MỤC LỤC


CHƯƠNG I : TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN
PHÒNG CƠ QUAN “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT’’
1.1. TỔ

CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN “CÔNG TY CỔ

PHẦN NĂNG LỰC VIỆT’’
•

GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠ

QUAN : ‘‘CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT”
•

Công ty Cổ phần Công nghệ Năng Lực Việt ( VCC )

•

Địa chỉ : Lô B2-3-3b KCN Nam Thăng Long , P. Thuỵ Phương, Q. Bắc

Từ Liêm, TP. Hà Nội.
•

P: 043.7805300

•

F: 043.7805301

•

E:
Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ nhờ việc mở cửa,

thu hút vốn đầu tư nước ngoài. Các khu công nghiệp, khu chế xuất phát triển và
mở rộng không ngừng. Điều đó dẫn đến việc phát triển, thành lập ồ ạt các doanh
nghiệp hoạt động trong ngành thiết bị phụ trợ công nghiệp.
Tuy nhiên, với đặc thù chất lượng và dịch vụ hướng tới khách hàng
mạnh mẽ của các doanh nghiệp FDI, việc đòi hỏi các doanh nghiệp phụ trợ
trong nước phải đẩy mạnh hoạt động nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá
thành và ứng dụng khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất là nhu cầu tất yếu và cần
thiết trong bối cảnh hiện tại.
Các kỹ sư cơ khí và tự động hóa, với kinh nghiệm hơn 10 năm tu nghiệp
và làm việc cho các công ty Nhật Bản trong ngành công nghiệp ô tô và xe máy,
đã cùng nhau xây dựng và phát triển Năng Lực Việt, lĩnh vực hoạt động chính:
sản xuất chế tạo máy và thiết bị tự động hóa công nghiệp, cung cấp thiết bị và
linh kiện tiêu chuẩn phục vụ sản xuất công nghiệp.
Niềm tin của khách hàng là chìa khóa của sự thành công, nên với tôn chỉ
“nỗ lực tối đa, xây dựng niềm tin” tập thể Năng Lực Việt đang nỗ lực cải tiến
không ngừng, áp dụng khoa học kỹ thuật mới, đưa chất lượng sản phẩm và dịch
2


vụ vượt lên cả sự mong đợi của khách hàng, dần khẳng định vị trí cũng như
năng lực của một tập thể trẻ, năng động, sáng tạo và đầy nhiệt huyết.
Năng Lực Việt quyết tâm khẳng định và duy trì giá trị Việt đã được cha
ông để lại, đồng thời chung tay góp sức cho sự phát triển của xã hội, đó cũng
chính là giá trị cốt lõi mà công ty đã khẳng định và luôn hướng tới từ khi thành

lập .
•

Năm 2010

Ngày 03 tháng 11 năm 2010 : Công ty xuất đơn hàng chế tạo máy đầu
tiên.
Ngày 28 tháng 04 năm 2010 : Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà nội chính thức
phê duyệt đăng ký kinh doanh, Công ty CP Thương mại & Công nghệ Năng Lực
Việt chính thức đi vào hoạt động với lĩnh vực chính:
1. Thiết kế và sản xuất máy tự động hóa.
2. Gia công đồ gá, chi tiết.
3. Kinh doanh thương mại máy móc và phụ tùng công nghiệp.
•

Năm 2011

Tháng 10 năm 2011 : Công ty mở rộng sản xuất xưởng 2 nhằm đáp ứng
tăng cao các đơn hàng.
Ngày 04 tháng 07 năm 2011 : VCC thành lập phòng thiết kế điện - cơ.
•

Năm 2012

Ngày 22 tháng 07 năm 2012
Công ty chuyển nhà máy tới địa chỉ Lô A2, Đường CN5, Cụm công
nghiệp Từ Liêm, Phường Minh Khai, Bắc Từ Liêm, Hà Nội. Đánh dấu bước
thay đổi lớn về tính chuyên nghiệp về sản xuất
Ngày 30 tháng 07 năm 2012
VCC thành lập phòng R&D (nghiên cứu và phát triển ứng dụng), hướng

tới sản phẩm mang thương hiệu Vicotech trong trương lai.
Tháng 10 năm 2012
Sản xuất và bàn giao dây chuyền lắp ráp valve tái tuần hoàn khí thải động
cơ ô tô. Dự án (gần 1 triệu USD) thành công thể hiện bước tiến rõ rệt của
3


Vicotech trong kinh nghiệm thiết kế và sản xuất máy tự động hoá.
•

Năm 2013

Ngày 05 tháng 12 năm 2013
Nhằm đáp ứng nhu cầu tăng năng lực sản xuất, công ty chuyển sang nhà
máy mới tại địa chỉ Lô A2CN4, Cụm công nghiệp Từ Liêm, Phường Phương
Canh, Nam Từ Liêm, Hà Nội. Đánh dấu bước thay đổi lớn cả về tính chuyên
nghiệp lẫn quy mô sản xuất.
Ngày 22 tháng 3 năm 2013
VCC vinh dự đón chủ tịch tập đoàn Denso, ngài Fukuya, sang thăm chính
thức nhà máy Vicotech, điều này thể hiện sự tin tưởng cũng như sự trưởng thành
của Vicotech đối với khách hàng.
•

Năm 2014

Ngày 31 tháng 10 năm 2014
Công ty Cổ phần Thương mại và Công nghệ Năng Lực Việt trao chứng
chỉ ISO 9001 - 2008 do tổ chức BCI cấp.
•


Năm 2016

Ngày 28 tháng 4 năm 2016
Công ty Cổ phần Công nghệ Năng Lực Việt ( VCC ) khánh thành nhà máy
mới tại Lô B2-3-3b KCN Nam Thăng Long , P. Thuỵ Phương, Q. Bắc Từ Liêm,
TP. Hà Nội.
•

GIÁ TRỊ CỐT LÕI

Tại Vicotech, giá trị cốt lõi của công ty được truyền đạt, thấu hiểu tới tất
cả nhân viên, và tất cả những suy nghĩ và hành động đều hướng tới duy trì,
khẳng định giá trị cốt lõi mà công ty đã đề ra .
•

SỨ MỆNH
Khẳng định và duy trì giá trị Việt
Cống hiến vì hạnh phúc và sự phát triển của xã hội

•

PHƯƠNG CHÂM KINH DOANH
1. Thỏa mãn khách hàng bằng sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao
2. Nắm bắt xu hướng, khuếch trương nội lực
4


3. Tôn trọng thiên nhiên, hòa mình vào cộng đồng
4. Xây
dựng công ty lớn mạnh trên cơ sở tôn trọng cá nhân

HÀNH ĐỘNG NHÂN VIÊN

•

1. Sáng kiến táo bạo, hành động xác thực, thực hiện triệt để
2. Hợp tác, thách thức tương lai bằng tinh thần team work
3. Không ngừng hoàn thiện bản thân và đáp ứng lòng tin.
•

: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY (Xem phụ lục)

•

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN

1.1.3.1 : CHỨC NĂNG
- Tư vấn, thiết kế, chế tạo thiết bị tự động hóa (máy lắp ráp, máy kiểm
tra,..) phục vụ các ngành công nghiệp sản xuất ô tô, xe máy, điện tử,...
- Gia công đồ gá, khuôn mẫu và chi tiết tiết máy.
- Cung cấp các linh kiện, thiết bị tiêu chuẩn phục vụ sản xuất
- Nhà phân phối các thiết bị điều khiển, đo lường và dụng cụ sản xuất.
1.1.3.2 : NHIỆM VỤ
- Thiết kế, chế tạo dây chuyền lắp ráp tự động sản phẩm (bao gồm các
máy ép, máy tán, máy khắc,...) sản phẩm
- Thiết kế, chế tạo thiết bị, máy kiểm tra (rò khí, lưu lượng, tính năng,...)
- Cung cấp các mặt hàng tiêu chuẩn (SMC, Omron, Nitto
Seiko,Misumi,....)
- Nhà phân phối tại Việt nam của:
+ Cognex: thiết bị kiểm tra ngoại hình, thiết bị đọc mã vạch
+ Gravotech: thiết bị khắc laser, khắc số VIN

+ ATEQ: thiết bị kiểm tra lưu lượng, kiểm tra rò khí
+ Gradient Lens: thiết bị kiểm tra nội soi trong công nghiệp.
1.2 : TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HÀNH
CHÍNH
1.2.1 : CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG
HÀNH CHÍNH
5


1.2.1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC
•

Cơ cấu tổ chức văn phòng hành chính :

•

Trưởng phòng

•

phó trưởng phòng

•

các bộ phận chức năng:

•

bộ phận hành chinh


•

bộ phân văn thư- lưu trữ

•

bộ phân lễ tân

•

bộ phận quản trị thiết bị

•

bộ phận bảo vệ, lái xe

•

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng hành chính

1.2.1.2 : CHỨC NĂNG
-Văn phòng là một thực thể khách quan bởi vậy văn phòng cũng có chức
năng tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, các đơn vị cả về phương tiện
kinh tế cũng như xã hội.
-Trong việc hoàn thiện cũng như đổi mới quản lý, điều hành và sản xuất
kinh doanh của công ty hiện nay, công tác văn phòng đóng góp tích cực, phục vụ
cho điều hành của ban lãnh đạo và hỗ trợ đơn vị cơ sở hoạt động. Chức năng của
văn phòng công ty là tham mưu giúp giám đốc quản lý các llĩnh vực: Công tác
pháp lý, hành chính, thi đua khen thưởng, giữ và sử dụng con dấu của công ty ;
tuyên truyền hoạt động văn hoá văn nghệ ; quản lý các phương tiện phục vụ ;

quan hệ giao dịch ; tiếp khách; là đơn vị đầu mối giải quyết các công việc giúp
cán bộ điều hành và chỉ đạo thống nhất những công việc trong sản xuât kinh
doanh.
1.2.1.3 : NHIỆM VỤ
-Quản lý các công tác pháp lý và hành chính trong doanh nghiệp ( Công
ty )
+Giữ dấu và sử dụng con dấu của công ty
+Thư ký các hội nghị
+Lập lịch họp của công ty, lịch làm việc của ban giám đốc công ty
6


+Soạn thảo văn bản, công văn, giáy tờ hành chính thông dụng
+Soạn thảo báo cáo tổng hợp giúp giám đốc công ty điều hành hội nghị và
triển khai kế hoạch hoạt động SX-KD công ty.
+Photo các văn bản theo thủ tục quy định của nha nước
+Nhận công văn văn bản tới công ty
+Sao, gửi các văn bản pháp quy của nhà nước theo chỉ đạo của giám đốc
công ty
+ Gửi công văn, văn bản ra ngoài công ty qua bưu điện hoặc chuyển qua
đường máy phách
+ Chuyển công văn, văn bản trong nội bộ công ty
+ Thường trực điện thoại tại văn phòng công ty
+ Bảo quản và lưu trữ các văn bản, bảo mật các văn bản hồ sơ
-Quản lý các công trình phúc lợi của công ty
-Quản lý các trang thiết bị văn phòng, phương tiện phục vụ làm việc cho
lãnh đạo công ty, ban giám đốc công ty và các phòng quản lý trức năng ở công
ty
-Công tác thi đua tuyên, truyền thi đua
-Công tác phục vụ, tạp vũ vệ sinh môi trường tại trụ sở công ty

-Công tác đón, tiếp khách, phục vụ khách tại nhà hàng, nhà nghỉ thuộc
công ty. Đưa khách hoặc đoàn khách đi thăm quan công ty theo chỉ đạo của
giám đốc công ty
-Công tác khánh tết của công ty
-Quản lý đội xe và oto phục vụ đi lại và lãnh đạo công ty

7


1.2.2 : TÌNH HÌNH ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ CỦA VĂN PHÒNG
BẢNG BIỂU NHÂN SỰ
STT

HỌ VÀ TÊN

VỊ TRÍ CÔNG

TRÌNH ĐỘ

THÂM

ĐỘ

TÁC

CHUYÊN

NIÊN

TUỔI


MÔN

CÔNG
53

1

NGUYỄN THU

TRƯỞNG

TIẾN SĨ

TÁC
20

2

HƯƠNG
NGUYỄN THANH

PHÒNG
PHÓ PHÒNG

PHÓ THẠC SĨ

18

50


3
4

TÙNG
ĐỖ HOÀNG HẢI
VŨ THU TRANG

CHUYÊN VIÊN
CHUYÊN VIÊN

ĐẠI HỌC
ĐẠI HOC

5
5

32
34

 

8


CHƯƠNG II : MỘT SỐ NỘI DUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA “ CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT”
2.1 TÌM HIỆU VÈ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN CỦA “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT”
GIỚI THIỆU TÓM TẮT NỘI DUNG VĂN BẢN

•

GIỚI THIỆU CÁC LOẠI VĂN BẢN CƠ QUAN BAN HÀNH

Văn bản được hành thành trong quá trình hoạt động của công ty có số
lượng tương đối nhiều do là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nên
công ty được ban hành các loại văn bản theo quy định của nhà nươc như
+ văn bản quy phạm pháp luật : quyét định
+ văn bản hành chính : công văn, kế hoạch, báo cáo , thông báo, nghị
quyết
+ văn bản chuyên ngành : hợp đồng, biên bản, dự toán, giấy mời, chứng
từ, giấy giới thiệu.
•

TÓM TẮT NỘI DUNG VĂN BẢN

•

. Soạn thảo quyết định cá biệt

Bố cục nội dung của quyết định cá biệt gồm 2 phần: phần mở đầu nêu các
căn cứ ban hành quyết định; phần nội dung chính: trình bày nội dung các quy
định của quyết định.
* Căn cứ ban hành
- Bắt đầu bằng việc nêu tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của thủ
trưởng cơ quan, tổ chức ban hành quyết định (trình bày canh giữa bằng chữ in
hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm).
- Tiếp theo, trình bày lần lượt các căn cứ ban hành quyết định (QĐ). Trong
phần này, cần nêu các căn cứ pháp lý là các VB pháp luật đang còn hiệu lực (vào
thời điểm ban hành) và căn cứ cơ sở thực tiễn để ban hành quyết định.

+ Căn cứ pháp lý gồm có 2 nhóm:
Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành: Viện dẫn VB pháp luật quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức ban hành VB. Căn cứ
9


pháp lý cho nội dung của VB: Viện dẫn các VB pháp luật quy định điều chỉnh
trực tiếp đến nội dung QĐ. Thường dẫn theo thứ tự từ cao đến thấp về tính chất
pháp lý của loại hình VB, còn đối với VB có tính chất pháp lý ngang nhau thì
xếp theo thứ tự thời gian.
+ Căn cứ thực tiễn: Để ban hành một QĐ phải dựa trên cơ sở thực tiễn.
Căn cứ thực tế nhằm khẳng định việc ban hành QĐ xuất phát từ yêu cầu thực tế
và phù hợp với thực tế. Điều này cũng có nghĩa là đảm bảo cho văn bản có tính
khả thi. Căn cứ này gồm:Các thông tin
phản ánh về thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, năng lực cán bộ…) hoặc
được phản ánh trong các văn bản như: biên bản, kế hoạch, tờ trình, đơn đề nghị
…
Căn cứ vào đề nghị, đề xuất của đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham
mưu, giúp việc và phụ trách về vấn đề văn bản đề cập.
* Nội dung c¸c quy định
- Bắt đầu bằng từ “quyết định” được trình bày canh giữa bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, sau đó có dấu hai chấm.
- Tiếp theo lần lượt trình bày các quy định của QĐ theo trật tự lôgíc: nội
dung quy định có tầm quan trọng, khái quát thì trình bày trước. Nội dung các
quy định trong QĐ được trình bày thành các điều. Nếu nội dung của QĐ trực
tiếp có nội dung phức tạp thì có thể chia thành các khoản, điểm nằm trong các
điều. Còn đối với QĐ gián tiếp thì nội dung của các văn bản kèm theo (Quy
định, Quy chế…) được chia thành các chương, điều, khoản, điểm. QĐ thường có
từ 2-3 điều, nhiều nhất không quá 5 điều. Trong đó:
Điều 1 quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của QĐ (là nội dung

đó được phản ánh trong trích yếu nội dung QĐ nhưng cần ghi chi tiết, cụ thể
hơn).
Điều 2 và các Điều tiếp theo quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên
quan đến nội dung điều chỉnh chính của QĐ.
Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành. Có các trường hợp: Quy định
về hiệu lực VB: QĐ có thể có hiệu lực kể từ ngày ký hay muộn hơn (một con số
10


cụ thể ghi trong VB). Trường hợp cần thiết có thể quy định hiệu lực sớm hơn so
với ngày ban hành (hiệu lực trở về trước) nhưng phải đảm bảo hai nguyên tắc:
thứ nhất, không quy định trách nhiệm pháp lý đối với hành vi mà vào thời điểm
xảy ra hành vi đó luật pháp không quy định trách nhiệm pháp lý; thứ hai, không
quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn. Quy định về xử lý VB: Bãi bỏ VB trước
có nội dung mâu thuẫn với quyết định (nếu có).
Quy định về đối tượng thi hành: Nêu đầy đủ các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành các quy định của VB (các đối tượng
chịu trách nhiệm thực hiện chính, các đối tượng có trách nhiệm phối hợp thực
hiện).
•

Soạn thảo thông báo

* Phần đặt vấn đề: Không trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp những
vấn đề cần thông báo.
* Nội dung của thông báo: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính
sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt, tóm tắt nội
dung cơ bản của văn bản đó và yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện. Đối với
thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp, phải nêu ngày, giờ họp, thành phần
tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết

(nếu có) của hội nghị, cuộc họp đó. Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao
ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các
biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện....
Văn phong của một bản thông báo đòi hỏi phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ
hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết mà không yêu cầu lập luận hay bộc lộ tình
cảm như ở một số công văn hành chính khác.
* Kết thúc thông báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh,
lưu ý người đọc, hoặc một nội dung có tính chất xã giao, cảm ơn nếu xét thấy
cần thiết. Đối với việc soạn thảo một số loại thông báo thường sử dụng:
* Thông báo truyền đạt lại một văn bản mới ban hành, một chủ trương,
chính sách mới…, ví dụ: chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng lương…
Nội dung cần thể hiện:
11


- Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt;
- Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt;
- Yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.
* Thông báo một sự việc, một tin tức, ví dụ: thông báo về kết quả cuộc
họp (hội thảo khoa học, hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo)
Nội dung cần thể hiện:
- Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì cuộc họp;
- Tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp;
- Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có).
* Thông báo về nhiệm vụ được giao
Nội dung cần thể hiện:
- Ghi ngắn gọn, đầy đủ các nhiệm vụ được giao;
- Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ;
- Nêu các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện.
* Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản lý và

lãnh đạo, ví dụ: thông báo về thay đổi cơ quan chủ quản; thay đổi phạm vi hoạt
động, địa giới hành chính.
Nội dung cần thể hiện:
- Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax;
- Ngày, tháng, năm thay đổi.
* Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý
Nội dung cần thể hiện:
- Ghi rõ nội dung của hoạt động quản lý;
- Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý;
- Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc)
•

Soạn thảo báo cáo

Do đặc điểm của báo cáo mang tính phản ánh tình hình nên tùy theo mục
đích, nội dung của từng loại báo cáo để lựa chọn kết cấu bố cục nội dung phù
hợp:
* Đối với các loại báo cáo sơ kết, báo cáo định kỳ trong thời gian ngắn
12


(tháng, quý). Nội dung loại BC này thường bố cục gồm các phần chủ yếu sau:
- Phần nội dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ, công tác, các lĩnh vực
hoạt động: Trình bày những kết quả, những nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động,
những mặt hoạt động đã hoặc đang thực hiện; kiểm điểm những ưu điểm, hạn
chế trong quá trình thực hiện. Mỗi nội dung phản ánh được chia thành từng mục,
điểm, khoản. Khi viết về mỗi nội dung cần có sự tổng hợp, phân tích, so sánh
với chỉ tiêu kế hoạch được giao để đánh giá tiến độ thực hiện, kết quả thực hiện.
Đồng thời, so sánh với cùng kỳ tháng trước, quý trước. Khi đưa ra các số liệu
phải có sự tổng hợp xử lý chính xác.

- Phần phươg hướng, nhiệm vụ: Cần trình bày những nhiệm vụ trọng tâm,
chủ yếu cần tiếp tục thực hiện trong thời gian tới để tiếp tục phát huy ưu điểm,
khắc phục hạn chế nhằm hoàn thành nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
Trong đó có thể nêu ra các phương hướng, nhiệm vụ chung và phương
hướng, nhiệm vụ chỉ tiêu cụ thể.
- Phần kết luận cần đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghị
với cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền; đưa ra những nhận định về triển vọng
tình hình.
2.1.1 : TÌNH HÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
•

THỂ THỨC

-Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ : Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính
-Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
-Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Nội vụ;
-Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
-Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
13


-Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
như sau:
Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
-Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ
trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Thể thức văn bản
-Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng
02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại
Thông tư này.
Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản
-Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy,
kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức,
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với
văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng
các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên
giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo,
tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản
-Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng
Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
14



-Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297
mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu
in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
-Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
-Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của
trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
-Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
-Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
-Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
-Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ
A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo
Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên
một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
•

MÔ TẢ SƠ ĐỒ HOÁ QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO CỦA CƠ QUAN

•

thẩm quyền ban hành văn bản:

•


Thẩm quyền thể thức:

Giám đốc ban hành văn như: quyết định, quy định, thông báo.
thể thức văn bản công ty được trình bày tương đối đầy đủ, 9 thành phần
bắt buộc gồm: quốc hiêu, tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản, địa
danh ngày tháng ban hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn
bản, thể thức đề ký, chữ ký người có thẩm quyền, dấu cơ quan.
•

Thẩm quyền nội dung :

Chỉ có giám đốc được trực tiếp ký vào văn bản. Phó giám đốc được ký
15


thay một số văn bản trong trường hợp đã được uỷ quyền. Trưởng phòng được ký
văn bản trong lĩnh vực chuyên môn.
•

Quy trình soạn thảo văn bản

•

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ

•

Quản lý văn bản đi

Qua quá trình làm việc và nghiên cứu lý thuyết về quy trình quản lý và

giải uyết văn bản đi và qua sự hướng dẫn cán bộ hành chính cà văn thư của công
ty em thấy về lý thuyết so với thực tế khá là khác nhau, cụ thể như sau :
Các

Quy trình quản lý văn bản đi

Quy trình quản lý văn bản

bướ

( trên lý thuyết )

đi ( trên thực tế )

c
B1

Trình văn bản đi

Kiểm tra thể thức và kỹ

B2

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật

thuật trình bày
Trình văn bản đi

B3


trình bày
Đóng dấu văn bản đi ( gồm dấu

Đăng ký văn bản đi

B4

của cơ uan và cá loại dấu khác)
Đăng ký văn bản đi

Đóng dấu ( gồm dấu của
cơ quan và các loại dấu
khác), nhân bản theo nơi

B5
B6

Chuyển giao văn bản đi
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ

nhận
Chuyển giao văn bản đi
Sắp xếp, bảo quản và phục

sử dụng bản lưu
vụ sử dụng bản lưu
Các văn ản đi của Công ty cổ phần Năng lực Việt phầnl ớn là do các
phòng, bản soạn thảo theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình. Sau khi đóng
dấu và nhân bản theo nơi nhận, Văn phòng giữ lại 2 bản : 01 bản lưu ở các
phòng ban chuyên môn soạn thảo và )1 bản lưu ở bộ phận Văn thư. Việc lưu lại

văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lý văn bản, tài liệu.
Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải quyết tốt công việc
khi có sự cố sảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên quan đến văn bản.
•

Kiểm tra thể thức và ký thuật trình bày ; ghi số ngày tháng năm văn bản
16


•

Trước khi phát hành văn bản, nhân viên văn thư Công ty sẽ chịu trách

nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót
nhân viên văn thư sẽ báo lại cho Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng xem xét,
giải quyết.
•

Tại Công ty việc ghi số, ngày, tháng , năm văn bản hành chính được

thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
•

Công ty hiện chưa có văn bản nào quy định rõ về việc ghi số, ngày

tháng năm văn bản hành chính.
•

Tất cả văn bản của công ty được ghi số, ngày, tháng, năm văn bản theo


hệ thông số chung của Công ty do bộ phận Văn thư thống nhất quản lý; trừ
trường hợp phát luật có quy định khác/
•

Việc ghi số, ngày tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực

hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
•

Đăng kí văn bản

Có 2 hình thức đăng ký văn bản tại Công ty đó là : Đăng ký vào sổ đăng
ký văn bản đi và đăng ký thông qua cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy
tính :
•

Đăng ký văn bản đi bằng sổ :

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Ngày

Chỉ

Nghị

Quyết

Công


Thông

tháng

thị

quyết

định

văn

báo

Báo Sao
cáo

lục

Trích

Nơi

yếu

nhận

nội
1


•

2

3

4

5

6

7

8

dung
9

10

Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính:

+ Tại Công ty việc đăng ký văn bản đi vào Cở sở dữ liệu quản lý văn bản
17


đi sử dụng phần mềm quản lý văn bản của Công ty được phụ trách bởi nhân viên
văn thư.
+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải

được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
•

Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật , dấu khẩn

•

Nhân bản

Văn bản đi tại Công ty được nhân bran theo số lượng yêu cầu xác định tại
phần nơi nhận của văn bản và theo đúng thời gian quy định.
•

Đóng dấu cơ quan

•

Qua quá trình khảo sát thực tế, em thấy rằng tại Công ty chưa ban hành

văn bản chung cho công ty hướng dẫn về đóng dấu văn bản. Việc đóng dấu văn
bản được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
•

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục đi kèm theo văn bản chính

phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu
lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
•


Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên

ngành và phụ lục kèm theo quy đinh.
•

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc

phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang
văn bản.
•

Việc đóng dấu tại Công ty được cán bộ văn thư phụ trách.

•

Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Sau khi đã có đầy đủ số lượng văn bản chuyể nđi, nhân viên văn thư tại
công ty sẽ tiến hành các công việc theo các bước sau :
Bước 1 : Lựa chọn bì
•

Tuỳ theo số lượng, độ dầy và khổ giấy của văn bản, nhân viên văn thư

sẽ chọn các loại bì kích thước cho phù hợp. Bì văn bản luôn có kích thước lớn
hơn so với văn bản.
Bước 2 : Viết bì
18



•

Nhân viên văn thư sẽ có nhiệm vụ viết các thông tin sau :

•

Tên công ty gửi văn bản;

•

Địa chỉ công ty;

•

Số điện thoại;

•

Địa chỉ Email,Website của công ty;

•

Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong bì;

•

Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản;

•


Địa chỉ cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản;

•

Logo của công ty nếu có.

Bước 3: Vào bì, dán bì
•

Khi bao bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để

keo dán dính vào văn bản; keo phải dính đều và không bị nhăn. Keo dính phải
có độ kết dính và khó bóc.
Bước 4 : Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
nếu có
•

Sau khi đã giải quyết xong phần bì văn bản, nhân viên văn thư Công ty

sẽ chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan tổ chức
người nhận văn bản sẽ phải ký vào sổ nhận.
•

Lưu văn bản đi

•

Bản lưu tại bộ phận văn thư công ty là bản có chữ ký trực tiếp của

người có thẩm quyền.

•

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung, còn
nếu được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm
băn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
•

Cán bộ văn thư Công ty có trách nhiệm lập sổ theo dỗi và phục vụ kịp

thời yêu cầu cần sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của công ty.
•

Quản lý văn bản đến

•

Tiếp nhận văn bản đến
19


•

Khi có văn bản đến nhân viên văn thư công ty tiêp nhận văn bản đến và

kiểm tra xem văn bản có gửi nhầm cơ quan không? nếu có nhân viên văn thư trả
lịa ngay cho nhân viên bưu điện và ký, trà lại phiếu gửi cho nhân viên bưu điện.
•


Tất cả các khâu phải đảm bảo nhanh chóng chính xác, giữ gìn bí mật.

•

Tiếp theo nhân viên văn thư sẽ phân loại, bóc bì văn bản, văn bản có

dấu hoả tóc phải bóc trước. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì
với thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu
gửi… Sau khi nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng
năm đến của văn bản. Dấu phải được đống rõ ràng và thống nhất vào khoảng
trống dưới số, ký hiệu và trích yếu.
•

Đăng kí văn bản đến

•

Văn bản đến sẽ được chuyển đến đúng đối tượng chịu trách nhiệm giải

quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.
Văn bản chuyển đến ngày nào phải chuyển giao vào đúng ngày đó. Nếu nhiều
người giải quyết, văn bản phải được sao gửi cho nhiều đơn vị, cá nhân, văn bản
gốc lưu văn thư.
Ngày

Số

Tác


Số,

Ngày

Tên loại

Đơn vị

Ký

Ghi

tháng

đến

giả

ký

tháng

và trích

hoặc

nhận

chú


hiệu

yêu nội

người

4

dung
6

nhận
7

8

9

1

2

3

5

•

Trình chuyển giao văn bản


•

Sau khi đăng ký văn bản đến, nhân viên văn thư sẽ phải kịp thời trình

cho trưởng phòng giao nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải
quyết.
•

Những thông tin cơ quan của văn bản, tài liệu; sẽ được ghi lại yêu cầu

không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần. Hình thức
chính để đăng ký của cơ quan là dùng sổ đăng ký văn bản đến
•

Nhân viên văn thư công ty sẽ tổng hợp công văn đến trình Trưởng
20


phòng sau đó xin ý kiến giải quyết của Trưởng phòng, nhân văn văn thư sẽ nhận
lại văn bản để nhân bản theo ý kiến chỉ đạo.
•

giải quyết và theo dõi , đôn đốc giải quyết văn bản đến

Giám đốc giao cho Trưởng phòng Hành chính thực hiện những công việc
sau:
•

Xem xét toàn bộ những văn bản đến và báo cáo cụ thể về những văn


bản quan trọng, khẩn cấp;
•

Phân văn bản đến cho các cơ quan, cá nhân giải quyết;

•

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến, theo chỉ đạo cua Giám

đốc, các Phó giám đốc;
•

Đối với văn phòng Công ty Cổ phần Năng lực Việt thì không có sổ

chuyển giao văn bàn mà sau khi nhâ nbản cán bộ Văn thư chuyển trực tiếp cho
cá cphòng ban có trách nhiệm giải quyết theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng hành
chính. Văn phòng giữ lại 01 bản lưu ở bộ phận Văn thư, việc lưu lại văn bản đến
đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lý văn bản, tài liệu. Đồng thời văn ban
được lưu lại giúp cho cơ quan giải quyết tốt công việc khi có sự cố sảy ra hoặc
giải quyết công việc tồn đọng liên quan đến văn bản.
•

Quản lý và sử dụng con dấu

•

Các loại dấu cơ quan :

Một số con dấu của công ty Cổ phần Năng lực Việt :
•


Dấu công ty

•

Dấu công văn đến

•

Dấu hoả tốc

•

Dấu chức danh Giám đốc : xem lại

•

Dấu chức danh Phó Giám đốc :xem lại

•

Dấu chức danh Phó Giám đốc : xem lại

Người quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Năng lực Việt là : Cán bộ
văn thư quản lý và đống dấu là : xem lại
•

Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

•


Một trong những nội dung cơ bản của Công tác Văn thư trong các cơ
21


quan là việc quản lý và sư dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước vì
con dấu là yếu tố quan trọng trong thủ tục Hành chính hiện hành. Một văn bản
ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký của người có thẩm
quyền vẫn phải có dấu đóng mới có hiệu lực pháp lý. Công ty con dấu được giao
cho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu tại phòng Văn thư. Nhân viên văn thư có
tráh nhiệm thực hiệnn hững quy định sau :
+ Không giao con dấ ucho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩ mquyền của Giám đốc
+ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;
+ Chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của lãnh
đạo cơ quan ;
•

Không đóng dấu khống chỉ.

•

Đối với các văn bản do cơ quan ban hành thì văn thư đóng dấu cơ quan.

•

Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký kệch về bên trái, cơ quan dùng mực dấu

là mực đỏ để đóng lên văn bản.
•


Dấu được dùng tương đối chính xác theo quy định hiện hành của Nhà

•

Dấu chỉ đóng vào những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ.

nước
Dấu đóng đúng quy định Nhà nước.
•

Bảo quản con xấu

Con dấu được bảo quản cẩn thận, lau chùi sạch sẽ, đặt vào ngăn tủ tại văn
thư, có khoá tủ chắc chắn. Chìa khoá có 02 người được giữ đó là Trưởng phòng
Hành chính và cán bộ văn thử giữ. Tuy nhiên thì dấu của công ty do thời gian và
sử dụng nhiều nên dấu đã mờ vào đóng vào văn bản đôi khi còn chưa rõ nét.
•

Lập hồ sơ và nộp hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ việc thu thập, phân loại,
xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quan tại các lưu trữ đã khó, việc bảo quản
an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khoải cá ctác nhân phá hoại còn khó khăn
và phức tạp hơn. Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố khách quan
như do kho chứa tài liệu, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan
22


do con người gây ra. Tài liệu lưu trữ ở đây là tài liệu của tất cả các phòng ban.

Do có 01 phòng lưu trữ nên chỉ khối tài liệu chưa thực sự được bảo quản tốt. Chỉ
có những tài liệu đã được chỉnh lý từ năm trước thì được xếp lên giá, còn một số
tài liệu vẫn ở tình trạng chưa chỉnh lý, sắp xếp chưa khoa học gây khó khăn cho
tra tìm khi sử dụng.
2.2 CÔNG TÁC SỬ DỤNG TRONG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
2.2.1 TÌNH HÌNH BAN HÀNH QUẢN LÝ VỀ TỔ CHỨC CÁC
TRANG THIẾT BỊ
- Công ty bố trí đầy đủ các trang thiết bị cho các phòng để phục vụ cho
quá trình làm việc
- Các thiết bị văn phòng gồm :
•

máy tính

•

máy fax

•

máy in

•

máy photo

•

máy scan


•

điện thoại bàn

•

máy chiếu

•

quạt

•

điều hoà

•

tủ đựng tài liệu

•

bàn uống nước

•

bàn làm việc

•


giá đựng tài liệu

•

giấy , bút , ghim

23


2.2.2 THỰC TRẠNG VỀ TRANG THIẾT BỊ CƠ QUAN
•

Hiện nay công ty chưa ban hành quy chế quy định về sử dụng các trang

thiết bị . Các thiết bị trong văn phòng được giao cho các cá nhân tự quản lý ,
thiết bị của phòng nào thì phòng đó quản lý . Tuy chưa có quy định cụ thể nhưng
trong nội quy của công ty cũng có uy định về việc sử dụng tài sản , trang thiết
bị . Cụ thể như sau :
•

Vật tư , máy móc , thiết bị phương tiện , dụng cụ làm việc công ty giao

cho đơn vị cá nhân quản lý phải sử dụng đúng mục đích . Mỗi CNVC phải quản
lý giữ gìn không để mất mát , phải đấu tranh với các hành vi thiếu trách nhiệm
làm hư hỏng , mất mát hoặc có hành vi phá hoại.
•

Nghiêm cấm việc sử dụng tài sản , vật tư của công ty sử dụng vào việc

•


Công ty chưa có bộ phận chuyên trách quản lý trang thiết bị . Thiết bị

riêng.
giao cho ai thì người đó chịu trách nhiệm quản lý. Việc kiểm tra , bảo dưỡng ,
bảo trì , tu sửa các trang thiết bị do các phòng ban tự tiến hành. Nếu trang thiết
bị hỏng hóc thì phòng ban đó xin ý kiến lãnh đạo công ty về việc sửa chữa hoặc
mua mới thiết bị.

24


CHƯƠNG III : NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ
MỘT SỐ NỘI DUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG “ CÔNG TY
CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT”
3.1 ƯU ĐIỂM
• Các phòng, ban đơn vị thuộc Công ty đã xây dựng được cơ chế, chính
sách theo định hướng của Nhà nước góp phần hiệu quả vào nhiệm vụ phát triển
kinh tế, xã hội của Thành phố.
• Hệ thống văn bản quản lý của văn phòng ban hành đúng với chức năng,
nhiệm vụ và quy định của Nhà nước đã tạo hành lang pháp lý vững chắc để cán
bộ, nhân viên trong công ty thực hiện đúng quy định.
• Đội ngũ cán bộ, nhân viên thực hiện công tá hành chính văn phòng có
chuyên môn cao. Đồng thời nhận thức về trách nhiệm thực hiện công việc mà họ
đảm nhận cũng được nâng cao nên hiệu quả công việc cao.
• Công tác bồi dưỡng cán bộ, tập trung đào tạo, nâng cao chuyên môn
nghiệp vụ cho cán bộ lãnh đạo, quản lý cũng được chú trọng việc cử cán bộ đi
học, tập huấn được triển khai thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu công việc, và
phù hợp với kế hoạch phát triển công ty.
• Các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác hành chính

văn phòng được đầu tư: máy in, máy photo, máy fax...
• Công tác tuyển dụng nhân sự được đảm bảo đúng quy trình và tính
minh bạch, đúng với yêu cầu công việc. Do vậy, việc phân công nhiệm vụ cũng
đảm bảo tính khả thi, số cán bộ thực hiện kiêm nhiệm đã giảm bớt.
• Công tác tham mưu, tổng hợp như xây dựng chương trình công tác, tổ
chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo... đã được các chuyên
viên đảm nhiệm và làm đúng theo quy chế làm việc của văn phòng và biết cách
xử lý tình huống.
• Các quy trình soạn thảo văn bản được đảm bảo thực hiện đúng với cá
quy chế của Nhà nước.
• Cán bộ, nhân viên văn thư đã được đào tạo và thành thạo công việc sử
dụng cá trang thiết bị phục vụ cho chỉ đạo, điều hành của lãnh đoa, Văn thư có
25