TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN
KHOA KINH TẾ

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
(Tài liệu lưu hành nội bộ)

Hưng Yên


Kế toán hành chính sự nghiệp

Mục lục
Chương 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN ............... 2
1.1. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán trong đơn vị HCSN....................................... 2
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp. ........................................ 2
1.1.2. Nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp. ........................................................ 2
1.2 Tổ chức công tác kế toán HCSN ........................................................................ 3
1.2.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp. ........................................... 3
1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN ...................................................... 4
1.3. Tổ chức bộ máy kế toán. ................................................................................. 21
Chương 2: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ............................................................. 28
2.1. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. .............................................................. 28
2.1.1. Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền .................................................... 28
2.1.2. Quy định hạch toán vật tư ............................................................................ 28
2.2. Kế toán vốn bằng tiền ..................................................................................... 30
Chương 3: KẾ TOÁN VẬT TƯ, SẢN PHẨM HÀNG HOÁ ................................. 39
3.1. Nhiệm vụ của kế toán vật tư, sản phẩm, hàng hóa. .......................................... 39
3.2. Tài khoản sử dụng ........................................................................................... 42
3.3.Phương pháp hạch toán. ................................................................................... 43
Chương 4: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ........................................................... 48

4.1. Phân loại, đánh giá TSCĐ. .............................................................................. 48
4.2. Tài khoản sử dụng: ........................................................................................... 50
4.3. Phương pháp kế toán ........................................................................................ 51
CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN ..................................... 55
5.1. Kế toán thanh toán với công nhân viên, đối tượng khác và các khoản trích theo
lương ..................................................................................................................... 55
5.2. Kế toán các khoản nợ phải thu, tạm ứng: ........................................................... 65
5.3. Kế toán các khoản phải trả, phải nộp. .............................................................. 68
Chương 6: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU ............................................................. 80
6.1. Các khoản thu ................................................................................................. 80
Chương 7. KẾ TOÁN CÁC LOẠI HOẠT ĐỘNG ................................................. 83
7.1. Kế toán chi và nguồn kinh phí chi cho hoạt động sự nghiệp. ........................... 83
7.2. Kế toán chi và nguồn kinh phí dự án. .............................................................. 95

Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên

Page 1


Kế toán hành chính sự nghiệp
Chương 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN
1.1. Nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán trong đơn vị HCSN
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp.
Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một
nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lí Nhà nước về một hoạt động nào đó. Đặc
trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện
nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ
công theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo chuẩn mực, định mức của Nhà
nước.
Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lí và

kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình chấp hành dự
toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước tại đơn vị.
1.1.2. Nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
Để thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán công trong đơn vị hành chính sự
nghiệp phải làm tốt công tác các nhiệm vụ sau đây:
-

Thu thập, phản ánh, xử lí và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được
tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí cũng như các
khoản thu khác phát sinh tại đơn vị.

-

Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực
hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước. Kiểm
tra tình hình chấp hành kỉ luật thu, chi, nộp Ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán
và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước.

-

Kiểm tra tình hình quản lí sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị.

-

Theo dõi, kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới,
tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới.

-

Lập, nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lí và cơ quan tài chính đúng

hạn và đúng quy định.

-

Cung cấp thông tin cần thiết để phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các
định mức chi tiêu. Đồng thời tiến hành phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn
kinh phí, vốn và các quỹ ở đơn vị.

Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên

Page 2


Kế toán hành chính sự nghiệp
1.2 Tổ chức công tác kế toán HCSN
1.2.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp.
Bản thân công tác kế toán bao gồm các công việc về chứng từ, ghi sổ, tính giá và
lập các báo cáo tài chính. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán là tạo ra mối liên hệ giữa
các công việc trong từng phần hành kế toán cụ thể. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hoá
nội dung hạch toán kế toán cụ thể. Mức độ cụ thể hoá tuỳ thuộc vào quy mô của từng đơn
vị cũng như số lượng nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên về tổng thể, trong một đơn vị HCSN
thường bao gồm các phần hành kế toán sau đây:
* Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng (bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và các
chứng chỉ có giá của đơn vị).
* Kế toán vật tư, tài sản
Kế toán vật tư, tài sản có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến
động theo từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tại đơn vị. Riêng đối với TSCĐ
bên cạnh việc theo dõi từng loại tài sản về mặt hiện vật, kế toán còn phải theo dõi về

nguyên giá và giá trị còn lại của từng loại. Ngoài ra kế toán còn nhiệm vụ phản ánh công
tác đầu tư xây dựng cơ bản và tình hình sửa chữa lớn tài sản cố định.
* Kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản
phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng
(người mua, người bán, người cho vay, cấp trên, Ngân sách, công nhân viên…).
* Kế toán nguồn kinh phí
Nhiệm vụ của kế toán nguồn kinh phí là phản ánh tình hình hiện có và biến động tăng
giảm trong kì của các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí đã
hình thành TSCĐ, NVKD, các quỹ cơ quan, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản của
đơn vị.
* Kế toán các khoản thu
Kế toán các khoản thu có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phát sinh
trong đơn vị như các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động SXKD… tại đơn
vị cũng như tình hình phân phối, sử dụng và thanh toán các khoản thu.

Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên

Page 3


Kế toán hành chính sự nghiệp
* Kế toán các khoản chi
Kế toán các khoản chi có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh
trong đơn vị như các khoản chi hoạt động chuyên môn, chi dự án cũng như tình hình xét
duyệt và thanh quyết toán theo từng khoản chi. Ngoài ra tại các đơn vị có tiến hành hoạt
động SXKD kế toán còn phải theo dõi các khoản chi hoạt động SXKD, trên cơ sở đó, xác
định kết quả hoạt động tại đơn vị.
1.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN
Khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN đều phải căn cứ vào 2 yếu tố

cơ bản sau:
- Quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị
- Các quy định của luật kế toán, chế độ kế toán HCSN và các văn bản hướng dẫn hiện
hành.
Nội dung tổ chức công tác kế toán HCSN bao gồm:
a) Tổ chức vận dụng một số quy định chung:
*) Phân loại kế toán
- Kế toán tài chính và kế toán quản trị
- Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
- Kế toán đơn và kế toán kép.
*) Yêu cầu tổ chức kế toán HCSN
Trên cơ sở yêu cầu chung đặt ra cho kế toán và đặc điểm hoạt động của các đơn vị
HCSN, khi tổ chức thực hiện công tác kế toán HCSN phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Đầy đủ
- Rõ ràng
- Trung thực
- Liên tục
- Hệ thống
- Tiết kiệm, hiệu quả
*) Nguyên tắc tổ chức kế toán HCSN
- Giá gốc
- Nhất quán
- Khách quan

Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên

Page 4


Kế toán hành chính sự nghiệp

- Công khai
- Thận trọng
- Mục lục ngân sách nhà nước: Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử
dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện các nguyên tắc nói trên còn phải
thực hiện nguyên tắc kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.
*) Đối tượng kế toán
Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử
dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm:
-

Tiền và các khoản tương đương tiền

-

Vật tư và TSCĐ

-

Nguồn kinh phí, quỹ

-

Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán

-

Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạy động

-


Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán

*) Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng
ngoài tệ phải ghi theo nguyên tệ và đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc quy
đổi theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Nhà nước Việt nam hoặc Bộ tài chính công bố tài
thời điểm phát sinh (ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt nam thì quy đổi thông
qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt nam).
*) Đơn vị hiện vật và thời gian lao động.
*) Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán
*) Chữ số rút gọn và làm tròn số khi lập báo cáo tài chính.
*) Kỳ kế toán.
*) Trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin, tài liệu kế toán.
- Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, phải
đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán.
- Đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra, kiểm toán. Các đơn vị được
cung cấ tài liệu kế toán có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và hoàn trả tài liệu kế toán đầy
đử, đúng hạn.

Bộ môn kế toán – Khoa Kinh tế- Trường Đại học SPKT Hưng Yên

Page 5


K toỏn hnh chớnh s nghip
b) T chc vn dng h thng chng t k toỏn.
H thng chng t k toỏn ỏp dng cho n v Hnh chớnh s nghip hin nay c
quy nh trong Ch k toỏn HCSN (ban hnh theo Q s 19/2006/Q-BTC ngy
30/03/2006 ca B trng BTC)

*) Phõn loi chng t k toỏn
*) Cỏc ni dung c bn ca chng t:
*) Lp chng t k toỏn
*) Ký chng t k toỏn
*) Vn dng mu chng t k toỏn
- Mu chng t k toỏn bao gm mu chng t k toỏn bt buc v mu chng t k toỏn
hng dn
- Biu mu chng t k toỏn bt buc do B ti chớnh hoc n v c B ti chớnh y
quyn in v phỏt hnh.
*) Trỡnh t lp v x lý chng t k toỏn.
*) Sao chp chng t k toỏn
Ch c sao chp chng t k toỏn trong cỏc trng hp sau õy:
-

n v k toỏn cú d ỏn vay n, vin tr ca nc ngoi theo cam kt v phi np
bn chng t chớnh cho nh ti tr nc ngoi.

-

n v k toỏn b c quan Nh nc cú thm quyn tm gi hoc tch thu bn chớnh
chng t k toỏn.

-

Chng t k toỏn b mt hoc b hy hoi do cỏc nguyờn nhõn khỏch quan.

*) Sp xp, bo qun chng t k toỏn
c) T chc vn dng h thng ti khon k toỏn.
- Yờu cu ca vic vn dng h thng ti khon k toỏn
- H thng ti khon k toỏn ỏp dng cho n v Hnh chớnh s nghip hin nay c quy

nh trong Ch k toỏn HCSN (ban hnh theo Q s 19/2006/Q-BTC ngy
30/03/2006 ca B trng BTC) bao gm 8 loi: 35 ti khon cp 1 trong Bng cõn i k
toỏn v 7 ti khon ngoi Bng cõn i k toỏn.
d) T chc vn dng hỡnh thc k toỏn v h thng s k toỏn.
Sổ kế toán dùng để ghi chép có hệ thống các số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc
và các chứng từ kế toán khác hợp lý, hợp pháp, phục vụ cho nhiều mục đích quản lý khác

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 6


K toỏn hnh chớnh s nghip
nhau. Vì vậy, sổ kế toán cần phải có nhiều loại sổ để phản ánh tính đa dạng, phong phú
của số liệu và phục vụ được những yêu cầu quản lý khác nhau.
- Sổ tổng hợp: là loại sổ dùng để theo dõi những chỉ tiêu tổng hợp v một đói tượng
nhất định, sổ tổng hợp thường được ghi định kỳ và chỉ theo dõi đối tượng theo chỉ tiêu tiền
tệ (thước đo giá trị), được làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính kế toán. Căn cứ ghi sổ
tổng hợp có thể là chứng từ gốc hoặc có thể là chứng từ trung gian (chứng từ ghi sổ, bảng
kế chứng từ...). Số tổng hợp thường là sổ Cái tài khoản
- Sổ chi tiết: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về một đối tượng (một tài khoản hoặc
một chỉ tiêu phản ánh). Sổ chi tiết mở theo tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3. Sổ chi tiết có thể
mở vì 2 mục đích: Quản lý chi tiết đối tượng cần quản lý và để đối chiếu hoặc làm căn cứ
ghi cào sổ tổnghợp (mục đích quản lý và mục đích nghiệp vụ kế toán).. Trên thực tế sổ chi
tiết thường được mở cho các đối tượng: tiền ngoại tệ, tài sản cố định, vật tư, hàng hoá, sản
phẩm,...
Sử dụng sổ kế toán là một kỹ thuật nghiệp vụ, để đảm bảo sự thống nhất cần quy định
các ký thuật: mở sổ, ghi sổ, chữa sai sót trên sổ, chữa sổ và khóa sổ kế toán... đảm bảo
công tác kế toán trên sổ được thực hiện chuẩn xác, thống nhất, làm cho số liệu kế toán trên
sổ trở thành ngôn ngữ.

* Mở sổ kế toán.
Sổ kế toán quy định mở vào đầu niên độ. Đối với Doanh nghiệp mới thành lập, sổ
kế toán được mở từ ngày thành lập. Đơn vị kế toán phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở
theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ nhất định. Các sổ mở cần đăng ký với cơ quan thuế
và tài chính, sổ quyển phải có dấu giáp lai giữa hai trang sổ liền nhau, phải đăng ký số
trang sổ mở và đóng thêm nếu thiếu khi sử dụng.
Căn cứ mở sổ sổ thường là căn cứ bảng cân đối kế toán đầu năm (nếu là đơn vị mới
thnàh lập) hoặc dựa vào thực tế sổ sử dụng năm trức để có kết hợp sự thay đổi bổ sung
trong niên độ mở sổ.
Sổ mở được dùng trong suốt niên độ theo thông lệ quốc tế, niên độ sử dụng sổ sách
mở là 12 tháng gồm 365 ngày; Việt Nam quy định niên độ tài chính để mở sổ là 12 tháng
kể từ ngày 01-01-N đến ngày 31-12-N
Cuối sổ phải có các chữ ký quy định cũng như tính hợp pháp của mở sổ cũng như
số liệu được ghi vào đó trong suốt niên độ.
* Kỹ thuật ghi sổ kế toán.
- Ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định.
- Số liệu ghi trên sổ phải ghi rõ căn cứ chứng từ của nghiệp vụ hoặc ghi rõ nội dung
số liệu chuyển sổ từ đầu.
- Số liệu ghi trên sổ phải rõ ràng, sạch sẽ và ghi liên tục, không được cách dòng để
tránh điền thông tin thêm vào.
- Số tiền dương được ghi bằng mực xanh, số tiền âm (theo quy ước là số điều chỉnh
giảm) được ghi bằng mực đỏ hoặc đóng khung.
- Khi có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng quy định.
- Khi chuyển sổ mà chưa kết thúc niên độ, cầng ghi rõ cộng mang sang ở trang

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 7



K toỏn hnh chớnh s nghip
trước và công tang trước ở trang sau.
* Kỹ thuật sửa chữa sai sót trên sổ kế toán.
Trong quá trình ghi sổ kế toán, có thể xảy ra các trường hợp sai sót do:
- Ghi sai các số liệu từ chứng từ vào sổ kế toán (ghi nhiều hơn hoặc nhỏ hơn).
- Bỏ sót định khoản (bỏ sót nghiệp vụ).
- Ghi trùng lặp các định khoản.
- Ghi sai quan hệ đối ứng.
Để đảm bảo số liệu kế toán khớp với thực tế tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả
kinh doanh... thì cần hết sức hạn chế những sai sót có thể xảy ra. Khi phát hiện ra sai sót,
dù là trong hay sau kỳ hạch toán, niên độ kế toán, cần phải áp dụng các phương pháp chữa
sổ theo những nguyên tắc thống nhất quy định. Các nguyên tắc làm cơ sở cho việc sửa
chữa sai sót đó là:
+ Phải thường xuyên đối chiếu sổ để phát hiện sớm trước khi cộng sổ, kết dư sổ,
chuyển sổ giữa 2 kỳ kế toán, giữa 2 niên độ kế toán.
+ Khi phát hiện sai cần tuỳ thuộc vào tính chất thời điểm pháthiện để dùng kỹ
thuật sửa thích hợp. Trong bất kỳ cách sửa sổ nào cũng không đưowcj tẩy xoá làm mờ,
mất, làm không rõ ràng số sai cần sửa.
Các kỹ thuật chữa sổ như sau:
1) Cải chính số liệu trên sổ
Phương pháp cải chính là phương pháp trực tiếp thay thế phần ghi sai bằng phần ghi
đúng.
Phương pháp cải chính chỉ dùng khi mọi sai sót được phát hiện sớm, chưa cộng sổ
nhưng không sai quan hệ đối ứng. Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối
ứng của các tài khoản, sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
Cách chữa: dùng mực đỏ gạch ngang vào giữa dòng sai số (không được làm mất, làm
mờ số sai) sau đó ghi lại con số hoặc chữ đúng bằng mực thường với cùng số hiệu chứng từ
gốc lên phía trên số bị gạch bỏ. Người cải chính phải ký tên trên dòng có sai sót.
* Phương pháp ghi bổ sung.
Phương pháp này áp dụng khi bỏ sót nghiệp vụ hoặc con số đã ghi sổ nhỏ hơn con số

thực tế cần ghi và sai sót phát hiện muộn, khi đã cộng dồn số liệu và cũng không sai quan
hệ đối ứng.
Cách chữa: dùng mực xanh (đen), thực hiện một định khoản bằng số ghi sót hoặc
bằng số chênh lệch giữa số đúng và số sai.
* Phương pháp ghi số âm.
Phương pháp ghi số âm dùng khi số ghi trên sổ kế toán lớn hơn số thực tế phát sinh,
ghi sai quan hệ đối ứng, ghi trùng số 2 lần hoặc phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo
tài chính cho cơ quan có thẩm quyền
Cách chữa sổ: số đã ghi sổ lớn hơn số thực tế phát sinh: thì dùng mực đỏ (bút toán
đỏ) ghi số thừa trên sổ theo đúng quan hệ đối ứng đã ghi (bằng cách đặt số cần ghi vào

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 8


K toỏn hnh chớnh s nghip
trong ô hình chữ nhật hoặc trong dấu (...), đồng thời ghi giải thích - điều chỉnh giảm cho
nghiệp vụ nào).
- Nếu ghi trùng định khoản (nghiệp vụ) 2 lần hoặc ghi sai định khoản: dùng mực đỏ
(bút toán đỏ) ghi lại định khoản sai hoặc trùng sau đó dùng mực thường ghi lại định khoản
đúng.
* Kỹ thuật khoá sổ kế toán.
Khoá sổ kế toán thường được thực hiện vào ngày cuối của niên độ kế toán, giữa các
kỳ báo cáo và xã định kết quả, trong một vài trường hợp, kế toán phải khoá sổ trong kỳ kế
toán để kết dư, kiểm tra số liệu.
Trước khi kháo sổ cần tiến hành ghi nốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện
các bút toán điều chỉnh cần thiết, kiểm tra, đối chiếu số liệu...
Khi khoá sổ, kế toán tiền hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính
xác của số liệu, sau đó ghi bút toán khoá sổ chuyển cột của số dư tài khoản.

Hình thức kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu
nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của
chứng từ gốc.
Hình thức kế toán bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Số lượng sổ và kết cấu của từng sổ
- Trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ
- Mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau trong quá trình xử lý thông tin.
Việc tổ chức sổ sách kế toán trong mỗi đơn vị cần thống nhất theo một trong các hình
thức kế toán dưới đây.
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Nhật ký- sổ cái
- Hình thức Chứng từ ghi sổ

+) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Đây là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ
cũng như đặc trưng về trình tự hạch toán
- Đặc điểm:
+ Nhật ký - sổ cái được sử dụng làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi chép tất cả
các hoạt động kinh tế theo thứ tự thời gian và theo hệ thống.
+ Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết.
- Sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ nhật ký sổ cái: chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất đó là Nhật ký - sổ cái,
sổ này dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian và theo
hệ thống. Sổ này được mở cho suốt (từng) niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng.
Bộ, sở .....
Nhật ký Sổ cái
Đơn vị:.....
Năm...............

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn


Page 9


K toỏn hnh chớnh s nghip
Ngày
tháng
vào
sổ

Chứng từ
SH

Diễn giải

NT

Tổng số
tiền
phát
sinh

Số hiệu TKĐƯ
Nợ

Có

TK ...
Nợ


Có

TK ...
Nợ

Số dư đầu kỳ
...
Cộng số dư cuối kỳ n
Số dư đầu kỳ (n+1)
...

+ Sổ thẻ kế toán chi tiết: Các sổ kế toán chi tiết được mở chi tiết cho các tài khoản
cấp I cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ kế toán chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc vào yêu cầu
quản lý kinh tế, tài chính nội bộ doanh nghiệp, như Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu,
Thẻ kho...
- Phương pháp ghi sổ:
Hạch toán trên Nhật ký - Sổ cái được thực hiện vừa theo thứ tự thời gian, vừa theo hệ
thống cho từng tài khoản riêng biệt. Các tài khoản sổ cái được trình bày trên cùng một
trang sổ: Nhật ký - Sổ cái.
Cơ sở ghi Nhật ký - sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc cùng loại. Nhật
ký - Sổ cái được ghi hàng ngày (thường xuyên).
-

Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái.

+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiến hành định khoản rồi ghi trực
tiếp vào Nhật ký - Sổ cái. Đối với những chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều trong kỳ,
có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc và lấy số tổng cộng ghi một lần vào Nhật ký - Sổ cái
nhằm giảm bớt khối lượng ghi sổ. Mỗi chứng từ (bảng tổng hợp chứng từ) ghi vào một
dòng của Nhật ký - Sổ cái.

+ Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà có thể mở các sổ, thẻ kế toán chi
tiết cho phù hợp: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế
toán liên quan, cuối tháng (cuối quý) tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các
bảng tổng hợp chi tiết. Cuối kỳ kiểm tra đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với số
liệu ở sổ Nhật ký - Sổ cái, giữa sổ quỹ với Nhật ký - Sổ cái, căn cứ vào số liệu ở sổ Nhật ký
- Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành lập báo cáo kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toán
tiết
B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hngchi
Yờn

Page 10

Có


K toỏn hnh chớnh s nghip
Sổ quỹ

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc

Bảng tổng hợp
chi tiết

Nhật ký - Sổ cái


Báo cáo tài chính
Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu

+) Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Đặc điểm: đây là hình thức kế toán phát triển cao hơn so với các hình thức
Nhậtkýchung hay Nhật ký sổ cái trong lĩnh vực thiét kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý
hoá cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt. Các hoạt động kinh tế, tài chính được
phản ánh trên chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ rồi từ đó ghi
vào các sổ tổng hợp liên quan. Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ
thống trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: sổ cái các tài khoản và Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ. Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ kế toán
riêng biệt.
- Sổ kế toán sử dụng:
+ Chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tài khoản): Sổ này có nhiều dạng và nội dung phản ánh:
Chứng từ ghi sổ lập trên cơ sở chứngtừ gốc có cùng một nội dung kinh tế (phiếu thu, phiếu chi,
phiếu nhập...). Tuỳ theo tính chất phát sinh nghiệp vụ của đối tượng phản ánh mà có thể lập
chứng từ ghi sổ hàng ngày hoặc 3.5.7.10 ...ngày.
Chứng từ ghi sổ phải đính kèm chứng từ gốc mới có giá trị pháp lý để ghi tiếp vào các sổ
tổng hợp khác.
Chứng từ ghi sổ
Số ..........
Ngày.........tháng.......năm.........
Số hiệu tài khoản

Số tiền


Ghi chú

Trích yếu

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 11


K toỏn hnh chớnh s nghip
Có
Nợ

x

x

x

Cộng

Kèm theo.....chứng từ gốc
Ngày.... tháng... năm....
Người lập

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)


(Ký, họ tên

+ Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ ghi
sổ đã lập trong tháng.
.Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm..........
Chứng từ ghi sổ
Số hiệu

Ngày,tháng

Cộng tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý

Số tiền

Chứng từ ghi sổ

Số hiệu

Số tiền
Ngày, tháng

Cộng tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý

Ngày.... tháng... năm....
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)


Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)

Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)

Sổ cái: Là sổ ghi theo hệ thống để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản được ghi trên
một trang sổ cái. Sổ cái của hình thức kế toán này có thể chi tiết theo tài khoản cấp 2.3 ...
Sổ cái
Năm:.........
Tài khoản..................

Số hiệu .....

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 12


K toỏn hnh chớnh s nghip
Ngày Chứng từ ghi Diễn giải
tháng sổ
ghi sổ Số
Ngày
hiệu tháng

Tài
Tổng số Tài khoản cấp 2
khoản tiền

đối
Nợ C Tài
Tài
ứng
ó khoản...
khoản...
Nợ Có Nợ Có

...

Dư đầu kỳ
...
...
...
Cộng phát sinh
Số dư cuối kỳ n
Số dư đầu kỳ (n+1)

Ngày.... tháng... năm....
Người ghi sổ

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)


+ Sổ thẻ kế toán chi tiết: được mở để theo dõi chi tiết cho các đối tượng kế toán đã
được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp.
- Phương pháp ghi sổ:
Hàng ngày, từ các chứng từ gốc, kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp ghi vào Chứng
từ ghi sổ, hoặc từ các chứng từ gốc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi từ bảng tổng hợp
chứng từ gốc định kỳ ghi vào Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó từ Chứng từ ghi sổ ghi vào các sổ cái các tài khoản liên
quan. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà có thể mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết
cho phù hợp. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ, thẻ kế toán
liên quan, cuối tháng (cuối quý) tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng
tổng hợp chi tiết. Cuối tháng (quý) đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với số liệu
ở sổ cái, đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên sổ cái. Tính tổng
số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, và số Dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ cái, và
từ sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Cộng tổng số tiền của các nghịêp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số liệu trên bảng cân
đối tài khoản, từ bảng cân đối tài khoản lập báo cáo tài chính.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn
Sổ quỹ

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toán


Page 13


K toỏn hnh chớnh s nghip

Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
: Quan hệ đối chiếu.

+) Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Đặc điểm: là hình thức sổ kế toán đơn giản, tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc
ghi sổ theo hệ thống. Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để
ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt (Nhật ký chung và Sổ cái).
- Sổ kế toán sử dụng:
+ Nhật ký chung: là sổ nhật ký chủ yếu, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
phản ánh ở chứng từ gốc đều được ghi chép theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng
tài khoản vào sổ Nhật ký chung. Nhật ký chung mở chung cho các đối tượng, thường là sổ
quyển, không có sổ tờ rời.
Mẫu Nhật ký chung có dạng

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 14


K toỏn hnh chớnh s nghip
Nhật ký chung
Năm...............


Địa chỉ:.....

ĐVT:
Chứng từ

Ngày
tháng
ghi sổ

Số

Ngày

hiệu

tháng

Số hiệu
Diễn giải

Đã ghi

STT

tài

sổ cái

dòng


khoản

Số phát sinh

Nợ

Có

đối ứng
Số trang trước
chuyển sang

Cộng chuyển
sang trang sau
Cộng

Ngày.... tháng... năm....
Người ghi sổ

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

+ Nhật ký đặc biệt: đối với các đối tượng kế toán có số nghiệp vụ kinh tế phát sinh

nhiều, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, kế toán có thể mở sổ Nhật ký chuyên
dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng đó. Thông thường Nhật ksy đặc
biệt có kết cấu không giống nhau, vì yêu cầu nội dung hạch toán của mỗi đối tượng khác
nhau. để thiết kế sổ Nhật ký đặc biệt cần căn cứ đặc điểm đối tượng mở sổ và yêu cầu quản
lý đối tượng đó để có mẫu sổ hợp lý với quá trình hạch toán.
Một số mẫu sổ Nhật ký đặc biệt:

Đơn vị:.....
Địa chỉ:.....
Ngày
tháng
ghi sổ

Sổ nhật ký thu tiền
Năm......
Chứng từ
Số

hiệu

Diễn giải

Ghi

Ngày

nợ

tháng


TK...

Ghi có các tài khoản
....

....

....

Tài khoản khác
Số tiền

số hiệu

Số trang trước
chuyển sang

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 15


K toỏn hnh chớnh s nghip

Cộng chuyển
sang trang sau

Ngày.... tháng... năm....
Người ghi sổ


Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Đơn vị:.....
Địa chỉ:.....

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Sổ nhật ký chi tiền
Năm......
Chứng từ

Ghi Nợ các tài khoản

Ngày

Tài

Ghi

tháng

Số

Ngày


ghi sổ

hiệu

tháng

Diễn giải

khoản

khác

có
.....

TK...

....

....

Số

số

tiền

hiệu


Số trang trước
chuyển sang

Cộng chuyển
sang trang sau

Ngày.... tháng... năm....
Người ghi sổ

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Đơn vị:.....
Địa chỉ:.....
Ngày

sổ

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Sổ nhật ký mua hàng
Năm .........
Tài khoản ghi nợ

Chứng từ

tháng

ghi

Giám đốc

Số

Ngày

hiệu

tháng

Diễn giải

Hàng

Nguyên

hoá

vật liệu

Phải trả
Tài khoản khác

người
bán (ghi

Số tiền


số hiệu

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

có)

Page 16


K toỏn hnh chớnh s nghip
Số trang trước chuyển
sang

Cộng chuyển sang
trang sau

Ngày.... tháng... năm....
Người ghi sổ

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Đơn vị:.....
Địa chỉ:.....
Ngày

(Ký, họ tên, đóng dấu)


Sổ nhật ký bán hàng
Năm .........

Chứng từ

Diễn giải

tháng
ghi sổ

Giám đốc

Số

Ngày

hiệu

tháng

Phải thu

Ghi có tài khoản

từ người

doanh thu

mua (ghi Hàng Thành

nợ)

hoá

phẩm

Dịch
vụ

Số trang trước chuyển sang

.....................................
Cộng chuyển sang trang
sau

Ngày.... tháng... năm....
Người ghi sổ

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

+ Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trong niên độ kế toán, mỗi tài khoản được mở trên một trang sổ riêng. Sổ cái được ghi sau

sổ Nhật ký và được thực hiện theo từng nghiệp vụ đã ghi trên sổ Nhật ký.
Mẫu Sổ cái của hình thức Nhật ký chung như sau:
Đơn vị:.....
Sổ cái
Địa chỉ:.....
Năm.........
Tài khoản ......
Số hiệu .........

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 17


K toỏn hnh chớnh s nghip

Ngày
vào
sổ

Nhật ký
chung

Chứng từ
Số

Ngày,

hiệu


tháng

Số phát
sinh

Diễn giải

Trang

Dòng

Tài
khoản
đối ứng Nợ

Có

Số dư đầu tháng
Phát sinh trong tháng
...........................
........................
Cộng phát sinh
Số dư cuối tháng

Ngày.... tháng... năm....
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)


Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)

- Phương pháp ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào Nhật ký chung hoặc Nhật ký chuyên dùng
theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, hoặc ghi vào các sổ chi tiết (với
những đối tượng cần hạch toán chi tiết). Định kỳ (trong kỳ), từ Nhật ký chung ghi vào các Sổ
cái của các tài khoản liên quan. Với các Nhật ký chuyên dùng thì cuối kỳ lấy số tổng cộng ghi
một lần vào sổ cái tài khoản liên quan. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu từ các sổ chi tiết lập bảng
tổng hợp chi tiết; Từ sổ cái lập bảng cân đối tài khoản; đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với các
tài khoản trong bảng cân đối tài khoản. Sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối tài
khoản lập báo cáo tài chính.
- Ưu điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế
toán, có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy tính trong xử lý số liệu kế toán.
- Nhược điểm: ghi trùng lặp nhiều.
- Điều kiện áp dụng: thích hợp với mọi đơn vị hạch toán nếu đơn vị đã sử dụng máy
tính trong xử lý thông tin kế toán, chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô vừa và nhỏ nếu đơn
vị chưa sử dụng máy tính vào xử lý thông tin kế toán.

7.2.4. Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ
Hình thức Nhật ký - chứng từ là hình thức kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt
động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán có quan hệ đối
ứng với bên Nợ các tài khác có liên quan.
- Đặc điểm: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đều được phân loại hệ thống hoá
để ghi vào bên Có của các Tài khoản trên các sổ Nhật ký - chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số
liệu từ Nhật ký - chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Hình thức kế toán Nhật ký -

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn


Page 18


K toỏn hnh chớnh s nghip
chứng từ kết hợp ghi sổ kế toán theo thời gian và theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế
toán tổng hợp là các Sổ nhật ký - chứng từ. Kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
trong cùng một mẫu sổ và trong cùng thời gian.
- Sổ kế toán sử dụng: bao gồm các Nhật ký - chứng từ, các bảng kê, sổ thẻ kế toán
chi tiết và sổ cái.
Nhật ký - chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phân loại, phản ánh số phát sinh
bên Có của các tài khoản. Nhật ký - chứng từ có thể mở riêng cho từng tài khoản và có thể
mở chung cho một Nhật ký - chứng từ cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống
nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau và có nghiệp vụ phát sinh ít. Trong mọi
trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh ở một Nhật ký chứng từ và từ Nhật ký - chứng từ này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh
Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên các Nhật ký - chứng từ khác nhau có liên quan
đối ứng Có với tài khoản ở Nhật ký - chứng từ đó. Cuối mỗi tháng, chứng được tập hợp
phản ánh vào sổ cái Nhật ký -chứng từ mở cho từng tháng. Mẫu sổ Nhật ký - chứng từ
được thiết kế vận dụng theo kết cấu kiểu bàn cờ. Theo chế độ hiện hành, hiện nay có 10
Nhật ký chứng từ: từ Nhật ký - chứng từ số 1 đến Nhật ký - chứng từ số 10.
Bảng kê được sử dụng trong một số trường hợp cần tập hợp số liệu chi tiết, hoặc cần
tính toán những số liệu cần thiết, phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký - chứng từ được gọn nhẹ
nhanh chóng. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà mẫu bảng kê được thiết kế khá đa dạng
và phong phú. Theo chế độ hiện hành, hiện nay quy định có 11 bảng kê: từ bảng kê số 1
đến bảng kê số 11.
Bảng phân bổ được sử dụng để tập hợp, tính toán và phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí
trong một số trường hợp chi phí cần tập hợp và phân bổ trước khi ghi vào Nhật ký chứng từ
hoặc bảng kê. Theo chế độ hiện hành, hiện nay quy định có 4 bảng phân bổ.
Tờ kê chi tiết dùng để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại của một số đối tượng có đặc
tính riêng về hạch toán chi tiết, nhằm phục vụ cho việc ghi bảng kê hoặc Nhật ký - chứng từ
được đơn giản. Ngoài tờ kê chi tiết, hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ còn được sử dụng

các sổ chi tiết giống như những hình thức kế toán khác trong các trường hợp mà hạch toán
chi tiết chưa được kết hợp hạch toán trên các sổ trên.
Sổ cái được mở cho cả năm, mở cho các tài khoản tổng hợp mỗi tài khoản sử dụng cho
một trang sổ và chi tiết theo từng tháng. Nguyên tắc ghi sổ cái đối với hình thức này là: số phát
sinh bên Có mỗi tài khoản được phản ánh vào sổ cái theo tổng số lấy từ Nhật ký - chứng từ ghi
Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo đối ứng Có với từng tài khoản lấy
ở các Nhật ký - chứng từ có liên quan. Sổ cái chỉ ghi vào cuối tháng trên cơ sở các Nhật ký chứng từ, sau đó tính ra số dư các tài khoản.

Đơn vị:.....
Địa chỉ:.....

Sổ cái
Năm:.........
Tài khoản..................

Số hiệu .....

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 19


K toỏn hnh chớnh s nghip
Số dư đầu năm
Nợ
Có

Tháng/ năm
Tháng 1


Tháng 2

Tháng ...

Tháng 12

Ghi chú

Ghi Nợ TK ...
Ghi Có các Tk sau
1. TK...- NK số...
2. TK ...- NK số...
3.
Cộng số phát sinh Nợ
Tổng số phát sinh Có- NK số ...
Số dư
tháng

cuối Nợ
Có

- Phương pháp ghi sổ: hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các nhật ký chứng từ, hoặc Bảng kê, Tờ kê chi tiết có liên quan hoặc ghi vào các sổ chi tiết có liên
quan. Đối với các trường hợp ghi vào tờ kê chi tiết, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các tờ kê
chi tiết ghi vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê có liên quan. Đối với các bảng kê,
phần lớn cũng được tổng hợp để ghi vào Nhật ký - chứng từ có liên quan. Cuối tháng, từ
Nhật ký - chứng từ ghi vào sổ cái, từ các sổ kế toán chi tiết tổng hợp số liệu lập bảng tổng
hợp chi tiết, rồi đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tương ứng trên
sổ cái. Cuối cùng từ Nhật ký - chứng từ, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo kế
toán.
- Ưu nhược điểm:

+ Ưu điểm: đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, giảm nhẹ khối
lượng ghi sổ do hầu hết sổ kết cấu theo một bên của tài khoản (Trừ 1 số tài khoản thanh
toán). Việc kiểm tra, đối chiếu được tiến hành thường xuyên trên tờ sổ do sổ được kết cấu
theo kiểu bàn cờ tức là được ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ. Cung cấp số liệu kế
toán kịp thời cho công tác quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn.
+ Nhược điểm: số lượng sổ nhiều, kết cấu sổ phức tạp, nên khó vận dụng phương
tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán.
- Điều kiện vận dụng: thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ kế
toán có trình độ cao và đơn vị hạch toán kế toán chủ yếu bằng thủ công.
Trình tự hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ

Sơ đồ 7.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ.
B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 20


K toỏn hnh chớnh s nghip

Ví dụ áp dụng
Cho số dư đầu tháng 1/2006 của một số tài khoản như sau tại Công ty A
( ĐVT: 1000đ)
TK 111: 2.000

TK 152: 6.000

TK 112: 8.000

TK 331: 8.000


TK 131: 9.000 (Dư nợ)

......

Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 1/2006 như sau:
1. Thu tiền mặt do khách hàng trả nợ: 7.000 (Phiếu thu số 01 ngày 01/01/2006)
2. Rút tiền gửi ngân hàng nhập về quỹ tiền mặt: 3.000 (Phiếu thu số 02 ngày
02/01/2006)
3. Chi tiền mặt trả nợ cho người bán: 2.000 (Phiếu chi số 01 ngày 05/01/2006)
4. Nhập kho 1.000 nguyên vật liệu trả bằng tiền mặt (Phiếu chi số 02 ngày
08/01/2006)
1.3. T ch c b

mỏy k

toỏn.

Tổ chức bộ máy kế toán là sự phân công lao động kế toán theo từng bộ phận chuyên
môn hoá nghiệp vụ kế toán (Theo phần hành) hoặc theo chu trình (Giai đoạn) hạch toán
kế toán với những quy định về sự liên kết giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức
nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán ở một đơn vị.
Như vậy bộ máy kế toán giống như một cỗ máy, nó bao gồm các phần tử (từng cán
bộ kế toán), các bộ phận (từng tổ kế toán). Giữa các phần tử, các bộ phận có mối liên kết
chặt chẽ với nhau (Theo một trật tự trong một hệ thống) về quan hệ cung cấp số liệu, đối
chiếu số liệu, quan hệ chặt trẽ với nhau trong việc thực hiện các chức năng của hạch toán
kế toán.
Tuỳ theo đặc điểm loại hình kinh doanh, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, trình
độ cán bộ kế toán mà các đơn vị cơ thể lựa chọn mô hình tổ chức kế toán và bộ máy kế
toán tương ứng với mô hình kế toán cho phù hợp.
Hoạt động của bộ máy kế toán có hiệu quả hay không là do sự phân công, tạo lập mối


B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 21


K toỏn hnh chớnh s nghip
liên hệ chặt chẽ giữa các cán bộ nhân viên kế toán trong công việc với những tính chất
khác nhau.
Trong bộ máy kế toán, các kế toán phần hành và kế toán tổng hợp đều có chức năng
nhiệm vụ và quyền hạn riêng về công tác kế toán ở đơn vị. Các kế toán phần hành thường
được chuyên môn hoá sâu theo một hoặc một số phần hành. Khi đã được phân công ở phần
hành kế toán nào, thì kế toán đó phải đảm nhiệm từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới các
giai đoạn kế toán tiếp theo như: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ
theo thực tế, lập báo cáo phần hành được giao. Trong quá trình đó các kế toán phần hành
có mối quan hệ có tính chất tác nghiệp với nhau. Đồng thời các kế toán phần hành đều có
mối quan hệ với kế toán tổng hợp trong việc cung cấp số liệu đảm bảo cho kế toán tổng
hợp thực hiện chức năng tổng hợp.
Kế toán tổng hợp được phân công công tác kế toán có liên quan đến tất cả các phần
hành kế toán, nhằm thực hiện tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý chung toàn đơn vị.
Trong quá trình này, kế toán tổng hợp thực hiện ghi sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần
hành và lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất.
Bất kỳ bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức nào đều phải có người lãnh đạo có
trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực tổ chức công tác kế
toán trong phạm vi đảm nhiệm, chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán của đơn
vị. Tuỳ theo từng loại hình đơn vị mà người lãnh đạo bộ máy kế toán được gọi là kế toán
trưởng hoặc trưởng phòng kế toán hoặc phụ trách kế toán.
Với chức năng tổ chức công tác kế toán ở đơn vị thuộc phạm vi phụ trách của mình,
người lãnh đạo bộ máy kế toán là người giúp việc cho thủ trưởng về công tác chuyên môn
thuộc lĩnh vực kế toán. Đối với những đơn vị không tổ chức hoạt động tài chính hoạt động

độc lập, người lãnh đạo bộ máy kế toán còn làm cả nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo cả công tác
tài chính. Trên cương vị đó, người lãnh đạo bộ máy kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp về
hành chính của thủ trưởng đơn vị, đồng thời chịu sự lãnh đạo về nghiệp vụ chuyên môn
của người lãnh đạo bộ máy kế toán cấp trên.
Quyền hạn của người lãnh đạo bộ máy kế toán gắn liền với trách nhiệm có quyền phổ
biến chủ chương và chỉ đạo thực hiện các chủ chương về chuyên môn, có quyền yêu cầu
các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những
công việc chuyên môn có liên quan đến các bộ phận chức năng đó. Kế toán trưởng có

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 22


K toỏn hnh chớnh s nghip
quyền ký duyệt tất cả các tài liệu kế toán và có quyền từ chối ký duyệt đối với vấn đề tài
chính không phù hợp với chế độ quy định của Nhà nước. Với quyền hạn về ký duyệt này
đã thể hiện trách nhiệm rất to lớn của kế toán trưởng trong việc giám sát, quản lý tài sản,
vốn liếng của doanh nghiệp.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị có thể thực hiện theo những mô hình khác
nhau phù hợp với loại hình tổ chức công tác kế toán mà đơn vị lựa chọn.
Trong thực tế, mô hình tổ chức bộ máy kế toán rất đa dạng, vì nó phụ thuộc vào nhiều
yếu tố của đơn vị, như đặc điểm loại hình kinh doanh, tổ chức hoạt động kinh doanh, tổ
chức quản lý, trình độ cán bộ nhân viên kế toán ... mà những yếu tố này rất khác nhau ở
mỗi đơn vị.
* Các kiểu bộ máy kế toán tương ứng với từng mô hình tổ chức kế toán.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
ở những đơn vị có quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên
cùng một địa bàn hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng
đã trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép tính toán thông tin hiện đại, tổ chức

quản lý tập trung thường lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Khi đó bộ
máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán tập trung của đơn vị,
bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán. Thực
hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc
đơn vị làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ
chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó
và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán tập trung của đơn vị.
Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của đơn vị được
thể hiện qua sơ đồ sau:

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 23


K toỏn hnh chớnh s nghip
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Kế toán trưởng (trưởng
phòng kế toán) đơn vị

Bộ phận kế
toán ......

Bộ phận kiểm tra
kế toán

Bộ phận kế toán
tổng hợp

Bộ phận kế toán

vật liệu, TSCĐ

Các nhân viên hạch toán ở bộ phận phụ thuộc

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, nhưng chưa
trang bị và ứng dụng kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại, có sự phân cấp
quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc thường lựa chọn loại hình tổ chức
công tác kế toán phân tán. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình
một phòng kế toán tập trung của đơn vị và các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc
đơn vị. Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các
phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc đơn vị gửi lên, hạch toán kế toán các hoạt động
kinh tế tài chính có tính chất chung của toàn đơn vị, lập các báo cáo tài chính, hướng dẫn,
kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị. Các phòng kế toán của các bộ phận phụ
thuộc bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi bộ
phận phụ thuộc theo sự phân cấp của phòng kế toán trung tâm. Mô hình bộ máy kế toán
trong các đơn vị này được thể hiện qua sơ đồ sau:

B mụn k toỏn Khoa Kinh t- Trng i hc SPKT Hng Yờn

Page 24