4.HUONG DAN 11

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
TẠI BAN DÂN VẬN TRUNG ƯƠNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: LƯU TRỮ HỌC
: THS. PHẠM THỊ HẠNH
: NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG
: 1305LTHC026
: 2013-2017
: ĐH LTH 13C

HÀ NỘI - 2017


4.HUONG DAN 11

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đây là công trình do tôi tự nghiên cứu và thực hiện
với sự hướng dẫn của giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, Ths. Phạm Thị Hạnh.
Các số liệu sử dụng trong khóa luận do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách chân
thực, khách quan. Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài này là trung thực
và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Ngoài ra, trong khóa luận có sử dụng một số khái niệm của các tác giả khác
đều có trích dẫn và chú thích rõ ràng.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Thu Hương


4.HUONG DAN 11

LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý và phân công của Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, trong khoảng thời gian hơn 01 tháng qua tôi đã thực hiện khóa luận
tốt nghiệp với đề tài “Quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận Trung ương”.
Để hoàn thành khóa luận, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong
Khoa Văn thư – Lưu trữ trong quá trình giảng dạy đã trang bị cho tôi nhiều kiến
thức quý báu.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ths. Phạm Thị Hạnh, cô đã chỉ
dẫn tận tình, chu đáo giúp tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến tập thể cán bộ, công chức, viên chức
của Ban Dân vận Trung ương đã tạo điều kiện cho tôi khảo sát và hoàn thành khóa
luận tốt nghiệp một cách thuận lợi.
Với điều kiện thời gian cũng như những kinh nghiệm còn nhiều hạn chế của
bản thân, khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó, tôi mong nhận
được sự đóng góp, cho ý kiến nhiệt tình của các thầy cô giảng viên trong khoa để đề

tài khóa luận được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Nguyễn Thị Thu Hương


4.HUONG DAN 11

MỤC LỤC


4.HUONG DAN 11

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Ký hiệu viết tắt

Cán bộ, công chức, viên chức

CB, CC, VC

Trung ương

TW


4.HUONG DAN 11


DANH MỤC HÌNH VẼ
STT

Tên hình

Trang số

1

Hình 2.1. Số lượng văn bản đi của Ban Dân vận TW từ năm
2013 – 2016

28

2

Hình 2.2. Bìa Sổ đăng ký văn bản đi

31

3

Hình 2.3. Trang đầu Sổ đăng ký văn bản đi

32

4

Hình 2.4. Chứng từ kết thúc của Sổ đăng ký văn bản đi


33

5

Hình 2.5. Số lượng văn bản đến Ban Dân vận TW từ năm
2013 – 2016

37

6

Hình 2.6. Mẫu dấu “Đến” của cơ quan

39

7

Hình 2.7. Trang chủ Ban Dân vận TW

41

8

Hình 2.8. Nhập mới công văn đến trên phần mềm

42

9

Hình 2.9. Chế độ in mục lục văn bản của phần mềm


42

10

Hình 2.10. Mục lục công văn đến của các cơ quan TW
ngày 08/3/2017

43


4.HUONG DAN 11

DANH MỤC BẢNG
STT

Tên bảng

Trang số

1

Bảng 2.1. Các hệ thống số đăng ký văn bản đi của Ban Dân
vận TW từ năm 2013 - 2016

30

2

Bảng 2.2. Nội dung các cột, mục bên trong sổ đăng ký văn

bản đi

32

3

Bảng 2.3. Nội dung các cột, mục trong Sổ đăng ký văn bản
đến

40


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Nhu cầu được thông tin là nhu cầu tất yếu của con người và ngày càng gia
tăng mạnh mẽ khi xã hội ngày càng phát triển và được xem là kỷ nguyên công nghệ.
Thông tin giúp con người bắt kịp xu hướng, nhịp đập của xã hội, giúp các cơ quan
hoạt động hiệu quả, đạt hiệu suất cao. Điều này đã đặt ra yêu cầu thông tin được
cung cấp không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn cần phải nhanh chóng, kịp thời.
Để quản lý, đưa thông tin vào phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức phải
cụ thể hóa và hợp pháp hóa chúng thể hiện dưới dạng văn bản. Thông tin đầu ra,
đầu vào sẽ tương ứng với văn bản đi, đến của cơ quan.
Văn phòng và cụ thể là bộ phận văn thư được xem là đầu mối của mọi văn
bản. Do đó, công tác văn thư đã trở thành mắt xích quan trọng trong hoạt động quản
lý của cơ quan. Đồng nghĩa với việc phải quản lý và giải quyết văn bản tập trung,
thống nhất, nhanh chóng, kịp thời. Đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần nâng cao hơn
nữa nhận thức về tầm quan trọng của việc quản lý và giải quyết văn bản.
Xuất phát từ những lý do nói trên cùng với quá trình tìm hiểu tại bộ phận văn
thư thuộc Phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ của Ban Dân vận TW, tôi lựa chọn

đề tài “Quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận Trung ương” làm đề tài
khóa luận tốt nghiệp. Có thể thấy công tác văn thư nói chung, quản lý và giải quyết
văn bản nói riêng không phải là đề tài mới. Đặc biệt, được nhiều sinh viên lựa chọn
để báo cáo kết quả thực tập, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Văn thư –
Lưu trữ, song chưa có đề tài nào nghiên cứu về việc quản lý và giải quyết văn bản
tại Ban Dân vận TW – đây là một trong các cơ quan của Đảng. Do đó, tôi chọn đề
tài này hy vọng thông qua việc khảo sát sẽ đánh giá được những ưu điểm và hạn chế
còn tồn tại trong việc quản lý và giải quyết văn bản của Ban Dân vận TW. Từ đó
đưa ra được một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc quản lý và giải
quyết văn bản của cơ quan nói riêng đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của cơ quan nói chung.

8


2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Quản lý và giải quyết văn bản là một trong những nghiệp vụ của công tác
văn thư đồng thời đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp thông
tin phục vụ hoạt động của cơ quan nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Từ những
nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc quản lý và giải quyết văn bản nói
riêng và công tác văn thư nói chung, nhiều nhà nghiên cứu, sinh viên, học viên đã
chọn đây là đối tượng nghiên cứu cho đề tài, báo cáo của mình.
Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã có 45 năm lịch sử
đào tạo về văn thư – lưu trữ do đó, không chỉ các sinh viên trong khoa mà còn cả
các sinh viên thuộc các ngành đào tạo khác như Quản trị văn phòng, Quản trị nhân
lực… cũng lựa chọn đây là đối tượng nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp. Cụ thể
như sau:
- Đặng Thị Luyến (2015) “Tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và giải quyết văn bản tại Cục Quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư ,
Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Nhữ Mai Nhung (2015), Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn
thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội.
- Nguyễn Thị Hiền (2016), Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Thiệu Hóa, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Trần Bích Khuyên (2016), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quảng Ninh, Khóa luận tốt nghiệp,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Vi Thị Lợi (2016), Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư
tại văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Nguyễn Thị Luyến, Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Tổ chức công tác văn
thư tại văn phòng HĐND – UBND TP. Bắc Ninh, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.

9


- Hoàng Lan Nhi (2016), Công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng HĐND –
UBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
- Huỳnh Thị Hoàng Thư (2016), Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ tại quận
Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cũng có một số khóa luận
được thực hiện với đề tài về quản lý và giải quyết văn bản. Cụ thể:
- Nguyễn Thị Ngọc Dung (2010), Ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý
văn bản ở một số quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
- Phùng Thị Hiền (2010), Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến tại Tổng công ty Bưu chính Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học

Khoa học Xã hội và Nhân văn.
- Nguyễn Thị Hiền (2010), Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản
tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương, Khóa luận tốt nghiệp, Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
- Trần Thị Hà Phương (2011), Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản tại một
số Sở thuộc thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn.
Ngoài ra, trên tạp chí Văn thư – Lưu trữ có một số bải viết về vấn đề nêu trên:
- Trần Vũ Thành (2013), Những điểm mới trong quy định của nhà nước về
quản lý văn bản và một số kiến nghị, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
11/2013, tr 2-6.
- Trần Vũ Thành (2016), Từ thực tế hoạt động quản lý văn bản đi, đến tới
lập và hoàn thiện hồ sơ tại lưu trữ cơ quan, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
7/2016, tr 29-33
- Hoàng Minh Thơ, Ths. Hoàng Văn Thụ (2010), Hoàn thiện hơn nữa công
tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà nước trong giai đoạn hiện nay, Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8/2010, tr 23-27.

10


3. Mục đích nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, tôi hướng đến các mục tiêu sau:
- Từ việc tìm hiểu thực trạng quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận
TW để đưa ra được các nhận xét về ưu điểm và hạn chế về vấn đề này;
- Tìm hiểu được các nguyên nhân dẫn đến các hạn chế nêu trên;
- Đồng thời đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện
quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận TW.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn của việc quản lý và giải quyết văn bản;
- Tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ban Dân vận TW và bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính - Quản trị
- Tài vụ của Ban Dân vận TW;
- Khảo sát tình hình thực hiện quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận TW;
- Nghiên cứu, đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện
quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận TW;

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu việc quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản
lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến và công tác lập hồ sơ hiện hành tại
Ban Dân vận TW.

5.2. Phạm vi nghiên cứu
Việc quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận TW được nghiên cứu
dựa theo các số liệu khảo sát từ năm 2013 đến nay.

6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu có liên quan: Được áp dụng để nghiên cứu
một số tài liệu có liên quan đến quản lý và giải quyết văn bản như một số các văn
bản của Đảng và Nhà nước quy định về vấn đề này và Quy chế công tác Văn thư,
Lưu trữ của Ban Dân vận TW.

11


- Phương pháp điều tra, khảo sát: Thông qua phiếu khảo sát để tìm hiểu thực
trạng quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận TW.

- Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn: Bằng việc quan sát công việc của
văn thư cơ quan để tổng kết, đưa ra thực tiễn việc thực hiện quản lý và giải quyết
văn bản tại Ban Dân vận TW.
- Phương pháp phỏng vấn: Được áp dụng để phỏng vấn văn thư cơ quan,
chuyên viên đánh máy, in sao tài liệu và một số chuyên viên tại các vụ, đơn vị phục
vụ việc đánh giá, nhận xét về việc thực hiện quản lý và giải quyết văn bản tại Ban
Dân vận TW.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ việc tìm hiểu thực trạng quản lý và
giải quyết văn bản tại Ban Dân vận TW qua các phương pháp trên tiến hành tổng
hợp, phân tích những ưu, nhược điểm trong quá trình thực hiện phục vụ cho việc đề
xuất một số giải pháp để giải quyết những hạn chế trên.

7. Cấu trúc đề tài
Ngoài lời mở đầu và kết luận, đề tài được kết cấu bởi 3 chương gồm:
Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về quản lý và giải quyết văn bản
Nội dung chương 1 sẽ trình bày và phân tích một số vấn đề lý luận liên quan
đến quản lý và giải quyết văn bản bao gồm các khái niệm về văn bản đi, văn bản
đến, quản lý văn bản, giải quyết văn bản; ý nghĩa của việc quản lý và giải quyết văn
bản trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của các cá nhân trong cơ
quan, tổ chức đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đồng thời nêu một số văn
bản hiện hành quy định về vấn đề này.
Chương 2: Thực trạng quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận
Trung ương
Thông qua quá trình tìm hiểu, điều tra, khảo sát chương 2 sẽ trình bày thực
trạng quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận TW. Đầu tiên là giới thiệu khái
quát về Ban Dân vận TW để hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của cơ quan. Sau đó là trình bày về thực trạng bao gồm vấn đề ban hành các
văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý và giải quyết văn bản của Ban Dân vận
TW; tình hình tổ chức bộ phận văn thư của cơ quan phục vụ cho việc quản lý và


12


giải quyết văn bản của cơ quan; thực tiễn quá trình thực hiện các bước trong quy
trình quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến; thực trạng công tác lập
hồ sơ công việc của các cá nhân trong cơ quan.
Từ đó tổng hợp, chỉ ra các ưu điểm, hạn chế của việc quản lý và giải quyết
văn bản tại Ban Dân vận TW. Đồng thời phân tích nguyên nhân của những hạn chế
nêu trên.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và giải quyết văn
bản tại Ban Dân vận Trung ương
Từ thực trạng nêu trên cùng các hạn chế và nguyên nhân chương 3 sẽ đề xuất
một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân
vận TW. Cụ thể như: Nâng cao nhận thức của CB, CC, VC trong cơ quan về tầm
quan trọng của việc quản lý và giải quyết văn bản; Thanh tra, kiểm tra, giám sát
việc thực hiện Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan; Nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của văn thư cơ quan cũng như nghiệp vụ văn thư của
các chuyên viên trong cơ quan; Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào quản lý và giải quyết văn bản ; Thực hiện lập hồ sơ công việc và nâng cao
chất lượng lập hồ sơ; Thống nhất các hệ thống số đăng ký văn bản đi đồng thời
thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và cơ quan về quản lý văn bản mật. Trên
đây là một số giải pháp mà tôi đưa ra nhằm góp phần nâng cao hi ệu qu ả qu ản
lý và giải quyết văn bản tại Ban Dân vận TW. Ngoài các giải pháp chính trên,
tôi cho rằng Ban Dân vận TW cũng cần đầu tư thêm các trang thi ết b ị ph ục v ụ
việc quản lý và giải quyết văn bản, đồng thời bên cạnh việc nâng cao trình đ ộ
chuyên môn nghiệp vụ của văn thư cơ quan cũng cần tăng c ường thêm s ố
lượng nhân sự làm công tác đánh máy, in sao tài liệu hoặc văn thư.

13



Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ

QU ẢN LÝ

VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý và giải quyết văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản đi

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp lu ật, văn b ản

hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn b ản, văn b ản n ội b ộ
và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi là văn bản đi. [26]
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đ ể phục v ụ cho
công tác quản lý, rất nhiều ý kiến chỉ đạo được đưa ra đ ể gi ải quy ết các công
việc đang diễn ra và được cụ thể bằng các văn bản, tài li ệu. Do đó, đ ể duy trì
quá trình hoạt động, việc sản sinh, ban hành ra các văn bản là tất yếu. Nó là
nhu cầu để trao đổi thông tin giữa cơ quan với c ơ quan, gi ữa c ơ quan v ới đ ơn
vị hoặc cá nhân.Và những văn bản do cơ quan ban hành ra đó gọi là văn b ản đi
không phân biệt thể loại, nội dung.
Như vậy, hiểu một cách đơn giản, ngắn gọn thì văn bản đi là tất c ả các
văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Và về nguyên tắc, tất cả các văn b ản đi
của cơ quan đều phải được quản lý tập trung tại văn thư để làm các th ủ t ục
về đăng ký văn bản (trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy đ ịnh c ủa
pháp luật), nhân bản, đóng dấu, làm thủ tục phát hành, chuy ển phát văn b ản
và lưu văn bản đi.
1.1.2. Khái niệm văn bản đến
Là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. [26]
Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi là văn bản đi và ngược l ại tất c ả
các văn bản được gửi đến cơ quan chính là văn bản đến không phân bi ệt th ể
loại, nội dung hay cách thức gửi như gửi trực ti ếp, gửi qua bưu đi ện, gửi qua
mạng internet hay qua fax.
Cũng giống như văn bản đi, về nguyên tắc, tất cả các văn b ản đ ến c ơ
quan, tổ chức đều phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm các
thủ tục về tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản đến, trình và chuy ển giao văn

14


bản đến, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp lu ật.
Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn v ị, cá nhân trong
cơ quan không có trách nhiệm giải quyết.
1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghi ệp vụ nhằm ti ếp nh ận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. [18;277]
Trong quá trình hoạt động, để thực hiện các công vi ệc theo ch ức năng,
nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức sản sinh ra rất nhi ều văn b ản đ ồng
thời cũng tiếp nhận số lượng lớn các văn bản do các cơ quan, tổ ch ức, cá nhân
khác gửi đến. Các văn bản được hình thành không chỉ phản ánh chân th ực,
chính xác nội dung các công việc liên quan đến ch ức năng, nhi ệm v ụ c ủa c ơ
quan, đồng thời làm bằng chứng minh chứng cho hoạt động qu ản lý của c ơ
quan. Không những thế có nhiều văn bản chứa đựng các thông tin bí m ật
trong hoạt động quản lý của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tổ chức. Do đó,
việc quản lý văn bản là thực hiện sự cần thiết và phải được quản lý th ống
nhất, có hiệu quả để kịp thời đáp ứng các thông tin ph ục vụ cho ho ạt đ ộng

quản lý đồng thời không làm lộ bí mật, không làm trái các quy đ ịnh c ủa Đ ảng,
Nhà nước và của cơ quan.
1.1.4. Giải quyết văn bản
Giải quyết văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc nghiên cứu, đề xuất
chủ trương, biện pháp và (hoặc) ra văn bản nhằm xử lý hoặc th ực hi ện các
vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản mà cơ quan nhận được.
[18;297]
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, việc giải quyết văn bản có
thể thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián ti ếp. Hình thức tr ực ti ếp là
trực tiếp truyền đạt ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan b ằng
lời nói. Còn hình thức gián tiếp là truyền đạt ý ki ến gi ải quy ết thông qua văn
bản, có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo văn bản. Việc gi ải quy ết văn b ản
thông qua văn bản là hình thức khá phổ biến trong hoạt động qu ản lý c ủa các

15


cơ quan. Trong trường hợp này, soạn thảo văn bản là khâu cuối cùng của vi ệc
xử lý văn bản đến và là khởi đầu của việc ban hành văn bản.
Việc giải quyết văn bản đến do cán bộ chuyên môn thực hiện theo sự
phân công của người có thẩm quyền theo chức năng, nhi ệm vụ, công vi ệc mà
mình đảm nhận. Giải quyết văn bản phải đảm bảo yêu cầu về tính chính xác
và kịp thời và an toàn đối với văn bản mật. Để thực hiện được các yêu cầu này
thì việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến là cần thi ết
thông qua nhiều hình thức như gọi điện thoại hỏi tình hình, nh ắc nh ở, thúc
dục hay yêu cầu soạn công văn báo cáo tình tr ạng gi ải quy ết công vi ệc… Gi ải
quyết văn bản được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cho hiệu suất, chất l ượng trong
hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
1.2. Ý nghĩa của việc quản lý và giải quyết văn bản
1.2.1. Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan

Thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống xã h ội, thông
tin đáp ứng nhu cầu hiểu biết của cơn người, là động lực để thúc đ ẩy s ự phát
triển. Đối với hoạt động của cơ quan, thông tin là yếu tố hàng đ ầu, là đi ều
kiện tiên quyết để cơ quan hoạt động có hiệu quả, đặc biệt, trong xã h ội ngày
nay nhu cầu thông tin rất lớn với các thiết bị truy ền thông, thi ết b ị đi ện t ử
hiện nay, tốc độ truyền thông tin vô cùng nhanh và chu ẩn xác t ừ nhi ều ngu ồn
khác nhau, do đó, thông tin càng đầy đủ càng chính xác và nắm bắt đ ược k ịp
thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả cao.
Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan gồm nhi ều lo ại hình
và được cung cấp bởi các nguồn khác nhau. Tuy nhiên nguồn thông tin được
thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý là nguồn thông tin chủ y ếu và đáng
tin cậy nhất. Bởi chúng liên quan chặt chẽ với chức năng, nhi ệm v ụ c ủa c ơ
quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý của văn bản nh ư con dấu, ch ữ
ký, đảm bảo thể thức soạn thảo, nó là chứng cứ để cơ quan quản lý. Đ ồng
thời, các văn bản này để đến được lãnh đạo, cán bộ, viên chức trong cơ quan
hoặc cơ cấp cấp trên, cấp dưới đều phải qua các khâu xử lý của công tác văn
thư và cụ thể là khâu quản lý và giải quyết văn bản.

16


Quản lý văn bản bao gồm quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến.
Quản lý văn bản đi nếu được thực hiện tốt sẽ đảm bảo thông tin trong văn
bản do cơ quan phát hành được chính xác, có giá trị pháp lý, chuy ển phát cho
các cơ quan có liên quan nhanh chóng, kịp th ời, không làm lộ các thông tin bí
mật trong hoạt động của cơ quan nói riêng và của Đảng và Nhà n ước nói
chung. Đối với việc quản lý văn bản đến nhằm đảm bảo các ngu ồn thông tin
đến cơ quan là chính xác, các thông tin gửi đến cơ quan không ph ải thông tin
nào cũng liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đòi h ỏi c ơ quan
phải giải quyết, đôi khi chỉ là nguồn tin mang tính chất thông báo nh ưng

những thông tin này đều cần được quản lý thống nhất tại văn th ư. Vi ệc qu ản
lý văn bản đến còn liên quan trực tiếp đến việc giải quyết văn bản của các
cán bộ chuyên môn trong cơ quan được chính xác, kịp thời, đúng người đúng
việc.
Đối với giải quyết văn bản đến, nói đơn giản thì gi ải quy ết văn b ản
đến chính là việc các cán bộ chuyên môn xử lý nguồn thông tin có trong văn
bản bằng cách nghiên cứu, đề xuất chủ trương, biện pháp. Và nó được c ụ th ể
hóa bằng các văn bản, điều này đồng nghĩa với việc t ạo thêm ngu ồn thông tin
mới.
Từ đó cho thấy, quản lý và giải quyết văn bản thực hiện chức năng đ ảm
bảo thông tin cho hoạt động quản lý.

1.2.2. Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác văn thư nói riêng và
hoạt động của cơ quan nói chung
Nội dung cơ bản của công tác văn thư gồm: soạn thảo văn bản, qu ản lý
và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ s ơ và giao n ộp h ồ
sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Các nội dung công việc này có mối quan h ệ
mật thiết với nhau, là một chuỗi không thể tách rời. Cụ thể:
Bước đầu tiên trong quản lý văn bản đi là ki ểm tra thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn b ản, đi ều này nh ằm
đảm bảo tính chính xác cho văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, đúng các

17


yếu tố thể thức quy định, nâng cao trách nhiệm soạn th ảo văn b ản c ủa các cá
nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức. Nói tóm lại, mục đích c ơ b ản c ủa thao tác
này là đảm bảo tính chính xác về mặt th ể thức đối với công tác soạn th ảo văn
bản, nhằm nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo văn bản.
Đối với công tác quản lý và sử dụng con dấu, văn thư c ơ quan là ng ười

trực tiếp bảo quản và sử dụng con dấu. Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản
nhằm đảm bảo cho văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành có giá trị pháp lý,
làm bằng chứng xác minh khi cần thiết. Do đó, văn bản đi trước khi làm th ủ
tục phát hành và chuyển phát phải được đóng dấu c ơ quan. Đồng th ời, vi ệc
đóng dấu lên văn bản là một trong những bước quản lý văn bản đi và ph ải
được thực hiện theo đúng quy định của cơ quan, của pháp luật, đảng và nhà
nước.
Quản lý và giải quyết văn bản tác động mạnh mẽ và tr ực ti ếp đ ến ch ất
lượng của công tác lập hồ sơ.
Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan v ề m ột v ấn
đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình gi ải quy ết vấn đ ề s ự
việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm gi ống nhau v ề hình th ức nh ư
cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành. [18;309]
Như vậy, văn bản là yếu tố bắt buộc để hình thành lên h ồ s ơ. Đ ặc bi ệt
với hồ sơ công việc, hồ sơ muốn đầy đủ, hoàn chỉnh, phản ánh được diễn
biến sự việc đòi hỏi phải có đầy đủ các văn bản hình thành trong quá trình s ự
việc diễn ra. Do đó, để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quả cao đồng nghĩa v ới
việc văn bản phải được đảm bảo chính xác, đầy đủ ngay từ khâu quản lý và
giải quyết văn bản phải được thực hiện tốt. Văn bản khi phát hành ph ải chính
xác đồng thời văn bản đến liên quan đến công việc phải được chuy ển giao
đúng đơn vị, cá nhân, việc giải quyết văn bản chính xác, kịp th ời và đ ầy đủ,
không để thất lạc, mất mát hay hư hỏng văn bản, tài liệu. Không nh ững th ế,
việc lập hồ sơ còn ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, đảm bảo chất lượng, hiệu
quả cho công tác lưu trữ, góp phần nâng cao hi ệu qu ả của công tác t ổ ch ức

18


khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, có th ể thấy được tầm quan trọng của
quản lý và giải quyết văn bản cũng như sự tác động gián ti ếp của nó đến công

tác lưu trữ.
Tất cả những điều này, đã khẳng định tầm quan trọng của việc quản lý
và giải quyết văn bản đối với việc năng cao hiệu quả công tác văn thư c ơ quan
tổ chức. Mỗi nội dung công việc đều có sự liên kết, móc nối v ới nhau. Do đó,
để thực hiện công tác văn thư thì vấn đề thực hiện tốt vi ệc qu ản lý và gi ải
quyết văn bản là tất yếu.
Trên đây là vai trò của việc quản lý và giải quyết văn bản đối v ới nâng
cao chất lượng công tác văn thư, còn đối với hoạt động của c ơ quan, tổ ch ức,
văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện ch ức năng,
nhiệm vụ của cơ quan. Nếu các khâu trong quản lý và giải quy ết văn b ản
được làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp th ời và
chính xác; vào sổ văn bản đi, đến được rõ ràng và đúng đắn; các quy đ ịnh v ề
quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh thì sẽ đảm bảo thông tin văn
bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Do đó,
sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan.
Đặc biệt, trong xã hội ngày nay, thời đại của công nghệ thông tin, việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản ngày càng
được chú trọng. Nhiều phần mềm quản lý văn bản đã ra đời và hiện đang
được nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng đã góp phần nâng cao hi ệu qu ả, năng
suất, chất lượng trong quản lý và giải quyết văn bản, giúp tra tìm văn b ản, tài
liệu nhanh chóng, chính xác, quản lý dễ dàng và chính xác đáp ứng được nhu
cầu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Điều này đã góp phần không nhỏ
trong vấn đề đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, nâng cao hi ệu qu ả
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, quản lý và giải quyết văn bản được thực hiện tốt sẽ góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác văn thư nói riêng và ho ạt đ ộng của c ơ
quan nói chung. Do đó, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm h ơn n ữa đ ến công

19



tác quản lý và giải quyết văn bản đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin vào
hoạt động quản lý văn bản nhằm hiện đại hóa công tác quản lý văn b ản cũng
như công tác văn thư.

1.2.3. Góp phần phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ
Ngày nay, quan liêu giấy tờ được dùng để chỉ những cán bộ làm việc
trong các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính tr ị - xã h ội có bi ểu
hiện xa rời thực tế; thiếu sâu sát quần chúng và c ơ sở, ng ồi m ột ch ỗ ra l ệnh
cho cấp dưới thực hiện; giải quyết công việc không qua đi ều tra, nghiên c ứu
cụ thể, đưa ra các quyết định quản lý không phù hợp với thực tiễn và không có
khả năng thực thi. Trong thực tế, có rất nhiều đề án, các văn b ản ch ỉ đ ạo ở
nước ta được ban hành nhưng khi đưa ra thực tế thực hiện lại có nhi ều b ất
cập, không thể thực hiện như đề án 112 của Chính phủ năm 2001 về tin h ọc
hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2005 do không n ắm bắt
được thực tế điều kiện của nước ta,…. Đây chính là bi ểu hi ện rõ nét nh ất cho
tệ quan liêu, giấy tờ. Điều này đã ảnh hưởng lớn đến uy tín, ngân sách, c ủa các
cơ quan, tổ chức, của Đảng và Nhà nước. Do đó, cần phải có các bi ện pháp
ngăn chặn, phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ.
Quan liêu, giấy tờ có mối quan hệ mật thiết với nhau. Cụ th ể, tác phong
làm việc quan liêu sẽ dẫn đến lạm phát gi ấy tờ, ngược l ại, l ạm phát gi ấy t ờ là
biểu hiện của chủ nghĩa quan liêu. Văn bản chính là gi ấy tờ mà l ạm phát gi ấy
tờ chính là việc ban hành quá nhiều văn bản nhưng không h ợp lý, có nhi ều b ất
cập. Chính vì vậy, để ngăn chặn tệ nạn quan liêu, giấy tờ thì cần phải bắt đầu
ngay từ việc quản lý và giải quyết văn bản. Nếu quản lý và gi ải quy ết văn bản
tốt sẽ góp phần tích cực đối với việc phòng chống tệ nạn quan liêu, gi ấy tờ.
Cụ thể, chuyển giao văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin v ề qu ản lý đ ến
cơ quan, người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng,
kịp thời; soạn thảo và ban hành văn bản chính xác, phù h ợp v ới th ực ti ễn, có
khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Đảng và Nhà n ước.

Không soạn thảo, ban hành văn bản khi chưa có thông tin chính xác, không có

20


sự khảo sát thực tế đồng thời phải xem xét khả năng thực hi ện công vi ệc
trước khi ban hành văn bản.
Ngày nay, việc hiện đại hóa, ứng dụng các thành tựu công ngh ệ thông
tin vào quản lý và giải quyết văn bản cũng góp phần làm gi ảm b ớt công văn,
giấy tờ, ngăn ngừa và hạn chế tệ quan liêu trong cơ quan. Nhờ có công ngh ệ
thông tin mà thông tin được truyền đạt nhanh hơn, chính xác h ơn và k ịp th ời
từ trên xuống dưới cũng như từ dưới lên trên; ý ki ến, nguy ện v ọng c ủa nhân
dân cũng được truyền đạt tới các cơ quan có trách nhiệm gi ải quy ết k ịp th ời.
Điều này giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, kinh phí và quan tr ọng nhất
là làm giảm được nhiều văn bản, giấy tờ không cần thiết. Đây là y ếu t ố quan
trọng góp phần ngăn ngừa, hạn chế tệ nạn quan liêu, giấy tờ trong hoạt động
của các cơ quan tổ chức.
Tóm lại, quản lý và giải quyết văn bản được thực hiện tốt sẽ góp phần
ngăn chặn, phòng chống tế nạn quan liệu, giấy tờ. Tuy nhiên, đây chỉ là một
trong các yếu tố để phòng chống không phải là vai trò chính hay quyết định.

1.2.4. Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, cơ quan
Tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội từ chính trị đến kinh, văn hóa,
an ninh, quốc phòng đều có những bí mật trong quá trình qu ản lý và ho ạt
động. Và những thông tin này đều được cụ thể hóa bằng các văn b ản, tài li ệu.
Có những tài liệu không được phép công bố cũng có những tài li ệu ch ưa đ ến
thời điểm thích hợp, chưa được giải mật thì chưa được phép công bố. Vi ệc
làm lộ bí mật nhà nước có thể làm ảnh hưởng đến đường lối, chính sách c ủa
Đảng và Nhà nước, nghiêm trọng nhất có thể nguy hại đến chủ quy ền qu ốc
gia, dân tộc. Do đó việc bảo vệ bí mật Nhà n ước là nhiệm vụ quan tr ọng và là

trách nhiệm của tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Ngoài bí mật nhà nước, trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều
có các bí mật đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, s ản xu ất, khoa công ngh ệ
và kỹ thuật. Đó là các bí quyết kinh doanh, bí mật về sản xu ất, các ý tưởng

21


thiết kế, sáng chế, chế tạo, các công trình nghiên cứu… N ếu làm l ộ các thông
tin này sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến
lợi ích, lợi nhuận, nó còn liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ. Từ đó có th ể
thấy, việc bảo vệ bí mật nhà nước và bí mật của cơ quan là đặc bi ệt c ần thi ết
và tất yếu để cơ quan hoạt động có hiệu quả, không xâm hại đến lợi ích c ủa
Nhà nước cũng như cơ quan.
Hiện nay, các thế lực thù địch trong và ngoài nước đang âm mưu phá
hoại sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội ở nước ta, do đó, chúng luôn tìm
cách để lấy các thông tin đặc biệt là thông tin mật trong ho ạt đ ộng qu ản lý
Nhà nước về an ninh, quốc phòng, chính trị, kinh tế, khoa học và công ngh ệ,
các thông tin bí mật của Đảng. Đồng thời, việc xây dựng nền kinh tế th ị
trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, quá trình công nghi ệp hóa, hi ện đ ại
hóa cùng đó là hội nhập đã khiến cho thị trường, môi tr ường kinh doanh ngày
càng cạnh tranh khốc liệt, gay gắt giữa các thành phần kinh t ế, gi ữa các doanh
nghiệp và nền kinh tế giữa các nước. Đây là tất yếu của quá trình đ ấu tranh
cho sự tồn tại và phát triển. Điều này đòi hỏi các doanh nghi ệp c ần ph ải đ ảm
bảo an toàn cho các bí quyết kinh doanh, các nghiên cứu sáng ch ế, phát minh,
dây chuyền sản xuất… để lọt vào tay đối thủ.
Vì các thông tin bí mật này phần lớn được cụ thể hóa bằng các văn b ản
do đó, việc bảo vệ bí mật, an toàn thông tin có mối liên quan m ật thi ết và tr ực
tiếp đến việc quản lý và giải quyết văn bản. Nếu việc bảo vệ văn bản, tài li ệu
chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các c ơ quan có th ẩm quy ền

quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các c ơ quan tuân th ủ nghiêm túc
trong quá trình tiến hành các khâu của quản lý và giải quy ết văn b ản, thì sẽ
đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin thu ộc bí
mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.
Trong thời đại của công nghệ thông tin, nhiều cơ quan đã ứng dụng
công nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản hay nói cách khác là
hiện đại hóa công tác quản lý và giải quyết văn bản bằng các ph ần m ềm,

22


chương trình, ứng dụng tin học. Điều này đem lại nhi ều l ợi ích nâng cao hi ệu
quả của việc quản lý văn bản, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức nh ưng đồng
thời cũng đặt ra vấn đề mới về đảm bảo an toàn thông tin trên môi tr ường
mạng. Trong thời gian vừa qua nhiều cơ quan tổ chức của Chính ph ủ không
chỉ ở Việt Nam mà còn nhiều nước khác trên thế giới bị tin tặc tấn công nh ằm
khai thác các thông tin bí mật nội bộ. Do đó, việc ứng dụng công ngh ệ thông
tin là tất yếu nhưng đồng thời các cơ quan chức năng, các c ơ quan có th ẩm
quyền cũng cần quan tâm hơn nữa đến việc xây dựng các văn b ản quy đ ịnh v ề
an toàn thông tin trên môi trường mạng máy tính, tiếp tục nghiên cứu, ứng
dụng các phần mềm hỗ trợ đảm bảo an toàn thông tin và ứng dụng r ộng rãi
không chỉ các cơ quan Đảng, Nhà nước mà còn có các doanh nghi ệp và các c ơ
quan, tổ chức khác.

1.2.5. Giữ gìn bằng chứng hoạt động của cơ quan, tổ chức
Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của c ơ quan, tổ
chức sẽ phản ánh chân thực và đầy đủ nhất các nội dung công việc, chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan tổ chức, là minh chứng cho hoạt động hàng ngày c ủa
các CB, CC, VC trong cơ quan khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
Đối với các cơ quan Đảng và Nhà nước, văn bản ban hành phải đảm bảo

đầy đủ các yếu tố thể thức quy định, nội dung phải chính xác, ph ản ánh đ ược
đầy đủ nội dung công việc và quan tr ọng nhất phải có chữ ký c ủa người có
thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan trước khi phát hành, đây không ch ỉ là
bằng chứng hoạt động của cơ quan tổ chức mà còn là c ơ s ở đ ể truy c ứu trách
nhiệm pháp lý trước pháp luật.
Còn đối với hoạt động của các doanh nghiệp, nhi ều doanh nghi ệp
không có quy định chặt chẽ về thể thức, thậm chí trong doanh nghiệp ch ữ ký
có khi đóng vai trò quan trọng hơn con dấu. Tuy nhiên, nó không ảnh h ưởng
nhiều đến giá trị của văn bản khi được ra làm minh chứng.
Như vậy, quản lý và giải quyết văn bản được thực hiện tốt, có ch ất
lượng, hiệu quả sẽ góp phần đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản đồng th ời

23


giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh m ột cách chân th ực quá
trình giải quyết công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân,
đơn vị, cơ quan, tổ chức sẽ trở thành yếu tố cần thi ết đ ể làm b ằng ch ứng,
minh chứng cho hoạt động của cơ quan tổ chức và quan trọng h ơn là đ ược
pháp luật công nhận và giá trị và hiệu lực pháp lý.
=> Tóm lại, quản lý và giải quyết văn bản có vai trò vô cùng quan tr ọng
đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức từ hoạt đ ộng của b ộ máy nhà
nước, các cơ quan Đảng đến các tổ chức chính trị - xã h ội, các doanh nghi ệp…
Thực hiện tốt việc quản lý và giải quyết văn bản không chỉ góp phần nâng cao
chất lượng công tác văn thư mà còn nâng cao hiệu suất, chất l ượng trong ho ạt
động của cơ quan; đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp th ời thông tin cho
hoạt động quản lý của cơ quan; góp phần ngăn chặn, làm giảm tệ nạn quan
liêu giấy tờ; góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và c ủa c ơ quan,
đồng thời là bằng chứng minh chứng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do
đó, quản lý và giải quyết văn bản cần được thực hiện có hi ệu qu ả, ch ất l ượng

hơn nữa. Để làm được điều đó cần sự quan tâm và trách nhi ệm của nhi ều
người không riêng gì văn thư cơ quan. Cùng với đó cần ti ếp tục hiện đ ại hóa
công tác quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động tại các văn phòng.

1.3.

Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản
Do quản lý và giải quyết văn bản không chỉ giới hạn trong không gian

của công tác văn thư mà còn là đầu mối, là sự liên kết trong công vi ệc gi ữa các
đơn vị trong cơ quan với nhau cũng như giữa các cơ quan với nhau. Vì v ậy,
trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản không chỉ thuộc về văn th ư c ơ
quan mà còn liên quan đến nhiều CB, CC, VC khác trong c ơ quan. Ngoài văn th ư
cơ quan, trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản còn thu ộc v ề Th ủ tr ưởng
cơ quan, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính), Th ủ tr ưởng đ ơn
vị, Cán bộ chuyên môn và trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân như sau:

1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan

24


- Chỉ đạo, ban hành những văn bản quy định về công tác qu ản lý và gi ải
quyết văn bản;
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp th ời và
chính xác các văn bản đến cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có th ể giao cho cán b ộ
cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách
nhiệm chung về giải quyết văn bản đó;
- Xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quy ết văn bản đ ến c ủa
cơ quan;

- Kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác quản lý và
giải quyết văn bản của các đơn vị trong cơ quan, các cơ quan c ấp dưới, các
đơn vị trực thuộc đồng thời đưa ra các hình thức khen thưởng và các chế tài
xử phạt hợp lý.

1.3.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành
chính)
- Tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan soạn thảo về các quy định qu ản lý
và giải quyết văn bản;
- Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) là người tr ực ti ếp
giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về quản lý và gi ải
quyết văn bản và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản
đối với các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc;
- Giúp thủ trưởng cơ quan cho ý kiến chỉ đạo giải quyết một số văn bản
văn bản đến cơ quan;
- Kiểm tra việc quản lý văn bản và giải quyết trong cơ quan, tổ chức.

1.3.3. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về toàn
bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, ki ểm tra
công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhi ệm v ụ qu ản lý
văn bản, tài liệu của đơn vị. Cụ thể:
- Chỉ đạo và kiểm tra việc quản lý văn bản đi của đơn vị mình;

25