LỜI CAM ĐOAN
Đề tài: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của Bộ
Tư pháp”
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, tháng 12 năm 2016


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ trong Bộ Tư pháp,
và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên Lâm Thu Hằng trong suốt
quá trình thực hiện đề tài. Ngoài ra tôi cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn đến
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa môn kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong
quản trị văn phòng vào trong quá trình giảng dậy để giúp cho sinh viên có những
hiểu biết mới mẻ.
Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn,
do trình độ nghiên cứu còn hạn chế không có nhiều kinh nghiệm và nhiều
nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài của tôi cũng không tránh khỏi
những hạn chế thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
các thầy cô trong khoa trong trường cũng như của các bạn đọc.
Những ý kiến của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những thiếu sót của mình
và qua đó tôi cũng rút ra kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trong những lần
nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Trong quá trình thay đổi của xu thế toàn cầu hoá, đất nước ta đã và đang
từng bước trưởng thành và chuyển mình, đi lên tư nước có nên nông nghiệp lạc
hậu trở thành một nước có nền kinh tế phát triển khá ổn định. Với chính sách,
chủ trương của Đảng và Nhà nước cùng với một nền hành chình hợp lý đang
đưa nước ta hoà nhập với nền kinh tế thế giới.
Tổ chức và kiểm tra là một trong những kỹ năng không thể thiếu để nhà
quản trị hoàn thành công việc của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết
cho tương lai. Giúp các nhà quản trị phát hiện được các cơ hội mới.
Nhận thức được điều này trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã luôn chú
trọng vào việc xây dựng, đào tạo cho sinh viên những kiến thức cơ bản và thiết
thực nhất để giúp cho sinh viên sau khi ra trường có thể dễ dàng áp dụng những
kỹ năng đó vào từng công việc cụ thể tạo cho đất nước những cán bôn có năng
lực và phẩm chất tốt.
Là sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi có nhiều điều
kiện để nghiên cứu và học tập, tạo điều kiện cho bản thân có những hiểu biết sâu
hơn về kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong cơ quan, tổ chức đặc biệt là kỹ năng tổ
chức các cuộc họp của cơ. Đồng thời xuất phát từ thực tế cho thấy vai trò ngày
càng quan trọng tổ chức các cuộc họp. Chính vì lý do trên, tôi quyết định chọn
đề tài “ Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp của Bộ Tư
pháp” để nghiên cứu.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp tổ chức các cuộc họp của Bộ Tư
pháp.
Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu cách thức, quy trình tổ chức các cuộc họp
và đưa ra các nhận xét, đánh giá, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng
cho cuộc họp.

Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu quy trình tổ chứ cuộc họp và đưa ra nhận
xét, đánh giá.
4


3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có.
Phương pháp điều tra khảo sát: tại Bộ Tư pháp.
Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụng
trong suốt quá trình làm đề tài.
Phương pháp tra tìm tài liệu trên mạng Internet và trên trung tâm thông
tin thư viện của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Phương pháp so sánh đối chiếu: phương pháp này rất cần thiết khi nhận
định vấn đề.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài.
Đây là đề tài có ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn vô cùng quan trọng.
Nó vừa mang tính lý luân, nghiên cứu cao vừa phù hợp với sự pháp triển hiện
nay.
5. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục đề tài có cấu trúc 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Bộ Tư pháp.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp tại Bộ Tư pháp.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức các cuộc họp
tại Bộ Tư pháp.

5



CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP

Địa chỉ:

60 Trần Phú - Hà Nội

Điện thoại:

(84.4) 62739321

Fax:

(84.4) 62739359

Email:

1.1. Lịch sử hình thành
Ngay sau khi cách mạng tháng Tám thành công, ngày 28/8/1945, Chính
phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đứng đầu là Chủ tịch Hồ Chí
Minh ra Tuyên cáo thành lập Nội các thống nhất Quốc gia gồm 12 bộ, trong đó
có Bộ Tư Pháp. Ngày 28/8 trở thành ngày truyền thống của Ngành Tư Pháp.
Khi cả nước bước vào cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, Bộ Tư
Pháp đã nhanh chóng, khẩn trương tổ chức lại và điều hành khá thông suốt, linh
hoạt hệ thống Tư Pháp kháng chiến gọn nhẹ. Cùng với công tác tổ chức, Ngành
Tư Pháp luôn chăm lo cho việc tuyển chọn, xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội
ngũ thẩm phán, dự thẩm, công tố viên, luật sư...theo tinh thần “Phụng công thủ
6



pháp, chí công vô tư”. Bộ tư pháp và các Sở tư pháp khu, liên khu đã chỉ đạo kịp
thời và sát sao các tòa án về đường lối truy tố, xét xử, nhất là các vụ án gây hại
đến an ninh chính trị, trật tự xã hội,.
Phát huy truyền thống của Tư pháp kháng chiến, trong những năm đầu
kiến thiết hòa bình ở miền Bắc và đấu tranh thống nhất đất nước, Bộ Tư pháp
tập trung giúp Chính phủ, Quốc hội xây dựng Hiến pháp mới (1959), các đạo
luật về tổ chức bộ máy nhà nước và quyền tự do, dân chủ của công dân phù hợp
với tình hình xã hội mới. Từ năm 1960, sau khi Tòa án nhân dân và Viện kiểm
sát nhân dân tách khỏi Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tư pháp được
chuyển giao cho các cơ quan khác nhau thực hiện.
Trong suốt thời kỳ chống Mỹ cứu nước, công tác tham mưu về pháp luật
của Chính phủ do ngành Pháp chế đảm trách. Ủy ban Pháp chế thuộc Chính phủ
được thành lập từ năm 1972 đảm nhiệm nhiều chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tư
pháp trước đây.
Hiến pháp năm 1980 xác định đường lối quá độ tiến lên chủ nghĩa xã hội
trong cả nước. Năm 1981, Bộ Tư pháp được tái lập với chức năng giúp Chính
phủ quản lý thống nhất về công tác tư pháp. Từ năm 1981 đến nay, đặc biệt
trong gần 30 năm thực hiện đường lối đổi mới sâu sắc, toàn diện do Đại hội
Đảng lần thứ VI khởi xướng, Bộ Tư pháp được giao thêm nhiều trọng trách, tổ
chức Ngành được từng bước mở rộng.
Trải qua 70 năm xây dưng và trưởng thành, toàn Ngành Tư pháp luôn nỗ
lực vượt qua khó khăn, thách thức, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Ngành Tư pháp Việt Nam đã vinh dự được Đảng và Nhà nước tặng
thưởng Huân chương Hồ Chí Minh (1995), huân chương Sao vàng (2010) và
Huân chương Độc lập (2015) vì đã có nhiều công lao đóng góp đặc biệt xuất sắc
cho sự nghiệp cách mạng của Đảng, Nhà nước và của dân tộc.
1.2.

Cơ cấu tổ chức


(xem phụ lục số 01)
Lãnh đạo Bộ gồm có: 01 Bộ trưởng và 4 Thứ trưởng.
Có 22 tổ chức chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà
nước;và 6 tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ. Bao gồm:
1. Vụ Các vấn đề chung về xây dựng pháp luật.
7


2. Vụ Pháp luật hình sự - hành chính.
3. Vụ Pháp luật dân sự - kinh tế.
4. Vụ Pháp luật quốc tế.
5. Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật.
6. Vụ Tổ chức cán bộ.
7. Vụ Hợp tác quốc tế.
8. Vụ Kế hoạch - Tài chính.
9. Vụ Thi đua - Khen thưởng.
10. Thanh tra.
11. Văn phòng.
12. Tổng cục Thi hành án dân sự.
13. Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật.
14. Cục Kiểm soát thủ tục hành chính.
15. Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.
16. Cục Con nuôi.
17. Cục Trợ giúp pháp lý.
18. Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.
19. Cục Bồi thường nhà nước.
20. Cục Bổ trợ tư pháp.
21. Cục Công nghệ thông tin.
22. Cục Công tác phía Nam.

23. Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.
24. Viện Khoa học pháp lý.
25. Học viện Tư pháp.
26. Tạp chí Dân chủ và Pháp luật.
27. Báo Pháp luật Việt Nam.

8


1.3. Chức năng, nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng
Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm
pháp luật phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự, hành chính tư pháp;
bổ trợ tư pháp và công tác tư pháp khác phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các
dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Bộ tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị
định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp.
Bộ Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị
định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và
các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị
định, nghị quyết của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp
luật hàng năm đã được phê duyệt và các dự án, đề án khác theo sự phân công
của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
2. Trình Chính phủ về chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch

phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án quan trọng quốc gia; trình
Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Bộ.
3. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề án đã
được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

9


5. Xây dựng pháp luật.
6. Thi hành pháp luật.
7. Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật.
8. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác rà soát, hệ thống
hoá văn bản quy phạm pháp luật.
9. Phổ biến, giáo dục pháp luật.
10. Thi hành án dân sự.
11. Thực hiện hành chính tư pháp.
12. Bổ trợ tư pháp.
13. Công tác nhận nuôi con nuôi.
14. Trợ giúp pháp lý.
15. Đăng ký giao dịch bảo đảm.
16. Hướng dẫn, kiểm tra về tổ chức và hoạt động hoà giải ở cơ sở.
17. Hướng dẫn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương,
doanh nghiệp nhà nước và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp; thực hiện hoạt động
hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
18. Hợp tác quốc tế.
19. Xây dựng các quy chế đánh giá, nghiệm thu và ứng dụng các kết quả

nghiên cứu khoa học pháp lý; xây dựng và chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch
nghiên cứu khoa học; phát triển và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học pháp
lý trong việc cải cách pháp luật, cải cách hành chính, cải cách tư pháp và trong
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
10


20. Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; xây dựng và phát triển các
cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản quy phạm pháp luật, thi hành án, giao dịch
bảo đảm, công chứng, hộ tịch, giám định, lý lịch tư pháp và các cơ sở dữ liệu
khác phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước của Bộ.
21. Quản lý nhà nước các tổ chức thực hiện dịch vụ công trong các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
22. Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hội, tổ chức phi chính phủ tham gia các
hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy
định của pháp luật; xử lý hoặc kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý
các hành vi vi phạm pháp luật của hội, tổ chức phi chính phủ theo quy định của
pháp luật; phê duyệt Điều lệ của Tổ chức luật sư toàn quốc.
23. Kiểm tra, thanh tra.
24. Cải cách hành chính.
25. Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức chuyên môn
ngành Tư pháp để Bộ Nội vụ ban hành; ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các
ngạch viên chức chuyên môn ngành Tư pháp sau khi có ý kiến thẩm định của Bộ
Nội vụ; ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ cụ thể của người đứng đầu cơ quan
chuyên môn thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương; bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh tư pháp
thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ.
26. Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và
các chế độ, chính sách đãi ngộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công

chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc Bộ quản lý.
27. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
11


được phân bổ theo quy định của pháp luật.
28. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật
Tiểu kết
Hiện nay, Bộ Tư pháp được giao quản lý gần 30 lĩnh vực công tác, từ xây
dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ
tục hành chính, phổ biến , giáo dục pháp luật đến thi hành án dân sự, thi hành án
hành chính, hành chính tư pháp, bỏ trợ tư pháp, bồi thường nhà nước trong hoạt
động quản lý hành chính và thi hành án, quản lý công tác thi hành pháp luật về
xử lý vi phạm hành chính, trợ giúp pháp lý, hợp tác quốc tế về pháp luật và tư
pháp....
Bằng sự phấn đấu không ngừng nhằm nâng cao chất lượng hoạt động, vai
trò của công tác tư pháp và vị trí của ngành Tư pháp trong đời sống xã hội ngày
càng được khẳng định, Bộ Tư pháp, các cơ quan tư pháp địa phương và tổ chức
pháp chế các bộ, ngành và ủy ban nhân dân các cấp, đặc biệt trong công cuộc cải
cách pháp luật và tư pháp theo đường lối của Đại hội lần thứ XI của Đảng và các
Nghị quyết của Bộ chính trị về Chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống
pháp luật Việt Nam và định hướng đến năm 2020.

12


13



CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP
TẠI BỘ TƯ PHÁP.
2.1. Các hình thức cuộc họp trong cơ quan, tổ chức.
2.1.1. Khái niệm, nguyên tắc tổ chức các “cuộc họp”
* Cơ sở pháp lý: Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng
5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt
động của các cơ quan hành chính Nhà nước;
* Khái niệm : Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một
cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc
giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo
quy định của pháp luật.
* Nguyên tắc tổ chức các cuộc họp:
1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm
được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm
quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho
cấp trên giải quyết.
2. Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo,
điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các
nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các
quyết định quản lý, điều hành.
3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao
và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý
công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành
tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.
4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định
thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực,
14



tiết kiệm, không hình thức phô trương.
5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp
các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
6. Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần
giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng
loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
2.1.2. Các hình thức tổ chức cuộc họp trong Bộ Tư pháp.
* Cơ sở pháp lý:
Căn cứ Quyết định số 1685/QĐ-BTP ngày 05/7/2013 của Bộ trưởng Bộ
Tư pháp về việc ban hành Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp.
Căn cứ Quyết định số 693/QĐ-BTP ngày 09/4/2015 của Bộ Tư pháp về
việc ban hành quy chế tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp.
*Các hình thức
Họp giao ban Lãnh đạo Bộ, giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, giao
ban cấp Vụ: Là cuộc họp để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác;
trao đổi ý kiến và chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
Họp tham mưu, tư vấn: Là cuộc họp để Lãnh đạo Bộ nghe các ý kiến đề
xuất và kiến nghị của Thủ trưởng các đơn vị, của các chuyên gia, nhà khoa học,
nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo
chức năng, thẩm quyền.
Họp làm việc là cuộc họp của Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng các đơn vị để
giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp
dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công
tác của cấp dưới.
Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về
chuyên môn, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.
Họp (hội nghị) tổng kết hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá
tình tình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương

15


hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị.
Họp (hội nghị) sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc họp để đánh giá
tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.

16


2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp tại Bộ Tư pháp.
2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị.
*Xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp
1. Các đơn vị thuộc Bộ có nhiệm vụ:
- Xây dựng Kế hoạch tổ chức các cuộc họp do đơn vị mình chủ trì tổ chức
tại Kế hoạch công tác hàng năm của đơn vị, trình Lãnh đạo Bộ phụ trách phê
duyệt;
- Trước ngày 25 hàng tháng, các đơn vị thuộc Bộ đề xuất dự kiến kế hoạch
tổ chức các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì của tháng tiếp theo, gửi Văn phòng
Bộ tổng hợp, cho ý kiến trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt;
- Trên cơ sở Kế hoạch công tác hàng tháng của Lãnh đạo Bộ, chậm nhất là
vào thứ Năm hàng tuần, các đơn vị thuộc Bộ đề xuất dự kiến kế hoạch tổ chức
các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì của tuần tiếp theo, gửi Văn phòng Bộ tổng
hợp, cho ý kiến trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt;
- Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh ngoài kế hoạch chung,
đơn vị chủ trì tổ chức họp thống nhất với Văn phòng Bộ trước khi báo cáo Lãnh
đạo Bộ quyết định.
2. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ:
- Có ý kiến về sự cần thiết tổ chức họp do các đơn vị đề xuất, trình Lãnh
đạo Bộ quyết định;

- Tổng hợp, xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức họp hàng tháng, hàng tuần
vào Lịch công tác tháng, Lịch công tác tuần, báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết
định;
- Đề xuất việc lồng ghép, kết hợp các cuộc họp có thể ghép chung về thành
phần dự họp, thời gian, địa điểm tổ chức, trình Lãnh đạo Bộ quyết định;
- Công bố dự kiến Lịch công tác tháng, Lịch công tác tuần của Lãnh đạo
Bộ trên Cổng thông tin điện tử của Bộ để các đơn vị theo dõi, thực hiện.
3. Nội dung dự kiến kế hoạch tổ chức họp gồm:
- Mục đích, yêu cầu.
- Người chủ trì.
17


- Thành phần, số lượng đại biểu.
- Thời gian, địa điểm.
- Hình thức tổ chức cuộc họp (tập trung, trực tuyến).
- Danh mục các tài liệu tại cuộc họp.
- Dự kiến thành lập Ban Tổ chức cuộc họp (nếu cần thiết).
- Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp.
- Tính chất của cuộc họp (công khai, kín), có hay không cho phép cung
cấp thông tin cho báo chí về nội dung cuộc họp; xác định chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành của văn bản, tài liệu cung cấp tại cuộc họp.
* Chuẩn bị tài liệu họp
1. Tài liệu liên quan đến nội dung họp phải được chuẩn bị trước theo đúng
yêu cầu và tiến độ đề ra, trong đó nêu rõ những nội dung cần trao đổi, tham khảo
ý kiến hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp. Đối với những tài
liệu trình bày trực tiếp tại cuộc họp dài trên 30 trang A4 thì ngoài bản chính phải
chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, phối hợp với Văn phòng Bộ
chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp.

- Báo cáo chính phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt trước ngày họp ít nhất 3
ngày làm việc;
- Các tài liệu khác phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt trước ngày họp ít nhất 2
ngày làm việc.
* Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp, chương trình, tài liệu họp
1. Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo giấy mời, công văn triệu tập họp
gồm những nội dung sau:
- Cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự họp;
- Nội dung cuộc họp;
- Người chủ trì cuộc họp;
- Thời gian, địa điểm họp;
- Đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp.
- Các nội dung khác (nếu có) như: thành phần dự họp; yêu cầu đối với tổ
18


chức, cá nhân dự họp.
2. Thẩm quyền ký giấy mời, công văn triệu tập họp:
- Lãnh đạo Bộ ký giấy mời Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Lãnh đạo các Bộ,
ngành ở Trung ương, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương, Lãnh đạo các tổ chức quốc tế;
- Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng đối với giấy mời họp các
cuộc họp liên ngành do Lãnh đạo Bộ chủ trì, trừ giấy mời.
- Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng đối với giấy
mời họp.
3. Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp:
- Đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Văn phòng Bộ gửi giấy mời,
công văn triệu tập trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc. Đối với cuộc họp mà
thành phần dự họp là đại biểu trên phạm vi vùng, miền, cả nước thì Giấy mời phải
được gửi trước ngày họp ít nhất là 5 ngày làm việc;

- Đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Cục Công nghệ thông tin thông
báo về việc tổ chức họp trên Cổng thông tin điện tử của Bộ.
4. Chương trình, tài liệu cuộc họp phải được gửi trước cho các thành phần
tham dự cuộc họp ít nhất là 3 ngày làm việc, trừ các trường hợp sau:
- Cuộc họp giao ban Lãnh đạo bộ, giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc
Bộ, giao ban cấp Vụ được thực hiện theo quy định tại Quy chế làm việc của Bộ;
- Cuộc họp đột xuất;
- Tài liệu phục vụ họp có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu mật,
tuyệt mật, tối mật.
5. Phương thức gửi chương trình, tài liệu họp:
- Đăng tải trên Cổng thổng tin điện tử của Bộ;
- Gửi qua hộp thư điện tử các cơ quan, đơn vị, cá nhân đã đăng ký;
- Gửi tài liệu bằng văn bản giấy.
6. Trường hợp họp đột xuất, gấp thì giấy mời, chương trình và tài liệu họp
có thể gửi bằng Fax, thư điện tử đồng thời với việc gửi bản chính.
7. Đối với thành phần tham dự cuộc họp là các đơn vị thuộc Bộ đã được
19


bố trí trong Lịch làm việc tuần của Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có
trách nhiệm chủ động cử người tham dự đúng thành phần. Đơn vị chủ trì tổ chức
họp có thể thông báo qua điện thoại, thư điện tử.
Trường hợp đơn vị thuộc Bộ không có người tham dự hoặc tham dự
không đúng giờ, không đầy đủ thời gian cuộc họp, Văn phòng Bộ có văn bản
thông báo tới Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ và hàng tháng tổng hợp, báo cáo Lãnh
đạo Bộ tại cuộc họp giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ.
* Phân công chuẩn bị và phục vụ họp
1. Đối với cuộc họp được tổ chức tại Trụ sở cơ quan Bộ
- Văn phòng Bộ có nhiệm vụ:
+ Bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục

vụ họp; bố trí nhân viên lễ tân phục vụ các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì.
+ Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để in tài liệu họp của các đơn vị
do Văn phòng Bộ quản lý kinh phí, trừ các trường hợp quy định tài liệu phải
phát hành bằng bản điện tử.
+ Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để tổ chức đón đại biểu, ghi
danh, phát tài liệu; hướng dẫn đại biểu đỗ xe đúng nơi quy định; đảm bảo an
ninh trật tự bên ngoài phòng họp. Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để
đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu.
+ Tổ chức thông tin tuyên truyền, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu,
chăm sóc y tế khi được yêu cầu.
+ Đối với các cuộc họp như : Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai
trên phạm vi toàn quốc những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp
bách của Đảng và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công,
thực sự thấy cần thiết thì Văn phòng Bộ có trách nhiệm thẩm tra toàn bộ công
tác chuẩn bị tổ chức họp.
- Đơn vị chủ trì tổ chức họp có nhiệm vụ:
+ Phối hợp với Văn phòng Bộ để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã
được duyệt.
+ Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt.
20


+ In tài liệu họp (đối với các đơn vị, các chương trình, dự án có kinh phí
riêng).
+ Tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu. Đơn vị chủ trì tổ chức họp bố
trí người trực đón tiếp đại biểu tham dự trước khi cuộc họp diễn ra 15 phút.
+ Tổng hợp danh sách đại biểu, báo cáo người chủ trì cuộc họp.
+ Đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp.
+ Theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì.
+ Đối với các cuộc họp đột xuất mà trong thành phần có cơ quan, đơn vị

bên ngoài trụ sở cơ quan Bộ và các cơ quan thông tấn, báo chí để đưa tin về nội
dung họp thì đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm thông báo với Văn phòng
Bộ (Phòng Bảo vệ) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn các đại biểu
trong việc ra vào trụ sở cơ quan Bộ.
+ Đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm kiểm tra thành phần tham dự
cuộc họp trước ít nhất 01 buổi làm việc và báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của người chủ
trì cuộc họp nếu thành phần tham dự không đáp ứng mục đích tổ chức cuộc họp.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
- Các đơn vị thuộc Bộ có liên quan có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ
được phân công theo kế hoạch được duyệt.
2. Cuộc họp tổ chức ngoài Trụ sở cơ quan Bộ
Đơn vị chủ trì tổ chức họp chủ động triển khai hoặc phối hợp với Văn
phòng Bộ để triển khai theo kế hoạch được duyệt.
* Thẩm tra tài liệu giao ban Lãnh đạo Bộ
1. Đối với các cuộc họp giao ban Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ có
trách nhiệm chuẩn bị nội dung báo cáo và gửi tài liệu tới Văn phòng Bộ để thẩm
tra trước cuộc họp ít nhất là hai ngày làm việc, trừ trường hợp theo yêu cầu báo cáo
đột xuất của Lãnh đạo Bộ.
2. Trong thời hạn một ngày làm việc kể từ khi nhận được tài liệu, Văn
phòng Bộ có trách nhiệm thẩm tra tài liệu. Trường hợp gửi tài liệu không đảm
bảo thời gian để thẩm tra hoặc tài liệu không đầy đủ, không thể hiện đúng yêu
cầu của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét không đưa
21


nội dung đó vào chương trình họp giao ban.
3. Tại các cuộc họp giao ban Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ trình bày ý kiến
thẩm tra đối với các vấn đề đưa ra tại cuộc họp giao ban trước khi các đơn vị có
ý kiến và Lãnh đạo Bộ kết luận.
2.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp.

1. Đơn vị chủ trì tổ chức họp chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại
biểu, chương trình; giúp người chủ trì cuộc họp điều hành họp theo chương trình.
Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu,
chương trình đối với các cuộc họp như: Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển
khai trên phạm vi toàn quốc những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và
cấp bách của Đảng và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công,
thực sự thấy cần thiết và các cuộc họp khác do Bộ trưởng chủ trì, các cuộc họp
do Thứ trưởng chủ trì có sự tham gia của lãnh đạo các Bộ, ngành.
2. Các báo cáo tại cuộc họp được trình bày tóm tắt nội dung hoặc chỉ nêu
những vấn đề còn có ý kiến khác nhau; thời gian trình bày không quá 15 phút,
trừ các cuộc họp như: Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi
toàn quốc những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng
và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thực sự thấy cần
thiết hoặc trường hợp khác do người chủ trì cuộc họp quyết định.
3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải ngắn gọn, tập trung vào
những vấn đề được Lãnh đạo Bộ định hướng thảo luận, những vấn đề đang còn ý
kiến khác nhau. Thời lượng mỗi ý kiến phát biểu tại cuộc họp là không quá 07
phút, trường hợp khác do người chủ trì cuộc họp quyết định.
4. Nội dung kết luận cuộc họp của người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể
hiện đầy đủ nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
5. Đơn vị chủ trì hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung họp
có trách nhiệm thu hồi tài liệu có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu
mật, tuyệt mật, tối mật đã phát cho các đại biểu tham dự cuộc họp.
2.2.3. Tổ chức công việc khi cuộc họp kết thúc.
* Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp
22


1. Đối với cuộc họp quan trọng, theo chỉ đạo thì nội dung diễn biến của
cuộc họp phải được đơn vị chủ trì tổ chức họp ghi thành biên bản. Biên bản phải

được ghi đầy đủ, chính xác, có chữ ký xác nhận của người chủ trì cuộc họp và
được lưu trữ theo đúng quy định. Thời hạn hoàn thành biên bản là 02 ngày làm
việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp.
Biên bản cuộc họp gồm những nội dung chính sau đây:
- Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;
- Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;
- Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;
- Kết luận của người chủ trì.
2. Trong trường hợp cần thiết, người chủ trì cuộc họp quyết định việc ghi
âm, ghi hình cuộc họp. Đơn vị chủ trì tổ chức họp tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc
họp. Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình cuộc họp thực hiện theo đúng quy định.
3. Đối với những cuộc họp được Lãnh đạo Bộ chỉ đạo ban hành thông báo
ý kiến kết luận, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc
họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm gửi dự thảo văn bản thông báo
kết luận cuộc họp lấy ý kiến Văn phòng Bộ trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê
duyệt dự thảo.
Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm ký ban hành tất cả các thông báo ý
kiến kết luận các cuộc họp của Lãnh đạo Bộ trong hoạt động quản lý, chỉ đạo,
điều hành công việc của cơ quan Bộ Tư pháp.
4. Văn bản thông báo ý kiến kết luận cuộc họp phải được ban hành chậm
nhất 05 ngày làm việc sau khi kết thúc cuộc họp. Thời hạn ban hành Thông báo
kết luận các cuộc họp giao ban Lãnh đạo Bộ, giao ban Thủ trưởng các đơn vị và
giao ban cấp Vụ được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.
5. Thông báo kết luận cuộc họp được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử
của Bộ.
6. Văn bản thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn
bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt để giải quyết các vấn đề liên quan
được quyết định tại cuộc họp.
23



*Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện văn bản kết luận cuộc
họp
1. Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung
đã được kết luận tại cuộc họp.
2. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm theo dõi chung và đôn đốc, kiểm tra
việc thực hiện Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại các cuộc họp.
- Định kỳ thàng tháng, Văn phòng Bộ tổng hợp việc thực hiện Thông báo
ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại các cuộc họp, báo cáo Lãnh đạo Bộ tại giao
ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ.
- Định kỳ hàng quý, Văn phòng tổng hợp, kiểm tra, rà soát tình hình thực
hiện Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại các cuộc họp, báo cáo Lãnh
đạo Bộ tại giao ban cấp Vụ.
- Vụ Thi đua khen thưởng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Bộ
đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao tại Thông báo kết luận cuộc
họp trong tiêu chí xét thi đua khen thưởng hàng năm của các đơn vị.
Tiểu kết
Trên đây là quy trình tổ chức cuộc họp tại Bộ Tư pháp đã có sự thống nhất
và được văn bản hóa để các đơn vị trong cơ quan thực hiện. Quy trình càng cụ
thể hóa bao nhiêu càng thể hiện được mức độ quan trọng của nó đối với cơ quan.
Thực tế đã chứng minh những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi
mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức đựợc duy trì, là một trong những cách
thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành
viên của tập thể”

24


CHƯƠNG III.
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC CUỘC HỌP

TẠI BỘ TƯ PHÁP.
3.1. Nhận xét, đánh giá.
3.1.1. Ưu điểm.
Hội họp có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan.
Họp để:
-

Để trao đổi thông tin
Cung cấp thông tin
Thu thập thông tin
Trao đổi thông tin
Tham khảo ý kiến
Để kiểm soát công việc
Giám sát và đo lường kết quả
Đối chiếu tiến độ công việc
Điều chỉnh các hoạt động
Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu
suất và giải quyết được các vấn đề.
Văn bản chỉ chuyên chở 7% ý nghiã và cảm xúc thật. Trao đổi qua điện
thoại chỉ có 38% ý nghiã và cảm xúc thật có thể chuyển tải. 55% phần còn lại thì
bằng biểu cảm trên nét mặt, điệu bộ và những dấu hiệu không thể hiện thành lời.
Vì vậy các cuộc họp có vai trò rất lớn trong việc truyền đạt thông tin, công việc
giữa lãnh đạo với nhân viên.
3.1.2. Nhược điểm
- Vẫn còn tình trạng tổ chức Họp nhiều, nhất là Họp để phục vụ giải quyết
các vụ việc cụ thể.
- Kỷ luật, kỷ cương trong các cuộc Họp chưa cao, vẫn còn tình trạng đi
Họp không đúng giờ, chưa đúng thành phần tham dự.
- Công tác chuẩn bị phục vụ một số cuộc Họp chưa đạt yêu cầu: Hồ sơ, tài
liệu chưa đầy đủ, chuyển sát giờ Họp, không có thời gian nghiên cứu để tham gia

ý kiến.
25