TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

LỜI NÓI ĐẦU
Để có thể thành công trong công việc và cuộc sống, sinh viên ra trƣờng
không chỉ cần có kĩ năng chuyên môn vững vàng mà rất cần có kĩ năng mềm –
kĩ năng thực hành xã hội. Theo nghiên cứu kĩ năng mềm quyết định 75% sự
thành công của những ngƣời thành đạt. Kĩ năng mềm bao gồm nhiều kĩ năng:
giao tiếp, lãnh đạo, việc việc theo nhóm, quản lý thời gian, vƣợt qua khủng
hoảng... đặc biệt quan trọng là kĩ năng giao tiếp. Học phần Kĩ năng mềm 2 là
môn học giới thiệu, định hƣớng cho sinh viên về cách thức giao tiếp, ứng xử
trong môi trƣờng công sở - nơi làm việc của sinh viên sau khi ra trƣờng; đồng
thời, giúp họ nắm vững thể thức, nội dung một số loại văn bản hành chính, văn
bản khoa học thƣờng dùng giúp họ tự tin, chủ đông nhằm đạt đƣợc thành công
trong quá trình giao tiếp.
Môn học đƣợc thiết kết thành 2 bài: Bài 2.1. Kĩ năng giao tiếp bằng văn
bản và Bài 2.2 Kĩ năng giao tiếp nơi công sở với thời lƣợng 1 tín chỉ.
Đây là tài liệu cần thiết cho sinh viên đại học cao đẳng trong quá trình học
kĩ năng mềm. Đồng thời còn là tài liệu phục vụ cho những ai quan tâm tìm hiểu
và muốn nâng cao kĩ năng giao tiếp bằng văn bản, kĩ năng giao tiếp nơi công sở
và giao tiếp trong cuộc sống.
Trong quá trình biên soạn khó tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong bạn đọc
góp ý kiến nhận xét để cuốn tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cám ơn!

Tập thể tác giả


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

MỤC LỤC
Bài 2.1: KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN ............................................. 1
2.1.1. Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông thƣờng ................................ 1

2.1.1.1. Khái quát chung về soạn thảo văn bản hành chính thông
thƣờng .................................................................................................................. 1
2.1.1.2. Quy trình luyện tập ............................................................................. 12
2.1.2. Kỹ năng trình bày văn bản khoa học ........................................................ 19

2.1.2.1. Khái quát chung về văn bản khoa học .............................................. 19
2.1.2.2 Quy trình luyện tập .............................................................................. 29
Câu hỏi và bài tập Bài 2.1 ................................................................................... 30
Bài 2.2. KĨ NĂNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ ................................................ 33
2.2.1 Kỹ năng chào hỏi........................................................................................ 33

2.2.1.1 Khái quát chung về chào hỏi .............................................................. 33
2.2.1.2 Quy trình luyện tập .............................................................................. 34
2.2.2 Kỹ năng bắt tay .......................................................................................... 34

2.2.2.1 Khái quát chung về bắt tay ................................................................. 34
2.2.2.2 Quy trình luyện tập .............................................................................. 36
2.2.3 Kỹ năng giới thiệu làm quen ..................................................................... 36

2.2.3.1 Khái quát chung về giới thiệu làm quen........................................... 36
2.2.3.2 Quy trình luyện tập .............................................................................. 38
2.2.4. Kỹ năng ứng xử nơi công sở ...................................................................... 38

2.2.4.1 Khái quát chung về ứng xử nơi công sở ............................................ 38

2.2.4.2 Quy trình luyện tập kỹ năng ............................................................... 48
Câu hỏi và bài tập thực hành Bài 2.2.................................................................. 48


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

MODULE 2.0: KỸ NĂNG MỀM 2
Bài 2.1: KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN

Học xong chƣơng 1, ngƣời học có khả năng:
- Phân biệt đƣợc các loại văn bản hành chính thông thƣờng
- Soạn thảo đƣợc một số văn bản hành chính thông thƣờng theo đúng
thể thức, chính tả, định dạng, đảm bảo cấu trúc nội dung;
- Phân biệt đƣợc các loại văn bản khoa học; lập dàn ý cho một số loại
văn bản khoa học.
2.1.1. Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông thƣờng
2.1.1.1. Khái quát chung về soạn thảo văn bản hành chính thông thường
* Định nghĩa và phân loại
Văn bản hành chính thông thƣờng là những văn bản mang tính chất thông tin
điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các
công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ
quan. Cụ thể, văn bản hành chính thông thƣờng gồm những loại sau:
+ Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hƣớng dẫn, công văn giải
thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công
văn phúc đáp,...)
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên
bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,...
- Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết

định cho đối tƣợng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức
khác mà ngƣời có liên quan cần biết.
- Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn
bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tƣờng trình về một vấn đề, một công
việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phƣơng hƣớng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.
- Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm
vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân
sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
-1-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

- Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê
duyệt về chủ trƣơng, phƣơng án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,...
để cấp trên xem xét, quyết định.
- Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải
quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Công văn: Là loại văn bản không có tên loại đƣợc dùng để thông tin trong
hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan nhƣ giao dịch,
nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hƣớng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến,
thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,…
- Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra
hoặc mới xảy ra do những ngƣời chứng kiến ghi lại.
Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại
những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản
hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính nhƣ nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công
văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các

quyết định tại hội nghị.
Ngoài văn bản hành chính thông thƣờng, còn có giấy tờ hành chính là loại giấy
tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định. Ví dụ: giấy đề nghị vay vốn kiêm
khế ước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng
nhận, giấy ủy quyền...

-2-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

* Bố cục và thể thức trình bày văn bản hành chính
Bố cục của văn bản hành chính (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
20-25
mm

11
1

2

3

4

5b

5a


9a

10
a
10

1

b

15-20

2

mm

30-35
mm

6

7a
9b
8

1

7
c


3

7b

14
20-25
mm

-3-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

Ghi chú:
Ô số

:

Thành phần thể thức văn bản

1

:

Quốc hiệu

2


:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3

:

Số, ký hiệu của văn bản

4

:

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a

:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

:

Trích yếu nội dung công văn hành chính

6


:

Nội dung văn bản

:

Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền

8

:

Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b

:

Nơi nhận

10a

:

Dấu chỉ mức độ mật

10b

:


Dấu chỉ mức độ khẩn

11

:

Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành

12

:

Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13

:

Ký hiệu ngƣời đánh máy và số lƣợng bản phát hành

14

:

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ

7a, 7b, 7c

Website; số điện thoại, số Telex, số Fax


* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “ CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải đƣợc ghi đầy đủ theo tên gọi
chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép
-4-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

hoạt động hoặc công nhận tƣ cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên
của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng
nhƣ Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND).
- Về kỹ thuật trình bày
+ Phông chữ (font) trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt
của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
Khổ giấy: Văn bản đƣợc trình bày trên khổ giấy khổ A4.
Kiểu trình bày: Văn bản đƣợc trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hƣớng bản in theo chiều dài).
Trƣờng hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhƣng không đƣợc làm thành
các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc trình bày theo chiều rộng của trang giấy

(định hƣớng bản in theo chiều rộng).
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
+ Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
+ Lề dƣới: cách mép dƣới từ 20 - 25 mm;
+ Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
+ Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
* Một số lỗi và quy tắc viết hoa
Lỗi thường gặp trong văn bản hành chính
- Các dấu ngắt câu nhƣ chấm (.); phẩy (,); hai chấm (:); chấm phảy (;); chấm
than (!); hỏi chấm (?) phải đƣợc gõ sát vào từ đứng trƣớc nó, tiếp theo là một dấu cách
sau đó vẫn còn nội dung.
- Các dấu mở ngoặc đơn và mở kép đều phải đƣợc hiểu là ký tự đầu từ, do đó
ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tƣơng tự, các dấu đóng
ngoặc đơn, kép phải hiểu là ký tự cuối từ và đƣợc viết sát vào bên phải của ký tự cuối
cùng của từ bên trái.
Quy tắc viết hoa trong văn bản
**Viết hoa vì phép đặt câu và sử dụng dấu

-5-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

Sau khi xuống dòng, viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu dòng (sau khi xuống
dòng, chữ cái đầu của âm tiết đầu dòng phải viết hoa).
- Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất của câu nằm sau dấu chấm câu (.);
sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu hai chấm mở ngoặc kép (: ").
- Sau dấu hai chấm, có thể viết hoa, có thể không viết hoa, tùy thuộc từng

trƣờng hợp.
+ Viết hoa trong trƣờng hợp liệt kê thành phần vị ngữ của câu đơn có động từ
"là", hoặc trong thành phần vị ngữ có các từ biểu thị sự liệt kê ở sau các từ "sau đây",
"nhƣ sau", "để".
Ví dụ: Một số yêu cầu khi viết bài trên diễn đàn là: Viết đúng chính tả; trình
bày dễ nhìn; không sử dụng các ngôn ngữ thiếu văn hóa. Họ tự hỏi: Không biết tƣơng
lai đi về đâu.
+ Không viết hoa trong trƣờng hợp cần giải thích, thuyết minh cho một phần
trong câu.
Ví dụ: Cầu vồng có bảy màu cơ bản: đỏ, da cam, vàng, lục, lam, chàm, tím.
Năm nay các loại rau nhƣ: rau muống, mồng tơi, su hào, bắp cải đều lên giá. Chiến
công kì diệu đã diễn ra trong thời gian rất ngắn: năm mƣơi lăm ngày đêm. Hoa bƣởi
thơm rồi: đêm đã khuya.
- Sau dấu phẩy (,); sau dấu chấm phẩy (;); sau dấu chấm lửng (...) không viết
hoa. Trừ trƣờng hợp dấu chấm lửng nằm ở cuối câu, trong nó có chứa một dấu chấm
câu (.).
Ví dụ: Rau muống, mồng tơi, su hào, bắp cải... đều lên giá. Lũ trẻ cầm lên từng
thứ, coi đi coi lại, coi quyển sách, coi bức tranh, coi cái áo, coi cái quần... Sau đó bỏ
tất cả vào túi và chạy ra đƣờng.
- Trong dấu ngoặc kép (" ") và dấu ngoặc đơn ( ) nói chung không viết hoa. Trừ
trƣờng hợp mệnh đề trong dấu phải viết hoa vì một lý do khác, nhƣ: Sau dấu (: "); một
câu trích dẫn; tên của một phong trào; tên của danh hiệu thi đua.
Ví dụ 1: Chúng tôi đều đƣợc tặng danh hiệu "Chiến sĩ thi đua cơ sở". Nó thành
thật trả lời: "Tôi đã lấy những thứ đó". Câu "Trăm năm bia đá thì mòn, nghìn năm bia
miệng vẫn còn trơ trơ" là có ý khuyên ngƣời ta cẩn trọng trong ăn ở, đừng để tiếng xấu
ở đời.
Ví dụ 2: Chúng đề xƣớng nào là văn nghệ "chủ quan", "viễn kiến", nào là triết
lý "duy linh". Có lẽ các anh chị ở đây đều theo chiều hƣớng "trăm năm cô đơn" hết cả
-6-



TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

rồi. Nhân dân ta đang trau dồi đạo đức của những ngƣời lao động "ta vì mọi ngƣời,
mọi ngƣời vì ta". Tiếng trống của phìa (lí trƣởng) thúc gọi nộp thuế vẫn rền rĩ. Anh ấy
không đến dự đám cƣới của Vân (bảo là bận) nhƣng mọi ngƣời đều hiểu anh ấy không
tán thành đám cƣới này. Tôi quen anh (rất tình cờ) qua một ngƣời bạn thân.
- Sau dấu gạch ngang (-) không viết hoa. Trừ trƣờng hợp phải viết hoa vì lí do
khác, nhƣ dấu gạch ngang nằm ở đầu dòng.
Ví dụ: Chồng chị - anh Nguyễn Văn Dậu - tuy mới hai mƣơi sáu tuổi nhƣng đã
học nghề làm ruộng đến mƣời bảy năm. Một số biên tập viên, vì nhiều lý do - trong đó
có lý do đƣợc viện dẫn nhiều nhất là "không có thời gian" - đã để cho các sai sót xuất
hiện trên mặt báo.
Chú ý:
- Cuối một mệnh đề, một câu phải dùng dấu câu. Hiện nay tiếng Việt dùng
mƣời dấu câu là: dấu chấm (.); dấu hỏi (?); dấu cảm (!); dấu lửng (...); dấu hai chấm
(:); dấu chấm phẩy (;); dấu phẩy (,); dấu ngoặc kép (" "); dấu ngoặc đơn ( ); dấu ngang
(-). Trƣớc dấu chấm, dấu hỏi, dấu cảm, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, dấu phẩy không
có ký tự trống, sau các dấu này để trống một ký tự. Trƣớc và sau dấu ngoặc kép "", dấu
ngoặc đơn ( ), dấu gạch ngang (-) có một ký tự trống (phía trong dấu ngoặc kép và dấu
ngoặc đơn không có ký tự trống.
Ví dụ: Chồng chị - anh Nguyễn Văn Nam - tuy mới hai mƣơi tuổi nhƣng đã làm
thợ đến mƣời năm. Chúng tôi đƣợc tặng danh hiệu "Chiến sĩ thi đua cơ sở". Văn học
nghệ thuật là gì, xƣa nay ngƣời ta định nghĩa nhiều rồi. (Phạm Văn Đồng)
- Cần phân biệt dấu gạch ngang với dấu nối. Dấu gạch ngang dùng để chỉ danh
giới của thành phần chú thích; đặt trƣớc những lời đối thoại; đặt ở đầu những bộ phận
cần liệt kê, mỗi bộ phận cần trình bày riêng thành một dòng; đặt giữa hai hay ba, bốn
tên riêng, hay ở giữa con số để ghép lại, để chỉ một liên doanh, một liên số. Trƣớc và

sau dấu gạch ngang có cách một ký tự. Dấu nối (-) không phải là dấu câu. Dấu nối
thƣờng dùng trong trƣờng hợp phiên âm từ tiếng nƣớc ngoài; dùng trong trƣờng hợp
liên kết hai hoặc nhiều từ thành một từ. Trƣớc và sau dấu nối không có ký tự trống.
Ví dụ 1: Cầu truyền hình Hà Nội - Huế - TP. Hồ Chí Minh đã sẵn sàng. Văn
học Việt Nam thời kỳ 1930 - 1945 có nhiều tác phẩm đáng để đọc. Các năm học trong
thời kỳ 2001 - 2010. Chủ nghĩa Mác - Lê-nin.
Ví dụ 2: Lê-nin; Lê-nin-grát; po-li-me; pô-pơ-lin; năm học 2010-2011.

-7-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

- Có thể lƣợc bớt một số dấu phẩy, dấu hai chấm để cho câu trong sáng, phù
hợp với ngữ điệu khi đọc. Trong tên của ngƣời, tên của đơn vị, tổ chức không nên
dùng các dấu câu.
Ví dụ 1: Lúc ấy Mai cũng vừa tới bản Đáy. Hễ còn một ngƣời Việt Nam bị bóc
lột thì Đảng vẫn đau thƣơng. Hầm chông hố chông trong ruộng lúa đƣợc nƣớc lụt che,
thằng giặc chẳng biết đâu mà mò. (Sau các từ đậm có thể đặt dấu phẩy)
Ví dụ 2: Một đoàn cán bộ, doanh nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh gồm Sở
Thƣơng mại, Trung tâm Xúc tiến đầu tƣ, Ban Chủ nhiệm CLB Hàng Việt Nam chất
lƣợng cao đã đến Hà Nội. Đoàn đã đi thăm và làm việc tại các tỉnh Thái Nguyên, Cao
Bằng, Lạng Sơn. Ông Trần Kiều cho biết đã triển khai thực nghiệm môn Tin học tại
hơn 100 trƣờng PTTH. (Sau từ đậm có thể đặt dấu hai chấm)
Ví dụ 3: Phó Giáo sƣ Tiến sĩ Nguyễn Văn Hƣng; Giáo sƣ Viện sĩ Nguyễn Văn
H; Phòng Hành chính Tổng hợp; Ban Khoa học Công nghệ và Môi trƣờng; Khoa Tài
chính Ngân hàng.
- Trong các bài viết, thống nhất dùng cách viết chữ "một", "hai", "ba", ... thay

cho số "1", "2", "3" trong một câu văn; trừ phi con số có đơn vị đo lƣờng kèm theo sau
hoặc con số nằm trong danh sách, bảng số liệu.
Ví dụ: Trong sáu năm gần đây, đơn vị đã đƣợc tặng ba Bằng khen.
** Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người:
- Tên ngƣời Việt Nam: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng
chỉ tên ngƣời, tên hiệu, tên gọi lịch sử.
Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc; Trần Phú; Nguyễn Thị Minh Khai; Giàng A Pao; Vua
Hùng Vƣơng; Bà Triệu; Ông Gióng; Bác Hồ; Cụ Hồ.
- Tên ngƣời nƣớc ngoài đƣợc phiên chuyển sang tiếng Việt: Trƣờng hợp phiên
âm qua âm Hán - Việt, viết theo quy tắc viết tên ngƣời Việt Nam; trƣờng hợp phiên
âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ, viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong
mỗi thành tố.
Ví dụ: Kim Nhật Thành; Mao Trạch Đông; Thành Cát Tƣ Hãn; Vla-đi-mia Ilích Lê-nin; Phri-đrích Ăng-ghen; Phi-đen Cat-xtơ-rô.
** Viết hoa tên địa lý:
- Tên địa lý Việt Nam:
+ Thông thƣờng, chỉ viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và
không dùng gạch nối.
-8-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

Ví dụ: tỉnh Nam Định; tỉnh Đắc Lắc, tỉnh Kon Tum; thành phố Đà Nẵng; thành
phố Thái Nguyên; thị trấn Cầu Giát; quận Hải Châu; phƣờng Thanh Bình; huyện
Krông Pa, huyện Ea H’leo; xã Ia Rtô, xã Ia Yeng.
+ Trƣờng hợp tên đơn vị hành chính đƣợc cấu tạo danh từ chung kết hợp với
chữ số, tên ngƣời, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính
đó.

Ví dụ: Quận 1; Thành phố Hồ Chí Minh; Phƣờng Điện Biên Phủ; Quận Lê
Chân.
+ Trƣờng hợp đặc biệt. Ví dụ: Thủ đô Hà Nội.
+ Trƣờng hợp tên địa lý đƣợc cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (biển,
cửa, bến, vũng, lạch, vàm, buôn, bản, v. v…) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở
thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh.
Ví dụ: Cửa Lò, Bến Thành, Vũng Tàu, Lạch Trƣờng, Vàm Cỏ, Buôn Hồ.
+ Trƣờng hợp tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực đƣợc cấu tạo bằng từ chỉ
phƣơng hƣớng kết hợp với từ chỉ phƣơng hƣớng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả
các âm tiết tạo thành tên gọi.
Ví dụ: Bắc Bộ, Nam Kỳ, Nam Trung Bộ; Đông Bắc; Tây Bắc; Miền Nam Việt
Nam; Miền Bắc.
- Tên địa lý nƣớc ngoài đƣợc phiên chuyển sang tiếng Việt:
+ Tên địa danh đã phiên chuyển sang âm Hán Việt: Viết theo quy tắc viết hoa
tên địa lý Việt Nam.
Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhƣỡng, Pháp, Anh, Mỹ, Thụy Sĩ, Tây Ban Nha…
+ Tên địa danh phiên âm không qua âm Hán Việt (phiên âm trực tiếp sát cách
đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên ngƣời nƣớc ngoài.
Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn, Sing-ga-po, Cô-pen-ha-ghen, Béc-lin…
** Viết hoa tên cơ quan, tổ chức:
- Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam: Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ
chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
+ Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng Cộng sản Việt Nam; Ủy ban Trung ƣơng
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Đảng uỷ Quân sự Trung ƣơng; Bộ Tƣ lệnh Binh đoàn
Trƣờng Sơn.
-9-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN


KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

+ Bộ Nội vụ; Tổng cục Thuế; Tổng cục Du lịch; Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà
nƣớc; Tổng công ty Dầu khí Việt Nam; Ngân hàng Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam…
+ Hội đồng nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh; Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La; Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội; Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh; Ủy ban nhân dân
Quận Ba Đình; Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản; Ủy ban nhân dân Phƣờng Điện Biên
Phủ…
+ Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh; Trƣờng Đại học Bách khoa Hà
Nội; Trƣờng Trung học phổ thông Chu Văn An; Trƣờng Tiểu học Thành Công.
+ Trung tâm Triển lãm văn hóa nghệ thuật Việt Nam; Trung tâm Tƣ vấn Giám
sát chất lƣợng công trình; Xí nghiệp Trắc địa Bản đồ 305; Công ty Đo đạc Địa chính
và Công trình; Hội đồng Thi tuyển viên chức; Hội Ngƣời cao tuổi Hà Nội.
+ Trƣờng Đại học Sƣ phạm; Ban Thanh tra Pháp chế và Thi đua; Phòng Nghiên
cứu khoa học; Phòng Chính sách xã hội; Khoa Cơ khí; Bộ môn Công nghệ Chế tạo
Máy; Bộ môn Nguyên lý Chi tiết máy; Hội Sinh viên Trƣờng Đại học Bách khoa; Hội
Cựu chiến binh Đại học Đà Nẵng.
- Tên cơ quan, tổ chức nƣớc ngoài:
+ Đối với tên cơ quan, tổ chức nƣớc ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc
viết tên cơ quan tổ chức của Việt Nam.
Ví dụ: Liên hợp quốc (UN); Tổ chức Y tế thế giới (WHO); Hiệp hội Các quốc
gia Đông Nam Á (ASEAN).
+ Đối với tên cơ quan, tổ chức nƣớc ngoài đƣợc sử dụng trong văn bản ở dạng
viết tắt: Viết bằng chữ in hoa nhƣ nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ
không thuộc hệ La-tinh.
Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, SARBICA…
** Viết hoa các trường hợp khác:
- Tên các huân chƣơng, huy chƣơng, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái
đầu của các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ hạng.

Ví dụ: Huân chƣơng Độc lập hạng Nhất; Huân chƣơng Sao vàng; Huân chƣơng
Kháng chiến hạng Nhì; Huy chƣơng Chiến sĩ vẻ vang; Bằng Tổ quốc ghi công; Giải
thƣởng Nhà nƣớc; Nghệ sĩ Nhân dân; Nhà giáo Ƣu tú; Anh hùng Lao động.
- Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên ngƣời cụ thể.

-10-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

Ví dụ: Đại tƣớng Võ Nguyên Giáp; Thủ tƣớng Nguyễn Tấn Dũng; Phó Thủ
tƣớng; Phó Tổng Cục trƣởng; Phó Giám đốc; Trƣởng Phòng; Giáo sƣ Viện sĩ Nguyễn
Văn H; Tiến sĩ khoa học Phạm Văn M.
- Viết hoa danh từ chung đã riêng hóa.
Ví dụ: Bác, Ngƣời (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt
Nam). Chúng tôi đã đến thăm một trƣờng đại học ở Miền Trung. Đó là Trƣờng Đại
học Bách khoa. Đa số giảng viên của Trƣờng có trình độ trên đại học.
- Viết hoa tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm.
Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9; ngày Quốc tế Lao động 1-5; ngày Phụ nữ Việt
Nam 20-10; ngày Lƣu trữ Việt Nam lần thứ Nhất.
- Viết hoa tên các sự kiện lịch sử và các triều đại.
Ví dụ: Phong trào Cần vƣơng; Cách mạng tháng Tám; Phong trào Phụ nữ Ba
đảm đang; Triều Lý; Triều Trần.
- Viết hoa tên các loại văn bản và các điều khoản trong văn bản.
Ví dụ: Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng; Bộ luật Dân
sự; Luật Giao dịch điện tử; căn cứ Điều 10 Bộ luật Lao động; căn cứ Điểm a, Khoản 1,
Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử.
- Viết hoa tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí.

Ví dụ: tác phẩm Đƣờng kách mệnh; từ điển Bách khoa toàn thƣ; tạp chí Cộng
sản.
- Viết hoa tên các năm âm lịch, ngày tiết, ngày lễ, ngày và tháng trong năm.
Ví dụ: năm Kỷ Tỵ; Tân Hợi; tiết Lập xuân; tết Đoan ngọ; tết Nguyên đán; tết
Trung thu; thứ Hai; thứ Tƣ; tháng Năm; tháng Tám.
- Viết hoa tên gọi tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo.
Ví dụ: đạo Cơ Đốc; đạo Tin Lành; đạo Hòa Hảo;... Nho giáo; Thiên chúa giáo;
Hồi giáo;... lễ Phục sinh; lễ Phật đản.
Ghi chú: Một số từ có hai cách viết, đƣợc dùng trong các văn bản đang có hiệu
lực.
Ví dụ: "Huân chƣơng Lao động" hạng nhì; Huân chƣơng Lao động hạng Nhì;
"Tập thể lao động tiên tiến"; Tập thể Lao động tiên tiến; "Tập thể lao động xuất sắc";
Tập thể Lao động xuất sắc.
* Một số mẫu văn bản hành chính thông thường ( xem PHỤ LỤC 1)
-11-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

2.1.1.2. Quy trình luyện tập
a. Các bƣớc soạn thảo văn bản
Bƣớc 1: Xác định loại văn bản cần soạn thảo

Tùy vào nội dung, mục đích của văn bản mà chúng ta sẽ chọn loại văn bản
tƣơng ứng. Các cặp hay bị nhầm lẫn khi lựa chọn là công văn – tờ trình, nghị quyết –
quyết định, quy chế – quy định, chƣơng trình – kế hoạch, thông báo – chỉ thị.
VD: Để soạn thảo một văn bản về việc thực hiện thông báo về việc thực hiện
giờ giấc, nền nếp làm việc của cán bộ nhân viên ở công ty A, người soạn thảo trước

tiên cần xác định văn bản cần biên soạn là thông báo.
Bƣớc 2: Tìm mẫu văn bản tƣơng ứng với loại văn bản

Cố gắng tận dụng các mẫu có sẵn. Bạn có thể xin hoặc tự tạo ra các mẫu văn
bản hay dùng. Các văn bản do Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ luôn là một gợi ý
tốt vì họ là những đơn vị ban hành ra quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Nếu bạn chƣa có mẫu nào và phải soạn thảo một văn bản mới tinh thì hãy bắt
đầu với Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV để hoàn thiện một mẫu của riêng mình. Bạn
nên kiếm một bản cứng văn bản đã phát hành của cơ quan để học tập về cách trình
bày. Các bƣớc để tạo một mẫu văn bản nhƣ sau:
- Định dạng khổ giấy, lề
- Tạo mẫu phần đầu của văn bản: bao gồm quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số,
ký hiệu, ngày tháng năm, tên loại văn bản, trích yếu, kính gửi. Tất cả các yếu tố đƣợc
bố trí thành 2 cột, nên đƣa vào các ô bảng (table) để dễ căn chỉnh.
- Tạo mẫu phần kết của văn bản: Chức vụ, họ tên ngƣời ký, Nơi nhận.
- Định dạng phần nội dung văn bản.
VD: Để soạn thông báo với nội dung trên, người biên soạn cần tìm một thông
báo có sẵn hoặc tự tạo ra một mẫu thông báo

-12-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

CÔNG TY A

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


Số: /TB- …
Hưng Yên, ngày 01 tháng 01 năm 2015

THÔNG BÁO
Về việc thực hiện giờ giấc, nền nếp làm việc của công ty

Căn cứ vào… ngƣời có thẩm quyền đƣa ra kết luận nhƣ sau:
1…
2…
(nội dung của kết luận đƣợc thông báo đƣợc chia ra thành các điểm)
(Thẩm quyền ra kết luận) thông báo cho (ngƣời chủ thể có trách
nhiệm thi hành) đƣợc biết và thực hiện
Bƣớc 3: Viết phần nội dung văn bản

Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

a) Mở bài:
-…
- Phần mở bài của công văn, tờ trình thƣờng bắt đầu bằng:
-…
“Căn cứ Thông tƣ/Nghị định/công văn …” (có thể căn cứ
một hoặc
-…
Nguyễn
Thịmột
B số văn


bản có liên quan)

“Thực hiện ý kiến chỉ đạo của …”, “Thực hiện công văn số …”
“Phúc đáp công văn số …”, “Nhận đƣợc công văn số …”,
“Ngày …, <đơn vị A> có công văn số … đề nghị triển khai …”
Tiếp theo là một câu chuyển
“sau khi nghiên cứu, <cơ quan ban hành văn bản> :”
“<cơ quan ban hành văn bản> báo cáo nhƣ sau/có ý kiến nhƣ sau:”
-13-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

“<cơ quan ban hành văn bản> đã xây dựng/triển khai…”
“<cơ quan ban hành văn bản> nhận thấy…”
Đó là các cách mở đầu phổ biến, theo lối mòn, thƣờng áp dụng với các văn bản
để trả lời, thực hiện một văn bản khác. Tuy nhiên, đối với Tờ trình, đặc biệt là khi
trình các vấn đề mới, khó, phức tạp thì phần mở bài thƣờng bắt đầu bằng cách khái
quát hiện trạng, nêu ra vấn đề vƣớng mắc đang cần giải quyết.
-

Còn đối với Quyết định hành chính thì mở bài chỉ là:

“Căn cứ … <một loạt các văn bản có liên quan>;
Theo đề nghị của … (tại Tờ trình số …)”
VD:

CÔNG TY A


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /TB-…
Hưng Yên, ngày 01 tháng 01 năm 2015

THÔNG BÁO
Về việc thực hiện giờ giấc, nền nếp làm việc của công ty

Căn cứ vào tình hình phát triển của công ty A, đồng thời góp phần tạo
điều kiện nâng cao văn hóa tổ chức trong công ty, ban giám đốc đƣa ra kết
luận nhƣ sau:
1…
2…
(nội dung của kết luận đƣợc thông báo đƣợc chia ra thành các điểm)
(Thẩm quyền ra kết luận) thông báo cho (ngƣời chủ thể có trách
nhiệm thi hành) đƣợc biết và thực hiện
b) Thân bài:

Nơi nhận:
-…

GIÁM ĐỐC
-14-

-…
-…

Nguyễn Thị B



TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

Trình bày rõ vấn đề và nêu các yêu cầu, đề xuất, kiến nghị, giải pháp. Văn bản
nên có bố cục rõ ràng, nên chia thành các phần, mục, đoạn để ngƣời đọc dễ nắm bắt
thông tin. Không nên soạn một văn bản mà cả một trang chỉ thấy duy nhất một đoạn
dài lê thê.
Một số bố cục văn bản có thể tham khảo nhƣ sau:
- Bố cục Báo cáo:
1. Tình hình, kết quả triển khai
2. Thuận lợi, khó khăn, bài học kinh nghiệm.
3. Kiến nghị, đề xuất.
- Bố cục công văn trả lời, góp ý:
1. Về vấn đề A
2. Về vấn đề B
Hoặc
1. Ý kiến chung
2. Ý kiến cụ thể
- Bố cục Tờ trình:
1. Trình bày hiện trạng, khó khăn vƣớng mắc, nguyên nhân
2. Kiến nghị, đề xuất.
Tránh việc chỉ nêu ra vấn đề để xin ý kiến chỉ đạo mà không đƣa ra đƣợc bất cứ
giải pháp nào. Nên nêu ít nhất một giải pháp. Nếu có nhiều giải pháp thì nên phân tích
ƣu, nhƣợc điểm của từng giải pháp và đề xuất chọn giải pháp mình thấy hợp lý hơn.
-

Bố cục Quyết định: một quyết định thƣờng đƣợc chia làm 3 điều.

Điều 1: Nội dung vấn đề đƣợc quyết định.
Điều 2: Trách nhiệm/nhiệm vụ của các đơn vị có liên quan.
Điều 3: Tổ chức thực hiện. Nội dung của Điều này thƣờng đƣợc

trình bày nhƣ sau:
“<Trƣởng đơn vị văn phòng/hành chính>, theo Điều 1, Điều 2>, <Trƣởng đơn vị có liên quan> chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này.”

-15-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

Đa số các Quyết định đƣợc ngầm định là có hiệu lực kể từ ngày ký. Đối với các
Quyết định mà ngày hiệu lực xảy ra trƣớc hoặc sau ngày ký thì có thể thêm Điều về
hiệu lực văn bản hoặc gộp chung vào Điều 2, Điều 3.
Khi soạn văn bản nên dùng câu đơn cho ngắn gọn, dễ hiểu, hạn chế dùng câu
ghép, câu phức, câu có nhiều trạng ngữ, bổ ngữ dài. Mỗi vấn đề độc lập nên xuống
dòng, đặc biệt là đối với các kiến nghị, đề xuất, tránh gộp thành một câu dài với nhiều
dấu chấm phẩy (;).
Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản hành chính là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự,
tránh văn nói, tránh dùng những từ cảm tính. Có thể sử dụng các tính từ, trạng từ để
nhấn mạnh nhƣng không nên lạm dụng. Một văn bản với quá nhiều từ “rất”, “hết sức”,
“vô cùng” sẽ khiến ngƣời đọc mệt mỏi và giá trị nhấn mạnh của từ cũng bị giảm đi.
Mặt khác, văn bản hiện nay, đặc biệt là trong các báo cáo, hay sử dụng những từ giảm
nhẹ nhƣ “khá”, “hơi”, “tƣơng đối”. Thực ra những từ này xuất phát từ bệnh thành tích
và bệnh hình thức. Ngƣời sử dụng muốn bao che cho một kết quả chƣa thực sự tốt,

hoặc bản thân ngƣời đó cũng không đánh giá đƣợc mức độ thành công của kết quả.
Các vấn đề liên quan đến số liệu, nhất là các số liệu lặp lại theo thời gian, theo
đối tƣợng nên trình bày thành bảng biểu cho tiện theo dõi. Các bảng biểu lớn nên đƣa
ra phụ lục và mở ngoặc ghi.

-16-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

VD:

CÔNG TY A

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /TB-…
Hưng Yên, ngày 01 tháng 01 năm 2015

THÔNG BÁO
Về việc thực hiện giờ giấc, nền nếp làm việc của công ty

Căn cứ vào tình hình phát triển của công ty A, đồng thời góp phần tạo
điều kiện nâng cao văn hóa tổ chức trong công ty, giám đốc đƣa ra kết luận
nhƣ sau:
1. Thời gian bắt đầu làm việc buổi sáng là 8 giờ 00 phút…
2. Trang phục…

3. Ứng xử…
4. Nếu vi phạm thì xử lý nhƣ thế nào.
(Thẩm quyền ra kết luận) thông báo cho (ngƣời chủ thể có trách
nhiệm
c) Kết thi
bài hành) đƣợc biết và thực hiện

Thông
thƣờng cuối văn bản, ta có một câu kết để văn bản
khỏi bịĐỐC
hẫng, cuối của
Nơi
nhận:
GIÁM
câu này là dấu chấm hết (./.) để thể hiện kết thúc văn bản. Một số câu kết hay đƣợc sử

-…

dụng nhƣ sau:

-…

“Kính trình <lãnh đạo> xem xét, chỉ đạo/phê duyệt/quyết định./.”

-…

“Trân trọng cảm ơn./.”

Nguyễn Thị B

“Rất mong sự hợp tác từ phía Quý cơ quan./.”
“Kính đề nghị <cơ quan A> phối hợp thực hiện./.>
“<Cơ quan ban hành> có ý kiến nhƣ trên, đề nghị <cơ quan A> nghiên
cứu/xem xét, tham khảo/tổng hợp./.”
-17-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

VD:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CÔNG TY A
Số: /TB-…

Hưng Yên, ngày 01 tháng 01 năm 2015

THÔNG BÁO
Về việc thực hiện giờ giấc, nền nếp làm việc của công ty

Căn cứ vào tình hình phát triển của công ty A, đồng thời góp phần tạo
điều kiện nâng cao văn hóa tổ chức trong công ty, ban lãnh đạo công ty A
đƣa ra kết luận nhƣ sau:
5. Thời gian bắt đầu làm việc buổi sáng là 8 giờ 00 phút…
6. Trang phục…
7. Ứng xử…

8. Nếu vi phạm thì xử lý nhƣ thế nào.
9. Thời gian thực hiện từ ngày nào
Ban lãnh đạo công ty A thông báo cho toàn thể cán bộ nhân viên
Bƣớcty
4: đƣợc
Kiểm biết
tra lại
bản
trƣớc khi in
trong công
vàvăn
thực
hiện
Bƣớcnhận:
này rất quan trọng, nếu không kiểm tra kỹ,NGƢỜI
có thể phải
in THẨM
lại nhiều QUYỀN
lần
Nơi
CÓ
lãng phí giấy, nguy hiểm hơn là nếu nội dung có sai sót mà đƣợc phát hành ra ngoài

-…

thì sẽ khó thu hồi lại đƣợc. Cần đọc kỹ lại văn bản một lƣợt và kiểm tra các nội dung
sau:

-…
-…

Nguyễn
Thị B
- Định dạng khổ giấy, lề, phông chữ, cỡ chữ, đoạn văn bản,
số trang.
- Trích yếu văn bản đúng chƣa (nhiều khi copy văn bản sửa phần thân mà quên

sửa trích yếu).
- Ngày tháng văn bản, đặc biệt là năm vì khi chuyển năm ta vẫn dùng mẫu văn
bản từ năm cũ chuyển sang nên rất dễ nhầm.
- Phần căn cứ đã ghi đúng và đủ chƣa.
-18-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

- Chức danh, tên ngƣời ký đúng chƣa (có đôi khi sếp ta đã lên chức trƣởng mà
ta lại copy văn bản từ thời sếp còn là phó, khi đó thật là nguy hiểm).
- Nơi nhận đã phù hợp chƣa.
- Số tiền bằng chữ và số tiền bằng số phải khớp nhau.
- Số thứ tự các phần, chƣơng, điều, khoản, mục, điểm đã liên tục chƣa.
- Lỗi chính tả, lỗi soạn thảo.
- Điều chỉnh lại văn bản cho đẹp. Tránh những lỗi sau:
+ Có 1 chữ bị xuống dòng: Ví dụ nhƣ chữ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
thì chữ Nam lại nhảy xuống dòng dƣới. Khi đó có thể chọn chức năng Character
spacing để co chữ lên dòng trên.
+ Trang cuối của văn bản chả có gì ngoài phần chữ ký và Nơi nhận. Khi đó, co
lại vào một trang hoặc nên giãn ra để trang cuối có ít nhất một dòng kết văn bản.
+ Đầu mục của đoạn nằm ở cuối trang. Khi đó, nên chuyển nó sang hẳn trang

sau.
Bƣớc 5: In văn bản và kiểm tra lại lần nữa trên bản cứng

2.1.2. Kỹ năng trình bày văn bản khoa học
2.1.2.1. Khái quát chung về văn bản khoa học
* Phân loại văn bản khoa học
Văn bản khoa học (báo cáo khoa học) gồm rất nhiều loại:
-

Báo cáo khoa học trong nhà trƣờng nhƣ: đồ án môn học, đồ án/khóa luận tốt
nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ;

-

Báo cáo khoa học của đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, cấp trƣờng;

-

Các bài báo khoa học đăng trên các tạp chí chuyên ngành.

* Văn phong của văn bản khoa học
Văn bản khoa học phải đƣợc viết bằng một thứ tiếng Việt chuẩn xác, rõ
ràng, mạch lạc. Văn phong của luận văn phải thể hiện sự nghiêm túc, giản dị,
khoa học. Trong đồ án/ khóa luận, ngƣời nghiên cứu chủ yếu đƣa ra, trình bày
các sự kiện, những luận cứ, luận chứng, một cách khách quan, rồi phân tích, lập
luận, chứng minh để rút ra những kết luận có sức thuyết phục, tránh thể hiện
tình cảm yêu, ghét đối với đối tƣợng nghiên cứu và tránh dùng nhiều tính từ, lối
so sánh, ẩn dụ, ví von …
-19-

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

Lời văn trong văn bản khoa học nên đƣợc dùng ở thể bị động, nên tránh
dùng đại từ nhân xƣng, nhƣ tôi, chúng tôi, em… mà thay vào đó có thể dùng tác
giả, ngƣời viết luận văn này…
* Định dạng văn bản khoa học
- Khổ giấy A4, in một mặt
- Phông chữ: theo mã Unicode, kiểu chữ Times New Roman (UNICODE), cỡ 13
hoặc 14.
- Khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn văn bản: 1.5 lines
- Khoảng cách giữa các đoạn: có thể dùng spacing – before 3pt, after 0pt, dòng
đầu tiên của mỗi đoạn lùi vào trong 1 cm.
- Căn lề đều hai bên, cách lề nhƣ sau:
lề trên 2,5 cm

lề trái 3 cm

lề phải 2 cm

lề dƣới 2,5cm
- Số trang nên đƣợc đánh ở giữa, phía trên đầu hoặc cuối mỗi trang giấy.
-

Phông chữ có kích thƣớc nhƣ sau: Tiêu đề chƣơng có kích thƣớc 16 in đậm,
tiêu đề mục có kích thƣớc 14, in đậm; tiểu mục có kích thƣớc 14 in nghiêng;
tiểu mục con có kích thƣớc 14, gạch chân. Không đánh số dƣới mức tiểu
mục con.

-

Các từ nƣớc ngoài phải đƣợc Việt hóa. Chỉ giữ các từ chuyên ngành bằng
tiếng nƣớc ngoài nếu không có từ tiếng Việt tƣơng ứng.

* Cấu trúc của văn bản khoa học
Để có đƣợc kỹ năng viết báo cáo khoa học, sinh viên cần nhận biết đƣợc
cấu trúc về nội dung, hình thức trình bày của từng loại báo cáo. Cụ thể:
I. ĐỒ ÁN MÔN HỌC
Cấu trúc đồ án môn học đƣợc trình bày gồm những phần sau:
-20-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

1).Bìa (mẫu 1 – PHỤ LỤC 2)
2).Nhiệm vụ đồ án môn học
3).Lời cảm ơn (nếu có)
4).Mục lục
5).Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt, hình vẽ, đồ thị, bảng (nếu có).
6).Lời nói đầu
7).Phần tổng quan về đề tài
8).Phần nội dung và kết quả nghiên cứu
9).Phần kết luận và kiến nghị
10).Tài liệu tham khảo
11).Phụ lục
II. ĐỒ ÁN, KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Đồ án/ khóa luận tốt nghiệp đƣợc trình bày theo thứ tự các phần nhƣ sau:
1).Bìa chính (mẫu 2 – PHỤ LỤC 2)
2).Bìa phụ (mẫu 3)
3).Lời cam đoan (mẫu 4)
4).Lời cảm ơn (nếu có) (mẫu 5)
5).Mục lục (mẫu 6)
6).Danh mục các cụm từ viết tắt (mẫu 7)
7).Danh mục các bảng biểu (nếu có) (mẫu 8)
8).Danh mục các hình vẽ (nếu có) (mẫu 9)
9).Phần mở đầu:
Phần mở đầu phải nêu đƣợc tính cấp thiết của đề tài, mục đích nghiên
cứu, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu, phƣơng pháp
nghiên cứu.
10).Phần nội dung
Phần nội dung gồm các chƣơng (thƣờng từ 2-3 chƣơng), cuối mỗi
chƣơng có tiểu kết. Số thứ tự của các chƣơng, mục lục đƣợc đánh bằng hệ
thống số Ả rập, không dùng số La mã. Các mục và tiểu mục đƣợc đánh số bằng
-21-


TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

các nhóm hai hoặc ba số, cách nhau một dấu chấm: số thứ nhất chỉ chƣơng, số
thứ hai chỉ mục, số thứ ba chỉ tiểu mục. Tối đa chỉ đƣợc 4 (bốn) số. Ví dụ:
Chƣơng 2. ...
2.1. ...
2.1.1. …
2.1.1.1. …

2.2. ...
(Ví dụ: 2.1.1.1 chỉ tiểu mục con 1, nhóm tiểu mục 1, mục 1, chƣơng 2).
11). Phần kết luận và kiến nghị
Kết luận của đồ án, khoá luận phải khẳng định những kết quả đạt đƣợc,
những đóng góp mới và những đề xuất mới. Kết luận cần ngắn gọn, không có
lời bàn và bình luận thêm.
12). Danh mục tài liệu tham khảo (mẫu 10)
13).Phần phụ lục (nếu có)
Phụ lục là những bảng, biểu, số liệu, sơ đồ, hình vẽ, kết quả điều tra, khảo
sát … có tác dụng chứng minh, minh họa cho các nội dung của luận văn mà
nếu đƣa vào luận văn thì không đẹp và chiếm nhiều trang nên đƣợc đƣa vào
phần cuối cùng của luận văn và không tính số trang
III.

LUẬN VĂN THẠC SĨ

1).Bìa chính (mẫu 11)
2).Bìa phụ (mẫu 12)
3).Lời cảm ơn
4).Bản cam kết
5). Mục lục
6).Danh mục các hình vẽ
7).Danh mục các bảng biểu
8).Phần mở đầu: tính cấp thiết của đề tài, mục đích nghiên cứu, đối tƣợng và
phạm vi nghiên cứu, ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài, cấu trúc của luận văn.
9).Phần nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn thạc sĩ có từ 3 đến 4
chƣơng nhƣ sau:
-22-

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN

KHOA SƢ PHẠM KỸ THUẬT

Chƣơng 1: Tổng quan (chiếm tỷ lệ khoảng 10-20%)
- Trình bày đƣợc tổng quan trên thế giới và Việt Nam đến vấn đề mà tác giả đề
xuất nghiên cứu;
- Tổng quan về vấn đề nghiên cứu: sự xuất hiện của vấn đề, các phƣơng pháp
giải quyết đã đƣợc áp dụng, những khó khăn, tồn tại và lựa chọn hƣớng nghiên cứu
trong luận văn;
- Chƣơng tổng quan và phần giới thiệu ban đầu thƣờng không quá 20 trang.
Chƣơng 2: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết và cơ sở dữ liệu (cơ sở thực tiễn)
(chiếm tỷ lệ khoảng 35-45%)
- Nêu cơ sở lý thuyết đƣợc vận dụng trong đề tài luận văn hoặc lý thuyết mới do
tác giả đề xuất;
- Lựa chọn phƣơng pháp hay công thức, quy trình tính toán, áp dụng để giải
quyết vấn đề chung đặt ra, và phải có những kết quả của chính tác giả luận văn (nếu
thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên, kỹ thuật), hoặc cơ sở thực tiễn của vấn đề nghiên
cứu (nếu thuộc lĩnh vực khoa học xã hội)
- Nội dung của phần cơ sở lý thuyết, cơ sở dữ liệu/ cơ sở thực tiễn này phải gắn
liền với nội dung ở của đề tài.
Chƣơng 3 (hoặc chƣơng 3 và chƣơng 4 - Nếu luận văn có 4 chƣơng): Đƣa ra
hƣớng giải quyết cho vấn đề nghiên cứu (chiếm tỷ lệ khoảng 45-55%)
Đây là nội dung cốt lõi của luận văn cao học.
(Lưu ý: Số chương của luận án do Người hướng dẫn khoa học và người nghiên
cứu quyết định căn cứ vào lĩnh vực nghiên cứu, tên đề tài, mục đích, nhiệm vụ nghiên
cứu và phương pháp nghiên cứu.)

10).Phần kết luận và kiến nghị
Nêu rõ:

-

Những kết quả đã đạt đƣợc

-

Những tồn tại trong quá trình thực hiện luận văn.

- Những kiến nghị về hƣớng nghiên cứu tiếp theo.

11).Tài liệu tham khảo
12).Phụ lục
IV.

LUẬN ÁN TIẾN SĨ
-23-