Lý thuyết hệ thống

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ...........................................................................................2 - 3
Chương I
CƠ SỞ LÝ THUYẾT.................................................................................4 - 9
I. MỘT SỐ HIỂU BIẾT VỀ KHOA HỌC TƯ DUY HỆ THỐNG . 4 - 9
1. Một số khái niệm về khoa học tư duy hệ thống .................................4 - 7
2. Ý nghĩa của việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học tư duy hệ thống trong
quản lý nhà nước, quản lý phát triển bền vững và đối với việc thực hiện mục
tiêu, nhiệm vụ của đơn vị................................................................................7 - 9
Chương II
II. ỨNG DỤNG TƯ DUY HỆ THỐNG TRONG CÔNG TÁC THAM
MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY....................10 - 18
1. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Huyện ủy......10
2. Mục tiêu, nhiệm vụ của bộ phận tham mưu tổng hợp:..................11 - 12
3. Thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng ..............13 - 14
4. Một số lỗi thường gặp trong hệ thống và giải pháp khắc phục: .....14 - 15
5- Điểm đòn bẩy của hệ thống và giải pháp thực hiện........................15 - 16
ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ......................................................................16 - 18
Chương III
KẾT LUẬN ..................................................................................................19

1


Lý thuyết hệ thống

LỜI MỞ ĐẦU
Từ khi bắt đầu công cuộc đổi mới, ta thường nói tới tầm quan trọng của
“đổi mới tư duy, đặc biệt là tư duy về kinh tế”. Thực tiễn cho thấy đổi mới bước

đầu trong tư duy về kinh tế đã mang lại những thành tựu quan trọng cho sự phát
triển kinh tế của đất nước. Trong điều kiện hiện nay, nhất là khi tình hình kinh
tế, xã hội khu vực và thế giới có những biến động to lớn, dồn dập, thường vượt
ra ngoài mọi dự đoán, thì những cách tư duy cũ có tính máy móc, theo những
mô hình tất định sơ lược đã trở lên bất cập trong việc nhận thức. Vì vậy, để tiếp
tục tồn tại và phát triển, con người phải có cách nhìn mới, cách nghĩ mới, từ đó
có những cách hiểu mới, cách xử sự mới đối với môi trường thiên nhiên, đối với
kinh tế, xã hội và vấn đề an ninh, chính trị đang có nhiều biến chuyển mới.
Tư duy hệ thống là cách tiếp cận sáng tạo để giải quyết những vấn đề phức
tạp trong tự nhiên và cuộc sống. Tư duy hệ thống đã nhanh chóng được đánh giá
như là một yếu tố chủ yếu của đổi mới tư duy trước yêu cầu nhận thức sự phức
tạp trong mối quan hệ toàn thể. Nếu con người áp dụng tư duy hệ thống để có
thể thấu hiểu được các mối quan hệ phức tạp thì họ sẽ có những định hướng
đúng đắn trong việc can thiệp các tương tác, tạo ra những giá trị mà họ mong
muốn. Tư duy hệ thống là sự cần thiết cho mỗi người, đặc biệt là các nhà lãnh
đạo để có những giải pháp mang tính tổng thể chứ không đơn giản tập trung vào
các tính năng bị cô lập.
Là cơ quan tham mưu, tổng hợp trực tiếp giúp Ban Thường vụ và Thường
trực Huyện uỷ trong việc tổ chức, điều hành công tác lãnh đạo, chỉ đạo, phối
hợp hoạt động của các cơ quan giúp việc cấp ủy; Tham mưu, đề xuất chủ
trương, nhiệm vụ, giải pháp thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, đối ngoại
của cấp uỷ, với những nhiệm vụ phức tạp và nhạy cảm, Văn phòng Huyện ủy An
Lão quan tâm đến việc tiếp cận, ứng dụng phương pháp khoa học Tư duy hệ
thống trong công tác tham mưu tổng hợp. Lợi ích của phương pháp khoa học
này sẽ giúp nhìn nhận, phân tích và đánh giá các vấn đề trong công tác tham
mưu tổng hợp một cách hệ thống, toàn diện, đầy đủ, qua đó xác định nguyên
nhân sâu xa của các vấn đề đó và điểm “đòn bẩy” để giải quyết triệt để các vấn
đề, góp phần nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp phục vụ công tác lãnh
đạo, chỉ đạo của cấp ủy.


2


Lý thuyết hệ thống
Để hiểu rõ hơn và có cài nhìn thiết thực, cụ thể thì những vấn đề được trình
bày trong bài tiểu luận sau “ Ứng dụng tư duy hệ thống vào công tác tham
mưu tổng hợp của Văn phòng huyện ủy An Lão”.

3


Lý thuyết hệ thống
Chương I.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
I. MỘT SỐ HIỂU BIẾT VỀ KHOA HỌC TƯ DUY HỆ THỐNG
1. Một số khái niệm về khoa học tư duy hệ thống:
1.1. Hệ thống: Là tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ với nhau, tác
động chi phối lẫn nhau theo quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể.
Để nhận biết các phần tử ta căn cứ vào các đặc trưng:
- Mỗi phần tử phải có chức năng nhất định
- Mỗi phần tử có tính độc lập tương đối của nó.
1.2. Tư duy hệ thống:
Tư duy hệ thống: là cách nhìn nhận một cách tổng thể, thông qua các mối
quan hệ giữa các phần của hệ thống, thay vì chỉ bản thân các bộ phận, các phần
riêng rẽ.
Tư duy hệ thống xuất phát từ một bộ môn khoa học gọi là Lý thuyết Hệ
thống Tổng quát (General Systems Theory), được phát triển từ các nghiên cứu
sinh học vào những năm 1920. Tư duy hệ thống cung cấp một viễn cảnh mới
mạnh mẽ, một ngôn ngữ riêng và một tập các công cụ có thể dùng để đề cập tới
những vấn đề hóc búa nhất trong cuộc sống và công việc thường ngày.

* Các thành phần của tư duy hệ thống
- Tư duy theo tương quan: Tư duy theo cấu trúc hệ thống, tương quan.
- Tư duy động: Tư duy theo các tiến trình động (trễ, chu trình phản hồi, dao
động).
- Tư duy theo mô hình: Hiểu tường minh việc mô hình hoá.
- Chỉ đạo các hệ thống khả năng cho việc quản lý hệ thống thực hành và hệ
thống kiểm soát.
Tư duy theo tương quan:
Các quan hệ nếu - thì là những khối xây dựng cơ bản của tâm trí chúng ta và
việc hiểu mọi điều. Nền tảng của cách tư duy này là phác họa chính xác giữa
nguyên nhân và hậu quả. Để giải thích một hiện tượng chúng ta phải tìm "nguyên
nhân" của nó (có lẽ là một). Người ta giả thiết rằng nguyên nhân này tồn tại và
4


Lý thuyết hệ thống
rằng hậu quả bao giờ cũng có thể được quan sát bất kỳ khi nào nguyên nhân hợp
thức. Những từ và cụm từ như "vì", "do vậy", "nếu - thì" ký hiệu cho quan niệm
tư duy như vậy trong ngôn ngữ hàng ngày. Điều tương tự về toán học là khái niệm
hàm với một biến độc lập (= "nguyên nhân") và một biến phụ thuộc (= "hậu
quả”). Tương phản với cách tư duy này trong mối quan hệ nhân quả, có thể được
gọi là tư duy chức năng hay tu duy tuyến tính - là tư duy theo tương quan.
Trong hệ thống có tương quan chúng ta không chỉ có các hậu quả trực tiếp mà
cả hậu quả gián tiếp nữa. Điều này có thể dẫn tới chu trình phản hồi. Chu trình
phản hồi có thể làm tăng cường (đương tính) hay làm cân bằng (âm tính).
Tư duy động:
Hệ thống có hành vi nào đó qua thời gian. Tính trễ và dao động thời gian là
tính năng điển hình của hệ thống, điều có thể được quan sát theo chiều thời gian,
tư duy động cũng có nghĩa nhìn trước sự phát triển tương lai (có thể). Một góc
nhìn lại dĩ vãng đơn thuần về phát triển quá khứ là không đủ cho việc chỉ đạo

thực tế hệ thống - giống như liệu bạn có tin được vào tài xế chỉ lái xe bằng việc
nhìn vào gương chiếu hậu để xác định lái xe đi đâu không? Các mô hình mô
phỏng có ích hay thậm chí là cần thiết để dự kiến những phát triển tương lai đặc
biệt khi thực tại nổi lên khá chậm chạp.
Tư duy theo mô hình:
Tư duy hệ thống đòi hỏi việc ý thức tới sự kiện chúng ta giải quyết với các
mô hình của thực tại chứ không với bản thân thực tại. Tư duy theo mô hình cũng
chứa đựng khả năng xây dựng mô hình. Mô hình phải được xây dựng, làm hợp
lệ và phát triển thêm nữa. Khả năng xây dựng mô hình và phân tích mô hình phụ
thuộc một phần lớn vào công cụ sẵn có để mô tả mô hình. Chọn một dạng biểu
diễn thích hợp (như biểu đồ chu trình nhân quả, biểu đồ kho là luồng, phương
trình) là điểm mấu chốt của tư duy hệ thống.
Chỉ đạo hệ thống:
Điều này đưa chúng ta tới khía cạnh cốt lõi thứ tư của tư duy hệ thống: việc
chỉ đạo thực tế hệ thống. Tư duy hệ thống bao giờ cũng có cấu phần thực dụng:
nó giải quyết không chỉ bằng suy nghĩ về hệ thống, song, nó còn quan tâm tới
hành động hướng theo hệ thống. Một trong những câu hỏi nền tảng và quan
trọng nhất của việc lý hệ thống thực hành là: cấu phần hệ thống nào là chủ đề
cho việc thay đổi? Trong hệ thống xã hội thường không thể thay đổi hành vi của
5


Lý thuyết hệ thống
người khác một cách trực tiếp được, người ta chỉ có thể thay đổi hành vi của
chính mình. Trong một hệ thống kinh tế người sản xuất thường không điều khiển
trực tiếp được thị trường. Các hoạt động thị trường thường là các hoạt động của
phía cung cấp để hấp dẫn phản ứng ham muốn của phía yêu cầu.
* Đặc điểm của tư duy hệ thống
- Cách nhìn toàn thể:
Ðặc điểm chủ yếu của tư duy hệ thống là ở cách nhìn toàn thể và do cách

nhìn toàn thể mà thấy được những thuộc tính hợp trội của hệ thống. Các thuộc
tính hợp trội là của toàn thể mà từng thành phần không thể có. Tình yêu, hạnh
phúc, thành đạt,... là những thuộc tính của một con người trong toàn thể, chứ
không thể là của một bộ phận nào trong con người đó. Cũng vậy, dân chủ, bình
đẳng,... là thuộc tính của một xã hội, chứ không thể là thuộc tính của từng con
người trong xã hội đó. Hợp trội là sản phẩm của tương tác, qua tương tác mà có
cộng hưởng tạo nên những giá trị cao hơn tổng gộp đơn giản các giá trị của các
thành phần. Ðể tạo nên được những thuộc tính hợp trội có chất lượng cao của hệ
thống, thì phải can thiệp vào các quan hệ tương tác, chứ không phải vào hành
động của các thành phần. Ðồng thời cũng cần chú ý là trong tiến hoá, qua việc
tham gia tương tác các thành phần góp phần tạo nên những tính chất hợp trội
của hệ thống, nhưng mặt khác, chính những tính chất hợp trội đó của hệ thống
cũng làm tăng thêm phẩm chất của các thành phần.
Ðể "quản lý" một hệ thống phát triển, điều hết sức quan trọng là phải hiểu
được các mối tương tác với môi trường, và đặc biệt trong môi trường có những
yếu tố ta điều khiển được, nhưng có rất nhiều yếu tố mà ta không thể điều khiển
được. Tài năng của người lãnh đạo hay quản lý là ở chỗ trên cơ sở những hiểu
biết tích luỹ được mà điều khiển tốt những gì điều khiển được, gây ảnh hưởng
đến những gì mà mình không điều khiển được, và cố cảm nhận những gì mà
mình cũng không gây ảnh hưởng được.
- Tính có mục tiêu:
Tính có mục tiêu cũng là một đặc điểm rất quan trong của các hệ thống
phức tạp. Có mục tiêu, chứ không phải có mục tiêu biết trước, được xác định từ
đầu. Có thể có một mục tiêu, mà cũng có thể có nhiều mục tiêu đồng thời. Vì hệ
là mở, hoạt động trong môi trường, nên muốn đạt mục tiêu của mình cũng cần
biết mục tiêu của người, của các đối tác. Biết để cố"gây ảnh hưởng đến những gì
mà mình không điều khiển được". Mục tiêu của đối tác, nói dễ hiểu, là cái mà
6



Lý thuyết hệ thống
đối tác thích. Mà cái thích của con người thì không phải bao giờ cũng dễ hiểu.
Có cái thích hợp lẽ, ta có thể hiểu bằng những suy luận duy lý. Có những cái
thích theo cảm hứng, lại có những cái thích theo thị hiếu phù hợp với một văn
hoá nào đó, ta không thể dùng lý lẽ lôgích mà hiểu được. Không thể áp đặt cái
thích của mình cho người, không thể suy bụng ta ra bụng người; mà phải bằng
trực cảm tế nhị và nghiên cứu công phu để hiểu được cái lẽ tại sao mà họ làm
những việc họ làm, họ thích những cái họ thích, từ đó cảm nhận được lý do mục
tiêu của những đối tác trong môi trường, rồi tuỳ đó mà xác định các giải pháp
thích nghi của mình.
- Tính đa chiều:
Tính đa chiều (multidimensionality), hay cũng gọi là đa thứ nguyên, là một
đặc điểm cốt yếu của tư duy hệ thống. Trong thế giới mà ta đang sống, trong các
hệ thống của tự nhiên và xã hội luôn luôn tồn tại những khuynh hướng đối lập
nhau, những xu thế trái ngược nhau; có những đối lập dẫn đến đối kháng cực
đoan đòi hỏi một mất một còn, nhưng đó không phải là phổ biến, mà phổ biến là
các khuynh hướng đối lập không loại trừ nhau, chung sống và tương tác với
nhau bằng đấu tranh và thoả hiệp, tạo nên một quan hệ bổ sung, một trạng thái
mới với những chất lượng mới cho phát triển.
1.3 Khoa học tư duy hệ thống: nghiên cứu về các mối liên hệ, sự tác động
qua lại của các yếu tố cấu tạo nên hệ thống.
2. Ý nghĩa của việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học tư duy hệ thống
trong quản lý nhà nước, quản lý phát triển bền vững và đối với việc thực
hiện mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị:
2.1. Ý nghĩa của việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học tư duy hệ thống
trong quản lý nhà nước, quản lý phát triển bền vững
Tư duy hệ thống giúp các nhà quản lý nhìn nhận, giải quyết vấn đề một
cách khái quát, nắm đúng vấn đề và nhanh chóng tìm được điểm bắt đầu để giải
quyết vấn đề. Với công cuộc đổi mới, đất nước ta đã có nhiều thay đổi, hiện nay
nước ta đã là một thành viên tham gia ngày càng sâu rộng vào cuộc sống kinh tế

xã hội chung của cộng đồng mọi quốc gia trên thế giới. Những vấn đề của đất
nước được giải quyết ra sao tuỳ thuộc rất nhiều vào cách hiểu của chúng ta về sự
phát triển của thế giới, và từ đó mà có cách hiểu về nhu cầu phát triển của ta
trong thế giới đó. Thế giới đang trải qua một giai đoạn của những biến chuyển
hết sức phức tạp, cái xu thế của một trật tự vĩ mô trong chừng mực nào đó là có
7


Lý thuyết hệ thống
thể dự phóng được, nhưng quá trình vận động theo xu thế đó đã và sẽ còn đầy
những biến động, hỗn độn, khó mà tiên đoán được.
Đối với thành phố Hải Phòng, việc áp dụng phương pháp tư duy hệ thống
trong quản lý nhằm mục tiêu phát triển thành phố theo mô hình thành phố sinh
thái, thành phố kinh tế ECO2, đưa ra các hiệu quả về kinh tế, phát triển kinh tế
xanh, nâng cao khả năng cạnh tranh, áp dụng bộ chỉ số quản lý đô thị theo yêu
cầu phát triển bền vững, đồng thời hiệu quả xã hội là giải quyết việc làm, tăng
thu nhập, giảm nghèo sử dụng các tiêu chuẩn về môi trường trong việc xây dựng
các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch.
Rõ ràng, phương pháp Tư duy hệ thống giúp có cái nhìn tổng thể hơn về
mối tương quan vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng, sự kiện trong
thực tế. Qua đó, mỗi cá nhân, tổ chức nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm của mình
trong tổng thể chung đó để đạt được kết quả cao nhất trong công việc cũng như
phục vụ cho sự phát triển bền vững.
Tuy nhiên, thực tế công tác quản lý nhà nước cho thấy nhiều cơ quan, đơn
vị bị chồng chéo hoặc không rõ ràng về chức năng nhiệm vụ, thiếu kết nối, thiếu
kiểm soát, thiếu tính thích ứng với những biến đổi không ngừng của thực tế
khách quan. Và đây được coi là lỗi hệ thống theo cách tiếp cận Tư duy hệ thống.
Theo kết quả nghiên cứu của ISEESYSTEMS, thực tế đã xảy ra những lỗi
hệ thống điển hình sau đây:
- Lỗi hệ thống “càng sửa càng hỏng”;

- Lỗi hệ thống “luân chuyển gánh nặng”;
- Lỗi hệ thống “xa dần mục tiêu”;
- Lỗi hệ thống “chạy đua”;
- Lỗi hệ thống “bi kịch của lợi ích nhóm”;
- Lỗi hệ thống “vòng luẩn quẩn”.
Vậy cách nào để khắc phục khi hệ thống bị lỗi?
Đó chính là sử dụng phương pháp Tư duy hệ thống để có cái nhìn tổng thể,
đầy đủ, qua đó tìm ra nguyên nhân sâu xa, xác định trách nhiệm và có giải pháp
triệt để. Hơn nữa, phương pháp Tư duy hệ thống giúp dự đoán những biến động
có thể xảy ra để có biện pháp xử lý phù hợp.

8


Lý thuyết hệ thống
2.2. Ý nghĩa của việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học tư duy hệ thống
đối với việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của Văn phòng Huyện ủy
Văn phòng Huyện ủy nằm trong hệ thống các cơ quan tham mưu, giúp việc
của Huyện ủy, trực tiếp giúp Huyện uỷ mà trực tiếp và thường xuyên là Ban
Thường vụ và Thường trực Huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công tác lãnh
đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các cơ quan; tham mưu, đề xuất chủ
trương, nhiệm vụ, giải pháp thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, đối ngoại
của cấp uỷ. Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của Huyện uỷ và các cơ quan, tổ
chức đảng thuộc Huyện uỷ, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp uỷ; là trung
tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo của cấp uỷ. Rõ ràng đây là công
việc hết sức nặng nề, đòi hỏi công tác quản lý của Văn phòng phải hết sức khoa
học, có hệ thống, có tính “chuyên nghiệp” cao, song vẫn phải có hiểu biết rộng,
mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều phải có khả năng xử lý nhiều công việc trong một
thời gian nhất định.


9


Lý thuyết hệ thống
Chương II.
II. ỨNG DỤNG TƯ DUY HỆ THỐNG TRONG CÔNG TÁC THAM
MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY
1. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn
phòng Huyện ủy:
Theo Quyết định số 01-QĐ/HU của Huyện ủy An Lão về việc ban hành
Quy định về chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan tham mưu, giúp việc cho
Huyện ủy, Văn phòng Huyện ủy có 2 chức năng chính, đó là: Công tác tham
mưu tổng hợp và Công tác phục vụ; bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp uỷ.
Sơ đồ tổ chức của Văn phòng Huyện ủy cụ thể như sau:

2. Mục tiêu, nhiệm vụ của bộ phận tham mưu tổng hợp:
Văn phòng Huyện uỷ tham mưu cho Huyện uỷ mà trực tiếp và thường
xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Huyện uỷ trong việc tổ chức, điều
hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các cơ quan tham
mưu; tham mưu, đề xuất về chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy
đối với lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính, đối ngoại trong huyện. Xây dựng
chương trình công tác của Ban chấp hành, Ban thường vụ, Thường trực Huyện
uỷ. Đảm bảo công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của huyện uỷ; chế độ cung
cấp thông tin cho các ban, các đoàn thể, cấp uỷ viên và các tổ chức; theo dõi,
đôn đốc các chi, đảng bộ cơ sở, các cơ quan trực thuộc Huyện ủy, MTTQ, các
đoàn thể và các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ thông tin báo cáo cấp ủy theo
10


Lý thuyết hệ thống

quy định. Thẩm định các Đề án của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Ban
Thường vụ, Ban Chấp hành. Phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu, đề
xuất, tham mưu cho cấp ủy huyện ban hành một số đề án, chỉ thị, nghị quyết,
chương trình hành động để triển khai, thực hiện tốt nghị quyết của Đại hội đảng
bộ huyện và các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên về phát triển kinh tế – xã hội,
nội chính; tham gia ý kiến với cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các chỉ thị,
nghị quyết của Đảng về phát triển kinh tế – xã hội ở địa phương…
Mục tiêu phát triển bền vững của hệ thống tham mưu, tổng hợp là: Tham
mưu cho Ban Thường vụ, Huyện ủy ban hành các chủ trương, giải pháp lãnh đạo, chỉ
đạo bảo đảm chất lượng, kịp thời và có tính khả thi cao.
Quy trình vận hành và các yếu tố tác động đến hệ thống:

Lãnh đạo
V.Phòng
giao việc

(Sơ đồ tổ chức và hoạt động của bộ phận tham mưu, tổng hợp)
Trong quá trình vận hành của hệ thống chúng ta thấy rõ có những nhân tố
tác động tích cực và tiêu cực đối với việc thực hiện mục tiêu của hệ thống. Cụ
thể là:
Tác động xuôi: Quy trình vận hành khoa học. Đội ngũ cán bộ, nhân viên
trong hệ thống có trình độ, năng lực, kinh nghiệm công tác; có tinh thần trách
nhiệm cao; việc ứng dụng CNTT đang được đẩy mạnh.
Tác động ngược: Chủ nghĩa “kinh nghiệm”, máy móc, dập khuôn, sao
chép; sự quan liêu, bảo thủ, chủ quan; tư tưởng trông chờ, ỷ lại, đùn đẩy trách
nhiệm của một số bộ phận trong hệ thống

11



Lý thuyết hệ thống
3. Thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của Văn
phòng Huyện ủy
Về số lượng: Bộ phận tổng hợp của Văn phòng Huyện ủy có 4 đồng chí
(Bao gồm cả Chánh Văn phòng), chiếm 25% số cán bộ, nhân viên của Văn
phòng; trình độ chuyên môn có 1 thạc sỹ, 3 đồng chí có trình độ đại học; 100%
có trình độ Trung cấp và cao cấp chính trị, có trình độ ngoại ngữ, tin học B trở
lên; có khả năng tác nghiệp trên máy vi tính.
Công tác tham mưu tổng hợp trong thời gian qua đã cơ bản ứng yêu cầu đề ra.
Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế chủ yếu là:
- Tham mưu sai chủ trương, đường lối
- Chất lượng các văn bản tham mưu còn hạn chế, có một số văn bản chưa
đáp ứng được yêu cầu.
- Việc ban hành văn bản còn chậm, chưa kịp thời.
- Một số văn bản không đúng chủng loại, sai thể thức.
- Nội dung văn bản không đúng, sát với tình hình thực tiễn của địa phương,
đơn vị.
- Hiệu lực, hiệu quả, tính khả thi còn hạn chế.
Nguyên nhân của các hạn chế, khuyết điểm là do:
- Lãnh đạo văn phòng giao việc chưa rõ ràng, chưa có định hướng cụ thể;
- Chuyên viên nhận thức chưa đầy đủ, dập khuôn, sao chép, thiếu sáng tạo;
- Chất lượng góp ý của các phòng, ban, ngành và của một số đồng chí ủy
viên Ban Chấp hành còn thấp;
- Việc xem xét, phê duyệt của lãnh đạo chưa kỹ càng;
- Công tác kiểm tra, giám sát chưa thường xuyên, kịp thời.
Qua việc phân tích những nguyên nhân trên, Văn phòng Huyện ủy xác định
có một số lỗi hệ thống cơ bản sau:
- Lãnh đạo Văn phòng giao việc chung chung, không có định hướng cụ thể,
chủ yếu đồng chí Chánh Văn phòng kính chuyển đồng chí Phó Văn phòng, đồng
chí Phó Văn phòng kính chuyển đồng chí chuyên viên tham mưu, thực hiện.


12


Lý thuyết hệ thống
- Chuyên viên Văn phòng chủ quan, máy móc, thiếu sáng tạo, dập khuôn,
sao chép
- Các phòng ban ngại va chạm, góp ý sơ sài
- Văn thư chưa kiểm tra kỹ văn bản, ban hành chậm
4. Một số lỗi thường gặp trong hệ thống và giải pháp khắc phục:
(1). Khâu giao việc: Đây là khâu hết sức quan trọng, có tính chất quyết
định trong việc hoàn thành mục tiêu công tác tham mưu, tổng hợp.
Lỗi thường gặp của khâu này là: Lãnh đạo Văn văn phòng giao việc chung
chung, không cụ thể, rõ ràng, thiếu tính định hướng, dẫn đến việc chuyên viên
chưa hiểu rõ mục đích, yêu cầu và nội dung của công việc nên có những sai lầm
ngay từ khâu nhận thức; ảnh hướng tới quy trình và chất lượng các khâu còn lại,
nhất là khâu soạn thảo văn bản.
Khắc phục: Lãnh đạo Văn phòng cần chuẩn bị chu đáo nội dung giao việc,
chỉ rõ mục đích, yêu cầu, phạm vi, tính chất của văn bản ( Viết để làm gì, viết cái
gì, viết cho ai đọc); gợi ý về căn cứ, tài liệu, phương pháp, cách làm.
(2). Khâu soạn thảo văn bản:
Khâu soạn thảo văn bản cần xác định rõ thể loại văn bản, bố cục của văn
bản, từ đó xây dựng đề cương chi tiết. Việc thu thập thông tin, tài liệu tham khảo
phải đầy đủ, bảo đảm tính chính xác, tính thời sự. Nội dung viết phải cụ thể,
chính xác, tư tưởng chỉ đạo phải dứt khoát, thể hiện được tính nguyên tắc, sự đòi
hỏi về hiệu lực thi hành…
Lỗi thường gặp của khâu này là: Văn bản sơ sài. Chuyên viên soạn thảo
thường làm việc theo kinh nghiệm, xây dựng báo cáo rập khuôn, sao chép, máy
móc trong công tác ghép nối số liệu…; Chưa kiểm tra nguồn số liệu trước khi
báo cáo, số liệu báo cáo các đơn vị không chính xác;

Khắc phục: cần tăng cường công tác tư tưởng, giáo dục, nâng cao nhận
thức, ý thức trách nhiệm của chuyên viên soạn thảo đối với công việc được giao.
Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên kiểm tra, giám sát, chỉ rõ những khuyết
điểm, thiếu sót. Có có chế độ khen thưởng, kỷ luật kịp thời.
(3). Khâu xin ý kiến và đóng góp ý kiến:
Khâu này thể hiện rõ kỹ năng làm việc theo nhóm và nâng cao chất lượng,
hiệu quả của văn bản.
13


Lý thuyết hệ thống
Việc xin ý kiến phải hết sức cụ thể, nội dung cần xin ý kiến phải rõ ràng và
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ từng phòng, ban và khả năng, sở trường của
từng cá nhân góp ý.. Thời gian xin ý kiến phải phù hợp, không quá ít hoặc
không quá dài để tránh lãng phí thời gian tại khâu này.
Những lỗi thường gặp ở khâu này là: Chậm thời gian so với kế hoạch, ý
kiến góp ý thường chung chung, do không đầu tư thời gian nghiên cứu hoặc
“ngại và chạm”, né tránh trách nhiệm ….
Khắc phục: Thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, tổ chức hội nghị, trình chiếu
văn bản để các thành viên tham gia góp ý trực tiếp, tranh luận giữa các thành
viên trong nhóm để đi đến thống nhất chung. .
(4). Khâu trình văn bản và việc xét duyệt văn bản:
Khâu trình văn bản cũng rất quan trọng, lãnh đạo, chuyên viên trình văn
bản trực tiếp hoặc qua mạng máy tính, trong đó cần thảo luận, phân tích kỹ
những nội dung, cách thức tiến hành, nguồn tài tài liệu để nghiên cứu và soạn
văn bản; cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết để lãnh đạo xem xét.
Với những văn bản quan trọng, ngoài thẩm quyền cho phép, lãnh đạo Văn phòng
phải trình lãnh đạo cơ quan, Thường trực, Ban Thường vụ hoặc Huyện ủy xem
xét, phê duyệt.
(5). Khâu phát hành văn bản: đây là khâu quan trọng đòi hỏi sự phối

hợp tốt giữa chuyên viên tổng hợp, lãnh đạo văn phòng và cán bộ văn thư.
Trước khi ban hành, văn thư phải rà soát lại toàn bộ văn bản từ bố cục, thể thức
để ký, thể loại văn bản, thời gian, đối tượng ban hành bảo đảm đúng quy định.
Lỗi thường gặp trong khâu này là phát hành thiếu hoặc không đúng đối
tượng, chưa kịp thời, tính bảo mật chưa cao.
Khắc phục: Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận và công tác kiểm tra,
giám sát; Tích cực phát hành văn bản qua mạng máy tính; Chủ động tiếp thu các
thông tin, ý kiến góp ý của các tập thể, cá nhân, đối tượng nhận văn bản.
5- Điểm đòn bẩy của hệ thống và giải pháp thực hiện
Từ các phân tích trên, Văn phòng xác định: điểm “đòn bẩy” của Hệ thống
chính là Khâu giao việc của Lãnh đạo văn phòng . Nếu lãnh đạo giao việc cụ
thể, rõ ràng, có định hướng cụ thể, chuyên viên dễ thực hiện (Hạn chế tình trạng
dập khuôn, máy móc, sao chép) đồng thời nâng cao được trách nhiệm của các
thành viên trong hệ thống. Lãnh đạo văn phòng cũng dễ kiểm tra, giám sát, quy
14


Lý thuyết hệ thống
trách nhiệm cụ thể cho các tập thể, cá nhân và cuối cùng là hoàn thành mục tiêu
của Hệ thống.
- Giải pháp thực hiện:
(1) Đổi mới khâu giao việc. Thực hiện giao việc bằng “Phiếu”
(2) Tăng cường kiểm tra, giám sát. Nâng cao trách nhiệm người đứng đầu.
(3) Đẩy mạnh CCHC, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin
(4) Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thi đua, khen thưởng
Yêu cầu: lãnh đạo nghiên cứu kỹ nội dung công việc để giao việc cho
chuyên viên văn phòng một cách cụ thể, trên tinh thần 3 rõ: “Rõ người, rõ việc,
rõ thời gian hoàn thành”. Chỉ rõ mục đích, yêu cầu của công việc; phạm vi, tính
chất của văn bản; gợi ý, thảo luận với chuyên viên phương pháp, cách làm.
* Một số đề xuất, kiến nghị:

Ngoài những giải pháp trên, Văn phòng Huyện ủy có một số kiến nghị,
đề xuất, cụ thể:
1-Đối với cán bộ, chuyên viên bộ phận tổng hợp, Văn
phòng Huyện ủy:
Thứ nhất, phải thống nhất nhận thức về tính chất, vai trò, trách nhiệm công
việc của bộ phận tham mưu, tổng hợp, trong mối quan hệ với Văn phòng và các
tập thể, cá nhân, cơ quan, đơn vị khác; đòi hỏi lãnh đạo, chuyên viên phải đầu tư
trí tuệ, am hiểu công việc chuyên môn, có tầm nhìn bao quát các vấn đề.
Yêu cầu:
- Mỗi cán bộ, chuyên viên được phân công nhiệm vụ theo mảng phải kiểm
tra đầu mối công việc, trong đó làm những công việc gì? Liệt kê các đầu mối ra
từng công việc cụ thể, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành.
- Xác định chuyên viên tham mưu tại Văn phòng không đơn thuần như
chuyên viên tại các bộ phận khác mà phải nắm vững chủ trương, chính sách của
Đảng, pháp luật của nhà nước. Khi thực hiện nhiệm vụ tham mưu, phải hiểu biết
nhiệm vụ của mình để giải đáp, trả lời, giải thích đúng quy định của pháp luật và
các quy định của Đảng.
Thứ hai, cần thiết lập quy trình nghiệp vụ cho từng chuyên viên, mối quan
hệ của từng người trong Hệ thống, qua đó có chỉ đạo kịp thời; công tác phối hợp
15


Lý thuyết hệ thống
được tổ chức nhịp nhàng, chặt chẽ. Để làm được việc này cần phải rà soát, phân
công nhiệm vụ cho chuyên viên phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ, khả năng đáp
ứng công việc được giao của từng người.
Yêu cầu:
- Nhận nhiệm vụ từ Lãnh đạo và xem xét công việc đã phân công tổ chức
triển khai thực hiện báo cáo theo quy định, đúng thời gian.
- Trong công việc hàng ngày phải ghi lại công việc của mình đã làm trong

bảng tổng hợp công việc hàng tháng, để cuối tháng tổng hợp báo cáo làm cơ sở
đánh giá, phân loại thi đua.
Thứ ba, cần xác định trình độ năng lực cán bộ, công chức từ đó có những
chính sách trang bị kỹ năng nghiên cứu, phân tích, phát hiện và đưa ra các ý kiến
đề xuất, kỹ năng tổng hợp và chọn lọc các vấn đề cần xử lý.
Yêu cầu:
- Lãnh đạo xem xét trình độ, năng lực của từng chuyên viên theo bằng cấp
và năng lực để phân công công việc đúng sở trường, kỹ năng sẵn có, chuyên
viên đi trước phải tận tình giúp đỡ chuyên viên mới nắm bắt kịp công việc từ đó
mới thực hiện tốt nhiệm vụ và có khả năng chuyên môn hóa cao hơn công việc
được giao.
- Chuyên viên phải tập trung nghiên cứu sâu, kỹ mảng công việc được phân
công, phải hiểu biết một số lĩnh vực khác; đồng thời phải tự rèn luyện bản thân
trong giao tiếp, trong khi thực hiện nhiệm vụ, tạo bản lĩnh trong công việc, độc
lập trong suy nghĩ, trong hành động...
Thứ tư, cán bộ, chuyên viên phải có biện pháp hệ thống hóa và cập nhật
chính sách văn bản mới theo lĩnh vực mà chúng ta đã phân công, sắp xếp lại vị trí
làm việc, tài liệu, rà soát lại cách lưu trữ thông tin, văn bản trên máy tính cá nhân
hợp lý. Cách thức lưu văn bản nghiệp vụ phải thật sự khoa học, dễ nhận biết mỗi
khi gặp vấn đề sự vụ sự việc. Nếu lưu trữ văn bản một cách có khoa học thì tiết
kiệm được thời gian, nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh
chóng và đáp ứng được các yêu cầu, góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý:
đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính.
Yêu cầu:

16


Lý thuyết hệ thống
- Việc sắp xếp và hệ thống hóa cũng như cập nhật văn bản yêu cầu khi tìm

kiếm nhanh nhất, Ví dụ có thể phân loại theo danh mục tài liệu từng khóa, từng
năm, theo loại tài liệu như chỉ thị, nghị quyết, thông tri, báo cáo, hướng dẫn, kết
luận … Do vậy tùy theo cách sắp xếp và hệ thống cũng như cập nhật văn bản
sao cho dễ tìm kiếm khi sử dụng.
- Việc soạn thảo văn bản cũng cần nghiên cứu và thực hiện đúng quy định,
nhất là công tác tham mưu xử lý, nếu văn bản không đúng trình tự thủ tục soạn
thảo văn bản sẽ ảnh hưởng đến chất lượng văn bản ban hành.
- Cần tổ chức kiểm tra nội bộ công tác soạn thảo văn bản để giúp cho công
chức thực hiện đúng quy định soạn thảo văn bản.
Thứ năm, đề cao trách nhiệm của từng cán bộ, chuyên viên trên từng vị trí
công việc và từng nhiệm vụ được phân công.
Lãnh đạo Văn phòng bám sát nhiệm vụ đã được phân công, làm sao cho
từng cán bộ chuyên viên khi được phân công nhiệm vụ cảm thấy mình có ích và
quan trọng. Có một số việc cụ thể nên giao trực tiếp cho chuyên viên có trách
nhiệm đại diện cho Văn phòng tham gia làm việc với tổ chức, cá nhân, các
phòng, ban liên quan khi thảo luận vấn đề cần báo cáo, tham mưu.
Yêu cầu :
- Lãnh đạo giao nhiệm vụ cho chuyên viên nên động viên, tạo niềm đam
mê, sáng tạo trong công việc. Tuyên dương những việc làm tốt, nhắc nhở những
việc làm chưa tốt, đồng thời gần gũi, gắn bó với xem họ như là anh em, người
thân của mình, phê bình một cách nhẹ nhàng, không nên quát mắng và có những
lời lẽ không hay, bởi vì ai cũng có nhận thức, cũng có sĩ diện, do vậy ứng xử của
lãnh đạo rất quan trọng trong khâu quản lý điều hành đơn vị.
- Để trang bị, kiến thức, kỹ năng và cung cấp thông tin cho từng vị trí công
việc, đòi hỏi lãnh đạo Văn phòng nắm lịch tập huấn khi có yêu cầu của cấp trên,
cắt cử đúng đối tượng tham gia tập huấn; để tích lũy kinh nghiệm trong công việc.
2- Đối với Thường trực, Ban Thường vụ, Huyện ủy:
- Đề nghị Thường trực, Ban Thường vụ Huyện ủy quan tâm chỉ đạo, thực
hiện giao việc bằng phiếu (bản giấy, hoặc bản điện tử).
- Kiện toàn, bổ sung đủ số lượng chuyên viên Văn phòng Huyện ủy đáp ứng

yêu cầu trong tình hình mới.
17


Lý thuyết hệ thống
- Xây dựng, điều chỉnh, bổ sung quy chế làm việc và các quy chế phối hợp
giữa các phòng, ban, cơ quan, đơn vị có liên quan đến hệ thống.

18


Lý thuyết hệ thống
Chương III.
KẾT LUẬN
Khoa học Tư duy hệ thống mang đến một phương pháp suy nghĩ mới về
việc nhận biết, phân tích và quản lý các vấn đề trong sự phức hợp, tương tác với
nhau, bất kể quy mô của vấn đề nằm ở cấp độ một cơ quan, đơn vị, địa phương,
đất nước, khu vực hay toàn cầu.
Trong lĩnh vực tham mưu, tổng hợp của Văn phòng huyện ủy, giải pháp
nhanh chỉ giúp giải quyết vấn đề một cách riêng biệt, tập trung vào ngắn hạn và
kết quả ngay nhưng không bền vững. Chỉ có áp dụng giải pháp dài hạn có tính
khoa học, có chu trình xử lý mới đem lại kết quả lâu dài, bền vững; góp phần
vào việc nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, tiếp tục đổi mới
phương thức lãnh đạo, nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của
Huyện ủy, Ban Thường vụ và Thường trực Huyện ủy vì sự nghiệp xây dựng,
phát triển huyện ngày càng văn minh, giàu đẹp.
Việc ứng dụng khoa học tư duy hệ thống vào công tác quản lý của Văn
phòng Huyện ủy An Lão nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng
hợp đã thu được một số kết quả bước đầu. Nhưng có thể khẳng định rằng đó
là một hướng đi đúng và chắc chắn sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn nữa

trong tương lai.
Bài viết của em, mặc dù đã cố gắng nhưng không tránh khỏi những thiếu
xót, mong Thầy xem xét đánh giá để bài tiểu luận hoàn thiện hơn.
Em xin cám ơn.

19