cụ hết sức
hữu hiệu, trợ giúp cho CBTV trong quá trình xư lý thông tin, xây dựng được
hệ thống CSDL với các biểu ghi có chất lượng chuẩn quốc tế.
2.3 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác phục vụ bạn đọc
Bạn đọc luôn là đối tượng hướng tới của bất kỳ thư viện nào. Bạn đọc
có ý nghĩa quyết định đối với mọi hoạt động của thư viện. Có nhiều công việc
liên quan đến bạn đọc nảy sinh khi CBTV tiến hành công tác phục vụ bạn
đọc: phân loại bạn đọc, quản lý hồ sơ bạn đọc, làm thẻ,… Phân hệ này đã trợ
giúp rất nhiều cho công việc quản lý bạn đọc của thư viện.
Các dữ liệu về bạn đọc được CBTV cập nhật vào máy tính thông qua
chức năng “hồ sơ bạn đọc”. Thông tin về bạn đọc bao gồm: ảnh, họ tên, ngày
sinh, dân tộc, số thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn,… để phục vụ cho tra cứu, thống
kê cũng như in thẻ.

Hình 9 Giao diện phân hệ bạn đọc
CBTV có thể sưa thông tin bạn đọc trong CSDL, gia hạn hiệu lực của
thẻ cho một hoặc một nhóm bạn đọc thông qua chức năng “Sưa” và “Gia hạn

22


thẻ”. CBTV còn có thể thống kê bạn đọc theo nhiều tiêu chí khác nhau thông
qua chức năng “Thống kê báo cáo”: thống kê bạn đọc theo độ tuổi; nhóm bạn
đọc; thời gian cấp thẻ. Chỉ cần nhấn chuột vào đường liên kết để lựa chọn tiêu
chí, các tham số cần thiết. Màn hình giao diện sẽ hiện ra kết quả thống kê theo

biểu đồ hình cột và biểu đồ thể hiện tỷ lệ phần trăm.

Hình10 Giao diện chức năng thống kê theo tuổi bạn đọc
Việc ứng dụng phân hệ bạn đọc của phần mềm Libol 6.0 đã giúp ích rất
nhiều trong việc quản lý bạn đọc. Qua phân hệ này, CBTV có thể nắm ro
thông tin về bạn đọc, số lượng, thành phần bạn đọc của thư viện. Từ đó có thể
đưa ra những chính sách phục vụ nhằm thu hút bạn đọc đến với thư viện.
2.4 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác tra cứu tài liệu
Sau khi CBTV đã tiến hành xư lý, biên mục cho tài liệu, xây dựng
CSDL cho tài liệu, bạn đọc có thể tra cứu thông tin để thỏa mãn nhu cầu tin
của mình.
Để tra cứu, bạn đọc vào trang mục lục công cộng trực tuyến OPAC
(Online Public Access Catalog) của thư viện để tra tìm tài liệu. Đây là phân hệ

23


giúp cho người sư dụng có thể tra tìm tài liệu một cách trực tiếp và hiệu quả
qua mạng Internet mà không cần phải đến thư viện hoặc thông qua người
trung gian như CBTV. Phân hệ tra cứu OPAC là một cầu nối giúp cộng đồng
bạn đọc và thư viện giao tiếp với nhau được tiện lợi và hiệu quả vào mọi lúc,
mọi nơi.
Để phục vụ việc tra cứu của bạn đọc, phân hệ có 2 chế độ tìm là “Tìm
đơn giản” và “Tìm nâng cao”, bạn đọc chỉ việc điền những dấu hiệu đã biết và
kết hợp các toán tư với nhau và bấm vào ô tìm kiếm. Trên giao diện sẽ trả kết
quả và bạn đọc có thể lựa chọn được tài liệu phù hợp để thỏa mãn nhu cầu tin.
Trong quá trình sư dụng thư viện, nếu có vấn đề cần phải góp ý, người
dùng có thể sư dụng chức năng “Góp ý” để gưi thông tin đến cho người quản
trị để thư viện có chính sách cải thiện hoạt động nhằm phục vụ bạn đọc được
tốt hơn.

Tuy nhiên, theo tìm hiểu thì trên thực tế, địa chỉ OPAC của thư viện
NXBGD đang bị lỗi nên bạn đọc chưa thể sư dụng được phân hệ này.

Hình 11 Giao diện phân hệ OPAC

24


2.5 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 trong công tác lưu thông tài liệu
Cung cấp tài liệu là dịch vụ cơ bản của cơ quan TTTV nhằm giúp cho
NDT có thể sư dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình. Để hỗ trợ
CBTV trong việc quản lý lưu thông tài liệu thư viện đã ứng dụng phân hệ
Mượn trả của phần mềm Libol 6.0. CBTV có thể sư dụng phân hệ này để theo
doi lượng bạn đọc sư dụng thư viện, theo doi lượng tài liệu lưu thông, thống
kê diện tài liệu được sư dụng nhất, quản lý chính sách lưu thông của các tài
liệu. CBTV có thể phục vụ bạn đọc mà không mất nhiều công sức và thời
gian, đồng thời cũng giúp thư viện sư dụng có hiệu quả các thông tin được ghi
nhận trong quá trình mượn trả để tiện cho cán bộ thống kê và có những chính
sách bổ sung tài liệu, phục vụ bạn đọc cho phù hợp.

Hình 12 Giao diện phân hệ Mượn trả
Để ghi lại những thông tin về việc mượn sách hoặc các ấn phẩm khác
trong thư viện của bạn đọc và kiểm tra số bản rỗi của một ấn phẩm hay trạng
thái mượn sách của bạn đọc, CBTV sư dụng chức năng “ghi mượn” của phân
hệ. Những cuốn sách bạn đọc mượn sẽ được CBTV quét mã vạch số ĐKCB

25